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07 Junio 2004
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Manual de Usuario
Manual de Operacin de Contabilidad General y
Presupuestos
AC MUF Contabilidad
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Mdulo:
Proceso:
Objetivo:
Prerrequisitos:
Asientos>Ingresar (Journals>Enter)
De clic en el botn Nuevo Lote (New Batch) o Nuevo Asiento (New Journal).
Una entrada de asiento debe pertenecer a un lote para la contabilidad. Usted puede crear
manualmente un lote y posteriormente agregar uno o ms asientos a ste, o slo crear
asientos y permitir que el sistema cree automticamente un lote para cada asiento.
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Periodo (Period):
Descripcin
(Description):
Despus de ingresar la informacin de nivel del lote, de un clic en el botn Asiento (Journal)
para agregar asientos al lote.
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Nota: Si elige omitir la creacin del lote y crear el asiento, el sistema crear automticamente un
lote con el siguiente nombre Asiento_Nombre-Fecha-Hora (Ej: PRUEBA-CREAR ASIENTO
MANUAL 25-JUL-00 16:44:27).
Informacin del Encabezado de Asientos
Perodo (Period):
Fecha Efectiva:
Categora (Category):
Tipo Saldo
(Balance
Type):
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Descripcin
(Description):
se
Control (Control):
Divisa (Currency):
Cuenta (Account):
Descripcin
(Description):
Asientos>Contabilizar (Journals>Post)
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Otra manera de contabilizar un asiento es mediante el formato Ingresar Asientos Diarios (Journals
Enter).
Navegar por:
Asientos>Ingresar (Journals>Enter)
En Encontrar Asientos (Find Journals) ingrese un parmetro de bsqueda como el nombre del lote.
De clic en el botn Encontrar (Find).
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Puede dar un clic en el botn Revisar Asiento (Review Journal) o Revisar Lote (Review
Batch) para revisar el asiento antes de contabilizarlo.
Para contabilizar el lote, de un clic en el botn Ms Procesos (More Actions).
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Proceso:
Objetivo:
Registrar los gastos por los que todava no ha recibido una factura
Prerrequisitos:
Ninguno
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Asientos>Ingresar (Journals>Enter)
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Todo registro de Asiento debe pertenecer a un lote para la contabilidad. Usted puede crear
manualmente un lote y posteriormente agregar uno o ms Asientos a ste, o slo crear Asientos y
permitir que el sistema cree automticamente un lote para cada Asiento.
Todos los registros de asientos en un lote comparten el mismo periodo.
Lote (Batch):
Perodo (Period):
Descripcin
(Description):
Total Control (Total
Control)
Ingrese la descripcin del Lote que se crea para identificarlo en los reportes.
De manera opcional, ingrese la cantidad de control del Lote.
Nota: Si elige omitir la creacin del Lote y crea directamente el (os) Asiento(s), el sistema crear
automticamente un lote con la convencin de nombramiento de Journal_Name Date Time.
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Despus de ingresar la informacin para crear el Lote, De clic en el botn Asientos (Journals)
para agregar asientos al Lote.
Todas las lneas en un Asiento comparten la misma divisa y categora.
Asiento (Journal):
Perodo (Period):
Categora (Category):
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Total
de
Control
(Total Control):
Divisa (Currency):
Cuenta (Account):
Descripcin
(Description):
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Compaa
Compensacin
(Clearing Company):
Perodo (Period):
Mtodo (Method):
.
Seleccione el periodo de contabilidad para la entrada de la Reversin. (Si los
saldos promedio estn habilitados, ingrese la fecha de efectividad).
Seleccione Cambiar Dr/Cr (Switch Dr/Cr) ya que ste es el mtodo
recomendado que se utiliza cuando se revocan las acumulaciones.
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Contabilizacin de Asiento
Si no est habilitada la Contabilizacin de Asiento (Journal Approval), el lote de Asiento se
encontrar disponible para su contabilidad. Si se encuentra disponible la Contabilizacin de Asiento
(Journal Approval), ahora debe presentar el lote de Asiento para su autorizacin.
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Vea la Solicitud (Request) en lnea para asegurarse de que la contabilidad se complet de manera
exitosa.
Desde la barra de men, usted puede utilizar Ver> Solicitudes (View>Requests) para monitorear la
solicitud
Flujo de Aprobaciones Activado:
Al momento de enviar el Asiento para Autorizacin, mostrar una pantalla emergente de Nota
(Note) para indicar que el lote de Asiento se ha enviado a un aprobador. De clic en Aceptar (OK).
Si la Autorizacin de Asiento (Journal Approval) est habilitada, entonces los Asientos tienen que
ser autorizados por el aprobador en la jerarqua de autorizacin correspondiente. Para una
explicacin de este proceso consulte el documento Contabilizacin de Asientos de Libro Mayor
General (GL Approve Journals Training).
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Contabilizar Asientos:
Existe ms de una manera de contabilizar Asientos. Usted puede ir directamente a la ventana
Contabilizar (Post).
Navegar por:
Asientos>Contabilizar (Journals>Post)
En la ventana Encontrar Lotes de Asiento (Find Journal Batches), ingrese el criterio de bsqueda
para localizar el lote seleccionado que se contabilizar.
De clic en el botn Encontrar (Find) para iniciar la bsqueda.
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Marque (Check) la casilla al lado del lote que se contabilizar. Posteriormente, De clic en el botn
Contabilizar (Post) para contabilizar el Lote.
Nota: Puede seleccionar lotes mltiples para contabilizarlos al mismo tiempo.
Una ventana de Nota (Note) mostrar la Identificacin (ID) de solicitud concurrente. De clic en el
botn Aceptar (OK).
Desde la barra de men, usted puede utilizar Ver> Solicitudes (View>Requests) para monitorear la
solicitud que se procesa al Contabilizar (Post).
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Vea la Solicitud (Request) en lnea para asegurarse de que la contabilidad se complet de manera
exitosa.
Despus de que el periodo actual se cierra y se abre el nuevo periodo, debe generar el Asiento de
Reversin para la Provisin.
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Generar Reversin
Nota: nicamente puede generar Reversiones para Asientos que se han marcado con esa
instruccin.
Navegar por:
Asientos>Contabilizar (Journals>Generate>Reversal)
Busque (Find) el Asiento que se va a revocar. Puede pedir cualquier combinacin de los campos en
la ventana: Encontrar Asientos (Find Journals).
De clic en el botn Encuentra (Find).
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Marque (Check) en la casilla al lado del Asiento o Lote de Asientos a Reversar. Posteriormente, De
clic en el botn Revertir (Reverse) para generar un Asiento o Lote de Asientos de Reversin.
Nota: Puede seleccionar mltiples Asientos a revocar al mismo tiempo.
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Asientos>Ingresar (Journals>Enter)
Nota: El Libro Mayor General de Oracle (Oracle GL) nombra el Asiento de Reversin como
Reversing Original_Journal_Entry_Name-Date-Time. Por lo tanto, busque el Asiento de Reversin
escribiendo Revierte% (Reverse%) en el campo Asiento (Journal) como criterio de bsqueda.
De clic en el botn Encontrar (Find) para encontrar el Asiento de Reversin.
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Nota: Aunque pueda modificar el Asiento de Reversin, se recomienda que no lo haga, ya que
significara que la Provisin original no est completamente revocada. Si la Reversin se ha
marcado para el periodo equivocado, entonces puede cambiar el periodo de contabilidad del
Asiento de Reversin dando un clic en el botn Ms Procesos (More Actions). En la ventana
Ms Procesos (More Actions), d un clic en el botn Cambiar Periodo (Change Period) e
ingrese el nuevo periodo.
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Proceso:
Objetivos:
Prerrequisitos:
Ninguno
Descripcin General
En resumen, los pasos para crear asientos recurrentes (Recurring journals) son:
Definir Asientos (Journals) recurrentes
Generar asientos recurrentes
Revisar y aprobar lote de diario no contabilizado generado
Contabilizar el lote de diario generado
De manera opcional, defina y presente los Juegos Asignacin Automtica (AutoAllocation)
para generar y presentar diarios recurrentes.
Existen tres tipos de asientos recurrentes:
Asientos de Estructura (Skeleton Journals) -asiento recurrente que tienen las mismas
cuentas contables y el importe es el que varia cada perodo.
Diarios Estndar (Standard Journals) - asiento recurrente que tienen las mismas cuentas
contables e importe para cada perodo.
Diarios de Frmula (Formula Journals) - asiento recurrente que utilizan frmulas en lugar
de cantidades para calcular cantidades.
Asientos>Definir>Recurrente (Journals>Define>Recurring)
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Ingrese lo Siguiente:
Lote (Batch):
Descripcin
(Description):
Asiento (Journal):
Categora (Category):
Divisa (Currency):
Fechas
Efectivas
(Active Dates):
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Cuenta (Account):
Ingrese la cuenta que ser afectada. El Libro Mayor General Oracle (Oracle
GL) actualizar esta cuenta cuando usted genere y contabilice sus asientos
recurrentes. Puede utilizar la Lista de Valores (List of Value) mostrada o
Ctrl+L para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield) o
escribir manualmente toda la cuenta.
