ASPECTOS GENERALES DE LO QUE ES UN PROYECTO

- Conjunto de antecedentes que permiten juzgar cualitativa y

cuantitativamente las ventajas y desventajas que presenta la asignacin de
recursos a una determinada iniciativa. - Propuesta ordenada de acciones
que pretende la solucin o reduccin de la magnitud de un problema que
afecta a un individuo o a un grupo, en la que se plantea el tamao,
caractersticas, tipos y perodos de los recursos requeridos, dentro de las
limitaciones tcnicas, sociales, econmicas y polticas en las que se
desenvolver.
Importancia de un proyecto
Facilita a las empresas el anlisis de las posibilidades y beneficios que se
obtendrn al ampliar las instalaciones existentes, modificar los procesos
utilizados, fabricar productos, prestar nuevos servicios, montar nuevas
plantas, abrir sucursales, etc. - Posibilita la identificacin, anlisis y
seleccin de alternativas de solucin adecuadas a necesidades o problemas
especficos. - Aporta a la toma de decisiones, al recomendar la solucin
tcnica ms adecuada e indicar los resultados que se esperan obtener con
su implementacin y operacin.

ADMINISTRACIN DEL PROYECTO

INTRODUCCIN
Este trabajo presenta varios puntos referentes a la administracin de
proyectos y a la persona encargada de conducirlos hacia un fin exitoso.
Se exponen el significado de la administracin de proyectos dentro de las
organizaciones actuales, su importancia, funciones y se explica por qu se
le considera una solucin al problema surgido del incremento de
operaciones, dentro de las actividades que llevan a cumplir un objetivo.
Tambin se hace mencin al papel que cumple un administrador de
proyectos dentro de una organizacin y las tareas que lleva a trmino para
la realizacin de las metas propuestas.
QU ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ?
Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para
lograr un objetivo a corto plazo.
Tambin se dice que la administracin de proyectos ocurre cuando se da un
nfasis y una atencin especial para conducir actividades no repetitivas con
el propsito de lograr un conjunto de metas.
Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que
actan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en

cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital,

recursos humanos y tecnologa.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
La administracin de proyectos implica una gran importancia, por lo que es
usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en
bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de
hidrocarbono, en la industria petroqumica, en telecomunicaciones, en
defensa nacional, etc.
Los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos productos al
mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos,
entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una
organizacin, provocando que los mtodos de administrativos
convencionales sean inadecuados. Por esta razn la administracin de
proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organizacin.
Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos crticos cuando estn
limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Tambin ayuda a realizar
acciones concisas y efectivas para obtener el mximo beneficio.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN
La administracin procura siempre el mximo aprovechamiento de los
recursos, mediante su utilizacin eficiente. Las principales funciones de la
administracin se engloban en planeacin, organizacin, direccin y control.
Durante la planeacin se decide anticipadamente qu, quin, cmo, cundo
y por qu se har el proyecto. Las tareas ms importantes de la planeacin
son determinar el status actual de la organizacin, pronosticar a futuro,
determinar los recursos que se necesitarn, revisar y ajustar el plan de
acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de
planeacin.
La organizacin realiza actividades en grupo, de asignacin y
asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las
actividades.
Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se
agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se
asignan los grados de autoridad.
El siguiente paso es la direccin, la cual sirve para conducir el
comportamiento humano hacia las metas establecidas.
Aqu se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan
estndares, se entrena y gua a los subordinados para llegar a los
estndares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un
ambiente motivacional.
Por ltimo se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento
obtenido en relacin a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se
determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.
QU ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS ?

El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que

cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecucin
exitosa de un proyecto especfico. Esta persona enfrenta un conjunto de
circunstancias nico en cada proyecto.
El administrador de proyectos es una extensin del administrador general
de una organizacin.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de
mando normal dentro de la organizacin. Debe dirigir y evaluar el proyecto;
tambin planear, proponer e implementar polticas de administracin de
proyectos, asegurar la finalizacin del proyecto mediante compromisos
contractuales.
Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del
proyecto, darle una calendarizacin y financiamiento adecuados al proyecto
y evaluar y reportar su avance.
Debe resolver los problemas a travs de decisiones orientadas al objetivo.
Adems, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes
preguntas:
* Qu se va a hacer ?
* Cundo se va a hacer ?
* Por qu se va a hacer ?
* Cunto dinero est disponible para hacerlo ?
* Qu tan bien se est haciendo el proyecto ?
IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
La posicin del administrador de proyectos es importante porque las
organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una
administracin efectiva y ms especfica usando estructuras y relaciones
organizacionales tradicionales.
Adems, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de
proyectos fluya dentro de la red organizacional.
CONCLUSIONES
Despus de haber realizado este trabajo, se puede observar que las
organizaciones actuales, debido a su complejidad de operaciones, recursos
y manejo, requieren un tipo de administracin un poco ms enfocada a
metas especficas.
La administracin de proyectos es una respuesta a esta necesidad, teniendo
como ayuda a una persona encargada de coordinar todo el proceso. Esta
persona es el administrador de proyectos, quien es una extensin del
administrador general.

