PROGRAMA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA

INTEGRADO DE GESTION EN LA EMPRESA VISTONY S.A.

Indice

Captulo 1: Marco de referencia

1.

Antecedentes del plan Integrado

La iniciativa de la implementacin del Sistema Integrado de Gestin basado en las normas ISO 9001:2008 y OHSAS 18001:2007 surgi
de las directivas quienes conscientes de la necesidad de evidenciar de alguna manera la calidad durante los diferentes procesos en sus
reas, as como la seguridad del personal; ha decidido que poner en marcha la implementacin del SIG es una gran oportunidad.
La implementacin es de vital importancia para brindar servicio de calidad, seguridad durante la realizacin de actividades y mantener en
buen estado la salud del trabajador. Esto se logra cumpliendo con la normativa vigente y las exigencias de nuestros clientes internos y
externos, razn por la cual se inici con este proceso de implementar el SIG.
Los sistemas de gestin son sistemas estructurados, ordenados y basados; siendo una nueva forma de enfocar las actividades de una
empresa para controlar integralmente y de forma eficaz las diferentes variables, donde se quiere lograr una poltica integrada de gestin
asegurando as la competitividad y responder a las exigencias de nuestros clientes.
Hasta el presente no se ha tenido un plan de implementacin, se cuenta con algunos documentos y/o procedimientos, establecidos
especialmente para procesos crticos, sin embargo, no se tiene registro de que se est llevando a cabo todos los procedimientos en
general.

2.

Alcance
VISTONY SAC en el proceso de implementacin del Sistema Integrado de Gestin, cubre las Operaciones de Fabricacin,
Comercializacin y Distribucin de Lubricantes, Grasas, Lquido para Frenos, Agua para Batera, Refrigerantes y Productos de Limpieza
para la Lnea Automotriz e Industrial.

3.

Objetivos del plan integrado

3.1.
Objetivos generales del plan integrado
VISTONY al implementar un SIG: ISO 9001: 2008 / OHSAS 18001: 2007, busca demostrar su compromiso con las partes
interesadas: Dueos, gerencia, clientes, competidores, socios, personal interno y externo, entidades financieras, proveedores,
autoridades.

La implementacin de un SIG debe evidenciar el compromiso con la calidad del producto y la responsabilidad con la seguridad y
salud ocupacional.
Establecer las directrices generales del SGC y describir cmo dicho sistema est referenciado.

3.2.

Objetivos especficos del plan integrado

Organizacin orientada al Cliente.

Mejora Continua.

Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.

Implementar un Plan de Respuesta a Emergencias.

Liderazgo e Involucramiento de Personal durante toda la fase de la implementacin: Ser una gua para los usuarios,
describiendo como la Organizacin cumple con los requisitos de la norma ISO 9001: 2008 y OHSAS 18001.

4.

Anlisis de la empresa
4.1.

Presentacin de la empresa:

VISTONY COMPAA INDUSTRIAL DEL PERU S.A.C Es una Empresa Peruana Industrial fundada en el ao 1992. La empresa
est dedicada a la fabricacin y distribucin de Aceites, Lubricantes, Grasas, Liquido de Freno, Agua para Batera, Refrigerantes y
Productos de Limpieza para la Lnea Automotriz e Industrial.
Ubicada en la Mz. B 01 Lote 01 Parque Industrial de Ancn Acompia Km. 46.5 de la Panamericana Norte Distrito de Ancn
Provincia de Lima Departamento Lima Per.
Cuenta en la actualidad con ms de 50 empleados calificados, entre operarios, personal asistente, administrativos y profesionales.
VISTONY SAC, actualmente cuenta con procedimientos establecidos de calidad, el SGC cubre los procesos de Responsabilidad
de Direccin, Realizacin del Producto, Gestin de Recursos, Medicin, Anlisis y Mejora. No obstante, la implementacin de un
SIG tiene mucho valor para la empresa VISTONY S.A.C., considerando la identificacin de peligros y evaluacin de los riesgos de
seguridad y salud ocupacional.

4.2.

Actividades a la que se dedica

Vistony produce, almacena y distribuye lubricantes, grasas y aditivos, asimismo realiza en los puntos de control la verificacin,
validacin, seguimiento e inspeccin de sus productos.

4.3.

