Presupuestos

Definicin y concepto
El presupuesto, conceptualizado en forma amplia, es una herramienta de direccin que
tiene como principal objeto prever, coordinar y controlar en cifras monetarias el desarrollo
de la actividad futura de una empresa durante un periodo.
Los presupuestos han de permitir a los diferentes niveles de toma de decisiones formarse
una idea aproximada, pero aun as, lo suficientemente clara y precisa de las posibilidades
futuras de lograr el objetivo propuesto, como para confirmar el acierto de la gestin y
permitirles en forma oportuna su rectificacin o ajuste a travs de la comparacin continua
de los resultados reales con las cifras presupuestadas. Todo esto requerir de un muy
eficiente sistema de control presupuestario.
En resumen, podemos sealar que los resultados de la gestin de los negocios se
muestran en los estados financieros. Entonces, los presupuestos son los estados
financieros proyectados, los cuales sern expresiones formales de los planes
administrativos que abarcan todas las reas o fases de operaciones de la empresa.
Ventajas de los presupuestos
Los presupuestos proporcionan a la administracin general, los siguientes beneficios:
A.- Obliga a la administracin a fijar los objetivos y metas en forma anticipada.
B.- Contiene dispositivos de control que permiten evaluar la gestin administrativa y
planear mecanismos que permitan mantener la caracterstica de flexibilidad de los
presupuestos.
C.- Asegura la coordinacin entre las unidades de la empresa.
D.- Establece que exista una estructura organizacional definida y acorde con los objetivos
que se quiere lograr.
E.- Facilita la asignacin eficiente de los recursos.
Limitaciones de los presupuestos
A pesar de sus ventajas y los objetivos que tienen los presupuestos, su uso debe ser
cuidadoso porque es una herramienta que tiene limitaciones. Estas limitaciones deben
conocerse para que el presupuesto sea utilizado en forma adecuada y se obtengan con el
los resultados esperados. Estas limitaciones son:
A.- Los presupuestos son una estimacin aproximada de lo que traer el futuro pero no es
una medicin exacta. Por lo tanto, no debe pensarse en ellos como algo esttico, sino
como un instrumento de planificacin muy flexible.
B.- Los resultados no se obtendrn por el solo hecho de presupuestar. Los resultados se
obtendrn cuando el presupuesto comience a ejecutarse.
C.- El presupuesto es un medio para conseguir fines y no es un fin en si mismo. Por lo
tanto, no es un sustituto de la administracin, solo es una herramienta de apoyo.
Periodo de los presupuestos
El periodo que pueden abarcar los presupuestos depender de la naturaleza de la
empresa o bien de las necesidades de informacin que requiera, pero lo mas
generalizado es un periodo de un ao, el que pude estar coordinado con el periodo
contable. Tambin se puede efectuar la planeacin a corto, mediano o largo plazo.

Clasificacin de los presupuestos.

1) PRESUPUESTO DE CAPITAL.
Se refiere al establecimiento de los flujos ocasionados por un proyecto especifico de
inversin, buscando evaluar la viabilidad y conveniencia financiera del mismo, a travs de
la medicin de indicadores tales como la tasa interna de retorno (TIR) o el valor actual
neto (VAN).
2) PRESUPUESTOS OPERATIVOS.
Se definen como aquellos que tienen relacin con la operacin o giro de la organizacin.
Presupuesto de ventas.
Presupuesto de Produccin.
Presupuesto de Costos.
Presupuesto de Gastos.
Estado de Resultado Proyectado.
3) PRESUPUESTOS FINANCIEROS.
Se refieren a las decisiones financieras.
Presupuesto de Caja.
Balance General Proyectado.
Estado de Cambio en la Posicin Financiera.
4) PRESUPUESTOS PERODICOS.
Se llama as a los que se confeccionan por un numero fijo de perodos, que al vencer
cada perodo se agrega uno nuevo a los presupuestos.
5) PRESUPUESTOS FLEXIBLES.
Buscan dejar establecidas variables que cambian de valor a travs del tiempo, de tal
forma que se conozcan los resultados a distintos valores, en este caso es similar al
llamado anlisis de sensibilidad.
6) PRESUPUESTOS POR NIVEL.
Determina los presupuestos a distintos niveles de actividad programada, por ejemplo, al
100% de capacidad instalada, al 80%, etc.
7) PRESUPUESTO PARCIAL.
Se refiere a que se presupuesta una sola actividad en forma aislada dentro de la
organizacin y se administra en forma independiente.

8) PRESUPUESTO BASE CERO.

