MANUALES ADMINISTRATIVOS

CONTENIDO

INTRODUCCIN
CAPTULO 1.- ORGANIZACIN Y ESTRUCTURA DE LAS EMPRESAS
1.1.-IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN
1.2.-LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1.3.-MODELOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
1.4.-LAS RELACIONES EN LA ORGANIZACIN
1.5.-FUNCIONES, ACTIVIDADES, OBLIGACIONES, RESPONSABILIDADES
Y LA AUTORIDAD EN LA ORGANIZACIN
1.6.-LA DIVISIN EN EL TRABAJO
1.7.-LA REORGANIZACIN
CAPTULO 2.-LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
2.1.-CONCEPTOS, ANTECEDENTES, Y OBJETIVOS
2.2-CLASIFICACIN
2.3.-PLANTACIN Y PROCESO DE ELABORACIN
2.4.-ACTUALIZACIN
CAPTULO 3.-GUA PRCTICA PARA EL DISEO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

3.1.-MANUALES DE ORGANIZACIN
3.2.-MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
3.3.-MANUALES DE POLTICAS
AUTO EVALUACIN
BIBLIOGRAFA
INTRODUCCIN
Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnolgicos vienen a transformarse en
rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeo mismo de las tareas, el
creciente grado de especializacin, como consecuencia de la divisin del trabajo, hace
necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada
actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. As pues los manuales administrativos
representan una alternativa para este problema, as mismo son de gran utilidad en la reduccin
de errores, en la observancia de las polticas del organismo, facilitar la capacitacin de nuevos
empleados, proporcionar una mejor y mas rpida induccin a empleados en nuevos puesto,
etc.
La efectividad de los manuales administrativos radica en el anlisis de cada proceso, actividad,
funcin, tarea, etc. Ya que este permitir una elaboracin precisa de cada manual, logrando
con ello que el usuario encuentre una solucin a sus problemas sin necesidad de consultar a
los niveles superiores.

El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboracin de los
manuales administrativos, as como una gua prctica para que puedan ser desarrollados,
proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseo e implementacin.
CAPTULO 1

Estructura y organizacin de las empresas.

La competencia existente, para la produccin de ms y mejores bienes y
servicios, ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez
ms, por eficientar los procedimientos administrativos, los procesos productivos
y en general las estructuras ORGANIZACIONALES.
Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base de la
eficiencia en sus actividades, independientemente de la naturaleza de estas ( fabriles,
comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras, gubernamentales, etc.), han puesto especial
inters a la organizacin como parte fundamental del proceso administrativo.

1.1

Importancia de la organizacin.

La organizacin ha penetrado en muchas de las formas de la actividad

humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la proteccin contra
amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad
a travs del tiempo. Los gobiernos, los ejrcitos y las instituciones han
estudiado la organizacin, con el fin de mejorarla de utilizarla mejor. La
organizacin ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el rea
administrativa.
Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cmo
resultado una estructura de la organizacin, que pueda considerarse como el
marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un
esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una
parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de
personalidades distintas.
1.1.1. 1.1.1.

Estructuras organizacionales formales.

Una organizacin formal es la constituida por una sancin oficial para lograr
objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarqua de
puestos; existen cuatro componentes bsicos en la organizacin formal:
a) a)
El trabajo, el cual es divisionado.
b) b)
Las personas que son
asignadas y ejecutan este trabajo
divisionado.
c) c)
El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo.
d) d)
Las relaciones entre las personas las unidades las unidades
trabajo-personas.
Lo anterior podemos entenderlo mejor con los siguientes razonamientos: 1) el
trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse
para que sea ejecutado por varias, 2) la distribucin del trabajo requiere que
ste sea dividido, y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especializacin, sin
dejar de mantener un sano equilibrio en la divisin para no crear un ambiente
de insatisfaccin en el trabajo.
1.2 La estructura organizacional

Existen diversas definiciones de los conceptos estructura y organizacin

(lo cual dificulta precisar estos trminos), as como el precepto que define a la
estructura organizacional; las definiciones que se consideran las mas
completas son las siguientes:
Estructura.- es una actitud metodolgica, un mtodo al cual se recurre para
describir marcos normativos, o sea, modelos formales por medio de los cuales,
se busca un adecuado grado de eficiencia y eficacia en las operaciones y
resultado.
Organizacin.- es la estructura planeada para establecer patrones de relacin
entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos.
Estructura Organizacional.- modelo que representa y describe las relaciones
estables entre los miembros de la organizacin y que a la vez sirve para limitar,
orientar y anticipar las actividades Organizacionales, con el propsito de elevar
la efectividad en las operaciones y resultados.
1.3 Modelos de estructuras organizacionales en trminos generales un
modelo es la representacin de alguna cosa, como lo defini Jorge Etkin.
En el sentido mas general se llama modelo aun conjunto de elementos, sean
estos materiales, smbolos grficos, ideas palabras que son utilizadas para
representar un fenmeno real con una finalidad prctica; se pueden clasificar
los modelos de estructuras Organizacionales, en cuatro clases tipos
fundamentales;
1.3.1. Estructuras monofuncionales.
Se caracteriza por la concentracin de la autoridad en una persona grupo de
personas que son, en la mayora de los casos, fundadores de la empresa, que
se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura
Organizacional; en el siguiente organigrama se observa grficamente esta
clase de estructura.
GERENCIA

JEFATURA
DE
PRODUCCIN
SUPERVISIN

NIVELES OPERATIVOS

Figura No. 1 (Organigrama de estructura monofuncional).

1.3.2. Estructura Funcional.
Tambin conocida como departamentalizacin funcional, es la mas difundida y
utilizada ya que representa a la organizacin estructural. Esta estructura, se
poda llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las
organizaciones tanto privadas como pblicas, se fundamenta en los principios
de la teora clsica; un ejemplo grfico de este tipo de estructura es el
siguiente:
Gerente
General

Asistente
de
Investigacin

Asistente de
Relaciones
Pblicas

Sub-Gerente
de
Finanzas

Sub-Gerente
de
Produccin

Jefe
de
Personal

Jefe
de
Fabricacin

Supervisor
Producto A

Sub-Gerente
de
Ventas

Jefe
de
Ingeniera

Supervisor
Producto B

0
Relacin de Asesora
Flujo de la Autoridad de
lnea

Supervisor
Producto C

Figura No. 2 Organigrama de estructura jerrquica

1.3.3. Estructura descentralizada.

Este modelo es una evolucin y una variacin del modelo jerrquico y funcional
que se describi en el inciso anterior, entre sus caractersticas propias se
encuentra la toma de decisiones confiada a una pluralidad de divisiones
autnomas en base alineas de productos y/o territorios, quedando las
decisiones estratgicas a los altos niveles y las decisiones tcticas a las
divisiones autnomas, se incrementan los rganos de asesora para los altos
niveles.
1.3.4. Estructuras no piramidales.
Son estructuras surgidas de las limitaciones de las estructuras piramidales ante
los retos de organizacin Niveles
de los grandes organismos, estas estructuras estn
basadas en matrices las
cuales se forman con las lneas verticales de la
Directivos
autoridad y la lnea horizontal de la responsabilidad sobre un proyecto
especfico, en la interseccin de las lneas se da una contribucin o apoyo de
carcter funcional, ya que, por ejemplo el gerente de finanzas apoya, en esa
Divisin rea
A
Divisin B al responsable
Divisin
Divisin
C
de especialidad
de Cun determinado
proyecto,
en cual
conserva la autoridad sobre todo el proceso. Por esta razn son tambin
conocidos como matriciales, por equipos por proyectos. La figura siguiente
Coordinacin
(Figura No.3) correspondeAsignacin
a un Organigrama de
estructura no piramidal.

PROYECT
OS
1

de

con

Recursos

Mercadotecnia

Produccin
y

Ingeniera
y

Materiales
y

Personal
y

Contabilidad
y

Apoyo

Investigacin

Suministros

Seguridad

Control

Grupo
de

Grupo
de

Grupo
de

Grupo
de

Grupo
de

Produccin

Ingeniera

Materiales

Personal

Contabilidad

Grupo
de

Grupo
de

Grupo
de

Grupo
de

Grupo
de

Produccin

Ingeniera

Materiales

Personal

Contabilidad

Grupo
de

Grupo
de

Grupo
de

Grupo
de

Grupo
de

Produccin

Ingeniera

Materiales

Personal

Contabilidad

Figura No. 3 Organigrama de estructura no piramidal

1.4. Las relaciones en la organizacin.
Consideramos importante para la elaboracin de los manuales administrativos, el anlisis
detallado de las relaciones Organizacionales, pues estas son en s, las que a travs de los
manuales, se norman y se regulan para la consecucin de los objetivos de la estructura.

