DEPARTAMENTO DE VENTAS

Introduccin.
Las ventas son un proceso de comunicacin entre el cliente y el proveedor
encaminado al descubrimiento de las necesidades del consumidor y el suministro
de productos adecuados para tales necesidades.
Objetivo

Establecer el procedimiento de ventas al contado a travs de polticas

claras y definidas.

Descripcin

Realizacin de la venta
El cliente se acerca al punto de venta y solicita al cajero la mercanca

deseada.
El colaborador selecciona la mercanca, se la suministra al cliente para su

verificacin y aprobacin.
Efecta el cobro de la mercanca pasando el producto a travs del lector o

copiando cdigo de barra del o los artculos.

Verifica el precio y procede a recibir el pago del cliente de la siguiente
manera:

Pago con cheque.

El cajero recibe el cheque del cliente, el cual debe ser emitido a nombre de
textiles de la Sierra Norte y la totalidad de la compra, acompaado de la

cdula de identidad personal, para la verificacin de la firma y cdula.

El cajero totaliza la transaccin generada en la caja registradora y procede
a seleccionar la forma de pago, copia en el sistema N. cheque y N. de
cdula, el monto a cancelar y finaliza la transaccin.

Pago con tarjetas de crdito o dbito:

El cajero recibe del cliente la tarjeta de crdito o dbito, la cual pasa por el
lector de tarjeta bancario, generando la aprobacin de la compra; de no ser
aprobada, la compra por el banco, el cajero debe notificar y regresar la
tarjeta al cliente, el cual decidir si efectuar el pago en efectivo, cheque o

rechazo de la transaccin.
El cajero totaliza la compra y selecciona la forma de pago en la caja
registradora, copiando o pasando por el lector de la caja, la tarjeta de
crdito o dbito, finalizando la transaccin.

Efectivo:

El colaborador recibe el dinero del cliente, el cual totaliza y registra la forma

de pago en la caja, definiendo si se requiere dar cambio o no.

Finalizada la transaccin el cajero, entrega la mercanca al cliente.
El cajero entrega el comprobante de venta. (nota, ticket y/o Factura)
Cuando la mercanca no est disponible le comunica al cliente que est
agotado.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

INTRODUCCIN.
Las actividades diarias desempeadas en cada rea que conforman esta
administracin, tienen diferentes necesidades y requerimientos, por lo que el
mantener el funcionamiento con eficacia y efectividad en busca de la mayor
calidad al brindar el servicio, est relacionado con la creacin e implantacin de
mtodos, formas o procesos que de forma responsable, y correspondida estn
conformados, no solo para mantener en funcionamiento ideal de cada rea, si no
de esta misma forma ofrecer de alternativas para obtener nuevas tcnicas de
prevencin y previsin para lograr un mejor manejo de recursos.
Y con ello, capacitar a todo el personal de oficina que labora en esta
administracin en cuanto al manejo de documentos para comprobar gastos que
por actividades relacionadas con esta tengan que realizarse.

OBJETIVOS
Establecer un mecanismo de control que permita dirigir, supervisar y verificar las
actividades que se llevan a cabo en el Departamento de Compras, cumpliendo con
los principios de oportunidad, transparencia y eficiencia administrativa. .
Incorporar a los sistemas administrativos, la utilizacin de herramientas que
ayuden a agilizar el flujo de informacin y de esta manera facilitar la toma de
decisiones. .
Eliminar sobregiros en partidas presupuestales
Facilitar el procedimiento de compras
Organizar el flujo de informacin desde el momento en que solicita una
erogacin, hasta el momento de la comprobacin.

POLTICAS

 Toda compra debe ir respaldada por una orden de compra o de servicio, de

lo contrario, los departamentos de compras y administrativo financiero no se
harn responsables de su pago.
Ninguna otra persona est autorizada para realizar compras.

Las solicitudes de requerimiento, deben efectuarse por el rea interesada.

Compras deber de asesorarse al adquirir la materia prima maquinaria

en el rea de produccin.

La recepcin de solicitudes de requerimientos, se harn de acuerdo con

reporte diario de recibo de mercanca, el cual ser dado a conocer a todas las
reas mediante oficio.

DESARROLLO
Debemos comprender que el departamento mantiene dos lneas de comunicacin;
la primera es interna (con los diferentes departamentos), y la segunda es externa
(con proveedores y prestadores de servicios).
Si cada departamento realizara esta relacin con el exterior, romperamos con el
primer filtro de control, permitiendo que cada rea asignara las caractersticas de
una compra, (precio, calidad, servicio postventa, proveedor, tiempo de entrega,
condiciones de pago) que son funciones del departamento de compras.
Por tal motivo debemos establecer un canal de comunicacin adecuado para la
realizacin de una compra o la prestacin de un servicio, considerando los
lineamientos para la integracin de la cuenta pblica y a los distintos sujetos que
se involucran en la cotizacin, revisin, autorizacin, compra directa, recepcin de
documentos, pago a proveedor, archivo de comprobaciones.
Del anlisis anterior se desprende la necesidad de utilizar adecuadamente los
documentos de control con los que actualmente contamos, sin dejar a un lado la
necesidad de mejorar nuestros sistemas electrnicos puesto que estos sern los
que nos permitan agilizar el trmite.
Una vez explicadas las dos lneas de comunicacin del departamento de compras,
procedemos a traducir esta comunicacin informal (verbal) a comunicacin formal
(escrita) que es la mejor forma de tener evidencia suficiente del procedimiento, as
como de la justificacin de la toma de decisiones.
Lo anterior procede al tenor de los siguientes lineamientos.

