DEL AREA DE CREDITOS Y COBRANZA

Coordinar y supervisar el proceso de recuperacin de cuentas por cobrar, y verificar

su registro.
* Proponer estrategias y disear controles administrativos para la recuperacin de las
cuentas por cobrar.
* Disear, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las
cuentas incobrables.
* Supervisar y validar las notas de crdito y cargo de acuerdo con la normatividad
aplicable.
* Autorizar los crditos y ampliacin de los mismos a favor de terceros, para la
enajenacin de material bibliogrfico.
* Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento.
* Efectuar la investigacin crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de
crditos.
* Informar a las Gerencias de Libreras y Distribucin, as como a los departamentos
adscritos sobre el comportamiento de los clientes morosos.
* Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al
Departamento.
* Llevar un control documental y electrnico de los clientes acreditados y
concesionarios.
* Realizar las dems funciones que expresamente le encomiende el Gerente
Administrativo.
El Departamento de Crditos de una Empresa es el responsable de liquidar las
cuentas por cobrar de sus clientes, es decir de recuperar

FUNCIONES DEL GERENTE

Produce, prepara, procesa y analiza informacin relativa a su departamento, dirige a

su personal, planea y controla el desempeo y el logro de metas, se comunica y
relaciona con las metas de los departamentos afines. Principalmente realiza el cierre
de las operaciones importantes con los clientes. Vigila que el proceso de cierre de
mes se cumpla las normas de alta gerencia.
Descripcin especifica
Manejo de cartera con valor de cien millones aproximadamente y trescientas cuentas
de clientes activos. Operacin diestra de computadoras, sistemas de redes, internet,
enlaces, calculadoras financieras, habilidad en manejo de grupos y dominio de la
oratoria.
Especificaciones
*Traza lneas de accin, prepara y cierra los contratos, garantas, descuentos,

negociaciones de pago y en general asiste a todas las operaciones importantes con

los clientes, apoyando y autorizando a sus supervisores y analista de crdito.
*Disea y prepara los informes mensuales para la Direccin y para los usuarios
explicando las variaciones contra el presupuesto anual, elaborando compromisos,
estrategias y proyectos para los siguientes periodos.
*Planea las metas del mes siguiente, en cuanto a parmetros de crdito y cobranza
en valores y en das, depuracin de cartera, visitas y convenios con clientes.
*Coordina el presupuesto anual del Departamento de Crdito y Cobranza que incluye
objetivos claramente cuantificados, enlazando con otros departamentos.
*Organiza, dirige y disea controles para el personal del departamento de crdito y
revisando y asignando las tareas, apoyando y decidiendo o proporcionan la
capacitacin necesaria.
*Ejerce el control,

EXISTE GESTOR DE COBRANZA Y ANALISTA DE CREDITO

os saldos resultantes de cada mes deben ser transferidos a la tarjeta de control estadstico del cliente. (Anexo
2).
En la actualidad todos estos registros son llevados a travs de un sistema computarizado.
A travs de la tarjeta de control el acreedor puede determinar porque un clienta falla en sus pagos, esto
permite escoger la mejor tcnica de cobranza. Por regla general las tcnicas se encuentran mejor
desarrolladas en las grandes organizaciones por contar con el personal especializado, pero igual importancia
tiene para empresas pequeas asignar las responsabilidades y asegurarse que esta se lleve a cabo
efectivamente.
Una vez conocida las razones porque un cliente falla, es clasificado dentro de los siguientes diez (10) grupos:
1) Clientes que honestamente mal interpretan las condiciones de venta: Este grupo no ofrece ningn
problema real de cobro. Normalmente, la casa vendedora asume la responsabilidad de no haber explicado
completamente las condiciones de venta antes de que surja la mala interpretacin.
2) Clientes que pasan por alto sus cuentas por negligencia o por mtodos de trabajo deficientes: Un
recordatorio de que la cuenta se han vencido es todo lo que se necesita para los clientes de este grupo. Si en
cliente es un transgresor crnico, el acreedor debe hacer cualquier esfuerzo para hacerle notar la importancia
de pagar sus cuentas sistemticamente.
3) Clientes que descuidan las fechas de vencimiento por lo reducido de la cuenta: Los minoristas,
particularmente, pertenecen a este grupo. Obtienen una cuenta por unos cuantos bolvares y la retienen con
la intencin de incluir el monto cuando pague la siguiente mensualidad. Una amable carta explicando las
dificultades a menudo consigue la cooperacin del cliente. Sin embargo, es difcil quitar este hbito minorista,
y el departamento de crdito al detallista usualmente lo tiene presente como una de las inevitables
experiencias de trabajo a crdito.
4) Clientes que temporalmente se atrasan, pero generalmente pagan a tiempo: Los clientes de este
grupo pagan a tiempo cuando las fechas vencidas de las cuentas del acreedor coinciden con el auge de
temporada de su propio negocio, y hacer esperar al acreedor cuando estos perodos no coinciden.
5) Clientes que temporalmente se atrasan por las condiciones locales del negocio: Las condiciones
locales huelgas o desastres naturales, frecuentemente reducen la cobranza del comerciante impidindole
cumplir sus propias obligaciones. En tales casos la poltica de cobro del acreedor es comparativamente
indulgente, y espera hasta que el deudor tiene para sobreponerse a su capacidad temporal para pagar.

