Secretara Privada

del Despacho del

Gobernador

MANUAL DE ORGANIZACIN

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NDICE
Pg.
Introduccin...................................................................................................................... 3
Marco legal....................................................................................................................... 4
Misin y Visin... 5
Organigrama.. 6
Anlisis de las unidades administrativas:
Secretara Privada del Despacho del Gobernador......................................................... 8
Divisin de Secretara del Despacho.. 10
Residencia Oficial del Gobernador. 12
Glosario de trminos......................................................................................................... 13
Anexos.............................................................................................................................. 19

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INTRODUCCIN
La Secretara Privada del Despacho del Gobernador del Estado Lara, es creada entre
otras funciones, con el propsito de coadyuvar en la planeacin, organizacin y ejecucin de
las tareas del ciudadano Gobernador. Asimismo, y en relacin al vnculo que se da entre el
gobierno y el pueblo de Lara; la Secretara Privada, atiende la demanda que la ciudadana
plantea al Gobernador, canalizndola a las diferentes dependencias del aparato de gobierno
estadal a que corresponda.

El presente Manual de Organizacin, se realiz con la finalidad de tener una visin

general, clara y correcta de la estructura organizativa que constituye esta importante unidad
orgnica dentro de la Gobernacin; as como delimitar las funciones que cumple cada unidad
de trabajo o unidad subordinada dentro de la misma. Es importante sealar, que la
aprobacin as como la actualizacin de este manual, debe ser autorizada por la mxima
autoridad de la Secretara Privada.

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MARCO LEGAL
Documento

Gaceta Oficial N

Fecha

Constitucin de la Repblica Bolivariana de

5.908

19/02/2009

Venezuela

Ley

Extraordinario

Orgnica

de

la Administracin

Pblica.

Decreto N 6.217

5.890

31/07/2008

Extraordinario

Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos

2.818

01/07/1981

Extraordinario

Ley de Simplificacin de Trmites Administrativos.

Decreto N 6.265

5.891

31/07/2008

Extraordinario

Ley de Administracin del Estado Lara

11.420

24/11/2008

Ordinaria

Reglamento

Parcial

Administracin del Estado Lara.

de

la

Ley

de

15.882

01/11/2011

Ordinaria

Decreto N 03537

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MISIN Y VISIN
MISIN
La Gobernacin del Estado Lara tiene como propsito, "Mejorar la calidad de vida del
ciudadano larense", a travs del desarrollo econmico y social, sostenible y sustentable,
haciendo uso suficiente de los recursos humanos y materiales con que cuenta, mediante una
gerencia pblica transparente, social y participativa.

VISIN

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ORGANIGRAMA

DESPACHO DEL GOBERNADOR

DEL ESTADO

SECRETARIA PRIVADA DEL

DESPACHO DEL GOBERNADOR

DIVISION DE SECRETARIA DEL

DESPACHO

RESIDENCIA OFICIAL DEL

GOBERNADOR

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ANLIS DE LAS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS

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SECRETARA PRIVADA
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretara Privada del Despacho del Gobernador.

DEPENDENCIA JERRQUICA: Despacho del Gobernador.

UNIDADES SUBORDINADAS: Residencia Oficial del Gobernador, Divisin de Secretara del

Despacho del Gobernador.

OBJETIVO: Atender con oportunidad y eficiencia los asuntos privados relacionados con el
Gobernador del Estado.

FUNCIONES:

Recibir, dar cuenta y distribuir la correspondencia dirigida al ciudadano Gobernador.

Redactar y despachar la correspondencia particular del Gobernador del Estado.

Organizar y controlar la Agenda de compromisos del ciudadano Gobernador.

Llevar un registro de la informacin confidencial del ciudadano Gobernador.

Atender a visitantes nacionales y extranjeros.

Tramitar la expedicin de pasaportes solicitados por el ciudadano Gobernador.

Organizar reuniones y eventos previa solicitud del ciudadano Gobernador.

Dirigir, coordinar y controlar las actividades llevadas a cabo por la Residencia Oficial del
Gobernador.

Dirigir, coordinar y controlar las actividades llevadas a cabo en el rea de cocina de la

Gobernacin del Estado.

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SECRETARA PRIVADA

Controlar los materiales e insumos del rea de cocina de la Gobernacin del Estado.

Formular, ejecutar y realizar seguimiento del Plan Operativo Anual (POA), as como el
control y ejecucin del Presupuesto asignado a la Secretara Privada.

Dirigir y controlar las acciones relacionadas con el inventario general de Bienes

asignados a la Secretara Privada.

Las dems atribuciones que de conformidad con la Ley, y el Gobernador le designe.

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DIVISIN DE SECRETARA DEL DESPACHO

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Divisin de Secretara del Despacho.

