Universidad de Oriente

Ncleo Monagas
Ingeniera de Sistemas
Cursos Especiales de Grado
Automatizacin y Control de Procesos
UNIDAD III
CEG / Sistemas de Gestin Empresarial para Procesos y Comunicacin Industrial
(071-5116)/Cohorte-3
TEMA 8 Equipo de implantacin de ERP

Equipo DCS
Patete A. Edgard A. C.I. 17.090.652
Carvajal F. Carlos E. C.I.18.653.937

SISTEMAS DE CONTROL
DISTRIBUIDO

Maturn, Abril 2.015

NDICE
INTRODUCCIN...
EQUIPO DE IMPLEMENTACIN ERP.
ACTORES FUNDAMENTALES..
LATROCINANTE
GERENTE DE PROYECTO.
USUARIOS LIDERES......
EQUIPO DE DATOS.....
EQUIPO DE INFRAESTRUCTURA
DEPARTAMENTO R.R.H.H.
ANALISTA DE CAMBIO...
ANALISTA DE PROCESOS....
USUARIOS FINALES...
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA.....
CONSULTORES EXTERNOS.
CONSULTORES EXTERNOS ERP..
DISCUSIN
CONCLUSIN
BIBLIOGRAFA..

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INTRODUCCIN
Conforme se van desarrollando las actividades en el curso especial de
reas de grado, los temas y la informacin recibida se torna ms interesante,
sobre todo en cuanto al uso de las estrategias y herramientas que permiten
optimizar los procesos industriales, una de ellas es la implementacin de los
sistemas ERP, los cuales son programas transversales, que recorren por completo
las actividades de la organizacin y son capaces de mejorar notablemente los
procesos que comprenden cada uno de los mdulos aplicados por la estrategia.
Es posible que la organizacin en estudio no posean un software de esta
magnitud o simplemente poseen alguno pero que por diversas razones no cumple
con sus expectativas, es por ello que debe surgir como una necesidad, la
necesidad de un cambio que activa la bsqueda de la innovacin y que esta
inquietud conlleva a la posibilidad de implantar un software ERP,
Pero que necesito como organizacin para implantar este proyecto?
Existen un conjunto de factores de vital importancia que sern evaluadas por
diferentes actores que definirn el xito del proyecto. Es por ello que en la
siguiente investigacin se desarrollaran los perfiles de estos factores involucrados
en el proceso de implantacin y as determinar Cmo se debe conformar un
equipo para la implementacin de un ERP?

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Al implementar un ERP (sigla de Enterprise Resource Planning, que

denomina a los sistemas que cruzan la organizacin de punta a punta)
deberamos tener en claro, como primera reflexin, que estamos frente a un
proyecto y como tal, se trata de un esfuerzo temporal, nico y progresivo. Por eso,
entre otros tems, es necesario considerar de antemano como ser la
conformacin del equipo que llevar adelante el proyecto.
Recordemos que un sistema ERP es un integra diversos procesos
organizativos, tales como gestin de recursos humanos, contabilidad de
inventario, compras y fabricacin. La implementacin de un ERP se inicia con la
instalacin de paquetes de hardware y software y luego se procede a la gestin y
el mantenimiento de este sistema unificado. Por lo tanto, el ERP es un sistema
complejo requiere de individuos altamente especializados y cualificados para
ejecutarlo. A las empresas les resulta ms rentable contratar a los consultores de
implementacin de un ERP de los proveedores o de empresas de consultora
independientes para trabajar con sus expertos tcnicos internos.
Cualquier implantacin de un ERP y por extensin, cualquier software de
gestin empresarial, requiere la eleccin del personal adecuado que garantice el
xito del proyecto o por lo menos, minimice los riesgos de un fracaso por este
motivo. Esta necesidad es evidente en el equipo del suministrador del servicio,
pero igual de importante lo es en el caso del cliente. No todos tienen las mismas
capacidades tcnicas, psicolgicas, formativas, entre otros. Elaborar un buen
equipo desde el principio es clave para evitar demoras del proyecto debido a
cambios de personal, inadaptaciones y resistencias.
Es importante resaltar que aquellos que poseen un conocimiento amplio de
la organizacin, sern claves dentro de este proyecto, debido a que podran
aportar informacin relevante en el proceso de cambio, estas personas deben
dedicar tiempo al proyecto sin que dejen de desarrollar sus rutinas habituales. La
eleccin del equipo de implantacin interno, depende del tamao de empresa,
podramos llevarla a cabo con la eleccin de los usuarios, los cuales deben
cumplir cierto perfil y/o disponer de ciertas capacidades.
Los actores fundamentales en la instalacin de un ERP en una empresa
son:
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1. Patrocinador: Es quien toma la decisin de llevar adelante el proyecto y autoriza

