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UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NCLEO DE MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURA
AUDITORIA III
SECCIN 01

Auditora
Administrativa
Profesora:
Bachilleres:
Mara Campos
Vctor

Castillo
C.I.: 18.829.575
Parra Wendys
C.I.: 19.911.383
Daz Yaenmys
C.I.: 20.935.591
Galdriz Francismar
C.I.: 22.719.506
Prez Katheryn
C.I.: 23.606.494
Albarrn Marielena
C.I.:24.125.279
Navarro Gregorio
C.I.:23.531.116
Mata Lizdenys
C.I.: 23.606.912
Maturn, Abril de 2015

ndice
Introduccin........................................................................................................ 1
I.

La Auditora Administrativa...........................................................................2
Antecedentes de la Auditoria Administrativa:..................................................2
Campo de Aplicacin de la Auditoria Administrativa:......................................4
Consideraciones Generales de una Auditoria Administrativa:..........................5

II.

Objetivos, Alcance e Importancia de la Auditoria Administrativa..................6

III. Diferencias entre la Auditoria Administrativa y la Auditora Financiera.........8


IV. reas Objeto de Aplicacin de la Auditoria Administrativa.........................12
Etapas de la Auditora Administrativa............................................................13
V.

Instrumentacin de la Auditoria Administrativa..........................................16


1.

Tcnicas de Recoleccin de Datos...........................................................16

2.

Medicin.................................................................................................. 18

3.

Papeles de trabajo................................................................................... 19

4.

Evidencia................................................................................................. 20

5.

Supervisin del trabajo............................................................................20

VI. Elementos a Considerar en la Elaboracin de informes de Auditoria


Administrativa................................................................................................... 21
VII. Uso que se le da a los Resultados de la Auditoria Administrativa...............23
VIII.El Perfil del Auditor Administrativo y su Rol como Asesor de Negocios.......25
Conclusin........................................................................................................ 28
Bibliografa........................................................................................................ 29

Introduccin
La gran mayora de las organizaciones, entienden por auditoria, la
revisin de sus estados financieros para efectos de dictamen de los
mismos y la evaluacin de su control interno. Por lo tanto esta clase de
Auditoria, se refiere nica y exclusivamente al control nmero o
aspectos cuantificables en dinero. Por esa razn a esta se le conoce con
el nombre de Auditoria Financiera.
Sin embargo, la Auditoria como instrumento de control, no debe
centrarse al estudio de estos aspectos de la informacin financiera, debe
aprovecharse esta herramienta, para todas las actividades de le
empresa: Produccin, Ventas, Relaciones Humanas, Finanzas, entre,
otros. De la necesidad de controlar todas las reas de la empresa, se
consideran clases de Auditoria.
Entre ellas destaca la auditoria administrativa que podemos
definirla a rasgos generales como un examen integral o parcial de una
organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y
oportunidades de mejora.
La siguiente investigacin busca comprobar lo anteriormente
expuesto, a su vez de amplificar el contexto de la Auditoria en general
otorgndole as un carcter donde se distingue a la Auditoria
Administrativa por su valor en la forma en que se evala como se
administra y opera una organizacin para aprovechar al mximo los
recursos, sabiendo adems que para la profesin contable en el sector
auditoria es realmente muy importante reconocer los principios bsicos
de la Auditoria Administrativa, razn por la cual se hace indispensable el
desarrollo para el estudio de su contenido.

I.

I.

La Auditora Administrativa

Una auditoria administrativa es la revisin total o parcial de una


organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y perfilar
oportunidades de mejora para innovar valor y lograr ventaja competitiva
sustentable.
Una auditoria administrativa no se produce en el vaco. Forma parte de
una estrategia de cambio que requiere una clara decisin del ms alto nivel y
un consenso de voluntades destinado a lograr que una organizacin adquiera
la capacidad para transformarse y crecer de manera eficiente. El punto de
partida es el convencimiento no constituye un fin en s misma, sino que est
ligada a todo un proceso de desarrollo institucional, por lo que la aportacin de
distintos puntos de vista y experiencias, la toma de conciencia generalizada y
el ejercicio de la autocrtica en todos los niveles, son determinantes para que
esta herramienta pueda alcanzar los resultados esperados.
El anlisis sistemtico de todos y cada uno de los aspectos involucrados
en su ejecucin demanda establecer toda una infraestructura que haga posible
el flujo de informacin suficiente, relevante, oportuna y veraz, para disponer en
el momento y en el lugar adecuado de elementos de decisin y calidad
idneos.
Esta base de informacin debe permitir amalgamar la historia, el
presente y el futuro, articular el concepto con los hechos, las intenciones con
los objetivos, la visin con las posibilidades y los escenarios con las reas de
influencia. Es el marco desde el cual deben partir todas las inferencias,
apreciaciones y acciones probatorias de la situacin que guarda una
organizacin.

Antecedentes de la Auditoria Administrativa:


Hay un hecho poco conocido dentro de la historia de la
Administracin. Si bien es cierto que Taylor y Fayol, en pases distintos
trabajaron en sus teoras al mismo tiempo, la obra de Taylor se conoci
puede decirse que de inmediato, mientras que los escritos de Fayol
permanecieron guardados durante algn tiempo en Francia, siendo
publicados en Estados Unidos en 1925, siete aos despus que Taylor
falleciera en 1918. Veamos lo que sucedi en una primera etapa.
En su obra clsica titulada "Administracin General e Industrial",
Fayol hablaba de las seis funciones bsicas que se realizan en cualquier
organizacin. En ella, el autor defini que "el mejor mtodo para
examinar una organizacin y determinar las mejoras necesarias es el
estudio de su mecanismo administrativo", cita pionera de lo que
hoy se conoce como Auditoria Administrativa.
2

Para 1935, James McKinsey, considerado como otro de los pioneros


de esta disciplina, escribi que toda empresa "debe realizar una auto
auditoria peridica de su funcionamiento", lo cual constituy la primera
referencia formal sobre el tema, en la cual se observan dos elementos
importantes. Por un lado, se habla de la revisin del desempeo como
una tarea intrnseca en las empresas, y por otro lado, seala que sta
debe hacerse con alguna regularidad. Theodore J. Kreps, a la sazn
profesor de la Universidad de Standford, en 1940 estableci, basndose
en lo dicho por McKinsey pocos aos atrs, que la revisin del
funcionamiento deba hacerse en seis reas organizacionales, a saber:
empleo, produccin, consumidores, ventas, nmina y dividendos e
intereses. La importancia de su opinin radica en que as se comenzaron
a estructurar los procesos de revisin administrativa en reas
particulares o especficas del negocio.
Otro hecho histrico importante para el desarrollo conceptual de la
auditora administrativa fue la decisin de los directivos de la
Northwestern Mutual Life Insurance en 1947, una empresa del ramo
asegurador estadounidense. Para ese entonces, la baja credibilidad de
los clientes en las aseguradoras, los llev a pedir a sus asegurados que
constituyesen una comisin de cinco personas que revisaran el
desempeo de los altos ejecutivos y constatasen su apego a la tica de
los negocios. No slo fue una estrategia para diferenciarse de sus
competidores sino que dio origen a lo que hoy se denomina auditoria de
funcionamiento.
En una segunda etapa histrica, aparece el autor Howard Bowen
quien en 1953 propuso que las ocho reas funcionales ms importantes
que deban revisarse en una empresa eran: precios, salarios,
investigacin y desarrollo, publicidad, relaciones pblicas, relaciones
humanas, relaciones con la comunidad y estabilidad del empleo. Se
observa a las claras que para la fecha, pocos aos despus de finalizar
la Segunda Guerra Mundial, el afn de la gerencia empresarial era el de
expandir sus negocios puertas afuera y congraciarse con la gente, con
los clientes y con la comunidad; ya la revisin administrativa no deba
hacerse slo hacia lo interno sino hacia el entorno.
En 1962, el American Institute of Management (Instituto
Americano de Gerencia) estaba presidido por Jackson Martindell, un
entusiasta propulsor de los estudios de revisin administrativa. Sus
aportes a este campo son de verdadero inters y trascendencia. Por otra
parte, dise un cuestionario de 301 preguntas que abarcaba 10 reas
organizacionales que deban revisarse: funciones econmicas, estructura
de la empresa, porcentaje de ganancias, honestidad hacia los
accionistas, investigacin y desarrollo, directores, capacidad ejecutiva,
3

