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AUDITORIA TRIBUTARIA

NAGU. 3.50 PAPELES DE


TRABAJO
El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la
labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo constituyen el vnculo entre el trabajo de planeamiento y
ejecucin, y el informe de auditora. Por tanto, debern contener la evidencia
necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se
presenten en el informe. Podrn incluir medios de almacenamiento magntico,
electrnico, informticos y otros.
No hay nada que sustituya a una comprensin adecuada de los objetivos de la
auditora, las razones por las cuales se emprender determinada tarea y la forma
en que esa tarea contribuir al cumplimiento de los objetivos. Esa comprensin
se logra cuando el auditor dispone de papeles de trabajo debidamente
planificados y organizados y, reciben instrucciones idneas de sus supervisores.
La prctica de indicar claramente en los papeles de trabajo los fines que se
persigan ser muy til para asegurarse que la informacin obtenida estar
relacionada directamente con los objetivos de la auditora y del informe
correspondiente.
CONSIDERACIONES GENERALES
Los papeles de trabajo. Son el nexo entre el trabajo de campo y el informe de
auditora y debern contener la evidencia para apoyar los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones del informe.
En trminos generales, los papeles de trabajo debern:
Contener el programa de auditora original y las sucesivas modificaciones
al mismo. Contener ndices y referencias cruzadas relacionados con el
programa de auditoria.
Ser fechados y firmados por quien los prepara.
Ser revisados por el Coordinador (esa revisin deber estar tambin
documentada en los papeles de trabajo)
Ser completos y precisos para que sirvan de apoyo a los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones y para permitir demostrar la naturaleza y
el alcance del trabajo realizado.
Ser comprensibles sin explicaciones orales. Deben ser tambin completos
y no obstante, concisos. Cualquiera que los use debe poder rpidamente
determinar su propsito, fuentes de datos, la naturaleza, el alcance del
trabajo realizado y las conclusiones de quien los prepar. Si bien la
brevedad es importante, la claridad y la necesidad de que los papeles de
trabajo sean completos no debern ser sacrificadas, simplemente para
ahorrar tiempo o papel.
Ser tan legibles y limpios como sea posible. De otro modo los papeles de
trabajo pueden perder su valor como evidencia.
Estar limitados a los asuntos que sean significativos y relevantes para los
objetivos de la tarea.

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Contener expresin clara del propsito de los mismos, para asegurar que
la informacin acumulada est apropiadamente relacionada con los
objetivos e informes de auditora.

Los

papeles deben ser limpios, para lo cual:


Debern estar escritos en forma legible
Debern escribirse con lpiz tipo medio
Deber utilizarse lpices rojos para marcas de chequeos y smbolos;
Deber emplearse regla (una lnea para subtotales y doble lnea para
totales);
No deber incluirse mucha informacin en una sola pgina;
Deben ser exactos. Para ello los auditores debern asegurarse que las
cantidades usadas y los totales sean correctos.
Las anotaciones se harn en lpiz negro. Los cdigos, tanto al pie de las
planillas (margen inferior derecho) como en las referencias y en los textos,
deben ser hechos en rojo.
Deben explicar todos los smbolos usados. La leyenda o clave de los
smbolos usados deber aparecer en el trabajo realizado del papel de
trabajo. Si hay varias hojas, la explicacin de los smbolos debe efectuarse
en una sola hoja.
Los nombres y apellidos y razones sociales deben estar correctamente
escritos.
Debe tratar de dejarse un espacio en blanco al final de la pgina para
comentarios del revisor (esto es aplicable en la ltima hoja cuando hay
ms de una en el anlisis).
La cifra final debe concordar con la cifra en el resumen del papel de
trabajo y que debe hacer referencia cruzada al respecto.
Deben indicar claramente el alcance de las pruebas efectuadas.
Se deben escribir las observaciones teniendo cuidado de diferenciar
opiniones y explicaciones recibidas de funcionarios del ente auditado.
Estas ltimas figurarn en NOTAS.
Preferentemente se debern confeccionar las planillas de trabajo
utilizando computadoras personales y en estos casos es conveniente
prever controles automticos verticales y horizontales.
Todo importe que tenga una relacin y est explicado en otra planilla de
los papeles1 estar referenciado con la misma y viceversa.
Se debe utilizar al mximo el trabajo del cliente, ya sea:

utilizando planillas, ya preparadas por su personal o


pidiendo su colaboracin, en todos los casos posibles.

