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SISTEMATIZACIN
CONTABLE
SU
los
criterios
emitidos
en
el
Trabajo
de
Gradacin:
LA
AUTORA
EL TUTOR
.
Dr. Jos Villacs
DE
LA
EMPRESA
FERRICOMERCIO
BOMSAM,
PROFESOR CALIFICADOR
PROFESOR CALIFICADOR
DEDICATORIA
Dedico esta tesis a en primer lugar a mi familia por ser el eje
principal en mi vida por su apoyo, sus consejos, su comprensin y
por darme la oportunidad de estar aqu y ser lo que soy.
Dedico tambin esta tesis a la persona que amo por su apoyo
incondicional en todo este proceso y por ser parte de mi vida.
Dedico este trabajo al Dr. Tito Mayorga y a su linda esposa por
haber confiado en m, por su ayuda incondicional y por ser unas de
las mejores personas que he conocido en mi vida.
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por brindarme su sabidura y darme las fuerzas
necesarias para seguirme formando como profesional.
Agradezco al Dr. Jos Villacs por la ayuda y gua brindada en todo
este proceso de graduacin.
En especial agradezco a la empresa Ferricomercio BOMSAM por
su colaboracin para el desarrollo del presente.
Es menester agradecer a la Universidad Tcnica de Ambato en
especial a la Facultad de Contabilidad y Auditora y a todos los
profesores que fueron parte de mi formacin profesional.
Introduccin.1-2
CAPTULO I
EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN
1.1. Tema de Investigacin..................................................................................3
1.2. Planteamiento del Problema..........................................................................3
1.2.1. Contextualizacin......................................................................................3
1.2.2. Anlisis Crtico.........................................................................................5
1.2.3. Prognosis..................................................................................................6
1.2.4. Formulacin del Problema........................................................................6
1.2.5. Interrogantes.............................................................................................6
1.2.6. Delimitacin del Objeto de Investigacin.................................................6
1.3. Justificacin...................................................................................................7
1.4. Objetivos.......................................................................................................8
1.4.1 Objetivo General.........................................................................................8
1.4.2 Objetivos Especficos..................................................................................8
CAPTULO II
MARCO TERICO
2.1. Antecedentes Investigativos............................................................................9
2.2. Fundamentacin Filosfica...........................................................................10
2.3. Fundamentacin Legal..................................................................................11
2.4. Categoras Fundamentales..............................................................................14
2.4.1. Definiciones Variable Independiente.........................................................17
2.4.2. Definiciones Variable Dependiente...........................................................18
2.5. Hiptesis......................................................................................................20
2.6. Sealamiento de Variables...........................................................................20
CAPTULO III
METODOLOGA
3.1. Enfoque de la Investigacin.........................................................................21
3.2. Modalidad Bsica de la Investigacin............................................................21
3.3. Nivel o Tipo de Investigacin.......................................................................21
3.4. Poblacin y Muestra.....................................................................................22
3.4.1 Poblacin.....................................................................................................22
3.4.2 Muestra........................................................................................................23
3.5. Operacionalizacin de Variables...................................................................24
3.6. Tcnicas e Instrumentos...............................................................................26
3.7. Procesamiento de la Informacin................................................................26
CAPTULO IV
ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS
4.1/4.2 Anlisis e Interpretacin de los Resultados...............................................27
4.3 Verificacin de la Hiptesis...........................................................................38
CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones................................................................................................41
5.2. Recomendaciones.........................................................................................42
CAPTULO VI
PROPUESTA
6.1 Datos Informativos..........................................................................................43
6.2 Antecedentes de la Propuesta...........................................................................44
6.3 Justificacin..................................................................................................44
6.4 Objetivos.........................................................................................................45
6.4.1 Objetivo General.........................................................................................45
6.4.2 Objetivos Especficos................................................................................45
6.5 Anlisis de Factibilidad...................................................................................45
Materiales de Referencia
1. Bibliografa..............................................................................................141
2. Anexos.....................................................................................................144
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RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo de graduacin se relaciona con la sistematizacin contable que
es la fase inicial del Proceso Contable, y consiste en establecer el sistema por
medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su obtencin hasta su
presentacin como Estados Financieros.
As mismo otra de las variables de este proyecto es la toma de decisiones que se
basa necesariamente en la informacin generada por la sistematizacin contable
por lo mismo es necesario mencionar que la calidad de la informacin generada
por tal sistema es un factor crtico para guiar a la empresa por el rumbo deseado.
Este trabajo de graduacin pretende servir de apoyo a la empresa desde un punto
de vista terico y prctico; es por esta razn que se ha diseado un manual
contable para solucionar el problema objeto de estudio del presente trabajo.
Es de vital importancia mencionar que un manual contable es un instrumento de
consulta til para la toma de decisiones en la complejidad y alcance de la empresa.
Dentro de este manual se detalla el plan de cuentas que representa una gua para
los registros contables de la empresa, con las respectivas definiciones de las
principales cuentas que lo conforman. Adems se detallan las polticas contables
que son necesarias para mantener la consistencia en el registro de las operaciones
financieras de la empresa. As mismo se han desarrollado procedimientos
contables acompaado de los correspondientes diagramas de flujo para asegurar
que la informacin se genere en el lugar especificado y a los puestos que se
requiera para llevar un mejor control interno. Por ltimo dentro del manual se
puede encontrar documentos fuente que servirn para un mejor control de las
operaciones financieras dentro de la empresa.
Por lo tanto se busca con este manual una adecuada sistematizacin contable que
mejore la toma decisiones por parte de la gerencia de la empresa.
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INTRODUCCIN
En la actualidad todo proceso contable requiere de una adecuada sistematizacin,
de esto se deduce la importancia que tiene la sistematizacin contable, y cmo su
el uso de sta, redunda en beneficios para toda empresa. Es imposible llevar un
adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con
el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras.
Por otro lado, la mayor responsabilidad de un gerente es la de tomar decisiones de
tipo financiero y no financiero; el proceso de toma de decisiones se basar
necesariamente en la informacin generada por los sistemas de informacin
gerencial implantados con ese objetivo.
Todo el proceso de generacin de informacin en las empresas est soportado por
la sistematizacin contable que manejan una serie de variables complejas, que
ayudan a los gerentes a generar informacin. Este proceso no es del todo fcil, ya
que llegar a un sistema que soporte cualquier tipo de decisiones, requiere el
esfuerzo de muchas personas y horas interminables de trabajo.
Es importante que toda empresa organizacin y sistematizacin contable
permitiendo una distribucin equitativa de funciones y obligaciones dentro de la
misma, ya que el fin primordial der la sistematizacin contable es servir de gua
para el desarrollo contable de la empresa, lo cual se concepta como un proceso
de jornalizacin contable que parte del libro diario hasta la presentacin de la
informacin financiera para la toma de decisiones oportunas.
En tal virtud se desarroll en presente trabajo, el cual pretende servir como
alternativa para utilizarse en las operaciones administrativas y contables que se
presentan en la empresa.
Para lograr el objetivo deseado, el presente trabajo consta de seis captulos, los
cuales se detallan a continuacin:
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CAPTULO I
EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN
1.1. TEMA DE INVESTIGACIN
La Sistematizacin Contable y su incidencia en la Toma de Decisiones en la
empresa FERRICOMERCIO BOMSAM.
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.2.1. CONTEXTUALIZACIN
1.2.1.1 Contextualizacin macro
Desde el ao 2010 el sector ferretero en Ecuador ha trabajado de manera sostenida
por recuperarse del coletazo que sufri por la crisis mobiliaria. Para el 2012,
lderes, entidades y empresarios del sector han establecido un crecimiento entre el
10% y el 15%, que funciona para proporcionarle estabilidad al gremio.
De acuerdo con el Instituto Nacional de Estadsticas y Censos el nmero de
negocios de este tipo est creciendo a una tasa anual promedio del 7.2%.
Segn Daniel Vera, coordinador general del Censo Econmico la mayora de las
pequeas y medianas empresas en el pas son de carcter familiar, lo cual parece
indicar que se encuentran menos dispuestos al cambio, ya que al existir lazos
consanguneos no creen necesaria la reorganizacin o reestructuracin o en dado
caso, la inmersin de profesionales externos al negocio.
Se estima que cerca del 6% de las remesas que ingresan al Ecuador, equivalentes a
1.700 millones de dlares, son destinadas a la compra y/o construccin de
inmuebles, es por ello que la evolucin del sector construccin est liderado por el
sector privado, en el que sobresale la construccin de vivienda.
La construccin formal atiende, bsicamente, a sectores con ingresos medios y
altos, por lo que el dficit habitacional en estratos de ingresos bajos persiste.
18
19
Grfico N 1
Elaborado por: Rosa Calero
20
que todo porque se trata de una empresa familiar por lo mismo se puede tomar
como desinters de los dueos de la misma.
1.2.3. PROGNOSIS
Si FERRICOMERCIO BOMSAM no da prioridad a la sistematizacin contable
como procesamiento para obtener la informacin financiera adecuada, la empresa
se ver limitada a tomar de decisiones que le ayuden al mejorar la rentabilidad.
Por consiguiente la empresa debe considerar que es importante realizar mejoras la
sistematizacin contable.
Si FERRICOMERCIO BOMSAM no da prioridad al inadecuado control interno
provocar que la empresa obtenga valores financieros irreales.
Sin duda si FERRICOMERCIO BOMSAM no ajusta su estructura organizacional
esto causar que la empresa disminuya su rentabilidad.
1.2.4. FORMULACIN DEL PROBLEMA
De qu manera la inadecuada Sistematizacin Contable incide en la limitada
Toma de Decisiones en la empresa FERRICOMERCIO BOMSAM?
1.2.5. INTERROGANTES
Cmo
es
la
sistematizacin
contable
que
maneja
actualmente
FERRICOMERCIO BOMSAM?
En base a que parmetros son tomadas las decisiones en la empresa
FERRICOMERCIO BOMSAM?
Cmo se puede optimizar la sistematizacin contable en FERRICOMERCIO
BOMSAM para mejorar la Toma de Decisiones?
1.2.6. DELIMITACIN DEL OBJETO DE INVESTIGACIN
LMITE DE CONTENIDO:
Campo: Contabilidad
21
rea: Contabilidad
Aspecto: Sistematizacin Contable
LIMITE ESPACIAL:
La presente investigacin se desarrolla en la ferretera FERRICOMERCIO
BOMSAM, ubicada en las calles Castillo y Juan Benigno Vela del centro de la
ciudad de Ambato de la Provincia de Tungurahua.
LMITE TEMPORAL:
La presente investigacin estudiar el ejercicio econmico 2012.
1.3.
JUSTIFICACIN
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23
CAPTULO II
MARCO TERICO
2.1. ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS
Segn Lpez Lpez Adn Efran en su trabajo de investigacin previo a conferirse
el ttulo de Contador Pblico y Auditor con el siguiente tema: La informacin
empresarial y su relacin con el sistema contable como herramienta para controlar
las operaciones financieras en el comit promejoras de San Bartolom de Pinllo
en el segundo semestre del ao 2009 menciona: Toda organizacin que realiza
una actividad permanente u ocasional, para su funcionamiento requiere controlar
las operaciones que efecta, los cambios ocurridos en sus activos, sus
obligaciones y su patrimonio, a fin de que se pueda informar e interpretar los
resultados de la gestin administrativa y financiera. La contabilidad constituye el
sistema de informacin del que dispone la gerencia, por tanto toda organizacin
para su adecuado desenvolvimiento requiere de la herramienta contable. La teora
de la contabilidad por partida doble fue difundida en 1494 por Fray Lucas
Paccioli, y desde entonces son muchos los cambios que se han suscitado para la
realizacin de los registros contables, hasta llegar hoy da a los tan difundidos
sistemas contables computarizados.
De lo anteriormente expuesto se puede concluir que la contabilidad como tal es
una herramienta indispensable que no puede faltar en la empresa ya que se ha
manejado desde los principios de la humanidad, por lo que actualmente se han
desarrollado mecanismos para su mejor manejo y procesamiento como es la
sistematizacin contable.
