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Actualmente son innumerables las organizaciones sociales que buscan acceder a recursos

privados y pblicos que les permitan implementar acciones tan variadas como construir una
plaza, mejorar una multicancha, pavimentar una calle, instalar postacin elctrica, realizar
un paseo, implementar una biblioteca. Todas iniciativas que buscan mejorar la calidad de
vida de la comunidad y la de quienes en ella se desenvuelven.
Organizaciones tales como Juntas de Vecinos, Comits de Adelanto, grupos juveniles, centros
de madres, clubes de adulto mayor, etc. tienen claramente la necesidad de contar con una
persona que les apoye y asesore en la formulacin de proyectos que permitan acceder a esos
recursos.
El formulador de proyectos sociales es la persona capacitada para entregar la asesora y
apoyo que permita concretar la idea de la organizacin, poniendo a disposicin su
capacidad creativa, su experiencia y el conocimiento de la informacin existente. Siendo los
recursos menores que las demandas, es el formulador de proyectos sociales quien hace la
diferencia entre lograr ejecutar un proyecto y no hacerlo. Les invito a participar en este
curso que les entregar las herramientas bsicas para apoyar el desarrollo social de las
personas y las comunidades.

Concepto
Dentro del proceso de planificacin, el concepto proyecto tiene un significado que puede
ser definido como: el conjunto de actividades diseadas, para lograr un fin determinado.
En este sentido, el proyecto es un proceso que tiene principio y trmino.

Existen dos ideas fundamentales en el proceso de formulacin y ejecucin de proyectos.

Primero: Una planeacin apropiada empieza con la gente

Segundo: Contina durante la vida del proyecto

Pero, Cmo podemos poner estas dos ideas en la prctica? y Cmo podemos asegurar que
la formulacin y ejecucin del proyecto no degenerar en un campo de batalla
desordenado, en donde cada persona est planteando necesidades sentidas diferentes e
igualmente
estn
difiriendo
en
su
priorizacin?
Estos son los tipos de preguntas que todos enfrentamos antes de iniciar el proceso de
formulacin de un proyecto, trataremos de proveer una gua general sobre cmo evitar estos
problemas mediante el uso de los pasos bsicos de la formulacin de proyectos, estos son:

La identificacin de necesidades y la seleccin de una prioridad

El establecimiento de objetivos

La elaboracin de un plan de trabajo

El anlisis de los recursos necesarios

La ejecucin del proyecto

La evaluacin del proyecto

La Identificacin de
Necesidades y la Seleccin
de una Prioridad
En el pasado, el mtodo
predominante para la identificacin de
necesidades en comunidades
especficas fue el uso de entrevistas y
encuestas. Mientras se discute que
estos dos mtodos de alguna manera
son de un valor limitado, dado que las
nicas necesidades que ayudan a
identificar son las necesidades
sentidas y expresadas; de ninguna
manera ayudan a identificar
necesidades que son sentidas pero no
expresadas por la comunidad, ni
tampoco ayudan a crear conciencia entre la comunidad sobre las necesidades no sentidas.
SI UN PROYECTO NO PRESENTA LOS DESEOS Y NECESIDADES DE LA GENTE A QUIENES
EST DIRIGIDO, Y NO LOS INCLUYE DESDE UN PRINCIPIO, NO TIENE RAZN DE SER
La experiencia demuestra que la mejor manera de fomentar la participacin activa en el proceso
de identificacin de necesidades es promover la realizacin de reuniones en las cuales se puedan
discutir las necesidades sentidas por la comunidad y las necesidades reconocidas por la
institucin. El trabajo en grupo facilita a los individuos:

Conocerse mejor unos a otros

Hablar de su situacin y discutir sobre los problemas de la comunidad

Discutir lo que pueden hacer juntos

Ponerse de acuerdo sobre lo que quieren hacer y lograr

Es posible que la formulacin de un proyecto sea apropiada, flexible y sensible a las necesidades
humanas cuando tiene lugar en grupos suficientemente pequeos como para que todos se
conozcan unos a otros.f
Una estrategia para realizar reuniones que posibiliten la participacin de todos es la de
propiciar la conformacin de pequeos grupos, por calles, cuadras o barrios.
Antes de la reunin es bueno visitar a algunas personas para preguntarles cules creen que son
sus mayores problemas y necesidades. Despus se disea una serie de tarjetas grandes, cada
una sealando una necesidad especfica de las que la gente ha mencionado.

