Gestion de Interesados

Curso de Especializacin en Gerencia de
Proyectos y Calidad
Curso de Especializacin en
Gerencia de Proyectos y Calidad
Mdulo: Gestin de los Interesados
Expositor: Ing. Alexandres Hoyos E. MBA, PMP, CSM
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Agenda
1. Presentacin Docente - Facilitador
2. Introduccin e Importancia de la Gestin de los
Interesados
3. Los procesos de la Gestin de los Interesados
a.
b.
c.
d.
Proceso Identificar a los Interesados

Proceso Planificar la Gestin de los Interesados
Proceso Gestionar el Compromiso de los Interesados
Proceso Controlar el Compromiso de los Interesados
4. Taller Presentacin del Plan de Gest. Interesados
PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO

Sesin N 01
Exposicin del Plan de Gestin de los Interesados
Agenda
1. Presentacin Docente - Facilitador.
Interesados
a.
b.
c.
d.

Ing. Alexandres Hoyos E., MBA - PMP - CSM
Estudios Pontificia Universidad Catlica del Per, 1998 2004

Magister MBA Internacional, Centrum Catlica Maastricht School of Business.
Presidente, Asoc. Alumnos de Ing. Informtica AAII PUCP, 2002 03.
Especializacin en Gerencia de Proyectos P.M.I., Instituto para la Calidad PUCP IC PUCP.
Analista de Negocios, TIM Per.

Jefe de Proyectos - Consultora SAP Business One, BCTS - VARTech.
Gestor de Proyectos, Banco Internacional del Per - Interbank.
Gestor del Programa de Proyectos Estratgicos, Corporacin Belcorp S.A.
Certificado como Project Management Professional P.M.P.

Expositor de Congresos Internacionales especializados en Project Management.
Docente Diplomado Gestin Proyectos y Calidad IC PUCP.
Instructor Cursos, Talleres y Diplomados en Project Management
Dharma Consulting.
Catedrtico Curso Gestin Proyectos TI Universidad ESAN.
Past VP PMO, PMI Lima Chapter 2013.
Agenda
Interesados
a.
b.
c.
d.

La Gestin de los Interesados

Somos conscientes de a
quines impactamos con el
Proyecto?
Definicin de la Gestin Interesados

Incluye los procesos requeridos para identificar a las personas, grupos u
organizaciones que podran impactar o verse impactados por el
proyecto, y desarrollar estrategias de gestin para lograr una efectiva
participacin de los mismos en las decisiones y ejecucin del proyecto.
La Gestin de los Interesados

Los Interesados
reas Internas
- Cliente
El Equipo de
proyecto
Cliente
Proyecto
Competidores
Usuario Final
Proveedores
Gobierno
Comunidad
La Importancia de la Gestin de los

Interesados
Su evolucin en el
PMBOK
2000 Sin
procesos
asociados
2004 Un
proceso
asignado en el
rea de
Comunicaciones.
2008 Dos
procesos
asignados en el
rea de
Comunicaciones.
2012 Un rea
de
conocimiento
asignada que
incluye cuatro
procesos
La Satisfaccin de los Interesados debe ser gestionado como

un elemento clave para el proyecto
Procesos de la Gestin de los

Interesados
N
Procesos
01
Identificar a los Interesados
02
Planificar la Gestin de los Interesados
03
Gestionar el compromiso de los

Interesados
Controlar el compromiso de los
Interesados
04
Grupo de
Procesos
Iniciacin
Planificacin
Ejecucin
Monitoreo y
Control
Mapa Conceptual
La Gestin de los Interesados del Proyecto incluye los

procesos requeridos para identificar:
a) Actividades, tareas, recursos para determinar el correcto

alcance del proyecto
b) Personas, grupos, u organizaciones que pueden afectar o
ser afectados por el proyecto
c) Personas, grupos, u organizaciones que pueden ser slo
afectados por el proyecto
d) Ninguna de las anteriores.
Agenda
Interesados
a.
b.
c.
d.