Durante el desarrollo de la auditora se deber confeccionar un Memo de


Puntos Pendientes. Es decir, que los integrantes del equipo prepararn una
relacin de los puntos que no pueden resolver. Estos puntos debern ser

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verificados por el Coordinador, para asegurar que sean todos resueltos, antes
de finalizar la auditora.
Al confeccionar los papeles de trabajo el auditor no debe:
Seguir ciegamente los papeles de trabajo de auditoras anteriores; sin
embargo deber evitar efectuar cambios, a menos que exista una clara
razn para ello.
Preparar cdulas o planillas que pueden ser hechas por el ente auditado.
Escribir en el reverso de una hoja de trabajo.
Dejar puntos o preguntas pendientes en sus papeles de trabajo, a menos
que stos representen partidas preparadas para la resolucin por el
auditor encargado.
Tachar puntos o preguntas sin explicar las razones.
Dejar smbolo alguno sin identificar, excepto los de verificaciones
aritmticas.
Hacer transcripciones o anlisis detallados donde sea suficiente un
resumen.
Disponer de los papeles de trabajo para uso personal fuera de su
institucin.
Descuidar los papeles de trabajo. Cuando interrumpa o finalice la jornada,
todos los papeles de trabajo deben guardarse bajo llave.
Fines de los Papeles de Trabajo son varios. Algunos de stos son los siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Respaldar el Informe del Auditor


Indicar el grado de confianza del Sistema de Control Interno
Servir como fuente de informacin
Mejorar la Calidad del Examen
Facilitar la Revisin y Supervisin
Ayudar en el Desarrollo Profesional
Respaldar el Informe de Auditora en los Procesos Judiciales
ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos
bsicos:
Archivo Permanente.
Archivo Corriente.
ARCHIVO PERMANENTE
Para cada entidad que se encuentra bajo el mbito de control del Sistema Nacional
de control se debe implementar, organizar y mantener actualizado el archivo
permanente.
Es la informacin bsica de la entidad o rea a examinar, debindose tener un
amplio conocimiento de sus actividades, organizacin, normativa aplicable, reas

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crticas y los logros y metas, a fin de poder lograr un planeamiento y programacin
de auditora efectiva.
Este archivo, est conformado bsicamente por la documentacin siguiente:
Estructura orgnica de la entidad
Reglamento de organizacin y funciones
Manuales de organizacin y funciones
Manual de procedimientos
Leyes de creacin,
modificatorias y normas legales que regulan su
funcionamiento.
Estatuto social
Plan operativo institucional
Presupuesto autorizado
Memoria
Acuerdo de Directorio o decisiones importantes adoptadas por la alta
direccin.
Resoluciones y directivas emitidas por la entidad
Donaciones
Extractos, polticas y flujogramas sobre el sistema de contabilidad.
Estados Financieros.
Plan anual de Auditora Gubernamental.
Informes de Auditora.
Informe de evaluacin del Plan Anual de Auditora Gubernamental.
Denuncias
Direccin.
Convenios y contratos trascendentes.
El archivo permanente debe servir como informacin bsica al planificar futuras
auditoras. Debe proporcionar informacin resumida de rpida utilizacin y acceso,
sobre las labores efectuadas e informes emitidos de exmenes anteriores
incluyendo una lista de las principales reas cubiertas en las auditoras efectuadas,
las fechas en que se efectuaron y los resultados obtenidos.
Normalmente, se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo
permanente completo, el mismo que se mantendr en cada una de las Sedes
Regionales y en la Sede Central de la Contralora General de la Repblica.
El archivo permanente debe revisarse y actualizarse peridicamente. Para que
los archivos activos no se tornen demasiado voluminosos, se debe retirar el
material que no es de uso corriente, pero tiene que retenerse y trasladarlo a los
archivos inactivos identificando y registrando los motivos de dicho traslado.
Por lo general, el archivo corriente o papeles de trabajo de las dos ltimas
auditoras y el archivo permanente actualizado, deben estar a disposicin del
auditor. El archivo corriente de las auditoras anteriores a las indicadas debe
guardarse por el perodo establecido por la ley para la retencin de documentos

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financieros o cualquier perodo adicional necesario para los procesos judiciales si
los hubiese.
ARCHIVO CORRIENTE
El material que se coloque en el archivo corriente debe estar constituido por la
informacin relacionada principalmente con las fases corrientes de la auditora y
que no se consideran de uso continuo en auditoras posteriores. El tipo de
material que debe incluirse en este archivo es el siguiente:
1.
2.
3.

