Auditoria de Proyectos

Lic. Bernabel Quiones Lazcano

MEMORANDUM DE PLANIFICACIN
DE AUDITORIA

INTRODUCCIN
El Memorndum de Planificacin de Auditoria (MPA), es un documento donde se define el
plan general de auditoria en su conjunto y donde se registra toda la informacin que se ha
obtenido, partiendo de los antecedentes de cmo surgi la idea de efectuar el examen hasta
llegar a elaborar el Programa de Auditoria.
En el descansan las posteriores actividades y etapas de la misma, es decir, es el proceso
mediante el cual se establece una estrategia general para alcanzar de forma eficiente y
eficaz los objetivos de auditoria.

I.

TRMINOS DE REFERENCIA

El establecimiento de los trminos de referencia consiste en la definicin de la

responsabilidad general que asume el equipo de Auditoria, por lo tanto es indispensable
que antes de empezar cualquier trabajo, estn claramente definidos los objetivos del
mismo, esto significa tener claros los informes que se van a emitir las revisiones
adicionales que se van a realizar y asegurarnos de la comprensin del alcance de la
revisin a ser efectuada.
1.- Naturaleza y Objetivos del Examen.En este punto se debe incluir como surgi el convenio o contrato para efectuar la
Auditoria, es decir de cmo ha emergido pudiendo ser la solicitud del dueo de la
entidad, socios, acreedores o alguna instancia de autoridad superior externa
( Contralora General de la Republica , Servicio de Impuestos Nacionales)

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Adems se debe definir el Tipo de Auditoria que se ejecutara de acuerdo con las
instrucciones recibidas, (Auditoria. Financiera, Operacional, SAYCO, Especial y/o de
Proyectos).
En cuanto al objetivo de la Auditoria se refiere al logro general que se pretende alcanzar
con la ejecucin del examen, una vez concluido el trabajo.
2.- Principales Responsabilidades a nivel de informes.Se deben identificar los diferentes informes que se pueden emitir al concluir el trabajo,
como ser:

Dictamen.

Cartas con recomendaciones.

Indicios con responsabilidades.

3.- Normas de Auditoria.Se debe hacer referencia y detallar las normas, principios, que se van a aplicar en el
trabajo de auditoria, de acuerdo a la naturaleza de las actividades de la empresa. Las
cuales pueden ser:

Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAs)

Normas de Auditoria Gubernamental (NAG)

Normas Internacionales de Auditoria (NIAs)

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)

4.- Normas Principios y Dispocisiones Legales aplicables por la Entidad.Se debe hacer referencia y detallar las normas, leyes, decretos, resoluciones,
reglamentos aplicables por la entidad. Estas pueden ser:

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)

Cdigo de tica.

Estatuto Orgnico de la Entidad.

Normas Bsicas de los Sistemas de Administracin y Control

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5.- Actividades y Fechas de mayor importancia.Se debe hacer una descripcin de las diferentes actividades a ejecutarse desde el inicio
de la Auditoria hasta la emisin del informe incluyendo las fechas de cada actividad.
Ejemplo:
ACTIVIDADES
Inicio, programacin, obtencin de informacin

FECHAS

y distribucin de trabajo.
Ejecucin del trabajo de campo.
Elaboracin del informe en borrador.
II.- ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIN
La comprensin de la situacin econmica y del negocio de la entidad a ser auditada es
un requisito para lograr una auditoria efectiva. Es esencial contar con suficiente
informacin sobre las actividades de la entidad, a fin de evaluar el medio en el cual
opera, las personas que conducen la misma y los factores que influyen sobre su xito o
fracaso.
El examen de auditoria esta basado en la comprensin del negocio y actividad de la
institucin auditada.
En este sentido, se debe efectuar una lectura a toda la documentacin y disposiciones
legales aplicables a la entidad sujeta de Auditoria. Adems se debe hacer referencia a la
composicin del nivel ejecutivo de la entidad los niveles de mando y hacer referencia al
nivel de cifras totales del personal de la entidad
1. Marco Legal y Naturaleza de la Entidad
Se debe hacer una lectura de las disposiciones legales o normativas a la cual esta
sujeta la entidad, describir si al caso corresponde a artculos, captulos y numeral de

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las leyes que tienen incidencia directa con el manejo de las operaciones de la
entidad.
Describir brevemente la naturaleza del negocio y actividad de la institucin,
considerando lo siguiente: principales productos o servicios segn corresponda,
principales polticas de mercadeo, polticas de compra-venta, principales clientes y
proveedores, principales fuentes de generacin de recursos estructura gerencial.
2. Fuente de Recursos
Se debe hacer referencia a los recursos de la entidad sujetos al periodo de examen,
de donde son provenientes o las diferentes fuentes de financiamiento como as
tambin hacer referencia si existen ingresos y recaudacin propia de la entidad
destinados para la inversin. En este sentido, dentro de este punto se obtendr
informacin respecto a:
La composicin de capital.
Principales acreedores de Entidad.
Monto, caractersticas, y condiciones de los contratos por financiamiento.
Grado de liquidez y solvencia.
Estructura organizativa.
3. Estructura Organizativa y Recursos Humanos.Se verificar la existencia del organigrama de la entidad que refleje las reas,
cantidad del personal, niveles jerrquicos, dependencias, el cual debe ser compatible
con su respectivo manual de funciones y que las unidades operativas cuenten con
los recursos humanos necesarios para el funcionamiento del mismo.
4. Ingerencia de Organismos que Ejercen Tuicin de las Decisiones de la Entidad
Se debe hacer referencia a las organizaciones y entidades que ejercen tuicin sobre
las operaciones de la entidad sujeta a examen, como por ejemplo: Ministerios,
Viceministerios, Prefecturas, etc.

