Manual administración bienes PPE municipio

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MANEJO ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES,

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
RESOLUCION No 0844
(Julio 24 de 2.014)
Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos para el Manejo Administrativo
de los Bienes de Propiedad de la ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA ROSA DEL
SUR - BOLIVAR.
El suscrito
ALCALDE MUNICIPAL
de Santa Rosa del sur, Bolvar,
en ejercicio de las facultades constitucionales y legales
CONSIDERANDO
PRIMERO: Que mediante Resolucin No. 4444 del 21 de noviembre de 1995 de la
Contadura General de la Nacin, se expidi y adopt el Plan General de
Contabilidad Pblica PGCP, de obligatoria aplicacin a partir del 1 de Enero de
1996 por parte de todos los entes pblicos.
SEGUNDO: Que las entidades pblicas estn obligadas a disear, segn la
naturaleza de sus funciones, los mtodos y procedimientos de Control Interno de
conformidad con lo establecido en la Ley;
TERCERO: Que el artculo 269 de la Constitucin obliga a las entidades pblicas y
a las autoridades correspondientes a disear y aplicar, segn la naturaleza de sus
funciones, mtodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que
disponga la Ley.
CUARTO: Que de acuerdo con la constitucin y la Ley es obligacin de la entidad,
establecer manuales de funciones y procedimientos para el manejo de los Bienes,
Propiedad, Planta y Equipo de la ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA ROSA DEL
SUR - BOLIVAR y disear un catalogo de clasificacin de bienes que unifique los
criterios de codificacin entre las reas administrativa y contable, conforme a la
misin, funciones y objetivos definidos y con base a los criterios establecidos en el
Plan General de Contabilidad Pblica.
GRUPO OPERATIVO MECI
PR. GESTION FINANCIERA
COMIT SISTEMA INTEGRADO
Cra 12A No 11-26. Cdigo postal No 135001. Tel: 5697214,7213 www.santarosadelsurbolivar.gov.co

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QUINTO: Que la circular conjunta sin nmero de diciembre de 2003, de la

Contralora General de la Repblica y la Procuradura General de la Nacin
previenen a los servidores pblicos sobre la responsabilidad que se derivara en
su contra por detrimento del patrimonio publico como consecuencia de la perdida,
dao o deterioro de bienes que se les haya asignado para el ejercicio de sus
funciones, por causas diferentes al desgaste natural que sufran las cosas y bienes
en servicio o inservibles no dados de baja 1.
SEXTO: Que en la misma circular la Contralora General de la Repblica y la
Procuradura General de la Nacin reiteran a las entidades publicas, que en
desarrollo de su gestin fiscal, tienen la obligacin legal de implementar
mecanismos idneos que permitan cumplir con la funcin de vigilancia, control de
los fondos y bienes pblicos asignados, sin perjuicio de la competencia del rgano
de control fiscal, a fin de prever el dao o prdida patrimonial, por accin u omisin
y reitera la necesidad prioritaria del establecimiento de controles internos que
impidan o por lo menos minimicen los riesgos sobre sus activos y se debe por lo
tanto establecer entre otros, un sistema efectivo de control de inventarios, el cual
peridicamente debe ser revisado y exigir a quienes tengan a cargo el manejo de
bienes o fondos la constitucin de plizas de acuerdo con el articulo 107 de la Ley
42 de 19932
SEPTIMO: Que de conformidad con lo anterior es necesario adoptar el Manual de
manejo administrativo de los bienes de la ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA
ROSA DEL SUR - BOLIVAR, en concordancia con la normatividad vigente.
OCTAVO: Que en consecuencia,
RESUELVE
ARTCULO PRIMERO: Adoptar el Manual Administrativo y Contable de los
bienes de Propiedad, Planta y Equipo de la ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA
ROSA DEL SUR - BOLIVAR, el cual se establece a continuacin, con la siguiente
tabla de contenido:
TABLA DE CONTENIDO
Circular Conjunta sin nmero de diciembre del 2003, de la Contralora General de la
Republica y la Procuradura General de la Nacin.
1

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MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES,

ITEM
1.
1.1.
1.1.1.
1.1.2
2.
2.1.
2.1.1.
2.1.2.
2.1.3.
2.1.4.
2.1.5.
2.2.
2.2.1.
2.2.2.
2.2.3.
2.2.4.
2.2.5.
2.2.6.
2.2.7.
2.2.8.
2.2.9.
2.2.10.
2.2.11.
2.2.12.
2.2.13.
TEMA
CAPITULO I
Marco Normativo
Tabla de Contenido
OBJETIVOS
Objetivos Generales
Objetivos Especficos
CAPITULO II
CONCEPTOS GENERALES
ORGANIZACIN
Almacn
Comit de Inventarios
Integrantes
Funciones
Reuniones
CONCEPTO GRALES DE PROPIEDAD,
PLANTA Y EQUIPO
Bienes
Finalidad Bienes
Amparo de los bienes
Reconocimiento
Provisiones
Valorizacin
Valor en libros
Revelacin
Propiedad, planta y Equipo
Costo Histrico
Costo re-expresado
Depreciacin
Activos no sujetos a depreciacin
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31
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32
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2.2.14.
2.2.15.
2.2.16
2.2.17
2.2.18
2.2.19
2.2.20
2.2.21
2.2.22
3.
3.1
3.2
3.3
3.4.
3.4.1.
3.4.2.
3.4.3.
3.4.4.
3.4.5.
3.4.6.
3.4.7.
3.4.8.
3.4.9.
3.4.10.
3.4.11.
3.4.12.
3.4.13.
3.4.14.
3.4.15.
3.4.16.
3.4.17.
Ajuste a la alcuota de depreciacin

Aos de vid til de activos depreciables
Vida til de activos depreciables
Aos de vida til de los activos
Depreciacin de bienes usados
Depreciacin de bienes recibidos por
donacin
Suspensin de la depreciacin
Amortizacin
Mtodo de amortizacin
CAPITULO III
Conceptos
Inventarios elementos devolutivos en servicio
Inventario elementos devolutivos y de
consumo en deposito
CATALOGO DE CODIGOS CONTABLES
DESCRIPCIN DE LAS CUENTAS DE
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Terrenos
Construcciones en curso
Maquinaria, planta en montaje
Maquinaria, planta y equipo en transito
Equipos y materiales en deposito
Bienes muebles en bodega
Bienes de consumo
Bienes devolutivos
Propiedad, planta y equipo en mantenimiento
Propiedad, planta y equipo no explotados
Bienes devolutivos en servicio
Edificaciones
Redes, Lneas y Cables
Maquinaria y Equipo
Muebles, enseres y equipo de oficina
Equipo de comunicacin y computacin
Equipo de transporte, traccin y elevacin
33
33
33
33
35
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36
36
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3.4.18.
3.4.19.
3.4.20.
3.4.21.
3.4.22.
3.4.23.
3.4.24.
3.4.25.
3.5.
3.5.1.
3.5.2.
3.5.3.
3.5.4.
3.5.5.
3.5.6.
3.5.7.
4.
4.1.
4.1.1.
4.1.2.
4.1.3.
4.1.4.
4.1.5.
4.1.6.
4.1.7.
4.1.8.
4.1.9.
Equipo de comedor, cocina, despensa

Cargos diferidos
Bienes entregados a terceros
Responsabilidades en proceso
Bienes de arte y cultura
Libros
Intangibles ( software)
Actualizacin del software
CASOS PARTICULARES DE PROPIEDAD,
PLANTA Y EQUIPO
Divisiones modulares
Muebles y enseres empotrados
Equipos de Sonido, TV, retroproyectores,
video, caseteras
Cableado estructurado
Bienes muebles e inmuebles sin legalizar
Equipos de comunicacin y computacin
Reclasificacin de bienes devolutivos
CAPITULO IV
MOVIMIENTOS DE ALMACEN Y CONTROL
DE LOS BIENES
ENTRADAS ALMACEN
ORIGEN DE LAS ENTRADAS
64
66
67
67
67
67
68
69
70
Ingreso por adquisicin de bienes

Ingreso por adquisicin mediante caja menor
Ingreso por donaciones
Ingreso por sobrantes de inventarios
Ingreso por aparicin de elementos que no
figuraban en los inventarios o en las del
almacn
Ingreso por compensaciones
Ingresos por produccin de elementos
Ingresos de bienes recibidos por reposicin
Ingreso por devolucin de elementos o
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80
80
82
82
70
71
71
71
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77
83
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4.1.10.
4.1.11.
4.1.12.
4.1.13.
4.1.14.
4.1.15.
5.2.
5.2.1.
5.2.2.
5.2.3.
5.2.4.
5.2.5.
5.2.5.1.
5.2.5.2.
5.2.5.3.
5.2.5.4.
5.2.5.5.
5.2.5.6.
6.1.
6.1.1
6.1.2
6.1.3.
reintegro de bienes
Ingreso de bienes en demostracin
Ingreso por llegada de elementos sin su
documentos
Ingreso por reconstruccin de equipos
Entrada de piezas, partes, accesorios
retirados de los equipos dados de baja, para
ser utilizados en una futura reparacin de otro
bien.
Ingreso de software
Ingreso de bienes recibidos en comodato
CAPITULO V
SALIDA O EGRESO DE BIENES
Salida de bienes de uso comn
Custodia de los bienes de uso comn y
general
Normas generales de salidas
Informacin requerida en las salidas
Origen de las salidas
Salidas de bienes a cargos de los
funcionarios
Salida de bienes entregados a terceros
Salida por traspaso entre entidades
Salida por donacin
Salida de bienes de consumo
Salida de elementos, partes, accesorios,
piezas para reconstruccin
CAPITULO VI
MOVIMIENTO QUE NO GENERAN NI
ENTRADA, NI SALIDAS DE ALMACEN
Prestamos temporales y/o cambio de
ubicacin de bienes entre las dependencias
Recibo y entrega de bienes por retiro o
traslado del personal responsable.
Depsitos de bienes de otras entidades
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86
87
87
87
89
90
90
90
91
93
93
94
94
96
96
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6.1.4.
7.
7.1.
7.2.
7.3.
7.3.1.
7.3.2.
7.3.3.
7.4.
7.5.
7.6.
7.7.
7.8.
7.9.
7.10.
7.11.
7.12.
8.
8.1.
8.2.
8.3.
pblicas
Hipoteca de inmuebles
CAPITULO VII
BAJA DE BIENES
Situaciones que dan origen a baja de bienes
Baja por faltantes
Baja por venta de bienes
Baja por venta directa por la alcalda
Baja por venta por la modalidad de martillo
Baja por venta de inmuebles
Baja por hurto, caso fortuito o fuerza mayor
Baja por perdida de bienes en poder de los
transportadores.
Baja por rotura, avera, alteracin, desuso o
vencimiento
Baja de bienes para premios en concursos,
exposiciones, competencias, trabajos o
labores similares
Baja de bienes para donacin con destino al
fomento en la cultura de la salud
Baja por desmantelamiento de mquinas,
equipos, aparatos
Baja por destruccin de inservibles
BAJA DE SOFTWARE
Baja de bienes que no son propiedad de la
Entidad
CAPITULO VIII
MANEJO ADMINISTRTIVO DE BIENES DE
CONSUMO CONTROLADO - CARGOS
DIFERIDOS
BIENES DE CONSUMO CONTROLADO
-CARGOS DIFERIDOS
Manejo de telfonos fijos y celulares
Manejo de vehculos oficiales
103
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105
106
107
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113
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8.3.1.
8.3.2.
8.3.3.
9.
9.1.
9.2
10.
10.1.
10.1.1.
10.1.1.1.
10.1.1.2.
10.1.1.3.
10.1.1.4.
10.1.1.5.
10.1.1.6.
10.1.1.7.
10.1.1.8.
10.1.1.9.
10.1.1.10.
11.
11.1.
11.2.
Suministro de llantas y neumticos

Repuestos para vehculos, maquinaria y
equipo
Mantenimiento
CAPITULO IX
DESTRUCCION DE BIENES
Destruccin de bienes muebles
Destruccin de bienes inmuebles
CAPITULO X
INVENTARIOS FISICOS O TOMA FSICA
DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y
EQUIPO
TOMA FSICA O INVENTARIO
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Encargo de funcionarios
Conformacin de los equipos de trabajo
Fecha realizacin
Notificacin- Circularizacin
Resultados de la toma Fsica
Acta o informe final de la toma fsica en la
bodega
Sobrantes justificados
Sobrantes no justificados
Faltantes justificados
Faltantes no justificados
CAPITULO XI
ACTIVIDADES PARA MANTENER LOS
REGISTROS
DE
LOS
BIENES
ACTUALIZADOS
ACTIVIDADES
Inventarios permanentes o rotativos de
existencias en bodega
Control para el manejo de los bienes en
servicio
122
123
125
126
126
126
128
128
129
129
130
130
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11.3.
11.4.
12.
12.1.
12.1.1.
12.1.2.
13
13.1.
13.2
13.3.
13.4.
13.5.
13.6.
13.6.1.
13.6.2.
13.6.3.
13.6.4.
13.7.
14
Costo histrico
Valorizacin de los bienes e inventarios
CAPITULO XII
ENTREGA DE ALMACEN (S)
Casos que se originan para la entrega de
almacn
Entrega
del Almacn
por:
Licencia,
Vacaciones, Incapacidades
Entrega del Almacn: cuando el funcionario
saliente abandona el cargo o dilata la
entrega
CAPITULO IX
RESPONSABILIDADES
Pago y restitucin de bienes
Clases de organismos de control
Clases de funcionarios responsables
Obligaciones de control interno sobre
verificacin y control de inventarios
Deberes de los responsables del manejo de
bienes
Determinacin
y
procedimiento
de
responsabilidad por prdida, dao o deterioro
de un bien
Diligencia administrativas
Responsabilidades fiscal, disciplinaria y penal
Responsabilidad disciplinaria
Responsabilidad penal
Procedimiento
para
establecer
las
responsabilidades
CAPITULO XIV
REGISTRO
CONTABLE
DE
TRANSACCIONES REALIZADAS A
INVENTARIOS, PROPIEDAD PLANTA
Y EQUIPO
139
140
141
141
141
142
144
144
145
146
146
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153
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14.1.
14.2.
14.3.
14.4.
14.5.
14.6.
Ingresos de almacn
Salida del almacn
Registro de la depreciacin de menor cuanta
Registro de bienes de consumo
Registro de baja de bienes
Reclasificacin de bienes devolutivos a
consumo
162
169
175
176
177
178
CAPITULO XV
15.1
Glosario
-Formatos
179
185
CAPITULO I
1.1.
OBJETIVOS
Los objetivos que se pretenden con este Manual son:

1.1.1.
OBJETIVOS GENERALES
1.1.1.1
Lograr que el manejo de bienes muebles e inmuebles de propiedad de

la ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA ROSA DEL SUR - BOLIVAR, se
enmarque dentro de los principios de transparencia, eficiencia,
economa, eficacia y equidad, consagrados en la ley.
1.1.1.2
Propender porque la gestin administrativa de la ALCALDIA

MUNICIPAL DE SANTA ROSA DEL SUR - BOLIVAR, disponga de
mecanismos giles en el manejo de bienes y obtenga resultados que se
ajusten a sus planes, programas y proyectos y que stos realicen de
acuerdo con las normas que le son aplicables.
1.1.1.3
Dotar a la ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA ROSA DEL SUR BOLIVAR, de un instrumento de consulta permanente para que

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mediante su uso sea posible unificar criterios, permitiendo as ejercer un

mayor control sobre el manejo de los bienes.
1.1.1.4
Velar para que los bienes de la entidad se administren racionalmente.
1.1.1.5
Unificar procedimientos para el recibo, registro, almacenamiento,

entrega y control de bienes de la entidad, cualquiera que sea el
concepto por el cual ingresan al patrimonio de la Alcalda.
1.1.1.6
Establecer la organizacin y funciones de los responsables del manejo

del almacn(s) e inventarios de la entidad.
1.1.1.7
Fijar el procedimiento para dar de baja de los inventarios de la entidad,

los bienes servibles no requeridos, inservibles y los que estn
deteriorados o han sido hurtados.
1.1.2.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1.1.2.1
Planear, organizar y controlar las actividades que aseguren el normal

funcionamiento del manejo de los bienes de la Entidad.
1.1.2.2
Mantener actualizada la informacin documental y sistematizada al

manejo de los bienes de la ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA ROSA
DEL SUR - BOLIVAR.
1.1.2.3
Atender oportunamente los requerimientos que en materia de bienes

realicen las dependencias de la ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA
ROSA DEL SUR - BOLIVAR.
1.1.2.4
Adoptar medidas de seguridad para la conservacin y custodia de los

bienes.
1.1.2.5
Mantener actualizado el inventario fsico pormenorizado de los bienes

de la
ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA ROSA DEL SUR
BOLIVAR.

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1.1.2.6
Rendir cuentas sobre los bienes de LA ALCALDIA MUNICIPAL DE

SANTA ROSA DEL SUR - BOLIVAR a los entes de control y
autoridades administrativas que lo soliciten.
1.1.2.7
Establecer los mtodos y procedimientos del proceso de ingresos y

egresos de los bienes enfatizando sobre los soportes legales que deben
tenerse en cuenta en cada etapa del mismo, segn el origen de cada
movimiento y el destino que ellos tengan.
1.1.2.8
Aplicar los mecanismos para la entrega oportuna de los diferentes

bienes adquiridos con el fin de no entorpecer la gestin administrativa.
1.1.2.9
Establecer los procedimientos para llevar a cabo el inventario fsico

requerido para el adecuado control de los bienes, tanto del nivel
administrativo como en las reas Operativas.
CAPITULO II
2.
CONCEPTO GENERALES
OBLIGATORIEDAD DE LAS DEPENDENCIAS Y DE LOS FUNCIONARIOS EN

MANTENER EL INVENTARIO VALORIZADO DE LOS BIENES EN USO,
CUSTODIA Y / O ADMINISTRACION.
Las dependencias de la ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA ROSA DEL SUR BOLIVAR y los servidores que tengan, usen, custodien o administren bienes
muebles o inmuebles de propiedad de la entidad, deben mantener inventario
valorizado de ellos, cindose a las disposiciones, normas tcnicas, ndices,
agrupaciones, codificacin y reglamentacin establecida en esta resolucin y en
las providencias complementarias que sobre la materia, dicte la entidad.
2.1.
ORGANIZACIN.

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2.1.1. ALMACEN
Es la dependencia administrativa donde se depositan y organizan los bienes
adquiridos por la Administracin, cuyo objetivo es el desarrollo de las actividades
orientadas a la administracin eficiente del suministro de los bienes, ya sea de
aquellos que van a quedar como provisin en existencia o de los que van a ser
distribuidos a las dependencias que los han requerido y se encuentran en trnsito
por el Almacn.
Es el funcionario encargado de la recepcin, organizacin, custodia, manejo,
administracin, registro, conservacin y suministro de los bienes de la entidad.
Las gestiones tendientes a la satisfaccin plenas de las necesidades de la entidad,
en cuanto a la cantidad, calidad, oportunidad y precio de los bienes, deben ser
atendidas por la dependencia de Almacn, buscando asegurar con anticipacin
que los materiales y bienes necesarios estn a disposicin de las dependencias
de la Alcalda.
El grupo de Almacn e inventarios depende de la Secretaria de Hacienda
Municipal.
La entidad tendr un Almacenista, encargado de mantener actualizadas las
novedades, movimientos y saldos de bienes en bodega, servicio o en poder de
terceros, debidamente clasificados por las dependencias y responsables
El funcionario encargado del almacn ser responsable por la recepcin,
organizacin, custodia, manejo, conservacin, administracin y suministro de los
bienes de propiedad y a cargo de la entidad, al igual que de aquellos entregados
para el cumplimiento de las siguientes funciones:
1. Dirigir y coordinar el equipo de trabajo que opera en el Almacn y Bodega de
acuerdo con la estructura organizacional diseada al interior de la entidad, como
recursos bajo su responsabilidad para el cumplimiento de sus funciones y lograr el
normal funcionamiento de la dependencia.

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2. Coordinar las actividades que en desarrollo de sus funciones tengan relacin

con las dependencias de adquisiciones, contabilidad e inventarios o de quien haga
sus veces.
3. Recibir, codificar, plaquetear e ingresar bienes a bodega, previa confrontacin
de sus caractersticas, estado fsico, calidad marcas, modelos, series, tamaos y
cantidades, contra los soportes que ordenan o sustentan las operaciones de
ingreso de acuerdo con lo estipulado en el contrato suscrito por la entidad, as
como tambin aquellos que ingresan al patrimonio de la ALCALDIA MUNICIPAL
DE SANTA ROSA DEL SUR - BOLIVAR, por cualquier otro modo de adquisicin o
con documento soporte cuando se trate de devolucin, traspaso, donacin o
permuta. El Asiento o anotacin que debe ser
realizado en los listados o
tarjetas de Kardex, para reconocer la incorporacin de los activos al patrimonio de
la entidad y debe efectuarse en el momento en que se realice el hecho.
Por el registro de los bienes en Bodega y en servicio responde administrativa y
fiscalmente el funcionario que desempea las funciones de Almacenista y debe
contener los siguientes aspectos.
Descripcin del bien

Codificacin contable
Unidad de Medida
Detalle de la transaccin
Fecha, da, mes y ao
Procedencia o destino del ingreso
Nmero de unidades
Cantidad
Valor unitario
Saldo en cantidades
Valor unitario y valor total
Vida til
Depreciacin acumulada
Vida til restante
Control de mantenimiento, reparaciones, adiciones

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4. Almacenar y embarcar materiales, materias primas, y productos terminados en

forma tcnica y oportuna. Adems de proteger los elementos bajo su custodia
contra el hurto, dao o deterioro.
5. Atender con prontitud los requerimientos de bienes de las diferentes
dependencias, de acuerdo con los procedimientos, normas y autorizaciones
establecidas.
6. Llevar un sistema de registro que permita controles actualizados y exactos de
las existencia de bienes en el Almacn y Bodega, elaborar informes, conformar y
rendir cuentas con la periodicidad que ordenen los reglamentos internos, los
organismos de control fiscal y administrativo, sustentados con los soportes de los
movimientos realizados durante el periodo.
7. Llevar carpetas para los inventarios de los elementos devolutivos existentes o
que suministren a cada oficina o dependencia, para poder producir su
contabilizacin y los cuadros que se les exigen y para confrontar, en cualquier
momento tales inventarios con los despachos que hayan hecho y con las ordenes
de alta por los que les hayan sido devueltos y poder dar la certificacin de que
estn correctos o anotar los faltantes o diferencias que surjan de esta
comparacin.
En el caso de que el Almacenista tenga alguna duda, es su obligacin verificar la
existencia fsica de esos elementos, personalmente o por medio de empleados de
su dependencia, para evitar las sanciones en que se pueda incurrir.
8. Registrar contablemente los movimientos de ingreso y egreso de elementos y
mantener permanentemente actualizados los registros de existencias de acuerdo
con la clasificacin y codificacin establecida y enmarcados de acuerdo a la ley,
normas establecidas por la Alcalda y reglamentos internos vigentes.
9. Reportar oportuna y adecuadamente, a las reas de contabilidad e inventarios,
los resmenes de los saldos y movimientos y la documentacin relacionada con
las novedades del Almacn y Bodega.

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10. Informar y adelantar los procedimientos establecidos para dar de baja los
bienes inservibles y los no tiles obsoletos, de conformidad con los procedimientos
sealados en este manual.
11. Almacenar adecuadamente los elementos de acuerdo con su naturaleza,
agrupacin, caractersticas, y cumplir con las normas de almacenamiento que
garantice la seguridad e integridad de los elementos en depsito.
12. Organizar, centralizar toda la informacin pertinente de bienes, para llevar el
correcto y oportuno registro de los elementos en el Krdex con su descripcin,
cdigo, localizacin, responsable, unidad de medida, costo historio de manera
que se tenga actualizado en el sistema contable en el control de la propiedad
planta y equipo del municipio.
13. Planear, coordinar y realizar el inventario fsico total de bienes de consumo y
devolutivos en depsito y en servicio, en forma anual o en el periodo fijado por la
administracin y conciliar el resultado con las cifras contables.
14. Realizar conteos selectivos para confrontar las existencias fsicas contra los
registros de los sistemas de Krdex y contables.
15. Informar de manera oportuna los movimientos de bienes que se presenten al
interior de la entidad para que se emitan o actualicen las plizas de seguros
adquiridas para salvaguardarlos, en cumplimiento de lo dispuesto por la ley en
materia de proteccin.
16. Presentar los informes que requieran los rganos de control y vigilancia
externos e internos, o a la administracin.
17. Enviar oportunamente los reportes que se le solicite, sobre elementos
devolutivos para efectos de la pliza de seguros que ampara los bienes de La
Alcalda.
18. Solucionar las inquietudes que se le formulen sobre inventarios, verificando
necesidades en las dependencias para realizar traspaso o baja de elementos que
no necesiten.

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19. Presentar al Alcalde Municipal, a la Secretaria de Hacienda y al Comit de

Compras, las necesidades reales unificando criterios de codificacin, descripcin,
cantidad, calidad, caractersticas y unidad de medida de los elementos, para
elaboracin de presupuestos, plan de compras, plan anualizado de caja (PAC)
20. Los elementos del inventario que por obsolescencia, desactualizacin, o por
cualquier otro motivo para no estar en uso, debe ser informado a la Administracin
y al comit evaluador de bienes de la Institucin, para realizar el proceso
establecido para la baja de los mismos que as lo ameriten.
21. Velar por la correcta distribucin y organizacin del almacn y por el
cumplimiento de las normas de seguridad industrial en el mismo.
22. Proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para
optimizar las funciones y actividades propias de su rea en concordancia con los
planes y programas de la Alcalda.
23. Rendir informe anual o cuando as sea requerido, de las actividades
programas y proyectos desarrollados durante el ao.
24. Hacer un plan de capacitacin anual para el recurso humano de su rea y
proponrselo a su superior inmediato, sobre manejo, responsabilidades, normas
tcnicas de bienes.
25. Elaborar, ejecutar y presentar los informes del plan de compras conforme a las
normas establecidas, para tal fin. Las modificaciones que se den al plan de
compras, deben ser presentadas al comit de compras para su aprobacin.
26. Llevar y mantener actualizado el registro de proveedores de la entidad.
27. La Almacenista debe rendir al inmediato superior, informe sobre logros
alcanzados en el desarrollo de su trabajo.
28. Ejercer las dems funciones que le sean asignadas y sean afines con la
naturaleza del cargo.

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2.1.2. COMIT DE INVENTARIOS:

Con el propsito de velar por el correcto manejo de los bienes e inventarios se
debe crear un comit que coordine, planifique y apoye en su gestin al
responsable del Almacn y de acuerdo con las disposiciones de la compaa de
seguros la expresin Movimiento de bienes, hace referencia a la obligatoriedad
de informar en forma oportuna la adquisicin, traslado de bienes, entrega de
bienes en comodato, venta y dems novedades del inventario de bienes en
servicio o bodega, para efectos de su reconocimiento.
INTEGRANTES
El comit de Inventarios estar conformado por los siguientes funcionarios:

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
El Alcalde Municipal, quien lo presidir

El Secretario de Hacienda
El Secretario del Anterior
El Secretario de Planeacin
El Secretario de Infraestructura
El Secretario de desarrollo social
El Ingeniero de sistemas
El Contador del Municipio.
El Almacenista, quien ejercer la Secretara Tcnica
En casos especiales se podr invitar a cualquiera de los siguientes funcionarios:

a) El funcionario de control interno, quien debe asistir a todas las reuniones,
para verificar los controles y procedimientos a establecer.
b) El asesor jurdico
c) El jefe de Talento Humano
d) El tcnico de presupuesto o quien haga sus veces.
e) A quien el comit considere que pueda aportar elementos de juicio
necesarios para cumplir con los objetivos de su competencia.

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Estos ltimos, solamente emitirn sus opiniones tcnicas o profesionales sobre el

asunto o materia en discusin, pero no votaran al momento de tomar las
decisiones. Las decisiones del Comit de Inventarios se adoptaran por mayora
simple.
La asistencia a las reuniones de este comit es de carcter obligatorio y no
delegable, salvo en los casos expresamente autorizados, y sern convocadas por
el Alcalde Municipal o en caso de su ausencia por el Secretario de Hacienda, a
travs del secretario tcnico del mismo
Las recomendaciones, conceptos y decisiones del Comit de inventarios sern
emitidos y consignados en el acta que suscriban sus miembros en cada reunin, la
que se constituye en la base y el soporte fundamental de todos los tramites y
gestiones que se adelanten a travs de este.
FUNCIONES:
El objetivo principal del comit de inventarios es establecer planes y programas al

interior de la entidad, que permitan mantener actualizados los inventarios de la
misma.
Dentro de esta perspectiva, las funciones propias del comit son:
1. Disear los mecanismos y acciones requeridas para la realizacin de los
inventarios fsicos de la entidad.
2. Decidir y aprobar el acta de baja y destino final de los bienes declarados
inservibles o no utilizados de la entidad, previo, anlisis y presentacin de las
investigaciones y estudios correspondientes, dentro de los cuales se podrn
contemplar factores como resultado de la evaluacin costo / beneficio, valor de
mantenimiento, concepto tcnico, nivel de uso, tecnologa, costos de bodegaje,
estado actual y funcionalidad, entre otros.
3. Analizar y conceptuar sobre los resultados arrojados por los anlisis y avalo
tcnicos realizados al interior o exterior de la entidad en materia de

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reclasificacin de bienes, determinacin del catalogo de elementos, entre otros,

que permitan claridad en la administracin de estos.
4. Gestionar las acciones requeridas para realizar la valuacin de aquellos bienes
que lo requieran, a partir de consultas tcnicas, comerciales, contables, de
personal experto, entre otros y si en algn caso lo amerita, podr ser citado a
reunin un representante de los peritos.
5. Analizar las caractersticas y comportamiento de los bienes de la entidad y
dems factores que considere necesarios, para determinar la reclasificacin de
bienes devolutivos a bienes de consumo cuando haya lugar.
6. Estudiar la necesidad y conveniencia de dar de baja de los bienes muebles que
se someten a su consideracin y recomendar la baja de los mismos.
7. Establecer los mecanismos de evaluacin para la baja de bienes muebles sin
perjuicio de las disposiciones legales, reglamentarias e internas de la
ALCALDIA que los sealen.
8. Recomendar la destinacin y el destinatario de los bienes muebles objeto de
baja, cuando sea del caso, de acuerdo con el procedimiento establecido en la
presente resolucin.
9. Ordenar la realizacin de avalo comercial para la venta de los bienes
muebles objeto de baja, tal y como lo determina las normas legales
establecidas.
10. Solicitar a los funcionarios competentes, la informacin que considere
necesaria para el desarrollo de sus funciones.
11. Las dems que le asignen las leyes, acuerdos o decretos o los procedimientos
internos diseados en la entidad.
REUNIONES

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El comit se reunir de manera ordinaria de conformidad con lo determinado en su

reglamento interno y de manera extraordinaria en los siguientes eventos:
2.2.
Por extrema urgencia se declarara mediante acto administrativo,

debidamente motivado.
Por la necesidad de dar solucin a requerimientos hechos por los
organismos de control y por potestad del Alcalde Municipal.
CONCEPTO GENERALES DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
2.2.1 BIENES
Para efectos de este manual se consideran bienes los elementos materiales
corporales o inventariables, que posee la ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA
ROSA SUR - BOLIVAR, excluyendo el dinero en efectivo.
Dichos bienes pueden ser muebles que corresponden aquellos que se puedan
trasladar o desplazar y bienes inmuebles que no se puedan trasladar.
2.2.2 FINALIDAD DE LOS BIENES
Todos los bienes muebles e inmuebles que posee la ALCALDIA MUNICIPAL, de
Santa Rosa, sur de Bolvar tiene como finalidad servir de infraestructura para que
pueda se pueda desarrollar y cumplir con sus objetivos ofrecidos a la comunidad.
2.2.3 AMPARO DE LOS BIENES
Todos los bienes de la ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA ROSA SUR DE
BOLIVAR adquiridos a cualquier titulo o modalidad sin excepcin debern estar
amparados con una pliza de seguros en cuanta suficiente, estableciendo
responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten. (Ley
42 de 1993, articulo 107). La Administracin (alcalde y secretaria de hacienda), el
Almacenista y Control Interno, velarn por la oportuna constitucin, renovacin,
actualizacin y ampliacin de las respectivas plizas de Seguros.

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El Almacenista, una vez ingresan los bienes al Almacn, deber enviar en forma
inmediata copia de la Factura y de la respectiva Entrada a Almacn a la
Secretaria de Hacienda, Control Interno con el objeto de que adelante ante la
compaa Aseguradora de Seguros, los trmites tendientes al amparo del bien, sin
perjuicio de los plazos estipulados en la respectiva pliza.
2.2.4 RECONOCIMIENTO
Deben reconocerse por su costo histrico el cual se actualizar al costo
expresado, mediante la aplicacin de mtodos de valoracin. Podrn considerarse
como mtodos de actualizacin el costo de reposicin y el valor de realizacin,
este ltimo cuando se tenga la intencin de enajenarse, mediante la realizacin de
avalos tcnicos. Para establecer el costo de reposicin pueden emplearse
avalos o precios de referencia. En un momento determinado puede coexistir la
actualizacin al costo re-expresado con las otras formas anotadas.
El valor de los bienes recibidos en permuta o donacin, corresponder al
convenido entre las partes o en forma alternativa, al estimado mediante avalo
tcnico.
El valor de las adiciones y mejoras o reparaciones que aumenten la vida til del
bien, amplen su capacidad, la eficiencia operativa, mejoren la calidad de los
productos y servicios, o permitan una reduccin significativa de los costos de
operacin constituyen un mayor valor del bien, el cual afectar el clculo futuro de
la depreciacin. En caso contrario, se reconocer como gasto o costo, segn
corresponda el valor.
2.2.5 PROVISIONES
Deben reconocerse provisiones de conformidad con las normas contables
vigentes, para reconocer la prdida por demrito u obsolescencia presentada por
hechos extraordinarios o fortuitos; as mismo, por efectos de la prdida de valor
econmico para aquellos bienes que se encuentran ubicados en zonas de alto

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riesgo, o por el deterioro que sufren las propiedades, requieren condiciones

ambientales especficas para su funcionamiento o conservacin.
Las provisiones de las propiedades, planta y equipo se registraran como un debito
en las cuentas de gasto o costo con abono a la cuenta de activo 1695-Provisin
para proteccin de propiedades, planta y equipo (cr.).
En el evento en que un bien provisionado sea objeto de perdida por un hecho
extraordinario se afectara la provisin hasta el monto contabilizado y la diferencia
se llevara a la cuenta de gasto 581033-Perdida en baja de propiedades, planta y
equipo.
2.2.6 VALORIZACIN DE LOS INVENTARIOS:
Todos los inventarios deben ser valorizados con el precio que corresponda a cada
uno de los bienes o elementos que en ellos figuren, tomados de las siguientes
fuentes:
Para los elementos devolutivos:
a)
b)
c)
d)
El que figure en el inventario anterior

Aquel con que lo haya entregado el almacenista o proveedor
El de compra, o con el que haya llegado a la oficina o dependencia y
El que fije la administracin a su juicio o mediante avalu.
Para los inmuebles:

a)
b)
c)
d)
El avalu catastral
El que tenia en el inventario anterior
El de compra, y
El que fije la administracin mediante avalu
PARGRAFO: Para l calculo del valor de los bienes, con el nico fin de incluirlos
en los inventarios, no es necesario contratar tcnicos o crear comisiones
especiales, sino valerse simplemente de los servicios de empleados de la entidad

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que tengan algn conocimiento del valor aproximado de ellos, a fin de que figuren
en los inventarios con algn precio adecuado, mientras la administracin toma las
medidas que crea convenientes para el avalu de los bienes que lo requieran.
AVALUOS PARA EFECTOS CONTABLES: Se refiere a la valoracin tcnica que
efecta el funcionario , persona natural o jurdica expertas, designado por la
entidad , que permita acopiar la informacin y documentacin suficiente y
pertinente sobre el valor actual de un bien mueble o inmueble y que generalmente
se establece en funcin del precio de mercado que estos bienes tienen
AVALUADOR: Personal de la entidad, personas naturales o jurdicas
independientes, que cuenten con la idoneidad y capacidad para realizar avalos
de bienes muebles o inmuebles.
AVALUOS DE BIENES PARA EFECTOS CONTABLES:
La contadura General de la Nacin considera como mtodos de reconocido valor
tcnico para la asignacin de valor a los bienes pblicos, sean estos muebles o
inmuebles, con estrictos fines de revelacin en la informacin contable, entre
otros, los siguientes: Precio de mercado, valor o capitalizacin de rentas o
ingresos, costos de reposicin. Mtodo o tcnica residual y en general, otros que
sean de reconocido valor tcnico
FACTORES A CONSIDERAR EN EL PROCESO DE AVALUOS:
Para efectos de revelacin contable, los avalos debern considerar, entre otros
factores, los siguientes:
BIENES MUEBLES: estado, tiempo de uso o capacidad productiva, modelo,
destinacin y comercializacin o grado de negociabilidad.
BIENES INMUEBLES: Ubicacin geogrfica de los lotes urbanos y rurales,
construccin y comercializacin o grado de negociabilidad.