El conocimiento de las relaciones puede dar al analista un panorama claro

sobre el cual debe elaborar los manuales administrativos.
Como veremos en este captulo, hay muchos tipos de autoridad. Se emplean
para hacer, factible el funcionamiento de la organizacin formal.
Los gerentes necesitan distintas facultades para la toma de decisiones, para
hacer que los esfuerzos del grupo tengan significado y sean efectivos para
alcanzar los objetivos especficos. Estos tipos de autoridad, que se extienden
por toda la estructura de la organizacin, dan origen a varias relaciones entre
directivos y unidades Organizacionales.
1.4.1. Las relaciones formales.
Se consideran as a las relaciones que se dan dentro de la estructura
Organizacional, y que permiten efectuar
las funciones y actividades,
establecen la autoridad y las jerarquas, o sea, las relaciones entre superiores y
subordinados, entre personas del mismo nivel en el departamento en niveles
diferentes, entre personas que pertenecen a la empresa y quienes estn fuera
de ella.
Las relaciones de autoridad de superior a subalterno, por medio de las cuales
aquel delega autoridad en ste, quin a su vez la delega a otro, y as
sucesivamente forman una lnea que va desde la cima hasta el fondo de la
estructura orgnica.
La autoridad as formada a dado origen a la expresin autoridad de lnea.
Esta lnea de autoridad consiste en una serie continua de escalones de

autoridad rangos que constituyen las jerarquas existentes en toda clase de

organizaciones.
La autoridad lineal la comprende fcilmente el personal de una empresa. Un
superior manda directamente a los subalternos; y esta es la esencia de la
autoridad lineal. Las relaciones de autoridad son entonces una lnea directa
entre el superior y los subalternos cada uno sabe de quin recibe ordenes y a
quin debe informar.
Por otro lado y como apoyo a los niveles ejecutivos, existe la autoridad staff.
En la mayora de las empresas, el empleo del trmino staff en las estructuras
de organizacin puede deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de los
datos necesarios para la toma de decisiones; es decir los funcionarios staff
ayudan a los funcionarios de lnea para que lleven a cabo sus funciones
administrativas. Por esto se asigna frecuentemente a los funcionarios staff una
autoridad de ideas y a los funcionarios de lnea una autoridad para dar
ordenes. Como ejemplo de la interrelacin de la autoridad lineal y la autoridad
staff la podemos observar en el siguiente diagrama
PRESIDENTE
Asistente del
Presidente

Vicepresidente
de
Finanzas

Administrador
de
Personal

Capataz A

Flujo de autoridad de lnea

Relacin de staff

Vicepresidente
de
Fabricacin

Administrador
de
fabrica

Capataz B

Vicepresidente
de
Ventas

Administrador
de
Presupuesto

Capataz C

Figura No. 4 Autoridad lineal y staff

1.4.2. Las relaciones no formales.
Son todas las relaciones establecidas entre las mltiples unidades de
organizacin y que representan relaciones no marcadas ni vinculadas con la
estructura Organizacional, pero que representan un apoyo importante a las
relaciones formales para conseguir los objetivos marcados.
1.5.Las funciones, las actividades los deberes, las responsabilidades y la
autoridad en la organizacin.
Con el objeto de que exista un mayor entendimiento de la terminologa utilizada
en la elaboracin de los manuales administrativos, en este apartado
analizaremos los trminos mas usados en la formulacin de estos;
1.5.1 Las funciones.
Las funciones representan las acciones realizadas por la empresa, la
agrupacin de las actividades afines, expresadas en forma genrica, esto es,
un bosquejo de las tareas realizadas por la organizacin para alcanzar sus
fines.
1.5.2.Las actividades.
Son la cantidad de trabajo especfico que, debe realizar una persona para
realizar una o varias funciones, para un mejor entendimiento de este trmino y
el de las funciones, presentamos un ejemplo prctico:
Funcin.- compra de materiales.
Actividad.- cotizacin de materiales.
1.5.3.Las obligaciones o deberes.
Debemos entender estos trminos como las actividades que debe cumplir una
persona que ocupa un puesto dentro de la estructura Organizacional.
1.5.4. Las responsabilidades.
Podemos definir a la responsabilidad como la obligacin personal (por lo que
no puede ser delegada) de responder por la ejecucin de los deberes
asignados, las responsabilidades se describen en los manuales de
organizacin; los propios directivos deben contribuir a ello comenzando por
formular sus propias responsabilidades, contribuyendo con esto a mantener la
jerarqua y la disciplina.
1.5.5. La autoridad.
Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertos deberes.
Este derecho se ve representado en los modelos de estructuras
Organizacionales formales, es decir la autoridad moral. Es importante que la

persona que ostenta la autoridad formal posea adems autoridad formal ya que
esta permite que los subordinados acepten ambas.
En conclusin, la autoridad es el derecho a exigir de los subordinados con
base en el puesto formal; esta autoridad es impersonal y se deriva del puesto y
no del individuo; en cambio la autoridad informal proviene de la capacidad y
atributos personales ( asesores, lderes, etc.)
1.6. La divisin del trabajo.
La divisin del trabajo data desde la historia del hombre mismo, pues ya en las
primeras formas de agrupacin se daba la distribucin de tareas en la familia,
la tribu, y en los primeros pueblos, as pues, el hombre a comprendido que la
organizacin de los grupos se basa en la divisin del trabajo. Los grupos de
personas que trabajan juntas en forma participativa y coordinada logran
mejores resultados en la obtencin de sus objetivos a esto se le conoce como
sinergia.
Podemos definir a la divisin del trabajo como la separacin y delimitacin de
las actividades con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin,
eficiencia y con el mnimo esfuerzo, dando lugar a la especializacin en el
trabajo. La representacin grfica de la divisin en el trabajo ( organigramas)
permite visualizar el grado de especializacin de las reas de la empresa.
Si analizamos la divisin del trabajo en las empresas sta es el resultado de
factores internos y externos, tales cmo:
- Necesidad de agrupar las distintas actividades.
- Aprovechar la especializacin, la cual fomenta la productividad.
- El desarrollo tecnolgico.
-

El factor geogrfico, que define tipo de trabajo para zonas en particular.

Necesidad de eficientar los factores de la produccin.

1.6.1. Divisin del trabajo vertical.

La divisin del trabajo vertical, se basa en el establecimiento de lneas de
autoridad y define los niveles que forman la estructura Organizacional
funcional; este tipo de divisin permite un mayor flujo de informacin y
establece ms claramente las lneas de autoridad.
1.6.2. Divisin del trabajo horizontal.
Este tipo de divisin se fundamenta en el grado de especializacin de las
reas, puestos y actividades.
En ambos casos es importante se debe contemplar dos requisitos:
- - Volumen de trabajo.
- - Estabilidad en el volumen de trabajo.
1.7. La reorganizacin
Las estructuras Organizacionales tambin tienen un periodo de vida til, el cual
es determinado por factores internos, que provocan su obsolescencia, en
otros casos, el crecimiento de la misma estructura provoca su incapacidad para
conseguir los objetivos para los cuales fue creada.

Los sntomas que presentan las estructuras Organizacionales para la iniciacin

de una reorganizacin son los siguientes:
Internos:
- - Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa, en los de
las reas en particular.
- - Inadecuada divisin del trabajo.
- - Problemas en la organizacin Organizacional.
- - Tramos de control muy amplios.
- - Deficiencia o falta de controles.
- - Baja productividad.
- - Crecimientos no programados.
- - Problemtica relacin de trabajo.
Externos:
- - Avance cientfico y tecnolgico.
- - Situacin del mercado.
- - Sistema poltico, econmico, social y cultural.
Estos sntomas deben ser observados y valorados para tomar la decisin de
implementar un proceso de reorganizacin, tarea que sugerimos, debe ser
realizada por consultores ajenos al organismo pues su anlisis y opinin
contendr mayor objetividad, experiencia y especializacin.
La informacin que se obtenga de este grupo de consultores, debe ser
cuidadosamente analizada para establecer un proceso de reorganizacin en
su caso el cambio total de la estructura Organizacional.
En caso de existir la necesidad de implantar un proceso de reorganizacin, la
representacin grfica de este, sera la siguiente figura.

Determinar y
analizar las bases
para la
reestructuracin

Investigacin y
anlisis de la
informacin
obtenida

CONTROL

Elaboracin de un
plan para modificar
la estructura
orgnica actual

Implantacin del
plan de
reorganizacin

Figura No. 5 Proceso de reorganizacin

Dicho proceso estar supeditado a la eliminacin de los problemas organizacionales, o

sntomas como los llamamos en este captulo, as pues el proceso ser cclico, cada que la
organizacin presente problemtica en sus actividades funciones.