Mientras que el administrador de proyectos se encarga de propsitos

especficos, el administrador general puede delegar responsabilidades y
desempear mejor su trabajo dentro de toda la organizacin.
BIBLIOGRAFA
CLELAND David y King William.
Systems Analysis and Project Management.
Ed. McGraw Hill, Estados Unidos,
1983, 490 pp.
RUE Leslie y Byars Lloyd.
Administracin, teora y aplicaciones.
Ed. AlfaOmega, Mxico, D.F.
1994, 544pp.
REFERENCIAS DE INTERNET
http://www.unex.ucla.edu/shortcourses/winter97/project.htm
http://www.islandnet.com/manageering/html/project_mgmt.htm
http://www.airtime.co.uk/users/wysywig/prinpm_1.htm

PLANIFICACIN DEL PROYECTO

La Idea

Todos los proyectos necesitan de un plan (y sobre todo de un seguimiento).

Depende mucho del tipo de proyecto (complejidad, tipo o duracin) pero los
conceptos son similares. De los errores ms comunes, el principal suele
ser la burocracia. Pero para dirigir un proyecto necesitas entender que es
importante:

La Persona: ordenar, aprender y acompaar

Las Funciones: planificar, controlar e informar

Objetivos y Actividades
Uno de los errores comunes al principio es confundir objetivos y
actividades. Lo ms sencillo es describir actividades, incluso se pueden
organizar jerrquicamente (tcnicamente se llama EDT o WBS) es
decir, descomponer el trabajo en tareas. Eso es lo fcil. Lo difcil es que
esas actividades cumplan tus objetivos: cumplir en plazo y presupuesto el

alcance del proyecto. Porqu? Porque generalmente es difcil

determinar:

Como medir el xito del proyecto: objetivos?

Como medir la relacin causa efecto: Actividad Objetivo

El plan debe contener las actividades y los objetivos de forma clara. Se tiene
que ver su relacin. Debe haber una lgica: cumpliendo tales actividades
se cumple tal objetivo. Lo importante es el proyecto y sus objetivos, no una
obsesin por las tareas y actividades en s (slo sirven si logran el xito del
proyecto). De hecho es muy probables que las actividades cambien una vez
comience la ejecucin.
Actividades e Indicadores
Un indicador es un dato objetivo que permitir:

Medir el impacto de una actividad

Medir el grado de xito de un objetivo

Generalmente es un nmero, pero no tiene porqu. Sin indicadores no

sirve de nada la planificacin porque no hay forma de medir si va bien o
mal. Es importante pensar en buenos indicadores que de forma general
deberan conseguir ciertos equilibrios:

Precio vs Precisin. Lo ideal es lo ms barato posible a una

precisin razonable

Disponibilidad vs Precisin. Lo ideal es tener el indicador lo ms

rpido posible porque permite anticipar decisiones.

Los indicadores deben estar en los informes de seguimiento. Sirven para

medir el estado del proyecto (actual) y su relacin respecto al plan previsto
(seguimiento). Es tambin una forma de relacionar actividades y
objetivos. El indicador principal es el que determina que la tarea se
complet y se suele denominar hito del proyecto.
Los Tiempos del Proyecto (El Cronograma)
A veces pensamos que el cronograma es la planificacin, pero en realidad
es algo ms. Claro que es una herramienta importante pero a la hora de
planificar lo importante es asegurar el plazo final, gestionar los tiempos
intermedios (estimacin de actividades e hitos) y entender la diferencia
entre duracin y esfuerzo:
1. Los Tiempos del Proyecto: Para entender los diferentes tiempos de un
proyecto
2. El Problema de Gestionar Mal los Plazos: sobre los errores en la
estimacin y planificacin
3. La Duracin y El Esfuerzo. Para entender bien la diferencia y quien
hace la estimacin
Los Dineros del Proyecto (El Presupuesto)

El presupuesto es el plan de la variable dinero (y recursos). Lo ideal es

un presupuesto por actividades donde cada actividad tenga su
presupuesto. De esta forma se podra saber el presupuesto por objetivo, o
por diferentes niveles de actividades si estn jerarquizadas. Tambin se
suele hablar por partidas generales o, en ms detalle, segn los planes de
contabilidad. Da igual, la cuestin es saber a donde va el dinero.
El informe de seguimiento es sencillo, debe contener el seguimiento de
las actividades o partidas y, si es necesario (lo habitual) proponer un
nuevo presupuesto. Sirve para controlar la variable dinero