DEPENDENCIA JERRQUICA: Secretara Privada del Despacho del Gobernador.

UNIDADES SUBORDINADAS: Ninguna.

OBJETIVO: Atender con oportunidad, eficiencia y eficacia asuntos relacionados con la

correspondencia institucional y gubernamental, garantizando la efectiva comunicacin y
enlace entre los organismos competentes en aras de brindar una correcta canalizacin de las
mismas.

FUNCIONES:

Recibir, registrar y canalizar las correspondencias institucionales y gubernamentales.

Llevar control del archivo interno de la correspondencia recibida y enviada en este

despacho.

Servir de enlace entre las dependencias e instituciones pblicas, privadas y

gubernamentales a fin de canalizar las solicitudes realizadas por estos.

Redactar y distribuir oficios a los entes que conforman el Gobierno Estadal.

Llevar un registro y Control de antesala y atencin diaria del pblico en el despacho del
ciudadano Gobernador.

Realizar convocatorias a Directores, Jefes, Presidentes, Diputados, Concejales u otras

reuniones con el ciudadano Gobernador y llevar registro de asistencias y minutas de las
mismas.

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DIVISIN DE SECRETARA DEL DESPACHO

Las dems atribuciones que de conformidad con la Ley, y la Secretara Privada le

designe.

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RESIDENCIA OFICIAL DEL GOBERNADOR

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Residencia Oficial del Gobernador.

DEPENDENCIA JERRQUICA: Secretara Privada del Despacho del Gobernador.

UNIDADES SUBORDINADAS: Ninguna.

OBJETIVO: Velar por el cumplimiento de los procesos administrativos realizados en la

Residencia Oficial, con el fin de ofrecer un espacio acogedor para la realizacin de reuniones
sociales y polticas, ceremonias, eventos privados y recepcin de personalidades de los ms
variados mbitos de la vida pblica y privada del Gobernador del Estado.

FUNCIONES:

Administrar los recursos econmicos que le sean asignados a la Residencia Oficial as

como el inventario de materiales y suministros.

Controlar y evaluar los procesos administrativos de la Residencia Oficial.

Coordinar las visitas guiadas a la Residencia Oficial segn le sea requerido.

Dirigir y controlar las acciones relacionadas con el inventario general de Bienes

asignados a la Residencia Oficial.

Supervisar el mantenimiento de las reas verdes internas y externas, reas de

infraestructura, electricidad, aguas servidas y aguas blancas de la Residencia Oficial del
Gobernador.

Las dems atribuciones que de conformidad con la Ley, y la Secretara Privada le

designe.

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GLOSARIO DE TRMINOS
Actividad: Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad
administrativa como parte de una funcin asignada.

Administracin pblica Estadal: Conjunto de rganos que auxilian al Ejecutivo Estadal en

la realizacin de la funcin administrativa. Segn lo establecido en la Ley de Administracin
del Estado Lara.

rea: Parte de la institucin en la que se subdivide y a la cual se asigna una responsabilidad.

Atribucin: Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un funcionario
o unidad administrativa mediante un instrumento jurdico o administrativo.

Autoridad: Facultad de dirigir las acciones, adoptar decisiones, dar las rdenes para que se
realice alguna actividad o se acate alguna decisin.

Comunicacin: Transmisin y recepcin de informacin para el logro de una mayor

eficiencia en el trabajo y el mejoramiento de las relaciones interpersonales dentro de una
organizacin.

Control: Actividad dirigida a verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos en los

planes, programas, polticas, normas y procedimientos, detectar desviaciones e identificar
posibles acciones correctivas.

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GLOSARIO DE TRMINOS
Coordinacin: Proceso de integracin de acciones administrativas de una o varias
instituciones, rganos o personas, que tienen como finalidad obtener de las distintas reas
de trabajo la unidad de accin necesarias para contribuir al mejor logro de los objetivos, as
como armonizar la actuacin de las partes en tiempo, espacio, utilizacin de recursos y
produccin de bienes y servicios para lograr conjuntamente las metas preestablecidas.

Delegacin de funciones: Acto bilateral mediante el cual un superior jerrquico confiere

funciones especficas y responsabilidades a un subalterno y, en algunos casos, otorga la
autoridad que necesita cuando va a desempear tales funciones.

Dependencia jerrquica: Relacin de subordinacin de unidad responsable, respecto a otra

de mayor jerarqua.

Dependencia: Institucin pblica subordinada al titular del Poder Ejecutivo Estatal, en el

ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los asuntos del orden administrativo que
tiene encomendados.

Documento: Soporte en el que se materializan distintos actos.

