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La Contralora General del Estado, frente a los cambios en la legislacin ecuatoriana que se han
producido a partir de la emisin de la nueva Constitucin de la Repblica del Ecuador, reformas a la
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y otras disposiciones legales y normativas para
los sectores ambiental, elctrico, administrativo, talento humano, informacin pblica, finanzas
pblicas, contratacin pblica, entre otras; y, los avances y mejores prcticas en la administracin
pblica moderna emitidos por las organizaciones internacionales encargadas de su investigacin y
divulgacin, consider necesario actualizar las Normas de Control Interno, para proveer a las
entidades, organismos del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos, de un importante marco normativo a travs del cual puedan desarrollarse para
alcanzar sus objetivos y maximizar los servicios pblicos que deben proporcionar a la comunidad.
La Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, dispone a este organismo, la regulacin del
funcionamiento del sistema de control, con la adaptacin, expedicin, aprobacin y actualizacin de
las Normas de Control Interno. A partir de este marco regulador, cada institucin del Estado dictar
las normas, polticas y manuales especficos que consideren necesarios para su gestin.
Las Normas de Control Interno desarrolladas incluyen: normas generales y otras especficas
relacionadas con la administracin financiera gubernamental, talento humano, tecnologa de la
informacin y administracin de proyectos y recogen la utilizacin del marco integrado de control
interno emitido por el Comit de Organizaciones que patrocina la Comisin Treadway (COSO), que
plantea cinco componentes interrelacionados e integrados al proceso de administracin, con la
finalidad de ayudar a las entidades a lograr sus objetivos.
Las Normas de Control Interno son concordantes con el marco legal vigente y estn diseadas bajo
principios administrativos, disposiciones legales y normativa tcnica pertinente.
La actualizacin de las normas fue realizada con la participacin, aporte y coordinacin de usuarios
internos y externos quienes proporcionaron informacin importante sobre reas especficas de
gestin, por tanto, es el resultado de un esfuerzo comn. Es un documento que promueve el diseo,
implantacin y evaluacin del sistema de control interno, que debe ser perfeccionado continuamente
para incorporar el impacto de los nuevos avances y tendencias actuales en la administracin, en
beneficio de las instituciones del sector pblico, de las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos y de la sociedad en general, usuaria de los bienes y servicios que
stas proveen.
INTRODUCCION
Antecedentes
En el ao 1977, se expidi la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, reemplaz a la
Ley Orgnica de Hacienda y fue concebida bajo un enfoque sistemtico de los diferentes
componentes de la Administracin Financiera. En el Captulo 3 del Ttulo VII, se sealaron los
parmetros fundamentales sobre los que la Contralora General del Estado deba formular las
Normas Tcnicas de Control Interno, como parte de las normas secundarias de los sistemas de
contabilidad y de control que le corresponda emitir al organismo de control.
En noviembre del mismo ao, con Acuerdo 000971, la Contralora General del Estado expidi las
primeras Normas Tcnicas de Control Interno conjuntamente con las Polticas de Contabilidad,
Normas Tcnicas de Contabilidad y Polticas de Auditora del Sector Pblico. Esta normatividad fue
actualizada en abril de 1994, con la expedicin del Acuerdo 017-CG.
En el mbito internacional se celebraron eventos que marcaron una etapa importante en el desarrollo
del control interno; en el ao 1990 se public el documento "Control Interno - Marco Integrado"
(Internal Control - Integrated Framework, 1990), elaborado por la Comisin Nacional sobre
Informacin Financiera Fraudulenta conocida como la Comisin Treadway, quienes adoptaron el
nombre de COSO.
El informe COSO concentr los distintos enfoques existentes en el mbito mundial, en uno solo,
definiendo al control interno como un modelo integrado a la gestin de las organizaciones, ejecutado
por el personal de las entidades en sus distintos niveles jerrquicos; que promueve la honestidad y la
responsabilidad y suministra seguridad razonable en el uso de los recursos para conseguir los
objetivos de: impulsar el uso racional de estrategias, promover la eficiencia en las operaciones,
cumplir con las normativas aplicables y contar con una herramienta apropiada para prevenir errores
e irregularidades.
En el ao 1992, la Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, INTOSAI,
aprob la gua para las Normas de Control Interno del Sector Pblico, concebida para visualizar el
diseo, implantacin y evaluacin del control interno en las entidades fiscalizadoras superiores. Esta
gua fue actualizada en distintos eventos internacionales, siendo la ltima reforma en el ao 2004,
luego del XVII Congreso Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores, INCOSAI,
realizado en Budapest.
Con el propsito de asegurar la correcta y eficiente administracin de los recursos y bienes de las
entidades y organismos del sector pblico ecuatoriano, en el ao 2002, la Contralora General del
Estado emiti las Normas de Control Interno, que constituyen lineamientos orientados al
cumplimiento de dichos objetivos.
Los cambios en el ordenamiento jurdico del pas, a partir de ese mismo ao, los avances y mejores
prcticas en la gestin pblica, exigen la actualizacin de las normas de control interno, cuya
aplicacin propiciar el mejoramiento de los sistemas de control interno y la administracin pblica
en relacin a la utilizacin de los recursos estatales y la consecucin de los objetivos institucionales.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR
PUBLICO Y DE LAS PERSONAS JURIDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE
RECURSOS PUBLICOS
ESTRUCTURA DEL CODIGO
El cdigo de las Normas de Control Interno tendr cinco caracteres numricos:
Los tres primeros, conforman el primer campo y representan el grupo y subgrupo, as
"200 AMBIENTE DE CONTROL"
Los dos ltimos caracteres, constituyen el segundo campo y sealan el ttulo de la norma:
"200-01 Integridad y valores ticos.
100 NORMAS GENERALES
100-01 Control Interno
El control interno ser responsabilidad de cada institucin del Estado y de las personas jurdicas de
derecho privado que dispongan de recursos pblicos y tendr como finalidad crear las condiciones
para el ejercicio del control.
El control interno es un proceso integral aplicado por la mxima autoridad, la direccin y el personal
de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y
la proteccin de los recursos pblicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de
control, la evaluacin de riesgos, las actividades de control, los sistemas de informacin y
comunicacin y el seguimiento.
El control interno est orientado a cumplir con el ordenamiento jurdico, tcnico y administrativo,
promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y
oportunidad de la informacin, as como la adopcin de medidas oportunas para corregir las
deficiencias de control.
100-02 Objetivos del control interno
El control interno de las entidades, organismo del sector pblico y personas jurdicas de derecho
privado que dispongan de recursos pblicos para alcanzar la misin institucional, deber contribuir al
cumplimiento de los siguientes objetivos:
- Promover la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones bajo principios ticos y de
transparencia.
- Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin.
- Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y servicios
pblicos de calidad.
- Proteger y conservar el patrimonio pblico contra prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o
acto ilegal.
100-03 Responsables del control interno
El diseo, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluacin del
control interno es responsabilidad de la mxima autoridad, de los directivos y dems servidoras y
servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias.
Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrn especial cuidado en reas de
mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecucin de los fines
institucionales.
Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las acciones y atender los
requerimientos para el diseo, implantacin, operacin y fortalecimiento de los componentes del
control interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal y tcnica vigente y con el
apoyo de la auditora interna como ente asesor y de consulta.
100-04 Rendicin de cuentas
La mxima autoridad, los directivos y dems servidoras y servidores, segn sus competencias,
dispondrn y ejecutarn un proceso peridico, formal y oportuno de rendicin de cuentas sobre el
cumplimiento de la misin y de los objetivos institucionales y de los resultados esperados.
La rendicin de cuentas es la obligacin que tienen todas las servidoras y servidores de responder,
reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los directivos y la ciudadana, por los recursos
recibidos y administrados y por el cumplimiento de las funciones asignadas. Es un proceso continuo
que incluye la planificacin, la asignacin de recursos, el establecimiento de responsabilidades y un
sistema de informacin y comunicacin adecuado.
Las servidoras y servidores, presentarn informes peridicos de su gestin ante la alta direccin para
la toma de decisiones, en los que se harn constar la relacin entre lo planificado y lo ejecutado, la
explicacin de las variaciones significativas, sus causas y las responsabilidades por errores,
irregularidades y omisiones.
La rendicin de cuentas, se realizar en cumplimiento al ordenamiento jurdico vigente.
200 AMBIENTE DE CONTROL
Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos requieren para su gestin, la implantacin de un sistema de planificacin que
incluya la formulacin, ejecucin, control, seguimiento y evaluacin de un plan plurianual institucional
y planes operativos anuales, que considerarn como base la funcin, misin y visin institucionales y
que tendrn consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del organismo tcnico de
planificacin.
Los planes operativos constituirn la desagregacin del plan plurianual y contendrn: objetivos,
indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarn en el perodo anual,
documento que deber estar vinculado con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en
funcin de las capacidades y la disponibilidad real de los recursos.
La formulacin del plan operativo anual deber coordinarse con los procesos y polticas establecidos
por el Sistema Nacional de Planificacin (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversin
Pblica (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, as como el anlisis pormenorizado de la
situacin y del entorno. Asimismo, dichas acciones se disearn para coadyuvar el cumplimiento de
los componentes de la administracin estratgica antes mencionada. Como toda actividad de
planificacin requiere seguimiento y evaluacin permanente.
El anlisis de la situacin y del entorno se concretar considerando los resultados logrados, los
hechos que implicaron desvos a las programaciones precedentes, identificando las necesidades
emergentes para satisfacer las demandas presentes y futuras de los usuarios internos y externos y
los recursos disponibles, en un marco de calidad.
Los productos de todas las actividades mencionadas de formulacin, cumplimiento, seguimiento y
evaluacin, deben plasmarse en documentos oficiales a difundirse entre todos los niveles de la
organizacin y a la comunidad en general.
200-03 Polticas y prcticas de talento humano
El control interno incluir las polticas y prcticas necesarias para asegurar una apropiada
planificacin y administracin del talento humano de la institucin, de manera que se garantice el
desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio.
El talento humano es lo ms valioso que posee cualquier institucin, por lo que debe ser tratado y
conducido de forma tal que se consiga su ms elevado rendimiento. Es responsabilidad de la
direccin encaminar su satisfaccin personal en el trabajo que realiza, procurando su
enriquecimiento humano y tcnico.
La administracin del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control,
cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente tico desarrollando el profesionalismo y
fortaleciendo la transparencia en las prcticas diarias. Esto se hace visible en la ejecucin de los
procesos de planificacin, clasificacin, reclutamiento y seleccin de personal, capacitacin,
evaluacin del desempeo y promocin y en la aplicacin de principios de justicia y equidad, as
como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales.
200-04 Estructura organizativa
La mxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su
misin y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realizacin de los
procesos, las labores y la aplicacin de los controles pertinentes.
La estructura organizativa de una entidad depende del tamao y de la naturaleza de las actividades
que desarrolla, por lo tanto no ser tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente las
actividades de la institucin, ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de informacin. Los
directivos comprendern cules son sus responsabilidades de control y poseern experiencia y
los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente y
contenga la autorizacin respectiva, as como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmtica.
2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidad
descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepcin
e informe tcnico legalizados y que evidencien la obligacin o deuda correspondiente.
3. Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el
presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado.
4. Diagnstico y evaluacin preliminar de la planificacin y programacin de los presupuestos de
ingresos.
5. La existencia de documentacin debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos.
6. La correccin y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodolgicos del ingreso.
7. La sujecin del hecho econmico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso.
402-04 Control de la evaluacin en la ejecucin del presupuesto por resultados
La evaluacin presupuestaria es una herramienta importante para la gestin de las entidades del
sector pblico, por cuanto determina sus resultados mediante el anlisis y medicin de los avances
fsicos y financieros obtenidos.
La evaluacin presupuestaria comprende la determinacin del comportamiento de los ingresos y
gastos, as como la identificacin del grado de cumplimiento de las metas programadas, a base del
presupuesto aprobado y del plan operativo anual institucional.
Cada entidad deber determinar el grado de cumplimiento de los techos establecidos en la
programacin financiera y las causas de las variaciones registradas.
La evaluacin, tambin permite determinar la ejecucin y el comportamiento de los agregados
financieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la programacin inicial, con el fin de
comprobar el grado de cumplimiento de las metas esperadas en trminos de ahorro, resultado
financiero y estructura del financiamiento, lo cual se utiliza para analizar la ejecucin acumulada con
relacin al presupuesto codificado vigente.
El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar informacin a los niveles responsables
del financiamiento, autorizacin y ejecucin de los programas, proyectos y actividades, sobre su
rendimiento en comparacin con lo planificado, adems, debe identificar y precisar las variaciones en
el presupuesto, para su correccin oportuna.
La mxima autoridad de la entidad dispondr que los responsables de la ejecucin presupuestaria
efecten el seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los objetivos, frente a los niveles de
recaudacin ptima de los ingresos y ejecucin efectiva de los gastos.
Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria, comprobarn que el avance de las
obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas de avance y las
actividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de los plazos convenidos
contractualmente.
Mantendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase del ciclo presupuestario,
tales como:
- Controles sobre la programacin vinculada al Plan Operativo Institucional, formulacin y
aprobacin.
- Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos efectivos.
- Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligacin o devengado.
- Controles a las fases de ejecucin, evaluacin, clausura, liquidacin y seguimiento.
403 Administracin financiera - TESORERIA
beneficiario por la recepcin de un servicio prestado por parte de un rgano del sector pblico.
Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarn obligatoriamente en
los presupuestos institucionales y se depositarn en la cuenta rotativa de ingresos en los bancos
corresponsales.
La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administracin pblica que
manejen especies valoradas, llevarn registros sobre la emisin, venta y baja de estos documentos y
su existencia ser controlada mediante cuentas de orden.
El Instituto Geogrfico Militar es el nico organismo autorizado para elaborar las especies valoradas
para todo el sector pblico del Ecuador.
403-04 Verificacin de los ingresos
Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una verificacin diaria, con la
finalidad de comprobar que los depsitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los
valores recibidos, a fin de controlar que stos sean transferidos al depositario oficial.
La verificacin la realizar una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su
registro contable.
El servidor encargado de la administracin de los recursos, evaluar permanentemente la eficiencia
y eficacia de las recaudaciones y depsitos y adoptar las medidas que correspondan.
403-05 Medidas de proteccin de las recaudaciones
La mxima autoridad de cada entidad pblica y el servidor encargado de la administracin de los
recursos, adoptarn las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras
permanezcan en poder de la entidad y en trnsito para depsito en los bancos corresponsales.
El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estar respaldado por una garanta
razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.
Estas medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una caucin suficiente al recaudador, la
contratacin de plizas de seguro, la utilizacin de equipos con mecanismos de control automtico
de los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad fsica de las instalaciones, la
asignacin de personal de seguridad, la contratacin de empresas de transporte de valores o
depsitos en bancos que ofrezcan este servicio.