Segn Ramos Sols Nancy Lourdes
su
24
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de una investigacin
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activos;
b)
pasivos;
c)
patrimonio;
d)
e)
flujos de efectivo.
Consideraciones Generales
Presentacin Razonable y Cumplimiento con las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad
9. Los estados financieros deben presentar razonablemente la posicin financiera,
los resultados de operaciones y flujos de efectivo de una empresa. La aplicacin
apropiada de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, con revelacin adicional
cuando sea necesario, resulta, virtualmente en todas las circunstancias, en estados
financieros que logran una presentacin razonable.
LEY ORGNICA DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
Art. 19.- Obligacin de llevar contabilidad.- Estn obligadas a llevar contabilidad
y declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las
sociedades. Tambin lo estarn las personas naturales y sucesiones indivisas que
al primero de enero operen con un capital o cuyos ingresos brutos o gastos anuales
del ejercicio inmediato anterior, sean superiores a los lmites que en cada caso se
establezcan en el Reglamento, incluyendo las personas naturales que desarrollen
actividades agrcolas, pecuarias, forestales o similares.
Las personas naturales que realicen actividades empresariales y que operen con un
capital u obtengan ingresos inferiores a los previstos en el inciso anterior, as
como los profesionales, comisionistas, artesanos, agentes, representantes y dems
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VARIABLE DEPENDIENTE
Contabilidad
Gestin Empresarial
Control Financiero
Proceso
Contable
Sistematizacin Contable
Grfico N 2
Elaborado por: Rosa Calero
29
Contabilidad
Administrativa
Planificacin
Estratgica
Toma de Decisiones
Grfico N 3
Elaborado por: Rosa Calero
Sistematizacin
Contable
Fases
Planeacin
Investigacin
Anlisis
Grfico N 4
Elaborado por: Rosa Calero
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Diseo
Implantacin
Toma de
Decisiones
Tipos
Decisiones
estratgicas
Decisiones
operativas
Decisiones
estructuradas
Decisiones
tcticas
Decisiones
semiestructuradas
Decisiones
desestructuradas
Grfico N 5
Elaborado por: Rosa Calero
31
32
Investigacin
Este paso permite al analista conocer el sistema actual, las necesidades reales de
informacin requeridas y lo pone en contacto con las caractersticas particulares
de la entidad para la cual est diseando el manual, el tipo de organizacin de que
se trate, las leyes que le son aplicables, etc.
Anlisis
La tcnica de anlisis sirve para concentrar la informacin recopilada en la fase de
investigacin, para facilitar su examen. El examinar todo con detenimiento en las
diferentes partes que lo conforman, es indispensable para tener un manual
correctamente diseado.
Diseo
Una vez analizada la informacin, con las mismas tcnicas se procede a disear
las propuestas de distribucin del trabajo, de espacio y procedimientos. El
examinar las diferentes posibilidades o alternativas para un adecuado registro, de
las formas, el equipo y el espacio, se selecciona la mejor opcin.
Implantacin
Una vez diseado y desarrollado el sistema la siguiente fase es la implantacin del
mismo, es decir ponerlo en funcionamiento. Lzaro, Vctor, (Pg. 677)
2.4.2. DEFINICIONES VARIABLE DEPENDIENTE
Gestin Empresarial
La gestin empresarial es aquella actividad empresarial que a travs de diferentes
individuos especializados, como ser: directores institucionales, consultores,
productores, gerentes, entre otros, y de acciones, buscar mejorar la productividad
y la competitividad de una empresa o de un negocio. Garca del Junco, Casanueva
Rocha, C. (Pg. 98)
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Contabilidad Administrativa
Es el proceso de identificar, medir, acumular, analizar, preparar, interpretar y
comunicar informacin que ayude a los administradores a cumplir los objetivos de
la organizacin es un sistema de informacin al servicio de las necesidades de la
administracin, con orientacin pragmtica destinada a facilitar las funciones de
planeacin, toma de decisiones y control. Padilla, Ramrez (pg. 56)
Planeacin Estratgica
La planeacin es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms
apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la accin. Como
manifiesta Russel Ackoff. La planeacinse anticipa a la toma de decisiones. Es
un proceso de decidir antes de que se requiera la accin. Russel, Ackoff
(pg.43)
Decisiones estratgicas
Son aquellas que afectan a toda la empresa (o a una buena parte de la misma)
durante un largo periodo de tiempo. Influyen, por lo tanto, en los objetivos
generales de la empresa y en su modelo de negocio. Estas decisiones son tomadas
por los mximos responsables de las compaas (presidentes, directores generales,
comits de direccin, etc.).
Decisiones tcticas
Afectan nicamente a parte de la empresa, o a parte de sus procesos, y
generalmente se toman desde un solo departamento (o de unos pocos). Tienen un
impacto relevante a medio plazo (1 o 2 aos, como mximo), y son tomadas por
cargos intermedios (jefes de departamento, gerentes, etc.)
Decisiones operativas
Afectan a actividades especficas, con un alcance muy claro, y su efecto es
inmediato o muy limitado en el tiempo. Estas decisiones son responsabilidad de
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CAPTULO III
METODOLOGA
3.1. ENFOQUE DE LA INVESTIGACIN
Guardando coherencia con el paradigma crtico-propositivo, seleccionado en la
fundamentacin filosfica, para la ejecucin de la presente investigacin se utiliz
el enfoque cualitativo ya que el investigador analiz las caractersticas del proceso
contable existente as como los parmetros empleados para la toma de decisiones.
3.2. MODALIDAD BSICA DE LA INVESTIGACIN
Para la ejecucin del presente trabajo de investigacin se utiliz las siguientes
modalidades de investigacin:
Investigacin de campo
Esta modalidad de investigacin permiti recabar informacin referente al
problema de la empresa FERRICOMERCIO BOMSAM, por lo que fue necesario
visitar la empresa para conocer su realidad, as como su funcionamiento y como
tal establecer con claridad el problema, para lo cual se utiliz la tcnica de
encuesta la misma que est dirigida al personal directamente relacionado con el
problema objeto de estudio, lo cual ayuda de una mejor manera a la solucin del
mismo.
Investigacin Documental
Se utiliz la investigacin documental, para obtener informacin secundaria y de
esta forma profundizar en el problema. Esta informacin se encuentra en libros,
tesis de grado, revistas, Internet, etc., y todo aquello que proporcione la
informacin necesaria requerida para tener una idea clara del objeto de estudio a
investigar.
3.3. NIVEL O TIPO DE INVESTIGACIN
Para la realizacin de la presente investigacin se manej la investigacin
correlacional la cual ayud a medir el grado de relacin existente entre las
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variables, para lo cual fue necesaria la utilizacin del chi cuadrado para la
verificacin de la hiptesis expuesta.
Se aplic tambin la investigacin descriptiva la cual permiti describir en forma
clara cmo se manifiesta el fenmeno en estudio y la incidencia que tiene en la
toma de decisiones.
3.4. POBLACIN Y MUESTRA
3.4.1 POBLACIN
Se denomina poblacin o universo a la totalidad de personas u objetos que tienen
una o ms caractersticas medibles o contables de naturaleza cualitativa o
cuantitativa. La caracterstica medible o contable es una variable estadstica cuyo
valor, numrico, es una observacin. Si la variable estadstica a estudiar es una
sola, cada elemento de la poblacin puede asociarse con una observacin.
Crdova, Manuel (pg. 48).
El presente trabajo de investigacin est representado por 11 personas
directamente relacionadas con el fenmeno en estudio.
N
NOMBRE
CARGO
Carlos Bombn
Propietario
Norma Samaniego
Propietaria
Administrador
Contador
Bladimir Bombn
Jefe de bodega
lvaro Bombn
Cajero
Fernanda Vsquez
Vendedor
Evelyn Surez
Vendedor de mostrador
Edison Pacha
estibador 1
10
Guilmer Pullutaxi
estibador 2
11
Mauricio Vargas
cobrador
Cuadro N 1
Elaborado por: Rosa Calero
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3.4.2 MUESTRA
Es la parte de la poblacin que se selecciona, de la cual realmente se obtiene la
informacin para el desarrollo del estudio y sobre la cual se efectuarn, la
medicin y la observacin de las variables objeto de estudio. Bernal, Augusto
(pg. 23)
En el presente trabajo de investigacin no se calcula una muestra, debido
principalmente a que la poblacin en estudio es muy finita, por lo tanto es posible
obtener resultados confiables ya que se evala a toda la poblacin en estudio.
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LO OPERATIVO
DIMENSIONES
INDICADORES
ITEMS
TNICAS E
INSTRUMENTOS
- Proceso
sistemas
procedimientos
humanos,
eficientes,
materiales
permitiendo la maximizacin en
Contable
y
financieros
materiales
eficacia
administrativa
y contable.
- Procedimiento
s de Control
Interno
reestructurarse?
-
- ndices
Financieros
- Revisin
Independiente
contable.
Cuadro N 2
Elaborado por: Rosa Calero
39
Encuesta:
Cuestionario
LO OPERATIVO
DIMENSIONES
INDICADORES
ITEMS
TNICAS E
INSTRUMENTOS
La toma de decisiones es
la eleccin de alternativas
- Decisiones
- Informacin
tomadas en la empresa?
Administrativas
administrativa
basadas de informacin
- Planificacin
administrativa y
son adecuadas?
Estratgica
financiera considerando el
- Estados
Financieros
- Informacin
Financiera
empresa?
- Movimientos
Econmicos
Cuadro N 3
Elaborado por: Rosa Calero
40
Encuesta: Cuestionario
TCNICAS DE
INVESTIGACIN
1.1 Lectura Cientfica
INSTRUMENTOS DE
INVESTIGACIN
1.1.1 Tesis de grado. Libros de
contabilidad, Libros de anlisis
financiero, libros de marketing,
libros de, libros de estadstica,
artculos ferreteros, internet.
2. Informacin Primaria
2.1 Encuesta
2.1.1 Cuestionario
Cuadro N 4
Elaborado por: Rosa Calero
CAPTULO IV
ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS
4.1/4.2 ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS
1.- La informacin financiera generada por el proceso contable existente en la
empresa es totalmente confiable?
Cuadro N 5. Confiabilidad del proceso contable
ALTERNATIVAS
SI
NO
TOTAL
f
7
4
11
%
64%
36%
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Rosa Calero
No
36%
64%
Fuente: Cuadro 5
Elaborado por: Rosa Calero
Anlisis:
Analizando los resultados de la pregunta propuesta se puede expresar que el 34% de los
encuestados manifiestan que la informacin financiera generada por el proceso contable
es totalmente confiable, mientras que el 36% de los mismos no confan totalmente en
dicha informacin financiera.
42
Interpretacin:
Interpretando los resultados de la pregunta la informacin financiera generada por el
proceso contable actual de la empresa no es confiable por lo que se puede deducir que la
empresa no cuenta en la actualidad con informacin financiera relevante que le ayude a
mejorar su sistematizacin contable por lo mismo se puede decir que el proceso
contable que maneja no es el adecuado para la actividad comercial de la misma.
2.- Considera usted que los procedimientos en el procesamiento contable se
deberan:
Cuadro N 6. Procedimientos del procesamiento contable
ALTERNATIVAS
Reestructurar
Mantener
TOTAL
f
7
4
11
%
64%
36%
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Rosa Calero
Mantener
36%
64%
Fuente: Cuadro 6
Elaborado por: Rosa Calero
Anlisis:
El 64% del total de encuestados manifiestan que
los procedimientos en el
43
Interpretacin:
Interpretando los datos anteriormente expuestos se puede manifestar los procedimientos
en el procesamiento contable se deben reestructurar, porque los mismos no permiten
que la empresa pueda seguir con el correcto procesamiento de la informacin financiera.
3.- Las operaciones o transacciones que realiza la empresa son revisadas y
autorizadas previamente?
