Instrumentos Modificados

INSTRUMENTOS DE TESORERA
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
PROGRAMA DE PRCTICAS ESTUDIANTILES
EN LA COMUNIDAD -PROPECPRCTICA INTEGRADA 2015
ESTUDIO ECONMICO, FINANCIERO-CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE

LA MUNICIPALIDAD DE LA ESPERANZA, DEPARTAMENTO DE
QUETZALTENANGO
GUIA PARA EL ADECUADO MANEJO DEL AREA DE TESORERIA

MODULO III
Guatemala, mayo 2015
INDICE
CONTENIDO
Introduccin i
PAGINA
3.1 Gua del Mdulo de Tesorera
3.1.1 Objetivos
3.1.1.1 Generales
3.1.1.2 Especficos
3.1.2 Trminos
3.2 Caractersticas de Tesorera 4

3.2.1 Objetivos
3.2.1.1 Generales
3.2.1.2 Especficos
3.3 Normativa
3.3.1 De Ley
3.3.2 De La Municipalidad
3.4 Gua Para El Perfil de Tesorero Municipal 6

3.4.1 Tesorero Municipal
3.4.2 Prohibiciones
3.4.3 Atribuciones Del Tesorero
3.5 Gua Para El Perfil de Cajero General

3.5.1 Cajero General
3.5.2 Cajero Receptor
3.6 Gua de Procedimientos del rea de Tesorera
13
3.6.1 Estructura del rea
13
3.6.2 Funciones Bsicas
13
3.7 rea de Receptora
15
3.8 rea de Fondo Rotativo
16
3.8.1 Introduccin a la Gua de Uso de Fondo Rotativo

3.8.1.1 Objetivos
16
3.8.1.2 Definiciones
17
3.8.1.3 Caractersticas
19
3.8.1.4 Normas y Leyes Aplicables 19
16
3.8.2 Gua de manejo del Fondo Rotativo

3.8.2.1 Constitucin del Fondo Rotativo
20
21
3.8.2.3 Procedimiento para Autorizacin de Compras por Medio del Fondo

Rotativo 23
3.8.2.4 Procedimiento de Reintegro para Fondo Rotativo
3.8.3 Simbologa
3.9 rea de Prstamos y Donaciones
25
29
30
INDICE DE FLUJOGRAMAS
CONTENIDO
3.4.3.1 Flujograma para realizar y Revisar Conciliaciones Bancarias
3.5.3 Flujograma para recaudacin de Ingresos Tributarios
11
3.8.2.2 Flujograma de Apertura o Constitucin del Fondo Rotativo 22

3.8.2.5 Flujograma de Reintegro para Fondo Rotativo
PAGINA
7
28
INDICE DE GRAFICAS
CONTENIDO
Procedimiento para la Recaudacin de los Ingresos Municipales
Organizacin del rea de Tesorera
Registro de Prestamos
31
PAGINA
10
13
INTRODUCCIN
La presente gua sobre el manejo del rea de Tesorera, fue elaborado por
estudiantes de la facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad de San
Carlos de Guatemala USAC-, como parte de la Practica Integrada, la cual
consisti en un estudio econmico, financiero contable y administrativo, en la
Municipalidad de la Esperanza, Departamento de Quetzaltenango, supervisado
por docentes asesores del Departamento de Practicas Estudiantiles en la
Comunidad PROPEC-.
Tesorera es la dependencia municipal responsable de la administracin de los
ingresos municipales, programando los ingresos y egresos segn los planes
municipales, de acuerdo al origen y destino de los fondos con apego a las normas
emitidas por los entes rectores de la administracin financiera pblica.
La presente gua de procedimientos, contiene actualizaciones que de acuerdo a
las necesidades y requerimientos de la Municipalidad de la Esperanza,
Departamento de Quetzaltenango, se hace necesario e importante realizar, una
herramienta de trabajo bsica, que contiene la descripcin de los diferentes
procedimientos a seguir en el rea de Tesorera.
3.1 Gua del Mdulo de Tesorera

3.1.1 Objetivos
La presente gua contempla objetivos generales y especficos que son
fundamentales para el desarrollo del mismo.
3.1.1.1 Generales
a. Establecer las normas y procedimientos, para la administracin del rea de
Tesorera, en la Municipalidad de la Esperanza.
b. Establecer y mantener normas y procedimientos, para un adecuado control y
administracin del Departamento de Tesorera.
3.1.1.2 Especficos
a. Establecer las bases para realizar una adecuada supervisin del cumplimiento
de las normas establecidas para el Departamento de Tesorera.
b. Promover una herramienta til para los procesos efectuado en el
Departamento de Tesorera.
3.1.2 Trminos
Voucher
Es el pagar que extienden los establecimientos a travs del cual se establece la
obligacin del tarjeta-habiente de abonar determinada cantidad en una fecha fija.
Depsito monetario
Es un depsito de dinero que sirve para centralizar operaciones bancarias
habituales: ingresos, pagos, transferencias, retiradas de dinero mediante cajeros
automticos, amortizaciones de los prstamos recibidos, etc.
En la prctica, el depsito monetario es un tipo de contrato bancario mediante el

