CURSO ESPECIALIZADO PARA JUECES Y MAGISTRADOS

e-FUNCIONARIO JUDICIAL
UNIDAD I
INTRODUCCIN
La globalizacin en el mundo actual ha generado cambios trascendentales en materia
de comunicacin e interaccin entre los individuos. Ms all de toda frontera territorial,
se han logrado romper los paradigmas en los canales de comunicacin y se ha alcanzado
un intercambio de informacin ms rpido, eficiente y eficaz que facilit el cruce de datos
a nivel mundial sin requerir del papel como herramienta primordial en las actividades de
interaccin humanas.
En tal sentido, surge en el panorama mundial a partir de la dcada de los setenta la
sociedad de la informacin y el conocimiento, de la cual resalta el socilogo
estadounidense Daniel Bell que: [] el eje principal de sta ser el conocimiento terico
y advierte que los servicios basados en el conocimiento habran de convertirse en la
estructura central de la nueva economa y de una sociedad apuntalada en la informacin,
donde las ideologas resultaran sobrando..
Posteriormente, en la dcada de los noventa, con la entrada de la globalizacin y de la
economa neoliberal, llegan al contexto mundial las tecnologas de la informacin y la
comunicacin (TIC) las cuales se consolidan como parte del proceso del mercado
autorregulado y sin fronteras. Estas polticas son apoyadas, desde sus inicios, por la
cumbre de G-81, la Comunidad Europea y el Banco Mundial, entre otras instituciones.

El grupo de los 8, que representa a las economas ms sanas del mundo. Estas son: Canad, Francia, Alemania, Italia,
EE. UU., Rusia, Japn y Reino Unido.

Para el ao 2003, en la Cumbre Mundial sobre la Sociedad de la Informacin2 se dispone

en el numeral 1 que:
Nosotros, los representantes de los pueblos del mundo, reunidos en Ginebra
del 10 al 12 de diciembre de 2003 con motivo de la primera fase de la Cumbre
Mundial sobre la Sociedad de la Informacin, declaramos nuestro deseo y
compromiso comunes de construir una Sociedad de la Informacin centrada
en la persona, integradora y orientada al desarrollo, en que todos puedan
crear, consultar, utilizar y compartir la informacin y el conocimiento, para
que las personas, las comunidades y los pueblos puedan emplear plenamente
sus posibilidades en la promocin de su desarrollo sostenible y en la mejora de
su calidad de vida, sobre la base de los propsitos y principios de la Carta de
las Naciones Unidas y respetando plenamente y defendiendo la Declaracin
Universal de Derechos Humanos.
En este contexto mundial, la implementacin de las

TIC

ha permitido, en la ltima

dcada, un cambio trascendental en materia de comunicacin, tanto as, que su uso ha

transgredido hasta las seguridades ms intrincadas de las grandes potencias mundiales, 3 y,
el uso debido ha permitido tener noticias al instante, generar avances en la salud,
promover acciones eficaces en la prevencin de desastres, optimizar el funcionamiento
administrativo de los gobiernos, y tambin, desarrollos importantes en materia de
investigacin cientfica, modelos de administracin de justicia ms expeditos y confiables,
incluso ha logrado mantener en contacto a cientos de millones de personas a nivel
mundial en tiempo real.
Ahora bien, Colombia no ha sido indiferente respecto a este gran reto al implementar
a travs de polticas pblicas el concepto de e-goverment (gobierno en lnea4) y el de open
goverment (urna de cristal5) incentivando en los servidores pblicos la cultura de
apropiacin de las tecnologas de la informacin y de cero papel, y en el ciudadano una
posibilidad de acceso directo a las entidades estatales procurando disminuir las barreras
fsicas que antes impedan la interaccin y el contacto con la administracin en general.
2

Cumbre Mundial sobre la Sociedad de la Informacin. Declaracin de Principios. Construir la Sociedad de la Informacin:
un desafo global para el nuevo milenio. Documento WSIS-03/Geneva/4-S, 12 de mayo de 2004. Recuperado de
<http://www.itu.int/wsis/docs/geneva/official/dop-es.html>.
3
Dentro de los casos ms representativos en los ltimos aos encontramos el del australiano fundador de WikiLeaks, Julian
Paul Assange (nacido el 3 de junio de 1971) y el estadunidense Edward Joseph Showden (nacido el 21 de junio de 1983)
filtrador de informacin confidencial de la Agencia Nacional de Seguridad (NSA) de los EE. UU.
4
Repblica de Colombia. Punto de acceso a la informacin, trmites y servicios del Estado colombiano. 2013. Recuperado
de: <https://www.gobiernoenlinea.gov.co/>.
5
Presidencia de la Repblica de Colombia. Urna de Cristal. 2013. Recuperado de <http://www.urnadecristal.gov.co/>.

Por lo tanto, cabe resaltar que en la actualidad existen herramientas como las pginas
web de las entidades oficiales de los diferentes rdenes y jurisdicciones mediante las
cuales se ha promovido tanto el acceso al ciudadano(a), como la comunicacin expedita
entre entidades, y entre usuarios y ellas, y, la notificacin de actos administrativos y de
fallos judiciales. Esto, como una posibilidad de que el usuario directo de los servicios
estatales presente peticiones, quejas, reclamos y denuncias en procura de la proteccin de
sus derechos. Sin embargo, estas herramientas han sido subestimadas en los ltimos aos
lo cual ha generado un desinters en los servidores pblicos respecto al tema tecnolgico
y ha ocasionado una prdida del horizonte respecto a la nueva era de la informacin y la
comunicacin.
Concepto de la e-justicia
Para hablar de administracin de justicia digital o e-justicia debemos traer a colacin el
artculo 1 de la Ley 270 de 1996 que define la administracin de justicia como: [] la
parte de la funcin pblica que cumple el Estado encargada por la Constitucin Poltica y
la ley de hacer efectivos los derechos, obligaciones, garantas y libertades consagrados en
ellas, con el fin de realizar la convivencia social y lograr y mantener la concordia
nacional..
Partiendo desde esta visin normativa de la administracin de justicia podemos
plantear que la e-justicia es la funcin pblica en cabeza del Estado para hacer efectivos los
derechos, las obligaciones, garantas y libertades consagradas en la ley y la Constitucin
involucrando tecnologas de la informacin y la comunicacin que permitan la
interconexin, instantaneidad y optimizacin del sistema judicial en aras de alcanzar la
convivencia social y lograr mantener la concordia nacional.
Dando alcance a la anterior definicin de e-justica podemos plantear que la
administracin de justicia digital implica una apropiacin de todas las etapas procesales con
mecanismos tecnolgicos que, en consecuencia, cambian el paradigma de la justicia de
3

papel y la intervencin personal en el proceso, por la utilizacin de documentos digitales y

la interaccin por medio de canales de comunicacin diferentes al personal, en este
sentido podemos plantear una relacin con el artculo 103 del Cdigo General del
Proceso que reza:
Uso de las tecnologas de la informacin y de las comunicaciones. En todas
las actuaciones judiciales deber procurarse el uso de las tecnologas de la informacin y
las comunicaciones en la gestin y trmite de los procesos judiciales, con el fin de facilitar
y agilizar el acceso a la justicia, as como ampliar su cobertura. []
Caractersticas de la e-justicia6
Interactiva: la administracin de justicia digital permite el uso de canales de
comunicacin y herramientas digitales ms tiles para la satisfaccin de necesidades
laborales, por ejemplo, la utilizacin de videoconferencias para la recepcin de testimonios
o declaraciones dentro del proceso de personas que se encuentran en regiones apartadas
de la sede del juzgado donde se pretende practicar la respectiva audiencia.
La interactividad da va libre a que la interaccin entre los operadores de la justicia y
los usuarios de esta se realice de manera ms fcil, rpida y segura; tambin permite
aumentar los ndices de personas que acceden a la justicia, ya que por medio de los
nuevos canales de informacin y comunicacin los ciudadanos cuentan con una
herramienta funcional e idnea.
Digital: es la transformacin de los documentos anlogos o manuscritos en mensajes
de datos o digitales7 conformados por cdigos numricos que facilitan la transmisin de
archivos, datos, informacin o documentos por un mismo canal o red.

Nattam Nisimblat. Relaciones jurdicas y tics: tensiones, implicaciones y desafos en la administracin de justicia. Bogot,
D. C. (Colombia): Universidad de los Andes. 2013.
7
Ley 527 de 1999, artculo 2, literal a. Mensaje de datos. La informacin generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada por medios electrnicos, pticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrnico de
Datos (EDI), Internet, el correo electrnico, el telegrama, el tlex o el telefax.

Interconectable: permite la conexin con datos o archivos ubicados en espacios

fsicos alejados. La interconexin permite cruzar canales de comunicacin e informacin
en formatos de texto, imagen, sonido o video, entre dos o ms personas naturales o
jurdicas.
Instantnea: hace referencia al envo y recepcin de documentos (en buenas
condiciones tcnicas) en milsimas de segundos, estando condicionado a la carga y
complejidad de los archivos, datos o documentos.
Neutral: es la capacidad de usar dentro del proceso judicial cualquier medio
tcnicamente viable de comunicacin, sin brindarle a ningn medio en particular mayor
reconocimiento, idoneidad o fuerza probatoria.
Diversa: se describe como la capacidad de utilizar diferentes tecnologas en el
desarrollo de las labores judiciales complejas, con el objetivo de optimizar los resultados y
generar acciones o decisiones que favorezcan el desarrollo del proceso.
En el anterior contexto es posible acudir dentro de un mismo proceso judicial a
videoconferencias, notificaciones electrnicas e intercambios de datos, entre otras
actividades.
Solidaria y colaborativa: la e-justicia no es por s sola un sistema que optimice el
aparato judicial, ser siempre fundamental el elemento humano que utilice de la mejor
manera las herramientas del sistema. Es colaborativa porque al compartir experiencias
positivas es posible que los servidores judiciales reconozcan la importancia y el beneficio
del uso de las TIC.
Globalizada y sin fronteras: el acceso a la administracin de justicia es posible
desde todo el territorio nacional y genera procesos de enriquecimiento humano, cultural
y jurdico. El acceso a la justicia es garantizado al ciudadano sin importar su ubicacin
geogrfica.
5

Segura y precisa: los datos y archivos circulantes dentro del sistema judicial transitan
por canales de informacin vigilados y supervisados por entidades estatales, en orden de
garantizar su confidencialidad y seguridad.
Principios que involucran la administracin de justicia digital8
Los principios que involucran la e-justicia van relacionados directamente con la
administracin de justicia, con la nica diferencia de que estos estn enmarcados en el
mbito de las tecnologas de la informacin y la comunicacin. En este contexto los
principios nos plantean nuevos retos al entendimiento y ejecucin de la administracin de
justicia. Veamos porque:
Acceso a la administracin de la e-justicia: mediante este principio se abren las
puertas al ciudadano para que ingrese a los servicios del sistema judicial por los
mecanismos legales creados por el legislador, sin discriminacin por razones de sexo, raza,
origen nacional o familiar, lengua, religin, opinin poltica o filosfica tal como lo
establece el artculo 13 de la Constitucin. En tal sentido se garantizan, con un enfoque
diferencial, la participacin y el acceso a la e-justicia.
Innovacin judicial: en la medida en que se digitaliza el sistema judicial, y su acceso
es facilitado por la implementacin de las

TIC,

se debe propender a que el movimiento del

proceso judicial no est atado al impulso personal y a travs de medios fsicos. Por el
contrario, el desarrollo del proceso se debe llevar a cabo dentro del escenario digital que
se tenga a disponibilidad de los servidores, las partes y los dems intervinientes.
Formacin digital y judicial: con la entrada de la e-justicia al sistema judicial
colombiano los ciudadanos, abogados litigantes, funcionarios y empleados pblicos deben

Nattam Nisimblat. (2013). Op. cit.

encontrarse capacitados para la era digital de la justicia, de tal manera que se garantice el
entendimiento del sistema y se termine con la brecha digital.9
Coordinacin jurdico-digital: las normas jurdicas que regulan las nuevas
tecnologas de la informacin y la comunicacin deben adaptarse a la realidad digital a la
que nos enfrentamos cada da, por cuanto esta ltima est en constante evolucin, y para
su optimizacin es necesario que las normas sean interpretadas con criterios abiertos, tal
como lo prevn los artculos 310 y 411 de la Ley 527 de 1999.
Economa procesal: una vez el ciudadano ingresa al sistema y activa el aparato
judicial, este debe desenvolverse en el menor tiempo, con los menores recursos y
nicamente mediante la infraestructura y los equipos necesarios.
Respecto al tiempo, los procedimientos y actuaciones que se lleven a cabo dentro del
trmite judicial deben agotarse en los tiempos estrictamente necesarios, sin dilataciones
que no posean sustento vlido. La justicia no solo depende de la materializacin de un fallo
judicial sino, adems, de que se produzca en tiempos cortos para lograr que los intereses
de las partes no se desmejoren por el transcurso del tiempo. Los recursos invertidos por
el aparato estatal para la prestacin del servicio de justicia digital son provenientes del
erario pblico, por tal motivo deben ser aprovechados al mximo por funcionarios y
empleados. Los espacios e infraestructuras del sistema en implementacin sern reducidos
hasta tanto todas las medidas logsticas administrativas y legales sean ejecutadas. Por tal
motivo, la utilizacin de espacios y equipos debe estar restringida a lo estrictamente
necesario con el fin de prestar un excelente servicio de justicia.

Brecha digital: hace referencia a la diferencia socioeconmica entre aquellas comunidades que tienen accesibilidad a las
y aquellas que no, y tambin hace referencia a las diferencias que hay entre grupos segn su capacidad para utilizar las
de forma eficaz, debido a los distintos niveles de alfabetizacin y capacidad tecnolgica. (fuente:
<http://www.mintic.gov.co/index.php/glosario>).
10
Ley 527 de 1999, artculo 3.o Interpretacin. En la interpretacin de la presente ley habrn de tenerse en cuenta su origen
internacional, la necesidad de promover la uniformidad de su aplicacin y la observancia de la buena fe.
Las cuestiones relativas a materias que se rijan por la presente ley y que no estn expresamente resueltas en ella, sern
dirimidas de conformidad con los principios generales en que ella se inspira.
11
Ley 527 de 1999, artculo 4.o Modificacin mediante acuerdo. Salvo que se disponga otra cosa, en las relaciones entre
partes que generan, envan, reciben, archivan o procesan de alguna otra forma mensajes de datos, las disposiciones del
Captulo III, Parte I, podrn ser modificadas mediante acuerdo.
TIC
TIC

Eficiencia y eficacia de las actuaciones judiciales: todas las actuaciones que se

desarrollen dentro de un juzgado digital deben tomarse el menor tiempo y cantidad de
actuaciones posibles, adems, siempre que las circunstancias lo permitan, deber
prevalecer la utilizacin de

TIC

para acelerar cualquier proceso o gestin. Por otro lado,

en el momento de que cualquier actuacin se active en el aparato judicial, la

administracin tiene que estar encauzada a ejecutar todas las labores que estn a su
alcance para que se logre concretar un resultado que satisfaga jurdica y materialmente la
necesidad generada.
Seguridad jurdica: las actuaciones judiciales deben contar con las garantas y la
legalidad de los procedimientos y los procesos que involucran su desarrollo, los
documentos que los soportan y los medios para impulsar el proceso. En razn a lo
anterior, los mtodos y canales utilizados para el aprovechamiento de las

TIC

deben estar

claramente regulados, con el fin de evitar inadecuadas interpretaciones en el marco del

proceso digital.
Buena fe: este principio tiene origen en la lealtad del ser humano, en procurar la
confiabilidad y el respeto por el Sistema Judicial Digital. El artculo 83 de la Constitucin
Poltica de Colombia ordena a los particulares y a las autoridades pblicas ceirse a los
postulados de la buena fe. En este sentido, dentro del proceso de transicin de la justicia
escrita a la justicia digital es imprescindible contar con la lealtad de las partes
intervinientes y terceros del proceso en tanto las controversias que surjan del proceso
de implementacin digital sern inevitables, y, en consecuencia, obrar de manera justa es la
clave del xito para la implementacin de la e-justicia.
Publicidad: todas las actuaciones que se desarrollen en el transcurso del proceso
debern realizarse dentro del trmite digital correspondiente. Los archivos, datos e
informacin que se intercambien y circulen dentro de proceso debern reposar dentro
del expediente digital para su posterior consulta.12 En este sentido podemos entender por

12

En este punto es importante recalcar que la prdida de un documento digital tiene la misma pena que se configura para la
prdida de un documento pblico consagrado en nuestro Cdigo Penal en sus artculos 292 y 293.

principio de publicidad aquel que procura el conocimiento y el acceso a las actuaciones

llevadas a cabo dentro del proceso digital, con excepcin de los documentos que por
restriccin legal est prohibido consultar.
Equivalencia funcional: el documento digital debe cumplir los mismos requisitos
exigidos al documento escrito, con el fin de tener criterios para determinar la eficacia
jurdica del primero. En este punto, el Principio de Equivalencia Funcional nace con la
finalidad de cumplir las siguientes funciones: i) proporcionar documento legible para todos;
ii) asegurar la inalterabilidad de un documento a lo largo del tiempo; iii) permitir la
reproduccin de un documento a fin de que cada una de las partes disponga de un
ejemplar; iv) permitir la autenticacin de los datos consignados suscribindolos con una
firma; y, v) proporcionar una forma aceptable para la presentacin de un escrito ante
autoridades pblicas.13
Principio de no repudio: los correos electrnicos y la informacin contenida en
mensajes de datos no pueden ser desconocidos por las partes por el solo hecho de estar
contenidos en medios electrnicos. Los efectos jurdicos, la validez y fuerza probatoria
sern los mismos que para cualquier otro documento.14
Los anteriores son los principios que desarrollan la e-justicia. Sin perjuicio de lo
anterior

toda

actuacin

judicial

debe

estar

enmarcada

dentro de

principios

constitucionales y legales, en especial los consagrados en las leyes 1395 de 2010, 1437 de
2011, 1564 de 2012 y 1510 de 2013, toda vez que estas desarrollaron la implementacin
de nuevos mecanismos de comunicacin e informacin dentro del proceso judicial y la
contratacin pblica.
Desarrollo de las TIC y la administracin de justicia

13

Respecto al criterio de equivalencia funcional revisar la Ley Modelo de la CNUDMI sobre Comercio Electrnico 1996,
Naciones Unidas.
14
Para el efecto, vale la pena resaltar el artculo 5 de la Ley 527 de 1999, Reconocimiento jurdico de los mensajes de
datos. No se negarn efectos jurdicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de informacin por la sola razn de que est
en forma de mensaje de datos.

El desarrollo de la administracin de justicia digital va atado al progreso que los pases

han tenido en materia de tecnologa. En el mundo el desarrollo de las

TIC

ha evolucionado

atendiendo a factores econmicos, sociales y culturales.

En cuanto al factor econmico encontramos que las

TIC

han recibido diferentes

inversiones por los gobiernos alrededor del mundo, en este sentido la Telecommunication
Development Sector (ITU-D) organismo que propende a la implementacin y progreso de las
TIC

en los pases en desarrollo15 concluy que en el caso de los pases desarrollados la

inversin en

TIC

fue para el ao 2010 de 148 billones de dlares a diferencia de los pases

en desarrollo donde la inversin para ese ao fue de 93 billones de dlares.16 Como

consecuencia, los avances y resultados en implementacin de tecnologas de la
informacin y el porcentaje de la poblacin que utiliza

TIC

vara respecto al compromiso

presupuestal de los gobiernos nacionales.

Por otro lado, se determin que el 77% de las personas residentes en pases
desarrollados mayores de 25 aos usan internet, a diferencia de un 23% de personas de la
misma edad que lo utilizan en pases en desarrollo.17
15

Un pas en desarrollo es uno donde la mayora de las personas vive con mucho menos dinero y servicios pblicos bsicos
en comparacin con la poblacin de las naciones altamente industrializadas. De los 6000 millones de habitantes del mundo,
5000 millones habitan en pases en desarrollo, donde los ingresos suelen ser inferiores a US$2 al da y una significativa
cantidad de ellos vive en extrema pobreza (con menos de US$1,25 diarios).
Un pas en desarrollo puede ser uno: i) que es mayoritariamente rural o con una poblacin que emigra a ciudades con
pocos servicios, bajo desempeo econmico basado principalmente en la agricultura y donde los empleos no agrcolas son
escasos y mal pagados; ii) donde la poblacin sufre de hambre y carece de educacin, donde existe una gran brecha de
conocimientos y la innovacin tecnolgica es escasa; iii) o donde faltan sistemas de salud y educacin o estos son
deficientes y donde la infraestructura de transporte, agua potable, energa y comunicaciones tambin es escasa; iv) donde
la deuda pblica es insostenible; v) donde la superficie terrestre, la poblacin y los mercados nacionales son pequeos y
dispersos, generalmente en islas remotas; vi) en grupos de islas, susceptibles a desastres naturales, con poca capacidad
institucional y escasa diversificacin econmica, y vii) donde el Gobierno ha colapsado y el conflicto armado ha dejado un
Estado frgil con instituciones y polticas dbiles, sin voluntad o capacidad de prestar servicios sociales bsicos, en especial
a los pobres. Se calcula que la tercera parte de quienes sufren pobreza absoluta en el mundo viven en Estados frgiles, en
un crculo vicioso de falta de riqueza y de conflictos constantes.
Para propsitos de financiamiento del Banco Mundial, alivio de la deuda, asistencia tcnica y servicios de asesora, adems
de iniciativas especiales, los pases en desarrollo son clasificados como: pases pobres muy endeudados (HIPC, por sus
siglas en ingls), pases de ingreso mediano (MIC, por sus siglas en ingls), pases de ingreso bajo en dificultades ( LICUS,
por
sus
siglas
en
ingls)
y
pequeos
Estados.
Los pases de ingreso mediano han hecho grandes avances de tal modo que han podido ingresar a la economa mundial y
estn creando empleos mejor pagados, dando mayor acceso a servicios de educacin y salud ms equitativos e invirtiendo
para modernizar la infraestructura. No obstante, estas naciones siguen enfrentando importantes desafos en materia de
desarrollo, entre ellos lograr un crecimiento sostenido que ofrezca empleos productivos, reducir la pobreza y la desigualdad,
disminuir la volatilidad (en especial en cuanto al acceso a mercados financieros privados) y fortalecer la gestin de gobierno
y los marcos institucionales que sostienen economas de mercado viables. (fuente: Banco Mundial. <http://bit.ly/1kTe4Wr>).
16
Documento ITU (International Telecommunication Union). La UIT publica las cifras ms recientes sobre desarrollo de
tecnologas
a
escala
mundial.
Disponible
en
<http://www.itu.int/net/pressoffice/press_releases/2012/70es.aspx#.UrGXhNLuLxS>.
17
Informe ITU (International Telecommunication Union). The World in 2011, Facts and figures. Recuperado de
<http://www.itu.int/ITU-D/ict/facts/2011/material/ICTFactsFigures2011.pdf>.

10

Segn los estudios del

ITU-D

es pertinente concluir que el grado de inversin de las

TIC

dentro de los pases desarrollados y en desarrollo es un factor determinante para el

crecimiento de sus usuarios.
En el punto social, la diferencia radica en la capacidad de los integrantes de la sociedad
de manipular y utilizar las

TIC.

En pases donde los ciudadanos no estn habitualmente

acostumbrados al uso de tecnologas, su utilizacin y apropiacin en los ambientes

laborales es mnima.
Aunado a lo anterior existen dos factores que influyen en la utilizacin de

TIC:

la

poltica y la legislacin. Lo anterior, en tanto las polticas pblicas encaminadas a aumentar

la cobertura y calidad de las

TIC,

y, el desarrollo legislativo que se genere son las puertas

que abren el camino para su implementacin y desarrollo, adems de tener presente que
son los poderes ejecutivo y legislativo los entes que, en el marco de sus funciones, deben
conocer qu necesidades se pueden satisfacer o qu asuntos se pueden optimizar en las
naciones con la planeacin del uso de las TIC.
En el presente contexto, la cultura va ligada a la generacin. Las generaciones ms
recientes han crecido de la mano de aparatos digitales, han vivido, aprendido y jugado con
ellos; por el contrario, generaciones anteriores a los aos ochenta e incluso a los noventa,
tuvieron su desarrollo humano y profesional a travs de canales de aprendizaje y
comunicacin diferentes a los digitales. Respecto al anterior punto, la

ITU-D

concluy en

relacin con el uso del internet que: de las personas mayores de 25 aos pertenecientes a
pases en desarrollo solo el 23% lo usaban, mientras que el 30% de los menores de esa
edad usan el internet18 en su vida diaria. En ese sentido se evidencia que las nuevas
generaciones son ms propensas a utilizar las

TIC

pues las tienen involucradas en su

desarrollo humano.

18

Informe ITU. Op. cit.

11

Para concluir, es importante resaltar que el uso de las

TIC

se encuentra relacionado a

los factores costo y conectividad, debido a que el acceso a ellas por parte de los
ciudadanos es inversamente proporcional al valor y directamente proporcional a la
cobertura de la redes que permitan su acceso, por lo que mientras ms alto sea el costo
de una conexin a internet menor ser el nmero de usuarios conectados y al contrario,
entre ms bajo sea el costo de la conexin mayor ser el nmero de usuarios; ahora,
frente a la cobertura, mientras mayor sea ella mayor nmero de usuarios tendr.19
Con el anterior panorama descrito es procedente realizar un recorrido histrico que
involucre la utilizacin de TIC respecto al sistema judicial. Veamos:
La administracin de justicia ha tenido un entramado de procedimientos encauzados
hacia una efectiva proteccin, reconocimiento y cuidado de derechos y deberes de los
sujetos. Desde la unificacin de la legislacin civil en el mbito nacional en el ao de 1887,
la cual haba sido trada por Andrs Bello, fueron arraigadas a la tradicin jurdica
colombiana las normas de derecho positivo que abrieron camino a la reglamentacin de
los procedimientos judiciales. Con la Ley 57 de 1887 nace entonces una modernizacin de
la justicia colombiana, la cual estaba conformada por tres libros, el primero sobre la
Organizacin Judicial, el segundo sobre el Procedimiento Civil y el tercero que regulaba el
Enjuiciamiento en Asuntos Criminales. Posteriormente vendran leyes como la 105 de
193120 y la 4 de 1969, entre otras, las cuales seran contemporneas a los cambios
tecnolgicos en la sociedad colombiana, como la llegada de la primera mquina de escribir

19

Entre 2008 y 2011 el precio de los servicios TIC disminuy un 30%. A nivel mundial, los servicios de telecomunicaciones y
de internet estn empezando a ser ms asequibles. De conformidad con el informe, la Cesta de Precios TIC (ICT Price
Basket, IPB) que abarca 161 economas y combina el costo medio de los servicios de telefona fija, internet de banda ancha
fija y mvil celular, entre 2008 y 2011 el precio de los servicios TIC disminuy un 30% mundialmente, y la reduccin ms
acusada fue la de los servicios internet de banda ancha fija, cuyos precios bajaron en promedio un 75%.
Si bien los precios en las economas desarrolladas se han estabilizado, en los pases en desarrollo siguen bajando a tasas
de dos dgitos. Ahora bien, en los pases en desarrollo los servicios de banda ancha fija an siguen siendo demasiado
costosos: a fines de 2011 el precio de un paquete mensual de servicios bsicos de banda ancha fija representaba ms del
40% del Producto Interno Bruto (PIB) mensual per cpita, en comparacin con un 1,7% en las economas desarrolladas.
Entre las metas de asequibilidad fijadas en 2011 por la Comisin de la Banda Ancha para el Desarrollo Digital, on which ITU
serves as co-Vice Chair, set the targeted cost of an entry-level broadband subscription at less than 5% of GNI.
Un fenmeno prometedor es el crecimiento de los servicios de banda ancha mvil. En los pases en desarrollo los servicios
de banda ancha mvil son ms ampliamente accesibles y, en el caso de los paquetes de bajo volumen, menos costosos
que los servicios internet de banda ancha fija. Se prev que la banda ancha mvil impulsar el uso de internet, que a fines
de 2011 era del 32% a escala mundial y del 24% en los pases en desarrollo. (Fuente: Documento ITU (International
Telecommunication Union), La UIT publica las cifras ms recientes sobre desarrollo de tecnologas a escala mundial.
Recuperado de <http://www.itu.int/net/pressoffice/press_releases/2012/70-es.aspx#.UrGXhNLuLxS)>.
20
Sobre la organizacin judicial y el procedimiento civil.

12

a Colombia a finales del siglo

XIX

21

o la transmisin de voz va telefnica a partir de 1888

en la ciudad de Bogot.22
En este sentido son diferentes las invenciones que fortalecieron la actividad judicial, no
solo entre la administracin de justicia y los administrados, sino tambin entre la misma
administracin, favoreciendo la optimizacin de los procesos y prestando el servicio
pblico de justicia de manera ms eficaz.
Con la creacin del internet, en el ao de 1969, como parte de la Red de la Agencia de
Proyectos de Investigacin Avanzada (ARPANET) creada por el Departamento de Defensa
de los Estados Unidos con el fin de comunicar diferentes organismos del pas, se abri el
camino para el uso de correos electrnicos y pginas

WEB.

Comenz entonces una nueva

generacin involucrada con en el intercambio de datos e informacin, que tuvo su mayor

expansin en la dcada de los noventa cuando el uso del internet por medio de grandes
ordenadores lleg a negocios, centros de estudio, incluso a hogares, generando redes de
informacin y datos hbiles para ser consultados por cualquier persona.
Todas estas situaciones llevaron a la necesidad de regular las tecnologas nacientes, ya
que la utilizacin del espectro electromagntico23 y radioelctrico,24 por ser bienes
pblicos y escasos, deban estar regulados por normas positivas y de carcter internacional
que controlaran su correcto y adecuado aprovechamiento en la vida cotidiana, a escala
mundial.
Ante esta realidad, en Colombia la Constitucin Poltica, en su artculo 75, seal que
el espectro electromagntico es un bien pblico inenajenable e imprescriptible sujeto a la
gestin y control del Estado. Se garantiza la igualdad de oportunidades en el acceso a su
21

Biblioteca
Luis
ngel
Arango.
Mquina
de
Escribir.
2013.
Recuperado
de
<http://www.banrepcultural.org/blaavirtual/ayudadetareas/matapa/matapa67.htm#MAacuteQUINA_DE_ESCRIBIR>.
22
Biblioteca
Luis
ngel
Arango.
Telfono.
2013.
Recuperado
de
<http://www.banrepcultural.org/blaavirtual/ayudadetareas/objetos/objetos40.htm>.
23
Es el conjunto de todas las frecuencias de emisin de los cuerpos de la naturaleza. Comprende un amplio rango que va
desde ondas cortas (rayos gamma, rayos X), ondas medias o intermedias (luz visible), hasta ondas largas (las
radiocomunicaciones actuales). (Fuente: <http://www.mintic.gov.co/index.php/glosario>).
24
Conjunto de todas las ondas radioelctricas. Actualmente el Reglamento de Radiocomunicaciones de la UIT, tiene
atribuciones internacionales a los servicios de radiocomunicaciones en la gama de 9 kHz a 275 GHz. (Fuente:
<http://www.mintic.gov.co/index.php/glosario>).

13

uso en los trminos que fije la ley.

