RDENES DE CAMBIO, RECLAMOS Y SU MANEJO

rdenes de Cambio
La presentacin de una orden de cambio es un procedimiento
contractual con el que, mediante notificacin escrita, una parte puede
notificar a la otra de la existencia de causales para establecer
modificaciones al contrato

A continuacin se mencionan las causas ms comunes por las que se

pueden presentar rdenes de cambio

Causales de rdenes de Cambio

Modificaciones al alcance de la contratacin

Modificaciones en las cantidades de trabajo

Modificaciones en el monto del contrato

Modificaciones en plazo de ejecucin del contrato

Discrepancias entre las partes, formalizadas mediante la presentacin

de un reclamo

Cambios de Alcance
Son modificaciones al contrato que implican conceptos de trabajo no
contemplados en el contrato original

La ejecucin de dichos trabajos pueden realizarse mediante la

apertura de nuevos procesos de contratacin o con el mismo
contratista, en caso de llegarse a un acuerdo

Cambios en las Cantidades

Son modificaciones al contrato debidas a aumentos o disminuciones
en las partidas incluidas en el documento original, cambios en las
cantidades globales de trabajo originalmente convenidas o
disminuciones en las partidas originales, necesarias para la
continuacin, mejoramiento o terminacin del objeto del contrato
Cambios en el Monto Contractual
Son debidas a variaciones en los montos, tarifas o precio unitarios del
contrato

Pueden ocurrir por razones justificadas, tales como decretos, leyes,

convenciones colectivas, medidas cambiarias o arancelarias,
variaciones en los costos de los insumos en el mercado o ajustes de
precios a travs de mecanismos contractuales, que no implican
cambios en las cantidades de trabajo contratadas

Cuando ocurra alguna de las causas mencionadas, los cambios

procedern con carcter retroactivo a la fecha en que se presenten
dichas causas

Modificaciones en el Plazo
Se refieren a prrrogas en el plazo de ejecucin contractual que
pueden ser debidas a causas imputables al contratista o al ente
contratante

Para cubrir la ocurrencia del primer caso, debe establecerse en el

contrato que no proceder ninguna compensacin al contratista,
quedando a discrecin del ente contratante la aplicacin de
penalizaciones, si estuvieren contempladas en el contrato

Si la prrroga se debiere a causas imputables al contratante, se

compensar al contratista por los gastos extras que sufra como
consecuencia directa de la prrroga

La ejecucin del contrato durante las prrrogas se regirn por los

mismos trminos contractuales originales

Reclamos
Representan la formalizacin de una discrepancia entre las partes,
que entre otras causas pueden deberse a:

Impacto en el nmero de hh invertidas

Causas de ndole financiera, tales como retenciones indebidas,

retrasos en los pagos por ejecucin o demoras en los pagos
escalables

Retrasos en la entrega de insumos, cambios de alcance, faltas de

coordinacin o prrrogas unilaterales, imputables todos ellos al
cliente

Los reclamos, discrepancias, o diferencias, deben tratarse y

resolverse en forma expedita, por el propio beneficio del proyecto y de
las partes

Cuando no puedan resolverse de la forma indicada, existen mtodos

opcionales de resolucin: conciliacin, mediacin, arbitraje y
demandas

Manejo Exitoso de las rdenes de Cambio y de los Reclamos

Es crucial llevar record de los siguientes tems durante el transcurso de
un contrato para as poder soportar o defender cualquier orden de
cambio o reclamo que pudiera suscitarse durante el mismo:

 Conservar toda la documentacin de licitacin, as como tambin

guardar cualquier acuerdo precontractual
Asegurarse de la existencia de un acuerdo escrito completo antes de
iniciar el proyecto
Leer y familiarizarse con todos los trminos contractuales,
especialmente la provisiones de avisos y notificaciones
Conservar toda la correspondencia del proyecto, de acuerdo a cada
concepto clave
Llevar rcord de todas las conversaciones relevantes y enviar siempre
la correspondencia de seguimiento
Tomar fotos o videos de todas las etapas del proyecto. Una imagen
vale ms que mil palabras
Conservar TODOS los planos, croquis y detalles, as como todas sus
modificaciones
Asegurarse de llevar un diario del proyecto:
o Clima, fuerza de trabajo, visitas, entregas y despachos, as
como cualesquiera eventos notables
Mantener un Programa Como Planeado y actualizarlo regularmente
con otro Como Construido
o Tener un programa claro y actualizarlo con regularidad provee
de una herramienta invalorable para el control y seguimiento
de los retrasos y sus impactos
Llevar rcord de TODOS los eventos clave, especialmente los que
pueden conllevar a una orden de cambio o reclamo
o Cundo ocurren?, qu fue?, quin lo detect?, su impacto
proyectado en costo y tiempo, si se notific y a quin,
respuesta a la notificacin
Documentar los costos adicionales ocasionados por un evento
Llevar rcord de TODAS las rdenes de cambio y los reclamos por
cualesquiera extras, as como de cundo fueron sometidos a
aprobacin
o Adherirse a los procedimientos contractuales de notificacin,
separar los aprobados de los no aprobados y dar aviso de
cuando se procede bajo protesta
Contactar asesora legal tan pronto como posible

Conciliacin
Los reclamos deben tratarse a la mayor brevedad y si es posible llegar
a una conciliacin antes que a una disputa

La conciliacin puede realizarse en forma de arreglo o ajuste

monetario, o mediante cualquier otro acuerdo entre las partes

Este es el mtodo ms aconsejable de resolucin de reclamos, pues

ahorra tiempo, dinero y angustias, inevitables en la mediacin, el
arbitraje y la demanda

Mediacin
Si no hay conciliacin, las partes en disputa pueden acordar que un
tercero independiente acte como mediador y oiga la posicin de
cada parte a fin de intentar alcanzar una solucin

La mediacin no es obligatoria para ninguna de las partes, pero

contribuye a la solucin de ciertas disputas, por el enfoque tercero

Arbitraje
Este es un mtodo de resolucin de disputas por medio del cual un
rbitro se selecciona para or la posicin de las partes con respecto a
la disputa y para presentar una posible solucin, que es obligatoria
para las partes

Normalmente el costo y el perodo del arbitraje son menores que los

requeridos por las demandas

Demandas
Si la conciliacin y la mediacin fallan y las partes no desean
someterse a un arbitraje, el nico recurso para resolver la disputa es
la demanda
Este recurso extremo requiere de mucho tiempo y dinero en
preparaciones para el juicio y normalmente las partes terminan peleadas