Profesores:

Andrs Montoyo
Manuel Marco
2011-2012
Grado en Ingeniera Informtica

!
!
!

Vas de Pago
Condiciones de pago
Circuito de los instrumentos de cobro ms
comunes en las empresas
!
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Cheque
Pagar
Letra de Cambio
Recibo

Estructura de un documento de cobro

El asistente de cobros y pagos
Reclamaciones de facturas a clientes
Efectos impagados
Circuitos de Cobros y pagos

RESPUESTA
!

Saber cuando vencen los plazos de nuestros clientes

y poder cobrarles las facturas.

Para poder hacer frente a nuestros pagos con

terceros (Proveedores, Personal de la empresa,
Hacienda Pblica, etc.)

La empresa pueda subsistir.

!
!

Son los medios que ofrece el mercado para recibir

el cobro de un cliente,
O realizar un pago a un proveedor.

!
!

Son los das de aplazamiento desde la fecha de la

factura hasta la fecha de cobro pago.
Previamente se ha acordado con el cliente o
proveedor.

Son los das en los que el cliente desea agrupar sus

pagos.

Instrumentos de cobro ms
comunes en las empresas
Cheque
! Pagar
! Letra de cambio
! Recibo
!

Instrumento de cobro/pago respaldado por

una entidad financiera y autorizado por el
emisor.

La empresa enva mercanca al cliente.

El cliente enva el cheque a la empresa.

La empresa recibe el cheque y lo presenta para su

cobro en una entidad financiera.

La entidad financiera presenta el documento para

su compensacin en la Cmara de Compensacin.

La entidad financiera adeuda el importe del

cheque al librador (cliente).

Finalmente, la mencionada entidad financiera,

abona la cantidad a la empresa.

VENTAJAS
Flexibilidad

INCONVENIENTES

de gestin de

tesorera
EMISOR No est obligado a tener
la cantidad disponible el
mismo da de la emisin
del cheque
Posibilidad

el documento
RECEPTOR

de endosar

Iniciativa

en el pago
corresponde al cliente
Poca fuerza legal en el caso de
impagados
Retraso del pago por parte de
los clientes

Instrumento de cobro/pago similar al cheque

! ms flexible en los plazos (permite diferir la
fecha en que puede ser hecho efectivo y, por
tanto, con posibilidad de descuento)

Recepcin mercanca y comprobacin con

factura y albarn.

El cliente extiende pagar.

La empresa recibe el pagar y puede

esperar al vencimiento, endosarlo o llevarlo
al descuento.

Cobro.

VENTAJAS
!Financiacin por
descuento comercial.

INCONVENIENTES
!Cliente puede retrasar la
emisin deliberadamente.
!Verificar la factura.
!Mayor trabajo
administrativo.

Forma de cobro/pago diferido apropiado

para clientes con crdito dudoso e importes
medianos/grandes.

VENTAJAS
!Mayor seguridad en la
transaccin.
!Cuando es aceptado
el efecto adquiere
condicin de ttulo
ejecutivo.

INCONVENIENTES
!Costes de emisin
y cobro.

Instrumento de cobro/pago por el que la

empresa exige al cliente una cantidad en
una fecha determinada por un producto o
servicio prestados.

Se inicia con la entrega de la

mercanca por parte de la empresa.

La empresa emite el recibo.

El cobro del recibo podr hacerse:

! Mediante domiciliacin bancaria
! Mediante soporte magntico (Norma 58)

VENTAJAS
!Se evita el uso de papel
especial.
!Tratamiento mecanizado
con el banco.
!Uso flexible en el ingreso
de fondos.

INCONVENIENTES
!Importante realizar
una gestin eficiente
de los datos de
domiciliacin.
!Recibos cedidos al
cobro al banco, fecha
de valoracin un da
hbil despus del
vencimiento.

Cobro recibido

Cabecera de documento de cobro

Facturas pendientes, abonos y asientos

Totales, Comentarios

Cobros

Cdigo

N. (de serie o manual)

Nombre

Fecha de contabilizacin

Direccin
del destinatario
de pago o factura

Fecha del documento

Persona de contacto

Proyecto

Registro
maestro de la
empresa o
proveedor

Referencia

Registro maestro
de cliente

Cobro recibido
Cabecera de documento de cobro
" Visualizar facturas con la misma direccin de factura
" Visualizar todas las operaciones

Doc. Plazo

! Nmero de referencia de cliente/proveedor

Total

Saldo Descuento
vencido

101 1 de 2 *

200

180

101 2 de 2

100

100

202 1 de 1

-50

303 1 de 1

25

" Cobro no basado en factura

Clase de
documento

Total
pago

IN

180

IN

98

-50

RC

-50

25

JE

25

2%

25

25

Impuestos
Importe vencido
Aadir

Cancelar

Aadir

en serie

La factura cobrada queda cerrada

! Se realiza el asiento contable en la
contabilidad
!

! La deuda del Cliente se salda

! Aumenta nuestro saldo en Bancos
! La factura y el cobro quedan reconciliados en
contabilidad
Banco
Cliente

FP

Factura
pendiente

Cobro
Medio de pago:
Transferencia

La factura pagada queda cerrada

! Se realiza el asiento contable en la
contabilidad
!

! La deuda con el Proveedor se salda

! Disminuye nuestro saldo en Bancos
! La factura y el pago quedan reconciliados en
contabilidad
Banco
1

Proveedor
1

Pagos efectuados
Medio de pago:
Transferencia

OI

Factura
pendiente

El asistente de Cobros y Pagos se

utiliza para crear automticamente
documentos de cobro/pago basados
en las facturas de clientes y
proveedores pendientes en el sistema.

Cuando se inicia el asistente de pagos, se

especifican varios criterios de seleccin:
! Parmetros generales, como la fecha contable, la
clase (cobro o pago), los medios de pago (cheque,
transferencia bancaria, efecto) y la serie a utilizar
para crear los documentos.
! Los clientes o proveedores para que el sistema
compruebe y localice las facturas.
! Criterios de seleccin para los documentos que
incluye el sistema.
! Las vas de pago que utiliza el sistema.

Criterios de seleccin
Parmetros
generales

Interlocutores
comerciales:
Criterios de seleccin

Parmetros
de
documento

Cargar

Opciones
del
asistente

Ejecuciones
de asistente
grabadas

Grabar

Recomendaciones

Ejecutar

Va de pago:
Criterios de
seleccin

Basndose en estos criterios, el sistema crea un

informe de recomendacin que es una lista de
cobros o pagos propuestos.

Puede aceptar o rechazar estas recomendaciones.

Puede grabar las recomendaciones y continuar en

una fecha posterior o bien puede ejecutar los
cobros o pagos.

Criterios de seleccin
Opciones
del
asistente

Parmetros
generales

!Impresin de
informes

Interlocutores
comerciales:
Criterios de seleccin

Parmetros
de
documento

Va de pago:
Criterios de
seleccin

Recomendaciones

!Impresin de
documentos

Cuaderno
bancario
Documentos de pago
Transferencia
bancaria

Deutsche Bank

- Cuatrocientos A

Impresin
de
cheques

- 400,-

El texto impreso no puede modificarse ni tacharse.

X Ncuenta X
12131400
00000150900

X
67291500 11

Cuando ejecutamos el proceso final, el

sistema crea automticamente los
documentos de cobro o pago de las
recomendaciones aceptadas.

Se utiliza para realizar reclamaciones

automticas a los clientes cuando no
pagan sus facturas a tiempo.

Consiste en enviar al cliente una carta

(varios niveles) en la cual se reflejan
las facturas pendientes, los importes y
los vencimientos.

Cuando se inicia el asistente de reclamacin, se

especifican varios criterios de seleccin:
! Los parmetros generales, como el nombre de la
reclamacin, la fecha de ejecucin de la reclamacin y
los niveles de reclamacin que el sistema tendr en
cuenta.
! Los clientes que el sistema debe comprobar para
localizar las facturas que deben reclamarse.
! Seleccionar el mtodo de reclamacin:
! Una carta por factura
! Una carta por nivel de reclamacin
! Una carta por cliente

Criterios de seleccin
Parmetros
generales

Seleccionar
Clientes

Parmetros de
documento

Cargar

Opciones
del asistente

Grabar

Informe de
Recomendaciones
recomendacin
Imprimir

Ejecuciones
de asistente
grabadas

Reclamacin

Entrada en el registro
maestro de cliente

4
Niveles de
reclamacin
Das

Registro maestro
de cliente

Condicin
de reclamacin

Comisiones
de reclamacin
e inters de
reclamacin

Mtodo de
reclamacin

Basndose en estos criterios, el sistema crea un

informe de recomendacin que es una lista de
reclamaciones propuestas.

Puede aceptar o rechazar estas

recomendaciones.

Puede grabar las recomendaciones y continuar

en una fecha posterior o bien imprimir las
reclamaciones.

Al optar por imprimir las reclamaciones, el

sistema imprime las cartas y, al mismo tiempo,
almacena el nivel de reclamacin y la fecha de
la ejecucin de la reclamacin en la factura de
clientes.