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RESPONSABILIDAD EN LA DESIGNACION DEL AVALUADOR.

El Alcalde Municipal, como responsable de la informacin financiera, econmica y
social, ser quien designe el evaluador o evaluadores, segn corresponda,
tratndose de avalos efectuados por servidores pblicos de la entidad o de otras
entidades pblicas que colaboren en el proceso. En los dems casos, la seleccin
se efectuara de conformidad con las normas de contratacin pblica vigentes y las
dems que las adicionen o modifiquen.
VIGENCIA DEL AVALUO.
Los avalos tendrn vigencia de tres (3) aos como mnimo. Las entidades
pblicas que hayan practicado avalos durante el ao inmediatamente anterior a
la expedicin de la presente norma, podrn mantener registrado dicho valor
durante el tiempo que reste para completar el lapso de t res (3) aos.
No obstante lo anterior, siempre que a juicio del Alcalde Municipal, el valor por el
cual aparece registrado en la contabilidad el bien mueble o inmueble no refleje su
realidad econmica, deber efectuarse la actualizacin respectiva.
Para el efecto, deben tenerse en cuenta como elementos generadores de valor,
para el caso de los bienes inmuebles, aspectos tales como el cambio de categora
o modificacin del rgimen de uso del suelo; la autorizacin de un mayor
aprovechamiento del mismo en edificacin, bien sea por modificacin del ndice de
ocupacin yo el de construccin, de conformidad con el plan de ordenamiento
territorial-POT y las dems normas reglamentarias urbanstica vigentes.
Para el caso de los bienes muebles, se tendr en cuenta aspectos tales como el
avance tecnolgico, el grado de uso, los mantenimientos preventivos, entre otros.
BIENES MUEBLES OBJETO DE AVALUOS.
De conformidad con el PGCP, sern objeto de actualizacin mediante avalaos con
fines de revelacin contable, los bienes muebles registrados o adquiridos a partir
de la entrada en vigencia de la circular externa N. 60 de 2005, cuyo valor en libros,

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individualmente considerado, sea superior a treinta y cinco (35) salarios mnimos

legales mensuales vigentes.
Para efectos de cualquier forma de enajenacin y en general, para efectos
diferentes a la revelacin contable, la entidad, deber establecer el valor del bien
mediante un avalu tcnico practicado por personas naturales o jurdicas
especializadas con estricta sujecin a las disposiciones legales vigentes.
RECONOCIMIENTO, REGISTRO Y REVELACION DEL AVALUO.
El registro de la actualizacin de los avalos deber quedar incorporado en la
contabilidad al cierre del periodo contable, habiendo afectado las cuentas y
subcuentas necesarias de conformidad con los procedimientos establecidos en el
PGCP vigente y dems normas que lo modifiquen o adicionen.
En notas a los estados contables debern revelarse los mtodos de actualizacin
aplicados para los bienes muebles e inmuebles que hayan sido objeto de las
presentes normas, as como la antigedad de los avalos.
AJUSTES DE SALDOS CONTABLES CON EL VALOR DETERMINADO EN LA
TOMA FISICA DE BIENES.
Las entidades ajustaran a los valores reales los saldos de las cuentas que
correspondan a bienes mediante avalos o precios de referencia que se
establezcan en el proceso de sostenibilidad del proceso de depuracin. Las
entidades pblicas cuyas cuentas de PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, estn
registrados en forma global, debern realizar la toma fsica de los bienes y
proceder a su correspondiente valoracin, con el propsito de individualizarlos y
comparar los saldos obtenidos con los valores reconocidos en las respectivas
cuentas del activo.,
En el proceso de toma fsica de bienes pueden presentarse dos situaciones:
a)
BIENES QUE APARECEN EN LA TOMA FISICA PERO NO ESTAN

REGISTRADOS EN LA CONTABILIDAD. En este caso, si con la

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informacin y documentacin obtenidas se llega a determinar que es

necesario incorporar estos bienes en la contabilidad.
b) BIENES QUE ESTAN REGISTRADOS EN LA CONTABILIDAD, PERO NO
APARECEN EN LA TOMA FISICA.
TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS VALORES REGISTRADOS EN
FORMA GLOBAL
En el proceso de ajuste y actualizacin de los saldos de la contabilidad,
registrados en forma global, deben tenerse en cuenta los siguientes pasos:
Toma fsica
Valoracin de los bienes
Registro del valor actual
PROCEDIMIENTO GENERAL
1. TOMA FISICA
a) Llevar a cabo la toma fsica de los bienes
b) Agrupar los bienes segn las cuentas del grupo 16-PROPIEDADES,
PLANTA Y EQUIPO DEL PGCP.
c) Asimismo deber calcularse la vida til restante para cada uno de los
bienes identificados en la toma fsica.
2. VALORACION DE LOS BIENES
a) Asignar a cada bien el valor actual mediante avalu o precio de referencia,
aplicando cualquier mtodo de reconocido valor tcnico
.
3. REGISTRO DE LOS BIENES
Una vez obtenido el valor actual mediante el procedimiento anterior, el registro
contable correspondiente as:

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a) Se incorpora el valor individual obtenido en la toma fsica mediante avalu

o precio de referencia, para cada una de las subcuentas que conforman el
grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO del PGCP
b) Se elimina el valor que aparece registrado como costo histrico y el de las
cuentas valuativas (depreciacin acumulada, provisiones, valorizaciones,
amortizaciones). Para el caso de las valorizaciones se deber tener en
cuenta que el registro contable corresponder con el de su respectivo
supervit por valorizacin.
Es preciso observar que en adelante, los nuevos clculos y registros contables de
depreciacin y actualizacin del valor de los bienes tendrn en cuenta las nuevas
vidas tiles calculadas en la toma fsica.
Corresponde al Jefe de control interno, velar por el cumplimiento de esta
Resolucin especialmente en la obligacin de rendir inventario por parte de los
responsables y vigilar la exactitud de tales ajustes para que los balances de cada
dependencia sean el reflejo exacto de la existencia real de los bienes.
El contador o el jefe de contabilidad, realizara los ajustes contables que resulten
de la confrontacin de las cifras del inventario fsico con los saldos que aparecen
en los libros auxiliares.
2.2.7 VALOR EN LIBROS:
De conformidad con lo establecido en el numeral 2.2.3.3 del PGCP, corresponde
al valor neto resultante de la sumatoria algebraica del costo histrico
depreciaciones, amortizaciones, provisiones, valorizaciones y desvalorizaciones
aplicables a cada clase de bien, segn sea el caso.
En cuanto a los inmuebles cuyo valor se desconozca se recurrir a la oficina de
catastro del municipio donde este ubicado el inmueble para que fije l avalu
correspondiente.

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Las valorizaciones y desvalorizaciones se reconocern como resultado del anlisis

comparativo, entre el valor determinado producto de las actualizaciones realizadas
y el valor en libros del respectivo bien.
Los bienes inmuebles registrados en los activos del ente pblico que, por carecer
de los documentos soportes que avalen su titularidad o propiedad deben retirarse
temporalmente del cdigo de activo y registrarse a las CUENTAS DE ORDEN.
2.2.8 REVELACIN
() Las propiedades, planta y equipo deben revelarse de acuerdo con su
naturaleza y capacidad de desplazamiento, en muebles, inmuebles.
Los bienes muebles se revelarn d acuerdo con su funcin, destinacin y su
estado normal de funcionamiento o de situaciones especiales para ser
involucrados en procesos operativos o administrativos. En los bienes inmuebles se
revelar, por separado, el valor que corresponda a terrenos y construcciones.
Las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, as como las provisiones
cuando sean procedentes, constituyen un menor valor de las propiedades, planta
y equipo, y debern reflejarse en forma separada. Por su parte cuando haya lugar
a la constitucin de valorizaciones debern reflejarse igualmente de manera
separada1
() Con relacin a la depreciacin, los activos depreciables adquiridos. La
Contadura General de la Nacin, emite los instructivos para activos de menor
cuanta (podrn depreciarse totalmente en el mismo ao, sin considerar la vida til
de los mismos),
Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mnimo
mensual legal vigente, podrn llevarse directamente al gasto, sin detrimento de
optar las medidas necesarias para garantizar la gestin del control administrativo y
fiscal que deba tenerse sobre ellos, o, al activo como una propiedad, planta o
equipo, si la entidad as lo determina. Igual procedimiento puede adoptarse en
1
Plan General de Contabilidad Pblica, Marco Conceptual, Normas Tcnicas de Contabilidad Pblica-Activos.

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relacin con los bienes adquiridos con anterioridad a la entrada en vigencia de

esta norma2.
2.2.9 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
Bajo esta denominacin se agrupan las cuentas que registran los bienes de
propiedad del ente pblico que se encuentran en uso de dependencias,
funcionarios, y terceros, para el desarrollo de su funcin administrativa o cometido
estatal.
Los bienes muebles se revelarn de acuerdo a su funcin, destilacin y su estado
normal de funcionamiento o de situaciones especiales para ser involucrados en
procesos operativos o administrativos.
En los bienes inmuebles se revelarn por separado, el valor que corresponde
a terrenos, construcciones.
2.2.10 COSTO HISTORICO:
Los bienes propiedad, planta y equipo se registran contablemente por el precio de
adquisicin o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha
incurrido el ente para la prestacin de servicios, en la formacin y colocacin de
los bienes en condiciones de utilizacin efectuadas a los bienes, harn parte del
costo histrico, las adiciones y mejoras objeto de capitalizacin efectuadas a los
bienes, conforme a normas tcnicas aplicables.
En el curso de la vida del bien, el costo puede tener variaciones ocasionadas por
hechos o circunstancias fsicas o econmicas, que inciden en su estado de
conservacin.
Por ejemplo: deterioro, mejora, adicin, valorizacin o desvalorizacin.
Plan General de Contabilidad Pblica, Manual de Procedimientos Relativos a las normas tcnicas de
contabilidad.

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Estas variaciones repercuten en la vida til del bien, aumentndola o

disminuyndola, es decir retardando o acelerando su tasa de depreciacin y
aumentando o disminuyendo la base de calculo de la depreciacin acumulada.
2.2.11 COSTO RE-EXPRESADO:
Est constituido por el costo histrico actualizado a valor corriente, mediante el
reconocimiento de cambios de valor, ocasionados por la exposicin a fenmenos
econmicos exgeno como la inflacin o la devaluacin.
Las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, as como las provisiones
cuando sean procedentes, constituyen un menor valor de las propiedades, planta
y equipo, y debern reflejarse en forma separada. Por su parte cuando haya lugar
a la constitucin de valorizaciones debern reflejarse igualmente de manera
separada.
2.2.12 DEPRECIACIN:
La depreciacin se calcular sobre el 100% del valor del activo expresado para
cada bien individual y de ello se llevar un registro individual permanente en
Krdex, as como un cuadro de depreciacin que formar parte integral de la
informacin contable.
El registro contable de la depreciacin corresponder a un cargo en la cuenta del
gasto con abono en cuenta del activo, Depreciacin acumulada, de acuerdo con
las subcuentas definidas en la misma. Sin embargo, en algunas circunstancias,
segn la naturaleza de la actividad del ente pblico podr debitarse costos de
produccin cuando los beneficios econmicos esperados de un activo sean
absorbidos para producir otro activo o prestar un servicio.
2.2.13 ACTIVOS NO SUJETOS A DEPRECIACION:
Corresponde a los bienes que no obstante ser adquiridos con la finalidad de ser
utilizados por el ente pblico, por determinadas circunstancias an no han sido

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puestos al servicio, al igual que aquellos que se encuentran en mantenimiento o

no son objeto de uso o explotacin para el desarrollo del cometido estatal.
2.2.14 AJUSTE A LA ALCUOTA DE DEPRECIACIN:
La vida til estimada de un activo despreciable puede ser diferente a su vida fsica,
por lo cual deber revisarse peridicamente. Cuando se compruebe que la vida til
de un activo es diferente a la estimada inicialmente, debe modificarse la alcuota
de depreciacin de tal manera que se ajuste a la vida til real con base en clculos
de reconocido valor tcnico. Bajo esta circunstancia, el saldo por depreciar se
distribuir entre los aos que resten de la nueva vida til estimada.
2.2.15 AOS DE VIDA UTIL DE ACTIVOS DEPRECIABLES:
En todos los casos, la vida til de un activo despreciable debe definirse por parte
del ente pblico, en relacin con el servicio esperado del activo. En circunstancias
normales pueden considerarse como vida til para los activos despreciables,
cuando se utilizan los mtodos de depreciacin de Lnea recta, suma de dgitos de
los aos o saldos decrecientes, las siguientes.
2.2.16 VIDA UTIL DE ACTIVOS DEPRECIABLES:
En circunstancias normales se considera como vida til para los activos
depreciables, el periodo sobre el cual se espera obtener un beneficio del activo
registrando el desgaste que este sufre, a medida que se utiliza para este clculo
se utilizan los mtodos de depreciacin de lnea recta, suma de los dgitos de los
aos o saldos decrecientes, entre otros.
2.2.17 CLASIFICACION DE AOS DE VIDA UTIL DE LOS ACTIVOS
Edificaciones
Embalses, represas y canales Obras civiles
Embalses, represas y canales - Obras de Control
50
50
25

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Equipos y accesorios de generacin, transmisin, distribucin,

produccin, conduccin, tratamiento, etc.
Torres, postes y accesorios.
Redes, Lneas y cables areos y sus accesorios
Plantas y Ductos
Maquinaria y Equipo
Barcos, trenes, aviones y maquinaria
Equipo de comunicacin y accesorios
Equipo de transporte, traccin y elevacin
Equipo de Comedor, cocina, despensa y hotelera
Equipo de Computacin y accesorios
25
25
25
15
15
15
10
10
10
5
No obstante lo anterior, cuando en un caso particular se considere que la vida til

fijada no corresponde con la realidad, debido a circunstancias tales como accin
De factores naturales, deterioro por uso, obsolescencia, avance tecnolgico o
especificaciones de fbrica, podr fijarse una vida til diferente y revelar tal
situacin en las notas a los estados financieros. 3
DEPRECIACION DE ACTIVOS:
(...) Con relacin a la depreciacin, los activos depreciables adquiridos a partir del
1 de enero de 1999, cuyo valor total de adquisicin sea igual o inferior a una
menor cuanta (esta menor cuanta es establecida cada ao en carta circular
expedida por la contadura).
El departamento de contabilidad y almacn debe actualizar anualmente este
concepto de acuerdo a las cartas circulares o instructivos que expide la
Contadura General de la Nacin.
Circular Externa N. 011 de 1996(Nov.15)

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AO
DEPRECIACION
PARA ACTIVOS
DE MENOR
CUANTIA(Su
depreciacin se
da en el mes
siguiente a la
adquisicin y/o
ao)
VALOR BIENES
AL GASTO
2013
2012
2011
2010
2009
2008
2007
2006
2005
2004
2003
2002
2001
2000
1999
589.500
566.700
535.600
515.000
496.900
461.500
433.700
408.000
381.500
358.000
332.000
309.000
286.000
260.100
236.438
1 A 294.750
1 a 283.350
1 a 267.800
1 a 257.500
1 a 248.450
1 a 230.750
1 a 216.850
1 a 204.000
1 a 190.750
1 a 179.000
1 a 166.000
1 a 154.500
1 a 143.000
1 a 130.050
1 a 236.437
DEPRECIACION
ACTIVOS DE
MAYOR
CUANTIA(Su
depreciacin es
de acuerdo a la
establecida por la
Entidad o por la
sugerida de la
Contadura
General de la
Nacin
Mayor a 589.500
Mayor a 566.700
Mayor a 535.600
Mayor a 515.000
Mayor a 496.900
Mayor a 461.500
Mayor a 433.700
Mayor a 408.000
Mayor a 381.500
Mayor a 358.000
Mayor a 332.000
Mayor a 309.000
Mayor a 286.000
Mayor a 260.100
Mayor a 236.438
2.2.18 DEPRECIACIN DE BIENES USADOS:

La depreciacin de los bienes usados se determinara a partir del momento en que
se adquieren y utilizan dichos bienes, tomando como base la vida til restante, de
acuerdo con las condiciones naturales y capacidad de produccin o de servicio de
los mismos.
2.2.19 DEPRECIACIN DE BIENES RECIBIDOS POR DONACIN:
La depreciacin de estos bienes se har con base en el valor por el cual se
reciben o, el determinado mediante avalu tcnico.

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2.2.20 SUSPENSIN DE LA DEPRECIACIN:

Cuando un activo sea retirado temporalmente del servicio por situaciones tales
como mantenimiento, o porque se encuentran contabilizados en la cuenta
Propiedades, planta y equipo no explotados, debe suspenderse la depreciacin
hasta cuando empiece a usarse nuevamente.
2.2.21 AMORTIZACIN:
La base para l clculo de la amortizacin es el costo re-expresado del activo
amortizable. El gasto por amortizacin debe reconocerse a partir de la fecha en
que se inicia el ciclo productivo del bien o a partir de la fecha en que el ente
pblico inicia su usufructo.
2.2.22 METODO DE AMORTIZACIN:
El medo de amortizacin aplicable en caso debe estar de acuerdo con la
naturaleza del activo amortizable, se tienen entre otros: lnea recta, unidades de
produccin u horas de trabajo, aplicndose a cada activo amortizable el que mejor
consulte el principio de asociacin entre el costo o gasto por amortizacin y los
servicios o beneficios recibidos del activo.
Para el registro de la amortizacin se realizara un cargo a las subcuentas de la
cuenta gasto 5340 amortizacin de propiedades, planta y equipo o las del grupo 7Costo de produccin, correspondiente, con abono a la cuenta del activo 1686amortizacin acumulada (cr.)
CAPITULO III
CLASIFICACIN DE LOS BIENES

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3.
CONCEPTOS DE CLASIFICACION
Para efectos del manejo y registro de los bienes de propiedad de la ALCALDIA

MUNICIPAL DE SANTA ROSA SUR DE BOLIVAR se clasifican d acuerdo con lo
establecido por la Contadura General de la Nacin, enmarcado en el Plan
General de Contabilidad Pblica; con el siguiente cdigo y descripcin de las
cuentas, cuyas subcuentas debern ceirse a lo estipulado en dicho plan.
DEFINICIN: INVENTARIOS: Es la relacin ordenada, completa y detallada de
toda clase de bienes que integran el patrimonio de la ALCALDIA
El inventario permite: verificar, clasificar, analizar y valorar los bienes de la entidad,
lo cual posibilita efectuar un control razonable de las existencias reales, para evitar
errores, prdidas, inmovilizacin, deterioro, merma y desperdicios de elementos.
Para el manejo de los inventarios de la Alcalda se deben tener en cuenta:
Inventario de elementos devolutivos en servicio
Inventario de elementos devolutivos y de consumo en deposito
Actualizacin de registros de inventarios de las dependencias
3.1. INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN SERVICIO
Es el conjunto de bienes muebles en uso en las diferentes dependencias, que
tienen el carcter de ser devolutivos y por lo tanto ameritan ser inventariados.
El almacenista o funcionario responsable del registro, y control de inventarios, a
travs de listados correspondiente llevara el registro por dependencias y a titulo
individual de los bienes devolutivos en servicio, para facilitar el oportuno y eficaz
control de los bienes y para determinar las responsabilidades a que haya lugar.
El almacenista o responsable del registro y control de inventarios, elabora la
programacin para la verificacin de los inventarios en las dependencias y
genera los oficios para la firma del Secretario del Interior, comunicndole a
los Jefes de la dependencia, la fecha y hora en que esta va a efectuarse.

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La inspeccin fsica de inventarios por dependencia debe realizarse al

menos una vez al ao.
Se conformara un comit coordinador del inventario fsico que estar
integrado por el almacenista o responsable de registro y control de
inventarios, el jefe de control interno y un grupo de funcionarios que
realizaran el conteo fsico.
En la fecha programada, la comisin conformada para el efecto, har la
verificacin fsica de los elementos con base en el listado y establecen que
los bienes estn acordes con las caractersticas con las que fueron
recibidos inicialmente. En caso contrario, se deja constancia en un acta,
elaborada en original y dos (2) copias, informando al Almacenista, con el fin
de tomar las medidas pertinentes.
Para la solucin de los problemas que se presenten en los inventarios, el
almacenista o el responsable del registro y control de inventarios y el Jefe
de la dependencia, dispondrn de tres (3) das hbiles a partir de la fecha
de la verificacin del mismo.
Si hay elementos sobrantes, se consigna en el acta las causas de este
hecho, copia de la cual se enviara al Almacenista para lo de su
competencia. El almacenista elabora el comprobante de ingreso al
almacn, los respectivos registros y firma el acta con el jefe de la
dependencia.
Si hay elementos faltantes, se conceden tres (3) das hbiles para
localizarlos y si al cabo de este termino no se han recuperado, el
funcionario responsable de los mismos, debe formular la denuncia penal
correspondiente, segn el caso, informar al ordenador del gasto y consignar
este hecho en el acta, la cual debe ser firmada por el jefe de la
dependencia y el almacenista. Del acta queda una copia en la dependencia
y la otra se archiva temporalmente junto con el original.

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3.2 INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO EN

DEPSITO o en BODEGA
Es el conjunto de bienes devolutivos o de consumo utilizables, tanto nuevos como
usados, con que cuenta La Alcalda en el almacn, para atender los
requerimientos de las dependencias.
Los registros de inventarios deben ser permanentes y actualizados, tanto los de
elementos devolutivos como los de consumo en depsito, utilizando la
clasificacin que para tal efecto se adopte, a travs de kardex del sistema que
reflejan diariamente el movimiento de ingresos y egresos en forma simultnea y
determinen el saldo para cada tipo de elemento.
El inventario de elementos devolutivos y de consumo en depsito debe realizase
mnimo al finalizar el ao fiscal con el siguiente procedimiento:
El Secretario de Hacienda, el jefe de la oficina de control interno, fijaran el
da y la hora prevista para la verificacin de los inventarios de los elementos
devolutivos y de consumo depositados en el Almacn y, designaran a los
funcionarios que por cada despacho participaran del conteo fsico de los
bienes y la confrontacin con el inventario o kardex respectivo.
Del resultado de la inspeccin y conteo de los inventarios, se elabora un

acta en original y copia, firmada por el personal que participo y por el
almacenista, incluyendo los sobrantes y faltantes que se hayan podido
El jefe de control interno y el contador realizaran revisin y anlisis con los
soportes y el sistema contable, cuando los faltantes o sobrantes se deban a
errores u omisiones en los registros, se realizan las correcciones
pertinentes, con el visto bueno de los anteriores funcionarios.

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En caso de sobrantes, debe relacionarse en el acta, las causas que los

originaron. El almacenista elabora el comprobante de ingreso en original y
copia, el cual es firmado por este, fundamentado en el acta de toma de
inventarios y efecta los registros correspondientes.
Cuando se presentan faltantes, el almacenista dispone de tres (3) das para
responder, de lo cual debe quedar constancia en el acta firmada por el
almacenista y las personas que realizan el inventario. En caso de que este
no asuma la responsabilidad, la comisin que efecta el inventario, da aviso
al jefe del Departamento jurdico y al departamento administrativo y
financiero.
3.3. CATALOGO DE CODIGOS CONTABLES PARA EL MANEJO DE LOS
BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO DE LA ALCALDIA.
1605
160501
160502
1615
161501
16150101
16150102
161502
161504
161505
161590
1620
162001
16200101
16200102
16200103
16200190
Terrenos
Terrenos urbanos
Terrenos rurales
Edificaciones
Edificaciones urbanas
Edificaciones rurales
Obras de infraestructura
Plantas, Ductos y Tneles
Otras construcciones en curso
MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE
Plantas, Doctos y Tneles
Plantas elctricas
Plantas hidrulicas
Plantas de telecomunicaciones
Otras plantas, ductos
y tneles

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16200201
16200202
16200203
16200203
16200290
162003
16200301
16200302
16200302

Redes, Lneas y cables de sistemas
Redes, Lneas y cables de telecomunicaciones
Redes de aire
Redes, Lneas y cables elctricas
Otras Redes, Lneas y Cables
Maquinaria y Equipo
Equipo de Recreacin y Deporte
Equipo de enseanza y Audiovisuales
Equipo de Msica
16200390
162005
16200501
16200502
16200503
16200504
16200590
162007
16200701
16200702
16200703
16200790
162008
16200801
16200890
162009
162090
1625
162501
16250101
16250102
16250190
162502
16250201
Otras maquinaria y equipo

EQUIPO DE COMUNICACIONES Y COMPUTACIN
Equipo de comunicacin
Equipo de computacin
Lneas telefnicas
Satlites y Antenas
Otros equipos de comunicacin y computacin
EQUIPO DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERIA
Maquinaria y equipo de hotelera
Maquinaria y equipo de restaurante y cafetera
Maquinaria y equipo de lavandera
Otros equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera
EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCIN Y ELEVACIN
Terrestre
Otros equipos de transporte, traccin y elevacin
Maquinaria y equipo de dragado
Otras maquinarias, planta y equipo en montaje
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO
Plantas elctricas
Plantas hidrulicas
Otras plantas, ductos y tneles

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16250301
16250302
16250302
16250303
16250304
16250390
162505
16250501
16250502
16250590
162508
16250805
16250890
162508
16250801
16250890
162509
16250901
16250902
16250903
1635
163501
16350101
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16350104
16350105
16350107
16350108
16350109
16350190

Redes de aire
Maquinaria y Equipo
Equipo de Msica
Equipo de aseo
Herramientas y accesorios
Otras maquinas y equipo
Equipo de cocina
Terrestre
HERRAMIENTAS, REPUESTOS Y ACCESORIOS
Herramientas
Repuestos
Accesorios
BIENES MUEBLES EN BODEGA
MAQUINARIA Y EQUIPO
Equipo para construccin
Maquinaria Industrial
Equipo de Msica
Equipo de Enseanza, Audiovisuales y Accesorios
Armamento y Vigilancia
Herramientas y Accesorios
Otros Maquinaria y Equipo de Bodega

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16350490
163505
16350502
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16350590
163507
16350702
16350705
16350710
16350790
163508
16350801
16350802
16350804
16350805
16350890
1636
163601
163503
16360301
16360302
16360303
163604
16360401
16360402
16360403
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA

Mobiliario y enseres
Equipo y maquinas de oficina
Equipo y maquinas de oficina
EQUIPO DE COMUNICACIN Y COMPUTACIN
Equipo de Comunicacin
Satlites y antenas
Otros equipos de Comunicacin y Computacin
Terrestre Vehculo
Terrestre Motocicletas y Otras
Martimo y Fluvial
Otros Equipos de Transporte, Traccin y Elevacin
REDES, LINEAS Y CABLES
Redes de Distribucin
Redes de Aire
Lneas y Cables de Telecomunicaciones
Maquinaria y Equipo de Hotelera
Maquinaria y Equipo de Restaurante y Cafetera
Maquinaria y Equipo de lavandera
Equipo de Cocina
Propiedad, Planta y Equipo en Mantenimiento
Edificaciones
Plantas Elctricas
Plantas Hidrulicas
Otras Plantas, Ductos y Tneles
Redes de distribucin
Redes de aire
Lneas, cables y telecomunicaciones

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16360508
16360509
16360510
16360590
163607
16360701
16360702
16360790
163608
16360801
16360802
16360803
Otras redes, lneas y cables

Maquinaria y Equipo
Equipo de Msica
Otra maquinaria y equipos en mantenimiento
Muebles, Enseres y Equipo de Oficina
Mobiliario y Enseres
Equipos y maquinas de oficina
Otros muebles, enseres y equipos de oficina
Equipos de Comunicacin y Computacin
Equipo de Computacin
Satlites y Antenas
16360890
163609
16360902
16360903
16360905
16360906
16360907
16360990
163610
16361001
16361002
16361004
16361005
16361090
1637
163701
163702

Equipo de Transporte, Traccin y Elevacin
Terrestre Vehculo
Terrestre Motocicletas y Otros
Martimo y Fluvial
De traccin
De elevacin
Otros equipos de transporte de Traccin y Elevacin
Equipos de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelera
Maquinaria y Equipo de Lavandera
Equipo de cocina
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS
Terrenos

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16370603
16370690
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16370506
16370507
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16370902
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16370905
16370906
16370907
16370990
163710
Edificaciones
Plantas Elctricas
Plantas Hidrulicas
Otras Plantas, Ductos y Tneles
Redes de distribucin
Redes de aire
Lneas, cables y telecomunicaciones
Maquinaria y Equipo
Equipo de Msica
Equipo Agrcola
Otra maquinaria y equipos en mantenimiento
Muebles, Enseres y Equipo de Oficina
Mobiliario y Enseres
Equipos y maquinas de oficina
Otros muebles, enseres y equipos de oficina
Equipos de Comunicacin y Computacin
Satlites y Antenas
Equipo de Transporte, Traccin y Elevacin
Terrestre Vehculo
Terrestre Motocicletas y Otros
Martimo y Fluvial
De traccin
De elevacin
Otros equipos de transporte de Traccin y Elevacin
Equipos de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelera

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164009
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164024
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1645
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164590
1650.
165005
165010
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16501002
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1655
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165509
165510
165511
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165523
165590
1665

Maquinaria y Equipo de Lavandera
Equipo de cocina
EDIFICACIONES
Edificios y casas
Oficinas
Cafeteras y casinos
Instalaciones deportivas y recreacionales
Pozos
Tanques de almacenamiento
Otras edificaciones
PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES
REDES, LINEAS Y CABLES
Redes de aire
Lneas y cables de telecomunicaciones
Redes telefnicas
Sistema de cableado estructurado
MAQUINARIA Y EQUIPO
Maquinaria industrial
Equipo de msica
Equipo de recreacin y deporte
Equipo de enseanza, Audiovisuales y accesorios
Armamento de vigilancia
Equipo de ayuda audiovisual
Equipo de aseo
Otras maquinarias y equipos
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA

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167005
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16850101
16850102
16850108
16850109
16850123
16850124
16850190
168502
16850208
16850290
168504
16850404
16850405
Muebles y enseres
Equipo y maquina de oficina
Otros muebles, enseres y equipos de Oficina
EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACIN
Lneas telefnicas
Satlites y antenas
Equipos de radares
EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACI
Terrestre
Martimo y fluvial
Otros equipos de transporte, traccin
EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y H
Otros equipos de comedor, cocina, despensa
DEPRECIACION ACUMULADA (CR)
EDIFICACIONES
Edificaciones y Casas
Oficinas
Cafeteras y casinos
Pozos
Otras edificaciones
PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES
MAQUINARIA Y EQUIPO
Maquinaria industrial
Equipo de msica

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16850704
16850705
16850790
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16850802
16850890
168509
16850901
16850902
16850904
16850990
1690
169001
169002
1695
169501
16950101
16950102
Equipo de recreacin y deporte

Equipo de enseanza
Armamento de vigilancia
Equipo de ayuda audiovisual
Equipo de aseo
Otras maquinarias y equipos
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA
Muebles y enseres
Equipo y m quina de oficina
Otros muebles, enseres y equipos de Oficina
EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACIN
Lneas telefnicas
Satlites y antenas
Equipos de radares
EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACI
Terrestre
Otros equipos de transporte, traccin
EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y H
Otros equipos de comedor, cocina, despensa
DEPRECIACION DIFERIDA
Exceso fiscal sobre la contable
Defecto fiscal sobre la contable (cr.)
PROVISIONES PARA PROTECCION DE PROPIEDAD
Terrenos
Terrenos urbanos
Terrenos rurales

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1695040503
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1695040702
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CONSTRUCCIONES EN CURSO
Edificaciones
Edificaciones urbanas
Edificaciones Rurales
MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE
Plantas elctricas
Plantas hidrulicas
Redes de aire
Maquinaria y Equipo
Equipo de Msica
Equipo de aseo
Lneas telefnicas
Satlites y Antenas

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Terrestre
EDIFICACIONES
Oficinas
Cafeteras y casinos
Pozos
Otras edificaciones
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO
Plantas elctricas
Plantas hidrulicas
Redes de aire
Maquinaria y Equipo
Equipo de Msica
Equipo de aseo

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Lneas telefnicas
Satlites y Antenas
Terrestre
17
1705
BIENES DE USO PUBLICO E HISTORICOS Y CULTURALES

BIENES DE USO PUBLICO E HISTORICOS Y CULTURALES EN
CONSTRUCCION
Red carretera
Plazas publicas
Parques Recreacionales
Parques arqueolgicos
Monumentos
Museos
Obras de arte
Bibliotecas
Hemerotecas
Red frrea
Red fluvial
Red aeroportuaria
Otros bienes de uso publico e histricos y culturales en
construccin
BIENES DE USO PUBLICO EN SERVICIO
Red carretera
Plazas publicas
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170506
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172001
172004
172005
172006
172007
172008
172009
172010
172011
172012
172013
172014
172015
172016
172090
Parques recreacionales
Red frrea
Red fluvial
Red martima
Red aeroportuaria
Otros bienes de uso pblico en servicio
BIENES HISTORICOS Y CULTURALES
Monumentos
Museos
Obras de arte
Bienes arqueolgicos
Bibliotecas
Hemerotecas
Edificaciones
Otros bienes histricos y culturales
BIENES DE USO PUBLICO E HISTORICOS Y CULTURALES
ENTREGADOS A TERCEROS
Red carretera
Plazas publicas
Parques arqueolgicos
Monumentos
Museos
Obras de arte
Bibliotecas
Hemerotecas
Red frrea
Red fluvial
Red martima
Edificaciones
Red aeroportuaria
Otros bienes de uso publico e histricos y culturales entregados a
terceros

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182001
182003
182090
1825
182501
182503
182590
1840
184001
184003
184090
1845
184501
184503
184590
AMORTIZACION ACUMULADA DE BIENES DE USO PUBLICO

(CR)
Red carretera
Plazas publicas
Red frrea
Red fluvial
Red martima
Red aeroportuaria
Otros bienes de uso publico
RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES
RECURSOS
NATURALES
NO
RENOVABLES
EN
EXPLOTACION
Minas
Yacimientos
Otros recursos no renovables
AGOTAMIENTO ACUMULADO DE RECURSOS NATURALES NO
RENOVABLES EN EXPLOTACION(CR)
Minas
Yacimientos
Otros recursos no renovables
INVERSIONES EN RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES
EN EXPLOTACION
Minas
Yacimientos
Otros recursos naturales no renovables
AMORTIZACION
ACUMULADA
DE
INVERSIONES
EN
RECURSOS
NATURALES
NO
RENOVABLES
EN
EXPLOTACION (CR)
Minas
Yacimientos
Otros recursos naturales no renovables
CARGOS DIFERIDOS