Revisiones corrientes del control interno;


Anlisis y otros papeles que respalden el examen y prueba detallada;
Memorndums de las discusiones con funcionarios de la entidad u otros
ejecutivos; Correspondencia corriente;

NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO


La naturaleza confidencial de los papeles de trabajo es una condicin de especial
importancia debido al hecho que su contenido revela el alcance de la auditora y
la extensin y naturaleza de las pruebas aplicadas en forma selectiva.
Esta naturaleza confidencial se mantiene durante el curso de la auditora y
despus de realizada sta, de manera permanente en los archivos de dichos
documentos.
En ninguna circunstancia, el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de
trabajo, mostrrselos a otras personas o hacer copias o extractos de los mismos.
Debe dejar los papeles de trabajo guardados bajo las debidas seguridades,
cuando no estn en su poder.
El acceso al archivo de los papeles de trabajo de las diversas auditoras, tiene
que limitarse exclusivamente al personal de auditora.
PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son todos los documentos elaborados por el auditor
durante el curso de la auditora que fundamentan y respaldan su informe.
Pueden definirse en los siguientes trminos:
Los papeles de trabajo, son la evidencia documental del trabajo del Auditor y
estn constituidos por el conjunto de cdulas y documentos en los cuales el
auditor registra los datos y la informacin obtenida, as como los resultados de
las pruebas realizadas durante su examen, desde la planificacin hasta la
emisin del Informe de Auditora.
Constituyen el vnculo entre el trabajo de planeamiento, ejecucin y el informe
de auditora y muestran los mtodos y procedimientos que se ha seguido y las

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conclusiones que se han obtenido. Contienen la base para el informe, la
evidencia del alcance del examen y la prueba de la responsabilidad profesional.
PROPSITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los principales propsitos de los papeles de trabajo son los siguientes:
1.
Contribuir a la planificacin y realizacin de la auditora.
2.
Registrar las Labores - Proporcionan un registro sistemtico y
detallado de la labor efectuada al llevar a cabo una auditora.
3.
Registrar los Resultados Proporcionan un registro de la
informacin y evidencias obtenidas y desarrolladas, en respaldo de
los hallazgos, conclusiones y recomendaciones resultantes de la
labor de auditora.
4.
Respaldar el Informe del Auditor - El contenido de los papeles de
trabajo tiene que ser suficiente para respaldar las opiniones,
conclusiones y el contenido total del informe de auditora. Este
informe bajo ninguna circunstancia debe contener informacin o
datos no respaldados por los papeles de trabajo. Dichos papeles
deben fundamentar la evidencia o la falta de ella, en la cual se
basan las reservas del juicio del auditor y constituyen la prueba
de la validez de las operaciones y registro examinados y del
contenido del informe de auditora.
5.
Indicar el Grado de Confianza del Sistema de Control Interno Los papeles de trabajo incluyen los resultados del examen y
evaluacin del sistema de control interno, as como los comentarios
sobre el mismo.
6.
Servir como Fuente de Informacin - Los datos utilizados por el
auditor al redactar el informe, se encuentran en los papeles de
trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta en el futuro,
cuando se necesitan algunos datos especficos.
7.
Mejorar la Calidad del Examen - Los papeles de trabajo bien
elaborados llaman
la
atencin sobre asuntos importantes y
garantizan el que se de atencin adecuada a los asuntos ms
significativos.
8.- Facilitar la Revisin y Supervisin - Los papeles de trabajo son
indispensables para la etapa de revisin del informe antes de
emitirlo.
Permiten a una persona ajena al equipo (el auditor
supervisor u otro funcionario) revisar los detalles del examen
registrados en dichos papeles. En el caso de cualquier pregunta o
duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de
trabajo estn para responderlas o aclararlas.
9.
Ayudar en el Desarrollo Profesional - La elaboracin correcta de los
papeles de trabajo puede ser una ayuda importante en el desarrollo
profesional del personal de auditora. El requisito de establecer por
escrito los procedimientos empleados y las conclusiones resultantes
de su aplicacin, exige que el auditor piense tanto en los propsitos
de los procedimientos, como en la claridad de su expresin y la
organizacin de los materiales de informacin.

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10.