Productos que fabrica

VISTONY SAC a partir de su proceso de produccin, obtiene como productos la siguiente variedad:
Aceite Lubricante para motores Gasolineros, Petroleros, Compresores, para la Industria textil y para la Industria Textil y
para Transmisin automtica e hidrulica, Engranajes, Agrcola y para Transferencia de Calor.
Grasa para Rodamientos, Chasis, Palier y Multipropsito.
Aditivos para Motores Gasolineros, Petroleros, para Batera y Radiador. Productos Acuosos para: Radiador, Batera y
Radiador
Productos Acuosos para: Radiador, Batera y Sistema de Freno.
Productos de Limpieza: Ambientadores, Abrillantadores, Productos de Limpieza.

4.4.

Cobertura para la distribucin de los productos

Actualmente Vistony posee sucursales en Bolivia, Chile, Ecuador, Espaa, Estados Unidos y Paraguay.

4.5.

Estructura y organizacin del capital humano

La competencia, sensibilizacin y formacin del personal es determinada por la gerencia, a travs de los diferentes perfiles para
cada puesto de trabajo.
Se proporciona la capacitacin requerida para satisfacer las necesidades de formacin identificadas y se evala la eficacia de sta,
segn el procedimiento documentado de capacitacin de personal. Adicionalmente, se tienen implementados procedimientos
documentados para la seleccin y evaluacin, induccin y evaluacin de desempeo del personal.
La gerencia asegura que el personal es consciente de la relevancia e importancia de sus funciones y de su contribucin al logro de
los objetivos a travs de comunicacin interna de los resultados de la gestin del sistema de la calidad.
El organigrama de la empresa est reflejado en el ANEXO 1

5.

Diagnostico de la empresa
Como parte de la metodologa para el diagnstico de la empresa, el grupo hizo una evaluacin mediante una encuesta o una lista de
verificacin para indagar si la empresa cuenta con algunos puntos que debe cumplir con la norma, los resultados de las encuestas se
puede observar en el ANEXO 2, el detalle de estas evaluaciones son:

5.1.

Gestin de la empresa

La organizacin tiene definida el alcance para su sistema integrado de gestin, este abarca todos los procesos relacionados con la
produccin, comercializacin y distribucin de sus productos que son los lubricantes, ellos han definido as su alcance para que
todas las reas de la empresa se encuentren alineadas con los requerimientos de los clientes, tanto en la parte de calidad como en
seguridad.
La organizacin ha definido sus procesos que se interrelacionan en sus actividades (Ver Diagrama de procesos) desde el punto de
vista de la calidad), sin embargo la empresa no ha definido las actividades de gestin y las actividades produccin , solo los
procesos de soporte para el sistema.
Actualmente la empresa cuenta con tres personas capacitadas en sistemas integrados de gestin, de los cuales una persona tiene
estudios en el extranjero con lo cual se puede indicar que se tiene buenos recursos humanos para la implementacin del sistema
de gestin.
Se evidencia el compromiso de los gerentes por implementar el sistema de gestin, esto se puede ver contando con personal
calificado as como la capacitacin de 2 personas para apoyar en el sistema de gestin, tambin ha predispuesto un capital para la
implementacin de asesores para la implementacin del sistema.
En el aspecto de seguridad, la empresa respeta las normas legales vigentes, tiene un alto compromiso con su personal para ello
les brinda capacitacin y entrenamiento a sus colaboradores, ademas de tener claro la identificacin y evaluacin de riesgos de
cada actividad dentro de la empresa.

5.2.

Procesos, documentos, procedimientos y registros

Actualmente dentro de la organizacin, se cuenta con una estructura documentaria no alineada a un sistema de gestin de calidad,
no se cuenta especficamente con un manual de calidad que pueda dirigir el sistema de gestin integrado, pero si se cuenta con un
manual que indica las funciones que se realiza las operaciones en la empresa.
La organizacin cuenta con un procedimiento para el control de documentos, sin embargo no estn muy definido la vigencia de los
documentos, los documentos obsoletos no estn bien marcados, e incluso se encontr documentos obsoletos en folders para
documentos vigentes
Se tiene una lista de los registros que se trabajan en la organizacin de acuerdo al rea de trabajo.

5.3.

Evaluacin de peligros

Actualmente la empresa no cuenta con un IPER para cada rea, por ejemplo an falta para el laboratorio y para el rea del
comedor, adems la empresa tiene dentro de sus planes contar con el ATS, adems tiene entre sus planes el proyecto de
implementacin de trabajo seguro
La empresa tiene identificado mediante el IPER solo las actividades operacionales como son el rea de produccin, almacn de
insumos y almacn de productos terminados, las actividades no operacionales son solo considerados a la parte administrativa.
Actualmente las instalaciones no estn considerados en la identificacin de riesgos, o solo son considerados de forma parcial
No existe un procedimiento documentado para definir aspectos ambientales
Desde la parte ambiental, la empresa est realizando actualmente monitoreos ambientales a cada zona de la empresa
identificando los agentes qumicos

5.4.

