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TALLER

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN


ACTIVIDADES DE CONTROL

ANGELICA MARIA AGUIRRE BERTEL


ANDREA PAOLA BAQUERO TOBIAS
CAROLIM TORRES ARIAS

Docente:
MARIA CLAUDIA LOZANO

CORPORACIN UNIVERSITARIA DEL CARIBE CECAR


FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL
ELECTIVA PROFESIONAL III
MECI
SINCELEJO SUCRE
2013
CORPORACION UNIVERSITARIA DEL CARIBE CECAR
FACULTAD DE INGENIERIA

PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL


ELECTIVA III: MECI
TALLER EN CLASE
1. Disear una poltica de operacin teniendo en cuenta la empresa o
Entidad que ha venido trabajando en grupo:
Identifique el producto/servicio que ofrece
Seleccione un proceso
Tenga en cuenta el objetivo del producto/servicio e identifique su
objetivo
Identifique un riesgo segn el mapa de riesgos diseado
anteriormente
Disee la poltica de operacin
2. Utilice el siguiente formato para realizar seguimiento al control
planteado
DISEO DE CONTROLES Y ANALISIS DE EFECTIVIDAD
COMPONE
NTE

ELEMENTO
PROCESO
PROCEDIMI
ENTO

ACTIVIDAD

RIES
GO

ACCIONE
S

CRITERI
O DE

DISEO

CONTR
TIPO DE

CONTROL

PROPUE
STO

EFICA
CIA

EFICIEN
CIA

EFECTIVI
DAD

TALLER
ACTIVIDADES DE CONTROL
CONTROLES
EMPRESA: Caja de Compensacin Familiar de Sucre
COMFASUCRE

NUESTROS SERVICIOS: La Caja de Compensacin Familiar de Sucre


ofrece a sus afiliados y beneficiarios, numerosos servicios sociales entre
los que podemos resaltar: Subsidio Familiar Monetario, Subsidio al
Desempleo, Subsidio de Vivienda, Educacin, Recreacin, Cultura,
Turismo, Apoyo Empresarial, Servicios de Salud (EPS-S), entre otros.

OBJETIVO
Administrar los procesos de afiliaciones de empleadores y trabajadores,
recaudo de aportes y pago de subsidio familiar monetario.

PROCEDIMIENTOS DEL SGC DE COMFASUCRE


vigilado superintendencia del subsidio familiar

TITULO: PROCEDIMIENTO PARA AFILIACION DE EMPLEADORES, TRABAJADORES, FACULTATIVOS E


INDEPENDIENTES
CODIGO: GC-AS-AET
PAGINA:
ESTADO DE REVISION: Revisin 3

1. OBJETIVO:
Registrar las afiliaciones de empleadores y trabajadores, para dar
cumplimiento a lo establecido en los Artculos7 y 57 de la Ley 21 de
1982 y Artculo 39 del Decreto 341 de 1988, ley 789 de 2002
2. ALCANCE:
Aplica para las actividades del Departamento de Aportes y Subsidio
Familiar.

3. RESPONSABLES:
Auxiliar Administrativo- atencin al cliente: Informar al pblico y
brindar orientacin sobre el diligenciamiento de los formularios
pertinentes, entregar y recibir los formularios de empleadores y
trabajadores, asignar PQR.
Jefe Departamento de Aportes y Subsidio Familiar: Realizar
seguimiento al cumplimiento del procedimiento y presentar las
solicitudes de afiliacin de empleadores al Director Administrativo.
Consejo Directivo: Aprueba las afiliaciones o delega estas al
Director Administrativo.
Trabajadora Social: Realizar visitas para verificar la informacin
suministrada por las empresas que han solicitado afiliacin y la de los
traslados de beneficiarios de un afiliado a otro mediante informacin
suministrada por el jefe departamento de aportes y subsidio familiar.
Auxiliar Administrativo- subsidio familiar: Digitar la informacin
de los nuevos afiliados y actualizar la base de datos de subsidio
familiar, ingresando las novedades reportadas por los trabajadores
afiliados.
4. DEFINICIONES:

Empleador: Para efectos del rgimen del subsidio familiar se


entender por empleador toda persona natural o jurdica que tenga 1
o ms trabajadores a su servicio y se encuentre dentro de la
enumeracin hecha en el Art.7 de la Ley 21/82.
Trabajadores Afiliados: Son todos los trabajadores de carcter
permanente que prestan sus servicios a un empleador pblico o
privado, afiliado a una caja de compensacin familiar.
Trabajadores Beneficiarios: Son beneficiarios los trabajadores de
carcter permanente, que laboran mnimo 96 horas al mes, afiliados
al rgimen del subsidio familiar, con remuneraciones hasta de cuatro
(4) veces el SMMLV o que sumado su salario con el de su cnyuge o
compaero(a) no sobrepase los seis (6) SMMLV y con personas a
cargo, por las cuales tienen derecho a percibir la prestacin subsidio
familiar en dinero.
Afiliados Facultativos E Independientes: Son las personas que no
encontrndose dentro de las categoras anteriores, puede tener
acceso a los servicios sociales de las cajas de compensacin familiar
por disposicin de la ley o en desarrollo de convenios celebrados por
las mismas.
Personas A Cargo: Para efectos del subsidio familiar se consideran
personas a cargo: 1. Los hijos legtimos, los naturales, los adoptivos y
los hijastros, desde el nacimiento hasta la edad de 18 aos. 2. Los
hermanos hurfanos de padres, hasta la edad de dieciocho aos. 3.
Los padres del trabajador mayores de 60 aos. Siempre y cuando
convivan y dependan econmicamente del trabajador.
5. POLITICAS:

La documentacin para afiliar tanto empresas como trabajadores,


debe contener la informacin descrita en el formulario de
inscripcin con sus respectivos anexos. Los documentos deben ser
legibles sin tachaduras o enmendaduras. Los que no cumplan con
estos requisitos deben ser rechazados.
Cuando se trata de traslados de empresa, el Auxiliar de atencin al
cliente solicitar al auxiliar de archivo los documentos del afiliado
y le anexar el Formulario diligenciado para registrar el traslado
con el nuevo empleador y los pasar al auxiliar de digitacin.
Cuando no se encuentran los documentos en el archivo, se le
solicita al trabajador que los aporte.
Los traslados de beneficiarios de un afiliado a otro afiliado, se debe
verificar por la trabajadora social para constatar la veracidad de la

informacin, la cual ser enviada a al jefe Dpto. Aportes y Subsidio


Familiar.
La caja de compensacin familiar de sucre tiene un plazo de 30
das para contestar la solicitud a las empresas que desean
afiliarse.

6. PROCEDIMIENTO/DESARROLLO:
DIAGRAMA
ACTIVIDADES

RESPONSABLE

A. AFILIACION DE EMPRESAS

INICIO

Entregar formulario Solicitud de Afiliacin de Empresa, explicar al Auxiliar administrativosolicitante la forma de diligenciarlo y los documentos que debe
Atencin al cliente.
anexar.

1. Entregar
formularios
2. Formulario
Diligenciado
Correctamente??

NO

Recibir el formulario con todos sus anexos, para su radicacin y Auxiliar administrativoposteriormente entregar al departamento de aportes y subsidio
Atencin al cliente.
familiar.
Informar mediante comunicado escrito a trabajo social la relacin
de las empresas a visitar.

SI
3. Entregar al Dpto. de aportes
y subsidio familiar

Visitar a la(s) Empresa(s), para verificar la informacin consignada


en el formulario y hace entrega de la relacin de las empresas
visitadas con la informacin pertinente a la Jefe del Dpto. en un
lapso de 5 das hbiles despus de haber recibido la relacin
respectiva e empresas a visitar.

4. Relacionar
empresas a visitar
5. Realizar
programacin de
visitas

6. Visitar a las empresas


y verificar el formulario
7. Cumple con los
requisitos?

SI
8. Elaborar
resoluciones de
afiliacin
9. Entregar y presentar
solicitud a direccin
administrativa y consejo
directivo
10. Aprobar y
autorizar afiliaciones
12.empleadores
Registrar
en
de
FIN
11.
Comunicar
a
base
de
datos
empleador las

Realizar programacin de las visitas a las empresas y entregar al


jefe Dpto. aportes y subsidio familiar.