403-06 Cuentas corrientes bancarias
A la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional ingresarn todos los recursos provenientes de
cualquier fuente que alimenta el Presupuesto General del Estado y de los gobiernos seccionales, a
travs de cuentas auxiliares. Se exceptan nicamente aquellas cuentas que deban mantenerse en
funcin de los convenios internacionales que el pas mantiene con otros pases y las que
correspondan a las empresas del Estado.
La apertura de cuentas para las instituciones del sector pblico en el depositario oficial ser
autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro Nacional; ninguna institucin
pblica podr aperturar cuentas fuera del depositario oficial de los fondos pblicos.
Para administracin de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias en el sistema
financiero nacional sern autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del informe tcnico
emitido por el ente rector de las finanzas pblicas; se abrirn bajo la denominacin de la entidad u
organismo pblico y su nmero ser el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un
Toda transferencia de fondos por medios electrnicos, estar sustentada en documentos que
aseguren su validez y confiabilidad.
La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades agilita la
gestin financiera gubernamental. Si bien los mecanismos electrnicos dinamizan la administracin
de las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan documentacin
inmediata que sustente la validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspectos que limitan la
aplicacin de controles internos convencionales.
Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los
mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso ser restringido y permitido solamente a
las personas autorizadas. Nadie ms conocer la serie completa de claves utilizadas en una entidad.
Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de
transferencia electrnica de fondos sern verificadas y validadas por el signatario de las claves
respectivas.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes automticos diarios,
que constituirn uno de los elementos de evidencia inmediata de la transaccin, que muestre los
movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos.
El uso del correo electrnico u otras formas de comunicacin tecnolgica es otro medio que permite
contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las operaciones, cuyo
respaldo formal estar sujeto a la obtencin de los documentos originales.
Por efectos de seguridad las entidades mantendrn archivos electrnicos y/o fsicos.
403-14 Inversiones financieras, adquisicin y venta
Las entidades y organismos del sector pblico, podrn invertir los excedentes temporales de caja en
el mercado nacional o internacional, para lo cual se considerar la mejor opcin para el Estado y las
indicadas entidades.
La adquisicin y venta de inversiones financieras estarn condicionadas a las autorizaciones de la
unidad responsable del Tesoro Nacional en lo concerniente a las disponibilidades de caja que
mantengan las instituciones, para lo cual observarn lo establecido en las disposiciones legales y
normativa vigentes, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el
mercado financiero y que garantice el menor riesgo, dentro de las condiciones, limitaciones y
autorizaciones determinadas en la respectiva ley.
De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferir la colocacin en papeles emitidos por
el Estado.
Cualquier operacin que genere rendimientos financieros se considerar inversin financiera.
Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones en papeles
fiduciarios se tramitarn con la debida oportunidad.
Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector pblico a
excepcin de los organismos seccionales, empresas pblicas e institutos de seguridad social sern
redimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal.
Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del sector pblico
no requieren de partida presupuestaria para la inversin y la amortizacin del capital pero s para los
gastos de comisiones y rendimientos.
Los tipos de obligacin se clasificarn en internos o externos, a corto o largo plazo; el mantener
controles sobre cada obligacin, facilita su comprobacin posterior y permitir informar
oportunamente a las servidoras y servidores responsables, sobre los vencimientos para el pago
respectivo.
Contar con informacin organizada y actualizada en cada entidad permitir conservar en forma
adecuada datos histricos de la gestin pblica, en relacin con el endeudamiento del pas.
404-08 Conciliacin de informacin de desembolsos de prstamos y de operaciones por servicio de
la deuda
Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecucin de los prstamos, al igual que las
operaciones del servicio de la deuda pblica sern conciliados entre los organismos y entidades
involucradas en su procesamiento.
El Ministerio Finanzas, establecer procedimientos para la conciliacin de los desembolsos
recibidos, con los acreedores de prstamos, Banco Central del Ecuador, de agentes financieros y
unidades ejecutoras, a fin de mantener informacin uniforme y confiable y permitir un mejor control
sobre esta fase del proceso de endeudamiento.
La conciliacin de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el Banco
Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los prstamos.
La conciliacin con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos efectivamente
recibidos y entregados para ejecucin de gastos e inversiones.
As mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de contrapartidas
utilizadas en la ejecucin de proyectos con financiamiento externo.
El Ministerio de Finanzas conciliar peridicamente, con las entidades acreedoras, los montos
pagados por concepto del servicio de la deuda, desagregada en los conceptos de amortizacin del
principal, intereses, comisiones, moras, entre otros.
404-09 Pasivos contingentes
Las entidades del sector pblico revelarn todos los prstamos y obligaciones contrados con
organismos internacionales de crdito u otras fuentes que constituyan deuda pblica interna o
externa, as como los pasivos contingentes que podran transformarse en pasivos reales como
consecuencia de eventos futuros.
Para la aplicacin de esta norma las entidades se sujetarn a los principios y normas tcnicas del
sistema de administracin financiera, cuya finalidad es mantener un control del monto y las posibles
eventualidades que podran originar que obligaciones potenciales se conviertan en pasivos reales,
adems de la importancia que podran tener en la situacin financiera de la entidad.
Al adoptar decisiones en materia de endeudamiento, las autoridades tomarn en consideracin los
efectos posibles de los pasivos contingentes sobre la situacin del gobierno, incluyendo su liquidez
global.
404-10 Sistemas de informacin computarizados y comunicacin de la deuda pblica
Corresponde al organismo responsable de administrar la deuda pblica, disponer de un sistema
computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimizacin de sus recursos disponibles,
as como la adopcin de polticas que definan anticipadamente los aspectos de soporte tcnico,
mantenimiento y seguridad del sistema.
El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pblica, posibilita el registro
de la informacin de los prstamos relacionndolos con los proyectos financiados por ellos,
actualizar los desembolsos en forma automtica, identificar los atrasos en el pago del servicio de la
deuda, calcular las tablas de amortizacin y preparar los reportes para la Gerencia y Auditora.
El registro del endeudamiento mediante sistemas computarizados facilita producir reportes sobre el
servicio de la deuda pblica en: amortizacin, intereses, comisiones, moras, gastos derivados de la
contratacin y utilizacin de crditos a cargo del sector pblico, para ser conciliados con el
presupuesto, entre otros.
El objetivo principal de un sistema de informacin computarizado es generar informacin til que las
mximas autoridades de las entidades relacionadas con la deuda pblica, requieren para cumplir con
la responsabilidad de su gestin, como por ejemplo: previsiones confiables sobre el servicio de la
deuda, el estado de flujo de efectivo con el objeto de contratar financiamientos necesarios para
garantizar la liquidez a costos razonables, anlisis con iniciativas de reducir la deuda,
financiamientos ms recientes, reestructuraciones de la deuda, etc.
El sistema de informacin contar con programas, aplicaciones y procedimientos documentados,
controles de accesos y seguridades, as como una segregacin de funciones entre las reas de
gestin de la deuda, para salvaguardar la confidencialidad, confiabilidad, integridad y conservacin
de los datos.
El pblico debe tener acceso a la informacin sobre el volumen y la composicin de la deuda pblica,
incluyendo la moneda de expresin, plazos de vencimiento y estructura de las tasas de inters. Esta
informacin deber ser actualizada peridicamente y publicada por el organismo responsable de
administrar la deuda pblica.
404-11 Control y seguimiento
El organismo responsable de administrar la deuda pblica, establecer controles peridicos de las
operaciones para evaluar la eficacia de las actividades regulares de supervisin y monitoreo
realizadas por personal de la entidad, las auditoras internas o externas o consultores externos
contratados.
El proceso de seguimiento controlar en forma continua la evolucin del entorno externo as como de
los controles internos de la deuda pblica, para ayudar a sus administradores a responder a los
cambios de forma rpida y eficaz.
Los procedimientos de evaluacin y seguimiento estarn orientados bsicamente al seguimiento de
las recomendaciones de los informes de las auditoras de las transacciones de gestin de la deuda
pblica, de los informes de avances peridicos de los acreedores, de los informes peridicos de la
administracin sobre la contratacin de la deuda, de las variaciones significativas por pago de
desembolsos (capital e intereses), de transacciones por montos muy elevados, de los cambios de los
sistemas de contabilidad e informacin, de reclamos de inversionistas, etc.
A partir de los informes peridicos realizados por los acreedores, el organismo responsable de
administrar la deuda pblica, deber monitorear y dar seguimiento fsico a los proyectos que se
financian con endeudamiento, a fin de precautelar la correcta ejecucin de los proyectos y el buen
uso de los recursos.
La Oficina de Apoyo (Back Office), realizar el monitoreo de la deuda pblica y el seguimiento a la
valoracin de los bonos emitidos por el Estado Ecuatoriano en el mercado internacional.
405 Administracin Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
405-01 Aplicacin de los principios y Normas Tcnicas de Contabilidad Gubernamental
Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situacin
reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes
internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la informacin
financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones
cuando sean necesarias.
Los saldos de los auxiliares se conciliarn peridicamente con los saldos de la respectiva cuenta de
mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes
correspondientes.
Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones, sern independientes del
registro, autorizacin y custodia de los recursos.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarn constancia por escrito de los
resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificar por escrito a fin de tomar las acciones
correctivas por parte de la mxima autoridad.
Sobre la base del modelo de gestin financiera, implementado por el ente rector de las finanzas
pblicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, sern de
responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicacin a las normas emitidas para el efecto.
405-07 Formularios y documentos
Las entidades pblicas y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos
pblicos, emitirn procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten
con la documentacin sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificacin
posterior.
En el diseo se definir el contenido y utilizacin de cada formulario, se limitar el nmero de
ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirn las firmas de aprobacin y
conformidad a las imprescindibles para su procesamiento.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que respalden
otras operaciones importantes de carcter tcnico o administrativo sern preimpresos y
prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos automatizados, esta numeracin
podr generarse automticamente a travs del computador, siempre que el sistema impida la
utilizacin del mismo nmero en ms de un formulario. Los documentos prenumerados sern
utilizados en orden correlativo y cronolgico, lo cual posibilita un adecuado control.
La autoridad correspondiente designar una persona para la revisin peridica de la secuencia
numrica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigacin de los documentos
faltantes.
En el caso de errores en la emisin de los documentos, stos se salvarn emitiendo uno nuevo. Si el
formulario numerado, es errneo, ser anulado y archivado el original y las copias respetando su
secuencia numrica.
405-08 Anticipos de fondos
Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos especficos,
garantas, fondos a rendir cuentas, dbitos indebidos sujetos a reclamo y egresos realizados por
recuperar, sern adecuadamente controlados y debidamente comprometidos en base a la
disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y documentada rendicin de
cuentas y la devolucin de los montos no utilizados. Por efectos del cierre del ejercicio fiscal, los
fondos sern liquidados y su diferencia depositada a travs de la cuenta rotativa de ingresos de cada
entidad, hasta el 28 de diciembre de cada ao, excepto los anticipos a servidoras y servidores
pblicos.
La entrega de estos fondos estar supeditada a las normas y reglamentaciones emitidas para el
efecto por las entidades competentes.
Las servidoras y servidores responsables de la administracin de estos fondos, presentarn los
sustentos necesarios que permitan validar los egresos realizados, con la documentacin de soporte
o fuente debidamente legalizada.
El rea de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de informacin sobre la
situacin, antigedad y monto de los saldos sujetos a rendicin de cuentas o devolucin de fondos, a
fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones
que inciden sobre una gestin eficiente.
Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades sobre este tipo
de operaciones y hechos econmicos, se podrn utilizar las cuentas auxiliares que para el efecto
constan en el Catlogo General de Cuentas emitido por el Ministerio de Finanzas, as:
a) Anticipos a servidoras y servidores pblicos
Las entidades a travs de las unidades responsables de la gestin financiera podrn conceder
anticipos de las remuneraciones mensuales unificadas u honorarios sealados en el presupuesto
institucional, debidamente devengados, a las servidoras y servidores de la institucin hasta por un
monto equivalente al cien por ciento de la misma. El valor as concedido ser recaudado por la
Unidad de Administracin Financiera institucional al momento de efectuar el pago mensual de
remuneraciones.
Por excepcin y en casos de emergencia debidamente justificados por la Unidad de Administracin
de Talento Humano de cada institucin, se podr conceder un anticipo de hasta tres remuneraciones
mensuales unificadas del servidor, siempre y cuando su capacidad de pago le permita cubrir la
obligacin contrada; el anticipo ser descontado de sus haberes dentro del plazo de doce meses,
contados desde su otorgamiento.
Por su parte, la institucin ser responsable del control interno y de la verificacin de la capacidad de
pago de cada servidor, en aplicacin de la normativa vigente.
b) Anticipo a contratistas de obras de infraestructura
Corresponden a hechos econmicos con impacto en las disponibilidades monetarias, entregados en
calidad de anticipos de cualquier naturaleza, de conformidad a lo establecido en las clusulas
contractuales relacionadas con la forma de pago de los contratos.
Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de anticipos, stos sern
registrados en el sistema.
Las cartas de crdito no se considerarn anticipo si su pago est condicionado a la
entrega-recepcin de los bienes u obras materia del contrato.
c) Fondos de reposicin
Son valores asignados para un fin especfico, que sern repuestos previa liquidacin parcial y
mediante la presentacin de documentacin sustentatoria debidamente legalizada y sern liquidados
al cumplirse su objetivo. Estos fondos son:
d) Caja chica institucional y proyectos programados
El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora
en la tramitacin rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuanta pueda afectar la eficiencia de la
operacin y su monto no amerite la emisin de un cheque, se justifica la autorizacin de un fondo
para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.
El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir
gastos menores y urgentes denominados caja chica.
Los pagos con este fondo se harn en efectivo y estarn sustentados en comprobantes
prenumerados, debidamente preparados y autorizados.
Los montos de los fondos de caja chica se fijarn de acuerdo a la reglamentacin emitida por el
Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y sern manejados por personas independientes de
quienes administran dinero o efectan labores contables.
El manejo o utilizacin de un fondo de caja chica ahorrar tiempo y permitir que las operaciones de
valor reducido sean realizadas oportunamente.
e) Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas
Son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin especfico y se mantendrn depositados
en una cuenta bancaria.
Dichos fondos se utilizarn exclusivamente en los fines para los que fueron asignados; la cuenta
bancaria ser cerrada una vez cumplido el propsito para el que fue creada.
Estos fondos deben restringirse al mnimo posible; su reposicin se realizar a base de la
documentacin remitida por el responsable del manejo del fondo para su debido registro.
La emisin del cheque o la nota de crdito cuando se trate de transferencia, constituyen los nicos
documentos para el registro contable de los desembolsos del fondo.
f) Fondos a rendir cuentas
Constituyen una cantidad de dinero, destinados exclusivamente para satisfacer pagos en efectivo,
originados por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad especfica, sern asignados al
servidor autorizado para satisfacer gastos que no se pueden atender normalmente y estn sujetos a
liquidacin dentro del mismo mes en que fueron entregados, previa presentacin de la
documentacin debidamente legalizada que respalden los egresos realizados.
