Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institucin, por medio de la

especificacin de bases jurdicas, atribuciones, estructuras, objetivos, polticas, determinacin de campos de

competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se
concentra informacin amplia y detallada acerca del quehacer de la misma, sin embargo no son duplicados de los
instrumentos normativos o legales, tales como leyes, decretos, directrices o reglamentos. Los manuales constituyen una
de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin.
El principal propsito de los manuales administrativos deber ser el de instruir al personal acerca de aspectos
como: funciones, relaciones, procedimientos, polticas, objetivos y normas para lograr una mayor eficiencia en el trabajo.

Objetivos de los Manuales Administrativos

Los objetivos que se persiguen con la elaboracin de los manuales administrativos en una institucin son diversos,
entre ellos se encuentran los siguientes:
Instruir a los colaboradores de la Institucin acerca de aspectos tales como objetivos,
visin, misin, estrategias, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, responsabilidades, normas, etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar
duplicidades y detectar omisiones.
Contribuir a la ejecucin correcta de las labores asignadas a la institucin y los colaboradores, as como, propiciar la
uniformidad en la ejecucin de las labores.
Servir como medio de integracin y orientacin a los colaboradores de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a
las distintas funciones.
Servir para el anlisis o revisin de los procesos y/o procedimientos de una institucin.
Constituye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procesos,
procedimientos y mtodos de trabajo.
Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de reformas administrativas.
Simplificar la determinacin de responsabilidades por fallas y errores.
Aumentar la eficiencia de los funcionarios indicndoles que es lo qu deben hacer y cmo deben hacerlo.
Ayudar a la coordinacin del trabajo y evitar duplicaciones o cuellos de botella.

Ventajas de contar con Manuales Administrativos

La elaboracin de manuales administrativos genera ventajas a las Instituciones que los realizan, dentro de las ms
importantes podemos citar:

Servir como un compendio de la totalidad de funciones, procesos, procedimientos y actividades que desarrolla la

organizacin.
La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales
del funcionario actuante en cada momento, sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el

trmite a travs del tiempo.

Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad por asumir, en aquellas situaciones especficas, en las que pueden
surgir dudas con respecto a las reas organizacionales que deben tomar decisiones o proceder con acciones.

Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan la formulacin de

excusas basadas en el desconocimiento de las normas vigentes.

Son elementos informativos para instruir o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese

momento no haba accedido.

Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo.

Clasificacin de los Manuales Administrativos

Los manuales administrativos pueden ser elaborados para toda la organizacin, un rea, una direccin, un
departamento, o una unidad, segn los diferentes requerimientos de estas unidades organizacionales. Los manuales, de
esta forma, se pueden clasificar en diferentes tipos, segn la informacin que sea requerida, el propsito y la necesidad
que presente la organizacin.
Dentro de la variedad existente de los manuales administrativos podemos encontrar los siguientes tipos:
Por su contenido
El contenido de los manuales depende del asunto que se trata y del uso que se piensa darle. Se refiere al contenido
del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de esta clasificacin se pueden encontrar los siguientes:

Por su funcin especfica

Los manuales que se encuentra dentro de esta clasificacin se refieren a una funcin operacional especfica a
tratar, dentro de ellos tenemos los siguientes:

Elaboracin de Manuales Administrativos

Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases. Estas fases o
etapas se explican brevemente a continuacin:
1.

Planificacin del Trabajo

En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboracin de los manuales, este puede ser

conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institucin o por un grupo de
funcionarios determinado por el jerarca. Se deber nombrar un coordinador o responsable quin conducir el trabajo del
grupo con el fin de mantener homogeneidad en el contenido y la presentacin de la informacin.
Tambin en esta fase se establece cules sern las herramientas metodolgicas que se utilizarn para obtener la
informacin para elaborar los manuales, as como el tipo de informacin que se va a requerir y el cronograma de las
actividades a desarrollar para la elaboracin de los manuales.

2.

Bsqueda de la Informacin
Una vez que se tiene la planificacin del trabajo, se comienza a recabar la informacin necesaria para la

elaboracin de los manuales, segn las herramientas metodolgicas establecidas previamente y las tcnicas investigativas
seleccionadas. La bsqueda de esta informacin se puede realizar mediante:
Investigacin documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrnicos en los cuales se
obtenga informacin relevante para la elaboracin del manual respectivo, ya sea normativa, estudios tcnicos que
respalden un proceso de reorganizacin administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores,
manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
Investigacin monumental: trata de toda aquella informacin que no se encuentra escrita en algn documento y
ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha informacin por
parte de los funcionarios que la conocen.
3.

