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HERRAMIENTAS BASICAS DE LA CONTABILIDAD

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El secreto del xito

est en prepararse
para aprovechar las
oportunidades en
cuanto se
presenten.
Disraeli

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HERRAMIENTAS
BASICAS DE LA
CONTABILIDAD

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Por lo general, todo conocimiento nuevo genera preguntas, inquietudes, dudas,

perspectivas, para nuestro caso son comunes las siguientes preguntas:

Qu

es una Cuenta contable?, Qu clase

de cuentas contables existen?
Qu es la regla de Cargo y Abono?, Para
qu sirve?, Cmo se utiliza?
Qu es la Ecuacin Contable?, Cules
son las partes que la integran?, Para qu
sirve la Ecuacin Contable?
Qu es Control interno?, Que clases
existen?, Para qu sirve?, Qu es un
procedimiento de control interno?, Cmo
se elabora un procedimiento?
Qu es un sistema contable?, Cules son
sus partes?, Cmo se disea?
Cules son los registros contables
obligatorios?, Cules son las tcnicas
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bsicas
para
contable?

registrar

informacin

Objetivos
Los objetivos que se esperan del estudiante al finalizar el estudio de
este contenido, se presentan a continuacin:
a) Sea capaz de utilizar la cuenta contable en sus respectivos
niveles.
b) Sea capaz de utilizar adecuadamente la regla de cargo y abono
en cada registro contable.
c) Que comprenda que es la ecuacin contable
d) Que Conozca las partes de la ecuacin contable
e) Que aplique un anlisis bsico utilizando la ecuacin contable.
f) Que Conocer los elementos bsicos del control interno.
g) Proponer procedimientos de control interno para algunos
recursos crticos
h) Conozca las partes de un sistema contable
i) Sea capaz de disear una estructura bsica al menos para una
cuenta de mayor, para un activo, pasivo, patrimonio, costo,
gastos e ingreso.
j) Conozca los registros contables bsicos y obligatorios
k) Aplique correctamente las diferentes tcnicas de registro
contable.

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1. ESTUDIO DE LA CUENTA
Para poder cumplir con el objetivo que se propone, la contabilidad debe llevar
un registro detallado de las transacciones econmicas realizadas por una
entidad, as como de los efectos que provoquen esas mismas transacciones en
su forma acumulada; a continuacin estudiaremos la cuenta como el
instrumento a travs del cual se har dicho control
1.1 DEFINICION
Para muchos de nosotros es comn escuchar decir el nmero de cuenta
corriente, el nmero de cuenta de ahorro, el nmero de cuenta del prstamo
bancario, etc., esa expresiones comnmente se refieren al instrumento a
travs del cual se mantiene un registro de las entradas, salidas y saldo del
dinero tenido en una cuenta corriente, en una cuenta de ahorro, o del
instrumento a travs del cual se tiene el control de los desembolsos,
reembolsos y el respectivo saldo de un prstamo tenido.
Entonces que es la cuenta contable?, la cuenta contable o lo que se
conceptualiza como cuenta es el instrumento de registro que permite tener un
control, su informacin servir de base en la preparacin de los Estados
Financieros.
1.2 OBJETIVO (s)
Su objetivo principal es ser el instrumento de registro cronolgico y control de
las transacciones, y de los efectos acumulados del elemento financiero
controlado; tambin podemos decir que el objetivo es controlar los aumentos,
disminuciones y establecimiento del saldo del elemento financiero controlado.
1.3 PARTES DE LA CUENTA
La contabilidad entonces necesita cuentas contables (dependiendo del nmero
de elementos que se quiere controlar) que le permitan controlar a cada
elemento financiero surgido de las transacciones econmicas que realiza la
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entidad; independientemente de la cantidad o naturaleza de ellas, cada una

tendr las mismas siguientes partes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Cdigo de la Cuenta
Nombre de la cuenta
Una columna para anotar los cargos (DEBE)
Una columna para anotar lo abonos (HABER)
Una columna para registrar la fecha de la transaccin
Una columna para anotar el tipo y numero de documento contable
Una columna para registrar el saldo (Deudor Acreedor)

Estas partes de la cuenta incorporadas en un formato de libro diario, se

adecuan de la siguiente manera:

En un formato de libro mayor se distribuyen de la siguiente manera:

Y a travs de un formato T, pueden presentarse de la siguiente manera:

1.4 CLASIFICACION DE LA CUENTA POR SU NATURALEZA

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Las cuentas contables contenidas en un sistema contable, se clasifican en

relacin al rubro de agrupacin al que pertenezca, de la siguiente forma:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Cuentas de activo
Cuentas de pasivo
Cuentas de Patrimonio
Cuentas de Gasto
Cuentas de Costo
Cuentas de Ingreso
Cuentas Liquidadoras
Cuentas de Orden

1.4.1 Cuentas de Activo

En primer momento definiremos que es Activo, para ello tomaremos lo citado en el
prrafo 2.15 (a) de la seccin 2 (NIIF para las PYMES):
Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos
pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios econmicos
Partiendo de esta definicin de activo, podemos decir que una cuenta de activo es
aquella cuenta creada para controlar un recurso econmico, por lo general su
nombre est relacionado con la naturaleza del recurso que controlara; a
continuacin se presentan los siguientes ejemplos:

Observe que por cada recurso econmico (Activo) controlado por la entidad, se
ha creado una cuenta contable que permitir su control; cada cuenta establecida
se clasifica como cuenta de Activo
1.4.1.1 Rubros de agrupacin
Las cuentas de Activo se agrupan o clasifican en dos rubros de agrupacin, esto,
tomando como base las caractersticas a observar segn lo descrito en los
siguientes prrafos de la seccin 4 de la NIIF para las PYMES:

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Prrafo 4.4 Una entidad presentar sus activos corrientes y no corrientes, y sus
pasivos corrientes y no corrientes, como categoras separadas en su estado de
situacin financiera, de acuerdo con los prrafos 4.5 a 4.8, excepto cuando una
presentacin basada en el grado de liquidez proporcione una informacin fiable
que sea ms relevante. Cuando se aplique tal excepcin, todos los activos y
pasivos se presentarn de acuerdo con su liquidez aproximada (ascendente o
descendente)
Prrafo 4.5 Una entidad clasificar un activo como corriente cuando:
(a) espera realizarlo o tiene la intencin de venderlo o consumirlo en su ciclo
normal de operacin;
(b) mantiene el activo principalmente con fines de negociacin;
(c) espera realizar el activo dentro de los doce meses siguientes desde la fecha
sobre la que se informa; o
(d) Se trate de efectivo o un equivalente al efectivo, salvo que su utilizacin est
restringida y no pueda ser intercambiado ni utilizado para cancelar un pasivo por
un periodo mnimo de doce meses desde de la fecha sobre la que se informa.
Prrafo 4.6 Una entidad clasificar todos los dems activos como no corrientes,
cuando el ciclo normal de operacin no sea claramente identificable, se supondr
que su duracin es de doce meses.
Basndonos especialmente en las caractersticas (criterios) especificadas para un
Activo Corriente, descritas en los literales del (a) al (d) del prrafo 4.5 antes citado,
podemos clasificar las cuentas previamente establecidas de la siguiente manera:

1.4.2 Cuentas de pasivo

En primer momento definiremos que es Pasivo, para ello tomaremos lo definido en
el prrafo 2.15 (b) de la seccin 2 de la NIIF para las PYMES, que cita:
Un pasivo es una obligacin presente de la entidad, surgida a raz de sucesos
pasados, al vencimiento de la cual, espera desprenderse de recursos que
incorporan beneficios econmicos.
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Partiendo de esta definicin de Pasivo, podemos decir que una cuenta de Pasivo
es aquella cuenta creada para controlar una obligacin econmica (deuda), por lo
general su nombre est relacionado con la naturaleza de la deuda que controlara;
a continuacin se presentan los siguientes ejemplos:

Observe que por cada naturaleza de obligacin econmico (Pasivo) tenida por la
entidad, se ha creado una cuenta contable que permitir su control; cada cuenta
establecida se clasifica como cuenta de Pasivo
1.4.2.1 Rubros de agrupacin
Las cuentas de Pasivo se agrupan o clasifican en dos rubros de agrupacin, esto,
tomando como base las caractersticas a observar segn lo descrito en los
siguientes prrafos de la seccin 4 de la NIIF para las PYMES:
Prrafo 4.7 Una entidad clasificar un pasivo como corriente cuando:
(a) espera liquidarlo en el transcurso del ciclo normal de operacin de la entidad;
(b) mantiene el pasivo principalmente con el propsito de negociar;
(c) el pasivo debe liquidarse dentro de los doce meses siguientes a la fecha sobre
la que se informa; o
(d) la entidad no tiene un derecho incondicional para aplazar la cancelacin del
pasivo durante, al menos, los doce meses siguientes a la fecha sobre la que se
informa.
Prrafo 4.8 Una entidad clasificar todos los dems pasivos como no corrientes.
Basndonos especialmente en las caractersticas (criterios) especificadas para un
Pasivo Corriente, descritas en los literales del (a) al (d) del prrafo 4.7 antes
citado, podemos clasificar las cuentas previamente establecidas de la siguiente
manera:

