El proceso administrativo

MBA Fidelina Corado

Administracin

Proceso Gerencial /
Administrativo
Administracin es:
El proceso de trabajar con las personas y
con los recursos para cumplir con los
objetivos organizacionales.

Proceso Administrativo
/ Gerencial
4 funciones / etapas:
Planeacin: Dar valor estratgico
Organizacin: Formar e integrar una
organizacin dinmica
Direccin: Movilizar a las personas
Control: Aprendizaje y cambio

El administrador Debe hacer y dominar

todas las funciones?

Proceso Gerencial
FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN
Administracin
Ambiente externo y Cultura
Toma de decisiones gerenciales

PLANEACIN: Proporcionar valor

estratgico
Planeacin y administracin estratgica
tica y Responsabilidad corporativa
Administracin internacional
Espiritu emprendedor

Implementacin de la estrategia

ORGANIZACIN: Integrar una

organizacin dinmica
Estructura de la organizacin
Agilidad organizacional
Administracin de recursos humanos
Administracin fuerza de trabajo diversa

DIRECCIN: Movilizacin del personal

Liderazgo
Motivacin para el desempeo
Trabajo en equipo
Comunicacin

CONTROL: Aprendizaje y cambio

control gerencial
Administracin tecnologa e innovacin
Creacin y administracin del cambio

Planeacin estratgica

Concepto
Es el proceso conciente y sistemtico de toma
de decisiones acerca de las metas y
actividades que un individuo, un grupo, una
unidad de trabajo o una organizacin
perseguirn en el futuro.

Concepto
Es el proceso que se sigue para
determinar las metas de una organizacin y
las estrategias que permitirn alcanzarlas
y desde esa perspectiva, la planificacin
estratgica fija los lmites dentro de los
cuales tiene lugar el control y evaluacin de
gestin (Anthony, 1998). Citado por Cepal.
Es un enfoque integral que refleja la
funcin, fuerza y debilidad presente y futuro
para la organizacin.

Concepto y caractersticas
Caractersticas:
No es una respuesta informal o riesgosa ante una
crisis
Es iniciativa concientemente dirigida y controlada
por los directores
A menudo basada en el conocimiento y la
experiencia que tienen los que laboran en la
organizacin.
Ofrece una visin clara y flexible para orientar las
actividades futuras.
Permite definir el conjunto de acciones para lograr la
adaptacin al medio (en el segmento del medio en
donde acta la organizacin)
Sigue un proceso de decisin

Concepto y caractersticas
Ofrece un proceso que permite identificar
puntos de vista diversos, debatir, clarificar
y resolver, y guan la accin que requiere
ser tomada.
Tiene dos connotaciones relativamente
diferentes:
Realizar un mapa de las probables decisiones
futuras en una organizacin
Disear una ruta de accin personal para el
futuro.

Cundo realizar planeacin

estratgica?
Cuando se requiere desarrollar, aclarar o
consolidar el marco estratgico en el que trabaja la
organizacin.
Para aumentar el entendimiento del medio externo
y la propia capacidad, fuerzas y debilidades.
Una vez cada tres aos
En algunos momentos del ciclo de la vida de la
organizacin.
Se est en capacidad de tiempo y recursos para
llevar a cabo un proceso de planificacin
estratgica riguroso.

Niveles de Planeacin
Tipos de Administradores:
Administradores estratgicos
Administradores tcticos
Administradores operativos

Niveles de Planeacin:
Estratgica
Tctica
Operativa

Planeacin Estratgica
Estrategia es un patrn de acciones y recursos
diseados para alcanzar las metas de la
organizacin.
Da respuesta a 5 preguntas sobre la forma en que
la organizacin podr alcanzar los objetivos:

Dnde ser ms activos?

Cmo llegar all?
Cmo ganar mercado?
Cmo moverse ms rpido y en qu
secuencia realizar los cambios?
Cmo obtener resultados financieros?

Planeacin Estratgica
Caractersticas:

Largo plazo
Fuerte orientacin externa
Abarca grandes porciones de la organizacin
Requiere ejecutivos experimentados
Metas estratgicas:
Son grandes objetivos relacionados con la
supervivencia, los valores y el crecimiento de largo
plazo. Reflejan eficacia y eficiencia.
Ej. De metas tpicas:
Crecimiento, Mayor participacin de mercado, mayor
rentabilidad, crecimiento del ROI, fomento de calidad,
incremento de productividad, mejora en el servicio al
cliente y contribuciones a la sociedad

Planeacin Tctica y Operativa

Tctica:
Traduce las metas y los grandes planes estratgicos
en metas y planes especficos que son importantes
para lograrlos
Caractersticas:
Definen una porcin de la organizacin: Una divisin y/o rea
funcional.
Se enfocan en las acciones ms importantes que una unidad
debe cumplir dentro del plan estratgico

Operativa:
Identifica los procesos y procedimientos
especficos requeridos en los niveles
inferiores de la organizacin.
Se enfoca en tareas rutinarias

Alineacin de las planeaciones

Alineacin entre las 3 planeaciones, es:
Coherentes
Apoyarse recprocamente
Estar enfocadas en alcanzar un propsito y
direccin comunes

Alineacin de las planeaciones

Metodologa para alinear: Mapa estratgico
Herramienta para comunicar metas y para su
entendimiento, por parte de todos
Ilustra 4 perspectivas conductoras (o balanced
scorecards) del xito de largo plazo:

Habilidades de su gente y capacidad para crecer y aprender

Eficiencia de sus procesos internos
Capacidad de entregar valor a los clientes
Habilidad para acrecentar sus activos financieros

Quin debe participar?

El proceso de planificacin estratgica ayuda a una
organizacin a aclarar, consolidar y establecer su
marco estratgico, es decir su visin y valores.
Es importante que toda la organizacin participe
en, al menos, parte del proceso. Se recomienda lo
siguiente:
Fase de planificacin del proceso:
Debe participar el equipo de administracin del proyecto
u organizacin.

Fase de entendimiento del contexto:

Todos los miembros del personal y de la junta directiva:
el personal administrativo debera participar si es
importante para ellos entender los asuntos de la
organizacin y los problemas.

Quin debe participar?

Formulacin de visin, valores y misin:
Todos los miembros del personal y de la junta directiva

Revisin de los puntos fuertes y dbiles, de las

oportunidades y de las amenazas:
Personal profesional o del programa de todo el proceso;
incluye al personal administrativo en las discusiones
sobre los puntos fuertes y dbiles internos.

Discusin de opciones estratgicas y objetivos:

Miembros del personal y de la junta directiva.

Estructura de la organizacin:
El equipo de administracin con aportaciones del resto
del personal.

Proceso de planeacin

Fases de Toma de decisin y

Planeacin
Etapas generales de la toma de
decisiones

Pasos especficos y formales

de la planeacin

Identificacin y diagnstico del

problema

Anlisis Situacional

Generacin de soluciones
alternativas

Metas y Planes alternativos

Evaluacin de las alternativas

Evaluacin de la meta y del

plan

Seleccin

Seleccin de la meta y del plan

Implementacin

Implementacin

Evaluacin

Monitoreo y control

Proceso de Planeacin
Estratgica

Dolan, Valle y col. 2007 (p.34)

Pasos de la planeacin
estratgica
Anlisis de
fortalezas y
debilidades
Establecimiento de
misin, visin y
metas

Anlisis FODA y
formulacin de la
estrategia
Analisis de
oportunidades y
amenazas

Implementacin de
la estrategia

Control estratgico

Exploracin y Anlisis
Exploracin y anlisis del entorno:
Las dos dimensiones que deberan atenderse
son: los aspectos distintivos del macroambiente
(econmico, poltico, sindical, etc.) y del
microambiente (clientes, proveedores,
distribuidores y competidores)

Exploracin y anlisis interno:

El contexto organizativo de la gestin de los
recursos (situacin econmica, financiera,
tecnolgica,) y los propios procesos de gestin
de los recursos humanos

Exploracin y anlisis del entorno

Otros conceptos
Anlisis estratgico
El anlisis estratgico est conformado por la
formulacin (o reformulacin) de la misin, el
diagnstico institucional y el establecimiento de los
objetivos estratgicos, siendo ste el punto
culminante.

Implementacin estratgica:
La implementacin estratgica toma como punto de
partida a los objetivos y avanza hasta comprender las
polticas y cursos de accin e, incluso, el sistema de
monitoreo y evaluacin del plan.

