LECCIN 10

QU REGISTROS DEBO LLEVAR CADA DA?

Considere estas preguntas mientras se prepara para esta leccin:
Qu registros debo llevar para manejar un negocio ms exitoso y eficaz?
Cun a menudo debo llevar un registro de las ventas?
Cun a menudo debo llevar un registro del flujo de liquidez?
Cun a menudo puedo monitorear mi xito?
De qu manera puedo estar mejor preparado para trabajar en mi negocio cada da?
Al final de cada da de trabajo, a quin le rindo cuentas?
Ideas bsicas que debe saber
El llevar registros es vital para el xito en todo negocio. En los negocios, el llevar
registros de manera exitosa es un proceso que se divide en dos partes: (1) confeccionar
los registros y (2) revisar los registros para ver lo que se puede aprender de ellos.
Usted debe mantener registros diarios en cuatro reas de su negocio: inventario, ventas,
gastos y efectivo.
Palabras nuevas
Llevar registros: El acto de anotar y revisar cosas que desea recordar. En los negocios, usted
tiene que llevar registros diariamente, especialmente en las reas clave de inventario,
ventas, gastos y efectivo.
Seguimiento: Un sistema de registro de informacin relacionada al negocio, la cual, cuando es
revisada, indica la tendencia o progreso de un negocio.
Sugerencia para la enseanza: Invite a dos dueos de negocios a la clase y pdales que
compartan como mantienen sus registros.

En la Leccin 9 usted aprendi a manejar su flujo de liquidez e inventario, dos aspectos vitales para
mantener la rentabilidad a largo plazo de su negocio. En esta leccin usted aprender a establecer
orden en su negocio al llevar y revisar sus registros diariamente.
En Doctrina y Convenios 88:119, el Seor instruy a los santos en cuanto a la importancia de
establecer orden en sus vidas. El mand a organiza[rse]. Este consejo no slo se aplica a todos los
aspectos de nuestra vida privada sino tambin a todos los aspectos de nuestro negocio. Necesitamos
ser lo ms organizados posibles de manera que tengamos un fundamento firme sobre el cual edificar
nuestro negocio y alcanzar el xito.
La importancia de llevar registros
El llevar registros es un principio importante que va de la mano con el ser organizado. El llevar
registros es un proceso que se divide en dos partes: (1) confeccionar los registros y (2) revisar los
registros para ver lo que se puede aprender de ellos.
Llevar registros
Adems de llevar un registro de las actividades personales y familiares, usted tambin debe llevar
un registro diario relacionado a su negocio. El llevar un registro en su negocio le permite a usted ver
qu es lo que ha hecho en el pasado y, por tanto, continuar con sus xitos y eliminar sus errores.
Tambin establece un historial que con el tiempo revelar las tendencias en su negocio. Por
ejemplo, con llevar un registro de las transacciones en su negocio, usted podr ver que tal vez vende
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ms los martes y jueves que cualquier otro da de la semana. O podr ser que note que hay ms
clientes en la tarde que en la maana. O tal vez identifique una reduccin substancial de los costos
despus de empezar a trabajar con un nuevo proveedor. Todas estas tendencias le proveen de
informacin valiosa que le puede ayudar a tomar mejores decisiones y manejar un negocio ms
rentable.
Qu cambios puede hacer usted en la operacin de su negocio si sabe que los das ms fuertes para
las ventas son los martes y jueves?