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1.4.3 Cuentas de Patrimonio

En primer momento definiremos que es Patrimonio, para ello tomaremos lo
definido en el prrafo 2.15 (c) de la seccin 2 de la NIIF para las PYMES, que cita:
Patrimonio es la parte residual de los activos de la entidad, una vez deducidos
todos sus pasivos
Partiendo de esta definicin de Patrimonio, podemos decir que una cuenta de
Patrimonio es aquella cuenta creada para controlar la parte del valor de los activos
(valor residual) que les corresponde a los accionistas (Inversionistas), por lo
general su nombre est relacionado con la naturaleza de valor residual que
controlara; a continuacin se presentan los siguientes ejemplos:

Observe que por cada naturaleza de valor residual tenida por la entidad, se ha
creado una cuenta contable que permitir su control; cada cuenta establecida se
clasifica como cuenta de Patrimonio.
En el caso de las cuentas de Patrimonio, no hay ninguna regulacin con respecto
a la clasificacin en alguna forma de rubro de agrupacin.
1.4.4 Cuentas de Gasto
En primer momento definiremos que es Gasto, para ello tomaremos lo definido en
el prrafo 2.23 (b) de la seccin 2 de la NIIF para las PYMES, que cita:
Gastos son los decrementos en los beneficios econmicos, producidos a lo largo
del periodo sobre el que se informa, en forma de salidas o disminuciones del valor
de los activos, o bien por la generacin o aumento de los pasivos, que dan como
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resultado decrementos en el patrimonio, distintos de los relacionados con las

distribuciones realizadas a los inversores de patrimonio
Adems, nos apoyaremos en lo citado en el siguiente prrafo, siempre de la
seccin 2 de la NIIF para las PYMES
Prrafo 2.26 La definicin de gastos incluye tanto las prdidas como los gastos
que surgen en las actividades ordinarias de la entidad.
(a) Los gastos que surgen de la actividad ordinaria incluyen, por ejemplo, el costo
de las ventas, los salarios y la depreciacin. Usualmente, toman la forma de una
salida o disminucin del valor de los activos, tales como efectivo y equivalentes al
efectivo, inventarios o propiedades, planta y equipo.
(b) Las prdidas son otras partidas que cumplen la definicin de gastos y que
pueden surgir en el curso de las actividades ordinarias de la entidad. Si las
prdidas se reconocen en el estado del resultado integral, habitualmente se
presentan por separado, puesto que el conocimiento de las mismas es til para la
toma de decisiones econmicas
Partiendo de esta definicin de Gasto, podemos decir que una cuenta de Gasto es
aquella cuenta creada para controlar un decremento en los beneficios econmicos
futuros, sea por una disminucin de un activo, o un aumento en un pasivo; por lo
general su nombre est relacionado con la naturaleza, o funcin en que se
desglose el gasto; a continuacin se presentan los siguientes ejemplos:
1.4.4.1 Desglose de los gastos
Las cuentas de Gasto que se creen, se nombraran de acuerdo a la poltica que la
empresa ha adoptado, segn lo citado en los siguientes prrafos:
Prrafo 5.11 Una entidad presentar un desglose de gastos, utilizando una
clasificacin basada en la naturaleza o en la funcin de los gastos dentro de la
entidad, lo que proporcione una informacin que sea fiable y ms relevante.
Desglose por naturaleza de los gastos: (a) Segn este mtodo de clasificacin,
los gastos se agruparn en el estado del resultado integral de acuerdo con su
naturaleza (por ejemplo depreciacin, compras de materiales, costos de
transporte, beneficios a los empleados y costos de publicidad) y no se
redistribuirn entre las diferentes funciones dentro de la entidad.
A continuacin un ejemplo:

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Observe que el nombre de la cuenta contable responde bsicamente a la

naturaleza o para que fue utilizada esa disminucin de beneficios econmicos
(gasto).
Desglose por funcin de los gastos: (b) Segn este mtodo de clasificacin, los
gastos se agruparn de acuerdo con su funcin como parte del costo de las
ventas o, por ejemplo, de los costos de actividades de distribucin o
administracin. Como mnimo una entidad revelar, segn este mtodo, su costo
de ventas de forma separada de otros gastos.
A continuacin un ejemplo:

Observe que el nombre de cada cuenta contable establecida responde

bsicamente a la funcin o parte administrativa en la entidad en la que fue
utilizada esa disminucin de beneficios econmicos (gasto).
1.4.5 Cuentas de Costo
En nuestro medio el Costo est representado por el valor de adquisicin, o de
produccin de los bienes vendidos por la entidad; bajo este punto de vista el costo
se define de la siguiente forma:
Es el valor de adquisicin, o de produccin tenido por los bienes o servicios que
la entidad posee y que vende como parte de sus transacciones econmicas
A continuacin se presenta el siguiente ejemplo:
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Por lo general esta es la cuenta contable utilizada bajo ese concepto de costo.
Desde el punto de vista de la NIIF para las PYMES, el costo de los artculos
vendidos representa un gasto, analicemos lo citado en los siguientes prrafos:
Prrafo 13.20 Cuando los inventarios se vendan, la entidad reconocer el importe
en libros de stos como un gasto en el periodo en el que se reconozcan los
correspondientes ingresos de actividades ordinarias.
Prrafo 13.21 Algunos inventarios pueden distribuirse a otras cuentas de activo,
por ejemplo los inventarios que se emplean como un componente de las
propiedades, planta y equipo de propia construccin. Los inventarios distribuidos a
otro activo de esta forma se contabilizan posteriormente de acuerdo con la
seccin de esta NIIF aplicable a ese tipo de activo.
Analizado lo anterior podemos concluir que independientemente que se denomine
costo o gasto, en ambos casos representa una disminucin de los beneficios
econmico futuros, a travs de la disminucin del activo (recurso denominado
Inventario), que independientemente de su denominacin (nombre) siempre
representa una disminucin de los ingresos en el Estado de Resultados.
Basado en lo anterior el costo de adquisicin o produccin de los bienes tenidos
en existencia bajo el concepto de Inventario, vendidos, se presentara en el Estado
de Resultados bajo la denominacin de costo de ventas, o en su defecto como
gasto de los bienes vendidos, de forma separada respecto de los gastos de
operacin.
1.4.5 Cuentas de Ingreso
En primer momento definiremos que es Ingreso, para ello tomaremos lo definido
en el prrafo 2.23 (a) de la seccin 2 de la NIIF para las PYMES, que cita:
Ingresos son los incrementos en los beneficios econmicos, producidos a lo largo
del periodo sobre el que se informa, en forma de entradas o incrementos de valor
de los activos, o bien como decrementos de las obligaciones, que dan como
resultado aumentos del patrimonio, distintas de las relacionadas con las
aportaciones de inversores de patrimonio.
Tambin tomaremos en cuenta lo citado en el prrafo 2.25 que define lo siguiente:
La definicin de ingresos incluye tanto a los ingresos de actividades ordinarias
como a las ganancias.
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(a) Los ingresos de actividades ordinarias surgen en el curso de las actividades

ordinarias de una entidad y adoptan una gran variedad de nombres, tales como
ventas, comisiones, intereses, dividendos, regalas y alquileres.
(b) Ganancias son otras partidas que satisfacen la definicin de ingresos pero
que no son ingresos de actividades ordinarias. Cuando las ganancias se
reconocen en el estado del resultado integral, es usual presentarlas por separado,
puesto que el conocimiento de las mismas es til para la toma de decisiones
econmicas.
Partiendo de lo anterior, podemos decir que una cuenta contable de Ingreso es
aquella creada para controlar los incrementos en los beneficios econmicos, ya
sea en forma de entradas o incremento del valor de los activos, o bien en forma de
decrementos del valor de los pasivos, sea por actividades ordinarias o no
ordinarias (ganancias), que finalmente den como resultado un incremento en el
patrimonio; a continuacin se presentan los siguientes ejemplos:

Una ganancia, por lo general est relacionada a un beneficio obtenido con un

recurso (activo) de naturaleza especulativo; por ejemplo una ganancia obtenida al
medir (de forma posterior) un Instrument financiero (una accin), cuya base de
medicin posterior es al valor razonable.
En dicho caso puede crearse la cuenta contable Ganancia, para contabilizar
dicho beneficio, o puede contabilizarse en la cuenta contable Otros Ingresos,
bajo la subcuenta Ganancia.
1.5 Niveles de presentacin de una cuenta
En un sistema contable, la cuenta sea de activo, pasivo, patrimonio, costo, gasto o
ingreso puede presentarse en diferentes niveles; por ejemplo:

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5.6 Agrupacin bajo otros puntos de vista

Las cuentas contables tambin pueden agruparse desde otros puntos de vista, as
pues tenemos las siguientes otras formas:
5.6.1 Cuentas de Balance o Situacin Financiera
Las cuentas de Balance son las cuentas contables de mayor de Activo, Pasivo y
patrimonio; ac es importante tomar en cuenta lo citado en el prrafo 2.15 de la
seccin 2 de la NIIF para las Pymes; tambin debe tomarse en cuenta lo citado en
el prrafo 2.23 de la seccin 2 de la misma normativa.
5.6.2 Cuentas de Resultado o Rendimiento
Las cuentas de resultado estn representadas por las cuentas de gastos, las de
costos y las de ingreso, a la agrupacin de las cuentas de costo y gastos se les
denomina cuentas de resultado deudoras, y a las cuentas de ingreso se les
denomina cuentas de resultado acreedoras.
2. REGLA DE CARGO Y ABONO
Como ya he explicado con anterioridad, la cuenta contable tiene el objetivo de
controlar los aumentos, disminuciones y saldo del elemento controlado, esto
significa que registra transacciones que suman (entradas), que restan (salidas) y
la combinacin de estos registros permite establecer un saldo; entonces, las
cuentas independientemente de su naturaleza suman y restan.
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Para registrar una suma o una resta en una cuenta contable es necesario utilizar
una regla, esta regla es el uso de los conceptos de CARGO y ABONO, los cuales
dependiendo de la naturaleza de la cuenta contable, as ser su efecto (si suma, o
resta), a continuacin el siguiente cuadro:
Para cualquier cuenta contable de Activo, Costo y Gastos definidas como cuentas
de naturaleza DEUDORA (por naturaleza de su saldo), la regla para sumar y
restar utilizando los conceptos de Cargo (DEBE) y Abono (HABER), es la
siguiente:

Para cualquier cuenta contable de Pasivo, Patrimonio e Ingreso definidos como

cuentas de naturaleza ACREEDORA (por naturaleza de su saldo), la regla para
sumar y restar utilizando los conceptos de Cargo (DEBE) y Abono (HABER), es la
siguiente:

Examinemos el siguiente ejemplo:

La entidad adeuda al proveedor Industrias Hispanas, S.A. de C.V. un valor de $
10,000.00 por mercaderas adquiridas al crdito, a 30 das plazo; en fecha 31 de
Enero de 2013 la entidad emite el cheque nmero AZH 125 de la cuenta corriente
No. AZH 000-76253-087.001 del Banco Internacional, S.A. (tiene un saldo de $
50,000.00) por valor de $ 5,000.00 en concepto de abono a lo adeudado.
En primer lugar determinamos las cuentas contables que estn involucradas en la
transaccin (el pago hecho), en este caso esas cuentas son: Bancos (controla el
dinero depositado en el banco) y Cuentas por Pagar (controla las deudas u
obligaciones tenidas).

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En segunda instancia procedemos a establecer la naturaleza de las cuantas

involucradas, en nuestro caso la cuenta contable Bancos es de naturaleza Activa
(porque controla un recurso) y Cuentas por Pagar es de naturaleza Pasiva
(porque controla una deuda u obligacin)
Seguidamente calculamos los montos por los que sern afectadas dichas cuentas;
Bancos ser afectado con $ 5,000.00 y la cuenta por Pagar lo ser por la misma
cantidad.
Posteriormente, definimos cual es el efecto sucedido en cada cuenta
determinada, sumar o restar?; en este ejemplo la cuenta Bancos est
restando (se disminuy el dinero), la cuenta contable Cuentas por Pagar
tambin est restando (se disminuy la deuda).
Teniendo completado todo ese proceso, estamos en posicin de utilizar la regla
de cargo y abono para nuestro ejercicio, a continuacin el registro hecho en cada
cuenta contable:
La cuenta contable Bancos es de naturaleza activa, ha disminuido su valor en $
5,000.00, aplicando la regla de Cargo y Abono, efectuamos un ABONO como se
presenta en la siguiente figura:

La cuenta contable Cuentas por Pagar es de naturaleza Pasiva, ha disminuido

su valor en $ 5,000.00, aplicando la regla de Cargo y Abono, efectuamos un
CARGO como se presenta en la siguiente figura:

3. LA ECUACION CONTABLE
En trminos matemticos una ecuacin es una igualdad de dos o ms variables,
en trminos contables es la igualdad de dos o ms elementos componentes del
sistema contable, a continuacin analicemos la siguiente informacin:
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3.1 Ecuacin de Comprobacin

Esta forma de ecuacin aunque no es reconocida en los textos en temtica
contable, est inmersa en el sistema contable de una entidad.
3.1.1 Definicin
Es una igualdad entre los valores tenidos por los elementos Activo, Pasivo,
Patrimonio, Costo, Gasto e Ingreso, en un sistema contable
3.1.2 Estructura
La estructura de esta ecuacin es la siguiente:
Activo + Costos + Gastos = Pasivo + Patrimonio + Ingresos
3.1.2 Objetivo
Probar la igualdad entre los recursos existentes (Activos) + los recursos invertidos
(Costos) + decrementos de los recursos econmicos (Gastos), con el valor de las
obligaciones tenidas (Pasivo) + el valor proporcional de los recursos propios
(Patrimonio) + el incremento de los beneficios econmicos (ingresos).
Esta prueba de igualdad es til al momento de elaborar el balance de
comprobacin.
3.2 Ecuacin Contable
Esta ecuacin a diferencia de la anterior, muestra la relacin entre el valor de los
recursos controlados por la entidad, con la proporcin adeudada de esos recursos,
ms la parte de los mismos que corresponde a los inversionistas.
3.2.1 Definicin
Es una igualdad entre los valores tenidos por los elementos Activo, Pasivo y
Patrimonio en un sistema contable.
3.2.2 Estructura
La estructura de esta ecuacin es la siguiente:

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3.2.3 Objetivo
Establecer la situacin financiera de una entidad, comparando el valor de los
recursos aplicados (activos como dinero, mercadera, crditos otorgado a los
clientes, edificaciones, terrenos, entre otros), con el valor de los aportes con que
cada fuente de origen participa (pasivo como deudas tenidas con los bancos,
proveedores, empleados, entre otros; patrimonio como el dinero aportado por
accionistas en la constitucin de la entidad, ganancias no distribuidas, reserva
legal, entre otros).
La situacin financiera de una entidad se define como la capacidad que dicha
entidad tiene (a travs del valor, calidad y propiedad econmica de los recursos
tenidos) de adquirir obligaciones, y la capacidad de pago de esas obligaciones.
Observe el siguiente ejemplo de dos situaciones financieras diferentes:
Escenario 1:

Escenario 2:

Que podramos concluir al comparar ambos escenarios?

Basados en el concepto de situacin financiera antes revisado, podemos concluir
que la relacin mostrada en el escenario 2 tiene la mejores posibilidades de
adquirir obligaciones; pudiendo resumir que presenta una mejor situacin
financiera.
Los efectos (cambios) ocurridos en la ecuacin pueden verse de la siguiente
forma:
a) Un cambio en el Activo, genera un cambio en el pasivo, en el patrimonio, o
en ambos.

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b) Un cambio en el pasivo genera un cambio en el activo, en el Patrimonio, o

en ambos.
c) Un cambio en el patrimonio genera un cambio en el activo, en el Pasivo, o
en ambos.
El Estado de Situacin o balance general, est diseado sobre la estructura de la
ecuacin contable.
4. CONTROL INTERNO CONTABLE
El Control Interno como medida de prevencin es importante y necesario en toda
entidad y todo tipo de proyecto, por lo general se identifica como Control Interno
Contable y Control Interno Administrativo, puede estar fundamentado en
Control Interno Tradicional o en Control Interno basado en el Informe COSO; a
continuacin conoceros aspectos bsicos del Control Interno Contable bajo el
enfoque tradicional.
4.1 Definicin
Bajo el punto de vista tradicional, el Control Interno Contable se define como el
conjunto de medidas o procedimientos de control que una entidad disea e
implanta, con el objetivo de reducir el riesgo de Informacin financiera errnea,
deficiente y tarda.
4.2 Objetivo
El objetivo del Control Interno Contable es disminuir y/o eliminar los riesgos
inherentes al proceso contable, que permitan:
a) Eficacia y eficiencia de las operaciones
b) Fiabilidad de la Informacin financiera
c) Cumplimiento de las leyes y dems normas.
El objetivo del Control Interno Contable se logra a travs del establecimiento de
Procedimientos de Control Interno Contable cuya naturaleza (diseo) permiten:
a) La adopcin de un Marco Normativo autorizado y vigente
b) El diseo e implementacin de un adecuado Manual de Polticas y
Procedimientos contables.
c) El diseo e implementacin de una adecuado estructura de cuentas
contables (Catalogo de Cuentas) y su claro y objetivo uso (Manual de
aplicacin de Cuentas)
d) La salvaguarda de los Activos de la entidad
e) La salvaguarda de los datos y registros contables
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f) Los adecuados niveles de autorizacin para el acceso a la informacin