Anlisis de la Informacin
Una vez que se haya obtenido la informacin necesaria para la elaboracin del manual, esta deber ser organizada

y analizada de manera que presente un orden lgico para el desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la
informacin, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas: Qu trabajo o actividad se hace?, Quin es el responsable
realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable Quin lo hace?, Cules son los medios que
posee para hacer el trabajo?, Para qu se realiza el trabajo?, Cmo se ejecuta o realiza el trabajo?, Cundo o en qu
momento se hace?, Por qu se hace? Estas preguntan facilitan el trabajo de anlisis de la informacin y permiten
conocer las actividades de la institucin, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre
cada hecho, comprender el funcionamiento de la institucin y mantener la secuencia y lgica de la informacin.
4.

Elaboracin del Manual

Se establece, en esta fase, el diseo y la presentacin que se utilizar para elaborar el manual administrativo, para

ello se debe considerar: a) la redaccin del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un
vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo; b) la elaboracin de diagramas, ya sea
diagramas de flujo, de distribucin de espacio fsico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros. Se
elaboran segn las formas ms sencillas y establecidas a nivel institucional; c) el formato, asegurndose de que la
informacin presentada guarde una secuencia lgica, que haya uniformidad de letra, y que su redaccin sea
comprensible, entre otros aspectos de forma.
5.

Validacin del Manual

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los

responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la informacin
presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto
a la Institucin; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.
6.

Autorizacin del Manual

Cuando se cuente con la validacin del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional

o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deber autorizar el manual, de manera que se pueda

comenzar con la reproduccin, difusin y distribucin del mismo a nivel institucional en general o de las unidades
administrativas correspondientes.
7.

Difusin y distribucin del Manual

Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades

administrativas correspondientes, con el propsito que los funcionarios lo tengan a su disposicin, conozcan el
documento, y lo utilicen en la prctica. As tambin, la versin electrnica del documento podr ser incorporado al portal
electrnico de la Institucin, con el fin de proveer a la ciudadana libre acceso a la informacin organizacional de la
institucin.
8.

Revisin y Actualizacin del Manual

Los Manuales son objeto de revisiones peridicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se

produzcan en la Institucin, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los
mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un nico modelo establecido para realizar un Manual Administrativo, sin
embargo, mediante este documento se presentan algunos de los ejemplos utilizados con mayor frecuencia en la prctica.
A continuacin detallamos algunos de estos ejemplos de manuales, con el contenido bsico de cada uno de ellos.
Contenido de los Manuales Administrativos
En trminos generales, los manuales contienen, adems de una cartula que los identifique, los siguientes captulos:
1) ndice o tabla de contenido
Brinda una versin esquemtica del contenido del manual, con referencia a la pgina donde se ubica la informacin. En
manuales muy extensos, antes de cada seccin, es conveniente incluir una tabla de contenido de esa seccin, que
reproduce el ndice general.
Los manuales en formato informtico presentan ventajas en este sentido, ya que generalmente permiten el acceso a cada
tema de acuerdo a mltiples criterios: alfabtico, por tema, mediante el uso de hipervnculos.
2) Introduccin o Antecedentes
Es un breve enunciado del objetivo o propsito del manual, su alcance, aplicabilidad y uso.
3) Glosario
Incluye el detalle de las siglas y abreviaturas utilizadas y las definiciones de trminos importantes usados en el manual,
especialmente en los casos que en lenguaje comn pudieran tener otra acepcin.
4) Cuerpo principal
El contenido y organizacin del cuerpo principal del manual depende de la temtica del mismo.
5) Anexos
Se suele incluir como Anexo documentos cuya inclusin en el cuerpo principal del manual dificultara la lectura. Por
ejemplo, puede incluirse como anexo el marco normativo de la organizacin. No es recomendable incluir material de
consulta que no est especficamente relacionado con el manual.

Contenido bsico del Manual de Organizacin

El contenido de un Manual de Organizacin es muy variado y depender de la informacin que la organizacin considere prudente publicar, la
informacin bsica que debe contener este tipo de Manual es la siguiente:

Portada: en dicha seccin se debe incorporar el logotipo de la institucin, el tipo de manual que se presenta, nombre de la institucin o unidad

administrativa, la fecha y el lugar de elaboracin del Manual de Organizacin.