Eficacia: Elemento de medicin de una organizacin, en cuanto al grado de realizacin de

sus fines y objetivos, sin importar los recursos empleados.

Eficiencia: Logro de los fines y objetivos, cuidando la utilizacin de los recursos.

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GLOSARIO DE TRMINOS
Estructura organizativa: Forma en que se encuentran ordenadas las unidades que integran
una dependencia y/o entidad, donde se establecen niveles jerrquicos - funcionales, de
conformidad con las atribuciones legalmente asignadas.

Funcin: Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para

alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio generalmente es
responsable una unidad administrativa: se define a partir de las disposiciones jurdicoadministrativas vigentes.

Informacin: Conjunto de datos sobre una materia determinada.

Jerarqua: Nivel que se asigna a un puesto dentro de una organizacin, por el grado de
autoridad asignado.

Manual de organizacin: Documento que contiene informacin detallada referente al marco

jurdico administrativo, estructuras y funciones de las unidades administrativas que integran
la institucin, sealando los niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad,
canales de comunicacin y coordinacin; asimismo, contiene organigramas que describen en
forma grfica la estructura organizativa del ente.

Marco legal: Conjunto de disposiciones, leyes, reglamentos, decretos y acuerdos vigentes a

los que debe cumplir y aceptar la dependencia o entidad, en el ejercicio de las funciones que
tienen encomendadas.
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GLOSARIO DE TRMINOS
Misin: Explica la funcin principal y razn de ser del Ente o unidad administrativa.

Nivel jerrquico: Divisin de la estructura organizativa, para asignar un grado determinado a

las unidades administrativas, segn la disposicin de sus funciones, definiendo rangos,
autoridad o responsabilidad.

Objetivo: Expresin de un propsito que se pretende alcanzar mediante una accin o

conjunto de acciones, en un perodo determinado. El establecimiento del objetivo de una
institucin, se realiza conforme a las atribuciones de cada dependencia o ente.

Organigrama: Representacin grfica de la estructura organizativa que debe reflejar en

forma esquemtica, la posicin de las unidades administrativas que la componen, los tramos
de control, nivel jerrquico, canales formales de comunicacin y coordinacin, as como
lneas de mando.

Organizacin: Disposicin y arreglo de los distintos rganos o unidades de que se compone

un organismo administrativo y la relacin que guardan esas unidades entre s; as como la
forma en que se encuentran repartidas las actividades entre las unidades.

rgano: Unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias
funciones, y puede estar integrado por uno o varios puestos.

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GLOSARIO DE TRMINOS
Plan operativo anual (POA): Instrumento de gestin de apoyo, que contiene las directrices
a seguir: reas estratgicas, programas, proyectos, recursos, cronograma de actividades y
sus respectivos objetivos y metas, as como la expresin financiera para acometerlas en el
lapso de un ao.

Poltica: Arte, doctrina u opinin referente al gobierno de los Estados. Conjunto de reglas o
normas generales que guan el pensamiento y accin de los subordinados (guas de accin).
Ayudan a tomar decisiones y a la consecucin de objetivos.

Proceso: Sucesin de pasos y decisiones que se siguen para realizar una determinada
actividad o tarea. Se puede definir un proceso como: el conjunto de actividades secuenciales
que realizan una transformacin de una serie de insumos o entradas (material, mano de
obra, capital, informacin, etc.) en los resultados o salidas deseadas (bienes y/o servicios)
aadiendo valor.

Seguimiento: Observar el desarrollo y aplicacin de los procedimientos elaborados,

comprobando su correcta aplicacin o correccin en caso contrario.

Sistema de informacin: Conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de

apoyar las actividades de una empresa o negocio.

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GLOSARIO DE TRMINOS
Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados entre s para satisfacer un fin especfico.
En trminos informticos se dice que un sistema, es el conjunto de partes relacionadas,
programas junto a equipos de computacin, que permiten recibir, procesar, obtener, y
almacenar informacin, de uno o ms usuarios.

Unidad administrativa: Particin organizacional de una institucin independientemente del

nivel jerrquico que ostenta, a la que se le asigna autoridad y responsabilidad respecto al
desempeo de actividades especficas.

Unidad responsable: Cada uno de los rganos que integran una institucin, con funciones y
actividades propias que se distinguen y diferencian entre s. Se conforma a travs de una
estructura organizativa especfica y propia.

Unidad solicitante: rea o sector administrativo a la que pertenece l o los funcionarios que
realizan una solicitud. Es el ente o unidad administrativa que solicita de otro departamento o
unidad administrativa la prestacin de un servicio.

Visin: Conjunto de ideas generales que orientan las actividades en funcin de la razn de
ser del ente, como referencia de lo que un ente es y quiere llegar a ser en el futuro.

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ANEXOS

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