Algunos propietarios de negocio comprenden la importancia de llevar registros, pero piensan que
este consejo se aplica slo a negocios grandes o a negocio ms complejos. Esto simplemente no es
verdad. Cualquier negocio pude beneficiarse con llevar buenos registros. An si su negocio es
pequeo, los registros escritos son de vital importancia. La verdad es que usted no pude recordar
cada detalle que de lo que ocurre en su negocio, especialmente despus de largos perodos de
tiempo. Su memoria dejar de recordar datos con el paso de los das y semanas, pero lo que est
escrito con tinta queda por siempre. El llevar registros le permite ver, sin duda alguna, lo que
verdaderamente pasa en su negocio cada da.
Qu puede impedirle a usted llevar sus registros diariamente?
Cmo va usted a enfrentar esos obstculos y seguir hacia delante llevando sus registros?
Qu problemas puede ocurrir si usted no lleva un buen registro de las actividades de su negocio?
Es ms probable que su proceso de llevar registros cambie con el tiempo. Sin importar el tipo de
negocio que tiene o el tamao del mismo, es usted, el propietario, quien es el nico responsable de
la calidad de sus registros, ya que es usted quien ha invertido ms en el negocio, tanto econmica
como emocionalmente. En las etapas iniciales de su negocio, usted ser el principal encargado de
llevar los registros. Al comenzar a crecer su negocio y contratar a ms empleados, usted puede
delegar a empleados de confianza algunas de las responsabilidades de llevar los registros. Sin
embargo, usted es an el responsable por la calidad de los registros. Por tanto, debe ensear a sus
empleados los registros que deben llevar y cmo los deben llevar para que sus registros continen
siendo una fuente exacta y significativa de informacin para tomar decisiones en su negocio.
Al delegar a sus empleados las responsabilidades de llevar registros, cules son las dos cosas ms
importantes que necesita decirles en cuanto a llevar los registros?
1.
2.
(Por qu lleva usted registros y cmo desea que se lleven los registros.)

Revisando registros
Los registros no sirven de nada a menos que sean revisados y analizados con frecuencia. Usted
puede sentirse tranquilo al tener un conocimiento detallado de lo que sucede en su negocio. El saber
lo que est escrito en sus registros lo protege a usted de cometer el mismo error una y otra vez. As
como debemos estudiar las escrituras diariamente, usted debe estudiar los registros de su negocio a
diario.
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Usted debe llevar registros diarios de cuatro aspectos especficos de su negocio. Al tener
informacin detallada acerca de estas cuatro reas, le permitir identificar los patrones y tendencias
de su negocio. Preste especial atencin a cada rea mientras lea esta leccin. Quiz querr colocar
estos cuatro principios en algn lugar en su negocio y memorizrselos.
Mantenga un registro de su inventario
Cada negocio tiene un inventario diferente. Por ejemplo, si va a empezar un negocio como
gasfitero, su inventario contendr tubos de PVC, tubos de cobre, uniones, pegamentos, piezas T,
piezas L, etc. Si usted tiene una tienda de pinturas, usted tendr en su stock galones de pintura,
brochas, rodillos, cinta, pintura en spray, etc. Todo negocio tiene algn tipo de inventario.
Con su inventario, es muy importante que usted registre la siguiente informacin:
1. El nombre de cada artculo especfico que compre
2. cunto compra de cada artculo
3. el costo por artculo
4. la fecha en que compr el inventario
Por ejemplo, imagnese que vende accesorios para celulares. Esta maana usted visit a uno de sus
proveedores e hizo una pequea compra. Sus registros pueden indicar lo siguiente (sin embargo, no
tienen que ser exactamente idnticos). (Todos los productos y precios son ficticios.)
Nro. de
artculos
comprados

Nombre del artculo

Celular Nokia rosado (modelo
#AG8279)
Carcasa para celulares Nokia de color
rosado
Accesorios para audfonos de color
morado
Tarjetas prepago

Precio por
artculo

Fecha de compra

95 soles

4/Dic/2008

25 soles

4/Dic/2008

10

20 soles

4/Dic/2008

50

15 soles

4/Dic/2008

Cmo sabe cunto cuesta algo, individualmente, si usted compra en gran cantidad? Cul es el
proceso para saber el valor unitario de cada artculo? Por ejemplo, si comprar 100 tubos de PVC por
un total de 680, cunto cuesta cada tubo de PVC? Muestre la operacin matemtica en el siguiente
espacio.
(680 soles dividido entre 100 piezas = 6.80 soles por pieza.)