11.12.-

Los papeles de trabajo proporcionan una evidencia de la


competencia del personal de auditora y basados en dicha evidencia
se puede reconocer la competencia especial o la falta de ella en el
personal y tomar las medidas ms convenientes.
Respaldar el Informe de Auditora en los Procesos Judiciales - En los
casos que se llevan a los tribunales, normalmente asociados con
fraudes u otros delitos encontrados, los papeles de trabajo son de
gran importancia para respaldar el contenido del informe
de
auditora.
Muchas veces el auditor tiene que presentarse como testigo y los
papeles de trabajo pueden ayudarlo a recordar la situacin y su
examen, a pesar de haber transcurrido varios aos de su ejecucin.
En el caso de una demanda legal, los papeles de trabajo sirven para
defender la posicin del auditor.
Permite las revisiones de calidad de la auditora.
Sirve como antecedente para futuras auditoras, por significar una
permanente fuente de consulta proporcionando datos especficos
para planificar una nueva auditora.

De lo expuesto se concluye, que la calidad de los papeles de trabajo es de una


importancia similar a la del informe de auditora.
CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo incluyen toda la informacin relativa a una auditora
especfica.

Los papeles de trabajo contienen lo siguiente:


1.
Copia en borrador del informe del auditor.
2.
Programa de auditora.
3.
Cuestionarios sobre el examen y evaluacin del control interno.
4.
Hoja Principal de Trabajo o Balance de Comprobacin.
5.
Asientos de ajustes y reclasificaciones recomendados por el auditor.
6.
Conciliaciones.
7.
Computaciones.
8.
Extractos y copias de documentos importantes, por ejemplo:
Copias de la
legislacin vigente y su
reglamentacin,
Organizacin de la entidad, contratos, etc.
9.
Anlisis de Cuentas.
10.
Confirmaciones obtenidas de terceros.
11.
Notas y observaciones del auditor sobre:
Procedimientos empleados y su alcance.
Asuntos por aclarar durante el curso de la auditora (notas recordatorias).
Excepciones, irregularidades, desviaciones de normas, etc.
Recomendaciones posibles.
12.
Otros documentos o informacin pertinentes a la auditora.

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Obviamente el orden, ndice y cuidado de los diversos papeles de trabajo es muy
importante.
PLANEAMIENTO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo reflejan los modelos bsicos de investigacin, recopilacin
de evidencias, pruebas y procedimientos.
La elaboracin de los papeles de trabajo requiere un planeamiento cuidadoso antes
y durante el curso de la auditora. Durante el desarrollo de las labores de auditoria,
el auditor debe prever el tipo y forma de papel de trabajo que puede presentar la
evidencia de una manera ms concisa y efectiva. El empleo de los papeles de
trabajo que no se planificaron o que se hicieron con mucha prisa puede dar por
resultado que no presenten bien los datos, que el orden de presentacin no sea el
mejor o que sea necesario repetir o duplicar los datos para incluir toda la
informacin.
En condiciones generales, hay muchas maneras de laborar cualquier tipo de
trabajo. El auditor debe revisar la cdula similar empleada en la auditoria anterior,
si la hubo. Debe determinar si este formato es adecuado o si puede mejorarse.
Es preferible emplear una hoja separada para cada asunto, cdula o operaciones
analizada. Sin embargo, de vez cuando es ms prctico y lgico incluir el anlisis
de distintas cuentas relacionadas en una sola hoja.
Por ejemplo, un anlisis de bonos tambin puede incluir los intereses devengados
o acumulados que estn relacionados con dichos bonos.
Debe evitarse el uso de hojas de varios tamaos. Por lo general, las hojas de
tamao estndar de siete columnas son las adecuadas para la mayora de los
anlisis; y para el balance de comprobacin y para otros papeles de trabajo ms
amplios se puede usar hojas de doble tamao estndar de 14 columnas.
NOTAS DEL AUDITOR
Un grupo especial de los papeles de trabajo son las Notas del Auditor. En
realidad, este tipo de apeles de trabajo le sirve al auditor para hacer ciertos
apuntes que deben recordar para su propio beneficio. Hay tres clases distintas de
estas notas:
a)
Notas que le recuerdan al auditor asuntos que estn pendientes de
examinarse, cuestiones que requieren investigacin adicional, etc. son
asuntos que deben ser aclarados o terminados antes de empezar la
redaccin del informe.
b)
Notas sobre observaciones, hallazgos, excepciones o reparos que han de ser
incluidos en el informe.
c)
Notas sobre recomendaciones que han de ser incluidas en el informe.
Algunos auditores prefieren hacer una sola lista entre todas las notas, pero la
manera ms ordenada es la de hacer tres listas u hojas separadas para ir
registrando las tres clases de notas.