polticas fiscales, eficiencia de la produccin y empuje de las ventas.


Propuso adems, un esquema valorativo de 10 mil puntos sobre la
calidad de la gerencia.
El trabajo de Martindell, resumindolo, consisti en aplicar por
primera vez el cuestionario como instrumento de investigacin en esta
disciplina administrativa; elev el nmero de reas de examen
hacindolas ms amplias y, por ltimo, dio un primer paso para el
establecimiento de modelos cuantitativos de apreciacin del desempeo
administrativo.
Hoy en da, al antiguo instituto se le llama American Management
Association - AMA. Para 1967, el Prof. William Greenwood, de la Escuela
de Administracin de la Southern Illinois University, reemplea el
cuestionario como instrumento de investigacin y disea uno de
aplicacin general con 373 temes. El ciclo lo cierra William Leonard,
quien en 1970 publica su obra Auditoria administrativa en donde
recopila los dispersos conceptos de otros autores, los organiza y analiza,
bautizando esta nueva disciplina de ese modo y creando sus bases
filosficas y conceptuales. La lectura de este texto es obligante para
todo el que desee ejercer como auditor administrativo.

Campo de Aplicacin de la Auditoria Administrativa:


La Auditoria Administrativa puede instrumentarse en todo tipo de
organizacin productiva, sea esta pblica, privada o social. Por su
extensin y complejidad, es necesario entender como estn ordenadas
estas organizaciones para responder a las demandas de servicios y
productos del medio ambiente y, sobre todo, de que manera se
articulan, lo cual nos obliga a precisar su fisionoma. rea de influencia y
dimensin. A continuacin se presenta la informacin por sector
especfico.
1. Sector Pblico: en este sector la Auditoria Administrativa se emplea
en funcin de la figura Jurdica, atribuciones, mbito de operacin,
nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y
lneas generales de estrategia. Con base en estos criterios, las
instituciones pueden clasificarse en:

El ejecutivo
Organismos autnomos
Gobiernos estadales
Gobiernos municipales

2. Sector Privado: en lo que respecta a este sector, la Auditoria


Administrativa se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto,
tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial.
Sobre la base de las siguientes caractersticas.
a) Tamao de la empresa: Microempresa, Empresa pequea, Mediana
empresa y Gran empresa.
b) Sector de actividad: Telecomunicaciones, Transporte, Energa,
Servicios, Construccin, Turismo, Seguros, banca, entre otros.
c) Naturaleza de sus operaciones: Nacionales, Internacionales y
Mixtas.
3. Sector Social: en este sector, la auditoria administrativa se aplica
considerando dos factores.
a) Tipo de Organizacin: Fundaciones, Agrupaciones, Asociaciones,
Fondos, programas y Comisiones.
b) Naturaleza de su funcin: Educacin, Cultura Salud y seguridad
social, Derechos humanos, Atencin a marginados, entre otros.

Consideraciones Generales de una Auditoria


Administrativa:
Las consideraciones generales de una Auditoria Administrativa son las
siguientes:

Propsito: el propsito de la auditoria administrativa consiste en


evaluar el fundamento de la administracin, mediante la
localizacin de irregularidades o anomalas y el planteamiento de
posibles alternativas de solucin.
La final primordial es apoyar a los niveles de supervisin a
lograr una administracin ms efectiva, mediante la presentacin
de resultados que surgen de una prctica de auditoria; durante el
desarrollo de la auditoria administrativa se podr realizar diversos
estudios especficos (del organismos social), para determinar a
fondo las diferencias que sean causantes de la problemtica,
presente o futuro.

Alcance: la auditoria administrativa puede abarcar una funcin


especfica o bien, se le puede dar un enfoque de sistema y puede
abarcar una unidad o grupo de unidades que forman un organismo
social.

Campo de aplicacin: esto obedece a que sus principios son


generales y aplicables en cualquier organismo o unidad
administrativa.
La funcin de la auditoria administrativa consiste en realizar el
anlisis y dictamen de las actividades que llevan a cabo una
unidad administrativa para verificar que se ajusten a los objetivos
y polticas establecidas, as como para comprobar la utilizacin
racional de los recursos tcnicos, materiales y financieros y el
aprovechamiento del personal en el desarrollo operacional y
evaluar las medidas de control que aseguren, los resultados
esperados.
Etapas: el proceso de la auditoria administrativa requiere para su
desarrollo de cuatro etapas y son la siguientes:
1. Planeacin
2. Examen
3. Evaluacin
4. Presentacin

Ventajas:
1. Aplicacin de conocimientos profesionales, con gente de
experiencia y capacitados en determinada reas especficas.
2. Aplicaciones actualizadas de conocimientos, pues el auditor est
obligado a conocer los avances tcnicos del rea administrativa:
as, como estar al tanto de la solucin de problemas que le
permitan resolver con rapidez y eficiencia, las situaciones que
detecte.
3. Tensin especifica de problemas en virtud de que el auditor
debe dedicarse a un trabajo concreto y especifico; concretar su
atencin, esfuerzo y tiempo, para lograr los resultados
deseados.
Imparcialidad: el auditor proporcionar opiniones y juicios
imparciales, pues conoce situaciones, las cuales debern de
quedar libres de perjuicios o intereses personales de la empresa.
Economa en el costo: el auditor proporciona servicios
profesionales calificados sin agravar permanentemente los costos,
puesto que generalmente se contrata por un trabajo especfico.

II.

