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Manual de Usuario

Manual de Operacin de Contabilidad General y


Presupuestos
AC MUF Contabilidad
070604 v1.doc

Contabilidad General y Presupuestos

07 Junio 2004

Manual de Operacin de Contabilidad y Presupuestos


Contabilidad General y Presupuestos
Manual de Usuario

Sistema Integral de Informacin para el Control Financiero

ERP - SIIF

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Elabor: Administracin del Cambio

Revis:

Vigencia: 17/03/04

Manual de Usuario propiedad de ASA, prohibida su reproduccin o uso fuera de la empresa.

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Tabla de contenido

CONTABILIDAD GENERAL Y PRESUPUESTOS ............................................0


1.1 CREAR ASIENTOS MANUALES ........................................................................................................ 0
1.2 GL CREAR ASIENTOS DE PROVISIN .............................................................................................. 0
1.3 GL CREAR ASIENTOS RECURRENTES ............................................................................................. 0
1.4 GL CREAR ASIENTOS UTILIZANDO ADI........................................................................................... 0
1.5 GL CREAR ASIENTOS DE ASIGNACIN MASIVA ............................................................................... 0
1.5.1
Asientos>Ingresar (Journals>Enter) ............................................................................... 0
1.6 GL IMPORTAR ASIENTOS DEL LIBRO MAYOR AUXILIAR .................................................................... 0
1.7 IMPORTAR ASIENTOS DE LIBRO MAYOR AUXILIAR (IMPORT SUBLEDGER JOURNALS) ......................... 0
1.8 GL CORREGIR IMPORTACIN DE ASIENTOS .................................................................................... 0
1.9 REVERSAR ASIENTOS CONTABILIZADOS ......................................................................................... 0
1.9.2
Navegar por: ................................................................................................................... 0
1.9.3
Reportes>Ejecutar (Report>Run) ................................................................................... 0
1.10 GL CONTABILIZAR ASIENTOS ....................................................................................................... 0
1.11 CONSULTA DE CUENTA ................................................................................................................ 0
1.12 PRESUPUESTOS .......................................................................................................................... 0
1.12.1 Definir un Presupuesto ................................................................................................... 0
1.12.2 Definir una organizacin de presupuesto ....................................................................... 0
1.13 CREAR REPORTES FSG .............................................................................................................. 0
1.13.1 Crear un Juego Columnas.............................................................................................. 0

BITCORA DE ACTUALIZACIONES ................................................................0

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1 Contabilidad General y Presupuestos


1.1 Crear Asientos Manuales

Mdulo:

Libro Mayor General (GL)

Proceso:

Crear Asiento Manuales (Create Manual Journals)

Objetivo:

Ingresar asiento manual

Prerrequisitos:

Preparar pliza de diario

Informacin de Lote de Asientos


Navegar por:

Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

De clic en el botn Nuevo Lote (New Batch) o Nuevo Asiento (New Journal).

Una entrada de asiento debe pertenecer a un lote para la contabilidad. Usted puede crear
manualmente un lote y posteriormente agregar uno o ms asientos a ste, o slo crear
asientos y permitir que el sistema cree automticamente un lote para cada asiento.

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Informacin de Lote de Asientos

Todas los asientos registrados en un lote comparten el mismo periodo.


Lote (Batch):

Ingrese el nombre de lote para identificar el lote en los reportes. Se


recomienda asignar el nombre de la siguiente manera: Iniciales_UsuarioFecha (MMDDYY)-Nmero consecutivo. (Ej: AAA-072103-01).

Periodo (Period):

Ingrese el periodo contable para el que se contabilizarn los asientos. Se


predetermina al perodo de apertura actual.

Descripcin
(Description):

De manera opcional ingrese una descripcin para el lote.

Total Control (Control


Total):

De manera opcional, ingrese la cantidad de control del lote.

Despus de ingresar la informacin de nivel del lote, de un clic en el botn Asiento (Journal)
para agregar asientos al lote.

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Nota: Si elige omitir la creacin del lote y crear el asiento, el sistema crear automticamente un
lote con el siguiente nombre Asiento_Nombre-Fecha-Hora (Ej: PRUEBA-CREAR ASIENTO
MANUAL 25-JUL-00 16:44:27).
Informacin del Encabezado de Asientos

Todas las lneas en un asiento comparten la misma divisa y categora.


Asiento (Journal):

Ingrese un nombre nico de asiento para fines de identificacin si omite la


creacin del asiento. Se recomienda asignar el nombre de la siguiente
manera: Iniciales_Usuario-Fecha (MMDDYY)-Nmero consecutivo. (Ej: AAA072503-01)

Perodo (Period):

Seleccione el perodo para el registro de los asientos. Si un lote no se cre,


se predetermina al perodo ingresado al nivel del lote.

Fecha Efectiva:

Aceptar o cambiar lo Predeterminado (Default).

Categora (Category):

Seleccionar una categora para sus diarios.

Tipo Saldo
(Balance

Al ingresar asientos reales mediante esta ventana Real (Actual) se


predeterminar ya que el gravamen no est habilitado y los asientos de
presupuesto se ingresan en otra ventana.

Type):

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Descripcin
(Description):

Ingrese una descripcin para el asiento. Esta descripcin


predeterminar para cada descripcin de las lneas de asiento

se

Control (Control):

De manera opcional, ingrese el total de control para verificar los cargos


totales para las lneas de asiento contra el total del control de asientos.

Divisa (Currency):

Seleccione la divisa. Lo predeterminado ser la divisa oficial para el


Juego de Libros (Set of Books). (Nota: Debe ingresar STAT en este
campo para ingresar diarios estadsticos.)

Informacin de Lnea del Asiento


Lnea (Line):

Ingrese el nmero de lnea. Si ingresa 1 como el primer nmero, el sistema


incrementar cada nueva lnea por 1. Si ingresa 10, cada nueva lnea
incrementar por 10. Los incrementos de lnea de 10 se recomiendan, ya que
esto permite que usted inserte nuevas lneas ms adelante en la orden
requerida.

Cuenta (Account):

Ingrese la Cuenta (Account) en la lnea de asiento. Puede usar la lista


emergente del campo de la cuenta o Ctrl+L L para abrir la ventana Flexfield de
Contabilidad (Accounting Flexfield) o escriba manualmente toda la cuenta.

Debito (MXN) /Crdito


(MXN) (Debit/Credit):

Ingrese la cantidad de cargo o abono para la cuenta designada.


(Nota: Los cargos totales deben igualar a los abonos totales).

Descripcin
(Description):

De manera opcional cambie la descripcin que se predetermina del


encabezado del asiento.

Guarde (Save) su trabajo.

Autorizar Asiento Manual


Si la opcin Aprobar Lote (Journal Approval) est habilitada, entonces el aprobador debe aprobar
los asientos en la jerarqua de autorizacin.

Contabilizar Asiento Manual


Existe ms de una manera de contabilizar asientos manuales.
Usted puede ir directamente a la ventana Contabilizar (Post).
Navegar por:

Asientos>Contabilizar (Journals>Post)

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De clic en el botn Encontrar (Find) el lote de asientos.

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Seleccionar la casilla a la izquierda del lote para contabilizarlo.

En esta ventana, pueden seleccionarse lotes mltiples para contabilizarlos.


Si est habilitada la opcin Aprobar Lote (Journal Approval) y el lote no se autoriz, aparecer en
Estado Contabilizacin (Post Status) como Contabilizable (Unpostable) en vez de contabilisado.
Para contabilizar el (los) lote (s) seleccionado (s) para contabilidad, de un clic en el botn
Contabilizar (Post).
Se mostrar una ventana de Nota (Note) en la Identificacin (ID) de solicitud concurrente. De clic
en Aceptar (Ok).

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Otra manera de contabilizar un asiento es mediante el formato Ingresar Asientos Diarios (Journals
Enter).
Navegar por:

Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

En Encontrar Asientos (Find Journals) ingrese un parmetro de bsqueda como el nombre del lote.
De clic en el botn Encontrar (Find).

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Puede dar un clic en el botn Revisar Asiento (Review Journal) o Revisar Lote (Review
Batch) para revisar el asiento antes de contabilizarlo.
Para contabilizar el lote, de un clic en el botn Ms Procesos (More Actions).

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De clic en el botn Contabilizar (Post).


De manera opcional, los lotes de asientos pueden contabilizarse peridicamente mediante la
ventana de Auto Contabilizar (AutoPost). Consulte el documento Contabilizar Asientos en el Libro
Mayor General (GL Posting Journals Training) para las instrucciones sobre esta opcin de
contabilidad.

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1.2GL Crear Asientos de Provisin


Mdulo:

Libro Mayor General

Proceso:

Crear Asientos de Provisin

Objetivo:

Registrar los gastos por los que todava no ha recibido una factura

Prerrequisitos:

Ninguno

Descripcin General (Overview)


Los asientos de Provisin se crean despus de identificar los artculos que se han recibido y que no
se han facturado o para registrar cualquier gasto recurrente para los que no se crearon rdenes de
compra y que estn actualmente pendientes (servicios pblicos, renta, etc.). Los Asientos de
Provisin se pueden ingresar manualmente o generarse desde una plantilla recurrente.

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Informacin de Lote de Asientos


Navegar por:

Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

El sistema de inicio, le presenta la pantalla de bsqueda.


De clic en el botn Nuevo Lote (New Batch) o Nuevo Asiento (New Journal).

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Todo registro de Asiento debe pertenecer a un lote para la contabilidad. Usted puede crear
manualmente un lote y posteriormente agregar uno o ms Asientos a ste, o slo crear Asientos y
permitir que el sistema cree automticamente un lote para cada Asiento.
Todos los registros de asientos en un lote comparten el mismo periodo.
Lote (Batch):

Ingrese el nombre del Lote para identificarlo en los reportes.

Perodo (Period):

Se refiere al periodo contable para el que se contabilizarn los registros de


asientos. Este dato se predetermina con base al perodo de apertura actual
(en el que se est trabajando).

Descripcin
(Description):
Total Control (Total
Control)

Ingrese la descripcin del Lote que se crea para identificarlo en los reportes.
De manera opcional, ingrese la cantidad de control del Lote.

Nota: Si elige omitir la creacin del Lote y crea directamente el (os) Asiento(s), el sistema crear
automticamente un lote con la convencin de nombramiento de Journal_Name Date Time.

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Informacin del Encabezado del Asiento

Despus de ingresar la informacin para crear el Lote, De clic en el botn Asientos (Journals)
para agregar asientos al Lote.
Todas las lneas en un Asiento comparten la misma divisa y categora.
Asiento (Journal):

Ingrese un nombre nico de Asiento para fines de identificacin si omite la


creacin del Asiento.

Perodo (Period):

Seleccione el periodo para las entradas de Asiento. Si el asiento se est


ingresando a un Lote ya existente, el sistema predetermina al periodo
ingresado al nivel del lote.

Categora (Category):

Seleccione Provisin (Accrual) como una categora para los Asientos.

Tipo Saldo (Balance


Type):
Descripcin
(Description):

Aceptar lo predeterminado (Real) (Actual) como el tipo de saldo.


Ingrese una descripcin para el Asiento. Esta descripcin se predeterminar
para cada descripcin de lnea de Asiento.

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Total
de
Control
(Total Control):

De manera opcional, ingrese el total de control a nivel de Asiento para verificar


que los cargos totales por las lneas de Asiento sean iguales a dicho control..

Divisa (Currency):

Seleccione la divisa. Lo predeterminado ser la divisa funcional que se


configur para el Juego de Libros (Set of Books)

Informacin de Lnea del Asiento:


Linea (Line):

Ingrese el nmero de lnea. Si ingresa 1 como el primer nmero,


el sistema incrementar cada nueva lnea por 1. Si ingresa 10,
cada nueva lnea incrementar por 10. Los incrementos de lnea
de 10 se recomiendan, ya que esto permite que usted inserte
nuevas lneas ms adelante en la orden requerida.

Cuenta (Account):

Ingrese la Cuenta (Account) para la lnea de Asiento. Puede hacer clic en el


campo, o Ctrl+L para abrir la Lista de Valores (L.O.V.) o escriba manualmente
toda la cuenta.

Cargo / Abono (Debit /


Credit):

Ingrese la cantidad de cargo o abono para la cuenta designada.


(Nota: Los cargos totales deben igualar a los abonos totales).

Descripcin
(Description):

De manera opcional, cambie la descripcin que se predetermina del


encabezado del Asiento.

Marcar Asiento para Reversin


La prctica recomendada es que usted debe marcar los Asientos de Provisin para Reversin al
momento de registrar el Asiento y posteriormente generar el Asiento de Reversin despus que el
periodo actual se cierra.

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De clic en el botn Ms Detalles (More Details).


Referencia
(Reference):

De manera opcional, ingrese la referencia descriptiva de la Reversin.

Compaa
Compensacin
(Clearing Company):

Puede utilizarse para el procesamiento entre compaas (intercompany


processing)

Perodo (Period):

Mtodo (Method):

.
Seleccione el periodo de contabilidad para la entrada de la Reversin. (Si los
saldos promedio estn habilitados, ingrese la fecha de efectividad).
Seleccione Cambiar Dr/Cr (Switch Dr/Cr) ya que ste es el mtodo
recomendado que se utiliza cuando se revocan las acumulaciones.

Guarde su trabajo para marcar el Asiento para Reversin.


Nota: Puede predefinir un periodo de Reversin (y fecha de efectividad si el saldo promedio est
habilitado) en cualquier momento, an despus de que se contabilice un Asiento.

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Contabilizacin de Asiento
Si no est habilitada la Contabilizacin de Asiento (Journal Approval), el lote de Asiento se
encontrar disponible para su contabilidad. Si se encuentra disponible la Contabilizacin de Asiento
(Journal Approval), ahora debe presentar el lote de Asiento para su autorizacin.

Para autorizar el Lote, De clic en el botn Ms Procesos (More Actions)


De clic en el botn Contabilizar (Approve Batch). Una ventana de Nota (Note) mostrar la
Identificacin (ID) de solicitud concurrente. De clic en el botn Aceptar (OK).
Si el lote no se guard, se mostrar un mensaje de que esta accin guardar automticamente el
lote y que un nmero de registro se cre. En ese caso, De clic en S (Yes).

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Vea la Solicitud (Request) en lnea para asegurarse de que la contabilidad se complet de manera
exitosa.
Desde la barra de men, usted puede utilizar Ver> Solicitudes (View>Requests) para monitorear la
solicitud
Flujo de Aprobaciones Activado:
Al momento de enviar el Asiento para Autorizacin, mostrar una pantalla emergente de Nota
(Note) para indicar que el lote de Asiento se ha enviado a un aprobador. De clic en Aceptar (OK).
Si la Autorizacin de Asiento (Journal Approval) est habilitada, entonces los Asientos tienen que
ser autorizados por el aprobador en la jerarqua de autorizacin correspondiente. Para una
explicacin de este proceso consulte el documento Contabilizacin de Asientos de Libro Mayor
General (GL Approve Journals Training).

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Contabilizar Asientos:
Existe ms de una manera de contabilizar Asientos. Usted puede ir directamente a la ventana
Contabilizar (Post).
Navegar por:

Asientos>Contabilizar (Journals>Post)

En la ventana Encontrar Lotes de Asiento (Find Journal Batches), ingrese el criterio de bsqueda
para localizar el lote seleccionado que se contabilizar.
De clic en el botn Encontrar (Find) para iniciar la bsqueda.

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Marque (Check) la casilla al lado del lote que se contabilizar. Posteriormente, De clic en el botn
Contabilizar (Post) para contabilizar el Lote.
Nota: Puede seleccionar lotes mltiples para contabilizarlos al mismo tiempo.
Una ventana de Nota (Note) mostrar la Identificacin (ID) de solicitud concurrente. De clic en el
botn Aceptar (OK).
Desde la barra de men, usted puede utilizar Ver> Solicitudes (View>Requests) para monitorear la
solicitud que se procesa al Contabilizar (Post).

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Vea la Solicitud (Request) en lnea para asegurarse de que la contabilidad se complet de manera
exitosa.
Despus de que el periodo actual se cierra y se abre el nuevo periodo, debe generar el Asiento de
Reversin para la Provisin.

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Generar Reversin
Nota: nicamente puede generar Reversiones para Asientos que se han marcado con esa
instruccin.
Navegar por:

Asientos>Contabilizar (Journals>Generate>Reversal)

Busque (Find) el Asiento que se va a revocar. Puede pedir cualquier combinacin de los campos en
la ventana: Encontrar Asientos (Find Journals).
De clic en el botn Encuentra (Find).

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Marque (Check) en la casilla al lado del Asiento o Lote de Asientos a Reversar. Posteriormente, De
clic en el botn Revertir (Reverse) para generar un Asiento o Lote de Asientos de Reversin.
Nota: Puede seleccionar mltiples Asientos a revocar al mismo tiempo.

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De clic en el botn Revertir (Reverse).


Una ventana de Nota (Note) se abre para informar que se ha presentado la Solicitud (Request). De
clic en el botn Aceptar (OK).
Desde la barra de men, usted puede utilizar Ver> Solicitudes (View>Requests) para monitorear la
solicitud que se procesa al Reversar Asientos (Reverse Journals). Una vez que se complet, puede
revisar el Asiento de Reversin.

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Revisar Asientos de Reversin


Navegar por:

Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

Nota: El Libro Mayor General de Oracle (Oracle GL) nombra el Asiento de Reversin como
Reversing Original_Journal_Entry_Name-Date-Time. Por lo tanto, busque el Asiento de Reversin
escribiendo Revierte% (Reverse%) en el campo Asiento (Journal) como criterio de bsqueda.
De clic en el botn Encontrar (Find) para encontrar el Asiento de Reversin.

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De clic en el botn Revisar Asiento (Review Journal).

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Nota: Aunque pueda modificar el Asiento de Reversin, se recomienda que no lo haga, ya que
significara que la Provisin original no est completamente revocada. Si la Reversin se ha
marcado para el periodo equivocado, entonces puede cambiar el periodo de contabilidad del
Asiento de Reversin dando un clic en el botn Ms Procesos (More Actions). En la ventana
Ms Procesos (More Actions), d un clic en el botn Cambiar Periodo (Change Period) e
ingrese el nuevo periodo.

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1.3GL Crear Asientos Recurrentes


Mdulo:

Libro Mayor General (GL)

Proceso:

Crear Asientos Recurrentes

Objetivos:

1. Crear Asientos Recurrentes


2. Revisar los Juegos de Asignacin Automtica (Auto Allocation) para
Asientos Recurrentes (Recurring Journals)

Prerrequisitos:

Ninguno

Descripcin General
En resumen, los pasos para crear asientos recurrentes (Recurring journals) son:
Definir Asientos (Journals) recurrentes
Generar asientos recurrentes
Revisar y aprobar lote de diario no contabilizado generado
Contabilizar el lote de diario generado
De manera opcional, defina y presente los Juegos Asignacin Automtica (AutoAllocation)
para generar y presentar diarios recurrentes.
Existen tres tipos de asientos recurrentes:

Asientos de Estructura (Skeleton Journals) -asiento recurrente que tienen las mismas
cuentas contables y el importe es el que varia cada perodo.
Diarios Estndar (Standard Journals) - asiento recurrente que tienen las mismas cuentas
contables e importe para cada perodo.
Diarios de Frmula (Formula Journals) - asiento recurrente que utilizan frmulas en lugar
de cantidades para calcular cantidades.

Definir Asientos de Estructura


Navegar por:

Asientos>Definir>Recurrente (Journals>Define>Recurring)

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Ingrese lo Siguiente:
Lote (Batch):

Ingrese un nombre nico para la definicin de diario recurrente.

Descripcin
(Description):

De manera opcional ingrese una descripcin.

Asiento (Journal):

Ingrese el nombre para el asiento recurrente.

Categora (Category):

Seleccione la Categora (Category) (Nmina) (Payroll).

Divisa (Currency):

Seleccione la divisa (MXN) (Peso Mexicano) (USD) (Dlar Estadounidense)


para el registro.

Fechas
Efectivas
(Active Dates):

De manera opcional, ingrese el rango de fechas para los perodos en que


desea que se utilice el asiento recurrente.

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De un clic en el botn Lneas (Lines).

Ventana Lneas de Asiento Diario (Journal Lines):


Lnea (Line):

Ingrese un nmero de lnea tal como 1 o 10.

Cuenta (Account):

Ingrese la cuenta que ser afectada. El Libro Mayor General Oracle (Oracle
GL) actualizar esta cuenta cuando usted genere y contabilice sus asientos
recurrentes. Puede utilizar la Lista de Valores (List of Value) mostrada o
Ctrl+L para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield) o
escribir manualmente toda la cuenta.

Descripcin de Lnea
(Line Description):

De manera opcional, ingrese una descripcin para la lnea de registro


recurrente. Se recomienda que la plantilla se deje en blanco y cuando genere
el diario, agregue una descripcin adecuada.

Descripcin de
Cuenta
(Account
Description):
Frmula (Formula):

Este campo muestra la descripcin de los segmentos de cuenta ingresados en


el campo de la cuenta.

Djelo en blanco porque las frmulas no se utilizan para asientos de


estructura
Con el cursor en la Descripcin de Lnea (Line Description), presione la tecla Flecha Hacia Abajo
(Down Arrow) par agregar mas lneas.
Definir el Asiento Estndar (Define Standard Journal)
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Ingrese lo Siguiente:
Lote (Batch):

Ingrese un nombre nico.

Descripcin
(Description):

De manera opcional ingrese una descripcin.

Asiento (Journal):

Ingrese el nombre para el asiento recurrente.

Categora (Category):

Seleccione la Categora (Category) (Pagos Conciliados) (Reconciled


Payment).