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191022
191024
191025
191089
191090
19109001
1920
192001
192002
192003
192004
192005
1950
195002
195003
195004
CARGOS DIFERIDOS
MATERIALES Y SUMUNISTROS
Papelera
Bateras
Aseo y Papelera Puestos de Salud
Repuestos, accesorios y similares
Llantas y accesorios
Herramientas
Materiales fotogrficos
Insecticidas, fungicidas y otros insumos
Carpas, formas y placas para automotores
Otros materiales y suministros
DOTACIN Y SUMINISTRO TRABAJADORES
Dotacin a trabajadores
Elementos de lencera y ropera
Loza y cristalera
ELEMENTOS DE ASEO y LAVANDERIA
Suministros para cafetera
Utensilios de uso domestico o personal
Combustible, lubricantes, aceites y Grasas
Videos
Sealizacin
Cargo Correcc. Mon. Diferidos
OTROS CARGOS DIFERIDOS
Invent. Material la Alcaldia
BIENES ENTREGADOS A TERCEROS
Bienes muebles entregado en administracin
Bienes inmuebles entregados en administracin
Bienes muebles entregados en leasing
Bienes inmuebles entregado en leasing
Bienes muebles en comodato
Responsabilidades
Responsabilidades fiscales
Responsabilidades en procesos internos
Responsabilidades en proceso autoridad competente

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1970
197001
197002
197003
197008
197008001
197008002
197099
Bienes arte y cultura

Obras de arte
Bienes de culto
Elementos de Museo
Elementos Musicales
Libros e investigaciones
Libros de lectura y consulta
Otros bienes de arte y cultura
Intangibles
Patentes
Derechos
Licencias
Software
Software en Deposito
Software en Servicio
Otros intangibles
CUENTAS DE CONTROL PARA ACTIVOS DE MENOR CUANTA,

DEPRECIADOS, AMORTIZADOS, INSERVIBLES
8
Cuentas de Orden Deudores
83
Deudores de Control
8315
ACTIVOS TOTALMENTES DEPRECIADOS, AGOTADOS O
AMORTIZADOS.
831501
83150101
Plantas elctricas
83150102
Plantas hidrulicas
83150103
83150190
831502
83150201
83150202
83150203
Redes de aire
83150204
83150290
831503
Maquinaria y Equipo

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83150703
83150790
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83150801
83150890
8330
833001
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83300102
833002
83300201
83300202
83300208
83300209
83300223
83300224
83300290
833003
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83300302

Equipo de Msica
Equipo de aseo
Lneas telefnicas
Satlites y Antenas
Terrestre
BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR
Terrenos
Terrenos urbanos
Terrenos rurales
EDIFICACIONES
Oficinas
Cafeteras y casinos
Pozos
Otras edificaciones
Plantas elctricas
Plantas hidrulicas

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83300502
83300503
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83300505
83300590
833007
83300701
83300702
83300703
83300704
83300790
833008
83300801
83300802
83300803
83300890
833009
83300901
83300990
89
8915
891506
89150601
Redes de aire
Maquinaria y Equipo
Equipo de Msica
Equipo de aseo
Lneas telefnicas
Satlites y Antenas
Terrestre
DEUDORAS POR EL CONTRARIO
DEUDORES DE CONTROL POR CONTRA
ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS, AGOTADOS O
AMORTIZADOS

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89150603
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8915060303
8915060304
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8915060390
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8915060801
8315060890
891511
89151101
8915110101
8915110102
Plantas elctricas
Plantas hidrulicas
Redes de aire
Maquinaria y Equipo
Equipo de Msica
Equipo de aseo
Lneas telefnicas
Satlites y Antenas
Terrestre
BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR
Terrenos
Terrenos urbanos
Terrenos rurales

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8915110504
8915110505
8915110590
89151107
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8915110802
EDIFICACIONES
Oficinas
Cafeteras y casinos
Pozos
Otras edificaciones
Plantas elctricas
Plantas hidrulicas
Redes de aire
Maquinaria y Equipo
Equipo de Msica
Equipo de aseo
Lneas telefnicas
Satlites y Antenas

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8915110890
89151109
8915110901
8915110902
9
93
9346

Terrestre
CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
ACREEDORAS DE CONTROL
BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS
3.4. DESCRIPCIN DE LAS CUENTAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

(MAYORES DEL CATALOGO DE CODIGOS CONTABLES).
3.4.1 TERRENOS
Agrupa aquellos suelos de propiedad de la Alcalda en donde se encuentran las
diferentes edificaciones, y los destinados a futuras ampliaciones.
3.4.2 CONSTRUCCIONES EN CURSO
Representa el valor de los costos y dems gastos incurrido en el proceso de
construccin o ampliacin de bienes inmuebles hasta cuando estn en
condiciones de ser utilizados en la prestacin de servicios o administrativas de la
Alcalda.
3.4.3 MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE
Representa el valor de los costos y dems erogaciones incurridas en la
adquisicin y montaje de maquinaria, planta y equipos y otros bienes, hasta
tenerlos en condiciones de utilizacin en las labores u operacin de la entidad.
3.4.4 MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO

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Representa todas las erogaciones efectuadas en el proceso de compra de

maquinaria, planta y equipo que se encuentran en trmite de transporte,
legalizacin, importacin o entrega por parte de los proveedores.
3.4.5 EQUIPOS Y MATERIALES EN DEPSITO
Refleja los bienes que requieren ser depositados hasta cuando sean instalados
para desarrollar proyectos especficos.
3.4.6 BIENES MUEBLES EN BODEGA
Representa el valor de los bienes muebles nuevos adquiridos a cualquier ttulo,
que tienes las caractersticas de permanencia y consumo, para ser utilizados en el
futuro por parte de la Alcalda. En desarrollo de sus funciones. Los bienes en
bodega tienen una permanencia transitoria en el Almacn, por cuanto se han
adquirido para ser utilizados y no para tenerlos inactivos.
En esta cuenta NO debe registrarse los bienes que se retiran del servicio,
temporal o definitivamente.
Los bienes muebles en bodega se clasifican:
3.4.7 BIENES DE CONSUMO:
Representa el valor de aquellos bienes que forman parte del costo o del gasto, se
clasifican en las siguientes agrupaciones:
01 Materiales y suministros
02 Elementos de aseo y lavandera
03 Elementos de papelera
04 Combustible y lubricantes
05 Dotacin a trabajadores
3.4.8 BIENES DEVOLUTIVOS:

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Representa aquellos bienes que no se consumen con el primer uso que se hace
de ellos, aunque con el tiempo o por razones de su naturaleza o uso, se deterioran
a largo plazo, estn sujetos a depreciacin y es exigible su devolucin para su
control. Estos bienes se clasifican en las siguientes agrupaciones:
01 Maquinaria y Equipo
02 Equipo Mdico y Cientfico
03 Muebles, enseres y equipo de oficina
04 Equipo de comunicacin y computacin
05 Equipo de transporte
06 Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelera
NOTA: Es pertinente aclarar que los bienes registrados en la cuenta 1635, bienes
muebles en bodega, han de corresponder a elementos nuevos de utilizacin futura
en desarrollo del cometido estatal del ente pblico, as es necesario destacar que
los bienes que no estn siendo utilizados por el ente pblicos debern clasificarse
como propiedades, planta y equipo no explotados, sin perjuicio de que fsicamente
hayan sido reintegrados a la bodega
3.4.9 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO
Representa el valor de los Activos Fijos de la Alcalda que requieren de
mantenimiento preventivo o correctivo durante un perodo significativo. La
dependencia de Mantenimiento, llevara la hoja control de mantenimiento,
reparaciones, y adiciones que se le realicen a cada activo, para verificar su
funcionamiento y toma de decisiones para en caso de reposicin de los mismos.
Estos activos fijos mientras estn en mantenimiento no se deprecian.
3.4.10 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS
Corresponden a los bienes muebles e inmuebles que no han sido objeto de uso o
de explotacin, as como aquellos que debido a caractersticas o circunstancias
especiales diferentes al mantenimiento, no estn siendo utilizados por el ente
pblico. En esta cuenta no se incluyen los conceptos de bienes inservibles y
bienes muebles en bodega3
3
Plan General de Contabilidad Pblica, Manual de Procedimientos Relativos,


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3.4.11 BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO.

Bajo esta denominacin se agrupan las cuentas que registran los bienes de
propiedad del ente pblico, que se encuentran en uso de dependencias,
funcionarios, y terceros, para el desarrollo de su funcin administrativa y el objeto
social del cometido estatal.
3.4.12 EDIFICACIONES
Representa el valor de los edificios, puesto de salud y otras edificaciones
adquiridas a cualquier ttulo por la Alcalda, para la prestacin de servicios,
excluido el valor de los terrenos sobre los cuales se encuentran su construccin.
3.4.13 REDES, LINEAS Y CABLES
Representa el valor de las redes, lneas y cables de propiedad del La Alcalda,
adquiridos a cualquier ttulo, para el desarrollo de sus funciones.
3.4.14 MAQUINARIA Y EQUIPO
Representa el valor de la maquinaria, equipo y herramientas de propiedad de la
Alcalda, adquiridas a cualquier ttulo para ser utilizados en el desarrollo de su
funcin.
3.4.15 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA
Representa el valor de los muebles, enseres y equipos de oficina de propiedad de
la Alcalda, adquiridos a cualquier ttulo para el desarrollo de su funcin.
En equipo de Oficina, se incluirn todos los muebles, maquinas de escribir,
sumadoras, calculadoras, etc.
3.4.16 EQUIPO DE COMUNICACIN Y COMPUTACIN

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Representa el valor de los equipos de comunicacin, computacin, lneas

telefnicas, satlites y antenas de propiedad de la Alcalda, adquiridos a cualquier
ttulo, para el desarrollo de sus funciones.
3.4.17 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION
Representa el valor de los equipos de transporte terrestre, de propiedad de la
Alcalda adquirido a cualquier ttulo, para el cumplimiento de su funcin.
3.4.18 EQUIPO DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERIA
Representa el valor de los equipos de cocina, despensa, equipo de lavandera,
restaurante de propiedad de la Alcalda adquiridos a cualquier titulo, para el
cumplimiento de la funcin.
BIENES DE USO PBLICO E HISTRICOS Y CULTURALES
Incluyen las cuentas que representan el valor de los bienes pblicos destinados
para el uso y goce de los habitantes del territorio nacional, que estn orientados a
generar bienestar social o a exaltar los valores culturales y perseverar el origen de
los pueblos y su evolucin, los cuales son de dominio de la entidad contable
pblica. Tambin incluye los bienes formados o adquiridos en virtud de la
ejecucin de contratos de concesin
BIENES DE USO PBLICO E HISTRICOS, CULTURALES EN
CONSTRUCCIN
Representa el valor de los costos acumulados en la construccin de bienes de
usos pblicos e histricos y culturales que a su culminacin se entregarn para el
uso, goce y disfrute de la comunidad.
BIENES DE USO PUBLICO E HISTORICOS, CULTURALES EN SERVICIO

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Representa el valor de los bienes de uso pblico construidos o adquiridos a

cualquier ttulo, por la entidad contable pblica, para el uso, goce y disfrute de la
comunidad.
BIENES HISTORICOS Y CULTURALES

Representa el valor de los bienes que han sido declarados histricos, culturales o
del patrimonio nacional, que adems han sido construidos o adquiridos a cualquier
ttulo, cuyo dominio y administracin pertenece a la entidad contable pblica.
BIENES DE USO PUBLICO E HISTORICOS Y CULTURALES ENTREGADOS A
TERCEROS
Representa el valor de los bienes de la infraestructura de transporte que son
entregados a otra entidad contable pblica con el fin de que gestione contratos de
concesin, as como los bienes histricos y culturales entregados a terceros para
su administracin, los cuales deben restituirse en las condiciones establecidas
contractualmente
AMORTIZACION ACUMULADA DE BIENES DE USO PBLICO (CR)
Representa el valor acumulado de la prdida de capacidad de utilizacin de los
bienes de uso pblico que no estn concesionados, por el uso u otros factores,
teniendo en cuenta su vida til estimada y el costo de las rehabilitaciones y el
mejoramiento.
RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES
En esta denominacin se incluyen las cuentas que representan el valor de los
recursos naturales no renovables que, por sus propiedades, se encuentran en la
naturaleza sin que hayan sido objeto de transformacin. Tambin incluye las
inversiones orientadas a su explotacin

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RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES EN EXPLOTACION

Representa el valor de las reservas aprobadas de recursos en minas, yacimientos
y otros, estimado mediante la aplicacin de mtodos de reconocido valor tcnico
AGOTAMIENTO
ACUMULADO
DE
RENOVABLES EN EXPLOTACION (CR)
RECURSOS
NATURALES
NO
Representa el valor acumulado por la reduccin de la cantidad disponible de

reservas aprobadas, como resultado de las unidades extradas de los recursos
naturales no renovables. El valor de las unidades extradas deber considerar el
precio de las unidades de reserva, al momento de la extraccin determinado
tcnicamente. El agotamiento de los recursos naturales no renovables formar
parte del costo de produccin cuando la reserva aprobada sea registrada por la
misma entidad que lleva a cabo la extraccin, en tanto que cuando la explotacin
es llevada a cabo por un tercero, se constituye en un menor valor del patrimonio.
INVERSIONES EN
EXPLOTACION.
RECURSOS
NATURALES
NO
RENOVABLES
EN
Representa el valor de los costos incurridos en la etapa de exploracin que tengan

relacin directa con el descubrimiento de reservas especficas, siempre que estn
asociados con reas que resulten productoras. Tambin est conformada por los
costos incurridos en la etapa de desarrollo hasta que se inicie la etapa de
produccin, excepto los que corresponden a propiedades, planta y equipo. Incluye
la estimacin de los costos de abandono.
AMORTIZACION ACUMULADA DE INVERSIONES
NATURALES NO RENOVABLES EN EXPLOTACION (CR)
EN
RECURSOS
Representa el valor acumulado de la amortizacin gradual de las inversiones en

recursos naturales no renovables, calculada con base en estudios tcnicos.
3.4.19 CARGOS DIFERIDOS

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Representa el valor de los costos y gastos desembolsados anticipadamente para

el suministro de bienes, que con razonable seguridad proveern beneficios
futuros, en desarrollo de su funcin administrativa o cometido estatal ante el ente
pblico.
En esta cuenta se agrupan los bienes de consumo como materiales y suministro,
dotacin a trabajadores, elementos de aseo, cafetera, y lavandera, combustibles
y lubricantes, elementos de lencera, loza, cristalera,
3.4.20 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS
Representa el valor de los bienes muebles e inmuebles, propiedad de la Alcalda
entregado a terceros para su uso o administracin, mediante contrato de
comodato, fiducia o leasing, que debern restituirse en las condiciones
establecidas en los contratos o actos administrativos correspondientes.
3.4.21 RESPONSABILIDADES EN PROCESO
Representa el valor de los faltantes de bienes y dems responsabilidades
determinadas por la autoridad competente, que se establezca a cargo de
funcionarios o particulares que administren o manejen bienes pblicos 4.
En esta cuenta se manejan las subcuentas responsabilidades en proceso internas,
responsabilidades en proceso. Autoridad competente, responsabilidades fsicas.
3.4.22 BIENES DE ARTE Y CULTURA
Representa el valor de los bienes muebles de carcter histrico y cultural,
adquiridos a cualquier ttulo por el ente pblico, con el propsito de decorar,
coleccionar o fomentar la cultura.
3.4.23 LIBROS
Para la clasificacin de los libros se debe tener claridad si son del tipo colecciones
especializas como enciclopedias que tiene el propsito de fomentar la cultura, por
4
Ley 610 de agosto del 2000


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lo que deben registrarse en la cuenta BIENES DE ARTE Y CULTURA sujetos a

una provisin que representa el valor de la contingencia de prdida como
resultado de dao, deterioro u otros, de conformidad con lo estipulado en el Plan
General de Contabilidad.
Si se trata de libros del tipo cdigos, manuales, instructivos, revistas, cartillas,
recopilacin de normas o textos que correspondan a herramientas de trabajo o
consulta, deben registrarse en la cuenta CARGOS DIFERIDOS o en su defecto en
la cuenta GASTOS a que corresponda de acuerdo con la materialidad del gasto,
de igual forma su control de existencia debe registrarse en las CUENTAS DE
ORDEN, y sern verificables en el inventario fsico que se realice peridicamente.
Es preciso aclarar que la clasificacin que se determine para los bienes, bien sea
como devolutivo o de consumo, es a criterio y responsabilidad de la administracin
del ente, el cual debe determinar los procedimientos requeridos para que
fsicamente se custodien y se garantice el uso adecuado de los mismos.
3.4.24 INTANGIBLES
Se registra el costo de adquisicin, de bienes inmateriales que constituyen
derechos, privilegios o ventajas de competencia para la entidad, como son:
licencias, software y patentes.
El control de los software, licencias y patentes, sern de responsabilidad del
Almacenista y el Jefe de Sistema o quien haga las veces, el cual debe
determinarse los procedimientos requeridos para que fsicamente se custodien sus
instaladores y se garantice el buen uso del manejo de los mismos.
SOFTWARE:
El software se define como el conjunto de programas de computador utilizados
para el control y traduccin de lenguajes, clasificacin y manejo de datos con
propsito general o especifico, almacenados y distribuidos en cualquier medio
fsico. El plan General de contabilidad pblica contempla la cuenta de intangibles
y la subcuenta software para su registro contable.

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El software permite la clasificacin, procesamiento y almacenamiento de datos,

aplicaciones computacionales de control y gestin para garantizar la integridad de
los datos, incluye los medios de informtica que permiten la distribucin y
transferencia de los mismos.
Dentro de este grupo se incluyen: Sistemas operacionales, compiladores,
ensambladores, interpretadores de programacin, programas de utilidad, paquetes
de uso general o especifico, lenguajes de control de trabajos, programas para
correo electrnico (Internet; Como sistema de comunicacin entre redes, intranet
como implementacin de la tecnologa del World Wide web para operacin de las
redes internas en la organizacin aprovechando la tecnologa Internet aplicada,
etc.), paquetes de procesamiento de palabra, hojas electrnicas, administradores
de base de datos, diccionarios de datos, generadores de reporte, paquetes
especializados de software, programas de procedimientos que ayudan a la
produccin Windows, Excel, visin etc., depuracin, mantenimiento y ejecucin
de aplicaciones, programas desarrollados por los usuarios en cualquier lenguaje.
Todo ente debe implementar los mecanismos para implementar el inventario de
hardware y de software actualizado y valorizado, el plan de informtica y de
contingencia, especificando las aplicaciones para computador en produccin,
procesos de desarrollo, implementacin y migracin de una plataforma a otra,
junto con el diagrama modular que indique la relacin y la distribucin entre los
distintos sistemas de informacin .
3.4.25 ACTUALIZACION DEL SOFTWARE:
El software quedara actualizado en la medida en que se desarrollen y apliquen
nuevas versiones que den mayor vida til, contablemente este evento se registrara
como un mayor valor al costo histrico que se trae en libros; el nuevo valor s
amortizara durante el periodo adicional de utilizacin.

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3.5. CASOS PARTICULARES-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

3.5.1. DIVISIONES MODULARES
Para efectos de clasificar los bienes muebles identificados claramente como
divisiones modulares utilizadas para oficina debido a su posible desarticulacin,
nueva ubicacin o reasignacin a otras dependencias, oficinas o instalaciones
diferentes del inmueble en que fueron instaladas inicialmente, deben incorporarse
a la subcuenta Muebles y enseres. 5
El registro se har por el valor de adquisicin, instalacin y dems erogaciones
necesarias para ser puestos en servicio, la factura que entregue el proveedor
deber venir desagregada en sus valores por conjuntos, superficie, archivador o
repisa, partes y piezas que conforman los mdulos. Debido a que la mayora de
los paneles tienen las mismas dimensiones, los elementos deben ser identificados
por unidad fsica, solicitud que debe quedar incorporada en el contrato de
adquisicin, para efectos de control contable y administrativo.
Con el fin de facilitar la puesta en servicio y el control, el Almacn registrar y
plaquetear o codificara cada uno de los componentes o elementos que
conforman los mdulos, en el caso de los paneles, definida su clasificacin y
teniendo absoluta claridad en la cantidad, tipo, forma, dimensiones y la unidad de
medida a ser instalada en la dependencia o rea, se le asignar un cdigo o
nmero de placa al conjunto o conjuntos y su valor quedar a cargo del jefe de
rea; los elementos que componen el puesto de trabajo (silla, bases, mesn,
archivador, etc.) quedarn a cargo del funcionario que los tendr en uso.
Contadura General de la Nacin, Doctrina Contable Pblica Tomo 2. Concepto 0030 de Enero de
1998. P 189

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Al momento de realizar el desmonte total o parcial de paneles en una

dependencia, el nmero de piezas o metros sern descargados del cdigo
correspondiente y asignados al nuevo receptor.
3.5.2. MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA EMPOTRADOS-FIJOS
En las paredes de Inmuebles Teniendo absoluta claridad en sus caractersticas, el
registro contable y el control administrativo corresponder al tratamiento que se da
a las mejoras de las edificaciones, por lo que se contemplar como un mayor valor
de las mismas, correspondiendo su depreciacin al mismo periodo de vida til de
la edificacin.
3.5.3. EQUIPOS DE SONIDO, TELEVISORES, RETROPROYECTORES Y video,
CASETERAS.
()Los equipos de sonido, televisores, V.H.S, DVD, grabadoras periodsticas
retroproyectores, deben clasificarse como EQUIPOS DE COMUNICACIN O
COMO MUEBLES ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA dependiendo la actividad
que desarrolla la entidad, esto es que si la actividad principal est relacionada con
el ramo de las comunicaciones y estos elementos son utilizados para tal fin, deben
registrarse como EQUIPOS DE COMUNICACIN, si por el contrario estos
elementos se constituyen como herramientas de instruccin y capacitacin interna
deben registrarse como MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 6
3.5.4. CABLEADO ESTRUCTURADO
El sistema de cableado estructurado, dada su naturaleza e identidad propia y la
posibilidad de desarticularlo en trminos fsicos, y en particular, a que no
representa un componente directo de edificacin que altere su periodo de vida til,
() debe tratarse como mobiliario, y registrarse en la cuenta REDES, LINEAS
Y CABLES habilitada para el efecto en el Catlogo General de Cuentas del Plan
General de Contabilidad19

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3.5.5. BIENES MUEBLES E INMUEBLES SIN LEGALIZAR

() Cuando por cualquier circunstancia externa o interna, no se tenga la
evidencia documentara que garantice la veracidad de algunas operaciones que
deben ser objeto de incorporacin, como el caso de los bienes muebles o
inmuebles o la existencia de derechos y obligaciones, de los cuales se tengan
indicios sobre su propiedad o afectacin de la situacin patrimonial del ente
pblico, y por ende la de la Nacin, debern registrarse en CUENTAS DE
ORDEN, hasta tanto se disponga de los documentos que la acrediten 7
Una vez se tengan los documentos que acrediten la titularidad de los inmuebles,
se cancelarn las CUENTAS DE ORDEN, y se registrar el bien en el grupo de
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO O BIENES DE BENEFICIO Y USO
PUBLICO segn el caso, y las depreciaciones o amortizaciones a que haya lugar.
3.5.6. EQUIPOS DE COMUNICACIN Y COMPUTACION

Entre las subcuentas EQUIPOS DE COMPUTO, se contemplarn:
Computadores electrnicos anlogos o digitales de programa almacenado, sus
unidades de entrada y salida para el procesamiento electrnico de informacin
conectada en forma local, remota o fuera de lnea.
Mini computadores, microcomputadores porttiles y similares con memoria
electrnica o electromecnica programable, sus equipos perifricos conectados en
forma local, remota o fuera de lnea.
Equipos y unidades centrales, de control de canales, accesorios y dispositivos
electrnicos para conexin de unidades de entrada y salida.
Equipos y unidades para almacenamiento primario o secundario de informacin
en medios magnticos, con seleccin automtica directa o secuencial.
7
Plan General de Contabilidad Pblica, Manual de Procedimientos Relativos a los Principios, p.36

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Equipos de registro unitario y de trascripcin de datos a un medio accesible por

l computador.
Terminales, mquinas, equipos y dispositivos de teleprocesamiento para
transmisin y procesamiento de informacin a distancia con posibilidad de
interconexin a computadores electrnicos.
Dispositivos de almacenamiento secundario.
ACCESORIOS, REPUESTOS, PARTES, Y PIEZAS: Unidades de disco
magntico fijos, removibles; Unidades de cinta magntica, Unidades de disquetes
o casetes, Unidades de cinta, Unidades de disco, Unidades centrales de proceso
(C.P.U), censores de red inalmbricos repetidores de seal, Consolas, Unidades
lectoras de carcter pticos, Pantallas locales y remotas; Impresoras de lneas, de
caracteres de calidad mecanogrfica, locales o remotas; Mquinas para
trascripcin de datos, Unidades de grabacin, Mdem (modulares /
demoduladores), Unidades de transmisin de datos, Unidades de conversin de
datos, Unidades de control de comunicaciones, Unidades de despliegue de datos,
Unidades de control de dispositivos de entrada salida-, Unidades de graficacin
(Plotters), convertidores de medios magnticos, Mesas digitalizadoras,
Perforadoras de tarjetas, Convertidores digital / anlogo y anlogo / digital,
teleimpresoras, Lectores de cinta perforada de papel, Terminales porttiles,
concentradores, Mquinas registradoras programables, registradora programable,
equipos de microfilmacin, transistores, Alambres, Motores, bobinetes, Resistores,
Los dems equipos y mquinas de computacin y procesamiento de datos.
NOTA: Clasificacin Contable y Administrativa de los Bienes que para su
funcionamiento necesitan de varios componentes, tipo LOS COMPUTADORES:
La clasificacin Administrativa y contable de los equipos de computador al
momento de elaborarse el comprobante de entrada al Almacn, para facilitar el
control, reparacin asignacin y actualizacin, puede realizarse atendiendo
mecanismos que faciliten el control y seguimiento, entre otros se proponen:

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A.EL EQUIPO POR SU COMPONENTES COMO UNIDADES CONTABLES O

REGISTRO SEPARADO:
Partiendo de la factura que expide el proveedor, al que se le solicitar en el
contrato u orden de compra desagregar los bienes adquiridos en sus componentes
y accesorios Monitor, C.P.U, Software, teclado, Mouse, estabilizador, impresora,
UPS, filtro de pantalla, servicio de mantenimiento, tiempo de garanta, etc.-, para
lo que se puede tener en cuenta
COMPONENTE: Representa el elemento fundamental para una mquina o
equipo, indispensable para su buen funcionamiento; es decir, sin esta parte no
funciona o no puede cumplir con su cometido. Por ejemplo: un equipo de cmputo
como un todo no sirve y no prestara el servicio para el que fue adquirido si le falta,
el monitor, el teclado, la C.P.U., o una tarjeta de memoria.
REPUESTO: Representa el elemento o pieza de recambio que permite corregir un
desperfecto o dao en la mquina o en uno de sus componentes, como es el caso
de una tarjeta de memoria en un equipo de computo que debe ser cambiada por
que la que hace parte de la mquina se avero.
ACCESORIOS: Representa los elementos que dependen de lo principal, que son
tiles casi en la medida en que exista la mquina. Actualmente un accesorio para
un equipo de computacin, es el filtro o protector de pantalla, los forros guarda
polvo, las herramientas, los parlantes, etc. Es decir, es un elemento auxiliar que no
afecta el buen funcionamiento de la mquina.
En esta clasificacin y para efectos de un mayor control administrativo, cada
componente debe tener una identificacin que permita determinar su ubicacin
fsica en el equipo al cual se haya incorporado.
B. EL EQUIPO COMPLETO COMO UNIDAD CONTABLE:
Es decir se registra la mquina como un todo, que incluye los componentes
bsicos indispensables para su funcionamiento, C.P.U., monitor, mouse, teclado,
tarjetas de memoria, unidad de CD romo, fax, entre otros; administrativamente o
para los registros de almacn se asignar un cdigo o placa principal y en la

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tarjeta de control (krdex) se relacionarn las series o cdigos de identificacin de

dichos componentes, fsicamente la placa se adhiere al equipo en una o varios de
sus componentes.
En lo que respecta al control y registro de el software, repuesto y accesorio; ste
se realizar de manera independiente y su tratamiento atender lo previsto en el
presente manual.
3.5.7. RECLASIFICACION DE BIENES DEVOLUTIVOS (PROPIEDADES,
PLANTA Y EQUIPO) A: CONSUMO
Siendo potestativo de la entidad elaborar el catlogo de bienes, es facultad del
comit de inventarios a partir de la informacin presentada por el Responsable del
Almacn y Bodega, evaluar y autorizar mediante acto administrativo, la
reclasificacin de los bienes de devolutivos al grupo de consumo.
Este procedimiento debe ser realizado en la medida en que la actualizacin del
catlogo lo requiera, en especial previo a la toma fsica de inventarios.
3.5.7.1. PARMETROS.
1. El principio que rige la reclasificacin, estar fundamentado en lo previsto desde
el mismo instante de la adquisicin del bien; las adquisiciones que se hagan, cuyo
costo sea igual o inferior a medio salario mnimo mensual legal vigente, se deben
registrar como gasto. De igual forma se deben trasladar las compras de aos
anteriores cuyo costo se ajuste a este parmetro8
2. Con base en el catlogo de clasificacin de bienes emitido por la entidad el cual
ha tenido como base el objeto social de la entidad, las funciones que realiza y lo
previsto en el presente manual o mediante un estudio tcnico y contable, se
determinar cuales bienes o elementos devolutivos son susceptibles de
trasladarse a los grupos de bienes de consumo.
8
Plan General de Contabilidad Pblica. Carta circular No. 25 de diciembre de 2000

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Sobre la base de lo anteriormente expuesto, se llevarn a cabo como mnimo los

siguientes pasos:
1. El Responsable del Almacn y Bodega con base en los parmetros establecidos
elaborar el proyecto de reclasificacin o de actualizacin del catlogo de bienes
de la entidad; el que estar sustentado en conceptos tcnicos, contables y
jurdicos.
2. A partir de la informacin presentada por el Almacenista. El comit de
inventarios evaluar y presentara la propuesta para la reclasificacion de los
bienes, de acuerdo al catalogo de cuentas para el soporte del acto administrativo
Sobre la base del Acto administrativo se deben elaborar los registros contables
necesarios para los respectivos traslados de cuentas en forma coordinada con el
Almacn.
3.5.7.2. OTROS ACTIVOS- CARGOS DIFERIDOS (BIENES DE CONSUMO)
Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que
se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparece como
unidad independiente o como materia autnoma, y entran a constituir o integrar
otros bienes.
El ingreso al Almacn se realiza siguiendo el mismo procedimiento para bienes
devolutivos, su diferencia radica en la clasificacin interna por el Catlogo de
Bienes de la Entidad, situacin que tambin se reflejar en su ubicacin fsica
dentro de las bodegas, en los documentos de ingreso y salida, en los informes
consolidados de almacn.
En materia contable el ingreso de los bienes catalogados como de consumo se
registra en el grupo de CARGOS DIFERIDOS, MATERIALES Y SUMINISTROS.
La entrega al consumo o uso se registrar directamente en el gasto o costo, segn
el tipo de servicio o naturaleza de la entidad; o en los cargos diferidos de acuerdo
con la naturaleza del bien y los beneficios futuros que se obtengan de este tipo de
bienes.

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CAPITULO IV
ENTRADAS AL ALMACEN
4. ENTRADAS AL ALMACEN
Todo ingreso que se produzca en el almacn, se legalizara por medio de un
comprobante de ingreso, expedida por el rea de almacn-inventarios o de
manejo de bienes o administrativo.
-La entrada de bienes al Almacn se efecta con el COMPROBANTE DE
ENTRADA, que es el documento que acredita la ENTRADA REAL DEL BIEN o
ELEMENTO A LA ENTIDAD, siendo el nico soporte para el movimiento de los
requisitos en almacn y contabilidad.
-Ningn comprobante de compra o adquisicin de elementos se considera
legalizado si carece de la firma del almacenista que acredite que recibi los
elementos y que incluya el nmero de la orden de ENTRADA
PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS PARA LA ENTRADA DE BIENES DE
ACUERDO A SU ORIGEN
4.1. ORIGEN DE LAS ENTRADAS A ALMACEN
La entrada a Almacn se origina por cualquiera de las siguientes situaciones:
Adquisicin de bienes
Donaciones
Traspaso entre entidades
Traslado entre dependencias
Sobrantes
Reposicin o restitucin

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Inservibles
Bienes en demostracin*(cuando se autorice su adquisicin)
Por reconstruccin de equipos
Por retiro de partes o piezas de bienes que se dieron de baja para
aprovechamiento en la reparacin de otro bien.
Ingreso de Software
Bienes en comodato
su
La entrada de bienes a Almacn se efectuar teniendo en cuenta los siguientes

soportes, adems de factura o documento equivalente acorde a la Ley. De igual
forma todo ingreso al almacn se debe elaborar un comprobante, registrarse en el
boletn diario y registrarse en la tarjeta de kardex donde se anotaran todas las
caractersticas.
Contratos
Acta de entrega
Orden de Compra
Orden Administrativa
Caja menor
Convenios
Donaciones
Entrega de las dependencias de la Institucin
El comprobante de entrada debe ser elaborado en el Almacn en original y dos(2)

copias as:
1. Original para el Almacn General
2. Primera copia para la secretaria de Hacienda, como soporte de la cuenta para
el trmite de pago
CONTENIDO DE LA ENTRADA DE ALMACEN
Lugar y fecha
Numero de orden en forma consecutiva

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Identificacin del rea operativa u administrativa

Concepto de la transaccin y nmero del documento soporte
Concepto de la entrada especificando; nombre del proveedor,
documento de identidad o nmero de identificacin tributaria (NIT),
nombre y cdigo del elemento, unidad de medida, cantidad, valor
unitario, valor total por tem, valor total del comprobante, resumen
valorizados por cdigos, imputacin contable y firma del Alcalde
Municipal y el Almacenista.
4.1.1. POR ADQUISION DE BIENES
Son operaciones mercantiles a travs de las cuales la entidad adquiere bienes
mediante las erogaciones de fondos, de conformidad con las disposiciones
vigentes:
La entrada se perfecciona cuando el almacenista recibe el elemento y firma la
factura o comprobante de recibo, sea que el pago este o no realizado, para que el
almacenista reciba los bienes debe previamente confrontar las caractersticas
fsicas de los bienes objeto de entrada referente a cantidad, clase, marca, estado,
etc, contra los documentos que sustentan la operacin. A la llegada de los bienes
al almacn, el almacenista elabora el respectivo comprobante de entrada y enva
las copias a las respectivas dependencias.
La recepcin de los bienes debe realizarse en el almacn, bodegas o depsitos
segn lo pactado en el contrato u orden de compra o pedido correspondiente,
deben recibirse directamente en el lugar de utilizacin, tal es el caso de materiales
y equipos de difcil movilizacin y dems bienes que segn la necesidad del
servicio requieren de este tratamiento.
Todo recibo de elemento se respalda con un comprobante de entrada, elaborado
por el almacenista con base en la orden de pedido o contrato de factura comercial.
Si los elementos no corresponden a lo estipulado en el documento soporte (factura
o documento equivalente), el almacenista no proceder al ingreso y exigir el
retiro de esos bienes por parte del proveedor.

