F-QAP-021-MEM-V04

20133110136203
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.:"20133110136203
Fecha: 2013-09-13

MEMORANDO

Bogot, 13 de septiembre de 2013

PARA:

Grupos de Trabajo Familias en Accin, Enlaces Municipales.

DE:

Coordinadora Programa Ms Familias en Acon.

ASUNTO:

Trmite de Novedades

Las novedades sern implementadas en el mdulo de manera paulatina, por lo tanto, a partir de la fecha se
dar trmite a las novedades de la lista, para lo cual se deben tener en cuenta las observaciones y seguir
estrictamente el siguiente procedimiento:
1. Exigir el cumplimiento de los requisitos a fin de evitar que las novedades conlleven a las causales de
suspensin de la resolucin 02019 de 06 de diciembre de 2012.
2. Solicitar a los enlaces municipales el diligenciamiento del cuadro Excel que hace parte de ste
memorando, siguiendo las instrucciones.
3. Distribuir a todos los enlaces de los municipios de cada regional, el formulario vigente de novedades para
su diligencia miento, el cual se encuentra en la Intranet.
4. El Nivel Regional debe consolidar los archivos de todos los municipios y enviarlos al usuario del Sifa, en el
Nivel nacional, cinco (5) das hbiles antes del cierre de novedades.
5. Solicitar que las imgenes de los documentos soporte de las novedades sean archivadas conforme a las
directrices emanadas.
6. Una vez se cargue la informacin, surtir los trmites de depuracin de la base de datos.

NOVEDADES:
l. Cambio de TItular
Esta novedad se realiza cuando se presenta una modificacin en el Sistema de Informacin del Programa, de
la persona reportada originalmente como titular. Esta modificacin puede ser de inclusin o de traslado
dentro de la composicin poblacional de la familia y produce un impacto en la entrega de los incentivos.
En el cuadro No. 1, se describen cada una de las causales que conducen a este procedimiento, as como los
requisitos documentales necesarios para realizarlo:

cambio de
TItular

Causal

Requisitos

Por fallecimiento

Certificado de defuncin/identificacin
Nueva MT/Custodia vigente/

Por enfermedad grave o

invalidez

Certificado Mdico /identificacin

Custodia Vigente/

Conmutador

FAMILIAS EN ACCION
(571) _5950SDO EXt. 7242 tillet NO. 6:54 PISO _' BOgota-Colombla

www.dps.gov.co

de la

de la nueva MT/

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Fecha: 2013-09-13

Por Privacin de la libertad

Constancia de la Institucin Carcelaria/ Custodia

Vigente/identificacin de la Nueva MT/

Por desaparicin

Fallo de Juzgado/ Custodia Vigente/identificacin

de la Nueva MT/

Por abandono

Custodia Vigente/identificacin

Por madre o Padre Biolgico

de la Nueva MT

Identificacin de la nueva MT/ Custodia vigente.

Cuadro Na. 1
.;.

la nueva MT correspondiente a una familia sisben, debe cumplir con los criterios de seleccin
descritos en la resolucin 01658 del 4 de septiembre de 2012 y/o en la resolucin 00050 del 28 de
enero de 2013 y las dems que se expidan con el mismo fin, a la fecha de corte o encontrarse en la
ltima base registrada en el sistema de informacin de Familias en Accin .
;. Cuando el cambio de MT, corresponde a una familia en situacin de desplazamiento, la nueva MT
debe encontrarse en el registro nico de vctimas .
;. Cuando el cambio de. MT es solicitado por familias indgenas, la nueva MT debe estar registrada en
el listado censal.
.;. Cuando el cambio de MT, corresponde a una familia en transicin, la nueva MT debe encontrase en la
base de transicin .
;. Cuando el cambio de MT, corresponde a una familia Unidos, la nueva MT debe encontrarse
registrada en la base Unidos.
Cuando se realiza el cambio de MT, no se aplica el traslado de los incentivos a la cuenta de ahorro o
monedero electrnico de la nueva MT, sino que se procede a tramitar con la nueva MT, el producto en la
entidad financiera designada para la ciudad o municipio donde reside la familia. la cancelacin de la cuenta
de ahorro o monedero electrnico, o el reintegro de recursos de la cuenta de la antigua MT, est sujeta a la
legislacin vigente para las entidades bancarias sujetas a la vigilancia y control de la Superintendencia

Financiera.
la nueva MT, en ningn caso, puede ser menor de 14 aos. Se autoriza cambios de MT a personas entre 14 y
18 aos de edad, siempre y cuando, la nueva MT sea la madre de los nios insCritos.

11. cambio de residencia o traslado de municipio.

Esta novedad consiste en el traslado del lugar de la residencia de la familia beneficiaria, a otro distinto al
registrado inicialmente en la base de datos del Sistema de Informacin del Programa. En el cuadro 2, se
detalla el tipo, la clasificacin y los requisitos necesarios para realizar este procedimiento.
Traslado a un municipio diferente al cual realiz la inscripcin. Se presenta cuando la familia beneficiaria
solicita el traslado a un municipio diferente al cual se realiz la inscripcin, para realizarlo el Programa verifica
que la familia se encuentre registrada en el sisben del nuevo municipio y que su puntaje corresponda al
establecido para ser beneficiaria del Programa.
las familias en situacin de desplazamiento deben presentar la solicitud de traslado por escrito.
la poblacin Unidos e indgena no aplica para traslado de municipio.
FAMILIAS EN ACCION
Conmutador(511)_5960800

EXt. 7242 Calle I NO. 6=54 PISO _' BOgOU- Colombia' www.dps.gov.co

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la familia asume las condiciones de entrega de los incentivos en el municipio receptor de acuerdo con el
esquema diferenciado en el valor de las transferencias, descritos en el captulo 2 del manual operativo.
Para activar el pago, no se requiere cambiar la entidad financiera, sin embargo la familia puede solicitar el
cambio y la familia asume los costos que se generen.

Tipo

Traslado de
municipio

Clasificacin

Requisitos

Por solicitud del titular inscrito como

poblacin en situacin de desplazamiento.

solicitud

Por solicitud del titular inscrito como

poblacin sisben.

la familia debe estar registrada en el

sisben del municipio destrno, cumplir el
puntaje de acuerdo al rea y el registro
debe estar avalado por el DNP.
Cuadra 2.

11I:Retiro de la Familia o Beneficiario. Esta novedad se realiza por solicitud autnoma de la madre titular
cuando decide no pertenecer al Programa o retirar alguno de sus miembros. Tambin se presenta por
duplicidad o inconsistencia en el proceso de preinscripcin que impide la inscripcin definitiva en el
programa. lo anterior de acuerdo con las situaciones descrits en el cuadro No. 3.
Tipo
Retiro de
Familia o
Beneficiario

Clasificacin

Requisito

De familia

Por solicitud de la madre titular

De beneficiario

Por solicitud de la madre titular

Por duplicidad o inconsistencia en el

proceso de pre-inscripcin

Automtico
Cuadro 3

IV. Entrada de Beneficiario. Esta novedad consiste en ingresar al ncleo familiar, un miembro que no estaba
originalmente entre los adultos o NNA inscritos que adjuntaron la documentacin en el proceso de
inscripciones. En el cuadro No 4 se enumeran las situaciones que pueden originar esta novedad y los
requisitos que deben cumplirse en cada caso, para realizarla:
TIpo

Entrada de
Beneficiario

Clasificacin

Requisito

NNA registrado en la unidad de anlisis.

Registro civil y tarjeta de identidad o

cdula/segn la edad.

Hijo de la Madre Titular no registrado

en la unidad de anlisis.

Registro civil y TI o cdula/segn la edad

No hijo con custodia, registrado o no

en la unidad de anlisis.

Registro civil y Tia cdula/segn la edad y

custodia Vigente
Cuadra No. 4

j,:

11

f'

FAMILIAS

EN ACCION

Conmutador (571l_596081lO EXt.7242 calle 1 No. 6-54 PISO_ - Bogot -ColombIa www.dps.gov.co

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Radicado No.: .20133110136203
Fecha: 2013-09-13

En todos los casos, el NNA debe cumplir los criterios de seleccin descritos en las resoluciones 01658 de 4 de
septiembre de 2012 y/o 00050 de 28 de enero de 2013 y las dems que se expidan con el mismo fin.
Tambin se incluyen adultos cuando se requiere realizar un cambio de Titular.

V. Reingreso de la familia. Esta novedad consiste en la activacin de una familia en estado retirada. Las
situaciones que pueden originarla, se presentan en el cuadro No 5.
Tipo

Clasificacin

Reingreso de la familia

Por solicitud de la MT, cuando fue retirada durante el proceso de

inscripcin por error del digitador.
Cuadro Na. 5

VI. Novedad de cambio de priorizacin en educacin: Consiste en la seleccin de las beneficiarios del
incentivo de educacin, que realiza la Madre TItular a fin de cumplir el techo mximo de 3 incentivos
escolares por familia, descrito en el capitulo 2 del MO. El cambio de priorizacin de NNA en educacin, slo
se podr realizar en los casos que se describen en el cuadro No. 6
Tipo

Priorizacin en Educacin

Clasificacin

Requisito

Por fallecimiento de NNA priorizado

Certificado de defuncin

Por graduacin de joven priorizado

Acta 'de grado

Por enfermedad grave permanente o

invalidez de NNA priorizado

Certificado mdico
Cuadro 6

VII. Cambio de grupo poblaciona!. Es el cambio solicitado por la familia, como consecuencia de
modificaciones al grupo focal por el cual fue inicialmente seleccionada la familia. Se puede presentar en los

siguientes casos:
Tipo
Cambio de grupo
poblacional

1'.

"

Clasificacin
Sisben a Desplazados
Unidos a Desplazados
Indgenas a desplazados
Transicin a desplazados

Requisito
Carta solicitando
Carta solicitando
Carta solicitando
Carta solicitando

el
el
el
el

cambio
cambio
cambio
cambio

de
de
de
de

grupo poblacional
grupo poblacional
grupo poblacional
grupo poblacional
Cuadra No. 7

El cambio se realiza nicamente por solicitud de la familia beneficiaria para lo cual debe encontrarse
registrada en la base de datos del grupo focal al cual solicita traslado.

VIII. Novedades en datos personales de los beneficiarios. Son aquellos cambios de la informacin personal
registrada originalmente, como consecuencia de errores o por cambios realizados con posterioridad al
registro de los datos. Se presenta en los siguientes casos:

l'

/!

'1.'
.In :

,JU/

FAMILIAS

EN ACCION

conmutador (571)_5960800 Ext. 7242 calle 1 No. 6=54PISO_. Bogot -colombIa

www.dps.gov.co

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Radicado No.: *20133110136203

Fecha: 2013~9-13

Tipo

Clasificacin

Cambio Fecha de
Nacimiento

Correccin

Cambio de Nombres

Requisitos

Correccin

Documento de identidad que le corresponda

de acuerdo con la edad
Documento de identidad

Cambio de nombres o apellidos

Documento de identidad

Cuadra Na. 8
Cuando el cambio afecte al titular de la familia, el programa proceder a enviar la informacin a la entidad
bancaria correspondiente, antes del proceso de liquidacin con el fin de actualizar la base de datos de pagos.
En ningn caso se pueden cambiar la totalidad de los datos de una persona a travs de sta novedad.

TRAMITE DE LAS NOVEDADES:

Es el procedimiento mediante el cual se atienden las solicitudes realizadas por las familias beneficiarias a fin
de actualizar la informacin que reposa en las bases de datos del programa.
la solicitud para realizar una novedad, es presentada por la madre titular o un miembro de la familia
interesado en la solicitud, ante el enlace municipal o el enlace indgena, segn sea el caso, para lo cual debe
diligenciar y firmar el formulario de novedades y adjunta los documentos mencionados en cada caso.
En enlace municipal registra la totalidad de los datos solicitados en el archivo Excel y crea el archivo de las
imgenes en formato .tiff, como se describe ms adelante.
El formato Excel no debe ser modificado puesto que dificulta la consolidacin y el posterior cargue a la base
de datos.

