Desenvolvimento de um sistema integrado de gesto universitria

Beatriz Arajo, Clber Moterani, Eliara Maria Tavares, Gustavo Afonso, Jos Roberto Ribeiro, Marcelo Penha

Universidade Federal de Alfenas UNIFAL-MG

{beatriz.araujo, cleber.tavaes, eliara.tavares, gustavo.afonso, joseroberto.ribeiro, marcelo.penha}@unifal-mg.edu.br

Resumo
A busca por um sistema de gesto universitria integrado torna-se cada vez mais intensa medida
que os nmeros a serem geridos crescem, a tecnologia avana e o uso da tecnologia da informao
torna-se notrio e parte necessria em muitos dos processos. A Universidade Federal de Alfenas
(UNIFAL-MG), que vem vivenciando em um perodo recente da sua histria um momento de
expanso, est desenvolvendo e implantando, atravs do Ncleo de Tecnologia da Informao
(NTI), um sistema integrado de gesto universitria. Esse sistema composto por mdulos
destinados a domnios especficos, integrados atravs de uma base de dados institucional
centralizada, sem redundncia e compartilhada entre os setores pertinentes.
Palavras-chave: sistema de gesto universitria integrado, domnios relacionados.
Abstract
The search for an integrated university management system becomes more intensive as the numbers
to be managed increase, the technology advances and the use of information technology becomes
apparent and a necessary part in many processes. The Federal University of Alfenas (UNIFALMG), which has experienced a recent period of expansion, is developing and deploying, through
Center for Information Technology (NTI), an integrated university management system. This system
is composed by modules aimed at specific domains, which are integrated through a centralized,
redundance-free database, shared among several departaments.
Keywords: integrated university management system , domain relationship.

Introduo
A UNIFAL-MG uma Universidade Pblica Federal com quase cem anos de histria.
Entretanto, assim como em muitas outras Universidades Federais, foi em um momento mais recente
de sua histria que iniciou um perodo de expanso, com o aumento de cursos, nmero de alunos,
servidores, estrutura fsica etc. A UNIFAL-MG atualmente uma organizao com vrios setores
administrativos que possuem funes vitais ao bom andamento dos processos da instituio. Nesse
processo de expanso, surgem vrias oportunidades de melhoria na integrao entre setores, fluxo
de processos e comunicao interna.
Dessa forma, a demanda por sistemas informatizados aumenta, muitas vezes sendo eles
vistos como pea fundamental para o bom funcionamento de um setor. Entretanto, em muitos casos
a implantao de um sistema isolado no evita problemas como a duplicidade de dados e atividades,
a inconsistncia de dados, a dificuldade no levantamento de informaes etc. Na tentativa de
solucionar ou ao menos melhorar tal cenrio, desenvolve-se no mais sistemas isolados, mas sim
partes de um sistema integrado, em que aes executadas em um determinado setor tem efeito nos

demais setores.
Entretanto, para que isso ocorra na gesto universitria, a instituio deve assumir um grau
mais elevado de maturidade, direcionando seus esforos para o desenvolvimento de mdulos
integrados, que faam uso de uma nica base de dados e estejam apoiadas por uma infraestrutura
slida de Tecnologia da Informao (TI).
Quando o desenvolvimento e a implantao desses mdulos colocado em prtica, a
universidade passa a ter um sistema corporativo integrado, construdo a partir de uma base de dados
centralizada, sem redundncia e compartilhada entre os setores pertinentes. Nessa abordagem,
quaisquer modificaes nos dados estaro imediatamente disponveis para outros setores ou
departamentos. Essa agilidade na produo e disseminao interna das informaes representa um
fator decisivo para modernizar a gesto acadmica, melhorar na qualidade da informao e agilizar
os processos administrativos.
Este artigo apresenta o trabalho realizado pelo NTI/UNIFAL-MG no desenvolvimento de
um sistema integrado de gesto universitria, que vem continuamente evoluindo com a implantao
de novos mdulos e de melhorias nos j existentes.

