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E-ISSN: 1990-8830
melena-torrensp@empai.co.cu
Empresa de Proyectos de Arquitectura e
Ingeniera de Matanzas
Cuba
Recibido: 09-02-10
Aceptado: 21-04-10
RESUMEN:
Implantar una estrategia de Calidad Total supone un cambio profundo en la forma de hacer
las cosas, pero implica tambin la necesidad de una modificacin importante en la manera de
pensar, las creencias y las escalas de valores en las organizaciones.
El cumplimiento de estos 10 principios de Calidad Total es una herramienta fundamental en
el establecimiento de la misma. En una Empresa de Diseo se tiene la facilidad de conocer
las expectativas de los clientes; adems se tiene la posibilidad de medir los xitos,
asegurando as un mejoramiento continuo de los procesos. Se logra una interrelacin fuerte
cliente-proveedor y tambin hacer las cosas bien desde la primera vez. La Alta Gerencia
debe liderar y asegurar la formacin del Capital Humano, logrando as un objetivo comn.
Garantizando as una comunicacin efectiva, desde la Alta Gerencia hasta el trabajador ms
simple. Como ltimo punto es el reconocimiento a los trabajadores por una participacin
exitosa.
En este trabajo se propone una metodologa para implantar un Sistema de Calidad Total en
empresas de diseo. As como un ejemplo de aplicacin prctica a un caso de estudio, con el
consiguiente anlisis de las mejoras introducidas y los saltos logrados en la percepcin del
cliente.
Palabras claves: Calidad Total, Mejoramiento continuo, Diseo, Clientes, Organizacin.
Ing. Idal Chumacero Botet. Sistema de Calidad Total. Metodologa y ejemplo de aplicacin a
Empresas de Diseo.
ABSTRACT:
To implant a strategy of Total Quality supposes a deep change in the form of making the
things, but it also implies the necessity of an important modification in the way of thinking, the
beliefs and the scales of values in the organizations.
The execution of these 10 principles of Total Quality is a fundamental tool in the
establishment of the same one. In a Company of Design one has the easiness of knowing the
expectations of the clients; one also has the possibility to measure the successes, assuring
this way a continuous improvement of the processes. An interrelation strong client-supplier is
achieved and also to make the things well from the first time. The High Management should
lead and to assure the formation of the Human Capital, achieving this way a common
objective. Guaranteeing this way an effective communication, from the High Management
until the simplest worker. As last point it is the recognition to the workers for a successful
participation.
In this work it intends a methodology to implant a System of Total Quality in design
companies. As well as an example of practical application to a case of study, with the rising
analysis of the introduced improvements and the jumps achieved in the client's perception.
Keywords: Total quality, Continuous improvement, Design, Clients, Organization.
Introduccin:
Actualmente en el siglo XXI los tiempos que corren son ciertamente cada vez ms difciles
para toda organizacin. Esto es debido al proceso de cambio acelerado y de competitividad
global que vive el mundo que caracterizan el entorno de inexorable convivencia para el
sector empresarial. En este contexto las empresas tienen que continuar asumiendo el
protagonismo que les corresponde para contribuir al crecimiento y desarrollo del pas,
logrando mayor eficiencia y brindando productos y servicios de calidad. Hoy ms que nunca
parece existir un amplio consenso respecto de la urgente necesidad de que las empresas
funcionen bien brindando una excelencia en sus servicios y/o productos.
Existe un mundo caracterizado por unos consumidores cada vez ms informados y
exigentes, y por un proceso de globalizacin de los mercados que hace caer las barreras que
hace antao defendan frente a competidores cada vez ms preparados y agresivos, la
mejora continua de la calidad se ha convertido en una estrategia fundamental para garantizar
la competitividad y, en definitiva, la supervivencia de las organizaciones. El espritu de
Calidad Total es una forma de pensar que debe ser asumida a todos los niveles de la
empresa y aplicadas a todas las actividades que en ella se realizan.
La calidad en sentido general se ha convertido en la estrategia principal para las empresas
de diseo, un elemento diferenciador dentro del agudo ambiente competitivo que predomina
Revista de Arquitectura e Ingeniera Agosto 2010, vol.4 no.2.
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Empresas de Diseo.
Desarrollo:
Existen varias razones para implantar Calidad Total, entre ellas tenemos:
El mercado lo exige: el mercado ha evolucionado de manera que la demanda es
mucho menor que la oferta, los clientes han aumentado sus exigencias en precios,
plazos y cumplimiento de especificaciones. El fabricante necesita demostrar que est en
condiciones de cumplir las exigencias del cliente.
