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Calidad y Documentacin

Gua de Adiestramiento
Impuesto al Valor Agregado

(Windows)
Contribuyentes Formales

Glac Software
Urb. Los Palos Grandes,
Av. Francisco de Miranda, Torre Mene Grande,
Piso 3, Oficina 3-1 y 3-2. Caracas 1062, Venezuela
Telfs. : 0212-208.38.11 Fax: 0212-208.38.50
Email: info@galac.com

Calidad y Documentacin

Gua de Adiestramiento de
Impuesto al Valor Agregado
Esta gua le ayudar a conocer el uso del programa de Impuesto al valor Agregado,
resaltando la informacin y los procedimientos ms usuales que utilizar en el programa.
Si es la primera vez que utiliza los programas de Glac Software, revise el anexo A para
que conozca el uso de las teclas funcionales.

Configuracin
El programa WinIva, efecta operaciones de clculos, las cuales para su correcto
funcionamiento requieren que ciertas opciones de la configuracin regional de Windows se
encuentren con los valores adecuados.
Para consultar y de ser necesario hacer los cambios, vaya al el botn de inicio de Windows
y seleccione la opcin Configuracin  Panel de Control y luego de la ventana que
aparece haga doble clic en el icono Configuracin regional.

Figura 1. Icono Configuracin regional en el Panel de Control.

En la primera pestaa que aparece activada Configuracin regional verifique que el valor
sea Espaol (Venezuela).

Figura 2. Ventana Configuracin regional.

Luego haga clic en el botn Personalizar seguidamente seleccione la pestaa Nmero y


all verifique y modifique si es necesario los valores de las siguientes opciones:
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Smbolo decimal: . (punto).


Nmero de dgitos decimales: 2 (dos).
Smbolo de separacin de miles: , (coma).
Separador de listas: , (coma).

Figura 3. Pestaa Nmero de la ventana Configuracin regional.

Haga clic en la pestaa Moneda y all verifique y modifique si es necesario los valores de
las siguientes opciones:
Smbolo de moneda: BsF. (bolvar fuerte).
Smbolo decimal: (Punto).
Nmero de dgitos decimales: 2 (dos).
Smbolo de separacin de miles: , (coma).

Nmero de dgitos en grupos: 3 (tres).

Figura 4. Pestaa Moneda de la ventana Configuracin regional.

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Crear Contribuyente
Desde el mdulo <Men Principal>, inserte el contribuyente a travs de la opcin
Contribuyente  Insertar y en la siguiente ventana:

Figura 5. Ventana Insertar Contribuyente.

1. Introduzca los datos de la Empresa, como son el Cdigo (sugerido por el programa),
Nombre, No. RIF y NIT y el tipo de contribuyente (Formal).
2. Introduzca los datos solicitados en las fichas de: Datos Generales (Direccin,
Ciudad, Estado, Zona Postal, Telfono y Fax), Datos de la Planilla y Nombre para
Informes (sucursales).
3. Si su empresa pertenece al Municipio Libertador y requiere calcular la Declaracin
Jurada de Ingresos Brutos para efectuar la Autoliquidacin y Pago del impuesto de
contribuyente de Industria y Comercio haga clic en el botn Usa Impuesto
Municipal e indique los datos del contribuyente requeridos en la siguiente ventana:

Figura 6. Ventana de datos de Impuestos Municipales.


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4. Ser recomienda insertar todos los campos de la ficha Datos de la Planilla pues est
informacin ser utilizada por el programa al generar las planillas de declaracin.
5. En la ficha de datos Seguridad indique cuales usuarios tendrn acceso a trabajar con
este Contribuyente, si Todos o algunos de ellos.
Luego presiona <F6> o haga clic en el botn Grabar, para insertar el contribuyente. A
continuacin le aparecer un mensaje de advertencia donde le indicar que debe configurar
los parmetros del nuevo Contribuyente.

Figura 7. Mensaje de Advertencia.

Para una mayor comprensin del contenido de los Parmetros del Sistema, explicaremos
cada uno de los campos que lo componen a continuacin:
Pestaa Compaa / Contabilidad.