NO

Si cumple con todos los requisitos de Ley, elaborar la(s)


Resoluciones de Afiliacin segn el caso (Empresas, facultativos e
independientes), si no devuelve los documentos informando los
motivos de la no aceptacin.
Entregar a direccin administrativa la relacin de las resoluciones
de las empresas segn lo efectuado.

Presentar las solicitudes al Consejo Directivo para su aprobacin.


Aprobar las afiliaciones y delegar a la Direccin Administrativa para
la firma de la (s) de las Resoluciones de Afiliacin (es) y las enva
al Dpto. de Aportes y Subsidio Familiar.

Jefe Dpto. aportes y


subsidio familiar.
Trabajo social.

Trabajador social

Secretaria Dpto.
Aportes y Subsidio
Familiar.

Jefe Dpto. aportes y


subsidio familiar

Director administrativo.
Consejo Directivo,
Director
Administrativo.
Jefe Dpto. Aportes y

Comunicar la aprobacin/desaprobacin por parte de la Caja al

empleador.

Subsidio Familiar.

Registrar en la base de datos del aplicativo SISU la informacin de


la(s) empresas, abrir una carpeta fsica con la documentacin de
cada empresa y guardar en el archivo de empresas.

DIAGRAMA

ACTIVIDADES

Secretaria Dpto.
Aportes y Subsidio
Familiar.

RESPONSABLE

B. AFILIACION DE TRABAJADORES

INICIO

1. Entregar formularios para afiliacin de


trabajadores
Entrega
Formulario de inscripcin del trabajador beneficiario del
subsidio familiar, explica al solicitante la forma de diligenciarlo y los
documentos que debe anexar para acreditar el derecho al subsidio
familiar. En los casos de trabajadores sin personas a cargo, entrega el
Formulario de inscripcin del trabajador sin personas a cargo.

Auxiliar
administrativoatencin al cliente

NO

2. Formulario correctamente diligenciado?


Recibe los formularios, verifica que tenga todos
los soportes
completos, coloca fecha de recibido con un sello en el documento en la
casilla correspondiente y elabora un Recibo de documentos y lo
SI
entrega como constancia al trabajador. Si no presenta la
documentacin completa, se le devuelven con el fin de que cumpla con
3. Colocar fecha y sello de recibido
todos los requisitos legales. Diariamente hace una relacin de los
formularios y los entrega al auxiliar de registro de afiliaciones.

Recordar a trabajadores que a ms tardar el 31 de marzo de cada ao


4. Escolaridad y supervivencia actualizada?
entregar en la oficina del Subsidio Familiar los Certificados de
Escolaridad de los hijos mayores de doce (12) aos y Supervivencia de
los padres mayores de sesenta (60) aos, acompaado de la tarjeta de
Servicios vigentes.

Auxiliar
administrativoatencin al cliente

Auxiliar
administrativoatencin al cliente

SI

Recibe los Certificados Escolares y de Supervivencias, digita la


5. Recibir y digitar los documentos
informacin, elaborar el Formato RECIBO DE DOCUMENTOS,
relacionando los documentos que se recibieron, lo firma, coloca sello y
fecha y lo entrega al afiliado. Archivar por da los certificados recibidos.
NO

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Art.7 y 57 de la Ley 21/82.
2. Art. 39 Decreto 341/88.

Auxiliar Subsidio
Familiar.

3. Ley 789/02
7. REGISTROS ASOCIADOS:
1. Solicitud de afiliacin de empresa.
2. Formulario de inscripcin del trabajador beneficiario del subsidio
familiar.
3. Formulario de inscripcin del trabajador sin personas a cargo.
4. Recibo de documentos y Resolucin de afiliacin
5. Flderes de empresas y trabajadores afiliados
Tomado documentacin Comfasucre