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En el caso de que hubiera muchas observaciones, hallazgos, excepciones o
reparos, es preferible hacer una hoja para cada clase; por ejemplo, una hoja seria
para Excepciones en el Examen de Facturas Pagadas, otras para Excepciones en
la Observaciones de Inventarios, y as por el estilo.
En las hojas de notas, el auditor registra la informacin suficiente para recordar el
asunto que se refiere a los otros papeles de trabajo relacionados si los hubiere. Las
notas deben ser completas, pero no deben repetir o duplicar datos que estn
contenidos en otros papeles de trabajo.
PREPARACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Algunos principios que fundamentan la preparacin de los papeles de trabajo son
los siguientes:
Deben ser totalmente preparados partiendo del punto de vista de la inclusin
de todos los datos necesarios.
Debern incluirse en ellos los datos que son pertinentes.
Incluirn los datos que sustenten alguna afirmacin o concepto expresado.
4. Presentarn
todos los datos necesarios que han de respaldar la
propiedad de los registros y operaciones.
5. Todos los papeles de trabajo debern elaborarse con limpieza y ser
matemticamente exactos.
6. Debern contener un enunciado conciso del trabajo ejecutado, en
conexin con su preparacin.
CLARIDAD Y EXPLICACIN COMPLETA
Es de suma importancia que cada hoja de los papeles de trabajo, sea clara y de
una explicacin completa del asunto que trata.
El encabezamiento de cada hoja debe contener el nombre de la entidad bajo
examen, ttulo de su contenido y el perodo o la fecha correspondiente.

Ejemplo:
(Entidad)
(Ttulo)
(Fechas)

Instituto "X"
Cuentas por cobrar
31.12.19XX

Significa que en la entidad "Instituto X" se est examinando el rubro del Balance
General "Cuentas por Cobrar" por el ejercicio correspondiente al ao 19XX (12
meses).
CLASES DE PAPELES DE TRABAJO
PAPELES DE TRABAJO GENERALES

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Los papeles generales son aquellos que no corresponden a una cuenta u
operacin especfica y que por su naturaleza o significado tienen uso y aplicacin
general. Bsicamente comprenden los siguientes:
Borrador del informe
Programa de auditora
Evaluacin del control interno
Hoja principal de trabajo o balance de comprobacin (auditora financiera)
Resumen de asientos de ajustes y reclasificaciones determinados por el
auditor. (Auditora financiera)
Resultados de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general.
PAPELES DE TRABAJO ESPECFICOS
Los papeles especficos comprenden bsicamente los siguientes:
Cdula matriz o principal de las cuentas del mayor general, preparadas
por el auditor (auditora financiera).
Presenta de manera global los montos que son objeto de examen y a partir de
la cual se generarn las cdulas auxiliares. Todas ellas deben referenciarse al
documento fuente, que puede ser el Balance General.

Cdulas auxiliares y otros documentos que prepara o solicite el auditor,


relacionados con:
Anlisis de cuentas elaborados por el auditor interno o personal de la
entidad. (Auditora financiera)
Confirmaciones recibidas de: bancos, clientes, proveedores y otros.
(Auditora financiera)
Anlisis de operaciones y actividades.
Resultados de entrevistas y conferencias especficas.
Cualquier otro documento relacionado con el examen, que directa o
indirectamente se utilice para la sustentacin del informe.

Se originan de las cdulas matrices y son empleadas por el auditor para


presentar las diferentes cuentas que conforman un rubro del Balance General.
Pueden denominarse:
Cdulas sumarias, es la desagrega la informacin proveniente de la cdula
matriz.
Cdulas analticas, son las que sustentan analticamente cada cdula sumaria.
MARCAS DEL AUDITOR
Las marcas del auditor (tambin llamadas "claves de auditora", "tildes", etc.)
son signos particulares y distintivos que hace el auditor para sealar el tipo de
trabajo o prueba efectuado.
Las marcas bsicas de auditora pueden ser utilizadas en todos los papeles de
trabajo y son de dos clases: con significado uniforme y contenido a criterio del
auditor, es decir sin significado permanente.