la financiacin del mismo. Posee caractersticas de liderazgo y de innovacin. Por
lo general, se trata del dueo de la empresa o de alguno de los gerentes con
competencias decisorias dentro de la organizacin. Ser l, quien deba
institucionalizar el proyecto de manera que tome la dimensin e importancia para
ocupar un lugar en la agenda de todos los miembros internos de la empresa que
conforman el equipo del proyecto. Este debe tomar en cuenta los aspectos ms
importantes de la empresa, sin subestimar los grados de dificultad de las fases del
proyecto, muchas veces las tareas y procesos que se consideran menos
problemticos o pocos significativos tienden a causar mayores atrasos
Debe elaborar una documentacin exhaustiva de los procesos de negocio
actuales, cuanto ms informado este de la situacin de la organizacin, mas fcil
comprender los aspectos de la migracin del nuevo sistema. Esto implica obtener
los conocimientos bsicos sobre el ERP que ser implementado, Debe tomar en
cuenta los servicios o soluciones que sern implantados en la organizacin.
Muchas veces los colaboradores no estn familiarizados con estos por cuanto aun
no existen y no sern tomados en cuenta. Por lo tanto se convierten en una fuente
de retrasos.
El patrocinador debe tomar en cuenta al personal que utilizara las
herramientas que sern implantadas por el ERP, es posible que su falta de inters
al proyecto obstaculice la implementacin. Todos los equipos deben estar al
corriente de las fases del proyecto tanto como sea posible, indicando de forma
clara los impactos especficos que el ERP tendr con su trabajo indicando el rol
que ejecutara en cada periodo de implantacin.
Debe recordar que las personas son adversas al cambio o simplemente no
poseen el tiempo suficiente para dedicarlo a la adaptacin, debe otorgar tiempo e
incentivos que motiven a los involucrados ya que estos costos son mnimos en
comparacin con los beneficios que supone la implantacin del sistema ERP.
2. Gerente del Proyecto: esta es una de las figuras ms importantes que
conforman el equipo del proyecto ya que es quien se encarga de planificar el
proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades y
mantener informada a la Direccin de la empresa sobre el avance del Proyecto.
Un gerente de proyecto exitoso debe ser capaz de visualizar el proyecto completo
de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visin se haga realidad.
En la mayora de las pequeas y medianas empresas, esta figura es
ocupada por un consultor externo con amplia experiencia en este rol, mientras que
en empresas ms grandes puede constituirse un equipo con un Gerente Interno
(tpicamente el Gerente a cargo del rea de Sistemas) y uno Externo. Mientras
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que el Interno garantiza el conocimiento de la organizacin y las habilidades de la