Normas, leyes y ordenanzas a las que est sujeta la empresa

En el tema de seguridad, la empresa est sujeta a las siguientes normas debido a pertenecer al sector de hidrocarburos
Ley 29783
DS 005-2012 TR
6

 DS 42F
Osinergmin
Ley general del ambiente, ley general de los residuos slidos
Los organismos a los que est sujeta la empresa son:
Osinergmin
La empresa no cuenta con un programa para evaluar si se est cumpliendo con las normas, solo se realiza con las capacitaciones
al personal en materia de seguridad, simulacros y simulaciones.

5.5.

Misin, visin y poltica

La empresa tiene bien marcado su misin, visin y la poltica para el sistema de gestin integrado, la poltica cumple con los
lineamientos especificados en la norma, sin embargo la poltica de la empresa no ha sido revisada hace 3 aos por la organizacin.
La poltica, misin y visin de la empresa est enmarcada y distribuida a cada jefe de cada rea para que puedan transmitir los
lineamientos de la empresa.
Los objetivos de cada rea estn definidas y cada responsable de cada rea tiene un documento en el que indica cuales son los
objetivos para trabajar el sistema.

5.6.

Comunicacin interna y externa

No hay evidencias de comunicacin interna o externa en la empresa.

No cuenta con un procedimiento donde se establezca el mecanismo para recibir, documentar y responder las comunicaciones
internas y externas, asimismo no ha documentado su decisin de comunicar o no externamente informacin acerca de sus peligros
y riesgos significativos.

5.7.

Competencia, formacin y capacitacin

La organizacin no tiene definidas las competencias necesarias para los puestos de trabajo que afectan el sistema de gestin de la
calidad y de seguridad y salud ocupacional, estas no incluyen los requisitos asociados a sistema de gestin integrado en cuanto a
niveles de educacin, formacin, experiencia y habilidades.
An no se cuenta con un programa de capacitacin para el ao 2015; se declar que el programa de capacitacin correspondiente
al ao pasado 2014 no se cumpli en su totalidad, por lo que la estructura del programa se encuentra en evaluacin.
De la misma forma el programa de simulacros y capacitaciones en planes de contingencia no se ha realizado en su totalidad.
No se ha definido una metodologa para definir la eficacia de las capacitaciones brindadas al personal de la organizacin y estas no
se encuentran incluidas en los indicadores de gestin.

5.8.

Instalaciones, equipos e infraestructura.

La organizacin cuenta un programa de inspecciones a las instalaciones, equipos e infraestructura, el cual se realiza
mensualmente, pero se encontr la omisin de la inspeccin durante algunos meses, esto debido a que no se encuentra bien
definido qu rea realiza estas inspecciones.
El rea de control de la calidad es el responsable de realizar las inspecciones a sus equipos de control y medicin de forma
peridica, contactndose con mantenimiento para la realizacin de los mantenimientos preventivos y correctivos. No se encuentra
cumplimiento fehaciente de los programas de mantenimiento.
La identificacin de condiciones inseguras lo realiza el rea de calidad de forma peridica encontrndose en la mayora de los
casos sin novedad. Esta es una condicin que no genera valor agregado y no permite implementar las medidas de control.

5.9.

Preparacin y respuesta ante emergencias

Cuenta en procedimientos para atacar contingencias, sin embargo no se ha podido evidenciar que se haya contemplado todas las
situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales, asimismo no se ha contemplado la revisin peridica de las
actividades planificadas para contrarrestar las emergencias.

5.10.

Entorno laboral

Debido a que no se cuenta con un documento que especifique las actividades a realizar por cada puesto de trabajo, existe
duplicacin de funciones y ausencia de controles.

5.11.

Satisfaccin y fidelizacin del cliente.

La organizacin realiza peridicamente encuestas de satisfaccin a sus clientes, los cuales son evaluados y comparados con los
indicadores de gestin a fin de alcanzar los objetivos trazados. Se observa que no hay un procedimiento que establezca aquellos
requisitos no especificados por el cliente pero propios del producto.
No se ha definido una metodologa eficaz para la comunicacin con el cliente, por el momento se realiza va correo electrnico y
solo con los clientes principales
Se encuentra en proceso de elaboracin los requisitos reglamentarios del producto.