Captulo 2
Los manuales administrativos.
Los manuales administrativos son una valiosa herramienta tcnica que,
coadyuva a lograr una adecuada sistematizacin de los procedimientos
administrativos de la empresa.
2.1. Definicin, antecedentes y objetivos.
2.1.1. Definicin de manual
Documento elaborado sistemticamente en el cual se indican las actividades,
a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las
mismas debern ser realizadas, ya sea conjunta separadamente.
Con el propsito de ampliar y dar claridad a la definicin, citamos algunos
conceptos de diferentes autores;
- Duhat Kizatus Miguel A. Lo define Un documento que contiene, en
forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia,
organizacin, poltica y procedimientos de una empresa, que se consideran
necesarios para la menor ejecucin del trabajo.
- - Para Terry G.R.: Es un registro inscrito de informacin e instrucciones
que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los
esfuerzos de un empleado en una empresa.
- - Continolo G. Lo conceptualizar como: Una expresin formal de todas
las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado
sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los
esfuerzos del personal operativo.
-

- Definicin de manual de organizacin.- Es un documento oficial cuyo

propsito es describir la estructura, funciones, as como las tareas
especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo.
- - Definicin de manual de procedimientos.- Instrumento administrativo
bsico para coordinacin, direccin y control administrativo, que facilita la
adecuada relacin entre las distintas unidades administrativas de la
organizacin.
- - Definicin de manual de polticas.- Es un documento que incluye las
intenciones o acciones generales de la administracin superior.
-

2.1.2. Antecedentes.
El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los aos de la
segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal
no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se
instrua a los soldados en las actividades que deberan desarrollar en campaa.
Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de
circulares, memorndums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se
establecan las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos

carecan de un perfil tcnico, pero establecieron la base para los manuales

administrativos.
2.1.3. Objetivos.
Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicacin
de las polticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los
niveles operativos, y dependiendo del grado de especializacin del manual,
podemos mencionar los siguientes objetivos:
-

Presentar una visin de conjunto de la organizacin ( manual de

organizacin).
Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de
organizacin).
- Facilitar el reclutamiento de personal ( manual de organizacin).
- Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin ( manual de
procedimientos).
- Precisar la secuencia lgica de las actividades de cada procedimiento
( manual de procedimientos).
Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad
administrativa (Manual de procedimientos).
- Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada
unidad administrativa ( manual de polticas).
Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio
(manual de polticas).
- Facilitar la descentralizacin, mediante lineamientos para los niveles
intermedios en la toma de decisiones ( manual de polticas).
Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un rea
especfica (manual por funcin especfica).
- Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo
ingreso facilitando su incorporacin al organismo (manuales administrativos).
- Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y
materiales ( manuales administrativos).

2.2. Clasificacin.
Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su
contenido y por su funcin especfica, en el siguiente cuadro se describen cada
una de estas agrupaciones:
Por su contenido

Por funcin especfica

- Manual de historia del organismo.

- Manual de organizacin.
- Manual de polticas.
- Manual de procedimientos.
Manual de contenido mltiple ( cuando trata
de dos contenidos, por ejemplo polticas y
procedimientos; historia y organizacin).
- Manual de adiestramiento o instructivo.
- Manual tcnico.
- Manual de produccin.

- Manual de compras.
- Manual de ventas.
- Manual de finanzas.
- Manual de contabilidad.
- Manual de crdito y cobranza.
- Manual de personal.
Manuales generales (los que se ocupan de
dos o ms funciones operaciones.)

Figura No. 6 Clasificacin de los manuales administrativos

2.3. Planeacin y proceso de elaboracin.
La primera etapa en la manualizacin de un organismo, empieza con una
adecuada planeacin, por lo que ser importante en sta etapa considerar
factores como:
Definicin precisa de los objetivos de cada una de las reas del
organismo.
- - Diagnstico situacional de la empresa, en sus principales componentes;
personal, finanzas, organizacin y tecnologa usada etc.
-

El conocimiento de estos puntos permitir desarrollar un plan de manualizacin

adecuado y acorde a la situacin que guarda el organismo; por lo que el
siguiente paso en la planeacin ser, el programa de trabajo, en el que se
realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan.
Existen dos tcnicas de programacin que pueden ser usadas en la
elaboracin de manuales administrativos, las grficas PERT y CPM, su uso
puede ser por separado aunque con la combinacin de ambas se obtienen
menores resultados.
Las siglas PERT significan tcnica de evaluacin y revisin de programas, las
siglas CPM significan mtodo del camino crtico otra tcnica de programacin
til para la elaboracin de manuales es la grfica de barras de Gantl, al igual
que la grfica PERT sirve para establecer grficamente el proceso de
elaboracin de los manuales, lo que permite supervisar los avances y la
aplicacin de recursos; as pues, el primer paso en la elaboracin de un manual
administrativo, ser la programacin bsica para este fin, es recomendable
seguir los siguientes pasos:
- - Dividir la elaboracin del manual en etapas bien definidas y en tramos
cortos de tiempo.
- - Determinar la secuencia de dichas etapas.
- - Estructurar en forma de flujo la secuencia.
- - Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, as como
la unidad de medida de tiempo a usar (da, mes, bimestre, etc.).
- - Estimar el tiempo total para la elaboracin del manual.
La elaboracin de cada manual administrativo (organizacin, procedimientos,
polticas y por funcin especfica) es diferente, sin embargo en este captulo
intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos los manuales y
proporcione al lector una base para elaborar manuales, ya que los mismos
manuales son de caractersticas diferentes para cada organismo.

2.3.1. Recopilacin de la informacin

Con el propsito de obtener mayor colaboracin de todas las reas del
organismo, es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y
cooperacin para elaboracin de los manuales.
La recopilacin de informacin podremos efectuarla mediante la investigacin
documental, observaciones, cuestionarios y entrevistas.
Mediante la investigacin documental obtendremos, escritos, grficas, leyes,
instructivos reportes etc., que nos permitan conocer mas a fondo la unidad
administrativa que manualizaremos.
La observacin es otro medio de obtener informacin para elaborar un manual,
es importante que el analista, tenga el tacto necesario para observar y
recolectar la informacin de cmo se realizan las actividades especificas de
cada persona, debindose complementar con la informacin que obtenga
mediante la aplicacin de cuestionarios y entrevistas, previamente diseadas;
las cuales permitirn conocer informacin especfica de un gran nmero de
personas; la entrevista permite, adems de conocer informacin de la
estructura, la opinin de las personas que realizan las actividades.
2.3.2. Procesamiento de la informacin.
La informacin recabada debe seguir un procesamiento, para que pueda ser
aprovechada al mximo, los pasos de este proceso de organizacin de la
informacin, son los siguientes:
- - Depuracin
- - Clasificacin, y
- - Anlisis
El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la
informacin, pues la resistencia al cambio, los diferentes intereses dentro de
las estructuras impiden dar informacin completa, veraz y oportuna con
relacin a las funciones, actividades y responsabilidades de cada persona de la
unidad administrativa.
Para la integracin de cada manual es importante informar los criterios tanto en
la terminologa como en la presentacin de la informacin, con el propsito de
que se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad.
2.3.3. Redaccin.
Debe analizarse muy afondo la redaccin que ha de utilizarse en cada manual,
teniendo en cuenta, a que personas va dirigido, el grado de especializacin del
manual, el posible uso frecuencia de consulta, etc.
Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le redaccin
del manual, permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presin; en la
medida de lo posible, si el presupuesto lo permite, se debe contratar a un
especialista en correccin de estilo, quien se encargue de la revisin final de la
redaccin de los manuales, permitiendo con ello un lenguaje sencillo claro,
preciso y comprensible.
2.3.4 Elaboracin de grficas.

