PROGRAMA DE FORMACIN TITULADA TCNICO EN ASISTENCIA

ADMINISTRATIVA
BANCO DE PREGUNTAS
SENA 2012
210601008 Organizar la documentacin teniendo en cuenta la norma tcnica y
la legislacin vigente

RESULTADO 21060100801
Recibir los documentos de acuerdo con las polticas organizacionales y la
legislacin vigente
1 Los manuscritos, impresos y escritos son documentos:
a Grficos
b Textuales
c En cinta
d En imagen
2 El concepto de documento pblico es:
a El expedido por particulares como producto de sus actividades
b Informacin representada en formas y colores, comomapas o planos
c Son los escritos e impresos resultado de actividades empresariales
d El expedido por funcionario pblico en ejercicio de sus funciones
3 La correspondencia de la empresa se clasifica en:
a oficial y privada
b Importante y no esencial
c interna y externa
d vigente y caducada
4 La recepcin de documentos consta de:
a Recibo, radicacin, registro y reparto
b Entrega, erradicacin, registro y reparticin
c Recibo, demarcacin, registro y reparticin
d Seleccin, radicacin, distribucin y recibido
5 Todos los documentos se radican a excepcin de:
a Documentos comerciales
b Correspondencia empresarial
c Facturas y cotizaciones
d Correspondencia personal, folletos y revistas
6 Los muebles en los que se guardan los documentos se denominan:
a Gavetas
b Carpetas
c Archivadores

d Cajones
7 Cuando un documento es producto de la imaginacin o experiencia del
autor decimos que su origen son fuentes:
a Documentales
b Narrativas
c Vivenciales
d Empresariales
8 Crea el Archivo General de la Nacin:
a Ley 594 de 2000
b Ley 80 de 1989
c Acuerdo 07 de 1994
d Acuerdo 060 de 2001
9 Este sistema se basa en la fecha del documento: ao, mes y da
a
b
c
d

Sistema por Vencimientos

Sistema Alfabtico por fechas
Sistema Cronolgico
Sistema Numrico Cronolgico

10 El Ciclo Vital de los Documentos establece tres fases

a Pre-archivstica, archivstica y conservacin
b Pre-archivstica, clasificatoria y archivstica
c Pre-archivstica, conservacin y destruccin
d Pre-archivstica, archivista y eliminacin
11 Se considera trmite de un documento a
a La accin legal que se debe realizar
b La accin informativa que debe cumplir
c La accin administrativa que genera
d La accin administrativa, informativa y legal que realiza

RESULTADO 21060100804
Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en
cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas tcnicas colombianas
para la elaboracin y presentacin de los documentos, las normas internas y la
legislacin vigente.
1 Denominacin dada a los documentos que imparten normas de
obligatorio cumplimiento, en el sector pblico: leyes, decretos,
ordenanzas;
a Documentos testimoniales
b Documentos dispositivos
c Documentos privados
d Documentos informativos
2 Es la fuente primaria de informacin:
a Documento de archivo
b Documento textual
c Documento dispositivo
d Documento original
3 La ley general de archivo que regula la organizacin documental es:
a 574 de 2000
b 954 de 2001
c 594 de 2000
d 945 de 2002
4 Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se
clasifican en:
a Archivo de gestin, archivo central y archivo histrico
b Archivo comercial, archivo central y archivo Muerto
c Archivo de gestin, archivo intermedio y archivo secundario
d Archivo importante, archivo no esencial, archivo informativo
5 Los legajos son:
a Tapas de cartulina que se utilizan para conservar documentos de un
mismo tema
b Cubiertas de cartulina con pestaas en el lomo que pueden archivar
hasta 100 folios
c Utilizados para identificar el contenido de cada carpeta o gaveta
d Los que sealan la divisiones del archivador, pueden ser alfabtico,
numrico o cronolgico
6 La referencia cruzada es una ayuda para:
a Encontrar documentos que pueden ser buscados bajo
denominaciones
b Archivar documentos en orden alfabtico
c Buscar documentos

varias

d Prestar documentos a otras dependencias

7 Segn la finalidad que persigan, los documentos se clasifican en:
a Documentos informativos y familiares
b Documentos que dan testimonio y los que no lo dan
c Documentos dispositivos y testimoniales
d Documentos dispositivos, testimoniales e informativos
8
a
b
c
d

Pertenecen al grupo Correspondencia Comercial

Cartas, memorandos, circulares, informes
Las cartas recibidas y enviadas
Las cartas y los memorandos enviados y recibidos
Los documentos que enven mensajes comerciales.