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PARAGRAFO PRIMERO: En caso de efectuarse entregas parciales por parte del

proveedor se proceder en la forma descrita anteriormente, el almacenista o el de
la bodega, segn sea el caso, deber llevar un control de entradas por cada
factura hasta finalizar totalmente la entrega y recibo.
4.1.2. ADQUISICION MEDIANTE CAJAS MENORES
Son adquisiciones de bienes a travs del sistema de fondos fijos reembolsables.
Desde el punto de vista administrativo y para efectos de control o de pagos, la
ALCALDIA, ha establecido dentro de sus procedimientos internos la elaboracin
de comprobantes de ingreso de los bienes a la entidad., lo cual es la autonoma y
control administrativo, por lo tanto toda adquisicin de elementos devolutivos y de
consumo adquiridos por el mecanismo de cajas menores, debe ser informada de
manera inmediata al funcionario que desempea las funciones de almacenista, al
cual deber envirsele copia de la factura correspondiente para que produzca la
entrada a almacn, quien simultneamente debe elaborar la salida de almacn a
cargo del funcionario que recibi el bien: esta debe estar soportada con el recibo
de caja menor, debidamente firmado.
El almacenista debe informar a travs de las copias de los respectivos
comprobantes de entrada y salida a contabilidad.
Para su legalizacin es condicin indispensable que los elementos hayan sido
registrados en el almacn y se expida el respectivo comprobante de entrada.
4.1.3. INGRESO POR DONACIONES
Hay donacin cuando por voluntad de una persona natural o jurdica se transfiere,
gratuita e irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece a favor de
una entidad estatal, previa aceptacin del funcionario administrativo competente.
La donacin se configura cuando La Alcalda recibe bienes de entes de diferente
nivel al Nacional. La donacin ser aceptada solamente por el ALCALDE

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MUNICIPAL y solo cuando ste no adquiera por efecto de la donacin gravmenes

pecuniarios o contraprestacin econmica. Podr sin embargo, adquirir el
compromiso de destinar el bien o bienes donados a los fines que condicione el
donante, siempre y cuando se ajusten a los usos propios del bien y a la
Constitucin y la Ley.
La donacin se considera perfeccionada, mediante la debida celebracin del
contrato, escritura pblica o acta que lo constituya, en la que se identifiquen
claramente el donante y el donatario, dems especificaciones pertinentes de la
entrega material de stos, y la elaboracin del comprobante de Ingreso al Almacn
de la ALCALDIA, especificando que se trata de una donacin
El valor de la donacin ser el que determine el donante en caso de bienes
muebles o inmuebles, especificando cantidades y valor unitario.
Cuando la entidad reciba bienes as titulo de donacin de personas naturales o
jurdicas o de entidades estatales, departamentales o municipales, el almacenista
elabora el respectivo comprobante de entrada e informa a contabilidad para lo de
su competencia.
Si el donante proviene de entidad oficial, el comprobante se hace con base en el
acta de baja de la entidad donante debidamente diligenciada la cual debe contener
la relacin de los elementos por grupos de inventario y valorizados.
En caso de que los elementos provengan de entidad particular el comprobante de
entrada se elabora con base en el acta de recibo y se fija mediante avalu
practicado por peritos legamente facultados para ello.
Segn la Constitucin poltica en su artculo 355, prev, que no se pueden
decretar auxilios o donaciones a favor de personas naturales o jurdicas de
derecho privado. En este sentido, la entidad antes de efectuar donacin de sus
bienes debe buscar la venta de los mismos, para lo cual previamente es
indispensable establecer que dichos elementos no son necesarios para su
servicio. Y en todo caso la donacin nicamente procedera entre entidades del
estado o a instituciones sin nimo de lucro, siempre y cuando estas cumplan los
requisitos de la norma constitucional y del Decreto 777 de 1992.

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Adicionalmente se tendr en cuenta que haya existido ofrecimiento escrito del

donante con detalle de los bienes y de las condiciones que exige sobre el uso de
los bienes, documento de aceptacin de la donacin por el Alcalde Municipal de la
entidad donataria, acta de recibo de los bienes donados en la cual se estipule las
condiciones bajo las cuales se recibe la donacin, caractersticas, valores,
unidades por grupo de inventarios, etc. Esta acta deber ser firmada por el
Almacenista de la entidad donante y la entidad donataria y sus respectivos
representantes legales.
4.1.4. INGRESO POR SOBRANTES DE INVENTARIO
Se considera que hay ingreso por sobrantes cuando en el momento de practicar
una prueba selectiva o inventario fsico, se determina que el nmero de elementos
o unidades es superior a los registrados en el Kardex o en los inventarios a la
fecha respectiva del inventario.
Esta mayor cantidad se registrara en relacin de sobrantes para analizarla y
determinar la causa que la ocasiono, dando inmediato aviso de la diferencia al
Jefe del departamento o seccin de inventarios, de manejo de bienes o
administrativo de la Entidad o al ordenador. Si por este estudio se establece el
motivo se producir la correccin, pero si no se encuentra, se solicitara al
departamento o seccin, o al ordenador ya citados, la expedicin de la orden de
alta con la observacin de que se trata de un ingreso por sobrantes en el
inventario, cuya causo no pudo establecerse.
4.1.5 INGRESOS POR APARICION DE ELEMENTOS QUE NO FIGURABAN EN
LOS INVENTARIOS O EN LAS DEL ALMACEN
Este caso es similar al anterior, con la diferencia de que la aparicin de los
elementos o su aumento de cantidad se observa en una poca cualquiera del ao,
por confrontacin entre las existencias fsicas y las que firmen en los inventarios o
en las respectivas cuentas.

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Tan pronto como esto ocurra se dar aviso escrito al departamento o seccin, o al
ordenador ya citados, y se averiguara la causa de la diferencia, si se encuentra se
harn las correcciones del caso, pero de lo contrario se solicitara al mismo
departamento o seccin, o al ordenador, la expedicin de la orden de alta
correspondiente con la observacin de que se trata de aparicin de elementos en
el almacn.
4.1.6. INGRESOS POR COMPENSACION
Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento de los bienes
hayan podido confundirse con otros semejantes, de los cuales hay cantidades
faltantes podrn hacerse las compensaciones del caso, siempre que se trate de
artculos similares, de una misma naturaleza o clase que puedan ser causa de
confusin.
En este caso, el departamento o seccin de inventarios, de manejo de bienes o
administrativo de la entidad, o el ordenador, expedir la orden de alta por la
cantidad sobrante compensada, y la de baja por compensacin para el egreso de
los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de alta.
Los artculos sobrantes que no puedan ser compensados debern darse de alta
como sobrantes, y faltantes, que no pudieren obtener compensacin, se dejaran a
cargo del responsable.
El Almacenista elaborar el acta correspondiente y solicitar a la administracin la
autorizacin de la compensacin previa evaluacin de las causales y de los bienes
motivo de tal actuacin. Para el caso de las reas operativas la autorizacin de la
compensacin la har el Coordinador de la seccin o jefes de Unidad
No son susceptibles de compensacin los bienes que figuren en los registros
identificados como cuerpo cierto dado que stos se individualizan mediante un
nmero o una serie tales como: Mquinas, vehculos, electrodomsticos y otros.
La compensacin se perfecciona con la autorizacin de la administracin o
Coordinador del rea Operativa, segn sea el caso efectuando los registros en la
tarjeta de kardex respectiva.

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4.1.7. INGRESOS POR PRODUCCION DE ELEMENTOS

Cuando el almacenista suministre elementos, materiales o materias primas para
produccin de elementos de cualquier naturaleza, exigir que en las ordenes de
baja se indiquen los nombre de los que con ellos se van a fabricar o producir y los
dar de baja en sus cuentas, pero abrir una cuenta transitoria de referencia para
su control posterior. Terminando el proceso de transformacin, recibir los
elementos producidos, en cuya orden de alta debe incluirse una relacin de las
cantidades de los elementos y materiales gastados. Con estos datos verificara que
esas cantidades estn de acuerdo con las que entrego, y que los sobrantes se
hayan devuelto al almacn. Hecha esta verificacin y si est de acuerdo, firmara la
orden de alta descargando de la cuenta transitoria las cantidades que a dicha
orden correspondan, quedando en este puesto en la liquidacin a los recibidos,
mas los dems gastos de produccin, corresponde a la seccin de contabilidad
respectiva o a la que lleve esas cuentas.
Cuando el almacenista reciba ordenes de alta parciales de elementos producidos,
la suma de todas las cantidades de los gastados y la de devueltos debe ser igual
al total de los que suministro para la produccin.
4.1.8. INGRESO DE BIENES RECIBIDOS POR REPOSICION
Consiste en la restitucin del bien por parte del funcionario responsable, o de la
compaa aseguradora. Dicha restitucin debe efectuarse con un bien que tenga
las caractersticas similares o superiores al perodo.
Para la reposicin se tendr en cuenta lo establecido en el presente manual
Hay reposicin cuando se reemplaza o entrega lo que hace falta.
Para recibir bienes por reposicin, cuando el responsable los entrega en igualdad
de condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y
estado de los que faltan, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

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a) Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes, ofreciendo los que va a
reponer y detalle de ellos;
b) Aceptacin, en principio, de que se haga la reposicin, expedida por el Jefe del
departamento del manejo de bienes (almacenista) o por el Alcalde Municipal.
c) El comit de Inventarios debe estudiar los bienes ofrecidos, la que incluir al
jefe del departamento de la unidad donde estaba el bien que va a reponer, el Al
calde Municipal, el Almacenista, donde certifique que s est entregando los
bienes, al almacenista, darn el concepto de que si los bienes ofrecidos son
iguales en sus caractersticas a los faltantes.
d) Acta de recibo firmada por las personas que intervinieron en la verificacin de la
entrega y por el responsable que los repones, y
e) Si los bienes se haban dado de baja, expedicin de la orden de alta (entrada)
correspondiente firmada por el Alcalde Municipal, contador pblico de la Alcalda y
Control Interno.
PARAGRAFO: El valor que s de a los bienes en la orden de alta (entrada) y en
los inventarios y cuentas, debe ser el mismo con que antes figuraban en ellos.
4.1.9. INGRESO POR DEVOLUCION DE ELEMENTOS O REINTEGRO DE
BIENES
Se entiende por reintegros la devolucin al almacn de bienes que no se requieren
en una dependencia determinada, para el cumplimiento del objetivo al cual fueron
destinados: por ejemplo supresin de la dependencia, obsolescencia, etc
pudiendo la administracin optar por habilitacin, redistribucin o baja.
Cuando un jefe, empleado, o contratista, necesite devolver al almacn elementos
o bienes de cualquier naturaleza, no podr hacerlo mientras no obtenga la
autorizacin correspondiente del departamento o seccin de inventarios de
manejo de bienes o administrativo, o del ordenador. En esta solicitud anotara el
nmero de comprobante con que los elementos le fueron suministrados y las

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especificaciones que cada uno tenia en ella, o en el inventario mediante el cual los
hubiere recibido. Se expedir por medio de una orden de alta para su reintegro al
almacn, y con ella el interesado efectuara la devolucin,
El almacenista, al recibirlos, deber constatar su estado, clase, calidad, marca,
modelo y dems especificaciones, que deben ser iguales a los que figuren en las
bajas con que le entregaron, o a los que incluye el alta si provienen de elementos
recibidos por inventario. Si hecha esta comprobacin se advierte que los
elementos no concuerdan, o han sido sustituidos o tienen especificaciones,
marcas o nmeros diferentes, no firmara recibo de ellos y devolver la orden de
alta con las observaciones escritas, al departamento o seccin o al ordenador
atrs citados, para que se averige el motivo del cambio o sustitucin y se
deduzcan las responsabilidades consiguientes. Si encuentra correcta la
devolucin, firmara la orden de alta respectiva y entregara a quien hizo la
devolucin una copia de la, firmada. Esta copia constituye el nico comprobante
legal que tiene el responsable que hizo la devolucin para demostrar la entrega y
para descargar los elementos de sus inventarios.
4.1.10. INGRESO DE BIENES EN DEMOSTRACIN:
Los bienes recibidos en demostracin solo ingresan en el almacn cuando se
autorice su adquisicin, provisionalmente se registran extracontablemente y
quedaran a cargo del funcionario que los tenga en su poder o servicio.
Est prohibido guardar bienes de propiedad particular dentro del almacn o que
permanezcan en cualquier dependencia
4.1.11.
INGRESOS
DOCUMENTACION
POR
LLEGADA
DE
ELEMENTOS
SIN
SU
Cuando por importaciones, adquisiciones o compras lleguen al almacn elementos

o bienes que no vengan acompaados de su documentacin o falte alguno de los
comprobantes, el almacenista dar aviso escrito a la administracin de la entidad,
y en unin de esta, procedern a desempacarlos, elaborando una relacin con la
cantidad de cada elemento, marca, modelo, calidad, envase y dems detalles, a
fin de que la administracin, efectu un avalu aproximado de cada uno, con base

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en los documentos disponibles, para darlos de alta provisionalmente. Tan pronto

lleguen los documentos faltantes se har la liquidacin definitiva y las diferencias
que resulten entre los valores calculados y los reales se legalizaran por asiento de
diario en la contabilidad, refrendado por el contador pblico de la Alcalda y control
interno, corrigiendo en las cuenta los valores que provisionalmente se hubieren
asignado a cada elemento. Si alguno de ellos ya ha sido despachado, el
almacenista, dar aviso a los destinatarios para que hagan la correccin de su
valor en sus cuentas o inventarios. Copia de los asientos de diario y de las
relaciones de modificacin de valores se adjuntaran a la orden de alta primitiva
como constancia de su modificacin y de los nuevos precios correspondientes a
los elementos en ella detallados.
4.1.12. INGRESO POR RECONSTRUCCIN DE EQUIPOS:
Cuando se produzca entrada por reconstruccin de equipos, el valor que se ponga
al elemento ser igual al que tena antes de su arreglo, mas el costo de los
materiales, repuestos y gastos de reconstruccin. Si para esta labora el
almacenista suministra materiales o elementos, abrir una cuenta transitoria para
registrar el total de elementos y gastos incluidos en la reconstruccin.
4.1.13. ENTRADA DE PIEZAS, PARTES, ACCESORIOS RETIRADOS DE LOS
EQUIPOS DADOS DE BAJA, PARA SER UTILIZADOS EN UNA FUTURA
REPARACIN DE OTRO BIEN.
Cuando se dieren de baja elementos inservibles, de los cuales puedan
aprovecharse partes utilizables que no sea conveniente desperdiciar o destruir, se
har una relacin de estas y se enviara al almacenista la relacin para que se
haga el avalu de estas y se produzca la entrada al almacn y su registro contable
en el grupo de piezas, partes y accesorios.
4.1.14. INGRESO DE SOFTWARE:
La entidad podr obtener el software que requiera para el desarrollo de sus
actividades, mediante un proceso normal de compra o de adquisicin directa a

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travs de proveedores que lo tengan desarrollado puede ser ajustado a las

necesidades o, contratando su desarrollo de acuerdo con las necesidades y
parmetros que la entidad especifique, en cuyo caso igualmente entregara las
licencias correspondientes. La otra modalidad de adquisicin ser desarrollndolo
al interior de la entidad con persona, insumos y logstica propia.
SOFTWARE ADQUIRIDO:
El ingreso se registrara al interior del almacn atendiendo los pasos establecidos
en el presente manual para el ingreso de bienes, la clasificacin se realizara d
acuerdo con lo establecido por l catalogo interno de clasificacin (software o
intangibles. El control administrativo podr estar en cabeza del responsable de
almacn y Bodega o del rea de sistemas e informtica.
SOFTWARE DESARROLLADO AL INTERIOR DE LA ENTIDAD:
Este caso se tipifica con aquel software que la entidad decide sean producidos por
sus propios ingenieros cumpliendo las etapas que constituyen lo que se denomina
el ciclo completo de vida de un sistema, etapas tales como:
ANLISIS: Etapa donde se desarrollan las especificaciones funcionales teniendo
en cuenta l diagnostico y las necesidades planteadas por la entidad.
DISEO: Incluye el desarrollo del diseo fsico y lgico.
DESARROLLO (PROGRAMACIN): A partir del diseo fsico se desarrollan las
estructuras.
PRUEBAS: Etapa donde se corrigen posibles inconsistencias y se ajustan los
requerimientos.
LIBERACIN DEL SISTEMA: Etapa donde entrega el producto final para el
funcionamiento y uso.
El control del desarrollo del software estar a cargo del funcionario asignado para
liderar o coordinar su ejecucin, quien con el ordenador del gasto, sern los

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responsables de verificar que los soportes contables que respalden la inversin

con cargo a la apropiacin presupuestal correspondiente, identifiquen claramente
este hecho, de manera que a nivel contable sean soporte valido y suficiente para
la acumulacin de los costos. As mismos sern los responsables de formalizar la
entrega del producto final al responsable de Almacn y Bodega para su
incorporacin a los activos de la Entidad.
El control administrativo del software diseado podr estar en cabeza del
responsable de almacn y bodega o del rea de sistemas e informtica.
Contablemente el costo de produccin, en la medida en que la ejecucin del
proyecto se va realizando en sus diferentes etapas en forma parcial o definitiva,
debe ir siendo registrado con cargo a la cuenta de cargos diferidos, estudios y
proyectos. En el momento en que se ponga en produccin (servicio del usuario), el
costo total causado se debe clasificar a la cuenta de intangibles, software; se
deber estipular el tiempo en que va a prestar el servicio para efectos de su
amortizacin.
4.1.15. INGRESOS DE BIENES RECIBIDOS EN COMODATO:
Cuando una persona o entidad de derecho pblico o privado entrega bienes en
comodato a entidades del sector pblico, estos deben ser ingresados al almacn o
bodega y registrarse en CUENTAS DE ORDEN, denominadas BIENES
RECIBIDOS DE TERCEROS, por cuanto se recibe o entrega el uso y no la
propiedad especificando l termino de duracin del comodato.
El comprobante de ingreso deber contener todos los requisitos establecidos en el
contrato referente a las especificaciones tcnicas y fsicas del bien, condiciones,
trminos y valores, entre otras.
El rea responsable del control de inventarios (almacenista) abrir carpeta de
seguimiento y custodia de estos bienes, hasta realizarse la cancelacin del
contrato con la devolucin de los bienes a quien hizo la entrega.
Cuando finalice el plazo contractual pactado, se proceder a efectuar la salida y se
cancelaran las cuentas de orden que se hubieren abierto,

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CAPITULO V
5.2 SALIDA o EGRESO DE BIENES DEL ALMACEN
Un egreso es la salida fsica de los bienes del almacn originada por suministro o
entrega de elementos, bajas inservibles e innecesarias, bienes dados en
prstamo, traspaso a otras entidades pblicas.
5.2.1 SALIDA DE BIENES DE USO COMN Y GENERAL
Se consideran como bienes de uso comn y general los destinados a ser
utilizados por cualquier funcionario de la ALCALDIA, para desarrollar las funciones
asignadas y dems inherentes al cargo y/o actividades relacionadas con el objeto
de la entidad.
5.2.2 CUSTODIA DE LOS BIENES DE USO COMN Y GENERAL
Cuando se trate de bienes de uso comn y general asignados a una dependencia
especfica, sern cargados al jefe de la respectiva oficina y no al inventario
individual de los subalternos, por lo tanto a ninguno de stos, se le puede exigir el
recibo de los elementos que no vaya a utilizar en forma exclusiva para el
cumplimiento de sus labores. No obstante al cuidado y conservacin de estos
bienes corresponde a todos los funcionarios de la dependencia a la cual est
asignado el bien.
Los bienes de uso comn y general de la ALCALDIA instalados y ubicados en las
diferentes oficinas y dependencia tales como los muebles modulares, equipo de
aires acondicionado(fijos y porttiles), archivadores, cajoneras, sillas, equipos y
muebles instalados en las salas de junta y reuniones, equipo de video y
audiovisuales, equipos de recreacin y deporte y en general todos aquellos que
no puedan ser asignados a algn funcionario, estarn bajo la custodia y
responsabilidad del Almacenista; para la realizacin de actividades estar a cargo
el jefe coordinador de las actividades.

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Los bienes intangibles como software corporativo, licencias o permisos para el uso
de los mismos e imgenes satelitales, estarn bajo la custodia y responsabilidad
del Jefe de Oficina de Informtica y Telecomunicaciones o quien haga sus veces.
El comprobante de salida de bienes de almacn es un documento que identifica
en forma clara y detallada la salida fsica y real de un bien nuevo. Mediante su
expedicin cesa la responsabilidad fiscal, administrativa y legal por la custodia,
proteccin, conservacin y tenencia por parte del funcionario que desempee las
funciones de almacenista, trasfiriendo esta responsabilidad al funcionario
destinatario, una vez ste lo haya firmado.
Cuando el envo se realiza a travs de empresa transportadora, la responsabilidad
del almacenista cesa en el momento en que el transportador recibe el bien y firma
la gua o planilla respectiva. Todo egreso de almacn se debe elaborar un
comprobante; registrarse en el boletn diario y registrarse en la tarjeta de kardex
donde se anotaran todas las caractersticas.
El Almacenista elaborar el acta correspondiente y solicitar a la administracin la
autorizacin de la compensacin previa evaluacin de las causales y de los bienes
motivo de tal actuacin. Para el caso de las reas operativas la autorizacin de la
compensacin la har el Coordinador de la seccin o jefes de Unidad
No son susceptibles de compensacin los bienes que figuren en los registros
identificados como cuerpo cierto dado que stos se individualizan mediante un
nmero o una serie tales como: Mquinas, vehculos, electrodomsticos y otros.
La compensacin se perfecciona con la autorizacin de la administracin o
Coordinador del rea Operativa, segn sea el caso efectuando los registros en la
tarjeta de kardex respectiva.
5.2.3 NORMAS GENERALES PARA LA SALIDA DE BIENES

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El comprobante de salida de bienes del almacn es el documento legal que

identifica clara y detalladamente la salida fsica y real de un bien, cesando de esta
manera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad por la custodia,
administracin, conservacin, etc por parte del Almacenista y quedando en poder
del funcionario destinatario.
El comprobante de salida debe elaborarse por el almacenista en forma simultnea
a la entrega de bienes con base en la solicitud de pedido debidamente tramitada y
autorizada.
El almacenista no puede variar ni el destinatario, ni el lugar de destino en el
comprobante de salida, ni cambiar o reemplazar elementos por otros, aunque
sean similares o tengan el mismo valor.
El almacenista debe admitir como firma de recibo del comprobante de los jefes de
oficinas o dependencias como constancia del traslado de responsabilidad por
dichos bienes, con anotacin del numero de sus documentos de identidad y el
sello, si lo hubiere.
Cuando se trate de entrega de bienes a entidades o personas naturales o
jurdicas, la firma en el comprueba con la gua o planilla de la empresa
transportadora, sin perjuicio de exigir que el comprobante este firmado por el Jefe
de la Oficina o dependencia a quien van destinados
El Almacenista no puede hacer firmar el comprobante de salida de bienes del
almacn por el destinatario mientras no le entrega todos los bienes que en el
figuren, como tampoco expedirle constancias de que queda debiendo o que
posteriormente le entrega determinados elementos.
EL COMPROBANTE DE SALIDA, es el documento soporte para registros de
movimientos por salidas en los listados o tarjetas del almacn, control de
inventarios de devolutivos en servicio y asientos contables.
En ningn caso se permite la salida de bienes basado en rdenes verbales ni
mediante vales o recibos provisionales. Si esto llega a suceder la responsabilidad

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por desacato de las normas recaer exclusivamente sobre el funcionario que la

desempee las funciones de almacenista.
El documento Salida de Almacn deber estar debidamente numerado en forma
ascendente y consecutiva, elaborador en original y 2 copias sin que presentar
tachones ni enmendaduras. Su distribucin ser la siguiente:
Original para el Almacn General
Primera copia para contabilidad
Segunda copia para la carpeta del funcionario que recibe
5.2.4 INFORMACION QUE DEBE CONTENER LA SALIDA DE ALMACEN
Lugar y fecha de emisin
Numeracin en forma ascendente y consecutiva
Identificacin del Almacn o rea Operativa a que pertenece
Descripcin de la salida especificando: Identificacin (Stiker)
Dependencia del destinatario
Nmero de pedido
Nmero de entrada
Nombre del funcionario que recibe
Destino (descripcin del nombre de la cuenta contable)
Descripcin detallada de los bienes
Unidad de medida
Cdigo cuenta
Cantidad despachada
Valor unitario
Valor total (en letras y nmeros)
Resumen por cdigos de cuentas
Nombres completos, firma del funcionario y documento de
identificacin del funcionario que recibe
Nombres completos, firma del funcionario de Almacn que entrega
Numero de renglones utilizados

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5.2.5 ORIGEN DE LA SALIDA DE BIENES DE ALMACEN

La salida de Almacn se origina por cualquiera de las siguientes situaciones:
Salida de bienes de uso comn y general

Suministro o entrega de elementos a cargo de los funcionarios.
Salida de bienes entregados a terceros
Traspaso de bienes a otras entidades publicas
Salida por donacin
Salida por traslado entre almacenes
Salida de bienes de consumo
Salida de elementos, partes, accesorios, piezas para reconstruccin de
elementos o equipos.
Suministros de bienes devolutivos para uso de contratistas.
5.2.5.1 SALIDA DE BIENES A SERVICIO A CARGO DE LOS FUNCIONARIOS

Los bienes que salgan al servicio o cargo de los funcionarios o contratistas que
por cualquier vnculo sirvan a la ALCALDIA MUNICIPAL y para lo cual sea
necesario utilizarlos, sern los que se encuentran clasificados en la cuenta de
bienes muebles en bodega 1635.
En el comprobante de entrega o salida de activos fijos se debe elaborar un acta de
entrega que debe contener:
Identificacin completa de los bienes

El valor que figura de adquisicin
El funcionario que esta a cargo de los mismos
Clausula de responsabilidad para el caso de prdida o extravi
5.2.5.2 SALIDA DE BIENES ENTREGADOS A TERCEROS

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La ALCALDIA solo podr hacer entrega de sus bienes a personas jurdicas, bajo
las siguientes modalidades establecidas en el Plan General de Contabilidad
Pblica y que el uso corresponda a realizar actividades dirigidas a la comunidad.
Cuando la ALCALDIA entrega un bien, para que por un tiempo un tercero haga
uso de l con la obligacin de restituirlo, previamente deba constituir un convenio
o contrato suscrito entre las partes, donde se establezca el buen uso y
responsabilidad de su reintegro.
La salida de Almacn se elaborar por el funcionario el Almacenista, con
fundamento en el convenio o contrato correspondiente, la cual deber tener la
relacin detallada de los elementos a entregar, discriminada por cdigos,
indicando cantidad, estado de conservacin, especificaciones tcnicas y /o fsicas
y valores.
Para la entrega de los bienes se suscribir el acta por parte el Almacenista y la
persona facultada para recibirlos.
Vencido el plazo del prstamo, corresponde al Almacenista, gestionar su
devolucin o retorno, verificando las caractersticas de los bienes.
5.2.5.3 SALIDA DE ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA COMISIONES y / o
ACTIVIDADES MISIONALES
Cuando el Almacn entrega a un funcionario un bien(s) para ser utilizado en una
comisin o actividades misionales autorizada por la Administracin y programada,
para la salida de estos bienes se diligenciara el siguiente formato donde se
identifique:
Nombre completo del funcionario responsable de la actividad.
Descripcin del bien(s) con las caractersticas que figuran en el
inventario
Placa de inventario
Cantidad
Fecha entrega

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Fecha retiro
Especificacin del estado del bien
Firma del funcionario que entrega
Firma del funcionario que recibe
Para elaborar la salida de los bienes el funcionario que desempea las funciones
de Almacenista tendr como soporte la solicitud de pedido con el visto bueno del
Jefe inmediato funcionario comisionado. Al trmino de la finalizacin de la
actividad, el funcionario deber reintegrar el bien al Almacn en las mismas
condiciones, cantidades y estado de funcionamiento como lo recibi.
5.2.5.4 BIENES ENTREGADOS EN PRESTAMO PARA USO DE OTRA
ENTIDAD PBLICA o EN COMODATO
El prstamo se configura cuando una dependencia entrega a otra un bien para
que haga uso de el por un tiempo determinado, con la obligacin de restituirlo en
las mismas condiciones en que fue entregado. El prstamo debe cumplir como
mnimo el siguiente procedimiento.
Se debe recibir solicitud escrita de la entidad que necesita el bien indicando
el destino del mismo, duracin del prstamo, nombre y cargo del
funcionario responsable de los bienes.
El Alcalde Municipal que entrega elabora el convenio administrativo firmado
entre las partes, donde quede expreso el tiempo de uso, entidad solicitante,
servicio a prestar, caractersticas del bien, nombre del funcionario
responsable, entre otros.
El Almacenista que entrega, elaborara un acta de entrega donde conste el
estado de conservacin de los bienes, especificaciones tcnicas y fsicas y
los valores

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NOTA: Los bienes en comodato deben estar amparados por una pliza de
garanta
Para legalizar el prstamo se debe suscribir un acta de entrega por parte de
los responsables de almacn, bodega y/o inventarios y por los
representantes legales de ambas partes. Con este documento se efectuara
el registro correspondiente en el sistema de kardex de inventarios. Se
enviara copia a contabilidad.
Los bienes entregados en calidad de prstamo no deben ser retirados de
los inventarios, se llevara el control administrativo. Su registro en
contabilidad corresponde a BIENES ENTREGADOS A TERCEROS.
Cuando se venza el plazo de duracin del prstamo que aparece en los
registros, corresponde al responsable de jurdica y almacenista gestionar la
devolucin oportuna del bien y la actualizacin de los registros
correspondientes.
5.2.5.5 SALIDA POR DONACION
La donacin entre entidades cuando la ALCALDIA hace entrega a ttulo gratuito
de alguno de sus bienes, a entes estatales ya sean de orden departamental,
municipal y distrital
PROCEDIMIENTO PARA DONACION
Para la baja por donacin se requiere acto administrativo mediante el cual el El
Alcalde, autorice al Almacenista, dar de baja definitiva de la Propiedad, Planta y
Equipo de la Alcalda y se traspasa con los respectivos derechos a la entidad que
los recibe.
La entrega se formaliza con el acta suscrita entre el Alcalde Municipal, el
almacenista quien entrega y quien recibe el representante Legal, almacenista
quien recibe, o quien est debidamente autorizado para hacerlo.

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REQUISITOS PARA DONACION

a) Certificacin del Almacenista en la cual conste que el bien que va a ser
donado no se necesita para el desarrollo de las actividades normales de la
Alcalda
b) Acto Administrativo del Alcalde Municipal mediante el cual autoriza efectuar
la donacin indicando la entidad y los bienes que van a ser entregados.
c) Aceptacin del representante legal de la entidad que va a recibir la
donacin.
5.2.5.6 SALIDA DE BIENES DE CONSUMO
Los bienes que salgan para el consumo de los funcionarios o contratista que por
cualquier vnculo sirvan a La Alcalda y para lo cual sea necesario utilizarlos, sern
los que se encuentran clasificados en la cuenta 1910 CARGOS DIFERIDOS.
5.2.5.7 SALIDA DE ELEMENTOS, PARTES, ACCESORIOS, PIEZAS PARA
RECONSTRUCCIN DE ELEMENTOS O EQUIPO.
Cuando el almacenista entregue elementos, materiales, partes, accesorios, piezas
para reconstruccin de elementos o equipos, se exigirn la solicitud de las
mismas, indicando que equipo van a reconstruir y llevara a una cuenta transitoria
los elementos y materiales, para costear el valor total del elemento o equipo a
reconstruir.
CAPITULO VI
6.1 MOVIMIENTOS QUE NO GENERAN ENTRADA NI SALIDAS DE ALMACEN

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Dentro de los movimientos que no generan entrada ni salidas de almacn, estn

los siguientes:
Prestamos temporales de bienes entre unidades

Recibo y entrega de bienes de personal retirado o trasladado
Depsitos de bienes
Hipoteca de inmuebles
Bienes en consignacin
6.1.1 PRESTAMOS TEMPORALES Y/O CAMBIO DE UBICACION DE BIENES

ENTRE LAS DEPENDENCIAS
Es el proceso mediante el cual se cambia la ubicacin fsica de bienes dentro de
las dependencias y oficinas de la entidad, ocasionando por tal motivo la cesacin
de responsabilidad de quien los entrega, transfirindola a quien los recibe.
Para efectos de los registros contables y de almacn, es de carcter obligatorio la
elaboracin de la Entrada a Almacn el mismo da en que se reciban los bienes.
Con el propsito de cumplir con las formalidades plenas se hace necesaria que el
Almacenista, reciba, devuelva la salida de almacn debidamente firmada y copia
de la entrada a la dependencia remitente.
El almacenista, al momento de recibir los elementos debe verificar que estos
corresponden en caracterstica de funcionamiento, estado fsico y cantidades a los
relacionados en la salida de almacn adjunta. De igual forma se debe registrar la
novedad de ubicacin fsica.
El traspaso solo podr efectuarse entre funcionarios de la misma rea Operativa u
Administrativa, dando cumplimiento a los siguientes requisitos:
a) Solicitud escrita del jefe de la unidad o dependencia que necesita los bienes,
enviada al Almacenista, indicando el destino de uso que vaya a drseles, nombre
y cargo de la persona que debe recibirlos.
b) Autorizacin del traslado, expedida por el Jefe de la unidad de Almacn.