Un apoyo importante a la redaccin contenido de los manuales, son sin duda

las grficas, pues facilitan la comprensin de los manuales; las
representaciones grfica mas comunes son:
- - Organigramas.
- - Diagramas de flujo, y
- - Cuadros de distribucin.
2.3.5. Formato y comprensin.
Un manual administrativo, cumple con su objetivo bsico, el de ser consultado,
cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o
inquietudes, tres caractersticas importantes que debe tener un manual son:
- - Facilidad de lectura y/o consulta.
- - Que permita hacer referencias rpidas y precisas.
- - Respirar confianza por su apariencia y orden.
Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisin y
actualizacin, adems de usar numeracin consecutiva con el total de hojas,
ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante texto, es decir, su distribucin en
las pginas, usando correctamente los espacios en blanco, los mrgenes
amplios y la utilizacin uniforme del sangrado; al disear el formato de los
manuales administrativos es usual el encabezamiento de pginas, donde se
asienta la informacin bsica de cada manual como: ttulo del manual, ttulo del
procedimiento, fecha de publicacin, nmero de pgina, etctera, sta
informacin permite al usuario consultas rpidas.
2.3.6. Revisin y aprobacin.
En la prctica, la revisin se efecta en dos fases; durante la primera revisin,
es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboracin de
los manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisin
al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos:
- - Revisin justa y objetiva del material .
- - Proporcionar crticas especficas y constructivas.
- - Revisar a detalle y devolver los materiales rpidamente dentro de un
plazo previamente acordado.
- - Evitar cambios slo por gusto personales.
Posterior a esta revisin, la segunda fase consiste en una revisin rigurosa
final, a cargo del analista y directivos de la empresa, culminando con la
aprobacin de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas
responsabilidades.
Las formas ms comunes para la aprobacin es en cada una de las hojas
bien utilizando una hoja para su aprobacin; la aprobacin como punto final en
la elaboracin de los manuales administrativos, viene a dar paso a la
impresin, distribucin y control de los manuales, en esta fase final es
recomendable efectuar un programa de difusin en forma simultnea a la
distribucin, llevando a cabo un control estricto, a quienes deban asignarse un
ejemplar, es decir slo a los usuarios de cada manual, siendo solamente la
gerencia general direccin, quien deba tener un ejemplar de todos los
manuales.
Es importante establecer procedimientos que permitan la conservacin y
retencin de los manuales administrativos, debido a las siguientes razones:

A) A) Por seguridad, ya que estos contienen informacin confidencial y en su

caso datos que serviran a la competencia.
B) B) Por costo, pues la reposicin de los manuales genera un gasto.
Por lo anterior se recomienda llevar un control de distribucin de manuales, que
consiste en una relacin ordenada de los tenedores de manuales, este control
deber ser de uso del rea de personal, para que en su momento, requiera los
ejemplares durante las entrevistas de despedida del personal.
2.4. Actualizacin.
El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica
en la informacin contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos actualizados
permite que cumplan con su objetivo, que es proporcionar la informacin
necesaria para el desarrollo de actividades y funciones; se considera prudente
la revisin y actualizacin de los manuales administrativos, por lo menos en
forma anual, siendo recomendable efectuarse cada seis meses.
La mayora de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones, es
decir las efectan sobre la base de sus necesidades de actualizacin, por
cambio de polticas, nuevos procedimientos, nuevos puestos, etctera,.
Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento
de sus manuales administrativos, ya que a travs de un programa escalonado
por secciones reas se ejerce menor presin sobre los encargados de las
revisiones; cuando existen cambios, adiciones supresiones en alguna seccin
se analizan y se efectan, en caso de ser procedentes, dentro del perodo
programado para esta seccin, es necesario llevar un registro de cada cambio
modificacin a los manuales administrativos, notificando a los usuarios sobre
estos para un mejor manejo de la informacin.
La unidad administrativa encargada de las revisiones y actualizaciones
( mtodos y procedimientos, organizacin y mtodos, modernizacin administrativa, etc.) debe
elaborar su programa de revisiones y actualizaciones de cmo un acuerdo con todas las reas
del organismo, y debe ser acorde con el plan general de la empresa.

Captulo 3
Gua prctica para diseo de manuales administrativos.
Hasta el captulo anterior hemos tratado de explicar tericamente la
organizacin de las estructuras, la divisin del trabajo, las relaciones dentro
de la organizacin, etc., as mismo se expusieron conceptos y clasificacin
sobre los manuales administrativos, por lo tanto el presente captulo lo
utilizaremos para, de una manera prctica guiar la elaboracin de manuales
administrativos. Cabe mencionar que las caractersticas de los manuales, se
determinan en base a las necesidades de organizacin de las empresas, as
pues los prototipos que en este captulo mostraremos, son resultado de la
recopilacin y la prctica misma, por lo que en nuestra opinin son los ms
generalizados y que abarcan ms caractersticas de cada tipo de manual.
3.1.Manuales de organizacin.
Antes de iniciar con la elaboracin de un manual de organizacin, se debe
determinar el mbito de aplicacin del manual ( general, para toda la

organizacin especifico para un rea determinada), situacin que se establece

mediante un diagnstico situacional, en el se tratar de precisar:
- - El grado de organizacin existente ( si ha existido algn manual de
organizacin anteriormente).
- - El nmero de puestos y niveles jerrquicos.
- - Objetivos generales y especficos.
- - Funciones y responsabilidades.
- - Perfil laboral sugerido, etctera.
La forma de presentar este diagnstico es en forma de reporte y se debe detallar hasta lo
posible, acerca de los puntos antes descritos, as como las alternativas de solucin sugeridas
por el analista rea encargada de la elaboracin del manual ( organizacin y mtodos,
modernizacin administrativa, mtodos procedimientos, etc.). debe dirigirse al mximo nivel
jerrquico existente dentro de la empresa ( director general, gerente general, consejo de
administracin, consejo de accionistas, etc.) pues ser quien tenga que tomar la decisin de
elaborar el manual. Es imprescindible una planeacin cuidadosa, si se desea producir un
manual que satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero
invertidos en ellos; a continuacin presentamos la programacin del plan de elaboracin del
manual de organizacin el cual nos permitir estimar el tiempo y los recursos necesarios para
su elaboracin.

ETAPAS ACTIVIDADES
1

RECOLECCIN
DE
INFORMACIN
+ Elaboracin de oficios
dirigidos a funcionarios.
+ Preparacin de formularios
para registrar la informacin.
ESQUEMATIZACIN
DEL
MANUAL
+ Preparar el contenido del
manual.
REDACCIN
+ Redactar el borrador de los
manuales.
+ Elaborar grficas.
+ Formatos del manual.
APROBACIN
+ Revisin por parte del
responsable
de
la
manualizacin.
+
Hacer
cambios
y
correcciones.

5
+ revisin final
6
Impresin y Encuadernacin
del contenido del manual.

TIEMPO EN SEMANAS

10

+ Distribucin y Control.
+ Distribucin de los manuales
y dar instrucciones.
+
Registro
de
los
Departamentos que tienen
manual.

Figura No. 7 (Programacin de la elaboracin del manual).

Una vez que elaboramos el plan de trabajo, procedemos a determinar el presupuesto
respectivo, aqu se establecen los requerimientos humanos y materiales necesarios para cada
etapa de la elaboracin del manual, lo que permitir una mejor visin al director gerente sobre
los avances y costos; a continuacin en forma grfica mostramos el citado presupuesto:

PRESUPUESTO DE ELABORACIN
DEL MANUAL DE ORGANIZACIN DE COMPRAS

RECURSOS MATERIALES
ETAPA RECURSOS HUMANOS
DESCRIPCIN U.M. CANTIDAD C.U COSTO DESCRIP- U.M. CANTIDAD C.U
.
TOTAL CIN
1
Analista
HR. 80
30 2,400
Telfono
Renta 2
30.
/
sem
Aux. analista
HR 160
15 2,400
papel
Paq / 1
75.
5000
Supervisor
HR 80
20 1,600
fotocopiado pieza 200
.15
Revisor
HR 80
20 1,600
Art.
lote
1
200
escritorio
Mecangrafa
HR 80
10 800
Sub-total
Sub-to
$8,800.00
2
Analista
HR 40
30 1.200
Telfono
Renta 1
30.
/
sem
Supervisor
HR 40
20 800
Aux. analista
HR 80
15 1,200
Sub-total
Sub-to
$3,200.00
3
Analista
HR 80
30 2,400
telfono
Renta 2
30.
/
sem
Especialista
HR 80
30 2,400
fotocopiado pieza 1500
.15
Mecangrafa
HR 80
10 800
Dibujante
HR 80
20 1,600
Supervisor
HR 80
20 1,600
Sub-total
Sub-to
$8,800.00
4
Analista
HR 80
30 2,400
telfono
Renta 2
30.
/ sem

Mecangrafa
Dibujante
Supervisor
5

$6,400.00
Analista

HR
HR
HR
HR

80
80
80
40

10
20
20
30

800
fotocopiado `pieza 300
1,600
1,600
Sub-total
1200

telfono

Renta 1
/
sem

Sub-total
6

$1,200.00
Analista

HR

40

30

Impresor

HR

40

20

$2,000.00
Analista

HR

80

30

1,200

Sub-to

30.

Sub-to
telfono

800
fotocopias
Sub-total
2,400

.15

telfono

Renta 1
/
sem
pieza 2,000
Renta 1
/
sem

Sub-total

30.

.15
Sub-to

30.