Se basa en el supuesto de que recin se inicien las actividades de la organizacin,
desconociendo la validez de lo sucedido en perodos anteriores.
9) PRESUPUESTO DE CONTINUIDAD.
Es lo contrario al anterior.
10) PRESUPUESTO MAESTRO.
Es el presupuesto hacia el cual confluyen los flujos presupuestados de las distintas
actividades de la empresa.
11) PRESUPUESTO DE RESPONSABILIDAD.
Divide a la actividad presupuestada anual en trminos de responsabilidad individual. Por
ejemplo: metas por vendedor, niveles de produccin, etc.
Sistema Presupuestario.
DEFINICION: es un conjunto de presupuestos que se relacionan entre s; sirve para
controlar peridicamente los presupuestos y para analizar las desviaciones.
Esta destinado a construir a realizar los objetivos de la empresa, constituye una
herramienta de planificacin, coordinacin y control.

Objetivos del presupuesto como herramienta de planificacin.

a) Sirve para estimar los resultados de la empresa para un periodo determinado.
b) Sirve para fijar metas y estndares.
c) Sirve para asignar responsabilidades mostrando los planes futuros en trminos de las
personas respecto de la ejecucin.
d) Toma de decisiones y orientar futuras acciones al hacer evaluaciones peridicas de
estos.
Objetivos del presupuesto como herramienta de coordinacin.
a) Coordinar las actividades de la empresa en su conjunto de manera
encausa a conseguir los objetivos finales.
b) Hace posible una efectiva accin administrativa.

tal que la

Objetivo del presupuesto como herramienta de control.

a) Evaluacin peridica del avance de la operacin.
b) Ayuda a sealar el grado de eficiencia al evaluar los resultados obtenidos
Funcionamiento del Sistema Presupuestario.
ENTRADA

PROCESO

SALIDA

RETROALIMENTACION
ENTRADA: es la informacin interna y externa, cuantificable o no.
PROCESO: es el desglose, registro y orden de la informacin obtenida.
SALIDA: son los presupuestos propiamente tal.
RETROLALIMENTACION: es la comparacin de los datos y el anlisis de estos para
volver a planificar.
Etapas para la aplicacin del control presupuestario.
a)
b)
c)
d)
e)

Fijar estndar de rendimientos basados en la experiencia o en clculos financieros.

Medir los resultados reales en el perodo presupuestario.
Comparar los resultados reales obtenidos con los presupuestados.
Analizar las variaciones producidas y determinar las causas que lo originan.
Determinar medidas de rectificacin.

ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA.
PRESUPUESTO DE VENTAS

PRESUPUESTO DE
PRODUCCION

PRESUPUESTO DE COSTOS

PRESUPUESTO DE GASTOS

PRESUPUESTO
DE

BALANCE
GENERAL

ESTADO DE RESULTADO
PROYECTADO

PRESUPUESTO DE VENTAS
Es el punto de partida de los presupuestos pues los niveles de inventario y la produccin y
por consiguiente los costos estn directamente relacionados con el grado de actividad de
las ventas.
-

Factores a considerar en el Presupuesto de Ventas:

Volumen de ventas pasado
Condiciones econmicas del entorno y de la Empresa.
Margen de utilidad del producto
Estudios de investigacin de mercado
Polticas de precio
Publicidad y promociones
Calidad del cuerpo de vendedores
La competencia
Estacionalidad del producto
Capacidad de produccin

MTODOS PARA ESTIMAR LAS VENTAS

a)
Mtodo no estadstico: Basado en el personal de venta (vendedores y ejecutivos de
venta).
Informacin histrica sobre volmenes de venta es generalmente el trampoln para
las estimaciones futuras, al relacionarlo con otros datos histricos tales como los
ndices econmicos, la publicidad, las polticas de precio y las condiciones de la
competencia. Se une la informacin sobre la informacin corriente, se toma en
cuenta la capacidad de produccin y se derivan las perspectivas para los meses
futuros.

b)
c)

Mtodo estadstico:
Anlisis de las tendencias
Proyeccin de los ciclos
Anlisis de correlacin
Mtodo de opinin a grupo de ejecutivos: Se basa en la experiencia y conocimientos
de altos funcionarios tales como: Administracin, Finanzas, Ventas, Produccin,etc.
Su principal problema es la no aceptacin de la responsabilidad por parte de los
ejecutivos.

PRESUPUESTO DE VENTAS
Enero
Ventas proyectadas
X
Precio de venta neto $
Ventas netas $
+IVA DF $
Ventas brutas $

Febrero

Marzo

Total

PRESUPUESTO DE INGRESOS POR VENTA.