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c) Devolucin de los bienes al almacn por el jefe de la unidad de los bienes que
los tena y el retiro respectivo de la ubicacin fsica que estaba bajo su
responsabilidad.
d) Entrega de los bienes por el almacn a la dependencia u oficina a la que se
destinan, y alta en sus inventarios, y
e) Expedicin, por el departamento o seccin, o por el ordenador ya citados, de las
rdenes de baja y de alta de los bienes trasladados.
Anexo a la entrega se debe diligencia el siguiente documento, con la siguiente
informacin:
Lugar y fecha
Nombre de la persona que entrega
Nombre de la persona que recibe
Especificaciones del elemento o elementos que traspasa indicando
cantidades, caractersticas y valores.
Nmero de identificacin del bien (stiker) o placa de inventario
Firma de quien entrega y quien recibe.
PARAGRAFO: El funcionario que sea trasladado o se retire definitiva o

temporalmente del cargo, deber hacer entrega de los bienes a su cargo, a su
sucesor o jefe inmediato. En ningn momento al funcionario trasladado podr
llevarse los elementos a su cargo para la nueva dependencia.
Cuando la entrega y recibo de los bienes se dilate injustificadamente, el
funcionario responsable de esa situacin, incurrir en investigacin disciplinaria.
6.1.2 RECIBO Y ENTREGA DE BIENES POR RETIRO O TRASLADO DEL
PERSONAL RESPONSABLE.
Es la devolucin de bienes al Almacn por el funcionario responsable. Cuando el
funcionario responsable por los bienes se retire o traslade de su cargo, debe hacer
entrega de los bienes que tiene bajo su responsabilidad, mediante inventario. Esta

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entrega debe ser al funcionario entrante o a quien designe el inmediato superior

del funcionario saliente.
Cuando la entrega se haga al nuevo funcionario, se debe realizar el inventario
respectivo y levantar un acta de entrega y recibo, en coordinacin con el Jefe de
Almacn.
El acta debe ser firmada con numero de cedula tanto del funcionario que entrega
como del que recibe, relacionando detalladamente los bienes objeto de entrega.
Si un funcionario que figure como responsable, se retira sin hacer la entrega
formal, El Jefe de Almacn en conjunto con quien sea nombrado en reemplazo,
realiza un inventario fsico y levanta un acta, a partir del momento, quien recibe,
responde por los elementos. Sobre los elementos faltantes se creara la
responsabilidad en proceso, con cargo al funcionario saliente, informndosele por
escrito de esto y dndole un plazo no mayor a treinta (30) das para legalizar dicha
situacin, en caso omiso responder administrativa y fiscalmente por los bienes
faltantes.
Cuando al funcionario que entrega la dependencia o bienes a cargo, no se le
seala por parte del superior inmediato la nueva persona que le debe recibir, esta
debe realizar la entrega al superior inmediato.
Cada funcionario sin importar su vinculacin, funcionario de planta, cooperativa,
provisional o contratistas, debe tener su inventario personalizado y responder por
los bienes recibidos para el desarrollo de sus funciones y velar por la custodia,
cuidado y administracin de los bienes de la Alcalda.
Todo funcionario jefe de seccin debe velar que todos los bienes, que se
encuentren en la dependencia a su cargo estn debidamente legalizados e
inventariados. No deben existir sobrantes por cuanto la falta de legalizacin de los
mismos, se reflejan como inconsistencias en los estados financieros de la Alcalda.
El documento de reintegro debe contener:
Nombre completo del funcionario que reintegra

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Descripcin del bien con las caractersticas que figuran en el

inventario (serie, modelo, marca, placa de inventario)
Cantidad
Especificacin del estado en que entrega los bienes (bueno o malo)
Firma del funcionario que reintegra
Firma del Almacenista
NOTA: Sin excepcin todos los reintegros se deben hacer al Almacn
Realizado el reintegro al almacn, se registrar el movimiento de entrada en el
Kardex del almacenista, conservando la cuenta de Propiedad Planta y Equipos,
donde se encuentre contabilizado el bien. De igual manera registrar la salida en
el kardex tarjeta del funcionario que reintegra.
PARAGRAFO: Cuando se trate de reintegros de cualquiera clase de bien ser
requisito como soporte para su recibo por parte del Almacn, el concepto tcnico
sobre el estado del bien, emitido por el tcnico, el de mantenimiento, el de
sistemas o del Almacenista segn sea el caso, o por quien haga sus veces en las
reas operativa.
6.1.3 DEPOSITOS DE BIENES DE OTRAS ENTIDADES PBLICAS

Hay depsito cuando se ponen bienes o cosas bajo la custodia o guarda de
entidad o persona abonada que quede en la obligacin de responder de ellos y
devolverlos cuando se le exija.
Para hacer deposito de bienes nacionales, en dependencias de la nacin o en
otras entidades pblicas, por razones de inseguridad, o incapacidad del local
donde se encuentren, de imposibilidad de llevarlos a sus propias dependencias,
falta de local, terminacin o aplazamiento de obras, terminacin de campaas o de
funcionamiento de dependencias, falta de almacenista o de responsable de ellos,
o cualquier otra causa que justifique el depsito para la defensa, cuidado o
conservacin de los mismos, se requiere el cumplimiento de los siguientes
requisitos:

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a) Orden escrita del representante legal, autorizando l deposito, con indicacin de

la entidad o persona a quien deben confiarse, lugar y sitio donde deben entregarse
y motivos que justifican l deposito;
b) Relacin pormenorizada de los bienes a depositar, por agrupaciones de
inventario, con indicacin de cantidad, estado, especificaciones y valores con que
figuren en los mismos;
c) Aceptacin escrita del Representante Legal de la entidad o quien haga sus
veces, determinando las condiciones que para ello exija, nombre de la
dependencia, lugar y empleado a quien debe entregarse o el Almacenista, con
constancia de que responde por los bienes depositados y tiempo por el que los
recibe, y
d) Acta de entrega de los bienes, firmada por el represente legal o quien haga
sus veces que los deposita y el representante legal de la entidad que recibe el
depsito. En dicha acta se dejara constancia de los bienes en la forma indicada
especificando caractersticas, cantidades. La entidad o dependencia depositante
cubrir oportunamente los gastos de conservaciones, cuidado, manutencin y
seguridad de los bienes dentro de las condiciones establecidas y durante todo el
tiempo que dure l deposito.
PARGRAFO: Si se trata de un depsito ordenado por autoridad judicial o de
polica, orden escrita y legalizada, visada por el jefe del departamento o seccin, o
por el ordenador.
Los bienes en depsito no pueden usarse, ni consumirse.

Los bienes en depsito no pueden darse de baja en los inventarios del
almacn o de la oficina o dependencia que los tenia, donde seguirn
figurando con la constancia de que se encuentran depositados, con
anotacin de la dependencia, lugar y funcionario o empleado que los
recibi.
6.1.4 HIPOTECA DE INMUEBLES

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Hay hipoteca cuando se afecta un inmueble como garanta especifica de una

obligacin.
Para hipotecar inmuebles de entidades descentralizas, se requiere dar
cumplimiento a los siguientes requisitos:
a) En los casos de los establecimientos pblicos o de Empresas descentralizadas,
la autorizacin la dar quien este facultado para ello de acuerdo con las
disposiciones legales que los rigen.
b) Aprobacin del Concejo Municipal para tramitar la negociacin, con inclusin
del jefe de almacn, comit de inventarios, y de un representante de la contralora
que tendr voz pero no voto,
c) Acta firmada por los funcionarios expresados en el anterior numeral, con
especificacin del desarrollo y condiciones de la negociacin materia de la
garanta hipotecaria,
d) Recibo de la oficina donde el prestamista consigno el valor total del prstamo, si
se trata de una operacin de esta naturaleza;
e) Otorgamiento de la correspondiente escritura pblica. Copia de esta escritura,
debidamente registrada, se archivara junto con los inventarios en la entidad que
tramito la operacin y otra se enviara a los entes de control;
f) Autorizacin expedida por el representante legal, para que se anote en el
inventario del inmueble el contrato realizado.
CAPITULO VII
7. BAJA DE BIENES
La baja de un bien es cuando es retirado DEFINITIVAMENTE del servicio tanto
de forma fsica como de los registros del patrimonio de la ALCALDIA o por

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obsolescencia, o por estar inservible o porque siendo servible ha sido donado,

vendido, permutado, hurtado o robado.
La baja de bienes constituye una decisin administrativa propia e interna de la
ALCALDIA, como parte del sistema de control interno a que esta obligada la
administracin pblica en todos sus ordenes, en virtud de los artculos 209 y 269
de la Constitucin Poltica y las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998.
Corresponde al comit de inventarios, levantar el acta del bien(s) para la baja y su
disposicin final, documento soporte para el acto administrativo emitido por el
Alcalde Municipal, donde se indica las razones de la baja y el destino final del
mismo.
7.1. SITUACIONES QUE DAN ORIGEN A BAJA DE BIENES
Venta
Destruccin
Baja por hurto, caso fortuito o fuerza mayor
Baja por perdida de bienes en poder del personal
Baja por perdida de bienes en poder de los transportadores
Baja por rotura, desuso o vencimiento
Baja de bienes para premios en concursos, exposiciones
competencias, trabajos o labores similares
Baja de bienes para donaciones con destino al fomento o ayuda a la
educacin en salud.
Bajas por desmantelamiento de mquina, equipos, aparatos, etc.
Baja por inservible ( no amerita su reparacin)
Baja por tecnologa ms avanzada
Bienes servibles(que no tienen uso en el desarrollo de las operaciones
de la Institucin)
Baja de Software
PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES

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El almacenista elaborar el acta para dar de baja los bienes la cual deber estar
suscrita conjuntamente por la administracin, comit de inventarios, Control
Interno y el Almacenista.
Una vez suscrita el acta se remitir los documentos al Alcalde Municipal que
mediante Acto Administrativo autoriza la baja. Indicando las razones de la misma,
concepto tcnico, y foto del estado del activo y el destino que se le debe dar a los
bienes.
Con base en el Acto Administrativo y dems documentos soporte, el Almacenista
elaborar el documento de salida definitiva de los bienes de la Entidad y remitir al
Departamento de Contabilidad para los requisitos contables correspondientes.
El Acta para dar de baja los bienes deber contener la siguiente informacin:
a) Relacin de los bienes objeto de baja, indicando cantidades, valores unitarios y
totales, discriminndolos por cdigos de inventario identificando sus
caractersticas, estado de conservacin, nmero de serie, marca, modelo y
placa de inventario. Dentro del Acta tambin se consignar el destino que
debe drsele a los bienes dados de baja.
b) El registro contable se origina por el traslado del activo a las cuentas de orden
deudoras de control en las subcuentas 8315 ACTIVOS TOTALMENTE
DEPRECIADOS, AGOTADOS O AMORTIZADOS y permanecern hasta la
venta o donacin de los mismo y el Almacenista levantar acta segn
autorizacin de la administracin para proceder a la elaboracin del acto
administrativo, sern remitidos al Departamento de Contabilidad para cancelar
las cuentas de orden.
7.2. BAJA POR FALTANTES
Se considera que hay faltantes cuando en el momento de practicar una prueba
selectiva se determina que el nmero de elementos es inferior a los registrados en
el kardex o en los inventarios.

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Si como resultado de los inventarios o pruebas selectivas en las diferentes

dependencias de la entidad aparece un faltante, los funcionarios que practique
dicha actuacin deben elaborar el acta respectiva detallando las caractersticas y
unidades de los bienes.
El almacenista proceder a registrar en la cuenta 8361 RESPONSABILDADES
EN PROCESO, a cargo del funcionario o particular responsable del bien, el valor
correspondiente a los faltantes detectados de acuerdo con los registros contables.
Copia del informe o del acta de la diligencia practicada se remitir a la
Administracin, Recursos Humanos y Control Interno para que sta adelante el
procedimiento a seguir por la administracin.
7.3. BAJA POR VENTA DE BIENES
Es la operacin mercantil consistente en la transparencia del dominio de un bien
servible o inservible a cambio de un precio en dinero.
Elaborada la relacin de los bienes a dar de baja la Administracin solicitar u
ordenar, l avalu comercial que permita establecer el valor o monto total de los
bienes para la venta por lotes. En el evento que en la Entidad que no haya
funcionario idneo para efectuar el avalo, deber contratarse los servicios de un
perito experto en la materia. El valor que resulte del avalo determinar la
modalidad del procedimiento para la venta, la cual puede ser por venta directa o
por martillo (venta por mayor valor estimado)
7.3.1. BAJA POR VENTA DIRECTA POR LA ALCALDIA.
Las entidades pblicas debern acogerse para la enajenacin de bienes a lo
dispuesto en los artculos 88 a 109 del Decreto 1510 de 2.013 que reglamenta la
Ley 80 de 1.993 y la Ley 1150 de 2.007.
PARAGRAFO PRIMERO: los funcionarios de La Alcalda que participen en el
proceso de seleccin y venta estarn impedidos para adquirir dichos bienes.

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Concluido el procedimiento anterior el alcalde Municipal remitir los documentos a

la Secretara General para la elaboracin del contrato de compraventa.
7.3.2. BAJA POR VENTA POR LA MODALIDAD DE MARTILLO. Siempre que el
avalo de los bienes supere la menor cuanta la venta se realizar a travs de la
modalidad de martillo.
La escogencia de la firma vendedora se efectuar d acuerdo con los principios
establecidos en la Ley 80 de 1993, artculo 24, pargrafo tercero y dems normas
concordantes.
7.3.3. BAJA POR VENTA DE INMUEBLES
Para vender inmuebles se puede por cualquiera de las modalidades descritas
anteriormente, procediendo a los siguientes pasos:
a) Disposicin legal que autorice la venta del inmueble.
b) Avalu del inmueble efectuado por el Instituto Agustn Codazzi. el avalu se
efectuara d acuerdo con las disposiciones que los rigen.
c) Consecucin de la titulacin completa del inmueble
e) Efectuada la consignacin del valor del inmueble, otorgamiento de la
correspondiente escritura pblica.
PARAGRAFO: Para la enajenacin de bienes deber estarse a lo dispuesto en los
artculos 88 a 109 del Decreto 1510 de 2.013 que reglamenta la Ley 80 de 1.993 y
la Ley 1150 de 2.007.
7.4. BAJA POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR
Esta modalidad de salida se origina cuando aquellos bienes que habiendo estado
en servicio o en almacn han desaparecido y se ha declarado la imposibilidad de

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su recuperacin, caso en el cual se deben gestionar los aspectos legales,

administrativos y contables a que haya lugar. En cualquiera de los casos
comprobados de hurto, o perdida por caso fortuito o fuerza mayor, se debe realizar
la baja definitiva en los correspondientes registros administrativos y contables.
Las siguientes personas tienen l deber de informar a las autoridades
competentes los hechos que dieron origen a la prdida, dao o hurto, tan pronto
han tenido conocimiento del hecho, allegando los correspondientes documentos
probatorios:
a) Funcionario o persona a cuyo cargo figuren los bienes.
b) Jefe de la dependencia, si no los hubiere entregado a persona alguna o hubiere
omitido hacerle firmar el correspondiente inventario.
c) Funcionario responsable del Almacn o de Bodega, si se trata de bienes en
bodega,
d) Cualquier otra persona o funcionario que tenga conocimiento de los hechos.
Dentro del procedimiento a seguir se tendrn en cuenta los siguientes pasos:
En caso de hurto, una vez confirmado el hecho, el funcionario a quien le
ocurri el evento o aquel a cuyo cargo estaban los bienes, proceder a
informarlo por escrito ante la Oficina de Almacn, anexando la denuncia
respectiva elevada antes las autoridades competentes para efectos de la
investigacin pertinente y reclamacin ante la firma aseguradora.
Cuando la prdida o dao definitivo suceda por caso fortuito o fuerza
mayor, quien tena en uso el bien en el momento del evento o aquella
persona que lo tiene a su cargo, presenta por escrito informe
pormenorizado al responsable del Almacn quien proceder de forma
inmediata a tramitar la reclamacin ante la firma aseguradora por el valor
asegurado.

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El responsable del Almacn elaborara el documento o acta de prdida o

dao de bienes, donde se resuma la informacin completa respecto al bien,
entre otras: costo histrico, deterioro, nombre del funcionario a cargo de
quien aparece el bien, valor de reposicin, o asegurado y concepto tcnico
o de experto si a ello hubiere lugar. El documento ser firmado previa
conciliacin con la informacin contable.
Con base en el documento o acta de prdida o dao, se elaborara el
comprobante de salida en donde se evidencie el hecho y se proceder a
descargar el valor de los bienes de los registros de la cuenta contable
correspondiente y se dar traslado a la cuenta de responsabilidades en
proceso internas, hasta esclarecer el hecho, as mismo deben realizarse los
registros en Almacn.
El responsable del Almacn enviara copia de los documentos al Alcalde
Municipal, quien ordenara a la oficina de talento humano, control interno,
para adelantar la investigacin interna relacionada con la responsabilidad
administrativa.
Transcurrido el tiempo establecido en los procedimientos internos, informaran
el resultado a la administracin, quien de acuerdo con el informe podr
autorizar el retiro de la responsabilidad, la ejecucin del fallo y /o el
resarcimiento de los perjuicios causados al erario publico si como sancin
accesoria a la principal as lo determina la investigacin disciplinaria.
De acuerdo con lo previsto en la Ley 42 de 1993, la ley 610 de 2000, el
manual de responsabilidades vigente y /o los procedimientos establecidos
al interior de la entidad, para el caso en que se identifique funcionario
responsable por dao, perdida o hurto, el registro ser por el valor del bien.
Para efectos de los procesos internos o administrativos, la restitucin o
pago en efectivo podr ser efecto de una conciliacin o el resultado del fallo
definitivo emitido.

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Para el caso de las responsabilidades fiscales, de llegarse a un arreglo con

el responsable del bien a travs de pago o reposicin, tal hecho se
informara al organismo de control fiscal que adelante el proceso.
Si la perdida ocurre estando los bienes en poder de transportadores o de
personas particulares que legalmente los hayan recibido, su valor se llevara
a la cuenta de otros deudores, subcuenta reclamaciones e
indemnizaciones, mientras se surten los tramites de indemnizacin, para lo
cual el Alcalde Municipal o funcionario que l delegue proceder a las
reclamaciones y dems acciones legales pertinentes.
PROCEDIMIENTO A SEGUIR POR EL FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL
BIEN (s).
En caso de prdida de un bien, el funcionario responsable o quien en el momento
de la prdida lo est utilizando, deber proceder de la siguiente manera:
Cuando el funcionario detecta la perdida, deber formular el denuncio ante
las autoridades competentes en un trmino no mayor de tres (3) das
Informar por escrito a la Administracin, adjuntado copia del denuncio. En
las reas Operativas adems informar al Coordinador de la misma.
PARAGRAFO: Cuando la persona a cuyo cargo figuren los bienes no de
oportunamente el informe y el hecho se descubra por cualquier otro medio, esta
circunstancia constituir presuncin de negligencia y descuido en el manejo de los
bienes a su cuidado y se tendr como agravante de su culpabilidad para el solo
efecto de la investigacin administrativa.
PROCEDIMIENTO A SEGUIR POR LA ADMINISTRACIN
La Administracin una vez recibido el informe del funcionario con el respectivo
denuncio deber informar por escrito al Almacenista remitiendo los documentos
correspondientes para que proceda a descargar los bienes objeto de la prdida de

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la propiedad
simultnea.
planta y equipo en servicio y crear la responsabilidad en forma
1. El Almacenista remitir a la oficina de Control Interno y contabilidad

fotocopia de la entrada al Almacn, de la cual de acredite la propiedad del
bien.
2. Para que se adelante la correspondiente reclamacin ante la compaa de
Seguros y fotocopia de la salida de almacn para su envo a Control Interno
junto con los documentos soporte para la investigacin.
3. El Almacenista enviar la documentacin requerida a la compaa de
seguros, para que sta a su vez adelante los trmites tendientes al pago del
siniestro.
4. El Almacenista informar los procedimientos realizados por escrito al
Alcalde Municipal, anexando los documentos antes mencionados incluida
copia del oficio de la reclamacin, para que adelante la investigacin
correspondiente. Copia de la reclamacin tambin se enviar a la oficina
de Control Interno para su informacin.
PARGRAFO: Sobre el resultado de la reclamacin ante la compaa de Seguros
y concluida la investigacin realizada al funcionario, la Administracin enva los
documentos soportes a Control Interno Disciplinario quien remitir a la Contralora
General de la Repblica el resultado de la misma cuando el funcionario
investigado aparezca como responsable disciplinariamente en caso de prdida o
dao. De la misma manera se proceder cuando la compaa de seguros o el
funcionario no reconozcan la totalidad del valor del bien.
El incumplimiento por el jefe o superior de las obligaciones establecidas lo har
responsable de los faltantes, daos o deterioro.
PROCEDIMIENTO CUANDO EL TRABAJADOR AUTORIZA EL DESCUENTO
POR EL VALOR DEL BIEN PERDIDO

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a) Relacin pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventario, con

las caractersticas, cantidades y valores que figuren en el mismo.
b) Cotizacin comercial de los bienes a descontar o avalu de ellos por la
administracin.
c) Orden de descuento dado a la Secretaria de Hacienda y/o pagador remitido
por el superior o jefe administrativo facultado legalmente para disponer
esos descuentos. En dicha orden se anotara el nombre de la persona a
quien debe efectuarse el descuento, cargo que desempea, relacin
detallada de los bienes con sus cantidades y valores comerciales o de
avalu, firmada por el funcionario que la expide. Control interno verificara la
planilla de pago de sueldos, jornales o cualquier otra asignacin para
comprobar el respectivo descuento, en caso omiso se crearan las
responsabilidades.
d) Constancia del descuento y recibo de consignacin en la cuenta
correspondiente.
e) Efectuado el descuento se dar autorizacin para descargar los elementos
del inventario del responsable y producir el asiento de diario para el egreso
de su valor de la cuenta de Elementos devolutivos en servicio.
f) Cuando la persona a quien se hizo el descuento compruebe posteriormente
que no tuvo responsabilidad en la perdida, tendr derecho a que
inmediatamente se le devuelva el valor total que haya pagado o que se le
hay descontado, mediante resolucin administrativa de pago, en la que se
determinara la imputacin presupuestal correspondiente.
g) En caso de que existan indicios o sospechas que no se trata de una perdida
sino de sustraccin, el jefe que entrego los bienes formulara el denuncio y
proceder al procedimiento disciplinario como lo dispone el presente
manual.
7.5. BAJA POR PERDIDA
TRANSPORTADORES
DE
BIENES
EN
PODER
DE
LOS

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Para autorizar baja de bienes despachados por los almacenistas o responsables y

perdidos en poder de los transportadores, se requiere el cumplimiento de los
siguientes requisitos:
a) Gua, recibo o planilla que ampare el transporte (cargamento), expedido por
el transportador.
b) Si la prdida del cargamento despachado es total o parcial, el almacenista
debe dar aviso escrito de la perdida a la administracin, tan pronto tenga
conocimiento del hecho, soportado con copia de la gua, recibo o planilla
del envi que expidi el transportador y se proceder a elaborar el acta
citando el nombre de la empresa a quien consigno el cargamento, numero
de la gua, recibo o planilla, fecha de la entrega, nombre del destinatario y
lugar del destino, numero, cantidad y contenido de los mismos. Esta acta la
elaborara con la intervencin de testigos actuarios.
c) La apertura para determinar la perdida y la responsabilidad y se levantara
el acta de la diligencia con la intervencin de los transportadores o
aseguradores, y de dos testigos actuarios. El acta se elaborara, asimismo
por el destinatario y dos testigos actuarios cuando se encuentren faltantes
d) Copia de la comunicacin de reclamo a los transportadores, con constancia
de la fecha en que se envi o entrego y respuesta de estos.
e)Si el cargamento estaba asegurado, copia de la carta a los aseguradores,
con la misma constancia indicada y respuesta de estos.
Cuando ocurra la prdida total de un cargamento despachado por los fabricantes o
proveedores con destino al almacn de la Alcaldia, corresponde realizar el proceso
al proveedor, ante la entidad transportadora o aseguradora y los elementos
perdidos continuaran a cargo del proveedor.
7.6. BAJA POR ROTURA, AVERIA, ALTERACIN, DESUSO O VENCIMIENTO

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Para autorizar baja de bienes por rotura, avera, alteracin, desuso, vencimiento u
otras causas similares no imputables a culpa o dolo del responsable, se requiere
el cumplimiento de los siguientes requisitos:
a) Acta levantada por el responsable, con intervencin del jefe de la unidad, el
almacenista, y dos testigos actuarios. En el acta se har relacin
pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventarios, con las
caractersticas, cantidades y valores que consten en los mismos, con
constancia de los que han sufrido daos y causas que los produjeron.
b) La orden de baja expedida por el Alcalde Municipal, respaldada por el acta
de comit de inventarios. Si se trata de rotura de elementos devolutivos en
servicio, autorizacin expedida de igual forma para producir el egreso en los
inventarios del responsable, y elaboracin del asiento de diario para
descargar su valor en la cuenta de ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN
SERVICIO.
7.7. BAJA DE BIENES PARA PREMIOS EN CONCURSOS, EXPOSICIONES,
COMPETENCIAS, TRABAJOS O LABORES SIMILARES
Para dar de baja elementos, artculos, herramientas, maquinas, aparatos, equipos
que se destinen como premios en concursos, exposiciones, competencias,
trabajos, labores o similares se requiere el cumplimiento de los siguientes
requisitos:
a) Disposicin que autorice la entrega de tales bienes, con estipulacin de las
condiciones y requisitos que deben llenar los interesados para obtenerlos y
recibirlos.
b) Relacin pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventarios, con las
caractersticas, cantidades y valores que figuren en los mismos.
c) Acta elaborada por el comit de inventarios para la adjudicacin de los premios,
con indicacin de las personas que se presentaran al concurso y de las que
resultaron favorecidas, circunstancias, meritos tenidos en cuenta para la

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adjudicacin, clase, detalle y valor del premio que correspondi a cada uno. Esta
acta debe ser firmada por todos los actuantes;
d) Acta de entrega de los bienes, firmada por la comisin respectiva y por los
beneficiados.
e) Expedicin por la administracin de la orden de baja, con la refrendacin de
control interno
7.8. BAJA DE BIENES PARA DONACIONES CON DESTINO AL FOMENTO DE
LA EDUCACIN, DEPORTE, CULTURA.
Para dar de baja tiles de escritorio, libros de enseanza o instructivos, artculos u
objetos para premios en planteles educacionales o de accin social; para el
fomento o ayuda en la educacin ,deporte, cultura, se requiere el cumplimiento de
los siguientes requisitos:
a) Disposicin del Alcalde Municipal en la que reglamente y fije las condiciones
para realizar estas entregas, a que entidades o personas que tengan derecho a
ellas . En esta orden se debe detallar la clase de elementos que autorice entregar
y motivos que justifiquen estas donaciones, y
b) Orden de baja para cada entrega, expedida por el Alcalde Municipal, con
respaldo en la disposicin prevista en el ordinal anterior, y con refrendacin de
control interno.
c) El almacenista, debe registrar la entrada y salida de Almacn de estos
elementos soportados con los anteriores documentos.
7.9. BAJA POR
APARATOS, ETC.
DESMANTELAMIENTO
DE
MAQUINAS,
EQUIPOS,
Para dar de baja a maquinas, equipos, aparatos, etc., por desmantelamiento,

cuando su estado, posible prdida total o parcial, costo de sostenimiento o
vigilancia, inutilidad, o grave dao, que hagan aconsejable esta medida para

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aprovechar las partes utilizables, se requiere el cumplimiento de los siguientes

requisitos:
a) Solicitud escrita hecha por el almacenista, con enumeracin de cada uno de los
que se van a desmantelar, clase, marca, numero, capacidad, detalles y valores de
inventario que permitan su exacta y completa identificacin, anotando su
procedencia, tiempo aproximado de servicio y motivos
que justifican el
desmantelamiento.
b) El Comit de Inventarios, el Almacenista , el Jefe de la unidad que tiene los
bienes a desmantelar y Control interno intervienen en la vigilancia del
desmantelamiento y el consecuente aprovechamiento de las piezas o partes
utilizables.
c) Diligencia de desmantelamiento y elaboracin del acta respectiva firmada por la
comisin de que trata el ordinal anterior y adems por uno de los tcnicos o
trabajadores especializados que intervinieron en el. En el acta se relacionara
pormenorizadamente los bienes a desmantelar, las partes, piezas, accesorios y
repuestos que resultaren, separndolos en utilizables y no utilizables, con avalu
para los primeros, efectuado por la administracin.
Los inservibles se
contabilizaran como tales para darlos de baja despus de que se efectu la
destruccin fsica de ellos, o para venderlos o donarlos, si as lo dispone la
administracin, en cuyo caso se cumplirn las normas sobre enajenacin o cesin
de bienes naciones,
d) Expedicin de la orden de baja de los bienes a desmantelar soportado con el
acto administrativo expedido por el Alcalde Municipal y con refrendacin del
contador pblico y control interno.
e) Orden de entrada de las partes, piezas, accesorios o repuestos utilizables y de
los no utilizables, con base en las actas y refrendacin del contador pblico y
control interno.
7.10. BAJA POR DESTRUCCIN DE INSERVIBLES
DEVOLUCIN DE INSERVIBLES AL ALMACEN:

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Es el reintegro al almacn de los bienes devolutivos en servicio, previo

cumplimiento de los siguientes requisitos:
Las dependencias que no requieran para su uso elementos que por su
deterioro u obsolescencia no prestan ningn servicio y definitivamente se
encuentren daados, elaborar un documento de devolucin soportado y
justificando las fallas tcnicas del bien.
Este documento debe contener: dependencia, nombre, firma y cedula del
responsable de los bienes, numero de identificacin de inventarios, cdigo,
descripcin, cantidad, valor unitario y valor total del elemento a reintegrar
(esta informacin de valores puede ser solicitada al Almacenista)
De encontrar conforme el bien, el almacenista recibe el bien elaborando
una nota contable y realiza el respectivo descargue del bien de la
dependencia respectiva e inicia en un termina no mayor de 30 das el
procedimiento para hacer el egreso del bien por inservible, debidamente
certificado por el rea de mantenimiento o jefe de sistemas o quien haga las
veces.
La baja de los bienes inservibles: Es el retiro fsico y contable de bienes que por
su desgaste, desuso, rotura, obsolescencia fsica o vencimiento no son tiles para
la entidad y se clasifican como:
Elementos que se encuentran daados, averiados, alterados, destruidos,
inutilizados o en psimas condiciones.
Los que se encuentran fuera de servicio por imposibilidad de conseguirles
repuestos o que por el excesivo costo de estos o de la mano de obra no
justifiquen su reparacin
Para dar de baja bienes inservibles, se requiere el cumplimiento de los siguientes
requisitos:
a) Declaracin expresa del jefe de Almacn de que son inservibles, que no son
aprovechables y de que en su concepto no tienen valor comercial que haga
aconsejable o posible su venta.

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b) Que los bienes figuren en la cuenta de ELEMENTOS INSERVIBLES

c) Relacin pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventarios, con las
caractersticas, cantidades y valores que figuren en ellos.
d) Destruccin fsica de los elementos, con intervencin del Almacenista, el comit
de inventarios, y un representante de contralora (si existe oficina en el Municipio)
y se procede a elaborar el acta respectiva que ser firmada por los actuantes, y
e) expedicin de la orden de baja soportada en el acto administrativo, con
refrendacin de contador pblico y control interno.
7.11. BAJA DE SOFTWARE
Este proceso surtir los mismos pasos establecidos en el presente manual para la
baja definitiva de bienes.
SOFTWARE TIPIFICADOS COMO NO UTILES U OBSOLETOS
Plenamente identificado que el programa no es utilizable en la entidad, pero se
tiene conocimiento que puede prestar servicio en otra, se proceder a realizar el
traslado o traspaso mediante acta de entrega a valor en libros o el que se estipule;
la transaccin implicara la salida definitiva del programa, licencias y derechos, los
registros de salida definitiva de almacn y contabilidad estarn soportados por el
acta que autoriza la baja y entrega (traspaso o traslado a otra entidad), a la cual se
anexaran los oficios de ofrecimiento y aceptacin.
Si en el evento de realizar una baja de equipos de computo, el software va
incorporado, deber especificarse este hecho en el acta de
SOFTWARE TIPIFICADO COMO INSERVIBLE
Se define inservible un software cuando posee caractersticas y especificidades,
cuyo objeto fue satisfacer necesidades propias de la entidad, que previo anlisis

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tcnico se ha determinado que el ente no lo utilizara en el futuro, ni podr ser

usado por otra entidad.
Definido lo anterior, se proceder a la destruccin del original y de todas sus
copias, incluidas las licencias que acreditan su propiedad. En el acta de
destruccin se dejara constancia de la extincin total del software. Este
procedimiento surtir los pasos definidos en el manual para baja de inservibles.
Los registros de salida del almacn y la afectacin contable se soportaran en el
acta de destruccin a la que se anexara una certificacin expedida por el personal
competente en donde se deje constancia de la eliminacin del software de los
equipos de la entidad, identificando en las dependencias que tenan uso del
mismo, el acta y resolucin de baja donde se tipifica el bien como inservible y las
razones que justifican su destruccin.
7.12. BAJA DE BIENES QUE NO SON PROPIEDAD DE LA ENTIDAD
Es la salida definitiva de los bienes que por alguna razn fueron incorporados en
el inventario de propiedad, planta y equipo, y que previa verificacin tcnica y legal
se identifico que no son propiedad del ente publico, por lo cual se debe realizar la
entrega al correspondiente dueo quien deber demostrar su propiedad.
Mediante Acta de Baja se formalizara la salida de estos bienes, la cual detallara
las razones que justifican este hecho, la autorizacin del retiro de los registros
administrativos y contables. Se deber anexar copia del documento que certifique
la propiedad de quien reclame y el acta de entrega debidamente firmada por las
partes.
CAPITULO VIII
8. MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DE CONSUMO CONTROLADOCARGOS DIFERIDOS

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8.1. BIENES DE CONSUMO CONTROLADO-CARGOS DIFERIDOS

Definidos como aquellos bienes que habiendo sido registrados directamente al
gasto como consumo, la entidad a travs del comit de inventarios y con base en
concepto de expertos al igual que por lo previsto en el programa de austeridad en
el gasto, decide que deben ser controlados administrativamente.
Esta clasificacin administrativa se defini con el propsito de ejercer el control de
aquellos bienes tambin llamados activos de operacin, bienes que no tienen las
caractersticas de bienes de consumo final o fungibles, que no se extinguen o
fenecen por el primer uso que se hace de ellos, que no tienen el carcter de
permanencia y estn sujetos al deterioro por el uso, en algunas oportunidades su
costo no es representativo, razones para que su registro contable se haga en la
cuenta Cargos diferidos o Gastos y en la subcuenta que corresponda a cada bien
de acuerdo con la clasificacin contable.
Para llevar a cabo el control de estos bienes, es necesario crear mecanismos de
control administrativo mediante adopcin por ejemplo de registros estadsticos de
adquisicin y consumo, inventarios fsicos por dependencia, de tal forma que se
pueda hacer seguimiento sobre la utilizacin y consumo por parte de cada uno de
los funcionarios.
Estos elementos pueden ser, entre otros, uniformes de equipo especial, llantas y
neumticos, repuestos de vehculos, maquinaria, partes y piezas de computadormouse, teclados, elementos de oficina, cosedoras, perforadoras, tijeras, aquellos
de comedor y cocina, vajillas, cubiertos, y en general se podran considerar, los
bienes que cumplan con las caractersticas enunciadas anteriormente, cuyo costo
de adquisicin sea inferior a medio salario mnimo mensual legal vigente, sin ser
necesariamente los enunciados, es potestativo de la entidad, en su catalogo
clasificar los bienes sobre los cuales considere necesario controlar el uso que de
ellos hacen los funcionarios.