Identifica a los Interesados que podran
impactar o verse impactados por una
decisin, actividad o el resultado final del
proyecto.
Analiza y documenta la informacin referida a los intereses,

involucramiento, interdependencia, influencia y potencial
impacto.
Beneficio Clave: Permitir al Gerente de Proyecto identificar el

foco apropiado por cada uno o grupo de interesados.
Diagrama de Flujo Identificar a los Interesados (PMBOK 5ta. Edicin)


Anlisis de
Interesados
Juicio de
Expertos
Reuniones
Salidas
Acta de
Constitucin
Docs.
Adquisiciones
Fact. Ambientales
Empresa.
Activos Procesos
Organizacin
Herramietnas
Entradas
Entradas Herramientas - Salidas
Registro de
Interesados

Herramientas -
Anlisis de los Interesados
Identifica a todos los potenciales interesados y obtiene
informacin relevante sobre los mismos.

Analiza el potencial impacto / apoyo que cada interesado podra
generar, se clasifican y define apropiada estrategia.
Planifica cmo influir en los interesados para poder incrementar
su apoyo o mitigar su impacto negativo
Modelos de Clasificacin: Matrices Poder-Inters, Poder-Influencia, Influencia-Impacto y el
Modelo de Prominencia.
Matriz Poder vs Inters
Modelo de Prominencia

Salidas -
Registro de los Interesados
Registro que posee informacin relevante como: Datos de
identificacin del interesado, informacin de evaluacin

(principales requisitos, expectativas, fase de mayor influencia en
el proyecto) y Clasificacin (interno, externo; apoyo, neutral u
opositor)
Tips
Es sumamente importante efectuar una temprana
identificacin de los Interesados.
Si bien Identificar a los Interesados es un proceso de
Iniciacin, es necesario efectuarla regularmente en especial en

proyectos de largo aliento o con constantes movimientos
(ingresos, ascensos, retiros) entre los interesados.
No olvidemos que la clasificacin de un interesado en un
momento dado podra cambiar en otra etapa del proyecto.
La habilidad del Gerente de Proyecto y de su equipo para
correctamente identificar y gestionar a aquellos Interesados

(con gran influencia en el proyecto y en sus resultados) podr
significar la diferencia entre el xito o fracaso del proyecto.
Cul de las siguientes alternativas es una salida del

proceso 'Identificar a los Interesados' ?
a)
b)
c)
d)
Reuniones
Documentos del Proyecto
Acta de Constitucin de Proyecto
Registro de Interesados
Agenda
Interesados
a.
b.
c.
d.


Desarrolla apropiadas estrategias de
gestin sobre los interesados, ello basado
en sus necesidades, intereses y potencial
impacto en el xito del proyecto.
Beneficio Clave: Define un claro y accionable plan para interactuar

con los interesados y lograr su apoyo a favor de los intereses del
proyecto .
Diagrama de Flujo Planificar la Gestin de los Interesados (PMBOK 5ta. Edicin)

Tcnicas
Analticas
Juicio de
Expertos
Reuniones
Salidas
Plan Gestin del

Proyecto
Registro de
Interesados
Fact. Ambientales
Empresa
Necesidades y
Tcnicas de
Comunicacin
Herramientas
Entradas
Plan de
Gestin de
los
Interesados

Herramientas- Tcnicas Analticas
Identifica el nivel actual de compromiso que poseen los distintos
interesados para sobre ello determinar acciones a realizar.

Los niveles de compromiso pueden ser clasificados como:
Desinformado, Resistente, Neutral, Promotor e Impulsor.
Los niveles de compromiso pueden diferir segn la etapa del
proyecto.
Interesado /
Compromiso
Desinformado
Resistente
Interesado 1
Interesado 2
Interesado 3
* Etapas: A, B, C, D y E
Neutral
Promotor
Impulsor
A, B, C, D, E
A
D, E
B, C
Matriz de Evaluacin de Compromiso de los Interesados

Salidas -
Plan de Gestin de los Interesados
Niveles de compromiso actual y
deseado de los interesados.

Estrategias para comprometer a los
interesados.
Requerimientos de Comunicacin.
Interrelaciones identificadas entre los
interesados.
Informacin a ser distribuida a los
interesados (formato, idioma, contenido
y nivel de detalle) y plazo de
frecuencia.
Mtodos para actualizar el Plan
Tips
El Plan de Gestin de los Interesados debe mantener
consistencia con todos los dems planes de gestin

subsidiarios.
No olvidemos que el nivel de compromiso de un interesado en
un momento dado podra cambiar en otra etapa del proyecto.
Un proyecto se encuentra al 70% de avance y se

presenta el escenario de generar importantes cambios
en el alcance del proyecto.
Cul podra ser el principal motivo?
a) Un miembro del Equipo de Gestin del Proyecto

ha sido asignado a otro proyecto.
b) El Sponsor se ausentar por los prximos 30 das
por motivos de salud.
c) Existe un Interesado clave que no ha sido
identificado.
d) El Proyecto cuenta con una baja priorizacin
dentro de la organizacin.
Agenda
Interesados
a.
b.
c.
d.