Ya en la reunin, se motiva a la gente a pensar en sus problemas ms recientes y a hablar sobre


estos; una persona puede ir anotando cada necesidad en una pizarra o papelgrafo.
Cuando todos los participantes han expresado sus necesidades, se trabaja con la serie de
tarjetas elaboradas previamente; entonces se observa cules de las necesidades mencionadas
ya estn registradas, cules se mencionaron y no aparecan en las tarjetas y cules no se
mencionaron pero s estaban registradas en las tarjetas. Sobre estas ltimas, se pregunta al
grupo si consideran que estas necesidades s existen en la comunidad; stas se anotarn en el
papelgrafo. Esta es una forma de identificar las necesidades sentidas pero no
expresadas.
Al final de este proceso, sin duda se tendr una lista muy larga de problemas. El prximo paso
ser entonces seleccionar una prioridad; es decir, un problema para resolver primero.
Al seleccionar una prioridad es importante tener en cuenta:

Qu tan comn es el problema, o sea, a cuntas personas afecta?


Qu tan grave es el problema, o sea, hasta qu punto afecta a los individuos, las
familias y la comunidad?

Qu tan preocupada est la gente ante el problema.

En qu medida este problema influye en otros problemas.

Qu tan fcil o difcil ser resolverlo.

Una manera de seleccionar una prioridad es ordenar cada una de las necesidades anotadas por
los participantes, segn su gravedad y la magnitud de su efecto. Por ejemplo, se marca cada
necesidad con cruces (+), de una a cinco segn la gravedad y lo comn del problema.
Otra tcnica similar es pedirle a cada persona que anote una cruz al lado de cada necesidad que
ve como prioritaria y al final se suman todas las cruces que tenga cada problema para ver cual
tiene ms.
Por ejemplo:

No muy comn ( o grave)

++

Algo comn ( o grave)

+++

Comn ( o grave)

++++

Muy comn ( o grave)

+++++

Sumamente comn (o grave)

Estas tcnicas ayudan al grupo a identificar las necesidades ms importantes; sin embargo, esto
no necesariamente significa que el problema que tiene ms cruces sea el ms apropiado para
elegir como prioridad. Entonces, se deben seleccionar los 3 problemas con mayor nmero de
cruces para analizar con el grupo cual de estos tiene mayor probabilidad de xito para ser
solucionado, de acuerdo con los recursos existentes.

Puede ser que el problema seleccionado por el grupo como segundo en importancia tenga ms
probabilidades de ser financiado, porque el gobierno local o una institucin externa estn
dispuestos a apoyar a la comunidad en la solucin de ese problema. En este caso puede ser
prudente seleccionar este problema como prioritario. Tambin se debe tener en cuenta cul
es el problema hacia el cual la gente se siente ms motivada a participar en su
solucin. Se debe animar al grupo para que seleccione como prioritario el problema con ms
probabilidades de xito en su solucin.

Establecimiento de
Objetivos
Es muy importante definir los objetivos
desde el principio, ya que si no se tiene
claro lo que se quiere conseguir a travs
del proyecto, es imposible que se pueda
formular. Con frecuencia no se toma el
tiempo necesario para aclarar y escribir
los objetivos porque se considera que ya
se sabe lo que se est haciendo. Sin
embargo, el no definir los objetivos
puede crear duda o inseguridad en
los miembros del grupo y facilita la
generacin de expectativas
demasiado altas que no se pueden
lograr.
Los objetivos tambin son importantes
en cuanto se pueden utilizar como
instrumento de evaluacin. Por medio de
ellos, al finalizar el proyecto, se puede comparar lo que se realiz con lo que se propona
realizar; las diferencias entre las dos premisas, constituyen las bases de la evaluacin.
Normalmente, un proyecto tiene un objetivo principal y varios secundarios. Sin
embargo, en algunas situaciones se habla de objetivos generales, lo que se espera lograr a largo
plazo y objetivos especficos, los que se intentan alcanzar a corto plazo. Al trabajar con el grupo
es quiz ms fcil pensar en el objetivo principal y en los secundarios.
Un objetivo principal es el resultado que se propone el proyecto. Para definirlo es necesario
estudiar el problema que se desea resolver y la solucin ms importante que se busca.
Para establecer los objetivos, se recomienda organizar una reunin en la cual los participantes
del grupo expresen sus ideas con respecto a lo que se desea alcanzar con el proyecto. Se
empieza por definir el objetivo principal; para esto se debe tener cuidado en que el objetivo sea:

CONCRETO, o sea, que diga exactamente lo que la gente quiere lograr.

