CMO HACER UN LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN

Existen diferentes mtodos para obtener la informacin. La eleccin del mtodo a utilizar
deber ser producto del anlisis de cada situacin en particular y de la consideracin de
las siguientes variables:
- Tiempo y oportunidad
-Costos
-Requisitos
-Caractersticas y tamao de la empresa
-Objeto de la investigacin.
Las respuestas a estas preguntas servirn para determinar el o los mtodos a utilizar
para el relevamiento de informacin.
Dichos mtodos pueden ser:
-Entrevista personal: Consiste en un intercambio directo de informacin entre el analista
y un integrante de la organizacin.
Caractersticas: Flexibilidad a la bsqueda de datos y brinda la oportunidad de entrar en
contacto directo con el personal. Insume costos elevados de tiempo por la cantidad de
hora de trabajo que insumen las entrevistas.
Tipos de entrevistas:
-Estructuradas: Constituye un interrogatorio, para el cual se ha preparado previamente
un conjunto de preguntas, las preguntas se anota, las repuestas textualmente
atendiendo a un cdigo.
-No estructurada: Deja el entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa, se utilizan
preguntas abiertas, no hay formas estndar.
-Encuesta escrita: Se desarrolla mediante le diseo de cuestionarios especficos que se
dirigen a los empleados de la empresa vinculados con la investigacin. Rapidez en la
obtencin de informacin, posibilidad de aplicarlo simultneamente a un nmero elevado
de personas. No permite la obtencin de informacin adicional, reticencia de los
encuestados.
-Encuesta grupal: Brinda mayor uniformidad en las respuestas de los entrevistados ya
que le analista brinda orientacin.
-Observacin: Se obtiene informacin, por simple visualizacin. Como ventaja se puede
decir que la informacin es directa pues es el analista el que observa. Desventaja que
tiene este mtodo son la falta de objetividad, y las inexactitudes que pueden surgir por

modificaciones de comportamiento del personal frente a la observacin a la que es

sometido.

Modalidades de observacin:
-Observacin general: Visin global del medio ambiente de la empresa.
-Observacin al personal: Se realiza sobre aquel que labora en cualquier actividad
especfica.
-Observacin de la ruta o camino: Se observa la ruta que sigue un documento o forma,
qu pasos sigue, a qu procesos es sometido y por quin.
-Estudio de documentacin: Involucra la bsqueda y anlisis de documentos existentes
vinculados al estudio.
INFORMACIN A RELEVAR
El tipo de informacin levantar est directamente vinculado a la finalidad del estudio.
-Organiacin estructural
-Distribucin del trabajo en un rgano
-Procedimientos de trabajo
-Sistema de informacin
IMPORTANCIA Y NECESIDAD DEL RELEVAMIENTO: La razn que determina la
necesidad de obtener informacin es que con ella se recogen los elementos que
permitirn deducir si es correcto el diagnstico de la situacin que se arribe y si son
acertadas las recomendaciones o sugerencias de solucin que se propongan. La
obtencin de informacin no es un fin en si mismo, sino un medio para la formulacin de
conclusiones y recomendaciones.
Para lograr la informacin en la cantidad y calidad requeridas, debe evitarse aceptar
declaraciones de tipo general que pueden llevar a falsas interpretaciones y tener en
cuenta la importancia de obtener la informacin de fuentes originales y autorizadas.

ERRORES COMUNES AL RELEVAR: Las causas ms comunes son las aceptacin de

expresiones indefinidas, la falta de cotejo y verificacin de la validez de los datos que se
obtienen, la falta de sistematizacin de la informacin obtenida y la falta de equilibrio en
la cantidad de informacin relevada.