Sub-to

$2,400.00
TOTAL $32,800.00
Figura No. 8 Presupuesto de elaboracin
La elaboracin del manual se inicia con la recopilacin de informacin, entre la
que destaca:
- Manual de organizacin anterior ( si existiera).
- Circulares, oficios y memorndums; donde se instruya sobre asuntos de
organizacin ( funciones, lneas de autoridad, nombramientos, etc.).
- - Organigramas existentes.
- Normatividad actual (leyes, reglamentos, Instructivos, etc.) esta
informacin debe ser ordenada, clasificada, evaluada, analizada y depurada
con el fin de establecer cual servir para el manual de organizacin,
tomando en cuenta la uniformidad tanto en la terminologa como en la
presentacin.
- Los apartados que debe contener un manual de organizacin son:
-

3.1.1. Portada.
3.1.2. ndice.
3.1.3. Introduccin.
3.1.4. Organigrama.
3.1.5. Funciones de cada unidad administrativa.
3.1.6. Descripcin de puestos.
A continuacin daremos ejemplos prcticos de las partes del manual de
organizacin;
3.1.1 La portada, debe ser la identificacin del manual.

TOTAL $1,175

mediante la cual el usuario distinga de que tipo de manual se trata, la fecha de

elaboracin, el responsable de su expedicin, etc.

LOGOTIPO DEL
ORGANISMO:
ORGANISMO

NOMBRE DEL

MANUAL DE ORGANIZACIN
DE COMPRAS

SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL

MANUAL

Figura No. 9 (Portada).

Es importante hacer el encabezamiento de pginas, que es una zona demarcada en la parte
superior de cada pgina, contiene informacin bsica ( ttulo del manual, No. de pginas
nombre de la empresa, rea a la que es aplicable, fecha de publicacin, de autorizacin, de
revisin, etc.).

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE ORGANIZACIN

3.1.2. El ndice debe mostrar en forma rpida el contenido del manual de organizacin, as
como la localizacin por el nmero de pgina.

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE ORGANIZACIN

NDICE

PGINA

1.- INTRODUCCIN
2.- ORGANIGRAMA
3.- FUNCIONES
4.- DESCRIPCIN DE PUESTOS

X
X
X
X
JEFE
DE

ABASTO
Figura No. 10 ndice
3.1.3. La introduccin debe ser breve y concisa, pero que permita al lector un
panorama general del contenido del manual de organizacin, mediante una
explicacin sobre su mbito de aplicacin, a quien va dirigido como se usar,
propsitos, SISTEMA
adems de un breve mensaje, y la autorizacin del gerente
director de
la unidad administrativa.
AUTOMATIZAD
SECRETARIA
O
3.1.4. El organigrama representa grficamente la estructura Organizacional,
describiendo la posicin de cada unidad administrativa, sus relaciones niveles
jerrquicos, canales de comunicacin, y lneas de autoridad y asesora.

RESPONSABLE
DE
ALMACN

RESPONSABLE
DE
COMPRAS

ENCARGADO
DE
EMBARQUE Y
RECEPCION

ENCARGADO
DE
GESTORA

AUXILIARES
ESTIBADORES
Y
CHOFERES

AUXILIARES
DE
SERVICIOS Y
PAGOS

Figura No. 11 Organigrama

3.1.5. Funciones de la unidad administrativa
En este apartado del manual se describen en forma general las funciones de la
unidad administrativa de que se trate, para delimitar sus responsabilidades
dentro de la estructura organizacional.
NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA
COMPRAS

3.1.6. Descripcin de puestos.

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
FUNCIONES QUE REALIZA.
Realiza, coordina y dirige todas las
actividades referentes a la compra y
pago de mercancas adquiridas
para el aprovechamiento de los
centros comerciales y almacn de
abasto.

En forma detallada se enuncian todas las funciones de cada puesto integrante

de la unidad administrativa.
NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE ORGANIZACIN

DESCRIPCIN DE PUESTOS

PUESTO:

Responsable de Compras

JEFE INMEDIATO:

Jefe de abasto

SUBORDINADOS:

Encargados de Gestora y Compras Directas.

DESCRIPCIN GENRICA:
Realiza, coordina y dirige todas las actividades referentes a la compra y al pago
de mercancas adquiridas para el aprovechamiento del centro comercial y
almacn de abasto.

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE ORGANIZACIN

DESCRIPCIN ESPECIFICA:
-

- Conoce la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos,

Mantenimientos y Almacenes; as como otras disposiciones establecidas
vigentes con el fin de realizar el fincamiento de pedidos oficiales dentro de la
normatividad establecida.
- De acuerdo al listado de existencia, determina los mximos y mnimos,
detectando la mercanca requerida por los Centros Comerciales.
- Lleva a cabo la programacin de visitas y atencin de proveedores.
- Atiende a los proveedores que presentan sus productos e informa los
lineamientos para ingresar al padrn de proveedores.
- Sugiere, cotiza y elabora el pedido oficial de la compra de mercanca.
- Supervisa, dirige, controla y certifica que la gestin de la documentacin
originada de las actividades de la adquisicin de la mercanca rena los
requisitos establecidos para los pagos correspondientes.
- Elabora, controla y depura el padrn de proveedores y el catlogo de
productos.
- Proporciona en forma oportuna a los Gerentes Supervisores de los
Centros Comerciales los cambios de presentacin de la mercanca.
- Proporciona en forma oportuna a las reas correspondientes las listas y/o
actualizaciones de precios.
- Elabora la propuesta de necesidades de compra de mercanca para el
Jefe de Abasto, y este a su vez la somete al comit correspondiente.
Elaborar los pedidos oficiales contemplando la aplicacin de
adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos, mantenimientos y almacenes,
reglamento y otras disposiciones establecidas para el fincamiento de pedidos.
- Realizar las negociaciones que procedan por faltantes, rechazos
deficiencia del surtimiento de pedidos, tomando las medidas que en cada
paso procedan.
- Mantener coordinacin permanente con el personal de las reas de
almacn y contabilidad a fin de gestionar la documentacin de pago a
proveedores en forma oportuna y eficiente.
- Elaborar contra recibos, recibos de caja, complementacin de datos en
las notas de descuento con cargo, programaciones as como algn otro
documento requerido para el pago a proveedores.
- Llevar el registro y control de los expedientes de pago a proveedores.

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE

_______
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

MANUAL DE ORGANIZACIN

DESCRIPCIN DE PUESTOS

PUESTO:

Encargado de Proveedores Directos.

JEFE INMEDIATO:

Responsable de compras.

SUBORDINADOS:

Ninguno.

DESCRIPCIN GENRICA:
Atiende a los proveedores de las compras directas, realizando negociaciones
que en cada caso procedan, recaba de los proveedores y distribuye las listas
de precios en forma oportuna a los gerentes de los centros comerciales,
informa y acuerda con su jefe inmediato sobre las actividades que desarrolla.
DESCRIPCIN ESPECFICA:
-

- Conoce la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos,

Mantenimientos y Almacenes as como otras disposiciones establecidas,
vigentes a fin de realizar el trmite de la compra directa dentro de la
normatividad establecida.
- Atiende a los proveedores que presentan sus productos e informa los
lineamientos para ingresar al padrn de proveedores ( compras directas).
- Informa y orienta al proveedor sobre los requisitos establecidos para los
pagos de sus facturas en forma oportuna.
- Controla y depura anualmente el padrn de proveedores y el catlogo de
productos de compras directas.
- Proporciona en forma oportuna a los Gerentes de los Centros
Comerciales la lista y/o actualizaciones de precios.

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE ORGANIZACIN

DESCRIPCIN DE PUESTOS

PUESTO:

Encargado de Gestora.

JEFE INMEDIATO:

Responsable de compras.

SUBORDINADOS:

Auxiliares de gestora.

DESCRIPCIN GENRICA:
Organiza, dirige y controla las actividades requeridas para la atencin de:
recepcin de documentos, programacin de pagos e integracin de
expedientes para el pago a proveedores de compras directas y consolidadas.
DESCRIPCIN ESPECFICA:
-

- Atiende y proporciona informacin a los proveedores referente a su

trmite de pago.
- Recibe documentacin del proveedor y proporciona contra recibo de
pago.
- Supervisa y revisa las actividades de los auxiliares a su cargo, a fin de
que sean elaboradas en forma correcta y oportuna.
- Revisa selectivamente los desgloses y tiras de codificacin de mercanca,
as como verifica su entrega oportuna al rea de sistemas.
- Verifica que la integracin de los expedientes de pago a proveedor
contengan todos los documentos requeridos para su pago correspondiente
( pedido oficial, factura, nota de entrada, contra recibo, nota de cargo y/o nota
de descuento con o sin cargo y recibo de caja) as como archiva la copia del
expediente para su consulta.
- Rubrica de elaborado el contra recibo y las notas descuento con cargo.
- Revisa la elaboracin de las programaciones de pago en base a los
contra recibos expedidos.
- Semanalmente recaba informacin en el departamento de tesorera,
referente a los proveedores que se les pago y que faltaron de pagar.