Se reducen los fallos: el principio de trabajo es la prevencin.
Se mejoran los procesos continuamente.
Se mejora la comunicacin con el cliente.
Se mejora la eficiencia y eficacia de la organizacin.
Se logra una involucracin de todos en la organizacin.
La implantacin de una estrategia de Calidad Total supone un cambio profundo en la forma
en que se hacen las cosas, pero implica tambin previamente la necesidad de una
modificacin sustancial en la forma de pensar, en las creencias y en las escalas de valores.
La calidad total es un paradigma diferente para la organizacin. Son nuevas reglas o
modelos sobre la manera de cmo se administra y se hace en la organizacin. Los directivos
tienen que desarrollar un comportamiento proactivo, en el cual estn dispuestos a retar
continuamente sus paradigmas gerenciales. Esta flexibilidad les permitir ver nuevas
oportunidades, encontrar fuera de sus paradigmas ideas potencialmente mejores que las
existentes. Si los directivos no son flexibles. Aquellos paradigmas diferentes a los suyos les
parecern amenazas y se alzar una barrera infranqueable para desarrollar una cultura de
calidad total.
Existen 10 principios de Calidad Total que explican cmo se implementa la estrategia y las
reglas por las cuales ella opera, lo mismos se detallan a continuacin:
Principio 1. Reconocer los requerimientos de los clientes.
Reconocer la evidencia de que los clientes son la razn de ser y existir de una organizacin,
conseguir su plena satisfaccin se convierte en la piedra clave de la calidad total. Para esto
la organizacin tiene que investigar las mltiples necesidades y expectativas de todos los
clientes, identificndolas para traducirlas al lenguaje de la organizacin de modo que al
realizar sus procesos stas sean entradas de cada uno de ellos. Las necesidades de los
clientes varan continuamente por tanto la organizacin est en permanente adaptacin de
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todos sus procesos a dichas necesidades si quiere mantener la fidelizacin de los mismos.
Una manera de lograrlo es a travs de la realizacin de una Solicitud Oficial del Servicio, en
la que se plasme las caractersticas del servicio deseado. Cuando el cliente no est seguro
de lo que desea se realiza un Contrato, que abarque solamente la Tarea de Proyeccin, que
plasme sus necesidades y expectativas. Si nuestro cliente est seguro con lo que desea solo
se le realiza el Contrato para el Servicio solicitado. Adems para que el producto final sea de
su agrado debe existir una interrelacin entre el Equipo de Proyecto y el Cliente, es decir,
relacin del Proyectista General, Director de Proyecto y Cliente y/o Inversionista, dando as
cumplimiento a las necesidades y expectativas del Cliente.
Principio 2. Entender y mejorar las cadenas cliente-proveedor
Una organizacin es como una complicada cadena de procesos, con muchas personas
dependiendo de la calidad del trabajo que reciben de otros (Figura 1). Todos tienen
suministradores externos de productos y servicios y clientes externos que compran sus
productos y servicios. Dentro de la Organizacin cada uno tiene clientes internos y
suministradores internos los que tambin tienen que ser satisfechos para lograr su
involucracin en la gestin de la calidad, pues es la forma ms eficiente de garantizar la
calidad final del producto o servicio que brinda. Para garantizar la calidad de esta complicada
cadena de procesos es necesario utilizar tcnicas que nos permitan gestionarlos.
Es imprescindible reconocer que todo proceso es una secuencia de actividades para lograr
un producto o servicio que tiene un valor intrnseco para un cliente, ya sea externo o interno.
Cualquier proceso consta de:
Una entrada suministrada por un proveedor externo o interno,
Personas y recursos del proceso,
Una salida del proceso destinado a un cliente.
NUESTROS
SUMINISTRADORES
NUESTROS
CLIENTES
NOSOTROS
PLANIFICACIN
VENTAS
COMPRAS
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solo se aceptarn a los proveedores externos que brindan servicios con calidad acorde a las
expectativas de nuestros clientes. Los proveedores externos son el punto de partida de un
servicio con ptima calidad.
Para conocer la Satisfaccin del Cliente se aplica una encuesta anual (tanto para clientes
internos como externos) la cual arroja el ndice de Calidad Percibida por el Cliente.
A travs del Ejercicio Estratgico se realiza la planificacin general de la Organizacin,
adems las ventas y las compras se planifican anualmente, mensualmente y semanalmente
dependiendo de la complejidad de las mismas.