REALISTA, es decir, que se pueda lograr dadas las circunstancias en que se


encuentran.

FLEXIBLE, es decir, que se pueda revisar y ajustar cuando haya cambios en el


desarrollo del proyecto.

CLARO, en cuanto a que se use un lenguaje preciso y breve, fcil de comprender.

QUE SE AJUSTE A LOS LMITES DE TIEMPO, es decir, que sea posible lograr lo que
se quiere en el tiempo previsto para llevar a cabo el proyecto.

Cuando se ha definido el objetivo principal, se deben identificar los objetivos secundarios o de


apoyo.
Estos se pueden definir como los componentes del proyecto que sirven para complementar el
objetivo principal.
Para que un proyecto se pueda llevar a cabo, es necesario conocer los supuestos, es decir, tener
en cuenta ciertas condiciones cuya existencia y efectos son decisivos en los resultados de ste.
Ejemplo 1:
OBJETIVO PRIMARIO O GENERAL
Capacitar 40 mujeres para formar un grupo de produccin en modas.
OBJETIVOS SECUNDARIOS O ESPECFICOS

Buscar ayuda externa para capacitar a las mujeres en confeccin.

Obtener un prstamo o subsidio para comprar 8 mquinas de coser e insumos.

Hacer un taller para ensear a las mujeres aspectos de organizacin, contabilidad


y comercializacin.

Ejemplo 2:
Existe un proyecto de crear una cooperativa de productos agrcolas que han sido cultivados por
las mujeres en huertos caseros.

OBJETIVO PRIMARIO O GENERAL


Vender los productos a un precio ms alto, de manera que las socias aumenten sus ganancias en
un 15% mensual.

Supuestos
Que las mujeres se beneficiarn directamente del dinero adicional que reciben por la venta de
los productos a precios ms altos.
Si el supuesto no es correcto, o no es realista, el xito del proyecto est en peligro. Para
constatar que los supuestos son verdaderos, sera una buena idea asegurarse de:

Que los datos en que se basan son reales.

Que no existen barreras culturales que no se han tenido en cuenta.

Que se han estudiado todos los factores que han contribuido a que se llegue a
formar el supuesto.

Que se hayan empleado los recursos adecuados para llegar a esta conclusin.

Elaboracin de un Plan de Trabajo


Toda actividad an la ms sencilla, requiere del diseo de un plan para que pueda llevarse a
cabo. En el plan de trabajo se presenta en forma clara y ordenada las acciones que se necesitan
realizar, especificando quin lo va a hacer, cmo, cundo, dnde y con qu recursos.

PLAN DE TRABAJO
Qu se va a hacer
Quin o quines lo van a hacer
Cmo se va a hacer
Cundo se va a hacer
Dnde se va a hacer
Con qu recursos
Elaborar un plan de trabajo es importante porque nos ayuda a concretar el problema, a pensar
en la forma general de resolverlo y a disear las actividades concretas que se requieren.
El plan de trabajo tambin se debe elaborar con el grupo. Para ello, se les motiva a elaborar una
lista de las actividades que se necesita llevar a cabo para desarrollar el proyecto.
Al formular esta lista de actividades es necesario tener en cuenta y pensar tres cosas:

LAS LIMITACIONES con las cuales hay que trabajar. Pueden ser por ejemplo, la
falta de conocimiento y la motivacin por parte de la gente.

EL TIEMPO que se requiere para cada actividad y el que realmente se tiene


disponible para realizarlas.

LOS RECURSOS tales como materiales, las personas, el dinero o la informacin


que cada una de las actividades requiere para su realizacin.

En lo posible, se debe mantener el equilibrio entre las actividades educativas,


organizativas y prcticas segn su importancia. Se debe tratar de no invertir
demasiado tiempo en la parte preparatoria y tener en cuenta que el proceso de
reflexin accin es un fluir continuo donde las tres actividades antes mencionadas
se presentan interrelacionadas.
Despus de elaborar la lista inicial de actividades, considere el equilibrio en su
totalidad. Si se requiere demasiado tiempo en la capacitacin, se aconseja introducir

elementos prcticos y divertidos en dicha actividad.