5.12.

Control de procesos

Existe un rea que se encarga de la gestin de procesos, pero no existen procedimientos y criterios para solucionar situaciones de
controversia y solucionar desviaciones de la poltica y objetivos seguridad y salud en el trabajo.
Los requisitos para la validacin de los procesos se realizan a travs de la interrelacin y cumplimiento de los procedimientos,
debido a la ausencia de algunos procedimientos no se puede validar la eficacia de cada proceso.

5.13.

Indicadores de gestin

Se cuenta con indicadores de gestin de la calidad y de seguridad para los procesos crticos (Produccion y distribucion) evaluacin
del desempeo del sistema de gestin integrado, no se cuenta con un procedimiento formal donde se indique todas las variables a
monitorear, sus especificaciones, frecuencias y metas a alcanzar.

5.14.

Auditorias: acciones preventivas y acciones correctivas.

A la fecha la organizacin no ha realizado auditoras internas referidas a su sistema de gestin integrado, sin embargo cuenta con
procedimiento de auditora interna.
Se encontr que la organizacin cuenta con un solo auditor interno capacitado.

5.15.

Salud ocupacional

No existe un Procedimiento de Exmenes Mdicos Ocupacionales y no se mantiene registro de los exmenes mdicos realizados
pre-ocupacionales, de seguimiento y de trmino.
Existe procedimiento que define la responsabilidad para manejar e investigar accidentes incidentes y enfermedades ocupacionales,
pero no se encontr registros de investigacin y anlisis de causa de todos los accidentes ocurridos en el 2014.

5.16.

No conformidad, accin correctiva y acciones preventivas.

La organizacin no cuenta con mecanismos establecidos para la atencin de no conformidades y potenciales no conformidades
que incluyen la investigacin de las causas y la determinacin de acciones correctivas y preventivas para evitar su recurrencia.

5.17.

Revision por la direccion

La organizacin ha realizado una revisin no detallada al sistema de gestin de acuerdo a lo exigido por las normas
La alta direccin no cuenta con la informacin exigida por las normas, se encontr desconocimiento y falta de control a las
funciones realizadas por el rea de sistemas integrados de gestin SIG.

Captulo 2: Procesos principales, ambientales y riesgos.

1.

Gestin de procesos
La Gestin de VISTONY cuenta con un enfoque basado en procesos, que permite a la organizacin establecer indicadores para
poder evaluar el rendimiento de las actividades que se llevan a cabo dentro de ellas, no slo considerando las actividades de forma

10

aislada sino formando parte de un conjunto estrechamente interrelacionado, lo que constituye la base hacia la mejora continua donde
se requiere una adaptacin permanente para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes y conseguir el xito y
permanencia del producto o servicio en los mercados actuales.

1.1.

Anlisis de los clientes

Los clientes son los destinatarios del resultado del proceso o output, pueden ser: internos, si pertenecen a la organizacin y
externos, si son ajenos a la misma. El proceso debe estar orientado a satisfacer los requerimientos de los clientes con respecto al
producto que se entrega.

11

Considerando que los lubricantes es un producto de primera necesidad para los automviles es importante indicar que los clientes
potenciales para el producto son aquellas personas que cuentan con automviles.

1.2.

Cadena de valor.

La cadena de valor es un modelo terico que permite describir el desarrollo de las actividades de una organizacin empresarial,
generando valor al cliente final
El anlisis de la cadena de valor permite optimizar el proceso productivo ya que puede apreciarse al detalle y en cada paso el
funcionamiento de la compaa.
Respecto a la cadena de valor de VISTONY, se puede evidenciar que las actividades primarias estn distribuidas en cinco reas
especficas:
Logstica de Entrada, Operaciones,
Logstica de Salida,
Marketing y ventas
Servicio de Post-venta
En cada una de ellas se presentan actividades de acuerdo al rea, las mismas que pueden generar, impactos
ambientales.

1.3.

Diagrama de procesos

Todas las actividades que se desarrollan en la empresa VISTONY estn inmersas dentro los procesos.

2.

Aspectos ambientales
Son los elementos de las actividades, productos o servicios de una organizacin que pueden interactuar con el medio ambiente, est
asociado por tanto directamente al producto. Aunque no se esta procediendo a realizar una certificacion en ISO 14001, podemos
resaltar algunos aspectos ambientales.