Metodologia
Antes do processo de integrao, os sistemas existentes na UNIFAL-MG trabalhavam de
forma setorial, ou seja, cada um isolado no domnio especfico de sua unidade institucional. Desta
forma, cada setor inseria e mantinha todos os dados necessrios para o funcionamento do sistema,
mesmo que tais dados no fossem da responsabilidade deste setor. Um exemplo disso era a
necessidade de manter informaes sobre os servidores da universidade em diversos sistemas
simultaneamente.
A integrao tem incio com o desenvolvimento e implantao do Sistema Acadmico em
2009. Naquele momento foi planejada uma estrutura que futuramente pudesse ser utilizada e
gerenciada por outros domnios. Essa ideia viria a consolidar-se com a implementao do Sistema
de Gesto de Pessoas e do Sistema de Protocolo, no final do ano de 2010 e incio de 2011. A
integrao desses mdulos ao Sistema Acadmico resultou no inicio da construo do Sistema
Integrado da UNIFAL-MG.
partir de sua criao, esse sistema corporativo passou a apresentar duas vertentes: uma
voltada para a rea administrativa e outra para a rea acadmica. Na rea administrativa, o sistema
atua indiretamente, como um meio que prov recursos para que as atividades de ensino, pesquisa e
extenso atinjam seus objetivos. J na rea acadmica, o sistema atua diretamente na execuo
dessas atividades. Essas duas vertentes so, portanto, complementares e trabalham de forma
conjunta, compartilhando informaes.
O principal ponto de integrao do sistema o Banco de Dados, implementado no Sistema
Gerenciador de Banco de Dados (SGBD) PostgreSQL [1], utilizando-se do conceito de Schemas
para organizar os diversos domnios institucionais. Foram empregadas tecnologias Web no
desenvolvimento do sistema, utilizando-se linguagens como: PHP [2], HTML [3], JavaScript [4],
Java [5]. Tais escolhas foram feitas principalmente fundamentadas no conhecimento e utilizao
comum e padronizada delas pela equipe do NTI. Empregou-se o paradigma Orientado a Objetos,
alm de mtodos como Ajax [6] e Web Service [7] e conceitos das Metodologias geis [8] para o
desenvolvimento do sistema.
Os principais mdulos que compem atualmente o Sistema Integrado UNIFAL-MG so:
Acadmico: faz a gesto acadmica da instituio. Atende atualmente aos cursos de graduao e

ps-graduao, presenciais e a distncia. utilizado por vrios tipos de usurio, como

departamento de registro acadmico, Pr Reitorias de Graduao e Ps-Graduao, Centro de
Educao a Distncia, Professores, Coordenadores de Curso, Coordenadores de Comisso de
Estgio, Coordenadores de Comisso de Atividade Formativa e Discentes. Realiza o controle da
vida acadmica do aluno, desde seu ingresso at a colao de grau. Possui funcionalidades como
gerenciamento de dinmicas curriculares, renovao de matrcula online de forma automatizada,
aproveitamentos de disciplinas, gerenciamento de estgios e atividades formativas, gerao
automtica de matrculas em disciplinas, controle de registros de diploma, gerenciamento de
programas de ensino, cadastro de grade horria, gerenciamento de ocorrncias (trancamento,
desistncia etc) e de licenas, entre outros. Gerencia mais de 6000 usurios e se encontra em
constante evoluo.
Gesto de Pessoas: mdulo que trabalha com dados bsicos para os demais domnios. Mantm o
cadastro dos servidores, unidades institucionais (setores), portarias, ocorrncias, gesto da
segurana do trabalho, exames mdicos etc. A fim de evitar retrabalho e inconsistncias, possui um
importador dos dados do Sistema Integrado de Administrao de Recursos Humanos (SIAPE) [9]
para a base de dados institucional.
Almoxarifado: responsvel por gerenciar as entradas e sadas (requisies de consumo) dos
materiais/servios dentro da UNIFAL-MG. O registro da entrada feito principalmente atravs do
recebimento da nota fiscal do fornecedor, trabalhando em conjunto com as atividades do setor de
compras da instituio. possvel fazer o controle de validade dos materiais e definio de cotas
setoriais. O atendimento das requisies de consumo (sada dos materiais/servios) reflete no
controle de validade, cota e valores mdios dos materiais. As operaes realizadas no almoxarifado
so informadas contabilidade para prestao de contas junto aos rgos competentes atravs do
Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo Federal (SIAFI) [10], tendo o mdulo
relatrios para tal propsito.
Patrimnio: gerencia os bens moveis da instituio. responsvel pelo tombamento de um bem
(gerando o nmero de tombo, registrando data, descrio, situao, estado de conservao etc),
trabalhando em consonncia com o Almoxarifado (responsvel pelas entradas dos materiais na
UNIFAL-MG). Mantm os registros atuais e histricos de responsvel patrimonial, localizao
fsica, unidade (setor) ao qual pertence o bem mvel. Executa a depreciao dos bens
patrimoniados. Permite a gerao de relatrios administrativos e controle, como o termo de
responsabilidade e ficha patrimonial. Tem interao no apenas com o setor de patrimnio, mas
com todos os responsveis patrimoniais, permitindo o levantamento da carga patrimonial, consultas
e comunicaes relativas ao patrimnio.
Espao Fsico: tem por objetivo manter informaes relacionadas estrutura fsica dos campi da
UNIFAL-MG. Entre as principais atribuies desse sistema, esto: gerenciar o cadastro de bens
imveis, que inclui dados como nome, sigla, localizao e rea construda; prover dados detalhados
sobre a composio dos bens imveis (pavimentos e componentes de cada pavimento); classificar
os componentes dos bens imveis de acordo com as caractersticas fsicas e funcionais desses
componentes; registrar para quais unidades administrativas da instituio os bens imveis esto
alocados; permitir o compartilhamento de documentos relacionados aos bens imveis, tais como
planta baixa, projeto hidrulico e projeto eltrico, entre outros; permitir levantamentos como
composio por bem imvel, composio por funcionalidade, classificao ou unidade
administrativa, distribuio da rea fsica total.
Protocolo: mdulo cuja principal funo gerenciar a localizao dos processos protocolados.
Permite controlar o ciclo de um processo, desde sua abertura, movimentaes,
apensamentos/anexaes, despachos, encerramento e arquivamento, comunicando via e-mail ao
interessado do processo cada movimentao do mesmo. A partir da implantao desse mdulo, as
atividades relacionadas movimentao dos processos dentro da instituio passaram a ser
gerenciada com maior rigor, fazendo com que boa parte da comunidade institucional se envolvesse
nesse controle. A comunicao das informaes pertinentes a esse domnio tambm foi
aperfeioada.