cual el cliente ingresa, habitualmente, su nmina mensual y desde ella maneja sus
pagos y administrar su efectivo1.
Ingresos Constitucionales
Artculo 257. Asignacin para las municipalidades. El Organismo Ejecutivo incluir
anualmente en el Presupuesto General de Ingresos Ordinarios del Estado, un diez
por ciento del mismo para las Municipalidades del pas. Este porcentaje deber
ser distribuido en la forma que la ley determine, y destinado por lo menos en un
noventa por ciento para programas y proyectos de educacin, salud preventiva,
obras de infraestructura y servicios pblicos que mejore la calidad de vida de los
habitantes. El diez por ciento restantes podrn utilizarlo para financiar gastos de
funcionamiento.
Queda prohibida toda asignacin adicional dentro del Presupuesto General de
Ingresos y Egresos del Estado para las municipalidades, que no provenga de la
distribucin de los porcentajes que por ley les corresponda sobre impuestos
especficos1.
Corte de Caja
Es la determinacin del saldo actual partiendo del saldo del da anterior
agregndole las entradas y restndole las salidas del numerario del da.
Arqueo de Caja
Consiste en la comprobacin fsica o material del saldo de caja detallando en una
relacin como est constituida la existencia del efectivo.
Disponibilidades
1Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala
Son todas las cuentas que registran dinero en efectivo y todos los documentos
que representan dinero en efectivo que no estn sujetos a ninguna condicin. 2
Cheque
Es el mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero.
Constituye la orden incondicional de pago por medio del cual el girador dispone al
girado el pago de una determinada suma de dinero a un beneficiario.
Firma conjunta
Son las firmas de las personas que constan en los registros del banco y que estn
autorizadas a girar cheques contra una cuenta corriente, y que para la emisin del
cheque deben constar la una junto a la otra.
Firma autorizada
Es la firma de la persona que consta en los registros del banco, previamente
autorizada por el titular, para girar cheques contra la cuenta corriente del titular.
Firma conjunta. Son las firmas de las personas que constan en los registros del
banco y que estn autorizadas a girar cheques contra una cuenta corriente, y que
para la emisin del cheque deben constar la una junto a la otra.
La Conciliacin Bancaria
Es un proceso que permite comparar los montos que la empresa tiene registrados
de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los montos que el banco le
suministra por medio del extracto bancario, para determinar si existen diferencias
entre los registros contables de la empresa, y los registros realizados por el
banco.
Proveedor
Una persona o una empresa que abastece a otras entidades o instituciones con
existencias (artculos)
Compra
En trminos generales por compra se llama a la accin de adquirir u obtener algo

a cambio de un precio establecido.
Descripcin y perfil de puesto
Consiste en analizar la descripcin y perfil de puesto para conocer las funciones y
los requisitos que debe satisfacer la persona que lo desempea. De esta manera,
se compara lo que requiere el puesto con lo que la persona hace.
3.2 Caractersticas de tesorera

3.2.1 Objetivos
Entre los objetivos principales del rea de Tesorera esta administrar los ingresos
Municipales constitucionales, propios, egresos y otros. As como sus egresos.
Adems los detallados a continuacin.
3.2.1.1 Objetivo General
a. Mantener la liquidez del Tesoro Municipal, contribuyendo al equilibrio y
saneamiento de las finanzas municipales.
3.2.1.2 Objetivos Especficos
a. Cumplir en forma transparente con las obligaciones contradas derivadas de
movimientos presupuestarios y contables de la Municipalidad y sus empresas.
b. Proveer informacin en tiempo real del movimiento efectivo de fondos para la
toma decisiones.
c. Mejorar la administracin de los recursos percibidos por concepto de:
Deducciones,
Retenciones, Aumentos,
Tasas, Arbitrios,
Transferencias
Corrientes y de Capital, Prstamos, Donaciones.

3.3 Normativa
La presente gua contempla varios lineamientos, con el objeto de que se
mantenga un adecuado control, eficiencia y eficacia de los procedimientos en el
rea de Tesorera, de la municipalidad de la Esperanza, departamento de
Quetzaltenango.
3.3.1 De Ley
a. Cdigo Municipal, Decreto Numero 12-2002

b. Manual de Administracin Financiera Integrada Municipal MAFIM, Segunda
Versin
3.3.2 De la Municipalidad
a. Para perfil de Tesorero tomar en cuenta el Cdigo Municipal, decreto 12-2002.
b. Tener presente las atribuciones del tesorero municipal.
c. Tomar en cuenta que la misma persona no sea el que aprueba o resguarda,
para estos extremos el jefe o director de la AFIM deber supervisar de forma
continua las actividades que se desarrollan, de manera de cumplir con los
principios de control interno.
3.4 Gua Para El Perfil De Tesorero Municipal
Es necesario que la Municipalidad de la Esperanza, cuente con una persona que
ejerza labores de tesorero y otro encargado como Director Financiero, para que
las operaciones sean eficientes y eficaces.
3.4.1 Tesorero Municipal.
La municipalidad tendr un tesorero, a cuyo cargo estar la recaudacin, depsito
y custodia de los fondos y valores municipales, as como la ejecucin de los pagos
que, de conformidad con la ley, proceda hacer.
Para ser nombrado tesorero se requiere ser guatemalteco de origen, ciudadano en
el ejercicio de sus derechos polticos, perito contador o contador pblico y auditor,
o tener certificado de aptitud, de conformidad con el reglamento de la materia. 2
3.4.2 Prohibiciones. No podrn ser nombrados ni ejercer un cargo municipal:
a. Los parientes del alcalde, de los sndicos o de los concejales, dentro del cuarto
grado de consanguinidad o segundo de afinidad.
b. Los que hubieren manejado, recaudado, custodiado o administrado fondos, bienes
y valores del Estado o del municipio, si no hubiera rendido cuentas y obtenido
finiquito.
2Artculo 86, Cdigo Municipal, Decreto Numero 12-2002
5
Si al tiempo del nombramiento o posteriormente, el nombrado resultare incluido en

