D EFI NI CI N DE SI STEMA A D MI NI STRATI VO

El conjunto de componentes que interactan entre s y se encuentran interrelacionados recibe el

nombre de sistema. Administrativo, por su parte, es aquello vinculado a la administracin (el
acto de administrar: organizar o gestionar recursos).
En su acepcin ms amplia, un sistema administrativo es una red o un esquema de
procesos cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una organizacin. El
sistema apunta a que los recursos de la organizacin en cuestin sean administrados de forma
eficiente.
En la actualidad, la nocin de sistema administrativo suele hacer referencia al programa
informtico que cuenta con diversas aplicaciones para administrar diversas facetas de una
empresa. La intencin de este tipo de software es centralizar las tareas administrativas en un
mismo sistema informtico que permita ahorrar tiempo e incrementar la eficiencia laboral.
Un sistema administrativo, en este sentido, suele contar con diferentes mdulos. Cada mdulo
permite completar una tarea distinta: realizar una factura, emitir un recibo de cobro, organizar
la agenda, registrar ingresos y egresos de un balance, controlar el inventario o stock, etc.
Veamos con un ejemplo cmo puede trabajar una empresa con un sistema administrativo.
Supongamos que una compaa que vende electrodomsticos recibe un pedido de un cliente que
quiere adquirir una licuadora. En el sistema administrativo de la empresa, un empleado
registrar la compra, emitir la factura y agendar el envo del producto. De manera automtica,
el sistema administrativo generar un alerta en la agenda para que dicho envo se concrete y,
una vez registrado el mismo, reducir una unidad del producto del inventario. Cuando el cliente
recibe su pedido y lo pague, se consignar en el sistema administrativo la cancelacin de la
deuda y el ingreso del dinero.

EL ANLISIS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

1. Enfoque de sistemas
Es un plan orgnico concebido y analizado eficientemente que se ocupa de crear los mejores
mtodos de trabajo a travs del registro, anlisis y examen crtico de las formas de trabajo
existentes, tambin la propuesta de realizar tareas aplicando mtodos y equipos ms eficaces
como la implementacin y puesta en marcha de esas recomendaciones.
Cada persona que realiza una determinada tarea se convierte en un especialista en la misma. El
analista tiene un conocimiento general sobre mtodos y equipos que le proveen la ventaja
de poder elegir cuales son los ms adecuados para utilizar. Pero se enfrenta a la problemtica de
no conocer los detalles especficos. Cuando el analista va a tomar decisiones debe tener en
cuenta mantener una actitud de adecuacin, que significa conocer las limitaciones y ventajas del
sistema y de esa forma lograr un mayor control en el diseo y construccin de nuevos mtodos.
Supone una metodologa nueva que se asienta en principios de la TEORA DE SISTEMAS y que en
su conjunto forman el enfoque de sistemas, este es integrador, utiliza el anlisis parcializado
como medio de estudiar e implementar y se refiere a aquellas operaciones cuya repetitividad
hace econmico un sistema de informacin.

1.1 Enfoque integrador

Encuentra su fundamento en el principio de interrelacin. Toda accin que ocurra en una/s
parte/s del sistema origina modificaciones en el mismo en conjunto.
Las partes conforman la estructura la cual le da coherencia y existencia al sistema.
Actan en equilibrio dinmico (entropa, homeostasis) absorbiendo impulsos internos y del
contexto.
Tiene influencia en la metodologa de anlisis cuando:
Hay una visin integral e interrelaciones con otros sistemas y el entorno.