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Las marcas con significado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea
frecuentemente en cualquier auditora o examen especial y que han sido
adoptadas uniformemente en cualquier Auditora o Examen Especial.
A continuacin presentamos la descripcin de las marcas con leyenda o significado
uniforme.
SMBOLO
: LEYENDA O SIGNIFICADO
......

: Cotejado, comprobado, correcto

......
sustentadora

Verificado

revisado

con

documentacin

......
: Verificado con libros Oficiales y auxiliares de contabilidad
y registros
Presupuestales.
...... : Suma correcta vertical
.....

: Suma correcta horizontal

......

: Clculo verificado.

......

: Circularizado

......

: Circularizacin confirmada

......

: Verificacin fsica

......

: Operacin autorizada

......

: Pago Posterior

...... : Cobro Posterior


Las marcas sin significado permanente son utilizadas por el personal de auditora
para expresar concepto o procedimientos empleados. El significado de la marca
utilizada se debe presentar en forma obligatoria en cada cdula.
Si durante el curso de la auditora fuese necesario utilizar marcas adicionales, se
emplear stas a criterio del auditor describiendo obligatoriamente su significado
en las cdulas respectivas.
EL empleo de las marcas en los registros de la entidad es til, exclusivamente,
para que el auditor pueda determinar el progreso de su labor en el caso de una
interrupcin y para evitar duplicaciones en su trabajo.

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El empleo de las marcas de auditora en los papeles de trabajo es para la
informacin futura del mismo auditor, para fines de revisin y supervisin y para
usar dichas marcas como posibles referencias en el futuro. Por ejemplo, en la
conciliacin bancaria al fin del ao, el auditor puede marcar los cheques
pendientes de pago y que fueron pagados en el primer mes del ao siguiente,
colocando al final del papel de trabajo lo siguiente:
"Cheques pagados por el banco en el mes de
Enero, segn estado bancario".
REGLAS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE LOS PAPELES DE
TRABAJO
Las siguientes son las reglas mnimas para la elaboracin de papeles de trabajo
adecuados:
1.
Identifique cada hoja.- El encabezamiento debe incluir el orden siguiente:
a.
El nombre de la entidad.
b.
La descripcin de la informacin presentada.
c.
El perodo cubierto o fecha correspondiente.
2.
Use una hoja separada para cada asunto.- Cualquier dato que sea
de suficiente valor para ser incluido en los papeles de
trabajo,
merece una hoja completa con encabezamiento explicativo.
3.
Use slo una cara de cada hoja.- Esto evita el olvidar los datos que estn
al dorso de una hoja, as todos los datos sern ms legibles.
4.
Identifique a la persona que elabor el papel de trabajo.- El responsable
de cada papel debe registrar sus iniciales y la fecha de elaboracin.
5.
Identifique al Supervisor.- La persona que revisa los papeles antes de
aprobar el informe final y los papeles de trabajo, debe registrar sus
iniciales, indicando su aprobacin.
6.
Incluya la informacin completa y especfica.El auditor debe
proporcionar datos completos, nombres, ttulos, cdigos, etc., en cada
caso de anlisis de cuentas, entrevistas con empleados, examen de
documentos, etc.
7.
Suministre ndices completos.- Todos los papeles de trabajo deben tener
su ndice. Cada hoja debe incluir su propio nmero o letra que le
identifique y cuando sea necesario, las referencias cruzadas.
8.
Proporcione en forma clara la fuente de los datos.- No d lugar a dudar
sobre la fuente de donde extrajo la informacin para los papeles de
trabajo ya sea libro, registro, documento, cuenta del mayor u otra fuente.
9.
Indique la naturaleza de las labores de verificacin.- Se debe incluir una
descripcin de las labores efectuadas por el auditor. Debe efectuarse una
descripcin de los procedimientos de verificacin aplicados, antes que
los detalles de cifras y datos.
10.
Incluya la extensin y alcance de las pruebas selectivas aplicadas.Cuando se aplique pruebas selectivas, debe reflejar los procedimientos de
seleccin del muestreo y el porcentaje de transacciones examinadas en
relacin a todas las transacciones similares.

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12.

13.

14.

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17.

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20.

21.

22.

23.