1. La utilizacin de Solicitudes de requerimiento por parte de cada departamento

dirigido al rea de compras, estas pueden ser enviadas va electrnica o en papel
donde anotaran por lo menos:
Los materiales o servicio que requieren.
El tiempo de entrega que solicitan.
Anexar cotizacin previa si se cuenta con alguna
La justificacin del gasto
Firma del director del rea
2. Una vez obtenida la solicitud por el departamento de compras, este proceder a
solicitar cotizaciones a diferentes proveedores; dependiendo del monto del bien o
servicio, ser el nmero de cotizaciones necesarias. La eleccin del proveedor se
har tomando en cuenta:
A). Calidad del producto: Se da privilegio a la calidad del producto o servicio
inclusive sobre el precio.
B). Precio: De proveedores con el mismo precio se escoge el de mejor calidad del
servicio o el producto, se considera el precio ms competitivo para productos de
igual calidad.
C). Tiempo de Entrega: De acuerdo a conveniencia y urgencia del producto o
servicio.
D). Crdito: Es definido segn las polticas de pago.
E). Por rotacin: La Direccin puede definir que algunos pedidos se puedan rotar a
cada proveedor en forma equitativa.
3. Esta informacin deber ser ingresada a una base de datos que permita
generar un reporte denominado control presupuestal, (imprimir dos tantos uno
para archivo y otro para comprobacin) que ser el documento de control interno
que arroje informacin real, actualizada y oportuna del comportamiento del gasto
por partida y por fondo (antes de que sea efectivamente pagada), a una fecha
determinada, y ser la prueba fsica y visto bueno del departamento Administrativo
financiero de la suficiencia presupuestal mas no de la liquidez para el compromiso
de pago.
4. El control presupuestal deber ser firmado en el orden siguiente: (cuando
cumpla con requisitos).

A). Administrador financiero, como visto bueno de la suficiencia presupuestal.

B). Gerente general, como autorizacin del gasto.
C). Produccin, como visto bueno y revisin.
Hecho lo anterior se entender por autorizado el gasto; as mismo el Gerente
General deber firmar el original de la solicitud, para su debida comprobacin.
5. Si solo se autoriza parcialmente el control presupuestal, deber ser corregido
antes de la firma, de modo tal que solo se plasme en el documento nicamente el
gasto autorizado.
6. Cada solicitud generara un numero de control presupuestal, que deber ser
archivado en el departamento de compras ya sea en un expediente de
autorizados o en otro denominado no autorizados, donde incluir toda la
evidencia fsica del proceso de aceptacin o rechazo del gasto, es decir, la
solicitud generada por la dependencia, las cotizaciones previas, el control
presupuestal ya sea autorizado o rechazado.

7.
Cuando el gasto sea autorizado, el departamento de compras generar un
documento de control externo denominado orden de compra u orden de
servicio (segn sea el caso) que deber de contener por los menos los siguientes
requisitos:
A). El bien y/o servicio por adquirir.
B). El precio y condiciones de la cotizacin.
C). La firma del encargado de compras como aval de la relacin entre el proveedor
y el municipio.
D). Nombre y firma del director o encargado de rea como solicitante del bien o
servicio, o en su caso nombre y firma por ausencia de algn empleado del rea
solicitante.
E). La justificacin del gasto (explicacin completa y concreta del gasto)
8. El departamento entregar este documento al proveedor o prestador de
servicios solicitando surta el material o preste el servicio.
9. El Proveedor proceder a prestar el servicio o entregar el bien requerido.

10. El proveedor deber presentar en el rea de compras el comprobante fiscal

que ampare el bien o servicio suministrado, acompaado siempre de la orden de
compra o de servicio, recibiendo a cambio un contra recibo, el cual debe contener
la fecha de compromiso de pago.

11. El departamento de compras deber anexar a la factura y orden de compra, el

segundo tanto del control presupuestal previamente autorizado y dems
comprobacin por ejemplo:

Acuses de recibido

Contratos de prestacin de servicio en caso de honorarios profesionales,

mdicos, mantenimientos mayores, etc.

Contratos de arrendamiento en caso de renta de bienes muebles o

inmuebles.

