CLASIFICACIN Y CODIFICACIN DE CUENTAS

SISTEMA DE CONTABILIDAD
Para establecer un sistema de contabilidad, es necesario ante todo realizar un
estudio pormenorizado de la empresa, para establecer las cuentas que se
utilizan dentro de la misma, y disear, en esta forma, el sistema apropiado.
CLASIFICACIN DE CUENTAS
La clasificacin no es ms que la seleccin de las cuentas utilizadas por la
empresa, las cuales debern arreglarse de tal modo que provea la debida
informacin en el momento oportuno.
El nmero de cuentas que se necesita depender de la empresa en que van a
ser utilizadas y del grado de responsabilidad que se quiera atribuir a los
empleados en la custodia de los activos, en las utilidades y los gastos.
As, la clasificacin de las cuentas es un medio efectivo de control interno, ya
que permite el registro de las operaciones de una forma uniforme, rpida y
supervisa de este modo a los empleados en sus actuaciones individuales.
El arreglo de las cuentas, deber hacerse de forma que faciliten las entradas y
el uso de las informaciones que stas proveen. Generalmente, las cuentas
pertenecientes a los activos, pasivos y capital, se clasifican de acuerdo con el
orden en que se registran en el balance general.
Las cuentas de operacin, como la de ingresos, costos y gastos, se clasifican,
en algunas ocasiones, de acuerdo con sus funciones, ya sea por
departamentos o reas en que se utilizan.
Las cuentas se clasifican de acuerdo con su clase con un smbolo que servir
para identificarlas, el cual podr ser un nmero, letra o la combinacin de
ambos; de este modo se facilita la utilizacin de las cuentas y la clasificacin de
las que se aadan despus.
El mtodo de mayor utilizacin es el sistema numrico, que asigna un nmero
corrido a cada una de las cuentas, pues es sumamente flexible y prctico.
A continuacin se presenta un ejemplo de la clasificacin de las cuentas o
cdigo de cuentas, en el cual se ha utilizado el sistema numrico para su
clasificacin.
CDIGO DE CUENTAS
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Activos.
Pasivos.
Capital.
Ingresos.
Costos.
Gastos.

ACTIVOS
11. Activos Corrientes
111. Caja general
112. Caja menuda
113. Banco
114. Cuentas por cobrar
114.1 Trabajos Ejecutados por cobrar
114.2 Contratos Terminados por cobrar
114.3 Otras Cuentas por cobrar
115. Provisin para cuentas incobrables
116. Inventarios
116.1 Materiales
116.2 Inventario en trnsito
116.3 Urbanizacin en proceso
116.4 Construcciones en proceso
116.5 Obras terminadas
117. Gastos prepagados
117.1 Impuestos Anticipados
117.2 Seguros Anticipados
12. Activos No Corrientes
121. Terreno
122. Edificio
122.1 Depreciacin acumulada de edificio
123. Maquinaria y equipo
123.1
Depreciacin acumulada de
maquinaria y equipo
124. Equipo de transporte
124.1
Depreciacin acumulada de
equipo de transporte
125. Mobiliario
125.1
Depreciacin acumulada de
mobiliario
PASIVOS
21. Pasivos Corrientes
212. Cuentas por pagar
212.1 Proveedores
212.2 Subcontratistas
213. Trabajos en ejecucin-contratos no terminados
22. Pasivos No Corrientes
221. Hipotecas por pagar
222. Documento por pagar
CAPITAL
31. Inversin de los Accionistas
311. Acciones comunes
312. Utilidades retenidas

INGRESOS
41. Ingresos por servicios
411. Honorarios profesionales
412. Ingresos por construcciones terminadas
413. Ingresos por reparaciones y reformas
414. Ingresos varios
42. Ventas
421. Bienes races
COMPRAS Y COSTOS
51.
52.
53.
54.
55.
56.

Compras de Materiales
Compras de Materiales y Suministros
Mano de Obra Directa
Costos Indirectos de Construccin
Costos de Construccin
Costos de Ventas

GASTOS
61. Gastos
611. Sueldos
612. Seguro social
613. Seguro educativo
614. Riesgos profesionales
615. Luz
616. Telfono
617. Seguro
618. Mantenimiento
619. Depreciacin
620. Impuestos
DESCRIPCIN Y MANEJO DE LAS CUENTAS
La descripcin y manejo de las cuentas es parte esencial, ya que, de esta
forma, se establece uniformidad en las transacciones contables, lo que permite
conocer en detalle como debern utilizarse cada una de las cuentas y agilizar
la preparacin de los registros e informes financieros confiables.
A continuacin se detallan las cuentas en atencin al orden en el clasificador
de cuentas.
1. ACTIVOS
11. ACTIVOS CORRIENTES
CUENTA No.111
SE DEBITA:

CAJA GENERAL

Se debita por el efectivo recibido.