12

2.1.

Identificacin de las actividades que pueden causar impactos.

Para realizar la identificacin, se ha dividido en los siguientes procesos:

Recepcin de materias primas.- Generacin de efluentes de lavado de tanques y lavado de equipos, ruido.
Proceso de produccin.- Generacin de efluentes de lavado de equipos, ruido, generacin de gases de combustin del reactor.
Proceso de embalaje y almacenamiento.- Residuos de fundas plsticas y sacos de papel rotos en el proceso de empaque, residuos de
producto contaminado (cado al suelo)
ASPECTOS AMBIENTALES
Emisin de gases por combustin
Desechos biolgicos en la red
Pblica de recoleccin (aguas
servidas)
Desechos slidos comunes
provenientes del consumo de
alimentos
Residuos electrnicos (Toners y
equipos obsoletos)
Gasolina, aceites, agua, otros
(cloro, desengrasante)
Generacin de ruido por el
funcionamiento del motor
Agua potable
Botellas, guaipe, disel, bateras,
equipos obsoletos, otros
( cadenas, tornillos, cables, filtros,
etc.) lmparas, focos,
Restos de pintura y similares

IMPACTO AMBIENTAL
Afectacin a la tranquilidad y convivencia de
la comunidad vecina
Contaminacin del aire, efecto invernadero
Malos olores, contaminacin de aguas
superficiales y subterrneas
Contaminacin visual, contaminacin del
suelo, aguas superficiales y subterrneas
Contaminacin visual, afectacin a la flora y
fauna, contaminacin del suelo, aguas
superficiales y subterrneas
Contaminacin de aguas Superficiales
Contaminacin auditiva
Consumo de recursos naturales
Contaminacin visual, afectacin a la flora y
fauna, contaminacin del suelo, aguas
superficiales y subterrneas
Consumo de recursos naturales

13

3.

Riesgos ocupacionales
Es importante analizar los conceptos de Peligro, Riesgo y Factor de riesgo y a partir de su comprensin clasificar los factores de riesgo
segn los efectos para la salud de los trabajadores.
Peligro: Fuente de energa y factores psicolgicos y conductuales que, cuando no se controlan, conllevan a incidencias

perjudiciales.
Riesgo: Efecto supuesto de un peligro no controlado, apreciado en trminos de la probabilidad de que suceder, la
severidad mxima de cualquier lesin o dao, y la sensibilidad del pblico a tal incidencia.
Factor de Riesgo: Se considera factor de riesgo de un determinado tipo de dao aquella condicin de trabajo, que, cuando

est presente, incrementa la probabilidad de aparicin de ese dao.

Los Riesgos ocupacionales son la posibilidad de sufrir un accidente o enfermedad en y durante la realizacin de una
actividad laboral no necesariamente con vnculo contractual. El concepto de riesgo ocupacional menciona la palabra
posibilidad, es decir, que bajo determinadas circunstancias, una persona tiene la probabilidad de llegar a sufrir un dao
profesional. Cada lugar tiene sus propios factores de riesgo tomando en cuenta las actividades que se realizan en cada
puesto de trabajo, un ambiente de trabajo puede ser ms riesgoso que otro y va a depender de ciertos factores:

Tipo de actividad que se realiza

Capacitacin del personal
Condiciones fsicas del entorno
Disposicin, concentracin y responsabilidad
Seguridad al momento de efectuar la tarea
3.1.

Tipos de riesgos en el trabajo

14

Los riesgos en el Trabajo se clasifican considerando algunos aspectos como son: las condiciones ambientales, el puesto de trabajo
propiamente dicho, as como aspectos sociales que pueden afectar al trabajador y son los siguientes:

Riesgos mecnicos.

Puede producir lesiones corporales tales como cortes, abrasiones, punciones, contusiones, golpes por objetos desprendidos o
proyectados, atrapamientos, aplastamientos, quemaduras, etc. El riesgo mecnico puede producirse en toda operacin que
implique manipulacin de herramientas manuales, maquinaria, manipulacin de vehculos, utilizacin de dispositivos de elevacin.

Riesgos no mecnicos.

Son todos aquellos factores ambientales que dependen de las propiedades fsicas de los cuerpos, que actan sobre el trabajador y
pueden producir efectos nocivos de acuerdo a su intensidad y tiempo de exposicin; pueden ser: ruido, temperatura, ventilacin,
presin, radiacin, vibracin e iluminacin.