Divisa (Currency):

Seleccione la divisa (MXN) (Pesos


Estadounidenses) para su registro.

Fechas Efectivas
(Active Dates):

De manera opcional ingrese el rango de fechas para los perodos en que


desea que se utilice el asiento recurrente.

Mexicanos)

(USD)

(Dlares

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De un clic en el botn Lneas (Lines).

Ventana Lnea de Asiento Diario (Journal Lines):


Lnea (Line):

Ingrese un nmero de lnea tal como 1 o 10.

Cuenta (Account):

Ingrese la cuenta que ser afectada. El Libro Mayor de Oracle (Oracle GL)
actualizar esta cuenta cuando usted genere y contabilice sus diarios
recurrentes. Puede utilizar la lista emergente del campo Lista de Valor (List of
Value) o Ctrl+L para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad (Accounting
Flexfield), o escribir manualmente la cuenta completa.

Descripcin de Lnea
(Line Description):

De manera opcional ingrese una descripcin para la lnea de registro


recurrente.

Descripcin de
Cuenta
(Account
Description):

Este campo muestra la descripcin de los segmentos de cuenta ingresados en


el campo de la cuenta.

Frmula (Formula):

Ingrese 1 en el campo Paso (Step). Seleccione Ingresar (Enter) en el campo


Operador (Operator). Ingrese la cantidad en el campo Importe (Amount).
Nota: Si la cantidad de la lnea es un cargo, deber iniciar una cantidad
positiva y una cantidad negativa para el abono.

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Con el cursor en la Descripcin de Lnea (Line Description), presione la tecla Flecha Hacia Abajo
(Down Arrow) para agregar en las siguiente lneas del asiento hasta cuadrar el asiento.

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Definicin de Frmula de Asiento Recurrente


Navegar por:

Asientos>Definir>Recurrente (Journals>Recurring>Define)

Ingrese lo siguiente:
Lote (Batch):

Ingrese un nombre nico.

Descripcin
(Description):

De manera opcional ingrese una descripcin.

Asiento (Journal):

Ingrese el nombre para el asiento recurrente.

Categora (Category):

Seleccione la Categora (Category) (Ajuste) (Adjustment).

Divisa (Currency):

Seleccione la divisa (MXN) (Pesos


estadounidense) para el registro.

Fechas Efectivas
(Active Dates):

De manera opcional ingrese el rango de fechas para los perodos en que


desea que se utilice el asiento recurrente.

Mexicanos)

(USD)

(Dlar

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De un clic en el botn Lneas (Lines).

Ventana de Lnea de Asiento Diario (Journal Lines):


Lnea (Line):

Ingrese un nmero de lnea tal como 1 o 10.

Cuenta (Account):

Ingrese la cuenta que ser afectada. El Libro Mayor General de Oracle


(Oracle GL) actualizar esta cuenta cuando usted genere y contabilice sus
asientos recurrentes. Puede utilizar la lista emergente del campo Lista de
Valor (List of Value) o Ctrl+L para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad
(Accounting Flexfield), o escribir manualmente la cuenta completa.

Descripcin de Lnea
(Line Description):

De manera opcional, ingrese una descripcin para la lnea de registro


recurrente.

Descripcin
de
Cuenta
(Account
Description):

Este campo muestra la descripcin de los segmentos de cuenta ingresados en


el campo de la cuenta.

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Frmula (Formula):

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En la regin de la frmula, ingrese 1 en el campo Paso (Step). Seleccionar


Ingresar (Enter) en el campo Operador (Operator) e ingrese la cuenta que
ser afectada. Seleccione el Tipo de Saldo (Balance Type) y el Tipo de
Importe (Amount Type). En el siguiente paso de la frmula, ingrese 2 en el
campo Paso (Step) seleccione el tipo de operacin que realizar en el campo
del Operador (Operator) e ingrese el importe en el campo de Cantidad
(Amount).

Con el cursor en el campo Lnea (Line), presione la tecla Flecha Hacia Abajo (Down Arrow)
para agregar las siguientes lneas de asiento.

Ingrese la lnea de asiento de compensacin:


Lnea (Line):

Ingrese 9999 como el nmero de lnea de compensacin automtico.

Cuenta (Account):

Ingrese la cuenta de compensacin El Libro Mayor de Oracle (Oracle GL)


actualizar esta cuenta cuando usted genere y contabilice sus asientos
recurrentes. Puede utilizar el icono Lista de Valores (List of Value) del men
de la barra de herramientas o Ctrl+L para abrir la ventana Flexfield de
Contabilidad (Accounting Flexfield) o escriba manualmente la cuenta
completa.

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Descripcin de Lnea
(Line Description):

De manera opcional ingrese una descripcin para la lnea de entrada


recurrente.

Descripcin de
Cuenta
(Account
Description):
Frmula (Formula):

Este campo muestra la descripcin de los segmentos de cuenta ingresados en


el campo de la cuenta.
Dejar en Blanco. El Libro Mayor General de Oracle (Oracle GL) calcular
automticamente la cantidad para esta lnea de asiento de compensacin
cuando usted genere el asiento recurrente.

Generar Asientos Recurrentes (Generate Recurring Journals)


Navegar por:

Asientos>Generar>Recurrentes (Journals>Generate>Recurring)

Marque la casilla al lado de Lote Recurrente (Recurring Batch) que seleccion para generar.

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Seleccione el perodo de contabilidad (Jul-03) para crear un asiento sin contabilizar.

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Posteriormente, de un clic en el botn Generar (Generate).

Nota: ID Solicitud (Request ID) (245815) se asign al proceso concurrente que genera el lote de
asientos no contabilizado recurrente.

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Revisar el Lote de Asientos No Contabilizado Generado


Navergar por :

Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

En la ventana Encontrar Asientos, Buscar (Find) el lote de asientos no contabilizado.

De clic en el botn Encontrar (Find) el lote de asientos no contabilizado.


Nota: El Libro Mayor General de Oracle (Oracle GL) nombra el lote de diario no contabilizado como
Nombre del Lote de Asientos Recurrente: Fecha - Hora (Recurring_Batch_Name: Date-Time) (Ej:
GL-0301 TEST RECURRENTE: 24-JUL-03 16:28:37). Por lo tanto, busque el asiento recurrente
escribiendo GL-0301 TEST% en el campo de lote como criterio de bsqueda y de un clic en el
botn Encontrar (Find)

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De un clic en el botn Revisar Asiento (Review Journal).

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Nota: Si gener un Asiento de Estructura, necesita ingresar las cantidades de cada registro en la
Ventana de Asientos (Journals Window).

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Contabilizar Lote de Asignacin Masiva (Post Mass Allocation Batch)


Si se encuentra habilitada la Aprobacin de Asiento (Journal Approval), debe presentar el lote de
asientos para aprobar antes de contabilizar. Para aprobar el lote, de un clic sobre el botn Ms
Procesos (More Actions). Posteriormente de un clic sobre Aprobar Lote (Approve Batch).
Para una explicacin del proceso de aprobacin del asiento, consulte el documento Aprobar
Asientos del Libro Mayor General (GL Approve Journals Training).
Si el botn Aprobar Lote (Journal Approval) no se encuentra habilitado, el lote de asientos se
encuentra ahora disponible para contabilizarse. Para contabilizar el lote, en este punto, de un clic
en el botn Ms Procesos (More Actions). Posteriormente de un clic en Contabilizar (Post).
Para una explicacin de las diferentes maneras de contabilizar lotes de asientos, consulte el
documento Contabilizar Asientos de del Libro Mayor General (GL Post Journals Training).

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rea de Asignacin Automtica (AutoAllocation Workbench)


Las Auto Asignaciones (AutoAllocations) le permiten automatizar la validacin de lote de asientos y
la generacin para Asientos Recurrentes (Recurring Journals), Asignaciones Masivas (Mass
Allocations), Presupuestos Masivos (Mass Budgets), Frmulas de Presupuesto (Budget Formulas) y
Asignaciones de Proyectos (Projects Allocations). Desde el rea de Asignacin Automtica
(AutoAllocation Workbench) puede definir los Juegos Asignacin Automtica y someterlos al
procesamiento. Los conjuntos de AutoAllocation pueden programarse para su ejecucin en
perodos futuros basndose en los programas de Libro Mayor General (General Ledger) que usted
cree. Utilice Auto Asignaciones (AutoAllocations) para procesar los lotes de asientos que usted
genera regularmente, tal como para el cierre de fin de mes
Existen dos tipos de Juegos Asignacin Automtica (AutoAllocation Sets):

Paralela (Parallel): La Asignacin Automtica Paralela (Parallel AutoAllocation) valida y genera


todos los lotes de asientos en un conjunto de Auto Asignacin (Auto Allocation)
simultneamente. Los asientos pueden entonces contabilizarse para actualizar los saldos de
una cuenta. Utilice cualquier combinacin de Asientos Recurrentes (Recurring Journals),
Asignaciones Masivas (MassAllocations), Presupuestos Masivos (Mass Budgets), o
Compromisos Masivos (Mass Encumbrances) en su Juego Asignacin Automtica
(AutoAllocation) paralela.

Descender (Step Down): Al utilizar Asignacin Automtica (AutoAllocations), descendentes,


los lotes de asientos deben crearse en una secuencia especfica. Ordene los lotes de asientos
de manera que los resultados contabilizados de un paso se utilicen en el siguiente de paso de
Juego Asignacin Automtica (AutoAllocation).

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Crear Conjuntos de Asignacin Paralela (Create Parallel Allocation Sets)


Navegar por:

Asientos>Asignacin
>Workbench)

Automtica>Banco

de

Trabajo

Auto

Allocation

Crear conjuntos de Asignacin Paralela (Parallel Allocation) en la ventana Banco de Trabajo de


Asignacin Automtica (AutoAllocation Workbench).
Juego Asignaciones
(Allocation Set):

Ingrese el nombre del Juego de Asignacin (Allocation).

Descripcin
(Description):

Ingrese la descripcin del juego de asignacin.

Definir Tipo
(Set Type):

Elija Paralelo (Parallel) como el tipo de Tipo de Juego de Asignacin


(Allocation Set Type)

Lnea (Line):

Ingrese un nmero de lnea en la columna de paso

Tipo (Type):

En la columna de tipo, elija el Tipo de Asignacin Automtica (Type of


AutoAllocation) que desee utilizar de la lista de valores: Asignaciones Masivas
(MassAllocations),
Presupuestos
Masivos(Mass
Budgets),
Asientos
Recurrentes
(Recurring
Journals),
o
Compromisos
Masivos
(MassEncumbrances).

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Lote (Batch Column):

Ingrese un lote o elija una de la lista de valores. Los lotes ya estn definidos
tal como en la ventana Definir Asignacin Masiva(Define Mass Allocation) o
uno de la ventana Definir Asiento Recurrente (Define Recurring Journal).

Mtodo de
Asignacin
(Allocation Method):
Botn de Definicin
Minuciosa (Definition
Drilldown Button)

Elija asignaciones de Incremento o Completo; para los asientos recurrentes el


mtodo de asignacin N /D.
El botn de Definition Minuciosa (Inferior Izquierdo) es un botn dinmico. La
etiqueta cambia con su eleccin de Tipo (Type). Utilice este botn para
solicitar y editar Asignaciones Masivas (Mass Allocations), Presupuestos
Masivos (Mass Budgets), Asientos Recurrentes (Recurring Journals), o
Compromisos Masivos (MassEncumbrances) existentes o crear.

De un clic en el botn de Definicin Minuciosa - Asientos Recurrentes (Definition Drilldown


Button Recurring Journals)

Usted puede hacer un anlisis minucioso ms all en la ventana Asiento Recurrente (Recurring
Journal) haciendo clic en cualquiera de los botones de esa ventana. Una vez que revis la
definicin Asiento Recurrente (Recurring Journal), cierre la ventana y guarde el Juego Asignacin
Automtica Paralela (Parallel AutoAllocation).
Cuando ha ingresado todas las lneas en el Juego Asignacin Automtica (AutoAllocation), elija
cualquiera de los tres botones en el centro de la ventana. Ejecutar (Submit), Cronograma
(Schedule) o Visualizar Estado (View Status).
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De un
clic en el botn de Ejecutar (Submit) en la ventana Asignacin Automtica
(AutoAllocation).

Complete los parmetros en la ventana Ejecutar (Submit).


Nombre (Name):

El nombre de Juego de Asignacin Automtica (AutoAllocation) se


predeterminar.

Perodo

Selecciona el perodo para generar los asientos.

(Period):

Presupuesto
(Budget):

Si se est generando diarios de Presupuesto Masivo


seleccione el presupuesto.

(MassBudget)

De un clic en Ejecutar (Submit) en la ventana de parmetros.


Se mostrar una nota y le dar su ID de solicitud concurrente. Una vez generados, los asientos
estarn disponibles en la ventana Asientos Ingresar (Journals Entry).

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Crear Juegos de Asignacin Automtica Descendiente (Create Step-Down AutoAllocation


Sets)
Navegar por:

Asientos>Asignacin
Automtica>Banco
(AutoAllocation>Workbench)

de

Trabajo

Crear conjuntos de Asignacin Descendente en la ventana Banco de Trabajo de Asignacin


Automtica (AutoAllocation Workbench).
Juego Asignaciones
(Allocation Set):

Ingrese el nombre del Juego de Asignacin (Allocation).

Descripcin
(Description):

Ingrese la descripcin del juego de asignacin.

Contacto por Defecto


(Default Contact):

Seleccione el contacto predeterminado. Especifique la responsabilidad del


usuario que notificar el Flujo de Trabajo en caso de error de proceso o fin de
proceso o si se requiere aprobacin

Definir Tipo
(Set Type):

Elija Descendente (Step Down) como el tipo de Tipo de Conjunto de


Asignacin (Allocation Set Type)

Lnea (Line):

Ingrese un nmero de lnea en la columna de paso.

Tipo (Type):

En la columna de tipo, elija el Tipo de Asignacin Automtica (Type of

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AutoAllocation) que desee utilizar de la lista de valores: Asignaciones Masivas


(MassAllocations), Presupuestos Masivos (Mass Budgets), Asientos
Recurrentes
(Recurring
Journals),
o
Compromisos
Masivos
(MassEncumbrances).
Lote (Batch):

Ingrese un lote o elija de la lista de valores. Los lotes ya estn definidos tal
como se muestran en la ventana Definir Asignacin Masiva (Define
MassAllocation), o uno de la ventana Definir Asiento Recurrente (Define
Recurring Journal).

Contacto (Contact):

Elija un contacto en la lista de valores, si lo desea el Contacto por Defecto


(Default Contact).

Mtodo de
Asignacin
(Allocation Method):
Botn de Anlisis
Minucioso(Definition
Drilldown Button)

Elija mtodos de asignacin Completos (Full) o En Incremento (Incremental).

El botn Definition Drilldown (Inferior Izquierdo) es un botn dinmico. La


etiqueta cambia con su eleccin de Tipo (Type). Utilice este botn para
solicitar y editar Asignaciones Masivas (Mass Allocations), Presupuestos
Masivos (Mass Budgets), Asientos Recurrentes (Recurring Journals), o
Compromisos Masivos (MassEncumbrances) existentes o crear nuevos.

Cuando haya ingresado todas las lneas en el conjunto de Banco de Trabajo de Asignacin
Automtica (AutoAllocation), elija cualquiera de los tres botones del centro de la ventana. Ejecutar
(Submit), Cronograma (Schedule) o Visualizar Estado (View Status).
Una vez que se present el Juego Asignacin Automtica (AutoAllocation Set), los diarios
generados estarn disponibles en la ventana Asiento Ingresar (Journal Entry).

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07 Junio 2004

1.4GL Crear Asientos Utilizando ADI


Mdulo:

Libro Mayor General (GL)

Proceso:

Crear Asientos Utilizando ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio)

Objetivo:

1. Crear asientos utilizando el Asistente de Asiento (Journal Wizard)


(ADI).

Prerrequisitos:

1. Definir un Juego de Libros (Set of Books) y asignar responsabilidad.


2. Abrir los perodos de contabilidad
3. Instalar ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio) en la PC del
usuario o servidor compartido

Crear Asiento Utilizando Asistente de Asiento


El Asistente de Asiento (Journal Wizard) (ADI) le permite cargar automticamente registros de
asientos creados en Microsoft Excel en el Libro Mayor General (General Ledger). Los asientos se
crean utilizando hojas de trabajo (hojas de clculo) de asientos generadas por el Asistente de
Asiento (Journal Wizard) (ADI).
El Asistente de Asiento (Journal Wizard) (ADI) le permite:

Crear registros de asientos


Personalizar hojas de trabajo
Utilizar funciones de hoja de clculo de Excel
Guardar hojas de trabajo de asientos
Cargar asientos en el Libro Mayor General de Oracle (Oracle General Ledger)

En resumen, los pasos para crear asientos utilizando el Asistente de Asiento (Journal Wizard) (ADI)
son:

Crear una hoja de trabajo de asientos


Ingresar asientos utilizando Asistente de Asiento (Journal Wizard) (ADI)
Cargar e importar asientos al Libro Mayor General (General Ledger)

Para propsitos de este documento de capacitacin, utilizaremos el siguiente ejemplo:

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Cargar los siguientes asientos:


Dr 0001.032.6515031.0000.000.000.000
Cr 0001.032.6515032.0000.000.000.000

RECLASIF. DE CTAS. $10,000.00


RECLASIF. DE CTAS. $10,000.00

El primer paso es registrarse (firmar como usuario) en ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio).

Si nunca antes ha utilizado ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio), necesitar definir una base
de datos. Consulte con su Soporte Tcnico y DBA (Base de datos) para buscar todos los siguientes
parmetros necesarios para darse de alta en ADI.
Una vez que ingresa a el ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio) debe proceder con el registro
de asientos.

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Crear una Hoja de Trabajo de Asientos (hoja de clculo en la interfaz ADI - Excel)
Desde la barra de herramientas de ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio), seleccione el icono
del Libro Mayor (Ledger)
Asientos (Enter Journals).

. Desde la lista que se presenta, seleccione la registro Ingresar

Ingrese el Criterio de Seleccin para Crear la Hoja de Trabajo (Hoja de clculo en la


interfaz ADI - Excel):
Seleccionar Tipo Asiento (Journal Type):
Reales
Funcionales
(Functional Actuals):

Asientos reales que utilizan la divisa oficial para el Juego de Libros (Set of
Books).

Reales
Extranjeros
(Foreign Actuals):

Asientos reales utilizando una divisa extranjera.

Presupuestos
(Budgets):
Compromisos
(Encumbrances):

Asientos que se contabilizarn contra un presupuesto.


Asientos para actualizar los saldos de compromisos (gravmenes).

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Presupuestos
(Budgets):

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Asientos que se contabilizarn contra un presupuesto.

Nmero de Asientos (Number of Journals):


nico (Single):

Prepare un registro de asiento en la que todas las lneas del asiento


comparten informacin de encabezado, Categoras (Categories), Fuente
(Source), Divisa (Currency) y fecha de contabilidad.

Mltiple (Mltiple):

Preparar registro de uno o varios lotes de asientos en las que las lneas de
asiento no compartan la misma informacin tal como categoras, fuentes y
divisas.

Nota: Con el Mltiple (Multiple), puede cargar los diferentes registros de asientos al mismo tiempo.

Crear Hoja de Trabajo en (Create Worksheet in):


Nvo Libro Trbjo (New
Workbook):
Libro Trabajo Actual
(Current Workbook):

Crear la hoja de trabajo de asiento como un libro de trabajo nuevo de Excel.


Crear la hoja de trabajo del asiento dentro del libro de trabajo actual de Excel.
Nota: Esta opcin est disponible nicamente cuando ya ha abierto un libro
de trabajo de Excel.

De manera opcional, haga clic en el botn Editar la Disposicin (Edit the Layout)
en la ventana Crear Hoja Trabajo de Asientos (Create Journal Worksheet) para personalizar las
hojas de trabajo de asiento si usted elige no utilizar la disposicin estndar de la plantilla.

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Seleccione las siguientes opciones para la personalizacin:

Hoja Trabajo (Worksheet Tab): Seleccione las diferentes opciones para cambiar el tipo de asiento
y nmero de asientos.

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Encabezado (Header Tab): Seleccione las diferentes opciones para cambiar la informacin del
encabezado para una hoja de trabajo de asiento de registro nico.
Nota: La Opcin de Encabezado (Header Tab) se encuentra deshabilitada para las hojas de trabajo
de asiento de registro mltiple debido a que la informacin del encabezado aparecer en las lneas
del asiento.

De manera opcional, vuelva a disponer la secuencia de los Campos Requeridos (Required


Fields) utilizando los botones de direcciones (arriba / abajo) que se encuentran en la
pantalla.
Nota: No obstante, no puede cambiar los campos.
De manera opcional, puede incluir Campos Opcionales (Optional Fields) tales como Identificacin
de Grupo (Group ID), Nombre de Lote (Batch Name), Descripcin de Lote (Batch Description),
Descripcin de Asiento (Journal Description), Referencia de Asiento (Journal Reference),
Revocacin de Asiento (Reverse Journal) y Periodo de Revocacin (Reversal Period).
Nota: Si est creando un asiento de Provisin o ajuste que necesite reversarse posteriormente,
seleccione las casillas Reversar Asiento (Reverse Journal) y Periodo de Revocacin (Reversal
Period).

