RECOPILACIN DE INFORMACION METODOS NO INTRUSIVOS

Tan slo con su presencia en una organizacin, el analista de sistemas la cambia. Sin
embargo, los mtodos no intrusivos como el muestreo, la investigacin y la observacin
del comportamiento y el entorno fsico de un tomador de decisiones, son menos
molestos que otras formas de obtener los requerimientos de informacin. Dichos
mtodos se consideran deficientes si se usan por s solos para recopilar informacin. De
preferencia, se deben usar en conjunto con uno o varios de los mtodos interactivos que
se estudiaron en el captulo anterior.
A esto se le llama enfoque de mtodos mltiples. El uso conjunto de los mtodos
interactivos y los no intrusivos para acercarse a la organizacin es una prctica inteligente
Que ofrecer un panorama ms completo de los requerimientos de informacin.

MUESTREO
El muestreo es el proceso consistente en seleccionar sistemticamente elementos
representativos de una poblacin. Cuando dichos elementos se examinan con cuidado,
se da por hecho que el anlisis revelar informacin til de la poblacin en general.
LA NECESIDAD DEL MUESTREO
Hay muchas razones por las cuales un analista de sistemas tendra que seleccionar una
muestra representativa de datos para examinarla o personas representativas para
entrevistarlas, aplicarles un cuestionario u observarlas. Entre estas razones se incluyen:
1. Reducir costos.
2. Acelerar la recopilacin de datos.
3. Mejorar la efectividad.
4. Reducir la parcialidad.
El muestreo ayuda a acelerar el proceso mediante la recopilacin de datos seleccionados
en lugar de todos los datos de la poblacin entera. Adems, el analista de sistemas se
ahorra el trabajo de analizar los datos de toda la poblacin.
Tambin la efectividad en la recopilacin de los datos es un aspecto importante. El
muestreo puede ayudar a mejorar la efectividad si se puede obtener la informacin ms
precisa. Este tipo de muestreo se consigue, por ejemplo, al hablar con menos empleados
pero hacindoles preguntas ms detalladas. Adems, si se entrevistan menos personas,
el analista de sistemas puede tomarse su tiempo para verificar que no haya datos
perdidos o incompletos, mejorando as la efectividad de la recopilacin de datos.
Finalmente, es posible reducir la parcialidad en la recopilacin de datos mediante el
muestreo. Por ejemplo, cuando el analista de sistemas entrevista a un ejecutivo de la
empresa, ste est involucrado con el proyecto, debido a que ya le ha invertido tiempo y
quisiera que fuera exitoso. Cuando el analista de sistemas pide una opinin sobre una
caracterstica permanente del sistema de informacin instalado, el ejecutivo entrevistado

podra proporcionar una evaluacin parcial, debido a que hay pocas posibilidades de
cambiar la caracterstica.
INVESTIGACIN
La investigacin es la accin de descubrir y analizar los datos. Al investigar las evidencias
en una organizacin, el analista acta como Sherlock Holmes, el legendario detective del
22IB de Baker Street.
Conforme el analista de sistemas se esfuerza por entender la organizacin y sus
requerimientos de informacin, es importante que examine los diferentes tipos de datos
reales que ofrecen informacin no disponible a travs de ningn otro mtodo de
recopilacin de datos. Los datos reales revelan en dnde est la organizacin y hacia
dnde creen sus miembros que se dirige. Para conjuntar un panorama preciso, el analista
necesita examinar datos reales tanto cuantitativos como cualitativos.
ANLISIS DE DOCUMENTOS CUANTITATIVOS
En todas las empresas existen muchos documentos cuantitativos disponibles para su
interpretacin, y entre ellos se incluyen informes usados para la toma de decisiones,
informes de desempeo, registros y una variedad de formularios. Todos estos
documentos tienen un propsito y un pblico especficos a los cuales van dirigidos.
Informes usados para la toma de decisiones Un analista de sistemas necesita obtener
algunos de los documentos que se usan para dirigir un negocio. Estos documentos son a
menudo los informes escritos referentes al estado del inventario, ventas o produccin.
Muchos de estos informes no son complejos, pero sirven principalmente como una
retroalimentacin para tomar medidas inmediatas. Por ejemplo, un informe de ventas
puede resumir la cantidad vendida y el tipo de ventas. Adems, los informes de ventas
podran incluir resultados grficos que comparen ingresos y ganancias de un nmero
determinado de periodos. Tales informes ayudan al tomador de decisiones a identificar
fcilmente las tendencias.
Los informes de produccin incluyen costos recientes, inventario actual, mano de obra
reciente e informacin de las instalaciones. Aparte de estos informes clave, los
tomadores de decisiones usan muchos informes resumidos para extraer informacin
histrica, identificar eventos excepcionales y obtener un panorama estratgico de los
planes de la organizacin.
Informes de desempeo La mayora de estos informes reflejan el desempeo real versus
el desempeo deseado. Una funcin importante de los informes de desempeo es
evaluar la dimensin de la brecha entre el desempeo real y el deseado. Tambin es
importante poder determinar si la brecha se est extendiendo o se est contrayendo
como una tendencia general en cualquier rea de desempeo que se est midiendo. En
la figura 5.3 se muestra una clara mejora en el desempeo de las ventas durante dos de
los tres meses. El analista necesitar determinar si el desempeo medido es accesible y
adecuado para las reas importantes de la organizacin.