Riesgos psicosociales

Los riesgos psicosociales perjudican la salud de los trabajadores y trabajadoras, causando estrs y a largo plazo enfermedades
cardiovasculares, respiratorias, inmunitarias, gastrointestinales, dermatolgicas, endocrinolgicas, musculoesquelticas y
mentales. Son consecuencia de unas malas condiciones de trabajo, concretamente de una deficiente organizacin del trabajo.

Riesgos qumicos

Son aquellos riesgos susceptibles de ser producidos por una exposicin no controlada a agentes qumicos la cual puede producir
efectos agudos o crnicos y la aparicin de enfermedades. Los productos qumicos txicos tambin pueden provocar
consecuencias locales y sistmicas segn la naturaleza del producto y la va de exposicin.

Riesgos ergonmicos.

Los riesgos ergonmicos son aquellos que se derivan del desempeo de la actividad laboral en s, de las relaciones del individuo
con su medio de trabajo y de las posturas que adopte. Por otro lado, tambin influyen las caractersticas fsicas y psquicas del
trabajador, de su lugar de trabajo, de la organizacin, as como de las herramientas y maquinaria que utilice.

Riesgos biolgicos.

15

El riesgo biolgico o biorriesgo consiste en la presencia de un organismo, o la sustancia derivada de un organismo, que plantea,
sobre todo, una amenaza a la salud humana. Esto puede incluir los residuos sanitarios, muestras de microorganismos, virus o
toxinas de una fuente biolgica que puede resultar patgena.

3.2.

Identificacin de los riesgos presentes en las actividades del trabajo

Considerando que el factor humano es esencial en cualquier sistema de trabajo que se quiera desarrollar, el conocimiento que
tengan los trabajadores sobre los riesgos producidos por las condiciones laborales es un factor muy importante, por lo que se hace
necesario identificarlos, evaluarlos y tomar acciones correctivas para disminuirlos o eliminarlos, tanto como sea posible.
Los riesgos presentes en la actividad laboral de la empresa VISTONY son muy variados, frutos de la diversidad de operaciones,
mquinas, tiles y herramientas necesarias para ejecutar todas las fases del proceso productivo, en este caso la fabricacin de
lubricantes. Por ello es conveniente conocer las actividades que se desarrollar en cada uno de los procesos involucrados en la
planta y establecer a qu tipo de riesgo corresponden, con la finalidad de crear las condiciones para que el trabajador pueda
desarrollar su labor eficientemente y sin riesgos o mitigndolos, evitando sucesos y daos que puedan afectar su salud e
integridad, el patrimonio de la empresa y el medio ambiente, y propiciando as la elevacin de la calidad de vida del trabajador y su
estabilidad social.

Captulo 3: Elaboracin de la documentacin

1.

Politica integrada de gestion.

VISTONY COMPAA INDUSTRIAL DEL PER S.A. como productor de lubricantes y derivados, se compromete con el propsito de la
organizacin, cumpliendo con su Misin, Visin y Objetivos Estratgicos.
Est comprometido en satisfacer las necesidades del cliente nacional e internacional con productos de calidad, la seguridad industrial
y salud ocupacional, brindando un buen servicio con personal calificado y una infraestructura moderna, basado en el mejoramiento
continuo de su Sistema de Gestin Integral (SGI) cumpliendo con los requisitos legales.
Reconoce la importancia de su capital humano y asegura la competencia de su personal.

16

Protege y conserva la salud ocupacional y la seguridad industrial de los trabajadores, manteniendo condiciones de trabajo seguro para
evitar lesiones y enfermedades ocupacionales causadas por los riesgos significativos detectados.
Determina, proporciona y mantiene los recursos e informacin necesarios para dar cumplimiento a todo lo anterior.

2.

Lineamientos del sistema integrado de gestin.

El Sistema Integrado de Gestin de VISTONY S.A.C. basa su gestin en la interaccin entre procesos, que igualmente armonizan con
la estructura orgnica de VISTONY S.A.C.
El SIG establece como elementos de entrada en las caracterizaciones de sus procesos, los requerimientos de las partes interesadas y
describe las actividades requeridas para el cumplimiento del objetivo del proceso bajo la metodologa "Planificar - Hacer - Verificar Actuar" (PHVA):
Planificar: establecer los objetivos y actividades necesarias para conseguir resultados, de acuerdo con los requisitos del cliente, los
legales aplicables, los de las normas tcnica y los de VISTONY S.A.C.
Hacer: definir e implementar las actividades requeridas para cumplir el objetivo del proceso.
Verificar: realizar el seguimiento y la medicin de los resultados, evaluar al cumplimiento de los requisitos que le aplican.
Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo del proceso.
Asimismo describe los resultados de las actividades ejecutadas con las cuales se cumplen los requisitos de sus clientes-usuarios y
partes interesadas.