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Lnea (Line Tab): Seleccione las diferentes opciones para cambiar la informacin de lnea para una
hoja de trabajo de asiento de registro nica.
Nota: En una hoja de trabajo de asiento de registro mltiple, las lneas de asiento incluyen la
informacin del encabezado.
De manera opcional, puede incluir los Campos Opcionales (Optional Fields) tales como
Descripcin (Description), Cantidad de Inicio (Start Amount), Contexto DFF de Lnea (Line DFF
Context), DFF de Lnea 1 a 10 (Line DFF 1 to 10), Contexto de Informacin Capturada (Captured
Info Context), DFF 1 a 10 de Informacin Capturada (Captured Info DFF 1 to 10), Reporte de
Detalle de Lnea (Line Detail Report), Reporte de Detalle de Fuente (Source Detail Report),
Informacin Adicional de Lnea 1 a 8 (Additional Line Info 1 to 8).
Haga clic en el botn

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Despus de que se personaliz la hoja de trabajo del asiento, regrese a la ventana Crear Hoja de
Trabajo de Asiento (Create Journal Worksheet) y haga clic en el botn .

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El Asistente de Asiento (Journal Wizard) (ADI) crear automticamente la hoja de trabajo del
asiento basndose en las especificaciones.
Lo predeterminado para Origen (Source) es Hoja de Clculo (Spreadsheet).

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Primero debe quitar la proteccin a la hoja (Barra de Herramientas del Men (Menu Toolbar):
Herramientas (Tools) Proteccin (Protection) Hoja Sin Proteccin (Unprotect Sheet)). Esto le
permitir agregar filas adicionales a la hoja de clculo. Adems, permitir llevar a cabo el siguiente
paso. Tambin, debe formatear todas las celdas de Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield)
como texto. (Resaltar los campos; Formato (Format) Celdas: Texto (Cells:Text)). Esto habilitar a
Excel para que ingrese los datos exactamente como usted los ingres.
Una vez que ha creado la hoja de trabajo del asiento, puede guardarse y volverse a utilizar como
una disposicin estndar. Cada vez que abra la hoja de trabajo guardada, sta lanzar una
instancia de ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio).

Ingrese la informacin que necesita cargar.


Esta hoja de clculo se encuentra en la parte superior de las aplicaciones Oracle (Oracle
Applications), de manera que existen campos disponibles de Lista de Valor (List of Value) (LOV).
Puede acceder a la LOV (Lista de Valor) ya sea haciendo doble clic en la celda o navegando desde
la barra de herramientas ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio) (Libro Mayor (Ledger) > Lista
de Valores (List of Values))

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Ingrese la Informacin del Encabezado del Asiento


Categora (Category):

Seleccione la categora (Reclasificar) (Reclass) para los asientos. Lista de


Valor (LOV) disponible.

Fuente (Source):

Predeterminado a Hoja de Clculo (Spreadsheet).

Divisa (Currency):

Lo predeterminado es la divisa oficial (USD) basado en las opciones de


creacin. La divisa seleccionada para reales extranjeros es la divisa funcional
(USD) para el Juego de Libros (Set of Books).

Fecha
de
Contabilidad
(Accounting Date)

Ingrese la fecha de contabilidad, en un periodo abierto, de registro del asiento.


Lista de Valor (LOV).

Nombre del Asiento


(Journal Name):

Ingrese un nombre para el asiento nico para fines de identificacin.

Ingrese Informacin de Lnea del Asiento (Enter Journal Line Information)


Cargar (Upload):

El distintivo Indicador (Flag) marca las filas que se seleccionarn para la carga
al Libro Mayor General (GL). Esto se establece automticamente cuando crea
una fila o puede agregar el indicador manualmente oprimiendo la techa de
Barra Invertida (Backslash) (del teclado).

Cuenta (Account):

Ingrese la Cuenta (Account) en la lnea del asiento utilizando el icono de Lista


de Valor (List of Value) del men de la barra de herramientas de ADI
(Integrador de Aplicacin de Escritorio) para abrir la ventana Flexfield de
Contabilidad (Accounting Flexfield) o ingrese la cuenta total manualmente.

Cargo / Abono (Debit /


Credit):

Ingrese la cantidad de cargo o abono para la cuenta designada. Nota: Los


cargos totales deben ser iguales a los abonos totales.

Descripcin
(Description):

De manera opcional, ingrese una descripcin para cada una de las lneas del
asiento.

Nota: Puede utilizar las frmulas de Excel para ingresar las cantidades. La plantilla del Asistente de
Asiento (Journal Wizard) (ADI) tambin puede estar vinculada a otras hojas de trabajo para derivar
campos de Cuenta (Account), Cargo (Debit), Abono (Credit), y Descripcin (Description).

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Cargar e Importar Asientos al Libro Mayor General


Despus de ingresar las registros del asiento en la hoja de trabajo con los cargos totales iguales a
los abonos totales, puede cargar el asiento a la tabla de interfaz de Libro Mayor General (GL).

Cargar a Interfaz (Upload to Interface) (Ledger> Upload to Interface)


Haga un clic en el icono
de la barra de herramientas del ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio).

Seleccione las Opciones de Carga del Asiento (Select the Journal Upload Options):
Filas a Cargar (Rows To Upload):
Seleccione las siguientes opciones para controlar qu filas de la hoja de trabajo del asiento se van a
cargar.
Filas
Indicadas
(Flagged Rows):

Cargar las filas que estn marcadas con un carcter indicador.

Todas Filas
(All Rows):

Cargar todas las filas en la hoja de trabajo del asiento

Validacin Anterior (Pre-Validation):


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Seleccione las siguientes opciones para prevalidar la informacin del asiento antes de cargarla a la
tabla de interfaz del Libro Mayor General (General Ledger).
Total (Full):

Valida todos los datos del asiento y realiza una validacin cruzada

Parcial (Partial):

Valida todos los datos del asiento excepto las cuentas.

Ninguno (None):

Realiza la verificacin de seguridad del segmento nicamente Recomendado.

Nota: Todos los tipos de prevalidacin realizarn verificaciones de seguridad de segmento.

Si se encuentran Errores de Carga (If Upload Errors are Encountered):

Seleccione las siguientes opciones para controlar qu es lo que hace el proceso de carga,
deben presentarse errores en algunas de las filas que se estn cargando.

No Cargar Ninguna de las Filas (Do Not Upload Any Rows) (La carga no se procesar por
un probable error encontrado en alguna de las filas). Recomendado.

Cargar nicamente Filas Vlidas (Upload Only Valid Rows) (La carga procesar
nicamente filas que no tengan errores)

Iniciar Importacin de Asiento (Start Journal Import):

Marque (Check) la casilla para iniciar el proceso de importacin de asiento


automticamente despus de que el proceso de carga se completa.

Nota: Si elige seleccionar esa casilla, se puede elegir entre las siguientes opciones:
Contabilizar Errores
de
Cuenta
para
Suspensin
(Post
Account Errors to
Suspense):

Marque esta casilla para contabilizar las lneas de asiento con errores para
una cuenta de suspensin predefinida. Nota: Para utilizar esta funcin,
suspender contabilizacin en el Juego de Libros (Set of Books) en el Libro
Mayor General (General Ledger).

Crear Asientos de
Resumen
(Create
Summary
Journals):
Flex
Descriptivo
(Descriptive Flex):

Marque esta casilla para resumir todas las transacciones que comparten la
misma cuenta, periodo y divisa.

Seleccione no importar para evitar flexfields descriptivos de importacin o para


importar flexfields descriptivos con o sin validacin

Nota 1: Si los datos de flexfield descriptivos se incluyen en el asiento, podr elegir ya sea Importar
Con Validacin (Import With Validation) o Importar Sin Validacin (Import Without Validation).

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Nota 2: Se recomienda que no marque la casilla Contabilizar Errores de Cuenta (Post Account
Errors) en Cta. Transitorio (Suspense Account). Si una lnea de asiento contiene errores, deber
corregirse antes de la carga al Libro Mayor General (General Ledger).
Haga clic en el botn para iniciar el proceso de carga del asiento.

Una vez que se completa la carga del asiento, se muestra una ventana de Integrador de Escritorio
de Libro Mayor General (GL Desktop Integrator) para mostrar la siguiente informacin:
Nmero de errores en el proceso de carga del asiento (2 filas cargadas exitosamente.
Ninguna fila con errores)
(ID) Identificacin de Solicitud de Importacin de Asiento (Journal Import request ID)
(326520)
Un mensaje indicando que se ha presentado una solicitud de observacin para la
Identificacin de Solicitud de Importacin de Asiento (Journal Import request ID) (El Centro
de Solicitud est monitoreando la solicitud 326520)
Haga clic en el botn OK para cerrar la ventana.
Una vez que se complet la carga, el asiento est disponible para contabilizar (o autorizar si as se
requiere) en el Libro Mayor General (General Ledger).

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1.5GL Crear Asientos de Asignacin Masiva


Mdulo:

Libro Mayor General (GL)

Procesos:

Crear Asientos de Asignacin Masiva (Mass Allocation)

Objetivos:

1. Crear asientos de Asignacin Masiva (Mass Allocation).


2. Revisar capacidades de Asignacin Automtica (AutoAllocation).

Prerrequisitos:

1. Se ha creado jerarqua de departamento.


2. Se han registrado las estadsticas del empleado.
3. El costo de ser asignado se ha contabilizado en la cuenta de agrupacin
de costos.

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Descripcin General
En resumen, los pasos para crear los asientos de Asignacin Masiva (Mass Allocation) son:
1. Definir y validar el lote de Asignacin Masiva (Mass Allocation)
2. Generar asientos sin contabilizar a partir de la frmula de Asignacin Masiva (Mass
Allocation)
3. Revisar y autorizar el lote Asignacin Masiva (Mass Allocation)
4. Contabilizar el lote de Asignacin Masiva (Mass Allocation)
5. De manera opcional defina y presente el conjunto de Asignacin Automtica
(AutoAllocation).
Para fines de este documento de capacitacin, utilizaremos el siguiente ejemplo:

El gasto de $100,000 de beneficios a empleados se va a asignar a lo largo de todos


los departamentos basndose en la cuenta principal del empleado para cada
departamento.

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Definir Lote de Asignacin Masiva (Mass Allocation)


Navegar por:

Asientos>Definir>Asigancin (Journals>Define>Allocation)

Definir Asignacin Masiva (Mass Allocation):


Nombre (Name):

Ingrese un nombre nico para el lote Asignacin Masiva (Mass Allocation).

Tipo
de
Saldo
(Balance Type):

Se predetermina en Real (Actual) de la lista emergente de Tipo de Saldo


(Balance Type).

Descripcin
(Description):

Ingresar una descripcin para el lote Asignacin Masiva (Mass Allocation).

De clic en el botn Frmulas (Formulas) para ingresar frmulas de Asignacin Masiva (Mass
Allocation).
Nota: La funcin AutoCopy (Copia Automtica) puede utilizarse para crear Asignacin Masiva
(Mass Allocation) desde una definicin existente.

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Ingrese el Encabezado de la Frmula (Formula Header):


Nombre (Name):

Ingrese el nombre del asiento Asignacin Masiva (Mass Allocation)

Descripcin
(Description):

De manera opcional, ingrese una descripcin.

Categora (Category):

Seleccionar Asignacin (Allocation) como la categora.

Asignar Saldos Desde


(Allocate
Balances
From):

Seleccionar Saldo Completo (Full Balance) para asignar el saldo de divisa


oficial o Divisa nica Ingresada (Single Entered Currency) para asignar
el saldo ingresado en la Divisa (Currency) que se especifique.

Asignacin
Grupo
Costos
Completo
(Full
Cost
Pool
Allocation):
Ingresar las Lneas de
Frmula (Enter the
Formula Lines):

Marque esta casilla para redondear las diferencias agregadas a la Asignacin


Completa de Agrupacin de Costo (Full Cost Pool Allocation) con el saldo ms
grande. Si esta casilla no est marcada, cualquiera de las diferencias de
redondeo se dejar en la factura original.
La Frmula de Asignacin Masiva (Mass Allocation) se basa en la ecuacin:
Agrupacin de Costo * [Factor de Uso/Total de Uso] (Cost Pool * [Usage
Factor/Total Usage])

El Libro Mayor General de Oracle (Oracle GL) utiliza el siguiente formato para representar la
ecuacin: A*B/C
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Agrupacin de Asignacin (Allocation Pool) (Generalmente una cantidad


constante)
Agrupacin de Base (Basis Pool) (Generalmente usa agrupacin)

Total de Constante (Constant Total) (Usar la suma)

Despus de las lneas A, B, y C:


T

Destino (Target) (Las combinaciones de cuenta a las que est asignado.


Agrupar en el mismo principal (parent) en la Agrupacin de Base (Basis Pool)

Compensacin (Offset) (Generalmente es el mismo que Agrupacin de


Asignacin (Allocation Pool) para reducir el Agrupacin de costo por la
cantidad asignada)

Ingrese la combinacin de la cuenta para la lnea de la frmula A, B, C. Cuando ingrese cada


segmento de cuenta, asigne un Tipo (Type) de segmento para cada segmento de cuenta con:
Constante
(Constant) (C):

Asigne este tipo con los valores de segmento Secundario o las cuentas de
resumen.

Agrupacin (Looping)
(L):

Asignar este tipo a los valores de segmento principales para incluir cada valor
de origen asignado al valor principal en la frmula.
Puede agrupar
nicamente sobre valores principales.

Suma (Summing) (S)

Asignar este tipo a valores de segmento principales para sumar los saldos de
cuenta de todos los valores de segmento de origen asignados a un principal.
Puede sumar nicamente sobre valores principales.

Ingrese la Divisa (Currency), Tipo de Cantidad (Amount Type) y Periodo Relativo


(Relative Period) para el saldo de cuenta.
La tabla que se muestra a continuacin explica la lgica detrs de las lneas de la frmula en
nuestro ejemplo. Observe las siguientes condiciones en el ejemplo:

Dept 999 (Departamento) se establece como el Principal (Parent) para todos los
departamentos
La Agrupacin de costo para gastos es Dept 000 (Departamento) (Sin Asignar) y Cuenta
(Account) 8112001 (Beneficio a Empleados)
La cuenta de gasto para Prorrateo Relativos y Beneficios es 6515038.

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Fila (Row)

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Costo
(Co)
001
C

Departamento
(Dept)
000
C

Cuenta
(Account)
8112001
C

001
C

999
L

7116001
C

001
C

999
S

7116001
C

T
(Objetivo)

001
C

999
L

6515038
C

001
C

420
C

8112001
C

07 Junio 2004

Explicacin de Lgica (Explanation of


Logic)
Tomar el saldo AP para el costo de gastos
que se asignarn.
Constante (Constant) (C) para todos los
segmentos.
Multiplicar por la cuenta principal para cada
departamento.
Variable (Loop) (L) a travs de todos los
departamentos
de
producto
que
pertenezcan al valor principal.
Dividir por la cuenta principal total para
todos los departamentos.
Sumar (Sum) (S) la cuenta principal para
todos los departamentos de producto que
pertenezcan al valor principal.
Asignar a cada departamento el resultado
de A*B/C.
Nuevamente, Variable (loop) (L) a travs
de todos los departamentos de producto
pertenecientes al valor principal.

Asignar la compensacin de T
(Objetivo) a la cuenta de Agrupacin de
costo.
Nuevamente, ingresar la Constante (C)
para todos los segmentos.

Nota: En una base mensual, deber crearse un asiento estadstico para representar el cambio en la
cuenta principal para el mes actual.
Guarde (Save) su trabajo. Cierre la ventana.
Asignaciones Masivas (Define Mass Allocation).

Estar de regreso en la ventana Definir

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07 Junio 2004

Validar Lote Asignacin Masiva (Mass Allocation)


El lote puede validarse despus de que hace los cambios adicionales o en cualquier otro momento
al dar clic en el botn Validar Todo (Validate All). El Libro Mayor General de Oracle (Oracle
Generale Ledger) iniciar automticamente una solicitud concurrente para ejecutar el programa de
Validacin de Asignacin Masiva (Mass Allocation Validation). Este programa verifica que sus
frmulas de asignacin estn matemticamente correctas.

Observe la Identificacin de Solicitud (Request ID) asignada a la solicitud concurrente.


Vea el resultado de esta solicitud, impresa o en lnea, para confirmar que las lneas de frmula han
pasado la validacin. Si alguna de las lneas de frmula fallara, debern corregirse y revalidar el
lote.

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El estado Detalles de Validacin (Mass Allocation) ahora est Validado (Validated).

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Generar Asientos No Contabilizados a partir de la Frmula Asignacin Masiva (Mass Allocation)


Navegar por:

Asientos>Generar>Asignacin (Journals>Generate>Allocation)

En la ventana Generar Asientos Diarios de Asignacin Masiva (Generate Mass Allocation Journals):
Nombre Lote
(Batch Name):

Elegir el icono Lista de Valor (List of Value) o Ctrl+L para seleccionar el


lote Asignacin Masiva (Mass Allocation) para generar el asiento no
contabilizado.

Periodo (Period):

Seleccione el perodo para el cual se va agenerar el asiento de Asignacin


Masiva (Mass Allocation).
Seleccionar Completo (Full) para generar asientos que reviertan
asignaciones previas o para contabilizar nuevas cantidades de asignacin.

Mtodo
Asignacin
(Allocation Method):

Nota: Puede seleccionar En Aumento (Incremental) para actualizar saldos asignados sin
reversar los lotes de asignacin previos, pero se recomienda que utilice nicamente el mtodo de
asignacin Completo (Full). Para reemplazar una asignacin previa, siempre revierta la
asignacin original y posteriormente cree una nueva asignacin en serie para las cantidades
revisadas.
Nota: Para asignar la Agrupacin de costo adicional debe generar Asientos Diarios de Asignacin
Masiva (Mass Allocation) utilizando el mtodo Completo (Full). Se recomienda que no utilice el
mtodo de Aumento (Incremental) cuando la Asignacin Masiva (Mass Allocation) ya se haya
ejecutado para el mismo periodo.
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De clic en el botn Generar (Generate) para crear un lote de asientos no contabilizados del
rango de periodo que usted especifique.

Una ventana de Nota (Note) mostrar la Identificacin (ID) de solicitud concurrente. De clic en
Aceptar (OK)

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Revisar y Contabilizar el Lote Asignacin Masiva (Mass Allocation)


Navegar por :

1.5.1

Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

Seleccione Encontrar (Find) para ubicar el lote de asiento Asignacin Masiva (Mass Allocation)
sin contabilizar.
Nota: El Libro Mayor General de Oracle (Oracle General Ledger) nombra el asiento Asignacin
Masiva (Mass Allocation) como MA: Request_ID-Batch_Name-Period (Ej: MA: 329336 GPOASIGNACION MASIVA Ago-03). Por lo tanto, en este ejemplo, encontramos el asiento Asignacin
Masiva (Mass Allocation) escribiendo MA: 329336% en el campo Lote (Journal).

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De clic en el botn Revisar Asiento (Review Journal) para revisar el asiento Asignacin Masiva
(Mass Allocation).

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Nota: Si existiera diferencia por redondeo, se agregar en la lnea que tenga mayor importe debido
a que al seleccionar la Asignacin de Agrupacin de Costo Completo (Full Cost Pool Allocation)
ocasiona que las diferencias por redondeo se agreguen a la cuenta con el saldo ms grande.

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Contabilizar Lote Asignacin Masiva (Mass Allocation)

Nota: Si la Autorizacin de Asiento (Journal Approval) se encuentra habilitada, ahora deber


presentar el lote de asiento para autorizarlo antes de contabilizarlo. Para autorizar el lote, de clic en
el botn Ms Procesos (More Actions). Posteriormente de clic en el botn Autorizar Lote
(Approve Batch). Para una explicacin del proceso de autorizacin de asiento, consulte el
documento Autorizacin de Diarios GL (GL Approve Journals Training).
Nota : Si la Autorizacin de Asiento (Journal Approval) no est habilitada, el lote de asiento estar
disponible para contabilizarlo. Para Contabilizar el Lote (To Post) en este punto, de clic en el botn
Ms Procesos (More Actions). Posteriormente de clic en Contabilizar (Post). Para una
explicacin sobre las diferentes maneras de contabilizar lotes de asiento, consulte el documento
Contabilizar Asientos en el Libro Mayor General (GL Post Journals Training).

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rea de Asignacin Automtica (AutoAllocation)


Asignaciones Automticas (AutoAllocations) le permite automatizar la validacin de lote de
asientos y la generacin para Asignaciones Automticas (AutoAllocations), Asientos Recurrentes
(Recurring Journals), MassBudgets (Presupuestos Masivos), Frmulas de Presupuesto (Budget
Formulas) y Asignaciones de Proyectos (Projects Allocations). Desde el rea Asignaciones
Automticas (AutoAllocation Workbench) puede definir los conjuntos de autoasignacin y
presentarlos para su ejecucin. Los conjuntos de Asignaciones Automticas (AutoAllocations)
pueden programarse para su ejecucin en periodos futuros basndose en los programas del Libro
Mayor General (General Ledger) que usted cree.
Utilice Asignaciones Automticas
(AutoAllocations) para procesar lotes de asiento que usted genera regularmente, tal como el cierre
de fin de mes.
Existen dos tipos de Conjuntos de Asignaciones Automticas (AutoAllocation Sets):

Paralelo (Parallel): Asignaciones Automticas Paralelas (Parallel AutoAllocation) valida y


genera simultneamente todos los lotes de asientos en un conjunto de autoasignacin. Los
asientos pueden entonces contabilizarse para actualizar los saldos de una cuenta. Utilice
cualquier combinacin de Asignaciones Automticas (AutoAllocations), Asientos
Recurrentes (Recurring Journals), MassBudgets (Presupuestos Masivos), o Compromisos
Masivos (MassEncumbrances) en su conjunto paralelo de Asignaciones Automticas
(AutoAllocations).