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5. Sistema Computarizado.Es necesario desglosar y explicar todos los sistemas computarizados de la entidad,
por que a travs estos, se procesa informacin que puede formar parte directa o
indirecta de los saldos que son presentados en los Estados Financieros, por lo tanto
es necesario conocer el grado de correccin de las Aplicaciones y programas
computarizados para decidir, el nivel de confiabilidad que depositaremos en la
informacin generada por el computador, lo cual contribuir a desarrollar una
planificacin mas eficiente y eficaz.
6. Unidad de Auditoria Interna (UAI)
Se debe hacer un comentario si la entidad cuenta con una Unidad de Auditoria, e
inspeccionar la composicin administrativa de dicha unidad, asimismo es necesario
conocer los tipos de trabajos realizados por la misma, en este sentido se debe evaluar
lo siguiente:
El grado de independencia de la Unidad de Auditoria Interna.
Composicin cualitativa y cuantitativa de la unidad.
Desarrollo y documentacin de sus trabajos

7. Ambiente de Control.Se deber comentar sobre la percepcin de la filosofa, actitud y compromiso de la

gerencia estableciendo una atmsfera positiva para la implantacin y ejecucin de
operaciones, con la efectividad de los sistemas de control de la entidad y
consecuentemente nuestra evaluacin general sobre el riesgo de control. Los aspectos
a considerar para ser evaluados son:

Filosofa de la Direccin.
Se debe hacer mencin al mximo ejecutivo de la entidad que profesin tiene, como

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lleg a ese cargo y de acuerdo a la entrevista realizada, determinar si esta autoridad
tiene algn apego a las diferentes disposiciones legales, como as tambin se
evaluara la forma que tiene el ejecutivo de dirigir la entidad para garantizar el
alcance de los objetivos propuestos.

Integridad y Valores ticos.Se debe describir principalmente los diferentes elementos relacionados con los
valores ticos que deben poseer los funcionarios de la entidad, si la entidad cuenta
con un cdigo de tica, reglamento interno de la entidad, como as tambin si a
estos documentos se da estricto cumplimiento.

Competencia Profesional.
Se debe describir el proceso de seleccin o reclutamiento del personal, como as
tambin hacer una referencia de los cargos principales si estn ocupados por
profesionales idneos y suficientes para poder llevar acabo sus operaciones y si son
capaces de adecuarse a los diferentes cambios que puedan surgir en el transcurso del
tiempo.

Atmsfera de Confianza.Describimos que informacin se emite en la Entidad para las comunicaciones entre
los funcionarios de los diferentes cargos, como ser en forma ascendente,
descendente, transversal y como les asigna las responsabilidades a cada funcionario.

Administracin Estratgica.Se debe hacer mencin si la Entidad cuenta con un Plan Estratgico Institucional, si
esta aprobado, que periodo cubre este, si la Entidad lo esta aplicando y si existen los
Programas de Operaciones Anuales (POAS).

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Sistema Organizativo.Se debe hacer referencia al organigrama actual, a travs de que medios fue
aprobado, quien lo aprob, como as tambin los diferentes manuales, reglamentos
que tiene la Entidad para la ejecucin de sus operaciones.

Asignacin de Autoridad y Responsabilidad.En este punto describimos como es el proceso de elaboracin de la informacin y/o
documentacin que genera la Entidad en las principales reas o unidades,
verificando si existe una adecuada segregacin funciones entre los funcionarios,
especialmente de los principales cargos o los ms importantes.

Polticas de Administracin de Personal.Hacemos referencia si la entidad cuenta con polticas y reglamentos de personal,
como as tambin a los derechos y obligaciones de los empleados, rgimen
disciplinario, comisiones, sanciones, evaluacin de desempeo, retiros y contratos,
para un mejor control del personal y si estos documentos estn elaborados de
acuerdo a la entidad y si las mismas son aplicadas..

Auditoria Interna y Comits de Control.Se verificara que la UAI cuente con profesionales especializados, inteligentes,
capaces e integros que puedan llevar adelante un control efectivo y eficaz de las
operaciones, actividades que realiza la entidad y poder brindar informacin
oportuna, confiable y integra para una adecuada toma de decisiones de la MAE.
Los aspectos a evaluar pueden ser los siguientes:
-

Separacin de tareas y funciones.