VALIDACIN Y SISTEMATIZACIN DE LA INFORMACIN RELEVADA: Para poder

iniciar el anlisis de la situacin actual, es necesario asegurarse que se cuenta con
informacin completa -exacta y suficiente- de manera de evitar que las conclusiones que
se obtengan no responadan a la realidad.
L sistematizacin de la informacin relevada implica, tambien, la utilizacin de los
instrumentos aplicables a las distinats tcnicas involucradas en los estudios de
mejoramiento administrativo. (Organigrama, manual de organizacin, cuadro de
distribucin de tareas, curso gramas, planos de distribucin espacial, etc.).
COMO BUSCAR INFORMACIN?
En el mundo en que vivimos la informacin es algo muy importante, luego debemos
saber cmo encontrarla y manejarla. Debemos ser capaces de hacer varias cosas.
-Conocer (saber cules son) y encontar las fuentes de informacin adecuadas.
-Buscar (con un plan), identificar (reconocerla al encontrarla) y seleccionar (utilizar slo
la que interesa) la informacin.
-Analizar los datos (cmo son, qu dicen...), sintetizar (resumirlos...) los datos y
comunicar los resultados a los dems.
Una vez que sabemos lo que buscamos, tenemos que averiguar dnde encontrarlo y
qu partes de lo encontrado son las que realmente nos importan
Un procedimiento para lograrlo puede ser:
Al recoger la informacin:
- Debemos hacer un plan sobre cmo lo haremos.
- Buscaremos en varias fuentes de informacin mejor que en una.
- Tendremos lo ms claro posible qu datos nos van interesando.
- Intentaremos ser precisos al recoger los datos
- Y al final debemos valorar si tenemos suficiente informacin
Al elaborar la informacin:
-Organizaremos los datos
-Compararemos distintas fuentes
-Veremos cules datos son ms importantes y cules meno
MISION: La Misin es el motivo, propsito, fin o razn de ser de la existencia de una
empresa u organizacin porque define:
1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que acta.

2) lo que pretende hacer.

3) el para quin lo va a hacer;
3 VISION: La visin es una exposicin clara que indica hacia dnde se dirige la empresa
a largo plazo y en qu se deber convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas
tecnologas, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la
aparicin de nuevas condiciones del mercado, etc
LA RESEA HISTORICA: La narracin breve y compendiosa que realiza un examen de
una obra cientfica o artstica recibe el nombre de resea .Estas notas resumen y
describen las principales caractersticas de algo, permitiendo que el lector ample sus
conocimientos al respecto
Histrico, por su parte, es aquello perteneciente o relativo a la historia. Este concepto
puede utilizarse para nombrar a la ciencia social dedicada a estudiar el pasado de la
humanidad o al pasado mismo (los hechos realmente acontecidos)
Una resea histrica en definitiva, es un texto breve que se propone repasar los hechos
histricos de un determinado asunto.
Este tipo de notas brinda una visin general sobre el objeto reseado con un formato
descriptivo-informativo. Una resea histrica sobre un club de ftbol, por ejemplo, debe
incluir datos sobre su fundacin (fecha, responsables), primeros pasos, actividades,
principales logros y figuras:
Boca Juniors es un club argentino fundado el 3 de abril de 1905 por inmigrantes
italianos. En 1912 comenz a participar de la competicin de Primera Divisin y es
actualmente uno de los tres nicos equipos que formaron parte de todos los torneos
profesionales argentinos. Algunos de los jugadores ms importantes que vistieron su
camiseta fueron Francisco Varallo, Roberto Cherro, ngel Clemente Rojas, Antonio
Rattn, Hugo Gatti y Diego Armando Maradona.
Las reseas histricas tambin pueden dedicarse a otras organizaciones (como
empresas o asociaciones), pases, productos, etc.:
COMO DIAGNOSTICAR UN PROBLEMA
Puede decirse que un problema es la brecha que existe entre la situacin actual y la
situacin ideal, desde el punto de vista de los actores involucrados.
Mientras ms claridad se tenga acerca de lo que es el problema y sus causas, ms
oportunidades hay para el establecimiento de objetivos pertinentes y mayor eficacia
tendr la intervencin (proyecto). De la descripcin adecuada del problema depende la
elaboracin de objetivos efectivos.

Los elementos del problema son: causas, descriptores (sntomas y signos en el argot
mdico) y consecuencias (complicaciones):
Con base en la investigacin documental, observaciones y entrevistas identificars los
descriptores, causas y consecuencias del problema haciendo nfasis en la
caracterizacin de los actores involucrados.
Conceptualizacin y elementos del problema
El anlisis se comienza haciendo una lista de descriptores o sntomas del problema.
DESCRIPTORES: son hechos o situaciones incmodas que evidencian que la
organizacin o comunidad est lejos de la situacin deseada. Los descriptores deben
ser de alguna manera cuantificables u observables.
CAUSAS: Cada descriptor del problema debe tener una o varias causas que lo explican
o producen: por qu se produce la situacin evidencia que estamos lejos del ideal?, es
decir, cul es la causa del descriptor?
CONSECUENCIAS: son hechos o situaciones que aparecen como consecuencia del
descriptor: qu efecto tiene el descriptor en la organizacin o la comunidad a corto,
mediano o largo plazo?
Tcnicas para el anlisis de problemas
El problema seleccionado debe ser analizado utilizando tcnicas adecuadas para ello
(rbol de problemas, espina de pescado u otros), aquellas en las que el alumno se
considere ms diestro
-