Descripcin de Lnea
(Line Description):
Descripcin de
Cuenta
(Account
Description):
Frmula (Formula):
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Ingrese lo Siguiente:
Lote (Batch):
Descripcin
(Description):
Asiento (Journal):
Categora (Category):
Divisa (Currency):
Fechas Efectivas
(Active Dates):
Mexicanos)
(USD)
(Dlares
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Cuenta (Account):
Ingrese la cuenta que ser afectada. El Libro Mayor de Oracle (Oracle GL)
actualizar esta cuenta cuando usted genere y contabilice sus diarios
recurrentes. Puede utilizar la lista emergente del campo Lista de Valor (List of
Value) o Ctrl+L para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad (Accounting
Flexfield), o escribir manualmente la cuenta completa.
Descripcin de Lnea
(Line Description):
Descripcin de
Cuenta
(Account
Description):
Frmula (Formula):
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Con el cursor en la Descripcin de Lnea (Line Description), presione la tecla Flecha Hacia Abajo
(Down Arrow) para agregar en las siguiente lneas del asiento hasta cuadrar el asiento.
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Asientos>Definir>Recurrente (Journals>Recurring>Define)
Ingrese lo siguiente:
Lote (Batch):
Descripcin
(Description):
Asiento (Journal):
Categora (Category):
Divisa (Currency):
Fechas Efectivas
(Active Dates):
Mexicanos)
(USD)
(Dlar
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Cuenta (Account):
Descripcin de Lnea
(Line Description):
Descripcin
de
Cuenta
(Account
Description):
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Frmula (Formula):
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Con el cursor en el campo Lnea (Line), presione la tecla Flecha Hacia Abajo (Down Arrow)
para agregar las siguientes lneas de asiento.
Cuenta (Account):
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Descripcin de Lnea
(Line Description):
Descripcin de
Cuenta
(Account
Description):
Frmula (Formula):
Asientos>Generar>Recurrentes (Journals>Generate>Recurring)
Marque la casilla al lado de Lote Recurrente (Recurring Batch) que seleccion para generar.
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Nota: ID Solicitud (Request ID) (245815) se asign al proceso concurrente que genera el lote de
asientos no contabilizado recurrente.
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Asientos>Ingresar (Journals>Enter)
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Nota: Si gener un Asiento de Estructura, necesita ingresar las cantidades de cada registro en la
Ventana de Asientos (Journals Window).
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Asientos>Asignacin
>Workbench)
Automtica>Banco
de
Trabajo
Auto
Allocation
Descripcin
(Description):
Definir Tipo
(Set Type):
Lnea (Line):
Tipo (Type):
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Ingrese un lote o elija una de la lista de valores. Los lotes ya estn definidos
tal como en la ventana Definir Asignacin Masiva(Define Mass Allocation) o
uno de la ventana Definir Asiento Recurrente (Define Recurring Journal).
Mtodo de
Asignacin
(Allocation Method):
Botn de Definicin
Minuciosa (Definition
Drilldown Button)
Usted puede hacer un anlisis minucioso ms all en la ventana Asiento Recurrente (Recurring
Journal) haciendo clic en cualquiera de los botones de esa ventana. Una vez que revis la
definicin Asiento Recurrente (Recurring Journal), cierre la ventana y guarde el Juego Asignacin
Automtica Paralela (Parallel AutoAllocation).
Cuando ha ingresado todas las lneas en el Juego Asignacin Automtica (AutoAllocation), elija
cualquiera de los tres botones en el centro de la ventana. Ejecutar (Submit), Cronograma
(Schedule) o Visualizar Estado (View Status).
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De un
clic en el botn de Ejecutar (Submit) en la ventana Asignacin Automtica
(AutoAllocation).
Perodo
(Period):
Presupuesto
(Budget):
(MassBudget)
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Asientos>Asignacin
Automtica>Banco
(AutoAllocation>Workbench)
de
Trabajo
Descripcin
(Description):
Definir Tipo
(Set Type):
Lnea (Line):
Tipo (Type):
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Ingrese un lote o elija de la lista de valores. Los lotes ya estn definidos tal
como se muestran en la ventana Definir Asignacin Masiva (Define
MassAllocation), o uno de la ventana Definir Asiento Recurrente (Define
Recurring Journal).
Contacto (Contact):
Mtodo de
Asignacin
(Allocation Method):
Botn de Anlisis
Minucioso(Definition
Drilldown Button)
Cuando haya ingresado todas las lneas en el conjunto de Banco de Trabajo de Asignacin
Automtica (AutoAllocation), elija cualquiera de los tres botones del centro de la ventana. Ejecutar
(Submit), Cronograma (Schedule) o Visualizar Estado (View Status).
Una vez que se present el Juego Asignacin Automtica (AutoAllocation Set), los diarios
generados estarn disponibles en la ventana Asiento Ingresar (Journal Entry).
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Proceso:
Objetivo:
Prerrequisitos:
En resumen, los pasos para crear asientos utilizando el Asistente de Asiento (Journal Wizard) (ADI)
son:
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El primer paso es registrarse (firmar como usuario) en ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio).
Si nunca antes ha utilizado ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio), necesitar definir una base
de datos. Consulte con su Soporte Tcnico y DBA (Base de datos) para buscar todos los siguientes
parmetros necesarios para darse de alta en ADI.
Una vez que ingresa a el ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio) debe proceder con el registro
de asientos.
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Crear una Hoja de Trabajo de Asientos (hoja de clculo en la interfaz ADI - Excel)
Desde la barra de herramientas de ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio), seleccione el icono
del Libro Mayor (Ledger)
Asientos (Enter Journals).
Asientos reales que utilizan la divisa oficial para el Juego de Libros (Set of
Books).
Reales
Extranjeros
(Foreign Actuals):
Presupuestos
(Budgets):
Compromisos
(Encumbrances):
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Presupuestos
(Budgets):
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Mltiple (Mltiple):
Preparar registro de uno o varios lotes de asientos en las que las lneas de
asiento no compartan la misma informacin tal como categoras, fuentes y
divisas.
Nota: Con el Mltiple (Multiple), puede cargar los diferentes registros de asientos al mismo tiempo.
De manera opcional, haga clic en el botn Editar la Disposicin (Edit the Layout)
en la ventana Crear Hoja Trabajo de Asientos (Create Journal Worksheet) para personalizar las
hojas de trabajo de asiento si usted elige no utilizar la disposicin estndar de la plantilla.
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Hoja Trabajo (Worksheet Tab): Seleccione las diferentes opciones para cambiar el tipo de asiento
y nmero de asientos.
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Encabezado (Header Tab): Seleccione las diferentes opciones para cambiar la informacin del
encabezado para una hoja de trabajo de asiento de registro nico.
Nota: La Opcin de Encabezado (Header Tab) se encuentra deshabilitada para las hojas de trabajo
de asiento de registro mltiple debido a que la informacin del encabezado aparecer en las lneas
del asiento.
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Lnea (Line Tab): Seleccione las diferentes opciones para cambiar la informacin de lnea para una
hoja de trabajo de asiento de registro nica.
Nota: En una hoja de trabajo de asiento de registro mltiple, las lneas de asiento incluyen la
informacin del encabezado.
De manera opcional, puede incluir los Campos Opcionales (Optional Fields) tales como
Descripcin (Description), Cantidad de Inicio (Start Amount), Contexto DFF de Lnea (Line DFF
Context), DFF de Lnea 1 a 10 (Line DFF 1 to 10), Contexto de Informacin Capturada (Captured
Info Context), DFF 1 a 10 de Informacin Capturada (Captured Info DFF 1 to 10), Reporte de
Detalle de Lnea (Line Detail Report), Reporte de Detalle de Fuente (Source Detail Report),
Informacin Adicional de Lnea 1 a 8 (Additional Line Info 1 to 8).
Haga clic en el botn
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Despus de que se personaliz la hoja de trabajo del asiento, regrese a la ventana Crear Hoja de
Trabajo de Asiento (Create Journal Worksheet) y haga clic en el botn .
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El Asistente de Asiento (Journal Wizard) (ADI) crear automticamente la hoja de trabajo del
asiento basndose en las especificaciones.
Lo predeterminado para Origen (Source) es Hoja de Clculo (Spreadsheet).
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Primero debe quitar la proteccin a la hoja (Barra de Herramientas del Men (Menu Toolbar):
Herramientas (Tools) Proteccin (Protection) Hoja Sin Proteccin (Unprotect Sheet)). Esto le
permitir agregar filas adicionales a la hoja de clculo. Adems, permitir llevar a cabo el siguiente
paso. Tambin, debe formatear todas las celdas de Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield)
como texto. (Resaltar los campos; Formato (Format) Celdas: Texto (Cells:Text)). Esto habilitar a
Excel para que ingrese los datos exactamente como usted los ingres.