Gestionar el Compromiso de los

Interesados
Comunica y trabaja con los interesados
con la finalidad de cumplir sus expectativas
y necesidades, gestionando las polmicas.
Beneficio Clave: Permite al Gerente de Proyecto incrementar el

apoyo y minimizar la resistencia por parte los interesados.

Interesados
Diagrama de Flujo Gestionar el Compromiso de los Interesados (PMBOK 5ta. Edicin)


Interesados
Mtodos de
Comunicacin
Habilidades
Interpersonales
Habilidades de
Gestin
Salidas
Plan Gestin de
los Interesados
Plan de Gestin
de las
Comunicaciones
Log de Cambios
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Herramientas
Entradas
Log de
Polmicas
Solicitud de
Cambios
Actualizaciones
al P. G. Proyecto
Docs.
Actualizados
Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Interesados
Herramientas- Mtodos
de Comunicacin
Comunicacin Interactiva
Comunicacin Push y Pull
Herramientas-
Habilidades Interpersonales y de
Gestin
Hab. Interpersonales
Confianza, Resol. Conflictos, Escucha Activa y Superar la resistencia al cambio.
Hab. Gestin
Facilitacin, influencia, negociacin y promover cambios en el comportamiento
organizacional (gestin del cambio)
Gestionar el Compromiso de los Interesados

Salidas
Log de Polmicas
Las polmicas son un problema en
embrin.
Son comentarios, zonas grises, temas
pendientes que no se cierran o que no
se llega a un acuerdo.
Es importante gestionar las polmicas.
Salidas
Activos Procesos Organizacin
Notificaciones a los interesados.

Reportes, presentaciones, registros del
proyecto.
Feedback por parte de los interesados.
Lecciones aprendidas documentadas.
En el proceso Gestionar el Compromiso de los

Interesados, las Lecciones Aprendidas Documentadas
se deberan centrar en:
a)
b)
c)
d)
Actualizacin de las polticas y procedimientos

Mejora de habilidades de negocios
Gestin del conocimiento
Causas de polmicas y razones por las cuales se
generaron Acciones Correctivas
Tips
Ser el buen manejo de las habilidades interpersonales y de
gestin el elemento fundamental en el buen desarrollo del

proceso.
No olvidemos que las polmicas al ser identificadas deben
ser asignadas a un responsable para su gestin, seguimiento

y cierre.
Es importante poder solicitar feedback por parte de los
interesados para conocer su opinin y expectativas para con

el proyecto.
Un aspecto a trabajar ser poder trasladar a aquellos
interesados que se perciben como un obstculo en entes de

apoyo o neutral.
Agenda
Interesados
a.
b.
c.
d.

Controlar el Compromiso de los Interesados

Monitorea las relaciones de los
interesados en el proyecto, ajusta
estrategias y planes para fomentar el
compromiso de los mismos.
Beneficio Clave: Mantiene o incrementa la efectividad y eficiencia
de las actividades de compromiso de los interesados, as como
gestiona el desarrollo del proyecto en posibles entornos
cambiantes.
Controlar y Monitorear. Cul es la diferencia?
Controlar el Compromiso de los

Interesados
Diagrama de Flujo Controlar el Compromiso de los Interesados (PMBOK 5ta. Edicin)


Interesados
Sistema de
Gest.
Informacin
Juicio de
Expertos
Reuniones
Salidas
Plan Gestin de
Proyecto
Log de Polmicas.
Datos de
Rendimiento de
Trabajo
Docs. Proyecto
Herramientas
Entradas
Informacin de
Rendimiento del
Trabajo
Solicitud de
Cambio
Actualizaciones
P. G. Proyecto
Docs.
Actualizados
Activos de
Procesos de la
Organizacin

Interesados
Entradas- Datos del Rendimiento del Trabajo
Observaciones y medidas identificadas durante las actividades
pertenecientes al trabajo del proyecto. Ejm: % trabajo

completado, medidas de rendimiento tcnico, fechas de inicio y
fin de actividades, costos actuales, nmero de solicitudes de
cambio, de defectos, entre otros.
Herramientas- Sistemas de Gestin de Informacin