A travs de un Sistema de Gestin de la Calidad enfocado a Procesos se puede apreciar
ms claramente que proceso es mi cliente y cual mi proveedor. Adems se aprecia con
mayor claridad las interrelaciones internas entre los procesos.
En nuestras Organizaciones el Producto Genrico son los Documentos y/o Planos
pertenecientes al Servicio. El Producto Esperado es la presentacin que le hago a mi
Servicio para la entrega del cliente, la misma puede ser presentada en carpetas con
logotipos de la empresa y en soporte digital; segn la firma del contrato. Como Producto
Aumentado tenemos: Responsabilidad Civil que tiene la Empresa por todos sus diseos,
Control de Autor y Asistencias Tcnicas.
Para lograr una mejor satisfaccin del Cliente final se debe elaborar una Encuesta de
Evaluacin del Servicio Postventa, llegando la misma desde el administrador del inmueble
hasta el empleado ms sencillo pero adems se debe tener en cuenta a los clientes de esos
inmuebles. Esta encuesta se aplicara en el caso de Diseo de Edificaciones
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Autocontrol
Especialidad
Compatibilizacin
Especialidades
Cumplimiento
Solicitud del
Cliente
Calidad
ptima
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Esto se logra a travs de la Direccin por Objetivos (DPO), los mismos deben ser
chequeados todos los meses. Revisndose el cumplimiento de los objetivos y el
comportamiento de los indicadores de eficacia y eficiencia, los cuales estn en continuo
ascenso. Es decir, el Objetivo de cada Direccin Funcional se debe prefijar superior al del
ao anterior.
Anualmente se realiza una revisin del Sistema de Gestin de la Calidad por la Alta Direccin
o Direccin General detectndose cualquier anomala que existiese en el mismo. Tambin
cada dueo de proceso revisa su proceso para saber si necesita o no adecuacin
apoyndose en el comportamiento de los indicadores del mismo.
Principio 7. La direccin debe liderear.
La Calidad Total comienza en la alta direccin de la Organizacin. Los directivos de todos los
niveles tienen una poderosa influencia en la forma en que la organizacin trabaja. Los
directivos de experiencia reconocen la importancia de que cada uno est involucrado y
comprometido en la satisfaccin del cliente. El reto de un lder es integrar de muchos YO en
un NOSOTROS. El lder tiene que considerar las necesidades de todos los involucrados en
su organizacin (clientes internos y externos) y para ello tendr que establecer una clara
visin del futuro de la organizacin.
El Liderazgo es la capacidad de INFLUIR en el comportamiento de las otras personas. Hoy
es necesario contar con lderes que sean capaces de transformar las organizaciones
actuales en las empresas del futuro. El liderazgo en la calidad se alcanza cuando se
desarrolla un estilo de direccin que otorga a las personas el conocimiento, el entrenamiento,
la posibilidad de desarrollo de la creatividad, la responsabilidad, la autoridad, la orientacin,
la retroalimentacin, el soporte y la motivacin necesarios para autocontrolar y mejorar
continuamente su trabajo, a fin de que pueda satisfacer las necesidades y expectativas de
los clientes externos e internos.
Se trabajar en una Direccin por Objetivos (DPO). La misma ser llevada desde la Alta
Direccin o Direccin General hasta el trabajador ms simple. Debido a que el trabajador se
encuentra ms cerca de los problemas a solucionar en cada rea o Direccin. Estas se
integran en el logro de un objetivo comn. Cada una de ellas est formada por uno o varios
grupos de trabajo dependiendo de su tamao y/o complejidad del trabajo, los mismos se
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integran de tal manera que se logra la cooperacin conjunta de cada uno de los trabajadores
que integran cada grupo de trabajo en el cumplimiento de los objetivos trazados en el rea
de Resultado Clave o Direccin Funcional que corresponde a dicho grupo.
Principio 8. La capacitacin es esencial
La Calidad Total es en general satisfaccin de los requerimientos del Cliente. Esto slo
puede suceder si se est adecuadamente entrenado, en el trabajo y en cmo hacer y
controlar los cambios que se necesitan hacer. Cada vez se muestran ms resultados
exitosos en las empresas que han asumido la gestin del conocimiento en su quehacer diario
convirtindose en empresas inteligentes o en aprendizaje. Una organizacin de aprendizaje
es aquella que crea, adquiere y transfiere conocimiento proactivamente y que modifica su
conducta en base a nuevos conocimientos y percepciones.