Para garantizar el pluralismo informativo y la

competencia, el Estado intervendr por mandato de la ley para evitar las prcticas
monopolsticas en el uso del espectro electromagntico.. Siendo este mandato
desarrollado por el legislador mediante la Ley 1341 de 2009, Por la cual se definen
principios y conceptos sobre la sociedad de la informacin y la organizacin de las
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC), se crea la Agencia Nacional de
Espectro y se dictan otras disposiciones., la Ley 1507 de 2012 Por la cual se establece la
distribucin de competencias entre las entidades del Estado en materia de televisin y se
dictan otras disposiciones, la Ley 1519 de 2012 Por medio de la cual se aprueba el
Convenio sobre la Distribucin de Seales Portadoras de Programas Transmitidas por
Satlite, hecho en Bruselas el 21 de mayo de 1974, entre otras.
El uso de estos nuevos canales de comunicacin no fue ajeno al servicio de la justicia,
desde antao el uso de la mquina de escribir fue de gran utilidad para la redaccin de
textos jurdicos dentro de la Rama Judicial, con la posterior entrada de la mquina de
escribir elctrica se automatiz y facilit el proceso de construccin de textos, por lo que
los empleados y funcionarios contaron con herramientas prcticas para la materializacin
de sus documentos y providencias.
En los aos noventa y en la primera dcada del tercer milenio la Rama Judicial empieza
la computarizacin gradual dentro de sus despachos judiciales por el territorio
colombiano. Este proceso represent una innovacin para el aparato judicial ya que
permiti digitalizar todos los documentos necesarios en el despacho, proyectar oficios,
autos y sentencias y la posibilidad de realizar los cambios requeridos, imprimir
documentos, corregir errores, compartir datos por medio de disquetes y realizar nuevas
operaciones que las mquinas que antecedieron al computador de escritorio no permitan.
El computador se convirti en la herramienta tcnica por excelencia de los
funcionarios y empleados judiciales, hasta el punto de que en la actualidad se ha vuelto casi
impracticable el desarrollo de la labor profesional sin su respaldo en el ejercicio normal de
las labores judiciales.
14

Con el proceso de computarizacin, de igual manera se empezaron a implementar

gradualmente sistemas de red (intranet) para el intercambio de datos, archivos y la
publicacin de jurisprudencia, doctrina, concursos, videoconferencias, entre otros.
El referente normativo que abri los mecanismos para la implementacin de
tecnologas de la informacin dentro del sistema judicial fue el Acuerdo 1591 de 2002 del
Consejo Superior de la Judicatura. Este acto implant el sistema Justicia

XXI

(Sistema de

Informacin de Gestin de Procesos y Manejo Documental) para las Altas Cortes,

Tribunales y Juzgados.
Justicia

XXI

se crea con la finalidad de llevar control de las actuaciones en los procesos

y consolidar una estadstica de todos los despachos judiciales; de igual manera, con Justicia
XXI

llega la consulta online que permite buscar fallos de las Altas Cortes y algunos

Tribunales del pas, que a su vez abrieron las puertas a los servidores judiciales y poblacin
en general para acudir a la Jurisprudencia de una manera ms directa, prctica y precisa.
Por ltimo, y no menos importante, se encuentra la gran ayuda que generaron los
motores de bsqueda25 para el sustento de las providencias judiciales, ya que no solo
permitieron a los funcionarios y empleados buscar la jurisprudencia y doctrina nacional
aplicable para un caso concreto, sino que adems abrieron el campo del conocimiento en
todas las materias que se puedan ver involucradas en la proyeccin de una decisin
judicial, desde la bsqueda del significado de un trmino mdico hasta la bsqueda de
providencias de tribunales forneos.
En este orden de ideas, partiendo desde la escritura manuscrita, se llega a un escenario
en el cual la prestacin del servicio de justicia y la organizacin de la Rama Judicial se
desempean conjuntamente con tecnologas que facilitan su labor y logran una mayor
celeridad, claridad y buenas gestiones a los procesos judiciales.

25

Google y Yahoo entre los ms conocidos.

15

Origen de la justicia digital

Como se plante en un principio, la justicia digital proviene de los adelantos
tecnolgicos que se han desarrollado a travs de la historia, y principalmente en el siglo
XX,

sin embargo, se debe destacar el componente normativo internacional y nacional que

se gener para llegar a la implementacin de la justicia digital. As, es necesario hacer

referencia a tres disposiciones estratgicas de donde surge la e-justicia.
La administracin de justicia viene del mandato constitucional, del artculo 228, que la
defini como una funcin pblica, garantiz la independencia, publicidad y permanencia de
sus actuaciones con excepcin de los casos que estableciere la ley, teniendo primaca el
derecho sustancial sobre el procesal. El funcionamiento de ella se plante autnomo y
desconcentrado. De igual manera, el artculo 229, ibidem, expres el derecho de todas las
personas a acceder a la administracin de justicia.
Ahora, mediante la Resolucin 41/128 del 4 de diciembre de 1986, la Asamblea
General de las Naciones Unidas adopt la declaracin sobre el derecho al desarrollo, en
el artculo 1 estipul el derecho al desarrollo como un derecho fundamental de los
hombres y el pueblo, y mediante el cual todos tenan derecho a participar de un
desarrollo econmico, social, cultural y poltico con el fin de realizar plenamente los
derechos humanos y libertades. Por su parte, el artculo 4 ibidem dispuso el deber de los
Estados de adoptar polticas adecuadas de desarrollo internacional con el fin de hacer
efectivo el desarrollo de los pueblos.
Por otro lado, la Convencin Americana de Derechos Humanos, en su artculo 26,
contempl respecto a los derechos econmicos, sociales y culturales el desarrollo
progresivo que los Estados deban comprometerse a adoptar, haciendo especial nfasis en
materias econmicas y tcnicas, con el fin de alcanzar de manera progresiva los derechos
contenidos en la Carta de la Organizacin de los Estados Americanos.

16

Dentro de este marco normativo mundial, la justicia, como funcin pblica,

materializada en la prestacin del servicio debe desarrollarse dentro de los principios
internacionales, so pena de ser una justicia descontextualizada del mundo moderno, por lo
que la adopcin de polticas econmicas encaminadas a una dinamizacin y modernizacin
del proceso, como lo manda la Declaracin para el Desarrollo y la Convencin Americana
de Derechos Humanos se torna un requisito sine qua non en la prestacin de justicia.
A partir de este punto entra la construccin de un nuevo escenario judicial
colombiano, conocido como Justicia Digital, el cual debe estar dirigido a la prestacin del
servicio pblico de justicia bajo los principios de la administracin de la e-justicia y la
atencin integral a los usuarios y administrados.
Para el desarrollo de este derecho se debe partir entonces de toda la reglamentacin
existente en el pas, esto es, los principios constitucionales como la proteccin de los
datos personales (artculo 15 C. N.), las leyes que introdujeron disposiciones respecto al
uso de los medios electrnicos (Decretos 1400 y 2019 de 1970 26), la ley que orden al
Consejo Superior de la Judicatura adoptar las medidas conducentes para incorporar
tecnologa de avanzada al aparato judicial (Ley 270 de 199627), la ley que incorpor de
manera integral las definiciones de comercio electrnico, firmas digitales, mensajes de
datos y dio alcances jurdicos a estos elementos (Ley 527 de 199928), la ley que
implement el sistema de grabacin electrnica dentro de las audiencia de la jurisdiccin
laboral (Ley 712 de 201129), la ley que implement las notificaciones electrnicas dentro
del ordenamiento jurdico colombiano (Ley 794 de 200330), y las dems leyes que fijaron
procedimientos apoyados en las

TIC

para la modernizacin y eficacia del sistema judicial

colombiano (Leyes 1395 de 2010,31 1437 de 201132 y 1564 de 2012,33 entre otras).

26

Cdigo de Procedimiento Civil.

Ley Estatutaria de Justicia.
28
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las
firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.
29
Por el cual se reforma el Cdigo Procesal del Trabajo.
30
Por la cual se modifica el Cdigo de Procedimiento Civil, se regula el proceso ejecutivo y se dictan otras disposiciones.
31
Por la cual se adoptan medidas en materia de descongestin judicial.
32
Por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
33
Por medio de la cual se expide el Cdigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones.
27

17

Por su parte, es pertinente sealar que, en materia de

TIC,

en tanto su construccin ha

sido una innovacin para el sistema judicial colombiano, la Corte Constitucional, en

diversas oportunidades, por su obligacin de proteger la integridad de la Constitucin
Poltica, ha tenido que emitir varios pronunciamientos. Entre los ms destacados se
encuentran las sentencias C-037 de 1996, C-318 de 1998, C-662 de 2000, T-025 de 2004,
C-590 del 2005, C-366 de 2007, T-766 del 2008, C-1011 de 2008, C-371 de 2011, C-372
de 2011, C-539 de 2011, C-831 de 2001 y T-177 de 2012 que poseen un contenido
especial por el contexto y el alcance que le han dado al tema.
Por otro lado, ser importante hacer mencin de los acuerdos del Consejo Superior
de la Judicatura que tuvieron injerencia directa en la implementacin de las

TIC

dentro del

entramado judicial. Para el efecto podemos mencionar los acuerdos 1591 del 24 de
octubre de 2002,34 el Acuerdo PSAA 06-3334 del 2 de marzo de 2006,35 el Acuerdo 9269
de 201236 y el Acuerdo PSAA12-9269 de 2012,37 entre otros.
Ventajas
Las

TIC

se convierten ahora en el aliado estratgico de la Administracin de Justicia

debido a que permiten que los procesos judiciales se tramiten con mayor agilidad, eficacia,
responsabilidad, comunicacin, fluidez, eficiencia y racionalizacin de recursos.
Dentro del contexto de un juzgado digital es importante recalcar que se lograr una
disminucin del uso de papelera, y, en consecuencia, el panorama dentro del despacho
ser menos abarrotado y se lograr la especializacin de tareas.
En el despacho judicial se lograr agilizar la mayora de trmites, ya que en cuestin de
notificaciones bastara con el envo de correos electrnicos a las partes del proceso. Por
tal motivo, los desplazamientos, la papelera y dems actividades que generalmente

34

Por el cual se establece el Sistema de Informacin de Gestin de Procesos y Manejo Documental (Justicia XXI).
Por el cual se reglamenta la utilizacin de medios electrnicos e informticos en el cumplimiento.
36
Por el que se expide el Plan Estratgico Tecnolgico de la Rama Judicial.
37
Por el cual se adopta el Plan de Accin para la Implementacin del Cdigo General del Proceso.
35

18

realizan las partes y el citador del juzgado se reducirn al envo de correos electrnicos
desde su puesto de trabajo.
Como la notificacin, seran varios los trmites que se podran agotar por va
electrnica. En tal sentido Nattan Nisimblat, citando al profesor Gustavo Quintero Navas,
expres que se podran tramitar por medios electrnicos : la presentacin de la demanda,
la contestacin de la demanda, los alegatos de conclusin, el concepto del Ministerio
Pblico, el envo de antecedentes del acto administrativo, el registro del fallo por
magistrados, las intervenciones ciudadanas, interposicin y sustentacin del recurso de
apelacin, queja y suplica, la interposicin del recurso extraordinario de unificacin de
jurisprudencia y la solicitud de extensin de jurisprudencia. As es evidente que se lograr
una optimizacin del uso del tiempo y de los recursos, por lo que el trmite digital ser la
nueva herramienta de innovacin judicial.
Dentro de la implementacin del expediente electrnico judicial y el proceso
electrnico judicial se encuentran a su vez circunstancias que son nuevas para los
funcionarios y empleados. Estas experiencias deben ser entendidas como nuevos retos
que llegan a la administracin para lograr un proceso de transicin exitoso hacia las nuevas
TIC.

Impacto de las TIC dentro de la gestin judicial

El impacto que tendrn las

TIC

dentro de la funcin judicial repercutir en todas las

etapas del proceso, en las gestiones administrativas del despacho y en las interacciones
entre el usuario, el empleado judicial y el funcionario judicial.
La e-justicia se implementa en nuestra sociedad en una poca donde la globalizacin y
las

TIC

han permeado al mundo moderno y, como resultado, han cambiado la forma en

que se desarrollan los negocios pblicos y privados. Partiendo de la anterior premisa, es

de suma importancia que el funcionario judicial reconozca la dinmica del mundo moderno
e identifique sus necesidades y prioridades con el fin de que en el desarrollo de la funcin
19

pblica judicial logre cumplir las expectativas de todos los actores y situaciones que lo
requieran. En este sentido, el funcionario judicial tiene el deber de reconocer que su
misin como administrador de justicia corresponde directamente a resolver conflictos
derivados de los nuevos negocios pblicos y privados que estn en constante
modernizacin, y que para resolverlos debe alinear sus labores con las herramientas de la
e-justicia en aras de brindar mayores garantas judiciales a los administrados.
El funcionario del siglo

XXI

que toma las herramientas digitales a su alcance logra

optimizar los procesos y procedimientos, adems de responder a las necesidades de los

administrados y sus negocios.
Impactos de las TIC con la gestin judicial
Dentro de los impactos procesales ms relevantes encontramos los siguientes:
El funcionario, el empleado, abogado litigante, ciudadano o los terceros con un inters
directo o indirecto dentro del proceso judicial podrn consultar las actuaciones surtidas
desde cualquier ordenador fuera o dentro del pas.
La barrera de restriccin al acceso de justicia se neutraliza en la medida en que no
persista la imposibilidad fsica de arribar al despacho judicial, tanto para nacionales como
para extranjeros, y las

TIC

abren la posibilidad de acudir a los despachos judiciales para

representar sus derechos y garantas desde cualquier espacio geogrfico.

El servidor judicial podr ejecutar sus labores tcnicas y profesionales fuera de la sede
de su despacho, en la medida en que las

TIC

le presta las herramientas adecuadas para

impulsar las actuaciones judiciales. La presencia fsica del funcionario se torna innecesaria,
y el conocimiento del derecho y experticia en el uso de las

TIC

bastan para cumplir sus

funciones judiciales.

20

Inmediatez en la administracin de justicia, en tanto la radicacin de todo tipo de

documentos podr ser realizada por medio de mensajes de datos y a travs de medios
electrnicos, es decir, se prescindir de los tiempos de envo, entrega y devolucin de
todo tipo de documentos. La transmisin de datos entre funcionarios judiciales y
particulares estar al alcance de un clic; actos como la notificacin, la presentacin de la
demanda o el desarrollo de cualquier tipo de solicitud en el despacho digital se limitar a
milsimas de segundos para su perfeccionamiento.
Las

TIC

abren las puertas a los funcionarios judiciales para que indaguen, en un mundo

de informacin y conocimientos infinitos, la posibilidad de encontrar cualquier tipo de

jurisprudencia y doctrina nacional o fornea, de complementar sus conceptos jurdicos
con definiciones y aspectos tcnicos descargados de la

WEB

e inclusive permite explorar

nuevas pruebas para la sustentacin de sus providencias.

El aspecto presupuestal tambin tendr un impacto favorable para la administracin de
justicia en la medida en que se podr prescindir del uso papel, el pago de correspondencia
y el uso de tinta de las impresoras, entre otros, que harn menos onerosos los procesos
de dotacin de los despachos judiciales. De igual manera, la adquisicin de la informacin
ser ms econmica en la medida que la misma pueda ser consultada en la WEB.
En este sentido las

TIC

dentro del escenario judicial lograrn maximizar las

competencias del sistema y promovern una nueva ola de conocimiento que desde hace
algunos aos viene envolviendo a la sociedad en el mundo, logrando reducir los tiempos
en que se tramitan los procesos judiciales y logrando como consecuencia la descongestin
judicial que nos ha atormentado desde antao.

21

UNIDAD II
NORMATIVA
NORMAS IMPLICADAS EN EL DESARROLLO DE LAS TIC EN LA RAMA
JUDICIAL
Dentro de las primeras referencias que encontramos en nuestra legislacin respecto a
las

TIC

est el artculo 109 del Decreto 1400 de 1970 Por el cual se expide el Cdigo de

Procedimiento Civil, ya que mediante este se dispuso acerca del uso de grabaciones
electrnicas para la recopilacin de lo actuado en audiencias y diligencias. De igual manera,
el numeral 4 del artculo 246 ibidem estipul la posibilidad de utilizar medios tcnicos y
electrnicos para apoyar las inspecciones judiciales. En el anterior punto fue precavido el
legislador al dejar en ese numeral la expresin o de otra ndole ya que dej abierta la
posibilidad de utilizar los medios que el operador de justicia considerara pertinentes para
la gestin de inspeccin. Tambin, dentro de este cuerpo normativo se incluyeron
disposiciones como las consagradas en los artculos 432 numeral 738 y 439 numeral 639 que
dispusieron la posibilidad de las grabaciones electrnicas.
La Ley 270 de 1996 Estatutaria de Administracin de Justicia consagr en los
artculos 2 y 3 los principios de Acceso a la justicia40 y Derecho a la defensa,41 que se
convirtieron en la columna vertebral del acceso e implementacin de las

TIC.

El acceso a la

38

Trmite de la audiencia. Para el trmite de la audiencia se aplicarn las siguientes reglas: () PARGRAFO
7. Grabacin de lo actuado y acta. En la audiencia podr utilizarse el sistema de grabacin electrnica o magnetofnica,
siempre que se disponga de los elementos tcnicos adecuados y as lo ordene el juez. Cuando as ocurra, en el acta escrita
se dejar constancia nicamente de las personas que intervienen como partes, apoderados, testigos y auxiliares de la
justicia, de los documentos que se hayan presentado, del auto que en su caso haya suspendido la audiencia y ordenado
reanudarla, y se incorporar la sentencia completa que se profiera verbalmente, esto ltimo sin perjuicio de que el juez lleve
la sentencia por escrito para agregarla al expediente.
39
Trmite de la audiencia. La audiencia se sujetar a las siguientes reglas: () pargrafo 6. Grabacin de lo actuado y
acta. Podr drsele aplicacin a lo dispuesto en el pargrafo 7. del artculo 432, si as lo dispone el juez y el despacho
cuenta con los elementos tcnicos apropiados.
40
Artculo 2. ACCESO A LA JUSTICIA. El Estado garantiza el acceso de todos los asociados a la administracin de justicia.
Ser de su cargo el amparo de pobreza y el servicio de defensora pblica. En cada municipio habr como mnimo un
defensor pblico.
41
Artculo 3. DERECHO DE DEFENSA. En toda clase de actuaciones judiciales y administrativas se garantiza, sin
excepcin alguna, el derecho de defensa, de acuerdo con la Constitucin Poltica, los tratados internacionales vigentes
ratificados por Colombia y la ley. Los estudiantes de derecho pertenecientes a los consultorios jurdicos de las
universidades debidamente reconocidas por el Estado podrn ejercer la defensa tcnica con las limitaciones que seale la
ley, siempre y cuando la universidad certifique que son idneos para ejercerla.

22

justicia es la medida que sita en el Estado la obligacin de brindar todas las condiciones
necesarias para que el ciudadano, sin importar el medio utilizado, pueda tener la
oportunidad de acceder al sistema judicial y al derecho de defensa, pues garantiza a todas
las personas la oportunidad de defenderse en cualquier clase de actuaciones judiciales y
administrativas.
El artculo 9542 de ley en comento, fue la norma legal que permiti el ingreso de las
tecnologas a la rama judicial, ya que orden al Consejo Superior de la Judicatura
incorporar las tecnologas de avanzada al servicio de la administracin de justicia. En la
anterior norma fueron varios los aspectos que plante el legislador en materia de e-justicia:
i) posibilidad a los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales de utilizar medios
tcnicos, electrnicos, informativos y telemticos; ii) dot con la misma validez y eficacia
de los documentos manuscritos originales a los documentos emitidos por medios
tcnicos, electrnicos, informativos y telemticos;43 iii) garantizar, con los medios
informativos utilizados, la identificacin y el ejercicio de la funcin jurisdiccional, as como
la confidencialidad, privacidad y seguridad de los datos de carcter personal.
Dentro de la misma ley, el artculo 110 orden la creacin del Comit
Interinstitucional el cual deba propender a la implementacin y al desarrollo de los
intercambios electrnicos entre los organismos que formaran parte del Sistema Nacional
de Estadsticas Judiciales.

42

Artculo 95. TECNOLOGIA AL SERVICIO DE LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA. El Consejo Superior de la Judicatura

debe propender a la incorporacin de tecnologa de avanzada al servicio de la administracin de justicia. Esta accin se
enfocar principalmente a mejorar la prctica de las pruebas, la formacin, conservacin y reproduccin de los expedientes,
la comunicacin entre los despachos y a garantizar el funcionamiento razonable del sistema de informacin.
Los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrn utilizar cualesquier medios tcnicos, electrnicos, informticos y
telemticos, para el cumplimiento de sus funciones.
Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarn de la validez y eficacia de un
documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos
por las leyes procesales.
Los procesos que se tramiten con soporte informtico garantizarn la identificacin y el ejercicio de la funcin jurisdiccional
por el rgano que la ejerce, as como la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carcter personal que
contengan en los trminos que establezca la ley.
43
Siempre y cuando se garantice su autenticidad, integralidad y el cumplimiento de las normas procesales respectivas.

23

La Ley 527 de 199944 en el captulo primero estipul las disposiciones generales,

defini el alcance del concepto de mensaje de datos, comercio electrnico, firma digital,
entidad de certificacin, intercambio electrnico de datos y sistemas de informacin. En el
captulo dos reglament la aplicacin de los requisitos jurdicos de los mensajes de datos;
en este sentido se reglamentaron aspectos tales como: los documentos escritos, la firma,45
el original, la integridad de un mensaje de datos, la admisibilidad y fuerza probatoria de los
mensajes de datos, y la conservacin de los mensajes de datos, entre otros. En el captulo
tres se regul la comunicacin de los mensajes de datos respecto a la formacin y validez
de los contratos, el reconocimiento de los mensajes, la atribucin de un mensaje de datos,
la presuncin de origen, la concordancia entre el mensaje de datos enviado y el mensaje
de datos recibido, los mensajes de datos duplicados, el acuse de recibo, y la presuncin de
recepcin de un mensaje de datos, entre otros. En la segunda parte de la ley se trat el
comercio electrnico en materia de transporte de mercancas. En la tercera parte, los
atributos y caractersticas de la firma digital, las entidades de certificacin, los certificados,
los suscriptores de firmas digitales y el papel de la Superintendencia de Industria y
Comercio respecto a la entidades de certificacin, entre los temas ms importantes.
La firma electrnica de que trata la Ley 527 es reglamentada en el ao 2012 mediante
el Decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012. El artculo 3 de la ley mencionada otorg
la misma validez de la firma manuscrita a la firma electrnica, en este sentido sus efectos
jurdicos quedaron equiparados.
A partir de la Ley 527 en las diferentes materias se empezaron a adoptar normas de
carcter procesal que implementaban el uso de

TIC

dentro los despachos judiciales en aras

de brindar mayor prontitud a sus trmites procesales.

44

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las
firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.
45
La firma fue reglamentada a travs del Decreto Nacional 2364 de 2012.

24

En materia laboral, por ejemplo, se adopt la Ley 1149 de 200746 que en su artculo 46
orden la oralidad de las audiencias practicadas dentro del proceso, la grabacin de las
mismas y la prohibicin expresa de transcribirlas.
En materia penal, con la adopcin de la Ley 90647 de 2004, se dotaron las herramientas
fsicas y electrnicas para implementar la oralidad dentro del juicio penal y se incluyeron
diversas herramientas dinamizadoras del proceso, tales como: vigilancia electrnica como
medida no privativa de la libertad (artculo 307, literal B, numeral 1), notificaciones por
correo electrnico (artculo 169) y las notificaciones electrnicas como pruebas dentro
del proceso (artculo 275, literal g).
En materia administrativa, la regulacin se realiz mediante la adopcin de la Ley 1437
de 2011.48 Se implementaron normas tendientes a la adopcin de las

TIC.

El artculo 15

consagr que las peticiones podan ser presentadas a travs de cualquier medio de
comunicacin o transferencia de datos; el artculo 35 dispuso que los procedimientos
administrativos pudieran iniciarse y adelantarse por medios electrnicos. Sin perjuicio de
lo anterior, la ley dedic el captulo
procedimiento

administrativo,

IV

en

exclusivamente al uso de medios electrnicos en el

este

sentido

se

adoptaron

normas

como:

procedimientos y trmites administrativos a travs de medios electrnicos (artculo 53),

registro para el uso de medios electrnicos (artculo 54), documento pblico en medio
electrnico (artculo 55), notificacin electrnica (artculo 56), acto administrativo
electrnico (artculo 57), archivo electrnico de documentos (artculo 58), expediente
electrnico (artculo 59), sede electrnica (artculo 60), recepcin de documentos
electrnicos por parte de las autoridades (artculo 61), prueba de recepcin y envo de
mensajes de datos por la autoridad (artculo 62), sesiones virtuales (artculo 63), entre
otros.
En materia civil, de familia y agraria, las modificaciones que se realizaron al Cdigo de
Procedimiento Civil implementado en 1970 fueron variadas y en diferentes aos. En el ao
46

Por la cual se reforma el Cdigo Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social para hacer efectiva la oralidad en sus
procesos.
47
Por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Penal.
48
Por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

25

2003 se modifica el cdigo con la Ley 794; el artculo 29 de esta norma contempl en su
pargrafo que las notificaciones personales, respecto a comerciantes inscritos en el
registro mercantil y las personas jurdicas de derecho inscritas en Colombia deban
registrar en la oficina de Cmara y Comercio adems de la direccin para la notificacin
ordinaria, una direccin electrnica para efectos de las notificaciones judiciales.
Sin embargo, la ltima y principal innovacin fue la Ley 1564 Por medio de la cual se
expide el Cdigo general del proceso y se dictan otras disposiciones la cual defini en su
artculo primero su objeto como: Este cdigo regula la actividad procesal en los asuntos
civiles, comerciales, de familia y agrarios. Se aplica, adems, a todos los asuntos de
cualquier jurisdiccin o especialidad y a las actuaciones de particulares y autoridades
administrativas, cuando ejerzan funciones jurisdiccionales, en cuanto no estn regulados
expresamente en otras leyes.
Esta ley, conjuntamente con la Ley 527 de 199949 y la Ley 1437 de 2011, es quiz la
ms ambiciosa en materia de e-justicia, toda vez que ordena el uso de las TIC en la gestin y
trmite del procedimiento, con el fin de agilizarlo y aumentar cobertura. De igual manera,
el pargrafo primero del artculo 103 estipul que el Consejo Superior de la Judicatura
deba adoptar todas las condiciones necesarias para que las autoridades judiciales pudieran
generar, archivar y comunicar mensajes de datos. La ley hace referencia al Plan de Justicia
Digital enfocado a la construccin del expediente digital y el litigio en lnea, para lo cual
dispone el uso de las TIC de manera gradual.
Recorrido normativo sobre la implementacin de las tecnologas de la
informacin y la comunicacin en el Estado colombiano
La implementacin de las TIC dentro del aparato judicial est respaldada desde el orden
nacional con la siguiente normativa:

49

El artculo 103 del Cdigo General del Proceso determina que las disposiciones de la Ley 527 de 1999 sean aplicadas en
cuanto sean compatibles con la normativa del Cdigo.

26

La Ley 1341 de 200950 en su artculo segundo estipul como su primer principio de

orientacin la Prioridad al acceso y uso de las Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones, y lo defini como:
El Estado y en general todos los agentes del sector de las Tecnologas de la Informacin y
las Comunicaciones debern colaborar, dentro del marco de sus obligaciones, para
priorizar el acceso y uso a las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en la
produccin de bienes y servicios, en condiciones no discriminatorias en la conectividad, la
educacin, los contenidos y la competitividad.. Como consecuencia de la anterior
disposicin normativa, la Rama Judicial colombiana adquiri la obligacin legal de otorgar
el acceso y uso de

TIC

en la prestacin del servicio de justicia, de tal manera que se

pudiera garantizar el derecho a todos(as) los(as) ciudadanos(as) sin discriminacin alguna.

Ms adelante, el artculo 6 ibidem, defini las

TIC

como: [] el conjunto de recursos,

herramientas, equipos, programas informticos, aplicaciones, redes y medios, que

permiten la compilacin, el procesamiento, almacenamiento, transmisin de informacin
como voz, datos, texto, video e imgenes..
Con la Ley 1450 de 2011,51 la cual dispuso entre sus propsitos Una sociedad para la
cual la sostenibilidad ambiental, la adaptacin al cambio climtico, el acceso a las
tecnologas de la informacin y las comunicaciones52 y el desarrollo cultural sean
una prioridad y una prctica como elemento esencial del bienestar y como principio de
equidad con las futuras generaciones (artculo 3, punto cuatro) se consagr una
normativa que aboga por la nivelacin tecnolgica e informativa de las generaciones
venideras de Colombia, reconociendo la importancia de las nuevas tecnologas como
pauta para la apertura a la sociedad de la informacin y el conocimiento. De igual manera,
el artculo 5553 plante que las entidades del Estado del orden nacional, departamental,

50

Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la informacin y la organizacin de las Tecnologas de
la Informacin y las Comunicaciones (TIC), se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones.
51
Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014.
52
Negrilla fuera del texto original.
53
Artculo 55. Accesibilidad a servicios de TIC. Las entidades del Estado de los niveles nacional, departamental, distrital y
municipal, en el ejercicio de sus competencias constitucionales y legales, promovern el goce efectivo del derecho de
acceso de todas las personas a la informacin y las comunicaciones, dentro de los lmites establecidos por la Constitucin y
la ley a travs de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y se abstendrn de establecer barreras,
prohibiciones y restricciones que impidan dicho acceso.

27

municipal y distrital deban adoptar las medidas para el goce, por parte de los ciudadanos,
del acceso a las tecnologas de la informacin y la comunicacin; tambin plante, en el
artculo 197, el apoyo a la descongestin judicial y la garanta de acceso eficaz a la justica
enfocado a aumentar la eficiencia y eficacia de la gestin judicial. Para el efecto orden que
el

CONPES

deba adoptar las recomendaciones necesarias para: adecuados medios

tecnolgicos, de infraestructura y de personal que garanticen la eficiente tramitacin de

los procesos, la atencin de usuarios y el acceso a las tecnologas de la informacin y las
comunicaciones.54
En atencin a esta necesidad, el Consejo Superior de la Judicatura expidi el Acuerdo
PSAA12-9269 de 2012 Por el que se expide el Plan Estratgico Tecnolgico de la Rama
Judicial55 el cual parti del objetivo general de El Plan Estratgico Tecnolgico est
llamado a convertirse en un instrumento de primer nivel que oriente las polticas pblicas
destinadas a la incorporacin de valor tecnolgico a la Rama Judicial de Colombia.. Para
su desarrollo se definieron cinco ejes estratgicos: Eje 1. Modelo de expediente
electrnico; Eje 2. Justicia en Red; Eje 3. Gestin de la informacin; Eje 4. Gestin del
cambio; Eje 5. Uso de las TIC para la formacin judicial y ciudadana.
En el mbito nacional las normas se han enfocado al cumplimiento de planes de
desarrollo del Gobierno actual. Mediante la iniciativa Vive Digital56 del Ministerio de las
TIC,

se plantearon iniciativas a cargo del Ministerio del Interior y Justicia encaminadas a

lograr que la informacin de arbitrajes, litigios, normativa y de expedientes judiciales fuera

ms accesible con el fin de agilizar la justicia y mejorar la entrega de informacin legal a las
entidades y al ciudadano. En este sentido se plantearon: i) el Sistema de Informacin
Arbitral;57 ii) el Sistema nico de Informacin Litigiosa Estatal (LITIGOB);58 iii) Sistema nico
de Informacin Normativa (SUIN);59 y, iv) el Expediente Digital Judicial.60

54

Artculo 197 literal b.

Comisin de Estudios Jurdicos para las Amricas. (2013). Disponible en:
<http://www.ramajudicial.gov.co/csj/noticias/csj/750/La-Sala-Administrativa-adopta-el-Plan-Estrat%C3%A9gicoTecnol%C3%B3gico-de-la-Rama-Judicial>.
56
Vive Digital Colombia, Documento vivo del plan, versin 1.0, febrero de 2011.
57
Sistema de Informacin Arbitral: en el 2014, 145 Centros de Arbitraje, procuradores judiciales y 800 notaras estarn
reportando informacin al sistema; 204 entidades nacionales estarn realizando seguimiento virtual a los procesos
arbitrales, al igual que ms de 5000 personas (rbitros, apoderados y educandos). Se harn ms eficientes y expeditos los
2500 procesos anuales tramitados por los Centros de Arbitraje.
55

28

Referencias jurisprudenciales
Respecto a la constitucionalidad de las normas que han entrado a regir las

TIC

es

importante hacer referencia a diferentes sentencias que han sentado precedentes respecto
al uso y desarrollo de las estas en el territorio colombiano.
Al realizar el control de constitucionalidad (sentencia C-037 de 1996) sobre la Ley
Estatuaria de Administracin de Justicia, respecto al artculo 95 que planteaba la obligacin
para el Consejo Superior de la Judicatura de adoptar las medidas encaminadas a
incorporar las tecnologas de avanzada dentro del aparato judicial, la Corte predic la
constitucionalidad de la norma en tanto el fin perseguido era contar con la infraestructura
tcnica y logstica informtica necesaria para el correcto cumplimiento de atribuciones y
responsabilidad. Adems de lo anterior plante dos aclaraciones respecto a la
implementacin de las

TIC.

En primer lugar, que se respetara el derecho a la intimidad y la

reserva de los datos personales confidenciales que por cualquier razn pudiesen ser de
conocimiento pblico, y, en segundo lugar, aclar que el valor probatorio de los
documentos electrnicos deba estar regulado en cada normativa procesal por las
diferentes materias.
En la sentencia C-662 del 2000 la Corte declara la exequibilidad de varios artculos de
la Ley 527 de 1999. La demanda tiene origen en una ciudadana que dentro de uno de sus
puntos plantea que el reconocimiento de documentos electrnicos por parte de entidades
certificadoras es inconstitucional en tanto los nicos que estn autorizados por ley para
autenticar documentos son los notarios. Respecto a esta circunstancia la Corte plantea
que no existe violacin en tanto:

58

Sistema nico de Informacin Litigiosa Estatal (LITIGOB): para 2011, el 100% de las entidades del orden nacional
ingresar sus procesos al sistema. El sistema alcanzar 7000 usuarios en el 2014.
59
Sistema nico de informacin Normativa (SUIN): en el ao 2011, todas las normas con sus anlisis de vigencia y las
sentencias que afectan su validez estarn digitalizadas y al servicio de todos los ciudadanos.
60
Expediente Digital Judicial: el MIJ trabajar en coordinacin con la Rama Judicial (Consejo Superior de la Judicatura)
para implementar el Expediente Digital Judicial. El expediente digital beneficiara a 3500 juzgados y a sus usuarios,
contribuyendo a una justicia ms eficiente y transparente.