FORMATO DISEO DE CONTROLES Y ANALISIS


vigilado superintendencia del subsidio familiar

DISEO DE CONTROLES Y ANALISIS DE EFECTIVIDAD


COMPONENT
E
ELEMENTO

PROCESO
PROCEDIMIE
NTO

ACTIVIDADES DE CONTROL
CONTROLES

PROCESO DE APORTES Y SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO

PROCEDIMIENTO PARA AFILIACION DE EMPLEADORES, TRABAJADORES, FACULTATIVOS E


INDEPENDIENTES

ACTIVIDAD

RIESGO

Recepcionar
la
documentaci
n

Entrega
extempornea
de la
documentaci
n por parte
del afiliado

Digitar la
informacin

Informacin
errada

ACCIONES
Publicar y
promover la
informacin de los
requisitos
necesarios para el
proceso de
afiliacin
Mayores
capacitaciones en el
manejo del
aplicativo de
Subsidio Familiar
Monetario.
Implementacin de

CRITERI
O DE
DISEO

TIPO DE
CONTR
OL

Evitar el
riesgo

Preventi
vo

Reducir
el riesgo

Preventi
vo

CONTROL
PROPUESTO
Monitoreo del
personal de
atencin al usuario
al brindar
informacin y
orientacin sobre el
proceso de
afiliacin
Evaluacin y
seguimiento al
personal
responsable de la
digitacin de la
informacin.
Informe mensual

EF

software avanzados
que detecte los
errores en la
informacin

Visitas de
verificacin

No
concordancia
de la
informacin

Sensibilizacin a los
afiliados en cuanto
a la importancia de
proporcionar los
datos correctos y
reales

Reducir
el riesgo

Correctiv
o

con indicadores
respecto a los filtros
hechos por el
software en cuanto
a los errores en la
informacin
digitada
Reporte de visitas e
informe de los
solicitantes
admitidos y no
admitidos como
afiliados al Subsidio
Familiar Monetario.
Verificacin
detallada y
seguimiento de los
requisitos y perfiles
de los solicitantes y
beneficiarios.

Calificacin de la Eficacia de
considerando el siguiente cuadro:

los

Controles:

Se

desarrolla

Eficacia del Control


Con Existencia del Control
40
30

Sin Existencia del Control


60
60
40
60
40
30
60
40
30
20
60
40
30
20
15

20

15

10

0.36
0.55
0.29
0.73
0.57
0.40
0.82
0.71
0.60
0.33
0.91
0.86
0.80
0.67
0.50

Eficiencia de los Controles:


BENEFICIO

EFICIENCIA

ALTO

MUY ALTA

ALTA

MEDIA

MEDIO

ALTA

MEDIA

BAJA

BAJO

MEDIA

BAJA

MUY BAJA

BAJO

MEDIO

ALTO

COSTO

EFICIENCIA

CALIFICACIN

MUY ALTA

Entre 0.81 y 1.0

ALTA

Entre 0.61 y 0.8

MEDIA

Entre 0.41 y 0.6

BAJA

Entre 0.21 y 0.4

MUY BAJA

Entre 0.0 y 0.2

Efectividad de los Controles:

Valor Efectividad = (Valor Eficiencia + Valor Eficacia) / 2

Analizar la efectividad de los controles, considerando, si el valor es


igual o superior a 0.6 implemente el o los controles, si el valor es
inferior a 0.6 revselos y replantelos.

POLITICA DE OPERACIN
PROCESO DE APORTES Y SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO
PROCEDIMIENTO PARA AFILIACIN DE EMPLEADORES,
TRABAJADORES, FACULTATIVOS E INDEPENDIENTES

La Caja de Compensacin Familiar de Sucre en su adecuada


administracin y control en el registro de las afiliaciones de empleadores
y trabajadores, busca desarrollar su objeto social y misional ofreciendo
un servicio que responda a las necesidades y expectativas de sus
usuarios, dando cumplimiento a lo establecido en la ley 21 de 1982,
decreto 341 de 1988 y ley 789 de 2002, y a los requerimientos
establecidos en el manual de procesos y procedimientos, donde se
verifique la veracidad de la informacin de los afiliados, la disponibilidad
de la documentacin solicitada para ser admitidos y se realice el registro
efectivo de la afiliacin, a travs de un talento humano calificado y
comprometido con el mejoramiento continuo de los procesos y el
cumplimiento de la normatividad que nos rige, logrando as la
satisfaccin de los usuarios en el tiempo estipulado de 30 das para dar
respuesta a la solicitud de afiliacin.