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INTRODUCCION................................................................................................... 3
OBJETIVO GENERAL......................................................................................... 4
OBJETIVOS ESPECIFICOS................................................................................. 4
CONCEPTUALIZACIONES/DEFINICIONES...........................................................5
CONTENIDO DE LOS MANUALES.......................................................................6
MANUAL DE PROCESOS.................................................................................. 10
ANTECEDENTES DE LOS MANUALES DE LOS PROCESOS...............................11
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS...................................11
TIPOS DE MANUALES...................................................................................... 12
VENTAJAS DE LOS MANUALES...........................................................................17
DESVENTAJAS DE LOS MANUALES.....................................................................18
CONCLUSIONES................................................................................................ 19
BIBLIOGRAFIA.................................................................................................... 20
INTRODUCCION
OBJETIVO GENERAL
Analizar la importancia de la aplicacin de manuales de procedimientos en las
organizaciones.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Analizar las ventajas y desventajas que conlleva usar manuales en las
organizaciones
2. Conocer los antecedentes de los manuales de procesos
3. Analizar los tipos de manuales y sus aplicaciones en las diferentes reas de la
organizacin.
4. Conocer el uso y contenido de los manuales para poder aplicarlos.
CONCEPTUALIZACIONES/DEFINICIONES
El manual de procedimientos podemos definir en tres palabras:
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MANUAL
Un manual es una recopilacin en forma de texto, que recoge en una forma
minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar
una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fcil de
entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta,
sin temor a errores.
PROCESO
Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al hablar del
manual, decamos que recopilaba las instrucciones para realizar una actividad,
podemos definir de manera global que el manual es una recopilacin de procesos.
PROCEDIMIENTO
El procedimiento es la gestin del proceso. Es como cuando hablamos de
administracin y gestin administrativa; la administracin es el conjunto de pasos y
principios, y la gestin es la ejecucin y utilizacin de esos principios.
UTILIDAD DEL MANUAL
Permite conocer el funcionamiento interno, de tareas, ubicacin y
requerimientos de los puestos responsables.
Intervienen en la consulta de todo el personal.
Facilita labores de auditoria evaluacin y control interno.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y
cmo deben hacerlo.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de todos los sistemas empleados en la organizacin.
Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular
NDICE O CONTENIDO
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del
documento.
PRLOGO Y/O INTRODUCCIN
Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e
importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima
autoridad de las reas comprendidas en el manual.
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del
control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si
el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la
eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.
AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esfera de accin que cubren los procedimientos.
consulta.
Procedimiento
general
para
la
elaboracin
de
manuales
administrativos.
DISEO DEL PROYECTO
La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisin, toda
vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no
generar confusin en la interpretacin de su contenido por parte de quien los
consulta. Es por ello que se debe poner mucha atencin en todas y cada una de
sus etapas de integracin, delineando un proyecto en el que se consiguen todos
los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecucin del
trabajo.
RESPONSABLES
Para iniciar los trabajos que conducen a la integracin de un manual, es
indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conduccin de
las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador,
auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe encomendar la conduccin del
proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin. De esta manera se
logra homogeneidad en el contenido y presentacin de la informacin.
Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es conveniente que
sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la
organizacin en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal.
Para este tipo de trabajo, una organizacin puede nombrar a la persona que tenga
los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la
naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de
mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo,
puede contratar los servicios de consultores externos.
DELIMITACIN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO
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MANUAL DE PROCESOS
Los manuales de procesos, como instrumentos administrativos que apoyan el que
hacer institucional, estn considerados como elementos fundamentales para la
coordinacin, direccin, evaluacin y el control administrativo, as como para
facilitar la adecuada relacin entre las distintas unidades administrativas de la
Dependencia.
Los Manuales son medios valiosos para la comunicacin, y sirven para registrar y
transmitir la informacin, respecto a la organizacin y al funcionamiento de la
Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en
forma ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre historia,
organizacin, poltica y/o procedimientos de una institucin, que se consideren
necesarios para la mejor ejecucin del trabajo.
Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesin cronolgica o
secuencial de actividades concatenadas, que precisan de manera sistemtica la
forma de realizar una funcin o un aspecto de ella.
El Manual de Procedimientos es, por tanto, un instrumento de apoyo
administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo comn, que
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TIPOS DE MANUALES
Por su contenido: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de
materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:
Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el
organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual.
Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicin y filosofa del
organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensin y
motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin.
Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la
estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a
ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de
una organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las
acciones.
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que puede contener este tipo de manual estn los siguientes: operaciones de
crdito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a
comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a
personal.
Los
manuales
reclutamiento y seleccin,
de
personal
podrn
contener
aspectos
como:
tambin
utiliza
tcnicas
programadas
de
aprendizaje
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generales
de
organizacin:
Este
es
producto
de
la
CONCLUSIONES
En conclusin podemos decir que los manuales de procedimientos son una
herramienta muy importante en la administracin de empresas, ya que son una
gua para el personal, jefes de los diferentes departamentos que estructuran la
organizacin, dan a conocer todo los procesos e instrucciones de cmo realizar
una determinada tarea, sirve de apoyo para la direccin, coordinacin, evaluacin
y control administrativo.
Pero dependiendo que tan grande sea la organizacin se aprovechara mejor su
aplicacin, sin que limite alcanzar los objetivos por los estrictos reglamentos y
procesos, que segn algunos pueden ser muy burocraticos.
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BIBLIOGRAFIA
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