Una vez que ha creado la hoja de trabajo del asiento, puede guardarse y volverse a utilizar como
una disposicin estndar. Cada vez que abra la hoja de trabajo guardada, sta lanzar una
instancia de ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio).
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Fuente (Source):
Divisa (Currency):
Fecha
de
Contabilidad
(Accounting Date)
El distintivo Indicador (Flag) marca las filas que se seleccionarn para la carga
al Libro Mayor General (GL). Esto se establece automticamente cuando crea
una fila o puede agregar el indicador manualmente oprimiendo la techa de
Barra Invertida (Backslash) (del teclado).
Cuenta (Account):
Descripcin
(Description):
De manera opcional, ingrese una descripcin para cada una de las lneas del
asiento.
Nota: Puede utilizar las frmulas de Excel para ingresar las cantidades. La plantilla del Asistente de
Asiento (Journal Wizard) (ADI) tambin puede estar vinculada a otras hojas de trabajo para derivar
campos de Cuenta (Account), Cargo (Debit), Abono (Credit), y Descripcin (Description).
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Seleccione las Opciones de Carga del Asiento (Select the Journal Upload Options):
Filas a Cargar (Rows To Upload):
Seleccione las siguientes opciones para controlar qu filas de la hoja de trabajo del asiento se van a
cargar.
Filas
Indicadas
(Flagged Rows):
Todas Filas
(All Rows):
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Seleccione las siguientes opciones para prevalidar la informacin del asiento antes de cargarla a la
tabla de interfaz del Libro Mayor General (General Ledger).
Total (Full):
Valida todos los datos del asiento y realiza una validacin cruzada
Parcial (Partial):
Ninguno (None):
Seleccione las siguientes opciones para controlar qu es lo que hace el proceso de carga,
deben presentarse errores en algunas de las filas que se estn cargando.
No Cargar Ninguna de las Filas (Do Not Upload Any Rows) (La carga no se procesar por
un probable error encontrado en alguna de las filas). Recomendado.
Cargar nicamente Filas Vlidas (Upload Only Valid Rows) (La carga procesar
nicamente filas que no tengan errores)
Nota: Si elige seleccionar esa casilla, se puede elegir entre las siguientes opciones:
Contabilizar Errores
de
Cuenta
para
Suspensin
(Post
Account Errors to
Suspense):
Marque esta casilla para contabilizar las lneas de asiento con errores para
una cuenta de suspensin predefinida. Nota: Para utilizar esta funcin,
suspender contabilizacin en el Juego de Libros (Set of Books) en el Libro
Mayor General (General Ledger).
Crear Asientos de
Resumen
(Create
Summary
Journals):
Flex
Descriptivo
(Descriptive Flex):
Marque esta casilla para resumir todas las transacciones que comparten la
misma cuenta, periodo y divisa.
Nota 1: Si los datos de flexfield descriptivos se incluyen en el asiento, podr elegir ya sea Importar
Con Validacin (Import With Validation) o Importar Sin Validacin (Import Without Validation).
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Nota 2: Se recomienda que no marque la casilla Contabilizar Errores de Cuenta (Post Account
Errors) en Cta. Transitorio (Suspense Account). Si una lnea de asiento contiene errores, deber
corregirse antes de la carga al Libro Mayor General (General Ledger).
Haga clic en el botn para iniciar el proceso de carga del asiento.
Una vez que se completa la carga del asiento, se muestra una ventana de Integrador de Escritorio
de Libro Mayor General (GL Desktop Integrator) para mostrar la siguiente informacin:
Nmero de errores en el proceso de carga del asiento (2 filas cargadas exitosamente.
Ninguna fila con errores)
(ID) Identificacin de Solicitud de Importacin de Asiento (Journal Import request ID)
(326520)
Un mensaje indicando que se ha presentado una solicitud de observacin para la
Identificacin de Solicitud de Importacin de Asiento (Journal Import request ID) (El Centro
de Solicitud est monitoreando la solicitud 326520)
Haga clic en el botn OK para cerrar la ventana.
Una vez que se complet la carga, el asiento est disponible para contabilizar (o autorizar si as se
requiere) en el Libro Mayor General (General Ledger).
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Procesos:
Objetivos:
Prerrequisitos:
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Descripcin General
En resumen, los pasos para crear los asientos de Asignacin Masiva (Mass Allocation) son:
1. Definir y validar el lote de Asignacin Masiva (Mass Allocation)
2. Generar asientos sin contabilizar a partir de la frmula de Asignacin Masiva (Mass
Allocation)
3. Revisar y autorizar el lote Asignacin Masiva (Mass Allocation)
4. Contabilizar el lote de Asignacin Masiva (Mass Allocation)
5. De manera opcional defina y presente el conjunto de Asignacin Automtica
(AutoAllocation).
Para fines de este documento de capacitacin, utilizaremos el siguiente ejemplo:
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Asientos>Definir>Asigancin (Journals>Define>Allocation)
Tipo
de
Saldo
(Balance Type):
Descripcin
(Description):
De clic en el botn Frmulas (Formulas) para ingresar frmulas de Asignacin Masiva (Mass
Allocation).
Nota: La funcin AutoCopy (Copia Automtica) puede utilizarse para crear Asignacin Masiva
(Mass Allocation) desde una definicin existente.
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Descripcin
(Description):
Categora (Category):
Asignacin
Grupo
Costos
Completo
(Full
Cost
Pool
Allocation):
Ingresar las Lneas de
Frmula (Enter the
Formula Lines):
El Libro Mayor General de Oracle (Oracle GL) utiliza el siguiente formato para representar la
ecuacin: A*B/C
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Asigne este tipo con los valores de segmento Secundario o las cuentas de
resumen.
Agrupacin (Looping)
(L):
Asignar este tipo a los valores de segmento principales para incluir cada valor
de origen asignado al valor principal en la frmula.
Puede agrupar
nicamente sobre valores principales.
Asignar este tipo a valores de segmento principales para sumar los saldos de
cuenta de todos los valores de segmento de origen asignados a un principal.
Puede sumar nicamente sobre valores principales.
Dept 999 (Departamento) se establece como el Principal (Parent) para todos los
departamentos
La Agrupacin de costo para gastos es Dept 000 (Departamento) (Sin Asignar) y Cuenta
(Account) 8112001 (Beneficio a Empleados)
La cuenta de gasto para Prorrateo Relativos y Beneficios es 6515038.
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Fila (Row)
Costo
(Co)
001
C
Departamento
(Dept)
000
C
Cuenta
(Account)
8112001
C
001
C
999
L
7116001
C
001
C
999
S
7116001
C
T
(Objetivo)
001
C
999
L
6515038
C
001
C
420
C
8112001
C
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Asignar la compensacin de T
(Objetivo) a la cuenta de Agrupacin de
costo.
Nuevamente, ingresar la Constante (C)
para todos los segmentos.
Nota: En una base mensual, deber crearse un asiento estadstico para representar el cambio en la
cuenta principal para el mes actual.
Guarde (Save) su trabajo. Cierre la ventana.
Asignaciones Masivas (Define Mass Allocation).
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Asientos>Generar>Asignacin (Journals>Generate>Allocation)
En la ventana Generar Asientos Diarios de Asignacin Masiva (Generate Mass Allocation Journals):
Nombre Lote
(Batch Name):
Periodo (Period):
Mtodo
Asignacin
(Allocation Method):
Nota: Puede seleccionar En Aumento (Incremental) para actualizar saldos asignados sin
reversar los lotes de asignacin previos, pero se recomienda que utilice nicamente el mtodo de
asignacin Completo (Full). Para reemplazar una asignacin previa, siempre revierta la
asignacin original y posteriormente cree una nueva asignacin en serie para las cantidades
revisadas.
Nota: Para asignar la Agrupacin de costo adicional debe generar Asientos Diarios de Asignacin
Masiva (Mass Allocation) utilizando el mtodo Completo (Full). Se recomienda que no utilice el
mtodo de Aumento (Incremental) cuando la Asignacin Masiva (Mass Allocation) ya se haya
ejecutado para el mismo periodo.
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De clic en el botn Generar (Generate) para crear un lote de asientos no contabilizados del
rango de periodo que usted especifique.
Una ventana de Nota (Note) mostrar la Identificacin (ID) de solicitud concurrente. De clic en
Aceptar (OK)
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1.5.1
Asientos>Ingresar (Journals>Enter)
Seleccione Encontrar (Find) para ubicar el lote de asiento Asignacin Masiva (Mass Allocation)
sin contabilizar.
Nota: El Libro Mayor General de Oracle (Oracle General Ledger) nombra el asiento Asignacin
Masiva (Mass Allocation) como MA: Request_ID-Batch_Name-Period (Ej: MA: 329336 GPOASIGNACION MASIVA Ago-03). Por lo tanto, en este ejemplo, encontramos el asiento Asignacin
Masiva (Mass Allocation) escribiendo MA: 329336% en el campo Lote (Journal).
