Nivel 1

Nivel 2

Proceso 1
Sub-proceso 1.1
Actividad 1.1.1

Nivel 3

Tarea 1.1.1.1

Tarea 1.1.1.2

Tarea 1.1.1.n
Nivel 4

Actividad 1.1.n
Sub-proceso 1.n

Procedimientos
administrativos

Por ejemplo, podemos identificar en una organizacin:

1. el proceso de abastecimientos (nivel 1);
2. compuesto por 2 subprocesos (nivel 2): compras y pago a proveedores;
3. Asimismo, el subproceso de compras est compuesto por distintas
actividades (nivel 3), siendo una de ellas la recepcin de las materias
primas en el Depsito;
4. Esta actividad, a su vez, la podemos descomponer en las tareas (nivel 4)
que la componen. Una de las tareas que integran la actividad de
recepcin de las materias primas en el Depsito es el control de las
materias primas recibidas con la orden de compra previamente emitida.
A nivel de tareas (nivel 4), las organizaciones definen sus
procedimientos administrativo: sucesin cronolgica y secuencial de
tareas.

Es mediante procedimientos administrativos que

se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una
organizacin
Diferencia que existe entre el concepto de proceso de negocio y el
concepto de procedimiento administrativo:
el concepto de proceso se pregunta qu se hace?, es decir que
actividades debemos realizar en la organizacin para producir una salida
de valor para el cliente
el concepto de procedimiento administrativo se pregunta cmo

se

hace?, es decir como debemos ejecutar las tareas que integran las
actividades que conforman el proceso

DESCRIPCIN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMACIN DE PROCESOS:
Un diagrama de flujo (o flujograma) del proceso es una til
herramienta que ayuda al Analista de OyS a lograr un mejor
entendimiento del mismo y facilita identificar debilidades y fortalezas
en el proceso que se transformen en oportunidades para mejorar su
performance

Asimismo, los diagramas de flujo son efectivos medios de

comunicacin sobre como es ejecutado el proceso de inicio a fin y
como ste cruza las distintas unidades organizacionales, mostrando
sus interacciones a lo largo de toda la organizacin.

Muestran tambin quien es responsable por realizar cada actividad,

resultados de las decisiones claves y otros aspectos relativos al
proceso.

Descripcin de Procesos y Procedimientos

Ventajas del Diagrama de Procesos y Procedimientos:

Aplica a cada actividad un nombre el cual se repetir:
elimina ambigedad,
Facilita apreciacin en conjunto del proceso/ procedimiento,
Relevar informacin o sistematizar informacin relevada
actual o vigente,
Analizar un proceso y procedimiento y detectar problemas,
Disear propuestas de cambio propuesto,
Comparar realidades administrativas en diferentes
momentos histricos.
analizar el grado de atencin que est poniendo la organizacin en
sus clientes

Ejemplo de diagrama
de flujo:

CLIENTE

EVENTO
1

CARGO A

ACT. 1

CARGO B

EVENTO
2

ACT. 3

ACT. 2

DESCRIPCIN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE DIAGRAMAS DE
FLUJO (o CURSOGRAMAS)
No existe universalidad de criterios respecto a los
sistemas de graficacin y existe gran diversidad de
lenguajes.
Todos los sistemas tienen: smbolos y un conjunto de
reglas. El smbolo es el elemento o figura que sirve para
representar los hechos que suceden en los procesos o
procedimientos.

DESCRIPCIN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME : Desarrollado por la Sociedad

Norteamericana de Ingenieros Mecnicos, para
procedimientos de tipo industrial.

Cdigo ASA: La American Standard Asociation (ASA),

desarrollo smbolos estndar para la descripcin y anlisis
de problemas de procesamiento de informacin.
Resalta la importancia de la informacin dentro de los
procesos administrativos.

Cdigo IRAM: El Instituto Argentino de Racionalizacin de

Materiales (IRAM) desarrollo normas que regulan la
representacin grfica de los procedimientos
administrativos.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Con la informacin se pueden hacer cinco operaciones:

Registrar: anotar un dato en un portador de
informacin;
Comunicar: transferir un dato de un punto a otro;
Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencia
o no;
Computar: obtener un nuevo conocimiento;
Archivar: guardar informacin para recuperarla en otro
momento.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Smbolos
REGISTRACIN
Grabacin de informacin en un portador

COMUNICACIN
Indica la direccin del flujo de operaciones, tanto transferencia
del portador como la ligazn de dos operaciones consecutivas

Transferencia de informacin sin portador 8verbal, personal o telefnica)

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Smbolos

CONTROL
Seleccin de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir

COMPUTO
Obtencin de un nuevo conocimiento a partir de informacin conocida

ARCHIVO
Acumulacin centralizada de datos, ordenados de acuerdo a
determinado criterio de clasificacin.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Reglas de diagramacin:
Se divide la hora de trabajo en bandas verticales,
encabezamiento nombre de unidad o puesto.
Definir grado de detalle del diagramar y mantenerlo.
No se representan hechos fsicos, sino operaciones con la
informacin.
El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a
derecha y de arriba hacia abajo. No lneas quebradas ni
diagonales.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Tendencia actual de simplificar los sistemas de
graficacin, fundamentalmente por la utilizacin de
sistemas informticos.

PROCESOS
ACTIVIDADES

CONTROL

TRANSPORTE

Metodologa de Anlisis de los

Procedimientos
Descomposicin en partes para conocer el objeto, la razn, el/los
responsables, el lugar y el tiempo y los mtodos utilizados.

Preguntas:
Referidas al objeto: qu se hace?, es necesario?, por qu
se hace?, qu sucedera si no se hace?, que otra cosa podra
hacerse?, puede combinarse con otros procedimientos?, ....
Referidas al responsables de ejecucin: quin lo hace?,
por qu lo hace?, tiene la capacitacin y experiencia
adecuadas?, podra hacerlo otro?,....
Referidas al lugar: dnde se hace?, por qu se hace en ese
lugar?, las condiciones de trabajao afectan la eficacia y el
rendimiento?....
Referidas al tiempo: cundo se hace?, por qu se hace en
ese momento?, es correcto el orden en que se efecta?,...
Referidas al mtodo: cmo se hace?, por qu se hace de
esa manera?,....

Metodologa de Anlisis de los

Procedimientos
Fallas frecuentes en los procesos y procedimiento:
Nmero excesivo de operaciones
Operaciones intiles, innecesarias
Duplicacin de operaciones
Falta de agrupacin de operaciones afines
Frecuentes demoras en las operaciones
Distancias inapropiadas en el circuito del procedimiento
Demasiadas personas intervinientes en el procedimiento
Contoles excesivos e inoportunos

Metodologa de Anlisis de los

Procedimientos
Fallas frecuentes en los procesos y
procedimiento:
Ausencia de controles crticos en operaciones clave
Exagerada centralizacin de las decisiones
Exceso o deficiencia en los registros
Formularios no adecuados al procedimiento
Carencia de instructivos para el uso de formularios
Nmero escaso o excesivo de vas del formulario
Falta de normalizacin de formularios
Insuficiente soporte informtico

De que forma se pueden cambiar los procesos

y procedimientos?

Eliminando actividades duplicadas

Eliminando actividades que no agregan
valor
Eliminando fragmentacin de
actividades
Reordenando actividades que no siguen
una secuencia natural
Eliminando controles excesivos e
inoportunos

De que forma se pueden cambiar los procesos

y procedimientos?

Reduciendo costos de las actividades

Reduciendo demoras en el proceso
Eliminando informacin inexacta e
inoportuna
Automatizando una actividad/proceso
Utilizando un proceso completamente
diferente

Manuales de Procesos y
Procedimientos
Ventajas:
normalizan y estandarizan la ejecucin,
facilitan la toma de decisiones programadas,
capacitan al nuevo personal,
elementos de consulta en caso de duda,
normalizan la terminologa de trabajo,
jefes no participan en decisiones programadas.
Desventajas:
Pueden enlentecer el trabajo,
difcil mantenimiento actualizado,
pueden limitar la iniciativa del personal.
Recomendable. Tamao, rotacin del personal.

Manuales de Procesos y
Procedimientos
Contenido:
IDENTIFICACIN: nombre del rgano, nombre del
procedimiento, nmero y/o cdigo del procedimiento, fecha de
elaboracin, fecha de vigencia.
OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qu se
desarrolla.
RESPONSABILIDADES: se define al/los responsables.
DEFINICIONES/RECURSOS:
infraestructura.

personas,

sistemas,

TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones

en orden cronolgico, en qu consiste cada operacin, y quien
debe ejecutarla, cmo, cuando y dnde.
PORTADORES DE INFORMACIN: dibujo de un ejemplar del
portador y las instrucciones del mtodo de llenado.
CURSOGRAMA.