Herramienta estndar para el registro, almacenamiento y
distribucin de la informacin.
Controlar el Compromiso de los Interesados

Salidas - Informacin del Rendimiento del Trabajo
Datos analizados por los diversos procesos de control y
analizadas bajo un contexto e integradas en base a la

interaccin entre las reas.
La informacin es correlacionada y contextualizada y
posee mayor fundamento para la toma de decisiones.
Esta informacin es transmitida a travs de los procesos
de Gestin de las Comunicaciones.
Cul de las siguientes alternativas se considera como

un nivel de compromiso de un interesado ?
a)
b)
c)
d)
Legitimidad
Neutral
Motivado
Poder
Tips
Debemos estar pendiente de identificar nuevos interesados
as como reevaluar e influenciar a los mismos en pro del

buen avance del proyecto.
La observacin y la conversacin sern elementos importantes
dentro del proceso.
Una entrada del proceso son los datos de rendimiento de
trabajo y una salida es la informacin del rendimiento de

trabajo.
Gestin de los Interesados Taller de Presentacin Plan Gestin de los Interesados
En 45 minutos, en equipos de 4 o 5 integrantes, debern

presentar los siguientes elementos de su Plan de Gestin
de los Interesados:
Listado de los Principales Interesados
Matriz Poder vs Influencia de los Interesados
Clasificacin de los Interesados (Apoyo, Neutral y
Opositores)
Definicin de Acciones de Gestin sobre los Interesados
de tipos Neutral y Opositores
Presentacin de los Equipos de

Trabajo
Gestin de los Interesados
Muchas gracias por tu

participacin

Gestion de Interesados

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Proceso Identificar a los Interesados

4. Taller Presentacin del Plan de Gest. Interesados

PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO

Proceso Identificar a los Interesados

4. Taller Presentacin del Plan de Gest. Interesados

Ing. Alexandres Hoyos E., MBA - PMP - CSM

Estudios Pontificia Universidad Catlica del Per, 1998 2004

Analista de Negocios, TIM Per.

Certificado como Project Management Professional P.M.P.

Proceso Identificar a los Interesados

4. Taller Presentacin del Plan de Gest. Interesados

La Gestin de los Interesados

Definicin de la Gestin Interesados

La Gestin de los Interesados

La Importancia de la Gestin de los

La Satisfaccin de los Interesados debe ser gestionado como

Procesos de la Gestin de los

Identificar a los Interesados

Planificar la Gestin de los Interesados

Gestionar el compromiso de los

La Gestin de los Interesados del Proyecto incluye los

a) Actividades, tareas, recursos para determinar el correcto

Proceso Identificar a los Interesados

4. Taller Presentacin del Plan de Gest. Interesados

Identificar a los Interesados

Analiza y documenta la informacin referida a los intereses,

Beneficio Clave: Permitir al Gerente de Proyecto identificar el

Identificar a los Interesados

Diagrama de Flujo Identificar a los Interesados (PMBOK 5ta. Edicin)

Identificar a los Interesados

Entradas Herramientas - Salidas

Identificar a los Interesados

Anlisis de los Interesados

Identifica a todos los potenciales interesados y obtiene

informacin relevante sobre los mismos.

Matriz Poder vs Inters

Identificar a los Interesados

Registro de los Interesados

Registro que posee informacin relevante como: Datos de

identificacin del interesado, informacin de evaluacin

identificacin de los Interesados.

Si bien Identificar a los Interesados es un proceso de

Iniciacin, es necesario efectuarla regularmente en especial en

No olvidemos que la clasificacin de un interesado en un

momento dado podra cambiar en otra etapa del proyecto.

La habilidad del Gerente de Proyecto y de su equipo para

correctamente identificar y gestionar a aquellos Interesados

Cul de las siguientes alternativas es una salida del

Proceso Identificar a los Interesados

4. Taller Presentacin del Plan de Gest. Interesados

Planificar la Gestin de los Interesados

Beneficio Clave: Define un claro y accionable plan para interactuar

Planificar la Gestin de los Interesados

Diagrama de Flujo Planificar la Gestin de los Interesados (PMBOK 5ta. Edicin)

Planificar la Gestin de los Interesados

Plan Gestin del

Entradas Herramientas - Salidas

Planificar la Gestin de los Interesados

interesados para sobre ello determinar acciones a realizar.

Matriz de Evaluacin de Compromiso de los Interesados

Planificar la Gestin de los Interesados

Plan de Gestin de los Interesados