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De clic en el botn Revisar Asiento (Review Journal) para revisar el asiento Asignacin Masiva
(Mass Allocation).
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Nota: Si existiera diferencia por redondeo, se agregar en la lnea que tenga mayor importe debido
a que al seleccionar la Asignacin de Agrupacin de Costo Completo (Full Cost Pool Allocation)
ocasiona que las diferencias por redondeo se agreguen a la cuenta con el saldo ms grande.
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Asientos>Asignacin
Automtica>Banco
(AutoAllocation>Workbench)
de
Trabajo
Descripcin
(Description):
Definir Tipo
(Set Type):
Lnea (Line):
Tipo (Type):
Autoasignacin (Type of
de valores: Asignaciones
Masivos MassBudgets),
o Compromisos Masivos
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Lote
(Batch Column):
Mtodo
de
Asignacin
(Allocation Method):
Botn de Definicin
de Anlisis Profundo
(Definition Drilldown
Button)
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Periodo (Period):
Presupuesto
(Budget):
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Asientos>Asignacin
Automtica>Banco
(AutoAllocation>Workbench)
de
Trabajo
Descripcin
(Description):
Definir Tipo
(Set Type):
Lnea (Line):
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Tipo (Type):
Lote
(Batch Column):
Contacto (Contact):
Mtodo
de
Asignacin
(Allocation Method):
Botn de Definicin
de Anlisis Profundo
(Definition Drilldown
Button):
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Procesos:
Objetivo:
Importar datos del libro mayor auxiliar al Libro Mayor General (General
Ledger).
Prerrequisitos:
Descripcin General
La Importacin de Asientos (Journal Import) crea asientos de los datos para la contabilidad que
usted transfiere de otras aplicaciones. Las Aplicaciones de Oracle (Oracle Applications) que
transfieren transacciones al Libro Mayor General (General Ledger) son: Cuentas por Pagar
(Accounts Payable), Cuentas por Cobrar (Accounts Receivable), Activos Fijos (Fixed Assets),
Compras (Purchasing), Inventario (Inventory), Proyectos (Projects) y Nmina (Payroll).
En la configuracin de Cuentas por Pagar (Accounts Payable) y Cuentas por Cobrar (Accounts
Receivable) se han establecido para solicitar la importacin de asientos automticamente cuando
se ejecuta su Transferencia al Libro Mayor General (Transfer to GL). Esto puede cambiarse en el
sitio del cliente.
Los Activos de Oracle (Oracle Assets) crea asientos de registro directamente en el Libro Mayor
General (General Ledger), esto lo utiliza la interfaz del Libro Mayor General (General Ledger) como
otros libros mayores auxiliares.
En la instalacin de Oracle base, los asientos de registro que necesitan importarse manualmente
son Inventario (Inventory), Compras (Purchasing) y Proyectos (Projects). Nmina de Oracle (Oracle
Payroll) no viene establecida en la configuracin base.
Tambin puede utilizar Importar Asientos (Journal Import) para crear asientos desde los sistemas
externos del libro mayor auxiliar si las transacciones se cargan en la tabla GL_INTERFACE
utilizando programas de interfaz personalizados.
Nota: Se recomienda ampliamente que los asientos del libro mayor auxiliar no se ajusten en el Libro
Mayor General (GL) ya que esto ocasionara problemas de conciliacin. Siempre que sea posible,
debe hacer los ajustes en el libro mayor auxiliar y permitir que los registros de correccin fluyan al
Libro Mayor General (GL) en la siguiente transferencia. Por esta razn, todas las Fuentes
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(Sources) del libro mayor auxiliar tienen habilitado el indicador Congelado (Frozen) para evitar
cambios.
Asientos>Importar>Ejecutar (Journals>Import>Run)
Ingrese lo Siguiente:
Origen (Source):
ID Grupo
(Group ID):
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Opciones de Ejecucin:
Contabilizar Errores
en Cuenta Transitoria:
Crear
Resumen
(Create
Journals):
Asientos
Summary
Ingrese un Rango de Fechas (Date Range) para que el Libro Mayor General
(General Ledger) importe nicamente los asientos con fechas contables en
ese rango. Si no especifica un rango de fecha, El Libro Mayor General
(General Ledger) importa todos los datos del asiento.
Importar
Flexfields
Descriptivos
(Importe Descriptive
Flexfields
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Seleccione S (Yes) para realizar la importacin. En la ventana de Nota (Note) mostrar una
Identificacin (ID) de solicitud.
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Ingrese lo siguiente:
Fuente (Source):
Identificacin
de
Grupo
ID
Grupo
(Group ID):
Crear
Asientos
Resumen
(Create
Summary Journals):
Importar
Flexfields
Descriptivos (Import
Descriptive
Flexfields):
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De clic en S (Yes) para realizar la importacin. En la ventana de Nota (Note) mostrar una
Identificacin (ID) de solicitud.
Revise el Inf Ejecucin Importacin de Asientos (Review Journal Import Execution Report)
y asegrese de que el estado sea Exitoso (Success). Si existieran errores, determine cmo
corregirlos.
Si nicamente tiene unos cuantos errores de Importacin de Asientos (Journal Import), corrija los
errores desde la ventana Corregir Datos de Importacin de Asientos (Correct Journal Import
Data), posteriormente vuelva a ejecutar Importacin de Asientos (Journal Import) con los
datos corregidos.
Navegar por:
Asientos>Importar>Corregir (Journals>Import>Correct)
Si el nmero de errores en Importacin de Asientos (Journal Import) es alto, elimine todos los datos
importados para su registro e ID de Grupo (Group Id). Corrija los errores y vuelva a llenar la tabla
GL_INTERFACE antes de volver a ejecutar la Importacin de Asiento (Journal Import).
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Asientos>Importar>Suprimir (Journals>Import>Delete)
Ingrese lo Siguiente:
Origen (Source):
ID Grupo
(Group ID):
Crear
Asientos
Resumen
(Create
Summary
Journals):
Importar Flexfields
Descriptivos (Import
Descriptive
Flexfields):
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De clic sobre S (Yes) para realizar la importacin. Una ventana de Nota (Note) mostrar la
Identificacin (ID) de solicitud.
Revisar Inf Ejecucin Importacin de Asientos (Review Journal Import Execution Report) y
asegrese de que es estado sea Exitoso (Success). Si existieran errores determine cmo
corregirlos.
Si nicamente tiene unos cuantos errores de Importacin de Asientos (Journal Import), corrija los
errores desde la ventana Corregir Datos de Importacin de Asientos (Correct Journal Import
Data), posteriormente vuelva a ejecutar la Importacin de Asientos (Journal Import) sobre los
datos corregidos.
Navegar por:
Asientos>Importar>Corregir (Journals>Import>Correct)
Si el nmero de errores de Importacin de Asientos (Journal Import) es elevado, elimine todos los
datos de importacin de registro e ID Grupo (Group Id). Corrija los errores y posteriormente vuelva
a llenar la tabla GL_INTERFACE antes de volver a ejecutar la Importacin de Asientos (Journal
Import).
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Asientos>Importar>Suprimir (Journals>Import>Delete)
Ingrese lo Siguiente:
Origen (Source):
ID Grupo
(Group ID):
Crear
Asientos
Resumen
(Create
Summary Journals):
Importar
de
Flexfields
Descriptivos (Import
Descriptive
Flexfields):
Deje como No, a menos que los flexfields descriptivos hayan sido
definidos en Compras (Purchasing) para transferir informacin al Libro
Mayor General (GL).
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Nota: Para Proyectos (Projects), a diferencia de Compras e Inventario (Purchasing and Inventory),
se debe seleccionar la ID Grupo (Group Id). La razn para requerir un ID Grupo (Group id) es
que existen cuatro interfases de Proyectos (Projects) al Libro Mayor General (General Ledger):
Costos de Mano de obra (Labor Costs), Costos de Uso y Miscelneo (Usage and Miscellaneous
Costs), Costo Total Comprometido (Total Burdened Cost), e Ingresos (Revenue). Hay reportes en
Proyectos (Projects) que identifican la interfaz para un ID Grupo (Group id).
Aparecer una Nota (Note), que pregunta: Est seguro de que quiere iniciar Importacin de
asientos?
De clic sobre S (Yes) para realizar la importacin. Una ventana de Nota (Note) mostrar la
Identificacin (ID) de solicitud.
Deber revisar el Inf Ejecucin Importacin de Asientos (Review Journal Import Execution
Report) y asegurarse de que es estado sea Exitoso (Success). Si existieran errores determine
cmo corregirlos.