29

[] el servicio de certificacin a cargo de las entidades certificadoras

propende por proporcionar seguridad jurdica a las transacciones
comerciales por va informtica, actuando la entidad de certificacin como
tercero de absoluta confianza, para lo cual la ley le atribuye importantes
prerrogativas de certificacin tcnica, entendiendo por tal, la que versa, no
sobre el contenido mismo del mensaje de datos, sino sobre las caractersticas
tcnicas en las que este fue emitido y sobre la comprobacin de la identidad,
tanto de la persona que lo ha generado, como la de quien lo ha recibido.
Es, pues claro que la certificacin tcnica busca dar certeza a las partes que
utilizan medios tecnolgicos para el intercambio de informacin, en cuanto a
la identidad y origen de los mensajes intercambiados. No busca dar mayor
jerarqua ni validez a los mensajes de datos de los que pretende un
documento tradicional.
Ahora, respecto a la validez probatoria del mensaje de datos y el criterio de
equivalencia funcional, la Corte en sentencia C-831 de 2001 plante lo siguiente:
El proyecto de ley, al igual de la Ley Modelo, sigue el criterio de los "equivalentes
funcionales" que se fundamenta en un anlisis de los propsitos y funciones de la
exigencia tradicional del documento sobre papel, para determinar cmo podran
cumplirse esos propsitos y funciones con tcnicas electrnicas.
Se adopt el criterio flexible de "equivalente funcional", que tuviera en cuenta los
requisitos de forma fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la
documentacin consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su
naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel.
En conclusin, los documentos electrnicos estn en capacidad de brindar
similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayora de los casos, un mayor
grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificacin del
origen y el contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos tcnicos y
jurdicos plasmados en la ley.

La anterior postura fue sostenida por la Corte en sentencia 686 del 2007 al referirse a
los requisitos que deban tener los mensajes de datos para operar como equivalentes
funcionales de la informacin obrante en los expedientes, as:
Conforme a la regulacin especfica contenida en el artculo 5 del Acuerdo de la Sala
Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura No. PSAA06-3334 de
2006, los actos de comunicacin procesal que se realicen por correo electrnico, as
como los documentos que pueden ser presentados como mensajes de datos en los
trminos de la ley procesal, tendrn el mismo valor probatorio que la informacin
que conste por escrito, siempre y cuando el firmante utilice una firma electrnica
avalada por una entidad de certificacin autorizada conforme a la ley y la informacin
que contienen sea accesible para su posterior consulta (subrayas aadidas).

30

La disposicin transcrita circunscribe el mbito de aplicacin de esta regla

de equivalencia funcional a dos casos muy precisos: (i) actos de comunicacin
procesal que se realicen por correo electrnico y (ii) documentos que pueden
ser presentados como mensajes de datos en trminos de la ley procesal,
entendidos estos ltimos como los documentos llamados a ser tenidos como
pruebas para respaldar o desvirtuar las pretensiones de las partes en un
proceso.
Los datos personales, el habeas data y el papel judicial
En materia constitucional y de garantas fundamentales es importante hacer referencia a
la Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la proteccin de
datos personales. Dos situaciones son de singular importancia. En primer lugar, debido a
que con la entrada de las

TIC

al escenario colombiano la cantidad de datos e informacin

que ingresar a la red ser abultada, y en consecuencia la mayora de ella estar expuesta
al acceso y conocimiento pblico, y, segundo, que como consecuencia del primer punto es
posible que la informacin sea utilizada sin autorizacin por organismos o personas en
detrimento de los intereses ajenos, por estas circunstancias las entidades estatales
debern contar con sistemas de proteccin de datos que restrinjan la entrada de agentes
externos, con el fin de proteger la informacin de especial custodia legal y jurisprudencial.
El contenido normativo de esta ley se desarrolla bsicamente de la siguiente manera:
en la parte introductoria se plantea el objeto y se citan algunas definiciones; 61 luego se
decretan los principios rectores; tercero, se dicta el especial manejo de la informacin
sensible y de los derechos de los nios, nias y adolescentes; posteriormente, se plantean
los derechos y condiciones de legalidad para el tratamiento de los datos.

61

a) Autorizacin: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos
personales; b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato
personal: Cualquier informacin vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
determinables; d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que por s misma o en asocio
con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; e) Responsable del
Tratamiento: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que por s misma o en asocio con otros, decida sobre la base de
datos y/o el Tratamiento de los datos; f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g) Tratamiento: Cualquier operacin o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recoleccin,
almacenamiento, uso, circulacin o supresin.

31

La ley en comento fue objeto de control de constitucionalidad mediante la sentencia

C-748 de 2011 que realiz apuntes importantes respecto al tratamiento de los datos
personales, que sern de vital importancia para tener en cuenta en el proceso judicial,
veamos:
En primer lugar realiz un estudio de derecho comparado del habeas data, el cual
dividi en dos. Primero, un modelo centralizado que sostiene que todos los datos
personales por ser inherentes a las personas tienen reserva legal; en este sentido son
tratados por igual y generalmente su custodia est en cabeza de una entidad nacional
especializada en proteccin de datos; en segundo lugar, se encuentra el modelo sectorial,
segn el cual los datos gozan de especial reserva legal atendiendo nicamente a su grado
de intimidad personal y seguridad nacional, siendo en consecuencia tratados de manera
diferencial.
En Colombia ha tenido lugar un hbrido entre ambas posturas, en la medida en que la
ley 1266 procur bsicamente la proteccin de datos financieros y comerciales, y con la
nueva expedicin de ley objeto de estudio se procur abarcar todos los datos personales.
Por otro lado la Corte hizo referencia a los factores para determinar la calidad de
datos personales de la siguiente manera: i) referidos exclusivamente a la persona natural;
ii) que permitan identificar con exactitud a la persona; iii) que los datos sean de propiedad
exclusiva del titular del mismo; iv) y que la captacin de la informacin est sometida a
principios especiales de captacin, administracin y divulgacin.
Respecto al uso legtimo del derecho de habeas data, la Corte mediante sentencia C1088 de 2008 record que, tratndose de datos personales, el titular de la informacin
tiene el derecho de expresar su consentimiento para el uso de sus datos, en este sentido
desagreg los componentes del consentimiento calificado as: i) previo, en la medida en que la
autorizacin para su manejo debe ser otorgado por el titular de la informacin con
anterioridad a su uso; ii) expreso, ya que la autorizacin sea inequvoca, que exprese
claramente su intencin de autorizar el uso de sus datos; iii) informado, con el fin de que el
32

titular de derechos conozca las consecuencias y efectos de otorgar la autorizacin para el

manejo y conocimiento de sus datos personales.
De igual manera, la Corte hace relacin a los eventos en que no es necesaria la
autorizacin expresa del titular del derecho para la utilizacin de datos personales. En este
punto habla de eventos como cuando los datos son requeridos por una entidad pblica o
administrativa en ejercicio de sus funciones, o por orden judicial, o los datos de naturaleza
pblica y, en general, aquellos datos en los que existen intereses constitucionales que
justifican esta excepcin.
En el estudio de la ley, la Corte hizo referencia a la constitucionalidad de los artculos
17, referente a los deberes de los responsables del tratamiento de datos personales, y el
18, dedicado a los deberes de los encargados del tratamiento de datos personales que,
para el caso que nos ocupa, valga la pena reflexionar, podra ser aplicable a los
funcionarios judiciales.
Es evidente que la Corte respald la constitucionalidad de la ley, ya que blind los
datos personales con garantas suficientes para su apropiado uso. No obstante, para el
caso de los despachos judiciales qued la incertidumbre respecto a la administracin de
los datos provenientes del proceso judicial, ya que si bien la norma consagr en el artculo
10 que al tratarse de informacin requerida por una entidad pblica o administrativa en
ejercicio de sus funciones o por orden judicial, y en el artculo 13 consagr que la
informacin que cumpliera con todos los requisitos de la ley podra ser suministrada a las
entidades pblicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial, la misma ley no regul explcitamente el tratamiento que se debe dar a los datos
que en virtud del negocio o situacin jurdica debatida aporten al proceso las partes o
intervinientes motu proprio.
Ahora bien, partiendo del objeto de la Ley 1581 de 2012 determinado en el artculo
1., as: La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen
todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
33

recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los dems derechos, libertades y
garantas constitucionales a que se refiere el artculo 15 de la Constitucin Poltica; as
como el derecho a la informacin consagrado en el artculo 20 de la misma., y
atendiendo a que los datos aportados al proceso judicial por parte de los intervinientes no
se enmarcan en ninguna de las excepciones que seala el artculo 2 en los literales a, b, c,
d, e y f,62 el exponente considera que la informacin allegada al proceso merece una
especial proteccin por parte del servidor judicial, y en este sentido debe cumplir con la
disposiciones de que trata la ley en mencin, en aras de garantizar el derecho a la
intimidad y privacidad de los intervinientes en el proceso, adems de los derechos
conexos que se vean implicados. No obstante, quedar en cabeza de las instituciones
pertinentes procurar por el adecuado uso de la informacin y dar el alcance interpretativo
ms adecuado para la proteccin del titular del derecho.
Adicionalmente, cabe recalcar que la aplicacin de las normas respecto al uso de los
datos personales debe ser entendida bajo la perspectiva de principios jurisprudenciales
desarrollados por la Corte Constitucional. Sin embargo, es preciso aclarar que las citadas
reglas fueron construidas principalmente en torno a las caractersticas especficas de los
datos comerciales y financieros. Por eso, ciertas reglas tienen su razn de ser en las
particularidades que acontecen en el registro del cumplimiento o incumplimiento de
obligaciones dinerarias.63
De tal forma se destacan los siguientes:64

62

El rgimen de proteccin de datos personales que se establece en la presente ley no ser de aplicacin:
a) A las bases de datos o archivos mantenidos en un mbito exclusivamente personal o domstico.
Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deber, de manera previa, informar al
Titular y solicitar su autorizacin. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarn
sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley;
b) A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, as como la prevencin,
deteccin, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo;
c) A las Bases de datos que tengan como fin y contengan informacin de inteligencia y contrainteligencia;
d) A las bases de datos y archivos de informacin periodstica y otros contenidos editoriales;
e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008;
f) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
63
Nelson Remolina Angarita. Tratamiento de datos personales aproximacin internacional y comentarios a la Ley 1581 de
2012. Bogot, D. C. (Colombia): Legis Informacin & soluciones. Primera edicin. 2013. pp. 63-79.
64
Ibid. pp. 63-79.

34

1. Deber constitucional de administrar correctamente y proteger los sistemas de

informacin: la disposicin de la informacin personal ha permitido que las
entidades pblicas y privadas focalicen su atencin de forma ms eficaz y eficiente,
impactando en muchas ocasiones favorablemente en el bienestar del usuario final
de cada uno de los servicios que ellas ofrecen, sin embargo, en tal sentido es
pertinente indicar que el uso de dicha informacin no se puede convertir en
abuso y por tanto debe ser diligente, legal, tico y adecuado.
Respecto a este tema se puede resaltar que este principio reviste dos calidades, a saber:
i) El tratamiento de datos debe hacerse de manera correcta, y ii) Se da relevancia
constitucional al principio de seguridad de los datos personales, lo que demanda adoptar
medidas tecnolgicas, administrativas, fsicas y humanas tendientes a controlar el acceso
no autorizado a la informacin y evitar su manipulacin, alteracin o destruccin..65
En cuyo caso, el operador o administrador de la informacin tiene la obligacin
constitucional y legal de dar un adecuado uso a los datos personales so pena de incurrir
en delitos que afecten grave y flagrantemente derechos fundamentales de los usuarios o
beneficiarios del servicio.
2. Titularidad del dato personal: es fundamental entonces definir quin es el
propietario del dato con el fin de determinar quin est facultado para su uso,
recoleccin, consulta y almacenamiento, permitiendo verificar del mismo modo
que quien ostenta la calidad de dueo es el nico que puede utilizar dicha
informacin, y quien ofrece el servicio de base de datos solo es dueo de eso y
su obligacin principal ser la de darle el uso adecuado a la informacin bajo su
custodia y en tal sentido la Corte Constitucional a travs de Sentencia T-414 del
16 de junio de 1992 aclara que la persona, y no el administrador del banco de
datos, es el titular y propietario del dato personal. Por lo que los segundos

65

Ibid. pp. 63-79.

35

tendrn derecho de uso de la informacin y deber de realizar un tratamiento

debido de la misma.66
3. Principio de libertad o autorizacin: se refiere entonces a que las actividades de
registro y divulgacin de los datos personales solo pueden ejercerse con el
consentimiento libre, previo y expreso del titular de esa informacin, esto es, el
sujeto concernido. As, esos datos no podrn ser obtenidos y divulgados sin esa
previa autorizacin, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve de ese
consentimiento.67
Entonces, se puede suponer que:
4. Precisamente el mandato legal o judicial es una excepcin a la presente regla por
cuanto, a travs de estos dos elementos es posible prescindir de la autorizacin
del titular de la informacin como es el caso de la Administracin de Impuestos y
Aduanas Nacionales, la Jurisdiccin Penal y la de Familia, entre otras.
5. Principios de finalidad y necesidad. Relevancia del dato: en este punto es clave
resaltar que existe una funcionalidad convergente entre estas tres reglas, con el
nico fin de preservar el derecho a la intimidad del interesado y en su prctica
deber tenerse en cuenta lo indicado por la Corte, a saber:
a. Mediante sentencia T-440 del 29 de mayo de 2013 la Corte Constitucional
indic: el principio de relevancia supone que: i) solo puede requerirse y
revelarse la informacin que est relacionada con las funciones legalmente
atribuidas a la entidad que la solicita [] y, ii) debe existir un vnculo directo
entre los datos requeridos y la cuestin materia de anlisis que justifica su
recopilacin.
b. Del mismo modo la Corte Constitucional mediante sentencia C-1011 de
2008 dio luces respecto al significado del principio de finalidad resaltando
que: las actividades de acopio, procesamiento y divulgacin de la
informacin personal deben obedecer a un fin constitucionalmente legtimo y
66

Ibid. pp. 63-79.

Corte Constitucional. Bogot, D. C. (Colombia). Sentencia C-1011 de 2008. Citada por Nelson Remolina Angarita. Op. cit.
pp. 63-79.
67

36

que, a su vez, debe ser definido de forma clara, suficiente y previa. Esto
implica que quede prohibida (i) la recopilacin de informacin personal sin
que se establezca el objetivo de su incorporacin a la base de datos; y (ii) la
recoleccin, procesamiento y divulgacin de informacin personal para un
propsito diferente al inicialmente previsto y autorizado por el titular del
dato.
c. Por su parte el principio de necesidad es definido por la misma sentencia
como: aquel que implica que la informacin personal concernida debe ser
aquella estrictamente necesaria para el cumplimiento de los fines de la base
de datos. Esta previsin trae como consecuencia que se encuentre prohibido
el registro y divulgacin de datos que no guarden una relacin estrecha con
el objetivo de la base de datos. Adicionalmente y de manera lgica, el
principio de necesidad tambin contrae la obligacin que cada base de datos
identifique de manera clara, expresa y suficiente, cul es el propsito de la
recoleccin y tratamiento de la informacin personal.
6. Principio de circulacin restringida: la Corte considera que el principio de
circulacin restringida implica que las actividades de recoleccin, procesamiento y
divulgacin de informacin personal estn sometidas a los lmites especficos
determinados por el objeto de la base de datos, por la autorizacin del titular y
por el principio de finalidad.68
7. Principio de utilidad: a las luces de la sentencia C-1011 de 2008 este principio
implica que las actividades de acopio, procesamiento e informacin de datos
personales deben cumplir una funcin determinada, acorde con el ejercicio
legtimo de la administracin de los mismos. En consecuencia, queda proscrita la
divulgacin de datos que, al carecer de funcin, no obedezca a una utilidad clara y
suficientemente determinable.
8. Principio de veracidad, exactitud y calidad de la informacin: la Corte indica que
este principio exige que los datos personales deben corresponder a situaciones

68

Corte Constitucional, Bogot, D. C. (Colombia). Sentencia C-1011 de 2008. Citada por Nelson Remolina Angarita. Op. cit.
pp. 63-79.

37

reales, lo que impone la prohibicin de recopilar, procesar y circular informacin

falsa, errnea o equvoca.69
La Corporacin resalta que este principio est compuesto por dos ms que han sido
denominados integridad e incorporacin. El primero impone la obligacin a las
fuentes de informacin y a los operadores de suministrar y recopilar datos
personales completos, de tal forma que est prohibido el registro y divulgacin de
informacin parcial, incompleta o fraccionada. El segundo obliga a que los casos en
que la recoleccin de informacin personal en bases de datos signifique situaciones
ventajosas para su titular, el operador de la base estar obligado a incorporarlos, si
el titular rene los requisitos que el orden jurdico exija para tales efectos. Por ende,
est prohibida la negativa injustificada a la incorporacin de datos personales de
dicho carcter.70
9. Principio de caducidad, derecho al olvido del dato adverso: por lo tanto, esto
significa que la informacin desfavorable del titular debe ser retirada de las bases de
datos, de forma definitiva, con base en criterios de razonabilidad y oportunidad. En
consecuencia, se prohbe la conservacin indefinida de datos personales, despus
que hayan desaparecido las causas que justificaron su acopio y administracin.71
10. Comunicacin previa de informacin adversa: resulta fundamental que el
administrador del banco de datos notifique o comunique a la persona concernida o
afectada por un dato negativo o adverso sobre la existencia del mismo, con miras a
que, en un trmino prudente, tenga la oportunidad de presentar las observaciones o
pruebas que considere pertinentes para evitar la incorporacin o circulacin de esa
clase de datos en una base de datos o archivo.72 Afirmacin avalada por la Corte
Constitucional, donde se identifica como responsable de los derechos de los
titulares del dato al administrador de esas bases de datos mantenindolos al tanto

69

Ibid. pp. 63-79.

Ibid. pp. 63-79.
71
Ibid. pp. 63-79.
72
Remolina. Op. cit. pp. 63-79.
70

38

de la utilizacin de su autorizacin, y permitindoles rectificar y actualizar la

informacin, en especial antes de que llegue a conocimiento de terceros.73
11. No discriminacin y datos sensibles: en conclusin esta regla se refiere a que no
puede recolectarse informacin sobre datos sensibles como, por ejemplo, la
orientacin sexual de las personas, su filiacin poltica o su credo religioso, cuando
ello, directa o indirectamente, pueda conducir a una poltica de discriminacin o
marginacin.74
12. Responsabilidad del administrador del banco de datos: las obligaciones han sido
definidas por la Corte Constitucional en sentencias SU-082 de 1995 y 089 de 1995,
T-615 de 1995, T-086 de 1996 y T-199 de 1995, T-443 de 1994, T-097 de 1995, T307 de 1999, T-729 de 2002 y T-310 de 2003, que en general deben ser las de
observar y dar estricta aplicabilidad a los principios anteriormente expuestos.
13. Prcticas abusivas, ilegtimas o indebidas en el tratamiento de datos personales: las
siguientes operaciones son sealadas por la corte como indebidas o ilegtimas:
a. Manipulacin de informacin, registro de datos incompletos y no actualizacin
de los datos.75
b. Cruce de datos, divulgacin indiscriminada de informacin y bases de datos
secretas.76
c. Registro de informacin exclusivamente desfavorables.77
En conclusin, debern atenderse estos principios respecto a la informacin que se genere
con base en un proceso judicial pues la no observancia de los mismos afectara
flagrantemente derechos fundamentales de las partes procesales.

73

Corte Constitucional. Bogot, D. C. (Colombia). Sentencia T-592 del 17 de julio de 2003. Citada por Nelson Remolina
Angarita. Op. cit. pp. 63-79.
74
Corte Constitucional. Bogot, D. C. (Colombia). Sentencia T-307 de 1999. Citada por Nelson Remolina Angarita. Op. cit.
pp. 63-79.
75
Corte Constitucional. Bogot, D. C. (Colombia). Sentencia T-814 de 2002. Citada por Nelson Remolina Angarita. Op. cit.
pp. 63-79.
76
Corte Constitucional. Bogot, D. C. (Colombia). Sentencias C-1011 de 2008 y T-729 de 2002. Citadas por Nelson
Remolina Angarita. Op. cit. pp. 63-79.
77
Remolina. Op. cit. pp. 63-79.

39

Marco normativo internacional de las

TIC,

comisin de las Naciones Unidas para

el derecho mercantil internacional

En el ao 1985, en el marco de la sesin 18 de la Comisin de las Naciones Unidas
para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI), en cuanto al procesamiento de datos,
se hace una recomendacin a los gobiernos, la cual se encuentra plasmada en el Anexo
X. Procesamiento Automtico de Datos,78 en el sentido de preparar textos jurdicos
reguladores del procesamiento automtico de datos, con el fin de eliminar cualquier
inconveniente que se pudiera producir en su desarrollo dentro de los pases y el comercio
internacional.
El 12 de junio de 1996 se emite la Ley Modelo de la CNUDMI sobre Comercio Electrnico,
la cual adopta como su finalidad:
[] posibilitar y facilitar el comercio por medios electrnicos ofreciendo a los
legisladores un conjunto de reglas internacionalmente aceptables encaminadas
a suprimir los obstculos jurdicos y a dar una mayor previsibilidad al comercio
electrnico. En particular, la Ley Modelo tiene la finalidad de superar los
obstculos que plantean las disposiciones legislativas y que no pueden
modificarse mediante contrato equiparando el trato dado a la informacin
sobre papel al trato dado a la informacin electrnica. Esa igualdad de
tratamiento es esencial para hacer posibles las comunicaciones sin soporte de
papel y para fomentar as la eficacia en el comercio internacional.79
La importancia de la ley modelo citada radica en que fue a partir de ella que se empez
a generar la normativa de todos los pases adscritos a la
criterios en materia de

TIC

UNCITRAL

para que unificaran sus

y as poder, en el futuro, trabajar conjuntamente en un

contexto globalizado.
En el ao 2001 se emite la ley Modelo de la CNUDMI sobre las Firmas Electrnicas que tiene
por objeto:
78

CNUDMI (Comisin de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional). Sesin 18. 1985. Anexos. Textos
jurdicos y otros documentos relacionados con la labor de la Comisin o emanados de ella. Anexo X. Procesamiento
Automtico de Datos. A. Recomendacin aprobada por la CNUDMI sobre el valor jurdico de los registros computadorizados.
Nueva York: Naciones Unidas. 1087. p. 204.
79
Comisin de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional. Ley Modelo de la CNUDMI sobre Comercio
Electrnico.
1996/1998.
Disponible
en:
<http://www.uncitral.org/uncitral/es/uncitral_texts/electronic_commerce/1996Model.html>.

40

[] posibilitar y facilitar la utilizacin de las firmas electrnicas estableciendo

criterios de fiabilidad tcnica para la equivalencia entre las firmas electrnicas y
las manuscritas. As pues, la Ley Modelo puede ayudar a los Estados a
establecer un marco legislativo moderno, armonizado y equitativo que permita
regular con eficacia el trato jurdico de las firmas electrnicas de modo que su
utilizacin no d lugar a dudas sobre su seguridad.80
En el ao 2005 se adopta la Convencin de las Naciones Unidas sobre la Utilizacin de las
Comunicaciones Electrnicas en los Contratos Internacionales que tiene por objeto:
[] facilitar la utilizacin de las comunicaciones electrnicas en el comercio
internacional garantizando que los contratos concertados electrnicamente y
las comunicaciones intercambiadas por medios electrnicos tengan la misma
validez y sean igualmente ejecutables que los contratos y las comunicaciones
tradicionales sobre papel.81
Pacto internacional de derechos econmicos, sociales y culturales
Adoptado y abierto a la firma, ratificacin y adhesin por la Asamblea General en su
resolucin 2200 A (XXI), de 16 de diciembre de 1966.82 El artculo primero del pacto
reconoce el derecho al desarrollo econmico, social y cultural de los pueblos. En el ao
1988 de igual manera es adoptado el Protocolo Adicional a la Convencin Americana
de Derechos Econmicos, Sociales y Culturales Protocolo de San Salvador.83 En
este pacto el compromiso es adoptar las medidas que se requieran dentro de la nacin,
como en su relacin con el resto del mundo, mediante la optimizacin de los recursos
adoptando las medidas econmicas y tcnicas que puedan efectivizar al mximo los
derechos reconocidos dentro del protocolo, y poder gozar de todos los derechos de
segunda generacin con la materializacin de las TIC dentro del andamiaje estatal.

80

Comisin de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional. Ley Modelo de la CNUDMI sobre las Firmas
Electrnicas.
2001.
Disponible
en
<http://www.uncitral.org/uncitral/es/uncitral_texts/electronic_commerce/2001Model_signatures.html>.
81
Comisin de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional. Convencin de las Naciones Unidas sobre la
utilizacin de las Comunicaciones Electrnicas en los Contratos Internacionales. 2005. Disponible en:
<http://www.uncitral.org/uncitral/es/uncitral_texts/electronic_commerce/2005Convention.html>.
82
Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Derechos Humanos. Pacto Internacional de Derechos
Econmicos, Sociales y Culturales. 1966. Disponible en: <http://www2.ohchr.org/spanish/law/cescr.htm>.
83
Comisin Interamericana de Derechos Humanos. Protocolo de San Salvador. 1988. Disponible en:
<http://www.cidh.oas.org/Basicos/basicos4.htm>.

41

UNIDAD III
HERRAMIENTAS
En la presente unidad se presentarn algunas de las diferentes herramientas que la
administracin de justicia ofrece, su uso debido, con qu herramientas electrnicas cuenta
la administracin de justicia en Colombia y cmo se pueden optimizar con miras al
cumplimiento de los fines del Estado.
El mensaje de datos
Concepto. Inicialmente es necesario definir y determinar claramente a qu nos
referimos con mensaje de datos a la hora de comunicar o expresar el sentido de lo que
se quiere dar a conocer. Como primera medida, la frase en estudio est compuesta por
dos palabras mensaje y datos, que a la luz del Diccionario de la lengua espaola se
definen como:
mensaje.84 (Del provenzal messatge). 1. m. Recado que enva alguien a
otra persona. 2. m. Aportacin religiosa, moral, intelectual o esttica de una
persona, doctrina u obra. 3. m. Trasfondo o sentido profundo transmitido por
una obra intelectual o artstica. 4. m. Comunicacin entre colectividades,
instituciones o entidades. 5. m. Discurso pblico solemne del jefe del Estado o
de una alta autoridad. 6. m. correo electrnico ( informacin transmitida). 7.
m. Biol. Seal que, mediante mecanismos fundamentalmente bioqumicos,
induce en las clulas o los organismos una respuesta determinada. 8. m. Ling.
Conjunto de seales, signos o smbolos que son objeto de una comunicacin.
9. m. Ling. Contenido de esta comunicacin.
dato.85 (Del lat. datum, lo que se da). 1. m. Informacin sobre algo concreto que
permite su conocimiento exacto o sirve para deducir las consecuencias derivadas de
un hecho. 2. m. Documento, testimonio, fundamento; 3. m. Inform. Informacin
dispuesta de manera adecuada para su tratamiento por un ordenador.

84

Real Academia Espaola. Diccionario de la lengua espaola. Mensaje. 2013. Disponible en:
<http://lema.rae.es/drae/?val=mensaje>.
85
Real Academia Espaola. Diccionario de la lengua espaola. Datos. 2013. Recuperado de
<http://lema.rae.es/drae/?val=datos>.

42

Por lo tanto, para concluir podemos indicar genricamente que el mensaje de datos es
un acto de comunicacin que busca dar a conocer informacin respecto de un tema
especfico a travs de un medio expedito para ello.
Nocin. De conformidad con lo anterior y habiendo definido el concepto general de
lo que es o lo que se entiende por mensaje de datos es pertinente configurarlo en el
contexto de la e-justicia, atendiendo los parmetros legales que nos permiten identificar su
objeto y esencia. En tal sentido podemos definir el mensaje de datos como aquella
herramienta de comunicacin que contiene informacin generada, enviada, recibida,
almacenada o comunicada por medios electrnicos, pticos o similares, como pudieran
ser, entre otros, el Intercambio Electrnico de Datos (EDI), Internet, el correo
electrnico, el telegrama, el tlex o el telefax.86
El mensaje de datos como instrumento oficial. Como quiera que todo mensaje
de datos contiene informacin ya sea de carcter general o particular, reviste mucha
importancia su uso adecuado, as como su recaudo, cuidado y conservacin, por cuanto,
una alteracin en su contenido puede desvirtuar su validez y autenticidad. De tal forma,
este tipo de herramienta facilita y permite el conocimiento de hechos y sus
correspondientes pruebas a fin de tomar una decisin judicial, para la comunicacin de los
actos propios que se adelanten dentro de un trmite judicial entre despachos judiciales,
jurisdicciones territoriales, en sede o entre los niveles jerrquicos o para la respuesta a
solicitudes realizadas por los usuarios del servicio sin necesidad de incurrir en gastos
adicionales de papelera, impresin, correspondencia y desplazamiento optimizando
tiempos de respuesta, gestin procesal y desempeo financiero.
El mensaje de datos en la administracin de justicia colombiana. El uso que
se le ha reservado a esta herramienta ha sido principalmente el de comunicacin mediante
los tipos de notificacin de que trata la ley, desde la administracin de justicia hacia el
usuario(a) del servicio, por lo que en su mayora su funcionamiento podra optimizarse
permitiendo una interaccin bidireccional, con su respectiva retroalimentacin para
86

Artculo 2, Literal a) de la Ley 527 de 1999.

43

otorgar oportunidad de dinamizar la funcin del magistrado y del juez permitiendo el

cumplimiento de principios tales como la celeridad, eficacia, eficiencia, moralidad y dems
que deben revestir el actuar del funcionario judicial.
En tal sentido, cabe resaltar algunos aspectos importantes respecto al uso del mensaje
de datos como herramienta idnea en la nueva era de la administracin de justicia
teniendo como base de aplicabilidad lo preceptuado por la Ley 529 de 1999, por medio
de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrnico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se
dictan otras disposiciones, determinando los siguientes aspectos:
a. Partes: se puede indicar que el mensaje de datos cuenta con dos partes

fundamentales. Una, como el realizador o iniciador del mensaje, y otra, como el

destinatario, definiendo al primero como aquella persona natural o jurdica (a
travs de sus representantes) que crea el mensaje, le otorga el contenido, lo
firma y lo remite; y al segundo, como aquella persona natural o jurdica que
recibe el mensaje, revisa el contenido, lo valora, lo conserva y le da un uso
adecuado, para el caso que nos ocupa podra ser el juez o magistrado quien
puede entrar a verificar el valor probatorio y jurdico de cada mensaje recibido.
En este punto es adecuado aclarar que para nuestro tema el usuario del sistema
judicial puede ostentar la calidad de iniciador o destinatario, as como el
funcionario judicial puede ser cualquiera de los dos sujetos indicados
inicialmente.
b. Origen: un mensaje de datos proviene del iniciador, cuando este ha sido enviado

por el propio iniciador, por alguna persona facultada para actuar en nombre del
iniciador respecto de ese mensaje, o por un sistema de informacin programado
por el iniciador o en su nombre para que opere automticamente. Por lo tanto,
la presuncin legal respecto a este punto se divide en dos: cuando el
destinatario haya aplicado en debida forma el procedimiento acordado
previamente con el iniciador, o cuando el mensaje de datos que reciba el
44

destinatario resulte de los actos de una persona cuya relacin con el iniciador, o
con algn mandatario suyo, le haya dado acceso a algn mtodo utilizado por el
iniciador para identificar un mensaje de datos como propio.
c. Confiabilidad del contenido: siempre que se cumplan los presupuestos

anteriores y siempre que el destinatario tenga derecho a actuar de conformidad

con los supuestos antes citados, este ltimo tendr derecho a considerar que el
mensaje de datos recibido corresponde al que quera enviar el iniciador, y podr
proceder en consecuencia. Sin embargo, el destinatario no gozar de este
derecho si habiendo sabido que la aplicacin del mtodo convenido iba a
producir un error en el mensaje de datos recibido, lo adelant.
d. Mensajes de datos duplicados: cada mensaje de datos recibido es un mensaje de

datos diferente, salvo en la medida en que duplique otro mensaje de datos, y

que el destinatario sepa, o debiera saber, de haber actuado con la debida
diligencia o de haber aplicado algn mtodo convenido, que el nuevo mensaje
de datos era un duplicado.
e. Integridad de un mensaje de datos: se considera que la informacin consignada

en un mensaje de datos es ntegra, si ella ha permanecido completa e inalterada,

salvo la adicin de algn endoso o de algn cambio que sea inherente al proceso
de comunicacin, archivo o presentacin. El grado de confiabilidad requerido
ser determinado a la luz de los fines para los que se gener la informacin, y
de todas las circunstancias relevantes del caso.
f.

Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos: los mensajes de

datos sern admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la
otorgada en las disposiciones del Captulo

VIII

del Ttulo

XIII,

Seccin Tercera,

Libro Segundo del Cdigo de Procedimiento Civil, as como las concebidas en la

Seccin Tercera Ttulo nico de la Ley 1564 de 2012 Cdigo General del
Proceso, sin perjuicio de las contenidas en la Ley 1437 de 2011 Cdigo de
45

Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o las

preceptuadas en la Ley 1607 de 2012 Reforma Tributaria. Por lo tanto, en toda
actuacin administrativa o judicial no se negar eficacia, validez o fuerza
obligatoria y probatoria a ningn tipo de informacin en forma de un mensaje
de datos, por el solo hecho de que se trate de un mensaje de datos, o en razn
de no haber sido presentado en su forma original.
g. Valoracin probatoria de un mensaje de datos: para la valoracin de la fuerza

probatoria de los mensajes de datos, se tendrn en cuenta las reglas de la sana

crtica y dems criterios reconocidos legalmente para la apreciacin de las
pruebas. Por consiguiente habrn de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la
forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la
confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la
informacin, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro
factor pertinente.
Naturaleza jurdica del mensaje de datos. Finalmente, atendiendo lo expresado
en numerales anteriores es pertinente determinar la naturaleza jurdica del mensaje de
datos, por tal razn, cabe precisar que esta herramienta es sin duda alguna en la actualidad
un medio de comunicacin que puede entenderse en diferentes matices, por ejemplo,
como elemento material probatorio en la medida en que se pretenda a travs de este
comprobar la existencia o la consolidacin de una situacin o acto jurdico, o simplemente
el acaecimiento de un hecho; como medio de informacin, entendido como la
comunicacin de decisiones judiciales; como instrumento de direccin y control en el
interior de un despacho judicial y como puerta de acceso del usuario a la administracin
de justicia.
En conclusin, es evidente declarar que la presente herramienta encierra el universo
mediante el cual otros mecanismos deben funcionar, de tal forma que su uso debe estar
supeditado nicamente a las garantas constitucionales y legales que se encuentren
vigentes en el momento de su apreciacin dentro de un contexto definido, no solo
46

verificando su eficacia y dinmica progresiva sino atendiendo aquellos criterios que

permitan identificar que el uso del mensaje de datos se encuentra conforme a los
presupuestos legales para su validez jurdica, y su almacenamiento permita su conservacin
e inalterabilidad.
Un buen ejemplo del buen uso de un mensaje de datos sera el siguiente: el Juzgado A
del Circuito de Bogot requiere que el Juzgado B del Circuito de Medelln realice una
inspeccin a un lugar, por lo tanto es necesario que el Juez del Despacho A expida una
solicitud donde se requiera el apoyo del Juzgado B, de tal manera que la misma se realiza
mediante el correo electrnico oficial de los dos despachos judiciales y, en tal sentido,
atendiendo los criterios legales, el juez titular del segundo despacho una vez verificada la
veracidad, el origen, la intencionalidad y el contenido del mensaje procede a realizar lo
ordenado elevando un acta que podr ser remitida al despacho de origen y as dar
cumplimiento a lo requerido, sin haber tenido que asumir los costos econmicos y de
tiempo que generalmente se deben contemplar en el agotamiento de este trmite,
garantizando del mismo modo la custodia de los documentos evitando dilaciones
injustificadas y sobrecarga de trabajo en los despachos judiciales, reduciendo el tiempo de
das a simplemente minutos y horas.
Firma digital y firma electrnica
Concepto. Esta herramienta tan utilizada en el medio reviste tambin vital
importancia en el contexto de la e-justicia y, por tanto, requiere una acepcin general para
adentrarnos a su aplicabilidad y practicidad.

firma.87 (De firmar). 1. f. Nombre y apellido, o ttulo, que una persona escribe de
su propia mano en un documento, para darle autenticidad o para expresar que
aprueba su contenido; 2. f. Conjunto de documentos que se presenta a quien
corresponda para que los firme; 3. f. Acto de firmarlos; 4. f. Razn social o empresa;
5. f. sello ( carcter peculiar o especial); 6. f. Autor o persona importante en el
campo periodstico o artstico, especialmente literario.

87

Real Academia Espaola. Diccionario de la lengua espaola. Firma. 2013. Disponible en

<http://lema.rae.es/drae/?val=firma>.

47

De tal forma que en sentido genrico podemos indicar que la firma es la forma en que
una persona natural o una jurdica (a travs de su representante legal) aprueba el
contenido de un documento o le da autenticidad escribiendo de su propia mano el
nombre y apellido o el ttulo que la diferencia de otra.
Nocin. En este punto es necesario aclarar y diferenciar la firma digital de la firma
electrnica con el fin de determinar cul de estos mecanismos es el ms recomendable
para ser utilizado dentro de la administracin de justicia tratndose de la gestin procesal.
Firma digital. Informacin cifrada que identifica al autor de un documento
electrnico.
Es un instrumento con caractersticas tcnicas y normativas, es decir, existen
procedimientos tcnicos que permiten la creacin y verificacin de firmas digitales, y
existen documentos normativos que respaldan el valor legal que dichas firmas poseen.
Cuando se firma digitalmente un documento el emisor genera una huella digital, que es
un nmero nico que permite identificar ese documento mediante el empleo de claves.
La firma digital es provista mediante un certificado digital por la entidad certificante
(que acta como tercera parte confiable).
Caractersticas de la firma digital.88 INTEGRIDAD, prueba que la informacin no
ha sido alterada; AUTENTICIDAD, garantiza que quien est del otro lado de la
comunicacin sea quien dice ser; CONFIDENCIALIDAD o PRIVACIDAD, mantiene la
informacin privada. Los terceros no pueden ver lo datos; VALOR PROBATORIO,
imposibilidad de desconocer los trminos de la operacin llevada a cabo. De tal manera
que la firma digital implica que existe una presuncin iuris tantum en su favor. Esto significa

88

Ramn Antonio Pelez Hernndez. Manual para el manejo de la prueba con nfasis en el proceso civil, penal y
disciplinario en el contexto de la oralidad. Tercera edicin. Bogot, D. C. (Colombia): Ediciones Doctrina y Ley. 2013.

48

que si un documento firmado digitalmente es verificado correctamente, se presume, salvo

prueba en contrario, que proviene del suscriptor del certificado asociado y que no fue
modificado.
Firma electrnica. Conjunto de datos electrnicos integrados, ligados o asociados
de manera lgica a otros datos electrnicos, utilizados por el signatario como su medio de
identificacin, de conformidad con lo estipulado en el ordenamiento jurdico vigente. De
tal forma que es un mecanismo tcnico, que identifica a una persona ante un sistema de
informacin siempre y cuando sea confiable y apropiable.
La firma digital y la firma electrnica como instrumentos oficiales. Son, sin
duda alguna, elementos facilitadores en la gestin procesal, donde se puede definir a la
firma electrnica como al gnero y a la firma digital como a la especie. De tal forma, que la
dinamizacin del sistema de firmas ya no dependera solamente de la manuscrita, sino que
permitira al magistrado y al juez el aprovechamiento de su tiempo en otro tipo de
gestiones no solo dentro del despacho sino a nivel personal, fortaleciendo su formacin
acadmica y la investigacin cientfica, sin dejar a un lado sus deberes legales. Ahora bien,
es necesario recalcar que deben existir sistemas confiables y seguros de intercambio de
datos, as como, pluralidad de entidades certificadoras y, por qu no, desde la misma Rama
Judicial asumir ese rol de fedatario, no solo por su funcionalidad dentro de la organizacin
del Estado sino porque esta actividad permitira fortalecer el ingreso econmico para la
sostenibilidad de un sistema de e-justicia y reducir los costos asociados con el uso de estos
mecanismos tan eficientes.
Uno de los casos ms exitosos en el pas es el de la administracin tributaria donde la
firma digital juega un papel importante dinamizando as los trmites, favoreciendo el
recaudo y disminuyendo el costo de sus operaciones.
La presente herramienta junto con el mensaje de datos son un conjunto de elementos
facilitadores de la gestin, pues si bien es cierto en su esencia lo nico que buscan es la
disminucin en el uso del papel, en su aplicabilidad tambin permite la reduccin de
49

costos, optimizacin del tiempo y dinamizacin de los procesos no solo en procura del
bienestar del usuario directo sino del funcionario judicial.
Es pertinente advertir que la posibilidad de mejora a travs del uso de estas
herramientas debe estar acompaada por un sistema de seguridad idneo, as como por la
capacitacin constante del personal que tiene contacto directo con estos elementos para
reducir la cantidad de contingencias que se puedan presentar.
La firma digital y la firma electrnica en la administracin de justicia
colombiana. La Ley 527 de 1999 es clara en el sentido de que no se negarn efectos
jurdicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de informacin por la sola razn de que
est en forma de mensaje de datos. El concepto de firma digital es valor numrico que
se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemtico
conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que
este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial
no ha sido modificado despus de efectuada la transformacin (art. 2, literal c). El uso de
la firma digital tiene la misma fuerza y efectos que la firma manuscrita siempre y cuando
sea nica a la persona que la usa y est bajo su control, sea susceptible de ser verificada,
est bajo el control exclusivo de la persona que la use, est ligada a la informacin o
mensaje y est conforme a la reglamentacin (art. 28).
En los artculos 6, 7, 8 y 9, de la misma Ley 527 de 1999, se establecen los requisitos
jurdicos de los mensajes de datos. Especialmente el artculo 7. seala que cuando
cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en
ausencia de la misma (una notificacin-personal-judicial, por ejemplo, por correo pop) en
relacin con un mensaje de datos, se entender satisfecho dicho requerimiento si: a) Se
ha utilizado un mtodo que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para
indicar que el contenido cuenta con su aprobacin; b) Que el mtodo sea tanto confiable
como apropiado para el propsito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Lo
dispuesto en este artculo se aplicar tanto si el requisito establecido en cualquier norma
constituye una obligacin como si las normas simplemente prevn consecuencias en el
50

caso de que no exista una firma. Y el artculo 8. determina que cualquier informacin se
considera en su forma original si: a) Existe alguna garanta confiable de que se ha
conservado la integridad de la informacin, a partir del momento en que se gener por
primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; b) De
requerirse que la informacin sea presentada, si dicha informacin puede ser mostrada a
la persona que se deba presentar.
Posteriormente, el Decreto 1747 de 2000 reglamenta lo relacionado con las entidades
de certificacin, los certificados y las firmas digitales. Define el funcionamiento de las
entidades de certificacin abiertas y cerradas. Indica que se debe propender a una mayor
dinmica en el mercado de las firmas digitales de manera que haya una mayor demanda y
una oferta a menores precios. En el artculo 32 de la Ley 794 de 2003 por la cual se
modifica el Cdigo de Procedimiento Civil, se seala en el pargrafo primero que la
notificacin por aviso en el caso de las personas jurdicas de derecho privado con
domicilio en Colombia podr darse a la direccin electrnica, firmada digitalmente.
En el Acuerdo PSAA06-3334 de 2006, que reglamenta la utilizacin de medios
electrnicos e informticos en el cumplimiento de las funciones de administracin de
justicia, se toma como definicin de la firma electrnica datos en forma electrnica
consignados en un mensaje de datos, o adjuntados o lgicamente asociados al mismo, que
puedan ser utilizados para identificar al firmante en relacin con el mensaje de datos e
indicar que el firmante aprueba la informacin recogida en el mensaje de datos, se
especifica que para efectos de dicho acuerdo una firma digital es una clase de firma
electrnica y que la firma electrnica evidencia cualquier modificacin al mensaje de datos
posterior al envo. Finalmente, el pargrafo 3.o del artculo 6. de la Ley 962 de 2005
establece que Cuando la sustanciacin de las actuaciones y actos administrativos se
realice por medios electrnicos, las firmas autgrafas que los mismos requieran, podrn
ser sustituidas por un certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de
conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno Nacional.

51

De igual manera, a las luces del Artculo 1, numerales 3 y 4 del Decreto 2364 de 2012,
se define la firma electrnica como cdigos, contraseas, datos biomtricos, o claves
criptogrficas privadas, que permite identificar a una persona, en relacin con un mensaje
de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para
los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, as como cualquier
acuerdo pertinente. Acuando a su vez el concepto de firmante como persona que
posee los datos de creacin de la firma y que acta en nombre propio o por cuenta de la
persona a la que representa.
Del mismo modo el artculo 4 del mismo mandato legal seala cules son los requisitos
para que una firma electrnica sea confiable, a saber: 1. Los datos de creacin de la firma,
en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante; 2. Es
posible detectar cualquier alteracin no autorizada del mensaje de datos, hecha despus
del momento de la firma y cuyo efecto jurdico tendr la misma validez y efectos
jurdicos que la firma, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos en el
ordenamiento jurdico.
De otra manera, se establecen obligaciones a cargo del firmante, tales como: mantener
control y custodia sobre los datos de creacin de la firma, actuar con diligencia para evitar
la utilizacin no autorizada de sus datos de creacin de la firma y dar aviso oportuno a
cualquier persona que posea, haya recibido o vaya a recibir documentos o mensajes de
datos firmados electrnicamente por l, si el firmante sabe que los datos de creacin de la
firma han quedado en entredicho; o si las circunstancias de las que tiene conocimiento el
firmante dan lugar a un riesgo considerable de que los datos de creacin de la firma hayan
quedado en entredicho.
En tal sentido se establecen unos criterios mnimos para establecer el grado de
seguridad de las firmas electrnicas, como los siguientes: un concepto tcnico emitido por
un perito o un rgano independiente y especializado, y la existencia de una auditora
especializada, peridica e independiente sobre los procedimientos, mtodos o dispositivos

52

electrnicos que una parte suministra a sus clientes o terceros como mecanismo
electrnico de identificacin personal.
Naturaleza jurdica de la firma electrnica y la firma digital89
Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos, se presume que el
suscriptor de aquella tena la intencin de acreditar ese mensaje de datos y de ser
vinculado con el contenido del mismo. Por lo tanto, el uso de una firma digital tendr la
misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquella incorpora los
siguientes atributos: es nica a la persona que la usa, es susceptible de ser verificada, est
ligada a la informacin o mensaje, de tal manera que si estos son cambiados, la firma digital
es invalidada y si no est conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno
nacional.
Documento electrnico judicial
Concepto90
documento. (Del lat. documentum). 1. m. Diploma, carta, relacin u otro escrito que
ilustra acerca de algn hecho, principalmente de los histricos. 2. m. Escrito en que
constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar
algo. 3. m. desus. Instruccin que se da a alguien en cualquier materia, y
particularmente aviso y consejo para apartarle de obrar mal.

Por tal razn, en trminos genricos podemos tener en cuenta la definicin clsica de
documento en el sentido de indicar que es todo escrito o, tambin, un bien mueble
(grabacin magnetofnica, fotografa, video, u otro) en el que constan datos fidedignos o
susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.
Nocin. De conformidad con el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones, la Direccin de Gobierno en lnea, la Alta Consejera para el Buen
Gobierno y la Eciencia Administrativa, el Departamento Administrativo de la Funcin
89

Sentencia C-662 de 2000.

Real Academia Espaola. Diccionario de la lengua espaola. Firma. 2013. Disponible en:
<http://lema.rae.es/drae/?val=documento>.
90

53

Pblica y el Archivo General de la Nacin, el documento electrnico atiende a la

definicin entregada por el artculo 2 de la Ley 527 de 1999, indicando que es la
informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios
electrnicos, pticos o similares.
Documento electrnico de archivo
Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una
persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios
y procesos archivsticos.91
Clases92
Por su forma de creacin: por su forma de creacin se divide en documentos
nativos electrnicos, cuando han sido elaborados desde un principio en medios
electrnicos y permanecen en estos durante toda su vida, o documentos electrnicos
digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se
convierten o escanean para su utilizacin en medios electrnicos.
Por su origen: pues pueden ser hechos por la administracin pblica o presentados
por los ciudadanos, empresas u organizaciones.
Por su forma y formato: pues encontramos documentos omticos, cartogrcos,
correos electrnicos, imgenes, videos, audios, mensajes de datos de redes sociales,
formularios electrnicos, bases de datos, entre otros.
Caractersticas del documento electrnico. De acuerdo con la Norma

ISO

15489-1, para que sirvan de apoyo a la gestin de las entidades y puedan servir de prueba,
los documentos electrnicos deben poseer ciertas caractersticas:

91

Archivo General de la Nacin. Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001. Bogot, D. C. (Colombia).
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones. Direccin de Gobierno en Lnea. Cero Papel en la
Administracin Pblica Documento Electrnico. Disponible en: <http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf>.
92

54

a. AUTENTICIDAD: que es lo afirma ser; que ha sido creado o enviado por la

persona de la cual se arma que lo ha creado o enviado; que ha sido creado o

enviado en el momento en que se arma.
b. INTEGRIDAD: se refiere a que el documento est completo y no ha sido alterado.

Se deben limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su creacin. Cualquier

anotacin, adicin o supresin autorizada debe dejar evidencia.
c. FIABILIDAD: su contenido es una representacin completa y precisa de las

operaciones, actividades o los hechos de los que da testimonio, y al que se puede

recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades.
d. DISPONIBILIDAD: puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.

Su presentacin debe mostrar la actividad u operacin que lo produjo; identicar

en el contexto amplio las actividades y las funciones de la organizacin; mantener
vnculos entre documentos que reejan secuencias de actividades.
Los documentos que poseen estas caractersticas tendrn el contenido, la estructura y el
contexto suciente para ofrecer una visin completa de las actividades y las operaciones a
las que se reeren, y tambin reejarn las decisiones, acciones y competencias. Si tales
documentos se mantienen de forma que sean accesibles, inteligibles y utilizables podrn
servir de apoyo a la gestin y utilizarse a efectos de justicar alguna decisin a lo largo del
tiempo.93

Documento electrnico como instrumento oficial. Los principales escenarios

de uso de los documentos electrnicos en el Gobierno de Colombia pueden ser los
siguientes:
-

Documentos electrnicos presentados por ciudadanos a las entidades.

Documentos electrnicos generados y utilizados por las entidades.

Documentos electrnicos enviados por las entidades, considerando como

destinatarios nales a los ciudadanos.

93

Consejo Internacional de Archivos. Comit de Archivos de Gestin en Entorno Electrnico. Documentos electrnicos:
Manual para Archiveros. Abril de 2005. p. 20.

55

Documentos electrnicos almacenados en un Sistema de Gestin de

Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA).

Adems, pueden considerarse otros escenarios como:

Documentos electrnicos generados a partir de un soporte fsico para su

almacenamiento y/o envo a los ciudadanos.

Documentos electrnicos puestos a disposicin de la ciudadana a travs del

portal institucional de las entidades.

El documento electrnico en la administracin de justicia. Dejando a un lado

el concepto de digitalizacin del documento contenido en papel, es evidente que el
documento electrnico permite optimizar la gestin de un juez o un magistrado siempre y
cuando se cuenten con sistemas de seguridad idneos que mantengan los elementos
fundamentales de la ya reseada herramienta, de tal manera, que desde un poder hasta
una decisin judicial pueda estar contenida dentro de un documento electrnico
facilitando la labor analtica y decisiva del funcionario judicial, permitindole hacer de su
despacho un elemento dinmico y acorde con las necesidades de la actual sociedad de la
informacin, dando aplicabilidad a las garantas constitucionales y legales, facilitando el
acceso de ms personas al rgano judicial, disminuyendo brechas de desigualdad e
impunidad y fortaleciendo as tanto la confiabilidad de tan importante servicio como el
aprovechamiento de los recursos existentes instando, de esta manera, a quienes ven en las
TIC

una brecha inalcanzable a que las conozcan y les den un uso debido, sin ms

formalidades que las que exige la ley.

Naturaleza jurdica del documento electrnico. El artculo 95 de la Ley
Estatutaria de Justicia de Colombia establece que el Consejo Superior de la Judicatura
debe propender a la incorporacin de tecnologa de avanzada al servicio de la
administracin de justicia. Recalca que esta accin se enfocar principalmente en mejorar
la prctica de las pruebas, la formacin, conservacin y reproduccin de los expedientes,
56

en la comunicacin entre los despachos y en garantizar el funcionamiento razonable del

sistema de informacin.
Adems la norma autoriza que los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales
podrn utilizar cualesquier medios tcnicos, electrnicos, informticos y telemticos, para
el cumplimiento de sus funciones. Enfatiza que los documentos emitidos por los citados
medios, cualquiera sea su soporte, gozarn de la validez y eficacia de un documento
original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los
requisitos exigidos por las leyes procesales.
La norma no olvida que los procesos que se tramiten con soporte informtico
garantizarn la identificacin y el ejercicio de la funcin jurisdiccional por el rgano que la
ejerce, as como la confidencialidad, privacidad y seguridad de los datos de carcter
personal que contengan en los trminos que establezca la ley.94
Por lo que es pertinente reiterar que el documento electrnico se concibe como
cualquier representacin en forma electrnica dirigido a conservar y transmitir
informaciones mediante mensajes de datos.95 De tal manera que poseen los mismos
elementos que un documento escrito, estn soportados materialmente, son poseedores
de un mensaje y estn escritos en el lenguaje natural o cdigo determinado y pueden ser
imputados a una persona.96
En conclusin, se puede indicar que este tipo de documento constituye una nueva
forma surgida al amparo de las modernas tcnicas de la electrnica, al cual le es
perfectamente asimilable toda la teora civil y comercial de la contratacin, con
adaptaciones obvias, que debe ser generado por la va legislativa y cuyo valor probatorio
debe ser similar al del documento per cartam, una vez adaptado por la va legal.97

94

Alexander Daz Garca. Aspectos Fundamentales del Proceso, desde la ptica de las Nuevas Tecnologas. El Documento
Electrnico Judicial en Colombia. 2013. Disponible en: <http://alfa-redi.org/sites/default/files/articles/files/diaz_4.pdf>.
95
Ramn Antonio Pelez Hernndez. Manual para el manejo de la prueba con nfasis en el proceso civil, penal y
disciplinario en el contexto de la oralidad. Tercera edicin. Bogot. D. C.: Ediciones Doctrina y Ley. 2013.
96
Ibid.
97
Ibid.

57

No obstante lo anterior, existe una excepcin en el mbito probatorio, para el caso

de los contratos que slo pueden probarse con las solemnidades propias exigidas por la
Ley y donde deben constituirse los documentos pblicos (verbigracia, las escrituras
pblicas), los cuales no pueden sustituirse por otra prueba, ya que en estos actos o
contratos la Ley exige esta solemnidad y a falta de la misma se tendrn por no
celebrados.98
Notificacin electrnica
Concepto.99 A las luces de la Real Academia Espaola notificacin se refiere i) a la
accin y efecto de notificar y, ii) en Derecho, al documento en que consta la resolucin
comunicada.
En tal sentido, para nuestros efectos, ser el acto de comunicar una decisin judicial a
los interesados a travs de medios informticos.
Nocin. A las luces de la legislacin espaola, las notificaciones electrnicas son
aquellas comunicaciones que emite la Administracin pblica que son trasladas desde el
punto de emisin (Administracin pblica) hasta el destinatario a travs de medios
electrnicos, es decir, sin desplazamiento del soporte fsico del documento objeto de la
notificacin. Estas notificaciones pueden revestir el formato de un facsmile, correo
electrnico, publicacin en una pgina internet, incluso, a travs de un celular.
La notificacin electrnica como instrumento oficial. Lo que establece el
marco jurdico, ms all de las definiciones y efectos legales de los mensajes firmados
electrnicamente, es que crea una infraestructura oficial de firmas electrnicas, donde
participan las entidades de verificacin y de registro, y se detalla el contenido y uso de los
certificados digitales. Incluso, se ha privilegiado el uso de esta herramienta para la
modernizacin del Estado, lo que se llama gobierno digital o gobierno en lnea de servicio
98

Ibid.
Real Academia Espaola. Diccionario de la lengua espaola. Notificar. 2013. Disponible en:
<http://lema.rae.es/drae/?val=notificar>.
99

58

pblico al ciudadano. La reglamentacin adecuada permite que existan convenios o pactos

entre las partes para dar validez a sus mensajes electrnicos sin necesidad de regirse por
la infraestructura oficial de firmas electrnicas, sin embargo, en el caso de la
administracin de justicia no le es permitido alejarse de la infraestructura oficial.
En este orden de ideas, el poder judicial deber ingresar a la infraestructura oficial, es
decir, implementar la comunicacin en lnea con el ciudadano(a) requiriendo la emisin de
certificados digitales para todos los titulares de despachos, entre otros requisitos
menores.
Sin embargo, si el poder judicial asigna un espacio virtual dentro de un sitio web, lo que
se certifica es el sitio web (sitio seguro), se controla la recepcin del envo a travs de un
servicio de verificacin y si se desea se programa una alerta a un correo particular. De ah,
el usuario ingresa con su login y password y descarga el documento. En este modelo, el
documento no se traslada hasta el correo del usuario, por el contrario, el documento
permanece en el sitio de la Rama Judicial, permitiendo el acceso a una sola persona
autorizada (apoderado, representante legal o persona interesada). Para ello, el interesado
debera registrase en lnea, recibir su password, y luego pedirle al magistrado o al juez que
lo notifique a su espacio virtual.
Por lo tanto, el domicilio procesal, puede revestir la forma de una casilla judicial o una
casilla postal, sin que ello signifique que el concepto de domicilio establecido en el
ordenamiento jurdico sufra alteracin alguna. De tal forma, la casilla virtual debera ser el
lugar virtual a cargo de la administracin de la respectiva sede judicial, destinado para la
recepcin de las notificaciones virtuales de las resoluciones o autos expedidos en los
procesos judiciales como domicilio procesal sealado por los apoderados o
representantes de las partes.
Por tanto, podemos afirmar que el domicilio procesal puede ser, entre otros lugares,
una casilla judicial fsica o virtual. Tambin puede ser tanto una casilla fsica del Consejo
Superior de la Judicatura, como una casilla virtual del mismo rgano colegiado. Finalmente,
59

el domicilio procesal puede ser un nmero de fax, o un correo electrnico del apoderado
o representante de cualquiera de las partes. Incluso, al ser virtual, las normas de
circunscripcin en el mbito de competencia geogrfica pierden sentido, quedando
abogadas tcitamente por el nuevo modelo de notificacin.
Sin embargo, se puede resaltar que la notificacin electrnica puede realizarse a travs
de una pgina web. De esta manera se le asigna una clave al usuario para que pueda
ingresar y revisar su espacio o casillero virtual. Esta pgina web tambin puede ser
utilizada para publicar los diversos actos procesales, como edictos y remates, entre otros.
De igual forma se puede interpretar que el requisito de publicidad para un remate judicial
puede realizarse en una pgina web.
La notificacin electrnica en la administracin de justicia colombiana. Se
debe propender al uso de esta herramienta siempre y cuando se encuentre amparada en
los requisitos legales de autenticidad e integridad, permitiendo as que este mecanismo,
mediante el cual se pretende la comunicacin de una decisin judicial, sea confiable,
proteja los derechos fundamentales de las partes y permita dar aplicabilidad al principio de
publicidad. De tal manera que es pertinente indicar que, en la actualidad, si bien es cierto
se ha dado aplicabilidad parcial a lo pretendido con esta herramienta an no se ha dado
aplicabilidad a los requisitos mnimos exigidos por la ley. En otro sentido, cabe resaltar los
enormes esfuerzos que han realizado muchos despachos judiciales a nivel nacional con el
fin de maximizar el uso de la notificacin electrnica a travs de las pginas web, correos
electrnicos y fax con el fin de optimizar su gestin, pero resulta gravosa la confiabilidad
de los mismos por cuanto no en todos los casos existe certeza de haber comunicado lo
que se pretende dar a conocer poniendo en grave riesgo el derecho de defensa y por
ende el debido proceso.
Naturaleza jurdica de la notificacin electrnica. Puede considerarse como un
acto de comunicacin complejo, que requiere la autorizacin del interesado y, como
contrapartida, la garanta por parte de la administracin de certificar la idoneidad de la
herramienta que puede permitir la interaccin de las partes con miras a resolver una
60

situacin jurdica suscitada en el acaecimiento de hechos que rodean un caso concreto,

por lo que, la prdida de autenticidad e integridad en el contenido de lo que se pretende
dar a conocer invalida el acto y obliga al funcionario judicial a hacer uso de los medios
comunes de notificacin.
Expediente electrnico judicial y procedimiento electrnico judicial. Vistas
las anteriores herramientas en profundidad podemos verificar los presentes conceptos
indicando que como expediente se entiende el contenedor de la memoria de las
actuaciones judiciales, bien sea que sta se conserve de forma escrita o electrnica,100
por lo que un expediente adoptar la forma electrnica o digital cuando est ntegramente
conformado por mensajes de datos, es decir, cuando todas las actuaciones desplegadas
dentro de un trmite judicial sean realizadas tanto por las partes como por el juez o
magistrado utilizando las herramientas antes presentadas, lo que dar lugar a un
Procedimiento Electrnico Judicial.
En conclusin, un proceso judicial electrnico propiamente dicho, no es
solamente aqul donde las actuaciones se conservan ntegramente en forma de
mensajes de datos, sino donde se realicen todos y cada uno de los actos
procesales por medios electrnicos, cumplindose as tal cometido en cada una de
las etapas tradicionalmente conocidas, tales como la contestacin de la demanda,
la prctica de pruebas, las alegaciones, la sentencia y la ejecucin, lo cual es
posible, como ya se indic, slo en procesos donde la naturaleza de la
pretensin permita adelantar un juicio totalmente desmaterializado, como lo
es aqul donde no se requiere la prctica de pruebas, por haber sido
aportadas por las partes y no haber sido tachadas de falsas, o bien porque
la cuestin fctica no requiere verificacin directa del juez mediante
inspeccin judicial o el traslado de las partes o los testigos a la sede del juzgado
para su interrogatorio presencial, o cuando la ejecucin de la sentencia
puede ser ntegramente adelantada por medios digitales por no requerir cautelas
de tipo material como el secuestro de bienes (Nisimblat, 2013).
Interoperabilidad. En este punto es pertinente aceptar el avance y el inters en la
digitalizacin de los trmites de los ciudadanos ante las entidades gubernamentales, as
como, ante la administracin de justicia. Sin embargo, la restriccin de las pginas web
oficiales simplemente a la transcripcin de objetivos y presentacin de ciertos aspectos
100

Nisimblat. Op. Cit.

61

legales ha impedido la interconexin de todos los entes del Estado colombiano, por
cuanto, en la actualidad se requiere un sistema universal que permita tanto la
intercomunicacin entre las autoridades que intervengan en un trmite judicial, como la
reduccin de los costos para las partes y el Estado.
As como con las ventajas, tambin cabe resaltar las desventajas del sistema en su etapa
ms prematura, indicando que se debe precisar: i) un sistema de seguridad idneo que
disminuya el riesgo de prdida de la informacin, ii) autenticidad en los mensajes de datos,
iii) mecanismos de identificacin adecuados, iv) mtodos acertados de comunicacin
conforme a los requisitos legales y tcnicos, v) equipos de una tecnologa moderna que
permitan la conectividad, vi) cambio cultural hacia una gestin sin papel y vii) la intencin
poltica de implementar la normativa existente fortaleciendo el funcionamiento de la
gestin procesal en nuestro pas.
Implementacin del correo electrnico institucional
El que cada despacho judicial implemente el correo electrnico tiene gran importancia en
la gestin y trmite judicial desde el entendido de que es la misma Ley 527 de 1999 la que
le imparti legalidad probatoria a los mensajes de datos enviados a travs de esta
herramienta tecnolgica, la cual solo exige para su aplicacin que quien acuda a un
despacho judicial en calidad de sujeto procesal, autorice de manera expresa y aporte un
correo electrnico al cual le puedan ser enviadas las comunicaciones y/o notificaciones a
que haya lugar en la medida que van avanzando las diferentes etapas del proceso.
Miremos cmo el artculo 44101 de la Ley 527 otorga validez no solo al contenido del
texto del mensaje, sino a otros textos a los cuales hace referencia, pero sin que se
transcriba su contenido. De esta manera, el texto por remisin cuenta con el mismo
grado de validez jurdica como si fuere parte del texto del mensaje de datos. En este
sentido, afirma la UNCITRAL:

101

Declarado exequible mediante Sentencia C-662 del 8 de junio de 2000, de la Corte Constitucional.