 Assistncia Estudantil: um mdulo para o controle das aes desenvolvidas pela Pr-Reitoria
de Assuntos Comunitrios e Estudantis (PRACE) atravs do Programa de Assistncia Estudantil,
cuja finalidade contribuir com a permanncia e a concluso de curso dos estudantes de graduao
em condies socioeconmicas desfavorveis. O mdulo contempla o processo de inscrio do
discente, auxilia no processo da anlise socioeconmica de cada inscrito e na distribuio dos
benefcios, faz a divulgao do resultado e permite o controle dos beneficirios em cada modalidade
do Programa.
Restaurante Universitrio (R.U.): realiza o controle de descontos e refeies gratuitas a alunos
da UNIFAL-MG. Segundo a poltica institucional, todos os alunos tm direito a um desconto dirio
em uma das refeies subsidiado pela Universidade. J os alunos que obtiveram auxlioalimentao atravs da PRACE tm direito a trs refeies gratuitas por dia (caf da manh, almoo
e jantar). O mdulo faz o controle da utilizao desses benefcios atravs do crach institucional,
alm de fornecer indicadores para o gerenciamento do restaurante.
Transportes: auxilia o setor de transportes da UNIFAL-MG a gerenciar a frota institucional.
Realiza o controle de todas as viagens e pequenos descolamentos efetuados por todos os veculos da
Universidade. Tambm permite o gerenciamento das despesas dos veculos, ordens de servio de
manuteno, controle de reserva de veculos, escala de motoristas, emprstimos de veculos entre os
campi, entre outras funcionalidades.
Alm desses mdulos, existem outros que ainda esto sendo desenvolvidos e acoplados ao
Sistema Integrado. Os principais so:
Ordens de Servio: mdulo centralizado para criao e controle de ordens de servio. Ser
utilizado pelo Departamento de Servios Gerais e NTI. Possibilitar a escolha de tipos de
requisio, atribuio aos diferentes setores de atendimento, suporte aos vrios campi da instituio,
levantamento de custos de atendimento por requisio, levantamento de atendentes por requisio,
gerenciamento de contratos de manuteno.
Reserva de salas: permitir a reserva de salas por setores administrativos e professores. Est
sendo desenvolvido de maneira integrada aos mdulos Espao Fsico, Patrimnio e Ordens de
Servio. Indicar, por exemplo, quando um equipamento em uma sala de aula estiver em
manuteno. O mdulo possibilitar tambm levantamentos de utilizao de salas.
Compras: gerencia os pedidos de compras realizados na UNIFAL-MG. Permite que o Setor de
Compras ou as unidades institucionais elaborem os pedidos de compras, criando a lista de materiais
e servios, alm da cotao. O Setor de Compras faz o cadastro de materiais e fornecedores, alm
de elaborar o pr-empenho. Gera relatrios com dados a serem inseridos no sistema ComprasNet
[11] e importa os resultados apresentados por ele. Futuramente, gerenciar todos os processos at a
entrega dos materiais no almoxarifado.
A Figura1 apresenta os mdulos do sistema integrado e as relaes entre eles. As setas
indicam o fluxo de informaes do mdulo onde so originadas para os mdulos que as utilizam.

Figura1. Mdulos do Sistema Integrado de Gesto Universitria.

O desenvolvimento de cada um dos mdulos realizado por Analistas de TI, muitas vezes
auxiliados por estagirios. H ciclos contnuos de anlise, implementao e testes, sendo que no
incio (primeiros ciclos) a fase de anlise mais demorada. A medida que o desenvolvimento
avana esse tempo vai progressivamente diminuindo, ao mesmo tempo em que as fases de
implementao e testes tm suas duraes aumentadas. A implantao realizada de forma
incremental, dando-se prioridade s funcionalidades bsicas. Os analistas participantes do
desenvolvimento do mdulo, alm do treinamento, ficam tambm responsveis pela manuteno
dele. Dessa forma, os analistas tornam-se bons conhecedores do domnio referente ao mdulo e dos
processos a ele relacionados.