12.
Una vez completa la comprobacin del gasto, el departamento de compras
enviar a la tesorera las comprobaciones mediante relacin anexa, para continuar
con el trmite de pago ya sea mediante la elaboracin de cheque o va
transferencia electrnica.
Queda estrictamente prohibido ejercer el pago sin que la comprobacin haya sido
completada.
PADRN DE PROVEEDORES
Se deber garantizar el adecuado registro de proveedores, para poderles asignar
la compra de los artculos y materiales requeridos para el desempeo de las
actividades de las Dependencias.
Se deber garantizar la transparencia en el registro de proveedores y permitirles el
acceso al padrn.
Cada proveedor es responsable de su inscripcin, as como de mantenerse
actualizado en el Directorio de proveedores, por medio de una renovacin, a la
cual se le dar el mismo tratamiento que la inscripcin, esto para ser considerado
como activo en las compras del municipio.
El Directorio de Proveedores deber cuando menos de contener:
a)

El nombre y denominacin o razn social.

b)
Contener nmero de folio del proveedor (asignado en el Departamento de
Contabilidad).
c)

Lugar y Fecha de solicitud.

d)
Giro en que opera y porcentaje por actividad as como clase de mercanca o
descripcin del servicio que ampara.
e)

Copia de Identificacin con foto del propietario o apoderado legal.

f)

Copia de comprobante de domicilio (agua, luz y/o telfono).

g)

Copia de la Cdula del Registro Federal de Contribuyentes.

h)

Calidad del producto y/o servicio.

i)

Tiempo de entrega del producto y/o servicio.

LLENADO DE UNA SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

Las caractersticas que se deben tomar en cuenta al hacer el llenado de una
solicitud de requerimiento son las siguientes:
FECHA: La fecha de elaboracin.
DEPENDENCIA: Se escribir el nombre de la dependencia solicitante.
CANTIDAD: El nmero de piezas por artculo.
DESCRIPCIN: Descripcin del articulo solicitado.
OBSERVACIONES: Se debe especificar concreta y concisamente el motivo de la
solicitud, as como la fecha en que solicita se le entregue el bien o servicio.
LNEA FINAL: Se beber colocar una lnea punteada despus del ltimo artculo
para delimitar la solicitud, ello para evitar anomalas.
FIRMA: El responsable del rea solicitante deber firmar toda solicitud presentada,
siempre dirigida al departamento de compras.

AUTORIZACIN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

La autorizacin de una solicitud de requerimiento se deber hacer por Presidente

Municipal, el Tesorero y el Sndico, quienes para constancia de dicha autorizacin
debern firmar el control presupuestal y en caso de solicitudes de desarrollo
comunitario, el Presidente deber firmar la solicitud original.

VALIDACIN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

La validacin de las solicitudes de requerimiento se llevar a cabo en el momento

de ser recibidas en el rea de compras y adquisiciones.

COMPROBACIN DE GASTOS
Todos los gastos que los empleados realicen para llevar a cabo sus actividades
de trabajo sern rembolsados siempre y cuando esto sea justificado. Todo gasto
solo tiene un margen de tres das hbiles despus de la fecha de facturacin para
ser comprobados, si por estos gasto se llego a firmar algn vale y no es
comprobado en tiempo y forma estipulada este se descontar automticamente de
su salario en su prximo pago (no habr excepciones) Para comprobar cualquier
gasto hecho por los servidores de este gobierno, se tendr que presentar de forma
obligatoria la factura correspondiente, siendo obligacin de estos mismos revisar
que los datos de facturacin sean los correctos conforme a los lineamientos
descritos en el presente manual. Los datos de facturacin deben corresponder con
los de esta administracin.

CARACTERSTICAS A REVISAR EN UNA FACTURA

Quien solicite y obtenga una factura, ser responsable de revisar que los datos
vertidos en la misma sean los correctos, para lo cual se deber apegar a los
siguientes lineamientos:
1. El RFC de Textiles de la Sierra.
2. El domicilio del Municipio sea el correcto Avenida Hidalgo #1, Centro Histrico,
Hui chapan, Hidalgo.
3. Que cuente con el RFC del proveedor.

4. Cuente con el domicilio y telfono del proveedor.

5. Que la factura est foliada.
6. Est expida con la fecha correcta.
7. Sea vigente, es decir que no est vencida.
8. Que la descripcin de las compras y/o consumos, correspondan.
9. Que los montos sean los correctos (siempre verificar el desglose del IVA).
10. Que la cantidad con letra coincida con la cantidad en nmero.
Conjuntamente con lo anterior se deber de comprobada la autenticidad de cada
factura que ingrese, ello para constatar la validez de las mismas, evitando con ello
que sean ingresadas facturas apcrifas.
Para ello se debe ingresar al siguiente link del SAT:
https://www.consulta.sat.gob.mx/SICOFI_WEB/ModuloSituacionFiscal/Verificacion
Comprobantes.asp
En la pgina de internet que se describe con anterioridad, se debern verter los
datos que solicita.
SOLICITUD DE COTIZACIONES
La solicitud de cotizaciones deber hacerse por el departamento de compras para
que esta rea las realice y pueda complementar el archivo correspondiente.
Las cotizaciones se harn con diferentes proveedores.
Toda cotizacin debe contar con formal invitacin. El cotizar de forma arbitraria y
por cuenta de cada rea es responsabilidad del solicitante, a lo cual las querellas
que resultaran de acciones como la mencionada esta administracin no se har
responsable.