En primer lugar, las ideas nuevas son un prerrequisito para el aprendizaje. Las
organizaciones que aprenden tratan activamente de introducir en s mismas nuevas ideas e
informacin. Para conseguirlo, exploran constantemente sus ambientes externos, contratan
un nuevo talento y desarrollan a su personal. En segundo lugar, el nuevo conocimiento ha de
difundirse por toda la organizacin. Las organizaciones de aprendizaje se esfuerzan por
abatir las barreras estructurales, procesales e interpersonales que impiden que se comparta
la informacin y las ideas y conocimientos entre sus miembros. Finalmente, una
consecuencia del nuevo conocimiento ha de ser el cambio de la conducta. Las
organizaciones de aprendizaje han de estar centradas en resultados. Propician un ambiente
en el que se induce a los empleados a mostrar nuevas conductas y aplicar nuevos procesos
operativos para el logro de los objetivos empresariales.
Tipos de aprendizaje. Hay tres tipos distintos de aprendizaje que corresponden a su vez a las
etapas del proceso de cambio en una organizacin: 1) adquisicin de conocimientos y
percepciones, 2) aprendizaje de costumbres y habilidades y 3) condicionamiento emocional y
ansiedad aprendida. El conocimiento de cada uno de estos tipos ayuda a entender cmo hay
que utilizarlos para crear una organizacin de aprendizaje.
Adquisicin y percepcin de conocimientos. Es la faceta ms comn del aprendizaje. Implica
el aprendizaje cognitivo mediante la lectura, la observacin, la escucha y la memorizacin.
Este tipo de aprendizaje es un primer paso fundamental para la creacin de nuevos niveles
de inteleccin y de percepcin.
Aprendizaje de costumbres y habilidades. Este aprendizaje supone la adquisicin de nuevas
conductas o habilidades. La mejor manera de lograrlo es confiar en la zanahoria ms que en
el garrote; es decir, es preciso que se compense positivamente al personal por exhibir las
conductas deseadas o correctas. Han de sealarse los errores y las conductas incorrectas,
pero sin castigarlas. Esta estrategia de refuerzo fomenta el aprendizaje, ya que el que
aprende puede permanecer centrado en el desarrollo y en la mejora de la conducta deseada
o correcta sin que sienta ansiedad por un posible fracaso.
El aprendizaje de costumbres y habilidades es lento porque necesita prctica y buena
voluntad para cometer errores y fracasar. Requiere as mismo que las personas superen
costumbres y normas culturales nocivas. Por ejemplo, aunque la solucin de problemas es
ms efectiva cuando las personas se muestran abiertas y honestas en su trato mutuo, los
miembros del equipo ocultan a veces sus verdaderos sentimientos y opiniones debido a las
normas culturales que les inducen a salvar las apariencias y protegerse a si mismos.
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Empresas de Diseo.
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Empresas de Diseo.
Conclusiones:
Podemos decir que la Calidad Total implica:
QU: Satisfaccin del cliente interno y externo.
CMO: Utilizacin eficiente de recursos.
MTODO: Mejora continua.
DNDE: Aplicable a todos los procesos y actividades.
QUIN: Participacin de todas las personas de la Empresa.
CUNDO: Siempre
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Ing. Idal Chumacero Botet. Sistema de Calidad Total. Metodologa y ejemplo de aplicacin a
Empresas de Diseo.
La Alta Direccin o Gerencia debe poseer una consciencia de Calidad muy elevada y tiene
como meta integrar de muchos Yo un Nosotros.
Lograr en la concientizacin conjunta de todos los trabajadores y el trabajo guiado hacia un
objetivo comn.
La Satisfaccin del Cliente es lo MS IMPORTANTE en una organizacin.
La mejor forma de interrelacionarse todas las reas que influyen directa e indirectamente
sobre el Cliente, es a travs de una Estructura Organizativa en forma matricial.
Para lograr una mejor satisfaccin del Cliente final se debe elaborar una Encuesta de
Evaluacin del Servicio Postventa, llegando la misma desde el administrador del inmueble
hasta el empleado ms sencillo pero adems se debe tener en cuenta a los clientes de esos
inmuebles. Esta encuesta se aplicara en el caso de Diseo de Edificaciones
Bibliografa:
1. Gonzlez, Aleida. Mdulo 1: Calidad Total. Maestra Calidad Total. ISPJAE. 2008.
2. NC ISO 9000:2000 Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.
3. NC ISO 9001:2001 Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos.