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Licenciatura en Administracin
Auditoria Administrativa
7 B
UNIDAD 3
Planeacin de la Auditoria Administrativa
Profesor:
Mtro. Carlos Reyes Flores
INDICE
UNIDAD 3
PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
3.1.- EL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
3.2.- ESTUDIO PRELIMINAR
3.3.- ENTREVISTAS
3.4.- DEFINICIN DEL REA POR INVESTIGAR
3.5.- DETERMINAR DETALLES POR ESTUDIAR
3.6.- PLAN GENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
3.7.- EL ANLISIS Y EVALUACIN DE LA INFORMACIN OBTENIDA
3.8.- PRESENTACIN GRAFICA DEL PLAN GENERAL DE AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
3.9.- PROGRAMAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
3.10.- ESTUDIO Y EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL
3.11.- EL CUESTIONARIO
3.12.- FASE DE DESARROLLO
el anlisis preliminar; de otro modo podr ms tarde verse en problemas desde los
puntos de vista de personal y fecha de terminacin del trabajo.
3.2.- ESTUDIO PRELIMINAR
No siempre es posible asignar un plan sin un estudio preliminar. Hay diversas
situaciones que indican la necesidad de hacerlo, y una breve revisin de las
situaciones posibles descubrir la naturaleza del examen preliminar.
Con el propsito de jerarquizar los aspectos que habrn de requerir una atencin
ms profunda por parte del auditor administrativo, frecuentemente precede a su
examen completo, un reconocimiento general del organismo social, que culmina
con un estudio preliminar.
del
produccin,
3.11.- EL CUESTIONARIO
Definicin
Son documentos que sirven como gua para buscar contestacin a interrogantes
acerca del rea de revisin.
Al preparar el cuestionario no deber conformarse con una descripcin de los
aspectos generales de la empresa sino que estar obligado a una investigacin
cuidadosa del procedimiento.
Recomendaciones para la estructuracin de un cuestionario
Con base a las pruebas que debe ser sometido el cuestionario para su
comprobacin y ponderacin.
Puntos a seguir:
a) Debe de comprender preguntas cuya comprensin este al nivel del grupo de
entrevistados.
b) La sntesis debe de ser clara y directa.
c) Deben evitarse las preguntas de carcter conductivo.
d) Uso de palabras subjetivas.
1. El cuestionario general
En este tipo de cuestionario se utiliza un anlisis global de la situacin de una
empresa.
El auditor administrativo deber llenar el mayor porcentaje del cuestionario en el
lugar de trabajo.
2. Cuestionario por reas
Este se utiliza para buscar respuestas a varias interrogantes de la situacin de una
rea o funcin que tenga que ver con lo que es la empresa.
Este cuestionario debe de estar elaborado de modo que incluya cuestiones
especificas concernientes a una funcin y al tipo especifico que se este realizando
la investigacin.
Licenciatura en Administracin
Auditoria Administrativa
7 B
UNIDAD 4
Tcnicas de obtencin de Informacin
Profesor:
Mtro. Carlos Reyes Flores
INDICE
UNIDAD 4
TECNICAS DE OBTENCION DE INFORMACION
4.1.- LA CIENCIA Y EL METODO CIENTIFICO
4.2.- INVESTIGACION DOCUMENTAL
4.3.- OBSERVACION DIRECTA
4.4.- LA ENCUESTA
4.5.- TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO
Los diseos que se basan en la investigacin documental son los de menor rigor y
precisin; los diseos experimentales son los de mayor rigor y precisin.
Investigacin documental
Este diseo trata principalmente de recopilar datos a travs de la consulta de
documentos (informes, registros, estadsticas).
Observacin
Con el propsito de recolectar datos suficientes para verificar las hiptesis
formuladas, se hace necesario observar los fenmenos en cuestin a fin de
determinar si existe una adecuacin entre ellos y las hiptesis.
Correlacin
Una tcnica ms precisa de investigacin consiste en utilizar los datos recabados
de cuestionarios, entrevistas, etctera para evaluar las posibles relaciones entre
dos o ms variables especficas.
Experimentacin
La principal ventaja de la investigacin experimental sobre un diseo correlacional
consiste en la capacidad para indicar causalidad. Ello obedece a que en esos
estudios el investigador maneja la variable independiente en condiciones
controladas. Por consiguiente, suponiendo que haya igualdad de circunstancias,
podr llegar a la conclusin de que cualquier cambio en la variable dependiente se
debe al manejo o cambio impuesto a la variable independiente.
4.4.- LA ENCUESTA
El cuestionario
Es una forma de reunir datos; su contenido tiene por objeto descubrir hechos, u
opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos.
