El Plan de Comunicacin Interna

Por: Arturo Salcedo

INTRODUCCIN
La Comunicacin Interna es el conjunto de actividades llevadas a
cabo por cualquier organizacin para la creacin y mantenimiento de
buenas relaciones con y entre sus integrantes, a travs del uso de
diferentes medios que los mantengan informados, integrados y motivados
para contribuir con su trabajo al logro de las metas institucionales.
El Plan de Comunicacin Interna es un documento en donde se precisan
las estrategias y las tcticas que realizar la organizacin en torno a
la gestin de la comunicacin y la informacin en un tiempo
determinado, con el objetivo principal de obtener la fidelizacin y
lealtad de sus trabajadores.
Un Plan de Comunicacin Interna bien elaborado ayudar a que el trabajador
se sienta comprometido con la organizacin, motivado para realizar mejor
sus tareas, involucrado y partcipe del proceso de comunicacin. Lo anterior,
se ver reflejado positivamente en los resultados y en la
productividad de la organizacin.
PROCESO PARA LA ELABORACIN DEL PLAN DE COMUNICACIN
INTERNA
1. Auditora o Diagnstico
El diagnstico es el punto de partida para poner en marcha el Plan de
Comunicacin Interna. Es necesario realizarlo con el objetivo de valorar el
estado de la comunicacin interna, para despus disear y planificar
acciones acordes con las necesidades de comunicativas.
Como fuentes de informacin se pueden utilizar: sondeo cuantitativo y
cualitativo de una muestra representativa de los trabajadores de la
organizacin, el cual puede ser realizado mediante una entrevista
estructurada o semiestructurada de preguntas cerradas y abiertas; y/o
anlisis de los canales y medios de comunicacin que se emplean en la
organizacin.
Se considera fundamental hacer un estudio previo con ayuda de una
consultora externa a fin de conocer objetivamente en qu estado se
encuentra la empresa respecto a la comunicacin interna.

Una vez identificadas las fallas, deficiencias y necesidades de la organizacin,

se trazarn los objetivos estratgicos del Plan de Comunicacin Interna.
Los objetivos suelen ser:
1. Implicar a la organizacin y al personal en el desarrollo del proyecto
(que es el Plan de Comunicacin Interna en s);
2. Fomentar la colaboracin en el seno de la organizacin;
3. Aumentar en los empleados el sentimiento de pertenencia ;
4. Favorecer la proyeccin de una imagen corporativa y comn;
5. Equilibrar la comunicacin descendente, ascendente y horizontal, para
que haya coherencia y cohesin en los mensajes;
6. Generar canales de informacin seguros.
De la misma manera se elaborarn principios o ejes que contribuirn a que
el Plan de Comunicacin Interna tenga xito. Algunos principios podran ser:
1. Distinguir entre informacin y comunicacin;
2. Asegurar que la Direccin se involucre en el Plan y se convierta en
comunicadora;
3. Proyectar la imagen de la organizacin dentro de ella para que los
empleados la transmitan en su entorno de influencia;
4. Garantizar la coherencia entre comunicacin interna y externa.
Finalmente se identificarn conceptos claves para situar el Plan de
Comunicacin en su contexto. Los conceptos claves en los planes de las
organizaciones normalmente giran en torno de:
a) Informacin;
b) Mercado interno de la informacin (en el que existe una demanda y
una oferta informativa; debe haber equilibrio entre estas para hacer
atractivo el producto informativo);
c) Receptor o escucha;
d) Espacios de comunicacin (deben ser creados o, si ya existen,
fortalecidos; pueden ser presenciales, escritos y electrnicos);
e) Opinin Pblica Interna (de ella depende la retroalimentacin);
f) Reconocimiento.
2. Diseo del Plan de Comunicacin Interna
2.1. En la elaboracin del Plan los principales actores de la organizacin
es decir los trabajadores deben participar, se debe conformar
un grupo representativo del conjunto de la organizacin. Las
sugerencias que se crea que puedan contribuir a lograr los objetivos,
deben ser incorporadas al Plan.
2.2. El Plan debe cubrir las necesidades de comunicacin del
conjunto de la organizacin, tanto de la oferta como de la