Todo cambio producir consecuencias en cadena por lo que se deben prever, si son
necesarias o no, tanto as como las modificaciones a realizar y los resultados esperados.
Etapas
Recoleccin de informacin
Estudio
Anlisis
Implementacin de propuestas
El estudio se hace en forma total hasta agotar las interrelaciones.
Recoleccin de informacin
Los datos aparecen desordenados y no son totalmente fiables. Se debe sistematizar la
informacin obtenida para generar coherencia.
Se pueden detectar:
Datos no pertinentes, que deben ser eliminados.
Falta de informacin. Por desconocimiento, falta de pericia, reticencia.
Datos errneos
El enfoque integrador permite identificar las fallas. Esto trae un apoyo motivacional debido a la
fiabilidad de los datos y del mtodo.
Construccin
Deben tenerse en cuenta los principios de interrelacin.
Repercusiones por:
Supresin
Incorporacin
Mutacin
Poner en funcionamiento
Evolucin (resultados deseados y no deseados). Seguimiento de la evolucin para detectar
posibles consecuencias no previstas.
Debe haber sustitucin racional.
1.2 Enfoque fragmentador
Debido a lo extenso y costoso de analizar un sistema se recurre a:
Fraccionamiento (frente a una necesidad operativa como poltica)
Separar un subsistema de uno mayor delimitndolo, es una creacin intelectual.
Las reglas de fragmetacin son:
En donde exista menor interaccin.
En donde pueden extenderse ms all de los lmites naturales.
Forma en que se pone de manifiesto el sistema acotado con el resto del sistema:
Acotamiento externo: fijar lmites, y todo lo que est adentro es motivo de estudio.
Acotamiento interno: se observan los ciclos de operacin de un subsistema, se le aplican
las entradas y se observa cual es su reaccin, si esta no es aceptable, se profundiza el estudio.
Establece en que casos se aplicar la fragmentacin y que implicancia operacionales
provocar en cada uno:
Divisin en sistemas (Compras, Ventas).
Identificar rutinas mediante diagramas (mdulos), si se extiende la rutina, se puede dividir
en subrutinas y en otros grficos adyacentes.
1.3 Enfoque operacional
Las operaciones tpicas suponen sistematizacin para la economizacin. Esto permite la divisin
del trabajo y se logran dos objetivos:
Que se den soluciones distintas frente a un problema.
Que la solucin dada a cada situacin est adecuadamente estudiada.
Con el debido control podrn asignarse funciones y manejo de recursos a niveles inferiores,
respaldado todo ello por normas que aseguren el correcto funcionamiento. Segn la naturaleza y
el ramo de la organizacin se evaluar lo que es tpico y lo que no.
El estudio de las tareas tpicas genera que se le apliquen las tcnicas, etapas y herramientas a
las mismas, siendo las atpicas includas en el MANUAL DE LA ORGANIZACIN.

2. Metodologa de anlisis de sistemas administrativos

Involucra la serie de etapas que se deben desarrollar para conocer, analizar, proyectar e
implementar un sistema administrativo.
Enfoques
Enumeracin y explicacin de las distintas etapas.
Formulacin del esquema lgico que se utiliza para proyectar un sistema administrativo,
como un todo, en cada una de las partes en que puede subdividirse.

2.1 Etapas del anlisis de sistemas

2.1.1 Relevamiento
El objetivo bsico es recolectar informacin de:
Particularidades del trabajo administrativo.
Componentes de la organizacin y formas de divisin del trabajo.
Problemas actuales.
Razones por las cuales se realiza el anlisis (expectativas).
Tomar conocimiento sobre otras formas de trabajo implementadas.
Estado de definicin, asignacin y supervisin de funciones.
Recoleccin interna de datos
Encuestas: se desarrollan mediante el diseo de cuestionarios especficos. Existen tres tipos:
gerencial, supervisin, nivel operativo.
Debe ser concreta, corta y de fcil respuesta con instrucciones relativas de cmo completar.

Nivel operativo
Se pretende identificar:
Tareas que cumple el encuestado.
La frecuencia de ejecucin y la cantidad de produccin.
Documentacin que genera.
Registros que opera.
Archivos que adquiere a los que accede.
Posicin jerrquica que ocupa.
Subordinados que tiene a cargo.
Niveles superiores
Problemas concretos existentes.
Probabilidad de solucionarlos con el programa actual.
Sugerencias.
Tiene valor relativo como elemento de recoleccin de datos.
Razones:
Distinto nivel de preparacin.
Grado de atencin al momento de llenarla.
Reticencia a dar informacin personal.
Resultan tiles como antecedentes para poder planificar otras tcnicas de relevamiento.
Ventajas:
Se pueden programar adecuadamente las cadenas de entrevistas.
Preparar guas de desarrollo de las entrevistas tomando como punto de partida las tareas,
funciones y personas que aparecen.
Concurrir a las entrevistas con un conocimiento mayor.
En sntesis, nos brinda un panorama primario, sirve como antecedente para las entrevistas y
la observacin directa.
Entrevistas