62

[] las comunicaciones electrnicas estn estructuradas normalmente de tal forma que se

intercambiaran grandes cantidades de mensajes, cada uno de ellos con un breve contenido
de informacin, y basndose con mucha mayor frecuencia que los documentos escritos en
remisiones a informacin que puede obtenerse en otro lugar. No debe someterse a los
usuarios de las comunicaciones electrnicas a la engorrosa obligacin de sobrecargar sus
mensajes de datos con abundante texto si pueden aprovechar fuentes externas de
informacin, como bases de datos, glosarios o listas de cdigos, y utilizar abreviaturas,
cdigos y otras remisiones a dicha informacin [].102
Lo anterior resulta de inters para la apropiacin de las herramientas

TIC

en la funcin

judicial, si tenemos en cuenta que a travs del correo electrnico podemos enviar grandes
cantidades de texto, entendido esto, como esa posibilidad de adjuntar el documento
(sentencia, autos y dems actuaciones procesales) brindando as una comunicacin ms
expedita y oportuna entre el despacho y sus usuarios, tornndose entonces el acceso a la
administracin de justicia para las personas no solo un derecho sino, adems, en esa
posibilidad de acudir a un despacho incluso desde su propia casa, es decir, podramos
pensar que como lema para lograr el cambio de mentalidad y propiciar la apropiacin de
las herramientas

TIC

en la funcin judicial sera por ejemplo: la administracin de justicia

tan cerca a usted que puede ser accedida incluso desde su casa.
Es por esto que podra:
Mal hara en afirmarse que existe una sola definicin, uniforme y/o universal
sobre evidencia digital. Sin embargo, la dada por el profesor Cano puede ser
til para entender a qu se refiere dicho concepto. l, siguiendo la sugerencia
de Eoghan Casey, la define como un "tipo de evidencia fsica construida por
campos magnticos y pulsos electrnicos que pueden ser recolectados y
analizados con herramientas y tcnicas especiales"[ii]. Con el mismo propsito
es importante recordar la Conferencia Internacional de Crmenes de Alta
Tecnologa y Computacin Forense celebrada en 1999, donde la IOCE
(Internacional Organization Of Computer Evidence), convoc a una reunin
de trabajo en la cual se revisaron los trabajos realizados por el Reino Unido y
as mismo, los borradores del grupo Standard and Principles Scientific
Working Group on Digital Evidence (SWEDGE), donde se presentaron
principios generales y definiciones de evidencia digital, dentro de las cuales se
102

Cano, J. J. El Peritaje Informtico y la Evidencia Digital en Colombia. Bogot, D. C. (Colombia): Editorial Uniandes. 2010.

63

destaca aquella que la establece como la "informacin de valor probatorio

almacenada o transmitida en forma digital".[iii] De acuerdo con este
documento, la evidencia digital incluye, por ejemplo, la evidencia en
computadores, videos, sonidos, telfonos celulares, mquinas de fax, etc. No
debe olvidarse entonces, que los medios electrnicos en los que se soporta la
evidencia digital son la "va requerida para presentar pruebas de los hechos
ocurridos en sistemas o dispositivos electrnicos
En este sentido puede mencionarse el estndar norteamericano (que se
asemeja al australiano) que clasifica la evidencia digital en tres categoras, como
son: [v]
1. Registros generados por computador
2. Registros no generados en computadores pero almacenados en stos.
3. Registros hbridos: Incluyen los generados por computador y almacenados en
los mismos.
La principal diferencia entre estos tres aspectos radica en el factor humano,
puesto que lo determinante es saber si fue una persona o un computador
quien cre el contenido del registro.
La evidencia digital puede convertirse en un factor fundamental dentro de
un proceso. Sin embargo, no puede omitirse que sta es frgil y voltil, y que
por lo tanto, puede tornarse en una desventaja para el sistema judicial que no
tenga los mecanismos adecuados para su efectivo desarrollo.
Caractersticas de Admisibilidad
Dentro de las caractersticas que dificultan su recoleccin y anlisis se
encuentra que: [vi]
La evidencia digital es de fcil reproduccin y cambio: Esta es una
particularidad que la convierte en algo maleable, lo cual podra tener un
sentido positivo, ya que ayudara a la duplicacin solicitada para su anlisis
posterior; pero tambin un sentido negativo, al permitir que sea fcilmente
modificable y por lo tanto, vulnerable.
La evidencia digital es annima: Las pginas web y algunos documentos
electrnicos no reportan un autor especfico o determinado.

Por otro lado, la evidencia digital tiene dificultades para ser llevada a los
altos Tribunales y Cortes: No es tan impactante un diskette o un Cd Rom
como un cuchillo ensangrentado. De esta manera, retomando que la evidencia
digital puede ser frecuentemente vulnerable a fallas o prdidas, pues la
informacin que reside en los medios electrnicos de almacenamiento est
expuesta a ser borrada, alterada o eliminada sin dejar rastro, las legislaciones

64

han fundado sus parmetros sobre la admisibilidad de la evidencia digital en

cuatro conceptos: [vii]
1. Autenticidad
Sugiere que dicha evidencia ha sido generada y registrada en los lugares
relacionados con el caso, especficamente en la escena del posible ilcito. Es la
caracterstica que resalta la no alterabilidad de los medios originales.
2. Confiabilidad
Establece si efectivamente los medios probatorios aportados provienen de
fuentes crebles y verificables. Servira para responder distintos
cuestionamientos que pretenden demostrar que los registros electrnicos
poseen una forma confiable para ser recolectados, identificados y verificados:
Cmo se dise la estrategia de registro y su almacenamiento? Cmo se
registran, recogen y analizan? La confiabilidad de la evidencia est en funcin
de la manera en que se sincronice el registro de las acciones efectuadas por
los usuarios y un registro ntegro de los mismos.
3. Suficiencia
Se refiere a la presencia de toda la evidencia necesaria para adelantar el caso.
Al igual que las anteriores caractersticas, es un factor determinante de xito
en las investigaciones que se siguen en procesos judiciales. El desarrollo de
esta caracterstica implica el afianzamiento y manejo de destrezas de
correlacin de eventos en registros.
4. Conformidad con las leyes y reglas de la administracin de justicia
Hace referencia a los procedimientos internacionalmente aceptados para
recoleccin, aseguramiento, anlisis y reporte de la evidencia digital. Si bien es
cierto que los Cdigos de Procedimiento Civil y Penal contienen disposiciones
normativas que establecen la manera de aportar una prueba a un proceso, en
el campo internacional existen iniciativas como las de la IOCE, la Convencin
de Cybercrimen expuesta por la Comunidad Europea, el Digital Forensic
Research Workshop-DFRWS 2001, etc., donde se establecen marcos de
accin y lineamientos que cobijan la evidencia en medios electrnicos.103
Lo anterior permite identificar que la evidencia digital tiene gran fuerza vinculante que
permite establecer que en el campo probatorio tenga plena validez jurdica, ya que tales
principios obedecen y estn concatenados a los preceptos contemplados por nuestra
legislacin para ser tenidos como prueba e incluso han sido aceptados por la comunidad
internacional, constituyndose entonces, sin lugar a dudas, en un medio de prueba
novedoso, distinto a los ya tradicionalmente conocidos, es decir, cuando hablamos de
103

Ver pgina web <http://www.alfa-redi.org/node/8963>.

65

evidencia digital debemos tener presente que esto implica abrir las puertas al
conocimiento respecto de las herramientas

TIC,

para poder as entender su recoleccin,

su uso y su validez.
Aunado a esto resulta de inters conocer, la manera en que la legislacin colombiana
abarca el referido tema.
Regulacin Colombiana
Cdigo de Procedimiento Civil
Como se dijo anteriormente, el rgimen probatorio en el Derecho
Colombia no se encuentra consagrado en el Cdigo de Procedimiento Civil,
Seccin tercera, Ttulo XIII (Sin perjuicio de las disposiciones penales al
respecto).
De all puede deducirse, entre otras cosas, que las decisiones judiciales
deben fundarse nicamente en las pruebas que sean oportunamente allegadas a
un proceso[viii], que adicionalmente stas se debern ceir al asunto materia
del mismo y que, el juez rechazar aquellas que sean legalmente prohibidas o
ineficaces, impertinentes y/o superfluas[ix]. As mismo, las pruebas debern
apreciarse en conjunto, conforme a las reglas de la sana crtica[x]. Contrario al
sistema de tarifa legal, nuestro Cdigo ofrece un "catlogo abierto" de medios
probatorios, tal como lo dispone el artculo 175, estableciendo que "Sirven
como pruebas, la declaracin de parte, el juramento, el testimonio de
terceros, el dictamen pericial, la inspeccin judicial, los documentos, los
indicios y cualesquiera otros medios que sean tiles para la formacin del
convencimiento del juez".
En consecuencia, a la hora de analizar el tema de la evidencia digital, ser
necesario resaltar que junto a la certeza y convencimiento que debe otorgar al
juez, tambin deber cumplir con los requisitos de pertinencia, suficiencia y
legalidad establecidos por la ley. Es as como "Segn el principio de libre
convencimiento del juez, las partes podrn acompaar documentos
electrnicos y el juez no tendr obstculos para admitirlos como medios de
prueba, en la medida que no exista norma alguna que lo inhiba para utilizar los
documentos electrnicos como tal, imponindoles una determinada eficacia
probatoria (...) esto no significa que el juez debe necesariamente atribuirle
plena atendibilidad al documento electrnico, sin valorar antes su autenticidad
y seguridad". [xi]
En este orden de ideas, dado que el Cdigo de Procedimiento Civil
permite como medio de prueba "cualesquiera otros medios que sean tiles
66

para la formacin del convencimiento del juez", (artculo 175) autores como el
profesor Cano consideran que "los archivos digitales o mensajes de datos
podran verse involucrados dado que haran parte de "otros medios"
presentados para aportar al caso en estudio, pero la forma como sean
identificados, generados y recogidos puede influir en la manera como sean
valorados por la Corte". [xii].104
Como podemos observar, nuestro Cdigo de Procedimiento Civil ha dispuesto la
posibilidad de que la evidencia digital sea tenida como prueba, y que la misma tenga igual
valor probatorio que las pruebas tradicionales, es decir, resulta interesante conocer que
nuestra legislacin se ha tomado el trabajo de ampliar el marco normativo para incluir las
herramientas

TIC

en la funcin judicial, lo que implica que solo falta el cambio en las

personas que tienen a cargo la aplicacin de la norma a travs de la jurisdiccin, quienes

estn llamados a apropiarse de las herramientas

TIC

y que la administracin de justicia

cumpla los fines para los cuales fue creada.

Aunado a esto podemos afirmar que el concepto de equivalente funcional, entendido
como "una norma interpretativa de las leyes ya vigentes, en cuanto permite expandir la
concepcin humana a nuevas posibilidades tecnolgicas igual de idneas a las
tradicionales", [xiii] permite que medios probatorios surgidos por la revolucin
tecnolgica se equiparen a algunos medios ya existentes, con el fin de darles el mismo
valor. Tal es el caso del mensaje de datos que gracias a la Ley 527 de 1999 satisface el
requisito de que la informacin conste por escrito, equiparndolo as al documento
escrito tradicional.105
Es de gran inters conocer lo anterior, ya que permite identificar que la Ley 527 del
1999 pese a no ser una norma procesal ni constitucional permea las distintas
codificaciones procesales desde la aplicacin de este principio llamado equivalente
funcional, y este, bsicamente, en trminos ms precisos se equipara a los llamados tipos
en blanco, es decir, en los diferentes ordenamientos vamos a encontrar la generalidad del
precepto, pero necesariamente tendremos que hacer la remisin normativa a la Ley 527

104
105

Ibid.
Ibid.

67

de 1999, para poder definir el concepto, su aplicacin y su validez. Es por ello que esta
norma resulta de tanta importancia en el momento de hablar de las herramientas

TIC

en la

funcin judicial.
Aunado a esto, encontramos que la Honorable Corte Constitucional, a travs de la
sentencia C-831 del 2001, siendo magistrado ponente el doctor lvaro Tafur Galvis,
analiz no solo el contenido sino adems el mbito de aplicacin de la referida norma,
concluyendo que la misma sirve como norma de referencia al resto de ordenamientos,
cuando no exista norma que reglamente el asunto. Observemos:
El contexto de la Ley 527 de 1999, su contenido y mbito de aplicacin.
Como tuvo oportunidad de sealarlo ya esta Corporacin en la Sentencia a
que se hizo referencia en el acpite anterior, los avances tecnolgicos en
materia de intercambio electrnico de datos requieren la adecuacin de los
regmenes jurdicos para ponerlos en concordancia con las transformaciones
que aquellos han provocado en la organizacin social, econmica y
empresarial, a nivel mundial.
La sentencia resumi en los siguientes trminos los antecedentes y las
principales caractersticas de la Ley 527 de 1999 con la que el legislador
pretendi responder a la necesidad de adecuar el ordenamiento jurdico
Colombia no a las dificultades planteadas ante la falta de un rgimen especfico
que regulara el intercambio electrnico de informaciones y otros medios
conexos de comunicacin de datos que comienzan a reemplazar a los
tradicionales soportes documentales basados en el papel.
As mismo, resulta de gran importancia conocer que la comunidad internacional ha
establecido varios principios en tratndose de evidencia digital para su aplicacin y validez
jurdica as:
Desde marzo de 1998, la funcin principal de la IOCE fue realizar una lista
de principios internacionales de los procedimientos relacionados con la
evidencia digital, buscando armonizar mtodos y prcticas internas y
garantizando la posibilidad de utilizar la evidencia digital recolectada por un
Estado, en las cortes de otro Estado. A partir de ah, la IOCE desarroll una
lista de 6 principios que hoy en da corresponden al mayor avance de
unificacin internacional en la materia. Dichos principios son los siguientes
[xxvi]:
68

 Cuando se maneje evidencia digital, deben ser aplicados todos los principios
procedimentales y forenses generales.
Al obtener evidencia digital, las acciones que se hayan tomado, no pueden
modificar esta evidencia.
Cuando sea necesario que una persona acceda a evidencia digital original,
esa persona debe estar entrenada y calificada para este propsito.
Todas las actividades relacionadas con obtencin, acceso, conservacin y
transferencia de evidencia digital, deben estar completamente
documentadas, preservadas y disponibles para revisin.
El individuo es responsable por todas las acciones que realice con respecto
al manejo de evidencia digital mientras sta est bajo su cuidado.
Cualquier agencia gubernamental que sea responsable de obtener, acceder,
conservar y transferir evidencia digital, es responsable de cumplir con estos
principios.
La importancia del trabajo que han realizado las distintas agencias que trabajan
conjuntamente dentro de la IOCE radica en que los principios generales para
la recuperacin de evidencia residente en computadores se han convertido en
guas interdisciplinarias y estndares para la recuperacin, preservacin y
examen de evidencia digital, incluyendo audio, imgenes y dispositivos
electrnicos. Actualmente, es un trabajo que marca la pauta para la unificacin
de regulaciones internas a nivel mundial, por lo que facilita la lucha contra los
delitos cometidos por medios digitales y permite aumentar la proteccin en la
tecnologa de la informacin.106
Como se pudo apreciar en acpites anteriores, la comunidad internacional ha
estudiado el tema y, frente al mismo, ha establecido ciertos principios que le dan plena
validez a las actuaciones realizadas a travs de las herramientas

TIC,

es decir, no solo

encontramos que la evidencia digital ha sido regulada en nuestra legislacin sino adems
que para fundamentar nuestra actuaciones judiciales podemos acudir al mbito
internacional.
As mismo, consideramos importante precisar varios aspectos que resulta importante
conocer en el momento de apropiarse del uso de las herramientas TIC:
Algunas limitaciones:

106

El factor humano

Ibid.

69

Se requiere una formacin bsica para orientar las actividades de los

profesionales que se dedican a determinada rea de la ciencia, con el fin de
otorgar mayor certeza a sus resultados y mejorar la efectividad de los
procesos. En este orden de ideas, las investigaciones forenses en informtica
no son la excepcin.107
En este punto, consideramos que la formacin no solo debe ser de los peritos sino
adems de los empleados judiciales, teniendo en cuenta que en ellos est la aplicacin de
estas herramientas, surgiendo la necesidad de implementar la capacitacin de los
empleados y es justamente lo que se pretende en este curso.

Estrategias de recoleccin y anlisis de evidencia

Usualmente se sustentan en herramientas de software, procedimientos
aceptados a nivel internacional y la experiencia del investigador. Entre mayor
sea la capacidad de las herramientas utilizadas, mejores resultados y controles
podrn ser obtenidos.108

Corolario a lo anterior, resulta de suma importancia que los empleados judiciales

tengan el conocimiento del manejo de la evidencia digital, para que se puedan entender los
resultados, es decir, se pueda entender qu hecho se prob con cada evidencia.

Limitaciones Tecnolgicas
Pese a que la tecnologa, en la mayora de los casos, tiene como objetivo facilitar
y promover procedimientos, su gran avance hace que se convierta en una
limitacin, al no contar con los medios y el conocimiento adecuado para
su ptimo desarrollo.109

107
108
109

Ibid.
Ver pgina web <http://www.alfa-redi.org/node/8963>.
Ibid.

70

En este aspecto, consideramos importante mostrar en este curso algunas de las

herramientas que se pueden implementar en la funcin judicial, as como brindar una
propuesta de cmo se podra mejorar la herramienta existente, llamado justicia siglo XXI.
Ahora bien, resulta de inters en este momento hacer un anlisis detallado de los
aspectos contenidos en la Ley 527 de 1999, y la forma en que la misma se hace aplicable a
las otras jurisdicciones distintas a la comercial. Observemos:
Alcance probatorio de los mensajes de datos
El proyecto de ley establece que los mensajes de datos se deben
considerar como medios de prueba, equiparando los mensajes de datos a los
otros medios de prueba originalmente escritos en papel. Veamos:
Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes
de datos sern admisibles como medios de prueba y tendrn la misma
fuerza probatoria otorgada a los documentos en el captulo VIII de ttulo
XIII del Cdigo de Procedimiento Civil. []
Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Al valorar la
fuerza probatoria de un mensaje de datos se habr de tener presente la
confiabilidad de la forma en la que se haya generado, archivado o
comunicado el mensaje, la confiabilidad de la forma en que se haya
conservado la integridad de la informacin, la forma en la que se
identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente (artculo 11).
Como se desprende de esta extensa cita, la Ley 527 de 1999 no se limita al
tema del comercio electrnico, aun cuando sus orgenes y su inspiracin
internacional conciernen fundamentalmente al mbito mercantil.110
Lo anterior, nos permite concluir que los documentos emitidos por los citados
medios, cualquiera que sea su soporte, gozarn de la validez y eficacia de un documento
original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los
requisitos exigidos por las leyes procesales. Es decir, que bajo el presupuesto del
cumplimiento de los requisitos aludidos un mensaje de datos goza de validez y eficacia.

110

Ibid.

71

Asociado a esto, es de inters conocer algunos aspectos contenidos en la gua de

aplicacin de la ley modelo de UNCITRAL de comercio electrnico.
En dicha gua, que trae en cita el interviniente del Ministerio de
Comunicaciones, se expresa lo siguiente:
"As pues, la Ley Modelo sigue un nuevo criterio denominado a veces criterio
del equivalente funcional, basado en un anlisis de los objetivos y funciones del
requisito tradicional de la presentacin de un escrito consignado sobre papel
con miras a determinar la manera de satisfacer sus objetivos y funciones con
tcnicas del llamado comercio electrnico. Por ejemplo, ese documento de
papel cumple funciones como las siguientes: proporcionar un documento
legible para todos; asegurar la inalterabilidad de un documento a lo largo del
tiempo; permitir la reproduccin de un documento a fin de que cada una de
las partes disponga de un ejemplar del mismo escrito; permitir la autenticacin
de los datos consignados suscribindolos con una firma; y proporcionar una
forma aceptable para la presentacin de un escrito ante las autoridades
pblicas y los tribunales. Cabe sealar que, respecto de todas esas funciones, la
documentacin consignada por medios electrnicos puede ofrecer un grado
de seguridad equivalente al del papel y, en la mayora de los casos, mucha
mayor fiabilidad y rapidez, especialmente respecto de la determinacin del
origen y del contenido de los datos, con tal que se observen ciertos requisitos
tcnicos y jurdicos. Ahora bien, la adopcin de este criterio del equivalente
funcional no debe dar lugar a que se impongan normas de seguridad ms
estrictas a los usuarios del comercio electrnico (con el consiguiente costo)
que las aplicables a la documentacin consignada sobre papel.
Un mensaje de datos no es, de por s, el equivalente de un documento de
papel, ya que es de naturaleza distinta y no cumple necesariamente todas las
funciones imaginables de un documento de papel. Por ello se adopt en la Ley
Modelo un criterio flexible que tuviera en cuenta la graduacin actual de los
requisitos aplicables a la documentacin consignada sobre papel: al adoptar el
criterio del equivalente funcional, se prest atencin a esa jerarqua actual de
los requisitos de forma, que sirven para dotar a los documentos de papel del
grado de fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad que mejor convenga a la
funcin que les haya sido atribuida. Por ejemplo, el requisito de que los datos
se presenten por escrito (que suele constituir un requisito mnimo) no debe
ser confundido con otros requisitos ms estrictos como el de escrito
firmado, original firmado o acto jurdico autenticado.
La Ley Modelo no pretende definir un equivalente informtico para todo tipo
de documentos de papel, sino que trata de determinar la funcin bsica de
cada uno de los requisitos de forma de la documentacin sobre papel con
miras a determinar los criterios que, de ser cumplidos por un mensaje de
datos, permitiran la atribucin a ese mensaje de un reconocimiento legal
equivalente al de un documento de papel que haya de desempear idntica
72

funcin. Cabe sealar que en los artculos 6 a 8 de la Ley Modelo se ha seguido

el criterio del equivalente funcional respecto de las nociones de escrito,
firma y original, pero no respecto de otras nociones jurdicas que en esa Ley
se regulan. Por ejemplo, no se ha intentado establecer un equivalente funcional
en el artculo 10 de los requisitos actualmente aplicables al archivo de
datos".111
Lo anterior permitir sugerir algunas de las actividades judiciales que pueden ser llevadas a
cabo bajo la implementacin del correo electrnico y que sern expuestas en otra unidad,
que ser desarrollada en acpites siguientes, precisando a modo de conclusin en esta
leccin que el uso de esta herramienta tecnolgica no solo imprime la agilidad en la
transmisin de la informacin sino, adems, que tal actuacin se encuentra dentro del
marco de la legalidad, ya que ha sido contemplado no solo por la norma dem, sino
adems ratificada en diversas normas con vigencia posterior, habida cuenta, que esta
herramienta permite la transmisin de grandes cantidades de mensajes de datos, as como
archivos de gran tamao en tiempo real.
Junto con esto, se puede deducir tanto de la Ley Estatutaria de Administracin de
Justicia como de la ley de comercio electrnico, que los documentos electrnicos estn
en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que los contenidos en papel,
siempre que se cumplan y se respetan los requisitos tcnicos y jurdicos pertinentes en
cuanto a su autenticidad, integridad y rastreabilidad, aspectos que son los que deben
tomarse en cuenta para el anlisis de las disposiciones respectivas.
A continuacin se presentan varios modelos a fin de tenerlos en cuenta en el
momento de implementar la herramienta

TIC

denominada correo electrnico. Se hace

la salvedad de que los siguientes son ejemplos didcticos y

NO

corresponden a correos o

informacin reales.
Los modelos son: para efectuar citaciones, para notificaciones y para el traslado a los
apoderados litigantes dentro del despacho. Se indica que para esto debe haberse realizado

111

Sentencia C-831 de 2001, Magistrado Ponente: doctor lvaro Tafur Galvis.

73

la activacin del correo electrnico por cada despacho, como se observar en los
ejemplos a continuacin:
Citacin
Figura 1. Modelo para efectuar una citacin

Notificacin
Figura 2. Modelo para efectuar una notificacin

Traslado de diligencias
74

Figura 3. Modelo para efectuar un traslado de diligencia

Las anteriores figuras permitirn identificar elementos propios de la comunicacin

asincrnica y la netiqueta, temas relevantes para un adecuado manejo del correo
electrnico que debe ser implementado en cada despacho judicial.
1. La netiqueta
Al implementarse la herramienta de correo institucional, el despacho judicial debe
incorporar una serie de elementos de cortesa, como si estuviramos hablando de un
protocolo de las comunicaciones electrnicas. La netiqueta realza la importancia de la
comunicacin por internet.
Qu es la Netiqueta? Para ponerlo en pocas palabras, es la etiqueta que
se utiliza para comunicarse en la red o sea, la etiqueta del ciberespacio. Y
etiqueta significa las normas requeridas por la buena educacin o prescritas
por una autoridad para ser tenidas en cuenta en la vida social o la oficial. En
otras palabras, la Netiqueta encierra una serie de reglas para comportarse
adecuadamente en lnea.112

112

Virginia Shea. Las 10 reglas

<http://www.eduteka.org/Netiqueta.php3>.

bsicas

de

la

Netiqueta

Netiqueta.

2002.

Disponible

en:

75

A continuacin mencionaremos las diez reglas que regulan el concepto de

netiqueta:
Regla 1. Recuerde lo humano
La regla de oro que le ensearon sus padres y sus primeros educadores fue
muy simple: No hagas a otros lo que no quieras que te hagan a ti. Trate de
ponerse en los zapatos de los otros. Defindase pero trate de no herir los
sentimientos de otros.
Para el ciberespacio diremos simplemente: Recuerde que son seres
humanos.
Cuando usted se comunica electrnicamente todo lo que ve es un monitor.
No utiliza expresiones faciales, gestos o tonos de voz para comunicar lo que
desea; palabras, simplemente palabras escritas es todo lo que usted tiene. Y
esto lo experimenta tambin su corresponsal.
Cuando usted est adelantando una conversacin el lnea as sea un
intercambio de correos o la respuesta a una discusin en grupo es muy fcil
malinterpretar lo que le quieren decir. Y es supremamente fcil olvidar que su
corresponsal es una persona con sentimientos muy parecidos a los suyos.
Es verdaderamente irnico. Las redes de computadores hacen posible que
se pongan en contacto personas que de otra forma no lo haran. Pero lo
impersonal del medio disminuye por as decirlo, esos contactos, son menos
personales. Las personas que intercambian correos se comportan con
frecuencia como lo hacen algunos choferes: Insultan a los de otros carros, les
hacen gestos obscenos y en general se comportan como salvajes. La mayora
de ellos no se comportara as en la casa o el trabajo, pero la mediacin de la
maquina parece volver estas conductas aceptables.
El mensaje de la Netiqueta es que no es aceptable. Claro que usted
puede usar su interconexin para expresarse con libertad, explorar mundos
nuevos que le son extraos y en cierta forma ir a donde nunca ha ido. Pero no
olvide nunca la primera regla de la Netiqueta, lo que hay all fuera son seres
humanos.
Le dira esto a una persona en su cara?
El escritor Guy Kawasaki [3] cuenta la historia de recibir correo de alguien
que desconoca. Por ese medio le deca que l era muy mal escritor sin nada
interesante para decir. Descorts por decir lo menos y desafortunadamente
pasa con frecuencia en el ciberespacio.
Posiblemente tiene algo que ver con el formidable poder que experimentan
quienes, de un momento a otro, tienen la posibilidad de comunicarse con
personas muy conocidas como el escritor Guy. Talvez es porque usted no ve
76

la cara de desagrado que producen sus palabras o cualquiera que sea la razn,
esto increblemente es comn.
Guy propone como solucin un ejercicio que puede hacerse antes de
enviar un correo y consiste en preguntarse Le dira esto a esa persona en su
cara? Si la respuesta es no, rescriba y revise nuevamente. Repita el proceso
hasta que sienta que lo que manda a travs del ciberespacio es lo mismo que le
dira en la cara a la persona.
Claro que es posible que usted quisiera decirle algo muy desagradable y de
frente a esa persona. En ese caso la Netiqueta no puede ayudarle y lo mejor
es que se busque un manual para mejorar su comportamiento.
Otro motivo para no ofender por la red
Cundo usted se comunica en el ciberespacio por correo o en grupos de
discusin sus palabras quedan escritas. Y existe la posibilidad de que queden
archivadas en algn sitio en el que usted no tiene control. Es posible que en
algn momento se puedan volver en contra de usted.
No olvidemos el caso de un famoso usuario del correo, Oliver North,
usuario del sistema de correo electrnico de la Casa Blanca, PROFS.
Diligentemente borraba todas las notas incriminatorias que mandaba o reciba.
Lo que ignoraba era que en algn otro sitio de la Casa Blanca, los encargados
de sistemas con la misma diligencia alimentaban el computador que
almacenaba todas las comunicaciones. Cuando fue llamado a juicio, todas esas
comunicaciones archivadas se usaron como evidencia en su contra.
Por supuesto que usted no tiene que estar involucrado en una actividad
criminal para ser cuidadoso. Cualquier mensaje que usted enve puede ser
almacenado o reenviado por la persona que lo recibi. Usted no tiene control
de a dnde puede llegar.
Regla 2. Siga en la Red los mismos
comportamiento que utiliza en la vida real

estndares

de

En la vida real la mayora de las personas obedecen la ley, ya sea por

voluntad propia o por miedo a ser descubiertos. En el ciberespacio las
posibilidades de ser descubierto parecen remotas. Y posiblemente porque la
gente a veces olvida que hay un ser humano al otro lado del computador,
creen que estndares ticos o de comportamiento bajos, son aceptables.
La confusin es comprensible, pero estn equivocados. Los estndares de
comportamiento pueden ser diferentes en algunas reas del ciberespacio, pero
no ms bajos que en el mundo real.

77

Sea tico
No le crea a los que dicen la nica tica que existe all es la de hacer
cosas sin que tengan consecuencias. Este es un libro sobre buenas maneras
no sobre tica. Pero si se encuentra con algn dilema en el ciberespacio,
consulte el cdigo que sigue usted en la vida real. Es muy posible que en l
encuentre la respuesta.
Un punto ms sobre la tica en la Red: Si usted hace uso de versiones de
prueba, pguelas. Al pagarlas usted estimula el que ms personas desarrollen
estas ayudas. Unos pocos pesos posiblemente no signifiquen mucho para
usted, pero en el largo plazo beneficiaran a todos los usuarios del ciberespacio.
Transgredir la ley es falta de Netiqueta
Si usted se siente tentado de hacer algo ilegal en el ciberespacio, es muy
probable que al hacerlo vaya en contra de la Netiqueta.
Algunas leyes son confusas, complicadas y difciles de obedecer. En muchos
casos todava se estn estableciendo las leyes que regirn el ciberespacio. Dos
ejemplos de esto son las leyes sobre privacidad y derechos de autor que se
han formulado.
Nuevamente, ste es un libro sobre comportamiento no sobre leyes, pero
la Netiqueta exige que haga usted su mejor esfuerzo para actuar de acuerdo
a las leyes de la sociedad y el ciberespacio.
Regla 3. Sepa en qu lugar del ciberespacio est
La Netiqueta vara de un dominio al otro.
Lo que es perfectamente aceptable en un rea puede ser condenable en
otra. Por ejemplo, en muchos de los grupos de discusin por Televisin hablar
de rumores es permisible. Pero enviar esos rumores a una lista de correo de
periodistas lo convertir a usted en a persona muy impopular.
Y como la Netiqueta es diferente en diferentes sitios, es muy importante
saber dnde est uno. De all el siguiente corolario: Observe antes de saltar.
Cuando entre a un dominio en el ciberespacio que es nuevo para usted,
debe darse tiempo para observar. Pngale atencin al chat o lea los archivos.
Frmese una idea de cmo actan las personas que ya estn participando. Y
luego participe usted tambin.
Regla 4. Respete el tiempo y el ancho de banda de los dems
78

Es de conocimiento comn que hoy en da la gente tiene menos tiempo

que antes, aunque (o posiblemente porque) duerman menos y tengan ms
elementos que ahorran tiempo de los que tuvieron sus abuelos. Cuando usted
enva un correo o un mensaje a un grupo de discusin, usted est utilizando (o
deseando utilizar) el tiempo de los dems. Es su responsabilidad asegurarse de
que el tiempo que "gastan" leyendo su mensaje no sea un desperdicio.
El ancho de banda (capacidad) a veces se usa como sinnimo de tiempo,
aunque en realidad es algo diferente. El ancho de banda es la capacidad para
transportar informacin por los cables y canales que nos conectan a todos en
el ciberespacio. Existe un lmite para la cantidad de datos que una seccin de
cable puede transportar en un momento dado an los cables de fibra ptica
que representan la tecnologa ms avanzada tienen limitaciones. La palabra
ancho de banda tambin se usa algunas veces para indicar la capacidad de
almacenamiento de un sistema de alojamiento (host system). Cundo
accidentalmente usted enva 5 veces el mismo mensaje a la misma lista de
correos, usted est desperdiciando tanto el tiempo de la gente (que debe abrir
y descartar las 5 copias de su mensaje) y el ancho de banda, referido al
almacenamiento (porque enva varias veces la misma informacin que debe ser
guardada en alguna parte).
Recuerde que no es usted el centro del ciberespacio
Es posible que este llamado de atencin sea superfluo para algunos
lectores. Pero de todas maneras lo incluyo, porque cuando usted est
trabajando muy duro en un proyecto y est totalmente absorto en l, puede
olvidar fcilmente que otros tienen preocupaciones diferentes. As que no
espere repuestas inmediatas a todas sus preguntas, y no suponga que todos los
lectores van a estar de acuerdo o a interesarse en sus apasionados
argumentos.