Los valores concedidos a las servidoras y servidores de las entidades y organismos del sector
pblico, por anticipos de viticos, subsistencias y alimentacin, en el interior o en el exterior del pas,
se contabilizarn en la cuenta "Anticipo de viticos y subsistencias". El correspondiente descargo se
registrar con la liquidacin definitiva, acompaando obligatoriamente los comprobantes de
hospedaje (factura), los boletos o comprobantes emitidos por las empresas de transportacin area
o terrestre y el informe de comisin; debitando la cuenta del anticipo. Por ningn motivo dichos
anticipos sern contabilizados directamente como gastos de gestin.
405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo
Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores de la
entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos con la finalidad
de determinar su existencia fsica y comprobar su igualdad con los saldos contables.
Dichos arqueos se realizarn con la frecuencia necesaria para su debido control y registro.
Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su
custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se realiz en su presencia y que el
efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad.
Estos arqueos sern efectuados por la Unidad de Auditora Interna o por personas delegadas por la
Unidad de Administracin Financiera, que sean independientes de las funciones de registro,
autorizacin y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se comunicar
inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la Unidad de Auditora Interna, para
que adopten las medidas correctivas necesarias.
De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejar constancia escrita y firmada por las
personas que intervinieron en el arqueo.
405-10 Anlisis y confirmacin de saldos
El anlisis permitir comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estn debidamente registrados
y que los saldos correspondan a transacciones efectivamente realizadas.
Los valores pendientes de cobro sern analizados mensualmente y al cierre de cada ejercicio fiscal,
por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo mximo de la Unidad de Administracin
Financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la
antigedad del saldo de las cuentas.
Los problemas encontrados sern resueltos o superados de manera inmediata, para impedir la
prescripcin o incobrabilidad de los valores.
El anlisis mensual, permitir verificar la eficiencia de la recaudacin de las cuentas vencidas.
En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, ste ser investigado y analizado para
efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.
El responsable de la Unidad de Administracin Financiera, por lo menos una vez al ao, enviar a
los deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de confirmarlos, siempre que la
naturaleza de las operaciones lo justifique.
405-11 Conciliacin y constatacin
Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general de anticipos de fondos
y cuentas por cobrar se encargar de efectuar la conciliacin entre estos registros, verificando que
los saldos de los auxiliares concilien con el saldo de la cuenta del mayor general, para identificar si
los saldos responden a operaciones realizadas y oportunamente registradas en la contabilidad.
Se efectuarn constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos
trimestralmente y al finalizar cada ejercicio, por servidoras y servidores independientes del control,
registro o manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo, que
garanticen la integridad y existencia fsica.
406 Administracin financiera - ADMINISTRACION DE BIENES
406-01 Unidad de Administracin de Bienes
Toda entidad u organismo del sector pblico, cuando el caso lo amerite, estructurar una unidad
encargada de la administracin de bienes.
a) Procedimientos precontractuales
Para la contratacin de obras, adquisicin de bienes y servicios, incluidos los de consultora, las
entidades se sujetarn a distintos procedimientos de seleccin de conformidad a la naturaleza y
cuanta de la contratacin, a los trminos y condiciones establecidas en la Ley Orgnica del Sistema
Nacional de Contratacin Pblica, su reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional de
Contratacin Pblica, INCOP, respecto de cada procedimiento de contratacin. En el caso de
compras de bienes y servicios normalizados se observarn los procedimientos dinmicos, es decir:
compras por catlogo y compras por subasta inversa.
Para la contratacin de bienes y servicios no normalizados y para la ejecucin de obras, sern
aplicables los procedimientos de: licitacin, cotizacin y menor cuanta, ferias inclusivas, nfima
cuanta, a ms de los procedimientos especiales del rgimen especial.
Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratacin de servicios de
consultora son: contratacin directa, contratacin mediante lista corta y mediante concurso pblico.
b) Pliegos
Para la adquisicin de bienes, obras o servicios, la entidad contratante elaborar los pliegos
pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional de
Contratacin Pblica que apliquen segn el procedimiento de contratacin a utilizar. La entidad
contratante podr modificar o completar los modelos obligatorios, bajo su responsabilidad, a fin de
ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de contratacin, siempre que se cumpla
con la ley.
Los pliegos establecern las condiciones que permitan alcanzar la combinacin ms ventajosa entre
todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o el servicio por contratar y todos sus
costos asociados, presentes y futuros.
Los pliegos deben ser aprobados por la mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado,
bajo los criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad, economa y
responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los productos y servicios nacionales.
c) Comisin Tcnica
La mxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda efectuar procedimientos de lista corta,
concurso pblico, subasta inversa, licitacin o cotizacin de conformidad con lo dispuesto por la ley,
conformar y nombrar para cada procedimiento la pertinente Comisin Tcnica que estar
integrada de la siguiente manera:
1. Un profesional designado por la mxima autoridad, quien lo presidir.
2. El titular del rea que lo requiere o su delegado.
3. Un profesional afn al objeto de la contratacin designado por la mxima autoridad o su delegado.
Los miembros de la Comisin Tcnica sern servidoras o servidores de la entidad contratante y no
podrn tener conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos, ser causa de excusa.
406-04 Almacenamiento y distribucin
Los bienes que adquiera la entidad ingresarn fsicamente a travs de almacn o bodega, antes de
ser utilizados, an cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar
o dependencia que lo solicita, lo cual ayudar a mantener un control eficiente de los bienes
adquiridos.
Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarn
adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones seguras y tendrn el espacio fsico necesario.
El Guardalmacn o Bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su
conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y
especificaciones tcnicas solicitadas por las dependencias de la institucin, as como de los bienes
que egresan.
Si en la recepcin se encontraren novedades, no se recibirn los bienes y se comunicar
inmediatamente a la mxima autoridad o al servidor delegado para el efecto; dichos bienes no sern
recibidos hasta que cumplan con los requerimientos institucionales.
Los directivos establecern un sistema apropiado para la conservacin, seguridad, manejo y control
de los bienes almacenados.
Para el control de los bienes se establecer un sistema adecuado de registro permanente, debiendo
incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales caractersticas. Slo
las personas que laboran en el almacn o bodega tendrn acceso a las instalaciones.
Existen bienes que, por sus caractersticas especiales, deben ser almacenados en otras
instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilizacin. En estos casos, el
encargado de almacn efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la documentacin
correspondiente.
406-05 Sistema de registro
El Catlogo General de Cuentas del Sector Pblico, contendr los conceptos contables que permitan
el control, identificacin, destino y ubicacin de las existencias y los bienes de larga duracin.
Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los
bienes de larga duracin, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los
retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la informacin se encuentre actualizada y de
conformidad con la normativa contable vigente.
La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas
del mayor general y la verificacin fsica peridica, proporcionar seguridad de su registro y control
oportuno y servir para la toma de decisiones adecuadas.
Los bienes que no renan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarn
directamente en las cuentas de gastos o costos segn corresponda y simultneamente se
registrarn en una cuenta de orden, conforme lo establece la normativa de contabilidad
gubernamental, vigente.
406-06 Identificacin y proteccin
Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil identificacin, organizacin y
proteccin de las existencias de suministros y bienes de larga duracin.
Todos los bienes de larga duracin llevarn impreso el cdigo correspondiente en una parte visible,
permitiendo su fcil identificacin.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duracin, mantendr registros actualizados,
individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para
el control, localizacin e identificacin de los mismos.
La proteccin de los bienes entregados para el desempeo de sus funciones, ser de
responsabilidad de cada servidor pblico.
La proteccin de los bienes incluye la contratacin de plizas de seguro necesarias para protegerlos
contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarn peridicamente, a fin de que las
coberturas mantengan su vigencia.
406-07 Custodia
La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la
entidad, fortaleciendo los controles internos de esta rea; tambin facilita detectar si son utilizados
para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo
de deterioro.
La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la unidad respectiva, ser responsable de
designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la
conservacin, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duracin.
Corresponde a la administracin de cada entidad pblica, implementar su propia reglamentacin
relativa a la custodia fsica y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.
406-08 Uso de los bienes de larga duracin
En cada entidad pblica los bienes de larga duracin se utilizarn nicamente en las labores
institucionales y por ningn motivo para fines personales, polticos, electorales, religiosos u otras
actividades particulares.
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institucin, debiendo asumir
la responsabilidad por su buen uso y conservacin.
Cada servidora o servidor ser responsable del uso, custodia y conservacin de los bienes de larga
duracin que le hayan sido entregados para el desempeo de sus funciones, dejando constancia
escrita de su recepcin; y por ningn motivo sern utilizados para otros fines que no sean los
institucionales.
En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del
Jefe de la Unidad Administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificacin, de
manera que estos sean utilizados correctamente.
El dao, prdida o destruccin del bien por negligencia comprobada o mal uso, no imputable al
deterioro normal de las cosas, ser de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo.
Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicacin y naturaleza de los bienes, sern
reportados a la direccin correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia de los
mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera.
406-09 Control de vehculos oficiales
Los vehculos del sector pblico y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos
pblicos, estn destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeo de
funciones pblicas, en los das y horas laborables, y no podrn ser utilizados para fines personales,
ni familiares, ajenos al servicio pblico, ni en actividades electorales y polticas.
Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de una
entidad del sector pblico. Su cuidado y conservacin ser una preocupacin constante de la
administracin, siendo necesario que se establezcan los controles internos que garanticen el buen
uso de tales unidades.
Para fines de control, las unidades responsables de la administracin de los vehculos, llevarn un
registro diario de la movilizacin de cada vehculo, donde debe constar: la fecha, motivo de la
movilizacin, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad
cumplida.
Los vehculos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o areos, (buses, busetas,
camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos, veleros, aviones,
avionetas, helicpteros, etc.,) que por necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera
de los das y horas laborables, requieren la autorizacin expresa del nivel superior.
Con el propsito de disminuir la posibilidad de que los vehculos sean utilizados en actividades
distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarn con la respectiva orden de
movilizacin, la misma que tendr una vigencia no mayor de cinco das laborables. Por ningn
concepto la mxima autoridad emitir salvo conductos que tengan el carcter de indefinidos.
Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus funciones o
preste sus servicios, podr utilizar vehculos del Estado el ltimo da laborable de cada semana,
fuera del horario que comprende la jornada normal de trabajo, exceptundose, por motivos de
seguridad, el Presidente y Vicepresidente de la Repblica, as como otras servidoras y servidores
con rango a nivel de ministros de Estado.
Se excluyen de esta disposicin, nicamente los vehculos de ambulancia, de las siguientes
entidades: de las unidades del Ministerio de Salud Pblica, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social (IESS), de la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los vehculos que pertenecen a los cuerpos
de bomberos, Defensa Civil, Fuerzas Armadas, Polica Nacional, sistemas de redes elctricas,
telefnicas, agua potable, alcantarillado y obras pblicas, que sean indispensables para atender
casos de emergencias concretas.
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos oficiales, tendrn la obligacin del
cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios destinados
por las propias entidades.
Los vehculos del Estado llevarn placas oficiales y el logotipo que identifique la institucin a la que
pertenecen.
La mxima autoridad de cada entidad dispondr que se observe, en todas sus partes, los
procedimientos administrativos para el control de los vehculos de la entidad, que constan en el
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico y
dems disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contralora General del Estado.
Nota: Inciso sexto reformado por Acuerdo de la Contralora General del Estado No. 41, publicado en
Registro Oficial 306 de 22 de Octubre del 2010 .
406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin
La administracin de cada entidad, emitir los procedimientos necesarios a fin de realizar
constataciones fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga duracin.
Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo menos una
vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente de aquel que tiene a su
cargo el registro y manejo de los conceptos sealados, salvo para efectos de identificacin.
Los procedimientos para la toma fsica de los bienes, se emitirn por escrito y sern formulados
claramente de manera que puedan ser comprendidos fcilmente por el personal que participa en
este proceso.
De esta diligencia se elaborar un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de
constatacin fsica y conciliacin con la informacin contable, sern investigadas y luego se
registrarn los ajustes respectivos, previa autorizacin del servidor responsable; tambin se
identificarn los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donacin o remate
segn corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Cuando la entidad pblica contrate servicios privados para llevar a cabo la toma fsica de las
existencias y bienes de larga duracin, el informe final presentado as como la base de datos, tendr
la conformidad del rea contable en forma previa a la cancelacin de dichos servicios.
La contratacin de estos servicios se har estrictamente cuando las circunstancias as lo exijan,
siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente para efectuar
dichos gastos.
El auditor interno participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicacin de los
procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con auditora interna, el titular
designar a un servidor que cumpla esta funcin.
406-11 Baja de bienes por obsolescencia, prdida, robo o hurto
Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de
prdida, robo o hurto, sern dados de baja de manera oportuna.
Esta actividad se efectuar una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que sealen
las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su
destino final.
Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservacin, obsolescencia, prdida, robo o
hurto, se observarn las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y
Administracin de Bienes del Sector Pblico, del Manual General de Administracin y Control de los
Activos Fijos del Sector Pblico, la normativa de contabilidad emitida por el Ministerio de Finanzas y
dems reglamentacin interna emitida por la entidad.
Si la prdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez competente
como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantar el acta de baja correspondiente y se
proceder a la exclusin de los registros contables disminuyendo del inventario respectivo.
Para la baja de bienes que no estn contabilizados como activos, por no reunir las condiciones para
considerarse como tales, bastar que se cuente con la autorizacin del responsable de la Unidad de
Administracin Financiera.
Si la baja procediere de una prdida o destruccin injustificada, al servidor responsable se le aplicar
la sancin administrativa que corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigir adems la
restitucin del bien con otro de igual naturaleza o la reposicin de su valor a precio de mercado.
406-12 Venta de bienes y servicios
Las ventas ocasionales de bienes se realizarn de acuerdo con los procedimientos fijados en las
leyes y reglamentos sobre la materia.
Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y dems procedimientos
previos para autorizar las enajenaciones, los avalos de ventas y adjudicar los bienes, cumplirn sus
funciones resguardando los intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones
reglamentarias.
Las entidades pblicas que vendan regularmente mercaderas, bienes o servicios, emitirn su propia
reglamentacin que asegure la recuperacin al menos de sus costos actualizados, el cobro de los
importes correspondientes a las mercaderas despachadas o servicios prestados, la documentacin
de los movimientos y la facturacin segn los precios y modalidades de ventas.
406-13 Mantenimiento de bienes de larga duracin
El rea administrativa de cada entidad, elaborar los procedimientos que permitan implantar los
programas de mantenimiento de los bienes de larga duracin.
La entidad velar en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de
larga duracin, a fin de conservar su estado ptimo de funcionamiento y prolongar su vida til.
Disear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar la
gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin establecer los controles necesarios que
le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, as como que se cumplan sus
objetivos.
La contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estar
debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el
servicio.
407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO
407-01 Plan de talento humano
Los planes de talento humano se sustentarn en el anlisis de la capacidad operativa de las
diferentes unidades administrativas, en el diagnstico del personal existente y en las necesidades de
operacin institucionales.