Resultados
A implantao do sistema integrado, mesmo no abrangendo todos os domnios
administrativos e/ou acadmicos, trouxe resultados importantes analisando-se o fato da integrao.
Sem ela, com o contnuo crescimento dos dados, tornar-se-ia cada vez mais difcil a manuteno e
consistncias dos mesmos. O foco do desenvolvimento na integrao traz um melhor entendimento

sobre os domnios, suas relaes, processos internos e externos. Tambm dessa forma os dados
comuns a um grupo de setores ou interessados so revistos pelos membros do grupo, evitando
inconsistncias.
Segue abaixo uma lista das principais resultados obtidos com o desenvolvimento do Sistema
Integrado de Gesto Universitria da UNIFAL-MG:
conduo de procedimentos, normas e comportamentos de forma padronizada, estabelecendo uma
linguagem comum para todos que o utilizam;
armazenamento do histrico das suas operaes, permitindo a recuperao e rastreabilidade de
dados;
institucionalizao do conhecimento sobre os processos, tornando-os perenes e independentes do
conhecimento pessoal;
alinhamento com a arquitetura tecnolgica definida pela instituio;
integrao, principalmente entre as bases de dados da instituio, proporcionando credibilidade da
informao e eliminao de dados redundantes.
alinhamento com o negcio, os valores e a misso da instituio;
auditoria e maior disponibilidade dos dados;
facilidade para a extrao de dados estatsticos e gerenciais;
maior transparncia das informaes.
Consideraes Finais
Dentro de uma lgica organizacional que se orienta para a obteno de nveis de
desempenho qualitativo e quantitativo, imprescindvel dispor de instrumentos de apoio deciso.
Alm disso, as estratgias da informao ajudam as instituies a se adaptarem s mudanas. O
desenvolvimento de um sistema integrado de gesto universitria garante que o conjunto de
informaes necessrias aos rgos governamentais, como CAPES, INEP, CNPQ, SESU, SERPRO
e aos diversos rgos internos da prpria instituio, estejam disponveis e confiveis. Um sistema
corporativo integrado aumenta a qualidade da informao que os administradores utilizam na
tomada de deciso, diminui erros, proporcionando maior velocidade de tramitao de processos e
acesso instantneo informao.
Normalmente, no tarefa fcil pensar na integrao ao se desenvolver um novo sistema
como parte de um domnio maior. Essa abordagem, a princpio, apresenta dificuldades que no
existiriam no desenvolvimento de sistemas no integrados. Entretanto, os resultados obtidos a
mdio e longo prazo compensam o esforo adicional.
A implantao de sistemas integrados no soluciona por si s problemas gerenciais, mas
combinados com uma boa definio de processos, podem melhorar a comunicao interna e externa
dos setores, agilizar e padronizar tarefas, assim como evitar retrabalhos.

Referncias
[1]

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[2]

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Acesso em: 12 abril 2013.

[3]

World Wide Web Consortium (W3C). HyperText Markup Language (HTML): W3C

Architecture domain. Disponvel em: <http://www.w3.org/html/>. Acesso em: 12 abril 2013.

[4]

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[5]

Oracle. Java. Disponvel em <http://www.oracle.com/technetwork/java/index.html>. Acesso

em: 12 abril 2013.

[6]

Jesse James Garrett. Ajax: A New Approach to Web Applications. 18 de fevereiro de 2005.
Diponvel em <http://www.adaptivepath.com/ideas/ajax-new-approach-web-applications>.
Acesso em: 12 abril 2013.

[7]

World Wide Web Consortium (W3C). Web Service Activity.

<http://www.w3.org/2002/ws>. Acesso em: 12 abril 2013.

[8]

Beck, K. et al. Manifesto for Agile Software Development. 2001. Disponvel em:
<http://www.agilemanifesto.org/>. Acesso em: 12 abril 2013.

[9]

Secretaria de Gesto Pblica SEGEP. Sistema Integrado de Administrao de Recursos

Humanos
(SIAPE).
Disponvel
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<http://www.siapenet.gov.br/Portal/Servico/Apresentacao.asp>. Acesso em: 12 abril 2013.

Disponvel

em:

[10] Tesouro Nacional. Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo Federal

(SIAFI). Disponvel em: <https://www.tesouro.fazenda.gov.br/pt/siafi>. Acesso em: 12 abril
2013.
[11] Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. ComprasNet. Disponvel em:
<http://www.comprasnet.gov.br/>. Acesso em: 12 abril 2013.