La primera vez que ejecuta Outlook, Autoarchivar est activado de manera predeterminada y se

ejecuta cada 14 das. Puede cambiar la frecuencia de ejecucin de Autoarchivar, especificar el

archivo de datos de Outlook (.pst) usado para almacenar elementos archivados y elegir cundo se
archivarn los elementos de las carpetas de Outlook.
1.

En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, haga clic en la

ficha Otros.

2.

Haga clic en Autoarchivar.

NOTA

Segn la configuracin del equipo y los complementos, es posible que vea diferentes fichas

en el cuadro de dilogo Opciones.

3.

Active la casilla Ejecutar Autoarchivar cada n das y, a continuacin, especifique la

frecuencia con que se ejecutar Autoarchivar.

4.

Seleccione las opciones que desee.

Haga clic aqu para obtener ms informacin sobre la configuracin de Autoarchivar y las
opciones 1 a 9 de la siguiente imagen.
1. Ejecutar Autoarchivar cada Elija la frecuencia con la que se ejecutar Autoarchivar. Es
posible que, al archivar muchos elementos al mismo tiempo, se ralentice el rendimiento del equipo.
Por tanto, es bueno elegir un perodo que acorte el proceso de Autoarchivar. Tenga en cuenta la
cantidad de elementos que normalmente recibe durante un tiempo determinado y ajuste el perodo
de tiempo en consecuencia.Preguntar antes de que Autoarchivar se ejecute Elija esta
opcin si desea que Outlook muestre un mensaje de aviso antes de que Autoarchivar procese los
elementos de Outlook. Cuando vea el mensaje, puede hacer clic en No para cancelar esa sesin de
autoarchivado.
2. Eliminar elementos caducados (slo carpetas de correo electrnico) Esta opcin no est
seleccionada de forma predeterminada. Puede elegir que se eliminen mensajes de correo
electrnico cuando haya expirado su perodo de antigedad. El perodo predeterminado para los
elementos de las carpetas Borrador y Bandeja de entrada es de seis meses, y de tres para
Elementos enviados, pero puede cambiar estos perodos con la opcin Eliminar elementos
anteriores a.
3. Almacenar o eliminar elementos antiguos Debe seleccionar esta opcin si desea que
Autoarchivar elimine algunos o todos los elementos cuando estos caduquen. Esta opcin activa
otras opciones que permiten decidir qu elementos archivar y cules eliminar cuando transcurra su
perodo de antigedad. Despus, elija opciones adicionales para que se apliquen tanto a los
procesos de archivado como de eliminacin.
NOTA

En el cuadro de dilogo Autoarchivar, "carpetas" se refiere a las reas principales de

caractersticas de Outlook, como la carpeta Calendario, la carpeta Tarea y carpetas de correo

electrnico individuales. Esto es porque los elementos Calendario y Tarea se almacenan en sus
respectivas carpetas Calendario y Tarea.
4. Mostrar la carpeta de archivos en la lista de carpetas Elija que la carpeta de archivos se
incluya con las dems carpetas de trabajo del panel de exploracin. En la
carpeta Archivar principal, puede abrir las subcarpetas y ver los elementos archivados. Cuando
vea los elementos archivados, puede comprobar si se archivaron los elementos correctos y arrastrar
elementos que necesite de nuevo hasta una carpeta de trabajo.
5. Eliminar elementos anteriores a Elija la configuracin predeterminada de cundo desea
archivar los elementos (por das, semanas o meses). Puede establecer un perodo comprendido
entre un da y 60 meses. "Eliminar" significa archivar (almacenar) los elementos. No significa
"borrar" a menos que haya especificado esa configuracin para las carpetas en otra parte.
6. Mover elementos antiguos a La configuracin predeterminada de esta ubicacin es
diferente para equipos que ejecutan los sistemas operativos Microsoft Windows Vista y Windows XP.
Windows Vista: C:\Users\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
Windows XP: C:\Documents and Settings\usuario \Local Settings\Application
Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
Si desea establecer otro destino para los elementos archivados, puede buscar y establecer una
ubicacin diferente. Los elementos se movern a esta ubicacin despus de su perodo de
antigedad.
NOTA

Los elementos archivados en una ubicacin personalizada no se eliminarn a menos que

abra las carpetas y los elimine manualmente.

7. Eliminar permanentemente elementos Esta opcin elimina inmediatamente los elementos
caducados en vez de moverlos a la ubicacin predeterminada, a otra carpeta que haya designado o
a la carpeta Elementos eliminados.
8. Aplicar esta configuracin a todas las carpetas Esta opcin aplica la configuracin de
Autoarchivar, incluidos los cambios, a todas las carpetas. Para especificar una configuracin distinta
para una o ms carpetas, no elija esta opcin. En su lugar, use las instrucciones que aparecen
debajo del botn en las que se explica cmo especificar la configuracin de carpetas individuales.
Estas instrucciones tambin se incluyen en la seccin sobre cmo cambiar la configuracin de
Autoarchivar para carpetas individuales. Los cambios efectuados en carpetas especficas se aplican
slo a dichas carpetas.
9. Informacin sobre la directiva de retencin En su organizacin, un administrador de
sistemas puede establecer directivas de retencin que determinen cundo y cmo se archivan
automticamente los elementos del buzn. Puede ver estas directivas aqu, pero no puede
cambiarlas sin los permisos correspondientes.

5.

Haga clic en Aceptar.

NOTAS

Si cambia el archivo de almacenamiento que se muestra

en Mover elementos antiguos a, este nuevo archivo se
usar cada vez que se ejecute Autoarchivar.

Primero, configure las opciones de carpeta

predeterminadas y luego personalice la configuracin de
carpetas individuales; de lo contrario, es posible que
pierda la configuracin predeterminada de forma
involuntaria.