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AUDITORIA TRIBUTARIA
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Contener expresin clara del propsito de los mismos, para asegurar que
la informacin acumulada est apropiadamente relacionada con los
objetivos e informes de auditora.
Los
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verificados por el Coordinador, para asegurar que sean todos resueltos, antes
de finalizar la auditora.
Al confeccionar los papeles de trabajo el auditor no debe:
Seguir ciegamente los papeles de trabajo de auditoras anteriores; sin
embargo deber evitar efectuar cambios, a menos que exista una clara
razn para ello.
Preparar cdulas o planillas que pueden ser hechas por el ente auditado.
Escribir en el reverso de una hoja de trabajo.
Dejar puntos o preguntas pendientes en sus papeles de trabajo, a menos
que stos representen partidas preparadas para la resolucin por el
auditor encargado.
Tachar puntos o preguntas sin explicar las razones.
Dejar smbolo alguno sin identificar, excepto los de verificaciones
aritmticas.
Hacer transcripciones o anlisis detallados donde sea suficiente un
resumen.
Disponer de los papeles de trabajo para uso personal fuera de su
institucin.
Descuidar los papeles de trabajo. Cuando interrumpa o finalice la jornada,
todos los papeles de trabajo deben guardarse bajo llave.
Fines de los Papeles de Trabajo son varios. Algunos de stos son los siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos
bsicos:
Archivo Permanente.
Archivo Corriente.
ARCHIVO PERMANENTE
Para cada entidad que se encuentra bajo el mbito de control del Sistema Nacional
de control se debe implementar, organizar y mantener actualizado el archivo
permanente.
Es la informacin bsica de la entidad o rea a examinar, debindose tener un
amplio conocimiento de sus actividades, organizacin, normativa aplicable, reas
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crticas y los logros y metas, a fin de poder lograr un planeamiento y programacin
de auditora efectiva.
Este archivo, est conformado bsicamente por la documentacin siguiente:
Estructura orgnica de la entidad
Reglamento de organizacin y funciones
Manuales de organizacin y funciones
Manual de procedimientos
Leyes de creacin,
modificatorias y normas legales que regulan su
funcionamiento.
Estatuto social
Plan operativo institucional
Presupuesto autorizado
Memoria
Acuerdo de Directorio o decisiones importantes adoptadas por la alta
direccin.
Resoluciones y directivas emitidas por la entidad
Donaciones
Extractos, polticas y flujogramas sobre el sistema de contabilidad.
Estados Financieros.
Plan anual de Auditora Gubernamental.
Informes de Auditora.
Informe de evaluacin del Plan Anual de Auditora Gubernamental.
Denuncias
Direccin.
Convenios y contratos trascendentes.
El archivo permanente debe servir como informacin bsica al planificar futuras
auditoras. Debe proporcionar informacin resumida de rpida utilizacin y acceso,
sobre las labores efectuadas e informes emitidos de exmenes anteriores
incluyendo una lista de las principales reas cubiertas en las auditoras efectuadas,
las fechas en que se efectuaron y los resultados obtenidos.
Normalmente, se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo
permanente completo, el mismo que se mantendr en cada una de las Sedes
Regionales y en la Sede Central de la Contralora General de la Repblica.
El archivo permanente debe revisarse y actualizarse peridicamente. Para que
los archivos activos no se tornen demasiado voluminosos, se debe retirar el
material que no es de uso corriente, pero tiene que retenerse y trasladarlo a los
archivos inactivos identificando y registrando los motivos de dicho traslado.
Por lo general, el archivo corriente o papeles de trabajo de las dos ltimas
auditoras y el archivo permanente actualizado, deben estar a disposicin del
auditor. El archivo corriente de las auditoras anteriores a las indicadas debe
guardarse por el perodo establecido por la ley para la retencin de documentos
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financieros o cualquier perodo adicional necesario para los procesos judiciales si
los hubiese.
ARCHIVO CORRIENTE
El material que se coloque en el archivo corriente debe estar constituido por la
informacin relacionada principalmente con las fases corrientes de la auditora y
que no se consideran de uso continuo en auditoras posteriores. El tipo de
material que debe incluirse en este archivo es el siguiente:
1.
2.
3.
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conclusiones que se han obtenido. Contienen la base para el informe, la
evidencia del alcance del examen y la prueba de la responsabilidad profesional.
PROPSITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los principales propsitos de los papeles de trabajo son los siguientes:
1.
Contribuir a la planificacin y realizacin de la auditora.
2.
Registrar las Labores - Proporcionan un registro sistemtico y
detallado de la labor efectuada al llevar a cabo una auditora.
3.
Registrar los Resultados Proporcionan un registro de la
informacin y evidencias obtenidas y desarrolladas, en respaldo de
los hallazgos, conclusiones y recomendaciones resultantes de la
labor de auditora.
4.
Respaldar el Informe del Auditor - El contenido de los papeles de
trabajo tiene que ser suficiente para respaldar las opiniones,
conclusiones y el contenido total del informe de auditora. Este
informe bajo ninguna circunstancia debe contener informacin o
datos no respaldados por los papeles de trabajo. Dichos papeles
deben fundamentar la evidencia o la falta de ella, en la cual se
basan las reservas del juicio del auditor y constituyen la prueba
de la validez de las operaciones y registro examinados y del
contenido del informe de auditora.
5.
Indicar el Grado de Confianza del Sistema de Control Interno Los papeles de trabajo incluyen los resultados del examen y
evaluacin del sistema de control interno, as como los comentarios
sobre el mismo.
6.
Servir como Fuente de Informacin - Los datos utilizados por el
auditor al redactar el informe, se encuentran en los papeles de
trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta en el futuro,
cuando se necesitan algunos datos especficos.
7.
Mejorar la Calidad del Examen - Los papeles de trabajo bien
elaborados llaman
la
atencin sobre asuntos importantes y
garantizan el que se de atencin adecuada a los asuntos ms
significativos.
8.- Facilitar la Revisin y Supervisin - Los papeles de trabajo son
indispensables para la etapa de revisin del informe antes de
emitirlo.
Permiten a una persona ajena al equipo (el auditor
supervisor u otro funcionario) revisar los detalles del examen
registrados en dichos papeles. En el caso de cualquier pregunta o
duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de
trabajo estn para responderlas o aclararlas.
9.
Ayudar en el Desarrollo Profesional - La elaboracin correcta de los
papeles de trabajo puede ser una ayuda importante en el desarrollo
profesional del personal de auditora. El requisito de establecer por
escrito los procedimientos empleados y las conclusiones resultantes
de su aplicacin, exige que el auditor piense tanto en los propsitos
de los procedimientos, como en la claridad de su expresin y la
organizacin de los materiales de informacin.
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11.12.-
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Obviamente el orden, ndice y cuidado de los diversos papeles de trabajo es muy
importante.
PLANEAMIENTO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo reflejan los modelos bsicos de investigacin, recopilacin
de evidencias, pruebas y procedimientos.
La elaboracin de los papeles de trabajo requiere un planeamiento cuidadoso antes
y durante el curso de la auditora. Durante el desarrollo de las labores de auditoria,
el auditor debe prever el tipo y forma de papel de trabajo que puede presentar la
evidencia de una manera ms concisa y efectiva. El empleo de los papeles de
trabajo que no se planificaron o que se hicieron con mucha prisa puede dar por
resultado que no presenten bien los datos, que el orden de presentacin no sea el
mejor o que sea necesario repetir o duplicar los datos para incluir toda la
informacin.
En condiciones generales, hay muchas maneras de laborar cualquier tipo de
trabajo. El auditor debe revisar la cdula similar empleada en la auditoria anterior,
si la hubo. Debe determinar si este formato es adecuado o si puede mejorarse.
Es preferible emplear una hoja separada para cada asunto, cdula o operaciones
analizada. Sin embargo, de vez cuando es ms prctico y lgico incluir el anlisis
de distintas cuentas relacionadas en una sola hoja.
Por ejemplo, un anlisis de bonos tambin puede incluir los intereses devengados
o acumulados que estn relacionados con dichos bonos.
Debe evitarse el uso de hojas de varios tamaos. Por lo general, las hojas de
tamao estndar de siete columnas son las adecuadas para la mayora de los
anlisis; y para el balance de comprobacin y para otros papeles de trabajo ms
amplios se puede usar hojas de doble tamao estndar de 14 columnas.