navegacin poltica del proyecto, el Externo puede actuar como facilitador de los
procesos de cambio, adems de ser quien garantiza el uso de la metodologa de
proyectos ms adecuada para el caso. Debe tener habilidades gerenciales para el
manejo de los recursos personas, tiempo, costo y capacidad de integracin con
personas de otras reas.
El gerente de proyectos, tiene a su disposicin los siguientes actores
2.1. Usuarios Lderes: son los miembros de la organizacin, habitualmente el
Management funcional de la empresa, que proveern los recursos humanos y
materiales para llevar adelante el proyecto. Por lo general, son los responsables
funcionales de las reas afectadas por la implementacin de un ERP (Enterprise
Resource Planning).
Debern poseer un espritu colaborador que permita la afectacin de los
recursos en tiempo y forma de manera tal que los objetivos se obtengan de
acuerdo a los tiempos planeados. Si bien muchas veces no se involucran
directamente por falta de tiempo, es clave que compren los nuevos procesos y
formas de operar que vendrn de la mano del nuevo sistema informtico. La
experiencia indica que los mayores esfuerzos de Gestin del Cambio deben
ocurrir a este nivel.
Estos actores representan lo que son Comit ejecutivo del proyecto; es la
instancia mxima de la administracin del proyecto. Se rene al menos una vez al
mes, con el objetivo de hacer una revisin general, monitorear el avance y resolver
los asuntos que en las instancias anteriores del proyecto no se hayan solucionado.
Est conformado por directivas de la empresa y del implementador o
patrocinadores y gerentes del proyecto.
2.2. Equipo de datos: esta unidad presta apoyo al patrocinador para encontrar,
extraer y validar informacin de los sistemas actuales, en las plantillas
determinadas para el nuevo sistema. Debe poseer personal calificado capaz de
definir las estructuras de los datos y as disear e implementar las mejores
proactivas con la finalidad de crear parmetros que estandaricen los datos.
Coordinando y controlando el levantamiento y depuracin de los datos con la
mayor calidad posible.
2.3. Equipo de infraestructura: Es el responsable de entregarle, tanto al equipo del
proyecto como a las reas usuarias, la infraestructura requerida servidores,
equipos, comunicaciones. Adems, debe definir todos los esquemas de
seguridad y darle soporte tcnico al proyecto. Este equipo trabaja articuladamente
con el consultor, que es el encargado de garantizar la integridad de las bases de
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datos, el funcionamiento del hardware y la seguridad del sistema planes de

contingencia, accesos y autorizaciones, actualizaciones, entre otros. Por su parte,
el consultor debe conocer los planes de mantenimiento para verificar los sistemas
de contingencia, garantizar la conectividad de los usuarios, las impresiones y el
intercambio de informacin.
3. rea de RR. HH. O de gestin humana, Como componente fundamental del
proyecto se encuentra la participacin del rea de recursos humanos o de gestin
humana de la organizacin. Su participacin es fundamental para aportar el
conocimiento de la empresa, los usuarios, las polticas y la cultura organizacional
que ser transformada a partir de la implementacin de la ERP.
3.1. Analista de cambio, este cargo poya al los procesos de cambio de la
organizacin y debe estar en capacidad de apoyar en cuatro frentes principales:
comunicacin, formacin, sensibilizacin y capacitacin. Crea un canal de
comunicacin bidireccional entre los grupos de cambio y los grupos que se vern
afectados por el proyecto, canalizando inquietudes y propuestas que debe
manejar el comit ejecutivo del proyecto identificando a su vez las posibles
barreras o resistencias organizacionales que puedan afectar la implantacin
efectiva del ERP. Es importante que se identifiquen las necesidades de
conocimiento de los empleados de la organizacin para as establecer planes de
capacitacin y entrenamiento que colaboren con el xito del proyecto.
3.2. Analista de procesos: Debido a que la esencia del cambio nace en el
proceso, el equipo de cambio requiere un analista de procesos que identifique y
gestione los generadores de cambio y sus impactos. Debe estar en capacidad de
elaborar la definicin del modelo de cada proceso desarrollando el diseo de los
procesos, normas y estndares tcnicos que la conforman. Elaborar del materiales
de capacitacin en procesos que permita la asimilacin de los cambios en dichos
procesos por parte de los empleados involucrados, es necesario que levante
informacin de los procesos que permitan definir y desarrollar los manuales y
normas de procedimiento. Estableciendo los factores de riesgo que surjan del
estudio de los procesos e informar a la gerencia de proyectos.
4. Usuarios Claves y Finales: son los miembros de la organizacin cuyos puestos
de trabajo se ven afectados y modificados en mayor medida y de manera directa
por el cambio que supone la implementacin de un ERP. Estos, debern ser
flexibles y tolerantes para adoptar las nuevas formas de ejecutar sus tareas a
partir de la implementacin de un sistema integrado de gestin. El aporte de los
Usuarios ser fundamental a la hora de disear los procesos que subyacen la
implementacin de todo ERP.