Figura 8. Ficha Compaa de la ventana de Parmetros de nuevo Contribuyente..

Fecha de Inicio Contabilizacin: Indica la fecha en que la empresa comenz a


contabilizar.
Usa talonario: activar esta opcin permite el uso de talonarios. Al insertar ventas el dato
talonario ser obligatorio.
Imprimir cntimos en planilla: Si esta activo indica que la planilla detallaras en los
montos los cntimos.
Permitir RIF Repetido en Cliente: active esta opcin si requiere tener ms de un cliente
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con el mismo nmero de RIF.


Permitir RIF Repetido en Proveedor: active esta opcin si requiere tener mas de un
proveedores con el mismo nmero de RIF.
Permitir insercin rpida de Clientes y Proveedores: active esta opcin para poder
insertar de forma ms rpida desde compras o ventas, proveedores o clientes.
Pestaa General.

Figura 9. Ficha General de la ventana de Parmetros de nuevo Contribuyente.

Forma de escoger Compaa: seleccione si usted desea escoger el Contribuyente por


nombre o por cdigo.
Compaa al iniciar el sistema: escoger una Empresa al entrar o escoger la ltima
Empresa usado, son las dos opciones que puede seleccionar si tiene ms de un
Contribuyente cargado en el programa.
Modelo de planilla forma 00030: Permite escoger el modelo de planilla a usar en el
sistema, las opciones son: Forma 00030 F-03 Grafibond y Forma 00030 F-03 Olivenca.
Repetir la fecha del documento anterior al insertar una Compra / Venta: Si est activa
el sistema colocar automticamente la misma fecha del documento previamente insertado.
Mostrar Mquinas Fiscales por separado en libro de ventas: Activar esta opcin
clasificara las ventas por mquina fiscal en el Libro de Ventas.

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Pestaa Compras / Ventas.

Figura 10. Ficha Compras / Ventas de la ventana de Parmetros de nuevo Contribuyente.

Permitir editar Impuesto en compras/ventas: activarla permitir editar estos valores.


Haga clic en el botn Grabar.

Alcuota vigente del IVA


La Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado (Gaceta Oficial N 38.632 de fecha 26
de Febrero de 2007) vigente desde el 01 de Marzo de 2007, establece las siguientes
alcuotas:

General
Reducida (o alcuota 2)
Adicional (o alcuota 3)
Pasajes Areos

9% (Art. 62)
8% (Art. 63)
10% + 9% 19% (Art. 61)
50% (Art. 15)

Basndose en estos valores, verifique en el programa que estn actualizados (mdulo


Men  Tablas, men Alcuota Iva  Consultar). Es caso de que no estn actualizados
inserte los nuevos valores (men Alcuota Iva  Insertar).

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Insertar Proveedores
Desde el mdulo Men  Principal, vaya al Men Proveedores  Insertar, y en la
ventana de insercin de proveedores:

Figura 11. Ventana Insertar Proveedor.

Agregue los siguientes proveedores:


Cdigo
00001
00002
00003
00004

Nombre del Proveedor


Sunmicros
Metro Mac 2000
Servi Siserca
Varios

Usted debe colocar la informacin adicional que le pide la pantalla

Insertar Compras
Desde el mdulo <Men Principal>, vaya al Men Compra  Insertar, y ver la
ventana de insercin de compras:

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Figura 12. Ventana Insertar Compra.

Y agregue los siguientes datos de compras donde todas las compras son
Tipo de documento: Factura
Tipo de compra:
Internas Deducible
Nmero
1001
4598
2002150
12589
556233
14544
56854
5968
1245

Proveedor

Mes / Ao de
Aplicacin
01/(Ao actual)
01/(Ao actual)
01/(Ao actual)
01/(Ao actual)
01/(Ao actual)
01/(Ao actual)
01/(Ao actual)
01/(Ao actual)
01/(Ao actual)

Fecha

Sunmicros
Metro Mac 2000
Servi Siserca
Varios
Sunmicros
Metro Mac 2000
Servi Siserca
Varios
Metro Mac 2000

01/01
01/01
04/01
15/01
20/01
02/01
09/01
29/01
15/01

Base
Imponible
25.00
13.50
156.59
50.90
65.00
35.20
128.25
8.90
130.00

IVA 9%
2.25
1.22
14.09
4.58
5.85
3.17
11.54
0.80
11.70

Total
Factura
27.25
14.72
170.68
55.48
70.85
38.37
139.79
9.70
141.70

El Tipo de compra de estas facturas debe ser exenta.


