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Por lo cual, como lo seala Oscar Johansen (1993), las personas que han trabajado el
concepto, de manera general definen el sistema como un conjunto de elementos que a
travs de la coordinacin y la interaccin buscan alcanzar un conjunto de objetivos, o en
otras palabras, como la interrelacin mutua que se establece entre los elementos que
componen un todo y que conducen al logro de objetivos.
Este concepto, dio paso al surgimiento del enfoque sistmico, como respuesta a los
problemas del enfoque reduccionista, que hasta entonces se haba utilizado para entender
la complejidad de la realidad. Su principal problema, era la reduccin y clasificacin de la
realidad en pequeas unidades de anlisis para el desarrollo de estudios especializados,
dejando fuera del estudio, las interacciones que ocurran entre las diferentes partes que
conforman el todo, as como su insercin en sistemas mayores.1
A partir de lo anterior, se crea la teora de sistemas. Su nacimiento, puede atribuirse a los
trabajos realizados por el bilogo alemn Ludwig von Bertalanffy, sin embargo como
seala Harmon &Mayer (1999) es a finales de la II Guerra Mundial, que este adquiere el
nombre de Teora General de Sistemas TGS-, debido al nmero de trabajos que se
publicaron en esa poca, estrechamente ligados con los sistemas, a causa de la necesidad
de explicar el fenmeno de la supervivencia organizacional producto de factores como el
cambio tecnolgico y el crecimiento econmico en Estados Unidos.
Desde su surgimiento la TGS ha realizado importantes contribuciones en diferentes
campos de las ciencias biolgicas, fsicas, entre otras, sin embargo, lo importante aqu, es
resaltar las principales contribuciones en el campo de las organizaciones pblicas, por lo
cual, antes de eso, es importante realizar un breve recorrido por el actual paradigma de la
Nueva Gerencia Pblica, ya que este, ha enfatizado en la necesidad de comprender la
Administracin Pblica desde una visin sistmica.
1.2 Una mirada a la administracin pblica como sistema
En la dcada de los 80, las grietas en la Administracin Pblica de carcter burocrtico, as
como la crisis fiscal y de legitimidad que sufrieron los Estados, se profundizaron a tal
Es importante tener claro que el enfoque sistmico no rechaza el estudio especializado de las unidades o
partes del sistema, siempre y cuando no sean analizadas de manera aislada.
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punto, que fue necesario crear una nueva manera de pensar la estructura y el papel del
Estado, diferente al sistema burocrtico. Entre las principales causas, se encontraba el
hecho de que la burocracia, como sistema cerrado, presentaba poca o nula interaccin
entre sus elementos, as como con su entorno, es decir con la ciudadana. 2
Sumado a eso, la necesidad cada vez ms urgente, de que las organizaciones pblicas se
basarn en los principios de eficiencia y eficacia para garantizar la prestacin adecuada de
los bienes y/o servicios pblicos, junto con la necesidad de garantizar los derechos
constitucionales y por tanto el mejoramiento de las condiciones de vida de la poblacin,
fueron factores determinantes para la creacin de un nuevo paradigma conocido como la
Nueva Gerencia Pblica.
En el Cuadro 1, se presentan las principales diferencias entre el paradigma de la burocracia
y la Nueva Gerencia Pblica.
Tabla 1: Burocracia vs Modelo Gerencial
Burocracia
Existen dos tipos de sistemas: los cerrados y los abiertos. Los primeros se caracterizan por el poco
intercambio de corrientes de entrada o de salida con su entorno; mientras que, los sistemas abiertos, se
caracterizan por mantener una estrecha relacin con su entorno, al importar corrientes de entrada del medio
ambiente para realizar sus procesos de transformacin, que tendr como resultado, corrientes de salida que
se exportan nuevamente al entorno.
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Resulta interesante como en Amrica Latina este nuevo paradigma recibe el nombre de Nueva Gerencia
Pblica, siendo que como seala Chica Vlez, dicha racionalidad administrativa ya haca ms de treinta aos
que se ha debatido en los mbitos gubernamentales y acadmicos (Vlez, 2011)
Interaccin
Sinergia
Un proceso genera valor aadido cuando permite satisfacer las necesidades de los
usuarios o incluso supera sus expectativas.
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Entropa
Homestasis
Ahora bien, es importante sealar que el desarrollo terico frente a las organizaciones
pblicas como sistemas, permiti el surgimiento de nuevas miradas frente a lo estatal y
frente a la administracin de lo pblico, ya que al analizarlas como sistemas que se
encuentran inmersos en una red mucho mayor de sistemas, resulta claro cul es el
objetivo de cada una de ellas, especialmente si nos situamos en el marco del Estado Social
de Derecho: anudar esfuerzos de una manera sistemtica para lograr la satisfaccin de
todas y todos los ciudadanos, influyendo as en el mejoramiento de su calidad de vida.
A continuacin se presentar uno de los aportes ms significativos que la Administracin
Pblica Distrital ha tomado del desarrollo de la Teora de Sistemas: el enfoque por procesos,
ya que est garantiza el desarrollo de una visin sistmica de los procesos que tienen
lugar en las entidades y organismos pblicos, con el fin de orientarlos al logro de la
satisfaccin de la ciudadana.
1.3 El enfoque por procesos como instrumento para la gestin de los sistemas
La revolucin conceptual de la gestin de calidad (Aguilar Villanueva, 2006) producto de
la racionalidad administrativa de la Nueva Gestin Pblica, ha situado como uno de los
objetivos principales de la Administracin Pblica las necesidades y aspiraciones de la
ciudadana. Por lo cual, al interior del aparato pblico ha emergido el enfoque por procesos,
con el fin de mejorar la eficacia y eficiencia de la organizacin en el logro de ese objetivo.
Antes de continuar con su explicacin veamos que significa un proceso.
Qu es un proceso?
De acuerdo con la International Organization for Standardization ISO un proceso es el
conjunto de actividades interrelacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos
de entrada en resultados (2004, p. 3) concepto que es complementado por la Gua Distrital
de Procesos y Procedimientos, al determinar que adems agregan valor a un insumo y ()
contribuyen a la satisfaccin de una necesidad manifestada por los elementos corporativos y el
entorno (Alcalda Mayor de Bogot, p. 113).
Para entender mejor el concepto de proceso, veamos sus elementos (Figura 4):
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FIGURA 1. Proceso genrico
Fuente: Elaboracin propia, 2013
Elementos de un proceso
De acuerdo con la figura 1, un proceso esta compuesto por:
Proveedor:
Las entradas:
Son los recursos y/o insumos con los cuales la organizacin elabora los
productos, es decir, los bienes y/o servicios.
Actividades:
Puntos de control: Son mecanismos que evitan que se generen desviaciones de los
recursos en el buen desarrollo del proceso. Los controles pueden ser
tanto internos como externos.
Producto:
En ese sentido, los resultados deben satisfacer las demandas de los usuarios, es decir, de
las organizaciones, entidades o personas naturales que van a recibir el producto, pero
tambin pueden generar resultados no esperados, como las externalidades negativas que
producen efectos perjudiciales un ejemplo claro es la generacin de contaminacin
ambiental-. Sin embargo, cuando esto ocurre, y el proceso no cumple con el objetivo para
el que fue creado, se convierte en un costo para la organizacin, que debe ser revisado.
Recordemos que lneas atrs hablamos de la existencia de sistemas y subsistemas y que
adems definimos a la organizacin como un sistema abierto, lo que implica que importa y
exporta corrientes de energa con el entorno. Ahora, con esto en mente vamos a agregar
que los resultados de un proceso pueden ser los elementos de entrada de otros procesos,
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Esta forma de gestionar las organizaciones, conocida como gestin funcional, provoc
efectos en la calidad de los resultados y por tanto en los niveles de satisfaccin de los
clientes, razn por la cual surge el enfoque por procesos (figura 2). Este enfoque, propone
que los procesos se gestionen como un sistema, a travs de la creacin de una red de
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Como lo seala la NTCGP 1000:2009, la mejora continua implica que siempre es posible
implementar maneras ms prcticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios
en las entidades (p. 4), por lo cual, el ciclo esta siempre en pleno movimiento, ya que es un
ciclo dinmico que tiene como objetivo encontrar siempre mejores formas de hacer las
cosas que se estn haciendo.
En ese sentido, el mejoramiento de los sistemas, implica que la mejora como una actividad
continua debe ser parte de la filosofa de las organizaciones, y por tanto de cada una de las
servidoras y servidores pblicos para que, junto con la implementacin del enfoque por
procesos, las entidades y organismos pblicos puedan crecer y evolucionar como sistemas
organizacionales.
Qu significa PHVA y cmo se aplica en el sistema integrado de gestin?
Las inciales del ciclo PHVA, corresponden a las etapas del ciclo de mejoramiento continuo,
Planear, Hacer, Verificar, Actuar. Como se observa en la figura 3, este es un proceso iterativo,
debido a que, una vez se ha cumplido con las actividades de la fase de planeacin, se
procede a la ejecucin de lo planeado en el hacer, luego se verifica si se lograron los
objetivos planteados; y a partir de la fase de verificacin, se procede a actuar con el objeto
de realizar los ajustes requeridos, o ratificar el curso de accin; de esta manera se reinicia
el ciclo.
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