La aplicacin del cuestionario slo se justifica cuando:
El tiempo para la "observacin directa" o la entrevista es demasiado corto.
La informacin buscada se encuentra dispersa entre diferentes grupos.
Las fuentes son muy variadas o la informacin a obtener exige una larga
bsqueda.
Muestreo
El paso ms importante en la planeacin de una encuesta es la decisin que se
toma sobre la muestra que se va a emplear, es decir, el nmero y clase de gente a
entrevistar. Por consiguiente, los procedimientos de muestreo son una
consideracin inevitable en todos los trabajos de investigacin.
1. Formulacin del cuestionario
Cmo hace el auditor administrativo las revisiones? La orientacin tradicional se
ha enfocado a la resolucin de cuestionarios. Estos normalmente consisten en
varias secciones independientes dedicadas a diversos factores.
Consecuentemente, el cuestionario puede ser dividido en varias secciones y
terminado por diferentes auditores; y posteriormente unido para ser revisado por el
auditor supervisor. Usualmente se deja espacio para los comentarios
correspondientes a aquellas preguntas que no pueden ser adecuadamente
resueltas sin los comentarios adicionales.
El uso de cuestionarios puede ser de dos tipos:
Estructurados. Son aquellos cuyo contenido se basa en una serie de preguntas
concretas, preordenadas y definidas por otras interrogantes adicionales, que se
limitan a lo necesario para aclarar y detallar las respuestas.
No estructurados. Generalmente se les conoce como gua de entrevistas y su
contenido se basa en temas generales a cubrir durante la entrevista, dejando
suficiente libertad al auditor para condicionarlo a las circunstancias.
2. Tabulacin de datos
Los cuestionarios deben incluir la obtencin de datos: recogidos. El auditor tiene la
alternativa de analizar las respuestas y tabular los datos con base en una escala
de apreciacin.
La entrevista
Dentro de las tcnicas de recoleccin e investigacin la ms importante por su
contenido, mtodo y aplicacin, es la "entrevista".
La "entrevista" es un instrumento que permite descubrir aquellos aspectos ocultos
que forman parte de todo trabajo administrativo, ayudando a verificar inferencias y
observaciones, tanto internas como externas valindose de la viva narracin de
las personas.
Para efectuar una auditora administrativa completa, la aplicacin de los
cuestionarios deber ser completada con una serie de entrevistas para poder
comprobar y ampliar los datos obtenidos.
1. Generalidades de la entrevista
Atmsfera
La primera tarea del entrevistador es establecer la clase de atmsfera que l
quiere para la entrevista. En realidad, este proceso empieza con la reaccin del
solicitante a la apariencia de la oficina y a la forma como es recibido.
Rapport (ambiente de confianza)
El establecimiento del rapport (ambiente de confianza) es esencialmente un
asunto que disminuye la tensin o ansiedad del entrevistado acerca de hablar con
libertad y comportarse tan natural como lo permitan las circunstancias.
2. Tipos de entrevista
a)
Entrevista no dirigida. Es la que se desarrolla sin estar sujeta a un
tratamiento prefabricado de preguntas; la conversacin se lleva Lasta cierto punto
de un modo informal, por lo que es fcil caer en divagaciones que difieren el objeto
central del estudio.
b)
Entrevista dirigida. Se le considera de ms utilidad, debido a que se utiliza
mayor rigor cientfico al analizar el objeto definido de estudio.
3. Reglas generales para la entrevista
a) Deber iniciarse la entrevista, con una explicacin al interrogado sobre el fin
que perseguimos y los beneficios que deseamos obtener.
b) Se crear un ambiente de confianza entre el entrevistador e interrogado
(rapport).
c) Se permitir al interrogado expresar sus ideas, sin ninguna presin de parte del
entrevistador.
d) Se formularn las preguntas concretas o individuales.
e) Se anotarn inmediatamente todas las respuestas obtenidas.
f) Se eliminarn en lo posible las interrupciones.
g) Se evitar contradecir al interrogado, aunque sepamos de la falsedad de los
datos proporcionados.
h) Se observarn todos los detalles secundarios como actitud, cooperacin,
claridad, etc., del interrogado.
4. Cierre de la entrevista
Faltando 5 o 10 minutos para terminar la entrevista, es conveniente anunciar que
se acerca el final con frases como: "antes de terminar voy a hacerle dos preguntas
ms", "nos estamos acercando al final; pero antes quisiera que me diga..." etc.,
esto ayuda al interrogado a prepararse para terminar con xito la entrevista.