GerenciadeProyectosdeTecnologiasdeInformacin

Tema:HerramientasparalaAdministracinde
Proyectos

Integrantes:

WagnerArizapanaCondor
RitaCrdovaCastillo
RaulMartinezCutipa
YudyMuozMedrano

2014

I.Introduccin
En el siglo pasado innumerables reas de Tecnologa han tenido progresos considerables, pero una
destaca sobre las dems no porque haya dejado de existir o por quesehayaconvertidoen una innovacin
radical, sino porque ha cambiado tanto que apenas es reconocible a la situacin en la que se encontraba
hace10aos:laAdministracindeProyectos(Rapoza,2005).
Auncuandoelexpertiseenlaadministracindeproyectossehadesarrolladoconsiderablemente,la
necesidad de poder administrar unnmerocadavez msgrande deproyectos con caractersticasvariables
y disruptivas, que adems se encuentran en diferentes fases dentro desuciclode vida, presenta nuevos y
difciles retos en las organizaciones (Dooley, Lupton, & O'Sullivan, 2005). Las tendencias de competencia
global, cambios tecnolgicos y reingenieras cada vez ms rpidas incrementan la importancia de los
procesos de administracin de proyectos, si consideramos al administrador de proyectos y a su equipo
comounagentedecambio,debidoalaesenciatemporaldelproyecto.
Hablando del desarrollo de software es posible mencionar que los proyectos de software se encuentran
pobremente administrados. Frecuentemente se retrasan o sobrepasan lo presupuestado inicialmente (se
estima un factor del 50 al 100%), adems de quelos clientes ousuariosde la mismamanerase muestran
insatisfechos con la calidad de los sistemas de software. Es por esto que no es de sorprender que las
organizaciones de desarrollo de software busquen activamente nuevas maneras de mejorar su desempeo
(Boyd,2001Mathiassen&Pourkomeylian,2003).

II.Definicin
La administracin de proyectos es la disciplina degestionar proyectosexitosamente,lacualpuedey debe
aplicarseduranteelciclodevidadecualquierproyecto.
ExistenotrasdefinicionesparalaAdministracindeproyectos,acontinuacinsemencionaraalgunas:
La administracin de proyectos es la disciplina que se encarga de definir y alcanzar objetivosoptimizando
elusoderecursos:tiempo,dinero,lagente,espacio,etc.(Projectmanagement.,2005).
La administracin de proyectos eslaforma deplanear,organizar, dirigir ycontrolar unaserie de actividades
realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo especfico el cual puede ser (crear, disear,
elaborar,mejorar,analizar,etc.)unproblemaocosa(Rodrguez,2002).

III.CriteriosparalaseleccindeunaHerramienta.
Para la correcta seleccin de una herramienta idnea para la administracin de nuestros proyectos,
tenemosquetomarcomocriteriofundamental4puntosloscualesson:
a.NiveldeGestion

b.Procesos
c.Herramientas
d.Personas

AntesdeelegirunbuensoftwareyaseaLibreocomercial,debemostenemosencuentalosiguiente:

Definicindelniveldegestin
Definicindefuncionalidades
Priorizacindefuncionalidades
LongListdeherramientas
ShortListdeherramientas
Demos,pruebas,etc.
Valoracinobjetivadefuncionalidadesdelasherramientas

Integracinconotrossistemas.
TCO(Totaldecostoporusuario)

Nuestrahojaderutadebedeiniciarsecon:
Unanlisisdelasnecesidades
Entornotecnologicoapropiadoenelcualnuestraherramientapuedadesenvolverseplenamente.
Bsquedadeherramientasquecomplementen.
LaSelecciondeherramientas.
Implantacindelasherramientas.

IV.TiposdeherramientasenlaadministracindeProyectos
Escritorio
El software de administracinde proyectosse puedeponeren ejecucin como programaque funcione en el
escritorio de cada usuario.Esteproporciona,tradicionalmente,una sencillay fcil de utilizar interfaz grfica
deusuario.