3.2.Manuales de Procedimientos.
Al igual que en la elaboracin del manual de organizacin, el primer paso es la
realizacin de un diagnstico situacional, con variantes en los puntos a
establecer, ya que ambos manuales son de naturaleza diferente, los puntos
ms importantes a precisar son:
Procedimientos administrativos establecidos ( manuales
procedimientos).
- - Actividades desarrolladas para cada procedimiento administrativo.
- - Estructura Organizacional del rea en que se aplicar el manual.
- - mbito de aplicacin (general o especifico).
-

de

De igual forma debe ser enviado, a manera de reporte, a los niveles directivos,
para su anlisis y aprobacin. As mismo debe elaborarse tanto el plan de
trabajo y el presupuesto para la instrumentacin del manual de procedimientos,
ambos formatos (programa de manualizacin y presupuesto) usados en el
manual de organizacin son aplicables a ste, por lo que solo haremos
mencin de ellos.
Una vez terminada la etapa de planeacin en el proceso de elaboracin del
manual de procedimientos, se proceder a la recopilacin de la informacin,
que a continuacin detallamos:
-

- Manuales de procedimientos anteriores ( si existieran).

Circulares, oficios o memorndum; donde se precise la forma de
desarrollar actividades tareas.
- Normatividad existente (leyes, reglamentos, instructivos, etc.).
- Formatos utilizados en desarrollo de procedimientos.
- Informacin obtenida a travs de cuestionarios.
- Informacin obtenida a travs de la observacin.
Funciones y obligaciones del rea de aplicacin del manual de
procedimientos.
Polticas y puntos de control existentes para el desarrollo de las
actividades del rea, etc.

Despus de analizada, clasificada y depurada, se puede determinar que

informacin es utilizable para el manual de procedimientos.
Siguiendo con planteamiento del contenido del manual de organizacin, el
contenido del manual de procedimientos sera como sigue:
3.2.1. Portada.
3.2.2. ndice.
3.2.3. Introduccin.
3.2.4. Organigrama.
3.2.5. Procedimientos.
3.2.6. Catlogo de formas e instructivo de uso.
3.2.1 La portada, debe ser la identificacin del manual,

mediante la cual el usuario distinga de que tipo de manual se trata, la fecha de

elaboracin, el responsable de su expedicin, etc.

LOGOTIPO DEL
ORGANISMO:
ORGANISMO

NOMBRE DEL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL

MANUAL
O EN SU CASO DEL CONSULTOR

3.2.2. El ndice debe mostrar en forma rpida el contenido del manual de

procedimientos, as como la localizacin por el nmero de pgina.
NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

NDICE

PGINA

1.- INTRODUCCIN
2.- ORGANIGRAMA
3.- PROCEDIMIENTOS
4.- CATALOGO DE FORMAS E INSTRUCTIVO DE USO

X
X
X
X

3.2.3. La introduccin debe ser breve y concisa, pero que permita al lector un
panorama general del contenido del manual de procedimientos, mediante una
explicacin sobre su mbito de aplicacin, a quien va dirigido como se usar,
propsitos, adems de un breve mensaje y la autorizacin del gerente
director de la unidad administrativa.
3.2.4. El organigrama representa grficamente la estructura Organizacional, describiendo la
posicin de cada unidad administrativa, sus relaciones niveles jerrquicos, canales de
comunicacin, lneas de autoridad y asesora.
JEFE
DE

ABASTO

SISTEMA
AUTOMATIZAD
O

RESPONSABLE
DE
ALMACN

SECRETARIA

RESPONSABLE
DE
COMPRAS

ENCARGADO
DE
EMBARQUE Y
RECEPCION

ENCARGADO
DE
GESTORA

AUXILIARES
ESTIBADORES
Y
CHOFERES

AUXILIARES
DE
SERVICIOS Y
PAGOS

3.2.5. Los procedimientos.- Consisten en la descripcin de la secuencia lgica de

procedimientos correspondientes a una unidad administrativa, as como el representarlos
grficamente con diagramas de flujo. En ellos se establecen, a dems las polticas de
observancia obligatoria para el desarrollo de las funciones.

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

POLTICAS

PROCEDIMIENTO:
OFICIALES.

FINCAMIENTO

SURTIMIENTO

DE

PEDIDOS

1.- El pedido oficial ser el documento soporte para efectuar toda compra de
mercancas a proveedores, realizadas a travs del fincamiento
correspondiente.
2.- El responsable de compras verificar que el pedido oficial cumpla con el
adecuado llenado y contenido de las cantidades requeridas por el rea de
abasto, as como que no presente tachaduras o enmendaduras.
3.- El responsable de compras solo adquirir productos autorizados por el
comit correspondiente, las cuales se encuentran contenidas en el catlogo
de artculos, solicitando para ello cantidades suficientes y acordes con la
rotacin de inventarios.
4.- Las ofertas, promociones, etc. debern ser anotadas en el rubro de
observaciones contenido en el pedido oficial, estos con la finalidad de
hacerlo del conocimiento de las reas involucradas para su aplicacin y
control.
5.- El responsable de compras para efectuar la atencin a proveedores lo
realizar a travs de la programacin de visitas de los mismos, las cuales
debern efectuarse en forma ordenada y calendarizada.
6.- El responsable de compras deber elaborar los mximos y mnimos de
mercancas que deben existir en el almacn de abasto, con la finalidad de
mantenerlo en un margen de seguridad, evitando con esto desabasto.
7.- El responsable de compras elaborar anualmente el rcord de compras a
proveedores, tomando como base el reporte de actividades del rea de
gestora, as como el estudio de variaciones de precios remitindolos al jefe
de abasto.

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

8.- El responsable de compras deber realizar visitas a fabricantes y

distribuidores de mercancas con el fin de evaluar el potencial de
surtimiento, as como observar controles de calidad, caractersticas,
tcnicas, procesos, etc. con el propsito de conocer adecuadamente el
producto y su precio.

9.- El responsable de compras vigilar que los precios que otorgan los
proveedores sean preferenciales, as como asegurar al celebrarse
negociaciones con los proveedores, el abasto oportuno, variado, suficiente,
a su vez vigilando que los precios a utilizar sean los mismos otorgados a
instituciones del mismo tipo.
10.- Responsable de compras para efectuar el fincamiento de un pedido oficial
deber tomar en consideracin lo estipulado en la Ley de Adquisiciones,
Enajenaciones, Arrendamientos, Mantenimientos y almacenes, as como se
encuentre debidamente autorizadas las listas y/o actualizaciones de precio
por la SECOFI.
11.- El responsable de compras realizar la depuracin y actualizacin del
padrn de proveedores, consolidados y directos; catlogo de artculos por lo
menos una vez al ao, remitindolo al rea de sistemas para su control y
actualizacin.
12.- Los auxiliares de gestora y el encargado del rea tendrn bajo su
resguardo y custodia los expedientes de cada uno de los proveedores de
compras consolidadas y directas.

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

DIAGRAMAS DE FLUJO

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

NOMBRE DEL ORGANISMO FECHA

VIGENCIA REVISIN PROCEDIMIENTO:

FINCAMIENTO
D/M/A
D/M/A
SURTIMIENTO DE PEDIDOS OFICIALES.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

INICIO
DE
PROCEDIMIENT
O

- Consulta
reporte
existencias y
ESTUDIO
DEde
DESPLAZAMIENTO
desplazamiento de mercancas por
centros comerciales, procediendo a
REPORTE
DE EXISTENCIA
elaborar
los mximos
y mnimos.
- Solicita al proveedor cotizacin y
precios, buscando se efecte el trato
preferencial, las ofertas, promociones,
etc. Esta actividad se conecta al
procedimiento de lista y/o
actualizaciones de precios.
- Reunidos los requisitos
mencionados, proponen verbalmente la
adquisicin de mercancas.

2 - Analiza propuestas.
- Esta actividad se conecta
al procedimiento de
adquisicin de mercancas para
el almacn de abasto en el paso
No. 2.
- Determinando las
condiciones para el pago
A

NOMBRE
DEL FECHA
VIGENCIA REVISIN HOJA_____
ORGANISMO
D/M/A
D/M/A
DE _______
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROVEEDOR

ENCARGADO DE COMPRAS

ENCARGADO DE ALMACN

3
4

- Recibe
copia de pedido
MERCANCIA
FACTURA
oficial, elabora factura.
- PEDIDO
EntregaOFICIAL
mercanca al
almacn de abasto, en el rea
de recepcin y acomodo.
- Cotejando con el
encargado la recepcin de
mercanca contra el pedido
oficial y la factura.
- Esta actividad se conecta
al procedimiento de entradas
por mercancas.