Descender (Step Down): Cuando utilice Asignaciones Automticas (AutoAllocations)


descendentes, los lotes de asientos debe crearse en una secuencia especfica. Ordene los
lotes de asientos de manera que los resultados contabilizados de un paso se utilicen en el
siguiente paso del conjunto de Asignaciones Automticas (AutoAllocations).

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Crear Conjuntos de Asignacin Paralela (Parallel Allocation)


Navegar por:

Asientos>Asignacin
Automtica>Banco
(AutoAllocation>Workbench)

de

Trabajo

Crear conjuntos de Asignacin Paralela (Parallel Allocation) en la ventana Banco de Trabajo


de Asignacin Automtica (AutoAllocation Workbench).
Juego Asignaciones
(Allocation Set):

Ingrese el nombre del conjunto de Asignacin (Allocation).

Descripcin
(Description):

Ingrese la descripcin del conjunto de asignacin.

Definir Tipo
(Set Type):

Elija Paralelo (Parallel) como el Tipo de Conjunto de Asignacin


(Allocation Set Type)

Lnea (Line):

Ingrese el nmero de lnea en la columna de paso

Tipo (Type):

En la columna de tipo, elija el Tipo de


AutoAllocation) que desee utilizar de la lista
Masivas (Mass Allocations), Presupuestos
Asientos Recurrentes (Recurring Journals),
(MassEncumbrances).

Autoasignacin (Type of
de valores: Asignaciones
Masivos MassBudgets),
o Compromisos Masivos

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Lote
(Batch Column):

Ingrese un lote o eljalo desde la lista de valores. Los lotes ya estn


definidos tal como en la ventana Definir Mass Allocation (Asignacin
Masiva) (Define Mass Allocation), o una de las ventanas Definir Asiento
Recurrente (Define Recurring Journal).

Mtodo
de
Asignacin
(Allocation Method):

Elija las asignaciones En Incremento (Incremental) o Completo


(Full).
Nota: Para los asientos recurrentes el mtodo de asignacin no aplica.

Botn de Definicin
de Anlisis Profundo
(Definition Drilldown
Button)

El botn de Definicin de Anlisis Profundo (Definition Drilldown) (inferior


izquierdo) es un botn dinmico. La etiqueta cambia con seleccin de
Tipo (Type). Utilice este botn para solicitar y editar Asignaciones
Masivas (Mass Allocations), Presupuestos Masivos (MassBudgets),
Asientos Recurrentes (Recurring Journals), Compromisos Masivos
(MassEncumbrances) existentes o para crear nuevos.

De clic en el Botn Definicin de Anlisis Profundo (Definition Drilldown Button) Asignaciones


Masivas (Mass Allocations).

Puede profundizar ms all de la ventana Asignaciones Automticas (AutoAllocations) dando clic en


cualquiera de los botones de esa ventana. Una vez que revis la definicin Asignacin Masiva
(Mass Allocation), cierre la ventana y guarde el conjunto de Asignacin Automtica
(AutoAllocation).

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Cuando ha ingresado todas las lneas en el conjunto de Asignacin Automtica (AutoAllocation),


elija cualquiera de los tres botones de la parte inferior de la pantalla: Ejecutar (Submit), Cronograma
(Schedule) o Visualizar Estado (View Status).
De clic en el botn Ejecutar en la ventana Banco de Trabajo de Asignacin Automtica
(AutoAllocation).

Complete los parmetros en la ventana Presentar (Submit).


Nombre (Name):

El nombre del conjunto Asignacin Automtica (AutoAllocation) se


predetermina.

Periodo (Period):

Seleccione el periodo para generar los asientos.

Presupuesto
(Budget):

Si se generan asientos de Presupuesto masivo (MassBudget),


seleccione en presupuesto.

De clic en Presentar (Submit) en la ventana de parmetros.


Se mostrar una nota y le revelar su identificacin de solicitud concurrente. Una vez generada, los
asientos estarn disponibles en la ventana Ingresar Asientos Diarios (Journals Entry).

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Crear Conjuntos de Asignacin Automtica Descendentes (Create Step-Down AutoAllocation


Sets)
Navegar por:

Asientos>Asignacin
Automtica>Banco
(AutoAllocation>Workbench)

de

Trabajo

Crear conjuntos de Asignacin Descendente (Step-Down Allocation) en la ventana Banco De


Trabajo de Asignacin Automtica (AutoAllocation Workbench).
Juego Asignaciones
(Allocation Set):

Ingrese el nombre de conjunto de Asignacin (Allocation).

Descripcin
(Description):

Ingrese la descripcin del conjunto de asignacin.

Contacto por Defecto


(Default Contact):

Seleccione el contacto por defecto. Especifique la responsabilidad del


usuario que se identificar mediante el Flujo de Trabajo (Workflow) en
caso de error de proceso o completar proceso o si se requiere
autorizacin.

Definir Tipo
(Set Type):
Lnea (Line):

Elija Descendente (Step Down) como el Tipo de Conjunto de


Asignacin (Allocation Set Type)
Ingrese un nmero de lnea en la columna de paso

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Tipo (Type):

En la columna de tipo, elija el Tipo de Asignacin Automtica (Type of


AutoAllocation) que desee utilizar de la lista de valores: Asignaciones
Masivas (Mass Allocations), Presupuestos Masivos (MassBudgets),
Diarios Recurrentes (Recurring Journals), o Compromisos Masivos
(MassEncumbrances).

Lote
(Batch Column):

Ingrese un lote o eljalo de la lista de valores. Los lotes ya estn


definidos tal como en la ventana Definir Asignacin Masiva (Define Mass
Allocation) o una de las ventanas Definir Diario Recurrente (Define
Recurring Journal).

Contacto (Contact):

Elija un contacto de la lista de valores, si lo desea use el Contacto por


Defecto (Default Contact).

Mtodo
de
Asignacin
(Allocation Method):

Elija mtodos de asignacin Completo o En Incremento (Full or


Incremental).

Botn de Definicin
de Anlisis Profundo
(Definition Drilldown
Button):

El botn de Definicin de Anlisis Profundo (Definition Drilldown) (inferior


izquierdo) es un botn dinmico. La etiqueta cambia con su eleccin de
Tipo (Type). Utilice este botn para solicitar y editar Asignaciones
Masivas (Mass Allocations), Presupuestos Masivos (Mass Budgets),
Asientos Recurrentes (Recurring Journals), o Compromisos Masivos
(MassEncumbrances) existentes o puede crear nuevos.

Cuando ha ingresado todas las lneas en el conjunto de Asignacin Automtica (AutoAllocation),


elija cualquiera de los tres botones en la parte inferior de la ventana: Ejecutar (Submit), Cronograma
(Schedule) o Visualizar Estado (View Status).
Una vez que el Conjunto de Asignacin Automtica (Auto Allocation Set) se presenta, los asientos
generados estn disponibles en la ventana Ingresar Asientos Diarios (Journal Entry).

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1.6GL Importar Asientos del Libro Mayor Auxiliar


Mdulo:

Libro Mayor General (General Ledger)

Procesos:

Importar Asientos del Libro Mayor Auxiliar

Objetivo:

Importar datos del libro mayor auxiliar al Libro Mayor General (General
Ledger).

Prerrequisitos:

Las transacciones del libro mayor auxiliar se han transferido a la tabla


GL_INTERFACE.

Descripcin General
La Importacin de Asientos (Journal Import) crea asientos de los datos para la contabilidad que
usted transfiere de otras aplicaciones. Las Aplicaciones de Oracle (Oracle Applications) que
transfieren transacciones al Libro Mayor General (General Ledger) son: Cuentas por Pagar
(Accounts Payable), Cuentas por Cobrar (Accounts Receivable), Activos Fijos (Fixed Assets),
Compras (Purchasing), Inventario (Inventory), Proyectos (Projects) y Nmina (Payroll).
En la configuracin de Cuentas por Pagar (Accounts Payable) y Cuentas por Cobrar (Accounts
Receivable) se han establecido para solicitar la importacin de asientos automticamente cuando
se ejecuta su Transferencia al Libro Mayor General (Transfer to GL). Esto puede cambiarse en el
sitio del cliente.
Los Activos de Oracle (Oracle Assets) crea asientos de registro directamente en el Libro Mayor
General (General Ledger), esto lo utiliza la interfaz del Libro Mayor General (General Ledger) como
otros libros mayores auxiliares.
En la instalacin de Oracle base, los asientos de registro que necesitan importarse manualmente
son Inventario (Inventory), Compras (Purchasing) y Proyectos (Projects). Nmina de Oracle (Oracle
Payroll) no viene establecida en la configuracin base.
Tambin puede utilizar Importar Asientos (Journal Import) para crear asientos desde los sistemas
externos del libro mayor auxiliar si las transacciones se cargan en la tabla GL_INTERFACE
utilizando programas de interfaz personalizados.
Nota: Se recomienda ampliamente que los asientos del libro mayor auxiliar no se ajusten en el Libro
Mayor General (GL) ya que esto ocasionara problemas de conciliacin. Siempre que sea posible,
debe hacer los ajustes en el libro mayor auxiliar y permitir que los registros de correccin fluyan al
Libro Mayor General (GL) en la siguiente transferencia. Por esta razn, todas las Fuentes
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(Sources) del libro mayor auxiliar tienen habilitado el indicador Congelado (Frozen) para evitar
cambios.

1.7Importar Asientos de Libro Mayor Auxiliar (Import Subledger Journals)


Navigate to:

Asientos>Importar>Ejecutar (Journals>Import>Run)

Ingrese lo Siguiente:
Origen (Source):

Seleccione el Origen (Source) de donde desea importar el asiento


para crearlos.

ID Grupo
(Group ID):

De manera opcional, especifique un Criterio nico para cada solicitud.


(Requerida para los Proyectos) (Required for Projects)

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Opciones de Ejecucin:
Contabilizar Errores
en Cuenta Transitoria:

Si est permitido contabilizar errores en el Juego de Libros (Set of Books),


puede elegir Contabilizar Errores en Cuenta Transitoria (Post Errors to
Suspense). Si elige esta opcin, la Importacin del Asiento crear asientos
con errores de cuenta en los datos de origen. Si esta opcin no se elige, la
Importacin de Asientos rechazar cualquier fuente que contenga errores de
cuenta. Contabilizar Errores en Cuenta Transitoria (Post Errors to Suspense)
en la configuracin, no se encuentra habilitada ya que el proceso de
contabilizar errores no est habilitado para el juego de libros.

Crear
Resumen
(Create
Journals):

Si se elige Crear Asientos Resumen (Create Summary Journals), la


Importacin de Asientos se realizar resumiendo por todas las transacciones
en una lnea de cargo y abono para la misma cuenta, perodo y divisa. Nota:
Lo mejor es crear asientos resumen. Si no lo hace as, generar un gran
nmero de lneas de registro.

Asientos
Summary

Rango de Datos (Date


Range):

Ingrese un Rango de Fechas (Date Range) para que el Libro Mayor General
(General Ledger) importe nicamente los asientos con fechas contables en
ese rango. Si no especifica un rango de fecha, El Libro Mayor General
(General Ledger) importa todos los datos del asiento.

Importar
Flexfields
Descriptivos
(Importe Descriptive
Flexfields

Puede importar datos de flexfield descriptivo con o sin validacin. Si se elige


la validacin, la importacin del asiento crea asientos nicamente si la
validacin tiene xito.

Nota: Si elige crear asientos de resumen, no puede importar flexfields descriptivos.

De clic en el botn Importar (Import).

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Seleccione S (Yes) para realizar la importacin. En la ventana de Nota (Note) mostrar una
Identificacin (ID) de solicitud.

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Importar Asientos de Compra (Import Purchasing Journals)

Ingrese lo siguiente:
Fuente (Source):

Seleccione Compras (Purchasing).

Identificacin
de
Grupo
ID
Grupo
(Group ID):

Esto se puede dejar en blanco.

Crear
Asientos
Resumen
(Create
Summary Journals):

Seleccione esta casilla de manera que los diarios de resumen sean


creados. Nota: Si se toma la decisin durante la implementacin
que las transacciones detalladas se transferirn al Libro Mayor
General (General Ledger), entonces no debe seleccionar esta
casilla.

Importar
Flexfields
Descriptivos (Import
Descriptive
Flexfields):

Deje como No, a menos que los flexfields descriptivos se hayan


definido en Inventario (Inventory) para transferir la informacin al Libro
Mayor General (General Ledger).

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De clic en el botn Importar (Import).

De clic en S (Yes) para realizar la importacin. En la ventana de Nota (Note) mostrar una
Identificacin (ID) de solicitud.
Revise el Inf Ejecucin Importacin de Asientos (Review Journal Import Execution Report)
y asegrese de que el estado sea Exitoso (Success). Si existieran errores, determine cmo
corregirlos.
Si nicamente tiene unos cuantos errores de Importacin de Asientos (Journal Import), corrija los
errores desde la ventana Corregir Datos de Importacin de Asientos (Correct Journal Import
Data), posteriormente vuelva a ejecutar Importacin de Asientos (Journal Import) con los
datos corregidos.
Navegar por:

Asientos>Importar>Corregir (Journals>Import>Correct)

Si el nmero de errores en Importacin de Asientos (Journal Import) es alto, elimine todos los datos
importados para su registro e ID de Grupo (Group Id). Corrija los errores y vuelva a llenar la tabla
GL_INTERFACE antes de volver a ejecutar la Importacin de Asiento (Journal Import).

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07 Junio 2004

Asientos>Importar>Suprimir (Journals>Import>Delete)

Importar Transacciones de Inventario

Ingrese lo Siguiente:
Origen (Source):

Seleccione Inventario (Inventory).

ID Grupo
(Group ID):

Esto se puede dejar en blanco.

Crear
Asientos
Resumen
(Create
Summary
Journals):

Seleccione esta casilla a fin de crear los libros de resumen. Nota: Si se


toma una decisin durante la implementacin en que las
transacciones de detalle se transferirn al Libro Mayor General
(GL), entonces no deber seleccionar esta casilla.

Importar Flexfields
Descriptivos (Import
Descriptive
Flexfields):

Djelo como No, a menos de que los flexfields descriptivos se hayan


definido en Compras (Purchasing) para transferir la informacin al Libro
Mayor General (GL).

De clic en el botn Importar (Import).

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De clic sobre S (Yes) para realizar la importacin. Una ventana de Nota (Note) mostrar la
Identificacin (ID) de solicitud.
Revisar Inf Ejecucin Importacin de Asientos (Review Journal Import Execution Report) y
asegrese de que es estado sea Exitoso (Success). Si existieran errores determine cmo
corregirlos.
Si nicamente tiene unos cuantos errores de Importacin de Asientos (Journal Import), corrija los
errores desde la ventana Corregir Datos de Importacin de Asientos (Correct Journal Import
Data), posteriormente vuelva a ejecutar la Importacin de Asientos (Journal Import) sobre los
datos corregidos.
Navegar por:

Asientos>Importar>Corregir (Journals>Import>Correct)

Si el nmero de errores de Importacin de Asientos (Journal Import) es elevado, elimine todos los
datos de importacin de registro e ID Grupo (Group Id). Corrija los errores y posteriormente vuelva
a llenar la tabla GL_INTERFACE antes de volver a ejecutar la Importacin de Asientos (Journal
Import).

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Asientos>Importar>Suprimir (Journals>Import>Delete)

Importar Transacciones de Proyectos

Ingrese lo Siguiente:
Origen (Source):

Seleccionar Proyectos (Projects)

ID Grupo
(Group ID):

Para Proyectos (Projects) esto debe seleccionarse desde la lista


emergente de campo.

Crear
Asientos
Resumen
(Create
Summary Journals):

Seleccione esta casilla a fin de crear los asientos de resumen. Nota: Si


se toma una decisin comercial durante la implementacin en que las
transacciones de detalle se transferirn al Libro Mayor General (GL),
entonces deber seleccionar esta casilla.

Importar
de
Flexfields
Descriptivos (Import
Descriptive
Flexfields):

Deje como No, a menos que los flexfields descriptivos hayan sido
definidos en Compras (Purchasing) para transferir informacin al Libro
Mayor General (GL).

De clic en el botn Importar (Import).

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Nota: Para Proyectos (Projects), a diferencia de Compras e Inventario (Purchasing and Inventory),
se debe seleccionar la ID Grupo (Group Id). La razn para requerir un ID Grupo (Group id) es
que existen cuatro interfases de Proyectos (Projects) al Libro Mayor General (General Ledger):
Costos de Mano de obra (Labor Costs), Costos de Uso y Miscelneo (Usage and Miscellaneous
Costs), Costo Total Comprometido (Total Burdened Cost), e Ingresos (Revenue). Hay reportes en
Proyectos (Projects) que identifican la interfaz para un ID Grupo (Group id).
Aparecer una Nota (Note), que pregunta: Est seguro de que quiere iniciar Importacin de
asientos?
De clic sobre S (Yes) para realizar la importacin. Una ventana de Nota (Note) mostrar la
Identificacin (ID) de solicitud.
Deber revisar el Inf Ejecucin Importacin de Asientos (Review Journal Import Execution
Report) y asegurarse de que es estado sea Exitoso (Success). Si existieran errores determine
cmo corregirlos.
Si nicamente tiene unos cuantos errores de Importacin de Asientos (Journal Import), corrija los
errores desde la ventana Corregir Datos de Importacin de Asientos (Correct Journal Import Data),
posteriormente vuelva a ejecutar la Importacin de Asientos (Journal Import) sobre los datos
corregidos
Navegar por:

Asientos>Importar>Corregir (Journals>Import>Correct)

Si el nmero de errores en Importacin de Asientos (Journal Import) es alto, elimine todos los datos
importados para su registro e ID de Grupo (Group Id). Corrija los errores y vuelva a llenar la tabla
GL_INTERFACE antes de volver a ejecutar la Importacin de Asiento (Journal Import).
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1.8GL Corregir Importacin de Asientos


Mdulo:

Libro Mayor General (GL)

Procesos:

Importacin de Asientos (Journals Import)

Objetivo:

Corregir errores de Importacin de Asientos (Journals Import).

Prerrequisitos:

El Proceso de Importacin de Asientos (Journal Import Process)) se ha


ejecutado, y se han detectado errores.

Algunas veces cuando se ejecuta el Proceso de Importacin de Asientos (Journals Import), recibir
errores. Una prctica comn es revisar el Reporte de Ejecucin de Importacin de Asientos
(Journal Import Execution Report) para verificar que la Importacin de Asientos (Journal Import)
haya sido exitosa o, en su caso, si existieron errores que ocasionaron alguna falla en la importacin.

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Si la importacin falla, en la seccin Lneas Errneas (Error Lines) del reporte, el reporte pondr
en una lista las lneas con falla y el cdigo de error (EP01 y EP05 en nuestro ejemplo).
En la seccin Tecla de Error (Error Key) del reporte se enumeran los cdigos de error y se
presenta su significado de cada uno de ellos.

Corregir Errores de Importacin de Asientos (Correct Journal Import Errors)


Tiene dos opciones para corregir Errores de Importacin de Asientos (Journal Import Errors): Puede
eliminar todo el lote de la tabla GL_INTERFACE; regresar a la fuente original y corregir los errores y
despus volver a ejecutar la Importacin de Asientos (Journal Import). La primera parte de esta
opcin requiere de una persona familiarizada con SQL*Plus y tendr que ser muy precisa para
borrar nicamente el lote que contiene el error, ya que puede haber otras entradas de importacin
de diario en la tabla GL_INTERFACE que sean vlidos y que no hayan sido importados en el Libro
Mayor General (General Ledger). Esta opcin se usa comnmente cuando hay muchas lneas de
diario (100+) que no presentan errores.
La opcin ms comn es corregir los errores de formato Corregir Datos de Importacin de Asientos
(Correct Journal Import Data).
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Asientos>Importar>Corregir (Journals>Import>Correct)

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En la primera ventana, Encontrar Datos de Importacin de Asientos (Find Journal Import


Data), ingrese tanta informacin como tenga acerca de las lneas con error para reducir su
bsqueda. Puede buscar la mayora de esta informacin fuera del reporte Ejecucin de
Importacin de Asientos (Journal Import Execution).
De clic en el botn Encontrar (Find)

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El formato de la ventana Corregir Datos de Importacin de Asientos (Correct Journal Import


Data) pondr en una lista todas las lneas con error, con el Cdigo de Error (Error Code)
correspondiente en el campo de Estado (Status).
Hay diversas regiones de opciones (pestaas) en este formato. Cada una representa varios
componentes de la lnea de asiento. Cuando vean los valores en las regiones de opciones, favor de
recordar que estos son todos los valores que el sistema asocia con la lnea de asiento. Incluso
cuando se encuentran en una lista, no necesariamente son invlidas.
Siempre remtase nuevamente al cdigo de error, en el campo Estado (Status), para determinar
qu valor especfico no es vlido (es errneo). Si una lnea de diario tiene varios errores asociados
con este, todos los cdigos de error aparecern en el campo Estado (Status) en forma horizontal
separados por un signo de coma (,).
Nota muy importante: No olvide que en la pantalla Corregir Datos de Importacin de
Asientos (Correct Journal Import Data), se presentan los datos POR LNEA DE ASIENTO,
de ah que en las dos pantallas anteriores, se muestra la misma informacin, slo con la diferencia
de que una informacin es por la lnea de asiento del Dbito y la otra es por la lnea de asiento del
Crdito.
La opcin Lotes / Asientos representa el Nombre del Lote y Asiento (Batch and Journal Name) de
esta Lnea de Asiento (Journal Line).
La opcin Cuentas (Accounts) representa los segmentos que constituyen el Flexfield de
Contabilidad (Accounting Flexfield).
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La opcin Lneas de Asientos (Journal Lines) representa las cantidades de Cargo / Abono (Debit /
Credit) en el Registro del Asiento (Journal Entry). Adems, la descripcin de la Lnea de Asiento
(Journal Line) se encuentra en una lista en esta seccin y si existe Impuesto al Valor Agregado
(Value Added Tax) para esta lnea de Registro del Asiento (Journal Entry), se pondr en la regin
correspondiente dentro de la misma ventana.
La opcin Flexfield Descriptivo (Descriptive Flexfiled) y Referencias (Reference) representan
cualquier informacin adicional capturada en el Ingreso de la Lnea del Asiento (Journal Line).
En el reporte de errores para nuestro ejemplo, marca dos cdigos de errores (EP01 y EP05) los
cules segn su descripcin en el sistema marca lo siguiente:
EP01 - Esta fecha no est en un perodo abierto ni futuro.
EP05 - No hay das hbiles en este perodo
Haga las correcciones (por lnea de asiento) y guarde su trabajo. El estado cambiar del cdigo de
error a CORRECTED (CORRECTED).