Objetivos, Alcance e Importancia de la


Auditoria Administrativa

Objetivos de la auditoria administrativa:

Por sus caractersticas, la auditoria administrativa constituye una


herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las operaciones, toda
vez que permite detectar en qu reas se requiere de un estudio ms
profundo, que acciones se puede tomar para subsanar deficiencias, como
superar obstculos, como imprimir mayor cohesin al funcionamiento de dicha
reas y, sobre todo, realizar un anlisis causa-efecto que concilie en forma
congruente los hechos con las ideas.
En virtud de lo anterior, es necesario establecer el marco para definir los
objetivos congruentes cuya cobertura encamine las tareas hacia resultados
especficos. Entre los criterios ms sobresalientes para lograrlo se pueden
mencionar:
a) De Control: destinados a orientar los esfuerzos en la aplicacin de la
auditoria y evaluar el comportamiento organizacional en relacin con
estndares preestablecidos.
b) De Productividad: encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el
aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica
administrativa instituida por la organizacin.
c) De Organizacin: determinar que el curso de la auditoria apoye la
definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs
del manejo eficaz de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.
d) De Servicio: Representan la manera en que la auditoria puede constatar
que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula
cuantitativamente y cualitativamente con la expectativas y satisfaccin
de sus clientes.
e) De Calidad: disponen que la auditoria tienda a elevar los niveles de
actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para
que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
f) De Cambio: transforman la auditoria en un instrumento que hace ms
permeable y receptiva a la organizacin.
g) De aprendizaje: permiten que la auditoria se transforme en un
mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda
asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en
oportunidades de mejora.
h) De Toma de Decisiones: traducen la puesta en prctica y los resultados
de la auditoria en un solo instrumento de soporte del proceso de gestin
de la organizacin.
i) De Interaccin: posibilitan el manejo inteligente de la auditoria en
funcin de la estrategia para relacionar a la organizacin con los
competidores reales y potenciales, as como con los proveedores y
clientes.
7

j) De Vinculacin: facilitan que la auditoria se constituya en un vnculo


entre organizacin y un contexto globalizado.
Alcance de la Auditoria Administrativa:
El rea de influencia que abarca la auditoria administrativa comprende la
totalidad de una organizacin en lo correspondiente a su estructura, niveles,
relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales
como:

Naturaleza jurdica: marco jurdico que da contexto y sirve de base


normativa a las acciones de una organizacin.

Criterios de funcionamiento: pautas que dicta una organizacin para


encauzar su desempeo.

Estilo de administracin: forma de gestin de una organizacin.

Enfoque estratgico: mecanismos y estrategias que sigue la


organizacin para la consecucin de sus fines.

Sector de actividad: sector o divisin econmica en el que se ubica una


organizacin.

Giro industrial: actividad en la que se desenvuelve una organizacin.

mbito de operacin: rea o mbito de accin en que una organizacin


realiza su actividad.

Tamao de la empresa: dimensin de la organizacin.

Nmero de empleados: planta laboral que dispone una organizacin.

Relaciones de coordinacin: nivel de interaccin e integracin de las


actividades de los diferentes mbitos de la organizacin.

Desarrollo tecnolgico: grado de desarrollo de la tecnologa de la


informacin.

Sistemas de comunicacin e informacin: red de intercambio de


informacin, conocimientos y experiencias.

Nivel de desempeo: logro de los objetivos de una organizacin producto


de su gestin.
Trato a clientes: atencin que se le da los clientes internos y externos de
la organizacin.

Entorno: elemento fuera de las fronteras de la organizacin que ejercen


influencias en sus acciones y forma de operar.

Generacin de bienes, servicios, capital y conocimientos: gestin de los


recursos de una organizacin a travs de procesos para hacerla
competitiva.

Sistema de calidad: normalizacin de la calidad de los productos y


servicios de una organizacin.

Importancia de la Auditoria Administrativa:


Cualquier actividad humana, siempre est sujeta a la evaluacin por
medio de la comparacin (en muchas ocasiones inconsciente). Siempre existen
situaciones o imgenes que nos hacen formar un juicio respecto a esa
actividad. Sin embargo en la mayora de los casos, la evaluacin est basada
en apreciaciones de carcter subjetivo.
Esa misma situacin encontramos en la empresa. Continuamente
estamos haciendo comparaciones y evaluaciones subjetivas de los
procedimientos, actuaciones, decisiones, etc.: y solo hasta la obtencin de los
resultados, tenemos una base slida para medir el grado de eficiencia de la
administracin.
Por medio de la Auditoria Administrativa debemos analizar, en forma
racional y en lo posible, objetivamente, todas las funciones que se realizan en
una empresa. Para efectuar una evaluacin de la eficiencia, lo ms apegado a
la realidad y con toda oportunidad, forzosamente se tiene que acudir a una
serie de ciencias y tcnicas, tales como estadsticas, investigacin de
operaciones, anlisis factorial, encuestas, entrevistas, cuestionarios, entre
otros.
Sin embargo, en muchos casos, la medicin de la eficiencia se ve
obstaculizado por una serie de imponderables que son imposibles de medir en
forma objetiva.
Por lo anterior, consideramos que la importancia de la auditoria
administrativa, es que introduce oportunamente en la empresa el carcter
objetivo en nuestras operaciones.

III.

Diferencias entre la Auditoria Administrativa


y la Auditora Financiera

Vista la auditora administrativa en forma integral, vemos que


existe una relacin natural con la financiera. De hecho, la auditora
administrativa se desarrolla en una parte muy importante de la auditora
9

interna, la cual se efecta como una extensin gradual del trabajo


tradicional del contador.
Antes de establecer la diferencia que existe entre ambas
auditoras, es necesario definir que es la auditora financiera y
establecer su objetivo.
La Auditora Financiera:
Es un examen sistemtico de los libros y registros de un organismo
social, con el fin de determinar o verificar los hechos relativos a las
operaciones financieras y los resultados de stas para poder informar
sobre los mismos.
La auditora financiera mira hacia el pasado, o sea, versa sobre las
transacciones que ya se han efectuado. Por ejemplo: los informes de
auditora de estados financieros son medios para satisfacer a bancos,
proveedores, accionistas, etc., a esta tcnica le interesan los
desperdicios, errores, fraudes pasados, etc., y se enfocan a la mera
situacin financiera.
Objetivos de la auditora financiera:
Su objetivo es confirmar un estado de asuntos financieros, verificar
que los principios de la contabilidad hayan sido aplicados en forma
consistente y expresar una opinin acerca del manejo financiero.

Diferencia entre la Auditora Financiera y la Administrativa


Caractersticas
Propsito

Auditora financiera

Expresar una opinin


sobre los estados
financieros y

10

Auditoria
administrativa
Apreciar la calidad de
la administracin.
Calidad tanto

determinar el manejo
financiero.

Alcance

Orientacin

Mtodo

Interesados

Necesidad

frecuencia

La situacin
financiera.
Hacia los estados
financieros de las
empresas desde el
punto de vista
retrospectivo.

Las normas de

auditora
generalmente
aceptadas.
Principalmente

externos (accionistas,
gobierno-acreedores).
Requerida legalmente.
Regular; por lo menos
una vez al ao.

individual como
colectiva de los
clientes.
Calidad de los
procesos mientras los
que opera un
organismo social.
La situacin
administrativa.
Hacia la situacin
administrativa y
operativa de los
organismos sociales
en el pasado, presente
y futuro.
Mtodo cientfico:
tcnicas de
investigacin-normas
de auditora.
Bsicamente internos
(la direccin superior,
gerentes, funcionales).
Requerida
opcionalmente.
Peridica, pero su
periodicidad es
indefinida en la
mayora de los casos.
Se propone un periodo
de 1.5 a 2 aos.