6) Clientes que siempre se atrasan: Estos son los que fuerzan demasiado sus negocios para cubrir
sus gastos personales, o son compradores o cobradores deficientes, reduciendo as su capital operativo
disponible. El gerente de cobranzas debe adoptar una poltica firme contra estos deudores, aun a riesgo de
perderlos como clientes.
7) Clientes que podran pagar puntualmente pero descuidan las fechas de vencimiento porque
piensan que es ms provechoso para ellos utilizar el dinero del acreedor que su propio dinero: El acreedor
debe emplear medidas firmes contra estos deudores, aun a riesgo de contrariarlos. Frecuentemente, una
poltica de alerta constante y enrgica cobranza convierte este tipo de deudores en clientes de puntualidad
aceptables para pagar.
8) Clientes que se han sobre extendido a s mismos: Estos son los que ocasionan la mayor parte de
los problemas de crdito al detallista. Son honestos, pero optimistas, y hacen compras excesivas. Cuando
tienen una emergencia, como enfermedad, muerte de algn familiar, o prdida de trabajo, no pueden pagar
prescindiendo de sus buenas intenciones. Estos clientes son as necesariamente por sus bajos ingresos. El
trmino medio de las familias estn predispuestas a gastar ms de lo que representan sus ingresos.
9) Clientes que estn al borde de la insolvencia o que son en realidad insolventes: El gerente de
cobranzas no tiene otra alternativa que usar mtodos drsticos de cobranza contra la mayora de los clientes
de este grupo. Si no puede cobrar mediante letra de cambio, coloca la cuenta inmediatamente en manos de
un abogado de cobranzas.
10) Clientes que deliberadamente cometen fraude: Un juicio contra los deudores de este grupo es
difcil para cobrar, pero un abogado o agencia de cobranza puede algunas veces hacerlo a travs de mtodos
enrgicos. Debe informar a las agencia de coaccin legales sobre cualquier cliente de quien se sospeche el
fraude.

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Anlisis de los problemas departamentales

Se deben realiza dos (2) estudios:

a) El anlisis factorial y causal del departamento.
b) El anlisis crtico de los procedimientos actuales.
Para as poder localizar y definir los problemas actuales del departamento de Cobranza, que provocan la
morosidad de los clientes.
Dentro de las causas del anlisis factorial podemos mencionar:
Causas externas no imputables a la empresa
Mala direccin.
Personal deficiente
Sistemas o procedimientos inadecuados.
Medios fsicos inadecuados.
El grado de satisfaccin que producen los elementos antes realizados pueden ser: (Anexo 3.0).
a. Satisfactorio
b. Limitado
c. No satisfactorio
d. Inexistente
Al hacer el estudio del departamento se debe anotar una cruz en la columna correspondiente al grado de
satisfaccin. Si la cruz se anota en la columna b), c) o d), significa que hay una deficiencia, por lo cual habr
que indicar en la columna e) el nmero de la causa que origin la deficiencia. En caso de que sea dos o ms
causas las que indican en la deficiencia, se anotar slo la que representa ms del 20%.
Un procedimiento ms prctico consiste en anotar nicamente la causa principal. En la columna (f) se debe
anotar el porcentaje de influencia limitante, por ejemplo: Un elemento analizado tiene deficiencia originada por
el 30% de influencia de una mala direccin (causa 2) y por 70% de medio fsico inadecuado (causa 5). La
anotacin correspondiente ser: (Anexo 3.1)