Esta referido a proyectar el ingreso efectivo producto de las ventas del giro; en el se
consideran las ventas brutas proyectadas y las polticas de crdito otorgada a los clientes
con su respectiva incobrabilidad.
PRESUPUESTO DE INGRESOS POR VENTAS
Ventas Brutas $
Enero
Febrero

Marzo

Total

PRESUPUESTO DE PRODUCCION.
Una vez presupuestadas las ventas, se puede preparar el presupuesto de produccin. La
planificacin como la programacin y el despacho de la produccin real en todo el periodo
son funciones del Departamento de Produccin. Por tal razn es esencial que la
responsabilidad en cuanto a planificar y el control de estas funciones recaiga en los
ejecutivos de produccin. Estos ejecutivos tienen conocimiento de la capacidad de la fabrica
de su personal, disponibilidad de materiales y la situacin de la produccin.
Este presupuesto se expresa en unidades.
El primer punto a considerar es la poltica de inventario de la Empresa.
Vtas.Planeadas + Inventario final deseado = Necesidades de Produccin - Inventario inicial
P.T.(estimado) = Unidades a producir
Nota: no considera produccin en proceso por ser insignificantes.
PRESUPUESTO DE PRODUCCION
Enero
Ventas proyectadas
+Inventario Final A.T.
-Inventario Inicial A.T.
Cantidad a producir

Febrero

Marzo

Total

PRESUPUESTO DE COSTO DE PRODUCCIN

Esta directamente relacionado con el presupuesto de produccin y se compone de tres
puntos:
a) Consumo de Materia Prima Directa
b) Consumo de Mano de Obra Directa
c) Consumo de Costos Indirectos de Fabricacin
PRESUPUESTO COSTO DE PRODUCCION
Enero
Febrero
CONSUMO DE MPD
+CONSUMO DE MOD
+ CONSUMO DE CIF
COSTO
TOTAL
DE

Marzo

Total

PRODUCCION
PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MATERIA PRIMA DIRECTA.
Especifica las cantidades de unidades de cada MP necesarias para la produccin
planificada, debe incluir especificaciones en cuento a cada materia prima por periodos por
producto y por departamento.

PRESUPUESTO DE CONSUMO MPD

Enero

Febrero

Marzo

Total

Cantidad a producir
*
Tasa de uso
Consumo de MPD
*
Costo unitario
Consumo MPD $
PRESUPUESTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA DIRECTA
Habindose especificado en el presupuesto consumo de materiales las unidades de todas
las materias primas y las fechas o periodos en que son necesarias, hay que desarrollar el
plan de compras de materiales. As el presupuesto de compras especifica tanto las
unidades a comprar como el costo total de cada materia prima y las fechas de entrega
requeridas. Es responsabilidad del jefe de compras colocar los pedidos de materiales de
manera que las fechas de entrega correspondan a las necesidades del presupuesto
consumo de materiales.
Al desarrollar el presupuesto de compras, el jefe de compras es responsable de tres datos
bsicos:
a)
Tener en cuenta las polticas respecto a los niveles de inventarios.
b)
Determinacin del nmero de unidades de cada tipo de material de compras .
c)
Estimacin del costo por unidad de cada tipo de material a comprar (considerando los
descuentos por pago anticipado, o los descuentos por volumen, etc.).
POLTICAS SOBRE INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA
Las diferencias en las cantidades de unidades de materiales planeados entre el
presupuesto consumo de materiales y el presupuesto de compras tienen su explicacin
en la variacin de los niveles de inventarios.
Factores a considerar para determinar polticas de inventarios:
a)
Descuento por volumen de compra
b)
Disponibilidad de materia prima
c)
Perecibilidad de los productos
b)
Condiciones y tamao de bodegas
e)
Disponibilidad de fondos para financiar el inventario
f)
Costo almacenamiento
De acuerdo a las polticas de inventarios hay que determinar cuando comprar y cuanto
comprar cada vez.
Cuanto comprar esta dado por el L.E.C.
PRESUPUESTO DE COMPRA MPD
Enero
Consumo MPD
+Inventario Final MPD
-Inventario Inicial MPD
Cantidad a comprar
*
Costo unitario
Compras netas
+Iva CF
Compras brutas

Febrero

Marzo

Total

PRESUPUESTO DE EGRESOS POR COMPRAS MPD.