Contine con la siguiente Lnea de Importacin de Asientos (Journal Import Line) que
presenta error utilizando (en el teclado) la flecha para desplazamiento hacia abajo y corrija todos los
valores no vlidos.

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Cuando todas las lneas de Importacin de Asientos (Journal Import) ya se han corregido, de clic en
el botn Importar Asientos (Import Journal). Esta instruccin, lo enviar de nuevo a la pantalla
Importar Asiento (Import Journal), donde puede volver a importar el Lote de Asientos (Journal
Batch) corregido.

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Cuando la solicitud concurrente para Importar Asientos (Journal Import) est completa de clic en
el botn Importar (Import) y en seguida de clic en el botn S (Yes) sobre el aviso de Decisin
que manda el sistema al darle la instruccin de Importar.
Verifique usando el reporte Inf Ejecucin Importacin de Asientos (Journal Import Execution)
que la importacin se llev a cabo de manera exitosa.

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Si Ud. desea confirmar que los asientos que import ya estn en GL (General Leadger) deber
hacer lo siguiente

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Asientos>Contabilizar (Journals>Post)

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En la pantalla de bsqueda, introduzca los datos que conozca del Asiento que busca, para que
facilite su localizacin. De clic en el botn Encontrar (Find).

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Podr verificar que el asiento se encuentra listo para ser Contabilizado (Post) para que afecte los
saldos correspondientes en GL.

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1.9 Reversar Asientos Contabilizados


Mdulo:

Libro Mayor General (GL)

Proceso:

Reversar Asientos Registrados

Objetivos:

Crear Asientos de reversin.

Prerrequisitos:

El asiento se ingresa y registra.

Descripcin General
En resumen, los pasos para crear asientos de Reversin son:

Solicitar la reversin del asiento.


Reversar el asiento.
Revisar y autorizar el asiento de reversin.
Contabilizar el asiento de reversin.

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Consultar (Query) el Asiento (Journal) a ser reversado


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Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

De clic en el botn Encontrar (Find)

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De clic en el botn Revisar Asiento (Review Journal)

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De clic en el botn de Ms Detalles (More Details).


Opciones de Reversin:

Ms Detalles (More Details) le permite definir un periodo de contabilidad de reversin y


reversar el asiento.
Ms Procesos (More Actions) le permite reversar asientos con o sin un periodo predefinido
de reversin.

En la zona de Revertir (Reverse) de la ventana de Ms Detalles (More Details):


Periodo (Period):

Seleccionar el periodo de contabilidad para la entrada de reversin.

Mtodo (Method):

Seleccionar el Mtodo (Method) adecuado. Cambiar Dr/Cr (Switch Dr/Cr)


debitar una entrada de crdito original y acreditar una entrada de dbito. Si
selecciona Cambiar Signo (Change Signs), esto revertir un dbito cambiando
el signo a un dbito negativo y una entrada de crdito cambiando el signo a un
crdito positivo. Recomendacin: Utilice el mtodo Cambiar Dr/Cr (Switch
Dr/Cr) al reversar acumulaciones y Cambiar Signo (Change Signs) al reversar
asientos para corregir un error.

De clic en el botn Revertir Asientos (Reverse Journal) para revertir realmente los asientos.
De clic en S (Yes) en la ventana de decisin para realizar la reversin del asiento.
Nota: Si no da clic en el botn Revertir Asientos (Reverse Journal) en este momento el asiento
se marca para reversin y tendr que ser reversado en otro momento.

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Alternativamente, de clic en el botn Ms Procesos (More Actions).

En la ventana Ms Procesos (More Actions), de clic en el botn de Revertir Asientos (Reverse


Journal).

Seleccione el periodo de reversin.


De clic en Aceptar (OK) y se desplegar una ventana de Nota (Note) que mostrar la
Identificacin (ID) de solicitud concurrente.

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Nota: Despus de que se ha revocado el asiento, el campo de estado se cambia a Revertido


(Reversed).

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Revisar, Aprobar y Contabilizar el Asiento de Reversin.


Navegar por:

Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

Nota: El Asiento Mayor General de Oracle (Oracle GL) nombra al asiento de reversin como
Revierte de Nombre de Entrada de Asiento Original-Fecha-Hora (ReversingOriginal Journal Entry
Name-Date-Time) (Ejemplo: Revierte Prueba - Crear Asiento Manual 01 AGO- 12:12:24)
(Revierte Test - Create Manual Journal 01 AUG-00 12:12:24). Por lo tanto, busque el asiento de
reversin ingresando Revierte % (Reverse%) en el campo de Asiento (Journal) y el Periodo
(Period) como un criterio de bsqueda.
De clic en el botn Encontrar (Find)

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De clic en el botn Revisar Asiento (Review Journal).

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Nota: Aunque puede modificar el asiento de reversin, se recomienda que no lo De, ya que esto
significara que la acumulacin original no ha sido totalmente revertida. Si la reversin ha sido
marcada para el periodo equivocado, entonces puede cambiar el periodo de contabilidad del asiento
de reversin dando un clic en el botn Ms Procesos (More Actions). En la ventana Ms
Procesos (More Actions), de clic en el botn de Cambiar Periodo (Change Period) e ingrese el
nuevo periodo.
Si la Autorizacin de Asiento (Journal Approval) no est habilitada, el asiento estar disponible para
su contabilidad. Si la Autorizacin de Asiento (Journal Approval) est habilitada, deber presentar
el asiento para su autorizacin.
Si el asiento requiere autorizacin antes de ser contabilizado, de clic en el botn Ms Procesos
(More Actions) para presentar el asiento para aprobacin.

En la ventana Ms Procesos (More Actions), de clic en el botn Autorizar Lote (Approve Batch).
Se mostrar una ventana de Nota (Note) para indicar que el lote de asientos ha sido enviado a un
aprobador. De clic en OK.
1.9.1.1.1

Contabilizar el Asiento de Reversin

Por otra parte, en la ventana Ms Procesos (More Actions) puede dar un clic en Contabilizar
(Post), para contabilizar el asiento. Para una explicacin sobre las diferentes maneras en que se
pueden contabilizar los lotes de asientos, consulte el documento Contabilidad de Asientos en Libro
Mayor General (GL Post Journals Training).

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Marcar Asiento para Reversin


En ocasiones desear marcar un asiento para reversin al momento de la entrada del asiento y
despus generar la reversin en otro momento. Por ejemplo, se recomienda marcar los asientos de
acumulacin para la reversin al momento de la entrada del asiento y posteriormente generar el
asiento de revocacin despus de que se cierre el periodo actual.
Ingrese un Asiento (Journal).
Navegar por:

Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

Despus de que se ingresaron las lneas del asiento, de clic en el botn Ms Detalles (More
Details) para indicar la revocacin del asiento.

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En la ventana Ms Detalles (More Details):


Referencia
(Reference):

Ingrese la referencia descriptiva de reversin.

Compaa
Compensacin
(Clearing Company):

Puede utilizarse para el procesamiento entre compaas (intercompany), pero


no es relevante para esta transaccin.

Periodo (Period):

Seleccione el periodo de contabilidad para la entrada de la reversin.

Mtodo (Method):

Seleccionar el Mtodo (Method) adecuado. Cambiar Dr/Cr (Switch Dr/Cr)


debitar una entrada de crdito original y acreditar una entrada de dbito. Si
selecciona Cambiar Signo (Change Signs), esto revertir un dbito cambiando
el signo a un dbito negativo y una entrada de crdito cambiando el signo a un
crdito positivo. Recomendacin: Utilice el mtodo Cambiar Dr/Cr (Switch
Dr/Cr) al revocar acumulaciones y Cambiar Signo (Change Signs) al revocar
asientos para corregir un error.

Para marcar la reversin del asiento para despus, de clic en el botn Guardar (Save) o de clic
en la barra del men Archivo>Guardar (File>Save). Posteriormente cierre el formato Ms
Detalles (More Details). No de clic en el botn Revertir Asiento (Reverse Journal).
Si la Autorizacin de Asiento (Journal Approval) no est habilitada, el asiento original estar ahora
disponible para contabilidad. Si la Autorizacin de Asiento (Journal Approval) est habilitada, debe
presentar el asiento para su aprobacin.
De clic en el botn de Ms Procesos (More Actions) para autorizar el asiento original o
contabilizarlo.

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07 Junio 2004

Si el asiento requiere autorizacin, se mostrar el botn Autorizar Lote (Approve Batch) para
que de clic en ste.
Por otra parte, en la ventana Ms Procesos (More Actions), puede dar clic en el botn
Contabilizar (Post), para contabilizar el asiento original. Para una explicacin sobre las
diferentes maneras de contabilizar los lotes de asientos, consulte el documento Contabilizar
Asientos en el Libro Mayor General (GL Post Journals Training).

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Uso de los Criterios de Reversin de Asientos para Marcar Asientos para su Autorizacin
Si habitualmente genera y registra ciertos tipos de reversiones de asiento como parte de sus
procedimientos de apertura y cierre al final del mes, puede ahorrar tiempo y reducir los errores de
entrada utilizando los Criterios de Reversin de Asientos (Journal Reversal Criteria) para marcar
una categora de asientos a revertir.
Defina los criterios de reversin de asientos para las categoras de asiento. Los criterios de
reversin de asientos le permiten especificar el mtodo, periodo y fecha de reversin.
Navegar por:

Configurar>Asiento>Reversin Automtica
(Setup>Journal)>AutoReverse)

Solicite una categora existente de asiento.


En la ventana de Criterios de Reversin da Asientos (Journal Reversal Criteria):
Categora (Category):

Una categora existente de asiento. Puede solicitar y modificar categoras


existentes pero no puede crear nuevas categoras de asiento en esta ventana.

Mtodo
Method):

(Reversal

Cambiar Dr/Cr (Switch DR/CR) reversa asientos cambiando el signo de los


asientos originales. Cambiar signo (Change sign) reversa los asientos
cambiando el signo de los asientos originales.

Periodo
Reversin
(Reversal Period):

Las opciones son Sin Valor por Defecto (No Default), Mismo Perodo (Same
Period), Perodo Siguiente (Next Period) y de No Ajuste Siguiente (Next NonAdjusting Period).

Reversin Automtica
(AutoReverse):

Marque la casilla Reversin Automtica (AutoReverse) para habilitar la


Reversin Automtica (AutoReverse) en esta categora. Lo predeterminado se
deshabilita.
Marque la casilla Reversin Contabilidad Automtica (Auto post) para habilitar
la Reversin Contable Automtica (AutoPost) en esta categora.
La
predeterminacin est deshabilitada.

Reversin
Contabilidad
Automtica

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(AutoPost)
Nota: Es posible que desee definir nuevas categoras de asiento para marcarlas para su reversin.
Ingrese y registre asientos Reales (Actual) con una categora de asiento que tenga criterios de
reversin definidos y habilitados para AutoReversin (AutoReverse).
Navegar por:

Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

Una vez que se ingres el asiento y que, de ser necesario, fue autorizado, contabilice el asiento.

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Generar Reversin

Dos formas de marcar los asientos para reversin son a travs del formato Ms Detalles (More
Details) y a travs del uso de los conjuntos de Criterios de Reversin de Asientos (Journal Reversal
Criteria).
Para reversar los asientos contabilizados que estn marcados para reversin, navegue a la ventana
Revertir Asientos (Reverse Journals) para iniciar el programa de Reversin Automtica (Automatic
Reversal).
Navegar por:

Asientos>Generar>Reversin (Journals>Generate>Reversal)

Busque los asientos que se reversarn. Ingrese los criterios de bsqueda en el formato Encontrar
Asientos (Find Journals), posteriormente de clic en el botn Encontrar (Find).

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En la ventana Revertir Asientos (Reverse Journals):


Casilla (Checkbox):

Marque esta casilla para seleccionar el asiento a reversar.

Reversible
(Revocable):

El estado de reversin del asiento. Para que un asiento sea reversible tiene
que cumplir con ciertos prerrequisitos tales como que el periodo de reversin
debe estar abierto.

Asiento (Journal):

El nombre del asiento.

Descripcin
(Description):

La descripcin del asiento.

Ingresado (Entered):

El periodo de contabilidad de la entrada de asiento original.

Reversin
(Reversing):

El periodo de contabilidad especificado como el periodo de reversin basado


en los Criterios de Reversin de Asientos (Journal Reversal Criteria).

Seleccione las Entradas de Asiento (Journal Entries) que desee revertir marcando la casilla a la
izquierda del asiento.

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De clic en el botn Revertir (Reverse).

Navegue a la ventana Asientos Ingresar (Enter Journals) y busque el asiento que acaba de
reversar. Consulte la seccin Revisar, Aprobar y Contabilizar el Asiento de Revocacin
(Review, Approve, and Post Reversal Journal) que empieza en la pgina 10 de este
documento.
Navegar por:

Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

Observe que el asiento sea revertido y no contabilizado. El asiento revertido ahora debe
contabilizarse mediante los mtodos de contabilidad estndar descritos en el documento
Contabilidad de Asiento en el Libro Mayor General (GL Journal Posting Training).

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Otras Formas de Reversar Automticamente los Asientos

Adems de navegar a la ventana de Revertir Asientos (Reverse Journals), la cual lanza el programa
de Reversin Automtica (Automatic Reversal), hay otras dos formas de revertir automticamente
los asientos.

Navegar a la ventana Encontrar Solicitudes (Submit Request) y seleccionar el Programa


Reversin Automtica (Automatic Reversal).
Ejecutar el programa Periodo Abierto (Open Period) para iniciar el Programa de
Reversin Automtica (Automatic Reversal).

Primero, marque un asiento para su reversin.


Navegar por:

Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

Cree un asiento con una categora de asiento que tenga criterios de reversin definidos y
establezca en Reversin Automtica (AutoReverse). O, marque el asiento para reversin a travs
de la ventana de Ms Detalles (More Details).

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La categora de asiento Acumulacin_AutoReverin (Accrual_AutoReverse) se define en Reversin


Automtica (AutoReverse).
Una vez que se ingres el asiento original, contabilice el asiento.

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Para generar la reversin automticamente:


1.9.2

Navegar por:

1.9.3

Reportes>Ejecutar (Report>Run)

En la zona Ejecutar Solicitud (Run this Request).


Nombre (Name):

De clic en la lista emergente para seleccionar Programa Reversin


Automtica (Program Automatic Reversal).

Parmetros
(Parameters):

De clic en el campo para que la lista emergente muestre la ventana


Parmetros (Parameters). Seleccione el Perodo del asiento que se
reversar. Posteriormente de clic en el botn Aceptar (OK).

Despus de seleccionar las opciones adecuadas de tiempo de ejecucin y conclusin en la ventana


Ejecutar Solicitud (Submit Request), de clic en el botn Ejecutar (Submit).

Navegue a la ventana Ingresar Asientos (Enter Journals) y busque el asiento que acaba de
reversar. Consulte la seccin Revisar, Autorizar y Registrar Reversin de Asiento
(Review, Approve, and Post Reversal Journal que empieza en la pgina 10 de este
documento.
Navegar por:

Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

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Verifique que el asiento sea reversado y no registrado. El asiento reversado ahora debe
contabilizarse mediante los mtodos de contabilidad estndar descritos en el documento
Contabilidad de Asientos en el Libro Mayor General (GL Journal Posting Training).

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1.10GL Contabilizar Asientos


Aplicacin:

Libro Mayor General (GL)

Proceso:

Contabilizar Asientos

Objetivos:

Contabilizar asiento aprobado.

Prerrequisitos:

El asiento est preparado y autorizado.

Descripcin General
Existen diferentes formas de contabilizar lotes de asientos: utilice la ventana Contabilizar
Asientos (Post Journals) para seleccionar y contabilizar diversos lotes de asientos; utilice
la ventana Ms Procesos (More Actions) para contabilizar un lote de asientos
directamente, utilice el programa Autocontabilizar (Autopost) para contabilizar
peridicamente lotes de asientos.

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Ventana Contabilizar Asientos (Post Journals)


Vaya directamente a la ventana Contabilizar (Post).
Navegar por:

Asientos>Contabilizar (Journals>Post)

De clic en el botn Encontrar (Find) el lote de asientos.

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De clic en la casilla a la izquierda del lote que seleccione para contabilizar.


Nota: Puede seleccionar varios lotes para contabilizarlos al mismo tiempo.

Si est habilitada la Autorizacin de Diario (Journal Approval) y el lote no fue autorizado,


entonces se mostrar en el Estado Contabilizacin (Post Status) No Contabilizable
(Unpostable).
Para contabilizar el lote seleccionado, de un clic en el botn Contabilizar (Post)
Una ventana de Nota (Note) mostrar la Identificacin (ID) de solicitud concurrente. De clic en el
botn Aceptar (OK).

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Formato de Ms Procesos (More Actions Form).


Otra manera de contabilizar un asiento es mediante el formato Ms Procesos (More Actions).
Navegar por:

Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

En el formato de Encontrar Asientos (Find Journals), ingrese un parmetro de bsqueda


como parte del nombre del lote.

De clic en el botn Encontrar (Find).

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Puede dar un clic en el botn Revisar Asiento (Review Journal) o Revisar Lote (Review
Batch) para revisar el diario antes de contabilizarlo.
Para contabilizar el lote, de clic en el botn Ms Procesos (More Actions).

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Posteriormente de clic en el botn Contabilizar (Post).

Contabilizar Lotes de Asientos Automticamente (Autopost)


Los lotes de asientos que cumplen con criterios especficos pueden contabilizarse
automticamente una vez que se defina el criterio de Contabilizacin Automtica
(AutoPost).
El establecimiento de criterios mltiples puede definirse incluyendo un rango de fechas de
efectividad del asiento y prioridades de Contabilizacin Automtica (AutoPost) mltiples.
Las prioridades de Contabilizacin Automtica (AutoPost) incluyen combinaciones de
fuente de asiento, tipo de saldo, de categora de asiento y perodo.

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Definir un Juego de Criterios de Contabilizacin Automtica (AutoPost)


Nzavegar por:

Configurar>Asiento>Contabilizacin Automtica(Setup>Journal>
AutoPost)

Juego de Criterios
(Criteria Set):
Descripcin
(Description):
Casilla
Activado
(Enabled Check Box):

Nombre del juego de criterios de Contabilizacin Automtica (AutoPost)

Contabilizaciones
Opciones Ejecucin
(Posting Submission
Options):

Seleccione la opcin Ejecutar Todas las Prioridades en Orden (Submit All


Priorities in Order) para presentar los lotes para todas las prioridades en la
misma ejecucin de Contabilizacin Automtica (AutoPost). Las prioridades
se procesan en orden, basndose en el nmero de prioridad. Utilice
Presentar nicamente Prioridades con Lotes en Orden (Submit Only Priorities
with Batches in Order) cuando haya necesidad de equilibrar la carga del
administrador concurrente.
Desde (From): Fecha de efectividad de inicio del rango, ingresada como el
nmero de das antes de la fecha de presentacin de Contabilizacin
Automtica (AutoPost). Nmero de 0 hasta 1000.
Hasta (To): Fecha de efectividad del trmino del rango, ingresado como el
nmero de das despus de la fecha de presentacin de Contabilizacin
Automtica (AutoPost). Nmero de 0 al 999.

Fechas
Efectivas
Asiento
(Journal
Effective Dates):

Descripcin del juego de criterios Contabilizacin Automtica (AutoPost)


Lo predeterminado es habilitar el juego de criterios. Desactive la casilla para
deshabilitar el conjunto de criterios.

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Nmero de Prioridad
(Priority Number):

El nmero de prioridad debe tener un valor desde el 1 al 99 donde 1 es la


prioridad ms alta y 99 la ms baja. Los lotes con prioridades ms altas se
contabilizan primero.

Criterios de Prioridad
(Priority Criteria):

Adems de un Nmero (Number) de prioridad, cada prioridad incluye un


Origen de Asiento (Journal Source), Categora de Asiento (Journal
Category), Tipo de Saldo (Balance Type) y Perodo (Period).

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Ejecutar el Programa Contabilizacin Automtica (AutoPost)

Una vez que se ha definido el juego de criterios de Contabilizacin Automtica (AutoPost),


ejecute el programa de Contabilizacin Automtica (AutoPost) para seleccionar y
contabilizar cualquiera de los lotes de asientos que cumpla los criterios definidos por el
juego de criterios.
Navegar por:

Configurar>Asiento>Contabilizacin Automtica(Setup>
Journal>AutoPost)

Consulte el juego de criterios de Contabilizacin Automtica (AutoPost) para el que desee


ejecutar el programa de Contabilizacin Automtica (AutoPost).

De clic en el botn Ejecutar Contab Automtica (Submit AutoPost).

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Se mostrar una Nota (Note) con la identificacin de solicitud concurrente de Contabilizacin


Automtica (Automatic Posting). De clic en Aceptar (OK).