Si nicamente tiene unos cuantos errores de Importacin de Asientos (Journal Import), corrija los
errores desde la ventana Corregir Datos de Importacin de Asientos (Correct Journal Import Data),
posteriormente vuelva a ejecutar la Importacin de Asientos (Journal Import) sobre los datos
corregidos
Navegar por:
Asientos>Importar>Corregir (Journals>Import>Correct)
Si el nmero de errores en Importacin de Asientos (Journal Import) es alto, elimine todos los datos
importados para su registro e ID de Grupo (Group Id). Corrija los errores y vuelva a llenar la tabla
GL_INTERFACE antes de volver a ejecutar la Importacin de Asiento (Journal Import).
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Asientos>Importar>Suprimir (Journals>Import>Delete)
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Procesos:
Objetivo:
Prerrequisitos:
Algunas veces cuando se ejecuta el Proceso de Importacin de Asientos (Journals Import), recibir
errores. Una prctica comn es revisar el Reporte de Ejecucin de Importacin de Asientos
(Journal Import Execution Report) para verificar que la Importacin de Asientos (Journal Import)
haya sido exitosa o, en su caso, si existieron errores que ocasionaron alguna falla en la importacin.
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Si la importacin falla, en la seccin Lneas Errneas (Error Lines) del reporte, el reporte pondr
en una lista las lneas con falla y el cdigo de error (EP01 y EP05 en nuestro ejemplo).
En la seccin Tecla de Error (Error Key) del reporte se enumeran los cdigos de error y se
presenta su significado de cada uno de ellos.
Asientos>Importar>Corregir (Journals>Import>Correct)
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La opcin Lneas de Asientos (Journal Lines) representa las cantidades de Cargo / Abono (Debit /
Credit) en el Registro del Asiento (Journal Entry). Adems, la descripcin de la Lnea de Asiento
(Journal Line) se encuentra en una lista en esta seccin y si existe Impuesto al Valor Agregado
(Value Added Tax) para esta lnea de Registro del Asiento (Journal Entry), se pondr en la regin
correspondiente dentro de la misma ventana.
La opcin Flexfield Descriptivo (Descriptive Flexfiled) y Referencias (Reference) representan
cualquier informacin adicional capturada en el Ingreso de la Lnea del Asiento (Journal Line).
En el reporte de errores para nuestro ejemplo, marca dos cdigos de errores (EP01 y EP05) los
cules segn su descripcin en el sistema marca lo siguiente:
EP01 - Esta fecha no est en un perodo abierto ni futuro.
EP05 - No hay das hbiles en este perodo
Haga las correcciones (por lnea de asiento) y guarde su trabajo. El estado cambiar del cdigo de
error a CORRECTED (CORRECTED).
Contine con la siguiente Lnea de Importacin de Asientos (Journal Import Line) que
presenta error utilizando (en el teclado) la flecha para desplazamiento hacia abajo y corrija todos los
valores no vlidos.
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Cuando todas las lneas de Importacin de Asientos (Journal Import) ya se han corregido, de clic en
el botn Importar Asientos (Import Journal). Esta instruccin, lo enviar de nuevo a la pantalla
Importar Asiento (Import Journal), donde puede volver a importar el Lote de Asientos (Journal
Batch) corregido.
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Cuando la solicitud concurrente para Importar Asientos (Journal Import) est completa de clic en
el botn Importar (Import) y en seguida de clic en el botn S (Yes) sobre el aviso de Decisin
que manda el sistema al darle la instruccin de Importar.
Verifique usando el reporte Inf Ejecucin Importacin de Asientos (Journal Import Execution)
que la importacin se llev a cabo de manera exitosa.
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Si Ud. desea confirmar que los asientos que import ya estn en GL (General Leadger) deber
hacer lo siguiente
Navegar por:
Asientos>Contabilizar (Journals>Post)
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En la pantalla de bsqueda, introduzca los datos que conozca del Asiento que busca, para que
facilite su localizacin. De clic en el botn Encontrar (Find).
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Podr verificar que el asiento se encuentra listo para ser Contabilizado (Post) para que afecte los
saldos correspondientes en GL.
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Proceso:
Objetivos:
Prerrequisitos:
Descripcin General
En resumen, los pasos para crear asientos de Reversin son:
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Asientos>Ingresar (Journals>Enter)
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Mtodo (Method):
De clic en el botn Revertir Asientos (Reverse Journal) para revertir realmente los asientos.
De clic en S (Yes) en la ventana de decisin para realizar la reversin del asiento.
Nota: Si no da clic en el botn Revertir Asientos (Reverse Journal) en este momento el asiento
se marca para reversin y tendr que ser reversado en otro momento.
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Asientos>Ingresar (Journals>Enter)
Nota: El Asiento Mayor General de Oracle (Oracle GL) nombra al asiento de reversin como
Revierte de Nombre de Entrada de Asiento Original-Fecha-Hora (ReversingOriginal Journal Entry
Name-Date-Time) (Ejemplo: Revierte Prueba - Crear Asiento Manual 01 AGO- 12:12:24)
(Revierte Test - Create Manual Journal 01 AUG-00 12:12:24). Por lo tanto, busque el asiento de
reversin ingresando Revierte % (Reverse%) en el campo de Asiento (Journal) y el Periodo
(Period) como un criterio de bsqueda.
De clic en el botn Encontrar (Find)
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Nota: Aunque puede modificar el asiento de reversin, se recomienda que no lo De, ya que esto
significara que la acumulacin original no ha sido totalmente revertida. Si la reversin ha sido
marcada para el periodo equivocado, entonces puede cambiar el periodo de contabilidad del asiento
de reversin dando un clic en el botn Ms Procesos (More Actions). En la ventana Ms
Procesos (More Actions), de clic en el botn de Cambiar Periodo (Change Period) e ingrese el
nuevo periodo.
Si la Autorizacin de Asiento (Journal Approval) no est habilitada, el asiento estar disponible para
su contabilidad. Si la Autorizacin de Asiento (Journal Approval) est habilitada, deber presentar
el asiento para su autorizacin.
Si el asiento requiere autorizacin antes de ser contabilizado, de clic en el botn Ms Procesos
(More Actions) para presentar el asiento para aprobacin.
En la ventana Ms Procesos (More Actions), de clic en el botn Autorizar Lote (Approve Batch).
Se mostrar una ventana de Nota (Note) para indicar que el lote de asientos ha sido enviado a un
aprobador. De clic en OK.
1.9.1.1.1
Por otra parte, en la ventana Ms Procesos (More Actions) puede dar un clic en Contabilizar
(Post), para contabilizar el asiento. Para una explicacin sobre las diferentes maneras en que se
pueden contabilizar los lotes de asientos, consulte el documento Contabilidad de Asientos en Libro
Mayor General (GL Post Journals Training).
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Asientos>Ingresar (Journals>Enter)
Despus de que se ingresaron las lneas del asiento, de clic en el botn Ms Detalles (More
Details) para indicar la revocacin del asiento.
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Compaa
Compensacin
(Clearing Company):
Periodo (Period):
Mtodo (Method):
Para marcar la reversin del asiento para despus, de clic en el botn Guardar (Save) o de clic
en la barra del men Archivo>Guardar (File>Save). Posteriormente cierre el formato Ms
Detalles (More Details). No de clic en el botn Revertir Asiento (Reverse Journal).
Si la Autorizacin de Asiento (Journal Approval) no est habilitada, el asiento original estar ahora
disponible para contabilidad. Si la Autorizacin de Asiento (Journal Approval) est habilitada, debe
presentar el asiento para su aprobacin.
De clic en el botn de Ms Procesos (More Actions) para autorizar el asiento original o
contabilizarlo.
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Si el asiento requiere autorizacin, se mostrar el botn Autorizar Lote (Approve Batch) para
que de clic en ste.
Por otra parte, en la ventana Ms Procesos (More Actions), puede dar clic en el botn
Contabilizar (Post), para contabilizar el asiento original. Para una explicacin sobre las
diferentes maneras de contabilizar los lotes de asientos, consulte el documento Contabilizar
Asientos en el Libro Mayor General (GL Post Journals Training).
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Uso de los Criterios de Reversin de Asientos para Marcar Asientos para su Autorizacin
Si habitualmente genera y registra ciertos tipos de reversiones de asiento como parte de sus
procedimientos de apertura y cierre al final del mes, puede ahorrar tiempo y reducir los errores de
entrada utilizando los Criterios de Reversin de Asientos (Journal Reversal Criteria) para marcar
una categora de asientos a revertir.
Defina los criterios de reversin de asientos para las categoras de asiento. Los criterios de
reversin de asientos le permiten especificar el mtodo, periodo y fecha de reversin.
Navegar por:
Configurar>Asiento>Reversin Automtica
(Setup>Journal)>AutoReverse)
Mtodo
Method):
(Reversal
Periodo
Reversin
(Reversal Period):
Las opciones son Sin Valor por Defecto (No Default), Mismo Perodo (Same
Period), Perodo Siguiente (Next Period) y de No Ajuste Siguiente (Next NonAdjusting Period).