Definicin de un marco estratgico

El marco estratgico incluye:

Visin
Valores
Misin articulada en una declaracin de misin.
Objetivos:
Objetivo general de la organizacin.
Objetivo inmediato de la organizacin.

Las reas resultantes clave (KPI) en el que se quiere

centrar la organizacin.
El entendimiento de los vacos entre la organizacin y lo
que se necesita hacer para lograr los objetivos y las
fuerzas que lo ayuden y dificulten

Misin
Es la razn de ser de una persona, equipo y
empresa, con lo que le permite existir, lograr
su sostenibilidad o rentabilidad.

Misin
La declaracin de Misin describe el propsito
general de la organizacin. La Misin es lo que es
la organizacin: HOY, es el propsito central
para el que se crea un ente.
La Misin proyecta la singularidad de tu
organizacin, sin importar el tamao. Idealmente la
Declaracin de la Misin debe constar de 3 partes:
Quines somos?
Qu hacemos?
Porqu lo hacemos?

Misin y lemas
No debe confundirse la Misin con el "Lema" de la
empresa.
Un lema puede enunciar un principio, mas no
proyecta lo que la misin, como algo permanente y
duradero.
Podra tenerse una "Misin" y un "Lema"
simultneamente? Si
Los lemas han sido muy utilizados. Es probable
que de la Misin se derive el lema y lleve su
esencia, pero no deben confundirse.
La Misin, Visin y Valores, deben ser vigentes y
reflejar la realidad actual. Pueden
DESACTUALIZARSE, reflejar que NADIE las VIVE.

Visin
La Visin es una declaracin acerca de lo
que su organizacin quiere llegar a ser.
Es la imagen que la empresa tiene de s
misma y del futuro.
Es una imagen del futuro deseado que
buscamos crear con nuestros esfuerzos y
acciones.

Visin
Es la brjula que guiar a lderes y
colaboradores.
Es lo que permitir que todas las cosas que
hagamos, tengan sentido y coherencia. Es la
organizacin en el FUTURO.
Responde a la pregunta Qu es lo que
realmente queremos? Dnde queremos
estar en X tiempo?

Visin
La visin debe:

Ser factible alcanzarla, no debe ser una fantasa.

Motivar e inspirar.
Ser compartida.
Ser clara y sencilla, de fcil comunicacin.
Tener resonancia con todos los miembros de la
organizacin y permitirles sentirse orgullosos,
emocionados, y ser parte de algo mucho ms grande
que ellos mismos.
Potenciar las capacidades de la organizacin y la
imagen de s misma.
Dar forma y direccin al futuro de la organizacin.

Valores
Un valor es una creencia sobre lo que se
puede hacer o no, lo que es o no
importante.
Constituyen las creencias y actitudes que
ayudan a determinar el comportamiento
individual y grupal

Objetivos estratgicos
Ante la necesidad de hacer un plan, debemos
preguntarnos:
Cules son nuestros objetivos?
Para qu queremos hacer algo

Preguntas para elaborar los objetivos y definir el

QUE:
Dnde queremos llegar?
Para qu deseamos desarrollar el programa?
Qu necesidades sociales, comunitarias, econmicas,
etc., pretendemos satisfacer?

Objetivos estratgicos
Los objetivos son de:
Corto plazo : 6 meses a 1 ao
Mediano plazo: 3 menos de 5 aos
Largo plazo: 5 a 10 aos en adelante.

Los objetivos de largo plazo son llamados

Objetivos estratgicos.

reas clave y KPIs

Identificar estndares de medicin que
permita controlar y monitorear el logro de
los resultados y posteriormente evaluar el
grado de cumplimiento y retroalimentar
para la toma de decisiones en los distintos
niveles organizacionales.

Enfoque de la planeacin:
Metas y planes
Metas: Propsito o fines que se quieren
alcanzar.
Cualidades SMART:
Especficas
Medibles
Alcanzables
Relevantes
Temporalmente determinadas

Enfoque de la planeacin:
Metas y planes
Planes: Acciones o medios que se desean
utilizar para alcanzar las metas.
Tipos de planes:
Planes de un solo uso: varias metas que no se
repiten
Planes permanentes: continuos, preservan
metas
Planes de contingencia o por si acaso: ante
cambios no previstos

Tarea
Elabore:
La visin para Ud. Y su familia
Un plan para lograrla.