BasadoenlaWeb
El software de la administracin de proyectos se puede poner en ejecucin con una Aplicacin Web,
accediendo a travs de una Intranet o de una Extranet usando un web browser.
Personal
Una aplicacin personal para la administracin de proyectos es aquella usada en los hogares para manejar
proyectos caseros.Son bastante parecidos a los sistemas de un solo usuario, aunque el software personal
de la administracin de proyectos utiliza interfaces ms simples.
Deunsolousuario
Un sistema de un solo usuario se programa suponiendo que solamente una persona necesitar corregir el
plan del proyecto en cada instante. Esto puede ser de utilidad en compaas pequeas, o en aquellas
donde solamente algunas personas estn implicadas en la planificacin desde arriba hasta abajo del
proyecto. Las aplicaciones de escritorio caen generalmente dentro de esta categora.
Decolaboracin
Un sistema de colaboracin se disea para apoyar a usuarios mltiples que pueden modificar diversas
secciones del plan en cualquier instante, por ejemplo, poniendo al da las reas de las cuales ellos son
responsables personalmente de tal manera que esas modificaciones quedan integradas dentro del plan
general. Las herramientas basadas en la web, incluyendo extranets, caen generalmente en esta
categora, pero tienen la limitacin de que pueden ser utilizadas solamente cuando el usuario tiene
acceso activo de Internet.
MultiUsuariosocorporativos
Existen tambin software o herramientas informticas que centralizan la informacin encontrada en los
proyectos que realiza la empresa, siendo en definitiva una Oficina de Administracin y Control de
Proyectos (PMO), pero virtual,y en ella los ejecutivos deben Planificar, administrar, gestionar y controlar
los proyectos, lo que les permite de manera constante conocer la situacin real de cada proyecto,
controlando los avances, la documentacin pertinente, las tareas y subtareas desarrolladas, los costos
relacionados, coordinando acciones y procesos, todo ello de manera remota, activa y sin mayores costos
para la organizacin.
Integrado

Un sistema integrado combina la administracin de proyectos o el planeamiento del proyecto, con muchos
otros aspectos de la vida de la compaa. Por ejemplo, los proyectos de PHProjekt utilizan seguimiento de
errores asignando resultados a cada proyecto, de manera que la lista de los clientes del proyecto se
convierte en un mdulo de la administracin de la relacin del cliente, y cada persona en el plan del
proyecto hace sus propias listas de tarea, calendarios, y funcionalidad de la mensajera asociados a sus
proyectos.
De manera similar, las herramientas especializadas como SourceForge integran softwarede la gerencia de
proyecto con software del control de la fuente (CVS) y software de seguimiento de errores, para poder
integrarcadapartedelainformacinenelmismosistema.
Herramientasnoespecializadas
Mientras que el software especializado puede ser comn, y promovido rigurosamente por cada vendedor,
hay una gama extensa de otras herramientas del software (y no-software) usadas para planear e
implementar proyectos de software.

V.FuncionalidadesdeunSoftwareparalaadministracindeProyectos
LasHerramientadeadministracindesoftwaredebenpermitirdeformaflexiblePlanificar,caminocrticoy
Provisionarinformacin.
Planificacin
Unadelastareasmscomunesenelmanejodeproyectoseslaplanificacindeunaseriedeeventos.La
complejidadquepuedeacarrearestatareadependeenteramenteenlamaneraenquelaherramientaes
usada.Algunasdelasdificultadesparalaplanificacindeproyectospuedenser:

Eventosquedependendelacreacindeotroseventos.
Planearquelaspersonastrabajenenlastareasrequeridas.
Asignarlosrecursosnecesariosalastareas.
Manejodelasincertidumbresconlasestimacionesdeduracindeciertastareas.
Manejarvariosproyectossimultneamenteparacubrirlosrequisitos.

Clculodelcaminocrtico
Enlamayoradelosproyectoscomplejosexisteuncaminocrtico,esdecir,unaseriedeeventosque
dependenlosunosdeotros,yquecuyaduracindeterminandirectamentelalongituddetodoelproyecto.
Algunasaplicacionesdesoftwarepuedenresaltarestasreas,lascualessonexcelentescandidatospara
cualquiertareadeoptimizacin.
Provisindelainformacin
Parapoderjustificartodoeltiempoqueseempleaenutilizarelsoftwaredemanejodeproyectos,stedebe
deproveerunaenormecantidaddeinformacinaungrannmerodepersonas.Losrequisitostpicosentre

losprogramasmscomunesson:

Reportedetareasporpersona.
Reportedeplanificacinderecursos.
Informacindeltiempoquelastareasrequerirnparasuterminacin.
Advertenciastempranasdeposiblesriesgosparaelproyecto.
Informacindelacargadetrabajoylosdasferiadosovacacionesparalosempleados.
Informacinhistricadecmohanprogresadoproyectossimilaresanteriormentedesarrollados.