rbol del problema

El rbol del problema constituye una herramienta sencilla para visualizar rpidamente los
elementos que componen el problema y permite disear los objetivos del proyecto de
manera que sean pertinentes y propicien la eficacia y efectividad del proyecto.

Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado. Tambin conocido como Diagrama

de Causa-Efecto

Es una representacin grfica que muestra la relacin cualitativa e hipottica de diversos

factores o variables que pueden contribuir a la aparicin de un fenmeno determinado.

COMO ELABORAR UNA MATRIZ FODA

Para que un anlisis FODA tenga sentido y una vez entendiendo para qu me
sirve y porqu es importante hacerlo, debemos de considerar por qu y para qu lo
deseamos utilizar y posteriormente acompaarlo con una serie de estrategias que nos
ayuden a aplicar de forma concreta acciones para el logro de nuestro objetivo planteado.
Si el objetivo es claro, el anlisis FODA puede ser usado para ayudar en el logro de ese
objetivo. En este caso, podemos entender cada grupo de factores de la siguiente
manera:

Fortalezas: Atributos de la organizacin que son tiles para lograr el objetivo.

Debilidades: Atributos de la organizacin que son perjudiciales para la

consecucin del objetivo.

Oportunidades: Condiciones externas que son tiles para lograr el objetivo.

Amenazas: Condiciones externas que son perjudiciales para la consecucin del

objetivo.

A continuacin expongo el procedimiento para que desarrolles tu anlisis FODA y lo

conectes con estrategias y acciones concretas:
Paso 1) Definir el objetivo que deseamos lograr
Es muy importante definir el objetivo de lo que nos interesa desarrollar, como por
ejemplo, la valoracin de que tan exitoso puede llegar a ser un nuevo producto en el
mercado. Si un objetivo claro ha sido identificado, el anlisis FODA puede ser usado
para ayudar en la bsqueda de ese objetivo incorporndose en un modelo de planeacin
estratgica.
Un anlisis FODA no debe ser iniciado con la definicin de un estado final deseado, ya
que se corre el riesgo de manipular el ejercicio hacia lo que deseamos obtener, en lugar
de que el mismo anlisis nos muestre que estado(s) final(es) podramos tener.
Paso 2) Desarrollo del Anlisis FODA
a) Recopilacin de informacin de fortalezas y debilidades
1. I.

Haz una lista de todas las fortalezas que existen actualmente (no en el futuro).

2. II. Posteriormente genera otra lista con todas las debilidades que existan
actualmente (no en el futuro).
Esta informacin puede ser generada por ti o por un grupo de personas que puedan
aportar conocimientos complementarios en este ejercicio.
Nota: En los siguientes blogs compartir algunas ideas de cmo identificar fortalezas y
debilidades y algunos ejemplos concretos.
b) Recopilacin de informacin de oportunidades y amenazas
1. I. Haz una lista todas las oportunidades reales que existen actualmente y en el
futuro.
2. II. Posteriormente genera otra lista con todas las amenazas que existan
actualmente y en el futuro.
Como en el caso de las fortalezas y debilidades, esta informacin puede ser generada
por ti o por un grupo de personas que puedan aportar conocimientos complementarios
en este ejercicio.
Nota: En los siguientes blogs compartir algunas ideas de cmo identificar
oportunidades y amenazas y algunos ejemplos concretos.
c) Revise y afine las 4 listas desarrolladas

Es importante asegurarse de que cada una de las listas contenga elementos reales y
que estn claros y bien definidos. Evita ser subjetivo y asegrate de que cualquier
persona puede entender cada elemento con tan solo leerlo.
Es importante que una vez que las 4 listas estn terminadas, de ser posible puedan ser
validadas por todo el equipo que particip en su elaboracin para compartir ideas y
realizar los ajustes finales.