Necesidad de que la Auditora Administrativa y la Financiera se


complementen
La auditora financiera cubre exclusivamente un aspecto particular
y concreto de lo que debe ser una auditora integral, como lo es la
auditora administrativa.
Cuando se lleva a cabo exclusivamente la auditora financiera, se est
dirigiendo nicamente a una parte mnima de la funcin general de la
empresa, y por tanto, al no contemplar el todo, simplemente se estn
viendo efectos y no causas.
Cuntas veces los informes de auditora de estados financieros
culminan con un dictamen de razonabilidad de dichos estados; pero casi
11

nunca aportan las causas administrativas que estn provocando una


mala o deficiente administracin.
Los estados financieros son el producto de un proceso de
informacin debidamente integrado y, desde luego, la informacin y la
comunicacin en una empresa no son materia del rea financiera, sino
del rea administrativa.
Cuntas veces el manejo inadecuado de polticas es consecuencia
de una informacin financiera deficiente. La propia organizacin
financiera es producto de la organizacin administrativa, y el
desconocimiento de sta ocasiona el manejo inadecuado de la
estructura contable y financiera, muchos problemas ocasionan a la
empresa un deficiente sistema de control y su aplicacin al mbito
financiero.
Partiendo de una adecuada seleccin e integracin de recursos
humanos, habr que determinar la habilidad y la capacidad requerida de
stos, para alcanzar los objetivos y planes fijados. Adems esta
integracin es importante para el xito en la elaboracin y manejo de los
estados financieros. La mayora de las veces, los problemas de
informacin financiera no son del manejo numrico y especfico de la
informacin, sino de la persona que es incapaz de manejar esos
nmeros.
Actualmente, la elaboracin de estados financieros est basada en
mtodos como la gua de contabilizacin, instructivos de operacin,
diseo y planeacin de formas, etc., que son fruto de la actividad
administrativa y no contable. Ahora bien, si recordamos la definicin de
la auditora administrativa, podremos opinar que al compararla con el
concepto de auditora financiera no existira ninguna confusin, ya que
esta ltima se refiere slo a registros, libros e informes de contabilidad;
sin embargo, si revisamos el programa clsico de una auditora
financiera, encontramos la necesidad de realizar un examen del control
interno, y ste es un aspecto de confusin que es necesario aclarar.
Esto es precisamente el control interno: el punto de coincidencia
de ambas auditoras, pero con distintos usos. La auditora financiera se
aboca a analizar el control interno, exclusivamente para determinar las
pruebas y procedimientos que sta utilizar. En cambio, la auditora
administrativa se aboca a analizar y evaluar el control interno, para
determinar los grados de eficiencia y eficacia que la administracin de
una empresa tiene.
En trminos generales, podemos resumir las relaciones entre la
auditora financiera y la administrativa, sealando que:
12

El Control Interno, punto de coincidencia de las auditoras

1. La primera trabaja principalmente sobre el examen de registros y


libros de carcter contable, o sea, examina los efectos de las
decisiones administrativas, pero sin llegar a hacer un anlisis
exhaustivo de sus causas.
2. En cambio la segunda pretende un conocimiento integral de la
empresa determinando el porqu, o sea, la causa de los fenmenos
que afectan los resultados reflejados en los estados financieros y
que, como ya sabemos, son motivo de un examen por parte de la
auditora financiera.
Relacin entre la Auditora Administrativa y la Financiera.

13

De lo anterior deducimos que quien realiza una auditora


financiera, slo podr detectar en esa investigacin simples efectos y
visualizar exclusivamente una parte del problema, por lo que se hace
necesario que la auditora financiera sea una parte ms de la auditora
administrativa; para que al ver el todo se puedan determinar las causas,
y efectuar un juicio completo de un problema que no puede ser resuelto
simplemente a travs del anlisis de una de sus partes.
Con esto queda de manifiesto que ambas auditoras deben
complementarse con la intencin de conseguir un objetivo que sea
comn a ambas tcnicas, y con el de proporcionar la informacin
necesaria para que la direccin pueda llevar a cabo una adecuada toma
de decisiones.

IV.

reas Objeto de Aplicacin de la Auditoria


Administrativa

Las reas de aplicacin de la auditora administrativa son muy


amplias, abarcan muchas, pues, ella est relacionada con el proceso
administrativo de una organizacin y por tanto, puede ser administrada
cualquier actividad que se realice en un grupo, que utilice recursos
humanos y que busque un objetivo. De modo que estas actividades
pueden ser objeto de una investigacin evaluativa por medio de la
auditoria administrativa.
Entre las reas funcionales o bsicas de una empresa en la cual
puede ser aplicada estn: Finanzas, Produccin, Mercadotecnia y
Administracin de los Recursos Humanos. Esta no es diferente a la
aplicada a un mtodo, procedimiento, programa o a la empresa en su
totalidad.

14

La auditora administrativa puede evaluarse desde el enfoque del


proceso administrativo, donde se puede evaluar la planeacin que se ha
hecho y que se hace en la funcin, su estructura organizacional, la
direccin que desempean sus directivos y los controles que se hayan
establecido para lograr mantener operaciones eficientes dentro de una
entidad.
Si una actividad se ha llevado a cabo de una manera ms prctica,
puede ser objeto de evaluacin por medio de la auditoria administrativa
ya que de una u otra manera se planean, organizan, dirigen y controlan,
aunque se haya desarrollado de manera prctica. De all que el proceso
administrativo en su generalidad nos permita abordar cualquier tipo de
actividad, ya sea para su diseo o rediseo con el fin de mejorarlo.
Ahora bien, en este mbito se podran mencionar un sinnmero de
actividades propias de cualquier organizacin, tomando en cuenta desde
las ms sencillas hasta las complejas, es decir, desde un sencillo
procedimiento como el empacado de mercancas o el procedimiento de
entrega de correspondencia interna en una oficina, en trmino medio
podra darse por ejemplo, el proceso de venta de una empresa industrial
o del control de calidad de un restaurante, llegando a actividades ms
complejas como la funcin de la administracin de recursos humanos o
la funcin del departamento de compras de una gran cadena de
departamentos de una tienda.
Aunado a esto, entra dentro del tema un aspecto muy importante
a considerar dentro de la auditoria administrativa como son las:

Etapas de la Auditora Administrativa


El proceso de la auditoria administrativa se podra identificar con
las etapas de la funcin administrativa de control, es por eso que a
continuacin se presentaran distintos autores que han propuesto pasos
que guan de manera clara a quienes realicen esta evaluacin.
T.G Rose (1932) presenta de manera no muy sistematizada los
siguientes pasos para realizar la auditoria administrativa:
Investigacin de la estructura organizacional de la empresa.
Revisar algunos aspectos particulares.
Analizar las funciones de produccin, distribucin, desarrollo,
contabilidad, finanzas, aspectos legales y relaciones industriales.
William P. Leonard (1959) propone de manera ms representativa lo que
considera como los pasos de la auditoria administrativa:
Examen de las reas a auditar.
15

Evaluacin de lo observado.
Presentacin oral y escrita de los resultados.
Seguimiento de la puesta en prctica de las recomendaciones.