Revise el Reporte de Ejecucin Contabilizacin Automtica (AutoPost Execution Report)


despus de que se complete el programa exitosamente.

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Programa Contabilizacin Automtica (Schedule the AutoPost Program)

El programa Contabilizacin Automtica (AutoPost) tambin puede programarse para su


ejecucin en tiempos especficos y con intervalos.
Navegar por:

Configurar>Asiento>Contabilizacin Automtica(Setup>Journal>
AutoPost)

Consulte el juego de criterios Contabilizacin Automtica (AutoPost) para el que desee


ejecutar el programa de Contabilizacin Automtica (AutoPost).

De clic en el botn Programar Contabilidad Automtica (Schedule AutoPost).


Se mostrar la ventana Ejecutar Solicitud (Submit Request).

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Para programar las opciones en la ventana Ejecutar Solicitud (Submit Request) de clic en el botn
Programar (Schedule).
De un clic en el botn Ejecutar (Run):

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Lo Antes Posible(As
Soon as Possible):
Una
vez
(Once):

Presente la solicitud tan pronto como sea posible. Presente la solicitud


una vez que se especificaron la hora y la fecha. Al seleccionar Una Vez
(Once), se muestra un campo de hora especial que le permite especificar
la hora del da para presentar la solicitud. Utilice el calendario
seleccionando el icono de Lista de Valores (List of Values) en el campo
para seleccionar una fecha y hora de presentacin de solicitud.

Peridicamente
(Periodically):

Presente la solicitud repetidamente en el intervalo especificado. Cuando


se elige Peridicamente (Periodically), se muestran diversos campos
nuevos que le permiten especificar el intervalo de minutos, horas, das o
meses que desee esperar antes de volver a presentar una solicitud. El
intervalo puede especificarse a partir de la hora de inicio de la solicitud o
desde que se complet la hora de la solicitud.

En Das Especifcos
(On Specific Days):

Presente la solicitud en los das especifcos. Cuando se elige En Das


Especficos(On Specific Days), se muestran diversos campos nuevos
que le permiten determinar los das que se requiere que se presente la
solicitud ya sea en un da del mes, o de la semana.

Esta opcin est reservada para emisiones futuras.


Avanzado
(Advanced)
De clic en Aceptar (OK) para salir del formato Programar (Schedule).
Posteriormente de clic en el botn Ejecutar (Submit) en la ventana Ejecutar Solicitud (Submit
Request).
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Revise el Reporte de Ejecucin de Contabilizacin Automtica (AutoPost Execution Report)


despus de que se complet el programa de manera exitosa.

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1.11 Consulta de Cuenta


Aplicacin:

Libro Mayor General (GL)

Proceso:

Consulta de Cuenta

Objetivos:

Realizar una consulta de cuenta


Hacer un anlisis minucioso para revisar informacin detallada del diario
Hacer un anlisis minucioso para revisar la informacin del libro mayor auxiliar

Prerequisitos:

Los diarios se ingresan y registran

Descripcin General
La Consulta de Cuenta (Account Inquiry) es una funcionalidad eficaz que puede utilizarse
para el anlisis y la conciliacin. sta permite al usuario consultar el saldo de una cuenta
en lnea y posteriormente hacer un anlisis minucioso en los detalles del asiento, y que los
lotes de las Cuentas por Pagar (Accounts Payable) y Cuentas por Cobrar (Accounts
Receivable) De n un anlisis minucioso en la informacin del libro mayor auxiliar.

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Consulta de Cuenta
Navegar por:

Consulta>Cuenta (Inquiry>Account)

La ventana Consulta de Cuenta (Account Inquiry) desplegar la siguiente informacin al


abrir:

El periodo actual de contabilidad abierta (Jun-03) (Jun-03)


Divisa Unica (Single Currency), Divisa (Currency) es la divisa funcional (MXN) y Tipo
Divisa (Currency Type) es Ingresado (Entered)
El Tipo de Saldo Primario (Primary Balance Type) es Real (Actual)
El Factor (Factor) es Unidades (Units)

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Criterios de Seleccin:
Periodos Contables
(Accounting Periods):

Seleccione el rango de los periodos a consultar.

Divisa (Currency):

Seleccione la divisa. Seleccione Todas las Divisas (All Currencies) para


ver toda la informacin en todas las divisas, o Divisa nica (Single
Currency) e ingrese la divisa para ver toda la informacin ingresada en esa
divisa.

Tipo de Divisa
(Accounting Periods):

Seleccione Ingresada (Entered) para ver toda la informacin de las


transacciones realizadas en la divisa de la consulta.
Seleccione
Trasladado (Translated) para ver la informacin de divisa funcional.

Tipo
de
Saldo
Primario
(Primary
Balance Type):

Ingrese el tipo de Saldo Real, Presupuesto o Compromiso (Actual,


Budget or Encumbrance)

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Factor (Factor):

Ingrese los factores de despliegue y precisin:


Unidades (Units)Completa precisin; redondea a dos
decimales
Miles (Thousands)Divide los saldos entre 1,000; redondea a
tres decimales
Millones (Millions)Divide los saldos entre 1,000,000;
redondea a tres decimales
Billones (Billions)-Divide los saldos entre 1,000,000,000;
redondea a tres decimales

Plantilla Resumen
(Summary Template):

Este campo nicamente se aplica si usted est haciendo una consulta sobre
las cuentas de resumen.

Cuentas (Accounts):

Ingrese el rango de cuentas en la ventana de Buscar Cuentas (Find


Accounts).

En la ventana de Encontrar Cuentas (Find Account), usted puede ingresar los valores de Inferior
(Low) y Superior (High) en cada segmento o solamente en los segmentos a los que desee
limitar la bsqueda.

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Las opciones para la investigacin de cuenta son:


Mostrar Saldos (Show
Balances):

Muestra los saldos para la cuenta a consultar.

Mostrar Detalles de
Asientos(Show
Journal Details):

Muestra los saldos para la cuenta a consultar.

Mostrar
Variacin
(Show Variance):

Muestra el saldo real presupuesto y variacin.

Hacer un Anlisis Minucioso en Detalles de Saldos


Para ver la informacin de una cuenta detallada, de un clic en el botn Mostrar Saldos (Show
Balances).

De clic en el botn Detalles Asiento (Show Journal Details).


Nota: Para una investigacin de cuenta de resumen, de clic en el botn Saldos Resumen
(Show Summary Balances) y posteriormente de clic en el botn Detalles Asiento (Detail
Balances) en la ventana Resumen de Saldos (Summary Balances).

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De clic en el botn Mostrar Asiento Completo (Show Full Journal) para ver todas las lneas en
el diario original.

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Se muestra el registro original del diario.


De clic en el botn Ms Detalles (More Details).

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En la ventana Ms Detalles (More Details), usted puede ver el estado del asiento y el estado de
reversin (Reverse Status).

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Hacer un Anlisis Minucioso en Detalles del Libro Mayor Auxiliar de Cuentas


por Pagar
Para cuentas adecuadas del Libro Mayor General (GL Accounts), puede hacer un anlisis
minucioso en la factura y los pagos de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables) que
generaron la contabilidad en el libro mayor general de la cuenta.

De clic en el botn Mostrar Saldos (Show Balances).

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De clic en el botn Detalles Asiento (Journal Details).

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De clic en el botn de Desglosar (Drilldown) para ver las transacciones del libro mayor auxiliar.

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Desde la ventana Contabilidad de Pago de Facturas de Payables (Payables Invoice Accounting)


puede dar clic en el botn Mostrar Transaccin (Show Transaction) para hacer un anlisis
minucioso de la factura actual, o puede dar un clic en el botn Mostrar Contabilidad
Transaccin (Show Transactions Accounting) para hacer un anlisis minucioso de las
distribuciones de contabilidad para la factura.
De clic en el botn Mostrar Transaccin (Show Transaction).

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El botn Mostrar Transaccin (Show Transaction) lo lleva a la ventana de Facturas (Invoices)


en Cuentas por Pagar (Payables) donde puede hacer clic en los botones tales como
Distribuciones (Distributions) para mostrarle ms informacin acerca de la transaccin.
Cierre las ventanas para regresar a la ventana de consulta de cuenta (account inquiry).

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1.11.1.1
Hacer un Anlisis Minucioso en Detalles del Libro
Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar
Para obtener las cuentas del Libro Mayor General adecuadas, puede hacer un anlisis minucioso
en la factura y los pagos de las Cuentas por Cobrar de Oracle (Oracle Receivables) que generaron
un registro en el libro mayor general para la cuenta.

De clic en el botn de Mostrar Detalles de Asientos (Show Journal Details). Como en el


ejemplo anterior primero puede seleccionar Mostrar Saldos (Summary Balances) y posteriormente
de clic en Mostrar Detalles del Asientos (Show Journal Details).

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Coloque el cursor en una lnea de entrada del diario y de clic en Desglosar (Drilldown).

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Desde la ventana Contabilidad de Transaccin de Receivables (Receivables Transaction


Accounting) puede hacer clic en el botn Mostrar Transaccin (Show Transaction) para hacer
un anlisis minucioso de la factura actual, o puede hacer clic en el botn Mostrar Contabilidad de
Transaccin (Show Transactions Accounting) para hacer un anlisis minucioso en las
distribuciones de contabilidad para la factura.
De un clic en Mostrar Transaccin (Show Transaction).

El botn Mostrar Transaccin (Show Transaction) lo lleva a la ventana real de Transacciones


(Transactions) en Cuentas por Cobrar de Oracle (Oracle Receivables) donde usted puede acceder
a las diferentes opciones de factura tales como Cliente Pagador (Paying Customer) o de clic en los
botones de transaccin tales como el de Distribuciones (Distributions).
Cierre las ventanas para regresar a la ventana de consulta de cuenta.

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1.12 Presupuestos
Aplicacin:

Libro Mayor General (GL)

Proceso:

Crear Presupuestos

Objetivos:

Definir un presupuesto.
Definir una organizacin de presupuesto.
Ingresar cantidades de presupuesto utilizando ADI (Integrador de Aplicacin de
Escritorio) (Application Desktop Integrator).
Cargar las cantidades de presupuesto utilizando ADI (Integrador de Aplicacin
de Escritorio) (Application Desktop Integrator).

Prerrequisitos:

Definicin del diagrama de estructura de cuentas serie de libros y valores de


segmento del flexfield de contabilidad.
Generacin de combinaciones de cdigo flexfield de contabilidad que tendrn
las cantidades de presupuesto. Con la versin 11 (Release 11), esto se podr
levar a cabo con la funcionalidad de mantenimiento masivo del Libro Mayor
General de Oracle (Oracle General Ledger). Esto tambin puede realizarse
creando un diario en el Integrador de Aplicacin de Escritorio (Application
Desktop Integrator) (ADI) con las cuentas presupuestadas adecuadas. El diario
entonces puede importarse al Libro Mayor General de Oracle (Oracle General
Ledger), creando las combinaciones de cdigo mediante la insercin dinmica y
despus ser eliminado antes de que se registre de manera que no realice
ninguna actividad contable.

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Descripcin General
Presupuestos (Budgets) dentro del Libro General Mayor de Oracle:

Proporcionar una medida contra la que se compare la actividad comercial real.


Puede servir para controlar las cantidades de gastos en las organizaciones
gubernamentales mediante el control presupuestario y contabilidad de gravamen.

Los presupuestos pueden ingresarse manualmente en Oracle, copiarse y modificarse de otro


presupuesto, ingresarse como diarios o ingresarse a travs del Integrador de Aplicacin de
Escritorio (Application Desktop Integrator)(ADI).
1.12.1 Definir un Presupuesto
Navegar por:

Presupuesto>Definir>Presupuesto (Budgets>Define>Budget)

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En la pantalla de Definir Presupuesto (Define Budget):


Nombre (Name):

Definir nombre de presupuesto. Ya que la mayora de los presupuestos


cambian anualmente, se recomienda nombrar el presupuesto con el nombre y
el ejercicio. Por ejemplo, TEST-2003.

Descripcin
(Description):

Descripcin de presupuesto. Por ejemplo Test 2003.

Estado (Status):

Haga clic en el campo para mostrar la lista o [Ctrl. +L] para seleccionar el
estado, Abie, Actual o Congelado

Requerir Asientos de
Presupuesto (Require
Budget Journals):

Dejar sin seleccionar. Si el indicador Requerir Asientos de Presupuesto


(Require Budget Journals) est habilitado para la serie de libros, esta opcin
se seleccionar y no puede cambiarse. Cuando requiera asientos de
presupuesto, nicamente puede utilizar mtodos de registro de presupuesto
que creen los asientos, es decir asientos de presupuesto, transferencias de
presupuesto, Presupuestos Masivos (MassBudgets), consolidacin de
balances de presupuesto y el Asistente de Asientos (Journal Wizard) del
Integrador de Aplicacin de Escritorio (Application Desktop Integrator).

Nota: Use los asientos de presupuesto para mantener un seguimiento de la auditoria en sus
balances de presupuesto. Otros mtodos de registro de presupuesto actualizan los balances de
presupuesto directamente.

En la zona de Periodos Presupuesto (Budget Periods):


Primero:

Haga clic en el campo para mostrar la lista o [Ctrl. +L] para seleccionar el primer
periodo de presupuesto.

Ultimo:

Haga clic en el campo para mostrar la lista o [Ctrl. +L] para seleccionar el ltimo
periodo del presupuesto.

Presupuesto
Principal
(Master
Budget):

Haga clic en el campo para mostrar la lista o [Ctrl. +L] para seleccionar el nombre
del presupuesto maestro en caso de haberlo

Guarde (Save) el presupuesto.


Cuando haya terminado seleccione Abrir Ejercicio Sgte (Open Next Year) de manera que
pueda hacer una comparacin con el presupuesto.
1.12.2 Definir una organizacin de presupuesto
Las organizaciones de presupuesto indican:

En qu secuencia se mostrarn los segmentos flexfield de contabilidad.


Si est habilitada la proteccin de contrasea.
Sobre qu combinaciones de cdigo flexfield de contabilidad sern reportadas o
presupuestadas.

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Navegar por:

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Presupuestos>Definir>Organizacin(Budgets>Define>
Organization)

En la pantalla Definir Organizacin Presupuesto (Define Budget Organization):


Organizacin
(Organization):

Nombre de la organizacin del presupuesto.

Descripcin
(Description):

Descripcin de la organizacin de presupuesto.

Segmento
Ordenamiento
(Ordering Segment):

Normalmente ste ser el segmento de Cuenta (Account).

Secuencia Despliegue
(Display Sequence):

De clic en el campo para mostrar la ventana de Mostrar Secuencia (Display


Sequence).
Indique, usando los nmeros del 1 al n, el orden de los segmentos flexfield
de contabilidad donde n es el nmero de segmentos en el flexfield de
contabilidad.

En la zona Seguridad de Contrasea (Password Security):


Activado (Enabled):

Se predetermina en No. A menos que la contabilidad de comprometido y el


control presupuestario estn en vigor, ste debera ser No

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Configurar
Contrasea
Password):

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(Set

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Si es conveniente, habilite la seguridad de contrasea dando clic en este


botn e ingrese la contrasea.

De clic en el Botn Rangos (Ranges Button).

En la ventana de Rangos de Cuenta (Account Ranges):


Lnea (Line):

Se recomienda empezar con 10 e incrementar para cada lnea en 10.

Inferior (Low):

De clic en la lista despegable para seleccionar el rango inferior del rango de


cuentas.

Superior (High):

De clic en la lista despegable para seleccionar el rango superior del rango de


cuentas.

Tipo (Type):

De clic en la lista desplegable para seleccionar el tipo Ingresado (Entered)


o Calculado (Calculated).
A menos que est utilizando control
presupuestal, lo ms probable es que desee seleccionar Ingresado
(Entered)

Divisa (Currency):

De clic en el campo para mostrar la lista o [Ctrl. +L] para seleccionar la divisa.

Guarde (Save) su trabajo.

El Libro Mayor General lanza un programa concurrente para asignar todas las cuentas
existentes dentro de los rangos designados a la organizacin del presupuesto.
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De clic en el botn de Asignaciones de Rango (Range Assignments) para revisar las cuentas
asignadas a su organizacin.

Para eliminar temporalmente una asignacin de cuenta, coloque el cursor en la lnea de


asignacin de cuenta, despus:

Seleccione en la barra de men Edicin>Suprimir (Edit>Delete), o


Seleccione en la barra de herramientas el icono Suprimir (Delete).

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De clic en S (Yes) en la casilla de Decisin (Decision) para eliminar temporalmente la cuenta.


Nota: La asignacin de la cuenta se elimina nicamente de la organizacin del presupuesto hasta
que se ejecuta el programa Mantener Organizacin de Presupuesto (Maintain Budget
Organization). Ese programa se inicia haciendo clic en el botn de Mantener (Maintain) en la
ventana de Definir Organizacin de Presupuesto (Define Budget Organization).
Para eliminar una asignacin de cuenta permanentemente de la organizacin de presupuesto,
elimine el rango que incluye la cuenta. Posteriormente cree un nuevo rango o combinacin de
rangos que excluyen la cuenta.

1.12.2.1

Ingresar Cantidades de Presupuesto utilizando ADI

Antes denominada GLDI, el software ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio) de Oracle es un


mtodo mucho ms modernizado de entrada de presupuesto que el utilizar formas de Ingresar
Cantidades de Presupuesto (Enter Budget Amounts) o Ingresar Asientos de Presupuesto (Enter
Budget Journals).

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Despus de conectarse con la base de datos y de solicitar la barra de herramientas de ADI,


seleccione el botn Asistente de Presupuesto (budget wizard). (El botn que parece una bola
de cristal).

En el formato Crear Hoja de Trabajo Presupuesto (Create Budget Worksheet):


Organizacin
(Organization):

Precione [Ctrl.+L] para seleccionar una de las organizaciones disponibles.

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Limitar Cuentas

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Puede adems reducir las cuentas a las que se les har el presupuesto.

(Limit Accounts):

Defina Caractersticas
(Set Characteristics):

Muestra las caractersticas tales como Orden Despliegue, Mostra Desc, Clasif
Orden, Calsif Direccin.

Presupuesto
(Budget):

Presione [Ctrl. +L] para seleccionar los presupuestos disponibles.

Divisa (Currency):

Presiones [Ctrl. +L] para seleccionar la divisa de presupuesto.

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Rango de Periodo
(Period Range):

Se definir segn el presupuesto seleccionado.

Libro
de
(Workbook):

Presione [Ctrl. +L] para seleccionar el libro de trabajo Nuevo (New) o


Actual (Current) segn convenga.

Trabajo

En la zona Opciones Hoja de Trabajo (Worksheet Options):


Incluir (Include):

Presione [Ctrl. +L] para seleccionar nicamente Presupuestos (Budgets


Only) o Presupuestos y Reales (Budgets and Actuals).

En la zona de Estado (Status):


Permitir Actualizacin
(Allow Update):

Presiones [Ctrl. +L] para seleccionar S (Yes) o N. Establecer en S


(Yes) hasta que se congele el presupuesto.

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Despus de que se presion el botn de seleccin en Crear Hoja de Trabajo de


Presupuesto (Create Budget Worksheet), se genera una plantilla de hoja de clculo.

Las combinaciones de cuentas son de aquellas cuentas creadas o utilizadas anteriormente en


Aplicaciones de Oracle (Oracle Applications).

Nota: Desproteja la hoja de trabajo para ingresar informacin de presupuesto y /o


formatear la hoja.
Comience por ingresar la informacin del presupuesto en la hoja de clculo cuando haya
terminado, cargue la informacin del presupuesto en el Libro Mayor General (GL) dando
clic en el icono Cargar a Interfaz (Upload to Interface).

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En la ventana de Cargue Presupuestos a Interface la opcin Cargue Modo (Upload Mode) por lo
general se debe establecer en Reemplazar (Replace). Es posible establecer otros parmetros
segn su criterio. Si se selecciona Iniciar Imprte Presupuesto (Start Budget Import), se
iniciar la rutina de importacin de presupuesto en el Libro Mayor General de Oracle (Oracle
General Ledger), a menos de que la importacin enfrente problemas, la solicitud concurrente
terminar con la modificacin de las cantidades de presupuesto adecuadas.
Una vez que se complete la transferencia del asiento, se mostrar una ventana de Integrador de
Escritorio del Libro Mayor General (GL Desktop Integrator) emerger para mostrar la siguiente
informacin:

Nmero de errores en el procedimiento de carga


Identificacin de solicitud de importacin
Un mensaje indicando que se ha presentado una
solicitud de observacin para la Identificacin de Solicitud de Importacin (Import request
ID)

De clic en el botn OK para cerrar la ventana.


Nota: La columna de Mensajes (Messages) explicar los problemas de Confirmacin (Validation) en
caso de que alguna fila falle.
Una vez que se complet la carga, el presupuesto est disponible para ser registrado o autorizado
si as se requiere en el Libro Mayor General.
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Congelar el Presupuesto

La congelacin de un presupuesto evita que ste sea modificado.


Navegar por:

Presupuestos>Congelar (Budgets>Freeze)

Una vez que est la ventana Congelar Presupuesto (Freeze Budget), de clic en la
opcin Organizaciones (Organizations).

En la zona Organizacin (Organization):


Presupuesto
(Budget):

De clic en el campo para mostrar la lista o [Ctrl. +L] para seleccionar el


presupuesto disponible.

Marque la casilla Congelado (Frozen) y guarde el formato para congelar (freeze) un


presupuesto. Por favor observe que simplemente desmarcar la casilla Congelado
(Frozen) y guarde el formato para descongelar (unfreeze) un presupuesto.