Despus de hacer la lista de actividades se determina el orden en que se realizarn y


el tiempo que requerir cada actividad. Para facilitar este proceso, se recomienda
elaborar un CRONOGRAMA (Carta Gantt). Este es una tabla que muestra las
actividades necesarias para llevar a cabo un proyecto y el tiempo en das, semanas o
meses- que demora cada actividad. Un cronograma es un instrumento til para dar
una visin general de lo que se va a realizar; no se debe ser demasiado rgido al
elaborarlo, ya que ste debe ajustarse a la realidad, la cual es cambiante.
Ejemplo:

Una vez aclarado lo anterior, el grupo decide quienes van a ser responsables de las
diferentes actividades. Lo mejor es que los participantes se organicen en equipos o
grupos, donde cada una de estas se encarga de una parte diferente del proyecto.
Por ejemplo:

GRUPO 1

GRUPO 2

GRUPO 3 GRUPO 4

Motivacin Bsqueda de
Instalacin
de
lafinanciamient
Evaluacin
de tazas
comunidad o
Ins
Pozada,
Marta
lvarez,
Jorge
Montoya

Pepa
Gloria Prieto,Prez,
Flor Mara
Rosa
Castro

Leonisa
Daz,
Teresa
valos

A su vez cada equipo o grupo de trabajo debe elaborar un mini plan de trabajo, en
el cual detalla todas las acciones que se van a desarrollar. Despus, en una reunin
cada grupo presenta su mini plan de trabajo, con el fin de que todos los
participantes del proyecto clarifiquen an ms su comprensin sobre lo que se va a
hacer, e integren las diferentes actividades.

Anlisis de los Recursos

Un recurso es todo lo que


se emplea en la realizacin
de un proyecto; desde los
materiales que se requieren
para llevar a cabo tal o cual
actividad, hasta las personas
que lo disean, lo ejecutan o
se benefician de l.
Un recurso se puede obtener
en la comunidad o fuera de
ella, pero en lo posible, debe
utilizarse al mximo los
recursos locales, ya que
ofrecen varias ventajas.
Sin embargo, en algunos
casos, el utilizar un recurso
externo puede introducir una
nueva tecnologa y mejorar as la calidad de vida. En estos casos se debe tener cuidado
en que la tecnologa sea apropiada realmente.
En general, los recursos que se utilizan para los proyectos, se clasifican en
cuatro categoras principales: materiales, humanos, informativos y financieros.

RECURSOS MATERIALES: Son las cosas que se requieren para realizar un proyecto, como las
herramientas,
materiales
de
construccin,
mobiliario,
un
local,
etc.
RECURSOS HUMANOS: Incluyen todas las personas involucradas en el proyecto. Una parte
vital de esta clase de recurso, son los monitores; ellos son las personas que ayudan a
organizar
y
motivar
a
los
dems
para
llevar
a
cabo
el
proyecto.
Un proyecto se puede llevar a cabo slo con recursos humanos de la comunidad; es decir,
que quienes lo plantean, o desarrollan y se benefician son las personas de la misma
comunidad.
Sin embargo, en algunos casos se necesita la ayuda de alguien de afuera; en estos casos se
puede buscar ayuda especializada a travs de las siguientes fuentes:

Agencias del Gobierno

Consultoras

Instituciones de bienestar social

Universidades

Empresas privadas

Escuelas tcnicas

Grupos cvicos

RECURSOS INFORMATIVOS: Se refieren a las ideas, datos, cifras o cualquier informacin que
se encuentre en libros, revistas, peridicos o a travs de individuos u organizaciones; sirven
como instrumento de apoyo para facilitar el desarrollo del proyecto.
Una de las mejores formas de obtener informacin es acudir a una institucin de apoyo
y contactarse con alguien de all. Si se habla claramente del proyecto y del tipo de
informacin que se busca, probablemente encontraremos ayuda para localizar la informacin.
Los recursos informativos tambin sirven para divulgar el proyecto y su importancia. Al elaborar
materiales informativos se debe tener en cuenta el nivel educativo de la gente; por ejemplo,
saben leer?, cunto saben sobre el tema?.
RECURSOS FINANCIEROS: Son todos los dineros y aportes materiales requeridos para el
proyecto.
Para identificar los recursos financieros se debe elaborar un PRESUPUESTO. Esto es, una lista
con todos los recursos materiales, humanos e informativos que el proyecto requiere, sealando
cuales de estos ya se tienen (aportes propios), cuales se necesitan y cuanto cuestan estos.
Una vez que se ha establecido cuanto dinero se requiere, se exploran fuentes o formas para
obtenerlo. Si la suma de dinero no es muy grande, la comunidad puede organizar eventos para
la recoleccin de fondos.

