Anlisis y descripcin de puestos:

Analizar puestos, para luego describirlos, comprende una serie de procedimientos

para reunir y analizar la informacin sobre sus contenidos, las tareas a realizar, los
requerimientos especficos, el contexto en que las tareas son efectuadas y qu
tipo de personas deben contratarse para esa posicin.
Los principales objetivos de la descripcin y el anlisis de los puestos son:
1. Subsidios para el reclutamiento: Se deben reunir datos para elaborar
anuncios o tcnicas de reclutamiento.
2. Subsidios para la seleccin de personas: Se rene informacin que
establezca el perfil y las caractersticas del ocupante del puesto, requisitos
exigidos, definicin de batera de pruebas y exmenes de seleccin,
etctera.
3. Material para el entrenamiento: Contenido de los programas de
entrenamiento, conocimientos y habilidades exigidos del ocupante y
actitudes frente al cliente.
4. Base para la evaluacin y la clasificacin de puestos: establecer los
factores y especificaciones que se utilizarn como reactivos para la
evaluacin de los puestos, eleccin de puestos de referencia para la
investigacin de salarios, etctera.
5. Evaluacin del desempeo: Definicin de criterios y normas del
desempeo para evaluar a los ocupantes, metas y resultados que se deben
alcanzar, etctera
Anlisis de puesto
El anlisis de puestos es el procedimiento sistemtico de reunir y analizar
informacin sobre:

el contenido de un puesto a realizar

los requerimientos especficos
el contexto en que las tareas son realizadas
qu tipo de personas deben contratarse para esa posicin.

Analizar un puesto significa detallar lo que exige de su ocupante en trminos de

conocimientos, habilidades y capacidades para que pueda desempear
correctamente el puesto.
El anlisis se hace a partir de la descripcin del puesto. Si bien estn en estrecha
relacin, la diferencia radica en que la descripcin se enfoca en el contenido del
puesto (lo que el ocupante hace y cundo, cmo y por qu lo hace) y el anlisis de
los puestos busca determinar cules son los requisitos fsicos y mentales que el
ocupante debe tener.
Para que el anlisis de puestos tenga una base concreta de comparacin, se debe
fundamentar en los factores de las especificaciones y entre los ms utilizados por
las empresas estn:

Los requisitos mentales: la instruccin, la experiencia anterior, iniciativa y

las aptitudes.
Los requisitos fsicos: el esfuerzo fsico, concentracin visual o mental,

destrezas y la complexin fsica.

La responsabilidad por supervisar a las personas, material que usa, ttulos o

documentos y contactos internos y externos.

Las condiciones de trabajo como el ambiento fsico y los riesgos de
accidentes.

Descripcin del Puesto

La descripcin del puesto es un retrato simplificado del contenido y de las
principales responsabilidades del puesto. Es una definicin escrita de lo que hace
el ocupante del puesto, de cmo lo hace y por qu lo hace, y se utiliza para definir
las especificaciones del puesto, el cual relaciona los conocimientos, las
habilidades y las capacidades que se necesitan para el desempeo satisfactorio
en el puesto.

Muchas organizaciones definieron puestos de trabajo por primera vez a raz de un

proceso de certificacin en normas de calidad (por ejemplo, las ISO).

Pero

adems de utilizarla para obtener la certificacin o pasar la auditora, la

descripcin de puestos tiene una relacin estrecha y profunda con otras funciones
de los Recursos Humanos.
Segn la Descripcin de puestos tradicional el contenido de un puesto debe tener:

Lo que se hace: tareas y actividades a desempear.

Cundo se hace: periodicidad (diario, semanal, mensual, anual o

espordico)
Como se hace: por medio de personas, mquinas, materiales, datos e

informacin.
Dnde se hace: lugar y ambiente de trabajo.
Por qu se hace: objetivos del puesto, metas y resultados.

Anlisis y descripcin de puestos en base a competencias

Existen empresas que realizan sus gestiones bajo el esquema de competencias y
as mismo estas deben ser consideradas al momento de describir puestos.
La principal diferencia entre la descripcin de puestos tradicionales y la basada en
competencias es que cuando una empresa prepara la descripcin de puestos
tradicional se pregunta Qu tareas, obligaciones y responsabilidades se
requieren para desempearse bien en el puesto? y cuando una empresa con
descripcin de puestos en base a competencias se pregunta Qu competencias
tiene la persona para este puesto?
Una de las ventajas de trabajar con esta metodologa es que las descripciones
pueden realizarse, en ocasiones, por familia de puestos, si se desea dar
preeminencia a las competencias y no describir en forma detallada las tareas. Por
lo tanto, dentro de un esquema por competencias, la descripcin del puesto puede
hacerse con diferente grado de detalle en cuanto a las funciones y debe contener
un correcto detalle de las competencias requeridas para cada puesto, con el grado
de cumplimiento necesario.
3