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1.13 Crear Reportes FSG


Aplicacin:

Libro Mayor General (GL)

Proceso:

Crear Reportes FSG Generador de Estados Financieros (Financial Statement


Generator)

Objetivos:

Crear los componentes bsicos para un reporte de Balance General (Balance


Sheet).

Prerequisitos:

1. Definir Jerarqua de Cuenta (Account Hierarchy)Definir


2. Departamento de Cuenta (Account Department)

Descripcin General
El Generador de Estados Financieros (Financial Statement Generator) FSG es una herramienta
utilizada para crear reportes financieros personalizados sin programacin con el fin de cumplir con
las necesidades individuales de generacin de reportes de negocios que dependen de factores
tales como tipo de negocio, tamao de negocio, estructura organizacional y preferencias
administrativas.

En resumen, los pasos para crear un reporte de FSG Generador de Estados Financieros (Financial
Statement Generator) son:
Opcional, hacer un borrador del reporte.
Definir conjuntos de filas
Definir conjuntos de columnas
Definir encabezado del conjunto de la columna
Definir reportes financieros y conjuntos de reporte
Solicitar reportes financieros y conjuntos de reporte
Antes de crear un reporte FSG, se recomienda que primero elabore un borrador. Escribir con
anterioridad el reporte financiero le ayudar a planificar el formato y contenido y por lo tanto ahorrar
tiempo.

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Definir Conjuntos de Filas


Los conjuntos de filas se definen para especificar el formato y contenido de las filas de reporte. Los
conjuntos Definir Fila (Define Row) incluyen asignacin de cuentas, definicin de clculos y formato.
Existen tres tipos de conjuntos de fila:
Filas de encabezado
Filas de detalle (Rango de Cuenta (Account Range))
Filas de clculo (Subtotales y Totales) Ejemplo:
10

Activos (Assets):

20

Activos Circulantes (Current Assets):

30

Efectivo (Cash)

Acct.#10000 = 10001 10999

40

Cuentas por cobrar Accounts Receivable)

Acct.#11100 = 11101 11199

50

Otras Cuentas por Cobrar (Other Receivables)

Acct.#11800 = 11801 11899

60

Acct.#12001 = 11901 11999

70

Descuento para las Cuentas por Cobrar


(Allowance for A/R)
Inventario (Inventory)

80

Gastos Prepagados (Prepaid Expenses)

Acct.#13000 = 13001 13999

100

Activos Circulantes Totales (Total Current Assets)

Acct.#12001 = 12001 12999

Suma de Filas de 01 a 99

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El ejemplo anterior ilustra lo siguiente:

Las filas 10-20 son las filas de encabezado


Las filas 30-80 son las filas de detalle
La fila 100 es la fila de clculo

Para propsitos de la capacitacin de conjunto de fila, definiremos las siguientes


filas para ejemplificar los tres tipos de definicin de conjuntos de fila:

Fila 10
Activos (Assets):
Fila 30
Efectivo (Cash): Acct.#10100 = 10001 10999
Fila 100 Activos Circulantes Totales (Total Current Assets) Suma
Filas de 01 a 99

Navegar por:

de

las

Informes>Definir>Juego de Filas (Reports>Define>Filaset)

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Definir Juego de Filas (Rows Sets):


Nombre (Name):

Ingresar un nombre para el Juego de Filas (Row Sets) (Balance General R2I)
(R2I Balance Sheet).

Descripcin
(Descripcin):

Ingresar una descripcin para el Juego de Filas (Row Sets) (Balance General
= Presupuesto - Actual = Variacin) (Balance Sheet = Current Budget =
Variance).

De clic en el botn de Definir Filas (Define Rows).


Definir Fila 10 (Define Row 10):

Ingrese el Criterio de Seleccin (Selection Criteria):


Lnea (Line):

Ingrese el nmero de lnea (10). Los incrementos de la lnea de 10 son una


buena prctica, ya que le permite insertar nuevas lneas ms adelante en la
orden requerida. Nota: Estas filas se imprimirn en orden ascendente y por lo
tanto controlarn el orden en el que aparecen las filas en el reporte.
Articulo Lnea
Ingrese una descripcin del Articulo Lnea (Activos) (Assets): para que cada
(Line Item):
fila aparezca como etiqueta de fila.
Nota: De manera opcional, ingrese las Opciones Formato (Format Options), Opciones Avanzadas
(Advanced Options), Opciones Despliegue (Display Options) y Control Saldo (Balance Control)
para cada fila.
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Opcin Formato (Format Option):


Sangra (Indent):

Ingrese el nmero de espacios (0 porque la Fila 10 no tiene sangra) que se


dejarn para la sangra del margen izquierdo del reporte.

Lineas a Saltear
(Lines to Skip):

Ingrese el nmero de lneas en blanco que FSG (Generador de Estados


Financieros) colocar en el reporte de lnea Antes (Before) (0) y Despus
(After) (0). Nota: Esto aplica a toda la fila.

Carcter Subrayado
(Underline Character):

Especificar un subrayado de carcter (----- rayado simple para subtotal O = =


= = rayado doble para totales) para imprimir en el reporte Antes (Before) (en
blanco) y Despus (After) (en blanco) de la fila. Generalmente, este formato
se utiliza para la fila de clculo.

Cambio Pgina

(Page Breaker): Marque las casillas Antes (Before) (en blanco) y Despus
(After) (en blanco) para indicar si FSG (Generador de Estados Financieros)
debe insertar un salto de pgina antes y/o despus de imprimir la fila.

Opciones Despliegue (Display Options):


Mscara
Formato
(Format Mask):

Ingrese la mscara de formato (en blanco) para definir cmo imprime FSG
(Generador de Estados Financieros) los valores numricos en los reportes.

Con una mscara de formato, usted puede controlar lo siguiente:


Nmero de dgitos mostrados en ambos lados del punto decimal (el indicador
siempre es el dgito numrico 9. Para cada 9 que aparece en el campo
mscara de formato, FSG (Generador de Estados Financieros) imprimir un
nmero de valores.)
Smbolo utilizado para separar (Por ejemplo, la mscara de formato 99,999 usa una
coma mientras la mscara de formato 99*999 usa un asterisco como separador
de miles.)
Smbolo de divisa (Por ejemplo, para mostrar USD, puede especificar un $ y para el
yen japons un .)
Smbolo utilizado como indicador decimal (Por ejemplo, la mscara de formato 99.9
usa un punto, mientras la mscara de formato 99,9 utiliza una coma como el
punto decimal.)
Informacin adicional que usted desee imprimir antes o despus de las cantidades
(Por ejemplo, podra tener cada impresin de nmero con la frase

traducido (translated) inmediatamente seguido de ste.


Nota: Ingrese una mscara de formato para mostrar los valores de la fila nicamente si desea
ignorar la mscara de formato del nivel de la columna.
Por ejemplo, el nmero 4500 se mostrara utilizando una mscara de formato diferente:

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Mscara Formato
(Format Mask)
9999
999,999
$999,999
999,999.99
99.999.999,99
DM 99,999,99 (Traducido) (Translated)
Factor
(The Factor):

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Aparece Como...
Displayed As
4500
4,500
$4,500
4,500.00
4.500,00
DM 4,500 (Traducido) (Translated)

Ingrese los factores mostrar precisin (dejar en blanco) para mostrar los
valores numricos:

Unidad (Units)Precisin total; redondeados a dos lugares decimales

Miles (Thousands)Divide los balances por 1,000; redondea a tres


lugares de decimal
Millones (Millions)Divide los balances por 1,000,000; redondea a
tres lugares de decimal
Billones (Billions)Divide los balances por 1,000,000,000; redondea
a tres decimales

Nota: El factor de conjunto de fila ignora el factor de nivel de columna.

Nivel
Detalle Asignar el nivel de detalle (dejar en blanco). Existen tres
opciones que controlan el nivel de detalle que FSG (Generador
(Level of Detail):
de Estados Financieros) imprime en el reporte:

Analista Financiero (Financial Analyst) (incluye todos los niveles


de detalle)
Supervisor (Incluye nicamente filas y columnas definidas para el
nivel de detalle Supervisor o controlador)
Controlador (Controller) (Incluye nicamente filas y columnas para
el nivel de detalle Controlador (Controller).

Nota: El nivel de detalle predeterminado es Controlador (Controller).

Desplegar
Fila
/Columna
(Display
Row /Column):

Seleccionar la casilla Desplegar Fila (Display Row) para mostrar las filas

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Nota: Para las filas que estn definidas pero no se muestran, FSG (Generador de Estados
Financieros) ocultar las filas y reposiciona todas las dems filas.
Desplegar Cero
(Display Zero):

splay Zero para imprimir la fila donde haya un balance en cero.

Nota: Si esta casilla no est marcada, la fila se suprime en los reportes cuando tenga un balance en
cero.
Cambiar
Signo
(Change Sign):

Cambiar el signo (dejar sin marcar) para mostrar balances negativos. Los
abonos se muestran como cantidades negativas y los cargos como cantidades
positivas. Esta opcin generalmente se aplica a las filas.

Nota: Usted debe cambiar el signo para Ingreso (Revenue), Pasivos (Liability) y otras cuentas de
saldo acreedor.
Cambiar Signo en
Variacin
(Change
Sign on Variance:

Cambie el signo en la variacin (dejar en blanco) para mostrar los saldos de


variacin negativa. Esta opcin aplica regularmente a las filas.

Nota: Usted deber cambiar el signo para Ingresos (Revenue), Pasivos (Liability) y otras cuentas
con saldo de crdito.
Nota: Debido a que definir la Fila 10 (Row 10) se aplica nicamente al punto de Opciones
Despliegue (Display Options), las Asignaciones de Cuenta (Account Assignments), las Opciones
Avanzadas (Advanced Options), los Clculos (Calculations) y el Control de Saldos (Balance Control)
se discutirn ms adelante en el documento de capacitacin a medida que se define la Fila 30 (Row
30) y la Fila 100 (Row 100).

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Definir Fila 30 (Define Row 30):

Ingrese el Criterio de Seleccin (Selection Criteria):


Lnea (Line):

Ingrese el nmero de lnea (30).

Artculo Lnea
(Line Item):
Sangra (Indent):

Ingrese una descripcin del artculo lnea (Efectivo) (Cash).


Ingrese el nmero de espacios que tendrn sangra (5)

Lneas
a
Saltear
(Lines to Skip):

Ingrese el nmero de Lneas a Omitir (Lines to Skip) Antes (Before) (0) y


Despus (After) (0).

Carcter Subrayado
(Underline Character):
Cambio Pgina (Page
Break):

Ingrese Subrayar Caracteres (Underline Characters) Antes (Before) (dejar en


blanco) y Despus (After) (dejar en blanco).
Ingrese los Saltos de Pgina (Pagebreakers) Antes (Before) (dejar en blanco)
y Despus (After) (dejar en blanco)

De clic en el botn Asignaciones Cuenta (Account Assignments) para asignar cuentas en la


Fila 30 (Row 30).
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Criterios de Seleccin para la Asignacin de Cuenta (Account Assignment):


Signo (Sign):

Seleccione un signo matemtico tal como +, , etc. (+) para sumar o (-) para
restar los totales del rango de cuenta.

Nota: Para usar esta funcin, deber definirse cada segmento en el rango con un tipo de muestra
de T (Total).
Cuentas (Accounts):

Ingrese Inferior (Low) (1000000) y Superior (High) (1000000) para el rango de


combinaciones de cuenta. En el valor preestablecido para el segmento de
cuenta, 1000000 es la cuenta principal para las cuentas de nivel de
contabilidad en el rango 1000001 1099999.

Despliegue (Display):

Seleccionar (T) el tipo de muestra para cada segmento de cuenta


E (Expandir el rango y mostrar todos los valores de segmento)
T (Suma el rango y muestra nicamente el total para los valores de
segmento)
B (Expande y suma el rango y muestra todos los
valores de
segmento y un total para los valores de segmento)

Nota: Seleccione T para cada segmento del rango si se asignan mltiples rangos de cuenta a la
fila y desea sumarlos y si desea ms adelante definir los conjuntos de contenido para crear reportes
ms especficos.

Resumen (Summary):

La opcin de resumen (dejar sin marcar) permite que el reporte tenga

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nicamente saldos de resumen para las cuentas en el rango especfico.


Actividad (Activity):

Selecciona un tipo de actividad tal como Crdito, Debito o Neto para


especificar los tipos de saldos que se utilizan para las cuentas en cada rango
de cuenta.

Juego de Libros (Set


of Books):

De manera opcional, ingrese un Juego de Libros (Set of Books) (dejar en


blanco) que se utilizar para derivar saldos de combinacin de cuenta para el
rango si ste es diferente al Juego de Libros (Set of Books) actual.

Nota: Si asigna las cuentas a una fila, no puede definir un clculo para esa misma fila. Puede
hacer una cosa u otra, pero no ambas.

Opciones Despliegue (Display Options):


Mscara
Formato
(Format Mask):

Ingrese la mscara de formato (dejar en blanco).

Factor (The Factor):

Ingrese los factores de precisin de pantalla (dejar en blanco).

Nivel Detalle (Level of


Detail):
Desplegar
Fila
/Columna
(Display
Row /Column):

Asignar el nivel de detalle (dejar en blanco).

Desplegar
Cero(Display Zero):

Seleccionar la casilla Desplegar Cero (Display Zero).

Cambiar
Signo
(Change Sign):

Cambiar el signo (dejar sin marcar).

Cambiar Signo en
Variacin
(Change
Sign on Variance):

Cambiar signo en variacin (dejar sin marcar).

Seleccionar la casilla Desplegar Fila (Display Row).

Opciones Avanzadas (Advanced Options):


Nombre
Name):

Fila

(Row

Ingrese un nombre (Efectivo) (Cash) (para consultar la fila cuando se definen


los clculos).

Nota: este nombre no aparece en ninguno de los reportes.

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Porcentaje
Fila
(Percent of Row):

Ingrese un valor para un porcentaje de fila (dejar en blanco) para utilizar


como el denominador de porcentaje.

Sustituir
Columna
Column):

Sustituir Clculos Columna (dejar sin marcar) si desea que el clculo de la


fila tenga prioridad sobre cualquier clculo de la columna contraria.

Clculos
(Override

Guarde (Save) su trabajo.

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Definir Fila 100 (Define Row 100):

Ingrese el Criterio de Seleccin (Selection Criteria):


Lnea (Line):

Ingrese el nmero de lnea (100).

Artculo Lnea (Line


Item):

Ingrese una descripcin del elemento de lnea (Activos Circulantes Totales)


(Total Current Assets) para que cada fila aparezca como la etiqueta de la
fila.

Opcin Formato (Format Option):


Sangra (Indent):

Ingrese el nmero de espacios a los que se les va a poner sangra (10).

Lneas a Saltear

(Lines to Skip): Ingrese el nmero de Lneas a Omitir (Lines to Skip) Antes


(Before) (0) y Despus (After) (1).

Carcter Subrayado
(Underline Character):

Ingrese Subrayar Caracteres (Underline Characters) Antes (Before)


(----) y Despus (After) (dejar en blanco).

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Cambio Pgina (Page


Break):

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Ingrese Saltos de Pgina (Pagebreaks) Antes (Before) (dejar en blanco) y


Despus (After) (dejar en blanco).

Opciones Despliegue (Display Options):


Mscara
Formato
(Format Mask):

Ingrese la mscara de formato (dejar en blanco).

Factor (The Factor):

Ingrese los factores de precisin (dejar en blanco).

Nivel Detalle (Level of


Detail):

Asigne el nivel de detalle (dejar en blanco).

Desplegar
Fila
/Columna
(Display
Row /Column):

Marque la casilla Desplegar Fila (Display Row).

Desplegar
(Display Zero):

Seleccione la casilla Desplegar Cero (Display Zero).

Cero

Cambiar
Signo
(Change Sign):

Cambiar signo (dejar sin marcar).

Cambiar Signo en
Variacin
(Change
Sign on Variance):

Cambiar el signo en variacin (dejar sin marcar).

Opciones Avanzadas (Advanced Options):


Nombre
Name):

Fila

(Row

Ingrese un nombre (Activos Circulantes Totales) (Total Current Assets)


para consultar la fila al definir los clculos.

Nota: este nombre no aparece en ninguno de los reportes.


Porcentaje
Fila
(Percent of Row):

Ingrese un valor para un porcentaje de fila (dejar en blanco) para utilizarlo


como el denominador del porcentaje.

Sustituir
Columna
Column):

Sustituir Clculos Columna (dejar sin marcar) si desea que el clculo de la


fila tenga prioridad sobre cualquier clculo de columna contraria.

Clculos
(Override

De clic en el botn Clculos (Calculations) para definir la frmula para calcular las cantidades
de la fila.

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Criterio de Seleccin de los Clculos:


Secuencia
(Sequence):

Ingrese el nmero de secuencia (10) para cada paso del clculo. Esto
controla el orden que FSG (Generador de Estados Financieros) sigue al llevar
a cabo las operaciones matemticas requeridas completando el clculo. Los
incrementos de lnea de 10 son una buena prctica, ya que esto le permite
insertar nuevas lneas ms adelante en la orden requerida.

Operador (Operator):

Ingrese el operador matemtico (+) tal como + para suma, para resta, * para
multiplicacin, / para la divisin, Ingresar para ingresar un valor, etc. en cada
paso del clculo.

Constante (Constant):

De manera opcional, ingrese un nmero para utilizarlo como una constante en


la frmula. Por ejemplo, si desea una disminucin del 10% en los gastos
administrativos al crear el presupuesto del ao prximo, multiplique los gastos
administrativos presentes por el valor constante.

Secuencia Inferior y
Superior (Sequence
Low and High):

Ingrese la secuencia Baja (Low) (1) y Alta (High) (99) que corresponda al
rango de las filas en el clculo.

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Nota: Ya que el nmero de lnea para los Activos Circulantes Totales (Total Current Assets) es 100,
la secuencia Baja (Low) y Alta (High) puede abarcar el rango numrico entero menor de 100. O,
puede hacer clic en la lista emergente en los campos Baja (Low) y Alta (High), y seleccionar las filas
de detalle especfico Baja (Low) (30) y Alta (High) (80) que sern incluidas en el rango.
Nombre de Fila (Row
Name):

De manera opcional, ingrese el nombre (dejar en blanco) de una fila


especfica en lugar de la secuencia baja y alta para usar en el clculo.

Guarde su trabajo.
Nota: Aunque las Opciones de Control Saldo (Balance Control Options) tambin pueden definirse
para las filas, generalmente se definen para las columnas. Como resultado, se analizarn segn se
definan las columnas en el documento de capacitacin.

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Definir Juego de Columnas


El Juego de columnas definen el formato y contenido de las columnas de reporte. La Definicin de
Columnas (Defining Column) incluye especficamente los tipos de saldo de cuenta, creacin de
encabezados, definicin de clculos y formato.

Los dos tipos de columnas que se definirn son:

Columnas de detalle (Real/Actual y Presupuesto) (Actual/Current and Budget)


Columnas de clculo (Variacin, Porcentajes, Subtotales y Totales ) (Variance,
Percentages, Subtotals and Totals)

Ejemplo:
C#
10
20
30

Actual (Current)
Presupuesto (Budget)
Variacin (Variance) (=Actual Presupuesto) (=Current - Budget)

El ejemplo anterior ilustra lo siguiente:

Las columnas 10-20 son las columnas de detalle


La columna 30 es la columna de clculo

Para los fines de la capacitacin del juego de la columnas, definiremos las siguientes columnas
para ilustrar los dos tipos de columnas definiendo:

Columna 10
Columna 30

Navegar por:

Actual (Current)
Variacin (Variant) (=Actual - Presupuesto) (=Current Budget)

Informes>Definir>Juego de Columnas (Reports>Define>


Column Set)

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Definir Juego de Columnas (Define Column Sets):


Nombre (Name):

Ingrese un nombre para el Juego de Columnas (Column Sets) (Balance


General R2I) (R2I Balance Sheet).

Descripcin
(Description):

Ingrese una descripcin para los Conjuntos de Columna (Column Sets)


(Balance General = Actual - Presupuesto = Variacin) (Balance Sheet =
Current Budget = Variance).

Segmento Sustitucin
(Override Segment):

Opcional (dejar en blanco). Segmento Sustitucin (override segment) se


utiliza para crear reportes de desglose (breakdown). Por ejemplo, si se
selecciona Departamento (Department) como Segmento Sustitucin (Override
Segment), esta funcin le permite desglosar los datos de un reporte para
valores de segmento especficos por Departamento (Department).

De clic en el botn Definir Columnas (Define Columns).


Definir Columna 10 (Define Column 10):

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Ingrese el Criterio de Seleccin (Selection Criteria):

Posicin (Position):

Ingrese la posicin de inicio (65) para cada columna. La posicin determina el


nmero de caracteres del margen izquierdo de la pgina que marca dnde
inicia cada columna.

Ancho de reporte total


Nmero de columnas en el juego de columnas
Ancho de cada columna
Posicin de inicio y ancho de columnas anteriores.
Opciones de perfil de divisa
Mrgenes
Apariencia total (balance y uniformidad)

Nota: Considere los siguientes factores al determinar la posicin de inicio:

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Ingrese un nmero de secuencia (10) para cada columna.

Secuencia
(Sequence):

Nota: Contrario al juego de filas, el nmero de secuencia no controla el orden de las columnas. En
lugar de eso, el orden de la columna se determina por su posicin.
Mscara
Formato
(Format Mask):

Ingrese la mscara de formato (dejar en blanco).

Factor (The Factor):

Ingrese los factores de precisin de muestra (dejar en blanco).

Nivel Detalle (Level of


Detail):

Asignar el nivel de detalle (dejar en blanco).