La planificacin se elaborar sobre la base de un diagnstico del personal, efectuado con la
informacin estadstica que mantendr la unidad responsable de la administracin del talento
humano; considerando adems, la normativa vigente relacionada con esta rea, el plan estratgico
institucional, los planes operativos anuales, programas y proyectos.
El plan de talento humano formar parte de la documentacin del sistema de planificacin anual.
407-02 Manual de clasificacin de puestos
Las unidades de administracin de talento humano, de acuerdo con el ordenamiento jurdico vigente
y las necesidades de la institucin, formularn y revisarn peridicamente la clasificacin de puestos,
definiendo los requisitos para su desempeo y los niveles de remuneracin.
La entidad contar con un manual que contenga la descripcin de las tareas, responsabilidades, el
anlisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de su estructura y organizativa. El
documento ser revisado y actualizado peridicamente y servir de base para la aplicacin de los
procesos de reclutamiento, seleccin y evaluacin del personal.
La definicin y ordenamiento de los puestos se establecer tomando en consideracin la misin,
objetivos y servicios que presta la entidad y la funcionalidad operativa de las unidades y procesos
organizacionales.
407-03 Incorporacin de personal
Las unidades de administracin de talento humano seleccionarn al personal, tomando en cuenta los
requisitos exigidos en el Manual de Clasificacin de Puestos y considerando los impedimentos
legales y ticos para su desempeo.
su trabajo.
Los directivos de la entidad en coordinacin con la Unidad de Administracin de Talento Humano y el
rea encargada de la capacitacin (en caso de existir stas), determinarn de manera tcnica y
objetiva las necesidades de capacitacin del personal, las que estarn relacionadas directamente
con el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los conocimientos y habilidades de las
servidoras y servidores, as como al desarrollo de la entidad.
El plan de capacitacin ser formulado por las unidades de talento humano y aprobado por la
mxima autoridad de la entidad. La capacitacin responder a las necesidades de las servidoras y
servidores y estar directamente relacionada con el puesto que desempean.
Las servidoras y servidores designados para participar en los programas de estudio ya sea en el pas
o en el exterior, mediante becas otorgadas por las instituciones patrocinadoras y/o financiadas
parcial o totalmente por el Estado, suscribirn un contrato-compromiso, mediante el cual se obliga a
laborar en la entidad por el tiempo establecido en las normas legales pertinentes. Los conocimientos
adquiridos tendrn un efecto multiplicador en el resto del personal y sern utilizados adecuadamente
en beneficio de la gestin institucional.
407-07 Rotacin de personal
Las unidades de administracin de talento humano y los directivos de la entidad, establecern
acciones orientadas a la rotacin de las servidoras y servidores, para ampliar sus conocimientos y
experiencias, fortalecer la gestin institucional, disminuir errores y evitar la existencia de personal
indispensable.
La rotacin de personal debe ser racionalizada dentro de perodos preestablecidos, en base a
criterios tcnicos y en reas similares para no afectar la operatividad interna de la entidad.
Los cambios peridicos de tareas a las servidoras y servidores con funciones similares de
administracin, custodia y registro de recursos materiales o financieros, les permite estar
capacitados para cumplir diferentes funciones en forma eficiente y elimina personal indispensable.
La rotacin del personal en estas reas disminuye el riesgo de errores, deficiencias administrativas y
utilizacin indebida de recursos.
407-08 Actuacin y honestidad de las servidoras y servidores
La mxima autoridad, los directivos y dems personal de la entidad, cumplirn y harn cumplir las
disposiciones legales que rijan las actividades institucionales, observando los cdigos de tica,
normas y procedimientos relacionados con su profesin y puesto de trabajo.
Los directivos no slo cautelarn y motivarn el cumplimiento de estos principios y del ordenamiento
jurdico vigente en el trabajo que ejecutan las servidoras y servidores, sino que estn en la obligacin
de dar muestras de la observancia de stos en el desempeo de sus funciones.
Las servidoras y servidores, cualquiera sea el nivel que ocupen en la institucin, estn obligados a
actuar bajo principios de honestidad y profesionalismo, para mantener y ampliar la confianza de la
ciudadana en los servicios prestados, observando las disposiciones legales que rijan su actuacin
tcnica. No podrn recibir ningn beneficio directo o indirecto y se excusarn de intervenir en
asuntos en los que tengan conflictos de inters personal o de su cnyuge o conviviente, hijos y
parientes hasta el segundo grado de afinidad o cuarto de consanguinidad.
407-09 Asistencia y permanencia del personal
La administracin de personal de la entidad establecer procedimientos y mecanismos apropiados
avala su continuacin se pasar a la etapa de inversin que es la ejecucin del proyecto ya sea por
contrato o por administracin directa.
En la etapa de operacin, la obra entra en funcionamiento de acuerdo con lo planeado y programado
previamente, al tiempo que, en forma simultnea, se implementan el plan y el programa de
mantenimiento. Al finalizar el proyecto se efectuar, adems, una evaluacin que compare las
previsiones de los estudios realizados frente a los obtenidos en la realidad, para contar con la
informacin necesaria que permita mejorar los estudios de nuevos proyectos.
408-02 Estudios de pre inversin de los proyectos
Todos los proyectos de obra pblica deben estar respaldados por los estudios de preinversin, el
procedimiento que se emplee para efectuarlos, el grado de profundidad y los criterios de evaluacin
que se utilizarn para seleccionar los ms ventajosos, dependern de la naturaleza, complejidad y
monto de la inversin.
Los estudios del proyecto con las correspondientes evaluaciones permitirn determinar su viabilidad
y buscar el financiamiento, a ms de jerarquizar los proyectos en orden a los mayores beneficios
financieros o sociales.
Los estudios se desarrollarn por etapas, de manera que los proyectos estn bien fundamentados y
permitan obtener la ptima solucin a fin de canalizar mejor los recursos y brindar los elementos
necesarios para decidir si se profundizan los estudios para determinar si el proyecto puede llevarse a
cabo, o si por el contrario, es mejor abandonarlo.
En esta etapa, las instituciones apoyadas en la experiencia adquirida, definirn en guas o manuales
las metodologas y criterios a seguir en los estudios de viabilidad de los proyectos, as como el grado
de profundidad, el alcance de cada una de las fases de estudio y los criterios a emplear para
seleccionar aquellos en los que se va a invertir.
En las distintas fases de estudio participarn los profesionales con la preparacin, la especializacin
o los conocimientos suficientes para definir las variables ms significativas que inciden en el
proyecto, a fin de determinar, de la forma ms cercana posible a la realidad, los costos y beneficios
asociados a ste, as como su impacto sobre el medio ambiente.
408-03 Diagnstico e idea de un proyecto
Toda institucin que desee desarrollar un proyecto debe elaborar un diagnstico, donde se defina
claramente el problema por solucionar, la necesidad por satisfacer, los bienes y servicios a ofrecer,
quines se ven afectados, el impacto en el medio ambiente, y las alternativas de solucin que se
vislumbran.
La idea de invertir en un proyecto surge de alguna necesidad colectiva que debe ser satisfecha,
ligada a los objetivos de la institucin, como consecuencia de planes de desarrollo, de polticas
generales o para complementar otros proyectos.
Se incluirn las posibles soluciones al problema, de modo que al efectuar el anlisis se pueda
determinar si desde el punto de vista tcnico, la idea inicial a de continuarse y en consecuencia,
profundizar los estudios, o si a de modificarse, postergarse o abandonarse.
408-04 Perfil del proyecto
Las entidades interesadas en desarrollar un proyecto prepararn un perfil, identificando los
beneficios y costos, as como los aspectos legales, institucionales o de cualquier otra ndole que lo
puedan afectar, sin incurrir en mayores costos financieros y de personal.
El perfil del proyecto abarcar el estudio de los antecedentes, las condiciones econmicas, polticas,
geogrficas y sociales de la zona de influencia en la cual se enmarca; adems, las polticas y
objetivos de la institucin, los aspectos legales y las polticas gubernamentales que afectan el sector
al que pertenece el proyecto, todo con el fin de decidir la conveniencia de llevarlo a cabo.
El perfil debe incluir un anlisis preliminar de los aspectos tcnicos de las distintas opciones
propuestas, de manera que se puedan descartar aquellas que no sean factibles; tambin incluir un
anlisis del posible mercado actual y futuro del proyecto, as como una evaluacin de los beneficios y
costos asociados, para lo cual se tratar de prever qu sucedera en el perodo considerado para
hacer la evaluacin, si el proyecto no se ejecutara.
En los casos de proyectos que requieren pequeas inversiones o al tratarse de necesidades
colectivas evidentes, para las cuales el perfil muestra con un grado aceptable de certidumbre, la
conveniencia de llevarlos a cabo, se debe avanzar de inmediato al diseo del anteproyecto sin pasar
por las otras fases de estudio.
408-05 Estudio de prefactibilidad
Comprende el estudio de las alternativas viables, cuyo objetivo principal es profundizar en los
aspectos crticos y as obtener, con mayor precisin, los beneficios y costos identificados en el perfil.
En esta fase, deben estudiarse los siguientes aspectos del proyecto: su marco legal; la tecnologa
por emplear y sus implicaciones, el estudio tcnico y las normas tcnicas; su impacto
socio-econmico; finalmente, tendr que efectuarse un estudio del impacto del proyecto sobre el
ambiente.
En esta etapa se examinarn en forma ms detallada los aspectos sealados como crticos, con el
fin de determinar con mayor precisin los beneficios y costos de las mejores alternativas viables
identificadas en la fase anterior.
Para seleccionar la mejor alternativa, dentro de las condiciones existentes, en primera instancia, se
efectuar el anlisis tcnico de cada una de las opciones y luego un anlisis o evaluacin
econmica-financiera.
La estimacin de los ingresos o beneficios del proyecto se efectuar mediante un estudio de
mercado, que ayude a determinar la probable demanda que el proyecto podra satisfacer. En el
estudio se determinarn la demanda y la oferta, actual y futura, del bien o servicio que se satisfara
con el proyecto.
En la determinacin de los costos se considerarn los aspectos tcnicos como son el tamao del
proyecto, su naturaleza, su localizacin, los equipos, maquinaria e instalaciones requeridos, los
insumos necesarios para su operacin o funcionamiento, personal, materia prima, servicios, los
efectos del proyecto sobre el medio ambiente.
Este anlisis permitir estimar los costos asociados al proyecto, pues el optar por determinado tipo
de tecnologa condiciona los costos de inversin y de capital de trabajo.
Adicionalmente se considerarn los aspectos administrativo-legales del proyecto: la estructura
organizacional que se definir para administrar el proyecto y las caractersticas jurdicas de la unidad
de gestin que lo manejar.
Una vez efectuados los anlisis citados, se estimarn los montos de inversin, los costos de
operacin y los ingresos que generara el proyecto durante su vida til, para cada una de las
alternativas seleccionadas en la fase de determinacin del perfil de ste, pues los factores
analizados se interrelacionan. Con esta informacin se realizar la evaluacin ex-ante del proyecto,
tanto de la rentabilidad social y econmica, y de la viabilidad financiera y tcnica de cada alternativa,
la cual servir de base para decidir cules merecen un estudio ms profundo y cules se descartan.
Es conveniente realizar un anlisis de sensibilidad que puede referirse a la variacin de las
condiciones de financiamiento, costos o ingresos, para las alternativas que resultaron ms favorables
al hacer la evaluacin, para de esta manera determinar cul es la mejor y decidir si el proyecto se
ejecuta, se pospone, se abandona o si se requiere mejorar la calidad de los estudios realizados, en
cuyo caso se sealarn los aspectos por considerar en la siguiente fase.
El estudio comprender una descripcin e identificacin de los beneficios no cuantificables o no
medibles, denominados intangibles, para que tambin sean tomados en cuenta en el momento de
decidir si se llevar a cabo el proyecto.
Para aquellos proyectos socialmente rentables, los cuales son respaldados por polticas
gubernamentales, como proyectos de salud, educacin, justicia, etc., pero cuyos beneficios son
difciles de medir y valorar, se emplear el criterio costo-efectividad para establecer cul es la mejor
alternativa o solucin. Para ello se supondr que todas las alternativas proporcionan beneficios
similares y se escoger aquella que satisfaga la necesidad al mnimo costo anual, es decir, costos en
que se incurre en un ao, o utilice la menor cantidad de recursos.
Finalmente, se efectuar un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente, con el fin de que se
tomen las previsiones necesarias para preservar o restaurar las condiciones ambientales cuando
stas puedan deteriorarse. Este estudio deber ser sometido a las instancias competentes en la
materia.
408-06 Estudio de factibilidad
Para los proyectos que en la evaluacin ex-ante han demostrado que su rentabilidad es positiva, se
har un examen detallado de la alternativa considerada como la ms viable o ms rentable, con el fin
de determinar en forma precisa sus beneficios y costos y profundizar el anlisis de las variables que
la afectan.
En esta fase se llevar a cabo el anteproyecto o diseo preliminar, as como la ingeniera preliminar
del proyecto necesaria para efectuar el diseo definitivo; tambin se definirn, para la alternativa
seleccionada, el flujo financiero y la programacin de las actividades por ejecutar; adems, se
optimizarn sus etapas, puesta en marcha y operacin.
El estudio de factibilidad mide y valora en la forma ms precisa posible los beneficios y costos de la
alternativa que en la etapa anterior ha resultado la ms viable. Slo aquellos proyectos que han
demostrado tener una rentabilidad positiva, debern llegar a esta fase.
Durante esta fase se profundizar el anlisis de las variables ms crticas, afinando los datos
empleados para calcularlas. Tambin se elaborar el diseo preliminar del proyecto conocido como
anteproyecto, el que servir de base para la elaboracin del diseo definitivo.
Una vez definido el proyecto se optimizar el diseo, al considerar todos los factores como tamao,
localizacin, etc.; lo mismo se har con el programa de desembolsos, para el cual se tendrn que
considerar las condiciones financieras y de mercado, las obras auxiliares y complementarias, el
efecto de las dificultades tcnicas, la capacitacin del personal de operacin y de mantenimiento.
Tambin se optimizar la organizacin: qu se va a hacer, quines lo harn y cmo, para llevar a
cabo la construccin o ejecucin y la puesta en marcha y operacin del proyecto, de conformidad
con el tamao de la obra y la capacidad administrativa, tcnica y financiera que se requiere.
408-07 Evaluacin financiera y socio-econmica
Para cada etapa del proyecto, prefactibilidad, factibilidad y diseo, se debe realizar la evaluacin
financiera y socio-econmica ex-ante, que se utilizar como un elemento esencial para tomar la
decisin de seguir adelante con las siguientes etapas o de suspender el estudio o rechazar un
proyecto individual, as como para establecer el orden de prelacin cuando se dispone de una
cartera o grupo de proyectos.
Se determinar la rentabilidad utilizando indicadores privados y sociales tales como el VAN o Valor
Actual Neto; la TIR o Tasa Interna de Retorno; la razn Beneficio/Costo (B/C), el Perodo de Retorno
de la Inversin.
La evaluacin financiera ex-ante es parte de cada etapa del proyecto y constituye un elemento
fundamental para tomar decisiones sobre la conveniencia de llevar a cabo un proyecto. Sobre la
base del clculo de costos y beneficios, tangibles o intangibles, ms los criterios de evaluacin de
proyectos, la institucin decidir si le conviene invertir en el proyecto. La evaluacin determinar la
rentabilidad como si la institucin fuese una empresa privada interesada en obtener los mayores
beneficios con el menor costo posible.
La evaluacin socio-econmica proporciona elementos para decidir si se invierte en determinado
proyecto, pero su enfoque est dirigido a determinar los beneficios que genera para la sociedad. En
este tipo de anlisis interesa la contribucin del proyecto a la economa o desarrollo del pas, pues se
trata de invertir en las opciones ms rentables desde el punto de vista econmico-social, que al
mismo tiempo estn acordes con las polticas gubernamentales.
En esta evaluacin socio-econmica los beneficios se obtienen del aumento en el ingreso nacional
provocado por el proyecto, mediante la cuantificacin monetaria de la contratacin de los bienes,
obras o servicios y los costos que corresponden al ingreso sacrificado por ejecutar ese proyecto en
lugar de otro; aunque se utilizan las mismas herramientas de clculo que en la evaluacin financiera
como los indicadores, los costos y beneficios se calculan con precios sociales o "precios sombra", es
decir, excluyendo las distorsiones que afectan los precios de mercado, tales como las cargas
sociales, los impuestos y las tasas de inters de los crditos.
Los dos tipos de evaluacin mencionados constituyen adems un criterio para ordenar o establecer
el grado de prioridad de los proyectos que conforman una cartera o grupo de proyectos, a la vez que
ayudan a establecer con mayor exactitud el precio o la tarifa de los bienes o servicios que se
producirn.
La evaluacin socio-econmica es importante para aquellas instituciones cuya razn de ser es de
carcter social y por ende brindan bienes o servicios nada rentables, los cuales resultan poco
atractivos para los inversionistas privados y tambin, para aquellos que proporcionan bienes o
servicios por los cuales nadie est dispuesto a pagar, como es el caso de un proyecto para disminuir
la contaminacin ambiental, la instalacin subterrnea de las lneas elctricas o la evacuacin de las
aguas pluviales.
408-08 Diseo definitivo
En esta etapa se elaborarn en detalle todos los documentos y planos constructivos necesarios para
llevar a cabo la construccin o ejecucin y puesta en operacin del proyecto, de conformidad con lo
establecido en el anlisis tcnico de la opcin seleccionada en el estudio de factibilidad.
Los documentos producidos en esta fase, deben elaborarse con la participacin de aquellos
profesionales con conocimientos suficientes para efectuarlos de manera ptima. Una vez
terminados, conviene que sean revisados por aquellas unidades de la entidad ejecutora que
posteriormente los utilizarn, pues de este modo pueden considerarse a tiempo sus observaciones y
hacer las modificaciones pertinentes para que el proyecto se ejecute y opere sin inconvenientes.
Para efectuar los diseos, cada profesional observar las regulaciones y normas tcnicas aplicables
al rea que le corresponde. En esta fase se define la ubicacin de los distintos componentes de la
obra en el sitio donde se llevarn a cabo; se efectan todos los clculos necesarios para determinar
sus dimensiones y dems caractersticas fsicas; se indican los requerimientos de las instalaciones
elctricas, mecnicas o de cualquier otra ndole, necesarias para el funcionamiento de la obra o
proyecto.
Cada uno de los distintos diseos mencionados debe ser realizado por profesionales en el rea
correspondiente, y su trabajo debe consignarse, de la forma ms completa posible, en una memoria
de clculo y en una memoria descriptiva, con el fin de facilitar el seguimiento de los criterios de
diseo utilizados y de las decisiones tomadas por el diseador respecto al objeto de su trabajo.
Esta prctica permite que otro profesional, distinto del diseador, pueda revisar los clculos y las
decisiones efectuados, con el fin de detectar cualquier error que pueda corregirse oportunamente
para no afectar las etapas posteriores.
408-09 Planos constructivos
Los planos de construccin deben contener la informacin grfica y escrita necesaria para la correcta
ejecucin de la obra. Los planos se elaborarn de conformidad con las disposiciones reglamentarias
y normativas vigentes de acuerdo al tipo de obra por ejecutar.
Para evitar problemas tcnicos o econmicos en la construccin de la obra, los planos constructivos
debern tener toda la informacin necesaria para poder llevarla a cabo. Los planos constituyen la
base para planificar la construccin de la obra y para determinar su costo, por lo tanto no podrn
existir descripciones insuficientes o confusas, que provoquen problemas tcnicos y econmicos,
como atrasos en la ejecucin de la obra; incorporacin de elementos no contemplados que
encarecen el proyecto; demolicin de partes de la obra a causa de detalles poco precisos, etc.
El grado de detalle de los planos debe permitir, sin lugar a dudas, identificar las caractersticas
fsicas de los elementos por construir, las propiedades mecnicas de los materiales considerados,
as como los parmetros utilizados en el diseo.
408-10 Condiciones generales y especificaciones tcnicas
Estos documentos son un complemento de los planos constructivos, en ellos se proporciona
informacin indispensable para la correcta ejecucin de la obra, por tanto, su grado de detalle deber
permitir el clculo de costos del proyecto por ejecutar.
En las condiciones generales se definirn conceptos, se fijarn atribuciones y procedimientos para la
administracin o fiscalizacin del contrato y se delimitarn responsabilidades. En las
especificaciones tcnicas se tratarn todos los aspectos tcnicos de la obra.
La elaboracin de las condiciones generales y especificaciones tcnicas es bsica para ejecutar un
proyecto, tal como fue concebido en calidad, costo y plazo. Estos documentos constituyen la base
para que la administracin y el contratista, definan el mtodo de trabajo para cumplir con las
condiciones estipuladas.
Las especificaciones elaboradas para una obra o proyecto particular deben estar acordes con las
condiciones de su entorno y su propia naturaleza. Para su elaboracin se pueden basar en
especificaciones de obras similares, siempre y cuando stas se adapten a las condiciones de la que
se va a construir.
Aquellas entidades que realizan proyectos de naturaleza similar elaborarn especificaciones
generales aplicables a todas ellas y cada obra tendr sus especificaciones especiales de acuerdo a
sus particulares condiciones y requerimientos.
Las especificaciones han de ser claras, completas e inequvocas, lo cual significa que no deben
presentar ambigedades, ni contradicciones entre las mismas, que propicien diferentes
adjudicatario.
El mtodo de programacin por emplear en esta tarea ser cualquier sistema de redes: CPM, PERT,
diagrama de bloques, que ponga en relieve las actividades crticas. Adems, con base en la red
establecida, se elaborar el diagrama de barras correspondiente, diagrama de Gantt, indicando para
cada actividad, su duracin, los tiempos tempranos y tardos de inicio y trmino, las holguras y el
requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, maquinaria y equipos.
408-13 Modalidad de ejecucin
Una vez finalizada la fase de diseo definitivo, y con el fin de seleccionar la modalidad de ejecucin
de los trabajos, se deben comparar los requerimientos de recursos para la ejecucin de la obra con
los que tiene disponibles la entidad. Algunas posibilidades de ejecucin son: por administracin
directa, por contrato y por concesin. Cualquiera que sea la modalidad de ejecucin escogida,
deber actuarse conforme con las disposiciones legales y reglamentarias que las rigen.
Cuando haya finalizado la fase de diseo definitivo, la entidad efectuar una comparacin entre los
recursos requeridos para la ejecucin de la obra y los recursos que tiene disponibles.
Dependiendo de los resultados de esta comparacin, la entidad podr optar por alguna de las
siguientes modalidades para ejecutarla: por administracin, alternativa en la que la misma institucin
construye la obra con su propio talento humano y materiales independientemente del origen del
financiamiento; por contrato, en cuyo caso la entidad, por un precio y plazo de entrega determinados
y de conformidad con las especificaciones preparadas, delega en un contratista su administracin y
construccin; y, finalmente, por concesin, opcin en la que la Administracin delega a una empresa
privada la ejecucin o rehabilitacin del proyecto y le permite explotarlo por un perodo determinado,
durante el cual debe efectuar el mantenimiento necesario para que opere en condiciones ptimas.
Todas estas modalidades estn regidas por leyes y reglamentos que explican el procedimiento para
llevarlas a cabo, sus restricciones, las potestades y responsabilidades de las partes involucradas,
etc.
408-14 Ejecucin de la obra por administracin directa
Cuando la entidad ejecute la obra con sus propios recursos materiales y humanos, tendr que
hacerlo de conformidad con las especificaciones, el programa de trabajo, el presupuesto y flujo de
caja, preparados en la fase anterior.
Si la entidad decide ejecutar la obra por administracin directa, tendr que revisar los documentos
elaborados en la fase de diseo definitivo, con el fin de verificar si cuenta con la capacidad tcnica
necesaria, si los recursos disponibles son los apropiados para llevar a cabo la obra, o si, de acuerdo
con la disponibilidad real, habra que modificar los planes y programas originales.
La administracin directa opera si la administracin tiene la suficiente capacidad tcnica en
conocimientos y experiencia para administrar y dirigir la obra, as como la maquinaria y equipos que
sean necesarios.
La ejecucin de una obra por administracin directa no podr ser dividida en mltiples contratos
incluso la obra civil. Se entiende que la subcontratacin es admitida, exclusivamente, para aquellos
trabajos especializados tal como ocurre en el sector privado. Como ninguna entidad dispone de todo
el personal de obreros necesario para una obra, los mismos sern contratados en forma individual.
408-15 Contratacin
Antes de iniciar el proceso de contratacin, la entidad debe cerciorarse de contar con toda la
documentacin requerida y actualizada, para que los interesados tengan claro el objeto de la
programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecucin rutinaria de las tareas que aseguren
su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo mediante la delegacin y supervisin de esas tareas, la
comunicacin constante con el personal encargado de llevarlas a cabo, la aplicacin de su autoridad
para dirimir o resolver cualquier problema que no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al
personal con el fin de que brinde lo mejor de s para lograr el xito del proyecto.
Es funcin del administrador del contrato establecer un sistema que evale el logro de los objetivos,
mediante el cual pueda obtenerse informacin sobre su estado. Esto con el fin de tomar
oportunamente acciones correctivas o para informar a las autoridades de la entidad sobre el
desarrollo del proyecto.
Corresponde al administrador del contrato establecer la estructura organizacional necesaria para que
el proyecto se ejecute en forma ptima, dependiendo de la magnitud del proyecto, se organizar una
estructura de varios niveles, con un Jefe de Fiscalizacin y fiscalizadores en un rea especfica:
calidad, avance fsico y avance financiero de la obra, cada uno de los cuales tendra su propio
personal de apoyo y la formacin necesaria para atenderla o, si la complejidad de la obra ms bien
requiere de profesionales con formacin en reas distintas, como: estructuras, arquitectura, suelos,
electricidad, mecnica, etc., que se encarguen de controlar tanto la calidad como el avance fsico y
financiero de las obras y rindan cuentas al Jefe de Fiscalizacin del proyecto. Adems, para la
estructura que establezca debe definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la
conforman y finalmente, obtener el apoyo logstico e instrumentos de medicin, requeridos para que
la obra se ejecute conforme con los objetivos definidos.
Son funciones del administrador del contrato, entre otras:
a) Velar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo a lo programado;
b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razn de sus programas o campos
de accin, tengan inters en participar en la etapa de construccin del proyecto;
c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera que
oportunamente se obtenga informacin exacta sobre su estado y se comuniquen los resultados a las
autoridades institucionales competentes;
d) Velar porque se efecten evaluaciones peridicas del proyecto;
e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los planos originales, que
deba cargarse a los fondos destinados al proyecto;
f) Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la administracin
cotidiana del proyecto;
g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecucin de la obra, considerando todos
los aspectos que intervienen en ella financieros, legales, de suministros, etc. aunque stos no sean
constructivos y definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo,
proporcionar el apoyo logstico requerido. En el caso de fiscalizacin realizada por contrato, el
Administrador del Contrato debe realizar una supervisin responsable sobre todas las labores; y,
h) Intervenir en las actas de entrega recepcin provisional, parcial, total y definitiva.
408-18 Jefe de Fiscalizacin
El Jefe de Fiscalizacin establecer un sistema para asegurar la correcta ejecucin de la obra,
mediante el control de la calidad, el avance fsico y el avance financiero de la obra. Dichos controles
conllevan una evaluacin mensual, de los aspectos mencionados y la comunicacin de resultados a
los mandos superiores, incluyendo los problemas surgidos, especialmente cuando afectan las
condiciones pactadas en relacin al plazo, presupuesto y calidad de la obra.
Corresponde al Jefe de Fiscalizacin obtener informacin estadstica sobre los rendimientos de
materiales, mano de obra, equipos y maquinaria, as como llevar un recuento de la incidencia de la
lluvia en la paralizacin de labores en la obra. La informacin resultante es muy til para preparar
futuros proyectos, pues permite prever los plazos de ejecucin, la influencia de la precipitacin sobre
stos, la cantidad de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria necesarios para llevar a cabo
as, puede haber un fiscalizador de calidad, uno de avance fsico de la obra y otro que controle el
flujo de caja, o bien asignar un fiscalizador para cada rea especializada, como por ejemplo, para el
sistema elctrico, el sistema mecnico, la parte estructural y otro para acabados, cada uno de los
cuales debe controlar los tres aspectos mencionados, calidad, avance fsico, flujo de caja,
correspondientes a las obras a su cargo. A su vez, si la importancia de la obra justifica, cada
fiscalizador podra contar con el personal que sea menester para el desempeo de su cargo.
Cuando los documentos de licitacin especifiquen determinados requisitos para el profesional
responsable de la obra por parte del contratista, el Fiscalizador deber reunir al menos esos mismos
requisitos, con el fin de que pueda desempear una adecuada labor de control. La paridad de
conocimientos tcnicos entre el fiscalizador y el profesional responsable de la obra por parte del
contratista, es muy importante, pues de ello depende, en gran medida, que el primero pueda ejercer
sobre el segundo un eficiente trabajo y efecte una correcta evaluacin de los trabajos realizados.
Las funciones de los fiscalizadores, cada uno en el rea de su competencia, son las siguientes:
a) Revisar en conjunto con el Jefe de Fiscalizacin, los documentos contractuales con el fin de
verificar la existencia de algn error, omisin o imprevisin tcnica, que pueda afectar la construccin
de la obra y de presentarse este caso, sugerir la adopcin de medidas correctivas o soluciones
tcnicas, oportunamente;
b) Evaluar mensualmente, el grado de cumplimiento del programa de trabajo en el rea bajo su
cargo y en caso de constatar desviaciones, identificar las causas y proponer soluciones para corregir
la situacin;
c) Ubicar en el terreno las referencias necesarias para la correcta ejecucin de la obra;
d) Verificar la exactitud de las cantidades incluidas en las planillas presentadas por el contratista;
adems, calcular los reajustes correspondientes a esas planillas, comparando la obra realizada, con
la que deba ser ejecutada de acuerdo con el programa de trabajo autorizado;
e) Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales,
equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climticas en el tiempo laborado, o
sobre cualquier otro aspecto til para la preparacin de futuros proyectos;
f) Verificar la calidad de los materiales, as como la de los elementos construidos, mediante ensayos
de laboratorio o de campo, efectuados bajo su supervisin y siguiendo rigurosamente las
especificaciones tcnicas;
g) Resolver las dudas que surgieren de la interpretacin de los planos, especificaciones, detalles
constructivos y cualquier otro aspecto tcnico relacionado con la obra;
h) Anotar en el libro de obra, adems de una descripcin del proceso de construccin de las obras a
su cargo, las observaciones, instrucciones o comentarios que a su criterio deben ser considerados
por el contratista para el mejor desarrollo de la obra;
i) Justificar tcnicamente la necesidad de efectuar modificaciones o trabajos extraordinarios en las
obras bajo su supervisin;
j) Coordinar con los diseadores de la obra cuando sea necesario efectuar modificaciones de los
planos originales o haya que realizar obras adicionales;
k) Realizar los clculos pertinentes para determinar los costos de las modificaciones u obras
extraordinarias por realizar;
l) Registrar en los planos constructivos todas las modificaciones realizadas durante el proceso de
construccin, con el fin de obtener los planos finales de la obra ejecutada;
m) Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos por el contratista, tomando como gua
las especificaciones;
n) Calificar al personal tcnico del contratista y recomendar el reemplazo de aqul que no satisfaga
los requisitos necesarios;
o) Velar porque los equipos y maquinaria en la obra se encuentren en buenas condiciones y en el
caso de que la obra se realice por contrato, sean los especificados;
p) Verificar que el contratista disponga de todos los diseos, especificaciones, programas de trabajo,
licencias, permisos y dems documentos contractuales;
q) Coordinar con el contratista las actividades ms importantes del proceso constructivo;
r) Revisar las tcnicas y mtodos constructivos propuestos por el contratista y en caso necesario,
realizados, los resultados de las pruebas de laboratorio o de campo, los mtodos constructivos, o
con cualquier otro aspecto, deber constar tambin en el libro de obra las acciones tomadas para
corregirlo y los resultados de dichas acciones.
Al concluir el proyecto, el Fiscalizador anotar en el libro de obra la fecha de finalizacin e indicar
las caractersticas principales de la construccin; adems, har constar que los equipos y sistemas
electromecnicos incorporados a la obra funcionan correctamente.
El objeto del uso del libro de obra es llevar un control de la ejecucin de la obra y facilitar su
supervisin; tambin es contar con un documento oficial donde conste la gestin de la unidad de
fiscalizacin de la construccin y la de todos aquellos profesionales que estn vinculados con ella en
razn de su funcin o en cumplimiento de leyes y reglamentos especficos. Dicho documento se
utilizar como respaldo de la actuacin de los profesionales, la descripcin de los mtodos
constructivos, los resultados de las pruebas efectuadas, los problemas que se presentaren durante la
construccin, las soluciones propuestas, as como los resultados obtenidos, etc.
408-22 Control del avance fsico
El Jefe de Fiscalizacin velar por el cumplimiento del programa de ejecucin establecido. De
presentarse atrasos con respecto al programa, tomar las acciones necesarias para ajustar las
actividades, de manera que, tan pronto como sea posible, vuelvan a desarrollarse de acuerdo con lo
programado. Sin embargo, cuando los atrasos afecten la ruta crtica del proyecto, informar de
inmediato al administrador del contrato, para que ste resuelva el problema oportunamente.
El contratista tiene que ejecutar el proyecto de acuerdo con el programa de ejecucin definitivo,
aprobado por la administracin, sin embargo, cuando por razones imputables a l, alguna actividad
que no sea crtica muestre un atraso que sobrepase la holgura total, el fiscalizador anotar el hecho
en el libro de obra e instar al contratista a presentarle, en un lapso determinado o plazo definido en
las condiciones generales, un nuevo programa de asignacin de recursos, que asegure la
finalizacin de la obra en el plazo convenido.
Si el contratista no cumple su propuesta, el Fiscalizador aplicar las sanciones respectivas, las
cuales estarn estipuladas en el contrato.
El control del avance fsico de la obra es responsabilidad del Jefe de Fiscalizacin como
representante de la entidad. Es su deber establecer el grado de avance del proyecto y evaluar
peridicamente el proceso constructivo en relacin con lo programado. Deber tomar previsiones
para poder evaluar ese avance en cualquier instante.
El Jefe de Fiscalizacin efectuar el control del avance fsico por semana, pues de esta manera, al
efectuar la medicin en conjunto con el contratista, cotejar los datos obtenidos, que servirn para la
revisin de las planillas de avance de obra y de los documentos de respaldo.
El Jefe de Fiscalizacin establecer las acciones a tomar cuando detecte atrasos con respecto al
programa, pues de su oportuna aplicacin depende la ejecucin del proyecto en el plazo
programado. Si el atraso es imputable al contratista y sobrepasa el lmite establecido, holgura total,
deber advertirle mediante el libro de obra y comunicacin escrita para que dentro de un plazo
determinado, presente las medidas correctivas que aseguren la finalizacin del proyecto en el plazo
convenido. Si el atraso incide en la ruta crtica, el Jefe de Fiscalizacin aplicar las sanciones del
caso, de acuerdo con lo estipulado en el contrato.
408-23 Control de calidad
El Jefe de Fiscalizacin, fiscalizadores y ms personal comprometido en estas labores velarn por el
estricto cumplimiento de las especificaciones tcnicas respectivas. De presentarse desviaciones que
sobrepasen los lmites de variacin establecidos, tomar las acciones necesarias para corregirlas de
manera inmediata.
El fiscalizador que detecte algn problema de calidad en el rea a su cargo, deber sealarlo en el
libro de obra, para que sea corregido por el contratista, de ser posible en forma inmediata y si no lo
es, para que ste someta a su consideracin la solucin propuesta.
El personal de fiscalizacin, velar por la ejecucin de la obra, de conformidad con las
especificaciones y dentro del rango de variacin permitido en stas. De ninguna manera aceptarn
rubros no acordes a las especificaciones que puedan perjudicar la calidad definida en la etapa de
diseo. Controlar la calidad de todos los rubros y de toda la obra es la misin ms importante de
fiscalizacin, especialmente en aquellas partes de la obra conocidas como esenciales, que tienen
que ver con la seguridad posterior de la obra.
De presentarse problemas de calidad, los fiscalizadores tomarn las acciones necesarias para
corregir el problema tan pronto como sea posible. En aquellos casos donde no sea posible corregir el
trabajo, la nica opcin es el derrocamiento de la parte mal realizada y su reconstruccin a costa del
contratista. Si la obra se ejecuta por administracin directa, personal de la entidad a cargo de estas
labores, tomar las acciones pertinentes para resolver la situacin, actuando dentro de sus
potestades y guindose por los principios de eficiencia, eficacia y economa. Si la obra se ejecuta por
contrato, deber advertirlo inmediatamente al contratista por medio del libro de obra y comunicacin
escrita, lo cual bastar para que ste acate sus instrucciones. Si el contratista no atiende las
instrucciones, el Fiscalizador aplicar las sanciones indicadas en el contrato.
408-24 Control financiero de la obra
El Jefe de Fiscalizacin evaluar en forma mensual, el avance financiero de la obra en relacin con
lo programado. De existir discrepancias, analizar su origen y tomar las acciones necesarias para
corregir la situacin. Asimismo, llevar el control del presupuesto asignado a la obra, de manera que
en cualquier momento, pueda conocer con certeza el saldo de la asignacin presupuestaria
disponible.
El Jefe de Fiscalizacin controlar el avance financiero, realizando como mnimo una evaluacin
mensual para verificar si la obra se desarrolla segn lo previsto. Los cortes para determinar el
avance fsico se efectan tambin mensualmente y dado que el avance financiero debe
corresponder a un determinado avance fsico, se har coincidir las fechas de corte.
El resultado de la evaluacin servir para determinar si el monto acumulado de los gastos,
corresponde al avance fsico que deba haberse alcanzado a esa fecha; de no ser as, se estudiarn
las causas y se tomarn las acciones correctivas necesarias.
En cuanto al control de la asignacin presupuestaria, el Jefe de Fiscalizacin deber conocer el
monto disponible conforme se van cancelando las obligaciones contradas, pues del saldo dependen
las acciones que pueda tomar cuando requiera acelerar el ritmo de trabajo, sobre todo si no existe la
posibilidad de disponer de ms recursos financieros.
An cuando sea factible la consecucin de nuevos recursos, el control de la asignacin
presupuestaria permitir iniciar oportunamente los trmites requeridos para obtenerlos, lo cual
asegura el desarrollo normal del proyecto, desde el punto de vista financiero.
El Jefe de Fiscalizacin evaluar el cumplimiento de los plazos para los pagos de planillas, de
encontrar demoras injustificadas comunicar el particular a los niveles jerrquicos superiores.
408-25 Incidencia de la lluvia
Cuando las caractersticas climticas de la zona o la estacin durante la cual se efecte la
construccin y la etapa en que se encuentre el proceso constructivo lo ameriten, la entidad ejecutora
de la obra deber tomar las previsiones del caso para llevar un registro detallado de la incidencia de
la lluvia en el desarrollo de los trabajos en el sitio, conforme se presente esa situacin.
Si las labores se suspenden a causa de la lluvia, se har constar en el libro de obra o en un registro
la fecha en la cual se present esa condicin, cules trabajos se suspendieron, a qu hora y por
cunto tiempo, en qu medida fueron afectados y se expondrn las razones por las cuales no se
pudo continuar. Las anotaciones sern ratificadas por la firma del Fiscalizador encargado de llevar
este control, as como por la del profesional representante del contratista. Los datos as recabados
se emplearn, en conjunto con el programa de ejecucin, para determinar la prrroga de plazo que
se autorizar por este concepto.
La informacin presentada por los contratistas con datos de la precipitacin pluvial de estaciones
meteorolgicas cercanas al sitio de construccin o notas de prensa no podr ser considerada como
respaldo para solicitar prrrogas por atrasos a causa de la lluvia, ya que no constituyen un criterio
suficiente sobre el cual pueda fundamentarse la decisin de otorgar o no la prrroga solicitada, pues
no necesariamente reflejan la situacin del sitio de la obra y no brindan informacin sobre el tiempo
de paralizacin de los trabajos por ese motivo, ni en qu medida stos se vieron afectados.
El registro de control de lluvia evitar los conflictos en torno a este tema, pues conjuga los aspectos
que normalmente influyen al tomar la decisin de prorrogar o no el plazo. De este modo se da mayor
importancia a los efectos de la lluvia sobre los trabajos y no a la lluvia en s, ubica los sucesos en el
tiempo, con fecha y hora y en forma inmediata, se concilia a las partes que eventualmente podran
tener desavenencias, hacindolos ratificar lo acontecido, mediante la suscripcin de la informacin
consignada en el registro de control. En algunos proyectos, los contratistas ya consideran una
suspensin forzosa de los trabajos de construccin por la marcada estacin invernal, en tales casos,
no cabe la ampliacin del plazo por la incidencia de la lluvia.
408-26 Medicin de la obra ejecutada
La administracin cancelar las planillas por avance de obra u otorgar desembolsos, slo si cuenta
con los respectivos documentos de respaldo, aprobados por las servidoras y servidores autorizados.
Para tal efecto, el ltimo da del mes en revisin, se concluirn las mediciones y clculos de la obra
ejecutada durante ese perodo.
El formato y contenido de los documentos de respaldo sern definidos por la administracin en forma
reglamentaria, en las condiciones generales, las especificaciones o bien en la reunin de
preconstruccin, en conjunto con el contratista o el fiscalizador, segn sea el caso; como mnimo
deber incluirse en esa documentacin, un listado de los captulos, rubros o actividades y sub
actividades del programa de ejecucin, donde se especifique la cantidad de obra ejecutada durante
el mes en revisin y la obra por ejecutar, adems de las mediciones y clculos que dieron origen a
los datos suministrados.
Tanto el contratista como el Fiscalizador realizarn sus propias mediciones, cuyos resultados se
cotejarn al verificar en conjunto la obra efectivamente realizada. El contratista deber entregar su
estimacin al Fiscalizador hasta la fecha de corte, en el plazo indicado en las condiciones generales
o en el contrato o lo convenido en la reunin de preconstruccin y adjuntar los documentos de
respaldo correspondientes; el Fiscalizador por su parte, efectuar la revisin en el plazo convenido o
estipulado. Cuando la obra se ejecute por administracin directa, se proceder de manera similar a
la citada y se cumplirn tambin los plazos especificados para la presentacin de las solicitudes de
desembolso y su revisin.
El pago o desembolso por obra realizada se har cuando se tenga la seguridad de que se est
pagando realmente lo construido luego de haber efectuado la medicin de la cantidad de obra
ejecutada.
Es necesario contar con documentos de respaldo, que se incluyan en las planillas por avance de
obra que consignen las mediciones realizadas, as como los clculos efectuados para determinar las
cantidades de obra que no se pueden obtener por simple medicin.
Estos documentos son de utilidad para la administracin, controles internos o externos, pues se
facilita cotejar los datos de planillas con la realidad de la obra.
Cuanto ms refleje el programa de ejecucin las actividades o procedimientos para construir las
obras, tanto ms fcil ser efectuar la medicin de lo realizado para ambas partes y llevar el control
del avance de los mismos.
408-27 Prrrogas de plazo
Se concedern prrrogas de plazo cuando por razones no imputables al contratista se produzcan
atrasos en actividades crticas o en actividades cuya holgura total sea sobrepasada, tornndolas
crticas.
El constructor deber interponer la solicitud de prrroga de conformidad con las disposiciones
contractuales despus de conocer el hecho que demorar la ejecucin y en cuanto tenga la
informacin suficiente, aportar la documentacin probatoria necesaria para que la administracin
pueda resolver el reclamo.
La entidad o administracin designar, reglamentariamente, al servidor que cuenta con las
atribuciones para ampliar los plazos o modificar los programas. Adicionalmente, el servidor
responsable de la administracin, tendr el plazo previsto contractualmente o reglamentariamente
para resolver el reclamo interpuesto, para lo cual llevar a cabo los estudios o investigaciones
necesarios.
El aumento del plazo de la construccin procede cuando se presentan atrasos por caso fortuito o
fuerza mayor que afecte el progreso de la obra. En el primer caso, el atraso puede ser causado en
situaciones, como: robos del equipo utilizado, destruccin vandlica de las obras, cierres de
carreteras o cualquier acto realizado por personas o animales que causen daos a la obra o afecten
su desarrollo normal. En el caso de fuerza mayor, el atraso puede darse por inundaciones,
terremotos, huracanes, etc., es decir por fenmenos naturales.
Adicionalmente son motivo de ampliaciones las siguientes causas, comprobadas:
- Falta de materiales de construccin o equipos a incorporar en el mercado nacional o internacional.
- Perodos de lluvia que perjudiquen el avance de las obras conforme lo sealado en la Norma de
Control Interno 600-25.
- Cambios, trabajos extraordinarios o ampliaciones de la obra que requieran aumento de plazo.
Incumplimiento de la administracin en suministrar:
- Los planos de diseo indispensables para iniciar o continuar la construccin.
- Los terrenos necesarios para ejecutar las obras.
- Existencia de impedimentos legales o de otra ndole que dificulten la realizacin de los trabajos.
- Orden escrita de la administracin de parar o disminuir el ritmo de avance de la obra.
- Incumplimiento de la administracin en el pago de acuerdo con las clusulas del contrato.
Para determinar los das de prrroga que se concedern por las causas mencionadas anteriormente,
el Jefe de Fiscalizacin o Fiscalizador examinar la incidencia de los atrasos en la ruta crtica; as,
nicamente se otorgar prrroga por el nmero de das que aumente el plazo original, a raz del
atraso. Tambin puede prorrogarse el plazo cuando se agota la holgura total de una actividad que,
por su posicin dentro del programa, se torna crtica e incrementa consecuentemente el plazo
original; en este caso, se conceden tantos das como haya sido afectado el plazo.
El contratista comunicar oportunamente al Jefe de Fiscalizacin, los hechos que van a provocar
demoras en la construccin, as como sus causas, pues esto permite a ambas partes tomar las
previsiones para controlar y cuantificar el atraso en las actividades afectadas. Tal comunicacin ser
fundamentada, de conformidad con las disposiciones reglamentarias al respecto.
La documentacin probatoria a las solicitudes de prrroga, deber reunir las siguientes
caractersticas: ser pertinente, es decir, debe pertenecer al proyecto en cuestin; ser confiable, lo
cual implica estar exenta de errores y adems, que los datos suministrados correspondan a la
realidad de la obra y luego, ser clara y concisa, con lo cual evita la posibilidad de interpretar de
diferente manera una misma informacin y facilitar la revisin de los documentos, gracias a la
brevedad y precisin de su contenido.
408-28 Planos de registro
Todas las modificaciones que se realicen en la obra deben incorporarse en los planos finales de
construccin, con el fin de reflejar fielmente cmo se construy y su localizacin exacta.
Segn lo seale el contrato, la fiscalizacin o el contratista, deben elaborar los planos de registro que
incorporen las modificaciones realizadas durante la construccin, con el fin de que reflejen las
caractersticas de las obras realmente construidas, as como su localizacin exacta. Esta prctica
redundar en beneficios para la administracin o entidad, pues facilitar las tareas de mantenimiento
y reparaciones, as como el diseo de posteriores remodelaciones, ampliaciones, rehabilitaciones,
reconstrucciones, etc.
Los planos finales son indispensables cuando se tienen que disear remodelaciones o ampliaciones
de las obras, pues los elementos nuevos deben integrarse a los existentes o stos deben
readecuarse para soportar las cargas adicionales.
408-29 Recepcin de las obras
Se llevarn a cabo dos tipos de recepcin: una provisional que se efectuar 15 das despus de que
el contratista de la obra haya notificado por escrito la finalizacin de las obras de construccin y otra
definitiva que no podr realizarse en un plazo menor a seis meses despus de la fecha de la
recepcin provisional.
En ambos casos, se elaborar un acta de recepcin, donde se indicar cmo se desarroll el
proceso constructivo y la condicin en que se recibe la obra; para la recepcin provisional se indicar
al menos, si sta se recibe a satisfaccin o con observaciones, en cuyo caso se sealarn las
causas de ello, para que el constructor proceda a corregir los problemas. Las actas sealarn como
mnimo lo siguiente:
- Los antecedentes contractuales de la obra.
- Condiciones generales de ejecucin, condiciones operativas.
- La calidad y cantidad de las obras ejecutadas.
- Liquidacin econmica que incluye el monto cancelado y el que falta por cancelar por concepto de
avance de obra, reajuste de precios, obras extraordinarias y cualquier otro rubro contemplado, si la
recepcin es provisional. Si sta es definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas y no se admite
reclamos pendientes de las partes.
- Liquidacin de plazos que incluye el plazo empleado en la ejecucin, incluyendo prrrogas. Se
establecern las sanciones a las que hubiere lugar.
- Si las obras se reciben a satisfaccin o con observaciones, y en este ltimo caso, las razones para
que sea as.
Cuando la obra se realice por administracin directa, las recepciones provisional y definitiva sern
realizadas por una comisin de representantes de los futuros usuarios, en presencia del
administrador de la obra y su equipo; cuando se ejecute por contrato, actuarn en la recepcin el
posible por razones presupuestarias, se informar sobre esta situacin a las autoridades de la
entidad para que tomen las medidas correctivas y se pueda volver a alcanzar el nivel ptimo, tan
pronto como sea posible.
Para efectuar el planeamiento, la programacin y el presupuesto del mantenimiento preventivo, se
considerarn los siguientes aspectos:
- Caractersticas de los elementos que componen la obra.
- Experiencia con proyectos similares.
- Determinacin de los recursos necesarios que debe apoyarse en la informacin recabada en los
puntos anteriores y en los rendimientos esperados, tanto del personal, como de los materiales,
equipos, maquinaria y herramientas. Se determinar el tipo y cantidad de personal requerido; los
materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramientas necesarios; el transporte para
movilizarlos, etc.
- Factores externos a la unidad de mantenimiento como el presupuesto disponible de la institucin; el
sistema de suministros empleado, el tiempo promedio para la compra de los materiales o repuestos,
la disponibilidad de materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramientas adecuados en el
mercado; etc.
- Para la planificacin del mantenimiento correctivo, se establecern las posibles emergencias y las
acciones inmediatas por tomar cuando stas se presenten, as como asegurar el suministro de los
recursos para poder atenderlas oportunamente. La capacidad de respuesta de la unidad de servicio
de mantenimiento debe ser proporcional a la importancia de la falla, en trminos de la incidencia que
sta tenga en la prestacin del servicio o la produccin del bien. Para llevar a cabo esta labor, el
personal a cargo de la planificacin deber conocer la obra y sus partes, as como la forma en que
opera, adems de tener vasta experiencia en su mantenimiento o en el de obras similares.
El mantenimiento correctivo, aun cuando se aplica para atender daos imprevisibles o emergencias,
debe planificarse recurriendo a la previsin de la ocurrencia de posibles fallas.
408-33 Evaluacin ex-post
Durante la etapa de operacin se efectuarn evaluaciones peridicas del funcionamiento de la obra,
esto es, comparar los ingresos y costos reales con los ingresos y costos previstos en los estudios de
preinversin. Para ello los perodos comprendidos entre una evaluacin y otra, debern coincidir con
los perodos escogidos en los estudios para medir los beneficios del proyecto. Las evaluaciones
posteriores cierran el ciclo del proyecto, pues los resultados obtenidos permiten retroalimentar la
informacin necesaria para nuevos proyectos.
La evaluacin es una herramienta de control que debe estar presente durante todo el ciclo de vida
del proyecto, en la etapa de operacin es an ms importante, pues permite saber si se estn
obteniendo los beneficios esperados y cules factores han influido en el xito alcanzado o en caso
de no ser as, analizar la causa de las desviaciones presentadas y tomar las medidas correctivas que
coadyuven a lograr lo planeado.
Por otra parte, la evaluacin ex-post permite conocer si las variables empleadas en los estudios eran
acertadas, si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos, y fundamentalmente, ayudar a
no cometer los mismos errores; en este sentido, constituye una verdadera fuente de
retroalimentacin, pues, la simple experiencia no basta. Se identificarn los diversos factores de
xito y se explicar su influencia en los resultados.
Adems se evaluar el servicio de mantenimiento brindado para corregir los problemas suscitados,
mejorar los rendimientos de trabajo y disminuir su costo y hacer ms eficiente el servicio.
408-34 Consultora
Las empresas de consultora son empresas de servicios profesionales con experiencia o
Desecho peligroso, es todo aquel desecho, que por sus caractersticas corrosivas, txicas,
venenosas, reactivas, explosivas, inflamables, biolgicas, infecciosas, irritantes, de patogenicidad,
carcinognicas representan un peligro para los seres vivos, el equilibrio ecolgico o el ambiente.
409-05 Gestin ambiental en la preservacin del patrimonio natural
En el mbito de competencia de la entidad pblica, la Unidad de Gestin Ambiental, velar por
prevenir daos ambientales, proteger, investigar, recuperar, restaurar el patrimonio natural,
comprendido en: ecosistemas frgiles, parques nacionales, reservas ecolgicas, refugios de vida
silvestre, reservas biolgicas, reservas de produccin y fauna, reas nacionales de recreacin,
turismo de reas naturales, a fin de preservar los recursos naturales y la biodiversidad, aplicando las
normas comprendidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley
de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la
Contaminacin Ambiental.
La Unidad de Gestin Ambiental en el mbito de las facultades de la entidad, dentro de su alcance
deber propender al mantenimiento de la diversidad biolgica mediante un desarrollo y una gestin
sostenibles de hbitats naturales y sus zonas circundantes de valor y el control del consumo y
comercio de especies silvestres.
Patrimonio natural, son todos los animales, plantas, territorio y conjunto de estos tres grupos que
signifiquen valores universales en cuanto a la proteccin y conservacin de especies animales y
vegetales en peligro de desaparicin o paisajes integrales en peligro de destruccin o
transformacin.
Patrimonio natural, comprende las formaciones fsicas, biolgicas y geolgicas excepcionales,
hbitat de especies y animales amenazadas y zonas que tengan valor cientfico, de conservacin o
esttico.
409-06 Gestin ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales para conservar el medio
ambiente
En el mbito de competencia, las entidades pblicas responsables, a travs de las unidades de
gestin, emprendern las acciones que sean necesarias a fin de dar cumplimiento con los objetivos y
compromisos establecidos en los tratados internacionales.
La gestin debe contribuir a la conservacin y uso sostenible de los recursos naturales y culturales
del pas; y, a mejorar las condiciones de vida de los habitantes; aplicando, en lo pertinente, las
normas tcnicas y disposiciones constantes en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria,
TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental
para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Tratados internacionales, son aquellos convenios que se comprometen a cumplir 2 o ms pases, a
fin de conservar el medio ambiente.
409-07 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, agua
La Unidad de Gestin deber precautelar, prevenir, proteger la contaminacin del recurso agua,
controlando los lmites permisibles, exigiendo el cumplimiento de las disposiciones y prohibiciones de
la Norma Tcnica de Calidad Ambiental de Descarga de Efluentes, al amparo de la Ley de Gestin
Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin
Ambiental.
La polucin del agua se produce por la construccin de obras inconsultas, inapropiadas, por
efluentes industriales, por obras municipales de alcantarillado que no cuentan con plantas de
tratamiento y en general por acciones humanas, aspecto que afecta al hombre, animales y plantas e
implica un grave problema ambiental.
La Unidad de Gestin Ambiental en su mbito de accin, deber impedir la sobreexplotacin
permanente de los recursos hdricos para mantener un equilibrio entre la demanda de agua y su
disponibilidad; integrar los criterios de conservacin de recursos y uso sostenible en lo agrario, en la
ordenacin de los usos del suelo y en la industria; mantener una alta calidad ecolgica del agua, en
la que la diversidad biolgica corresponda, en lo posible, a un estado no perturbado de un agua
determinada; reducir los vertidos de todas las substancias que por su persistencia txica o
bioacumulacin puedan tener un impacto ambiental negativo en las aguas superficiales, marinas o
subterrneas.
Agua, es la fuente misma de la vida.
Agua costera, es el agua adyacente a la tierra firme.
Agua marina, es la de los mares y se distingue por su elevada salinidad.
Aguas residuales, son las de composicin variada provenientes de las descargas de usos
municipales, industriales, comerciales, servicios agrcolas, pecuarios, domsticos y de cualquier otro
uso que hayan sufrido degradacin en su calidad original.
Aguas pluviales, son aquellas que provienen de lluvias, nieve y granizo.
Aguas de estuarios, son las correspondientes a los tramos de ros que se hallan bajo la influencia de
las mareas.
Agua subterrnea, es el agua del subsuelo que se encuentra en la zona de saturacin (Se sita
debajo del nivel fretico).
Aguas superficiales, son aquellas que fluyen o se almacenan en la superficie del terreno.
409-08 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, aire
La Unidad de Gestin, en su accionar y en el mbito de su competencia, propender a preservar la
salud de las personas, la calidad del aire ambiente, el bienestar de los ecosistemas y del ambiente
en general, controlando los lmites mximos permisibles de contaminantes en el aire, como las
emisiones al aire de fuentes fijas de combustin, exigiendo las disposiciones y prohibiciones de la
Norma Tcnica de Calidad del Aire Ambiente, como la Norma de Emisiones al Aire desde Fuentes
Fijas de Combustin, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de
Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Las entidades y organismos del sector pblico, de acuerdo a sus facultades, por medio de las
unidades de gestin, en relacin al clima, debern propender a que los seres humanos no
contaminen el aire con gases txicos, pues la contaminacin atmosfrica es uno de los problemas
ambientales y de salud humana ms tpicos de las ciudades, a fin de evitar el incremento del agujero
de la capa de ozono, el efecto invernadero, causante del calentamiento de la tierra y de la
modificacin del clima. La actividad industrial genera la lluvia cida, y se engloba dentro de las
amenazas del medio areo.
Aire, denominado aire ambiente, es cualquier porcin no confinada de la atmsfera y se define como
mezcla gaseosa, cuya composicin normal es de por lo menos 20% de oxgeno, 77% de nitrgeno y
proporciones variables de gases inertes y vapor de agua en relacin volumtrica.
409-09 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, suelo
corporativo que ser actualizado y documentado de forma permanente, incluir las reglas de
validacin y los controles de integridad y consistencia, con la identificacin de los sistemas o
mdulos que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratgicos a los que apoyan a fin de
facilitar la incorporacin de las aplicaciones y procesos institucionales de manera transparente.
Se deber generar un proceso de clasificacin de los datos para especificar y aplicar niveles de
seguridad y propiedad.
410-06 Administracin de proyectos tecnolgicos
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir mecanismos que faciliten la administracin de
todos los proyectos informticos que ejecuten las diferentes reas que conformen dicha unidad. Los
aspectos a considerar son:
1. Descripcin de la naturaleza, objetivos y alcance del proyecto, su relacin con otros proyectos
institucionales, sobre la base del compromiso, participacin y aceptacin de los usuarios interesados.
2. Cronograma de actividades que facilite la ejecucin y monitoreo del proyecto que incluir el talento
humano (responsables), tecnolgicos y financieros adems de los planes de pruebas y de
capacitacin correspondientes.
3. La formulacin de los proyectos considerar el Costo Total de Propiedad CTP; que incluya no slo
el costo de la compra, sino los costos directos e indirectos, los beneficios relacionados con la compra
de equipos o programas informticos, aspectos del uso y mantenimiento, formacin para el personal
de soporte y usuarios, as como el costo de operacin y de los equipos o trabajos de consultora
necesarios.
4. Para asegurar la ejecucin del proyecto se definir una estructura en la que se nombre un servidor
responsable con capacidad de decisin y autoridad y administradores o lderes funcionales y
tecnolgicos con la descripcin de sus funciones y responsabilidades.
5. Se cubrir, como mnimo las etapas de: inicio, planeacin, ejecucin, control, monitoreo y cierre de
proyectos, as como los entregables, aprobaciones y compromisos formales mediante el uso de
actas o documentos electrnicos legalizados.
6. El inicio de las etapas importantes del proyecto ser aprobado de manera formal y comunicado a
todos los interesados.
7. Se incorporar el anlisis de riesgos. Los riesgos identificados sern permanentemente evaluados
para retroalimentar el desarrollo del proyecto, adems de ser registrados y considerados para la
planificacin de proyectos futuros.
8. Se deber monitorear y ejercer el control permanente de los avances del proyecto.
9. Se establecer un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de calidad que ser
aprobado por las partes interesadas.
10. El proceso de cierre incluir la aceptacin formal y pruebas que certifiquen la calidad y el
cumplimiento de los objetivos planteados junto con los beneficios obtenidos.
410-07 Desarrollo y adquisicin de software aplicativo
La Unidad de Tecnologa de Informacin regular los procesos de desarrollo y adquisicin de
software aplicativo con lineamientos, metodologas y procedimientos. Los aspectos a considerar son:
1. La adquisicin de software o soluciones tecnolgicas se realizarn sobre la base del portafolio de
proyectos y servicios priorizados en los planes estratgico y operativo previamente aprobados
considerando las polticas pblicas establecidas por el Estado, caso contrario sern autorizadas por
la mxima autoridad previa justificacin tcnica documentada.
2. Adopcin, mantenimiento y aplicacin de polticas pblicas y estndares internacionales para:
codificacin de software, nomenclaturas, interfaz de usuario, interoperabilidad, eficiencia de
desempeo de sistemas, escalabilidad, validacin contra requerimientos, planes de pruebas unitarias
y de integracin.
3. Identificacin, priorizacin, especificacin y acuerdos de los requerimientos funcionales y tcnicos
institucionales con la participacin y aprobacin formal de las unidades usuarias. Esto incluye, tipos
invertidos.
3. En la adquisicin de hardware, los contratos respectivos, tendrn el detalle suficiente que permita
establecer las caractersticas tcnicas de los principales componentes tales como: marca, modelo,
nmero de serie, capacidades, unidades de entrada/salida, entre otros, y las garantas ofrecidas por
el proveedor, a fin de determinar la correspondencia entre los equipos adquiridos y las
especificaciones tcnicas y requerimientos establecidos en las fases precontractual y contractual, lo
que ser confirmado en las respectivas actas de entrega/recepcin.
4. Los contratos con proveedores de servicio incluirn las especificaciones formales sobre acuerdos
de nivel de servicio, puntualizando explcitamente los aspectos relacionados con la seguridad y
confidencialidad de la informacin, adems de los requisitos legales que sean aplicables. Se aclarar
expresamente que la propiedad de los datos corresponde a la organizacin contratante.
410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnolgica
La Unidad de Tecnologa de Informacin de cada organizacin definir y regular los procedimientos
que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la infraestructura tecnolgica de las entidades.
Los temas a considerar son:
1. Definicin de procedimientos para mantenimiento y liberacin de software de aplicacin por
planeacin, por cambios a las disposiciones legales y normativas, por correccin y mejoramiento de
los mismos o por requerimientos de los usuarios.
2. Los cambios que se realicen en procedimientos, procesos, sistemas y acuerdos de servicios sern
registrados, evaluados y autorizados de forma previa a su implantacin a fin de disminuir los riesgos
de integridad del ambiente de produccin. El detalle e informacin de estas modificaciones sern
registrados en su correspondiente bitcora e informados a todos los actores y usuarios finales
relacionados, adjuntando las respectivas evidencias.
3. Control y registro de las versiones del software que ingresa a produccin.
4. Actualizacin de los manuales tcnicos y de usuario por cada cambio o mantenimiento que se
realice, los mismos que estarn en constante difusin y publicacin.
5. Se establecern ambientes de desarrollo/pruebas y de produccin independientes; se
implementarn medidas y mecanismos lgicos y fsicos de seguridad para proteger los recursos y
garantizar su integridad y disponibilidad a fin de proporcionar una infraestructura de tecnologa de
informacin confiable y segura.
6. Se elaborar un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnolgica
sustentado en revisiones peridicas y monitoreo en funcin de las necesidades organizacionales
(principalmente en las aplicaciones crticas de la organizacin), estrategias de actualizacin de
hardware y software, riesgos, evaluacin de vulnerabilidades y requerimientos de seguridad.
7. Se mantendr el control de los bienes informticos a travs de un inventario actualizado con el
detalle de las caractersticas y responsables a cargo, conciliado con los registros contables.
8. El mantenimiento de los bienes que se encuentren en garanta ser proporcionado por el
proveedor, sin costo adicional para la entidad.
410-10 Seguridad de tecnologa de informacin
La Unidad de Tecnologa de Informacin, establecer mecanismos que protejan y salvaguarden
contra prdidas y fugas los medios fsicos y la informacin que se procesa mediante sistemas
informticos, para ello se aplicarn al menos las siguientes medidas:
1. Ubicacin adecuada y control de acceso fsico a la Unidad de Tecnologa de Informacin y en
especial a las reas de: servidores, desarrollo y bibliotecas.
2. Definicin de procedimientos de obtencin peridica de respaldos en funcin a un cronograma
definido y aprobado.
3. En los casos de actualizacin de tecnologas de soporte se migrar la informacin a los medios
fsicos adecuados y con estndares abiertos para garantizar la perpetuidad de los datos y su
recuperacin.
4. Almacenamiento de respaldos con informacin crtica y/o sensible en lugares externos a la
organizacin.
5. Implementacin y administracin de seguridades a nivel de software y hardware, que se realizar
con monitoreo de seguridad, pruebas peridicas y acciones correctivas sobre las vulnerabilidades o
incidentes de seguridad identificados.
6. Instalaciones fsicas adecuadas que incluyan mecanismos, dispositivos y equipo especializado
para monitorear y controlar fuego, mantener ambiente con temperatura y humedad relativa del aire
controlado, disponer de energa acondicionada, esto es estabilizada y polarizada, entre otros;
7. Consideracin y disposicin de sitios de procesamiento alternativos.
8. Definicin de procedimientos de seguridad a observarse por parte del personal que trabaja en
turnos por la noche o en fin de semana.
410-11 Plan de contingencias
Corresponde a la Unidad de Tecnologa de Informacin la definicin, aprobacin e implementacin
de un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una emergencia o
suspensin en el procesamiento de la informacin por problemas en los equipos, programas o
personal relacionado.
Los aspectos a considerar son:
1. Plan de respuesta a los riesgos que incluir la definicin y asignacin de roles crticos para
administrar los riesgos de tecnologa de informacin, escenarios de contingencias, la responsabilidad
especfica de la seguridad de la informacin, la seguridad fsica y su cumplimiento.
2. Definicin y ejecucin de procedimientos de control de cambios, para asegurar que el plan de
continuidad de tecnologa de informacin se mantenga actualizado y refleje de manera permanente
los requerimientos actuales de la organizacin.
3. Plan de continuidad de las operaciones que contemplar la puesta en marcha de un centro de
cmputo alterno propio o de uso compartido en un Data Center Estatal, mientras dure la contingencia
con el restablecimiento de las comunicaciones y recuperacin de la informacin de los respaldos.
4. Plan de recuperacin de desastres que comprender:
- Actividades previas al desastre (bitcora de operaciones).
- Actividades durante el desastre (plan de emergencias, entrenamiento).
- Actividades despus del desastre.
5. Es indispensable designar un comit con roles especficos y nombre de los encargados de
ejecutar las funciones de contingencia en caso de suscitarse una emergencia.
6. El plan de contingencias ser un documento de carcter confidencial que describa los
procedimientos a seguir en caso de una emergencia o fallo computacional que interrumpa la
operatividad de los sistemas de informacin. La aplicacin del plan permitir recuperar la operacin
de los sistemas en un nivel aceptable, adems de salvaguardar la integridad y seguridad de la
informacin.
7. El plan de contingencias aprobado, ser difundido entre el personal responsable de su ejecucin y
deber ser sometido a pruebas, entrenamientos y evaluaciones peridicas, o cuando se haya
efectuado algn cambio en la configuracin de los equipos o el esquema de procesamiento.
410-12 Administracin de soporte de tecnologa de informacin
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir, aprobar y difundir procedimientos de operacin
que faciliten una adecuada administracin del soporte tecnolgico y garanticen la seguridad,
integridad, confiabilidad y disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la oportunidad de los
servicios tecnolgicos que se ofrecen.
Los aspectos a considerar son:
1. Revisiones peridicas para determinar si la capacidad y desempeo actual y futuro de los recursos
tecnolgicos son suficientes para cubrir los niveles de servicio acordados con los usuarios.
2. Seguridad de los sistemas bajo el otorgamiento de una identificacin nica a todos los usuarios
internos, externos y temporales que interacten con los sistemas y servicios de tecnologa de
informacin de la entidad.
3. Estandarizacin de la identificacin, autenticacin y autorizacin de los usuarios, as como la
administracin de sus cuentas.
4. Revisiones regulares de todas las cuentas de usuarios y los privilegios asociados a cargo de los
dueos de los procesos y administradores de los sistemas de tecnologa de informacin.
5. Medidas de prevencin, deteccin y correccin que protejan a los sistemas de informacin y a la
tecnologa de la organizacin de software malicioso y virus informticos.
6. Definicin y manejo de niveles de servicio y de operacin para todos los procesos crticos de
tecnologa de informacin sobre la base de los requerimientos de los usuarios o clientes internos y
externos de la entidad y a las capacidades tecnolgicas.
7. Alineacin de los servicios claves de tecnologa de informacin con los requerimientos y las
prioridades de la organizacin sustentados en la revisin, monitoreo y notificacin de la efectividad y
cumplimiento de dichos acuerdos.
8. Administracin de los incidentes reportados, requerimientos de servicio y solicitudes de
informacin y de cambios que demandan los usuarios, a travs de mecanismos efectivos y
oportunos como mesas de ayuda o de servicios, entre otros.
9. Mantenimiento de un repositorio de diagramas y configuraciones de hardware y software
actualizado que garantice su integridad, disponibilidad y faciliten una rpida resolucin de los
problemas de produccin.
10. Administracin adecuada de la informacin, libreras de software, respaldos y recuperacin de
datos.
11. Incorporacin de mecanismos de seguridad aplicables a la recepcin, procesamiento,
almacenamiento fsico y entrega de informacin y de mensajes sensitivos, as como la proteccin y
conservacin de informacin utilizada para encriptacin y autenticacin.
410-13 Monitoreo y evaluacin de los procesos y servicios
Es necesario establecer un marco de trabajo de monitoreo y definir el alcance, la metodologa y el
proceso a seguir para monitorear la contribucin y el impacto de tecnologa de informacin en la
entidad.
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir sobre la base de las operaciones de la entidad,
indicadores de desempeo y mtricas del proceso para monitorear la gestin y tomar los correctivos
que se requieran.
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir y ejecutar procedimientos, mecanismos y la
periodicidad para la medicin, anlisis y mejora del nivel de satisfaccin de los clientes internos y
externos por los servicios recibidos.
La Unidad de Tecnologa de Informacin presentar informes peridicos de gestin a la alta
direccin, para que sta supervise el cumplimiento de los objetivos planteados y se identifiquen e
implanten acciones correctivas y de mejoramiento del desempeo.
410-14 Sitio web, servicios de internet e intranet
Es responsabilidad de la Unidad de Tecnologa de Informacin elaborar las normas, procedimientos
e instructivos de instalacin, configuracin y utilizacin de los servicios de internet, intranet, correo
electrnico y sitio web de la entidad, a base de las disposiciones legales y normativas y los
requerimientos de los usuarios externos e internos.
La Unidad de Tecnologa de Informacin considerar el desarrollo de aplicaciones web y/o mviles
que automaticen los procesos o trmites orientados al uso de instituciones y ciudadanos en general.
desempeo.
La comunicacin es la transmisin de informacin facilitando que las servidoras y servidores puedan
cumplir sus responsabilidades de operacin, informacin financiera y de cumplimiento.
Los sistemas de informacin y comunicacin que se diseen e implanten debern concordar con los
planes estratgicos y operativos, debiendo ajustarse a sus caractersticas y necesidades y al
ordenamiento jurdico vigente.
La obtencin de informacin interna y externa, facilita a la alta direccin preparar los informes
necesarios en relacin con los objetivos establecidos.
El suministro de informacin a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento preciso, permitir
cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.
500-01 Controles sobre sistemas de informacin
Los sistemas de informacin contarn con controles adecuados para garantizar confiabilidad,
seguridad y una clara administracin de los niveles de acceso a la informacin y datos sensibles.
En funcin de la naturaleza y tamao de la entidad, los sistemas de informacin sern manuales o
automatizados, estarn constituidos por los mtodos establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar sobre las operaciones administrativas y financieras de una entidad y mantendrn controles
apropiados que garanticen la integridad y confiabilidad de la informacin.
La utilizacin de sistemas automatizados para procesar la informacin implica varios riesgos que
necesitan ser considerados por la administracin de la entidad. Estos riesgos estn asociados
especialmente con los cambios tecnolgicos por lo que se deben establecer controles generales, de
aplicacin y de operacin que garanticen la proteccin de la informacin segn su grado de
sensibilidad y confidencialidad, as como su disponibilidad, accesibilidad y oportunidad.
Las servidoras y servidores a cuyo cargo se encuentre la administracin de los sistemas de
informacin, establecern los controles pertinentes para que garanticen razonablemente la calidad
de la informacin y de la comunicacin.
500-02 Canales de comunicacin abiertos
Se establecern canales de comunicacin abiertos, que permitan trasladar la informacin de manera
segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la institucin.
Una poltica de comunicacin interna debe permitir las diferentes interacciones entre las servidoras y
servidores, cualquiera sea el rol que desempeen, as como entre las distintas unidades
administrativas de la institucin.
La entidad dispondr de canales abiertos de comunicacin que permita a los usuarios aportar
informacin de gran valor sobre el diseo y la calidad de los productos y servicios brindados, para
que responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los usuarios, proyectando una
imagen positiva.
600 SEGUIMIENTO
La mxima autoridad y los directivos de la entidad, establecern procedimientos de seguimiento
continuo, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas para asegurar la eficacia del sistema
de control interno.
Seguimiento es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y