La Ejecucin del Proyecto


No basta tener un buen plan de trabajo y los
recursos necesarios para asegurar el xito del
proyecto; en ello incide tambin muchos factores
de la ejecucin. Por ejemplo, si los miembros del
grupo no cumplen con sus compromisos o si no
se obtienen los recursos a tiempo, el proyecto no
marchara segn lo planeado.
El plan debe tratar de introducir mecanismos
para reducir al mximo estos problemas por
ejemplo, al organizarse las reuniones, se
debe tener en cuenta cual es la hora ms
apropiada para que la gente est disponible
y atenta, adems, es necesario ser flexible
en el horario aunque los planes varen un
poco.
Otro factor que puede influir en la ejecucin del
proyecto es la dinmica del grupo. Se deben
identificar los conflictos desde un principio y
buscar la manera de resolverlos, para lo cual se
sugiere:

Dialogar sobre el ambiente del grupo.

Propiciar la expresin de los participantes del grupo sobre lo que estn sintiendo.

Motivar al grupo para que enfrente el problema.

Promover el acuerdo a partir de la identificacin de ideas comunes, sin forzarlo


en las reas en que no existe.

Recordar los objetivos del proyecto, y desde estos, propiciar el acuerdo en las
cosas fundamentales.

Motivar a los participantes para que propongan alternativas que les permitan
desarrollar experiencias diferentes, teniendo en cuenta que se debe lograr el objetivo
comn.

La ejecucin del proyecto es algo complejo; sin embargo, hay algunos principios que se pueden
seguir para asegurar el xito del proyecto. Estos son:

Ser flexible. Es decir, ser abierto al cambio cuando no se pueden realizar las
acciones como se haban planeado, por falta de tiempo, recursos o alguna limitacin.

Ser realista y aceptar que en la prctica las cosas no siempre marchan como se
haban planeado.

Fomentar la participacin de la gente y motivarla para que cumpla con sus


compromisos.

Ser organizado para que todos los miembros del grupo sepan exactamente qu
deben hacer, cundo, cmo, dnde y con qu.

Fomentar la autoevaluacin permanente para que los problemas se corrijan a


tiempo, en vez de dejarlos avanzar hasta que sea demasiado tarde.

Fomentar la diversificacin, es decir, buscar diferentes maneras de lograr el


mismo fin y que correspondan a las necesidades, recursos y condiciones de los
miembros de la comunidad.

La etapa de ejecucin del proyecto, es la oportunidad en que se verifica qu tan


acertada estuvo la planificacin previa y en la que adems, se debe velar por el
cumplimiento cabal de sta con la finalidad de que no surjan contratiempos.

Evaluacin del Proyecto


Finalmente, un paso muy importante en la formulacin de un proyecto es el desarrollo de
mecanismos para evaluar su funcionamiento. La evaluacin no es algo que se hace al final
de un proyecto. Al contrario, es un proceso que se debe llevar a cabo durante todo el
tiempo, para controlar y medir el progreso de cada una de las actividades del proyecto. Tres
preguntas son claves en este proceso:

Qu est pasando con el proyecto?


Por qu est pasando eso ?
Qu podemos hacer para solucionarlo?

Una manera de asegurar que la evaluacin sea un proceso permanente durante todo el
proyecto es la organizacin de reuniones peridicas con los miembros del grupo para discutir
en que van. De esta forma la evaluacin se convierte en una herramienta para mejorar el
proyecto y no en un instrumento para juzgar a los individuos.
La evaluacin no es una tarea difcil que requiera la ayuda profesional; es un proceso que,
ante todo, requiere de la organizacin y de la comunicacin libre entre los miembros del
grupo.
Es importante recordar, que siendo la evaluacin una herramienta til para controlar y
rectificar oportunamente el curso de las actividades del proyecto, sta resultar
siempre positiva en la medida que la planificacin de stas se haya realizado de
manera realista y cuidadosa.
Ahora vamos a poner en prctica lo que hemos aprendido en este curso realizando un
ejercicio en el que elegiremos un problema (una prioridad) y una propuesta de solucin a
travs
de
la
elaboracin
de
un
proyecto.
Tenemos primero que destacar que todos los proyectos tienen la misma estructura
fundamental, pero que cambia su formato dependiendo de dos factores: a) el tipo de
proyectos; b) a quin se le va a presentar.
En los apuntes del curso, usted podr descargar una "Descripcin del Proyecto", para que
ejercite, imprima o revise en pantalla y as se haga una idea real de cmo presentar sus
ideas.