Nota: De manera opcional, ingrese las opciones Control de Saldo (Balance Control), Opciones
Avanzadas (Advanced Options) y Opciones Despliegue (Display Options) para cada columna.
Opciones de Control de Saldo (Balance Control Options):
Tipo Importe (Amount
Type):

Defina el tipo de valores (PTD-Actual) (PTD-Actual) para incluir en una


columna.

Notas: Si asigna un tipo de importe a una columna, tambin deber asignar una compensacin. Si
ingresa un tipo de importe de variacin, presupuesto o compromiso debe ingresar un Valor de
Control (Control Value) para asignar compromisos y presupuestos para la definicin del reporte
Divisa (Currency):

Ingrese la divisa (dejar en blanco) que se utiliza para los saldos de cuenta
traducidos del reporte para una divisa especfica.

Valor Control (Control


Value):

Ingrese el valor de control (dejar en blanco) que se est utilizando para incluir
presupuestos, tipos de compromisos y divisas en el reporte.

Compensacin
(Offset):

Ingrese la compensacin relativa (0) si desea reportar en un periodo o fecha


de efectividad antes o despus de su periodo de ejecucin o fecha de
efectividad. Si especific el tipo de importe (Amount) que se refiere a un
periodo, tal como PTD-Actual (PTD-Actual), entonces la Compensacin
(Offset) ser en nmero de periodos. Sin embargo, si su Tipo de Importe
(Amount Type) especificado se refiere a los das, entonces la Compensacin
(Offset) ser en nmero de das.

Nota: Debe especificar compensaciones en el mismo nivel (fila o columna) al que especific los
tipos de importes y nmeros de valor de control.

Opciones Avanzadas (Advanced Options):


Nombre

Columna

Ingrese un nombre de columna (Actual) (Current) para consultar la columna

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(Column Name):

al definir los clculos. Nota: este nombre no aparece en ninguno de los


reportes.

Descripcin
(Description):

Ingrese la descripcin de columna (Actual) (Current).

Porcentaje Columna
(Percent of Column):

Ingrese un valor para que una fila de porcentaje (dejar en blanco) se utilice
como el denominador de porcentaje.

Sustituir
Valor
(Override Value):

Si asign un segmento a omitir en su juego de columnas, ingrese el valor de


segmento aqu (dejar en blanco).

Sustituir Clculos Fila


(Override
Row
Calculations):

Ingrese una columna a omitir (dejar sin marcar) si desea que el clculo de la
columna tenga prioridad sobre cualquier clculo de fila contrario.

Opciones Despliegue (Display Options):


Nivel Detalle (Level of
Detail):

Asignar el nivel de detalle (dejar en blanco).

Desplegar
Columna
/Columna(Display
Row /Column):

Marcar la casilla Desplegar Columna (Display Row).

Desplegar
(Display Zero):

Marcar la casilla Desplegar Cero (Display Zero).

Cero

Cambiar
Signo
(Change Sign):

Cambiar el signo (dejar sin marcar).

Cambiar Signo en
Variacin
(Change
Sign on Variance):

Cambiar el signo en variacin (dejar sin marcar).

Nota: Debido a que Definir Columna 10 (Column 10) nicamente se aplica al punto de Opciones
Despliegue (Display Options), los botones de Clculos (Calculations), Asignaciones Cuenta
(Account Assignments) y Excepciones (Exceptions) se discutirn ms adelante en el documento de
capacitacin cuando se defina la Columna 30 (Column 30).
Guarde (Save) su trabajo.

Definir Columna 20 (Define Column 20):

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Ingrese el Criterio de Seleccin (Selection Criteria):


Posicin (Position):

Ingrese la posicin de inicio (81).

Secuencia
(Sequence):

Ingrese el nmero de secuencia (20).

Mscara
Formato
(Format Mask):

Ingrese la mscara formato (9,999,999.99).

Factor (The Factor):

Ingrese los factores de precisin en pantalla (dejar en blanco).

Control de Saldo (Balance Control):


Tipo Importe (Amount
Type):

Defina el tipo de valores PTD Presupuesto (PTD Budget).

Divisa (Currency):

Ingrese la divisa (dejar en blanco).

Valor
de
Control
(Control Value):

Ingrese el valor de control (0).

Compensacin
(Offset):

Ingrese la compensacin relativa (0).

Opciones Avanzadas (Advanced Options):


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Nombre
Columna
(Column Name):

Ingrese un nombre de columna (Presupuesto) (Bugdet) para consultar la


columna cuando se definan los clculos. Nota: este nombre no aparece en
ninguno de los reportes.

Descripcin
(Description):

Ingrese una descripcin (Presupuesto) (Budget).

Porcentaje Columna
(Percent of Column):

Ingrese un valor para que un porcentaje columna (dejar en blanco) se utilice


como el denominador de porcentaje.

Sustituir
Valor
(Override Value):

Si asign e ignor el segmento para su juego de columnas, ingrese el valor


del segmento aqu (dejar en blanco).

Sustituir Clculos Fila


(Override
Row
Calculations):

Sustituir Clculos Fila (dejar sin marcar) si desea que el clculo de la


columna tenga prioridad sobre cualquiera de los clculos de fila contrarios.

Opciones Despliegue (Display Options):


Nivel Detalle (Level of
Detail):

Asigne el nivel de detalle (dejar en blanco) como lo hara al definir el conjunto


de fila.

Desplegar
Columna
(Display Column):

Seleccione Deplegar Columna (Display Column).

Desplegar
(Display Zero):

Seleccione Desplegar Cero (Display Zero).

Cero

Cambiar
Signo
(Change Sign):

Cambie el signo (dejar sin seleccionar).

Cambiar Signo en
Variacin
(Change
Sign on Variance):

Cambie el signo sobre la variacin (dejar sin seleccionar).

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Definir Columna 30 (Define Column 30):

Ingrese el Criterio de Seleccin (Selection Criteria):


Posicin (Position):

Ingrese la posicin de inicio (97).

Secuencia
(Sequence):

Ingrese el nmero de secuencia (30).

Mscara
Formato
(Format Mask):

Ingrese la mscara formato (9,999,999.99).

Factor (The Factor):

Ingrese los factores de precisin en pantalla (dejar en blanco).

Control de Saldo (Balance Control):


Tipo Importe (Amount
Type):

Defina el tipo de valores (dejar en blanco).

Divisa (Currency):

Ingrese la divisa (dejar en blanco).

Valor
de
Control
(Control Value):

Ingrese el valor de control (dejar en blanco).

Compensacin

Ingrese la compensacin relativa (dejar en blanco).

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(Offset):

Opciones Avanzadas (Advanced Options):


Nombre
Columna
(Column Name):

Ingrese un nombre de columna (Variacin) (Variance) para consultar la


columna cuando se definan los clculos. Nota: este nombre no aparece en
ninguno de los reportes.

Descripcin
(Description):

Ingrese una descripcin (Variacin) (Variance).

Porcentaje Columna
(Percent of Column):

Ingrese un valor para que un porcentaje columna (dejar en blanco) se utilice


como el denominador de porcentaje.

Sustituir
Valor
(Override Value):

Si asign e ignor el segmento para su juego de columnas, ingrese el valor


del segmento aqu (dejar en blanco).

Sustituir Clculos Fila


(Override
Row
Calculations):

Sustituir Clculos Fila (dejar sin marcar) si desea que el clculo de la


columna tenga prioridad sobre cualquiera de los clculos de fila contrarios.

Opciones Despliegue (Display Options):


Nivel Detalle (Level of
Detail):

Asigne el nivel de detalle (dejar en blanco) como lo hara al definir el conjunto


de fila.

Desplegar
Columna
(Display Column):

Seleccione Deplegar Columna (Display Column).

Desplegar
(Display Zero):

Seleccione Desplegar Cero (Display Zero).

Cero

Cambiar Signo
(Change Sign):

Cambie el signo (dejar sin seleccionar).

Cambiar Signo en
Variacin
(Change
Sign on Variance):

Cambie el signo sobre la variacin (dejar sin seleccionar).

De clic en el botn Clculos (Calculations).

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Criterios de Seleccin de los Clculos:


Nota: Los clculos para la Columna 30 (Column 30) (Variacin = Actual - Presupuesto) (Variance =
Current Budget)
Secuencia
(Sequence):
Operador (Operator):

Ingrese el nmero de secuencia (10) y (20) para cada paso del clculo.
Ingrese el operador matemtico (+ para la lnea 10 y para la lnea 20) tal
como + para suma, para resta, * para multiplicacin, / para divisin, Eliminar
para ingresar un valor, etc. en cada paso del clculo.

Constante (Constant): Opcional, ingrese un nmero para utilizarlo como una constante (dejar en
blanco) en la frmula.

Secuencia Inferior y
Superior (Sequence
Low and High):
Nombre de Columna
(Column Name):

Opcional, ingrese o seleccione desde la lista emergente de campo la


secuencia Inferior (Low) (dejar en blanco) y Superior (High) (dejar en
blanco) que corresponda al rango de columnas en el clculo.
En vez de ingresar la secuencia Inferior (Low) y Superior (High), puede
ingresar o seleccionar desde la lista emergente de campo el nombre Actual
para lnea 10 (Current for line 10) y Presupuesto para lnea 20 (Budget for
line 20) para usarlo en el clculo.

Guarde (Save) su trabajo.

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De manera opcional, de clic en el botn de Asignaciones Cuenta (Account Assignments) para


asignar cuentas a las columnas de la misma manera que para las filas.
Nota: Si define un clculo para la columna, no puede asignar cuentas a la misma columna. En
otras palabras, puede hacer una u otra cosa, pero no ambas.
De manera opcional, de clic en el botn de Excepciones (Exceptions) para crear un reporte de
excepcin.
1.13.1 Crear un Juego Columnas
De manera opcional, de clic en el botn Crear Juego Columna (Build Column Set) en la
ventana Juego Columna (Column Set) para definir un juego de columnas o modificar el juego de
columnas existentes al disponerla grficamente.
Nota: Ya que el Creador de Juego de Columnas (Column Set Builder) no tiene todas las opciones
para Definir Columna (Column Define) como las asignaciones de cuenta, clculos o excepciones, se
recomienda que utilice esta herramienta para modificar juego de columnas existentes.

Navegar por:

Informes>Definir>Juego de Columnas (Reports>Define>Column Set)

Ingrese el Criterio de Seleccin (Selection Criteria):

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Nota: Secuencia (Sequence), Nombre (Name), Tipo de Importe (Amount Type), Compensacin
(Offset) y Mscara Formato (Format Mask) se discuten en Definir Columna (Column Define) y por lo
tanto no necesitan abordarse en esta seccin nuevamente. Ingrese el nmero de Secuencia
(Sequence) Nombre (Name), Tipo de Importe (Amount Type), Compensacin (Offset) y Mscara
Formato (Format Mask) para cada columna.
Margen
Izquierdo
(Left Margin):

Especifique el margen izquierdo (65) del reporte donde se establecen las


columnas.

Tamao (Width):

Especificar el ancho (16 para columna 10, 16 para columna 20 y 14 para


columna 30) de las columnas. Considere el tamao de nmeros, factor y
mscara de formato al especificar el ancho.

Encabezamiento
(Heading):

Ingrese el encabezado Actual (Current) para columna 10, Presupuesto


(Budget) para columna 20 y Variacin (Variance) para columna 30) para
cada columna.

De manera opcional, de clic en el botn Crear Encabezamiento Por Defecto (Create Default
Heading) para que FSG (Generador de Estados Financieros) genere un encabezado basndose en
el tipo de importe y compensacin de periodo para cada columna. Puede modificar el encabezado
predeterminado, ms adelante.

El smbolo ampersand (&) en el encabezado identifica el siguiente elemento de datos, tal como POI,
como un encabezado relativo. POI (Periodo de Inters) representa el periodo de inters con
compensacin 0.
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De manera opcional, de clic en el botn Ms Opciones de Columna... (More Columns Options)


para ingresar un formato adicional de columna y mostrar opciones, tales como Divisa (Currency),
Valor Control (Control Value), Sustituir Valor (Override Value), Factor (Factor) y Nivel Detalle (Level
of Detail).
Nota: Utilice los iconos presentados para agregar, cambiar o eliminar columnas o para cambiar el
ancho de columna.
De clic en el botn Aplicar (Apply) para guardar su trabajo y continuar trabajando con la Pantalla
Creador de Juego de Columnas (Column Set Builder). De clic en OK para guardar su trabajo y
cerrar el Creador de Juego de Columnas (Column Set Builder).
En la ventana Juego de Columnas (Column Set), De clic en el botn Crear Encabezamiento
(Create Heading) para definir los encabezados de columna para un reporte.

Ingrese el encabezado para cada columna en la regin Desplazamiento (Scrolling), usando la regla
como gua. De clic en el botn Aplicar (Apply) para guardar el encabezado y continuar
trabajando en el Encabezado de Juego de Columnas (Column Set Heading). De clic en el botn
Aceptar (OK) para guardar su trabajo.
Nota: De manera opcional, de clic en el botn Crear Encabezamiento Por Defecto (Create
Default Heading) para que FSG (Generador de Estados Financieros) genere un encabezado
basndose en el tipo de cantidad y compensacin de periodo para cada columna. Puede modificar
el encabezado predeterminado ms adelante.

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Definir Reportes Financieros y Conjuntos de Reporte


Definir un reporte financiero al combinar el conjunto de fila y el conjunto de columna.
Navegar por:

Informes>Definir>Informe (Reports>Define>Report)

Ingrese el Criterio de Seleccin (Selection Criteria):


Nombre

(Name):

Ingrese un nombre (Balance General R2i) (Balance Sheet R2i) para el


reporte financiero.

Ttulo (Title):

Ingrese un ttulo [Balance General (No auditado)] [Balance Sheet (Unaudited)]


para el reporte financiero.

Descripcin
(Description):

Ingrese una descripcin (Balance General = Actual - Presupuesto = Variacin)


(Balance Sheet = Current Budget = Variance) para el reporte financiero.

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Componentes Requeridos (Required Components):


(Row

Seleccione el juego de filas que utilizar para el reporte financiero (Balance


General R2i) (R2i Balance Sheet).

Juego
Columnas
(Column Set):

Seleccione el juego de columnas que utilizar para el reporte financiero


(Balance General R2I) (R2I Balance Sheet).

Juego
Set):

Filas

Componentes Opc (Optional Components):


Juego
Contenidos
(Content Set):

De manera opcional ingrese o seleccione de la lista emergente un Juego de


Contenido (Content Set) predefinido para generar reportes mltiples y
similares en una ejecucin. El juego de contenido controla la forma en que los
reportes mltiples difieren de los dems. Por ejemplo, el mismo reporte de
gastos puede generarse para cada departamento.

Orden Filas
(Row Order):

De manera opcional ingrese o seleccione de la lista emergente una Orden de


Fila (Row Order) predefinida para controlar cmo aparecen las filas de detalle
en el reporte. Por ejemplo, puede mostrar las descripciones de cuenta
adems de o en lugar de los valores de segmento, seleccionar filas de detalle
por cantidades mostradas en una columna, valores de segmento de cuenta o
descripciones del valor de segmento.
Juego

De manera opcional ingrese o seleccione de la lista emergente Juego de


Pantallas (Display Set) predefinido para producir variaciones de reporte que
omiten informacin inestable. Para hacer esto, simplemente diga a FSG
(Generador de Estados Financieros) qu fila o columnas deben o no deben
mostrarse.

Segmento Sustitucin
(Display Set):

(Segment Override):
De manera opcional, ingrese un valor de sustitucin
de segmento para los segmentos de cuenta que desea ignorar.

Divisa (Currency):

De manera opcional, ingrese una divisa predeterminada para el reporte. FSG


(Generador de Estados Financieros) utiliza esta divisa nicamente para
aquellas filas y columnas a las que no asign una divisa cuando defini el
juego de filas y columnas.
De manera opcional, seleccione los mtodos de redondeo (Calcular y Luego
Redondear) (Calculate and Then Round) a utilizarse en los clculos del
reporte:

Desplegar
(Display Set):

Otras Opciones:

Opcin
Redondeo
(Rounding Option):

Calcular y Luego Redondear (Calculate and Then Round)


FSG (Generador de Estados Financieros) realiza clculos antes
de cualquier redondeo.
Redondear y Luego Calcular (Round and Then Calculate)
FSG (Generador de Estados Financieros) redondea los valores
antes de que se utilicen en los clculos.

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Nivel Detalle (Level of


Detail):

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De manera opcional, asigne el nivel de detalle (dejar en blanco) para filas y


columnas individuales as como para un reporte. FSG (Generador de Estados
Financieros) imprime nicamente aquellas filas y columnas cuyo nivel de
detalle corresponde al especificado por el reporte. Existen tres opciones que
controlan el nivel de detalle con que FSG (Generador de Estados Financieros)
imprime en el reporte:

Analista Financiero (Financial Analyst) (Incluye todos los


niveles de detalle)
Supervisor (Supervisor) (Incluye nicamente filas y
columnas definidas para el nivel de detalle Supervisor (Supervisor) o
controlador)
Controlador (Controller) (Incluye nicamente filas y
columnas definidas para el nivel de detalle Controlador (Controller))

Nota: Si no ingresa un nivel de detalle para una fila o columna, el nivel de detalle predeterminado
es Controlador (Controller).

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Opcin de Output
(Output Option):

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De manera opcional, seleccione las opciones de output (Texto) (Text) para el


reporte:

Texto (Text) (Produce el reporte en formato de texto estndar)


Delimitado por Tabulacin (Tab Delimited) (Produce el reporte
cuyas columnas estn delimitadas por los tabuladores (tabs), lo que
facilita importar el reporte en una hoja de clculo).
Hoja de Clculo (Spreadsheet) (Produce el reporte designado
especficamente para bajarlo al Integrador de Escritorio del Libro
Mayor General (GL Desktop Integrator)).

De manera opcional, de un clic en el botn Valores Control (Control Values) para asignar
presupuestos, tipos de compromisos y divisas si el juego de filas o columnas cuenta con valores de
control asignados.
Guarde (Save) su trabajo.

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Solicitar Reportes Financieros y Juego de Reportes


Navegar por:

Informes>Solicitar>Financiero (Report>Request>Financial)

Nota: Tambin puede dar un clic en el botn Ejecutar Informe (Run Report) desde la ventana
Definir Informe Financiero (Define Financial Report) para navegar en la ventana Ejecucin Informes
Financieros (Run Financial Reports).

Para Ejecutar Reporte Individual:

Seleccione la opcin de Informes Individuales (Individual Reports).


Seleccione el nombre del informe (Balance General - R2i) (Balance Sheet R2i).
Seleccione el periodo contable (JUN-03) (JUN-03) para el que se ejecuta el informe.
Acepte la divisa predeterminada funcional MXN para Serie de Libros (Set of Books) o
seleccione Ejecutar (Submit) para procesar la solicitud.

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Para Ejecutar Juego de Informes (Run Report Sets):

Seleccione la opcin Juego Informes Unicos (Single Report Set).


Seleccione el nombre juego informes (Estados Financieros R2I) (R2I Financial
Statements)
De manera opcional, cambie los Parmetros de Informe (Report Parameters) (Periodo,
Fecha y Divisa) (Period/Date and Currency) y de clic en el botn Aplicar (Apply) para
guardar los cambios.
Ejecute todo o parte del conjunto de informe:
Marque la casilla continua al informe (s) que desee ejecutar.
De manera opcional, marque la casilla Seleccionar Todo Informe (Select All Reports) para
ejecutar todos los informe.
De clic en Ejecutar (Submit) para procesar la solicitud.

De manera opcional, puede ejecutar mltiples series de reportes:

Seleccione la opcin Juegos Informes Multiples (Multiple Report Sets).


Seleccione los Juegos Informes (Report Set) (Estados Financieros R2I, etc.) (R2I
Financial Statements, etc.).
Seleccione el periodo contable para el que se ejecuta el informe.
Acepte la divisa funcional predeterminada MXN para Serie de Libros (Set of Books) o
seleccione la divisa que se utilizar para filas y columnas.
De clic en el botn Ejecutar (Submit) para procesar la solicitud.

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Ejecutar Reportes FSG (Generador de Estados Financieros) desde Presentacin de Solicitud


Estndar (Standard Request Submission):
Navegar por:

Otro>Solicitudes (Other>Request)

De clic en el botn Ejecutar una Nueva Solicitud (Submit a New Request).

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Seleccione Solicitud nica (Single Request) y de clic en Aceptar (OK).

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Manual de Usuario propiedad de ASA, prohibida su reproduccin o uso fuera de la empresa.

Manual de Usuario
Manual de Operacin de Contabilidad General y
Presupuestos
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Contabilidad General y Presupuestos

07 Junio 2004

Seleccione Programa (Program) Ejecucin de Generador de Estados Financieros (Run


Financial Statement Generator) para Solicitar Nombre (Request Name).
Ir a los Parmetros.

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Seleccione el reporte (Balance General R2i) (Balance Sheet R2i) y cambie de manera opcional
el parmetro predeterminado. Divisa (Currency), Opcin Redondeo (Rounding Option) y otros
parmetros se predeterminan desde el reporte. De clic en Aceptar (OK) para cerrar la ventana
Parmetros (Parameters).

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De clic en el botn Programar (Schedule) para programar la solicitud para ejecutar otra vez que
no sea Lo Antes Posible (As Soon as Possible).
De clic en el botn Opciones (Options) para seleccionar el parmetro de impresin. Seleccione
el estilo, impresora y nmero de copias para imprimir el reporte. De clic en Aceptar (OK) para
cerrar la ventana.
De clic en el botn Ejecutar (Submit Request) para procesar la solicitud.

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