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5. Administrador del Sistema: este es un rol clave, y en muchas ocasiones implica

una nueva posicin en el rea de Sistemas, pero es absolutamente indispensable,
un nuevo ERP (Enterprise Resource Planning) ser una aplicacin viva que
requerir de continuos ajustes que justificarn esta posicin. Contar con esta
posicin cubierta al comenzar el proyecto facilitar la induccin y traspaso de
conocimiento a la persona que la ocupe.
6. Consultores Externos (Procesos y Proyecto): es un rol clave y de carcter
temporario (usualmente dura lo que dura el proyecto), tpicamente se conforma
con una o ms personas. Son quienes colaboran con el Gerente de Proyecto en la
definicin de la metodologa de implementacin, participan en la definicin de los
requisitos y el diseo de los procesos de negocio y las soluciones que se van a
implementar, hacen el seguimiento detallado de las tareas de todo el equipo,
asisten en la elaboracin de la documentacin de usuarios. En las pequeas y
medianas empresas, este rol es ocupado por consultores externos con experiencia
en gestin de proyectos ya que resumen un saber cmo que por su
especializacin no se encuentra en forma interna dentro de la organizacin. Esta
tercerizacin permite disminuir riesgos y garantizar la calidad de los objetivos de
la implementacin.
7. Consultores del Software ERP: es un rol que generalmente esta tercearizado en
la empresa que brinda la solucin tecnolgica (el software ERP). Dicho rol debe
ser ocupado por organizaciones que posean un staff de trabajo coordinado,
disciplinado y sistemtico donde el trabajo requerido sea entregado en tiempo y
forma. El proveedor y su personal, deber trabajar en conjunto con los todos los
miembros del equipo de proyecto de manera de poder ajustar lo mximo posible
su producto a las necesidades de la organizacin.
Estos ltimos representan el Comit operativo del proyecto, este comit se rene
semanalmente o cuando el proyecto lo requiera, con el objetivo de hacer el
seguimiento de las actividades, actualizar el plan de trabajo, revisar los puntos de
integracin del modelo de negocio, hacerle seguimiento a las diferentes iniciativas
del proyecto incluyendo datos, el plan tecnolgico y resolver los problemas que se
vayan presentando. Est conformado por el gerente del proyecto y los lderes
funcionales y/o tcnicos, aunque, dependiendo de su agenda, puede incluir
consultores funcionales y tcnicos, tanto de la compaa implementadora como de
la empresa.