VI.HerramientasyTcnicasdeapoyoalaAdministracindeProyectos
1.VertabasePro
Vertabase Pro es una herramienta para la gestin deproyectos donde sus informes son altamente
personalizables, sus funciones cuidadosamente pensadas y su profundidad en general, lo
conviertenenunaherramientacompletadegestindeproyectosenlnea.

1.1.Beneficios

Empresarial,intuitivoyfcildeusar,porqueestdiseadoparadarleaquienesnose
especializanenlagestindeproyectosherramientaspotentesparaorganizarymejorarsus
proyectos.

Configuracindeproyectos,crearcronogramasycomenzaragestionarproyectosusando
herramientasdeprimeracalidadparalagestindeproyectos.

Controlrecursos,gestionaactualizacionesdeestado,generatablerosdecontrolejecutivosy
controlarsuspresupuestosdeproyectosparaorganizaractividadesdisparesenacciones
concretas,mejorarlavisibilidadylatomadedecisionesinformada.

Gestindedocumentos,lebrindaunapotentegestindedocumentosparaseguirdecerca
todoslosrecursosrelacionadosaunproyectootarea.

Losgrficoseinformesdecarpetadetrabajodemltiplesproyectosledanunavisin
claradetodoloqueestsucediendoensuorganizacindondesepuedengenerargrficosde
barrasGantt,grficosdetorta,yunacantidaddeinformescompletamenteimprimiblesy
exportablesaMSExcelademsdelaopcindeimportacinyexportacindeMSProject.

Multiplataforma,VertabasefuncionaenMac,Windowsyplataformasmviles.

Personalizable,sepuedeintegrarensuentornodeTIexistenteorecuperarseenlaNube.

2.CAClarityProjectPortfolioManager

LasolucinCAClarityProject&PortfolioManagementpermiteacualquierorganizacinintegrarla
gestindelosservicios,losproyectos,laspersonasylosaspectosfinancierosenunamisma
aplicacinweb.As,ClarityPPMimpulsalamejoraeneldesarrollodeproyectos,lagestinms
eficientedelademandaconrecursoslimitados,mitigaelriesgoenlosproyectosyposibilitauna
mejoralineacinentrelosactivostecnolgicosylosobjetivosestratgicosdelaorganizacin.
Clarityayudaalasorganizacionesatenerunavisinclarayprecisadelasinversionesqueestn
enmarchaydelasqueseestnplanteandolanzar,ascomodisponerdeunhistricodelas
inversionesrealizadasparaevitarlareproduccindeerrores.
LagestinconClarityenglobatodoelciclodevidadeunportfoliodeproyectos,desdelaidea
inicialyeldesarrollodelplandenegocio,hastalaevaluacindelosriesgosyloscostespasando
porlapriorizacindelproyecto,lagestindelosrecursosylaslaboresdeseguimientoyreporting
adireccin.

2.1.Beneficios
LosbeneficiosdeutilizarelPPMdeCA,laconvierteenunadelamscompletasherramientasde
Gestindeproyectosexistentesenelmercado,entrelascaractersticasmsresaltantestenemos:

Agilidadestratgica:laadministracindeportfolioslepermiterealizaranlisisdinmicos
hipotticosydelimpactodeloscambios.

Mejoresproyecciones:laadministracinfinancieraylapreparacindepresupuestos
mantienenalasproyeccionesenlneaconlosvaloresreales.

Utilizacindelpersonal:laadministracinderecursosgarantizaquetendrlashabilidadesy
elpersonalparaatenderlademandacreciente.

Mejoresdatos:elregistromvildeltiempomejoralacalidadyprecisindelasentradasde
tiemposylasaprobaciones.