REGLAS PARA LOS GRUPOS DE DISCUSIN

La Regla No. 4 tiene varias implicaciones para los miembros de los grupos
de discusin. Muchos de los participantes en grupos de discusin invierten ya
una considerable cantidad de tiempo sentados frente al computador; sus
amigos cercanos, familia y compaeros de vivienda, se impacientan adivinando
cundo pueden servir la comida, o cuando esos manacos del computador les
ayudaran a cuidar la mascota o arreglar daos de la casa como repetidamente
les han prometido.
La mayora de los programas de computador que leen noticias son lentos
por lo tanto leer los comentarios que se hacen a un tema propuesto por el
grupo o a un artculo puede tomar tiempo. Adems el lector tiene que pasar
79

por mucha informacin irrelevante para llegar al meollo del mensaje. A nadie
le gusta que despus de todo ese trabajo el mensaje no tenga importancia.
A quin deben dirigirse los mensajes? (o por qu una lista de correos puede
volverse palabra ofensiva)
Anteriormente las copias se hacan utilizando papel carbn y se podan
sacar ms o menos 5 copias legibles. Se pensaba por lo tanto muy bien a quin
iran dirigidas.
Hoy en da es muy fcil hacer una copia para todos los que figuren en su
lista de correos y muchas veces nos sorprendemos haciendo esto casi que por
rutina. Lo que en general es indeseable. La gente tiene hoy menos tiempo que
nunca entre otras cosas, debido a la cantidad de informacin que necesita
absorber. Antes de enviar copias de sus mensajes pregntese con franqueza si
contienen informacin que otras personas verdaderamente necesitan saber. Si
su respuesta es negativa no les haga perder el tiempo y si su repuesta es "tal
vez", piense dos veces antes de enviarlo.
Regla 5. Ponga de su parte, vase muy bien en lnea. Aproveche
las ventajas del anonimato
No quiero dejar la impresin de que la Red es un sitio cruel y fro lleno de
gente que desea insultar a otros. Como en el resto del mundo, la mayora de
la gente que se comunica en lnea lo que desea es caer bien. Las redes de
trabajo (networks) en especial los grupos de discusin le permiten ponerse
en contacto con personas a las que por otros medios usted no podra
aproximarse. Y ninguno de ellos lo puede ver. Usted no ser juzgado por el
color de su piel, ojos, o pelo, peso, edad o vestuario.
Ser usted juzgado eso s por la calidad de su escritura. Para la mayora de
las personas que escogen comunicarse en lnea esto es una ventaja; si no
disfrutaran utilizando la palabra escrita, no estaran all. Esto quiere decir que la
redaccin y la gramtica cuentan.
Si usted permanece mucho tiempo en la Red y tiene debilidades en esas
reas es bueno trabajar para mejorarlas. Existen muchos libros que le pueden
ayudar pero es posible que aprenda usted ms y adems disfrute, si toma un
curso al respecto. Si usted es una persona mayor busque cursos de redaccin
y correccin de estilo, en general stos cubren a profundidad las reglas bsicas
de gramtica y en ellos va a encontrar gente motivada que est en ellos porque
quiere aprender. Un beneficio adicional es conocer personas que usted si
puede ver.
Escriba sobre lo que usted sabe y sea coherente

80

Pngale atencin al contenido de lo que escribe. Asegrese de saber de

qu est hablando cuando usted escriba yo entiendo que o me parece que
en este caso...-, asegrese de comprobar los datos antes de enviar el texto.
La mala informacin se propaga como el fuego en la Red y luego de dos o tres
reenvos, con sus respectivas interpretaciones, se obtendr la misma
distorsin que se produce en el juego infantil Telfono Roto. Lo que usted
dijo originalmente ahora es irreconocible. (Claro que esta observacin puede
interpretarse como que no tiene importancia la veracidad de lo que se
publique. Si la tiene. Pero recuerde que usted es responsable solamente de lo
que usted escribe y no de cmo otras personas lo interpreten o modifiquen).
Asegrese tambin de que sus notas sean claras y lgicas. Es perfectamente
posible escribir un prrafo sin errores de redaccin o gramtica, pero carente
sentido. Es ms posible que esto suceda cuando usted est tratando de
impresionar a alguien y utiliza una cantidad de palabras complicadas que usted
mismo no entiende. Crame nadie que valga la pena impresionar quedar
impresionado con esto. Es mejor comunicarse con sencillez.
No publique carnadas incendiarias
Por ltimo, sea agradable y educado. No utilice lenguaje ofensivo, no sea
contestatario porque s. Pregunta: Es aceptable maldecir en la Red?
Solamente en reas en las que el lenguaje de "alcantarilla" se considere una
forma de arte y esto no es muy comn. Si usted siente que se requiere algo de
ese estilo, es mejor que recurra a algn tipo de eufemismo para salir del paso;
o puede utilizar los clsicos asteriscos de relleno (m*****) para expresarse. As
podr renegar o alzar la voz de alguna manera sin ofender a nadie. Y no se
preocupe, todos lo van a entender.
Regla 6. Comparta el conocimiento de los expertos
Finalmente, despus de todos estos comentarios negativos, dediqumonos
a los consejos positivos. La fortaleza del ciberespacio est en la cantidad de
gente que lo usa. La razn por la que hacer preguntas en lnea da resultado se
debe a la cantidad de personas con conocimientos que las leen. Y si solamente
algunos de ellos ofrecen respuestas inteligentes, la suma total del
conocimiento mundial aumenta. El Internet mismo se inici y creci porque
algunos cientficos queran compartir informacin. Gradualmente, el resto de
nosotros la pudo acceder tambin.
Entonces, a pesar de todos los no haga que ha encontrado en este
escrito, usted tiene algo que ofrecer. No tenga temor de compartir con otros
lo que usted sabe.
Es una buena idea compartir con otros las respuestas que obtiene a las
preguntas que haga por ste medio. Cuando usted anticipa que va a recibir
81

muchas respuestas a una pregunta, o cundo usted ha publicado una pregunta

en un grupo de discusin que no visita con frecuencia, es mejor solicitar las
respuestas a su correo personal y no al listado del grupo. Cuando las tenga en
su mano, haga un resumen de lo ms importante y hgalo pblico para el
grupo de discusin. De sa manera todos se van a beneficiar del conocimiento
de los expertos que se tomaron el tiempo de comunicarse con usted.
Si usted es uno de esos expertos, es mucho lo que puede aportar. Muchas
personas publican sin costo alguna toda clase de listados de recursos o
bibliografas, estos van desde relaciones muy completas de libros
especializados en alguna disciplina hasta ttulos de libros populares. Si usted es
un participante lder en un grupo de discusin y en el no existe una publicacin
sobre preguntas frecuentes (FAQ por su sigla en ingls), considere la posibilidad
de escribirla usted. Si est usted adelantando una investigacin en un tpico
que considere interesante para otros, escriba sobre su trabajo y publquelo.
No olvide consultar sobre Derechos de Autor en el Ciberespacio para que
tenga presente las implicaciones que tiene publicar investigaciones en la Red.
Compartir sus conocimientos es satisfactorio. Ha sido una tradicin de la
Red y convierte el mundo en un sitio mejor.
Regla 7. Ayude a que las controversias se mantengan bajo control
Se denomina "apasionamiento" cuando la gente expresa su opinin con
mucha fuerza sin ponerle freno a sus emociones. Me refiero al tipo de mensaje
al que la gente responde "cuntenos verdaderamente cmo se siente". Su
objetivo no es tener tacto.
Censura la "Netiqueta" el apasionamiento? De ninguna manera. El
apasionamiento es una vieja tradicin de la Red (la "Netiqueta" no opina nunca
sobre la tradicin). Este tipo de mensajes pueden ser divertidos de leer y de
escribir y los destinatarios de ellos muchas veces los merecen.
Lo que si condena la "Netiqueta" es que se perpeten guerras de mensajes
incendiarios que se publiquen series de mensajes fuertes, la mayora de las
veces entre 2 3 corresponsales que de sta manera marcan el tono y
destruyen la camaradera de un grupo de discusin. Esto es injusto con los
dems miembros del grupo; y aunque este tipo de discusiones puede
inicialmente ser divertido, muy pronto se vuelven aburridas sobre todo para la
gente que no est directamente comprometida en ellas. Esto constituye una
monopolizacin injusta del ancho de banda.
Regla 8. Respeto por la privacidad de los dems
Por supuesto que usted no soara nunca con escarbarle los cajones de los
escritorios de sus compaeros. As es que tampoco debe leer sus correos.
82

Desafortunadamente mucha gente lo hace. Este tema s que merece un

tratamiento especial. Por ahora comparto con ustedes una historia que les
puede prevenir:
El caso del corresponsal extranjero curioso
En 1993 un corresponsal extranjero muy estimado del peridico Los
ngeles Times en la oficina de Mosc, fue sorprendido leyendo el correo de
uno de sus compaeros. Sus colegas comenzaron a sospechar cuando los
sistemas comenzaron a indicar que alguien se haba metido a su computador a
revisar los correos en horas en que ellos no haban estado trabajando en ste.
Decidieron entonces montar un operativo. Comenzaron a poner en sus
correos informacin falsa proveniente de otro de los departamentos de la
seccin de asuntos extranjeros. El reportero ley esa informacin y pasado un
tiempo hizo preguntas a sus compaeros sobre esa informacin falsa. Fue
inculpado y como medida disciplinaria lo trasladaron de inmediato a otra
seccin.
Moraleja: No respetar la privacidad de otros no es solamente falta de
Netiqueta. Puede adems costarle su trabajo.
Regla 9. No abuse de las ventajas que pueda usted tener
Algunas personas tienen en el ciberespacio ms influencia que otras.
Existen expertos en toda clase de juegos de realidad virtual, expertos en todo
tipo de software de oficina y expertos en administrar toda clase de sistemas.
Saber ms que los otros, o tener un mayor conocimiento de cmo
funcionan los distintos sistemas, no le da a usted el derecho de aprovecharse
de los dems. Por ejemplo, los administradores de los sistemas no deben leer
nunca el correo de otros.
Regla 10. Excuse los errores de otros
Todos en algn momento fuimos primparos en la Red. Y no todas las
personas han tenido acceso a los conocimientos que se plantean en este libro.
Entonces cuando alguien cometa un error "de ortografa, haga un comentario
fuerte, una pregunta tonta o d una respuesta innecesariamente larga" sea
paciente. Si el error es pequeo no haga ningn comentario. Si tiene muchas
ganas de hacerlo piense dos veces antes de reaccionar. As tenga usted buenas
maneras en la Red eso no le da derecho de corregir a todo el mudo.
Si va a decirle a una persona que cometi un error, dgaselo amablemente
y ojal por el correo privado, no lo haga pblico. Dele siempre a los dems el
beneficio de la duda, piense que no saben cmo hacerlo mejor. No sea nunca
arrogante o autosuficiente al respecto. Casi es una regla natural que los
83

mensajes incendiarios casi siempre contienen errores. Tambin es bueno

recordar que las comunicaciones llamando la atencin sobre faltas a la
"Netiqueta" son producto de una pobre "Netiqueta".113
Ver el siguiente video tomado de YouTube: Netiqueta: el arte de saber usar bien el
internet.

Realizado

por

Tele

Medelln:

<http://www.youtube.com/watch?v=1Lf539CZxWE>.
Cuando se ingresa a la cultura digital, nos exponemos a cometer algunos errores. Se
puede llegar a ofender sin proponrselo. En muchos casos es ms fcil mal interpretar lo
que otros dicen, y ofenderse cuando no era la intensin. El ciberespacio puede hacernos
olvidar muy fcil que se est interactuando con personas reales y no con caracteres
electrnicos. Es por esta razn que le invitamos a ver el siguiente enlace con una serie de
reglas a tener en cuenta en el manejo de la comunicacin por internet.
Ver

siguiente

video

tomado

de

YouTube:

Netiqueta

<http://www.youtube.com/watch?v=kKxCtBHiuVQ>.114

113

Virginia Shea. Las 10 reglas bsicas de la Netiqueta. Netiqueta. 2002. Disponible en:
<http://www.eduteka.org/Netiqueta.php3>.
114
Curso bsico servidor judicial digital. Convenio interinstitucional Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa,
Escuela de Formacin Judicial Rodrigo Lara Bonilla y la Universidad Nacional Abierta y a Distancia ( UNAD). 2014.

84

UNIDAD IV
EL JUZGADO DIGITAL HACIA UN NUEVO PARADIGMA
ORGANIZACIONAL
Vistas las unidades anteriores es pertinente resaltar que ellas estn encaminadas a
proponer la conformacin de un juzgado digital provisto de herramientas que faciliten y
optimicen la gestin procesal, permitindole al funcionario judicial un uso razonable de
tiempo, no solo para la actividad jurisdiccional, sino para su formacin, descanso y salud,
proveyendo as un sistema ms amigable para todos desde el abogado litigante hasta los
jueces y magistrados, con beneficios que no se pueden desconocer en una poca llena de
cambios y disminucin de fronteras fsicas.
En tal sentido, esta unidad se encaminar a presentar una propuesta que debera ser
desarrollada por los interesados tomando en cuenta las recomendaciones, reconociendo
las ventajas y convirtindolas en fortalezas de avanzada y de robustecimiento de la
administracin de justicia, y, haciendo uso de las herramientas legales y tecnolgicas
existentes en nuestro medio.
Requisitos previos para la formacin del juzgado digital

Debera establecerse el papel del juez o magistrado quien asumira su rol

como director del juzgado o tribunal, del proceso y de las audiencias, con el
objeto de que sean los principios de oralidad, inmediacin y concentracin los
orientadores de su actividad.

Dentro de la planta de personal del juzgado, se deberan establecer perfiles,

manuales de funciones, esquemas de capacitacin, competencias y procesos.

Cumplir con el plan sugerido de accin para la implementacin del Cdigo

General del Proceso, el cual indica que la planta regular de un juzgado del
sistema oral debe estar compuesta por el juez, un abogado asistente (que, en el
caso de Tribunales Superiores de Distrito, debe establecerse como
permanente), un sustanciador, un escribiente y un asistente tcnico.
85

El esquema de planta de personal de los juzgados debera ser ms flexible, y

responder a la carga de trabajo, ms que a la categora del despacho que, para
un juzgado tipo, podra ser:

Figura 4. Esquema de planta de personal para juzgado tipo

El diseo e implementacin de mapas de procesos y procedimientos judiciales.

El diseo e implementacin de un modelo de gestin de las audiencias, el cual debe

incluir las audiencias virtuales. Igualmente, la adecuacin e implementacin de la
infraestructura fsica para la realizacin de audiencias orales.

El diseo e implementacin de protocolos de atencin a usuarios y abogados; la

oralidad implica la democratizacin del servicio de administracin de justicia, para
lo cual sera necesario fijar polticas institucionales de atencin al usuario, en las
que el eje central sea el ser humano.

La implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad que se traduzca en la

estandarizacin de tiempos de reaccin y celeridad en el trmite del proceso; en la
unificacin de criterios tcnicos; en el diseo de sistemas de planeacin,
evaluacin, seguimiento, auditora, control y en mejora continua de la calidad.
Finalmente, el buscar la certificacin o recertificacin correspondiente por parte

86

de las entidades evaluadoras o acreditadoras sera un objeto fundamental en el

nuevo modelo de gestin procesal.

El xito de esta implementacin recae en la adecuada incorporacin e

implementacin de la tecnologa en el desarrollo de las audiencias y en el manejo
del expediente virtual, de manera tal que se garantice tanto el audio y el video en
el manejo de las mismas, sobre todo en aquellos procesos que tengan la posibilidad
de una doble instancia, como el acceso interactivo y en lnea al expediente digital.
Por tanto, se hara obligatorio contar en todos los despachos judiciales con
internet, intranet y correo electrnico. De otra parte, la plataforma o sistema
informtico con plena cobertura debera responder a las exigencias del proceso
oral y digital, reuniendo los siguientes requerimientos:
-

Permitir el registro en lnea de las audiencias en video, en audio,

videoconferencias, u otros

Generar un sistema de alertas para controlar los trminos

Seguridad e inalterabilidad de la informacin y registros realizados

Conexin en lnea durante todas las etapas del proceso para los intervinientes

Acceso inmediato a consulta de informacin de procesos

Interactividad de las partes procesales dentro del expediente electrnico.

El diseo, elaboracin e implementacin del Plan Sistema Justicia Digital.

Del mismo modo, la implementacin de un Sistema de Gestin Documental sera

necesaria, y que permitiera el almacenamiento, recuperacin, clasificacin,
seguridad, distribucin, flujo de documentos en sentido amplio, y soporte de
audiencias (que elimine la transcripcin).

La adquisicin de un suministro de bibliotecas electrnicas que incluyan cdigos y

libros tcnicos digitalizados, de fcil consulta y acceso para todo el personal.

La formulacin de un nuevo sistema de calificacin integral a los servidores

judiciales, que tenga en cuenta el proceso establecido en el CGP.

La implementacin de un Modelo de Gestin para el Proceso Digital que se ocupe

de manera exclusiva del proceso digital, as como del litigio en lnea, de las
notificaciones electrnicas, de la notificacin de estados a travs de mensaje de
datos y de las audiencias virtuales.
87

El definir responsables en la implementacin del proceso como el Consejo

Superior y Seccionales de la Judicatura, la Unidad de Desarrollo y Anlisis
Estadstico (UDAE), la Unidad de Infraestructura Fsica, la Unidad de Informtica, el
Centro de Documentacin Judicial (CENDOJ) y la Escuela Judicial Rodrigo Lara
Bonilla.

La reestructuracin interna y el funcionamiento de los centros de servicios

administrativos, toda vez que el juez dedica buena parte de su tiempo a las
audiencias, por lo que se le debe liberar del control de las actuaciones
administrativas, secretariales y de apoyo, las cuales deben ser asumidas por otra
oficina, bien sea un centro de servicios administrativos o una secretara comn.
Este centro o secretara, como objetivo general, debe tener el concentrar en una
unidad independiente del juzgado la prestacin de servicios secretariales, de apoyo
y administrativos derivados de la actividad jurisdiccional; deber crear una
estructura en procesos para las diferentes funciones administrativas y de apoyo
que hasta el momento venan cumpliendo las secretaras de los despachos
judiciales, determinando la necesidad de talento humano, para lo cual se deben
tener en cuenta perfiles y competencias. Para el funcionamiento de estos centros,
se debe adecuar e implementar la infraestructura fsica y la tecnolgica, e
incorporar en todos sus procesos las

TIC,

y garantizar una cultura de excelencia en

la calidad del servicio, en trminos de accesibilidad, oportunidad, seguridad de la

informacin y eficacia.
Necesidades para estructurar el proceso

Establecer las funciones secretariales, administrativas y de apoyo que sern

trasladadas a los Centros de Servicios y/o secretaras comunes.

Estandarizacin de procesos: se deberan organizar mediante procesos las

diferentes funciones administrativas y de apoyo que hasta el momento venan
cumpliendo las secretaras de los despachos judiciales, para lo cual se realizara la
descripcin de cada una, determinando responsables, pasos o etapas, tiempos y
formas de control.
88

Los principales procesos de apoyo o administrativos que deben conocer los

Centros de Servicios Administrativos y/o secretaras comunes son:
a. Reparto y unidad de digitacin, que se encargara de todo lo relacionado

con la recepcin de las demandas nuevas, los despachos comisorios, las acciones
constitucionales y solicitudes previas, para posteriormente realizar distribucin
entre los despachos competentes.
b. Recepcin y correspondencia, a quien se le encomendara la radicacin de

toda la documentacin, y su registro posterior.

c. Atencin a pblico.
d. Notificacin y actos de comunicacin, que se ocupara tambin de la

elaboracin de todos los oficios que se requieran.

e. Administracin de salas de audiencia y tecnologa.
f. Registro de actuaciones.
g. Asuntos administrativos, que tendra un criterio residual, ocupndose de

asuntos varios tales como fotocopiado, certificaciones, desgloses, archivo y

asuntos disciplinarios del personal del centro, entre otros.
h. Apoyo interdisciplinario, para las diferentes especialidades, que contaran

con profesionales en reas como Trabajo Social, Psicologa, Psiquiatra, Medicina

Familiar, entre otras, profesionales que apoyaran a los jueces en lo atinente a
sus respectivas competencias.
i. Ttulos judiciales, prescripcin y conciliacin bancaria.

Al definir la planta de personal del Centro de Servicios, y establecer perfiles,

competencias y procesos, se debera tener en cuenta que parte del personal de la
secretara de los despachos judiciales pasara a integrar el talento humano de los centros
de servicios o secretaras comunes, razn por la cual es necesario generar espacios para
que voluntariamente se realicen traslados dentro de un trmino establecido, y
posteriormente se realicen sensibilizaciones al cambio a travs de talleres, cursos, u otros,
y se produzcan procesos de transformacin y apropiacin de los nuevos roles.

89

Los Centros de Servicios Administrativos deberan contar con la siguiente estructura

flexible, acorde con las necesidades:
- Consejo Asesor conformado as: dos representantes de los jueces de cada especialidad
seleccionados por ellos mismos mediante un proceso democrtico, el presidente de la Sala
Seccional Administrativa del respectivo Consejo Seccional, el director ejecutivo seccional
(que asistira con voz y sin voto) y el presidente de la Sala de la Especialidad del pertinente
Tribunal de Distrito Judicial.
El Consejo se encargara de elegir al director de servicios y de hacerle control a su
gestin; de servir de engranaje entre los juzgados y el director de servicios; de reunirse
para unificar las buenas prcticas que se vayan generando durante el desarrollo de la
oralidad, entre otras.
- Los representantes de cada especialidad que llegaran a integrar un Consejo Asesor,
seran tambin enlace entre los juzgados y el centro de servicios, para asuntos de trmite
que no requirieran ser llevados a reuniones ordinarias.
- Director del Centro de Servicios Administrativos, quien posiblemente sera el
responsable del funcionamiento del Centro y sistematizara e informara de las buenas
prcticas que se lleguen a analizar en un eventual Consejo de Jueces.
El perfil recomendado es el de un ingeniero industrial o administrador de empresas,
quien coordinara la gestin de procesos y procedimientos en el interior de la secretara, e
igualmente se encargara de la planeacin, ejecucin y seguimiento a travs de indicadores.
El director debera ser el jefe de personal del centro, y sera el nominador, la autoridad
de disciplina y calificacin de los empleados de esa oficina.
- Secretario jurdico, quien debera ser abogado y se encargara de coordinar los aspectos
tcnicos legales.

90

Los servicios deberan ser prestados a travs de Unidades, las cuales tendran un
responsable o encargado.
La cantidad de personal que se requiera para cada unidad del centro depender del
nmero de juzgados a los que se preste el servicio, as como de la demanda de justicia de
cada lugar.
Dependiendo de la necesidad, las unidades se podran fusionar.
Para las principales ciudades capitales de departamento y distritos, la estructura del
Centro de Servicios podra ser la siguiente: en los circuitos y municipios con ms de dos
juzgados civiles, promiscuos municipales o del circuito, una secretara comn, en la que el
secretario sea el mismo director, y, las unidades se fusionaran dependiendo de la
necesidad del servicio.
En los dems circuitos y municipios donde la carga laboral no requiera un Centro de
Servicios, cada juzgado prestara los servicios administrativos y de apoyo con su propia
secretara.

Esas nuevas formas de atencin se deberan instrumentar en protocolos de atencin a

usuarios, abogados, etc., para que ellos, al igual que los funcionarios y los empleados
puedan conocer y aplicar los diferentes pasos que se deben seguir para prestar una
excelente, oportuna y eficaz atencin. Pero, la relacin entre los usuarios del sistema debe
estar regulada, por tanto se debera disear e implementar una carta de derechos y
deberes de los usuarios.
Dentro de las necesidades, tambin se encuentran tanto la de adecuar e implementar
la infraestructura fsica como el rediseo y construccin de las instalaciones en que
funcionarn los centros de servicios, para lo cual se debera tener en cuenta la cantidad de
91

personal que laborar en ellas y la demanda de justicia del lugar; se hace necesario
incorporar las TIC en todas las actividades, para lo cual se debe contar con una Plataforma
o Sistema Informtico con plena cobertura, que responda a las exigencias del proceso oral
y digital.
Igualmente, dentro de la organizacin es necesaria la gestin, tambin la estructura
interna y el funcionamiento de las oficinas de ejecucin. Estas oficinas se encargaran de
conocer las etapas posteriores a la sentencia, o auto, de seguir adelante la ejecucin en los
procesos ejecutivos, en los declarativos con sentencia, en los procesos divisorios de
naturaleza civil donde se ordene el remate de bienes, en materia de familia seran
competentes para adelantar el trmite posterior de los procesos con sentencias que
impliquen ejecucin. Estos deberan implementar un nuevo modelo de gestin para las
Oficinas de Ejecucin que responda a las necesidades de la oralidad, y desligar al juez de
conocimiento de los procedimientos que se sigan con ocasin de la ejecucin del fallo, y
estableciendo claros lineamientos sobre la forma como se va a organizar la actividad
judicial y administrativa en esa fase del proceso.
Para esta implementacin se requerir la estructuracin de procesos teniendo en
cuenta variantes como funciones jurisdiccionales, administrativas y de apoyo, en las cuales
se harn descripciones donde se determinen responsables, pasos o etapas, tiempos y
formas de control.
De otra parte, los principales procesos de apoyo o administrativos que debera
conocer una Oficina de Ejecucin serian: sustanciacin (pues las etapas que se van a
surtir luego de la sentencia tambin son de naturaleza jurisdiccional, aunque se adelantan
de manera escrita), liquidacin (se requiere de un apoyo para establecer la veracidad de
las liquidaciones presentadas a fin de proceder a su aprobacin, adicionalmente se
deberan liquidar las costas), remates (los que se deben adelantar por el sistema
tradicional o mediante pujas electrnicas, para lo cual se debera realizar el
acondicionamiento tecnolgico), notificacin y actos de comunicacin, atencin al
pblico, avalos.
92

Las Oficinas de Ejecucin podran contar con la siguiente estructura flexible, acorde a
la necesidad: juez coordinador, quien sera el responsable de adelantar las etapas
jurisdiccionales y ejercera control sobre las administrativas y de apoyo; secretario, quien
sera el lder y responsable de todos los procesos administrativos y de apoyo que se
adelanten; los servicios seran prestados a travs de Unidades, las cuales tendran un
responsable o encargado.
Notificaciones
Cuando la persona por notificar comparezca al juzgado, se podra extender un acta
que deber ser firmada por ella y por el empleado que haga la notificacin, lo cual puede
hacerse de dos formas, bien por medio de documento fsico, bien por medios
electrnicos, de acuerdo con las categoras que se expresan mediante la firma manuscrita
y firma autgrafa aquella que se realiza con la mano (manus scriptum) mediante trazos.
La firma autgrafa expresa con claridad el nombre de la persona no siendo requerida en
Colombia. La firma mecnica es aquella que se imprime por medios mecnicos utilizando
tinta y presin; la firma electrnica es la que lleva todo documento creado digitalmente y
que tiene un conjunto de datos electrnicos integrados, ligados o asociados de manera
lgica a otros datos electrnicos utilizados por el signatario como su medio de
identificacin, y que carece de algunos de los requisitos legales para ser considerada firma
digital; y, la firma digital, que es un valor numrico adherido a un mensaje de datos y que,
utilizando un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave del iniciador y al
texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con
la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado despus de efectuada la
transformacin.
Llama la atencin el sistema de reserva procesal, pues aunque en el artculo 3. del
Cdigo General del Proceso se prev que las actuaciones se cumplirn en forma oral,
pblica y en audiencias, tambin se establece la posibilidad de decretar y conservar la
reserva en determinadas actuaciones (arts. 114 y 124), lo que impone un estricto control
93

sobre aquellas pruebas, decisiones, audiencias o diligencias, a fin de evitar su divulgacin

por la va del acceso que pueda tener la parte o un tercero acerca de lo que, por
disposicin de la ley o del juez, no deba conocer (medidas cautelares, pruebas, diligencias,
audiencias).
Respecto a la publicidad de las actuaciones judiciales, la Corte Constitucional, en la
sentencia T-686 de 2007, indic que a partir de las fuentes normativas que nutren las
actuaciones electrnicas, en especial la Ley 527 de 1999, y de la existencia de criterios de
equivalencia como: I. Rastreabilidad y conservacin. La informacin contenida en el mensaje
de datos debe ser accesible para su posterior consulta; II. Fiabilidad. Debe conocerse el
origen del mensaje; III Integridad. El mensaje debe permanecer en su estado original; IV.
Competencia. El mensaje debe ser producto del ejercicio de la funcin jurisdiccional y
haber identificado el rgano que la ejerce; V. Confidencialidad, privacidad y seguridad de la
informacin que se enva o se publica, respetando los datos de carcter personal que ellos
contengan; y, VI. Garanta del debido proceso y el derecho de defensa. Se lograba satisfacer el
principio V, relativo a la publicidad, en la medida en que a travs de estos sistemas de
informacin no se da cuenta del contenido completo de las providencias judiciales ni se
divulga informacin sometida a reserva de sumario, sino que tan slo se informa de la
existencia y de la fecha de las actuaciones judiciales..
Un aspecto de especial atencin sobre el punto de la privacidad es el relativo al
derecho al habeas data, consagrado en los artculos 15 y 20 de la Constitucin, pues forma
parte integral de la funcin pblica de administrar justicia.
Archivo, manejo y trazabilidad de los datos
Es importante el medio de conservacin de la memoria procesal que permitir
determinar la secuencia de lo ocurrido en el proceso, el cual debe dar confiabilidad,
demostrar mismidad y continuidad. Este elemento debe ser robustecido para permitir al
juez o al magistrado y a las partes determinar los extremos del juicio y del expediente, a
fin de emitir los pronunciamientos necesarios en el transcurso del litigio, ya que, por
94

razn de la divisin de las actuaciones en instancias, incidentes y recursos extraordinarios,

dentro de los cuales se observan etapas definidas lo que no est en los autos, no est en
este mundo (non nese autos) aunado a las limitaciones propias de las reglas de
congruencia (extremos procesales) y de consonancia (extremos de los recursos) en las
decisiones (arts. 357 y 305 del C. P. C. y arts. 328 y 281 del C. G. P.) esto implica, bien
sea el anlisis integral de lo ocurrido en la respectiva instancia, en el incidente o el
recurso, o bien el estudio de determinadas piezas necesarias para dilucidar cuestiones
particulares del proceso, tal como ocurre en el caso de los incidentes o la decisin del
recurso de apelacin en el efecto diferido, de acuerdo con las reglas especiales para este
ltimo, determinadas en los artculos 323 y 324 del Cdigo General del Proceso. Estos
artculos prescriben, entre otras, la remisin parcial del expediente, la expedicin de
copias parciales, a juicio del juez que expidi la decisin apelada, y el cumplimiento de lo
que no fue objeto de apelacin, para as evitar dejar por fuera lo que debe ser materia de
decisin y con ello incurrir en vicios que lleven a que una determinada situacin
permanezca sin pronunciamiento alguno.
Por ello, sin perjuicio de las normas especiales previstas en el Cdigo General del
Proceso ni de los acuerdos que expida el Consejo Superior de la Judicatura en
colaboracin con el Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin,
para el manejo de expedientes y registro de datos en las bases que para el efecto se creen
es necesario tener en cuenta lo previsto en la Ley 1409 de 2010, que reglament el
ejercicio profesional de la Archivstica, disciplina que se ocupa de todo lo relacionado
con el manejo de los archivos [] en las reas relacionadas con el conocimiento,
organizacin, recuperacin, difusin, preservacin de la informacin, conservacin y
conformacin del patrimonio documental del pas (art. 1.).
El paradigma del cambio
Uno de los aspectos ms importantes dentro del proceso de implementacin del
expediente electrnico debe vincularse a la ya arraigada tradicin documental existente en
Colombia: post scriptum, scriptum est (lo escrito, escrito est). En Colombia se adopt el
95

sistema de Derecho Civil y de all la tradicin documental que irriga los procedimientos.
Un sistema de derecho civil o de tradicin civil es aquel que proviene de instituciones del
derecho romano y ms prximamente del derecho francs.
Son muchos y variados los actos jurdicos insertos en medios documentales, por razn
de la aplicacin de las normas sobre la creacin y la prueba, que imponen ritos y
solemnidades sustanciales. Hay que recordar aquellos actos que, dada su naturaleza
solemne, requieren ser acreditados mediante la exhibicin del documento fsico que los
contiene, tal como ocurre con las escrituras pblicas, las sentencias judiciales, los ttulos
valores, la prueba de la existencia de las personas, las partidas eclesisticas (vlidas por
efecto del Concordato suscrito con el Vaticano), los ttulos que prestan mrito ejecutivo
y, en general, los actos administrativos expedidos antes de la vigencia de la Ley 1437 de
2011, los cuales reposan y deben ser aportados al proceso en medios fsicos en las
oportunidades procesales previstas para ello (por ejemplo, art. 82 del C. G. P.), lo que
impone, o bien el establecimiento de un procedimiento para su desmaterializacin, previa
contradiccin procesal, o bien el reconocimiento del valor pleno de las copias, an en el
evento en que se pretenda derivar de ellas mrito ejecutivo, invirtiendo en todos los
casos la carga de la prueba para quien pretenda alegar la falsedad material promoviendo el
respectivo incidente de tacha, caso en el cual, como es natural, se le exigir a quien adujo
el documento en copia, al igual que en los casos en que no se quiere deducir de un
documento ttulo ejecutivo, su exhibicin, so pena de tenerlo por invlido o ineficaz para
tal propsito.
Sin embargo, se puede acuar la concepcin de un instrumento pblico electrnico
siempre y cuando exista una doble adecuacin, a saber: tcnica de la informtica,
destinada a satisfacer los requerimientos jurdicos propios de la teora de la contratacin,
de las obligaciones y del acto escriturario normal y una adecuacin del derecho a los
condicionamientos esenciales de la informtica, sin que se afecten los principios generales
y particulares destinados a proteger la escritura pblica y fiscalizar la labor cautelar del

96

certificador. De ellas, hay dos de gran importancia: la presencia fsica de las partes,
inmediacin que posibilita unidad de acto y la firma por ellos del documento.115
Este elemento o instrumento deber estar dotado de cada una de las garantas legales
existentes con el fin de que cumpla el requisito de solemnidad, de tal forma que en este
punto:
[] radica la importancia de la intervencin de la entidad certificadora del
instrumento pblico, ya que su intervencin se justificar desde dos puntos de vista:
desde uno jurdico dotndolo de fe pblica e informtico contribuyendo con su
presencia a permitir que tcnicamente tenga lugar ante la fase asimtrica de cifrado y
desciframiento, as como la aposicin de la firma digital, asuntos de los cuales deber
dar fe.
Esta fase asimtrica de cifrado implica la existencia de dos claves, las cuales
debern ser utilizadas dentro del proceso de firma digital y que darn absoluta
seguridad al instrumento. Estas claves son clave pblica y la clave privada. La primera
conocida por toda persona y la segunda conocida nicamente por su tenedor.116

Interoperabilidad
Es importante resaltar la posibilidad de acceder a las bases de datos de las entidades
pblicas de los distintos sectores y ramas del poder pblico a fin de verificar la
informacin necesaria para la ejecucin de ciertas decisiones cautelares o para el
despliegue de la actividad probatoria, tal como lo prev la Ley 1579 de 2012 respecto del
certificado de tradicin y libertad de los inmuebles, y la Ley 1437 de 2011 que previ, en
el artculo 53, que la autoridad judicial deba garantizar el acceso a todos los
procedimientos y trmites administrados por medios electrnicos, como el sistema
MUISCA

propio de la Administracin Tributaria en cabeza de la Direccin de Impuestos y

Aduanas Nacionales DIAN.