Tambin almacena el nivel de reclamacin ms

elevado de las facturas en el registro maestro
de cliente.

Los efectos se descuentan en una entidad

financiera. (nos adelantan el dinero)

Llegado el vencimiento del efecto, el cliente

no atiende el efecto y se produce el
impagado.

La entidad financiera carga el importe del

efecto y los gastos originados en nuestra
cuenta bancaria.

!
!

Gestin telefnica con el cliente para renegociar el

efecto impagado.
El acuerdo obtenido puede traducirse en:
! El envo por parte del cliente de un cheque por el
importe del efecto ms los gastos originados. (se
recupera todo)
! El envo por parte del cliente de un cheque por el
importe del efecto. (no se recuperan los gastos del
impagado)
! El libramiento de un nuevo efecto que incorpora un
plazo de tiempo adicional en el vencimiento. El efecto
renegociado suele incluir los gastos habidos por el
impagado y cierta suma representativa de los intereses
que cargamos al cliente por el aplazamiento convenido.

Si el acuerdo no llega a un buen fin:

! El impago del efecto es definitivo, sin
posibilidad de recuperacin del importe.
! Recuperar la mercanca vendida.
! Si la venta estaba asegurada con una
compaa (por ejemplo: Crdito y Caucin),
deberemos crear un expediente con dicha
compaa para cobrar el % que tengamos
acordado para estos casos. (suele ser el
80% del importe del efecto impagado)

Facturas

Maestro
Vas de
Pago

Compras

Proceso Generacin de
Cartera

Solicitar datos

Maestro
Proveed.

Condicione
s de Pago

- Proceso manual (proveedor a

proveedor)
-Proceso automtico
(generacin masiva)

Status = G
Disponer de una trazabilidad de
los diferentes status por los que
pasa un pago.

Historial
Cartera de
Pagos

Asiento
Contable

Solicitar datos

Por Proveedor

Cartera de
Pagos

Informes de Situacin

Por fecha
Vencimiento

Mantenimiento
cartera de pagos
- Modificar datos (Vto., cuenta
Bco. prevista).
- Aadir manualmente.
- Eliminar.

Por Cta, Bco.

prevista

Solicitar
proveedor

- Banco nuestro para pago.

- Hasta vto. a pagar.
- Fecha contable.
- Seleccionar medio de pago
(Cheque, Pagar, Norma-34).

Solicitar datos
Status = P

Proceso de Pagos a
Proveedores

Cartera de
Pagos

Emisin de pagars
Historial
Cartera de
Pagos

Disponer de una trazabilidad de los

diferentes status por los que pasa un
pago.

Norma-34

Ordenes de transferencias para pagos

en fichero txt.

Asiento
contable de
pago

Emisin de Cheques

Emisin cartas a

proveedores

Facturas

Maestro
Vas de
Pago

Ventas

Proceso Generacin de
Cartera

Solicitar datos

Maestro
Clientes

Condicione
s de Pago

- Proceso manual
(cliente a cliente)
-Proceso automtico
(generacin masiva)

Status = G

Disponer de una trazabilidad de

los diferentes status por los que
pasa un cobro.

Historial
Cartera de
Cobro

Asiento
Contable

Solicitar datos

Por
Cliente

Cartera de
Cobros

Informes de Situacin

Por fecha
Vencimiento

Mantenimiento
cartera de Cobros

Solicitar
Cliente

- Modificar datos (Vto.,

cuenta Bco. cliente).
- Aadir manualmente.
- Eliminar.

Por Tipo de
Cartera

(Cheque, Pagar,
Recibo, etc.)

Al vencimiento de los
efectos, se pasan a cobrados
y el status = P
Si un cliente no atiende el
efecto a su vencimiento se
produce el impagado y el
status = I

Solicitar
datos

Proceso vencimiento
efectos

- Banco nuestro para cobro.

- Seleccionar cobros
- Fecha contable.
- Seleccionar medio de cobro (Cheque,
Pagar, Norma-58).
- Seleccionar: Cobro / Descuento

Status = R

Cartera de
Cobros

Solicitar
datos

Proceso Remesa de
Cobros a Clientes

MaestroB
ancos
(Riesgo)

Status = P

Asiento
contable del
cobro o
impagado

Historial
Cartera de
Cobro

Disponer de una trazabilidad

de los diferentes status por
los que pasa un cobro.

Asiento
contable
Remesa

Norma-58

Anticipo de crdito en
fichero txt

Emisin carta
para el Banco

Acompaamos los documentos

fsicos (cheques, Pagars,
Letras)