cualquiera de las prohibiciones contenidas en este artculo, se declarar vacante
el cargo y, en su caso, se le indemnizar de conformidad con la ley.3
3.4.3 Atribuciones del Tesorero. Son atribuciones del tesorero, las siguientes:
a. Operar las cuentas de los libros autorizados para el efecto.
b. Registrar en los libros o sistemas computarizados la contabilidad de los
ingresos y egresos municipales, previa autorizacin de la Contralora General
de Cuentas, de acuerdo con las reglas contables legalmente aceptadas.
c. Rendir cuenta al Concejo Municipal, en su sesin inmediata, para que
resuelva sobre los pagos que haga por orden del alcalde y que, a su juicio, no
estn basados en la ley, lo que lo eximir de toda responsabilidad con relacin
a esos pagos.
d. Efectuar los pagos que estn fundados en las asignaciones del presupuesto,
verificando previamente su legalidad. Si los hiciere sin cumplir los requisitos y
formalidades de ley, deber reintegrar su valor al erario municipal, sin perjuicio
de las responsabilidades en que hubiere incurrido.
e. Extender a los contribuyentes los comprobantes correspondientes autorizados
y sealados por la Contralora General de Cuentas, por las sumas que de ellos
f.
perciba el tesorero municipal.

Hacer cortes de caja, examen de libros y registros, as como del inventario
general de bienes de la municipalidad, al tomar posesin de su cargo y al
entregarlo.
g. Remitir a la Contralora General de Cuentas, certificacin del acta levantada al
documentar el corte de caja y arqueo de valores de la Tesorera, a ms tardar
tres (3) das despus de efectuadas esas operaciones.
h. Presentar al Concejo Municipal, en el curso del mes de enero de cada ao, la
cuenta general de su administracin durante el ao anterior, para que sea
examinada y aprobada durante los dos (2) meses siguientes a la presentacin
de la cuenta general de su administracin.
3Artculo 82, Ibdem
i.
Hacer corte de caja cada mes y elaborar los estados financieros que exigen
los
reglamentos
de
la
materia,
para
ser
enviados
las
oficinas
correspondientes.4
3.4.3.1 Flujograma para Revisar Conciliaciones Bancarias
Procedimiento No. 1
Unidad: Tesorera
Nombre del Proceso:
Conciliaciones Bancarias
Inicia: Tesorero Municipal
Pasos
Responsable
1
Contabilidad
2
3
Procedimiento: 0
No. De Pasos: 3
Fecha:
Hoja: 1
Finaliza: Director Financiero Municipal
Tesorero Municipal
Descripcin de la Actividad
Conciliaciones bancarias en el sistema.
Conciliaciones bancarias Fsicas.
Director Financiero
Corte de caja, arqueo de valores y revisin de las
Conciliaciones bancarias del sistema y fsicas.

Municipalidad de La Esperanza, Quetzaltenango
Procedimiento No. 1
Unidad: Tesorera
Procedimiento:
Fecha:
Nombre del Proceso:
No. De Pasos: 04
Hoja: 1/1
Conciliaciones Bancarias
Inicia: Director Financiero Municipal Finaliza: Director Financiero Municipal
Contabilidad
Tesorero
Director Financiero
4Artculo 87, ibdem

7
Fuente: Grupo 14, Prctica Integrada 2015
3.5 Gua De Perfil De Cajero General

Esta gua muestra que es necesario que la Municipalidad de la Esperanza, cuente
con un encargado de cajero general y otro de cajero receptor, y as mejorar las
operaciones dentro de esta rea.
3.5.1 Cajero General
Es el responsable de la administracin y control de las cajas receptoras, entrega
de formas autorizadas por la Contralora General de Cuentas para la recepcin de
ingresos; recibir la rendicin de cuentas por el cajero receptor, entrega y rendicin
de cobros ambulantes y recepcin de formularios de los cajeros receptores.
3.5.2 Cajero Receptor

Es el responsable de la recaudacin de los ingresos del municipio como lo
establece el Artculo 100 del Cdigo Municipal, Decreto Nmero 12-2002,
emitiendo para el efecto, las formas autorizadas por la Contralora General de
Cuentas que ampara los ingresos percibidos.5
Ingresos del municipio. Constituyen ingresos del municipio:
a. Los provenientes del aporte que por disposicin constitucional que el
Organismo Ejecutivo debe trasladar directamente a cada municipio;
b. El producto de los impuestos que el Congreso de la Repblica decrete a favor
del municipio;
c. Las donaciones que se hicieren al municipio;
d. Los bienes comunales y patrimoniales del municipio, y las rentas, frutos y
productos de tales bienes;
e. El producto de los arbitrios, tasas y servicios municipales;
5Manual de Administracin Financiera Municipal, Segunda Edicin, pgina 103
f.
El
ingreso
proveniente
de
las
contribuciones
por
mejoras,
aportes
compensatorios, derechos e impuestos por obras de desarrollo urbano y rural

que realice la municipalidad, as como el ingreso proveniente de las
contribuciones que paguen quienes se dedican a la explotacin comercial de
los recursos del municipio o tengan su sede en el mismo;
g. Los ingresos provenientes de prstamos y emprstitos;
h. Los ingresos provenientes de multas administrativas y de otras fuentes
i.
legales;
Los intereses devengados por las cantidades de dinero consignadas en
j.
calidad de depsito en el sistema financiero nacional;