3.

Objetivos para el Sistema Integrado de Gestin

Gestin de Calidad:
Satisfacer las necesidades de los clientes.
Mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos.
Promover programas que fortalezcan las competencias de los responsables de rea

17

Gestin de Salud y Seguridad en el trabajo:

Fortalecer las acciones que generen crecimiento humano, valores y competencias para la vida, entre los grupos de inters de
VISTONY S.A.C.
Mejorar las condiciones de seguridad y salud ocupacional en los ambientes de trabajo y de aprendizaje.
Controlar medidas que afecten el bienestar ergonmico y psicosocial de los colaboradores de VISTONY S.A.C.

4.

Documentos necesarios del Sistema Integrado de Gestin

4.1.
Manual integrado de gestin
El presente Manual, describe los requisitos del Sistema Integrado de Gestin (SIG) de la Calidad y Control de la Seguridad en
Vistony.
Este manual est detallado en el ANEXO 3

4.2.

Procedimientos obligatorios

Dentro del sistema de gestin, es necesario el uso de procedimientos documentados y no documentados, entre los mas
importantes para la organizacin son:
Nro

Ttulo del Procedimiento

ISO 9001

OHSAS
18001

Cdigo

Control de Documentos

4.2.3

PD-4-01

Archivo de registros

4.2.4

PD-4-02

Proceso Gerencial

4.1

PD-5-01

Comunicaciones

5.5.3

PD-5-02

Induccin de Personal

Capacitacin de Personal

Evaluacin de Desempeo

4.4.2
6.2.1

PE-6-02
PE-6-03

4.5.1

PE-6-04

18

4.4.

Planificacin y Control del Suministro del Producto

7.1

PE-7-01

Identificacin y Revisin de los requisitos del Cliente

5.2

PE-7-02

10

Atencin de Reclamos de Clientes

7.2.3

PE-7-05

11

Control de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional

8.2.4

PE-7-07

12

Validacin de Procesos

7.5.2

PE-7-08

13

Control de Calibracin

7.6

PE-7-09

14

Identificacin y Evaluacin del Cumplimiento de requisitos

legales y otros

7.3.2.b

PE-7-11

15

Identificacin de Peligros y Elaboracin de Riesgos

16

Medicin de la satisfaccin del Cliente

17

Anlisis de Datos

18

Auditora del Sistema de Gestin

19

Producto No Conforme

20

Acciones Correctivas y Preventivas

21

Control Operacional

4.3.
Procesos operativos

4.3.1

PE-7-12

8.2.1

PE-8-01

8.4

PE-8-02

8.2.2

PD-8-01

8.3

PD-8-02

8.5.2/8.5.3

PD-8-03
4.4.6

PD-8-04

Diagramas y mapas de proceso

19

4.5.

Proceso de apoyo

20

4.6.

Proceso Estratgico

4.7.

Proceso de produccin de lubricantes.

21

22

4.8.

Procedimientos de las actividades de la empresa

Nro

Ttulo del Procedimiento

Cdigo

01

Proceso de Contabilidad y Finanzas

PD-4-03

02

Seleccin y Evaluacin de Personal

PE-6-01

03

Control de Informatica

PE-6-05

04

Control de Bienes

PE-6-06

05

Adquisicin de materiales y subcontratacin de servicios

PE-7-03

06

Seleccion y Evaluacion de Proveedores

PE-7-04

07

Reclamo a proveedores

PE-7-06

08

Proceso de Produccin

PE-7-10

4.9.

Instructivos de las actividades de la empresa

Nro.

Instructivo

01

Instructivo para la elaboracin de productos

02

Instructivo de charlas de seguridad

03

Instructivo de calibracin de equipos de laboratorio

4.10.

Especificaciones tcnicas

23


NTP 321.012:2005 PETROLEO Y DERIVADOS. Aceites lubricantes para motores de combustin interna a gasolina.
Especificaciones.

NTP 321.014:2005 PETROLEO Y DERIVADOS. Aceites lubricantes para motores disel. Especificaciones.