Determine claramente el propsito de cada papel de trabajo y su relacin


con los objetivos de la auditora.- No se debe incluir datos insignificantes
o sin importancia para los objetivos de la auditora.
Mantenga hojas de notas, para recordar asuntos por aclarar o examinar
durante el curso del examen. Todos estos puntos deben ser aclarados o
resueltos antes de terminarse la auditora.
Incluya en cada papel de trabajo el cdigo de las marcas de auditora sin
significado uniforme. Es imposible recordar el significado de las marcas de
auditora. Adems su leyenda, es necesaria en las etapas de revisin.
Efecte el procedimiento correspondiente antes de registrar una marca
de auditora.- Una interrupcin puede hacer que no se cumpla con el
procedimiento, pero la marca significara que se ha cumplido con l.
Incluya observaciones generales o resmenes de comentarios sobre los
resultados de cada fase o aspectos del examen.- El auditor debe registrar
sus observaciones sobre todos sus hallazgos.
Coloque los papeles de trabajo en su sitio apenas acabe de prepararlos.Cada vez que el auditor termine un papel de trabajo, debe
ponerlo en
el orden que le corresponde entre todos los papeles.
Normalmente,
todos los papeles terminados deben
ser guardados en el orden
establecido para la auditora. El empleo de carpeta con las hojas sueltas
es aconsejable para
guardarlos en orden,
permitiendo su fcil
identificacin cuando sea necesaria.
No redacte de nuevo hojas ya elaboradas.- La repeticin de los papeles
de trabajo es evidencia de falta de eficiencia y de planeamiento. El
auditor, como el contador, deben "redactar una vez y de manera correcta".
Utilice lpiz.- Los papeles de trabajo deben prepararse a lpiz.
Ahorre tiempo.- Para ganar tiempo obtenga copias extras de material
impreso o utilice el equipo reproductor. Sin embargo, se debe velar por
que la utilizacin de tal equipo no de como resultado el sacar ms copias
de las que en realidad se necesitan.
Indique las fuentes de documentacin.Se deben indicar clara y
especficamente las fuentes de documentacin incluida en los papeles de
trabajo. Cuando se trate de un documento de una entidad se debe indicar
en dicho papel quin prepar el documento y por qu, si dicha informacin
no aparece en el documento.
Escriba los comentarios a doble espacio.- Para facilitar futuras aadiduras
y revisiones y para mejorar la legibilidad, los comentarios incluidos en los
papeles de trabajo deben estar escritos a doble espacio.
Utilice la tcnica de referenciacin cruzada.- Hasta donde sea posible, los
papeles de trabajo deben tener una referencia cruzada con otros
relacionados.
Asimismo, deben tener una referencia cruzada con el
programa de auditora.
Una efectiva referencia cruzada a menudo
disminuye la necesidad de copiar los datos.
Verifique los totales de las columnas.- Se debe efectuar una verificacin
independiente de los totales de las columnas, totales cruzados y
computaciones de datos numricos.

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24.

Totalidad y precisin.- Los papeles de trabajo deben ser completos y


precisos para proporcionar un respaldo apropiado para los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones y para permitir demostrar la naturaleza
y alcance del examen, cuando sea necesario.
25.
Claridad y comprensibilidad.- Los papeles de trabajo deben ser claros y
comprensibles sin necesidad de explicaciones verbales suplementarias.
La informacin que revelen debe ser clara, completa y concisa.
Cualquier
persona que utilice los papeles de trabajo debe poder
determinar de inmediato su propsito, la naturaleza y alcance de la labor
efectuada y las conclusiones de quien los prepar.
El que sea concisos es importante pero no se debe sacrificar la claridad ni
la comprensin slo por ahorrar tiempo o papel.
26.
Legibilidad y pulcritud.- Los papeles de trabajo deben ser legibles y lo ms
pulcros posible. De no ser as, se desperdiciar tiempo al revisarlos y al
preparar y referenciar los informes. Papeles de trabajo sucios pueden
perder su valor como evidencia. Debe evitarse el amontonar las palabras
y escribir entre lneas, dejando espacios adecuados antes de escribirlas.
27.
Pertenencia.- La informacin contenida en los papeles de trabajo debe
limitarse a los asuntos que son materialmente importante, pertinentes y
tiles con relacin a los objetivos establecidos para la auditora.
Es costumbre que todos los papeles de trabajo contengan una declaracin
clara del propsito, lo cual es muy til para asegurar que la informacin
acumulada est en relacin con los objetivos y el informe de auditora. No
debe preparase ni acumularse papeles y documentos innecesarios para el
logro de los objetivos de la auditora. La acumulacin y retencin de estos
papeles estorban en el administracin de un examen y complican las
operaciones de almacenaje y archivo.
Antes de terminar una auditora, el supervisor debe hacer los arreglos
necesarios para retirar o segregar todos los papeles de trabajo que no son
necesarios o pertinentes en respaldo a la labor efectuada. Si se rene una
gran cantidad de informacin o papeles innecesarios, la informacin
importante puede pasarse por alto u obscurecerse.
El costo de preparacin de papeles de trabajo es parte importante del
costo
total del examen que se efecta y debe estar justificado por la
informacin que figura en ellos.
28.
Evitar detalles excesivos.- Es necesario cuidarse de los detalles excesivos
en los papeles de trabajo.
29.
Identificar los archivos.- La cubierta de cada archivo debe incluir una
identificacin como la siguiente:
- Nombre de la Sub Gerencia de auditora y nmero de cdigo;
- Nombre y ubicacin de la entidad examinada;
- Tema de la labor efectuada;
- Perodo abarcado por la auditora u otra fecha aplicable;
- Clasificacin de seguridad.
30.
Evitar archivos voluminosos.- Se debe evitar los archivos o carpetas
individuales excesivamente gruesos ya que son difciles de manipular y
se deterioran rpidamente con el uso.