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8.2. MANEJO DE TELEFONOS FIJOS Y CELULARES

El decreto 1737 de 1998 en su artculo 14 establece:
Las entidades territoriales adoptarn medidas equivalentes a las dispuestas en el
decreto 1737 de 1998 en su artculo 14.
Las llamadas internacionales, nacionales y a celulares debern estarn
controladas mediante cdigos que permitan los accesos o permisos para
responsabilizar a los funcionarios del uso del telfono y evitar su uso por personas
diferentes o ajenas a las autorizadas. Solo se podrn asignar telfonos celulares
con cargo al presupuesto de la Entidad, exclusivamente a los funcionarios
autorizados por la parte administrativa mediante resolucin emitida, con planes
cerrados, que sirven para controlar el gasto por este servicio.
La parte administrativa establecer el consumo mximo autorizado para cada
telfono fijo o celular. El exceso del autorizado ser cancelado por el responsable
del telfono.
NOTA: La direccin administrativa definir los mecanismos de control y a la
persona encargada del control de los consumos autorizados para los telfonos y
ser responsable de la informacin que se rendir a la Contralora en los trminos
establecidos en la Resolucin orgnicas 05289-CGR.
8.3. MANEJO DE VEHICULOS:
La parte administrativa mediante acta de entrega asignara los vehculos al
personal de conductores que realizan labores inherentes al cargo bajo la
responsabilidad, custodia y buen uso del parque automotor de la institucin,
estableciendo controles de consumo de combustible, lubricantes, mantenimiento,
reparaciones por cada vehculo, Km recorridos, control de salidas y entradas de
vehculos al parqueadero de la ALCALDIA, tiempo recorrido, verificados con los
estndares establecidos por la administracin.
8.3.1. SUMINISTRO DE LLANTAS Y NEUMTICOS:

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Las llantas y neumticos tienen el carcter de diferidos-Materiales y suministros

a) A partir de la solicitud hecha por el responsable del vehculo y autorizado por el
Jefe inmediato, le corresponder al Almacn, revisar el control estadstico del
consumo y determinara si la cantidad solicitada y las especificaciones tcnicas
solicitadas son concordantes con las que usa el vehculo y si debe hacer la
entrega en el periodo.
Para el efecto se debe mantener actualizada la hoja de vida o control de
mantenimiento con los nuevos suministros, que estar a cargo del almacenista y
controlada por la oficina de control interno.
b) Si se adquieren llantas, neumticos, repuestos o elementos para atender las
solicitudes de suministro en la entidad, la compra debe registrarse como cargos
diferidos, materiales y suministros y cuando se haga la entrega estos valores
saldrn a las cuentas de gasto o a un cargo diferido para efectos de su
amortizacin.
Si los elementos no se tienen en bodega, sino que se entregan a travs de
contratos de suministros, su registro se har directamente en cuentas de gasto,
todos los registros deben estar sujetos a la documentacin correctamente
diligenciada y legalizada, cuenta de cobro o factura enviada por el proveedor
cumpliendo todos los requisitos determinados para este tipo de contratos.
8.3.2. REPUESTOS PARA VEHCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO:
a) El comprobante de salida debe detallar y especificar el tipo de repuestos,
cantidad y sitio donde se prestara el servicio de reparacin, y debe ser
concordante con la orden de suministro en los datos del vehculo,
maquinaria o parque automotor, para el cual se destinan los bienes o
elementos.
b) El Almacenista, el supervisor del contrato, constatara el cambio del
repuesto bien sea en el taller de la entidad (s existe) o de proveedores
externos. El comprobante de salida ser firmado por el funcionario que

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retire el repuesto del Almacn, que ser debidamente autorizado por el

Alcalde Municipal. Los repuestos cambiados se pueden vender como
chatarra
c) En el momento de Ingresar un vehculo a mantenimiento, la entidad deber
elaborar un inventario de sus partes o componentes, entregndole copia al
responsable del vehculo, quien verificara su exactitud al momento de
ingreso, permaneciendo en el sitio hasta la salida del vehculo del
respectivo taller.
d) El responsable del inventario de los vehculos ,supervisor del contrato,
deber dejar constancia escrita en la hoja de vida del vehculo, que los
repuestos suministrados fueron efectivamente incorporados, detallando la
fecha y la garanta a que hubiere lugar por dicha reparacin o
mantenimiento.
e) Esta hoja de vida, ficha histrica o tarjeta de control, deber contener desde
el momento que el vehculo o maquinaria ingresa a la entidad, como
mnimo los siguientes datos:
Nmero de placa de vehculo
Numero del motor
Tipo del vehculo
Modelo
Lnea
Marca
Numero de chasis
Color
Caractersticas generales
Dependencia a la cual pertenece
Nombre del conductor que lo tiene o tenia a cargo en la fecha
Proveedor
Direccin del proveedor, telfono de los repuestos
Servicios prestados por los talleres en materia de mantenimiento,
reparaciones realizadas, si son de carcter preventivo o correctivo
Nombre del tcnico que realizo el servicio

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Referencia de los repuestos suministrados

Cantidad de los repuestos incorporados o reemplazados
Periodo de Garanta que concede el proveedor de los repuestos y
del servicio
Identificacin del proveedor del servicio, direccin, telfono
Fecha en que realizo el servicio
Bajo ninguna circunstancia, el responsable del Almacn y Bodega podr
suministrar repuestos para vehculos y/o maquinaria y equipo de un particular.
Las existencias fsicas en bodega de elementos para ser utilizados en la
reparacin y mantenimiento de las propiedades, planta y equipo, s ingresar al
almacn y para su registro contable se debe tener en cuenta la materialidad de la
reparacin o del mantenimiento, en razn de que estos hechos econmicos son
susceptibles de capitalizarse o de registrarse directamente al gasto, as:
Se afectara la cuenta Cargos diferidos, materiales y suministros , para

aquellos elementos destinados para el mantenimiento preventivo o
correctivo de un bien, es decir que contribuyan a su funcionamiento normal.
El registro de los repuestos para mantenimiento de vehculos y equipos,

cuya utilizacin vaya a ser inmediata y que no van a formar parte del
inventario del almacn, se realiza directamente en las cuentas contables
correspondientes, sin darle ingreso al almacn; esto con el fin de optimizar
la eficacia y productividad de los procesos, su control estar a cargo de la
oficina generadora del gasto y /o del responsable de la ejecucin del
contrato.
Las erogaciones relacionadas con los activos deben ser reconocidas como
mayor del activo cuando es considerado un incremento en la vida til
8.3.3 MANTENIMIENTO: hace referencia a la conservacin de los bienes en
condiciones normales de operacin. Como ejemplo podemos mencionar,
operaciones de limpieza, de lubricacin, cambio de aceite, ajustes, etc. En
consecuencia incluyen los conceptos de mano de obra y materiales.

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El mantenimiento peridico, corresponde a las acciones que se debern llevar a

cabo con alguna periodicidad, mximo anualmente, orientadas a conservar los
bienes en buen estado, tales como reparacin, reposicin de partes y piezas de
maquinaria y equipos. Se debern tener en cuenta dentro de este concepto, hacer
un mantenimiento predictivo sobre la base de revisiones peridicas de la
maquinaria y equipo, para la sustitucin oportuna de piezas o partes que requieren
una reposicin inmediata por desgaste, para garantizar la continuidad del
funcionamiento de los bienes.
REPARACIONES: Se refiere a las erogaciones necesarias para lograr
nuevamente la capacidad productiva de un activo, despus de una avera,
accidente o uso prolongado, aplazamiento del mantenimiento, sin que aumente su
vida de servicio o capacidad, y estimadas con anterioridad. Este concepto incluye
mano de obra y reemplazo de partes.
Cuando como consecuencia del mantenimiento o reparaciones se reemplacen o
adicionen partes que amplen la capacidad o eficiencia operativa, mejoren la el
funcionamiento y permitan una reduccin significativa de los costos de operacin,
estos valores constituyen UN MAYOR VALOR DEL ACTIVO.
Los soportes para registrar contablemente la realidad de los hechos econmicos y
para realizar los procesos de pago, debern ser expedidos por el funcionario
autorizado para tal fin, para estos casos el certificado de recibo a satisfaccin que
no sea emitido por el almacenista, deber ser expedido por el Jefe inmediato que
recibe a satisfaccin el trabajo y/o por quien tenga a cargo el control de ejecucin
del contrato, y este se constituir en soporte suficiente para reconocer y pagar la
obligacin que de ello se deriva. De igual forma es soporte importante la garanta
certificada y plizas de calidad por el proveedor del servicio y de quien suministre
las partes, repuestos cuando el valor del mantenimiento o reparacin sean sumas
considerables.
CAPITULO IX

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9. DESTRUCCION DE BIENES
9.1. DESTRUCCION DE BIENES MUEBLES
Cuando comercialmente carezcan de valor los bienes objeto de baja, por
obsolescencia, deterioro, avera, rotura o cualquier otro hecho objetivo que impida
su venta o no la haga conveniente , se proceder a su destruccin.
PROCEDIMIENTO. Con fundamento en el acto administrativo que orden la baja
de bienes y el destino de los mismos, se proceder a la destruccin de aquellos, lo
cual se realizar ante dos (2) testigos designados por el Alcalde Municipal y el
Almacenista, quienes suscribirn el acta correspondiente en la cual se
relacionarn los bienes objeto de la destruccin.
9.2. DESTRUCCION DE BIENES INMUEBLES
Cuando sea necesario destruir total o parcialmente un inmueble de propiedad de
la entidad o de la Nacin, para ejecutar nuevas obras, construcciones,
reparaciones o reformas, o por causa de accidentes, incendios, inundaciones,
fenmenos ssmicos o atmosfricos que lo dejaron en mal estado, ruina inminente
o peligro de causar accidentes, o por razones de higiene o salubridad o por
cualquier otra causa justificada, se requiere el cumplimiento de los siguientes
requisitos:
a) Autorizacin escrita de la PLANEACION MUNICIPAL o disposicin que autorice
la destruccin.
b) Declaracin expresa del Alcalde Municipal, sobre la necesidad de destruirlo
parcial o totalmente y motivos que justifiquen la toma de decisiones.
c) Destruccin fsica del total o de la parte del inmueble que se va a destruir,
levantando el acta correspondiente, con intervencin del Alcalde Municipal, comit

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de inventarios, jefe de Almacn y dos (2) testigos , y antes de destruirlo debe estar
la evidencia fotografiada.
d) Autorizacin expedida por el Alcalde Municipal, para producir los asientos
diarios para descargar de la cuenta de inmuebles de la entidad el valor del
destruido o de la parte que se destruyo con refrendacin al Contador Pblico y
control interno.
PARGRAFO: Si de la destruccin resultan materiales o elementos
aprovechables, se har relacin de ellos con avalu efectuado por el comit de
inventarios y se expedir la orden de entrada correspondiente, con respaldo en el
acta y refrendacin del contador Pblico y control interno. Si se trata de
destruccin parcial debe elaborarse nuevo inventario de la parte que queda del
inmueble, enviando copia a la PLANEACION MUNICIPAL y dems entes de
control.
De las nuevas construcciones que se realicen, el almacenista registra la mejora o
adiccin y enviara al contador pblico, control interno, para su respectiva
contabilizacin. Igualmente se enviara copia a la PLANEACION MUNICIPAL y
dems entes de control.
CAPITULO X
10. INVENTARIOS FSICOS o TOMA FSICA DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y
EQUIPO
10.1. TOMA FSICA O INVENTARIO:
Es la verificacin fsica de los bienes o elementos en los Almacenes o bodegas,
depsitos, a cargo de usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencias reales
o fsicas, contra los saldos registrados en Almacn y contabilidad. Esta

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confrontacin se realiza mediante la prctica de pruebas de los bienes por cada

cuenta, dependencia o responsable, efectuado por los menos una vez al ao.
La toma fsica de los elementos de consumo, se realizaran trimestralmente, para
ser confrontados con los estados financieros.
BIENES DE ARTE Y CULTURA
Para la toma fsica de los bienes como son: (libros, folletos, revistas, etc.,
referenciadas como bienes de arte y cultura), el secretario de asunto sociales, el
Almacenista solicitar la devolucin del material que se encuentra en calidad de
prstamo, para contar con ellos a partir del 1 de enero de cada ao. Referente a
esta documentacin se fijara un plazo de quince (15) das para realizar su
devolucin a la dependencia que maneja estos bienes
Los inventarios o tomas fsicas deben realizarse con el propsito de verificar,
clasificar, analizar y valorizar los bienes propiedad de la entidad, en cumplimiento
de lo establecido por los organismos de control: Contraloria general , la Contadura
General de la Nacin y por parte de la Entidad: la oficina de contabilidad, control
interno que disponen velar por el registro permanente y valorizado de los bienes
muebles, propiedades, planta y equipo, devolutivos, consumo, servibles e
inservibles, en servicio o en bodega, recibidos y entregados a terceros, que
conforman el patrimonio de la entidad, de acuerdo con las normas vigentes en lo
referente a las operaciones que afectan el manejo del inventario.
Adicional al inventario anual obligatorio, la entidad podr realizar inventarios
rotativos o de verificacin de forma peridica, o muestras selectivas, que le
permitan mantener actualizadas las cifras que componen su patrimonio y controlar
los bienes en especial los que se encuentran en servicio.
Con alguna periodicidad el Jefe de control interno, o quien este delegue har
pruebas selectivas de los inventarios, a fin de evitar o al menos minimizar riesgos
por perdida, dao o deterioro de los bienes o elementos, dejando consignados en
actas, los resultados de dichas diligencias.

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Es obligacin de los Jefes de control interno visitar personalmente al azar, las

oficinas y dependencias para verificar como se llevan los inventarios, si los
elementos devolutivos estn bajo la responsabilidad de los Jefes de ellas, y si los
empleados, trabajadores o contratistas han firmado inventario de los que se les
hayan entregado. Si en estas visitas encuentran bienes o elementos sin registrar
en los inventarios, o si observan que estn mal elaborado, darn cuenta de ello al
superior administrativo respectivo a fin de que se de cumplimiento a lo dispuesto.
El jefe de control interno velara por el estricto cumplimiento de esta resolucin y
quedan obligados a rendir el informe ejecutivo anual de control interno, una
relacin de las personas que no hubieren hecho entrega oportuna de los
inventarios con inclusin de los nombres y apellidos completos, cargo que
desempean.
10.1.1. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
10.1.1.1. ENCARGO DE FUNCIONARIOS:
El comit de inventarios o la administracin asignara los funcionarios que estime
conveniente deben participar en la toma fsica, quienes actuaran como
coordinadores y/o ejecutores
Las instrucciones generales y especificas para la realizacin del inventario o toma
fsica, tendrn como base lo dispuesto en este manual y debern divulgarse para
su conocimiento y aplicacin con suficiente tiempo de antelacin a la realizacin,
adems se debe dedicar tiempo a la capacitacin o induccin de los funcionarios
involucrados sobre el proceso total, procedimiento, plan a seguir, lugar y
metodologa, entre otros aspectos
10.1.1.2. CONFORMACION DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO
Designados los funcionarios responsables se proceder a conformar grupos de
trabajo de iguales o similares caractersticas a:
Responsable del Almacn y Bodega

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Jefes de Unidad
Grupos de conteo y verificacin: auxiliar administrativo contables,.
Grupo de contabilidad-Encargados de participar en la verificacin

(conocimiento de los documentos, cifras y clculos que afectan el Kardex y
los registros contables): contador y auxiliar administrativo contable.
10.1.1.3. FECHA DE REALIZACIN:

La entidad realizara cada vez que lo consideren necesario inventarios fsicos, pero
como mnimo debern realizar uno anualmente a 31 de diciembre de cada ao,
una relacin detallada, ordenada y valorizada de los bienes bajo su propiedad y a
cargo.
Para efectuar el inventario se debe escoger una fecha en tiempo de menor
nmero
de
novedades
de
personal
(vacaciones,
compensatorios,
reestructuraciones orgnicas o de la planta de personal) y en lo posible que la
cantidad de bienes en Almacn o bodega sea la menor del ao.
10.1.1.4. NOTIFICACIN-CIRCULARIZACION
Es de suma importancia que el Alcalde Municipal y/o secretario del interior en el
proceso de inventario o toma fsica, informe a los encargados de las
dependencias, en forma escrita sobre el proceso a realizar, la fecha, la
importancia, la metodologa a aplicar, programacin de los recorridos y
cronograma de ejecucin, igualmente debe solicitar la activa colaboracin de los
funcionarios y la necesidad de tener los bienes organizados en el sitio o destino
que les fue asignado inicialmente.
10.1.1.5. RESULTADOS DE LA TOMA FSICA
El objetivo de una toma fsica es obtener y mantener una base de datos contable y
administrativa veraz y confiable de la cantidad de bienes que posee la entidad, la
ubicacin, el estado, el responsable de su custodia, su costo histrico, o de

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adquisicin o su determinacin de no existir y la actualizacin por deterioro, base

que ser alimentada con la informacin que arroje el proceso de toma fsica, estos
informes debern contener y estar clasificados como mnimo en los siguientes
reportes:
Bienes de consumo en deposito

Bienes devolutivos en deposito
Bienes devolutivos en servicio
Bienes devolutivos entregados a travs de contratos de comodato, nter
administrativo o de uso en cuentas de orden y bajo control administrativo
Inventario de Hardware y software (adquirido propiedad y en produccin y
desarrollo) cada informe debe especificar por separado el estado de los
bienes ( inservibles o aptos de reparacin, entre otros)
Es necesario resaltar que en la medida en que el sistema de control de inventarios

se encuentre actualizado en movimientos y novedades de ingresos, traslados y
salidas, se facilitara el levantamiento de los inventarios. Sin una base de
informacin confiable y al da, se dificulta lograr un buen resultado.
La actualizacin incluye una adecuada clasificacin por grupos contables y por
dependencias y usuarios la que debe corresponder a la realidad de la estructura
orgnica de la entidad y de la planta de personal. Por lo tanto, el sistema no debe
tener informacin relacionada con dependencias o funcionarios inexistentes que
no pertenezcan o que se hayan retirado de la entidad.
La realizacin del inventario fsico requiere de un alto grado de calidad en las
actividades que se realicen y de compromiso de parte de todos los funcionarios de
la entidad, especialmente de quienes ejecutan el proceso, dado a costos que
implica su realizacin, lo complejo de su labor y lo importante de sus resultados.
Una toma fsica no es la verificacin entre lo registrado previamente en un listado
y lo que se encuentra fsicamente en el recorrido de conteo, aunque es un
mecanismo aceptado para realizar el inventario, se debe tener en cuenta que una
toma fsica real consiste en registrar en las tarjetas o en las planillas de conteo,

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previamente diseadas, lo que se constata fsicamente, especificando las

diferentes variables que caracterizan los elementos objeto del inventario.
Para que el proceso de toma fsica tenga xito, es conveniente establecer los
mecanismos y funcionarios encargados del control de ingresos y salidas de bienes
que se produzcan durante el procedimiento definiendo claramente las fechas de
corte.
NOTA: Adicionalmente a las instrucciones y procedimientos previstos en este
Manual para el manejo y control de los bienes, es importante atender las
disposiciones que al interior de la entidad se tengan vigentes.
A. BIENES EN BODEGA
Ser la verificacin cuantitativa de los bienes-propiedades, planta y equipo
(devolutivos), cargos diferidos (consumo), inventarios o mercancas, etc., que se
encuentra en las bodegas de la entidad y / o registrados en las cuentas de bodega
para ser utilizados en el futuro (nuevos o para reutilizacin), por estar en o para
mantenimiento o por haber sido reclasificados para ser dados de baja por
obsoletos, no utilizables o como inservibles.
El almacenista, trimestral y anualmente una relacin ordenada y valorizada de los
bienes bajo su custodia y responsabilidad a 31 de diciembre de cada ao, a ms
tardar el 15 de enero del ao siguiente.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO:
1.Fsicamente los elementos se ordenaran de forma lgica, en el espacio donde
se encuentran ubicados, la organizacin incluye limpieza, pasillos despejados y la
consecucin de elementos que permitan realizar la toma fsica de forma segura y
apropiada-escaleras de mano, tapa bocas, entre otros buscando que dicho
ordenamiento contribuya y facilite el conteo fsico.
2. Se realiza la toma fsica

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3. Se efecta la comparacin entre el inventario fsico y la informacin

sistematizada y se establece las coincidencias y diferencias que se puedan
encontrarse.
4. Terminado el proceso se valoran los sobrantes y faltantes detectados, se
elaboraran los comprobantes de ajuste y se anexaran con el informe definitivo del
proceso al comit de inventarios, quien estudiara la viabilidad de su realizacin.
10.1.1.6. ACTA O INFORME FINAL DE LA TOMA FSICA
En el desarrollo del procedimiento se levantar un acta en la cual deben quedar
consignados todos los pormenores de la toma fsica o comprobacin. Dentro de
los datos que debe contener el acta estn:
Lugar y fecha;
Nombre de la entidad;
Dependencia o bodega donde se encuentran ubicados los bienes;
Datos del funcionario o responsable de su uso o custodia;
Datos de fianza: nmero, cuanta, compaa aseguradora y vigencia (s a
ello hubiere lugar.
Informacin de los funcionarios que acompaan el proceso, de Control
Interno o el delegado por la administracin
Las relaciones (formatos, planillas) que permiten el comparativo de los bienes

verificados anexos al acta. Deben contener como mnimo:
Nmero de orden
Descripcin o nombre del bien
Codificacin o nmero de placa
Unidad de medida
Saldos segn registros en Kardex o en el sistema de control de bienes
Existencias fsicas reales,
Diferencias, faltantes
Diferencias, sobrantes

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De existir diferencias, se debe consignar en el acta las razones expresadas por el

responsable de manejo para explicarlas, as como las averiguaciones y
verificaciones que haya realizado el responsable del Almacn y Bodega o
responsable de la administracin de los bienes, sobre el particular.
Las compensaciones que sean susceptibles de realizarse, cuando as lo determine
el funcionario competente para ello o el comit de inventarios, se deben registrar
con el acta que se levante para tal fin.
Se debe dejar constancia de todos los elementos sometidos a recuentos quedarn
bajo la responsabilidad del funcionario que al momento los tiene bajo custodia
para el caso de bienes en bodega a cargo del responsable de esta o responsable
del Almacn y Bodega, hasta aclarar lo sucedido.
Debe aprovecharse esta diligencia para analizar las condiciones fsica de los
bienes y de las instalaciones (bodega, etc.) para el adecuado bodegaje de los
mismos. Las conclusiones de esta revisin deben consignarse igualmente en el
acta.
El acta debe contener recomendaciones, comentarios, anlisis y firma de los
actuantes.
10.1.1.7. SOBRANTES JUSTIFICADOS:
Si aparecen elementos sobrantes, originados por omisiones o errores en los
registros, se deben incorporar en forma inmediata, elaborando un comprobante de
entrada, el cual se soporta en el acta de la diligencia, verificando previamente la
veracidad del hecho. Si los bienes se encuentran en servicio, se efectuar
adicionalmente la salida correspondiente, para dejarlos a cargo de la dependencia
o funcionario que los este utilizando.
10.1.1.8. SOBRANTES NO JUSTIFICADOS:

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De encontrarse sobrantes cuyo origen no se puede determinar, se procede a su

valorizacin y elaboracin de la entrada, con las respectivas observaciones y se
elaborar el correspondiente registro en el sistema, tarjeta Kardex o listados de
control de bienes y sistema contable, con cargo a quien los tiene en uso, tomado
como soporte el acta y el inventario fsico en que se estableci.
10.1.1.9. FALTANTES JUSTIFICADOS:
Si al final del procedimiento se concluye que hay faltantes, pero ellos tiene como
origen posibles errores u omisiones en los registros plenamente comprobados y
documentados, se procede a efectuar los registros y ajustes del caso, dejando
consignado expresamente el error u omisin que origino el hecho en el acta y en
el comprobante correspondiente. El comprobante llevar el visto bueno del
funcionario responsable o delegado para el proceso.
10.1.1.10. FALTANTES NO JUSTIFICADOS:
Cuando existan elementos faltantes no justificados o que no sea procedente o
viable su compensacin, en el informe final de inventario se dejara constancia del
hecho, para que el Responsable del Almacn traslade oficialmente al comit de
inventario el resultado de las averiguaciones y la informacin o descargos inciales
por el usuario o responsable del bien, documentacin esta, que sera tenida en
cuenta por el comit para evaluar cuantitativa y cualitativamente el grado de
importancia y as avalar la solicitud del Responsable del Almacn y Bodega de dar
traslado a la oficina de investigaciones disciplinarias o a quien haga sus veces al
interior de la entidad, de acuerdo con los procedimientos de responsabilidades
desarrollados.
Determinando que el faltante se encuentra a cargo de funcionarios que adelantan
actividades de gestin fiscal, por la custodia o uso de los mecanismos bienes, se
informar de tal situacin al organismo de Control Fiscal, mediante oficio
acompaado de los documentos soporte de acuerdo con lo establecido por el
Manual de Responsabilidades definido en los procedimientos de cada entidad.
COMPENSACIONES: las compensaciones de faltantes, con sobrantes, se
realizarn previa autorizacin del Alcalde Municipal o del funcionario que l

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delegue para tal fin o del comit de inventarios, En tal evento debe existir similitud
entre los elementos en cuanto a caractersticas fsicas, tcnicas, clase, modelo,
precio, etc. Que hubiera podido originar confusin en los recibos o salidas de los
bienes.
Para registrar la incorporacin de sobrantes y la eliminacin de faltantes, debern
producirse los comprobantes de entrada y salida en forma simultnea. Los que
quedarn soportados con la copia del acta de valoracin y pronunciamiento
emitida por el comit de inventarios y el que se reconocen los sobrantes y
faltantes del ejercicio y se determina realizar los correspondientes ajustes.
CAPITULO XI
11. ACTIVIDADES PARA MANTENER LOS REGISTRO DE LOS BIENES
ACTUALIZADOS
11. ACTIVIDADES
Las actividades que se realizan deben permitir obtener de forma constante
relaciones clasificadas ordenadas, completadas, detalladas y valorizadas de todos
los bienes que constituyen el patrimonio de una entidad, con el propsito de
verificar, analizar, valorar y controlar los bienes, para evitar errores, prdidas,
inmovilizaciones, deterioro, mermas o desperdicios y que permitan rendir los
informes que se requieran a cualquier nivel organizacional. En cumplimiento de lo
previsto, se deben realizar procesos del tipo.
11.1 INVENTARIOS PERMANENTES O ROTATIVOS DE EXISTENCIAS EN
BODEGA
Los registros de inventarios permanentes u actualizados sobre la existencia de
bienes en la bodega, involucra tanto las Propiedades, Planta y Equipo

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(Devolutivos) como los Cargos Diferidos Materiales y Suministros (Bienes de

Consumo) y los que estn bajo la responsabilidad del funcionario de manejo de
novedades y conceptos que originan los movimientos contables y administrativos
de los bienes y que permitir el seguimiento de cada uno de ellos a travs del
sistema de Kardex o sistema de control individual a que obliga la norma contable.
La actualizacin de esta informacin puede realizarse en fechas diferentes a la
toma fsica anual y estara comprometidas durante el periodo contable, este
proceso no se constituye en una toma fsica obligatoria, se realizar d acuerdo
con el Inters que tenga la entidad o por iniciativa del responsable del Almacn y
Bodega con el fin de mantener actualizada la realidad econmica que reflejan los
bienes para la entidad.
El procedimiento a seguir no es diferente al establecido para la toma fsica de los
bienes en bodega, su denominacin como inventarios rotativos o selectivos, se
interpreta como la confrontacin fsica de los bienes de una o un grupo de
referencias, de aquellos bienes que se encuentran en un determinado lugar,
bodega o incluso en una estantera.
La informacin obtenida podr recopilarse en una carpeta denominada inventarios
rotativos o de seguimiento a bienes en bodega, y al final servir como
herramienta para la revisin y cuadre del inventario anual.
11.2. CONTROL PARA EL MANEJO DE LOS BIENES EN SERVICIO
La oficina de inventarios, funcionario de almacn encargado o la dependencia que
por disposicin administrativa o delegacin de funciones debe ejercer el control de
los bienes en servicio-todos los bienes que fueron puestos a disposicin de los
funcionarios, contratistas o terceros (contratos de comodato, prestamos, etc.) para
el cumplimiento de sus funciones y obligaciones-llevara un registro actualizado de
las novedades y traslados, de tal forma que permita determinar en cualquier
momento la relacin de bienes a cargo de todas y cada una de las dependencias y
a cargo de todos y cada uno de los responsables que los usen o custodien.

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La oficina de inventarios debe enviar a las dependencias y funcionarios de la

entidad, por lo menos una vez al ao, la relacin de los bienes en servicio para
que, previa confrontacin fsica, cada responsable certifique su conformidad en un
plazo no mayor a cinco das hbiles.
Si el funcionario responsable de los bienes, encuentra inconsistencias al
confrontar la relacin o acta de bienes que tiene a cargo contra el inventario fsico
realizo de los bienes que le han sido suministrados para su servicio, comunicara
por escrito dentro del plazo antes estipulado, al funcionario encargado del control
de inventarios sobre las diferencias detectadas (faltantes o sobrantes) para que
efectu las verificaciones y correcciones si a ello hubiere lugar.
Si se presentaran perdidas o daos graves de los bienes, de los cuales se
presume alguna responsabilidad del funcionario, al recibirlos, el responsable del
almacn y bodega los clasificara fsicamente en la bodega hasta que se resuelva
la solicitud de investigacin disciplinaria o fiscal a que haya lugar, el valor ser
cargado a la cuenta RESPONSABILIDADES EN PROCESO INTERNAS,
notificando al responsable de su inclusin con el fin que los restituya, repare o
pague a la mayor brevedad, o se resuelva de acuerdo con el fallo de la
investigacin. El valor que se cargara, ser el mismo que tenga el bien en el acta
de avalu.
Si se trata de bienes que no se encuentran en el mercado tales como libros,
documentos u obras escasas, nicos, histricos, antiguos, etc. o de armas,
municiones, la administracin fijara mediante avalu el valor a cargar. Para el caso
de reparacin de bienes que sean susceptibles de arreglarse pero que hayan
sufrido deterioro por el dao sufrido, la administracin determinara el valor de esta.
Si por urgencia del servicio el bien ha sido reparado por cuenta de la entidad o por
la aseguradora, el reintegro se aplicara a otros ingresos por recuperacin.
Cuando en la dependencia existan bienes de uso comn, estos sern cargados al
jefe respectivo y no a sus subalternos. Ser a este a quien se le apoye con el
respectivo control.

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En caso de presentarse el retiro de un funcionario de una dependencia o de la

entidad, o liquidacin de contratos, con el fin de salvar cualquier responsabilidad
futura, deber presentarse ante el ALMACENISTA para que mediante el
documento previamente diseado se realiza la entrega y el recibido de los bienes
que tenia a cargo y as obtener el paz y salvo (documento para la liquidacin y
pago de obligaciones labores y pago final de contratos)
Si existe bienes faltantes, el Almacenista informa al Jefe inmediato para que se
haga el proceso de reintegro de estos..
Estos mecanismos adems de los que disee la entidad, cumplen con el deber de
controlar y salvaguardar los bienes y con los compromisos adquiridos por
responsabilidades entre las que se encuentra recibir oficialmente los elementos.
11.3. CONCILIACIONES DE REGISTRO DE COSTO HISTORICO
El valor de los bienes siempre aparecer registrado en los libros contables de la
entidad, ser el reflejo de los documentos de entradas y salidas que elabora
diariamente el responsable del Almacn y Bodega, la oficina de contabilidad
registrara los valores de costo histrico o de adquisicin. Los saldos y
movimientos debern concordar con el control fsico de existencias que realiza el
funcionario encargado del manejo de bienes.
Es deber de la oficina de contabilidad registrar permanentemente las novedades o
movimientos contables de los inventarios, bienes muebles o inmuebles de
propiedades, planta y equipo (devolutivos) y de cargos diferidos, materiales y
suministros (bienes de consumo) en servicio y en depsito, que conforman el
patrimonio de la entidad.
Los asientos de diario deben ser diligenciados por rubros contables, en
concordancia con los comprobantes de ingreso y salida de la bodega.
Los traslados nicamente afectan la cuenta individual de bienes en servicio de las
dependencias donde se encuentran ubicados y de los funcionarios responsables
de su uso o custodia.

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Los saldos deben estar actualizados de tal forma que permitan una permanente
comparacin con los asientos del estado diario de bienes o el registro de las
novedades en el inventario a cargo de los responsables.
11.4. VALORIZACIN
INVENTARIOS
Y/O
DESVALORIZACION
DE
LOS
BIENES
La diferencia que resulte entre el valor en libros y l avalu aplicado a los bienes
muebles e inmuebles debe contabilizarse como una valorizacin, al representar un
aumento neto del valor del activo determinado mediante avalu con criterio y
normas de reconocido valor tcnico.
En efecto, debe constituirse una valorizacin cuando el valor de realizacin, precio
del mercado o valor actual, sea superior al costo re-expresado, el cual deber
revelarse por separado de la cuenta propiedades, planta y equipo, en la cuenta
VALORIZACIONES.
Si por el contrario el valor de realizacin, precio del mercado o valor actual, es
inferior al costo re-expresado, se registrara en la misma cuenta revelndose un
movimiento crdito. y /o DESVALORIZACION

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CAPTULO XII
12. ENTREGA DE ALMACEN(S)
12.1. CASOS QUE SE ORIGINAN PARA LA ENTREGA DE ALMACEN
12.1.1. ENTREGA
INCAPACIDADES
DEL
ALMACEN
POR:
LICENCIA,
VACACIONES,
Cuando el almacenista sea trasladado o se encuentre en situaciones

administrativas como: licencia, vacaciones, incapacidades superiores a treinta (30)
das, renuncia o retiro definitivo, declaratoria de insubsistencia o destitucin. O
deje el cargo, deber hacer entrega al funcionario entrante de la Propiedad, Planta
y Equipo y Cargos Diferidos en bodega que estuvieran bajo su responsabilidad, al
funcionario que mediante resolucin emitida por el Alcalde Municipal designe para
su reemplazo.
La entrega se har con los listados o tarjetas de kardex, los cuales debern
contener la siguiente informacin:
Descripcin detallada del bien (marca, modelo, serie, placa inventario,
etc.)
Cantidad
Valores unitarios
Valores totales
Estado de los bienes
El valor total de los bienes descritos en el listado deber coincidir con el valor
consignado en la cuenta de Almacn a la fecha en que se realice la entrega.
En cuanto a los bienes en servicio a cargo de funcionarios, la entrega se efectuar
comparando el consolidado que arrojen los saldos de los inventarios individuales
de los bienes en servicio, el cual deba coincidir con el saldo del boletn de almacn
de bienes en servicio a la fecha de entrega.

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PARGRAGO: cuando el almacenista se retire del cargo, la Administracin est

en la obligacin de recibir los bienes con antelacin a la fecha del retiro del
funcionario.
12.1.2. ENTREGA DE ALMACEN: CUANDO EL FUNCIONARIO SALIENTE
ABANDONA EL CARGO O DILATA LA ENTREGA
Cuando el funcionario saliente abandona el cargo o dilata la entrega del Almacn,
el Alcalde Municipal designa el funcionario que debe realizar el inventario fsico y
la entrega de las existencias al nuevo funcionario, al tiempo que solicita por
escrito a la compaa que asegur al funcionario saliente que desempeaba las
funciones de Almacenista, la designacin del nuevo funcionario
Si se conoce el paradero del funcionario que desempeaba las funciones, se le
notifica personalmente. En caso contrario por edicto que se fijar en lugar visible
por el trmino de tres (3) das, indicando el lugar, fecha y hora de entrega. Si el
funcionario concurre, se efecta la entrega de manera normal. En caso contrario
se deja constancia en el acta y se inicia la diligencia de entrega con los
funcionarios designados.
As mismo se deber elaborar el acta de entrega y recibo de Almacn, que deber
ser suscrita por el funcionario saliente y entrante, y el visto bueno del Alcalde
Municipal
El funcionario entrante no podr desempear sus funciones hasta tanto no reciba
los bienes mediante inventario, so pena de incurrir en la responsabilidad fiscal,
penal y administrativa a que haya lugar.
Para la entrega se debe tener en cuenta:
El acto administrativo (nombramiento en el cargo o provisionalidad) en
donde se asignen las funciones al nuevo almacenista.
Que el funcionario que recibe haya asumido sus funciones y que se
encuentren constituida y vigente la pliza global de manejo.

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Verificando lo anterior, se procede a realizar el conteo fsico y la entrega de

los elementos devolutivos y de consumo que se encuentren en bodega por
grupos de inventario, registrando con claridad las caractersticas de los
bienes, marca, modelo, numero de serie, cantidad, valor unitario, valor toral
y el estado de conservacin.
Los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los
registrados en los listados o tarjetas de kardex. Los borradores e
inventarios que se levanten servirn de soporte a las actas de entrega.
Igualmente al almacenista que entrega mediante inventario debe hacer
entrega fsica de los elementos devolutivos en servicio, que se encuentren
a su cargo.
La entrega total del almacn se hace constar en acta firmada por todos los
actuantes, dejando constancia en ella de las irregularidades,
inconsistencias y diferencias encontradas.
Se enva copia del acta de entrega a la oficina de control interno.
CAPITULO XIII
RESPONSABILIDADES
La gestin de los bienes pblicos est sujeta al sistema de control interno (ley 87
de 1993) y es vigilada por la contralora correspondiente (leyes 42 de 1993 y 610
del 2000), que supervisa lo relativo a la organizacin del sistema de control y
acta sobre las responsabilidades fiscales. De igual forma, las actuaciones de los
funcionarios pblicos que administran los bienes estn sujetas a las sanciones
establecidas en el Cdigo nico disciplinario (Ley 734 del 2002), cuando se
aparten de las regulaciones que aplican al uso de los bienes.