Cuadro N 7. Operaciones o transacciones
ALTERNATIVAS
Siempre
Casi Siempre
Nunca
TOTAL
f
2
7
2
11
%
18%
64%
18%
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Rosa Calero
OPERACIONES O TRANSACCIONES
Siempre
Casi Siempre
18%
Nunca
18%
64%
Fuente: Cuadro 7
Elaborado por: Rosa Calero
Anlisis:
De acuerdo a los resultados obtenidos de la encuesta realizada, el 18% del total de
encuestados expresan que las operaciones o transacciones que realiza la empresa
siempre son revisadas y autorizadas previamente empatndose en opiniones con otro
18% que manifiestan que las operaciones nunca son revisadas previamente, por ltimo
44
el 64% de los encuestados expresan que tales operaciones son casi siempre revisadas y
autorizadas previamente a su registro.
Interpretacin:
De lo anteriormente expuesto se puede interpretar las operaciones o transacciones que
maneja la empresa en la mayor parte de los casos no son autorizadas y revisadas con
anticipacin a su registro por lo que esto puede generar un inadecuado registro de las
mismas por ende la informacin financiera no reflejara la realidad econmica de la
empresa.
4.- Considera usted que los documentos que respaldan los movimientos
econmicos-financieros son:
Cuadro N 8. Documentos de respaldo de los movimientos econmicos-financieros
ALTERNATIVAS
Suficientes
Escasos
TOTAL
8
3
11
73%
27%
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Rosa Calero
DOCUMENTOS DE MOVIMIENTOS
ECONMICOS-FINANCIEROS
Suficientes
Escasos
27%
73%
Fuente: Cuadro 8
Elaborado por: Rosa Calero
Anlisis:
Analizando los resultados obtenidos el 73% del 100% de encuestado deducen que los
documentos que respaldan los movimientos econmicos-financieros son suficientes
mientras que el 27% de los mismos manifiestan que tales documentos son escasos.
45
Interpretacin:
De acuerdo con los resultados obtenidos los documentos de los movimientos
econmicos financieros son suficientes para respaldar las transacciones que se
realizan en la empresa sin embargo esta pregunta tiene relacin con la anterior por lo
que se puede decir que aunque los documentos sean los suficientes para su registro casi
siempre son revisados y autorizados con anticipacin por lo mismo la empresa no hace
buen uso de los mismos.
5.- Con que frecuencia se utiliza algn proceso de revisin independiente de la
informacin financiera?
Cuadro N 9. Proceso de revisin independiente
ALTERNATIVAS
Siempre
Eventualmente
Nunca
TOTAL
f
0
2
9
11
%
0%
18%
82%
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Rosa Calero
PROCESO DE REVISIN
INDEPENDIENTE
Siempre
Eventualmente
0%
Nunca
18%
82%
Fuente: Cuadro 9
Elaborado por: Rosa Calero
Anlisis:
Segn los resultados obtenidos en la pregunta 5, el 18% de los encuestados contestan
que la empresa eventualmente utiliza un proceso de revisin independiente de la
46
informacin financiera, sin embargo el 82% de los mismos contestan que nunca la
empresa ha utilizado dicha revisin.
Interpretacin:
Con el anlisis anteriormente expuesto se puede interpretar que la empresa nunca ha
utilizado un proceso de revisin independiente, por lo que es necesario que la empresa
realice dicha revisin para controlar los activos de la misma debido a que en la dicha
revisin se puede obtener la realidad financiera de la empresa en base a la opinin de un
profesional no relacionado con la misma.
6.- Qu nivel de importancia tiene la informacin financiera en la toma de
decisiones de la empresa?
Cuadro N 10. Importancia de la informacin financiera
ALTERNATIVAS
Muy Importante
Importante
Poco Importante
TOTAL
%
1
8
2
11
9%
73%
18%
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Rosa Calero
IMPORTANCIA DE LA INFORMACIN
FINANCIERA
Muy Importante
Importante
18%
Poco Importante
9%
73%
Fuente: Cuadro10
Elaborado por: Rosa Calero
Anlisis:
De los resultados evidentes en la tabla 6 se analiza que el 9 % de los encuestados
considera que la informacin financiera en la toma de decisiones es muy importante,
47
mientras que el 73% de los mismos consideran que es solo importante, por ltimo es
18% considera que est informacin financiera es poco importante.
Interpretacin:
Al interpretar los resultados obtenidos se puede interpretar que la informacin
financiera es importante en la toma de decisiones para los encuestados, sin embargo
dicha informacin financiera debe ser muy importante para cualquier empresa, entonces
se puede decir que la mayor parte de las decisiones en la empresa son tomadas en base a
la experiencia adquirida por los aos, por lo tanto las decisiones tomadas en base a este
parmetro no pueden ser en su totalidad las ms adecuadas por lo que se hace necesario
la presencia de la importancia de la informacin financiera.
7.- Cada qu perodo se evalan las decisiones tomadas en la empresa?
Cuadro N 11. Evaluacin de decisiones tomadas
ALTERNATIVAS
Cada ao
Cada semestre
Cada mes
TOTAL
f
7
2
2
11
%
64%
18%
18%
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Rosa Calero
Cada semestre
18%
18%
64%
Fuente: Cuadro 11
Elaborado por: Rosa Calero
48
Cada mes
Anlisis:
Un 64% del total de encuestados coinciden en que las decisiones tomadas en la empresa
se evalan cada ao, en cambio un 18% de los mismos coinciden en que dichas
decisiones se valan cada semestre, el 18% restante expresan que las decisiones son
evaluadas cada mes.
Interpretacin:
Los resultados de la pregunta expuesta indican que las decisiones tomadas se evalan
cada ao, por lo que se puede deducir que el perodo de tiempo para evaluar las
decisiones es muy extenso, debido a que las decisiones deben evaluarse en el menor
tiempo posible para palpar los resultados obtenidos de esa decisin y as poderlos
corregir si es necesario a tiempo para mejorar el funcionamiento de la empresa.
8.- Considera usted que las decisiones tomadas en base a los parmetros
existentes en la empresa son?
Cuadro N 12. Parmetros para tomar decisiones
ALTERNATIVAS
Adecuadas
Inadecuadas
TOTAL
f
3
8
11
%
27%
73%
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Rosa Calero
Inadecuadas
27%
73%
Fuente: Cuadro 12
Elaborado por: Rosa Calero
49
Anlisis:
Los resultados de la pregunta 8 indican que el 27% de los encuestados manifiestan que
las decisiones tomadas en base a los parmetros existentes actualmente en la empresa
son adecuadas, mientras que el 73% de los mismos consideran que dichos parmetros
no son los ms adecuados.
Interpretacin:
Por el anlisis anteriormente expuesto se puede interpretar que la mayor parte de los
encuestados expresan que los parmetros con los que empresa toma actualmente las
decisiones no son adecuados por lo que se puede deducir que las experiencias pasadas
es el parmetro que utiliza la empresa para tomar sus decisiones, por lo tanto la empresa
debe buscar parmetros cuantitativos generados por la informacin financiera que sera
el parmetro ms adecuado para tomar decisiones.
9.- Cree usted que la toma de decisiones incide en el mejoramiento institucional?
Cuadro N 13. Toma de decisiones incide en el mejoramiento institucional
ALTERNATIVAS
SI
NO
TOTAL
f
7
4
11
%
64%
36%
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Rosa Calero
NO
36%
64%
Fuente: Cuadro 13
Elaborado por: Rosa Calero
50
Anlisis:
Para el 64% del total de la poblacin encuestada cree que la toma de decisiones incide
en el mejoramiento institucional, sin embargo el 36% de los mismos indican que la
toma de decisiones no incurre en el mejoramiento institucional.
Interpretacin:
Con los resultados obtenidos se puede plantear que la mayor parte de la poblacin
encuestada coincide en que la toma de decisiones incide en el mejoramiento
institucional, por lo importante que son las correctas decisiones tomadas en la empresa
para su mejor marcha, puesto que si se toman malas decisiones, el mejoramiento
institucional se vera afectado y los movimientos econmicos financieros de la
empresa no marcharan correctamente.
10.- La empresa cuenta con alguno de los siguientes manuales para su mejor
manejo?
Cuadro N 14. Utilizacin de manuales
ALTERNATIVAS
Manual de Procedimientos
Manual de Segregacin de Funciones
Manual Contable
Ninguno
TOTAL
f
0
0
0
11
11
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Rosa Calero
UTILIZACIN DE MANUALES
Manual de Procedimientos
Manual de Segregacin de Funciones
Manual Contable
Ninguno
0%
0%
0%
100%
Fuente: Cuadro 14
Elaborado por: Rosa Calero
51
%
0%
0%
0%
100%
100%
Anlisis:
Del 100% del total de encuestados el 100% coinciden en que la empresa no cuenta con
ningn manual indicado en los tems de la pregunta relacionado al este anlisis para su
mejor manejo.
Interpretacin:
Con los resultados obtenidos en presente pregunta se puede interpretar que el total de
los encuestados indican que la empresa no cuenta con ningn manual para su mejor
funcionamiento por lo que observa que la empresa no tiene ningn tipo de orientacin
de las actividades que realiza, entonces la empresa se maneja a ciegas debido a la
escasez de estos manuales necesarios para mejorar la actividad institucional.
11.- Considera usted que el diseo de un manual contable permitira mejorar las
decisiones tomadas por parte de la administracin?
Cuadro N 15. Manual contable mejorar las decisiones tomadas
ALTERNATIVAS
SI
NO
TOTAL
f
9
2
11
%
82%
18%
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Rosa Calero
NO
18%
82%
Fuente: Cuadro 15
Elaborado por: Rosa Calero
52
Anlisis:
En el anlisis de los resultados de la ltima pregunta se puede observar que el 82% de
los encuestados indican que el diseo de un manual contable mejorara las decisiones
tomadas por parte de la administracin, en cambio el 18% manifiesta lo contrario.
Interpretacin:
En la interpretacin de los resultados de esta pregunta se deduce que un representativo
porcentaje de los encuestado coinciden en que disear un manual contable ayudar a
mejorar las decisiones tomadas por la administracin por lo que se hace necesario
disear dicho manual para el mejor manejo de la empresa, es decir que la
administracin de la empresa esta consiente de que la empresa necesita una gua por
escrito para manejar de manera correcta y oportuna sus actividades comerciales.
4.3 VERIFICACIN DE LA HIPTESIS
Para el presente trabajo de investigacin, la hiptesis originalmente planteada es la
siguiente: La Sistematizacin Contable incide en la Toma de Decisiones de la empresa
FERRICOMERCIO BOMSAM.
Para la verificacin de la hiptesis se tomarn las preguntas 1 y 9 de la encuesta
realizada ya que las mismas son clave para analizar la misma. Los resultados de las
mismas manifiestan la necesidad de mantener una adecuada sistematizacin contable
para mejorar la toma de decisiones. Para mayor entendimiento se procede hacer un
anlisis matemtico con el estadgrafo Chi cuadrado (x2) para las preguntas 1 y 9 para
determinar la aceptacin o rechazo de la hiptesis planteada para el estudio siguiendo
los siguientes pasos:
1.- Planteamiento de la hiptesis
1.1 Planteamiento de la hiptesis Nula
Ho: La Sistematizacin Contable no incide en la Toma de Decisiones de la empresa
FERRICOMERCIO BOMSAM.
53
VD
pregunta 9
VI
pregunta 1
NO
0
2
2
SI
7
2
9
SI
NO
TOTAL
TOTAL
7
4
11
Cuadro N 16
Elaborado por: Rosa Calero
FRECUENCIAS ESPERADAS
VD
pregunta 9
SI
NO
TOTAL
VI
pregunta 1
Totalmente Confiable Medianamente Confiable
5.73
1.27
3.27
0.73
9
2
TOTAL
7
4
11
Cuadro N 17
Elaborado por: Rosa Calero
CHI CUADRADO
O
7
0
2
2
E
5.73
1.27
3.27
0.73
(O-E)
1.27
-1.27
-1.27
1.27
(O-E)2
1.62
1.62
1.62
1.62
CHI CUADRADO
Cuadro N 18
Elaborado por: Rosa Calero
54
(O-E)2/E
0.28
1.27
0.49
2.23
4.28
Regin de
Aceptacin
Regin de Rechazo
3.84 4.28
Grfico N 17
Elaborado por: Rosa Calero
55
CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1.CONCLUSIONES
Se puede concluir que por lo anteriormente analizado e interpretado que la
informacin financiera generada por el proceso contable existente en la empresa
no es totalmente confiable para el personal, ya que el mismo en su mayora
expresa que los procedimiento en el procesamiento contable se deben
reestructura, sin embargo el personal manifest que los documentos son
suficientes para respaldar los movimientos econmicos financieros, por ltimo
se concluye que la empresa nunca ha realizado un proceso de revisin
independiente a la informacin financiera.