Norbeck nos propone lo siguiente:


Estudio preliminar.
Planeacin de la auditoria.
Realizacin de la auditoria.
Rubio y Hernndez plantean un procedimiento ms detallado:
Planeacin que implica el estudio, diagnstico administrativo,
definicin de objetivos, alcance, personal necesario, tiempo
requerido y herramientas.
Examen que consiste en obtener informacin.
Evaluacin de la informacin obtenida.
Presentacin del informe a los interesados.
La Asociacin Nacional de Colegios de Licenciados en Administracin
tambin propone una serie de pasos y consideraciones:
Entrevista previa con el funcionario principal de la unidad que se
auditar.
Estudio general que culmina con un diagnstico administrativo.
Presentacin de los auditores ante los funcionarios involucrados.
Elaboracin del programa de trabajo.
Recoleccin de datos documentados.
Obtencin de informes por medio de entrevistas y observaciones.
Evaluacin usando medios objetivos y el criterio del auditor.
Resumen verbal y escrito de los resultados de la auditoria
administrativa.
Una vez que hemos analizado el punto de vista y el enfoque de
todos estos autores, podemos construir una propuesta que sirva de gua
y que sea ms amplia y orientadora en relacin con los pasos o etapas
en la realizacin de la auditoria administrativa.
A continuacin, presentamos lo analizado anteriormente en un
bosquejo de 8 etapas o pasos que engloban de manera general la
auditoria administrativa:
1. Trabajos preliminares: consisten en una serie de entrevistas con
nuestro cliente, teniendo como objetivo dar a conocer las
caractersticas bsica del trabajo que se va a realizar, qu es lo que
quiere el cliente, y qu har el auditor. Para ello se plantean
preguntas como: Por qu se solicita la auditora?, Cul es su
16

propsito?, A qu unidad ser aplicada?, Se ha identificado algn


problema en especfico?
2. Diagnstico administrativo e investigacin previa: su objetivo es
proporcionar una visin general de la empresa y en cmo ella
percibe y practica la administracin como proceso metodolgico. La
investigacin previa tiene varios propsitos, uno de ellos e conocer
de manera general la empresa o la unidad que ser auditada. Otro
propsito es confirmar lo expuesto por el cliente en cuanto al
problema identificado y su magnitud, as como prever algunas
situaciones que puedan surgir durante la auditora. El auditor se
apoyara en la informacin documentada. Si cumple con esto el
auditor estar en mejor calidad para hacer una mejor estimacin del
tiempo y de los honorarios.
3. Elaboracin del programa de la auditoria administrativa: consiste en
planear las actividades. Este programa sealar las actividades que
deben realizarse, las fechas de inicio y culminacin de las
actividades, el tiempo que durarn, las personas que las realizaran y
los instrumentos de recopilacin de la informacin empleados.
4. Obtencin de la informacin: el auditor obtendr toda la informacin
posible sobre el caso estudiado, recurriendo a entrevistas,
observaciones y encuestas, dependiendo del tipo de informacin que
requiera. La informacin no solo ser de ndole interna sino externa
en casos necesarios.
5. Anlisis, clasificacin y evaluacin de la informacin: en cuanto al
anlisis y su clasificacin podr realizarse bajo mtodos estadsticos,
pero la evaluacin de los hechos de la informacin es un asunto ms
delicado, pues, es all donde el auditor pone en juego su verdadero
valor.
6. Conclusiones y recomendaciones: para que un auditor llegue a este
paso, necesita de talento, conocimientos, experiencia y criterio para
interpretar correctamente la informacin. Luego procede a plasmar
las conclusiones emanadas de su trabajo intelectual. Basndose en
la ciencia administrativa y en la normatividad de la empresa se
proponen las recomendaciones o sugerencias con las cuales se les
dar solucin al problema.
7. Elaboracin y presentacin del informe final: esta puede realizarse
durante el desarrollo de la auditora, pueden haber informes
parciales, en las que se le dedicar atencin especial al estar cerca
del final de la auditora. En este informe se expondr de manera
clara y concisa los resultados de dicha auditora. El cliente recibe
17

este informe en donde espera encontrar las valiosas


recomendaciones que garantizan un mejor funcionamiento en la
administracin de su empresa. El informe final aunque es de carcter
escrito debe presentarse apoyado de una exposicin verbal.
8. Implementacin y seguimiento: muchos autores consideran esta fase
como algo opcional, otros piensan que el auditor debe actuar como
asesor en las implementaciones de la empresa. De cualquier forma,
lo ms importante es que esto quede acordado desde el inicio de la
auditora.

V.

Instrumentacin de la Auditoria
Administrativa

Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentacin de


la auditora, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las
tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables; de acuerdo con las
circunstancias propias de la auditora, la medicin que se empleara, el
manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin
necesaria para mantener una coordinacin efectiva.

1. Tcnicas de Recoleccin de Datos


Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, se
puede emplear alguna, o una combinacin, de las siguientes tcnicas:
a) Investigacin documental:
Consiste en localizar y seleccionar documentos que puedan
aportar elementos de juicio a los auditores, adems sirve de base para
la elaboracin de otras tcnicas, como el cuestionario y la entrevista.
Las fuentes documentales pueden ser internas o externas.
Entre las fuentes internas estn por ejemplo: acta constitutiva,
polticas y reglamentos, organigramas, actas de asambleas de socios y
accionistas, convenios, oficios o circulares, descripciones de puesto,
inventarios, estados financieros, auditorias anteriores o investigaciones
propias, etc.
Entre las externas pueden ser de utilidad los datos estadsticos del
Instituto Nacional de Estadstica, los decretos y normas nacionales e
internacionales, estudios de mercado de publicacin gratuita, reportes
sobre las tendencias del mercado que publican organismos u
organizaciones nacionales o internacionales, las tendencias econmicas,
entre otras ms.
18

b) Observacin directa:
Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el
trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el
clima organizacional imperante, en este caso para guardar evidencia se
pueden video-grabar los hechos.
c) Acceso a redes de informacin:
Consiste en la revisin de la redes, para detectar informacin
normativa u operativa de clientes, socios, proveedores, empleados,
organizaciones del ramo, a su vez facilita el intercambio de datos y
mantener una relacin interactiva con el entorno. Algunas de estas
redes son gratuitas y otras implican una inversin.
d) Entrevista:
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas para
obtener informacin. Este medio es de los ms utilizado ya que se tiene
contacto directo con el entrevistado, del que adems de obtener
respuestas se pueden percibir sus actitudes y recibir comentarios. Se
realiza en forma directa con el personal indicado, preferentemente de
nivel directivo, esto es, con el director o gerente, y en su caso con
personal de niveles de supervisor y operarios. Para que una entrevista
funcione se tiene que cuidar varios aspectos, como: tener claro el
propsito, elaborar una agenda de trabajo y concretar la cita con
anticipacin.
Se recomienda crear una ambiente de confianza que permita
conseguir, de forma concisa, informacin que refleje las inquietudes de
la organizacin en sentido general o especfico.
La entrevista puede ser estructurada o no estructurada. La primera,
se distingue por su rigidez, se orienta a un determinado objeto de
estudio y est previamente diseada; la segunda, denominada tambin
abierta, no est sujeta a una estructura prediseada, por lo que el
entrevistado se expresa con toda libertad, e inclusive llega a tomar la
iniciativa. Es recomendable que su aplicacin sea combinada para
obtener mejores resultados.
e) Cuestionarios:
Los cuestionarios representan un recurso idneo para captar la
informacin de la organizacin en todas sus versiones, mbitos y
niveles, toda vez que permiten no slo la recopilacin de datos, sino la

19

percepcin del medio ambiente, la cultura organizacional predominante


y el nivel de calidad del trabajo en funcin de su gente.
Consiste en recopilar informacin por medio de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciales y separadas por capitulo o temticas
especifica. La calidad de la informacin que se obtenga depender de su
estructura y forma de presentacin. Se deben hacer cuestionamientos
claros y concisos, presentar un orden lgico, con redaccin comprensible
y facilidad de respuesta.
Se deben efectuar previamente acciones como realizar un recuento
de la documentacin descriptiva, archivos, estudios y datos estadsticos
existentes, para ubicar el contexto de anlisis en la determinacin de las
preguntas, llevar a cabo una observacin directa para validar el orden y
la secuencia a seguir y someter las propuestas de cuestionario a un
proceso de control y evaluacin conocido como prueba previa.
El tipo de cuestionario a aplicar depender del juicio del auditor, y
pueden ser de pregunta cerrada simple, de pregunta cerrada con
respuestas mltiples, de preguntas abiertas y de preguntas cerradas y
abiertas. Puede aplicarse por etapa del proceso administrativo o por
elemento especfico.
f) Cdulas:
Registran informacin de acuerdo con el objeto y alcance de la
auditora. Estn integradas por formularios que incluyen casillas, bloques
y columnas, que facilitan su revisin y anlisis. Como herramientas de
diagnstico y evaluacin permiten asociar aspectos tcnicos con el
desempeo.
Permite captar informacin que en cuestionarios no es factible de
percibir, ya que abre el rango de respuesta, ordena la informacin de
forma ms accesible, permite comparar conceptos, sistematizar los
registros y facilita la profundidad del enfoque para analizar los
resultados.
Asocia con fluidez los indicadores que orientan el proceso de
auditar a en forma ms verstil, toda vez que los traduce en una
plataforma que relaciona conceptos con comportamientos y alternativas
de accin con estrategias. Integra causas y efectos de manera tcita, lo
que se constituye en un valioso soporte para el proceso de toma de
decisiones. Hacen ms permeable y profundo el proceso de evaluacin
porque no solo contempla las variables bajo anlisis, sino el impacto que
estas tienen en otras variables o reas de operacin, creando una
cadena de factores, indicadores, registros y consecuencias.

20

2. Medicin
Para consolidar la instrumentacin, es necesario que los hechos se
puedan evaluar relacionndolos con una medida, la cual parte de los
indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los
elementos especficos, as como del propsito estratgico y atributos
fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se empleen
con este fin, cumplen con la funcin de garantizar la confiabilidad y
validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo, y
que, posteriormente, servirn para comprobar la veracidad de las
observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el
informe de la auditora.
a) Escala de Medicin:
Una escala es una caracterizacin de los objetos a medir a travs
de una variable cuantitativa y cualitativa. La construccin de sta,
implica adjudicar un valor a un conjunto de expresiones o juicios, que
pueden ser positivos, negativos o neutrales y que nos van a expresar la
manifestacin individual del entrevistado ante una variable
determinada.

b) Indicadores:
Los indicadores son un elemento estratgico del proceso de
evaluacin de la forma de gestin organizacional. Su uso como sistema
permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o
prospectivamente la informacin para generar alternativas altamente
significativas para los procesos de toma de decisiones. Cabe destacar,
que en el proceso de implementacin de la auditora, la seleccin de
indicadores es fundamental porque reduce la subjetividad en la forma de
asignar valores o puntos con un criterio estimativo, pondera
objetivamente el peso de los factores bajo anlisis y se constituye en
una gua de actuacin para quienes participan en ella.

3. Papeles de trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor
tiene que hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo, que son los
registros en los que consigna las tcnicas y procedimientos aplicados,
las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones
alcanzadas.

21

Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su


momento, el auditor habr de incorporar en su informe, ya que incluyen
observaciones, hechos argumentos para respaldarlos; adems apoyan la
ejecucin y supervisin del trabajo. Deben de formularse con claridad y
exactitud, considerando los datos referentes al anlisis, comprobacin,
opinin y conclusiones sobre los hechos, transacciones, o situaciones
detectadas. Tambin se indicaran las desviaciones que presentan
respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la
medida que esta informacin soporte la evidencia; la cual valida las
observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el
informe de auditora.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista
que su contenido debe incluir:

Identificacin de la auditora.
El proyecto de auditora.
ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado.
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin
de la auditora.
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo.
Anotaciones sobre informacin relevante.
Ajustes realizados durante su ejecucin.
Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin.
Reporte de posibles irregularidades.

Para homogenizar su presentacin e informacin, y facilitar el


acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con
referencias muy operativas sino consignar los tpicos relevantes, estar
redactados en forma clara y ordenada, y ser lo suficientemente slidos
en sus argumentos para que cualquier persona que los revise pueda
seguir la secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento probatorio
de que la evidencia obtenida, los procedimientos y tcnicas empleados
son suficientes y competentes.
Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son
confidenciales, podr proporcionarlos cuando reciba una orden o
citatorio para presentarlos, por lo que debe resguardarlos por un periodo
suficiente para cualquier aclaracin o investigacin que pudiera
emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para
auditoras
subsecuentes.

4. Evidencia

22

La evidencia es la comprobacin fehaciente de los hallazgos


durante el ejercicio de la auditora, por lo que constituye un elemento
relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el
auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo,
incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, as como el grado de
confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es
indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la lnea de
trabajo acordada, a las normas en la materia y a los citerior que durante
el proceso de ejecucin vayan surgiendo. La evidencia puede ser fsica,
documental, testimonial y analtica.
Para que sta sea til y vlida debe ser suficiente, competente,
relevante y pertinente.
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable
de la unidad de control interno, al titular de la organizacin y al lder del
proyecto las siguientes situaciones:

Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de los


registros incorrectos, operaciones no registradas., archivos
incompletos y documentacin inadecuada o alterada.
Transacciones realizadas fuera del curso normal.
Limitaciones para acceder a los sistemas de informacin.
Registros incongruentes con las operaciones realizadas.
Condicionamiento de las reas para suministrar evidencias.

En todas las oportunidades, al auditor deber proceder con


prudencia, preservando su integridad profesional y conservando los
registros de su trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de las
inconsistencias detectadas.

5. Supervisin del trabajo


Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa
aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisin sobre el trabajo
que realizan los auditores, delegando la auditoria sobre quien posea
experiencia, conocimiento y capacidad.
De esta manera, a medida que se descienda el nivel de
responsabilidad, el auditor que encabece una tarea, tendr siempre la
certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de decisin
para vigilar que las acciones obedezcan a una lgica en funcin de los
objetivos de auditora.
La supervisin, en las diferentes fases de ejecucin de la auditora,
comprende:
23

VI.

Revisin del programa de trabajo.


Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores.
Aclaracin oportuna de dudas.
Control del tiempo invertido en funcin del estimado.
Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo.
Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para
cerciorarse de que estn completos y cumplen con su propsito.

Elementos a Considerar en la Elaboracin de


informes de Auditoria Administrativa

Es un documento que muestra la situacin administrativa o contable de


la empresa, expresa los comentarios ms relevantes que se presentaron en la
revisin practicada como: La calidad, alcance y desarrollo del informe, indicar
el excelente contenido del resultado, esta presentacin deber ser oportuna
para que se tomen medidas y las supervisarn auditores, supervisores o jefes
de reas, para dar un buen seguimiento a las recomendaciones hechas por el
auditor.
El informe de auditora operacional administrativa es el documento
mediante el cual, se conocen los resultados de las revisiones que efectan los
auditores de una dependencia o entidad. Constituye el producto terminado de
la auditoria operacional administrativa, pues es la forma de dar a conocer a la
empresa, todos los hechos o circunstancias importantes observadas en la
revisin, as como tambin exponerles las sugerencias de carcter general que
permitan mejorar el desempeo de las mismas.
Por las caractersticas de este tipo de auditoria, el informe debe tener la
naturaleza equivalente a un diagnstico, en el cual se plasmen los hallazgos
derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operativa, y el efecto y las
consecuencias de los problemas detectados.
Congruentemente con lo anterior, debe precisarse que no es posible que
como resultado final del trabajo se presente una opinin fundamentada tipo
dictamen sobre estados financieros, sobre el grado de eficiencia existente en la
empresa.
A diferencia de la auditoria operacional, el resultado final de la auditoria
administrativa, implica necesariamente proporcionar sugerencias especficas,
el diseo de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la instalacin de
ellos y posteriores visitas de supervisin; todo ello con el propsito de que las
ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados.
El informe sobre la auditoria es el producto terminado del trabajo
realizado y frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la
empresa auditada. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, los
24

problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la empresa,


con los controles y procedimientos establecidos y con el desempeo de sus
funcionarios, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen
realizado.
Tipos de Informe:
Los tipos de informes son:
1. El informe general: incluye el rea responsable, una introduccin, los
antecedentes, las tcnicas empleadas, el diagnstico, la propuesta, la
estrategia de implementacin, el seguimiento, las conclusiones,
recomendaciones y los anexos.
2. El informe ejecutivo: incluye el rea responsable, el periodo de revisin,
objetivos, alcance, metodologa, resumen y conclusiones. El informe de
aspectos relevantes es el que destaca, solamente, las reas que requieren
de atencin por su desempeo deficiente.
Contenido principal:
Contenido:
El contenido del informe vara de acuerdo al tipo de empresa, ya que contendr
elementos que estandaricen su presentacin en cuanto a su forma y diseo, y
no en su contenido.
Al realizar un informe administrativo se debe tomar en cuenta lo siguiente:
a) Propsito de la auditoria: Se debe tomar el objetivo y magnitud del
desarrollo del trabajo, citar los estudios especficos que se realizaron en
forma adicional, y las reas que stos hayan comprendido, de acuerdo al
convenio original y al programa de trabajo de la auditoria.
b) Hechos relevantes generales: En esta seccin se destacarn las
observaciones ms trascendentales a nivel de resultados detectados
durante el transcurso de la auditoria. Al hacer la exposicin de la
problemtica, se estipularn jerrquicamente, de acuerdo a su
importancia.
c) Hechos relevantes departamentales o seccinales: En este punto del
informe, se expondrn los problemas encontrados en cada una de las
reas especficas que integran el organismo. Para esto es necesario que
cada una de
las secciones se haga un informe separado indicando las fallas, e incluir
esta informacin que es de inters tanto para la direccin como para el
departamento en cuestin.
d) Recomendaciones: Aqu se formarn las recomendaciones planteadas a
nivel de sugerencia, como posibles soluciones a las anomalas
detectadas, pero sin llegar a su instrumentacin, a reserva de una
situacin que lo amerite por la premura de solucin. Se deber
25

considerar, para hacer cualquier sugerencia recomendacin, la facilidad


de su desarrollo. En esta etapa del informe, se pueden incluir
comentarios del plan de reorganizacin que se piense llevar a cabo una
vez que se acepten y discutan las recomendaciones.
e) Conclusiones: Se resumirn los planteamientos expuestos, mencionando
las medidas de solucin que se hayan tomado para correccin de las
irregularidades. Es importante incluir los comentarios, observaciones
particulares y puntos de vista.
f) Anexos: Todo documento que sirva como evidencia para argumentar lo
manifestado en el cuerpo del informe, o confirmar alguna aseveracin,
deber ser incluido en esta parte. Para facilitar la lectura e interpretacin
de los anexos, estos deben de ser presentados en el mismo orden en
que se desarrollaron las secciones, extendindolos en forma progresiva
ya sea por letras o nmeros.

Grficas.
Cuadros.
Formas.
Diagramas de flujo.
Cuestionarios.
Hojas de trabajo.
Hojas de datos (entrevistas).
Programas de trabajo.

Presentacin:
En la presentacin del informe de la auditoria administrativa se tomar en
cuenta lo siguiente:

Se debe utilizar un lenguaje adecuado a los lectores acatando los


lineamientos gramaticales y semnticos.
El informe debe desarrollarse en una secuencia lgica, debe estar escrito
en forma convincente, que refleje la seguridad de lo que est
exponiendo.
Se debe incluir anexo, grficas, cuadros, diagramas, etc. Que realmente
tengan un propsito en el informe.
Los anexos debern presentarse con alguna explicacin y referencia al
texto.
La presentacin del material de trabajo debe ser atractiva.

El auditor no debe descuidar una verificacin final de la informacin


contenida en el informe, comentndola con su equipo de trabajo y en algunas
ocasiones con alguien de la empresa.
Para el Dr. Fabin Martnez Villegas El informe debe convencer a quien
quienes va dirigido de que el trabajo de auditoria administrativa es un
instrumento necesario que debe utilizarse consistentemente para que la
administracin de una empresa siempre sea dinmica y eficaz.
26

VII.

Uso que se le da a los Resultados de la


Auditoria Administrativa

A travs del uso del informe de auditora administrativa podemos


obtener informacin como tambin a persuadir y a obtener resultados
para el beneficio de la entidad, es por ello que se puede establecer que,
a travs, de la Auditoria Administrativa se logra:
1. Informar: Significa dar a conocer a las personas indicadas dentro de
la entidad, los resultados importantes del trabajo. (Toma de
conciencia).
2. Persuadir: Es demostrar que los resultados son vlidos y tienen razn
de ser. (Aceptacin).
3. Obtener resultados: Consiste en presentar recomendaciones para
cambios positivos (accin).
El informe cumple muchas funciones altamente importantes, tanto
para el auditor como para la administracin. Dichas funciones deben ser
cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditora y en
la determinacin de como redactar el documento sealado.

Conclusiones basadas en la auditoria: El informe sirve para reunir


la evidencia obtenida durante la auditora operacional administrativa, con la presentacin de hallazgos y conclusiones;
representa el resultado final del trabajo de auditora.

Reportar condiciones: El informe reporta a la organizacin un


resumen de las principales reas que requieren mejoras; esto es,
el informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la
administracin para conocer sus operaciones y para evaluar su
ejecucin. El informe seala que reas estn bien y cules pueden
ser susceptibles de optimizar.

Importancia del Informe:


Su importancia radica en que la informacin que nos presenta este
informe es la actual situacin administrativa de la empresa en forma
integral; y dicha informacin est basada en el proceso administrativo,
informando con respecto a cada una de las etapas, entre ellas:
1. Planeacin: Informa de la posicin que la empresa guarda con
respecto al futuro, lo cual implica informacin sobre sus objetivos,
27

polticas y programas de accin, sealando como se han logrado y


qu es lo que se espera alcanzar en los ejercicios venideros.
2. Organizacin: Informa sobre la eficacia de la estructura orgnica y de
todos sus componentes. Indica si los sistemas, procedimientos y
mtodos de operacin si son adecuados o se pueden mejorar. As
mismo, informa de la fijacin de responsabilidades y de las reas de
autoridad del elemento directivo, para determinar si son adecuadas
para conformarse al desarrollo de los planes.
3. Direccin: Informa sobre la actuacin de todo el cuerpo
administrativo, indicando si los dirigentes de todos los niveles han
alcanzado real y positivamente los resultados deseados por medio de
la direccin acertada de sus subordinados.
4. Control: Informa de cmo estn controlando todas las funciones,
actividades y operaciones de la empresa. Asimismo, proporcionan
informacin sobre las normas y estndares para precisar la eficacia
de ejecucin. Tambin informa de todas aquellas desviaciones a los
planes originales que requieran inmediata atencin.
La finalidad del informe es llevar a cabo dentro de la empresa
todas las mejoras contenidas en el informe final una vez que hayan sido
discutidas y aceptadas por la administracin y el personal relacionado
con esas mejoras.