NOTAS DEL AUDITOR
Un grupo especial de los papeles de trabajo son las Notas del Auditor. En
realidad, este tipo de apeles de trabajo le sirve al auditor para hacer ciertos
apuntes que deben recordar para su propio beneficio. Hay tres clases distintas de
estas notas:
a)
Notas que le recuerdan al auditor asuntos que estn pendientes de
examinarse, cuestiones que requieren investigacin adicional, etc. son
asuntos que deben ser aclarados o terminados antes de empezar la
redaccin del informe.
b)
Notas sobre observaciones, hallazgos, excepciones o reparos que han de ser
incluidos en el informe.
c)
Notas sobre recomendaciones que han de ser incluidas en el informe.
Algunos auditores prefieren hacer una sola lista entre todas las notas, pero la
manera ms ordenada es la de hacer tres listas u hojas separadas para ir
registrando las tres clases de notas.
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En el caso de que hubiera muchas observaciones, hallazgos, excepciones o
reparos, es preferible hacer una hoja para cada clase; por ejemplo, una hoja seria
para Excepciones en el Examen de Facturas Pagadas, otras para Excepciones en
la Observaciones de Inventarios, y as por el estilo.
En las hojas de notas, el auditor registra la informacin suficiente para recordar el
asunto que se refiere a los otros papeles de trabajo relacionados si los hubiere. Las
notas deben ser completas, pero no deben repetir o duplicar datos que estn
contenidos en otros papeles de trabajo.
PREPARACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Algunos principios que fundamentan la preparacin de los papeles de trabajo son
los siguientes:
Deben ser totalmente preparados partiendo del punto de vista de la inclusin
de todos los datos necesarios.
Debern incluirse en ellos los datos que son pertinentes.
Incluirn los datos que sustenten alguna afirmacin o concepto expresado.
4. Presentarn
todos los datos necesarios que han de respaldar la
propiedad de los registros y operaciones.
5. Todos los papeles de trabajo debern elaborarse con limpieza y ser
matemticamente exactos.
6. Debern contener un enunciado conciso del trabajo ejecutado, en
conexin con su preparacin.
CLARIDAD Y EXPLICACIN COMPLETA
Es de suma importancia que cada hoja de los papeles de trabajo, sea clara y de
una explicacin completa del asunto que trata.
El encabezamiento de cada hoja debe contener el nombre de la entidad bajo
examen, ttulo de su contenido y el perodo o la fecha correspondiente.
Ejemplo:
(Entidad)
(Ttulo)
(Fechas)
Instituto "X"
Cuentas por cobrar
31.12.19XX
Significa que en la entidad "Instituto X" se est examinando el rubro del Balance
General "Cuentas por Cobrar" por el ejercicio correspondiente al ao 19XX (12
meses).
CLASES DE PAPELES DE TRABAJO
PAPELES DE TRABAJO GENERALES
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Los papeles generales son aquellos que no corresponden a una cuenta u
operacin especfica y que por su naturaleza o significado tienen uso y aplicacin
general. Bsicamente comprenden los siguientes:
Borrador del informe
Programa de auditora
Evaluacin del control interno
Hoja principal de trabajo o balance de comprobacin (auditora financiera)
Resumen de asientos de ajustes y reclasificaciones determinados por el
auditor. (Auditora financiera)
Resultados de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general.
PAPELES DE TRABAJO ESPECFICOS
Los papeles especficos comprenden bsicamente los siguientes:
Cdula matriz o principal de las cuentas del mayor general, preparadas
por el auditor (auditora financiera).
Presenta de manera global los montos que son objeto de examen y a partir de
la cual se generarn las cdulas auxiliares. Todas ellas deben referenciarse al
documento fuente, que puede ser el Balance General.
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Las marcas con significado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea
frecuentemente en cualquier auditora o examen especial y que han sido
adoptadas uniformemente en cualquier Auditora o Examen Especial.
A continuacin presentamos la descripcin de las marcas con leyenda o significado
uniforme.
SMBOLO
: LEYENDA O SIGNIFICADO
......
......
sustentadora
Verificado
revisado
con
documentacin
......
: Verificado con libros Oficiales y auxiliares de contabilidad
y registros
Presupuestales.
...... : Suma correcta vertical
.....
......
: Clculo verificado.
......
: Circularizado
......
: Circularizacin confirmada
......