Adems se puede concluir por los resultados obtenidos que la informacin
financiera es importante para la toma de decisiones dentro de la empresa, sin
embargo los resultados indica que las decisiones son evaluadas cada ao, por lo
que se considera que es un perodo bastante amplio para evaluar las decisiones.
Por otro lado la mayor parte del personal coincide en que los parmetros
actuales para tomar decisiones no son los ms adecuados, es por esta razn que
la toma de decisiones incide en mejoramiento institucional, por lo tanto se
concluye que las decisiones son tomadas en su mayora en base a experiencias
pasadas.
Por ltimo se puede concluir que la empresa no cuenta con ningn manual para
su mejor funcionamiento por lo que todo el personal coincide en que el diseo
de un manual contable es necesario para el caso, el cual permitir mejorar las
decisiones tomadas por parte de la administracin de la empresa.
56
5.2. RECOMENDACIONES
Reestructurar los procedimientos en el procesamiento contable para elevar la
confianza en la informacin financiera generada por el proceso contable
existente. Es importante adems revisar y autorizar siempre las operaciones o
transacciones previamente a su registro para mantener una adecuada
sistematizacin contable.
Revisar y hacer las correcciones necesarias a los parmetros en los que se basa la
toma de decisiones. Adems es importante que se tome en cuenta que la toma de
decisiones si incide en el mejoramiento institucional por lo que se requiere
informacin financiera antes de tomar cualquier decisin y no solo basarlas en
experiencias pasadas.
Por ltimo se recomienda elaborar y poner en prctica manuales que ayuden a
mejorar el manejo de la empresa, es por la misma razn que se recomienda el
diseo de un manual de contabilidad para mejorar la toma de decisiones por
parte de la administracin de la empresa.
57
CAPTULO VI
PROPUESTA
6.1 DATOS INFORMATIVOS
TTULO: Manual de Contabilidad para mejorar la Toma de Decisiones de la empresa
FERRICOMERCIO BOMSAM.
INSTITUCIN: Empresa FERRICOMERCIO BOMSAM
BENEFICIARIOS:
Propietario
Empleados
Clientes
Proveedores
UBICACIN: Castillo entre Juan Benigno Vela y 12 de Noviembre de la Ciudad de
Ambato, Provincia de Tungurahua.
TIEMPO:
Fecha Inicial: 01 de diciembre de 2012
Fecha Final: 28 de febrero de 2013
EQUIPO TCNICO RESPONSABLE:
Propietario
COSTOS:
Detalle
Movilizacin
Impresiones
Copias
Valor
$35,00
$50,00
$10,00
58
Internet
Resmas de papel
Anillados
Empastados
Flash memory
SUBTOTAL
Imprevistos 5%
TOTAL
$15,00
$30,00
$30,00
$45,00
$20,00
$235,00
$11,75
$246,75
Cuadro N 19
Elaborado por: Rosa Calero
59
Se justifica adems porque este manual es una herramienta de trabajo que se deber dar
a conocer en toda la empresa y luego aplicar de manera ordenada y consiente, con ella
la funcin ser ms sencilla y prctica.
6.4 OBJETIVOS
6.4.1 Objetivo General
Disear un Manual de Contabilidad que permita mejorar la toma de decisiones de la
empresa FERRICOMERCIO BOMSAM.
6.4.2 Objetivos Especficos
1. Estructurar un Plan de Cuentas que contenga todas las cuentas necesarias para
registro de las operaciones de la empresa.
2. Establecer polticas contables que rijan el desarrollo de las operaciones de la empresa,
brindando parmetros de accin para el personal.
3. Establecer procedimientos contables que orienten el desarrollo de las distintas
actividades de la empresa para logar mayor eficiencia en las operaciones.
3. Elaborar flujogramas de procedimientos contables
6.5 ANLISIS DE FACTIBILIDAD
En al rea organizacional la propuesta es factible ya que existe la colaboracin del
personal y de los propietarios de la empresa.
En el rea econmica es factible realizar la propuesta ya que la empresa dispone de los
recursos econmicos necesarios para el diseo de la herramienta contable propuesta.
Para llevar a cabo la propuesta es necesario la implementacin de la un sistema contable
en la empresa debido que aun la empresa no cuenta con este sistema contable.
60
61
62
Estos principios han sido elaborados tomando en cuenta los postulados o principios
bsicos para que la informacin financiera de la contabilidad logre el objetivo de ser til
al momento de tomar decisiones, se dividen en tres categoras distintas:
1. Supuestos derivados del ambiente econmico:
Entidad
Este supuesto define que todo estado financiero debe hacer referencia a una entidad en
la cual los propietarios o accionistas se consideran como terceros, por tal motivo se
deben separar el patrimonio personal del propietario o del dueo, del patrimonio de la
entidad.
Equidad
La informacin de los estados financieros debe ser la ms justa posible con el fin de
poder tomar en cuenta el apropiado equilibrio, es decir, los estados financieros deben
estar libres de influencias, no deben prepararse para una persona en especfico, ya que
son muchos los interesados en los estados financieros.
nfasis en el aspecto econmico
La contabilidad es una ciencia cuantitativa y por esta razn, el nfasis debe estar
dirigido principalmente a la evaluacin de las cifras y no a la forma en la cual se
realizan las transacciones. El aspecto econmico debe estar por encima de cualquier
circunstancia o situacin, por lo cual la contabilidad mide necesariamente los valores
financieros que son generados por las transacciones de carcter econmico.
Cuantificacin
Este principio ratifica las definiciones de la contabilidad como una ciencia que expresa
en trminos de dinero hechos econmicos que afectan una entidad. Sin la
determinacin de las cifras todas las decisiones gerenciales careceran de un soporte
mnimo.
63
Unidad de medida
Es el comn denominador de la actividad econmica y su unidad monetaria es la que
nos permite contar con la base adecuada para su medicin y anlisis.
2. Principios que establecen la base para cuantificar las operaciones de la
entidad y los eventos econmicos que la afectan:
Valor histrico original
La definicin de costo histrico establece que la cuanta que debe ser tomada a los
efectos de asignar un valor monetario a las transacciones que se contabilizan en los
libros debe ser registrada a su valor de origen, es decir, a su valor histrico.
Dualidad econmica
Es conocido tambin como partida doble, este supuesto establece que los hechos
econmicos llevados a cabo por una entidad deben ser expresados por medio de
sistemas de contabilidad que den a conocer los aspectos que envuelve a toda operacin
econmica. Este postulado, es inherente a toda transaccin que implique el intercambio
de valores entre dos partes. Sirve principalmente para distinguir las partes que
intercambian valores y lo que debe registrar cada una.
Negocio en marcha o continuidad
Este supuesto establece que a menos que se exprese lo contrario, se asume que una
empresa que emita estados financieros se encuentra en la capacidad de continuar con
sus operaciones por un periodo racional de tiempo en el cual los estados financieros
deben presentar las cifras que reflejen los registros contables. Este postulado de
continuidad puede verse afectado por condiciones internas o externas. Las condiciones
internas, son las relacionadas con la administracin del negocio, y las externas, con las
condiciones econmicas, las cuales pueden determinar que una empresa no sea rentable
hasta el punto de verse en la obligacin de cerrar.
64
Realizacin contable
Este postulado establece que una transaccin econmica debe ser registrada en los libros
solo cuando se haya perfeccionado la operacin que la origina. Este postulado bsico es
uno de los ms importantes, sobre todo cuando determina el momento en el cual debe
registrarse una operacin.
Periodo contable
Este postulado establece que la contabilidad debe presentar informacin referida a
ciertos periodos de tiempo, por lo cual los costos y gastos deben asociarse con los
ingresos que se generan, sin tomar en cuenta el momento en el cual se cancela.
Conservatismo o Prudencia
Este postulado exige que los estados financieros muestren el escenario que sea ms
conservador, interpretndose que el termino como la posicin que refleje la menor
utilidad o el mayor costo y/o gastos. Esta posicin se deriva por un consenso
generalizado entre los contadores pblicos que manejan el criterio de que no se pueden
anticipar ganancias o utilidades que realmente no se hayan realizado o registrar costos
y/o gastos que pudieran encontrarse subestimados.
3. Principios generales que debe reunir la informacin:
Objetividad
En relacin a este principio, puede interpretarse que la objetividad contable debe reflejar
fielmente las operaciones realizadas para garantizar la informacin suministrada por los
estados financieros. Por lo tanto, se establece que toda transaccin debe ser registrada al
valor de costo y poseer todos los documentos probatorios que la respalden. La
contabilidad es objetiva cuando cuantifica, describe y registra la realidad del hecho
contable
65
Importancia relativa
Este postulado establece que una cifra en los estados financieros es de importancia
relativa, cuando una variacin en la misma pudiera afectar la decisin de un usuario de
los estados financieros.
Comparabilidad
La decisiones econmicas basadas en la informacin financiera requieren en la mayora
de los casos, la posibilidad de comparar la situacin financiera y su resultado en
operacin de una entidad en periodos diferentes de su vida y con otras entidades, por
consiguiente, es necesario que la poltica contable sean aplicadas uniformemente. Este
postulado hace referencia concretamente a que la informacin financiera de las
entidades estn presentados de manera tan uniforme que puedan ser comparados entre
s.
Revelacin suficiente
Establece que todo estado financiero debe tener la informacin necesaria y presentada
en forma comprensible de tal manera que se pueda conocer claramente la situacin
financiera y los resultados de sus operaciones.
Por esta razn la revelacin puede darse a travs de las cifras de los estados financieros
o en las notas correspondientes.
CUENTA
Es una agrupacin sistemtica de los cargos y abonos relacionados a una persona o
situacin de la misma naturaleza, que se registran bajo un encabezamiento o ttulo que
los identifica.
La representacin grfica de la cuenta esta dada por la clsica T que en los trminos
equivale a representar campos divididos en dos reas o partes mediante la lnea vertical
que forma dos ngulos rectos en la interseccin con la lnea horizontal sobre la cual se
identifican la denominacin de la misma.
66
a) Elementos
Las partes en que dividen la lnea vertical es el lado izquierdo y en el lado derecho
mismo que permiten identificar con la denominacin de Debe, al lado izquierdo y Haber
al lado derecho, aclarndose que el lado izquierdo se identifica los cargos y dbitos y al
lado derecho sea Haber los abonos o dbitos tal como puede apreciarse en el ejemplo
grfico que se representa a continuacin.
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBE
HABER
Cargos
Abono
Dbito
Crditos
67
lgica resultados que determinen debitar y crditos a las cuentas de estados de estados
financieros.
De lo anteriormente mencionado se puede detallar las siguientes reglas:
a.- Todo cargo o dbito produce los siguientes resultados:
Aumento en el Activo
Disminucin del Pasivo
Disminucin del Capital
Disminucin de resultados (gastos)
Disminucin en el Activo
Aumento en el Pasivo
Aumento en el Capital
Aumento en los Resultados
68
d) cuentas
Consiste en la identificacin de la naturaleza de la misma, en virtud a la actividad
econmica realizada dentro de un proceso financiero.
Cuentas de balance y cuentas de resultados
Como ya se indic anteriormente las cuentas de mayor se clasifican en:
a) Cuentas de Balance
Las Cuentas de Balance o de Situacin Financiera a su vez se subdivide en:
-
Cuentas de Activo
Cuentas de Pasivo
Cuentas de Orden
b) Cuentas de Resultado
Las Cuentas de Resultado o de Prdidas y Ganancias se subdividen en:
-
Cuentas de Ingresos
Cuentas de egresos
69
PLAN DE CUENTAS
Tambin llamado instructivo de cuentas o nomenclatura de cuentas. Consiste
precisamente en una lista de las cuentas (cdigo y nombre) ordenadas y clasificadas
conforme el Balance General y Estado de Resultados, las cuales servirn de base para
efectuar los registros contables y para la elaboracin de los estados financieros de la
Empresa. Entre ms compleja sea la organizacin, mayor nmero de cuentas del mayor
requerir el catalogo.