Para dejar fija en su mente la importancia de hacer un seguimiento a su inventario, tome en cuenta
la siguiente historia corta pero verdadera de un gasfitero en la Ciudad de Mxico.
Jos es un gasfitero que empez su propio negocio de gasfitera hace seis aos. Despus de
unos meses, a su negocio le empez a acabar el dinero, y no poda comprar ms inventario,
as que empez a buscar algo de dinero. Jos necesitaba a alguien que le prestara algo de
dinero o a alguien que pudiera ser su socio invirtiendo algo de dinero en el negocio a fin de
siguiera funcionando, entonces, encontr a Pepe, un hombre de negocios exitoso. Jos
estaba emocionado de que Pepe considerara invertir en su negocio y que se uniera a su
equipo.
La primera vez que se reunieron, Pepe pidi ver todos lo registros del inventario de Jos
para poder examinarlos. Jos estaba un poco sorprendido ya que nunca le haba hecho un
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seguimiento a su inventario y no tena ni una sola hoja de papel para mostrarle a Pepe. Jos
no saba qu hacer, ni siquiera saba por donde comenzar. As que intent contar y registrar
cada artculo, pero despus de 8 horas tratando de organizar su inventario, se dio por
vencido.
Cuando Pepe lleg, vio la condicin en la que estaba el negocio y lo desorganizado que era
Jos. Pepe le agradeci a Jos la invitacin de ser su socio, pero se rehus a continuar con
los planes de negocio. Le dijo a Jos que necesitaba ver cunto dinero se gastaba en los
diversos artculos del inventario. Adems, necesitaba poder ver qu artculos se vendan y
cundo se vendan, incluso quera ver a quines se vendan esos productos. Deseaba ver las
facturas de las compras y los registros de los artculos que se vendan a los clientes.
Lamentablemente, Jos no posea ninguno de estos documentos. Jos haba cometido un
grave error: supuso que como su negocio era pequeo, poda recordar todo lo que pasaba en
l. Sin embargo, este no era el caso, y Jos tena que cambiar de actitud.
Sorprendido por la reprimenda de Pepe en cuanto a cmo manejaba su negocio, Jos pas
las siguientes tres semanas contando y organizando su inventario. Para su sorpresa, se dio
cuenta que tena ms de 3,000 clavos, 2,000 tornillos, 15 kilos de pegamento sin usar y
mucho ms! Jos empez a darse cuenta de que haba invertido dinero en demasiados
artculos, como los clavos y tornillos, que ni siquiera necesitaba. Jos aprendi una leccin
de sumo valor: los registros del inventario son de vital importancia, ya que le ayudan a usar
su efectivo y a planificar sus compras sabiamente, evitndole gastar dinero de forma
innecesaria. La segunda leccin que aprendi fue que a pesar de que es mejor mantener un
registro de inventario desde el comienzo, nunca es tarde para empezar.
Cada propietario de un negocio es diferente, y de igual lo son las formas en que llevan un
seguimiento de su inventario. Hay muchas maneras buenas para registrar informacin relacionada al
inventario, pero recuerde que cualquier sistema debe incluir los cuatro puntos que se analizaron
anteriormente.
Ahora le toca a usted aplicar este principio a su propio negocio. Tmese unos 15 minutos para
decidir qu sistema de seguimiento del inventario usar en su negocio. Elabore un formulario que le
ayude a llevar un registro de su inventario. Incluya en su formulario los cuatro elementos necesarios
para llevar un registro de inventario. Si tiene empleados, decida quin estar a cargo de hacerle un
seguimiento al inventario en su negocio.

Mantenga un registro de sus ventas

El segundo tipo de transacciones en un negocio que debe ser monitoreado a travs de los registros
son las ventas. Cada vez que vende un artculo a un cliente, necesita un registro escrito de dicho
evento. Ese registro debe incluir la siguiente informacin:
1. Una descripcin del artculo
2. La fecha en que se vendi (y la hora, si es posible)
3. El precio de venta
4. Si la venta se hizo al contado, con cheque o a crdito (recuerde que no es bueno vender a
crdito frecuentemente)
5. El nombre del cliente
Piense en un negocio bien establecido que visita a menudo y responda las siguientes preguntas.
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Cundo hace una compra en esa tienda, qu es lo que usted recibe del cajero como registro de la
transaccin?

Por qu es importante para el comprador recibir un comprobante de pago?

(Le da al comprador un registro de la venta. Si les gusta el artculo que le compraron a usted y quieren ms
de ello, ellos pueden darle un vistazo al recibo y recordar dnde lo compraron. Y eso es un incremento en
los negocios para usted. Por otro lado, si desean cambiar o devolver el producto, con el recibo tienen
prueba de la compra.)

Por qu es importante para el vendedor dar un recibo?

(Un recibo crea un registro de la transaccin para el vendedor. En el recibo se encuentra toda la informacin
que el vendedor necesita saber para registrar los detalles de la venta. El recibo mismo puede ser guardado
como un registro permanente o transcrito en un cuaderno de registro que contiene la informacin de todos
los recibos. Adems, si el vendedor entrega recibos por cada venta, ste podr pedir el recibo si es que un
cliente desea devolver o cambiar un artculo.)

Cuando examina los recibos acumulados por el espacio de una semana, qu informacin valiosa
puede obtener de los detalles que registr con cada venta?

(Usted puede ver que artculos se venden con ms frecuencia, qu artculos no se venden muy bien, qu
das de la semana son mejores para su negocio, etc.

Qu ventajas le da esta informacin a usted como propietario de un negocio?

Cuando examina los recibos acumulados por el espacio de un mes o un ao, qu informacin
valiosa puede obtener de los detalles que registr con cada venta?

(Con un perodo ms largo de tiempo, usted puede ver los patrones de venta de su negocio. Por ejemplo,
puede notar que las ventas son ms altas en el otoo que en el verano, o que la demanda por artculos
navideos es ms alta durante la primera semana de diciembre.)

Quiz la parte ms motivadora de llevar un registro de sus ventas es que usted puede comparar lo
que pag por un artculo con el precio al cual lo vendi y calcular cunto obtuvo de ganancia!
Ahora le toca a usted aplicar este principio a su propio negocio. Tmese unos 15 minutos para
decidir qu sistema de seguimiento de ventas usar en su negocio. Elabore un formulario que le
ayude a llevar un registro de sus ventas. Incluya en su formulario los cinco elementos necesarios
para llevar un registro de ventas.
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Adems, elabore un formato para los recibos que entregar a sus clientes. De qu manera puede
asegurarse de que sus clientes no tendrn que esperar mucho tiempo mientras usted llena el recibo?
Si tiene empleados, decida quin estar a cargo de hacerle un seguimiento a las ventas en su
negocio.

Mantenga un registro de sus gastos

Cuando se maneja un negocio, siempre habr gastos, ya que casi nunca obtendr algo gratis. Con la
experiencia que ya est obteniendo, usted ya sabe que tiene que pagar cuentas, comprar inventario,
pagar a los empleados y muchas otras cosas. Los gastos son cosa diaria y se debe llevar un registro
de ellos.
Cada vez que gaste dinero, en cualquier cosa relacionada con el negocio, usted necesita un registro
por escrito del evento. Este registro debe incluir la siguiente informacin:
1.
2.
3.
4.

Una descripcin del artculo/servicio

La fecha en que se compr el artculo/se recibi el servicio (y la hora de ser posible)
El precio de la compra
Si es que la compra fue hecha al contado, con cheque o a crdito (compre al crdito cunto
ms sea posible)
5. El nombre del negocio donde compr el artculo/servicio
Piense en su propio negocio y haga una lista de los gastos que hace.

Cuando hace un seguimiento a sus gastos, usted podr ver sus patrones de gastos da a da, semana
a semana, y mes a mes. Al hacer un seguimiento a sus patrones de gastos y los gastos en s, podr
juzgar si es que est gastando sabiamente.
Qu de particular puede ver cuando hace un seguimiento a los gastos del negocio?

(Por ejemplo, una vez que sepa cunto gasta en un artculo especfico de su inventario, usted podr notar
en qu parte ciertos gastos son demasiado altos.)

Ha comprado alguna vez algo en un mercado importante en donde le entregaron un recibo y luego
se dio cuenta de que le haban cobrado de ms?

Si usted avis a la tienda del error, qu es lo que la tienda hizo para arreglar la situacin?
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Qu importante leccin ha aprendido en cuanto a recibir un recibo por cada gasto que se hace?

Como los recibos son claramente un importante registro de los gastos, usted desear guardarlos en
un lugar seguro. Piense en la distribucin fsica de su negocio. Qu parte es un lugar seguro para
guardar sus registros a fin de que estn protegidos siempre?

Cada vez que reciba un recibo, recuerde que deber colocarlo en el lugar de siempre. El manejar su
propio negocio requiere bastante organizacin, y si no tiene un lugar especfico donde guardar los
recibos pagados y los recibos por pagar, es ms que probable que le pierda la pista a sus gastos. Es
de suma importancia que coloque sus recibos pagados en un lugar y los recibos por pagar en otro
lugar. Una buena sugerencia es tener una carpeta o flder para los recibos por pagar. Una vez que
estn pagados, mrquelos como pagados (incluya la fecha en que se efectu el pago) y luego
transfirala a la carpeta o flder de los recibos pagados.
Qu tipo de sistema puede usted usar en su negocio para archivar los gastos?

Ahora le toca a usted aplicar este principio a su propio negocio. Tmese unos 15 minutos para
decidir qu sistema usar en su negocio para dar seguimiento a sus gastos. Elabore un formulario (o
varios) que le ayude a llevar un registro de sus gastos. Incluya en su formulario los cinco elementos
necesarios para llevar un registro de gastos.

Mantenga un registro de su saldo en efectivo

El efectivo es el cuarto y ltimo aspecto al cual usted necesita darle seguimiento. Al final de cada
da laborable, usted debe hacer lo siguiente:
1. Sume todas las ventas que tuvo durante el da. Calcule cunto dinero debera haber recibido
y pngalo en su caja. Tambin, calcule cunto dinero gast en el inventario o en el pago de
cuentas. Calcule exactamente cunto efectivo debera quedar en la caja.
2. Cuente el efectivo de la caja.
3. Compare esas dos cifras. Si son las mismas, entonces su efectivo est en orden. Si no,
necesita encontrar el dinero que falta o saber porqu sobra.
4. Ponga el dinero extra en una caja de seguridad o en una cuenta en el banco. Nunca deje el
dinero extra al alcance de otros.
Por qu el contar su efectivo es una actividad que debe hacer diariamente? Qu informacin
importante le da el llevar un seguimiento diario de su efectivo?

(Al contar y registrar su efectivo diariamente, usted estar ms consciente de errores que haya cometido en
algunas transacciones, de cunto inventario podr comprar para el da siguiente, las ventas necesarias para
el da siguiente, etc.)

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Ahora le toca a usted aplicar este principio a su propio negocio. Tmese unos 15 minutos para
decidir qu sistema utilizar para dar seguimiento a su efectivo usar en su negocio. Elabore un
formulario que le ayude a llevar un registro de su efectivo.

Asignacin escrita final

De memoria, sin repasar esta leccin, indique los cuatro indicadores de los cuales debe llevar
registros diariamente.
1.
2.
3.
4.
Conclusin final
Para entender realmente su negocio, y as tener el poder de mejorarlo y hacerlo crecer, usted debe
llevar buenos registros y revisarlos con regularidad. En especial, usted debe saber qu pasa con su
inventario, ventas, gastos y saldo en efectivo.

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