contable
4.3 Procedimientos de Control Interno Contable
Todo objetivo establecido se logra si le diseamos la estrategia a seguir y por
supuesto el procedimiento (accin) necesario.
4.3.1 Definicin
Un procedimiento de Control interno Contable lo podemos definir como El
proceso (forma y orden de proceder) metodolgicamente ordenado en pasos
predefinidos, en los cuales quedan establecidos tiempos y responsabilidades,
direcciones de recorrido, instancias involucradas; necesarios para desarrollar una
labor, una accin de manera eficaz, su objetivo debe ser nico y de fcil
identificacin.
4.3.2 Naturaleza de un procedimiento
Cada procedimiento de control interno debe estar estructurado (construido) sobre
la base del objetivo que persigue, esto se conoce como la Naturaleza del
procedimiento; significa entonces que cada procedimiento tiene su propia
naturaleza, por lo tanto un procedimiento no podr darnos los resultados
esperados si es utilizado en otras condiciones para las que no fue diseado.
Suponga que el objetivo es establecer Qu el administrador del fondo de caja
chica no utiliza el dinero administrado para su propio benfico?, conociendo el
elemento involucrado (dinero y documentos) y el objetivo perseguido, diseamos
una seria de pasos (procedimiento) encaminados a indagar si el dinero es utilizado
inadecuadamente, procediendo a planificar un arqueo del dinero (contar el
dinero), siendo esta la Naturaleza, y en este caso el nombre del procedimiento.
4.3.3 Oportunidad de un Procedimiento
Para que un procedimiento de control interno nos permita obtener el mximo de
informacin respecto de lo que queremos saber, es necesario que su ejecucin
(momento de llevar a cabo la accin) se realice no en cualquier momento, sino en
el momento en que segn nuestro criterio lo que perseguimos saber este en el
punto ms alto de riesgo, esto se conoce como la Oportunidad de ejecutar dicho
procedimiento.
Tomando como base el procedimiento ya diseado (arque del dinero), la nueva
pregunta es Cul es el mejor momento para hacer el procedimiento?, tomando
en consideracin que le empresa cancela sueldos y salarios cada fin de mes
Lic. Gilberto Daz Alfaro

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1. HERRAMIENTAS BASICAS DE LA CONTABILIDAD

I-

2014

Cul puede ser el momento en que el administrador del efectivo pueda hacer uso
personal del mismo?, a inicios del mes?, a finales del mes?, a mediados del
mes?; tomando como base lo anterior decidimos que el mejor momento u
Oportunidad de correr el procedimiento es en cualquiera de los das de la ltima
semana del mes, claro que tambin debemos decidir si se har en la maana, al
medio da, por la tarde; siempre pensando cul es el momento en que se
vislumbra el nivel ms alto de riesgo?.
4.3.4 Alcance de un Procedimiento
Siempre basados en el procedimiento diseado (arqueo de dinero), nos hacemos
la siguiente pregunta Solo quiero saber si el dinero est completo?, o Tambin
deseo saber si el procedimiento por medio del cual se entrega el dinero es el
implementado?
Como observara, establecer si el dinero tenido en la caja chica est completo es
un Alcance (lo que quiero investigar), pero si adems deseo probar que se
cumplen los requisitos de entrega del dinero, el Alcance cambia.
En resumen, un efectivo procedimiento de control interno debe contener: un
objetivo claro, pasos metodolgicamente prefijados, naturaleza, oportunidad,
alcance y las partes involucrados.
Algunos procedimientos utilizados son: Sumarizar, verificar, contar, observar,
cotejar, entre otros

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