115

Pelez Hernndez Ramn Antonio. Manual para el manejo de la prueba con nfasis en el proceso civil, penal y
disciplinario en el contexto de la oralidad. Tercera edicin. Bogot, D. C. (Colombia): Ediciones Doctrina y Ley. 2013.
116
Pelez. Op. cit .pp. 278-293.

97

Un sistema universal debe, adems, permitir que el expediente electrnico pueda ser
consultado por todas las autoridades que conozcan del proceso en las instancias y en el
trmite de los recursos extraordinarios, situacin ampliamente regulada en los artculos
103, 122 y 124 del C. G. P., sin olvidar la extensin de la facultad jurisdiccional a entidades
de la Rama Administrativa del Poder Pblico como las superintendencias, el Ministerio
de Justicia y del Derecho, la Direccin Nacional de Derechos de Autor y el Instituto
Colombiano Agropecuario que, de acuerdo con el artculo 116 de la Constitucin, hizo
la Ley 1564 de 2012 en su artculo 24, adems de las previsiones que sobre examen de los
expedientes traen el Decreto 196 de 1971 y el artculo 123 de la Ley 1564 y lo ya dicho
respecto del derecho al habeas data.
En este punto es necesario traer a colacin lo indicado por el Ministerio de las
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones a travs de su Marco para la
Interoperabilidad del Gobierno en Lnea versin 2010, donde se enmarca la funcionalidad
de esta herramienta.
Con base en lo anterior se puede indicar que interoperabilidad es acogida como El
ejercicio de colaboracin entre organizaciones para intercambiar informacin y
conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propsito de facilitar la
entrega de servicios en lnea a ciudadanos, empresas y a otras entidades.
Esto supone entonces que el Marco para la Interoperabilidad del Gobierno en lnea
debe

contemplar una aproximacin holstica; es decir, desde mltiples interacciones,

denominadas dominios de interoperabilidad.117

Por lo tanto los citados dominios se presentarn de conformidad con el documento
citado inicialmente, a saber:
Poltico-legal: corresponde a la disposicin de un conjunto de polticas y normas
que permiten el intercambio de informacin.
117

Equipo del Programa Gobierno en Lnea. Marco para la interoperabilidad del gobierno en lnea. Versin 2010. Bogot:
p. 14.

MINTIC.

98

 Sociocultural: hace referencia a la generacin de competencias en las entidades

para poder intercambiar informacin y a la habilitacin de medios para la
colaboracin entre entidades.
Organizacional: modo en que las misiones, polticas, procesos de negocio y
mecanismos de prestacin de estos procesos de una entidad interactan con
aquellos de otras entidades, a travs del intercambio de informacin.
Semntico: permite garantizar que, en el momento de intercambiar datos, el
significado de la informacin es el mismo para todos los actores involucrados.
Tcnico: hace referencia a los aspectos, a nivel tcnico, que se requieren para
conectar los sistemas de informacin para intercambiar informacin.118

Dichos dominios debern atender los siguientes principios desarrollados dentro del
mismo documento:
Enfoque en el ciudadano
La orientacin en la resolucin de las necesidades de ciudadanos, empresas y otras
entidades pblicas es fundamental para determinar qu servicios de intercambio de
informacin ofrecer y cul es la forma en que se debe hacerlo.

Gestin estratgica de la informacin

La informacin del Estado es uno de sus activos ms valiosos. Para convertirla
en una herramienta efectiva de servicio a los ciudadanos, su utilizacin y
administracin deben estructurarse de acuerdo con la utilidad que tiene cada
fraccin de informacin para el Estado. Por ello, se debe liberar, facilitar,
condicionar, limitar o restringir su acceso, de acuerdo con su valor estratgico,
segn lo que dictamina la ley.
Cobertura y proporcionalidad
El Marco para la Interoperabilidad del Gobierno en lnea podr ser aplicado en
cualquier tipo de entidad del orden nacional, departamental o municipal. Tambin
podr ser utilizado por parte de organizaciones privadas que interacten con los
sistemas de informacin de las entidades pblicas. As mismo, cada entidad
desarrollar o consumir los servicios de intercambio de informacin, de acuerdo con
sus capacidades.
Seguridad, proteccin y preservacin de la informacin
Es fundamental transmitirles a los ciudadanos un sentimiento de seguridad, cada vez
que interactan con el Estado, percibiendo que se velar por sus intereses y se
cuidar su in-formacin privada y confidencial, evitando el uso no autorizado de la
misma y garantizando su integridad, disponibilidad y resguardo. Los usuarios de los
118

Ibid. pp. 14 y 15.

99

servicios deben poder proporcionar la informacin que requiera la entidad con la

certeza de que la informacin ser utilizada de acuerdo con la legislacin existente.
Aquellos datos que pertenezcan a ciudadanos y cuya prdida y/o alteracin pueda
significar algn tipo de inconveniente para ellos con el Estado, debern ser
especialmente protegidos. stos tendrn el derecho a conocer, actualizar y rectificar
la informacin que se haya recogido en bancos de datos, as como dems derechos,
libertades o garantas relacionadas con la recoleccin, trata-miento y circulacin de
datos personales.119
Colaboracin y participacin
Se debern estimular las especificaciones, modelos operativos, estndares y
aplicaciones de software que faciliten el intercambio de ideas entre individuos
involucrados en el diseo, desarrollo o mantenimiento de los servicios de
intercambio de informacin. Los esquemas de interoperabilidad debern fomentar
la participacin y colaboracin de las entidades, empresas, academia y entes
internacionales para el intercambio de conocimiento til que le permita al Estado
una mayor y mejor entrega de servicios e informacin al ciudadano.

Simplicidad
Los servicios de intercambio de informacin deben responder a la necesidad concreta
que buscan atender, fomentando siempre que su construccin, operacin y
mantenimiento minimicen la complejidad administrativa, tcnica y operativa
involucrada.
Neutralidad, tecnolgica y adaptabilidad
El desarrollo de servicios de intercambio de informacin se deber orientar en la
atencin de las necesidades manifiestas de los ciudadanos y empresas; por lo tanto, la
construccin de estos servicios deber orientarse por la funcionalidad y no por la
tecnologa que ofrezca una herramienta o proveedor en particular. Las decisiones de
tecnologa, durante el desarrollo de un servicio de intercambio de informacin,
debern guiarse por el uso de especificaciones que faciliten su interconexin con el
mayor nmero de sistemas que conforman el ecosistema de soluciones con el que
interopera. Los servicios de intercambio de informacin no debern exigir, por parte
de las entidades, ninguna tecnologa exclusiva o limitada al mbito de un proveedor o
plataforma.
Reusabilidad
En el contexto de interoperabilidad, la reusabilidad se interpreta como el medio a
travs del cual las entidades pblicas pueden compartir su conocimiento, soluciones
119

Elementos legales, tales como la Ley Estatutaria 1266 de 2008 (Habeas Data), y los artculos 15 y 20 de la
Constitucin Poltica desarrollan exhaustivamente elementos asociados a la seguridad, proteccin y preservacin de la
informacin personal. Citado en: Equipo del Programa Gobierno en Lnea. Marco para la interoperabilidad del gobierno en
lnea. Versin 2010. Bogot: MINTIC. p. 19.

100

tecnolgicas o experiencia en la implementacin de servicios de intercambio de

informacin de una forma coordinada y de fcil acceso y adopcin.
Confianza
Las entidades deben garantizar que los servicios ofrecidos entregan informacin
exacta y confiable. Adicionalmente, la informacin que sea proporcionada deber ser
percibida como segura por los ciudadanos y entidades involucradas.
Costo-efectividad
Las inversiones para que las entidades pblicas puedan ofrecer servicios de
intercambio de informacin deben generar beneficios que justifiquen, compensen e
idealmente excedan los gastos incurridos. A pesar de esto, las dimensiones de
evaluacin de los beneficios no se debern limitar a los econmicos o cuantificables, a
travs de algn anlisis financiero. Se debern incluir dimensiones asociadas con el
aumento del bienestar de ciudadanos y empresas, y con la calidad que ellos perciben
en su relacin con el Estado.
Polticas
Una poltica se define como un mecanismo derivado de los principios previamente
establecidos y que permite la ejecucin de acciones en pro de la interoperabilidad.
Una poltica est definida por una serie de objetivos que indican el logro que se busca
cumplir, al igual que por unos instrumentos o mecanismos que permiten alcanzar
dichas metas.120

En tal sentido, existe una estrategia dentro del Marco para la interoperatividad del Gobierno
en Lnea enfocada en el cumplimiento de metas esperadas centradas en cada uno de los
dominios presentados, a saber:
DOMINIO POLTICO LEGAL
- La entidad determina los mecanismos legales necesarios para habilitar el uso
o prestacin de los servicios de intercambio de informacin
identificados.
- La entidad ha desarrollado los mecanismos legales para la prestacin y
consumo de servicios de intercambio de informacin.
- La entidad utiliza marcos legales generales que posibilitan el uso y consumo
de servicios de intercambio de informacin.
- La entidad identifica la competencia legal que la habilita para la prestacin
de servicios de intercambio de informacin.

120

Ibid. pp. 18 -20.

101

- La entidad es reconocida como el ente competente, a nivel legal, para la

prestacin de los servicios de intercambio de informacin ofrecidos.
- Las entidades consumidoras de servicios de intercambio de informacin
acuden, con preferencia, al responsable legal para el uso de los servicios
de intercambio de informacin correspondientes.
- La entidad identifica la forma en que la informacin de carcter confidencial
y personal, asociada a los servicios de intercambio de informacin que se
consumirn o prestarn, ser protegida. De tal modo, se evita la prdida
de su confidencialidad e integridad, as como su uso no autorizado.
- La entidad establece las polticas de seguridad para garantizar la mitigacin
de los principales riesgos de prdida de confidencialidad e integridad de
la informacin, as como su uso no autorizado, en los servicios de
intercambio de informacin que consume o presta.
- La entidad provee y consume los servicios de intercambio de informacin,
garantizando el cumplimiento de los esquemas de seguridad definidos.
DOMINIO SOCIOCULTURAL
- La entidad divulga en su interior los servicios de intercambio de
informacin, necesarios dentro de la ejecucin de sus procesos de
negocio.
- La entidad divulga y publica las fichas de informacin de los servicios que
presta en el Directorio de servicios de intercambio de informacin.
- La entidad divulga sus servicios de intercambio de informacin y mantiene la
informacin actualizada en el Directorio de servicios de intercambio de
informacin.
- La entidad desarrolla un plan de capacitacin para los servidores pblicos,
encargados de administrar o desarrollar sus servicios de intercambio de
informacin.
- Los responsables dentro de la entidad estn capacitados para consumir,
desarrollar y administrar servicios de intercambio de informacin.
- Se ejecuta un proceso de revisin y actualizacin constante del plan de
capacitacin que se utiliza al interior de la entidad.
- La entidad participa en entornos fsicos o virtuales de colaboracin para
compartir experiencias en torno al consumo, implementacin y
prestacin de los servicios de intercambio de informacin.
- La entidad ofrece o usa instrumentos reutilizables en el consumo,
implementacin y prestacin de sus servicios de intercambio de
informacin.
- La entidad evala las mejores prcticas y genera procesos de mejoramiento
continuo para el aprovechamiento de dichas experiencias en el consumo
o prestacin de sus servicios de intercambio de informacin.
- La entidad reconoce al proceso de mantenimiento del Marco.
- La entidad se vincula al proceso de mantenimiento del Marco.
- La entidad participa activamente en la toma de decisiones involucradas en el
proceso de mantenimiento del Marco.
102

DOMINIO ORGANIZACIONAL
- La entidad establece el responsable de la gestin de los servicios de
intercambio de informacin.
- La entidad identifica los procesos de negocio involucrados en la prestacin
o utilizacin de servicios de intercambio de informacin. Adems, define
los ajustes organizacionales y de los procesos involucrados.
- La entidad identifica los servicios de intercambio de informacin que
ofrecer y necesitar, y realiza una jerarquizacin para su
implementacin.
- La entidad define el tipo de servicio de intercambio de informacin.
Establece acuerdos de nivel de asistencia para los servicios de
intercambio de informacin que ofrecer.
- La entidad realiza el registro de los servicios de intercambio de informacin
que presta en el directorio general de servicios de intercambio de
informacin.
- La entidad presta o consume servicios de intercambio de informacin, de
acuerdo con el tipo de servicio de intercambio de informacin y con la
jerarquizacin de los mismos.
- La entidad adeca los procesos de negocio para la prestacin o utilizacin
de servicios de intercambio de informacin.
- La entidad evala los resultados de la prestacin de servicios de
intercambio de informacin y el cumplimiento de los niveles de servicio
acordados.
- La entidad disea, ejecuta y optimiza sus procesos de negocio, utilizando
servicios de intercambio de informacin. En particular, para la prestacin
de servicios a ciudadanos, empresarios, y otras entidades.
- La entidad presta o consume servicios de intercambio de informacin
identificados.
- La entidad ha puesto en funcionamiento un modelo de mejoramiento
continuo, con tendencia a aumentar los servicios de intercambio de
informacin disponibles y a mejorar la calidad de los servicios que presta.
DOMINIO SEMNTICO
- La entidad identifica el conjunto de elementos de datos particulares a los
procesos de negocio que hacen parte de los servicios de intercambio de
informacin que prestar y consumir.
- La entidad revisa la existencia de los elementos de dato necesarios en sus
procesos de negocio dentro del lenguaje comn para el intercambio de
informacin. En caso de no existir, inicia el proceso de conceptualizacin
necesario para que dichos elementos se incluyan en el lenguaje.
- La entidad usa los elementos de datos provistos por el lenguaje comn para
el intercambio de informacin, en al menos un servicio de intercambio
de informacin.
103

- Todos los servicios de intercambio de informacin hacen uso del lenguaje

comn para el intercambio de informacin.
DOMINIO TCNICO
- La entidad reconoce, empieza a utilizar los estndares y sigue las
recomendaciones propuestas para el diseo y construccin de los
servicios de intercambio de informacin definidos en el Marco.
- La entidad consume y presta servicios de intercambio de informacin, de
acuerdo con los estndares y recomendaciones propuestos en el Marco.
- La entidad realiza procesos de evolucin, mantenimiento y optimizacin
tecnolgica para la prestacin y consumo de servicios de intercambio de
informacin, fundamentados en las recomendaciones y estndares
propuestos en el Marco.121
En conclusin, es necesario tomar en cuenta esta presentacin con el fin de posibilitar
la interoperabilidad de la Rama Judicial con las otras ramas del Poder Pblico, as como,
con otras entidades privadas que cuenten con informacin importante que pueda ser
tenida eventualmente como prueba en el marco de un juicio civil, penal, laboral, agrario,
de familia o disciplinario, segn sea el caso.
Aprendizaje y empoderamiento
La implementacin del sistema implica un cambio fundamental en los paradigmas
comportamentales y actitudinales, tanto de los operadores como de los usuarios de la
administracin de justicia, lo que implica, igualmente, la incorporacin de proyectos de
aprendizaje bajo los parmetros de la Andragoga, disciplina que se ocupa de la enseanza a las
personas adultas hasta la madurez (distinta de la gerontologa), las cuales ocupan gran cantidad de
los actuales cargos en la Rama Judicial, o hacen parte de la extensa comunidad de abogados que
acuden a ella, as como la adecuacin de los planes de estudio en las escuelas de derecho para
aquellos estudiantes de edades tempranas en proceso de formacin.122

121

Estrategia de Gobierno en lnea. Polticas y metas de interoperabilidad En: Marco para la interoperabilidad de
Gobierno en lnea. 2013. Disponible en: <http://wikigel.softwareworks.com.co/Wordpress/?page_id=293>.
122
Nisimblat. Op. cit. p. 128.

104

As mismo, el proceso formativo siempre deber cultivar el apoderamiento de las

herramientas

TIC

por parte de los servidores de la Rama Judicial, con el fin de que se

sientan a gusto con el desempeo que se puede lograr con ellas.

Otros aspectos
Dentro del proceso de implementacin del sistema es de suma importancia tener en
cuenta las recomendaciones que el acadmico Nattam Nisimblat hace al respecto, cuando
menciona que se hara necesario el uso de formatos para la realizacin de ciertos actos
procesales, a fin de agilizar: la tramitacin de las peticiones y la realizacin de las
audiencias y diligencias; los pagos de aranceles y expensas procesales por medios
electrnicos; la unificacin o estandarizacin de formatos documentales electrnicos y la
procura de su uso universal; la construccin de interfaces intuitivas que permitan el fcil
acceso a las bases de datos judiciales; el manejo unificado y confiable de los listados de los
auxiliares de la justicia para lograr mayor transparencia en su designacin, as como el uso
de tecnologas que permitan la migracin hacia plataformas ms robustas y ms seguras a
medida que los cambios y progresos tecnolgicos lo permitan.123
La web semntica u ontolgica, adems de en los contenidos sintcticos, se funda en
una estructura global que permite conocer y entender el significado de las palabras,
mediante el desarrollo y la consulta de otras bases de datos que proporcionan
informacin acerca de los trminos utilizados en las distintas reas del conocimiento,
creando temas o vocabularios especficos, de modo que si, por ejemplo, al realizar una
bsqueda por las palabras derecho y tic, en un contexto determinado, puede entender
el explorador que tiene que indagar en bases de datos que contengan informacin sobre
las tecnologas de la informacin y de la comunicacin y no sobre el movimiento
convulsivo, que se repite con frecuencia, producido por la contraccin involuntaria de uno
o varios msculos (Real Academia Espaola, 22.a ed.), punto sobre el que se debe
trabajar exhaustivamente, en la medida en que el derecho no solo se nutre del lenguaje en

123

Nisimblat. Op. cit. p. 130.

105

su sentido natural y obvio, que en el caso de Colombia es el castellano y las dems

lenguas y dialectos de las comunidades indgenas y raizales.
Sin embargo, es necesario advertir que el cambio debe ser de mayor profundidad que
la estructura en s de un despacho judicial, y debe estar encaminado a funcionarios y
empleados judiciales, quienes son actores activos del desempeo de la administracin de
justicia. Por lo tanto, se debe empezar a apartar los modelos escriturales para poder
dirigirse hacia procedimientos revestidos de oralidad e inmediacin que posibiliten la
consecucin de los objetivos que se pretenden alcanzar a travs de la implementacin de
las

TIC

en la gestin procesal, so pena de continuar, simplemente, sobre el mismo

paradigma, generando brechas de desigualdad respecto de aquellos usuarios que no

cuentan con capacidad econmica que si bien es cierto en la actualidad no pueden acudir a
un despacho judicial, mucho menos podrn tener acceso a un equipo de cmputo y,
difcilmente, conocern el funcionamiento de la mecnica basada en las

TIC.

En tal sentido,

no se pretende trasladar el problema sino encontrar una solucin vlida y aplicable a

corto, mediano y largo plazo que mejore la administracin de justicia y se acerque al
ciudadano con un trato ms humano.
En conclusin, se pueden definir ciertos retos que deben ser afrontados para la
implementacin de un nuevo modelo organizativo a saber:124
a. Separar el trabajo estrictamente jurisdiccional del organizativo: se trata de desligar, a
travs de las

TIC,

la funcin de juzgar, de la de coordinar el Despacho Judicial,

separando as la funcin sustancial de lo meramente instrumental.

b. Gestionar cargas de trabajo: los actuales despachos judiciales estn a merced de las
situaciones imprevistas que puedan recaer sobre el personal que las integra,
provocando situaciones de congestin y excesiva carga de trabajo. Gracias a las

TIC

las tareas repetitivas podran automatizarse y descargar de esas labores a esos

124

Coleccin Fundacin Telefnica. Las TIC en la justicia del futuro. Espaa: Editorial Ariel. 2009. Disponible en:
<http://es.scribd.com/doc/34652028/Las-Tic-en-La-Justicia-Del-Futuro>.

106

empleados para ubicarlos en tareas que den al despacho un mayor valor agregado, al
repartir las cargas de trabajo de manera ms racional.
c. Facilitar la delimitacin de los cometidos del personal: los nuevos sistemas de
gestin procesal podran contener esquemas de funciones claros, que no dejen lugar
a dudas sobre el papel de cada uno de los perfiles del despacho judicial, para as
facilitar la aplicacin de las jerarquas establecidas.
d. Definir nuevo mapa judicial favoreciendo la especialidad: es pertinente definir un
mapa judicial que establezca el nmero, tipo y distribucin territorial de los
despachos judiciales, vistos a la carga del trabajo que puede ser asumida
razonablemente por cada uno de ellos.
e. Desmaterializar el lugar de trabajo: posibilitar el acceso a la informacin desde
cualquier lugar y cualquier momento, lo cual agiliza y reduce tiempos en las
bsquedas, optimiza recursos y evita el traslado de funcionarios de un despacho a
otro por picos altos de trabajo.
f.

Agilizar la gestin procesal y apoyar la gestin de los flujos de trabajo: con el uso
generalizado del expediente judicial digital se reduciran el tiempo y los costos
asociados a un trmite judicial, as como los esfuerzos del personal.

g. Mejorar la propia coordinacin y comunicacin entre los funcionarios y empleados

judiciales: como quiera que el sistema judicial es complejo y en su funcionamiento
interviene personal de nivel profesional, tcnico y asistencial, las

TIC

permitiran un

mecanismo de comunicacin ms gil al posibilitar compartir fcilmente la

informacin requerida.
h. Facilitar la supervisin y gestin de la propia actividad judicial: al generar un nuevo
modelo de evaluacin de desempeo desde la entrada del expediente hasta su
posterior salida, fomentando mejores prcticas e incentivando la excelencia en la
gestin.
i.

Trazar la actividad de manera sencilla y gil, as como el reforzamiento de la

seguridad de acceso a la informacin: al dotar de mejores mecanismos de seguridad
se posibilita apoyar el control de gestin, facilitar el seguimiento del cumplimiento
de los objetivos y reforzar la confianza del ciudadano en el sistema judicial.

107

j.

Favorecer la formacin continua especfica de los magistrados, jueces y personal al

servicio de la administracin de justicia: las

TIC

pueden ofrecer herramientas de

apoyo para la decisin judicial, que les permita consultar legislacin, jurisprudencia,
bibliografa y, sobre todo, conocer la opinin de otros expertos, y as construir una
verdadera comunidad jurdica virtual.
k. Los edificios y lugares donde funcionan los rganos de justicia carecen de espacio: a
fin de lograr un ambiente adecuado para los funcionarios judiciales, y una debida
atencin a los profesionales del derecho y a los ciudadanos es preciso resolver este
problema. Un juzgado digital podra ser esencial para ofrecer una solucin en este
sentido, ya que se podra recuperar ms de una cuarta parte del espacio disponible
en los despachos y reutilizarlo adaptndolo a las nuevas necesidades.
l.

Interoperabilidad:

Entre los propios juzgados y tribunales (interoperabilidad interna): nuevamente

el uso de las TIC es fundamental, respecto al expediente judicial electrnico y los
registros electrnicos de la administracin de justicia.

En la relacin de los rganos jurisdiccionales con otras administraciones y

entidades

relevantes

as

como

con

los

profesionales

del

derecho

(interoperabilidad externa): el reto ser el de disponer de plataformas de

interoperabilidad que permitan la integracin y el intercambio de informacin
entre los sistemas de informacin de la Administracin pblica y promover una
base tecnolgica slida para el robustecimiento de los trmites ofrecidos en
lnea.

108

UNIDAD V
CASOS DE XITO
PANORAMA MUNDIAL
La implementacin de las

TIC

en la justica se ha desarrollado con diferentes

particularidades en el escenario internacional, atendiendo factores sociales, culturales,

econmicos de las diferentes naciones, tal y como se explic en la primera unidad. En este
sentido, los logros alcanzados por cada sistema han sido variados en tanto han atendido a
sus propias necesidades, adems de estar atados a su tradicin jurdica (Common law para
los pases anglosajones y Continental law para los pases con tendencia a la codificacin de
leyes).
Estados pertenecientes a la Organizacin de los Estados Americanos
El Centro de Estudios de Justicia de las Amricas (CEJA), para los pases miembros de la
Organizacin de los Estados Americanos125 (OEA) estableci el ndice de Accesibilidad a la
informacin Judicial en Internet (IAcc)126 que mide el nivel de transparencia y acceso a la
informacin judicial a travs de este medio de las instituciones judiciales de los pases de la
regin, evaluando los sitios web de sus poderes judiciales y Ministerios Pblicos.127
Este indicador se desarroll por expertos del Centro de Estudios de Justicia de las
Amricas quienes identificaron unos subindicadores y categoras analizando el acceso a la

125

Integrada por: Repblica Argentina, Estado Plurinacional de Bolivia, Repblica Federal de Brasil, Repblica de Chile,
Repblica de Colombia, Repblica de Cuba (Reincorporada), Repblica Dominicana, Repblica del Ecuador, Repblica de
El Salvador, Estados Unidos de Amrica, Repblica de Guatemala, Repblica de Hait, Repblica de Honduras, Estados
Unidos Mexicanos, Repblica de Noruega, Repblica de Nicaragua, Repblica de Panam, Repblica de Paraguay,
Repblica del Per, Repblica Oriental del Uruguay, Repblica Bolivariana de Venezuela, Barbados, Repblica de Trinidad
y Tobago, Jamaica, Granada, Repblica de Surinam, Mancomunidad de Dominica, Santa Lucia, Antigua y Barbuda, San
Vicente y las Granadinas, Mancomunidad de las Bahamas, Federacin de San Cristbal y Nieves, Canad, Belice y
Repblica Cooperativa de Guyana.
126
El ndice de Accesibilidad a la informacin Judicial en Internet toma especial relevancia a partir de la Sentencia Hito del
19 de septiembre de 2006, en la cual la Corte Interamericana de Derechos Humanos, en el Caso Claude Reyes y otros vs
Chile, reconoci el carcter de fundamental del derecho al acceso a la informacin pblica.
127
ndice de Accesibilidad a la informacin Judicial en Internet (IAcc), reporte de CEJA aplicado a los pases pertenecientes
a la Organizacin de Estados Americanos (OEA) 2012.

109

informacin judicial, mediante las pginas web de los poderes judiciales y ministerios
pblicos de los pases que conforman la Organizacin de los Estados Americanos (OEA).
Los instrumentos estudiados fueron: i) La existencia de una pgina

WEB;

ii) la

publicacin y actualizacin de sentencias; iii) la publicacin y actualizacin de reglamentos

internos, acuerdos e instructivos; iv) la publicacin de estadsticas de causas ingresadas,
resueltas y pendientes; v) la publicacin de agendamientos de audiencias; vi) la publicacin
de recursos fsicos y materiales con que cuenta el poder judicial; vii) el presupuesto; viii)
los salarios, antecedentes curriculares, patrimonio y temas disciplinarios de funcionarios
relevantes; ix) la publicacin de concursos y licitaciones para contrataciones; y, x) el
rgimen de acceso.
El primer lugar es obtenido por Chile (85,57%), seguido de Costa Rica (83,57%), Brasil
(72,11%), Estados Unidos (71,71%), Mxico (71,38%) y Panam (70,58%), todos con
valores superiores a 70%.
El promedio obtenido por los 34 pases miembros de la OEA fue de 44,19%, superior al
mismo indicador en la 7. versin cuando fue de 42,56%. Los nicos pases con valores
igual a 0% son Hait y Surinam al no encontrar sitios web sobre los cuales efectuar la
aplicacin del IAcc.
Respecto a la evaluacin de los 34 pases miembros, se evaluaron sus sitios web
respecto a los poderes judiciales. El resultado fue: Chile 95,48%, Costa Rica 88.39%,
Panam 79,20%, Canad 74.37%, El Salvador 73.39%, Mxico 73.18%, Brasil 71.92%,
Colombia 70.05%, Argentina 68.81%, Estados Unidos 68.60% en dcimo puesto;
teniendo en cuenta los pases hermanos, observamos a Venezuela con un porcentaje de
63.40% en catorceavo puesto y Ecuador con 59.83% en el quinceavo puesto.
En conclusin, el promedio obtenido por los 34 pases para esta octava versin fue de
48,59%, superior a la versin anterior cuando el mismo indicador fue de 46,25%.

110

Estados europeos128
Los Estados europeos han adoptado mecanismos para implementar las

TIC

dentro de

sus sistemas judiciales. En este sentido, la Comisin Europea para la Eficacia de la Justicia
(CEPEJ) en la Evaluation Report on European Judicial Systems 2012 (completed version)129
diagnostic, en el captulo 5.3 Information and communication technology (ICT) in the courts (ejustice and e-courts), que la implementacin de

TIC,

tal como telfonos inteligentes,

computadores personales y tabletas, en funcionamiento con estructuras tecnolgicas

como el internet y sus servicios complementarios, ha tenido cada vez ms acogida y ha
cambiado las relaciones entre los individuos, y entre los individuos y las organizaciones,
tanto en el sector privado como en el sector pblico.
Dentro de los aspectos que ms se destacan en el uso de las

TIC,

se encuentra el uso

de los documentos digitales para plasmar las providencias judiciales, el acceso en lnea para
acceder a las bases de datos de leyes y jurisprudencia, el uso y copia de archivos
electrnicos y el intercambio de documentos legales. En este sentido, la

CEPEJ

destaca el

cumplimiento de la European Convention of Human Rights y los pronunciamientos de

Consultative Council Of European Judges (CCJE).
En el estudio, el

CEPEJ

destaca la complejidad de la implementacin de las

TIC

en el

aparato judicial. Sostiene que la implementacin no se refiere exclusivamente a un tema

tcnico sino, adems, a uno organizacional y a otro normativo.
Para el caso estadstico de la implementacin de las

TIC

en los diferentes pases de

Europa, la jueza Dori Reiling de la Corte del Distrito de Amsterdam (Alemania) dispone
en su artculo titulado E-Justice: Experiences with court

IT

in Europe (Estudio que

realiza partiendo de los datos obtenidos por el CEPEJ), algunos de los siguientes datos:

128

Comisin Europea para la Eficiencia en la Justicia. 2013. Disponible en:

<http://www.coe.int/T/dghl/cooperation/cepej/default_en.asp>.
129
Comisin Europea para la Eficiencia en la Justicia. Evaluation of European Judicial Systems. 2013. Disponible en:
<http://www.coe.int/t/dghl/cooperation/cepej/evaluation/default_en.asp>.