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13. RESPONSABILIDADES: de conformidad con la Ley, es deber de los

servidores pblicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados,
cuidar que sean utilizados debida y racionalmente segn los fines a que han sido
destinados y responder por la conservacin de documentos, tiles, equipos,
muebles y bienes confiados a su guarda y administracin, rendir oportunamente
cuenta de su utilizacin y poner en conocimiento del superior inmediato los hechos
que puedan perjudicar la administracin, en relacin con el manejo de los bienes.
Son responsables administrativa
y fiscalmente todas las personas que
administren, custodien, manejen, reciban, suministren o usen elementos de
propiedad de la entidad, de otras entidades o de particulares puestos al servicio.
13.1. PAGO Y RESTITUCIN DE BIENES
PAGO
Si el funcionario responsable o la aseguradora para el bien, la oficina de recaudo
de la Alcalda elaborar el correspondiente recibo de caja, copia del cual debe ser
enviado al almacn. El funcionario encargado de las funciones del Almacn debe
efectuar el movimiento de dicho valor en la cuenta responsabilidades.
RESTITUCIN
Cuando el funcionario o la compaa de seguros restituyen el bien, el almacenista
deber elaborar la correspondiente entrada de almacn y cancelar la cuenta de
responsabilidades.
La restitucin deber tener caractersticas iguales, similares o superiores a las
del bien perdido.
La restitucin o pago del bien por parte del funcionario o de la Compaa de
Seguros no da lugar al caso de las investigaciones fiscales y disciplinarias.
El control de la administracin est sealado por la Constitucin Nacional y
reglamentado en distintas leyes, que le asignan estas funciones a dependencias

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dentro de la entidad y a organismos de control relacionados con las diferentes

clases de responsabilidad que los funcionarios pblicos asumen por sus
actuaciones como tal, entre otras por el uso y proteccin de los bienes a su cargo
y cuyas modalidades son:
13.2 CLASES DE ORGANISMOS DE CONTROL
CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO: Es la vigilancia que se ejerce sobre las
actuaciones de los funcionarios de una entidad pblica, la cual est facultada para
adelantar los procesos de investigaciones, entre otros por la utilizacin indebida de
los bienes fiscales o la negligencia en la proteccin de los mismos por parte del
funcionario responsable.
CONTROL DISCIPLINARIO EXTERNO: Es la vigilancia superior que se ejerce
sobre la conducta de los funcionario pblicos en relacin con sus actuaciones,
entre otras en la defensa de los bienes patrimoniales del Estado, se ejerce por la
Procuradura General de la Nacin y las personeras Municipales.
CONTROL FISCAL: Es la vigilancia sobre la gestin fiscal de los administradores
pblicos y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes pblicos,
que se ejerce por medio del control financiero, de gestin y de resultados, con
base en la eficiencia, la economa, la equidad y la valoracin de los costos
ambientales. Dicho control se ejerce en forma posterior y selectiva conforme a los
procedimientos, sistemas y principios que establece la Ley que reglamenta el
control fiscal, a cargo de la contralora general de la repblica.
CONTROL CONTABLE: Es la vigilancia que se ejerce sobre los estados
financieros de las entidades pblicas para verificar que revelen la realidad
patrimonial de los bienes a su cargo de conformidad con el Plan General de
Contabilidad Pblica, a cargo de la Contadura General de la Nacin.
CONTROL SOCIAL: Es la vigilancia que ejerce la comunidad sobre la conducta
de las autoridades pblicas, en este caso por la administracin de los bienes de
los establecimientos educativos, quienes podrn solicitar acciones penales o
disciplinarias antes las autoridades competentes.

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CONTROL PENAL: Las actuaciones de los administradores de los bienes de los

establecimientos pblicos que se constituyan en delitos, tendrn sancin penal
para lo cual se pondr en conocimiento de los agentes de la Fiscala General de la
Nacin.
13.3. CLASES DE FUNCIONARIOS RESPONSABLES:
RESPONSABLES DE BIENES EN DEPSITO:
Se denomina responsable de bienes en depsito, toda persona que reciba,
custodie o administre elementos dentro de la entidad.
RESPONSABLES DE BIENES EN SERVICIO:
Todo funcionario que use bienes de propiedad de la entidad, de otras entidades o
de particulares puestos al cuidado y al servicio de la misma, se constituye en
responsable de bienes en servicio.
RESPONSABILIDAD DE CONTRATISTAS:
Es responsabilidad de los contratistas de la entidad, en vigilar y salvaguardar los
bienes y valores que les han sido encomendados y cuidar que sean utilizados
deba y racionalmente, para los fines que les fueron entregados de conformidad
con el objeto del contrato suscrito. Los contratistas son responsables de los
bienes en depsito y de los bienes en servicio, segn la naturaleza de su contrato.
Los contratista que administren, manejen, custodien, controlen o usen bienes que
hagan parte del patrimonio de la ALCALDIA, de otras entidades o de particulares
puestos al servicio de la entidad, estn sujetos a control y vigilancia. Por lo tanto,
debern dar cuenta de su gestin al supervisor y/o interventor del contrato
respectivo y a los rganos de control fiscal y disciplinario, de ser procedente.
13.4. OBLIGACIONES DE CONTROL INTERNO SOBRE VERIFICACIN Y
CONTROL DE INVENTARIOS

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Con alguna periodicidad el Jefe de control interno o quien este delegue har
pruebas selectivas de los inventarios, a fin de evitar o al menos minimizar riesgos
por perdida, dao o deterioro de los bienes o elementos, dejando consignados en
actas, los resultados de dichas diligencias.
Es obligacin de los Jefes de control interno visitar personalmente o por medio de
sus empleados y al azar las oficinas y dependencias de las entidades que
fiscalizan para verificar como se llevan los inventarios, si los elementos devolutivos
estn bajo la responsabilidad de los jefes de ellas y si los empleados, trabajadores
o contratistas han firmado inventario de los que se le hayan entregado. Si en
estas visitas encuentran bienes o elementos sin registrar en los inventarios, o si
observan que estn mal elaborados, darn cuenta de ello al superior
administrativo respectivo a fin de que sea de cumplimiento a lo dispuesto en esta
Resolucin.
Lo anterior deber ser introducido en la clusula relativa a la responsabilidad
sobre el uso de bienes entregados para la ejecucin de la labor contratada, en los
contratos respectivos.
13.5. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL MANEJO DE BIENES
RESPONSABLES DE BIENES EN DEPSITO: Son deberes de los funcionarios
responsables de bienes en depsito:
Recibir, suministrar o aprovisionar los bienes de la entidad de conformidad

con los procedimientos establecidos por la Institucin para el efecto.
El manejo, administracin, custodia, proteccin de elementos devolutivos y
de consumo, servibles e inservibles en deposito e inmuebles a su cargo.
La solicitud oportuna de cambio de aquellos productos prximos a su
vencimiento.
Los registros adecuados, ordenados y actualizados de los bienes en
depsito a su cargo.
Reportar en forma oportuna y de conformidad al proceso aplicable, el
cambio en los inventarios de los bienes entregados a su administracin y
custodia.

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RESPONSABLES DE BIENES EN SERVICIO: Son deberes de los funcionarios

responsables de bienes en servicio:
Recibir los bienes de conformidad con los procedimientos establecidos por

la Institucin para la entrega de bienes.
Utilizar los bienes entregados por la ALCALDIA, nica y exclusivamente
para el desempeo de las funciones del cargo .
Responder por la conservacin de los bienes asignados y rendir cuenta
oportuna de su utilizacin.
Entregar los bienes que les hayan sido entregados cuando se desvincule de
la entidad, de conformidad con los procedimientos que para este efecto
haya dispuesto la ALCALDIA.
Reportar de forma oportuna y de conformidad al proceso aplicable, cambio
en los inventarios de los bienes entregados a su administracin y custodia.
13.6.DETERMINACIN Y PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD POR

PRDIDA, DAO O DETERIORO DE UN BIEN.
13.6.1.DILIGENCIA ADMINISTRATIVAS
La perdida, dao o deterioro de un buen, siempre dar lugar al inicio por parte de
la entidad de diligencias administrativas mediante las cuales se deber determinar:
Quien es el funcionario o contratista responsable del bien

Si el bien se perdi, dao o deterioro en ejercicio de gestin fiscal.
Si el bien se perdi, dao o deterioro por fuera de la ejecucin de gestin
fiscal.
Si el funcionario o contratista responsable realizo la denuncia penal
respectiva.
Que diligencias se surtieron para realizar el trmite respectivo ante la
entidad aseguradora del bien.
Si la entidad aseguradora realizo el pago total del bien asegurado, o existe
deducible, el cual correr a cargo del funcionario responsable.

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INICIO DE LA DILIGENCIA ADMINISTRATIVA:

La diligencia administrativa tiene origen en el conocimiento directo de los hechos
por parte del funcionario competente de adelantar las diligencias administrativas,
la puesta en conocimiento de un tercero o el informe por el funcionario
responsable del bien perdido, daado o deteriorado ante quien debe adelantar la
diligencia administrativa respectiva.
En el evento en que la prdida, dao o deterioro del bien se informe por un
tercero, para dar inicio a las diligencias administrativas correspondientes, dicha
informacin deber enunciar la existencia de las circunstancias de tiempo, modo y
lugar y de ser posible allegar las pruebas correspondientes.
De considerarlo conveniente, el funcionario competente, solicitara a quien
corresponda ampliacin de la informacin.
COMPETENCIA:
Son competentes para adelantar diligencias administrativas:
El Alcalde Municipal ( representante legal)

El secretario del interior
El almacenista
CESACIN DE DILIGENCIAS ADMINISTRATIVAS:
Cuando el bien presuntamente perdido sea recuperado por el funcionario

responsable.
Esta condicin no es aplicable cuando lo perdido sean
fondos de la entidad.
Cuando se compruebe que la perdida, dao o deterioro del bien, obedeci a
fuerza mayor, caso fortuito o al desgaste natural de los bienes.
Cuando el bien perdido, daado o deteriorado, sea sustituido por el
funcionario responsable, en las mismas condiciones en que dicho bien le
fue entregado.

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13.6.2. RESPONSABILIDADES FISCAL, DISCIPLINARIA Y PENAL

La prdida, dao o deterioro de un bien que no corresponda al normal uso del
mismo, puede dar lugar a tres clases de responsabilidades:
FISCAL: Para determinar la responsabilidad pecuniaria de las personas

encargadas de la administracin, custodia y manejo de los bienes.
DISCIPLINARIA: Para establecer si el servidor, o contratista que cometi
la falta que conlleve una sancin de la misma naturaleza.
PENAL: Para determinar si las personas responsables de la perdida, o
dao incurrieron en conductas delictivas y por ende punibles.
RESPONSABILIDAD FISCAL
a. Definicin: Tal y como lo enuncia el articulo 1 de la Ley 610 de 2000, el
proceso de responsabilidad fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas
adelantadas por las Contraloras con el fin de determinar y establecer la
responsabilidad de los servidores pblicos y de los particulares, cuando en el
ejercicio de la gestin fiscal o con ocasin de sta, causen por accin u omisin y
en forma dolosa o culposa un dao al patrimonio del Estado.
b. Objeto de la Responsabilidad Fiscal: Como lo determina el articulo. 4o. de la
ley 610 de 2000, la responsabilidad tiene por objeto el resarcimiento de los daos
ocasionados al patrimonio pblico como consecuencia de la conducta dolosa o
culposa de quienes realizan gestin fiscal mediante el pago de una indemnizacin
pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal.
c. Sujetos de Responsabilidad Fiscal: De conformidad con lo establecido por el
artculo 83 de la Ley 42 de 1993, la responsabilidad fiscal comprende tanto al
personal directivo de las entidades estatales, como a las dems personas que
tomen decisiones propias de la gestin fiscal; tambin pueden resultar fiscalmente
responsables quienes desempeen funciones pblicas de ordenacin, control,
direccin y coordinacin; as mismo son sujetos de responsabilidad fiscal los
contratistas o los particulares, que hubieran causado perjuicios al patrimoniales del
Estado.

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En conclusin, los servidores pblicos de cualquier orden, y los particulares que

manejen fondos o bienes de la nacin son sujetos de control fiscal.
d. Iniciacin del Proceso: Segn el artculo 8o. de la Ley 610 de 2000, el
proceso de responsabilidad podr iniciarse de oficio, como consecuencia del
ejercicio de los sistemas de control fiscal por parte de las propias contraloras, de
la solicitud que en tal sentido formulen las entidades vigiladas o de las denuncias o
quejas o por cualquier persona u organizacin ciudadana, en especial por las
veeduras ciudadanas de que trata la Ley 563 de 2000.
e. Competencia: Para las diligencias preliminares en el Proceso de
responsabilidad fiscal: Artculo 7 Factor Territorial de Competencia Especial,
enunciado en la Resolucin No. 5500 de 2003 de la Contralora General de la
Repblica:
Los Grupos de Vigilancia Fiscal y de Investigaciones, Juicios Fiscales y

Jurisdiccin Coactiva de las Gerencias Departamentales, conocern de los
asuntos en los que el sujeto de vigilancia y control fiscal afectado tenga su
domicilio o punto de control dentro del respectivo Departamento.
f. Cesacin de Responsabilidad Fiscal: La responsabilidad fiscal cesa en los

siguientes casos:
Cuando se hace entrega formal de los bienes puestos a su cuidado.

Cuando el responsable hace entrega del recibo de pago correspondiente al
valor del bien faltante, previo trmite de la autorizacin.
Cuando el responsable efecta la reposicin de los bienes, en las
condiciones y caractersticas de los faltantes, cuya aceptacin sea
autorizada por la administracin.
Cuando la respectiva compaa aseguradora hace efectivo el pago en las
mismas condiciones establecidas anteriormente.
Cuando se produce fallo sin responsabilidad fiscal.
La responsabilidad fiscal se entiende sin perjuicio de la responsabilidad

disciplinaria y/o penal a que hubiere lugar.

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13.6.3.RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA
a. Objeto de la responsabilidad disciplinaria. Ley 734 del 2002, recae sobre los
sujetos disciplinables: Servidores Pblicos activos o que los efectos de la conducta
se produzcan despus de la dejacin o funcin, que cometan falta disciplinaria,
dando lugar a la accin e imposicin de la sancin correspondiente a efectos de
salvaguardar la moralidad pblica, transparencia, objetividad, legalidad, honradez,
lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economa, neutralidad y
eficiencia que debe observar en el desempeo de su empleo, cargo o funcin,
para ello ejercer los derechos y cumplir los deberes, impuestos por ley.
Dentro de los deberes del Servidor Pblico estn:
Numeral 4, artculo 34 de la Ley 734 de 2002. Utilizar los bienes y recursos

asignados para el desempeo de su empleo, cargo o funcin, las facultades
que le sean atribuidas
Numeral 5, artculo 34 de la Ley 734 de 2002. Custodiar y cuidar la

documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin,
conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la
sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos.
b. Inicio del Proceso: De acuerdo con la Ley 734 de 2002, el inicio del proceso se
puede dar por denuncia en forma verbal o escrita a travs de la queja o de
iniciacin oficiosa bajo un procedimiento ordinario o especial.
c. Competencia: Para conocer los casos por las presuntas faltas disciplinarias
cometidas por los servidores pblicos, tienen competencia la Oficina de Control
Interno Disciplinario, las Personeras y la Procuradura General de la Nacin.
13.6.4. RESPONSABILIDAD PENAL:
a. Objeto de la Responsabilidad Penal: Condiciona la pena a la ocurrencia de
un hecho constitutivo de delito. Se predica cuando en el ejercicio de sus funciones

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o con ocasin de ellas, el servidor pblico comete un hecho punible, de aquellos

cuyo bien jurdico pertenece a la proteccin de la administracin y funcin pblica.
b. Inicio del Proceso Penal: Articulo 66 del Cdigo de Procedimiento Penal. El
Estado, por intermedio de la Fiscala General de la Nacin, est obligado a ejercer
la accin penal y a realizar la investigacin de los hechos que revistan las
caractersticas de un delito, de oficio o que lleguen a su conocimiento por medio
de denuncia, peticin especial, querella o cualquier otro medio, salvo las
excepciones contempladas en la Constitucin Poltica y en este cdigo.
No podr, en consecuencia, suspender, interrumpir ni renunciar a la persecucin
penal, salvo en los casos que establezca la ley para aplicar el principio de
oportunidad regulado dentro del marco de la poltica criminal del Estado, el cual
estar sometido al control de legalidad por parte del juez de control de garantas.
c. Competencia: Artculo 250 de la Constitucin Poltica. Corresponde a la
Fiscala General de la Nacin, de oficio o mediante denuncia o querella, investigar
los delitos y acusar a los presuntos infractores ante los juzgados y tribunales
competentes. Se exceptan los delitos cometidos por miembros de la Fuerza
Pblica en servicio activo y en relacin con el mismo servicio.
13.7. PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER LAS RESPONSABILIDADES

CASO DE PRDIDA O DAO Y/O DETERIORO DE BIENES O FONDOS DE LA
ENTIDAD
Acciones a cargo del Funcionario Responsable del Bien:
Formular denuncia de forma inmediata ante las autoridades competentes

sobre el hurto o prdida del bien o de los fondos indicando descripcin del
bien, nmero de placa de inventario, valor o dineros, ttulos y las
circunstancias de modo, tiempo y lugar de ocurrencia de los hechos.

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Presentar el informe del hurto, prdida, dao o deterioro del bien por escrito
radicado ante el funcionario competente para adelantar las respectivas
diligencias administrativas, de conformidad con lo dispuesto en el presente
Manual.
Comunicar inmediatamente por escrito radicado ante el Grupo de Bienes

(almacenista), administracin o quien haga sus veces, recursos fsicos, la
prdida o dao del bien o de los fondos, adjuntando copia del informe
enunciado en el prrafo anterior y de la denuncia efectuada, con el objeto
de que se adelante la respectiva reclamacin ante la compaa
aseguradora, para lo cual deber aportar la totalidad de la documentacin
referida. Lo anterior segn la clase de bien perdido, daado o deteriorado y
la naturaleza de la pliza a cobrar.
Acciones a Adelantar en las Diligencias Administrativas por parte del

Funcionario Competente:
De conformidad con las competencias enunciadas en el presente manual, el
funcionario competente para adelantar las diligencias administrativas respectivas,
deber realizar las siguientes acciones:
a. En Prdida, dao o deterioro del bien en ejercicio de gestin fiscal:
Verificar que el funcionario responsable del bien, haya adelantado las

diligencias respectivas ante el Grupo de Bienes (almacenista), recursos
fsicos y complementarios, a la subgerencia Administrativa y Financiera o a
la Gerencia General o quien haga sus veces y al coordinador de la sede
correspondiente, con el objeto de hacer efectivas las plizas ante las
Compaas Aseguradoras.
Verificar que el funcionario responsable del bien, haya realizado las

denuncias respectivas ante las autoridades competentes.
Indagar sobre las circunstancias en las que acaeci la prdida, dao o

deterioro del bien, con el objeto de determinar si los hechos ocurrieron o no
en ejecucin de gestin fiscal.

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Si como producto de lo anterior se determina que el bien fue perdido, daado o su

deterioro se genero en ejercicio de la gestin fiscal, y si no se han presentado las
causas de la diligencia administrativa de las que trata el presente capitulo IX del
manual, el funcionario competente deber:
Informar el hecho a la Contralora General de la Repblica, teniendo en

cuenta las siguientes competencias:
a. Los Grupos de Vigilancia Fiscal y de Investigaciones, Juicios Fiscales y

Jurisdiccin Coactiva de las Gerencias Departamentales, conocern de los
asuntos en los que el sujeto de vigilancia y control fiscal afectado tenga su
domicilio o punto de control dentro del respectivo Departamento.
En el informe que se presente al enunciado rgano de Control, se deber

allegar el relato de los hechos realizado por el funcionario responsable del
bien, as como los que le consten al funcionario que adelant la respectiva
diligencia administrativa, anexando los soportes pertinentes.
Lo anterior sin perjuicio de la competencia de la Contralora General para

iniciar la investigacin de manera oficiosa.
En el evento en que como producto de la diligencia administrativa

correspondiente se determine que el responsable del bien incurri en
imprevisin, existen antecedentes de prdidas similares o intencionalidad
en la prdida, dao o deterioro de bienes o fondos de la entidad, que
puedan llegar a constituir falta disciplinaria, el funcionario competente
presentara el informe respectivo a la Oficina de Control Interno Disciplinario,
para que realice lo de su cargo adelantando investigacin preliminar,
orientada a la apertura o no del proceso disciplinario correspondiente, de
conformidad con la normatividad aplicable.
Lo anterior sin perjuicio de la competencia de la Oficina de Control Interno
Disciplinario para iniciar la investigacin de manera oficiosa.

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De considerar que con la actuacin del funcionario o contratista

responsable se configura una conducta punible, deber poner tales hechos
en conocimiento de la Fiscala General de la Nacin, en cumplimiento de lo
dispuesto en el artculo 441 del Cdigo Penal y 67 del Cdigo de
Procedimiento Penal.
El funcionario competente de adelantar la diligencia administrativa

correspondiente deber abstenerse de enmarcar la accin u omisin en las
labores ejecutadas por el funcionario responsable, dentro de tipos penales
y/o faltas disciplinarias, y su informe deber limitarse al relato puntal de los
hechos, as como del resultado de la diligencia adelantada.
En el evento en que la prdida, dao o deterioro del bien, corresponda a

fuerza mayor o caso fortuito, o a circunstancias cuya ocurrencia no son
imputables al funcionario responsable, el funcionario competente deber
dar cuenta de ste hecho, y archivar el expediente.
De igual manera en el evento en que el bien perdido, daado o deteriorado,

sea sustituido o reparado por el funcionario o contratista responsable, en
las condiciones en que ste le fue entregado, el funcionario competente de
adelantar la respectiva diligencia administrativa, deber proceder al
correspondiente archivo, sta condicin no ser aplicable en los eventos en
que lo perdido sean fondos de la entidad.
El funcionario competente deber llevar archivo en orden cronolgico de las

diligencias que adelante, con el objeto de que stos puedan ser utilizados
por los rganos de Control correspondientes, de considerarlo pertinente.
EN PRDIDA, DAO O DETERIORO DEL BIEN POR FUERA DEL EJERCICIO

DE GESTION FISCAL:
Verificar que el funcionario responsable del bien, haya adelantado las

diligencias respectivas ante el Grupo de Bienes (almacenista), a la

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secretara de Hacienda y al Jefe de unidad, con el objeto de hacer efectivas

las plizas ante las Compaas Aseguradoras.
Verificar que el funcionario responsable del bien, haya realizado las

denuncias respectivas ante las autoridades competentes.
Indagar sobre las circunstancias en las que acaeci la prdida, dao o

deterioro del bien, con el objeto de determinar si los hechos ocurrieron o no
en ejecucin de gestin fiscal.
Si como producto de lo anterior se determina que el bien fue perdido, daado o

deteriorado por fuera del ejercicio de la gestin fiscal, y si no se han presentado la
causas de la diligencia administrativa de las que trata el capitulo IX del presente
manual, el funcionario competente deber:
Presentar informe a la Oficina de Control Interno Disciplinario o quien haga

sus veces, para que realice de lo de su cargo, adelantando investigacin
preliminar, orientada a la apertura o no del proceso disciplinario
correspondiente, de conformidad con la normatividad aplicable.
Lo anterior sin perjuicio de la competencia de la Oficina de Control Interno
Disciplinario para iniciar la investigacin de manera oficiosa.
De considerar que con la actuacin del funcionario se configura una

conducta punible, deber poner tales hechos en conocimiento de la Fiscala
General de la Nacin, en cumplimiento de lo dispuesto en el artculo 441 del
Cdigo Penal y 67 del Cdigo de Procedimiento Penal.
POR PARTE DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.

El Alcalde Municipal o quien haga sus veces, deber gestionar el proceso
respectivo, con el objeto de dar de baja los bienes perdidos, daados y
deteriorados de conformidad con lo dispuesto en el presente manual.
Adelantar el trmite de restitucin del bien si hay lugar al mismo, frente a la
compaa aseguradora respectiva, para tal efecto deber tenerse en cuenta:

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A. Si la prdida, dao o deterioro del bien, se dio en ejecucin de gestin

fiscal.
De ser admitida la reclamacin por parte de la compaa aseguradora

respectiva, y se produzca el pago del bien en las mismas condiciones en
las que fue adquirido por la entidad, el Alcalde Municipal, reportar tal
condicin a la Contralora General de la Repblica, con el objeto de que se
evale el trmite de responsabilidad fiscal que se est adelantado en contra
del funcionario responsable.
De ser admitida la reclamacin de la prdida del bien por parte de la
aseguradora, pero sobre la reposicin del mismo exista deducible o
descuentos a consecuencia de demritos por uso o demritos tecnolgicos,
deber informarse al funcionario responsable, para que en un trmino no
mayor de quince (15) das, contados a partir de la fecha de recibo de la
comunicacin, realice el pago del deducible aludido.
Si el pago es realizado por parte del funcionario responsable, el Alcalde

Municipal deber reportar tal condicin a la Contralora General de la
Repblica, con el objeto de que sta evale el trmite de responsabilidad
fiscal que se est adelantado en contra del funcionario responsable
De no ser admitida o procedente la reclamacin de la prdida del bien o

ante la aseguradora, se deber oficiar al funcionario responsable para que
en un trmino no mayor a quince (15) das contados a partir de la fecha de
recibo de la comunicacin, pague el valor del bien, perdido, daado o
deteriorado.
De realizarse el pago total del bien, el Alcalde Municipal o quien haga sus
veces, deber reportar tal condicin a la Contralora General de la
Repblica, con el objeto de que se evale el trmite de responsabilidad
fiscal que se est adelantado en contra del funcionario responsable.
En el evento en que el funcionario responsable de la custodia, manejo y

administracin del bien, se niegue a realizar el pago total del mismo o del

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deducible respectivo, y cuando no haya sido admitida o procedente la

reclamacin frente a la Compaa Aseguradora, el Alcalde Municipal o
quien haga sus veces, deber dar cuenta por escrito de dicha negativa, y
archivar toda la documentacin referente al trmite de reclamacin
realizado ante la Aseguradora.
El Almacenista, deber llevar archivo en orden cronolgico de las

B. Si la prdida, dao o deterioro del bien, no se dio en ejecucin de gestin

fiscal.
De ser admitida la reclamacin por parte de la compaa aseguradora

respectiva, y se pague el bien en las mismas condiciones en las que fue
adquirido por la entidad, el funcionario encargado del proceso o quien haga
sus veces, archivar toda la documentacin referente a la reclamacin
realizada.
De ser admitida la reclamacin de la prdida del bien por parte de la

aseguradora, pero sobre la reposicin del mismo exista deducible o
descuentos a consecuencia de demritos por uso o demritos tecnolgicos,
deber informarse al funcionario responsable, para que en un trmino no
mayor de quince (15) das, contados a partir de la fecha de recibo de la
comunicacin, realice el pago del deducible aludido
De haberse realizado dicho pago, el almacenista o quien haga sus veces,

archivara toda la documentacin referente a la reclamacin realizada ante
la Aseguradora.
De no ser admitida o procedente la reclamacin de la prdida del bien ante

la aseguradora, se deber oficiar al funcionario responsable para que en un
trmino no mayor a quince (15) das contados a partir de la fecha de recibo
de la comunicacin, pague el valor del bien, perdido, daado o deteriorado.

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De realizarse el pago total del bien, el Almacenista o quien haga sus veces,
archivar toda la documentacin referente a la reclamacin realizada.
En el evento en que el funcionario responsable de la custodia, manejo y

administracin del bien, se niegue a realizar el pago total del mismo o del
deducible respectivo, y cuando no haya sido admitida o procedente la
reclamacin frente a la Compaa Aseguradora, el Alcalde Municipal,
reunir las pruebas sumarias de las que tenga conocimiento, con el fin de
que se adelanten los trmites de resarcimiento de perjuicios por la prdida,
dao y/o deterioro de los bienes de la entidad, de los que trata en ste
manual, de conformidad con las competencias all establecidas, y sin
perjuicio del proceso disciplinario, fiscal o penal que se haya adelantado.
El Almacenista, deber llevar archivo en orden cronolgico de las

Por parte de la Oficina de Control Interno Disciplinario
Una vez se haya puesto en conocimiento de la Jefatura de la Oficina de

Control Interno Disciplinario o quien haga sus veces, por parte del
funcionario competente de adelantar las diligencias administrativas, la
prdida, dao o deterioro de los bienes o fondos de la ALCALDIA por fuera
de la gestin fiscal del funcionario responsable de los mismos, la Oficina de
Control Interno Disciplinario adelantar la investigacin preliminar de
conformidad con la normatividad que sea aplicable.
El proceso disciplinario se adelantar en forma independiente al de

responsabilidad fiscal o penal, cuando haya lugar a los mismos.
La oficina de Control Interno Disciplinario, adelantar investigacin

preliminar de oficio, sin que medie queja o informe por parte del superior
jerrquico o jefe inmediato de lo funcionarios responsables de los bienes o
fondos de la ALCALDIA.

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RESARCIMIENTO DE PERJUICIOS POR PRDIDA, DAO Y/O DETERIORO

DE LOS BIENES DE LA ENTIDAD
En el evento en que el bien daado, perdido o deteriorado, no sea recuperado o
pagado por el funcionario responsable del mismo, o por la Compaa Aseguradora
respectiva, una vez agotadas las instancias de reclamacin pertinentes, la entidad
por intermedio de la Gerencia o quien haga sus veces, deber adelantar los
procesos de resarcimiento de perjuicios por prdida de bienes de los que trata el
presente capitulo.
La entidad deber abstenerse de realizar las siguientes acciones, cuando la
prdida, dao o deterioro del bien, se d por fuerza mayor o caso fortuito, o por
razones no imputables a la conducta del funcionario responsable.
Incidente de Reparacin Integral:
En el evento en que la prdida, dao o deterioro del bien de la entidad, se haya
puesto en conocimiento de las autoridades penales competentes, la entidad
deber iniciar Incidente de Reparacin Integral, dentro del proceso penal
respectivo y de conformidad con lo descrito en el artculo 103 del Cdigo de
Procedimiento Penal.
Competencia: Son competentes para iniciar stos procesos:
El Alcalde Municipal otorgara poder al abogado que adelante la defensa

judicial de la institucin en dichas dependencias.
Reparacin Directa:
En el evento en que la prdida, dao o deterioro del bien de la entidad, no se haya
puesto en conocimiento de las autoridades penales competentes, por no haberse
considerado la configuracin de una conducta punible, y ste no haya sido iniciado
de oficio, la administracin adelantar en contra del funcionario responsable
accin de reparacin directa, de conformidad con lo establecido en el artculo 86
del Cdigo Contencioso Administrativo.

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Competencia: Son competentes para iniciar stos procesos:
El Alcalde Municipal o quien haga sus veces por intermedio de poder

otorgado al abogado que adelante la defensa judicial de la institucin en
dicha dependencia.
CAPITULO XIV
14.REGISTRO CONTABLE DE TRANSACIONES REALIZADAS A
INVENTARIOS, PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
14. 1.INGRESOS DE ALMACEN
REGISTROS CONTABLES: Se contemplan en los asientos los impuestos creados
a nivel nacional. Las deducciones establecidas a nivel departamental y de la
entidad, se deben tener en cuenta en el momento de hacer el registro.
INGRESO DE LOS BIENES DE COMPRAS: Ejemplo Muebles y Enseres
Contabilizacin
CODIGO
1.6.
1.6.35.
1.6.35.03
2.4.
2.4.01.
2.4.01.01
2.4.36.
NOMBRE DE LA CUENTA
Muebles, enseres y equipo Oficina
CUENTAS POR PAGAR
ADQUISICIN BIENES Y SERV
Bienes y Servicios
RETENCION EN LA FUENTE
DEBITO
CREDITO
1.160.000.00
995.000.00

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2.4.36.08
2.4.36.25
2.4.37.
2.4.37.01
Compras
Impuesto IVA retenido
RET. DE IMPTO INDUSTRIA Y
COMERCIO POR PAGAR-ICA
Retencin por compras
35.000.00
120.000.00
10.000.00
COMPRAS POR CAJA MENOR: Ejemplo compra de una calculadora

Registro que debe realizar en CONTABILIDAD. El funcionario responsable del
manejo administrativo de la caja menor debe realizar las correspondientes
retenciones y traspasrselas a quien este encargado de realizar la declaracin
para el realizar el correspondiente pago y enviar copia al Almacenista para que se
registre la entrada y salida de los bienes.
CODIGO
1.6.
1.6.35.
1.6.35.03
2.4.
2.4.25.
2.4.25.90
NOMBRE DE LA CUENTA
Muebles, enseres y equipo Oficina
CUENTAS POR PAGAR
ACREEDORES
Otros acreedores-Reintegro Caja
Menor
DEBITO
CREDITO
208.800.00
208.800.00
INGRESOS POR DONACIN:

REGISTRO CONTABLE. Ejemplo de donacin de: muebles y enseres
CODIGO
1.6.
1.6.35.
1.6.35.03
3.
3.2.
3.2.35.
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBITO
CREDITO
Muebles, enseres y equipo de Ofic. 1.000.000.00
PATRIMONIO
PATRIMONIO INSTITUCIONAL
SUPERVIT POR DONACIN

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3.2.35.02
En especie
1.000.000.00
REGISTRO CONTABLE: Ejemplo de donacin de elementos de consumo

CODIGO
1.9.
1.9.10.
1.9.10.01
4.
4.8.
4.8.10.
4.8.10.22
NOMBRE DE LA CUENTA
OTROS ACTIVOS
CARGOS DIFERIDOS
Materiales y Suministros
INGRESOS
OTROS INGRESOS
EXTRAORDINARIOS
Donaciones
DEBITO
CREDITO
1.000.000.00
1.000.000.00
INGRESO POR RECUPERACIONES DESMANTELAMIENTO DE EQUIPOS

Es cuando la entidad desmantela equipos y de los mismos quedaron partes tiles
para ser utilizados en reparacin de otros.
REGISTRO CONTABLE:
CODIGO
1.6.
1.6.30.
1.6.30.
4.
4.8.
4.8.10.
4.8.10.08
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBITO
CREDITO
EQUIPOS Y MATERIALES DEN
DEPOSITO
Muebles, enseres
1.000.000.00
Y equipo de Ofic.
INGRESOS
OTROS INGRESOS
EXTRAORDINARIOS
Recuperaciones
1.000.000.00

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NOTA: Previamente se debe haber registrado la baja del bien objeto de

desmantelamiento.
INGRESOS POR MEJORAS A EQUIPOS:
Es cuando la Alcalda reconstruye una maquina la cual tena costo histrico y
depreciacin acumulada. Ejemplo:
Costo histrico-----------------------$10.000.000.00
Depreciacin Acumulada-----------$2.000.000.00
Valor en Libros-----------------------$ 8.000.000.00
En la reconstruccin se compraron repuestos por $ 11.600.000 incluido el IVA, una
vez terminada su reparacin se puso en uso nuevamente.
PRIMER PASO: Cuando el bien sale del servicio y pasa a mantenimiento.
REGISTRO CONTABLE
CODIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBITO
CREDITO
1.6.
1.6.36.
EN MANTENIMIENTO
1.6.36.08
EQUIPO DE COMPUTACION
1.6.36.08.02 Equipo de Computacin
10.000.000.0
1.6.70.
1.6.70.02
10.000.000.0
SEGUNDO PASO: Registro de la inversin en reparacin
CODIGO
1.6.
1.6.36.
1.6.36.08.
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBITO
PROPIEDADES PLANTA Y
EQUIPO EN MANTENIMIENTO
CREDITO

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1.6.36.08.02 Equipo de computacion

11.600.000
2.4.
CUENTAS POR PAGAR
2.4.01.
ADQUISICIN DE BIENES Y
SERVICIOS
RETENC EN LA FUENTE
2.4.36.
Compras
2.4.36.08
Impto a las ventas retenido
2.4.36.25
RETENC IMPTO INDUST Y CIO2.4.37.
2.4.37.01
RETEICA
Reteica por compras
10.350.000.0
350.000.00
800.000.0
100.000.0
TERCER PASO: Registro cuando el equipo se entrega nuevamente al

servicio despus de su reparacin.
REGISTRO CONTABLE:
CODIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBITO
CREDITO
1.6.
1.6.70.
1.6.70.02
Equipo de Computacion
21.600.000.0
1.6.36.
EN MANTENIMIENTO
1.6.36.08.
1.6.36.08.02 Equipo de Computacion
21.600.000.0
NOTA: A partir del presente registro se debe calcular nuevamente la vida til
restante del bien objeto de mejora.
INGRESO DE BIENES RECIBIDOS EN CUSTODIA- EN DEMOSTRACION
NOTA. Estos equipos no estn en uso.
REGISTRO CONTABLE
CODIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
9.9.
ACREEDORAS POR CONTRA
9.9.15.
DEBITO
CREDITO