Al momento de redactar las descripciones de puestos se deben relevar las

competencias involucradas para esa posicin. Para ello se realiza el paso
denominado nacin de competencias y grados a puestos. Se acostumbra a que
las competencias especficas estn relacionadas con un rea en particular; si esto
es en el momento de la descripcin del puesto slo se debe confirmar el grado
requerido de la competencia.
Primero se deben tomar en cuenta las competencias cardinales que aplican a
todos los puestos de la organizacin. Luego, se deber considerar a qu rea
pertenece el puesto (famila de puestos), de este modo se asignarn las
competencias especficas. Por ltimo, se deber analizar, en funcin de las tareas
del puesto y la importancia de stas, el grado requerido de las competencias.
Pasos y procedimientos generales para la descripcin y el anlisis del
puesto
Segn Chiavenato el proceso por pasos del anlisis y la descripcin ocurre de la
siguiente manera:
1. Examen de la estructura organizacional y de cada puesto.
2. Definicin de la informacin que se requiere para el anlisis de cada
3.
4.
5.
6.

puesto.
Escoger los puestos a analizar.
Reunir los datos necesarios para hacer el anlisis.
Preparar las descripciones de los puestos.
Preparar las especificaciones de los puestos.

Para realizar

la descripcin y el anlisis de un puesto se debe conseguir la

informacin necesaria a travs de tres formas: la entrevista, el cuestionario y la

observacin. Luego se deben seguir los siguientes procedimientos.

Elaborar la informacin preliminar del puesto verificando los documentos

existentes para elaborar una visin del puesto: su misin, las principales
obligaciones o las funciones que norman el trabajo; preparando una lista
4

preliminar de las obligaciones que servirn de referencia para efectuar la

entrevista y anotando los puntos principales que quedan oscuros o

ambiguos o que requieren de mayor aclaracin.

Realizar la entrevista luego de encontrar al ocupante capaz de
proporcionar una visin global del puesto y sus principales obligaciones,
como un supervisor o un trabajador experimentados. Los entrevistados
deben tener experiencia (ocupantes) o ser responsables por el trabajo

realizado (supervisor).
Consolidar la informacin del puesto juntando toda la informacin obtenida

de distintas fuentes en una descripcin completa y congruente del puesto.

Verificar la descripcin del puesto, tarea que puede ser grupal. El analista
debe anotar omisiones, ambigedades y aclaraciones.

Integracin de la teora
En la universidad de Panam el departamento de Recursos Humanos

est

formado por diferentes departamentos: reclutamiento y seleccin, departamento

de clasificacin de puestos, departamento de relacin laboral, departamento de
evaluacin del desempeo, asistencia y acadmico y cada uno tiene sus tareas en
particular. Los analistas del departamento de clasificacin de puestos son los
encargados de hacerlo. Hacen entrevistas y observaciones de campo.
Las tareas se definen mediante una matriz que se tiene de funciones, eso se hace
de acuerdo a las tareas o a las funciones que tiene que hacer cada cargo en su
tarea, se hace una ponderacin de todas esas reas y se establecen los requisitos
para cada cargo y eso se analiza en base a los puestos.
La relacin de los puestos se define de acuerdo a las estructuras, como
facultades. Esta el rea administrativa y la estudiantil, en este caso los
administrativos cuando se hace la relacin de puestos depende del rea en donde
est, pues no es lo mismo un psiclogo de RH a uno de orientacin psicolgica,
las tareas se definen de acuerdo al rea donde se este y de acuerdo a eso se
hace la asociacin entre cada cargo. Las condiciones ambientales del puesto se
establecen por medio del departamento de salud ocupacional que van al lugar de
5