SE ACREDITA:
- Se acredita cuando se enva el efectivo al banco.
CUENTA No.112

CAJA MENUDA

SE DEBITA:
-

Se debita para establecer el fondo.

Se debita para aumentar el fondo.

SE ACREDITA:
-

Se acredita cuando se disminuye el fondo.

Cuando se cierra el fondo.

CUENTA No.113

BANCO

SE DEBITA:
-

Se debita con todos los depsitos hechos al banco.

Se debita con las notas de crdito que el banco expide por diversos
conceptos.

SE ACREDITA:
-

Se acredita con el importe de los cheques girados y registrados en los

libros.

Se acredita con las notas de dbito que expide el banco por diversos
conceptos.

CUENTA No.114
CUENTAS POR COBRAR
114.1 TRABAJOS EJECUTADOS POR COBRAR
114.2 CONTRATOS TERMINADOS POR COBRAR
114.3 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
SE DEBITA:
-

Por el total de los trabajos ejecutados al crdito.

Por el total de los cheques de clientes devueltos por el banco.

SE ACREDITA:
-

Por el total de los abonos recibidos de los clientes.

Por las notas de crdito producto de las devoluciones y descuentos en

los costos de los trabajos o errores en la facturacin.

CUENTA No.114 CUENTAS POR COBRAR

SE DEBITA:
-

Por las notas de dbito por errores en facturacin.

SE ACREDITA:
-

Por las cuentas consideradas incobrables que se eliminan de los libros.

CUENTA No.115 PROVISIN PARA CUENTAS INCOBRABLES

SE DEBITA:
-

Por el total de las cuentas y documentos por cobrar considerados

incobrables.

Mediante ajuste, con el fin de cumplir con lo dispuesto por la legislacin

fiscal al respecto.

SE ACREDITA:
-

Con el 1% de las ventas o ingresos por servicios al crdito para

establecer la provisin.

Mediante ajuste para aumentar la provisin si tiene cabida de acuerdo

con la ley.

Por los cobros que se realicen sobre las cuentas por cobrar que haban
sido eliminadas de los libros

CUENTA No.116
116.1
SE DEBITA:
-

INVENTARIOS
MATERIALES

Con el importe de los materiales comprados para la construccin.

Con el importe de los accesorios comprados para la construccin.

Con el importe de los materiales y accesorios devueltos por el

departamento de construccin.

SE ACREDITA:
-

Con el importe de los materiales y accesorios entregados al

departamento de construccin.
Con el importe de los materiales y accesorios devueltos a los
proveedores.
Con el importe de los materiales y accesorios daados.

CUENTA No.116
116.2

INVENTARIOS
INVENTARIO EN TRNSITO

SE DEBITA:
-

Por el importe de materias primas y accesorios que por haber sido

firmados los documentos o cancelados su importe, son considerados
como propiedad de la empresa, aunque no han entrado al almacn.
Con los costos incidentales, cuando las materias primas o accesorios no
han entrado al almacn.

SE ACREDITA:
-

Con el importe de los materiales y accesorios que se han recibido en el

almacn, y se transfieren a la cuenta respectiva.

CUENTA No.116
INVENTARIOS
116.3 URBANIZACIN EN PROCESO
SE DEBITA:
-

Con el importe de los materiales y accesorios puestos en la

urbanizacin.
Por la mano de obra directa puesta en la urbanizacin.
Por el importe de los gastos de construccin puestos en la urbanizacin.

SE ACREDITA:
-

Con el importe de la urbanizacin terminada que se traslada luego a

obras terminadas.
Con el importe de los materiales y accesorios devueltos al almacn
como sobrantes no utilizados.

CUENTA No.116
INVENTARIOS
116.4 CONSTRUCCIONES EN PROCESO
SE DEBITA:
-

Por el importe de los materiales y los accesorios puestos en la

construccin
Por el importe de la mano de obra directa puesta en la construccin.
Por el importe de los gastos de construccin puestos en proceso.

SE ACREDITA:
-

Por el importe de las construcciones terminadas y entregadas al

departamento de obras terminadas.
Por el importe de los materiales y accesorios que han sido devueltos al
almacn como sobrantes no utilizados.
CUENTA No.116
INVENTARIOS
116.5
OBRAS TERMINADAS

SE DEBITA:
-

Con el importe de las obras terminadas y listas para ser entregadas.

SE ACREDITA:
-

Con las obras que son entregadas al cliente una vez que han sido
canceladas.

117. GASTOS PREPAGADOS

CUENTA No.117.1 IMPUESTOS ANTICIPADOS
SE DEBITA:
-

Con el importe de los impuestos pagados por adelantados.

SE ACREDITA:
-

Con el importe vencido de los impuestos.

CUENTA No.117.2
SE DEBITA:

SEGUROS ANTICIPADOS

Por el importe de las plizas de seguros por los diferentes riesgos

cubiertos como incendio, robo y otros.

SE ACREDITA:
-

Por el seguro vencido de cada riesgo.

Por la cancelacin de la pliza de seguros.

12. ACTIVOS NO CORRIENTES

CUENTA No.121

TERRENO

SE DEBITA:
-

Por el importe de adquisicin de terreno.

Por mejoras efectuadas al terreno

SE ACREDITA:
-

Por la venta o donacin del terreno.

CUENTA No.122

EDIFICIO

SE DEBITA:
-

Por el importe del costo del edificio.

Por el importe de las mejoras que se hagan al edificio.

SE ACREDITA:
-

Por la venta o donacin del edificio.

Por la prdida o derrumbe del edificio; por accin de la naturaleza o
infortunio.

CUENTA No.122.1
DEPRECIACIN ACUMULADA DEL EDIFICIO
SE DEBITA:
-

Por el importe de correccin y por estimado de la depreciacin.

Por la venta del edificio o por la prdida extraordinaria causada por
incendio, terremotos y otros.

SE ACREDITA:

Por el porcentaje de depreciacin que se le ha fijado a los edificios de

acuerdo con los aos de vida o lo que determine la ley.

CUENTA No.123

MAQUINARIA Y EQUIPO

SE DEBITA:
-

Por el importe del costo de adquisicin de maquinaria y equipo.

Por el importe de los costos incidentales de importacin de la maquinaria
y equipo, tales como fletes, seguros, derechos de introduccin,
corretajes, acarreo y otros.
Con el importe de instalacin de la maquinaria y equipo.

SE ACREDITA:
-

Por la venta de la maquinaria y el equipo al costo.

Por la eliminacin de la maquinaria y equipo por estar completamente
depreciados.
Por la eliminacin de la maquinaria y equipo por estar daados u
obsoletos.
Por la devolucin de la maquinaria y equipo al proveedor.

CUENTA No.123.1
DEPRECIACIN DE MAQUINARIA Y EQUIPO
SE DEBITA:
-

Por la eliminacin de la maquinaria y equipo por estar daados,

obsoletos, totalmente depreciados y por venta o por prdida
extraordinaria.

SE ACREDITA:
-

Por el porcentaje de depreciacin que se ha estimado de aos de vida

til de acuerdo con la ley.

CUENTA No.124

EQUIPO DE TRANSPORTE

SE DEBITA:
-

Por la adquisicin de toda clase de equipo de transporte.

Con las adiciones que se le hagan al equipo rodante.

SE ACREDITA:
-

Cuando se vende el equipo rodante.

Por la devolucin del equipo rodante al proveedor.
Por la eliminacin de los libros, por considerarse daados, obsoletos y
depreciados.

CUENTA No.124
DEPRECIACIN DE EQUIPO DE TRANSPORTE
SE DEBITA:
-

Por la venta del equipo rodante.

Por la eliminacin de los libros del equipo rodante, por encontrarse
totalmente depreciado, daado, obsoleto o por prdida extraordinaria.

SE ACREDITA:
-

Por el porcentaje de depreciacin que haya sido estimada de acuerdo

con los aos de vida til en concordancia con lo que determine la ley.

CUENTA No.125

MOBILIARIO

SE DEBITA:
-

Por el importe del costo de adquisicin del mobiliario, incluso los costos
incidentales si fuere el caso.

SE ACREDITA:
-

Por el importe al estar completamente depreciados, daados u

obsoletos.
Por la venta del mobiliario.
Por la devolucin del mobiliario al proveedor.

CUENTA No.125.1
DEPRECIACIN ACUMULADA DE MOBILIARIO
SE DEBITA:
-

Por la venta del mobiliario que se realice.

Por la eliminacin del mobiliario de los libros, por estar totalmente
depreciados, daados o obsoletos, o por prdida extraordinaria.

SE ACREDITA:
-

Por el porcentaje de depreciacin que haya sido estimada de acuerdo

con los aos de vida til en concordancia con lo que determine la ley.

2.

PASIVOS

21. PASIVOS CORRIENTES

CUENTA No.212

CUENTAS POR PAGAR

212.1
PROOVEDORES
212.2
SUBCONTRATISTAS

SE DEBITA:
-

Por la cancelacin de los compromisos a los proveedores o

subcontratistas.
Por compensacin por otro tipo de deuda como documento por pagar.
Por la devolucin de los materiales adquiridos al crdito.

SE ACREDITA:
- Por la compra al crdito de materiales, accesorios y otros.
CUENTA No.213
TERMINADOS

TRABAJOS EN EJECUCIN CONTRATOS NO

SE DEBITA:
-

Por la terminacin total de los contratos no terminados o trabajos en

ejecucin y entregados.

SE ACREDITA:
-

Por la porcin de los contratos que no han sido terminados, o trabajos

en ejecucin durante el perodo fiscal correspondiente.

22. PASIVOS NO CORRIENTES

CUENTA No.221

HIPOTECA POR PAGAR

SE DEBITA:
-

Por la amortizacin que se hace a la deuda por hipoteca.

SE ACREDITA:
-

Por el compromiso adquirido al obtener un bien, firmando una escritura

por la hipoteca de dicho bien, en que se compromete el pago de
intereses y capital mensualmente segn sea el caso.

CUENTA No.222

DOCUMENTO POR PAGAR

SE DEBITA:
-

Con la cancelacin de documentos a su vencimiento como letras y giros

por adquisicin de equipos.
Por la devolucin de equipo adquiridos mediante letras o giros.

SE ACREDITA:
-

Por compra de equipo, servicios y otros, mediante letras o giros con

fechas de vencimiento determinadas.

3. CAPITAL
31. INVERSIN DE LOS ACCIONISTAS
CUENTA No.311

ACCIONES COMUNES

SE DEBITA:
-

Por el pago de acciones comunes que la misma empresa redime.

SE ACREDITA:
Con los importes que se reciben en pago de las acciones comunes por parte
de los accionista que representan el capital de la empresa que ha sido pagado.
CUENTA No.312

UTILIDADES RETENIDAS

SE DEBITA:
-

Por los dividendos a los accionistas.

Por gastos de aos anteriores que no haban sido contabilizados
oportunamente.
Por la prdida del perodo.
Por prdidas extraordinarias.
Por el establecimiento de la reserva legal o de contingencias.

SE ACREDITA:
-

Por la utilidad neta despus del Impuesto sobre la renta.

Con las ganancias sobre las operaciones no habituales del negocio.

4. INGRESOS
41. INGRESOS POR SERVICIOS
CUENTA No.411
412

HONORARIOS PROFESIONALES
INGRESOS POR CONSTRUCCIONES
TERMINADAS
413
INGRESOS POR REPARACIONES
414
INGRESOS VARIOS

SE DEBITA:
-

Por el cierre contra la cuenta de ganancias y prdidas.

SE ACREDITA:
-

Por el importe de la mercanca vendida al crdito o al contado.

42. VENTAS
CUENTA No.421

BIENES RACES

SE DEBITA:
-

Por el cierre contra la cuenta de ganancias y prdidas.

SE ACREDITA:
-

Por el importe de bienes races vendidos al crdito o al contado.

5. COMPRAS Y COSTOS
51. COMPRAS DE MATERIALES
52. COMPRAS DE MATERIALES Y SUMINISTROS
SE DEBITA:
-

Con el importe de materiales y accesorios adquiridos al crdito o al

contado para la construccin.
Con el inventario inicial de materiales y suministros.

SE ACREDITA:
-

Con el inventario final de materiales.

Por las devoluciones hechas a los proveedores.
Por transferencia al costo de construccin.

53.

MANO DE OBRA DIRECTA

SE DEBITA:
-

Con el importe pagado por concepto de la mano de obra empleada en

la construccin.

SE ACREDITA:
-

Por
transferencia al inventario de construccin en
urbanizacin en proceso segn fuere el caso.

proceso,

54. COSTOS INDIRECTOS DE CONSTRUCCIN

SE DEBITA:
-

Por el importe de los gastos indirectos empleados en la construccin,

como mano de obra indirecta, supervisin, depreciacin de maquinaria,
equipo, planta y otros; seguros, luz, telfono y gastos varios de
construccin.

SE ACREDITA:
-

Con la transferencia al inventario de construccin en proceso o

urbanizacin en proceso, como fuere el caso.

55.

COSTOS DE CONSTRUCCIN

SE DEBITA:
-

Con el inventario inicial de las construcciones en proceso.

Con el importe de los gastos de construccin.
Con el importe de la mano de obra directa.
Con el importe del inventario inicial de materiales.

SE ACREDITA:
-

Con el inventario final de las construcciones en proceso el caso.

Con el inventario final de materiales.
Con el costo de construccin (diferencia para balancear).

56.

COSTOS DE VENTAS

SE DEBITA:
-

Por el costo de los materiales comprados

Con el costo de construccin (diferencia para balancear el costo de
construccin).
Con el inventario inicial de construcciones terminadas.

SE ACREDITA:
-

Se acredita contra cuenta de ganancias y prdidas.

Con el importe del inventario final de construcciones terminadas.

6. GASTOS
61. GASTOS
CUENTAS DE LA No.611 A LA No.620
SE DEBITA:
-

Por el importe de los gastos en que se incurren.

SE ACREDITA:
-

Por el cierre contra las cuentas de ganancias y prdidas.