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9.9.15.02
9.3.
9.3.06.
9.3.06.05
POR CONTRA.
Bienes recibidos en custodia
BIENES RECIBIDOS EN
CUSTODIA
Maquinaria y Equipo
20.000.000.0
20.000.000.0
INGRESO DE BIENES RECIBIDOS EN CONSIGNACION

NOTA: Ejemplo libros, que se reciben en consignacin y a medida que se van
vendiendo, se crea la obligacin por pagar con el proveedor
REGISTRO CONTABLE:
CODIGO
9.9.
9.9.15.
9.9.15.03
9.3.
9.3.13.
9.3.13.01
NOMBRE DE LA CUENTA
ACREEDORAS POR CONTRA.
POR CONTRA.
Mercancas recibidas en
consignacion
MERCANCAS RECIBIDAS EN
CONSIGNACIN
Mercancas recibidas en
consignacion
DEBITO
CREDITO
5.000.000.00
5.000.000.00
INGRESOS DE BIENES EN COMODATO:

Ejemplo: un vehculo valorado en $10.000.000
REGISTRO CONTABLE:
CODIGO
9.9.
NOMBRE DE LA CUENTA
ACREEDORAS POR CONTRA.
DEBITO
CREDITO

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9.9.15.
9.9.15.06
9.3.
9.3.06.
9.3.06.06
POR CONTRA.
Bienes recibidos de terceros
BIENES RECIBIDOS EN
CUSTODIA
Equipo de Transporte Terrestre
10.000.000.0
5.000.000.00
BIENES RECIBIDOS POR DACION EN PAGO

NOTA: Se reciben por dacin en pago, para cancelar deudas antiguas de un
cliente, como resultado de un proceso judicial se ordeno la entrega de un bien.
Ejemplo: Un edificio, casa, un lote
REGISTRO CONTABLE:
CODIGO
1.9.
1.9.30.
1.9.30.02
1.4.
1.4.09.
1.4.09.x
NOMBRE DE LA CUENTA
OTROS ACTIVOS
BIENES RECIBIDOS EN DACION
DE PAGO
Inmuebles
DEUDORES
SERVICIOS DE SALUD
De acuerdo a la clasificacin de
cartera
DEBITO
CREDITO
30.000.000.0
30.000.000.0
NOTA: Igualmente puede efectuarse el recaudo por sentencia judicial de deudores

de difcil cobro, en cuyo caso, es necesario cancelar la provisin de deudores.
INGRESO DE BIENES PARA ENTREGAR EN MANTENIMIENTO:

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Las dependencias entregan al Almacn, bienes para mantenimiento. De acuerdo a

la normatividad tcnica, se suspender la depreciacin a los bienes retirados
temporalmente del servicio.
REGISTRO CONTABLE:
CODIGO
1.6.
1.6.36.
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBITO
CREDITO
EN MANTENIMIENTO
1.6.36.08.
1.6.36.08.02 Equipo de computacin
10.000.000.0
1.6.70.
1.6.70.02
10.000.000.0
NOTA: Cuando el mantenimiento es correctivo o preventivo, la inversin efectuada
se registra con cargos a:
La cuenta 5.1. Gastos Administrativos o

La cuenta 5.5. Segn corresponda al sector de inversion.
Cuando el bien retorna al servicio, despus de haberle realizado el

mantenimiento:
REGISTRO CONTABLE:
CODIGO
1.6.
1.6.70.
1.6.70.02
1.6.36.
1.6.36.08.
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBITO
CREDITO
10.000.000.0
EN MANTENIMIENTO
EQUIPO de COMPUTACION

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1.6.36.08.02 Equipo de Computacion
10.000.000.0
NOTA: Se registra con el costo histrico que tenga al momento de salir del
servicio.
EGRESO
14.2.SALIDA DEL ALMACEN
CODIGO
1.6.
1.6.65.
1.6.65.02
1.6.
1.6.35.
1.6.35.03
NOMBRE DE LA CUENTA
MUEBLES Y ENSERES Y
EQUIPO DE OFICINA
Equipo y Maquina de Oficina
PROPIEDAD PLANT Y EQUIPO
Muebles, enseres y equipo de
Oficina
DEBITO
CREDITO
208.800.00
208.800.00
EGRESO DE MUEBLES Y ENSERES:

Ejemplo: Almacn entrego muebles y enseres al servicio.
REGISTRO CONTABLE
CODIGO
1.6.
1.6.65.
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBITO
MUEBLES Y ENSERES Y
EQUIPO DE OFICINA
CREDITO

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1.6.65.01
1.6.
1.6.35.
1.6.35.03
Muebles y Enseres
10.000.000.0

Muebles, enseres y equipo de oficina
10.000.000.0
SALIDA DE ELEMENTOS POR PRESTAMO o EN COMODATO

Ejemplo: La Alcalda presto del grupo maquinaria-equipo, una planta elctrica
valorada en $20.000.000.00
REGISTRO CONTABLE
CODIGO
1.9.20
1.9.20.05
1.6.55.
1.6.55.04
NOMBRE DE LA CUENTA
BIENES EN COMODATO
DEBITO
CREDITO
20.000.000
MAQUINARIA Y EQUIPO
20.000.000
NOTA: Al salir el bien en comodato, no se practica la depreciacin. Este

movimiento lo realiza la entidad que lo tiene en uso.
DEVOLUCIN DEL BIEN.
REGISTRO CONTABLE
CODIGO
1.6.55.
1.6.55.04
1.9.20
1.9.20.05
NOMBRE DE LA CUENTA
MAQUINARIA Y EQUIPO
BIENES EN COMODATO
DEBITO
CREDITO
20.000.000
20.000.000
ENTREGA DE MATERIALES DE CONSUMO:

Ejemplo: entrega de elementos de consumo, dotaciones

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REGISTRO CONTABLE:
CODIGO
5.1.
5.1.01.
5.1.01.31
NOMBRE DE LA CUENTA
GASTOS DE ADMINISTRACIN
GASTOS DE PERSONAL
Dotacin y suministro a
trabajadores
1.9.
1.9.10.
1.9.10.04
OTROS ACTIVOS
CARGOS DIFERIDOS
Dotacin a trabajadores
2.4.37.01
Retencin en compras
DEBITO
CREDITO
5.000.000.00
5.000.000.00
10.000.00
EGRESOS POR PERMUTAS:

Ejemplo: compramos una moto valorada en $4.500.000 y entregamos un vehculo
usado en $3.500.000.00
Costo histrico------------------$2.900.000.00
Depreciacin acumulada-----$1.200.000.00
Valor en libros___________$1.700.000.00
CODIGO
1.6.
1.6.35.
1.6.35.05
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBITO
CREDITO
Equipo de transporte, traccin y
4.500.000.00
elevacin
2.4.
2.4.01.
2.4.01.01
2.4.36.
2.4.36.08
2.4.36.25
2.4.37.
CUENTAS POR PAGAR

COMPRA DE BIENES Y SERV.
Bienes y servicios
Reteiva
RETENCION INDUST Y CIO-
3.956.896.00
38.793.00
465.518.00

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2.4.37.01
RETEICA
38.793.00
REGISTRO DE LA OPERACIN DE PERMUTA Y PAGO EN EFECTIVO

CODIGO
1.6.
1.6.85.
1.6.85.08
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBITO
CREDITO
DEPRECIACIN ACUMULADA
Equipo de transporte, traccin y
1.200.000.00
elevacin
2.4.
2.4.01.
2.4.01.01
2.4.36.
2.4.36.08
2.4.36.25
2.4.37.
CUENTAS POR PAGAR

COMPRA DE BIENES Y SERV.
Bienes y servicios
2.4.37.01
1.1.
1.1.10.
1.1.10.xx
1.6.
1.6.75.
1.6.75.02
4.8.
4.8.10.
4.8.10.32
Reteiva
RETENCION INDUST Y CIORETEICA
EFECTIVO
BANCOS Y CORPORACIONES
Nombre de la cuenta Bancaria
EQUIPO TRANSPORTE, TRACCIN Y
ELEVACIN
Terrestre
OTROS INGRESOS
EXTRAORDINARIOS
Utilidad en venta de propiedad, planta y
equipo
3.956.896.00
38.793.00
465.518.00
38.793.00
1.000.000.00
2.900.000.00
2.300.000.00
EGRESO POR FALTANTES

Es cuando al realizar el inventario fsico de la propiedad, planta y equipo se
detecto un faltante

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Ejemplo: Un computador
Costo histrico--------------------$3.000.000.00
Depreciacin acumulada-------$1.000.000.00
Valor en libros---------------------$2.000.000.00
CODIGO
1.9.
1.9.50.
1.9.50.03
1.9.55.
1.9.55.03
5.3.
5.3.09.
5.3.09.02
1.6.
1.6.85.
1.6.85.07
1.6.
1.6.70.
1.6.70.02
NOMBRE DE LA CUENTA
OTROS ACTIVOS
RESPONSABILIDADES
Responsabilidades Proceso
Internas
PROVISIN PARA
RESPONSABILIDADES
Responsabilidades proceso
internas
PROVISIONES, AGOTAMIENTO,
DEPRECIACIONES Y
AMORTIZACIONES
PROVISIN PARA
RESPONSABILIDADES
Responsables en proceso-Internas
DEPRECIACIN
DE
PROPIEDAD
PLANTA Y EQUIPO
Terrestre
EQUIPO
DE
COMUNICAC
Y
COMPUTACION
DEBITO
CREDITO
2.000.000.00
2..000.000.0
2.000.000.0
1.000.000.00
3.000.000.00
EGRESOS PARA PROYECTOS DE INVERSIN

Son bienes de consumo entregados en desarrollo de proyectos de inversin social
a la comunidad. Se instalan o entregan a la comunidad en desarrollo del convenio
suscrito entre la administracin y la junta de accin comunal u organizaciones no
gubernamentales.

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CODIGO
1.9.
1.9.11.
1.9.11.05
1.9.10.
1.9.10.01
NOMBRE DE LA CUENTA
OTROS ACTIVOS
INVERSIN SOCIAL DIFERIDAD
Desarrollo comunitario,
equipamiento y atencin y
prevencin de desastres
CARGOS DIFERIDOS
Materiales y suministros
DEBITO
CREDITO
2.000.000.00
2..000.000.0
Amortizacin por concepto de los beneficios percibidos durante el periodo fiscal en

que tales bienes retribuyen la inversin realizada.
CODIGO
5.6.
5.6.05.
5.6.05.06
1.9.
1.9.11.
1.9.11.05
NOMBRE DE LA CUENTA
GASTO INVERSIN SOCIAL
GASTOS DE INVERSIN
SOCIAL-DESARROLLO
COMUNITARIO
Asignacin de Bienes y servicios
OTROS ACTIVOS
DEBITO
CREDITO
2.000.000.00
INVERSIN SOCIAL DIFERIDA

Desarrollo comunitario
2.000.000.00
14.3.REGISTRO DE LA DEPRECIACIN DE MENOR CUANTIA

Activo de menor cuanta, para esta clase de activos, se deben tener en cuenta los
parmetros de 0.5. SALARIOS MINIMOS MENSUALES VIGENTES.
Para el caso del presente ejercicio el valor del bien debe ser depreciado en el
mismo ao en el cual entra en servicio.
El valor presentado a continuacin corresponde a la suma de los valores
depreciados durante el ao en el cual sali al servicio el bien.

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REGISTRO CONTABLE:
CODIGO
5.3.
5.3.30.
5.3.30.06
1.6.
1.6.85.
1.6.85.06
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBITO
CREDITO
PROVISIONES, AGOTAMIENTO,
DEPRECIACIN Y
AMORTIZACIONES
DEPRECIACIN DE PROPIEDAD,
PLANTA Y EQUIPO
Muebles, enseres y Equipo de
208.800.00
Oficina
PROPIEDAD PLANT Y EQUIPO
DEPRECIACIN ACUMULADA
Muebles, enseres y equipo de
208.800.00
Oficina
NOTA: Por regla general, la compra de devolutivos no se debe efectuar por caja
menor, en caso de requerirse por urgencia del servicio, debe reglamentarse de
forma particular en el Manual de Caja menor.
14.4. REGISTRO DE BIENES DE CONSUMO
REGISTRO COMPRA DE BIENES QUE SE CONSUMEN CON SU PRIMER USO
Y QUE SON ENTREGADOS PREVIO A PODER REALIZAR UNA ENTRADA Y
UNA SALIDA DE ALMACEN.
Casos especficos: Combustibles, lubricantes, grasas.
Es de aclarar que la Contadura General de la Nacin permite el registro de dichos
activos directamente al gasto cuando se consumen inmediatamente, No se
requieren ni entrada, ni salida y por condiciones de almacenamiento tampoco ser
lgico.
REGISTRO CONTABLE: Ejemplo: combustibles

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CODIGO
5.1.
5.1.11.
5.1.11.46
2.4.
2.4.01.
2.4.01.01
2.4.36.
2.4.36.08
2.4.37.
2.4.37.01
NOMBRE DE LA CUENTA
GASTOS GENERALES DE
ADMINISTRACIN
GENERALES
Combustibles y Lubricantes
CUENTAS POR PAGAR
ADQUISICIN DE BIENES Y
SERVICIOS
Bienes y Servicios
DEBITO
CREDITO
508.000.00
500.000.00
Compras
RET IMPTO INDUST Y CIO RETEICA
508.00
5.000.00
14.5. REGISTRO DE BAJA DE BIENES

Costo histrico-----------------------$3.000.000.00
Depreciacin acumulada----------$3.000.000.00
Valor en Libros-----------------------$
-01.6.
1.6.85.
1.6.85.07
1.6.
1.6.70.
1.6.70.02

DEPRECIACIN
DE
PROPIEDAD
PLANTA Y EQUIPO
EQUIPO
DE
COMUNICAC
Y
COMPUTACIN
3.000.000.00
3.000.000.00
Igualmente es posible que se encuentre registrado el valor estimado en

CUENTAS DE ORDEN por valor estimado del bien
8.3.
DEUDAS DE CONTROL

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8.3.15.
8.3.15.07
8.9.
8.9.15.
8.9.15.06.
8.9.15.06.07
ACTIVOS
TOTALMENTE
DEPRECIADOS, AGOTADOS O
AMORTIZADOS
DEUDORA DE CONTROL EN CONTRA..
DEUDORAS DE CONTROL POR EL
CONTRARIO.
ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS
1.000.000.00
1.000.000.00
14.6. RECLASIFICACION DE BIENES DEVOLUTIVOS A CONSUMO

Ejemplo: el bien devolutivo que se va a reclasificar tiene el siguiente historico:
Ejemplo: un equipo de Oficina
Costo Histrico---------------------$1.000.000.00
Depreciacin Acumulada-------- 500.000.00
Valor en Libros--------------------500.000.00
1.9.
1.9.10.
1.9.10.01
1.6.85.
1.6.85.06
1.6.
1.6.65.
1.6.65.01
OTROS ACTIVOS
CARGOS DIFERIDOS
Materiales y suministros
DEPRECIACIN PROPIEDAD, PLANTA
Y EQUIPO
Muebles y enseres y equipo de oficina
MUEBLES Y ENSERES,EQ.OFIC
Muebles y Enseres
500.000.00
500.000.00
1.000.000.00

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CAPITULO XV
GLOSARIO
15.1. GLOSARIO
ACTIVO: Conjunto de recursos econmicos o bienes y derechos que posee una
persona natural o jurdica y que son fuente potencial de beneficios
ACTIVO FIJO: Conjunto de activos tangibles e intangibles de naturaleza duradera,
no destinados para la venta, que se utilizan en las operaciones normales del
negocio, bien sea en la produccin, venta de mercancas o productos, o prestacin
de servicios a los clientes o a la misma Entidad.
ACTIVO TANGIBLE: Bien de naturaleza duradera, que tiene existencia material
ACTIVO INTANGIBLE: Bien que no tiene existencia material.
ADICION: Agregar algo a un bien.
ALMACEN: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o
mercancas de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las
dependencias que conforman una entidad para que esta cumpla los objetivos
propuestos.

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ALMACENISTA: Persona encargada del manejo, custodia, organizacin,

administracin, recepcin, conservacin y suministro de los bienes de una entidad.
ALMACENAMIENTO (UBICACIN): Labor de registro de los artculos y su
distribucin fsica desde que ingresan o se adquieren hasta que se requieren para
su utilizacin. Labor sujeta a una organizacin interna.
La organizacin interna del almacenamiento depende de conformidad con la
naturaleza de los bienes, las necesidades de seguridad, caractersticas tcnicas
de almacenamiento y de la rapidez de su manejo.
AMORTIZACIN: Distribucin sistemtica del costo de un activo durante los aos
de vida til o durante el periodo en que se van aprovechar sus beneficios.
Cancelacin gradual de una deuda mediante pagos consecutivos al acreedor.
AVALUO: Estimacin que se hace del valor o precio de un bien.
AVALUO FISCAL: Valor asignado a la propiedad inmueble para fines impositivos y
que corresponde al cien por ciento del avalu catastral o auto avalu.
AVALUO TCNICO: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para
determinar el valor comercial o de reposicin de un activo.
BIEN: Articulo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo,
activos fijos, los materiales y artculos en proceso de produccin.
BIEN MUEBLES: Recursos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea
movindose ellos por si mismos, o por fuerza externa, se exceptan los que,
siendo muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destino.
CENTROS DE COSTOS: Unidad de la organizacin que registra y analiza todos
sus costos de produccin o distribucin, informa sobre esos datos a las personas
interesadas y responsables para facilitar la direccin y el control de las
operaciones de la empresa, con miras a alcanzar sus objetivos.

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COSTO: Erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas, relacionadas

directamente con los procesos de produccin de bienes o prestacin de servicios,
que se recupera en desarrollo de la actividad de enajenacin.
COSTOS DE MANTENIMIENTO: Costos en los que incurre la Entidad para cada
uno de los proyectos, buscando mantener la maquinaria, bienes y equipos
funcionando en buen estado.
COSTO HISTORICO: Esta constituido por el precio de adquisicin o importe
original, adicionado con todos los costos y gastos en que incurrido el entre para la
prestacin de servicios, en la formacin y colocacin de los bienes en condiciones
de utilizacin o enajenacin. Adems, harn parte del costo histrico las adiciones
y mejoras objeto de capitalizacin efectuadas a los bienes , conforme a normas
tcnicas aplicables a cada caso.
COSTO REEXPRESADO: Esta constituido por el costo histrico actualizado a
valor corriente, mediante el reconocimiento de cambios de valor, ocasionados por
la exposicin a fenmenos econmicos exgenos, como la inflacin o la
devaluacin.
Son aceptados como factores de correccin la tasa representativa de mercado
TRM, los ndices especficos o cualquiera otra modalidad convenida como pacto
de ajuste.
Cuando se contraigan obligaciones o se adquieran bienes o servicios en moneda
extranjera, el valor de la transaccin debe reexpresarse en moneda nacional,
segn las normas y procedimientos aplicables a cada evento.
COSTO DE REPOSICIN: Representa el precio que deber pagarse para adquirir
un activo similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los
bienes en condiciones semejantes a los existentes.
CESION O TRASPASO: Transferencia a un tercero de cualquier derecho o inters
en bienes races o del titulo o inters en una partida de bienes inmuebles

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DACION EN PAGO: Sistema utilizado para cancelar una obligacin, donde los
contratantes convienen sustituir el efectivo por otro tipo de bien que, al entregarse,
extingue la obligacin original.
DEPRECIACIN: Reconocimiento racional y sistemtico del costo de los bienes,
distribuido durante su vida til estimada, con el fin de obtener los recursos
necesarios para la reposicin de los bienes, de manera que se conserve la
capacidad operativa o productiva del ente pblico.
DEPRECIACION ACUMULADA: Corresponde a la suma acumulada de los
clculos peridicos de la depreciacin mensual.
DEPRECIACION MENSUAL: Determinada mediante la aplicacin, de una tasa
porcentaje o calculo, en funcin de la vida til.
DONACIN: Transferencia de bienes de una persona a otra sin contraprestacin
alguna.
GASTO: Egreso necesario para el desarrollo de la actividad del ente contable,
cuyo importe generalmente se asocia con los ingresos obtenidos por la venta de
bienes o prestacin de servicios.
INGRESOS: Aumentos patrimoniales que afectan los resultados de un periodo,
aunque no constituyan, una entrada de efectivo, tales aumentos pueden ser
ordinarios o extraordinarios.
INVENTARIO: Relacin detallada de las existencias materiales comprendidas en
el activo, la cual debe mostrar, numero de unidades en existencia, descripcin y
referencia del producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de
adquisicin, etc.
INVERSIN.: Adquisicin de bienes que produzcan ingresos o presten servicios,
compra de activos que generen un rendimiento durante un largo periodo de
tiempo.

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LIQUIDACIN: Accin y efecto de poner termino de una cosa o a las operaciones

de una empresa o establecimiento.
MEJORAS: Conjunto de erogaciones u obligaciones contradas con relacin a un
activo, que tiene como efecto introducir cambios cualitativos al bien y que no
aumentan su productividad sino que la recuperan.
MERMA: Disminucin en la cantidad, calidad, peso o medida, que sufren las
mercancas y bienes por causas naturales Ejemplo: por el calor.
MUEBLES Y ENSERES: Equipos de oficina utilizados para las operaciones del
negocio y que se consideran como un activo fijo
OBSOLESCENCIA: Perdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a
diversas causas siendo la principal los adelantos tecnolgicos.
OPERACIONES DE TRASPASO DE BIENES: Representa el valor de los bienes
transferidos entre entes pblicos, diferentes de las donaciones de bienes y
derechos que realicen los entes pblicos con terceros.
OPERACIONES RECIPROCAS: Transacciones financieras que se realizan entre
diferentes entes pblicos por conceptos que pueden estar asociados con activos,
pasivos, patrimonio, ingresos , gastos o costos, cualquiera que sea el orden o nivel
al que pertenezcan.
OPERACIONES
INTERINSTITUCIONALES:
Cuentas
cuya
acusacin
corresponde al ente encargado de la administracin de los recursos y el pago o
cancelacin de los mismos lo efecta otro ente pblico. As mismo incluye el valor
de los aportes, fondos y bienes transferidos a otros entes pblicos
PATRIMONIO: Seccin del balance general que representa la parte de los
recursos de la entidad como propiedad planta y equipo, efectivo, cuentas por
cobrar.

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PERITO: Persona que por sus especiales conocimientos, es llamado para

informar sobre hechos cuya apreciacin se relaciona con su especial saber o
experiencia.
PERMUTA: Contrato comercial por
recprocamente a dar una cosa por otra.
el
que
dos
personas
se
obligan
La permuta o cambio es un contrato en que las partes se obligan mutuamente a

dar una especie o cuerpo cierto por otro (Cdigo Civil).
PRECIO DE MERCADO: Es el valor que resulta de la interaccin de las fuerzas
de oferta y demanda en el mercado.
PROCEDIMIENTO: Consiste en la secuencia correcta y ordenada de actividades
para la realizacin de un proceso o tarea.
REGISTRO: Grupo de datos o cdigos adyacentes que se manejan como una
unidad.
REGISTRO CONTABLE: Asiento o anotacin contable que debe ser realizado
para reconocer una transaccin contable o un hecho econmico que afecte al ente
publico y atiende las normas generales de acusacin y prudencia. Este puede ser
en el debito o en el crdito, cumpliendo el principio de partida doble.
TRANSFERENCIA: Cesin, traspaso a otro del derecho que se tiene sobre algo.
Llevar, trasladar a alguien o algo de un lugar a otro.
VALOR DE REALIZACIN: Representa el importe en efectivo o su equivalente en
el cual se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo en condiciones
normales.
VIDA UTIL: Tiempo normal de operacin de un activo fijo en trminos de utilidad
para su propietario, el periodo de vida podr ser mayor o menor que la vida
material o cualquier vida econmica comnmente reconocida.

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ARTCULO SEGUNDO: La presente resolucin rige a partir de su expedicin.

COMUNQUESE, PUBLIQUESE Y CMPLASE
Dada en el Municipio de Santa Rosa del Sur - Bolvar, a los veinticuatro (24) das
del mes de Julio de 2014.
CARLOS ALBEIRO MARTINEZ ARANGO

Alcalde Municipal
ENTRADA DE ALMACEN
LUGAR Y FECHA:
NUMERO
CONCEPTO DE LA
TRANSACIN:
CDIGO
CONTABLE
CDIGO
DEL
BIEN
ADQUISICIN
DONACIN
TRASPASOS
RETORNO
REPOSICIN
NOMBRE DEL BIEN
ROVEEDOR
IDENTIFICACIN
(NIT)
CANTIDAD
VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
TOTAL

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NOMBRE Y FIRMA ALMACENISTA

ORIGINAL: ALMACEN GENERAL
COPIA 1: TESORERA
3: CONTROL INTERNO
COPIA 2: CONTABILIDAD
SALIDA DE ALMACEN NUMERO:

PEDIDO No.
LUGAR Y FECHA:
AREA:
DESCRIPCIN DE SALIDAS:
IDENTIFICACIN O STRIKER:
No. DE PEDIDO:
NOMBRE DEL FUNCIONARIO QUE RECIBE:
NOMBRE DEL BIEN
COPIA
UNIDAD/ME
DIDA
CANTIDAD
DESPACHADA
No. DE ENTRADA:
CDIGO CONTABLE:
V/R UNITARIO
V/R TOTAL

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01
17/10/2014

TOTAL
ALMACENISTA
FUNCIONARIO (QUIEN RECIBE)

CC. :
TRASPASO DE BIENES ENTRE FUNCIONARIOS

LUGAR Y FECHA:
NUMERO:
NOMBRE (QUIEN ENTREGA):
NOMBRE (QUIEN RECIBE):
DEPENDECIA QUE ENTREGA:
DEPENDENCIA QUE RECIBE:
DESCRIPCIN DE TRASPASO:
NMERO
IDENTIFICACIN
DEL BIEN O STIKER
NOMBRE DEL BIEN
UNIDAD
DE
MEDIDA
CANTIDAD
VALOR (*)
CARACTERISTICAS
TOTAL
NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO ( QUE ENTREGA)
NOMBRE Y FUNCIONARIO (QUIEN RECIBE)

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GFI-MN-005
01
17/10/2014


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01
GFI-MN-005
17/10/2014

REINTEGRO AL ALMACEN
LUGAR Y FECHA
NUMERO:
NOMBRE COMPLETO DE FUNCIONARIO QUE REINTEGRA:

DESCRIPCIN DEL REINTEGRO:
No. DE
IDENTIFICACIN
DEL BIEN O
STICKER
ESTAD
O
CDIGO
CONTABLE
NOMBRE DEL BIEN
UN/ ME
CANT
B
U
E
N
O
M
A
L
O
CARACTERISTICAS
DEL BIEN
TOTAL
FIRMA ALMACENISTA
FIRMA FUNCIONARIO QUE REINTEGRA

SALIDA POR BAJA DE BIENES No.
LUGAR Y FECHA:
PERDIDA O HURTO
AUTORIZADO POR:
VENTA
DESTINO A:
INSERVIBLE
TRASPASO
NMERO
AUTORIZACIN:
DONACION
DESTRUCCIN
NUMERO
IDENTIFICACIN
DEL BIEN
(STICKER)
CDIGO
CONTABLE
NOMBRE DEL BIEN
U
N/
M
E
D
CAN
T
COSTO
HISTORICO
DEPRECIACIN
ACUMULADA
CARACTERISTICAS

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GFI-MN-005
01
17/10/2014

GERENTE GENERAL
ALMACENISTA
ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA ACTIVIDADES DE ACCION SOCIAL

LUGAR Y FECHA DE SALIDA:
NOMBRE COMPLETO DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD:
FECHA RETORNO:
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD:
NMERO
IDENTIFICACIN
DE BIEN O
STICKER
CDIGO
CONTABLE
NOMBRE DEL BIEN
UN/ME
CANTIDAD
DESPACHADA
ESTADO FISICO DEL BIEN
BUENO
CARACTERIST
ICAS
REGULAR

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GFI-MN-005
01
17/10/2014

TOTAL
ALMACENISTA
FIRMA FUNCIONARIO EN COMISIN

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GFI-MN-005
01
17/10/2014

ACTA DE RECIBO
DE BIENES DONADOS
En Santa Rosa del Sur - Bolvar, a los ______ das del mes de
_________________, del ao ________, LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE
SANTA ROSA SUR - BOLIVAR, ha recibido los elementos que a continuacin
se menciona, de la empresa durante _____________, para el uso en el
desarrollo de las actividades de La Alcalda, soportadas con el Acta de entrega
No. ____________, Documento de aceptacin del donatario No. _____ , con
escritura pblica No. ____________, Se ha constituido la propiedad de la
ALCALDIA de los siguientes bienes:
NOMBRE
VALOR
U/M CANT.
DEL BIEN
UNITARIO
VALOR
TOTAL
ESTADO
BUENO MALO
FECHA
CARACTERISTICAS
CADUCIDAD
TOTAL
Se firma en Santa Rosa del Sur - Bolvar, a los _______ () das del mes de
__________, del ao _________.
_____________________
_________________________

Cra 12A No 11-26. Cdigo postal No 135001. Tel: 5697214,7213 www.santarosadelsur-bolivar.gov.co
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01
GFI-MN-005

NOMBRE Y FIRMA
ALMACENISTA ENTIDAD
DONANTE
NOMBRE Y FIRMA
ALMACENISTA ENTIDAD
DONATARIA
ACTA DE ENTREGA
DE BIENES A FUNCIONARIOS
En Santa Rosa del sur - Bolvar, a los ______ das del mes de
_________________, del ao ________, La ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA
ROSA DEL SUR - BOLIVAR, hace entrega de los siguientes bienes al
funcionario _________________________, quien desempea el cargo de
_________________________________, recibe a satisfaccin, quedando a su
responsabilidad, el buen uso, conservacin y custodia de los bienes
entregados, de conformidad con lo establecido en la Ley y al manual de
procedimientos del manejo administrativo de los bienes de la Alcaldia.
NOMBRE DEL BIEN
U/M
CANT.
VALOR
TOTAL
ESTADO
BUENO
OBSERVACIONES
MALO
TOTAL

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17/10/2014
01
GFI-MN-005

__________, del ao _________.
________________
____________
____________________
ALCALDE MUNICIPAL
FIRMA
ALMACENISTA
FIRMA
FUNCIONARIO QUE RECIBE

FIRMA
ACTA DE RECIBO
DE BIENES DONADOS
_________________, del ao ________, La ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA
ROSA DEL SUR - BOLIVAR, ha recibido los elementos que a continuacin se
menciona, de la empresa durante _____________, para el uso en el desarrollo
de las actividades de La Alcaldia, soportadas con el Acta de entrega No.
____________, Documento de aceptacin del donatario No. ______, Con
escritura pblica No. ____________, Se ha constituido la propiedad a la
ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA ROSA DEL SUR - BOLIVAR de los
siguientes bienes:
NOMBRE DEL BIEN
U/M
CANT.
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
ESTADO
BUENO
FECHA
CADUCIDAD
CARACTERISTICAS
MALO

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GFI-MN-005
01
17/10/2014

TOTAL
__________, del ao ________.
____________________
_____________________
NOMBRE Y FIRMA
ALMACENISTA ENTIDAD
DONANTE
NOMBRE Y FIRMA
ALMACENISTA ENTIDAD
DONATARIA
ACTA DE ENTREGA
DE BIENES DONADOS
_________________, del ao ________,La ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA
ROSA DEL SUR - BOLIVAR, hace entrega de los siguientes bienes al
funcionario _______________________, quien desempea
el cargo de
_____________________________________, recibe a satisfaccin quedando
a su responsabilidad, el buen uso, conservacin y custodia de los bienes
entregados, de conformidad con lo establecido en la ley y el manual de los
procedimientos del manejo administrativo de los bienes de La Alcaldia.
NUMERO E IDENTIFICACIN O
STIKER
NOMBRE DEL BIEN
UNIDAD
MEDIDA
CANTIDAD
VALOR
OBSERVACIONES

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01
17/10/2014

TOTAL
__________, del ao _________.
__________________
GERENTE GENERAL
_______________
ALMACENISTA
__________________
FUNCIONARIO
QUE RECIBE
ACTA DE ENTREGA
DE BIENES PRESTADOS A TERCEROS
En Santa Rosa del sur - Bolvar, a los ______ das del mes de
_________________, del ao ________La ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA
ROSA DEL SUR - BOLIVAR, hace entrega de los siguientes bienes, en calidad
de prstamo por: un tiempo de ________, das,
a la entidad
__________________________, con previa solicitud firmada por el
representante legal seor: _____________________________, identificado con
cdula de ciudadana No. ________________________. El bien debe ser
retornado al almacn de La Alcaldia a ms tardar el da _______, en buen
estado fsico, funcionamiento y con las mismas caractersticas tcnicas
detalladas.
Recibe
a
satisfaccin
el
bien(los)
el
seor
____________________________________,
identificado con cdula de

Pgina 196 de 198
01
GFI-MN-005
17/10/2014

ciudadana No. ____________________, D _________________, con

autorizacin previa firmada por el Alcalde Municipal como representante legal
para hacer el retiro correspondiente.
NUMERO E
IDENTIFICACIN O
STIKER
ESTADO
NOMBRE DEL BIEN
UNIDAD
MEDIDA
CANTIDAD
CARACTERISTICAS
VALOR
BUENO
MALO
TOTAL
Se firma en Santa Rosa de Sur - Bolvar, a los _______ () das del mes de
__________, del ao _________.
__________________
_____________
_______________
GERENTE GENERAL
ALMACENISTA
FUNCIONARIO
QUE RECIBE
ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA COMISIONES O BRIGADAS DE SALUD No_______.

LUGAR Y FECHA DE SALIDA:
FECHA RETORNO:

Pgina 197 de 198
GFI-MN-005
17/10/2014
01

NOMBRE COMPLETO DEL FUNCIONARIO QUE SALE A LA COMISIN:

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD:
NMERO
IDENTIFICACIN
DE BIEN O
STICKER
CDIGO
CONTABLE
NOMBRE DEL
BIEN
UN/ME
CANTIDAD
DESPACHADA
ESTADO FISICO DEL

BIEN
BUENO
CARACTERISTICAS
REGULAR
TOTAL
ALMACENISTA
FIRMA FUNCIONARIO EN COMISIN

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Manual administración bienes PPE municipio

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PR. GESTION FINANCIERA

COMIT SISTEMA INTEGRADO

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MANEJO ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES,

QUINTO: Que la circular conjunta sin nmero de diciembre de 2003, de la

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MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES,

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MANEJO ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES,

Ajuste a la alcuota de depreciacin

GRUPO OPERATIVO MECI

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MANEJO ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES,

Equipo de comedor, cocina, despensa

Ingreso por adquisicin de bienes

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Suministro de llantas y neumticos

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MANEJO ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES,

Los objetivos que se pretenden con este Manual son:

Lograr que el manejo de bienes muebles e inmuebles de propiedad de

Propender porque la gestin administrativa de la ALCALDIA

GRUPO OPERATIVO MECI

PR. GESTION FINANCIERA

COMIT SISTEMA INTEGRADO

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MANEJO ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES,

mediante su uso sea posible unificar criterios, permitiendo as ejercer un

Velar para que los bienes de la entidad se administren racionalmente.