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DISCUSIN
Es de gran importancia que una organizacin logre integrar sus procesos a
travs de un sistema planificador de recursos, que le permita manejar la
informacin donde el objetivo principal es la integridad y consistencia en la data
que a travs del cual optimizar los procesos de procesamiento de dicha
informacin y sobre todo la ms importante la toma de decisiones. Antes de todo
debe existir una necesidad, la organizacin debe tener esa sensacin de
bsqueda de soluciones tecnolgicas que le permitan hacerse de una parte de los
agresivos mercados de negocios. Es por ello que el uso de estrategias ERP abren
un mundo de posibilidades a las tradicionales y nuevas organizaciones.
Esta necesidad hace que dicha organizacin comience la bsqueda de soluciones,
pero ERP es ms que una solucin, es una herramienta estratgica de negocios
que no solo debe verse como la implantacin de un software, sino como un
cambio radical en la organizacin que deber enfrentar un reto que definitivamente
marcara en fin y el inicio de dos etapas.
Una vez que la empresa decide implementar ERP debe tomar en cuenta que ser
necesaria una gran inversin de recursos econmicos, infraestructura, tiempo y
humano. En donde toda la organizacin debe participar de forma activa y el reto
principal es que aun cuando dediquen tiempo al proceso de cambio deben seguir
desarrollando sus actividades como las venan haciendo. No todas las
organizaciones son capaces de soportar este cambio, sin embargo no es del todo
imposible, pues entran en juego un conjunto de factores que de una u otra forma
tratan de incentivar a los empleados a participar de forma activa al proceso de
cambio, estos factores son desarrollados de forma estratgica por los lderes de la
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organizacin y los actores de apoyo que son integrados al cambio por los agentes
externos.
La implantacin requiere de mltiples factores, una de las ms importantes es el
liderazgo, un lder dentro de la organizacin ser capaz de motivar y concientizar
al personal para que trabaje en pro del cambio, que conlleve al xito de la
implantacin, tratando de disminuir la resistencia al cambio que solo funge como
un obstculo para el desarrollo del proyecto. Podra decirse que el sistema ERP
significa un replanteo de todos los procesos de la organizacin, un anlisis
profundo de todos los procesos, de las estructuras, del manejo de informacin en
fin de la forma de cmo se hacen las cosas.
Uno de los ms importantes es el patrocinador del proyecto, es la persona que
identifica la necesidad y de acuerdo a ello busca un cambio, este usualmente es el
dueo de la organizacin o un gerente con voto importante en el proceso de toma
de decisiones. Debe ser un lder dentro de la organizacin, con amplios
conocimientos de la misma su punto de vista es clave dentro de todo el proyecto.
El tema abierto dibuja una estructura representativa de cmo debe integrarse el
equipo que desarrollara la implementacin de un proyecto ERP en condiciones
ideales, sin embargo est sujeta a cambios pues cada organizacin es diferente y
pueden ser tomados de forma subjetiva. El proceso de seleccin del equipo es de
gran importancia, pues en algunos casos el fracaso de proyectos de implantacin
ha sido un fracaso por cuanto el equipo de implantacin fue deficiente

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CONCLUSIONES
La implantacin de un sistema como ERP debe ser tomado como un proyecto
complejo y de gran envergadura para cualquier organizacin, esta debe
suministrar gran cantidad de recursos que permitan alcanzar el xito del proyecto.
El liderazgo dentro de la organizacin es una estrategia fundamental dentro del
proceso debido a que la implantacin es un factor de cambio radical, as que
deben buscarse mtodos y herramientas que contrarresten el desarrollo del
proyecto.
La organizacin debe suministrar parte importante de su personal que suministre
informacin de gran importancia y as el proyecto est constituido con informacin
consistente.
La comunicacin, la motivacin y la formacin de los usuarios del sistema
representan una ventaja importante que harn ms dinmica la implantacin de un
ERP.

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Referencias Bibliogrficas
Documento en lnea, (revisado el 21-04-15)
http://mundoerp.com/blog/la-eleccion-del-equipo-de-implantacion-del-erp/
Documento en lnea, (revisado el 21-04-15)
http://www.evaluandoerp.com/nota-1540-Como-se-debe-conformar-un-equipopara-la-implementacion-de-un-ERP.html
Documento en lnea, (revisado el 21-04-15)
http://opinioncrmerp.blogspot.com/2012/10/implantacion-de-un-erp-el-equipode.html
Documento en lnea, (revisado el 21-04-15)
http://www.ids-ac.com/index.php?
option=com_content&view=article&id=48&type=single&Itemid=8
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Documento en lnea, (revisado el 21-04-15)

http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm

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