demanda, por tanto se debe definir el conjunto de herramientas de

comunicacin que se utilizarn para dar forma al plan, abarcando
los tres canales posibles: electrnicos, escritos y presenciales. A
cada canal se le debe establecer objetivos, periodicidad,
destinatarios y estilo lingstico del mensaje.
2.3. El Plan debe garantizar que los mensajes lleguen al conjunto
de la organizacin y que sean tiles para ella. Para que los
mensajes sean recibidos por los trabajadores, se debe identificar los
instrumentos comunicativos con los que cuenta la organizacin.
2.4. Es necesario revisar la misin y a la visin de la organizacin, o,
de no existir, crearlas. La misin y la visin no slo son buenos
propsitos, deben estar sustentados por planes y objetivos
estratgicos debatidos y acordados por la Direccin.
2.5. Cada objetivo puede ser desglozado en otros tantos para que
su interpretacin no induzca a equivocaciones. Adems, se
deben planear acciones de comunicacin, de participacin, de
retroalimentacin y de reconocimiento para lograr la consecucin de
los objetivos.
3. Ejecucin de las acciones comunicativas
Las propuestas derivadas del Plan se llevarn a cabo de forma
progresiva con el objetivo de que se incorporen de manera
secuencial, que unas no resten protagonismo a las otras y para poder
observar el impacto que tiene cada una de ellas.
Es importante explicar el Plan
de l. Adems se les debe
imprescindible en la gestin de
Plan depender de la actitud que

a los trabajadores y saber qu opinan

informar que son una pieza bsica e
la comunicacin interna y que el xito del
adopten para con l.

4. Evaluacin de la Comunicacin Interna

Es fundamental dar seguimiento al Plan de Comunicacin Interna,
para esto se pueden realizar encuestas de opinin peridicas. Los
resultados del Plan sern informados a los trabajadores y se les notificarn
los nuevos objetivos.
Conclusiones
Para que el Plan de Comunicacin Interna sea eficaz y eficiente se
debe procurar la participacin de todos los trabajadores en la
proyeccin, ejecucin y evaluacin del mismo. Un plan exitoso lograr
integrar, motivar y comprometer a todo el personal de la organizacin.

A continuacin se presentan una serie de argumentos que subrayan la

importancia que tiene la Comunicacin Interna en las organizaciones y
que pueden promover la reflexin en cuanto a la contemplacin de la puesta
en marcha de un Plan:

Nada puede hacerse en las organizaciones sin el recurso de la

comunicacin (excepto por accidente); ninguna interaccin tendr
lugar sin cierta forma de comunicacin. Esta es importante para
descubrir y lograr los objetivos de la organizacin. Es una tarea del
rea comunicativa de la empresa el traducir los objetivos de la
organizacin en trminos significativos para todos los miembros.

La empresa est formada por personas que se relacionan de

manera comunicativa; tienen una relacin profesional pero tambin
tienen una relacin de convivencia dentro de la organizacin. Estas
relaciones generan la comunicacin, independientemente de que
se tengan o no planes de hacerlo.

Siempre est latente la probabilidad de una mala comunicacin,

misma que se puede dar en cualquier punto en el desempeo de
la empresa. Si bien es imposible controlar toda la comunicacin que
fluye dentro de una empresa, cabe la posibilidad de trazar un plan
para controlarla y coordinarla con instrumentos que permitan canalizar
la comunicacin.

Es necesaria la coordinacin del trabajo de todos los miembros

de la organizacin as como la comunicacin entre ellos. En
trminos administrativos, a esto se le conoce como cooperacin
organizacional. La coordinacin y la comunicacin entre miembros de
la empresa hace ms productivas y ms agradables las organizaciones.

Es un hecho que la informacin es poder, por lo tanto se puede

hacer uso de sta para obtener beneficios. No se trata de obtener
beneficios personales, sino beneficios a nivel de empresa u
organizacin; por tanto es necesario insistir en la cultura de compartir
informacin y conocimiento dentro de los organismos e instituciones.

El propsito de la comunicacin es la transmisin de

significados. La buena comunicacin es un elemento esencial para el
xito de una organizacin porque no puede haber ninguna interaccin
coordinada sin ella.