Nmero Proveedor Nmero Fecha

Total Factura

7154

25/01

25.00

14545

04/01

14.50

100

15/01

16.54

45012

20/01

65.21

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Insertar Clientes
Desde el mdulo Men  Principal, vaya al Men Cliente  Insertar, y le aparecer la
ventana de insercin de clientes:

Figura 13. Ventana Insertar Cliente.

Y agregue los siguientes clientes:


Cdigo
00002
00003
00004
00005
00006

Nombre del Cliente


Petrol C
R. Mayorca
M.R.E.
INCE
M.R.I.

Insertar Ventas
Desde el mdulo <Men Principal>, vaya al Men Venta  Insertar, y ver la ventana
de insercin de compras:

Figura 14. Insertar Venta.


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E ingrese en este mdulo la siguiente Informacin:


Las siguientes Venta son Facturas Exentas se realizaron a contribuyentes:
Nmero

Nombre Cliente

Fecha

Monto Factura

99994

14/01

15.20

99995

16/01

252.35

99996

20/01

14.54

99997

15/01

16.00

99998

12/01

25.60

99999

23/01

85.00

Mquina Fiscal
Antes de insertar las siguientes ventas debe insertar la Mquina Fiscal, para ello vaya al
mdulo Men  Tablas y luego all al men Mquina Fiscal  Insertar:
Descripcin:
Nmero Registro:

EPSON 20
606060

Las siguientes Ventas son tipos de Documento: Resumen Diario de Venta.


Para cargarlas vaya al <Men Principal> seleccione Venta  Insertar el programa le
mostrara la siguiente ventana:

Figura 15. Ventana Insertar Resumen Diario de Ventas

En la lista desplegable Tipo de Documento escoja la opcin Resumen Diario de Ventas,


luego ingrese los datos de la siguiente tabla.
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Nmero Documento

Fecha

Monto Factura

Del 01 al 95

04/01

2,527.60

96 al 245

15/01

982.24

246 al 300

20/01

1,114.90

301 al 450

23/01

8,450.00

Generar las planillas:


Luego de haber incluido las compras y las ventas vaya al <Men Principal> seleccione
Planilla Forma00030  Insertar aparecer la siguiente ventana:

Figura 16. Ventana Insertar Planilla Forma00030

Genere la planilla de declaracin.


Nota: debe colocar que la planilla se genera en Marzo, Julio, Septiembre o Diciembre.
Para grabar la planilla haga clic en el botn Grabar y seleccione si desea o no Imprimir.

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Informes
En el mdulo de compras tiene la opcin de Informes de los cuales puede escoger:

Compras a un proveedor
Compras Entre Meses
Compras entre Fechas
Descuadre
Creditos Fiscales

Figura 17. Ventana de Informe de Compras.

En el mdulo de Venta seleccione la opcin de Informe de los cuales puede escoger:

Ventas a un Clientes
Ventas entre Meses
Ventas entre Fechas

Figura 18. Ventana de Informes de Ventas.

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Anexo A
Teclas de comandos comunes:
F2: utilizada en las operaciones de bsqueda, permite ir al registro inmediato anterior al
actual.
Cuando se esta modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al
registro anterior para tambin ser modificado.
F3: utilizada en las operaciones de bsqueda, permite ir al registro inmediato siguiente al
actual.
Cuando se esta modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al
registro siguiente para tambin ser modificado.
F6: es la tecla funcional de la accin. Se utiliza para grabar un registro, eliminarlo,
imprimir un reporte y una vez que realiza cualquiera de estas acciones sale de la
subpantalla (volver a la pantalla anterior).
F7: le permite escoger, desde la pantalla principal, el Agente de Retencin con el cual se
desea trabajar.
F10: permite el acceso al men horizontal ubicado en la parte superior de la pantalla.

Teclas Especficas
Ctrl: ubicada en la parte inferior izquierda y derecha del teclado. Presionndola sola no
realiza ningn proceso, pero conjuntamente con otra si.
Ejemplo:
Ctrl. + Q: permite salir del programa
Ctrl. + Home: en la opcin listar, coloca el cursor en la primera lnea de la primera
pgina del listado.
Ctrl. + End: en la opcin listar, coloca el cursor en la ltima lnea de la ltima
pgina del listado.
Ctrl. + C: copia un trozo de texto en un rea de texto.
Ctrl. + V: pega un trozo de texto en un rea de texto, previamente copiado o
cortado.
Delete: suprimir, borrar.
End: (Fin).

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En un campo: Coloca el cursor al final del texto o nmero que se est


ingresando.
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Home: (inicio).

En un campo: Coloca el cursor al


ingresando.

inicio del texto o nmero que se est

Tab: avanza al siguiente campo cuando se estn insertando o modificando datos en una
subpantalla.
Shift Tab: retrocede al campo anterior cuando se estn insertando o modificando datos en
una subpantalla.
esc: ubicada en la parte superior izquierda de su teclado, le permite salir de las ventanas y
del programa.
*: permite realizar bsquedas.

Opciones especiales
Su programa, cuenta con una serie de funciones especiales que slo podrn ser utilizadas
con una instruccin especfica.
Estas opciones son, por lo general, de uso reservado para el usuario del programa y su
acceso debe ser restringido, pues en algunos casos puede causar DAOS
IRREVERSIBLES a los datos registrados en el programa. Si desea utilizarlos comunquese
con el Departamento de Soporte Tcnico de Glac Software.
Para tener acceso a las opciones especiales usted debe entrar al programa con clave de
acceso total, ir al men de la letra G seleccione la opcin Activar Modo Avanzado, y haga
clic en el botn Aceptar.
Nota: estas opciones especiales aplican para los tres tipos de contribuyentes (Formales,
Ordinarios y Especiales).

Figura 19. Men para activar las opciones especiales.

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Herramientas grficas
El Programa como la mayora de las aplicaciones bajo Windows tiene objetos grficos que
permiten realizar las operaciones bsicas de manipulacin de datos. Entre estas
herramientas tenemos las siguientes:
Caja e texto: Permite ingresar determinado tipo de dato, tanto de tipo texto como nmero.

Figura 20. Ejemplos de cajas de Texto.

Lista desplegable: Estas listas ofrecen un nmero limitado de opciones de las cuales se
seleccionar al menos una de ellas.

Figura 21. Ejemplo de Lista desplegable.

Lista de seleccin mltiple: Esta herramienta presenta una o varias opciones de las cuales
se pueden activar desde ninguna hasta todas.

Figura 22. Ejemplo de Lista de seleccin mltiple

Lista de seleccin simple: Esta lista de seleccin presenta dos o ms opciones de las cuales
se debe seleccionar solo una y siempre aparecer por defecto una de ellas activada.

Figura 23. Ejemplo de lista de seleccin simple.

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Botn de accin especifica: Estos botones ejecutan una accin especifica que estn
asociada a los datos presentados junto a ellos, es decir, si estamos en una insercin de
datos, lo botones permitirn guardar los datos ingresados o por el contrario, salir de la
ventana sin insertar la informacin.

Figura 24. Ejemplo de botones

Fichas y sus pestaas: En algunos casos la insercin, modificacin o consulta de datos se


clasificada u ordenada en fichas a las cuales se accede haciendo clic en las pestaas que
asoman y las cuales dan nombre a estas fichas.

Figura 25. Ejemplo de Fichas

Herramienta de fecha: Cuando el dato solicitado es de tipo fecha, aparece esta permite
seleccionar mas fcilmente la fecha deseada. Si se desea introducir los datos por teclado,
solo se debe hacer clic la caja de texto y teclear la fecha. Para moverse a cada uno de los
datos que componen la fecha (da, mes y ao

Figura 26. Ejemplo de Herramienta fecha

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Anexo B
Respaldar / Restaurar
Por efectuar un respaldo entendemos la operacin de trasladar los datos acumulados en su
disco duro durante la operacin del programa a uno o varios diskettes, dependiendo de la
cantidad de informacin registrada en el programa.
Por recuperar un respaldo entendemos la operacin de trasladar los datos respaldados en
uno o varios diskettes al disco duro de su computador.
Es conveniente, para su seguridad, realizar peridicamente la operacin de Respaldar, ya
que es la nica manera de recuperar el trabajo efectuado en caso de que se presente una
prdida de Informacin en su disco duro. Adems se recomienda hacer respaldo en varios
juegos de diskettes, pues esto le garantiza que si uno falla o el respaldo es defectuoso,
siempre puede ir al respaldo anterior, o sea, puede realizar respaldos diarios y para ello
obtenga cinco diskettes, identificados de lunes a viernes.
Respaldar
Vaya al <Men Principal> Mens  Respaldo / Importar Exportar Iva

Figura 27. Men para cambio de men.

Una vez ubicado en el men de Respaldo / Importar Exportar Iva seleccione la opcin:
Respaldar / Restaurar  Respaldar.

Figura 28. Opciones del Men Respaldar / Restaurar.

Aparecer la ventana de Respaldar Base de Datos donde el programa le pedir los


siguientes datos:

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Figura 29. Ventana de Respaldar Base de Datos.

Fecha de respaldo: es colocada automticamente por el programa, no permite ser


modificada.
Cantidad de Compaas: seleccione de las opciones desplegadas si usted desea realizar el
respaldo de:

Todas las Empresas existentes en el programa.


Una sola Empresa, la cual ser, en la que se encuentra trabajando (ver en la parte
inferior izquierda de la pantalla, el nombre de la compaa activa).
Todas las Empresas (Indiv.), crea zips individuales por compaa, en el directorio
que usted seleccione. El formato de los nombres de los archivos de respaldo
generados es: codigocompania_nombrecompania + mesdia
Todas las Empresas (Compr. Texto), esta opcin crea un zip con todos los datos de
todas las empresas en un archivo de texto. Tanto el respaldo automtico como la
reestructuracin de la base de datos se hacen bajo este criterio.

Unidad de respaldo: indique en que unidad guardar el respaldo, puede hacerlo en


disquetes, en zip, en cd o en un directorio del disco duro.
Directorio de Respaldo: indique es que directorio de la unidad que selecciono, quiere
realizar el respaldo.
Nombre del Archivo: el programa sugiere un nombre para el archivo, usted lo puede
modificar y colocar el nombre que desee.
Ruta del Respaldo: aqu aparece el camino donde ser guardado el archivo del respaldo.

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Nota: Es importante recordar el modelo de respaldo usado, pues debe ser consistente con el
modelo a usar en el proceso Restaurar, de lo contrario este ultimo fallar. El modelo de
respaldo se indica en los Parmetros Administrativos, en la ficha General, opcin
Modelo del Respaldo, los valores disponibles son Win 95/98 y Win
NT/Me/2000/XP.
Haga clic en el botn Grabar y debe esperar hasta que aparezca el siguiente mensaje:

Figura 30. Mensaje de proceso exitoso.

Si usted seleccion respaldar todos los Contribuyentes, el sistema luego le preguntar si


desea respaldar tambin los reportes.

Figura 31. Mensaje de confirmacin para respaldar reportes.

Restaurar
Si tiene que recuperar la informacin de los Contribuyente, debe primero activar modo
avanzado en el men G, y luego desde el <Men Principal> Mens  Respaldo /
Importar Exportar Iva vaya a la opcin:
Respaldar / Restaurar  Restaurar

Figura 32. Opciones del Men Respaldar / Restaurar.

Aparecer la ventana de Restaurar Base de Datos, donde el programa automticamente


coloca la fecha, y el directorio donde se grabaron los respaldos. Si usted realiz el respaldo
en otra ruta podr modificarla.

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Modelo del Respaldo

Figura 33. Ventana Respaldar Base de Datos.

Nota: Recuerde que el modelo del respaldo a restaurar debe ser igual al que tenga
configurado el sistema en los parmetros Administrativos (ficha General opcin Modelo
de Respaldo). De no ser igual el proceso de restauracin de respaldo fallar, en este caso ir
a los parmetros y cambiar el tipo de Modelo.
Haga clic en Grabar e inmediatamente aparece el siguiente mensaje de confirmacin del
proceso restaurar.

Figura 34. Mensaje de confirmacin del proceso restaurar.

Una vez terminado el proceso de restaurar respaldo el programa debe cerrar para garantizar
la consistencia de los datos, por tanto aparece el siguiente mensaje:

Figura 35. Mensaje de advertencia.

Nota: Si el respaldo es de una sola Empresa, el programa mostrar el siguiente mensaje:

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Figura 36. Mensaje de advertencia.

Si se confirmo el mensaje anterior, el programa mostrar el siguiente mensaje:

Figura 37. Mensaje de advertencia.

Restaurar Empresa desde Respaldo Total


Si tiene que recuperar la informacin de una Empresas especfica, debe primero activar
modo avanzado en el men G, y luego desde el mdulo Mens  Respaldo / Importar
Exportar Iva de vaya a la opcin:
Respaldar / Restaurar  Restaurar Empresa desde Respaldo Total

Figura 38. Ventana Restaurar Empresa.

De esta ventana seleccionar el directorio y el archivo de respaldo correspondiente.


Nota: Esta opcin solo funciona con los archivos .zip generados desde el sistema con la
opcin Todas Las Empresas (Compr. Texto) y permite seleccionar una empresa especfica
para ser restaurada desde el archivo.

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Por defecto el respaldo se crea en el directorio del programa y es identificado con el


nombre del programa (por ejemplo, IVA), la palabra TotalComp, seguida de la fecha en
que se realizo el respaldo en formato MMDD, por ejemplo IVATotalComp0113, es un
respaldo total del sistema IVA realizado el 13 de enero.
Una vez que seleccione el archivo, debe hacer clic en el botn Llenar lista de empresas
desde el Zip, lo cual, listar todas las empresas que contiene el respaldo y le permitir
seleccionar las que desee restaurar, haciendo clic en el cuadro a la izquierda del nombre.

Figura 39. Ventana Restaurar Empresa.

Puede seleccionar todas las compaas listadas haciendo clic en la opcin Marcar Todas
o por el contrario deseleccionarlas todas haciendo clic en Desmarcar todas.
Tambin aparecen las Opciones del Proceso. Si se activa Sobrescribir sin preguntar al
momento de restaurar si existe una empresa con el mismo nombre no advertir y
sobrescribir los datos de esta empresa. Si se activa la opcin Mostrar Mensajes el
programa le informar sobre el resultado del proceso.
Seleccione de la ventana Restaurar Empresa la compaa que va a restaurar y haga clic en
el botn Restaurar. Una vez que el programa finalice el proceso, le avisara con un
mensaje de advertencia.
Nota: Tanto el respaldo que el sistema realiza automticamente como la reestructuracin
(Access MSDE/SQL Server) de la base de datos crea un zip siguiendo el criterio del Tipo
de Respaldo: Todas las empresas (Compr. Texto).

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Configuracin de Respaldo
El software Glac permite ser configurado de forma que realice peridicamente respaldo de
los datos. Para hacer los cambios necesarios de acuerdo a sus necesidades active modo
avanzado desde al men G  Activar Modo Avanzado y acepte el mensaje de
advertencia. Luego vaya de nuevo al men G  Configuracin de Respaldo y en la
ventana que aparece modifique las siguientes opciones:
1. Indique en afirmativo el Modelo del Respaldo Win NT/Me/2000/XP.
2. Indique en afirmativo Respaldar Automticamente la Base de Datos. Recuerde
que esta opcin Respalda la Base de Datos al entrar al sistema cada x cantidad de
das, segn se indique en la siguiente opcin.
3. Indique Ejecutar respaldo cada un (1) da.
4. Ruta del respaldo automtico. puede seleccionar cualquier directorio disponible
en su pc (incluyendo unidades lgicas), deje la ruta por defecto.

Figura 40. Ventana de Configuracin del Respaldo.

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