El diseo del plan de cuentas, es una decisin fundamental para cada institucin. La
estructura y el nivel de detalle del mismo determinarn el tipo de informacin que la
Gerencia puede acceder y analizar. Si el plan de cuentas es muy complejo no
proporcionar la informacin precisa que se requiere para generar los indicadores
necesarios para llevar a cabo un seguimiento adecuado del desempeo de la empresa,
porque intentar el seguimiento de informacin de manera demasiado detallada por lo
general implicar la generacin de muchas cuentas, abrumando al departamento de
contabilidad, dando como resultado informacin atrasada con poca utilidad para el
proceso de toma de decisiones o informacin tan desagregada que la Gerencia no podr
identificar e interpretar adecuadamente las tendencias respectivas.
Importancia del Plan de Cuentas
Proporciona Estados Financieros condensados que cubren las necesidades de la
Gerencia y si las necesidades del Gerente estn satisfechas, las necesidades de las
instituciones de financiamiento, de los organismos de control y de los auditores, todos
los cuales generalmente requieren de informacin menos detallada, tambin sern
satisfechas.
Requisitos del Plan de Cuentas
1) Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa.
2) Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolucin de la empresa.
70
3) Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificacin numrico de las
cuentas, de manera que sea fcil su identificacin por grupos.
Sistema de Codificacin del Plan de Cuentas
Cuando ya se han definido las cuentas que se utilizarn para la contabilizacin de las
operaciones de la empresa, es necesario elegir el sistema de codificacin que ha de
utilizarse, existiendo para ello los siguientes:
- Sistema numrico o decimal
- Sistema alfabtico
- Sistema alfa-numrico
No obstante, el sistema de codificacin ms utilizado es el numrico o decimal, porque
permite la integracin o desintegracin de cuentas, as como el crecimiento,
intercalacin y eliminacin ordenada de cuentas. Adems, facilita su procesamiento en
medios electrnicos.
La codificacin se interpreta de la manera siguiente:
71
DEFINICIN DE MANUALES
Los manuales, nacieron como un recurso para ayudar al empleado, para definir las
instrucciones, para declarar polticas y procedimientos, para fijar responsabilidades y
proporcionar soluciones rpidas a los malos entendidos.
Los diferentes organismos (pblicos o privados) tienen necesidad de manuales
diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propsito que se han de
lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.
TIPOS DE MANUALES
a) Por su Contenido
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este
tipo tenemos los siguientes:
1. Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el
organismo tales como sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin
actual.
2. Manual de Organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura
organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
3. Manual de Polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser
seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Proporciona el marco
principal sobre el cual se basan todas las acciones de una organizacin. Puede
elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin,
ventas, finanzas, personal, compras, etc.
4. Manual de Procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos
administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa
para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para
72
73
2.
3.
4.
5.
6.
75
76
77
78
Los estados financieros deben ser claros y comprensibles. Deben basarse sobre polticas
contables que varan de una empresa a otra y uno de los problemas con que cuentan las
empresas que varan de una empresa a otra y uno de los problemas con que cuentan las
empresas, es la falta de un sistema de contabilidad, que se refleja en la elaboracin de
sus estados financieros y en la aplicacin de las polticas contables.
c. Procedimientos contables
Para todos los aspectos habituales se deben establecer ciertos procedimientos contables
que al personal respete y cumpla con stos, asegurara que la informacin se genere en el
lugar especfico y llegue a los puestos que la requieren, que fluya con la factibilidad
necesaria y cumpla aspectos de control.
d. Nomenclatura contable
La nomenclatura es el ordenamiento metdico de todas las cuentas de las que se sirve el
sistema contable para la clasificacin de las transacciones. Las cuentas se crean,
clasifican y se subdividen de acuerdo al criterio del Contador Pblico y auditor
conforme la interpretacin de los hechos que se van a registrar y con el fin de facilitar la
recopilacin y anlisis de los datos. La nomenclatura es til para el registro,
clasificacin y aplicacin de transacciones a las actividades correspondientes, sirven
principalmente como:
Estructura del sistema contable
Base para el anlisis y registro uniforme de las operaciones
Gua en la preparacin de los estados financieros
Gua en la preparacin de presupuestos
El utilizar nmeros para referirse a las cuentas en lugar de nombre, facilita su
localizacin y con ello se ahorra tiempo
79
Significado
ACTIVO
1.1
CORRIENTE
1.1.1
DISPONIBLE
1.1.1.1
CAJA
1.1.1.1.1
Caja Chica
e. Descripcin de cuentas
Es importante el hecho de tener un catlogo de cuentas, pero ms importante an, es el
de describir que transacciones son las que se registrarn en las cuentas que lo
conforman. En el instructivo se debe detallar el cdigo y nombre de la cuenta, los
hechos contables que agrupa en la preparacin de los estados financieros.
f. Registros contables
En cualquier entidad cualquiera que sea su fin se dan hechos contables, que consiste en
todo movimiento o compromiso econmico o an todo valor que cambia de naturaleza o
de caracterstica. Ejemplo: pagos a terceros, adquisicin de deudas, compras,
contingencias, ventas, depreciaciones, creacin de reservas y otros. Los registros
80
81
82
Ejemplo de flujograma:
83
6.7 METODOLOGA
MANUAL CONTABLE FERRICOMERCIO BOMSAM
INTRODUCCIN
El Manual Contable a continuacin presentado ha sido diseado en miras de brindar de
forma sistemtica, ordenada y sobre todo homognea las polticas y procedimientos del
ejercicio contable, para obtener una clasificacin, registro, resumen y anlisis de las
transacciones econmicas de la empresa.
El Manual Contable estar encaminado a satisfacer la necesidad de ejercer de manera
tcnica, funcional y practica el control y registro de las operaciones financieras y
administrativas de la empresa.
La implementacin de las polticas y procedimientos contables descritos en este Manual
de Contable, implica un cambio en el desarrollo de las labores tanto contables como
administrativas.
En lo que respecta al crecimiento de la empresa Ferricomercio BOMSAM, se tiene
que tomar muy en cuenta que este factor provocara que las funciones y procedimientos
se tornen cada da ms complejas, por consecuencia la entidad demandara instrumentos
tcnicos y criterios profesionales, los cuales deben ser de carcter ordenado para
garantizar una correcta planificacin y control de las actividades.
Se destaca que al momento de la ejecucin de lo establecido en este Manual Contable se
obtendr una mejor asignacin de las funciones de los encargados que desarrollan las
labores contables, con el fin de cumplir los objetivos que garanticen proteccin,
resguardo, conservacin y uso racional de los bienes tanto fsicos como econmicos de
la empresa.
Se espera que este Manual Contable contribuya realmente al mejoramiento del trabajo
contable de la empresa Ferricomercio BOMSAM, y se estimula a las personas
involucradas, en los registros y control de las operaciones o actividades ejecutadas por
84
dicha empresa, que se apropien de estos conceptos para que exista una aplicacin
consistente y sistemtica.
OBJETIVO
El objetivo del presente manual es maximizar el funcionamiento de la empresa y el
cumplimiento de los objetivos que fueron establecidos por la administracin de la
empresa. Para ello, se debe llevar a cabo una eficiente gestin, coordinacin y toma de
decisiones sobre todas l.as actividades desarrolladas por la empresa.
INSTRUCCIONES
El manejo de este manual est a cargo del gerente y administrador.
El contenido de este manual es aplicable a todas las reas de la empresa.
El manual se encuentra sujeto a cambios o modificaciones que puedan surgir
durante el desarrollo de la empresa, y que fuesen previamente acordadas por las
personas involucradas en autorizar dichas modificaciones.
PLAN DE CUENTAS FERRICOMERCIO BOMSAM
1.
ACTIVO
1.1.
CORRIENTE
1.1.1.
DISPONIBLE
1.1.1.1.
CAJA
1.1.1.1.01
Caja General
1.1.1.1.02
Caja Chica
1.1.1.1.03
Caja Cheques
1.1.1.2.
BANCOS
1.1.1.2.01
85
1.1.1.2.02
1.1.1.3.
INVERSIONES TEMPORALES
1.1.1.3.01
Depsitos a Plazos
1.1.2.
EXIGIBLE
1.1.2.1.
1.1.2.1.01
Clientes No relacionados
1.1.2.1.02
Cuentas Relacionados
1.1.2.1.03
1.1.2.1.99
1.1.2.3 .
CREDITO TRIBUTARIO
1.1.2.3.01
1.1.2.3.02
1.1.2.3.02
1.1.2.3.03
1.1.2.3.04
IVA Pagado
1.1.3.
REALIZABLE
1.1.3.1 .
INVENTARIO DE MERCADERAS
1.1.3.1.01
Inventario de Mercaderas
1.1.4.
PAGOS ANTICIPADOS
1.1.4.1 .
1.1.4.1.01
86
1.2.
FIJO
1.2.1.
NO DEPRECIABLE
1.2.1.1.
TERRENOS
1.2.1.1.01
Terrenos
1.2.2.
DEPRECIABLES
1.2.2.1
EDIFICIOS
1.2.2.1.01
Edificios
1.2.2.1.99
1.2.2.2 .
MUEBLES Y ENSERES
1.2.2.2.01
Muebles y Enseres
1.2.2.2.99
1.2.2.3.
EQUIPO DE OFICINA
1.2.2.3.01
Equipo de Oficina
1.2.2.3.99
1.2.2.4.
VEHCULOS
1.2.2.4.01
Vehculos
1.2.2.4.99
1.2.2.5 .
EQUIPO DE CMPUTO
1.2.2.5.01
Equipo de Cmputo
1.2.2.5.99
2.
PASIVO
87
2.1.
2.1.1.
2.1.1.1.
PROVEEDORES
2.1.1.1.01
Proveedores Locales
2.1.2.
2.1.2.1.
PRESTAMOS BANCARIOS
2.1.2.1.01
2.1.2.2 .
2.1.2.2.01
2.1.4.
2.1.4.1.
2.1.4.1.01
2.1.4.2.
2.1.4.2.01
2.1.4.3.
2.1.4.3.01
2.1.4.4.
FONDO DE RESERVA
2.1.4.4.01
Fondo de reserva
2.1.4.5.
VACACIONES
2.1.4.5.01
Vacaciones
2.1.4.6.
INDEMNIZACIN
88
2.1.4.6.01
Indemnizacin
2.1.4.7.
DESAHUCIO
2.1.4.7.01
Desahucio
2.1.4.8.
2.1.4.8.01
2.1.5.
RETENCIONES FISCALES
2.1.5.1.
2.1.5.1.01
2.1.5.2.
IVA EN VENTAS
2.1.5.2.01
IVA Cobrado
2.1.5.3.
2.1.5.3.01
2.1.5.4.
RETENCIONES EN LA FUENTE
2.1.5.4.01
2.1.5.4.02
2.2.
A LARGO PLAZO
2.2.1.
2.2.1.1.
2.2.1.1.01
2.2.1.2.
2.2.1.2.01
89
3.
PATRIMONIO
3.1.
CAPITAL CONTABLE
3.1.1.1.
CAPITAL
3.1.1.1.01
Carlos Bombn
3.2.
RESULTADOS
3.2.1.
RESULTADOS ANTERIORES
3.2.1.1.
RESULTADOS ANTERIORES
3.2.1.1.01
Utilidades Acumuladas
3.2.1.1.02
Prdidas Acumuladas
3.2.2.
RESULTADOS ACTUALES
3.2.2.1.
RESULTADOS ACTUALES
3.2.2.1.01
3.2.2.1.02
4.
INGRESOS
4.1.
INGRESOS OPERACIONALES
4.1.1.
4.1.1.1.
VENTAS
4.1.1.1.01
VENTAS 12%
4.2.
INGRESOS NO OPERACIONALES
4.24.1.
PRODUCTOS FINANCIEROS
4.2.1.1.
INTERESES GANADOS
90
4.2.1.1.01
Intereses Ganados
4.2.2.
OTROS INGRESOS
4.2.2.1.