Reversin Automtica
(AutoReverse):
Reversin
Contabilidad
Automtica
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(AutoPost)
Nota: Es posible que desee definir nuevas categoras de asiento para marcarlas para su reversin.
Ingrese y registre asientos Reales (Actual) con una categora de asiento que tenga criterios de
reversin definidos y habilitados para AutoReversin (AutoReverse).
Navegar por:
Asientos>Ingresar (Journals>Enter)
Una vez que se ingres el asiento y que, de ser necesario, fue autorizado, contabilice el asiento.
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1.9.1.1.2
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Generar Reversin
Dos formas de marcar los asientos para reversin son a travs del formato Ms Detalles (More
Details) y a travs del uso de los conjuntos de Criterios de Reversin de Asientos (Journal Reversal
Criteria).
Para reversar los asientos contabilizados que estn marcados para reversin, navegue a la ventana
Revertir Asientos (Reverse Journals) para iniciar el programa de Reversin Automtica (Automatic
Reversal).
Navegar por:
Asientos>Generar>Reversin (Journals>Generate>Reversal)
Busque los asientos que se reversarn. Ingrese los criterios de bsqueda en el formato Encontrar
Asientos (Find Journals), posteriormente de clic en el botn Encontrar (Find).
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Reversible
(Revocable):
El estado de reversin del asiento. Para que un asiento sea reversible tiene
que cumplir con ciertos prerrequisitos tales como que el periodo de reversin
debe estar abierto.
Asiento (Journal):
Descripcin
(Description):
Ingresado (Entered):
Reversin
(Reversing):
Seleccione las Entradas de Asiento (Journal Entries) que desee revertir marcando la casilla a la
izquierda del asiento.
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Navegue a la ventana Asientos Ingresar (Enter Journals) y busque el asiento que acaba de
reversar. Consulte la seccin Revisar, Aprobar y Contabilizar el Asiento de Revocacin
(Review, Approve, and Post Reversal Journal) que empieza en la pgina 10 de este
documento.
Navegar por:
Asientos>Ingresar (Journals>Enter)
Observe que el asiento sea revertido y no contabilizado. El asiento revertido ahora debe
contabilizarse mediante los mtodos de contabilidad estndar descritos en el documento
Contabilidad de Asiento en el Libro Mayor General (GL Journal Posting Training).
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1.9.1.1.3
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Adems de navegar a la ventana de Revertir Asientos (Reverse Journals), la cual lanza el programa
de Reversin Automtica (Automatic Reversal), hay otras dos formas de revertir automticamente
los asientos.
Asientos>Ingresar (Journals>Enter)
Cree un asiento con una categora de asiento que tenga criterios de reversin definidos y
establezca en Reversin Automtica (AutoReverse). O, marque el asiento para reversin a travs
de la ventana de Ms Detalles (More Details).
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Navegar por:
1.9.3
Reportes>Ejecutar (Report>Run)
Parmetros
(Parameters):
Navegue a la ventana Ingresar Asientos (Enter Journals) y busque el asiento que acaba de
reversar. Consulte la seccin Revisar, Autorizar y Registrar Reversin de Asiento
(Review, Approve, and Post Reversal Journal que empieza en la pgina 10 de este
documento.
Navegar por:
Asientos>Ingresar (Journals>Enter)
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Verifique que el asiento sea reversado y no registrado. El asiento reversado ahora debe
contabilizarse mediante los mtodos de contabilidad estndar descritos en el documento
Contabilidad de Asientos en el Libro Mayor General (GL Journal Posting Training).
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Proceso:
Contabilizar Asientos
Objetivos:
Prerrequisitos:
Descripcin General
Existen diferentes formas de contabilizar lotes de asientos: utilice la ventana Contabilizar
Asientos (Post Journals) para seleccionar y contabilizar diversos lotes de asientos; utilice
la ventana Ms Procesos (More Actions) para contabilizar un lote de asientos
directamente, utilice el programa Autocontabilizar (Autopost) para contabilizar
peridicamente lotes de asientos.
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Asientos>Contabilizar (Journals>Post)
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Asientos>Ingresar (Journals>Enter)
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Puede dar un clic en el botn Revisar Asiento (Review Journal) o Revisar Lote (Review
Batch) para revisar el diario antes de contabilizarlo.
Para contabilizar el lote, de clic en el botn Ms Procesos (More Actions).
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Configurar>Asiento>Contabilizacin Automtica(Setup>Journal>
AutoPost)
Juego de Criterios
(Criteria Set):
Descripcin
(Description):
Casilla
Activado
(Enabled Check Box):
Contabilizaciones
Opciones Ejecucin
(Posting Submission
Options):
Fechas
Efectivas
Asiento
(Journal
Effective Dates):
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Nmero de Prioridad
(Priority Number):
Criterios de Prioridad
(Priority Criteria):
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Configurar>Asiento>Contabilizacin Automtica(Setup>
Journal>AutoPost)
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Configurar>Asiento>Contabilizacin Automtica(Setup>Journal>
AutoPost)
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Para programar las opciones en la ventana Ejecutar Solicitud (Submit Request) de clic en el botn
Programar (Schedule).
De un clic en el botn Ejecutar (Run):
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Lo Antes Posible(As
Soon as Possible):
Una
vez
(Once):
Peridicamente
(Periodically):
En Das Especifcos
(On Specific Days):
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Proceso:
Consulta de Cuenta
Objetivos:
Prerequisitos:
Descripcin General
La Consulta de Cuenta (Account Inquiry) es una funcionalidad eficaz que puede utilizarse
para el anlisis y la conciliacin. sta permite al usuario consultar el saldo de una cuenta
en lnea y posteriormente hacer un anlisis minucioso en los detalles del asiento, y que los
lotes de las Cuentas por Pagar (Accounts Payable) y Cuentas por Cobrar (Accounts
Receivable) De n un anlisis minucioso en la informacin del libro mayor auxiliar.
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Consulta de Cuenta
Navegar por:
Consulta>Cuenta (Inquiry>Account)
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Criterios de Seleccin:
Periodos Contables
(Accounting Periods):
Divisa (Currency):
Tipo de Divisa
(Accounting Periods):
Tipo
de
Saldo
Primario
(Primary
Balance Type):
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Factor (Factor):
Plantilla Resumen
(Summary Template):
Este campo nicamente se aplica si usted est haciendo una consulta sobre
las cuentas de resumen.
Cuentas (Accounts):
En la ventana de Encontrar Cuentas (Find Account), usted puede ingresar los valores de Inferior
(Low) y Superior (High) en cada segmento o solamente en los segmentos a los que desee
limitar la bsqueda.
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Mostrar Detalles de
Asientos(Show
Journal Details):
Mostrar
Variacin
(Show Variance):
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De clic en el botn Mostrar Asiento Completo (Show Full Journal) para ver todas las lneas en
el diario original.
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En la ventana Ms Detalles (More Details), usted puede ver el estado del asiento y el estado de
reversin (Reverse Status).
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De clic en el botn de Desglosar (Drilldown) para ver las transacciones del libro mayor auxiliar.
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1.11.1.1
Hacer un Anlisis Minucioso en Detalles del Libro
Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar
Para obtener las cuentas del Libro Mayor General adecuadas, puede hacer un anlisis minucioso
en la factura y los pagos de las Cuentas por Cobrar de Oracle (Oracle Receivables) que generaron
un registro en el libro mayor general para la cuenta.
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Coloque el cursor en una lnea de entrada del diario y de clic en Desglosar (Drilldown).
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1.12 Presupuestos
Aplicacin:
Proceso:
Crear Presupuestos
Objetivos:
Definir un presupuesto.
Definir una organizacin de presupuesto.
Ingresar cantidades de presupuesto utilizando ADI (Integrador de Aplicacin de
Escritorio) (Application Desktop Integrator).
Cargar las cantidades de presupuesto utilizando ADI (Integrador de Aplicacin
de Escritorio) (Application Desktop Integrator).
Prerrequisitos:
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Descripcin General
Presupuestos (Budgets) dentro del Libro General Mayor de Oracle:
Presupuesto>Definir>Presupuesto (Budgets>Define>Budget)
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Descripcin
(Description):
Estado (Status):
Haga clic en el campo para mostrar la lista o [Ctrl. +L] para seleccionar el
estado, Abie, Actual o Congelado
Requerir Asientos de
Presupuesto (Require
Budget Journals):
Nota: Use los asientos de presupuesto para mantener un seguimiento de la auditoria en sus
balances de presupuesto. Otros mtodos de registro de presupuesto actualizan los balances de
presupuesto directamente.
Haga clic en el campo para mostrar la lista o [Ctrl. +L] para seleccionar el primer
periodo de presupuesto.
Ultimo:
Haga clic en el campo para mostrar la lista o [Ctrl. +L] para seleccionar el ltimo
periodo del presupuesto.