Autorizacin de transacciones y actividades.

Documentos y registros apropiados.

Dispositivos de seguridad.

Mecanismos de validacin.

III.- ALCANCE Y METODOLOGIA

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1. Alcance
Para realizar una auditoria el alcance se considera como el periodo que est sujeto a
examen.
2. Metodologa
Consiste en la seleccin de los mtodos prcticos de investigacin que utiliza el
auditor para la obtencin de informacin general y evidencia que fundamente la
opinin y conclusin sobre el trabajo realizado.
De acuerdo a la naturaleza del examen se recurrir a la eleccin de la tcnica ms
conveniente, entre las cuales se puede citar:
o Verificacin ocular

Comparacin.-

Observacin.-

Revisin selectiva.-

Rastreo

o Verificacin Verbal

Indagacin

o Verificacin escrita

Anlisis

Conciliacin

Confirmacin

o Verificacin documental

Comprobacin

Computacin

o Verificacin fsica

Inspeccin

Tomando en cuenta las tcnicas utilizadas para la realizacin de trabajo se apropiar

los procedimientos concordantes con las mismas entre los cuales podemos citar:
o Pruebas respecto al sistema de control interno
o Pruebas a los registros originales
o Pruebas a los saldos de las cuentas
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o Pruebas del cumplimiento de las disposiciones legales; las cuales se puede
agrupar en pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas.
IV. ADMINSTRACIN DEL TRABAJO
Se debe describir el personal que estar a cargo de la Auditoria, haciendo referencia al
nombre, al cargo y el posible tiempo a utilizar.
1. Personal y tiempo presupuestado
Se asignar al personal involucrado en la auditoria distribuyendo el tiempo estimado
para la realizacin del trabajo en las diferentes fases.
Personas

Comunicacin
Total horas
Relevamiento
Planificacin Ejecucin de resultados
de informacin
Presup Ejecut. Dif.
y legajos

GERENTE
AUD. SUPERVISOR
AUDITORES AUX
TEC. ESPECIALISTA

2. Apoyo tcnico
Se debe especificar de acuerdo a la Auditoria a ejecutar (auditoria de proyectos), la
necesidad de requerir un especialista ajeno a la profesin de auditoria como ser:
ingeniero, arquitecto, abogado, etc., en el caso de ser necesario. Tambin debemos
hacer referencia que tipo de especialista se requiere, por la profesin que debe tener
el mismo para que ejecute parte de nuestra Auditoria.
3. Legajos
El auditor debe documentar todo aquello que tenga importancia como evidencia
para respaldar su opinin, y como evidencia de que el examen se ha practicado de
conformidad con las Normas Internacionales de Auditoria.
Para realizar un trabajo de auditoria se deber preparar los siguientes legajos:
o Legajo permanente.- En este legajo se incluir informacin y
documentacin que normalmente, esta relacionada con hechos o situaciones
que se espera que no cambien en un periodo menor a un ao, para consulta
continua de la auditoria que se esta realizando y permite que el auditor se
familiarice con la entidad auditada.

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o Legajo de programacin.- Contiene informacin y documentacin que
respalda el conocimiento del negocio, evaluacin del riesgo, niveles de
materialidad, anlisis de planificacin, enfoque de auditoria, evaluacin del
control interno, pruebas de cumplimiento, MPA, programas de auditoria,
etc., que por su naturaleza, tendrn vigencia en un periodo no mayor a 1 ao.
o Legajo corriente.- Se lo denomina corriente porque contiene informacin
referida a la gestin auditada, este legajo contiene todos los papeles de
trabajo preparados y obtenidos por el auditor en el proceso de ejecucin.
o Legajo resumen.- En este legajo se resguarda papeles de trabajo que se
generan en la ultima etapa del proceso de auditoria (comunicacin de
resultados), contiene normalmente el dictamen del auditor, carta de control
interno, resumen de confirmaciones y otra informacin relacionada con el
cierre de la auditoria, dicha informacin por su naturaleza tendr vigencia
por un periodo no mayor a un ao.
4. Personal involucrado de la entidad
Se recabar informacin a cerca de todo el personal que trabaja en la entidad y las
diferentes funciones que desempea dentro de la misma.
V. PROGRAMA DE TRABAJO
El programa de auditoria debe presentarse por escrito, contiene el detalle secuencial de los
procedimientos de auditoria a ser ejecutados para alcanzar los objetivos del examen segn
el tipo de auditoria que se est realizando. Los programas deben ser diseados a la medida
de la entidad auditada, incluye la siguiente informacin:
o Objetivos de auditoria que se desea alcanzar
o Numero secuencial de procedimientos
o Procedimientos a ejecutar
o Referencia papel de trabajo
o Hecho por (rubrica o inciales del auditor que efectu el procedimiento)
o Fecha de conclusin del procedimiento
o Nombre y firma del auditor que elabor el programa y fecha
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Nombre y firma del responsable de su aprobacin y fecha de su aprobacin.

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