OTROS INGRESOS
4.2.2.1.01
4.2.2.1.02
Otros Ingresos
5.
EGRESOS
5.1.
EGRESOS OPERACIONALES
5.1.1.
COSTOS
5.1.1.1.
COSTO DE VENTAS
5.1.1.1.01
Costo de Ventas
5.1.2.
GASTOS OPERACIONALES
5.1.2.1.
GASTOS ADMINISTRATIVOS
5.1.2.1.01
Gasto Sueldos
5.1.2.1.02
5.1.2.1.03
5.1.2.1.04
5.1.2.1.05
Gasto Vacaciones
5.1.2.1.06
5.1.2.1.07
5.1.2.1.08
5.1.2.1.09
91
5.1.2.1.10
Gasto Honorarios
5.1.2.1.11
5.1.2.1.12
5.1.2.1.13
5.1.2.1.14
5.1.2.2.
GASTOS DE VENTAS
5.1.2.2.01
5.1.2.2.02
Gasto Sueldos
5.1.2.2.03
5.1.2.2.04
5.1.2.2.05
Gasto Honorarios
5.1.2.2.06
5.1.2.2.07
5.1.2.2.08
5.1.2.2.09
5.1.2.2.10
5.1.2.2.11
5.1.2.2.12
5.1.2.3 .
GASTO FINANCIEROS
5.1.2.3.01
Gasto Intereses
5.1.2.3.02
Gasto Comisiones
92
5.2.
EGRESOS NO OPERACIONALES
5.2.1.
OTROS EGRESOS
5.2.1.2.
5.2.1.2.01
5.3
PRDIDAS Y GANANCIAS
5.3.1
PRDIDAS Y GANANCIAS
5.3.1.1
PRDIDAS Y GANANCIAS
5.3.1.1.01
Prdidas y Ganancias
93
CDIGO
DETALLE
01/01/12
DEBE
HABER
-1
1.1.1.1.01
Caja General
$16,80
4.1.1.1.01
Ventas
$15,00
2.1.5.2.01
IVA Cobrado
$1,80
CDIGO
DETALLE
01/01/12
DEBE
HABER
-1
1.1.1.2.02
1.1.1.1.01
94
$16,80
$16,80
CAJA CHICA
La Caja Chica o Fondo de Caja Chica, est destinada a satisfacer gastos relativamente
pequeos que no justifiquen la emisin de cheques, gastos emergentes.
Es una cuenta de activo, de tipo circulante con saldo de carcter permanente y de
naturaleza deudora.
Se debita por la emisin del cheque girado con el fin de crear o aumentar dicho fondo.
Se acredita por la disminucin parcial o total del fondo.
Ejemplo: La empresa crea fondo de caja chica con un monto de $200,00
FECHA
CDIGO
DETALLE
DEBE
HABER
-1
01/01/12
1.1.1.1.02
1.1.1.2.02
$200,00
Caja Chica
$200,00
CDIGO
DETALLE
01/01/12
DEBE
HABER
-1
5.1.2.2.08
5.1.2.2.09
1.1.1.2.02
$30,00
$30,00
BANCOS
En esta cuenta se registran los movimientos que experimenta el efectivo propiedad de la
entidad que se encuentra depositado en las distintas cuentas bancarias del sistema
financiero.
95
CDIGO
DETALLE
DEBE
HABER
-1
01/01/12
1.1.1.2.02
1.1.1.1.01
Caja General
$100,00
$100,00
P/R depsito
Ejemplo: Se paga lo servicios bsicos (luz y agua) de la empresa por $90,00
FECHA
CDIGO
DETALLE
DEBE
HABER
-1
01/01/12
5.1.2.2.03
1.1.1.2.02
$90,00
$90,00
Se debita por el crdito concedido por venta de mercaderas, por servicios prestados u
otros.
Se acredita cuando se recibe la cancelacin parcial o total respectiva
Ejemplo: Se vende dos tanques de gas a crdito a una PN no obligada a llevar
Contabilidad cada uno a $50,00.
FECHA
CDIGO
DETALLE
01/01/12
DEBE
HABER
-1
1.1.2.1.01
Clientes
$112,00
4.1.1.1.01
Ventas
$100,00
2.1.5.2.01
IVA Cobrado
$12,00
CDIGO
DETALLE
DEBE
HABER
-1
01/01/12
1.1.1.1.03
1.1.2.1.01
Caja Cheques
$112,00
Clientes
$112,00
CDIGO
DETALLE
DEBE
HABER
-1
01/01/12
1.1.1.2.02
1.1.1.1.03
$112,00
$112,00
ordinario del negocio, efectuadas en cada ejercicio impositivo a razn del 1% anual
sobre los crditos comerciales concedidos en dicho ejercicio y que se encuentren
pendientes de recaudacin al cierre del mismo, sin que la provisin acumulada pueda
exceder del 10% de la cartera total
Es una cuenta de auxiliar del activo con signo negativo.
Se debita por el ajuste al final del perodo contable correspondiente al 1% de crditos
comerciales pendientes de cobro.
Se acredita por los asientos de cierre al final del perodo y por eliminacin del cliente
Ejemplo: La empresa calcula la provisin cuentas incobrables del ao
correspondiente siendo el valor de la cartera $1400,00 en el ejercicio econmico
2011.
FECHA
CDIGO
DETALLE
DEBE
HABER
-1
01/01/12
5.1.2.2.12
$14,00
1.1.2.1.99
$14,00
98
99
INVENTARIO DE MERCADERAS
Se Debita:
1. Con el comprobante de entrada a bodega por efecto de una compra a un proveedor
especifico (Inventarios).
2. Con el documento de transferencia de productos.
Se Acredita:
1. Con el importe de la factura que soporte la venta de los productos.
2. Con el registro de la salida de bodega.
Ejemplo: La empresa compra 5 compresores a SU FERRETERIA S.A. cada uno
a $450,00, pago con cheque.
FECHA
CDIGO
DETALLE
01/01/12
DEBE
HABER
-1
1.1.3.1.01
Inventario de Mercaderas
$2250,00
1.1.2.3.04
IVA Pagado
$270,00
1.1.1.2.02
Banco de Pichincha
$2295,00
2.1.5.4.01
$225,00
101
ACTIVO FIJO
Son los bienes de naturaleza tangible, con vida til de ms de un ao que se adquieren o
se compran para la ser utilizados en la operaciones diarias de la empresa con el fin de
generar ingresos
Clasificacin de los activos fijos:
Existen dos tipos de activos fijos:
Activos Fijos Tangibles: Son aquellos que se pueden ver, medir y tocar. Las clases de
activos fijos tangibles son las siguientes:
Depreciables: Est constituido por aquel grupo de activos que pierden su valor por uso,
obsolescencia, destruccin parcial o total, tales como: maquinaria, muebles, equipo de
oficina, computadoras, vehculos, etc.
No depreciables: Son aquellos activos que no se desvalorizan pese al uso, tales como
terreno.
Activos Fijos Intangibles: Son aquellos que no se pueden ver, pero s valorar por
ejemplo los derechos de autor, patentes, etc.
Se debita por su adquisicin.
Se acredita por la venta o cambio dentro de la vida til o cuando termina esta
Ejemplo: La empresa un vehculo por $30.000 a Automotores ASSA, cancela con
cheque.
FECHA
01/01/12
CDIGO
1.2.2.4.01
1.1.2.3.04
1.1.1.2.02
2.1.5.4.01
DETALLE
-1
Vehculos
IVA pagado
Bancos del Pichincha
Retencin en la Fuente Renta 1%
P/R compra de vehculos
102
DEBE
HABER
$30.000,00
$3600,00
$33300,00
$300,00
CDIGO
DETALLE
01/01/12
DEBE
HABER
-1
5.1.2.2.11
1.2.2.4.99
$500,00
$500,00
Forma
de
clculo:
valor
del
vehculo*%
de
depreciacin=
30.000*20%=$2000,00/12=$166,67
COEFICIENTES ANUALES DE DEPRECIACION DE LOS ACTIVOS FIJOS
El 5% sobre el costo de edificios, dedicados a cualquier actividad y construidos
en cualquier material.
El 20% sobre el costo o valor de compra de vehculos.
El 10% sobre el costo o valor de maquinaria, muebles y otros activos fijos para
los cuales no se determine el porcentaje especifico.
El 33% sobre el costo o valor de Equipos de Computacin.
Las depreciaciones de los activos fijos:
Se debita por venta o baja del Activo.
Se acredita por la depreciacin que se contabilice cada periodo.
103
CDIGO
01/01/12
1.1.3.1.01
1.1.2.3.04
2.1.1.1.01
2.1.5.4.01
DETALLE
-1
Inventario de Mercaderas
IVA Pagado
Proveedores
Retencin en la Fuente 1%
P/R compra de mercaderas a crdito
104
DEBE
HABER
$4000,00
$480,00
$4440,00
$40,00
CDIGO
DETALLE
01/01/12
DEBE
HABER
-1
2.1.1.1.01
Proveedores
1.1.1.2.02
$4440,00
$4440,00
105
FECHA
CDIGO
DETALLE
01/01/12
DEBE
HABER
-1
1.1.1.2.02
2.2.1.2.01
$10.000,00
$10.000,00
CDIGO
DETALLE
DEBE
HABER
-1
01/01/12
5.1.2.1.01
$1200,00
5.1.2.1.06
$145,80
5.1.2.1.04
$100,00
5.1.2.1.02
$100,00
5.1.2.1.03
$24,33
5.1.2.1.05
Gasto Vacaciones
$50,00
2.1.4.1.01
$1507,93
2.1.4.8.01
$112,20
106
FECHA
CDIGO
DETALLE
2.1.4.1.01
1.1.1.2.02
-1
Sueldos por Pagar
Banco del Pichincha
P/R pago de obligaciones por un mes
31/01/12
DEBE
HABER
$1507,93
$1507,93
RETENCIONES FISCALES
En esta cuente se reflejan o registran los montos pendientes de pago en concepto de
retenciones que por ley la entidad est obligada a cargar del valor de las ventas
obtenidas en un periodo o por las deducciones de los pagos que se efectan
Es una cuenta de pasivo, tipo circulante de mucho movimiento y de naturaleza
acreedora.
Se Debita:
1. Por la cancelacin de la retencin.
3. Por el registro de la declaracin a favor.
Se Acredita:
1. con la factura emitida por la venta.
3. por el monto retenido en los pagos efectuados a proveedores de bienes y servicios.
Ejemplo: La empresa compra de tiles de oficina por un valor de $100,00 a Paco
S.A.
FECHA
CDIGO
01/01/12
5.1.2.1.09
1.1.2.3.04
1.1.1.2.02
2.1.5.4.01
DETALLE
-1
Gasto tiles de Oficina
IVA pagado
Bancos del Pichincha
Retencin Fuente Impuesto renta1%
P/R compra de suministros
107
DEBE
HABER
$100,00
$12,00
$111,00
$1,00
CDIGO
DETALLE
01/01/12
DEBE
HABER
-1
1.1.1.2.02
2.2.1.1.01
108
$20.000,00
$20.000,00
CDIGO
1.1.1.2.02
3.1.1.1.01
DETALLE
-1
Banco del Pichincha
Carlos Bombn
P/R inicio de actividades del negocio
DEBE
HABER
$5000,00
$5000,00
CDIGO
DETALLE
DEBE
HABER
-1
01/01/12
1.1.1.1.03
1.1.2.3.02
4.1.1.1.01
2.1.5.2.01
Caja cheques
Crdito tributario renta 1%
Ventas
IVA Cobrado
P/R Venta segn factura # 83
$4000,00
$40,00
$3560,00
$480,00
COSTO DE VENTAS
El valor de las ventas registradas al costo se reconoce como Costo de Ventas. Es una
cuenta de resultados en la cual se anotan los valores de adquisicin de las mercaderas
vendidas en un perodo determinado.
110
CDIGO
DETALLE
01/01/12
DEBE
HABER
-1
5.1.1.1.01
1.1.3.1.01
Costo de Ventas
$3000,00
Inventario de Mercaderas
$3000,00
INGRESOS NO OPERACIONALES
Constituyen todos aquellos ingresos que no son de naturaleza comn en la empresa que
sin embargo representan ingresos para el negocio.