OBSERVACIN DEL COMPORTAMIENTO DEL TOMADOR DE DECISIONES

La observacin del tomador de decisiones y su entorno fsico son mtodos no intrusivos
importantes para el analista de sistemas. Al observar las actividades del tomador de
decisiones, el analista busca darse una idea de lo que realmente se hace, no slo de lo
que se documenta o explica. Adems, al observar al tomador de decisiones, el analista
trata de ver personalmente las relaciones que existen entre el tomador de decisiones y
los dems miembros de la organizacin.

OBSERVACIN DE LAS ACTIVIDADES DE TOMA DE DECISIONES DE UN

GERENTE TPICO
Los das laborales de los gerentes se han descrito como una serie de interrupciones
entremezcladas con breves rfagas de trabajo. En otras palabras, identificar con exactitud
lo que un gerente "hace" es un asunto delicado incluso en el mejor de los casos. El analista
de sistemas se vale de entrevistas y cuestionarios interactivos para entender
adecuadamente la manera en que los gerentes describen su trabajo. Sin embargo, la
observacin permite al analista ver personalmente la manera en que un gerente recopila,
procesa, comparte y usa la informacin para realizar su trabajo.

OBSRVACION' DEL'ENTORIO'FSCO
La observacin de las actividades de los tomadores de decisiones es slo una forma de
evaluar sus requerimientos de informacin. La observacin del entorno fsico en el cual
se desempean los tomadores de decisiones tambin pone de manifiesto muchos de sus
requerimientos de informacin. Con mucha frecuencia, dicha observacin implica
examinar sistemticamente las oficinas de los tomadores de decisiones, ya que stas
constituyen su principal lugar de trabajo. Los tomadores de decisiones influyen en, y a su
vez reciben influencia de, sus entornos fsicos.
OBSERVACIN ESTRUCTURADA DEL ENTORNO (STROBE)

Los crticos de cine a veces recurren a una forma de crtica estructurada conocida como
anlisis de escenario para evaluar sistemticamente lo que hay en una sola toma de la
pelcula.
Revisan la edicin, el ngulo de la cmara, la decoracin del set y a los actores y su
vestuario para descubrir si le estn dando forma al contenido de la pelcula como el
director lo desea. A veces el escenario de la pelcula no corresponde con lo que se dice
en el dilogo.
El analista de sistemas puede asumir un papel similar al del crtico de cine para el anlisis
de los requerimientos de informacin. A menudo es posible observar las circunstancias
del entorno que confirmarn o negarn el discurso (o dilogo] de la organizacin que se
refleja en las entrevistas o cuestionarios.

PREGUNTAS DE REPASO
1. Defina el significado de muestreo.
-

El muestreo es el proceso consistente en seleccionar sistemticamente

elementos representativos de una poblacin. Cuando dichos elementos se
examinan con cuidado, se da por hecho que el anlisis revelar informacin
til de la poblacin en general.

2. Mencione cuatro razones por las cuales el analista de sistemas

necesitara muestras de datos o seleccionar personas representativas
para entrevistar .
- Las cuatro razones son las siguientes :
1. Reducir costos.
2. Acelerar la recopilacin de datos.
3. Mejorar la efectividad.
4. Reducir la parcialidad.

3. Cules son los cuatro pasos que se deben seguir para disear una
buena muestra?
- Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos para disear una buena
muestra:
1. Determinar qu datos van a ser recopilados o descritos.
2. Determinar de qu poblacin se van a tomar muestras.
3. Escoger el tipo de muestra.
4. Decidir el tamao de la muestra.

4. Mencione los tres tipos de muestra aleatoria compleja.

- Los tres tipos de muestra aleatoria compleja son: el muestreo
sistemtico, el muestreo estratificado y el muestreo por
conglomerados.
5. Defina el significado de la estratificacin de muestras.
-La estratificacin es el proceso de identificar las subpoblaciones, o estratos, y
despus seleccionar objetos o personas para el muestreo en estas subpoblaciones

6. Qu efecto se produce en el tamao de la muestra al usar un mayor

nivel de confianza al tomar muestras del atributo?
7. Cul es la principal variable que determina a cuntas personas debe
entrevistar a profundidad el analista de sistemas?
- La principal variable que determina a cuntas personas debe entrevistar a
profundidad el analista de sistemas es el tiempo que dura una entrevista. Una verdadera

entrevista a fondo y una entrevista de seguimiento toman mucho tiempo del

entrevistador y el entrevistado.

7. Qu informacin sobre el tomador de decisiones busca descubrir el

analista a travs de la observacin?
- Al observar las actividades del tomador de decisiones, el analista busca darse una idea
de lo que realmente se hace, no slo de lo que se documenta o explica. Adems, al
observar al tomador de decisiones, el analista trata de ver personalmente las relaciones
que existen entre el tomador de decisiones y los dems miembros de la organizacin.

8. Mencione cinco pasos para ayudar al analista a observar las

actividades tpicas del tomador de decisiones.
10. Quin es el actor en la tcnica conocida como guion del analista?
11. En el guion del analista, qu informacin de los gerentes se registra en
la columna derecha?
12. Tomando en cuenta que la idea del STROBE proviene del mundo del cine,
a cul papel se asemeja el papel del analista de sistemas?
- El analista de sistemas puede asumir un papel similar del critico del
cine para el anlisis de los requerimientos de informacin.
13. Mencione los siete elementos concretos del entorno fsico del tomador
de decisiones que el analista de sistemas puede observar mediante el
STROBE.
-

Ubicacin de la oficina
Colocacin del escritorio
Equipo fijo
Accesorios
Fuentes extremas de informacin
Iluminacin y color de la oficina
Vestimenta de los tomadores de la toma de decisiones