- Elabora
pedido
PEDIDOel OFICIAL
oficial, notificando al
proveedor para realizar el
fincamiento correspondiente.
- Recaba autorizacin y
distribuye para continuar con
el trmite del pedido oficial.

Espera
Proveedor

FIN

PEDIDO OFICIAL
- Recibe original del
pedido oficial y
espera al proveedor.

Espera
Proveedor

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

POLTICAS

PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS.

1. 1. Los documentos soportes para efectuar el trmite de pago ser el
pedido oficial, nota de entrada al almacn de abasto, nota de descuento con
cargo.
2. 2. El encargado de gestora verificar que los documentos mencionados
en el punto anterior, cumplan con el adecuado llenado de sus formatos as
como no presenten tachaduras enmendaduras.
3. 3. El encargado de gestora asignar la fecha probable de pago,
elaborando las programaciones de pagos a proveedores en sus dos rubros:
Normales, especiales.
4. 4. El encargado de gestora coordina y vigila el manejo de la informacin
realizada por el auxiliar, referente a pagos de proveedores y saldos
pendientes con la finalidad de llevar un estricto control de los mismos.
5. 5. El auxiliar de gestora elaborar los documentos siguientes: contra
recibo, recibo de caja, nota de descuento con cargo para la aplicacin
correspondiente en factura, preparando los documentos para trmite de
autorizacin, validacin y pago en el departamento de control del egreso.
6. 6. El encargado de gestora coordina la operacin de pagos a proveedores
a fin de que se realice de manera eficiente, oportuna y en las fechas
convenidas para tal efecto.
7. 7. El responsable de compras revisar y verificar la programacin de
pagos a proveedores as como los documentos que los soportan.
8. 8. El encargado de gestora entregar a los proveedores los contra recibos
proporcionando la informacin referente a sus pagos y descuentos
aplicados en facturas.
9. 9. El jefe de abasto realizar el trmite de autorizacin y validacin del
pago a proveedores.
10. 10. El encargado de gestora deber llevar un estricto control de los pagos
efectuados semanalmente por la Tesorera.
11. 11. El responsable de compras tomando como base los reportes emitidos
por el sistema automatizado, informar al jefe de abasto las compras
consolidadas a travs de memorndum en forma semanal y especificado
por proveedor y clave.

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMAS DE FLUJO

NOMBRE
DEL FECHA
VIGENCIA REVISIN HOJA_____
ORGANISMO
D/M/A
D/M/A
DE ________
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

SISTEMAS ENCARGADO

PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE

COMPRAS CONSOLIDADAS

GESTORA ENCARGADO

GESTORA AUXILIAR

INICIO
DE
PROCEDIMIENT
O

FACTURA

D
DOCUMENTOS
1

2
D
DESGLOSE
- Recibe desglose y copia de
ffactura, captura y devuelve.

D
DESGLOSE
- Elabora la
programacin de pagos y
registra en el libro de
control.
- Asigna fecha de pago
y turna documentos.

L
LIBRO
DE REGISTRO
PROGRAMACIN DE
P
PAGOS
RECIBO
DE CAJA y
- R
Recibe documento
fecha
de pago
CONTRA
C
RECIBO
- Elabora contra recibo,
recibo de caja, anexa al
expediente, registra en el
libro de recepcin de
ccontabilidad, turna.

NOMBRE
DEL FECHA
VIGENCIA REVISIN HOJA_____
ORGANISMO
D/M/A
D/M/A
DE _______
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

GESTORA ENCARGADO

PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE

COMPRAS CONSOLIDADAS

COMPRAS RESPONSABLE

5
EXPEDIENTE
4

LIBRO DE REGISTRO
RELACIN
DE coteja
- Recibe expediente,
datos, PROGRAMACIN
verifica que estn correctos
RECIBO
DE de
CAJA
entre
s; en caso
error devuelve
a correccin, anexa al expediente.
- Archiva contra recibo
provisionalmente en espera del
proveedor.
- Rubrica y turna expediente
para continuar al trmite.
Espera del
Proveedor

EXPEDIENTE
- Recibe expediente
para trmite de firmas;
revisa, rubrica y turna.

EXPEDIENTE
- Recibe expediente,
verifica firmas y turna
para autorizacin.

ABASTO JEFE

B
NOMBRE
DEL
FECHA VIGENCIA REVISIN HOJA_____
ORGANISMO
D/M/A
D / M / A DE _______
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
- Recibe el expediente,
CONTABILIDAD DE CENTROS C. JEFE
8obteniendo copias, archiva para
aclaraciones.
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
- Anexa
relacin de
- Recibe expediente, analiza,
programacin de pago a
verifica y valida.
proveedores al expediente y
- Obtiene copias de todo el
entrega al Departamento del
expediente para su registro
control del egreso.
contable, recaba acuse en el libro
- Esta actividad se conecta al
de control y entrega.
procedimiento de revisin y
autorizacin de documentos, as
como el de emisin de cheques y
pago a proveedores.
7

INICIO
DE
PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE

COMPRAS CONSOLIDADAS.

GESTORA ENCARGADO

3.2.6. Catlogo de formas e instructivo de uso.

Los catlogos de formas tienen por objeto indicar los formatos que deben
utilizarse en el desarrollo de los procedimientos administrativos, as como su
correcta requisitacin.
NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CATLOGO DE FORMAS E INSTRUCTIVO DE USO

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

VIGENCIA
D/M/A

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO

Nombre del formato:

Pedido Oficial.

CLAVE.

s/c

No.

DEBE ANOTARSE

1
Con nmeros arbigos y consecutivos el que
corresponda al folio.

2
El da, mes y ao en que se elabora este
pedido oficial.
3
El nombre completo del proveedor
empresa.
4
El da, mes y ao de entrega de la mercanca
de este pedido.
5
Tachar con una X el plazo de pago (das),
15,30,60 y 90 de acuerdo a lo convenido.
6
El nombre de la unidad administrativa donde
se va entregar la mercanca de est pedido oficial.
7
Con nmeros arbigos la clave que
corresponde al articulo.
8
El nombre del articulo y sus especificaciones.
9
El nombre de la unidad en que se presenta la
mercanca ejemplo: pieza, caja, etc.
10
Con nmeros arbigos el nmero que
corresponde a la cantidad del articulo.
11
Con nmeros arbigos el precio que
corresponde a cada articulo.
12
Con nmeros arbigos el importe que
corresponde al total de la cantidad.
13
Con nmeros arbigos la cantidad que
corresponde a la suma de los importes.
14
El nombre y la firma del responsable de
compras que es quien elabora este formato.
15
El nombre y la firma del jefe de abasto que
autoriza este documento.
16
El nombre y la firma del proveedor que
recibe este documento.

3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO
Nombre del formato:

CLAVE:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17

Nota de Entrada

s/c

DEBE ANOTARSE
1
Con nmeros arbigos y consecutivos el que
corresponda al folio de este formato.
2
El da, mes y ao en que se elabora esta nota
de entrada.
3
El nombre del proveedor empresa.
4
Con nmeros arbigos los que corresponden
a la (s) factura (s).
5
Con nmeros arbigos los folios de las notas
de remisin.
6
Transporte.
7
Taln nmero.
8
Con nmeros arbigos el folio del pedido
oficial.
9
El da, mes y ao en que se elabor el pedido
oficial al que corresponde esta nota de entrada.
10
Con nmeros arbigos la cantidad de la
mercanca.
11
El nombre de la unidad en que se presenta la
mercanca, ejemplo: pieza, caja, etc.
12
El nombre del artculo y sus especificaciones.
13
Con nmeros arbigos clave asignada a la
mercanca de acuerdo al catlogo.
14
Con nmeros arbigos el importe del total de
la cantidad.
15
Anotar las observaciones encontradas en la
entrada de la mercanca.
16
El nombre y la firma del encargado de
recepcin y acomodamiento.
17
El nombre y la firma del encargado de
sistemas que registra la informacin.

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______

UNIDAD ADMINISTRATIVA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO

Nombre del Formato:

CLAVE:
No.

contra recibo

s/c

DEBE ANOTARSE
1

Nmero ordinal consecutivo que corresponde

al folio.
2
3
4
5
6

2
Nombre completo del proveedor empresa a
la que se le va a pagar.
3
Con nmero ordinal y letra a la cantidad que
corresponde al pago a realizar.
4
Con nmeros arbigos y consecutivos al folio
que corresponden a las facturas a pagar.
5
El da, mes y ao en que se expide este
contra recibo.
6
El da, mes y ao probable en que se
intercambiar el contra recibo por el cheque correspondiente.