Novedad sujeta a aprobacin. El enlace procede a recibir las novedades sujetas a aprobacin, con los
soportes mencionados, segn sea el caso y las enva al grupo de trabajo de la direccin regional respectiva
para su aprobacin y trmite.

Aprobacin o rechazo de la Novedad. los funcionarios del grupo de trabajo de Familias en Accin en el nivel
Regional, revisan los documentos anexos a la novedad y proceden a la Aprobacin o rechazo de las mismas.
\

a) Aprueba: si los documentos soporte son los requeridos y cumple con Iat.otalidad de iequisitoS.
Una vez cargadas las novedades en el Sifa, el Enlace municipal entre~a el-;-rorm~t' de la
novedad al-solicitante.
,,::::~:
...
~~~~~.\1 ..Lo''\{"\).:::', '\':.J
b) Rechaza: si no cumple con los requisitos.
.
Cuando la solicitud sea rechazada, el funcionario la excluye del Excel y enva la respuesta al
enlace municipal para que informe a la familia interesada. Este trmite se debe surtir en los
trminos de ley, explicando: i) las razones del rechazo, ii) los requisitos necesarios para su
aprobacin, o iii) razones por las cuales no procede la novedad de acuerdo con los
requerimientos descritos en el Manual y iv) dems temas relevantes.

conmutador(571)_5960800

FAMILIAS EN ACCION
EXi. 7242 Calle 1 NO.6.$4 PISO _' Bogot -Colombia

www.dps.gov.co

'.~

F-OAP-021-MEM.V04

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Radicado No.: *20133110136203
Fecha: 2013-09-13

Trminos para el trmite.

Regla general. El trmino para responder sobre el trmite a la solicitud de las novedades, es el establecido en
la ley en lo referente a las solicitudes administrativas, es decir 15 das hbiles siguientes a su recepcin. Para
resolver efectivamente la novedad, el plazo anterior puede ser prorrogado hasta por 15 das adicionales, slo
en casos excepcionales en los cuales no se pueda resolver la solicitud en los plazos fijados.
De todas maneras se responde dentro de los primeros 15 das.hbiles, informando las razones por las cuales
se requere un plazo adicional.
Cuando la novedad se reasigna a un superior, quien debe verificar los documentos y validar la informacin
recibida, la solucin ser efectiva dentro de los 30 das hbiles siguientes a su recepcin. En ste caso, el
enlace municipal. informar al solicitante dentro de los primeros 15 dias, sobre el trmite y el tiempo en el
que ser resuelta la solicitud.

Documentos anexos y archivo digital

Todas las novedades debern tener sus respectivos soportes en el archivo de imgenes del sistema de
informacin, por lo tanto, todos los formularios de novedades y sus respectivos anexos se deben digitalizar
en formato .tiff, siguiendo las indicaciones del instructivo adjunto y elsiguiente procedimiento.
1. Los documentos se digitalizan en formato .tiff
2. Se nombra el archivo de imgenes con el nmero del cdigo de familia a la cual se le realiza la
3.

novedad. (Ej:1200300.tiff)
Cuando se realiza ms de una novedad a una misma familia, se nombran con el cdigo-guin-nmero

4.
5.

La novedad que no adjunte imagen se rechaza.

En la ltima columna del archivo Excel se ingresa el nombre de la imagen correspondiente

(ej: 1200300-1.tiff, 1200300-2.tiff, etc)

para esa

novedad.
Los documentos originales se deben conservar en la oficina del grupo de trabajo en el nivel regional,
siguiendo los parmetros de la tabla de retencin documental vigente.

j
o//jij~Jt'(}j;;f
~itamente~

RuthC

FAMILIAS

EN ACCION

Conmutador 15711_596s EXt.7242 calle 1 No. 6.54 PISO_. Bogota -ColombIa'

www.dps.go ..co