: Verificacin fsica
......
: Operacin autorizada
......
: Pago Posterior
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El empleo de las marcas de auditora en los papeles de trabajo es para la
informacin futura del mismo auditor, para fines de revisin y supervisin y para
usar dichas marcas como posibles referencias en el futuro. Por ejemplo, en la
conciliacin bancaria al fin del ao, el auditor puede marcar los cheques
pendientes de pago y que fueron pagados en el primer mes del ao siguiente,
colocando al final del papel de trabajo lo siguiente:
"Cheques pagados por el banco en el mes de
Enero, segn estado bancario".
REGLAS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE LOS PAPELES DE
TRABAJO
Las siguientes son las reglas mnimas para la elaboracin de papeles de trabajo
adecuados:
1.
Identifique cada hoja.- El encabezamiento debe incluir el orden siguiente:
a.
El nombre de la entidad.
b.
La descripcin de la informacin presentada.
c.
El perodo cubierto o fecha correspondiente.
2.
Use una hoja separada para cada asunto.- Cualquier dato que sea
de suficiente valor para ser incluido en los papeles de
trabajo,
merece una hoja completa con encabezamiento explicativo.
3.
Use slo una cara de cada hoja.- Esto evita el olvidar los datos que estn
al dorso de una hoja, as todos los datos sern ms legibles.
4.
Identifique a la persona que elabor el papel de trabajo.- El responsable
de cada papel debe registrar sus iniciales y la fecha de elaboracin.
5.
Identifique al Supervisor.- La persona que revisa los papeles antes de
aprobar el informe final y los papeles de trabajo, debe registrar sus
iniciales, indicando su aprobacin.
6.
Incluya la informacin completa y especfica.El auditor debe
proporcionar datos completos, nombres, ttulos, cdigos, etc., en cada
caso de anlisis de cuentas, entrevistas con empleados, examen de
documentos, etc.
7.
Suministre ndices completos.- Todos los papeles de trabajo deben tener
su ndice. Cada hoja debe incluir su propio nmero o letra que le
identifique y cuando sea necesario, las referencias cruzadas.
8.
Proporcione en forma clara la fuente de los datos.- No d lugar a dudar
sobre la fuente de donde extrajo la informacin para los papeles de
trabajo ya sea libro, registro, documento, cuenta del mayor u otra fuente.
9.
Indique la naturaleza de las labores de verificacin.- Se debe incluir una
descripcin de las labores efectuadas por el auditor. Debe efectuarse una
descripcin de los procedimientos de verificacin aplicados, antes que
los detalles de cifras y datos.
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Incluya la extensin y alcance de las pruebas selectivas aplicadas.Cuando se aplique pruebas selectivas, debe reflejar los procedimientos de
seleccin del muestreo y el porcentaje de transacciones examinadas en
relacin a todas las transacciones similares.
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REFERENCIA CRUZADA
Los papeles de trabajo deben ser identificados y referenciados a fin de permitir
su interrelacin y facilitar su acceso a las evidencias en cualquier fase de la
auditora. La referenciacin debe efectuarse durante el curso del trabajo.
La informacin recibida, que sustenta la cdula, se referencia por el lado
izquierdo. La informacin que se enva como sustente de una cdula sumaria se
referencia por el lado derecho.
Balance de Comprobacin
Ref.
Concepto
CA
Caja Bancos
CB
Valores negociables
CC
Cuentas por cobrar
CD
Existencias
Total Activo Corriente
Saldo
10,000
50,000
15,000
70,000
145,000
=========
Hecho por:
Rev. Por:
Fecha:
C1
CDULA MATRIZ
CAJA BANCO
Ref.
Concepto
CA.1
Caja
CA.2
Fondo fijo
CA.3
Bancos
Saldo
2,000
1,000
7,000
10,000 C1
========
Hecho por:
Rev. Por:
Fecha:
CAJA
Ref.
CA.1.1
CA.1.2
CA
Concepto
Caja Lima
Caja Sucursal
Saldo
1,500
500
2,000 CA
========
Hecho por:
Rev. Por:
Fecha:
CA.1
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BIBLIOGRAFIA
ftp://ftp.usmp.edu.pe/separatas/FCCEF/.../MANUAL~1.DOC
http://www.perucontadores.com/audgub/NAGU.pdf
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