Presupuesto
Principal
(Master
Budget):
Haga clic en el campo para mostrar la lista o [Ctrl. +L] para seleccionar el nombre
del presupuesto maestro en caso de haberlo
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Navegar por:
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Presupuestos>Definir>Organizacin(Budgets>Define>
Organization)
Descripcin
(Description):
Segmento
Ordenamiento
(Ordering Segment):
Secuencia Despliegue
(Display Sequence):
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Configurar
Contrasea
Password):
(Set
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Inferior (Low):
Superior (High):
Tipo (Type):
Divisa (Currency):
De clic en el campo para mostrar la lista o [Ctrl. +L] para seleccionar la divisa.
El Libro Mayor General lanza un programa concurrente para asignar todas las cuentas
existentes dentro de los rangos designados a la organizacin del presupuesto.
Sistema Integral de Informacin para el Control Financiero
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De clic en el botn de Asignaciones de Rango (Range Assignments) para revisar las cuentas
asignadas a su organizacin.
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1.12.2.1
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Limitar Cuentas
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Puede adems reducir las cuentas a las que se les har el presupuesto.
(Limit Accounts):
Defina Caractersticas
(Set Characteristics):
Muestra las caractersticas tales como Orden Despliegue, Mostra Desc, Clasif
Orden, Calsif Direccin.
Presupuesto
(Budget):
Divisa (Currency):
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Rango de Periodo
(Period Range):
Libro
de
(Workbook):
Trabajo
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En la ventana de Cargue Presupuestos a Interface la opcin Cargue Modo (Upload Mode) por lo
general se debe establecer en Reemplazar (Replace). Es posible establecer otros parmetros
segn su criterio. Si se selecciona Iniciar Imprte Presupuesto (Start Budget Import), se
iniciar la rutina de importacin de presupuesto en el Libro Mayor General de Oracle (Oracle
General Ledger), a menos de que la importacin enfrente problemas, la solicitud concurrente
terminar con la modificacin de las cantidades de presupuesto adecuadas.
Una vez que se complete la transferencia del asiento, se mostrar una ventana de Integrador de
Escritorio del Libro Mayor General (GL Desktop Integrator) emerger para mostrar la siguiente
informacin:
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Congelar el Presupuesto
Presupuestos>Congelar (Budgets>Freeze)
Una vez que est la ventana Congelar Presupuesto (Freeze Budget), de clic en la
opcin Organizaciones (Organizations).
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Proceso:
Objetivos:
Prerequisitos:
Descripcin General
El Generador de Estados Financieros (Financial Statement Generator) FSG es una herramienta
utilizada para crear reportes financieros personalizados sin programacin con el fin de cumplir con
las necesidades individuales de generacin de reportes de negocios que dependen de factores
tales como tipo de negocio, tamao de negocio, estructura organizacional y preferencias
administrativas.
En resumen, los pasos para crear un reporte de FSG Generador de Estados Financieros (Financial
Statement Generator) son:
Opcional, hacer un borrador del reporte.
Definir conjuntos de filas
Definir conjuntos de columnas
Definir encabezado del conjunto de la columna
Definir reportes financieros y conjuntos de reporte
Solicitar reportes financieros y conjuntos de reporte
Antes de crear un reporte FSG, se recomienda que primero elabore un borrador. Escribir con
anterioridad el reporte financiero le ayudar a planificar el formato y contenido y por lo tanto ahorrar
tiempo.
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Activos (Assets):
20
30
Efectivo (Cash)
40
50
60
70
80
100
Suma de Filas de 01 a 99
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Fila 10
Activos (Assets):
Fila 30
Efectivo (Cash): Acct.#10100 = 10001 10999
Fila 100 Activos Circulantes Totales (Total Current Assets) Suma
Filas de 01 a 99
Navegar por:
de
las
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Ingresar un nombre para el Juego de Filas (Row Sets) (Balance General R2I)
(R2I Balance Sheet).
Descripcin
(Descripcin):
Ingresar una descripcin para el Juego de Filas (Row Sets) (Balance General
= Presupuesto - Actual = Variacin) (Balance Sheet = Current Budget =
Variance).
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Lineas a Saltear
(Lines to Skip):
Carcter Subrayado
(Underline Character):
Cambio Pgina
(Page Breaker): Marque las casillas Antes (Before) (en blanco) y Despus
(After) (en blanco) para indicar si FSG (Generador de Estados Financieros)
debe insertar un salto de pgina antes y/o despus de imprimir la fila.
Ingrese la mscara de formato (en blanco) para definir cmo imprime FSG
(Generador de Estados Financieros) los valores numricos en los reportes.
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Mscara Formato
(Format Mask)
9999
999,999
$999,999
999,999.99
99.999.999,99
DM 99,999,99 (Traducido) (Translated)
Factor
(The Factor):
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Aparece Como...
Displayed As
4500
4,500
$4,500
4,500.00
4.500,00
DM 4,500 (Traducido) (Translated)
Ingrese los factores mostrar precisin (dejar en blanco) para mostrar los
valores numricos:
Nivel
Detalle Asignar el nivel de detalle (dejar en blanco). Existen tres
opciones que controlan el nivel de detalle que FSG (Generador
(Level of Detail):
de Estados Financieros) imprime en el reporte:
Desplegar
Fila
/Columna
(Display
Row /Column):
Seleccionar la casilla Desplegar Fila (Display Row) para mostrar las filas
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Nota: Para las filas que estn definidas pero no se muestran, FSG (Generador de Estados
Financieros) ocultar las filas y reposiciona todas las dems filas.
Desplegar Cero
(Display Zero):
Nota: Si esta casilla no est marcada, la fila se suprime en los reportes cuando tenga un balance en
cero.
Cambiar
Signo
(Change Sign):
Cambiar el signo (dejar sin marcar) para mostrar balances negativos. Los
abonos se muestran como cantidades negativas y los cargos como cantidades
positivas. Esta opcin generalmente se aplica a las filas.
Nota: Usted debe cambiar el signo para Ingreso (Revenue), Pasivos (Liability) y otras cuentas de
saldo acreedor.
Cambiar Signo en
Variacin
(Change
Sign on Variance:
Nota: Usted deber cambiar el signo para Ingresos (Revenue), Pasivos (Liability) y otras cuentas
con saldo de crdito.
Nota: Debido a que definir la Fila 10 (Row 10) se aplica nicamente al punto de Opciones
Despliegue (Display Options), las Asignaciones de Cuenta (Account Assignments), las Opciones
Avanzadas (Advanced Options), los Clculos (Calculations) y el Control de Saldos (Balance Control)
se discutirn ms adelante en el documento de capacitacin a medida que se define la Fila 30 (Row
30) y la Fila 100 (Row 100).
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Artculo Lnea
(Line Item):
Sangra (Indent):
Lneas
a
Saltear
(Lines to Skip):
Carcter Subrayado
(Underline Character):
Cambio Pgina (Page
Break):
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Seleccione un signo matemtico tal como +, , etc. (+) para sumar o (-) para
restar los totales del rango de cuenta.
Nota: Para usar esta funcin, deber definirse cada segmento en el rango con un tipo de muestra
de T (Total).
Cuentas (Accounts):
Despliegue (Display):
Nota: Seleccione T para cada segmento del rango si se asignan mltiples rangos de cuenta a la
fila y desea sumarlos y si desea ms adelante definir los conjuntos de contenido para crear reportes
ms especficos.
Resumen (Summary):
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Nota: Si asigna las cuentas a una fila, no puede definir un clculo para esa misma fila. Puede
hacer una cosa u otra, pero no ambas.
Desplegar
Cero(Display Zero):
Cambiar
Signo
(Change Sign):
Cambiar Signo en
Variacin
(Change
Sign on Variance):
Fila
(Row
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Porcentaje
Fila
(Percent of Row):
Sustituir
Columna
Column):
Clculos
(Override
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Lneas a Saltear
Carcter Subrayado
(Underline Character):
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Desplegar
Fila
/Columna
(Display
Row /Column):
Desplegar
(Display Zero):
Cero
Cambiar
Signo
(Change Sign):
Cambiar Signo en
Variacin
(Change
Sign on Variance):
Fila
(Row
Sustituir
Columna
Column):
Clculos
(Override
De clic en el botn Clculos (Calculations) para definir la frmula para calcular las cantidades
de la fila.
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Ingrese el nmero de secuencia (10) para cada paso del clculo. Esto
controla el orden que FSG (Generador de Estados Financieros) sigue al llevar
a cabo las operaciones matemticas requeridas completando el clculo. Los
incrementos de lnea de 10 son una buena prctica, ya que esto le permite
insertar nuevas lneas ms adelante en la orden requerida.
Operador (Operator):
Ingrese el operador matemtico (+) tal como + para suma, para resta, * para
multiplicacin, / para la divisin, Ingresar para ingresar un valor, etc. en cada
paso del clculo.
Constante (Constant):
Secuencia Inferior y
Superior (Sequence
Low and High):
Ingrese la secuencia Baja (Low) (1) y Alta (High) (99) que corresponda al
rango de las filas en el clculo.