9 El Sistema Alfabtico por Asuntos toma como base de ordenacin

a
b
c
d

El tema que trata cada documento

El tema que interesa a la empresa en su momento
El tema que interesa al Gerente
El tema que le interesa al asistente administrativo

10 La Oficina de Correspondencia tiene como funcin principal

a Distribuir internamente la correspondencia
b Controlar el recorrido del mensajero
c Controlar las copias que deben elaborarse en la empresa
d Controlar los documentos que entran y salen de la empresa

21060100802
Operar los recursos tecnolgicos requeridos para el recibo, el despacho y la
organizacin de los documentos, de acuerdo con las polticas institucionales.
1 La conservacin de la informacin contenida en los documentos es uno
de los aspectos que ms preocupan a las personas y entidades
involucradas en su almacenamiento uso y control, esta preocupacin ha
llevado al desarrollo de tecnologas como:
a El correo electrnico
b La microfilmacin
c El video beam
d Las diapositivas
2 En la microfilmacin de documentos se utilizan
a Cmaras rotativa y planetarias
b Cmaras fijas y planetarias
c Cmaras fijas y rotativas
d Cmaras dplex y repetitivas
3 Ejemplos de archivos especiales son:

a
b
c
d

Aspidoteca, fototeca, hemeroteca

Aspidoteca, albumteca y videoteca
Fototeca, albumteca y ludoteca
Hemeroteca, ambumteca y ludoteca

4
a
b
c
d

El ______________ mide la luminosidad en un sector

Higrmetro
Higroscopio
Termmetro
Luxmetro

5
a
b
c
d

Segn el soporte, los documentos se pueden clasificar en:

Textuales, grficos, imgenes y cintas
Textuales y magnetofnicos
Sistematizados, manuales e imgenes
Cintas grficas textuales

6 Se entiende como Transferencia o Traspaso de documentos

a El paso de documentos de un Departamento a otro.
b El paso de documentos de una fase a otra dentro de la empresa.
c El paso de documentos de una oficina otra.
d El paso de documentos de un empleado a otro dentro de la
empresa.
7 Los documentos se transfieren o traspasan para
a Separar los documentos recientes y de consulta permanente de los
antiguos.
b Separar los la correspondencia de los documentos contables.
c Separar los documentos recientes de los de archivo.
d Separar las cartas y memorandos de las facturas.
8 Cuando la empresa tiene sucursales o se realizan transacciones a nivel
nacional o internacional utiliza el sistema de ordenacin
a
b
c
d

Alfabtico Nominal
Alfabtico Internacional
Alfabtico por Sucursales
Alfabtico Geogrfico

9 Este Sistema de Archivo es utilizado para documentos con secuencia

numrica preimpresa como factura, pedidos, cheques etc.
a Numrico Decimal
b Numrico Codificado
c Numrico Consecutivo
d Numrico Contable
10 Segn su organizacin, los archivos se clasifican en:
a Centralizados, Descentralizados y Satlites.
b Centralizados, descentralizados, descentralizados con control central
y satlites.
c Centralizados, descentralizados con control central y satlites.
Gestin, central e histrico

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Preservar los documentos (soporte fsico o digital) para el suministro de
informacin de acuerdo con las normas, las tcnicas, la tecnologa disponible y
la legislacin vigente.
1 Un ejemplo de documento vital es
a Informe de estados financieros
b Escritura de constitucin
c Cuentas por cobrar
d Circular informativa
2 El concepto de documento es:
a Todo escrito en papel que suministre informacin
b Todo objeto producto de la actividad humana que suministre
informacin
c Toda comunicacin virtual o escrita que suministre informacin
d Todo escrito, manuscrito y software que suministre informacin
3 El listado de series con sus correspondientes tipos documentales, al que
se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital, se
denomina:
a Archivo privado
b Tabla de retencin documental
c Formato de correspondencia
d Ciclo de vida de los documentos

4 En Colombia, la entidad del estado encargada de orientar y coordinar la

funcin archivstica es:
a El Ministerio de Cultura y Turismo
b El Archivo Histrico de la Nacin
c El Archivo General de la Nacin
d La Hemeroteca Nacional
5 Segn el sistema alfabtico nominativo, la forma correcta de ordenar el
siguiente nombre, Josefina de las Mercedes Vsquez Zuluaga es:
a Josefina de las Mercedes, Vsquez Zuluaga
b de las Mercedes Zuluaga, Josefina
c Vsquez Zuluaga, de las Mercedes Josefina
d Vsquez Zuluaga, Josefina de las Mercedes
6
a
b
c
d

Las siguientes ordenaciones son geogrficas a excepcin de:

Pas, ciudades y nombres
Departamento, ciudades y nombres
Ciudad o pueblo, nombres
Primera unidad, Segunda unidad

7 El plazo precaucional es:

a La funcin destinada a determinar la clasificacin de los documentos
b Proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones
c Tiempo prudencial de conservacin de los documentos concluida su
vigencia
d Cualidad que interesa a los investigadores.
8 La unidad de orden de nombres de personas naturales es:
a Primer nombre
b Segundo nombre
c Primer apellido
d Nombres y apellidos
9 Los principios universales de ordenamiento son:
a Alfabtico, numrico, cronolgico
b Cronolgico, geogrfico
c Por asuntos, alfanumrico
d General y particular

10 Una ley, una escritura de constitucin de una empresa y una patente, se

consideran documentos:
a importantes
b dispositivos
c informativos
d vitales
11 Al foliar un documento se debe escribir el nmero en___________ de la
hoja
a La esquina superior izquierda
b La esquina superior derecha
c La esquina inferior izquierda
d La esquina inferior derecha
12 El conjunto de documentos correspondientes a un mismo asunto se
llama:
a Folio
b Documento pblico
c Acervo documental
d Expediente