Los provenientes de las empresas, fundaciones
cualquier
ente
descentralizado del municipio;

k. Los provenientes de las transferencias recurrentes de los distintos fondos
nacionales;
l. Los provenientes de los convenios de mancomunidades de municipios;
m. Los provenientes de los contratos de concesin de servicios pblicos
municipales;
n. Los provenientes de las donaciones;6
Para ser nombrado cajero se requiere ser guatemalteco de origen, ciudadano en
el ejercicio de sus derechos polticos, perito contador, o tener certificado de
aptitud, de conformidad con el reglamento de la materia.
6Artculo 100, Ibdem

9
Grafica No. 1
Procedimiento para la Recaudacin de los Ingresos Municipales
El Cajero General: es el encargado de
asignar y aperturar cada una de las
Cajas Receptoras, a los que se les ha
asignado la funcin de recaudacin.
El Cajero Receptor, procede la atencin al

contribuyente que se presente a su
ventanilla a cumplir con el pago de sus
obligaciones tributarias, extendiendo a
stos, las formas que registran la recepcin
de los ingresos municipales, autorizadas
por la Contralora general de Cuentas.
El Cajero Receptor, al efectuar el corte

de operaciones, formular un reporte y
entregar cuentas de esto, al Cajero
General.
El Cajero General, despus de recibir del

Cajero Receptor la rendicin de cuentas,
por medio del reporte de transacciones,
procede a realizar el cierre diario, lo
compara con el efectivo que recibe y
traslada los recursos al Tesorero Municipal
para que este los deposite en la cuenta
bancaria denominada Cuenta nica del
Tesoro Municipal.

3.5.3 Flujograma para la Recaudacin de Ingresos Tributarios
Procedimiento No. 2
Unidad: Administracin Financiera
Nombre del Proceso:
Registro de Ingresos
Inicia: Cajero General
Pasos
Responsable
1
Cajero General
Cajero Receptor
Cajero Receptor
Cajero General
Procedimiento: 0
No. De Pasos: 4
Fecha:
Hoja: 1
Finaliza: Cajero General

Encargado de asignar y apertura cada una de las
Cajas Receptoras, a los que se les ha asignado
la funcin de recaudacin.
Procede la atencin al contribuyente que se
presente a su ventanilla a cumplir con el pago de
sus obligaciones tributarias, extendiendo a stos,
las formas que registran la recepcin de los
ingresos municipales, autorizadas por la
Contralora general de Cuentas.
Efectuar el corte de operaciones, formular un
reporte y entregar cuentas de esto, al Cajero
General.
Despus de recibir del Cajero Receptor la
rendicin de cuentas, por medio del reporte de
transacciones, procede a realizar el cierre diario,
lo compara con el efectivo que recibe y traslada
los recursos al Tesorero Municipal para que este
los deposite en la cuenta bancaria denominada
Cuenta nica del Tesoro Municipal.

Procedimiento No. 2
11
Unidad: Receptora
Procedimiento:
Fecha:
Nombre del Proceso:
No. De Pasos: 04
Hoja: 1/1
Registro de Ingresos
Inicia: Cajero General
Finaliza: Cajero General
Cajero General
Cajero Receptor
3.6 Gua de procedimientos del rea de tesorera
La presente gua se realiza con la intencin de demostrar cmo se deben de llevar

a cabo las operaciones de cada rea, encargada por Tesorera, para que estas
sean ms eficientes y eficaces,
3.6.1 Estructura del rea
Para el cumplimiento de sus objetivos, el rea de Tesorera se organizar de la
siguiente manera:
Grafica No. 2
Organizacin del rea de Tesorera
TESORERIA
REA RECEPTORA
REA DE FONDO
ROTATIVO
REA
PRSTAMOS Y
DONACIONES
3.6.2 Funciones Bsicas

Las funciones bsicas que se deben desarrollar para el logro y cumplimiento de
las metas y objetivos trazados son las siguientes:
a. Disear, mantener y actualizar las normas, procedimientos e instructivos que
regulan el funcionamiento del rea de tesorera, de acuerdo a las normas
establecidas por la entidad rectora y los procedimientos del Sistema Integrado
de Administracin Financiera Municipal.
13
b. Realizar estudios y proponer normas tendientes a optimizar la liquidez,

mediante el sistema de Cuenta nica.
c. Disear, mantener y actualizar los reglamentos, instructivos y procedimientos
en las fases de programacin y control de los flujos financieros de la
Municipalidad.
d. Participar en la formulacin de la poltica financiera, que elabore la Unidad de
Administracin Financiera de la Municipalidad.
e. Cumplir y velar por el cumplimiento de las polticas y normas dictadas por el
Concejo Municipal.
f. Elaborar, juntamente con el rea de presupuesto la programacin de la
ejecucin del presupuesto y programar el flujo de fondos de la Municipalidad.
g. Aprobar y someter a consideracin del Jefe de la Unidad de Administracin
Financiera Integrada Municipal, el programa mensualizado de caja elaborado
por el rea de Programacin y Ejecucin de Pagos.
h. Administrar el Sistema de Caja nica de la Municipalidad.
i. Emitir opinin previa sobre las inversiones temporales de fondos que realice la
Municipalidad.
j. Proveer informacin en tiempo real del movimiento efectivo de fondos para la
toma decisiones.
k. Administrar la deuda municipal realizando el registro de los prstamos y/o
donaciones tanto los nuevos como los que se encuentren vigentes o que se
hayan finalizado en el mismo perodo fiscal vigente, realizando las
ampliaciones del presupuesto, tanto en ingresos como en egresos, realizando
la programacin de la recepcin de los desembolsos, as como de las
amortizaciones.
l. Las atribuciones del tesorero que asigna el artculo 87 Atribuciones del
Tesorero del Cdigo Municipal
3.7 rea de Receptora