Mejorinformacin:losreportesyvistasbasadasenrolesfacilitanlacomunicacinconlos
equiposinvolucrados.

Muyconfigurable:funcionadelaformaenquetrabajausted,conmetodologasflexiblesy
procesosCertifiedStageGate,ademsdePMBOK,PRINCE2,ysoporteparaAgile
ScrumyKanban.

Unaexperienciadeusuariodeclasemundial:laherramientaPPMmsrobustay
completadisponible.Nuestrosclienteslaencuentranintuitiva,fcildeusaryfcildeadoptar.

2.2.Modulos

LosmodulosexistentesenelClarityPPMson:
2.2.1.PortfolioManagement
Mduloparaalinearsusrecursoseinversionesconlasmetasdelnegociomediantelaprovisinde
unambienteestructuradoparadecidircualesproyectos,programaseiniciativasparaencontrar
cualesmantener,ycualesterminar.Estolepermitemanejarlosdetallesyrespuestasalas
preguntascrticas:Cmohacerquelosproyectosylosrecursosapoyennuestrasiniciativas
estratgicas?Lamezcladelosproyectospotencialesgarantizarnuestrocrecimientoalargo
plazo?Estanuestroactualportafoliodeproyectosapoyandonuestrosobjetivosoperacionalesy
dedesempeo?

2.2.2.ResourceManager
Laplaneacindecapacidad,soportanunjustoequilibrioentrelacapacidaddesusrecursosla
demandadesusproyectos,unelementosignificativoenlosambientesempresarialesactuales,ya
quelasempresastratandelograrlosmsaltosretornoseinversindesdesusportafolios.ConCA
ClarityPPMResourceManagerustedpuedeplanearyadministrartodalacapacidaddesus
recursosybalancearsecontralademandadetrabajo,uncomponentenecesariodesuestrategia
deadministracindeproyectosyrecursos.
2.2.3.ProjectManager
LosproyectosylacolaboracinsonloscomponentesesencialesdelmduloCAClarityPPM
ProjectManager.Susproyectossonlabasetantodelosprogramascomodelportafolio,ysonel
vehculodeentregaparalaejecucindesusestrategias.CAClarityPPMProjectManager
proporcionaungruporicodefuncionalidadesparaasegurarquelasmejoresprcticasson
seguidas,planesptimossonproducidos,lasbarrerasdecomunicacinsoneliminadasylos
proyectosserealizanconprecisin.
2.2.4.Demandmanager
CAClarityPPMDemandManagerleproporcionaunavisinglobaldetodoslospuntosdela
demanda,incluyendonuevasideas,solicitudesdeproyectos,trabajosdeservicioymanejode
requerimientosporelmanejodeincidentes,porloquepuedelograrunequilibrioentreellos.El
mduloseenlazaconlosmdulosdeadministracinderecursosydefinanzasparaofrecerleuna
entradacompletaencualeseltiempoutilizadoenelstaff,proyectosytrabajodestinadoa
serviciosproporcionndoleunpronsticoprecisodelosrecursosnecesarios.
2.2.5.ProjectFinantialManager
Siempreycuandoelcostodesustransaccionesdesusproyectosseaelorigen,CAClarityPPM
ProjectFinancialManagerpuedecapturarcostosycontabilizarlos.Unafuncionalidadde
categorizacinsofisticadalepermitediferenciarlosgastoscapitalizadosdelosgastospropiamente
financierosparalapresentacindereportesfinancierosydecumplimiento,Conlafuncionalidadde
cargo,ustedpuedelocalizarlosycolocarunadistribucinequitativadeloscostosdelproyectoa
travsdelosdepartamentosylasunidadesdenegocio.

2.2.6.ProcessManager

Mduloquepermitelaautomatizacindelosprocesosdesunegocio,optimizarlosy
estandarizarlosatravsdetodalaorganizacin.Porqueestemduloadministratodaslas
caractersticasinherentesaunproceso,susprocesosdenegociovienenasersimplificados,
flexibles,colaborativosyreutilizables,ayudandoasugenteautilizarsutiempoenactividadesde
mayorvalor.