111

Dentro del grupo ms alto de implementacin de las

TIC

en el Sistema Judicial, el

estudio arroj como resultado a Finlandia, Austria y el Reino Unido, Estonia, Eslovaquia y
Hungra; tambin se encuentran dentro de niveles altos de implementacin pases como
Francia, Alemania, Suecia, Lituania, Bulgaria y los pases bajos.
Dentro del nivel moderado encontr a Blgica, Irlanda y Croacia, y dentro del nivel
bajo ubic a Chipre, Ucrania y Rusia.
Experiencias internacionales
Austria:
Figura 5. Ilustracin representativa del Elektronischer Rechtsverkehr

El Elektronischer Rechtsverkehr. La jueza Dori Reiling destaca la innovacin judicial

en el pas austriaco. Al respecto seala en sus comentarios al Informe
implementacin del programa

ERV

130

CEJA

la

Elektronischer Rechtsverkehr (Comunicaciones Legales

Electrnicas) mediante el cual se permiti el trfico jurdico de archivos y datos del

aparato judicial y las entidades que se relacionaban con este, al igual que de los usuarios de
la justicia. Este sistema que desde su creacin, en el ao de 1990, fuera previsto
nicamente para la comunicacin del Sistema Judicial con abogados, notarios, iglesias,
bancos y compaas de seguros, en el ao 2000 permiti el trfico jurdico conjunto con
los particulares.131
Reino Unido
130

Dori Reiling. E-Justice: Experiences with court IT in Europe. 2014. Disponible en:
<http://www.iijusticia.org/docs/Dory.pdf>.
131
Die
sterreichische
Justiz.
Elektronischer
Rechtsverkehr
(ERV).
2014.
<http://www.justiz.gv.at/web2013/html/default/2c9484852308c2a60123708554d203e7.de.html>.

Disponible

en:

112

El Money Claim Online

Figura 6. Logo del Money Claim Online

Seala la jueza Dori Reiling, en sus comentarios al informe

132

CEJA,

el uso de las

TIC

para procesar pequeas demandas monetarias. A este respecto destaca el Money Claim
Online, sitio

WEB

del gobierno del Reino Unido que permite, de una manera prctica y

segura, interponer y responder las money claims133 en el internet.134

Criminal Justice Secure eMail. El Reino Unido cuenta tambin con el Criminal
Justice Secure e-Mail, servicio por el cual las partes de los procesos penales pueden unirse
al Criminal Justice System en Inglaterra y Wales. Mediante este sistema los trabajadores de
CJS,

la polica, organizaciones pblicas, privadas y

ONG

cuentan con la posibilidad de enviar

y recibir correos electrnicos que contengan informacin Restricted de forma segura.

El Criminal Justice Secure e-Mail tambin permite la comunicacin con otros grupos que
se ven involucrados con el

CJS

como,

YOTs,

135

barrister, defense solicitor,136 autoridades

locales, vctimas y testigos.137

Cloud Computing. Tambin existen herramientas como el

CLOUD COMPUTING,

creada para que las firmas de abogados del Reino Unido puedan almacenar y procesar

132

Dori Reiling. Op. cit.

En el caso colombiano estas acciones se asemejan a los procesos ejecutivos de mnima cuanta.
134
HM Courts and tribunal Services. Money Claim Online. 2014. Disponible en:
<https://www.moneyclaim.gov.uk/web/mcol/welcome>.
135
De las siglas en ingls Youth Offending Teams. Corresponde a equipos multidisciplinarios de profesionales de la salud,
servicios sociales, educacin y polica; cuenta con la identidad de una autoridad local y tienen a su cargo la atencin de
controlar y atender los nios adolescentes que han tenido problemas legales con el sistema judicial.
136
En el Reino Unido los abogados litigantes estn clasificados en Solicitors y Barristers, los primeros estn especializados
en las consultoras en firmas de abogados, mientras los segundos son abogados independientes que atienden los casos
legales en las audiencias judiciales.
137
El sitio WEB oficial del criminal Justice Secure e-Mail se puede encontrar en el siguiente enlace:
<https://www.cjsm.net/LoginMore.do>.
133

113

toda la informacin de sus casos en la nube,138 y as, por un lado, evitarles tener servidores
informticos en sus oficinas y contratar ingenieros o tcnicos para el mantenimiento del
sistema, y, por el otro, ofrecerles mayor seguridad y proteccin para su informacin,
acceso a ella y control en cualquier momento y lugar.
Figura 7. Demostracin de conexin en la nube

Sin perjuicio de la utilidad de este tipo de herramientas, la proteccin de datos

personales no deja de ser una preocupacin para el pas ingls. Por tal razn, el Ministerio
de Justicia del Reino Unido emiti una gua139 dirigida a los interesados en contratar el uso
del

CLOUD COMPUTING

en la cual explicaba las precauciones y los riesgos que el uso de

estas tecnologas implicaba para Criminal Justice Secure e-Mail y la obligacin de proteger
la informacin privada derivada del DATA PROTECTION ACT.140
Estados Unidos
El caso de Limestone County

138

Computacin en nube: la computacin en nube es un sistema informtico basado en internet y centros de datos remotos
para gestionar servicios de informacin y aplicaciones. La computacin en nube permite que los consumidores y las
empresas gestionen archivos y utilicen aplicaciones sin necesidad de instalarlas en cualquier computadora con acceso a
internet. Esta tecnologa ofrece un uso mucho ms eficiente de recursos como almacenamiento, memoria, procesamiento y
ancho de banda, al proveer solamente los recursos necesarios en cada momento. Para mayor informacin consultar
<http://www.computacionennube.org/>.
139
Ministry of Justice UK, Cloud Computing and CJSM. 2014. Disponible en:
<http://www.justice.gov.uk/downloads/about/about-the-justice-system/transforming-justice/cloud-computing-guidance.pdf>.
140
Se asemeja a la figura de la Ley Estatutaria de Proteccin de Datos Personales, Ley 1581 de 2012.

114

Es de resaltar el caso del Estado de Alabama (US) donde los jueces de Limestone
County, dentro de las causas criminales, combinaron el uso de gestores documentales con
videotelfonos para practicar las audiencias de comparecencia inicial que deban realizar
en un perodo no mayor a doce horas posteriores a su arresto. Antes de implementar las
TIC

para el desarrollo de las audiencias, los jueces deban atender entre 25 y 30 audiencias

en la semana, cada cual tomaba un promedio de tres horas (contando el tiempo que
tomaba alistar el preso para sacarlo de la prisin, transportarlo hasta la Corte, atender el
procedimiento judicial y devolverle hasta el sitio de reclusin) adems de los dos guardias
que se requeran para su custodia durante el desplazamiento. Ante la congestin y
dificultad de los procedimientos, el director para las Information Technologies (IT) de
Limestone County logr identificar las herramientas y los procedimientos adoptados en
otras ciudades, para lo cual adquiri seis videotelfonos Unified
pantalla

LCD

IP

Phone 7985G con

de 4x5 (pulgadas), una para cada juez, uno para la prisin y otro

complementado con un computador porttil Dell E6500, un sistema de gestin

documental de la firma Cabinet

NG,

y un sistema de firma digital de Topaz System para la

recoleccin de la firma del preso despus de realizada la audiencia donde se explicaban las
condiciones de legalidad de su arresto. Despus de seis meses de operacin del nuevo
sistema con la implementacin de las

TIC,

los jueces lograron realizar audiencias de

comparecencia inicial de entre 25 y 30 minutos, con un promedio semanal de 45, y con

ahorro tanto del tiempo de traslado del preso, para dedicarlo a procesos de mayor
importancia, como del nmero de guardianes para custodia y los gastos administrativos
que esto implicaba, lo cual permiti reinvertir estos recursos en otras prioridades del
sistema.141
Documentos Forensic Examination of Digital Evidence: A Guide for Law
Enforcement y Electronic Crime Scene Investigation: A Guide for First Responders. De
igual manera los Estados Unidos implementaron estos documentos con informacin
relevante en materia de evidencia digital. Dichos documentos nacen por la creciente
instauracin de nuevas tecnologas de informacin y comunicacin que abren nuevas
141

Gutirrez, Jessaca. The Buzz: Installation Spotlight: Limestone County Courthouse, Alabama, 2009.
<www.SVCOnline.com>. Disponible en: <http://svconline.com/corporateav/features/limestone_county_0804//index1.html>.

115

formas de criminalidad, documentos dentro de los cuales se tratan los procedimientos

probatorios que debe seguir el primer funcionario en llegar al escenario del crimen dentro
del proceso judicial (inspeccin del sitio donde ocurri el ilcito, parmetros para realizar
los estudios en el laboratorio y forma de exponer las pruebas ante la Corte). En especial,
los procedimientos estn encaminados a explicar: aquellos que debe llevar a cabo el
primer funcionario en llegar a la escena del crimen, la examinacin de evidencia digital, los
usos investigativos de la tecnologa, las tecnologas electrnicas para investigar delitos
criminales, el estudio forense de la evidencia digital y la presentacin de la evidencia digital
ante la Corte.
Figura 8. Cyberseguridad

Estos

mtodos

han

sido

adoptados por los Estados Unidos para combatir la cibercriminalidad, y constantemente

deben estar en actualizacin debido a evolucin y avance de las TIC.
Catalua
Figura 9. Logo de e-justcia.cat

116

e-Justcia.cat: en el caso de Catalua, en Espaa, la empresa T-System y la

Administracin de Justicia del Gobierno de la Generalitat de Catalua unieron esfuerzos
para optimizar la prestacin del servicio con el uso de las

TIC.

Con la ayuda de expertos,

funcionarios de la administracin de justicia identificaron los principales requerimientos en

el sistema.
En este panorama se emprendi con el proyecto de Justicia.cat el cual estaba enfocado
en la creacin de la nueva oficina judicial, destinada a ser ms eficaz y eficiente en la
prestacin del servicio de justicia.
Con la implementacin de Justicia.cat, que tuviera lugar entre los aos 2003 y 2010,
los juzgados de Catalua lograron la unificacin de las bases de datos de todos los
juzgados de la regin, la presentacin en lnea de las demandas para procuradores y la
gestin de requerimientos, tanto policiales como de otros organismos de seguridad.
Tambin se destaca la presentacin del nuevo sistema de gestin procesal que permite la
tramitacin del proceso en lnea de manera reglada y guiada a travs de un expediente
electrnico, mediante el cual el procurador del proceso puede desde presentar la
demanda hasta obtener la sentencia de primera instancia.
En cifras, la Justcia.cat permiti ahorrar ms de 750000 folios pertenecientes a
requerimientos policiales.
Entre los beneficiados con el nuevo sistema, adems de los funcionarios de la
administracin de justicia, se encontraron los ciudadanos, ya que pudieron realizar todos
sus trmites de forma ms gil por la eficiencia que las TIC dieron al proceso.142
Brasil

142

T-Systems,
e-Justcia.cat.
2013.
Disponible
en:
<http://www.t-systems.es/prensaanalistas/centro-deprensa/463004_2/blobBinary/Justicia+sin+Papeles%252C+e-Justicia.cat+%2528Dintel+2011%2529>.

117

PROJUDI. Mediante la Ley 11419 de 2006, por la cual se modific la Ley 5869 de 1973
que reglamenta el Cdigo de Procedimiento Civil, la Presidencia de la Repblica de Brasil
sancion la ley que decret el uso de las

TIC

en la administracin de justicia. As, se

adoptaron disposiciones tendientes a la informatizacin del proceso judicial, a la

comunicacin electrnica de los actos procesales y al proceso electrnico, entre otras
disposiciones.
Figura 10. Logo del Proceso Judicial Digital en Brasil

A partir del 19 de diciembre de 2006, fecha en la cual se sancion la ley, los estados de
Brasil comenzaron a implementar, en coordinacin con el Consejo Nacional de Justicia, el
Proceso Judicial Digital (PROJUDI).
El

PROJUDI

se configura como un sistema de procesamiento electrnico de los casos, el

cual se desarrolla con base en un soporte lgico (software) libre del

CNJ.

Dentro de sus

innovaciones se encuentra la inclusin de las estaciones de polica dentro del sistema.

Toda persona que es parte de un proceso electrnico tiene acceso a la misma informacin
con la que cuentan los abogados, lo que permite al ciudadano hacer un seguimiento de su
caso. La coordinacin de las fechas para las audiencias es tramitada y enviada por este
medio, al igual que las citaciones y notificaciones del proceso.
Mxico
Mxico no ha sido ajeno a las polticas de implementacin de las

TIC

en su Sistema

Judicial. Su proceso inicia en el ao 2006 con el Plan Piloto para sistematizar trmites en
los juzgados. Mediante el uso del Sistema de Trmite de Expedientes (SITE) se pretendi
118

sistematizar todos los acuerdos dentro de los juzgados. El coordinador de la

implementacin del

SITE

en Mxico, Edgar Corso, mencion que para el ao 2007 los

beneficios que se haban generado: reduccin del tiempo en la elaboracin de acuerdos,

en la correccin de errores, en la firma diaria y en la labor de actuara; se cuenta, adems,
con una base de datos con acuerdos sistematizados, hay continuidad con independencia
de los cambios de personal y de periodos de vacaciones y capacitacin de personal en
materia de trmite, agilidad, historial electrnico y generacin de informacin para toma
de decisiones a partir del proceso de produccin de acuerdos.143

Figura 11. Logo del Poder Judicial de la Federacin

Dentro de los rganos del Poder Judicial de la Federacin Mexicana est la Direccin
General de Estadstica Judicial, la cual cumple con el objetivo de: Captar, sistematizar,
analizar y difundir la informacin estadstica generada por los rganos jurisdiccionales a
travs de la "Estadstica Mensual" y de la Base de Datos del "Sistema Integral de
Seguimiento de Expedientes" y que permite a los usuarios de la justicia en general
acceder a informacin completa, oportuna y confiable sobre la evolucin de la actividad
judicial de su proceso o acuerdo, a los titulares de la funcin judicial les facilita contar con
bases de datos detalladas y fiables de todos los procesos judiciales tramitados.
Argentina

143

Compromiso. rgano informativo del Poder Judicial de la Federacin, Gaceta. (Septiembre de 2007). Disponible en:
<https://www.scjn.gob.mx/ComunicacionSocial/documents/gaceta200709.pdf>.

119

Figura 12. Logo del Ministerio Pblico Fiscal de la ciudad autnoma de Buenos Aires

El Ministerio Pblico Fiscal es el organismo del Poder judicial de Argentina que promueve
el accionar de la justicia, en defensa de la legalidad y los intereses generales de la sociedad,
e impulsa las acciones penales y contravencionales.
Sus gestiones y trmites eran adelantados en papel, lo que ocasionaba demoras en el
trmite documental, imposibilidad de trabajar diferentes asuntos en un mismo expediente,
desorden en el registro de las actividades desarrolladas dentro del expediente o errores
en la omisin de acciones solicitadas en medio manuscrito, por el alto volumen de ingreso
de peticiones.
Como consecuencia de lo anterior, el Ministerio Pblico Fiscal adelant gestiones con
la empresa GrowlT,144 la cual integr las

TIC

denominadas ProcessMaker y

OMBU

con las

que lograron en un principio abarcar 1200 usuarios distribuidos en seis centros de trabajo
y un promedio de entre 150 y 200 casos procesados mensualmente.
Posteriormente, se realiz una reingeniera del sistema a cargo de un lder de
proyecto; un consultor tcnico-funcional y un desarrollador construyeron el ProcessMaker,
con el cual lograron implementar procesos como capacitacin, convenios, certificados,
licencias, contratos de locacin de obra o de servicios, promociones y designaciones,
representacin institucional, subsidios, asignaciones, criterios generales de actuacin,
solicitud para litigar por derecho propio, oficios judiciales y presentaciones realizadas por
particulares, entre otros.

144

Consultora de tecnologa informtica especializada en la implementacin, adaptacin e integracin de soluciones de

negocio

120

Los beneficios obtenidos fueron varios, desde la posibilidad de visualizar el estado y la

duracin del trmite, pasando por el control de las acciones asignadas a cada sector y su
cumplimiento, hasta el ahorro de tiempo de gestin de los trmites involucrados y la
eliminacin de errores comunes en los procedimientos, por las alertas y recomendaciones
que arrojaba el sistema.145 Dentro de este proceso, el responsable del desarrollo de
Sistemas, Luis Bonini, manifest: Tenamos dos desafos: disminuir la cantidad de
solicitudes por mes y reflejar todo el trabajo que se iba haciendo y que no quedaba
registrado [] Ahora hay una poltica de digitalizacin, las gestiones son ms rpidas,
todas las personas al mismo tiempo pueden trabajar sobre un legajo, son muchas las
ventajas obtenidas.
En la actualidad el Ministerio Pblico Fiscal de la Ciudad Autnoma de Buenos Aires
cuenta, adems, con la herramienta para realizar denuncias en lnea, lo que ha permitido a
los ciudadanos contar con medios ms expeditos para la defensa de sus derechos, y al
Ministerio Pblico tener un contacto ms directo con el pblico en general.
Figura 13. Imagen tomada de la pgina web del Ministerio Pblico de Buenos Aires

Espaa
Espaa adopt en el ao 2009 el Plan Estratgico para la Modernizacin de la Justica
2009-2012, el cual plante en su tercer eje estratgico el tema de una Justicia
tecnolgicamente avanzada. Para este fin se fijaron los lineamientos tcnicos que
procuraban la especializacin de tareas, la reestructuracin eficiente del trabajo de los
medios, y el reparto preciso y racional de funciones, entre otros.
145

Caso de xito Ministerio Publico Fiscal, GrowIt. Disponible en: <http://www.growit.com.ar/novedades/181-caso-de-exitoministerio-publico-fiscal.html>.

121

La disposicin legal del Gobierno de Espaa que orden la modernizacin de la justicia fue
la Ley Orgnica 19 de 2003.
Dentro de las principales herramientas insertadas al Sistema Judicial espaol
encontramos:
1. Sistema de intercambio seguro de informacin: definido como un sistema que
permite que los rganos de la justicia y otros agentes se relacionen entre s
(procuradores y fiscales, entre otros). La informacin se intercambia por medios
electrnicos de forma segura y confiable, por medio de firma electrnica.
Figura 14. Imagen tomada de la pgina oficial del Sistema Judicial espaol

Mediante el sistema Lexnet los operadores y usuarios judiciales pueden presentar escritos
y documentos, trasladar copias y realizar actos de comunicacin procesal por va
telemtica, todo sin necesidad de desplazamientos fsicos.
2. Sistema de Gestin Procesal Minerva

NOJ:

este sistema ofrece apoyo a la gestin en

los asuntos judiciales, complementa el registro, es soporte en el reparto y en la

tramitacin de estos asuntos en todos los rdenes e instancias.

Figura 15. Estructura del procedimiento judicial espaol

122

Con la aplicacin Minerva se tramita la informacin relativa a los procedimientos judiciales

de manera que todos los intervinientes judiciales del proceso puedan acceder a la
informacin all contenida, bajo parmetros de reserva, control y confidencialidad.
El Sistema de Gestin Procesal Minerva incluye, adems, herramientas que permiten
controlar los presos preventivos, los plazos, las medidas cautelares, efectuar liquidaciones
de condenas y compartir datos a los registros centrales.
3. Agenda Electrnica Comn de Sealamientos: es un mecanismo que permite a los
secretarios y dems operarios judiciales fijar la fecha u hora de la celebracin de
audiencias u otros trmites que se requieran. Esta agenda permite, por un lado,
optimizar y organizar el uso de las salas de audiencia, y por el otro, evita situacin
de imposibilidad de uso de sala por cruce de audiencias entre despachos o
funcionarios. Las agendas electrnicas se caracterizan por ser centralizadas, por ser
nicas para toda la oficina judicial, coordinadas porque la fijacin de audiencias y
otras diligencias de todos los despachos se gestiona en ella de manera comn,
flexibles pues dan la oportunidad de fijar fechas y horas segn los requerimientos de
los despachos y transparentes porque su consulta es abierta al pblico.

123

4. Sistema electrnico de grabacin de vistas [audiencias]: mecanismo que permite el

almacenamiento centralizado de los videos generados en las audiencias, susceptibles
de posterior consulta. De igual manera se previ la posibilidad de difundir en vivo a
travs de la web mediante el SEGV los actos susceptibles de ser pblicos.

Costa Rica
Figura 16. Logo del Poder Judicial de la Repblica de Costa Rica

Sistema Integrado de gestin administrativa (SIGAPJ): el poder judicial en Costa Rica cuenta
con el SIGAPJ el cual integr varios procesos administrativos y procesales.
En el ao 2006 el desarrollo del sistema de formulacin presupuestaria permiti el
acceso, a travs de la intranet, a todas las administraciones regionales y algunas oficinas del
pas. Un ao ms tarde, en el 2007, se desarroll el Sistema de Registro de Proveedores,
que permiti el acceso por internet a las empresas que suministran bienes y servicios al
poder judicial.
Como ltima etapa del proyecto

SIGAPJ,

se desarroll el Sistema de Mensajera Judicial

que consiente la notificacin y comunicacin a travs de correo electrnico, fax y

mensajes cortos de texto a celulares (SMS).
124

Este sistema nace con la intencin de reducir costos de tiempo y traslado tanto para
los servidores externos como para los funcionarios judiciales. En la actualidad, su
implementacin est en constante retroalimentacin y mejora.

125

Portugal
Portal

CITIUS.

El Ministerio de Justicia de Portugal implement el portal web <citius.mj.pt>

el cual se cre con la intencin de cubrir las necesidades judiciales de los jueces.
Figura 17. Logo del Portal Citius de Portugal

Mediante este portal los operadores de la justicia pueden:

- Desarrollar todas sus providencias directamente sobre la plataforma virtual
- Suscribir sus providencias con firma electrnica, mediante el uso de una tarjeta
electrnica que cuenta con un cdigo PIN.
- Recibir y remitir los expedientes electrnicos requeridos por la oficina judicial va
electrnica, al igual que el envo de procesos a archivo.
- Conocer de forma inmediata el estado de cualquiera de sus procesos asignados.
- Consultar el historial de procesos, y los escritos de mayor importancia dentro de
ellos.
- Contar con un organizador personal que agenda y notifica diligencias y trmites
mediante alarma.
Respecto a este sitio web, el abogado investigador del Centro de Estudio de Justicia de
las Amricas, Ricardo Lillo Lobos, destaca que el sistema permite desde la tramitacin en
lnea, como fue sealado con anterioridad, como tambin entrega informacin de utilidad
126

a sus usuarios sobre tarifas pblicas de distribucin de procesos, venta de bienes

incautados, publicidad de insolvencia, distribucin de procesos en tribunales de primera
instancia, de apelacin, administrativos y fiscales, apoyo en informacin sobre
procedimiento de ejecucin y gestiones preparatorias de la va ejecutiva, divisin judicial y
administrativa (tribunales de primera instancia), contactos en los tribunales portugueses.
Pero adems de lo anterior, va mucho ms all convirtindose en una verdadera
plataforma para que los usuarios puedan utilizar diversos servicios.146
Israel
New Generation Court System (NGCS). El

NGCS

es el resultado de muchos esfuerzos

para incrementar la efectividad del sistema judicial israel. En el ao 1990 comienza la

implementacin de sistemas que permitiran la solucin pronta de pequeas disputas
fiscales acompaada de redes de informacin dentro del aparato judicial, que
permitiran archivar todos los documentos escritos y de audio en la red.
En el ao 2007 se lanza el plan piloto del

NGCS

en la Corte del Hertzelia, y a partir de

all se comenz con la implementacin por todo el pas. Este moderno sistema tiene cinco
caractersticas pilares:
1. Documentos electrnicos: todo el proceso judicial es manejado de manera digital.
Mediante el uso de contraseas (password) o de tarjetas inteligentes, las partes, los
interesados y los representantes del proceso pueden acceder al expediente. Los
jueces cuentan con la posibilidad de acceder a todos los documentos electrnicos
desde su oficina y hogar bajo algunos parmetros de seguridad. El sistema permite la
documentacin electrnica de expedientes en todos los procedimientos judiciales.
2. Espacio de trabajo: las tareas de las Cortes se concentran en medios digitales. Por
esta razn los jueces tienen la posibilidad de acceder a todos los casos, bases de
datos de legislacin y jurisprudencia, y documentos acadmicos, entre otros. De
igual manera se permite el acceso entre diferentes tipos de documentos, lo que le da

146

Ricardo Lillo Lobos. El Uso de Tecnologas en el Sistema Judicial: experiencias y precauciones. 2010. Disponible en:
<http://www.iijusticia.org/docs/LOBOS.pdf>.

127

la posibilidad al juez de buscar sustentos probatorios en los diferentes

testimonios,147 inspecciones, alegatos y dems pruebas.
3. Agendamiento: el

NGCS

permite optimizar las tareas mediante la organizacin de los

eventos o actividades que debe realizar el juez, segn sus preferencias. De igual
manera, las oficinas jurdicas cuentan con la posibilidad de coordinar la forma como
prefieran organizar el reparto de procesos, segn la especialidad del asunto o el juez
correspondiente.
4. Archivos electrnicos (E-filing): el sistema permite acceso a documentos de todas las
Cortes o juzgados los siete das a la semana. Adems, algunos trmites judiciales
estn determinados para que las partes o los interesados llenen formas en lnea
(online) prestablecidas para poder identificar y poder realizar un seguimiento seguro
al proceso.148
5. Asignacin de tareas: el

NGCS

se dise separando cada procedimiento requerido

para cada uno de los procesos involucrados en la ley. Cada parte de los procesos
est relacionada con la persona (abogado, juez, parte, perito u otra) que debe
impulsar tal actuacin. El sistema identifica, a su vez, si esta actuacin se ha cumplido
y, en caso negativo, toma las medidas sancionatorias previamente identificadas para
la omisin de cada conducta. El sistema de asignacin de tareas ofrece mayor
eficiencia al aparato judicial y permite la emisin de fallos de manera ms pronta.

147

En Israel las declaraciones ante notarios son conocidas como Affidavit.

Orna Rabinovich-Einy. Beyond efficiency: the transformation of courts through technology. En: UCLA Journal of Law
and Technology. Volume 12, Issue 1. Spring 2008. April 24, 2008. p. 20. Disponible en:
<http://www.lawtechjournal.com/home/articles/70/>.
148

128

Conclusiones
Teniendo en cuenta los estudios, las cifras y experiencias dadas a conocer por otros
pases, se presentan las siguientes conclusiones:
El sistema propuesto tiene que superar retos importantes, tanto jurdicos
como tcnicos, los primeros sern abordados como parte de una investigacin
ms detallada sobre solucin en lnea de conflictos:
1. Suficiente capacidad de los servidores de Internet para gestionar el trfico
que se va a incrementar en la medida en que tenga xito una implementacin
de este tipo, pues esto podra causar que las personas comiencen a acudir ms
a la justicia, esto con el fin de evitar ser vctima de su propio xito.
2. Que las aplicaciones web sean elaboradas cuidadosamente, con absoluta
coincidencia con el sistema procesal que se trate, que tengan la calidad y la
confiabilidad suficientes para que se conviertan en una verdadera respuesta a
las necesidades de la administracin de justicia, ya no se tratar simplemente
de una base de datos bsica que refleje parte de la informacin de los
procesos, sino unos sistemas de verdadera gestin judicial, con control de
agenda y sujetos, que a la vez provea de informacin precisa sobre el devenir
de la justicia en Colombia para la toma de decisiones macro que responda a
las necesidades reales.
3. Soporte tcnico permanente, pronto y adecuado, que sea capaz de
responder de manera oportuna a las amenazas de seguridad y a los fallos de
hardware y de software.
4. Preparar a los funcionarios judiciales para que se produzca el paso del
manejo tradicional y manual del proceso a un manejo sistematizado, por ello
es que el procedimiento de implementacin debe ser paso a paso y la
plataforma cuidadosamente diseada de forma modular.
5. Que el sistema sea lo suficientemente amigable para que los usuarios
externos puedan utilizarlo sin mayores complicaciones, que cuente con los
instructivos necesarios pero que lgicamente corresponda a las estructuras
procesales que los abogados deben conocer.
6. Mxima compatibilidad: Esto quiere decir que el sistema pueda ser utilizado
en cualquier sistema operativo como Windows en sus diferentes versiones,
Mac, o cualquiera de las distribuciones de Linux, lo cual slo es posible
haciendo compatibles las aplicaciones web al menos con los mejores
navegadores de esos sistemas operativos: Internet Explorer, Firefox, Google
Chrome, Opera y Safari.
129

6. La seguridad, mantener el sistema protegido en varios frentes:

a. Limitar el uso de las claves de acceso a las reas de competencia del sujeto
y crear una poltica de manejo responsable del acceso, por eso cada
funcionario con su ingreso a la Rama Judicial tendr una identidad de acceso,
segn su ubicacin, cargo y responsabilidades. A la vez que el mismo sistema
registra cada paso que se toma dentro del mismo para que as bajo el control
de los mismos sujetos que participen en el proceso se pueda minimizar el
fraude.
b. Como ya se advirti, es necesario mantener un backup o respaldo del
sistema, de tal manera que ante la prdida de los datos en un servidor pueda
utilizarse uno de los servidores redundantes y ubicados geogrficamente en
distintos puntos para que as se mantenga la integridad de la informacin.
c. Impedir el acceso no autorizado desde afuera, mantener la comunicacin
cifrada y tomar las medidas necesarias contra las amenazas electrnicas como
el phishing149 o la suplantacin de identidad y el robo de claves.
d. La plataforma debe estar diseada de tal manera que garantice la
proteccin de datos, esto es, que se preserve la privacidad de los datos de los
sujetos involucrados.
8. Presupuestal: evidentemente la limitacin ms clara de un avance en este
sentido es el presupuesto limitado, esto implica la revisin de todos los
contratos, los servicios, el desplazamiento a sistemas ms eficientes y
econmicos, privilegiar la utilizacin en lo posible de plataformas Open Source y
lograr acuerdos con proveedores de soluciones de Internet, as como buscar
donaciones nacionales e internacionales.
Administrar e impartir justicia es un proceso de comunicacin y como
todo proceso de comunicacin este es susceptible de administrarse y
conducirse a travs de un sistema teleinformtico.150
De tal forma que la invitacin es hacia un cambio de mentalidad para procurar la
dinamizacin de la gestin procesal, posibilitar mayor calidad en los fallos y mayor

149

Phishing es un trmino informtico que denomina un tipo de delito encuadrado dentro del mbito de las estafas
cibernticas, y que se comete mediante el uso de un tipo de ingeniera social caracterizado por intentar adquirir informacin
confidencial de forma fraudulenta (como puede ser una contrasea o informacin detallada sobre tarjetas de crdito u otra
informacin bancaria). El estafador, conocido como phisher, se hace pasar por una persona o empresa de confianza en una
aparente comunicacin oficial electrnica, por lo comn un correo electrnico, o algn sistema de mensajera instantnea o
incluso utilizando tambin llamadas telefnicas. (Wikipedia, 2010b).
150
Nstor Ral Londoo Seplveda. El uso de las TIC en el proceso judicial: una propuesta de justicia en lnea. Revista
Facultad de Derecho y Ciencias Polticas. Medelln (Colombia): Universidad Pontificia Bolivariana. 2010. Este artculo es
producto de la investigacin titulada: Solucin en lnea de conflictos, que actualmente adelanta la lnea de derecho
econmico, del grupo de investigacin en derecho GRID, de la Facultad de Derecho de la Universidad Pontificia Bolivariana.

130

comodidad de los funcionarios judiciales a la hora de expedirlos y de adelantar el trmite

judicial en s, al permitir la apropiacin de mejores prcticas y descongestionar los
despachos judiciales, evitar dilaciones injustificadas y sobrecarga en el trabajo y, sobre
todo, al ofrecer un servicio ms cercano al ciudadano con una relacin de confianza
legtima, igualdad, celeridad, economa procesal, transparencia y dems principios
consagrados en la Constitucin y en la ley.

131