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31.

Incluir ndices del archivo.- En cada archivo de los papeles de


trabajo debe haber un ndice de su contenido.

INDICE DE LOS PAPELES DE TRABAJO


El ndice de los papeles de trabajo permite al auditor aplicar un ordenamiento
lgico y adecuado del contenido de los mismos, lo que facilita la identificacin en
forma rpida y oportuna de los resultados obtenidos.
Cada hoja de los papeles de trabajo que se archiven debe llevar una letra,
nmero o una combinacin de stos que la distinga de los dems.
Podemos sealar tres sistemas:
1.- Numeracin correlativa de los anlisis de cuentas: es el ms comn y sirve
para trabajos menores Ej. :
1. Fondo de Caja Chica
2. Bancos
2.1 Conciliacin Bancaria Banco zzzz
2.2 Conciliacin Bancaria Banco YYYY
3. Cuentas por Cobrar
2.- Combinacin de letras y nmeros: se utilizan letras para las selecciones ms
importantes de los papeles de trabajo Ej.:
A
Borrador del Informe
B
Programa de Auditora
C
Caja Bancos
C.1
Fondo de Caja Chica
C.2
Bancos
C.2.1 Conciliacin Bancaria Banco ZZZ
C.2.2 Conciliacin Bancaria Banco YYY
D
Cuentas por Cobrar
3.- Sistema de dgitos: Se utiliza ms de un dgito Ej.:
1000 Borrador del Informe
1100 Programa de Auditora
1200 Balance General
2000 Caja Bancos
2001 Fondo de Caja Chica
2002 Conciliacin Bancaria Banco ZZZ
2003 Conciliacin Bancaria Banco YYY
2100 Cuentas por Cobrar

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REFERENCIA CRUZADA
Los papeles de trabajo deben ser identificados y referenciados a fin de permitir
su interrelacin y facilitar su acceso a las evidencias en cualquier fase de la
auditora. La referenciacin debe efectuarse durante el curso del trabajo.
La informacin recibida, que sustenta la cdula, se referencia por el lado
izquierdo. La informacin que se enva como sustente de una cdula sumaria se
referencia por el lado derecho.
Balance de Comprobacin
Ref.
Concepto
CA
Caja Bancos
CB
Valores negociables
CC
Cuentas por cobrar
CD
Existencias
Total Activo Corriente

Saldo
10,000
50,000
15,000
70,000
145,000
=========

Hecho por:
Rev. Por:
Fecha:
C1
CDULA MATRIZ
CAJA BANCO
Ref.
Concepto
CA.1
Caja
CA.2
Fondo fijo
CA.3
Bancos

Saldo
2,000
1,000
7,000
10,000 C1
========

Hecho por:
Rev. Por:
Fecha:
CAJA
Ref.
CA.1.1
CA.1.2

CA

Concepto
Caja Lima
Caja Sucursal

Saldo
1,500
500
2,000 CA
========

Hecho por:
Rev. Por:
Fecha:

CA.1

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BIBLIOGRAFIA

ftp://ftp.usmp.edu.pe/separatas/FCCEF/.../MANUAL~1.DOC
http://www.perucontadores.com/audgub/NAGU.pdf

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