INTERESES GANADOS
Representan los valores ganados por intereses originados por cuentas pendientes de
cobro o por efectivo que el negocio mantenga en alguna institucin financiera.
Se debita por cierre del ejercicio o por ajustes.
Se acredita por los intereses ganados tanto en cuenta corriente, ahorros o por cuentas o
documentos por cobrar.
OTROS INGRESOS
Son los que no se relacionan en forma directa con las principales actividades del
negocio, como son: Intereses Ganados, Utilidad en Venta de activos fijos.
111
CDIGO
DETALLE
DEBE
HABER
-1
31/01/12
5.1.2.2.01
1.1.1.1.02
$30,00
$30,00
Caja chica
P/R pago de arriendo por un mes
CDIGO
DETALLE
DEBE
HABER
-1
31/12/12
5.3.1.1.01
5.1.2.2.01
Prdidas y Ganancias
Gasto Arriendo Municipal
$30,00
$30,00
CDIGO
DETALLE
DEBE
HABER
-1
31/01/12
5.1.2.2.06
$100,00
1.1.1.2.02
$100,00
114
CDIGO
31/01/12
2.2.1.2.01
5.1.2.3.01
1.1.1.2.02
2.1.2.2.01
DETALLE
-1
Prstamos por pagar
Gasto Intereses
Banco del Pichincha
Intereses por pagar
P/R pago del prstamo e intereses
DEBE
HABER
$10.000,00
$199,92
$10.000,00
$199,92
OTROS EGRESOS
En esta cuenta se registran los importes de los gastos no relacionados a las operaciones
o giro normal de la empresa, y adems diferentes a las del tipo financiero.
Es una cuenta de resultado, de disminucin de capital con movimiento relativo y de
naturaleza deudora.
Se Debita:
1. Con el comprobante en concepto de baja de los inventarios por productos daados,
obsoletos o vencidos.
2. Por el importe de los gastos incurridos para brindar los servicios especiales.
3. Con el registro de los costos de los productos daados vendidos y obsoletos.
Se Acredita:
1. Con el comprobante en el cual registremos el cierre de operaciones del periodo fiscal.
115
POLTICAS CONTABLES
En el mbito financiero contable podemos sealar las siguientes polticas:
Polticas para Caja General:
La persona responsable de caja general es el cajero
Todos los pagos menores de $200,00 se pueden realizar en efectivo.
Los depsitos del efectivo se harn todos los das al finalizar la jornada.
Polticas para Caja Chica:
Crear un fondo de Caja Chica, el cual tiene como principal objetivo agilizar la
adquisicin de bienes y servicios menores y de poca cuanta de inmediata necesidad
para la operatividad de cada rea de la empresa es por esto que se debe crear un fondo
de caja chica para gastos menores por un monto de $200.00
La persona responsable de caja chica es el administrador y solamente esta persona
designada como custodio del fondo deber tener acceso al mismo
Los desembolsos de Caja Chica sern autorizados por el administrador, una vez que
haya analizado si es necesario realizar dicho gasto
Los desembolsos de caja chica deben ser respaldados con el comprobante respectivo
(vale de caja).
Se utilizara el fondo de caja chica para pagos de hasta $30 diarios `
El encargado de caja chica podr solicitar reembolso de fondos cuando ste haya
descendido al 80% de su monto nominal.
Se practicar al menos dos arqueos mensuales a la persona encargada de custodiar el
fondo de caja chica.
116
Todos los recibos de caja chica debern estar prenumerados y llevar secuencia
numrica.
Polticas para Bancos:
Todos los pagos mayores de $200,00 se deben realizar mediante emisiones de cheques
personales a los beneficiarios, con la firma del Propietario.
Realizar las conciliaciones bancarias cada mes, lo cual constituye un control contable,
con el objeto de establecer o no a la conformidad con los elementos de informacin lo
que posibilita detectar cualquier error.
Polticas para Inventarios:
Se utilizar para su registro el sistema de permanencia de inventarios.
Se aplicar el mtodo promedio pondero para la valorizacin de los inventarios.
Se realizar constataciones fsicas con corte al 30 de junio y 31 de diciembre de cada
ao la misma que estar a cargo del contador.
Si existe faltante en los inventarios se cargar el valor faltante al jefe de bodega.
Se efectuar cada mes el anlisis permanente y oportuno de rotacin de inventarios para
mantener el adecuando stock de los mismos.
Polticas para Compras:
Posterior a la compra se realizar un proceso de seleccin y calificacin de proveedores
para seleccionar al proveedor que demande calidad, cantidad y precio de los artculos.
Efectuar compra de inventarios previo orden de compra.
Polticas para Ventas:
Otorgar crdito para las ventas en un plazo mximo de 15 das
117
Toda venta a crdito mayor a 15 das, genera intereses y estar respaldada por una
solicitud de crdito.
Polticas para Cuentas por Cobrar:
Se realizar cada me un anlisis permanente y oportuno de rotacin de cartera
Se har uso del ndice de rotacin de cartera para reflejar el movimiento de la misma y
facilitar la toma de decisiones
Polticas Generales:
Manejar presupuestos e indicadores financieros con el fin de proyectar un crecimiento y
tomar decisiones oportunas.
Se presentar estados financieros cada semestre para mejorar la toma de decisiones.
La empresa debe manejarse un sistema contable acorde a las necesidades de la misma.
118
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Cuadro N 20 Procedimiento contable ingresos de caja
Responsable
Actividad
1. Pago en efectivo por compra de
mercaderas
2. Emite factura al cliente y manda a
pagar a caja
3. Recibe dinero, sella la factura
4. Entrega factura original al cliente y
archiva copia
5. Recibe factura y entrega a vendedor
Cliente
Vendedor
Cajero
Cliente
Vendedor
Cajero
Administrador
Contador
119
Vendedor
Cajero
Administrador
Contador
INICIO
Emite factura y
manda pagar a
caja
Recibe dinero,
sella factura y
entrega a cliente
y archiva copia
de factura
Factura 0 1
de venta
Constata
factura
sellada y entrega
artculo
Al finalizar el da
cuadra caja
Entrega
facturas
dinero
Recibe
dinero
facturas
Factura
de venta 1
Contabiliza
ventas menores
del da
y
Factura
de venta 1
Archiva
facturas
deposito
Deposita dinero
Entrega facturas
y copia
de
depsito
Fuente: Cuadro 20
Elaborado por: Rosa Calero
120
Factura de
venta
y
deposito 1
FIN
Factura de
venta
y
deposito 1
Actividad
Administrador
Cajero
3.
Entrega
efectivo
documentos
solicitados.
Administrador
minutas,
cheques
dems
documentos.
6. Revisa la autenticidad de los billetes y
monedas.
7. Revisa el correcto llenado de los
documentos.
8. Llena arqueo de caja.
9. Determina la existencia de faltante o
sobrante.
10. Firma el arqueo.
Cajero
Administrador
Propietario
Administrador
121
Administrador
Cajero
Propietario
INICIO
Solicita
efectivo
documentos
Entrega
efectivo
documentos
Recibe efectivo
y documentos
Realiza arqueo en el
acta designada
Separa y realiza
el conteo de
efectivo
y
valores
si
Revisa la autenticidad
de los billetes y
no
monedas.
Valores
incorrectos aplica
polticas contables
Valores
correctas llena
acta
Firma arqueo
Enva arqueo
Recibe arqueo
Revisa arqueo
Recibe
y
documento
archiva
Enva arqueo
FIN
Fuente: Cuadro 21
Elaborado por: Rosa Calero
122
Actividad
Empleado
Administrador
Empleado
Administrador
Empleado
Administrador
Administrador
INICIO
Informa de
necesidad
compra menor
Emite vale de
caja
la
de
Vale
de
caja chica0
Recibe vale y lo
archiva
Realiza la compra
Presenta sustento
de la compra
Vale
de
caja chica0
Vale
de
caja chica
1
Entrega efectivo
Resguarda
el
comprobante y lo
archiva
Comprobante
de compra
FIN
Fuente: Cuadro 22
Elaborado por: Rosa Calero
123
Comprobante
de compra
Actividad
Cajero
Administrador
Administrador
Contador
Cajero
Administrador
Contador
INICIO
Entrega dinero
Recibe dinero
Deposita dinero
Entrega
copia
de
Copia
de
depsito
Recibe copia
de depsito
Contabiliza
transaccin
Archiva
documento
FIN
Fuente: Cuadro 23
Elaborado por: Rosa Calero
124
Copia
de
depsito
Actividad
Administrador
Contador
Propietario
Administrador
Contador
Propietario
INICIO
Solicita estados
de cuenta
Estado
cuenta
de
Coteja
mayores
y
auxiliares con estado de
cuenta
Elabora acta de
conciliacin
bancaria
Conciliacin
Bancaria
Firma conciliacin
bancaria y la entrega
Revisa
conciliacin
Firma
archiva
FIN
Fuente: Cuadro 24
Elaborado por: Rosa Calero
125
la
Actividad
Jefe de bodega
Administrador
proceso
de
seleccin
de
proveedor
Propietario
Administrador
5. Realiza la compra
Proveedor
Jefe de bodega
7. Revisa mercadera
8. Enva factura original a contabilidad
9. Archiva copia de factura
Contador
126
Jefe de bodega
Administrador
Propietario
Contador
INICIO
Emite orden
de compra y
archiva copia
Orden de
compra 0
Recibe
orden de
compra
Orden de
compra 0
Realiza proceso de
seleccin de proveedor
Revisa Mercadera
no
Mercadera
acorde a factura y
orden
Devuelve
mercadera
Realiza la compra
Autoriza proveedor
si
no
No
se
realiza la
compra
si
Almacena
mercadera y
enva factura
original
y
archiva copia
Autoriza
compra
Factura de
1
compra 0
Recibe
factura,
contabiliza
y realiza
retenciones
FIN
Fuente: Cuadro 25
Elaborado por: Rosa Calero
127
Factura de
compra 0
Responsable
Actividad
Cliente
Vendedor
2. Recibe pedido
3. Emite factura
4. Enva copia de factura a contabilidad
Cliente
Jefe de bodega
Administracin
Cliente
9. Firma orden
10. Entrega retencin si la hubiese a contabilidad
Contabilidad
128
Vendedor
Jefe de bodega
Administrador
Contabilidad
INICIO
Recibe pedido y
emite factura
Enva
factura
a
contabilidad
Factura de
venta
0
Factura de
venta
1
Recibe
factura, saca
copias y
archiva
Factura de
venta
2
Emite orden
de salida de
inventarios
Orden de
salida
de 1
inventarios 0
Recibe
factura
Contabiliza
Transaccin
Recibe
orden
de
salida
de
inventarios
y archiva
Orden de
salida
de
0
inventarios
Archiva
documentos
FIN
Fuente: Cuadro 26
Elaborado por: Rosa Calero
129
Factura de
venta 1
Responsable
Actividad
Administrador
Contador
2. Entrega reportes
Administrador
3.