Esta referido a proyectar el egreso efectivo producto de las compras de MPD ; en el s
consideran las Compras brutas proyectadas y las polticas de pago a Proveedores.
PRESUPUESTO DE EGRESOS POR COMPRAS MPD
Compras brutas $
Enero
Febrero

Marzo

Total

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MANO DE OBRA DIRECTA:

Comprende los estimados de las necesidades de sta que se requiere para producir los tipos
y cantidades de artculos o servicios planeados en el presupuesto de produccin.
PRESUPUESTO DE CONSUMO MOD
Enero
Cantidad a producir
*
Tasa de uso
Consumo de MOD
*
Costo unitario
Consumo MOD $

Febrero

Marzo

Total

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE CIF

Los CIF son la parte del costo total de fabricacin no directamente relacionados con
productos o trabajos especficos.
a)
b)
c)

Materiales indirectos
Mano de obra directa
Otros costos indirectos, seguros, depreciacin y mantencin.

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE CIF

Enero
Febrero
Base de distribucin
*
Cuota
Consumo de CIF

Marzo

Total

Presupuesto de caja
Representa el comportamiento de los flujos de efectivo para mantener en todo momento
la liquidez suficiente para que una empresa pueda hacer frente a todos sus compromisos.
En el presupuesto de caja se proyectan las entradas y salidas de dinero. Si ambas
corrientes no coinciden, puede suceder dos cosas:
-

Que las salidas de dinero sean mayores que las entradas de dinero. En este caso la
empresa no tendr suficiente liquidez, dicho de otra forma tendr un saldo negativo de
caja.
Que las entradas de dinero sean mayores a las salidas de dinero. En este caso la
empresa tendr un saldo positivo de caja. Esto significa que puede hacer frente a
todos sus compromisos y aun as tener excedente.

La empresa buscara la manera de financiar su saldo negativo ( va prestamos bancarios

por ejemplo) y utilizar en forma adecuada su saldo positivo o excedente (invirtiendo ese
excedente en un deposito plazo por ejemplo)
El presupuesto de caja es una de las herramientas ms importante para tomar
decisiones de corto plazo que involucren la administracin de los recursos financieros
(dinero).
Desde el presupuesto de caja se obtiene la siguiente informacin:
-

Entradas de dinero y sus fuentes

Salidas de dinero y sus usos
Saldo de efectivo y su financiamiento o utilizacin

DETALLE

PRESUPUESTO DE CAJA.
Perodo
Perodo

INGRESOS
Ventas contado
Ventas crdito
Otros ingresos
TOTAL INGRESOS
EGRESOS
Compras contado
Compras crdito
Sueldos por pagar
PPM por pagar
Iva por pagar
Leyes sociales
Gastos
Otros egresos
TOTAL EGRESOS
SUPERAVIT O DEFICIT PARCIAL
(+) SALDO INICIAL DE CAJA
SUPERAVIT O DEFICIT TOTAL
DEPOSITOS
INTERES GANADO
PRESTAMO
INTERES PAGADO
SALDO FINAL DE CAJA

Perodo

TOTAL

Balance General Proyectado o Balance Proforma

El Balance general Proyectado es un estado que basandose en datos de todos los
presupuestos realizados con anterioridad, permite tener una visin sobre el estado futuro
de los Activos y Pasivos de la Empresa.
El Balance General Proyectado es un estado fundamental de la empresa por cuanto nos
mostrar en forma anticipada cual ser el patrimonio de sta, a travs de una relacin
valorada de sus activos y pasivos., producto de las acciones que lleve a cabo la entidad
durante el perodo presupuestado.
Adems este estado proyectado nos mostrar cual podr ser la situacin econmica y
financiera de la empresa si se cumplieran todos los planes trazados por la empresa para
el perodo, a travs de la relacin sistematizada de los recursos econmicos y financieros,
debidamente clasificados y valorizados.
Activos
Activo Circulante
Activo Fijo
Otros Activos
Total Activos

Balance General Proyectado

Pasivos
Pasivo Circulante
Pasivo Largo Plazo
Patrimonio
Total Pasivos

Estado de Resultados Proyectado

Es un estado proyectado que incorporando informacin sintetizada de presupuestos
diversos realizados con anterioridad nos permite mostrar como se produce el resultado
econmico de la empresa.
En trminos generales , este presupuesto permite apreciar cual ser el resultado probable
de la gestin empresarial al final del perodo presupuestado y en particular permite
conocer los detalles que provocaran este resultado.. Es decir, , nos muestra la situcin
econmica futura que tendra la empresa producto de la eficiencia en la administracin
del negocio durante el ejercicio presupuestado.
Estado de Resultados Proyectado
Ventas
- Costo de Ventas
Utilidad Bruta
- Gastos de Administracin Y Ventas
Resultado Operacional
+ Otros Ingresos Fuera de operacin
- Otros Egresos Fuera De Operacin
+- Correccin Monetaria
Resultado Antes de Impuestos
Impuesto a la Renta
Resultado del Ejercicio