a. Recaudar los diferentes ingresos que percibe la Municipalidad en concepto de

arbitrios, tasas, contribuciones por mejoras, aportes y otros.
b. Extender a los contribuyentes los comprobantes en su caso recibos y/o
facturas correspondientes autorizados y sealados por la Contralora General
de Cuentas y dems entidades, por las sumas que de ellos se perciba.
c. Ejercer los controles necesarios para depositar diariamente en el sistema
bancario los recursos financieros percibidos por diferentes conceptos.
d. Trasladar al rea de contabilidad la documentacin de soporte de los ingresos
percibidos, que permita elaborar las operaciones contables correspondientes.
e. Llevar el control de los recibos y/o facturas correspondientes, autorizados por
las dependencias de fiscalizacin y de recaudacin
3.8 rea de Fondo Rotativo

a. Planificar, dirigir, coordinar y controlar las labores del servicio de tesorera.
15
b. Verificar
la
informacin
de
los
expedientes
devengados
de
origen
presupuestario y los pendientes de pago extrapresupuestario.

c. Recibir los expedientes de devengados de origen presupuestario y los
pendientes de pago extrapresupuestario y pagarlos de acuerdo a su
naturaleza y monto.
d. Administrar el sistema de Caja nica del Tesoro Municipal.
e. Proveer informacin en tiempo real del movimiento efectivo de fondos.
f. Administrar el Fondo Rotativo y en casos necesarios la Caja Chica de la
Municipalidad y establecer normas para el manejo y control de los fondos
rotativos de las unidades ejecutoras.
g. Tomar acciones en la ejecucin de los embargos, mandatos judiciales o
poderes.
h. Controlar una mejor utilizacin de los saldos efectivos de las diferentes
cuentas bancarias.
i. Autorizar la apertura de cuentas bancarias cuando fuere necesario, para el
manejo de fondos rotativos por parte de las dependencias municipales.
j. Proporcionar informacin sobre los saldos diarios de caja.
3.8.1. Introduccin a la Gua de Uso del Fondo Rotativo

3.8.1.1. Objetivos
Es
fin
primordial
el
establecimiento
de
directrices
que
contemplen
la
implementacin de controles internos para el uso adecuado y eficaz del fondo

otorgado a la Municipalidad de la Esperanza, Quetzaltenango.
a) Generales
Establecer las normas y procedimientos, para la administracin del Fondo

Rotativo de la Municipalidad La Esperanza, Quetzaltenango.
Establecer la forma de entrega oportuna y rpida de montos destinados para

el pago de gastos menores y urgentes de cancelar por compras, servicios y
otros a travs de la aplicacin correcta y eficiente de la rendicin de cuentas.
Minimizar la duplicidad de un mismo funcionario tanto en el proceso de

autorizacin como en el desembolso del efectivo a utilizar en las compras
realizadas.
b) Especficos
Establecer las bases para realizar una adecuada supervisin del cumplimiento
de normas establecidas para el uso y manejo del Fondo Rotativo.
Promover una herramienta til para el proceso de adquisiciones y ejecucin de

pagos por medio del Fondo Rotativo.
Mejorar el control sobre la documentacin soporte que es entregada para

validar el desembolso del efectivo.
Disminuir las posibles imposiciones econmicas en consecuencia de no acatar

las directrices contenidas en el Manual De Administracin Financiera Integrada
Municipal
3.8.1.2. Definiciones:
A continuacin se presentan una serie de trminos con su respectiva definicin
que son importantes dentro del uso y manejo del Fondo Rotativo para su
adecuada comprensin.
a) Fondo Rotativo
Es una disponibilidad de efectivo que sita la Unidad de Administracin
Financiera a travs del rea de Tesorera, destinado para cubrir gastos
urgentes de funcionamiento de poca cuanta, que por su naturaleza no pueden
esperar el trmite normal.
b) Ejecucin
17
Utilizacin de los recursos que integran un fondo para realizar un gasto que la
institucin necesite cubrir.
c) Liquidacin
Es el momento en que se reintegra el dinero que se utiliz por gastos
efectuados.
d) Reintegro
Es la reposicin del fondo rotativo o de acuerdo con la programacin de cuota
correspondiente, para contar siempre con la disponibilidad necesaria para la
emisin de pagos.
e) Servicios Bsicos
Son los gastos que agrupan las asignaciones destinadas a la adquisicin de
servicios necesarios para el funcionamiento de la entidad. Comprende
servicios tales como: servicio telefnico, energa elctrica y agua, entre otros.
f) Compras
Es la adquisicin de bienes y/o servicios que realice la Municipalidad de La
Esperanza,
Quetzaltenango,
garantizando
el
abastecimiento
de
las
necesidades requeridas en el momento preciso y las mejores condiciones de

calidad y precio, a travs de la entrega inmediata de dinero o bien contrayendo
una obligacin de pago.
g) Proveedor
Personas naturales o jurdicas que abastecen de bienes y/o servicios a la
Municipalidad de La Esperanza, Quetzaltenango, de acuerdo a las mejores
ofertas que proporcionen para atender los requerimientos establecidos, en
cuanto a calidad, cantidad y precio.
3.8.1.3. Caractersticas
El Fondo Rotativo tendr las siguientes caractersticas:
a) Constituye
un
fondo
de
dinero
reintegrable,
que
se
restablecer
peridicamente hasta por el monto total de los documentos que amparen el

gasto efectuado, y que no sobrepase el monto originalmente aprobado para el
Fondo Rotativo.
b) Constituye un incremento a las asignaciones presupuestarias, debiendo
liquidarse al final de cada ejercicio o periodo anual.
c) Utilizado exclusivamente para cubrir gastos urgentes de funcionamiento, por
un monto relativamente reducido y por su naturaleza no pueden esperar el
trmite normal.
d) El Fondo Rotativo No debe de exceder de un monto de Q 15,000.00
e) Todo gasto efectuado
deber contar previamente con disponibilidad de
asignacin presupuestaria.
f) Los documentos de soporte originales que respalden los listados de reposicin
y liquidacin del Fondo Rotativo Interno, quedaran bajo la responsabilidad y
resguardo del archivo del rea de contabilidad.
3.8.1.4. Normas y Leyes Aplicables

La presente gua contempla varios lineamientos, con el objeto de que se
mantenga un adecuado manejo y liquidacin del Fondo Rotativo en la
Municipalidad de La Esperanza, Quetzaltenango. Entre los cuales se mencionan:
19
Manual de Administracin Financiera Integrada Municipal (MAFIM).
Ley Orgnica del Presupuesto.
Reglamento operativo para el Manejo de Fondo Rotativo y Caja Chica.
Acuerdo Ministerial Nmero 06-98. Decreto Nmero 101-97, Ley Orgnica del
Presupuesto.
Decreto Nmero 57-92 Ley de Contrataciones del Estado.
Acuerdo Ministerial Nmero 06-98, del Ministerio de Finanzas Pblicas.
3.8.2. Gua del Manejo del Fondo Rotativo

Con el principal objeto del incrementar el control y aprovechamiento de los fondos
asignados, con base a la normativa y caractersticas claves del fondo rotativo, se
desarrollan diversos procedimientos los cuales se detallan a continuacin
Las guas se elaboraron y se presentan en base a las diferentes fases que se
presentan derivado del manejo del efectivo estipulado al gobierno local.
3.8.2.1. Constitucin del Fondo Rotativo

Municipalidad la Esperanza, Quetzaltenango
Procedimiento No. 3
Unidad: Administracin Procedimiento: 01
Fecha:
Financiera
No. De Pasos: 09
Hoja: 1/2
Nombre del Proceso:

Apertura
del
Fondo
Rotativo
Inicia: Jefe de la AFIM
Pasos
Responsable
JEFE- AFIM2
Revisa asignaciones presupuestarias y
realiza anlisis del monto a solicitar.
Finaliza: Encargado del Fondo Rotativo
ALCALDE MUNICIPAL
JEFE- AFIM-
Elabora solicitud de constitucin del fondo

rotativo y cajas chicas indicando los
nombres de los responsables para su
manejo, tramita la firma Vo.Bo. del Alcalde.
Firma Vo. Bo. La solicitud de constitucin
del Fondo Rotativo.
Recibe la solicitud firmada de Vo. Bo. ,
elabora
proyecto
de
Acuerdo
de
constitucin de fondo rotativo y traslada al
Concejo Municipal.

Procedimiento No. 3
Procedimiento: 01
Fecha:
Nombre del Proceso:
No. De Pasos: 09
Hoja: 1/2
Apertura del Fondo Rotativo
Finaliza: Encargado del Fondo Rotativo
Pasos
Responsable
5
CONCEJO MUNICIPAL
Recibe
proyecto
de
Acuerdo
de
21
JEFE- AFIM
ENCARGADO DE
CONTABILIDAD
ENCARGADO DE
TESORERA
ENCARGADO DEL FONDO

ROTATIVO
constitucin de Fondo Rotativo, aprueba y

entrega una certificacin del Acuerdo
aprobado por el Jefe AFIMCon el Acuerdo aprobado, solicitud de
fondo rotativo, traslada a contabilidad
copia del acuerdo aprobado y solicitud
firmada y sellada.
Recibe solicitud e ingresa datos, en el
sistema
para
la
generacin
del
Comprobante nico de Registro (FRC) y
traslada el expediente a Tesorera.
En el sistema aprueba el pago, imprime y
entrega cheque al responsable del Fondo
Rotativo.
Recibe cheque y expediente e ingresa los
datos del cheque a mdulo de Fondo
Rotativo, cambia el cheque y resguarda el
efectivo para compra menores
3.8.2.2. Flujo grama de la Apertura o Constitucin del Fondo Rotativo

Procedimiento No. 3

Nombre del Proceso:
Apertura del Fondo Rotativo Interno
Jefe
de la
Inicio
AFIM
Alcalde
5 Municipal
4
6
Municipal
Finaliza: Encargado de Fondo Rotativo

9
Encargado
Encargado
Encargado
de
de
de Fondo
Contabilidad
Tesorera
Rotativo
Consejo
Procedimiento:
02
Fecha:
No. De Pasos: Hoja: 1/1
07
Final
.
3.8.2.3. Procedimiento para autorizacin de Compras por medio del Fondo
Rotativo
Procedimiento No. 4
Procedimiento: 04
Fecha:
Nombre del Proceso:
No. De Pasos: 11
Hoja: 1/2
Adquisicin de Compras
Inicia: Interesado
Finaliza: Auxiliar Financiero
Pasos
Responsable
Elabora solicitud de pedido o compra de material
1
3
4
Interesado
Encargado de
Almacn
Encargado de
Presupuesto
Encargado de
o suministros, indicando el uso que se dar al

mismo y tramita firma del jefe inmediato superior
y administracin superior.
Recibe solicitud, verifica la existencia del bien y
certifica la inexistencia de los solicitado
Verifica la disponibilidad
asignada en los
renglones presupuestarios, codifica, firma y sella
la solicitud.
Recibe solicitud codificada, verifica los datos
23
5
6
Compras
plasmados en dicha solicitud.

Revisa la solicitud, para verificar si cumple con
Encargado de Fondo
las normas creadas para el efecto

Entrega al encargado de compras el efectivo a
Rotativo
travs de un vale.
Recibe efectivo, firma el vale. Realiza la compra
o adquisicin del servicio, para al proveedor
Encargado de
despus de que este le presta el servicio o le
Compras
entrega el bien y solicita la factura respectiva,

revisa que todos los datos estn correctos y
traslada facturas al interesado
Procedimiento No. 4
Procedimiento: 04
Fecha:
Nombre del Proceso:
No. De Pasos: 11
Hoja: 2/2
Adquisicin de Compras
Inicia: Interesado
Pasos
Responsable
Revisa la factura y recibe los bienes, si est
8
conforme razona y firma de aceptacin, solita a

Empleado Interesado
10
de
compras.
Recibe factura razonada, firmada y sellada, la
Encargado de
Compras
11
jefe inmediato el Vo.Bo. en la factura

Devuelve documentacin al encargado
adjunta a los documentos soportes de la compra

y gestiona el ingreso al almacn
Entrega el expediente de compra al encargado
de caja chica y liquida el vale
3.8.2.4. Procedimiento de Reintegro para Fondo Rotativo

Municipalidad de la Esperanza, Quetzaltenango
Procedimiento No. 5
Procedimiento: 06
Nombre del Proceso:
No. De Pasos: 08
Fecha: Mayo 2015

Hoja: 1/3
Reintegro Fondo Rotativo Interno

Inicia: Auxiliar Financiero
Pasos
Responsable

Ingresa al SICOIN las facturas pagadas y
viticos
cancelados
de
diaria.
Posterior a la revisin de los expedientes

Encargado del fondo
de las compras efectuadas.

Establece mediante un reporte auxiliar
donde
ingrese
todas
las
compras
efectuadas, y con este establecer el
momento en que el fondo llega al 25% de

utilizacin
inicia
liquidacin.
Elabora
resumen
detallando
3
forma
Encargado del fondo
por
disponibilidad,
el
proceso
de
grupo
llenando
de
de
liquidacin,
gastos
la
forma
denominada Liquidacin de caja chica. El

resumen de gastos debe realizarse de
Encargado del fondo
forma diaria.
Firma el formulario de Liquidacin de caja
chica, solicita la reposicin del efectivo al
rea contable.

Procedimiento No. 5
Procedimiento: 06
Fecha: Mayo 2015
Nombre del Proceso:
No. De Pasos: 08
Hoja: 2/3
Pasos
Responsable
5
Encargado de contabilidad Revisa el expediente y debe registrar en el
Mdulo de Fondo Rotativo los datos de la
liquidacin, posteriormente aprueba en el
25
sistema y regulariza el gasto por fondo

rotativo. Elabora la instruccin de pago en
el sistema y traslada al encargado de
Tesorera el expediente.
Debe
de semanalmente revisar los
6
Encargado de contabilidad
expedientes individuales de compra de

forma detallada.
Revisa expediente y genera la orden de
pago en el sistema, imprime el cheque y
gestiona firmas del Tesorero y Alcalde.
Posteriormente entrega en el sistema y
fsicamente
Encargado de Tesorera
elaborar
conste
el
cheque
al
un
memorndum
la
operacin
encargado,
en
donde
descrita.
Adicionalmente tanto el encargado de

Tesorera como el de fondo rotativo
almacenar la copia el Boucher.

Procedimiento No. 5
Procedimiento: 06
Fecha: Mayo 2015
Nombre del Proceso:
No. De Pasos: 08
Hoja: 3/3
Pasos
Responsable
Encargado de fondo rotativo Revisa expediente e ingresa al Mdulo de
Fondo Rotativo y registra el monto del
cheque para actualizar la cuenta corriente
8
el estado de situacin del fondo.

Con el inicio del uso del fondo actualizar la
Inicio
integracin auxiliar y detallar los fondos

otorgados.
3.8.2.5. Flujograma de Reintegro para Fondo Rotativo

Procedimiento No. 6
Unidad: Administracin
Financiera
Procedimiento: 06
Fecha: Mayo 2015
Nombre del Proceso:
No. De Pasos: 08
Hoja: 1/1
Reintegro Fondo
Rotativo
Encargado de
Encargado de
Encargado de
Tesorero-
Fondo
Contabilidad
Tesorera
Alcalde
4
Final
27
3.8.3 Simbologa
Para efectos de los flujo gramas se toma en consideracin
la siguiente
simbologa:
Inicio/Final
Indica el inicio y final de un procedimiento.
Operacin/Tarea
Representa la realizacin de una actividad u operacin
relativa aun procedimiento.
Revisin/Inspeccin
Cuando se examina o comprueba algo del trabajo que se
ejecuta.
Decisin
Indica cuando se debe continuar o no una accin. Es decir si
se aprueba o no.
Traslado
Para una conexin con otra rea administrativa del mismo
flujo.
Conector
Representa un enlace entre las partes del diagrama.
Archivo Temporal
Cuando una fase del procedimiento se detiene y luego se
utiliza en otra accin.
Archivo Definitivo
Cuando un archivo es definitivo se guarda o se detiene
totalmente.
Documento
Representa cuando se crea un documento, cheque, etc.
Multidocumento
Representa cuando se crean varios documentos, cheques,
etc.
Conexin
3.9 rea de Prstamos y Donaciones.

a. Mantener los registros de la administracin de la deuda municipal.
b. Asesorar al Alcalde y Concejo Municipal en materia de endeudamiento y
donaciones.
c. Participar en la gestin y negociacin de las operaciones de endeudamiento y
donaciones, de manera que se logren las mejores condiciones posibles para
los objetivos de la Municipalidad.
d. Programar el endeudamiento, as como el pago del servicio de la deuda y
presentarlo para su incorporacin en la formulacin del presupuesto anual, en
cada ejercicio fiscal, el cual ser aprobado por el Concejo Municipal.
e. Participar en las negociaciones y contrataciones de prstamos de acuerdo con
la legislacin vigente, en especial la Constitucin Poltica de la Repblica de
Guatemala, el Cdigo Municipal, la Ley Orgnica del Presupuesto y su
Reglamento.
f. Una vez contratado el financiamiento ingresarlo al mdulo de Endeudamiento
Municipal y Donaciones del Sistema Integrado de Administracin Financiera
Municipal.
g. Llevar el registro actualizado de los desembolsos de la deuda municipal y
donaciones, y deber iniciar los trmites administrativos para el pago de los
servicios de la deuda.
h. Preparar mensualmente la informacin sobre la deuda de la Municipalidad,
que sta deber emitir a la Direccin de Crdito Pblico del Ministerio de
Finanzas Pblicas, de acuerdo con el sistema, de conformidad con lo
dispuesto en el Artculo 115 del Cdigo Municipal, enviando copia de dicha
informacin al INFOM.
29
Grafica No. 3
Registro de Prstamos
Generales
Respaldo Legal
Destino
Proyeccin
Desembolsos
y
de
Proyeccin
de
Amortizaciones
e
Intereses

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INSTRUMENTOS DE TESORERA

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

ESTUDIO ECONMICO, FINANCIERO-CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE

GUIA PARA EL ADECUADO MANEJO DEL AREA DE TESORERIA

Guatemala, mayo 2015

3.1 Gua del Mdulo de Tesorera

3.2 Caractersticas de Tesorera 4

3.4 Gua Para El Perfil de Tesorero Municipal 6

3.4.3 Atribuciones Del Tesorero

3.5 Gua Para El Perfil de Cajero General

3.5.2 Cajero Receptor

3.6 Gua de Procedimientos del rea de Tesorera

3.6.1 Estructura del rea

3.6.2 Funciones Bsicas

3.7 rea de Receptora

3.8 rea de Fondo Rotativo

3.8.1 Introduccin a la Gua de Uso de Fondo Rotativo

3.8.1.4 Normas y Leyes Aplicables 19

3.8.2 Gua de manejo del Fondo Rotativo

3.8.2.3 Procedimiento para Autorizacin de Compras por Medio del Fondo

3.8.2.2 Flujograma de Apertura o Constitucin del Fondo Rotativo 22

3.1 Gua del Mdulo de Tesorera

En la prctica, el depsito monetario es un tipo de contrato bancario mediante el

1Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala

En trminos generales por compra se llama a la accin de adquirir u obtener algo

3.2 Caractersticas de tesorera

Corrientes y de Capital, Prstamos, Donaciones.

a. Cdigo Municipal, Decreto Numero 12-2002

Si al tiempo del nombramiento o posteriormente, el nombrado resultare incluido en

perciba el tesorero municipal.

Finaliza: Director Financiero Municipal

Corte de caja, arqueo de valores y revisin de las

Conciliaciones bancarias del sistema y fsicas.

4Artculo 87, ibdem

Fuente: Grupo 14, Prctica Integrada 2015

3.5 Gua De Perfil De Cajero General

3.5.2 Cajero Receptor

compensatorios, derechos e impuestos por obras de desarrollo urbano y rural

calidad de depsito en el sistema financiero nacional;

descentralizado del municipio;

6Artculo 100, Ibdem

El Cajero Receptor, procede la atencin al

El Cajero Receptor, al efectuar el corte

El Cajero General, despus de recibir del

Fuente: Grupo 14, Prctica Integrada 2015

Finaliza: Cajero General

Municipalidad de La Esperanza, Quetzaltenango

Fuente: Grupo 14, Prctica Integrada 2015

3.6 Gua de procedimientos del rea de tesorera

La presente gua se realiza con la intencin de demostrar cmo se deben de llevar

Fuente: Grupo 14, Prctica Integrada 2015

3.6.2 Funciones Bsicas

b. Realizar estudios y proponer normas tendientes a optimizar la liquidez,

3.7 rea de Receptora

a. Recaudar los diferentes ingresos que percibe la Municipalidad en concepto de

3.8 rea de Fondo Rotativo

presupuestario y los pendientes de pago extrapresupuestario.

3.8.1. Introduccin a la Gua de Uso del Fondo Rotativo

implementacin de controles internos para el uso adecuado y eficaz del fondo

Establecer las normas y procedimientos, para la administracin del Fondo

Establecer la forma de entrega oportuna y rpida de montos destinados para

Minimizar la duplicidad de un mismo funcionario tanto en el proceso de

Promover una herramienta til para el proceso de adquisiciones y ejecucin de