3.MicrosoftOfficeEnterpriseProjectManagementSolution

3.1.Beneficios
Ayuda a la organizacin a obtener visibilidad, conocimiento y control mejorando la toma de
decisiones y la adaptacin a la estrategia empresarial,maximizando la utilizacin delos recursos,
ascomomidiendoyaumentandolaeficaciaoperacional.
La administracin de carteras proporciona a los ejecutivos, analistas de carteras y al personaldel
departamento de administracin de proyectos (PMO) herramientas ytcnicasparamejorarlatoma
de decisiones y ayudar a garantizar que las carteras seleccionadas se ajustan a la estrategia
empresarialdelaorganizacin.

3.2.Modulos
LasolucinEPMconstadelossiguientesproductosdeProject,quesecomercializanpor
separado:

OfficeProjectProfessional2007(incluyeOfficeProjectServer2007CAL)
OfficeProjectServer2007
OfficeProjectWebAccess(OfficeProjectServer2007CAL)
OfficeProjectPortfolioServer2007
OfficeProjectPortfolioWebAccess(OfficeProjectPortfolioServer2007CAL)

LasolucinEPMtambinrequiere:

MicrosoftWindowsServer2003CALyWindowsServerCAL
Windows SharePoint Services 3.0(tecnologa decomponentesparaWindows Server2003)
para la administracinde archivos, el seguimientode problemasy riesgos,as comoel uso
deProjectWebAccess
Microsoft SQL Server 2000 o superior para Project Server o bien, Microsoft SQL Server
2005SP1paraProjectPortfolioServer
Microsoft.NETFramework3.0

4.RationalPortfolioManager.
Rational Portfolio Manager captura el mbito del proyecto y de la propuesta, el programa, detalles
financieros y de recursos en un depsito compartido. Quienes toman decisiones claves y los
gerentes de proyectos pueden usarlo para visualizar yestablecerelequilibrio de inversin deseado
de proyectos y personas. De esta manera, toda la organizacin puede permanecer sincronizada
conlosobjetivosestratgicos

4.1.Beneficios

Alinearinversionesdeportfolioametasempresariales
Obtenervisibilidadentiemporealparatomardecisionesrpidasybieninformadas
ImplementarprocesosdegobiernodeITconmodelosincorporadosyflujosdetrabajo
Aumentarlacolaboracinentrelosequiposdeadministracinyentrega
Operarconlasmejoresprcticasyautomatizarprocesosdeportfolio
Monitorearycontrolarriesgos,problemasyasuntosfinancierosatravsdeportfolios
Obtenerunavisinde360gradosatravsdeITyproyectosdedesarrollocombinando
herramientasdeadministracindelciclodevidadelasaplicacionesdeIBM

VII.Conclusiones

1.
2.

3.

VertabaseProesunaexcelenteysencillaalternativafrenteaMSProjectoMicrosoftProject
ServerymsrobustafrenteaherramientasdecolaboracincomoBasecamp.
Lautilizacindeherramientasidneasparalagestindeproyectos,proporcionanalequipode
desarrollodelproyecto,unmedioenelcualpuedendesenvolverseentodoslosmodulos
relacionadosalproyecto,peroestatareadebederealizarsesiguiendolasbuenasprcticasenel
desarrollodeproyectos.
MicrosoftOfficeEnterpriseProjectManagementSolution
LaOficinadeGestindeEmpresasdeMicrosoftProject(EPM)Solutionproporcionaalosusuarios
unasolucindegestindelacarteradeproyectosdeextremoaextremoparacrear,seleccionar,
planificarygestionarlasinversionesqueimpulsanelrendimientoyobtenerresultados.Lasolucin
EPMdeMicrosoftOfficepermiteaunaorganizacinmejorarlaidentificacindeproyectos,
fortalecerlaalineacindeunproyectoconmetasyobjetivosestratgicos,aumentarlavisibilidady
latransparenciadelagestindeproyectos,yreducirlosriesgosyloscostosasociadosconla
gestindeproyectos.

4.

RationalPortfolioManager
Project Portfolio Management (PPM), que provee la capacidad para priorizar,planificar, administrar
ymedirproyectoscomounamplioportfolio
El software de Rational de IBM ayuda a las organizaciones a automatizar e integrar el proceso
empresarialesencialdeldesarrollodesoftware.