trabajo de la persona. Esto se implement hace 10 aos pero hace poco se

oficializ como independiente. El licenciado contaba por ejemplo que la oficina en
donde se realiz la entrevista deba tener ventanas pero que las estructuras de la
universidad son muy viejas y no van de acuerdo a los nuevos manuales de
calidad.
En la organizacin no muchas personas tienen horarios especiales a excepcin de
los vigilantes, que tienen que trabajar maana, noche y madrugada. El resto del
personal administrativo trabaja de 8- 4, de acuerdo a una poltica que hubo,
existen posibilidades de que ciertos empleados trabajen de 9-5, de 10-6 pero
dependiendo de la unidad administrativa y a la necesidad del servicio se dan
entonces los horarios.
Las revisiones de los puestos se hacen en un promedio de cada 5 aos. Se hizo
primero en el 2009 la primera auditora para que las primeras clasificaciones
salieran en el 2012 el documento en s pero el anlisis sale para el 2014 sale la
nueva clasificacin de cargos. En teora la Universidad de Panam posee un
sistema de descripcin en base a competencias hace 10 aos sin embargo no se
pudo implementar hasta hace poco porque no haba presupuesto aprobado para
hacer los ajustes salariales que aparecan en la descripcin de puestos de cada
colaborador.

La organizacin cuenta con competencias cardinales a nivel del

estudiantado pero no son muy claras en el rea administrativa.

Cuando le preguntamos que nos recomendara al momento de hacer una
descripcin de puestos nos dijo que en primer lugar se debe conocer bien lo que
se va a describir del puesto, conocer lo que hace. Hay que ver en el campo si
realmente lo que escuchamos es lo que se hace para hacer una descripcin
precisa al cargo y las evaluaciones del sueldo adecuadas.

Cuadro Comparativo

Proceso
Puestos

del

Anlisis

Asignacin
tareas/competencias
definicin del puesto

de

de
y

Definicin de la relacin de los

puestos
Definicin de las condiciones
ambientales
Puestos con especificaciones
especiales
Tiempo de la revisin de
puestos
Recomendaciones

Beneficios
puesto

del

Anlisis

de

Argos Panam
Mara del Carmen Oliveros
Se hace una entrevista en el rea donde
est el puesto y se establecen las
funciones por medio de la metodologa
de buscar que cada funcin tenga el
qu? Para qu? y el resultado final. No
se hacen descripciones de cargos para el
futuro sino en el aqu y el ahora y se
pregunta qu tan competente es la
persona para el cargo.
Establecer con el jefe del rea cules son
las competencias crticas o mnimas
requeridas para llegar al puesto y los
comportamientos que se deben evaluar.
Se definen de acuerdo a los procesos
establecidos y al enfoque del rea.
Las condiciones ambientales se evalan
dependiendo de las reas de riesgo y
dependiendo de las reas especficas.
Dependen del rea de trabajo y de las
funciones que se realicen.
Cuando haya modificacin significativa
de procesos.
-Hacer
entrevistas
a
todos
los
involucrados
en
el
puesto
y
observaciones de campo.
-Redactarlo de manera que cualquier
persona ajena al tema de los RH pueda
entenderlo.
-Conocer a los colaboradores y lo que
hacen y comparar esa informacin con el
supervisor.
-Realizar la descripcin para un cargo y
no una persona en especfico.
Se hace para garantizar condiciones,
para garantizar procesos transparentes y
para garantizar calidad sin importar quien
haga el trabajo.

Universidad de Pana
Christian Ejeira
Los analistas del
clasificacin de p
investigaciones
necesarias para hac
puesto de acuerdo a
rea.

Se establecen de acu
funciones luego se h
de todas esas reas
requisitos para cada c
Se define de acue
organizacional.
El departamento de
el encargado de ha
riesgos en base a ma
Depende de la unida
servicio que se d.
Cada cinco aos.

Conocer lo que se v
realmente hace el car

Permite la organizac
desarrollo de una m
parte de los empleado

Se hace para que el trabajo no cueste

ms de lo que debe (en recursos y
herramientas)

Conclusin

Con esta investigacin podemos concluir que el proceso de anlisis y descripcin

de puestos impacta en la satisfaccin del colaborador y a su vez, en la
productividad de la organizacin.
Pudimos observar que las empresas estudiadas comparten muchas premisas con
la literatura como el hecho de crear una descripcin de puestos para un cargo y no
para una persona. Ambas empresas nos resaltaron este hecho, de all la
importancia de realizar estudios de campo para definir la organizacin de los
puestos, la relacin entre estos y el pago equitativo. Concuerdan en que para la
creacin de descripciones de puestos es necesario ir al campo y observar cual es
exactamente la labor que se realiza en el rea para poder hacer una descripcin
realista sobre el qu se espera de las personas que se ubiquen en dicho cargo.
En cuanto a las competencias podemos concluir que son necesarias para que
haya una forma ms clara de asignar las caractersticas necesarias a un puesto ya
que estn basadas en comportamientos medibles y observables.