Medio ms idneo para recoleccin interna. Intercambio de informacin directo entre un analista
y un componente del la organizacin. Tiene una corriente dual en donde es posible informar al
entrevistado sobre:
Funcin del asesor y ventajas.
Limitaciones del trabajo de sistemas si no es apoyado por gente de lnea.
Eliminar incertidumbre acerca del alcance de las tareas.
Transmitir ideas posibilidades y ver reacciones frente a ellas.
Las entrevistas son dirigidas a:
Niveles gerenciales y de supervisin.
Niveles operativos.
Dirigidas a niveles gerenciales y de supervisin
Deteccin de problemas actuales.
Opiniones sobre cmo resolverlos.
Expectativas frente al trabajo.
Clara idea respecto de los objetivos, posibilidades y limitaciones del programa.
Para que sean eficientes deben:
Ser planificadas en forma orgnica previendo una susecin o encadenamiento:
Siguiendo la estructura.
Siguiendo el fluir del sistema.
El analista debe concurrir a la entrevista con una gua de temas a considerar.
Debe ser conducida adecuadamente evitando dispersiones.
El analista debe tener un conocimiento previo.
Deben desarrollarse en un lugar privado.
Concretarse de comn acuerdo.
El analista debe mostrar inters.
Debe interesar al entrevistado.
Observacin directa
Se toma conocimiento de:
Disposicin fsica:
Personal.
Elementos de trabajo.
Circulacin de:
Personas.
Informacin.
Funcionamiento de equipos.
Estructura y ordenamiento de archivos.
Antecedentes de la lnea de trabajo (manuales).
Documentacin de base efectivamente completada.
Se ejecuta de comn acuerdo con gerentes y supervisores.
Insustituible en:
Estudios de layout.
Procesos en donde interviene la atencin al pblico.
Estudios de carga de trabajo sectorial.
Sistemas en donde deban identificarse todos los posibles casos.
Recoleccin externa de antecedentes
Se pueden hallar en el mercado, fuera de la organizacin.
Fuentes
Bibliografa tcnica (muy general).
Carpetas de anlisis de empresas o sistemas similares. Ventaja, experiencia.
Proyectos modulares, estudiados e implementados, requiere adaptacin.
Cada empresa pretende desarrollar innovadoramente su propio plan, que requiere mayores
esfuerzos.
Causas:
No quieren modificar estructura existente (empresa y personal).
Los analista no creen que copiar un plan sea profesional.

Sistematizacin de la informacin
Se pretende obtener informacin fidedigna

UN SISTEMA DE CONTROL
es un conjunto de dispositivos encargados de administrar, ordenar, dirigir o regular el
comportamiento de otro sistema, con el fin de reducir las probabilidades de fallo y obtener los
resultados deseados. Por lo general, se usan sistemas de control industrial en procesos de
produccin industriales para controlar equipos o mquinas.
Existen dos clases comunes de sistemas de control, sistemas de lazo abierto y sistemas de lazo
cerrado. En los sistemas de control de lazo abierto la salida se genera dependiendo de la
entrada; mientras que en los sistemas de lazo cerrado la salida depende de las consideraciones
y correcciones realizadas por la retroalimentacin. Un sistema de lazo cerrado es llamado
tambin sistema de control con realimentacin. Los sistemas de control ms modernos en
ingeniera automatizan procesos en base a muchos parmetros y reciben el nombre
de controladores de automatizacin programables (PAC).
Los sistemas de control deben conseguir los siguientes objetivos:
1. Ser estables y robustos frente a perturbaciones y errores en los modelos.
2. Ser eficiente segn un criterio preestablecido evitando comportamientos bruscos e
irreales.

SISTEMA DE GESTIN
Un sistema de gestin de la calidad es una estructura operacional de trabajo, bien
documentada e integrada a los procedimientos tcnicos y gerenciales, para guiar las acciones de
la fuerza de trabajo, la maquinaria o equipos, y la informacin de la organizacin de manera
prctica y coordinada y que asegure la satisfaccin del cliente y bajos costos para la calidad. 1
En otras palabras, un sistema de gestin de la calidad es una serie de actividades coordinadas
que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (recursos, procedimientos, documentos,
estructura organizacional y estrategias) para lograr la calidad de los productos o servicios que se
ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organizacin
que influyen en satisfaccin del cliente y en el logro de los resultados deseados por la
organizacin.1
Si bien el concepto de Sistema de Gestin de la calidad nace en la industria de manufactura,
estos pueden ser aplicados en cualquier sector tales como los de Servicios y Gubernamentales.
En particular, Zeithmal, Parasuraman y Berry (1993) disearon el "modelo de las deficiencias" en
la gestin de la calidad en las empresas de servicios.
Implementacin[editar]
Una organizacin debe tomar en cuenta la siguiente estructura: 2

1. Estrategias: Definir polticas, objetivos y lineamientos para el logro de la calidad y

satisfaccin del cliente. Estas polticas y objetivos deben de estar alineados a los
resultados que la organizacin desee obtener.
2. Procesos: Se deben de determinar, analizar e implementar los procesos, actividades y
procedimientos requeridos para la realizacin del producto o servicio, y a su vez, que se
encuentren alineados al logro de los objetivos planteados. Tambin se deben definir las
actividades de seguimiento y control para la operacin eficaz de los procesos.