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO
Nombre del Formato:

CLAVE:

Nota de Cargo.

s/c

No. DEBE ANOTARSE

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

1
El nombre del centro comercial al que
pertenece la aplicacin de la nota de cargo.
2
El da, mes y ao en que se elabora este
formato.
3
El nombre proveedor empresa.
4
El registro federal de causantes del proveedor
empresa.
5
Anotar el domicilio del proveedor empresa,
incluyendo calle, nmero, colonia, municipio y estado.
6
Anotar el nombre del artculo y sus
especificaciones.
7
Con nmeros arbigos la cantidad de la
mercanca.
8
Con nmeros arbigos el precio de cada
artculo.
9
Con nmeros arbigos, el importe del total de
la cantidad de los artculos.
10
La suma total de los importes.
11
Con nmeros arbigos la cantidad del
impuesto al valor agregado, obtenido del sub total .
12
Con nmeros arbigos la cantidad que se
origina de la suma del sub total ms el IVA.
13
Anotar con letra la cantidad del total de la nota
de cargo.
14
El nombre y la firma del proveedor al que le
afecta esta nota de cargo.
15
El nombre y la firma del encargado de gestora
que requisita este formato.
16
El nombre y la firma del responsable de
compras que revis este formato.
17
El nombre y la firma del jefe de abasto que
autoriza la aplicacin de esta nota de cargo.
18
El nombre y la firma del jefe de contabilidad de
centros comerciales.

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE

_______
UNIDAD ADMINISTRATIVA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO

Nombre del formato:

Programacin de pago a proveedores.

CLAVE: s/c

No. DEBE ANOTARSE

1

El da, mes y ao en que se elabora este

formato.
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

2
Con nmeros arbigos el nmero que le
corresponde a esta hoja as como el que comprende al total que integran
esta programacin.
3
El nombre del rea administrativa que realiz
la compra (nombre del centro comercial, abasto, farmacias).
4
Nombre de la institucin bancaria donde se
cobrar el cheque que se va expedir.
5
Con nmeros arbigos los que corresponden
a la cuenta asignada por la institucin bancaria.
6
Tachar con una X el tipo de programacin:
Normal, especial y farmacia.
7
Con nmeros arbigos en forma consecutiva
iniciando por el 1, 2, 3, sucesivamente, las facturas a pagar.
8
El nombre completo del proveedor empresa
que presenta la factura a pagar.
9
Anotar con nmeros arbigos el nmero
consecutivo de folio que contiene el contra recibo.
10
El da, mes y ao en que se elabora el contra
recibo.
11
El da, mes y ao probable que se emitir el
cheque.
12
Con nmeros arbigos la cantidad que
corresponde al pago.
13
Anotar el nombre completo y la firma del jefe
de abasto donde se elabora esta forma.
14
Anotar el nombre completo y la firma del jefe
del departamento de centros comerciales y laboratorio ptico quien
autoriza este formato.
15
El nombre completo y la firma del visto bueno
del subdirector de proteccin al salario.

3.3. Manuales de polticas.

Con el propsito de facilitar el cumplimiento de las responsabilidades de las

distintas unidades administrativas que participan en los procesos, se crean los
manuales de polticas donde se establecen las polticas, criterios
lineamientos generales. Por la influencia que ejercen sobre los otros manuales
este tipo de manual debe ser elaborado en forma directa con los niveles
directivos, ya que en el se reflejarn las instrucciones que ellos den al resto de
la estructura y que deben observar en el desempeo de sus funciones y el
cumplimiento de sus responsabilidades.
As como los manuales de organizacin y procedimientos, pueden ser
generales especficos, basndose en el mbito de aplicacin, tambin los
manuales de polticas se elaboran bajo estos dos criterios, para llevar una
secuencia de los otros dos, el ejemplo que presentaremos es de un manual de
polticas especfico para el rea de compras, siguiendo el mismo esquema del
contenido:
3.3.1. Portada
3.3.2. ndice
3.3.3. Introduccin
LOGOTIPO
DEL
3.3.4. Organigrama
ORGANISMO:
NOMBRE DEL ORGANISMO
3.3.5. Declaracin de Polticas
3.3.1 La portada, debe ser la identificacin del manual,
mediante la cual el usuario distinga de que tipo de manual se trata, la fecha de
elaboracin, el responsable de su expedicin, etc.

MANUAL DE POLTICAS

SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUAL

O EN SU CASO DEL CONSULTOR
MES

AO

Figura No. 12 Portada

3.3.2. El ndice debe mostrar en forma rpida el contenido del manual de organizacin, as
como la localizacin por el nmero de pgina.

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA
NDICE
1.- INTRODUCCIN
2.- ORGANIGRAMA
3.- DECLARACIN DE POLTICAS

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE POLTICAS
PAGINA
X
X
X

Figura No. 13 ndice

3.3.3. La introduccin debe ser breve y concisa, pero que permita al lector un
panorama general del contenido del manual de polticas, mediante una
explicacin sobre su mbito de aplicacin, a quien va dirigido como se usar,
propsitos, adems de un breve mensaje y la autorizacin del gerente
director de la unidad administrativa.
3.3.4. El organigrama representa grficamente la estructura Organizacional,
describiendo la posicin de cada unidad administrativa, sus relaciones niveles
jerrquicos, canales de comunicacin, lneas de autoridad y asesora.
JEFE
DE

ABASTO

SISTEMA
AUTOMATIZAD
O
O

RESPONSABLE
DE
A
A
ALMACN

S
S
SECRETARIA

RESPONSABLE
DE
C
C
COMPRAS

ENCARGADO
DE
EMBARQUE Y
R
R
RECEPCION

ENCARGADO
DE
G
G
GESTORA

AUXILIARES
ESTIBADORES
Y
C
C
CHOFERES

AUXILIARES
DE
SERVICIOS Y
P
PAGOS

Figura No. 14 Organigrama

3.3.5. Declaracin de Polticas.- Una vez que se han desarrollado las polticas, se elabora una
descripcin narrativa, utilizando textos especializados para escribir las polticas.

NOMBRE
ORGANISMO

DEL FECHA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

VIGENCIA
D/M/A

REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE POLTICAS

POLTICAS DE COMPRAS

a) a) El pedido oficial ser el documento soporte para efectuar toda compra de mercancas a
proveedores.

b) b)
Slo se adquirirn mercancas autorizadas por el comit
correspondiente, las cuales se encuentran contenidas en el catlogo de
artculos.
c) c) Slo se podrn fincar pedidos oficiales, tomando en consideracin lo
estipulado en la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos,
Mantenimientos y Almacenes.
d) d) Los documentos soporte para efectuar el trmite de pago ser el pedido
oficial, nota de entrada al almacn y nota de descuento.
e) e) La autorizacin y validacin de los pagos a proveedores ser
responsabilidad del jefe de abasto, jefe de departamento y subdirector.

AUTO EVALUACIN

1.- Defina la estructura Organizacional.

2.- Cules son los modelos de estructuras Organizacionales ms comunes?
3.- Mencione los tipos de autoridad que se ejercen en las relaciones formales.
4.- Defina la divisin del trabajo.
5.- Qu es la reorganizacin?
6.- Defina que es un manual administrativo.
7.- Mencione la clasificacin de los manuales administrativos.
8.- Mencione dos tcnicas para programacin grfica.
9.- Mencione los mtodos para recopilacin de informacin.
10.- Cules son las principales grficas de apoyo para elaborar manuales
administrativos?
11.- Qu es la actualizacin de los manuales administrativos?
12.- Qu es un manual de organizacin?
13.- Qu es un diagnostico situacional?
14.- Cules son las partes de un manual de organizacin?
15.- Qu es el encabezamiento de pginas?

16.- Cul es la funcin del organigrama?

17.- Qu es la descripcin de puestos?
18.- Qu es un manual de procedimientos?
19.- Cules son las partes de un manual de procedimientos?
20.- Qu es un procedimiento?
21.- Qu es un diagrama de flujo?
22.- Qu es un manual de polticas?

23.- Qu son las polticas?

24.- Qu es la declaracin de polticas?
25.- Quin debe intervenir en el desarrollo de polticas?
BIBLIOGRAFA

Como Elaborar y Usar los Manuales Administrativos. Joaqun Rodrguez Valencia.

ECAFSA. 1998.
Elementos de Administracin Moderna. Harold Koontz, Cyril Odonnell. McGrawHill. 1982.
Nuevas Estructuras Organizacionales para la Administracin Pblica. Santiago G.
Velasco Monroy. Gobierno del Estado de Mxico y Universidad Autnoma del
Estado de Mxico. 1987.
Principios de Administracin. George R. Terry. C.E.C.S.A. 1981.
Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos. Joaqun Rodrguez
Valencia. ECAFSA. 1999.
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