Proceden
al
conteo
fsico
de
mercaderas
4. Entrega resultados
Contador
Administrador
Jefe de bodega
Administrador
8. Archiva constatacin
130
Administrador
Contador
Jefe de bodega
INICIO
Solicita reportes de
existencias
Procede
fsico
Entrega reportes
conteo
Entrega resultados
Elabora constatacin
si
Revisa la existencia de
faltante
Aplica
polticas
contables
Firma
entrega
Constatacin
fsica
no
Firma
constatacin
entrega
Archiva
constatacin
FIN
Fuente: Cuadro 27
Elaborado por: Rosa Calero
131
Actividad
Cliente
Vendedor de mostrador
2. Atiende al cliente
3. Emite factura a cliente y enva a pago
cajero
Cliente
Cajero
Vendedor se mostrador
Vendedor de mostrador
Cajero
INICIO
Atiende al cliente
Emite factura y enva a
pagar a cajero
Revisa
sellada y
artculos
Factura de 1
0
venta
factura
entrega
FIN
Fuente: Cuadro 28
Elaborado por: Rosa Calero
132
Factura
venta
de
1
Actividad
Administrador
Contabilidad
Administrador
Proveedor
Administrador
Contabilidad
14.
cancelada y sellada
133
Administrador
Contabilidad
INICIO
Solita
saldo
de
proveedores y facturas
de compra
Solicita saldo
de bancos
Entrega saldo
de proveedores
y facturas
Constata monto de
deuda, plazo y saldo
disponible en bancos
no
No paga a
proveedor
si
Emite cheque y
firma
Recibe factura
sellada y enva
Factura de
compra
Recibe factura
sellada
y
archiva
FIN
Fuente: Cuadro 29
Elaborado por: Rosa Calero
134
Factura de
compra
Actividad
Cobrador
Cliente
Cobrador
Cliente
Cobrador
Contador
7. Recibe recibos
8. Contabiliza cobros
9. Archiva documentos
Contador
INICIO
Cobra al cliente
Emite recibo y
lo firma
Recibo de
0
cobro
Entrega recibos
de cobro
Recibo de
1
cobro
Recibe
recibos
cobro
de
Recibo de
cobro 1
Contabiliza
Archiva documentos
FIN
Fuente: Cuadro 30
Elaborado por: Rosa Calero
135
INDICADORES FINANCIEROS
Indicadores Financieros
Un indicador financiero es un relacin de las cifras extractadas de los estados
financieros y dems informes de la empresa con el propsito de formase una idea como
acerca del comportamiento de la empresa.
El uso de indicadores permite medir:
-
haber pagado sus pasivos de corto plazo, permitiendo a la Gerencia tomar decisiones de
inversin temporal.
Capital de trabajo = Activo corriente - Pasivo corriente (Unidades Monetarias)
Razn Corriente
Indica la capacidad que tiene la empresa para cumplir con sus obligaciones financieras,
deudas o pasivos a corto plazo. Al dividir el activo corriente entre el pasivo corriente,
sabremos cuantos activos corrientes tendremos para cubrir o respaldar esos pasivos
exigibles a corto plazo.
Activo Corriente / Pasivo Corriente
Prueba cida (prueba de cido o liquidez seca)
Revela la capacidad de la empresa para cancelar sus obligaciones corrientes, pero sin
contar con la venta de sus existencias, es decir, bsicamente con los saldos de efectivo,
el producido de sus cuentas por cobrar, sus inversiones temporales y algn otro activo
de fcil liquidacin que pueda haber, diferente a los inventarios.
(Activo Corriente Inventarios) / Pasivo Corriente
Indicadores de Endeudamiento
Los indicadores de endeudamiento tienen por objeto medir en qu grado y de qu forma
participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa. De la misma manera
se trata de establecer el riesgo que incurren tales acreedores, el riesgo de los dueos y la
conveniencia o inconveniencia de un determinado nivel de endeudamiento para la
empresa
El nivel de endeudamiento seala la proporcin en la cual participan los acreedores
sobre el valor total de la empresa. As mismo, sirve para identificar el riesgo asumido
por dichos acreedores, el riesgo de los propietarios del ente econmico y la
conveniencia o inconveniencia del nivel de endeudamiento presentado. Altos ndices de
137
endeudamiento slo pueden ser admi-tidos cuando la tasa de rendimiento de los activos
totales es superior al costo promedio de la financiacin.
Concentracin de endeudamiento a corto plazo
Pasivo Corriente / Pasivo Total con terceros
Apalancamiento financiero
El ndice de apalancamiento o indicador de Leverage, muestra la participacin de
terceros en el capital de la empresa; es decir compara el financiamiento originado por
tercero con los recursos de los accionistas, socios o dueos, para establecer cul de las
dos partes corre mayor riesgo.
Apalancamiento Total
Que participacin tiene el pasivo externo con respecto al patrimonio de la empresa.
Pasivo Total / Patrimonio Total
Indicadores de Actividad
Los indicadores de actividad tambin llamados indicadores de rotacin tratan de medir
la eficiencia con la cual una empresa utiliza sus activos, segn la velocidad de
recuperacin de los valores aplicados en ellos. Constituyen un importante complemento
de las razones de liquidez; debido que miden la duracin del ciclo productivo y del
periodo de cartera. Algunos indicadores de actividad son:
v Rotacin de cartera: ventas a crdito en el perodo/cuentas por cobrar promedio.
v Perodo promedio de cobro: cuentas por cobrar promedio x 365 das/ventas a
crdito.
v Rotacin de inventarios (# veces) empresas comerciales: costo de la mercanca
vendida en el perodo/inventario promedio.
v Rotacin de inventarios (#das) empresas comerciales: inventario promedio x
365 das/costo de la mercanca vendida.
138
v Rotacin
de
inventarios
(#
veces)
empresas
industriales:
costo
de
139
Cuando se analiza las cuentas por cobrar tener una mucha atencin en la
provisin para las deudas de dudoso recaudo; ya que con estas la empresa
reconoce que existe un porcentaje que se puede perder.
Rotacin de Inventarios
Hay que tener presente que la rotacin de inventarios de mercancas de la empresa rotan
varias veces en el ao, quiere decir, que el inventario se convierte varias veces por ao
en efectivo o cuentas por cobrar. Es decir muestra las veces que rota el inventario en el
ao. Una vez obtenido el nmero de das de inventarios, se toma el costo de ventas
promedio mensual y se divide en 30 y luego se multiplica por el nmero de das que
rota el inventario, lo que nos da el inventario que debe tener la empresa para atender
correctamente las venta
(Inventario * 360) / Costo de Ventas
Rotacin de activos fijos
Ingresos Operacionales / Activo Fijo Depreciable
Indicadores de Rendimiento
Llamados tambin de rentabilidad o lucratividad. Miden la efectividad de la
administracin de la empresa para controlar costos y gastos, transformando as las
ventas en utilidades. Estos indicadores son un instrumento que permite al inversionista
analizar la forma como se generan los retornos de los valores invertidos en la empresa,
mediante la rentabilidad del patrimonio y la rentabilidad del activo.
Rendimiento del patrimonio
El rendimiento del patrimonio promedio determina la eficiencia de la administracin
para generar utilidades con el capital de la organizacin, es decir mide la tasa de
rendimiento de los asociados del patrimonio promedio determina. Este ndice se
obtendr mediante la divisin del monto total conformado por el patrimonio contable
ms la gestin operativa, entre el total de los activos.
140
141
Nombre de la empresa
El Texto del estado.- Es la parte fundamental o principal del Balance General en donde
se detallar ordenadamente todas las cuentas que ha utilizado la empresa, para el
registro de las transacciones que ha realizado en el transcurso del ejercicio econmico.
Firmas de legalizacin.- Es necesario que al final del documento se registre la firmas
de al menos el Contador y Gerente de la empresa, con la cual el Balance General pasa a
ser un documento de plena validez, si la empresa tiene auditor interno se debe as
mismo registrar dicha firma
142
FERRICOMERCIO BOMSAM
AL 31 DE....DE 20..
(en miles de dlares)
ACTIVOS
20X2
20X1
Inversiones temporales
Inventarios
Inversin en asociadas
Otros activos
Total activos
Activos corrientes
Activos no corrientes
PASIVOS Y PATRIMONIO
Pasivos corrientes
Prstamos a corto plazo
143
Gastos acumulados
Pasivos no corrientes
Impuesto diferido
Total pasivos
Inters minoritario
Capital pagado
Reservas
Utilidades/(prdidas) acumuladas
Total patrimonio
Patrimonio
ESTADO DE RESULTADOS
En este documento contable se incluye una adecuada descripcin de los ingresos, costos
y gastos obtenido en un perodo de tiempo dado en la forma establecida en los
principios contables vigentes en el pas. Su presentacin este se puede hacerlos en forma
vertical u horizontal.
Este estado est formado tambin de tres partes:
Encabezamiento.- Se detallar lo siguiente:
-
Nombre de la empresa
Texto del Estado: Lugar donde se refleja todas las cuentas de ingresos, gastos y costos
hasta determinar el Resultado (Utilidad o Perdida).
Firmas de legalizacin.- Es necesario que al final del documento se registre la firmas
de al menos el Contador y Gerente de la empresa, con la cual el Balance de Resultados
pasa a ser un documento de plena validez, si la empresa tiene auditor interno se debe as
mismo registrar dicha firma.
FERRICOMERCIO BOMSAM
DEL 01 DE AL 31 DE..DE 20.
(en miles de dlares)
20X2
20X1
Ventas netas
Costo de ventas
(x)
(x)
Utilidad bruta
Gastos de ventas
(x)
(x)
Gastos administrativos
(x)
(x)
(x)
(x)
Utilidad Operacional
(x)
(x)
Gasto financiero
(x)
(x)
Ingresos financieros
145
(x)
(x)
Impuesto a la renta
(x)
(x)
Inters minoritario
(x)
(x)
Partidas extraordinarias
(x)
DOCUMENTOS FUENTE
FACTURA.- Destinadas a sociedades o personas naturales que tengan derecho a
crdito tributario y en operaciones de exportacin. En la factura se detallar el valor del
impuesto si quien compra requiere sustentar crdito tributario o gastos. Cuando la
factura se emita con la leyenda Consumidor final, no se desglosar el impuesto.
Grfico N 29
Elaborado por: Rosa Calero
146
Grfico N 30
Elaborado por: Rosa Calero
Grfico N 31
Elaborado por: Rosa Calero
147
Grfico N 32
Elaborado por: Rosa Calero
Grfico N 33
Elaborado por: Rosa Calero
148
Grfico N 34
Elaborado por: Rosa Calero
Grfico N 35
Elaborado por: Rosa Calero
149
Grfico N 36
Elaborado por: Rosa Calero
KARDEX.- Es una herramienta que permite tener reportes con informacin resumida
acerca de las transacciones de inventario de la empresa
Grfico N 37
Elaborado por: Rosa Calero
150
ARQUEO DE CAJA.- El arqueo de caja tiene como principal objetivo facilitar al rea
administrativa financiera el reconocimiento y verificacin del efectivo que se encuentra
en la caja general al momento de realizar el arqueo correspondiente, tambin la
existencia de los recibos oficiales de caja para el control de ingresos y los comprobantes
de caja que reflejen el registro de los desembolsos que se realicen para cubrir gastos
menores
Grfico N 38
Elaborado por: Rosa Calero
151
Grfico N 39
Elaborado por: Rosa Calero
Grfico N 40
Elaborado por: Rosa Calero
152
Grfico N 41
Elaborado por: Rosa Calero
Grfico N 42
Elaborado por: Rosa Calero
153
Grfico N 43
Elaborado por: Rosa Calero
6.8 ADMINISTRACIN
Los responsables de administrar la propuesta son:
El propietario
El administrador
154
PLAN DE EVALUACIN
1. Qu evaluar?
Manual de contabilidad
2. Por qu evaluar?
3. Para qu evaluar?
4. Quin evala?
El propietario y el administrador
5. Cundo evaluar?
6. Cmo evaluar?
Aplicando
el
tipo
de
Investigacin
descriptiva y de campo.
7. Cules
son
las
fuentes
informacin?
Cuadro N 31
Elaborado por: Rosa Calero
155
BIBLIOGRAFA
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http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativo
s/default.asp
158
ANEXO 1
UNIVERSIDAD TECNICA DE AMBATO
FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORA
Encuesta dirigida al personal de la empresa FERRICOMERCIO BOMSAM
Objetivo. Estudiar la sistematizacin contable para analizar la generacin de
informacin financiera.
INSTRUCCIONES: Lea detenidamente las preguntas planteadas y marque con
una X la respuesta que usted crea apropiada.
1. La informacin financiera generada por el proceso contable existente en la
empresa es totalmente confiable?
a. SI
b. NO
b. Mantener
b. Casi Siempre
c. Nunca
b. Escasos
159
b. Eventualmente
c. Nunca
b. Importante
c. Poco Importante
b. Cada semestre
c. Cada mes
b. Inadecuadas
b. NO
10. La empresa cuenta con alguno de los siguientes manuales para su mejor
manejo?
a. Manual de Procedimientos
c. Manual contable
d. Ninguno
b. NO
160
ANEXO 2
161
162
ANEXO 3
CROQUIS:
FERRICOMERCIO BOMSAM
163