28

VIII.

El Perfil del Auditor Administrativo y su Rol


como Asesor de Negocios

El Auditor Administrativo:
El auditor administrativo es la persona responsable de
conceptualizar, ejecutar y lograr los resultados necesarios para mejorar
el desempeo de la organizacin que ha decidido utilizar la herramienta
de la auditoria administrativa. Por tal motivo es una persona profesional
que se dedica a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y
funcionamiento general de una organizacin.
Es importante destacar que segn la legislacin Venezolana, la
realizacin de dicha auditora est reservado a los Licenciados en
Administracin.
El xito de los resultados esperados de la auditora administrativa
depende en gran medida de la experiencia del auditor y su preparacin
profesional.
Perfil del auditor Administrativo:

29

Existen ciertas caractersticas profesionales y habilidades que el


auditor administrativo debe poseer para poder realizar efectivamente
una auditoria administrativa.

En cuanto a conocimientos acadmicos: podemos mencionar que


un auditor requiere de estudios a nivel tcnico, licenciatura,
postgrado, entre otros.

Desarrollar una actitud positiva y habilidades de comunicacin.

El auditor administrativo debe poseer adems las siguientes


habilidades: anlisis, observacin, comportamiento tico,
objetividad e imparcialidad.
Debe aprovechar las caractersticas, conocimientos y cualidades
para establecer el alcance, la estrategia y las tcnicas que habr
de aplicar, as como la evaluacin de los resultados y la
presentacin de los informes correspondientes.

El auditor administrativo como asesor de negocios


Puede decirse que ste auditor como asesor de negocio es aquel
profesional que despus de dominar las tcnicas de la auditora
administrativa, se le clasifica y se le especializa por reas de trabajo, de
acuerdo con las funciones administrativas ms requeridas.
Adems de lo dicho anteriormente, es importante destacar que el
papel del auditor administrativo es el de un asesor que plantea una
recomendacin adecuada, en forma adecuada y en el momento
adecuado.
Muchas veces, la alta gerencia de una empresa solicita la asesora
de un auditor administrativo para que se encargue de la implementacin
de las recomendaciones que el mismo encomend.

El Contador Pblico como Asesor de Negocios


Siempre que el Contador Pblico opta por esta forma de servir a
sus clientes, debe tener presente que su objetivo ineludible ser generar
un valor agregado a la inversin de los accionistas.

30

Para poder dar ese servicio es indispensable que el asesor cuente


con experiencia y conocimiento de las empresas, no solo a nivel terico
sino prctico, que le permita acompaar a sus clientes a hacer realidad
los consejos y soluciones que ha propuesto, para que el cliente reciba el
beneficio real de esta asesora. Se hace necesario:
1. Tener Visin de Negocios: Hace referencia a las caractersticas que
el contador Pblico debe tener para realmente estar en posibilidad
de entender y as poder ayudar a sus clientes. Es tambin necesario
tener una mente abierta y amplitud de criterio, que apoyados en
tcnicas modernas de administracin y en los avances de la
tecnologa le permita tener capacidad de adaptacin al cambio para
que la empresa salga ms fortalecida de estos retos y procesos. Otro
aspecto en el que debe trabajar el contador pblico como asesor de
negocios es que para poder lograr lo sealado debe ser un
especialista, que realmente sea un experto reconocido.
2. Trabajar con Otros Especialista: El Contador Pblico como Asesor de
negocios debe pensar en el beneficio integral del cliente y cmo no
existe un profesional experto en todo; es necesario que ste sea
capaz de interactuar con otros especialistas en beneficio de su
cliente.
3. Lo que el Contador Pblico Aporta: en primer lugar su experiencia
profesional como administrador de negocio, el haber trabajado en el
campo real dentro de las empresas como empleado, auditor y como
asesor le da un marco referencial inigualable. La experiencia ganada
a travs de muchos aos de trabajo en equipo, el que tenga una
educacin profesional continua que asegure la actualizacin,
conocimientos propios de su profesin, son una base slida para el
entendimiento de la estructura de la entidad.

31

Conclusin
La auditora administrativa es producto de una necesidad que ha
venido tomando forma a lo largo de la historia de la administracin,
porque se le considera una herramienta idnea para examinar el
desempeo de una organizacin y detectar oportunidades de mejora. Su
ejecucin le permite visualizar a una organizacin en su conjunto,
considerando sus caractersticas articulares y campo de trabajo, lo que
la convierte en un factor estratgico para el cambio.
La auditora administrativa puede ser definida como una revisin
total o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel
de desempeo y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y
lograr ventaja competitiva sustentable. A partir de este concepto se
pueden definir objetivos para enmarcarla. Siendo los ms
representativos los de control, productividad, organizacin, servicio,
calidad, cambio aprendizaje y para tomar decisiones.
El alcance de una auditoria administrativa abarca la totalidad de
una organizacin, como su estructura, niveles, relaciones y formas de
actuacin. Asimismo tomando en cuenta sus caractersticas particulares
en cuanto a estilo de administracin. mbito de operacin, nmero de
empleados, sistemas de informacin y comunicacin y nivel de
desempeo, entre otros.
Tomando en consideracin todas las investigaciones realizadas,
podemos concluir que la auditoria es dinmica, la cual debe aplicarse
formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y
objetivos; aun en empresas pequeas, en donde se llega a considerar
inoperante, su aplicacin debe ser secuencial constatada para lograr
eficiencia.

32

Bibliografa
lvarez Anguiano, J (2005). Apuntes de Auditoria Administrativa. Mxico.
Fondo Editorial FCA
Franklin, E (2007). Auditoria Administrativa: Gestin Estratgica del
Cambio. Mxico. Pearson Educacin.
Ortega, O. Anlisis de Gestin Administrativa o Auditoria
Administrativa? Revista FACES. Universidad de Carabobo, 4-5.
[Enlace en lnea]:

http://blogs.unellez.edu.ve/pimentel/files/2014/05/Metodologia-AuditoriaAdministrativa.pdf
http://cursos.aiu.edu/Auditor%C3%ADa%20Interna%20y
%20Administrativa/PDF/Tema%204.pdf
http://www.gideca.net/files/MV-AUDITORIA%20ADMINISTRATIVA.pdf
http://es.slideshare.net/OrlandoBalcarcel/franklin-auditoriaadministrativa-3ecap5?related=3
http://cdigital.uv.mx/bitstream/123456789/28258/1/Alvarado
%20Daniel.pdf
http://ual.dyndns.org/Biblioteca/Auditoria_Administrativa/Pdf/Unidad_04.
pdf

33