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Nota: Ya que el nmero de lnea para los Activos Circulantes Totales (Total Current Assets) es 100,
la secuencia Baja (Low) y Alta (High) puede abarcar el rango numrico entero menor de 100. O,
puede hacer clic en la lista emergente en los campos Baja (Low) y Alta (High), y seleccionar las filas
de detalle especfico Baja (Low) (30) y Alta (High) (80) que sern incluidas en el rango.
Nombre de Fila (Row
Name):
Guarde su trabajo.
Nota: Aunque las Opciones de Control Saldo (Balance Control Options) tambin pueden definirse
para las filas, generalmente se definen para las columnas. Como resultado, se analizarn segn se
definan las columnas en el documento de capacitacin.
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Ejemplo:
C#
10
20
30
Actual (Current)
Presupuesto (Budget)
Variacin (Variance) (=Actual Presupuesto) (=Current - Budget)
Para los fines de la capacitacin del juego de la columnas, definiremos las siguientes columnas
para ilustrar los dos tipos de columnas definiendo:
Columna 10
Columna 30
Navegar por:
Actual (Current)
Variacin (Variant) (=Actual - Presupuesto) (=Current Budget)
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Descripcin
(Description):
Segmento Sustitucin
(Override Segment):
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Posicin (Position):
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Secuencia
(Sequence):
Nota: Contrario al juego de filas, el nmero de secuencia no controla el orden de las columnas. En
lugar de eso, el orden de la columna se determina por su posicin.
Mscara
Formato
(Format Mask):
Nota: De manera opcional, ingrese las opciones Control de Saldo (Balance Control), Opciones
Avanzadas (Advanced Options) y Opciones Despliegue (Display Options) para cada columna.
Opciones de Control de Saldo (Balance Control Options):
Tipo Importe (Amount
Type):
Notas: Si asigna un tipo de importe a una columna, tambin deber asignar una compensacin. Si
ingresa un tipo de importe de variacin, presupuesto o compromiso debe ingresar un Valor de
Control (Control Value) para asignar compromisos y presupuestos para la definicin del reporte
Divisa (Currency):
Ingrese la divisa (dejar en blanco) que se utiliza para los saldos de cuenta
traducidos del reporte para una divisa especfica.
Ingrese el valor de control (dejar en blanco) que se est utilizando para incluir
presupuestos, tipos de compromisos y divisas en el reporte.
Compensacin
(Offset):
Nota: Debe especificar compensaciones en el mismo nivel (fila o columna) al que especific los
tipos de importes y nmeros de valor de control.
Columna
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(Column Name):
Descripcin
(Description):
Porcentaje Columna
(Percent of Column):
Ingrese un valor para que una fila de porcentaje (dejar en blanco) se utilice
como el denominador de porcentaje.
Sustituir
Valor
(Override Value):
Ingrese una columna a omitir (dejar sin marcar) si desea que el clculo de la
columna tenga prioridad sobre cualquier clculo de fila contrario.
Desplegar
Columna
/Columna(Display
Row /Column):
Desplegar
(Display Zero):
Cero
Cambiar
Signo
(Change Sign):
Cambiar Signo en
Variacin
(Change
Sign on Variance):
Nota: Debido a que Definir Columna 10 (Column 10) nicamente se aplica al punto de Opciones
Despliegue (Display Options), los botones de Clculos (Calculations), Asignaciones Cuenta
(Account Assignments) y Excepciones (Exceptions) se discutirn ms adelante en el documento de
capacitacin cuando se defina la Columna 30 (Column 30).
Guarde (Save) su trabajo.
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Secuencia
(Sequence):
Mscara
Formato
(Format Mask):
Divisa (Currency):
Valor
de
Control
(Control Value):
Compensacin
(Offset):
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Nombre
Columna
(Column Name):
Descripcin
(Description):
Porcentaje Columna
(Percent of Column):
Sustituir
Valor
(Override Value):
Desplegar
Columna
(Display Column):
Desplegar
(Display Zero):
Cero
Cambiar
Signo
(Change Sign):
Cambiar Signo en
Variacin
(Change
Sign on Variance):
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Secuencia
(Sequence):
Mscara
Formato
(Format Mask):
Divisa (Currency):
Valor
de
Control
(Control Value):
Compensacin
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(Offset):
Descripcin
(Description):
Porcentaje Columna
(Percent of Column):
Sustituir
Valor
(Override Value):
Desplegar
Columna
(Display Column):
Desplegar
(Display Zero):
Cero
Cambiar Signo
(Change Sign):
Cambiar Signo en
Variacin
(Change
Sign on Variance):
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Ingrese el nmero de secuencia (10) y (20) para cada paso del clculo.
Ingrese el operador matemtico (+ para la lnea 10 y para la lnea 20) tal
como + para suma, para resta, * para multiplicacin, / para divisin, Eliminar
para ingresar un valor, etc. en cada paso del clculo.
Constante (Constant): Opcional, ingrese un nmero para utilizarlo como una constante (dejar en
blanco) en la frmula.
Secuencia Inferior y
Superior (Sequence
Low and High):
Nombre de Columna
(Column Name):
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Nota: Secuencia (Sequence), Nombre (Name), Tipo de Importe (Amount Type), Compensacin
(Offset) y Mscara Formato (Format Mask) se discuten en Definir Columna (Column Define) y por lo
tanto no necesitan abordarse en esta seccin nuevamente. Ingrese el nmero de Secuencia
(Sequence) Nombre (Name), Tipo de Importe (Amount Type), Compensacin (Offset) y Mscara
Formato (Format Mask) para cada columna.
Margen
Izquierdo
(Left Margin):
Tamao (Width):
Encabezamiento
(Heading):
De manera opcional, de clic en el botn Crear Encabezamiento Por Defecto (Create Default
Heading) para que FSG (Generador de Estados Financieros) genere un encabezado basndose en
el tipo de importe y compensacin de periodo para cada columna. Puede modificar el encabezado
predeterminado, ms adelante.
El smbolo ampersand (&) en el encabezado identifica el siguiente elemento de datos, tal como POI,
como un encabezado relativo. POI (Periodo de Inters) representa el periodo de inters con
compensacin 0.
Sistema Integral de Informacin para el Control Financiero
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Ingrese el encabezado para cada columna en la regin Desplazamiento (Scrolling), usando la regla
como gua. De clic en el botn Aplicar (Apply) para guardar el encabezado y continuar
trabajando en el Encabezado de Juego de Columnas (Column Set Heading). De clic en el botn
Aceptar (OK) para guardar su trabajo.
Nota: De manera opcional, de clic en el botn Crear Encabezamiento Por Defecto (Create
Default Heading) para que FSG (Generador de Estados Financieros) genere un encabezado
basndose en el tipo de cantidad y compensacin de periodo para cada columna. Puede modificar
el encabezado predeterminado ms adelante.
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Informes>Definir>Informe (Reports>Define>Report)
(Name):
Ttulo (Title):
Descripcin
(Description):
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Juego
Columnas
(Column Set):
Juego
Set):
Filas
Orden Filas
(Row Order):
Segmento Sustitucin
(Display Set):
(Segment Override):
De manera opcional, ingrese un valor de sustitucin
de segmento para los segmentos de cuenta que desea ignorar.
Divisa (Currency):
Desplegar
(Display Set):
Otras Opciones:
Opcin
Redondeo
(Rounding Option):
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Nota: Si no ingresa un nivel de detalle para una fila o columna, el nivel de detalle predeterminado
es Controlador (Controller).
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Opcin de Output
(Output Option):
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De manera opcional, de un clic en el botn Valores Control (Control Values) para asignar
presupuestos, tipos de compromisos y divisas si el juego de filas o columnas cuenta con valores de
control asignados.
Guarde (Save) su trabajo.
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Informes>Solicitar>Financiero (Report>Request>Financial)
Nota: Tambin puede dar un clic en el botn Ejecutar Informe (Run Report) desde la ventana
Definir Informe Financiero (Define Financial Report) para navegar en la ventana Ejecucin Informes
Financieros (Run Financial Reports).
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Otro>Solicitudes (Other>Request)
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Seleccione el reporte (Balance General R2i) (Balance Sheet R2i) y cambie de manera opcional
el parmetro predeterminado. Divisa (Currency), Opcin Redondeo (Rounding Option) y otros
parmetros se predeterminan desde el reporte. De clic en Aceptar (OK) para cerrar la ventana
Parmetros (Parameters).
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De clic en el botn Programar (Schedule) para programar la solicitud para ejecutar otra vez que
no sea Lo Antes Posible (As Soon as Possible).
De clic en el botn Opciones (Options) para seleccionar el parmetro de impresin. Seleccione
el estilo, impresora y nmero de copias para imprimir el reporte. De clic en Aceptar (OK) para
cerrar la ventana.
De clic en el botn Ejecutar (Submit Request) para procesar la solicitud.
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2 Bitcora de actualizaciones
Versin
Fecha
Pginas
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