3. Recursos: Definir asignaciones claras del personal, Equipo y/o maquinarias necesarias
para la produccin o prestacin del servicio, el ambiente de trabajo y el recurso financiero
necesario para apoyar las actividades de la calidad.
4. Estructura Organizacional: Definir y establecer una estructura de responsabilidades,
autoridades y de flujo de la comunicacin dentro de la organizacin.
5. Documentos: Establecer los procedimientos documentos, formularios, registros y
cualquier otra documentacin para la operacin eficaz y eficiente de los procesos y por
ende de la organizacin

SISTEMA DE INFORMACIN
Por una definicin de sistemas de informacin no es tarea fcil, ms an cuando las diferentes
definiciones que se dan en la literatura se caracterizan por confundir los trminos "Datos e
Informacin", por omitir elementos esenciales, y por asociar la frase "Sistema de Informacin" a
los trminos "Computador" y/o "Gerencia" Algunas de las definiciones ms conocidas y
aceptadas son las siguientes:
Telchroew (1976), "Un sistema de informacin es una coleccin de personas, procedimientos y
equipos diseado, construido, operado y mantenido para colecciones, registros, procesar,
almacenar, recuperar y mostrar informacin" (p657).
Davis (1974), "Un sistema de informacin Es un sistema hombre/ maquina integrado que
provee informacin para el apoyo de las funciones de operacin, gerencia y toma de decisiones
en una organizacin". A esta definicin es conveniente agregar lo siguiente "El concepto de
sistema/hombre/mquina implica que algunas tareas la realiza mejor el hombre, mientras que
otra las hace mejor la maquina un sistema integrado esta basado en el concepto de que
haber integracin de datos y procesamiento. La integracin de datos es ejecutada por la base de
datos mientras que el procesamiento integrado es ejecutado por un plan general del sistema"
(p51)
Senn (1978), "Un sistema de informacin es (basado en el computador) que procesa datos, en
forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones". Es
definido como un medio organizado de proporcionar informacin pasada, presente y futura
(proyecciones) relacionadas con las operaciones internas y conocimiento externo de la
organizacin" (p363) (p628).
Burch y Strater (1974), "Un sistema de informacin se define como sigue: Un ensamblaje formal
y sistemtico de componentes que ejecutan operaciones de procesamiento de datos para: a)
satisfacer los requerimientos, procesamientos de datos legales y transaccionales; b) proporcionar
informacin a la gerencia para el apoyo de las actividades de planificacin, control y toma de
decisiones; c) proporcionar una variedad de reportes, que sean requeridos por entes externos.
(p71)
En resumen, el enfoque de estos autores evidencia la importancia que tienen los sistemas de
informacin en las organizaciones, ya que proporcionan informacin a los administradores en
apoyo de las actividades de planeacin, control y toma de decisiones, por medio de una gran
variedad de informes o reportes de la gestin que se procesa en una organizacin.

TIPOS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Dentro de la empresa existen diversos tipos de sistemas administrativos, a saber:

- Operacionales: Captan, procesan y reportan informacin de carcter repetitivo, con pasos
lgicos por ejemplo en primera instancia se debe cortar la piel para la fabricacin de calzado y
posteriormente se la puede unir o pespuntar.
- Directivos: La informacin no sigue un procedimiento establecido de procesamiento o
seleccin. Por ejemplo, optar por diferentes alternativas de informacin para llegar a la mejor
toma de decisiones.

- De control: Mecanismos utilizados para que un sistema funcione de acuerdo a los objetivos
deseados. Por ejemplo, el presupuesto maestro que los contadores emplean para establecer
peridicamente comparaciones entre la erogacin real y la presupuestada.
- Informativos: Manejan datos y elaboran reportes que permiten tomar una decisin de acuerdo
con los objetivos establecidos, ejemplos, las actividades que desarrolla el departamento de
sistemas como el control del sistema red computacional de una empresa.