Introduccin: es la explicacin del contenido del Manual: qu es, cmo est estructurado, objetivos o propsitos del Manual, mbito de

aplicacin, periodicidad o circunstancias que ameritan su actualizacin para que siga vigente.
Objetivo y Alcance: es la intencin o propsito que tiene la Institucin o unidad administrativa al elaborar el Manual de Organizacin. En el

alcance se indican las unidades administrativas en las que aplican las disposiciones contenidas en el documento.
Antecedentes Histricos: se refiere a una descripcin del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes sobre la existencia de la
Institucin o la unidad administrativa de la que trata el Manual. Se menciona la normativa (leyes, decretos, directrices, entre otros) que crearon y
han modificado aspectos de su organizacin; este apartado puede suprimirse si la unidad administrativa es de creacin reciente, si la informacin

es confusa, de difcil recopilacin o presenta imprecisiones.

Marco Jurdico: en este apartado se relacionan los principales ordenamientos jurdicos vigentes que regulan la operacin y funcionamiento de la
Institucin o de las unidades administrativas comprendidas en ella. Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que
definan el marco jurdico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones. Estos se consideran importantes para
verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases normativas de la institucin. Se deber anotar de forma clara
y precisa los nombres de los ordenamientos jurdicos y administrativos, indicando la fecha de publicacin y el nmero de Boletn Oficial (Diario

Oficial La Gaceta).
Misin, Visin, Objetivos y Valores Institucionales: la misin se describe en un breve enunciado que sintetiza los principales propsitos y los
valores esenciales que sern conocidos, comprendidos y compartidos por todas los colaboradores que participen en el desarrollo de la
organizacin. La visin es la imagen del futuro que se quiere crear, deber trascender mtodos y tcnicas, fijar una meta, ser clara, inspiradora,
alentadora, conocida y compartida por los colaboradores de la organizacin. Los objetivos describen el propsito que pretende alcanzar la
institucin o unidad administrativa para el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribucin. Los valores, son las
concepciones compartidas y consensuadas de lo que es importante, y por lo tanto, deseable, que al ser aceptadas por los miembros de una

Institucin, influyen en su comportamiento y orientan sus decisiones.

Atribuciones: se considerarn las atribuciones conferidas en la Ley o Decreto de Creacin y del Reglamento Interno de la misma, las

atribuciones representan el medio para alcanzar los fines.

Estructura Orgnica Actual: se refiere a la descripcin, ordenada jerrquicamente, de las unidades administrativas de una institucin. La
descripcin de la estructura orgnica debe coincidir con su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente a la denominacin de
las unidades administrativas, como a su nivel jerrquico. Se deber representar en primer lugar las reas sustantivas y posteriormente las reas de
apoyo. Es importante que la estructura representada en esta Gua sea un fiel reflejo de la que ha sido registrada en al Ministerio de Planificacin

Nacional.
Organigrama: Es la representacin grfica de la estructura orgnica y refleja en forma esquemtica la posicin de los rganos que la conforman,

niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad; as como sus respectivas relaciones.
Normas y Polticas Generales: Criterio o directriz de accin elegida como gua en el proceso de toma de decisiones al poner en prctica o
ejecutar las estrategias, programas, y proyectos especficos del nivel institucional. Son orientaciones generales que pretenden facilitar la

coordinacin de las actividades de la Institucin para mantener coherencia en la organizacin y en las decisiones institucionales.
Descripcin de Puestos: contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgnica autorizada y

aprobada, que le permite a la Institucin cumplir con sus atribuciones legales.

Glosario de Trminos: En este apartado sern definidos aquellos trminos que resulten desconocidos al lector y que causen una mala

interpretacin del contenido. Se incluir cuando la terminologa descrita lo amerite.

Firmas de autorizacin: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Institucin que autorizan el manual, as como

de las unidades administrativas que los elaboran y revisan.

Bibliografa: Es la enumeracin de libros, revistas, pginas electrnicas u otras fuentes de informacin utilizadas para la elaboracin del
documento. Deber contener al menos los siguientes puntos: nombre del autor(es), ttulo del libro, volumen y edicin, lugar de impresin,
editorial y fecha, prrafos o ttulos consultados. En el caso de pginas electrnicas, deber escribirse la direccin exacta consultas y agregarle la
fecha y hora en que se realiz la consulta.