NA0019:2006 Petrleo y sus derivados. Aceites Lubricantes para crter en motores de combustin interna a gasolina, a
operacin dual gasolina/gas natural para vehculos (GNV) (Cuatro Tiempos) Y Disel (cuatro y dos tiempos).

4.11.

Registros

Nro

Registro

Cdigo

Registros de Proceso Gerencial

1

Acta de revisin Gerencial

F-GEN-001

Objetivos de Calidad

D-GEN-003

Mapa de Procesos

M-GEN-001

Minuta de reunin

F-RHH-011

Ficha de funciones

F-RHH-001

Registros del Proceso de Compras y Mantenimiento

6

Solicitud de Suministros

F-COM-001

Listado de Proveedores

F-COM-002

BD- Planes de Accin de Acciones Correctivas y

Preventivas

Acta de Recepcin Entrega de Bienes

F-COM-005

10

Evaluacin del Proveedor

F-COM-003

F-SIG-012

24

11

Programa Anual de Mantenimiento Preventivo,

Calibracin y Verificacin de Equipos

F-COM-004

12

Registro de Induccin

F-RHH-002

13

Anlisis de Trabajo Seguro

F-SIG-008

14

Plan de Emergencia y Contingencia

PL-SIG-001

Registros del proceso de Gestin Humana y Comunicaciones

15

Registro de Induccin

F-RHH-002

16

Evaluacin del Desempeo

F-RHH-003

17

Definicin / Seleccin por competencias

F-RHH-004

18

Encuesta de Clima Organizacional

F-RHH-005

19

Evaluacin de Induccin

F-RHH-006

20

Control de Cartas Enviadas

F-RHH-007

21

Comunicacin externa recibida

F-RHH-008

22

Agenda de Contactos

F-RHH-009

23

Memorndum

F-RHH-010

24

Minuta de reunin

F-RHH-011

25

Control de Memos

F-RHH-012

26

Control de Minutas

F-RHH-013

27

Sugerencias

F-RHH-014

25

28

Registro de Entrevista

F-RHH-015

29

Base de Datos CVs

F-RHH-016

30

Control de Fax

F-RHH-017

31

Matriz de Personal

F-RHH-018

32

Plan de Capacitaciones

F-RHH-019

Registros del proceso de Sistemas y Documentacin

33

Cotizaciones

N/A

34

Garanta

N/A

35

Reporte para el Mantenimiento Correctivo para

Equipos de Computo

F-SIS-001

36

Control y Seguimiento de Reparacin del

Hardware de los Equipos de Computo

F-SIS-002

Registros del proceso de Contabilidad y Finanzas

37

Planificacin de pagos

F-FIN-001

38

Comunicacin externa recibida

F-RHH-008

39

Cuentas corrientes proveedores

N/A

40

Factura

N/A

41

Cuentas Corrientes Clientes

N/A

42

Rendicin de Gastos

F-FIN-003

26

43

Recibo de Caja Chica

F-FIN-002

44

Arqueo de Caja Chica

F-FIN-004

Registros del proceso de Gestin Integral

45

BD-Matriz de control de Documentos

L-SIG-001

46

BD-Matriz de control de Registros

L-SIG-002

47

BD - Matriz de Identificacin de Peligros y

Evaluacin de Riesgos

L-SIG-003

48

Reporte de Incidentes

F-SIG-001

49

Registro de Inspecciones

F-SIG-002

50

Encuesta de Satisfaccin Cliente Externo

F-SIG-003

51

Registro de Quejas y Reclamos

F-SIG-004

52

Programa de Auditoria

F-SIG-005

53

BD- Planes de Accin de Acciones Correctivas y

Preventivas

F-SIG-006

54

Plan de Auditoria Interna

F-SIG-007

55

Anlisis de Trabajo Seguro (ATS)

F-SIG-008

56

Inspeccin de Equipos de Proteccin Personal

F-SIG-009

57

Inspeccin de Herramientas

F-SIG-010

58

Inspeccin de Oficina

F-SIG-011

27

59

Inspeccin de Almacn

F-SIG-012

60

Matriz de EPPs

F-SIG-013

61

BD- Control y seguimiento de hallazgos de

auditoras internas

F-SIG-014

62

Mapas de Riesgo

N/A

Captulo 4: Anlisis para la Implementacin del Sistema Integrado de Gestin

1.

Organizacin del Sistema Integrado de Gestin

El sistema integrado de gestin actualmente constituye una gran estrategia administrativa organizada de acuerdo con la poltica integrada
la cual debe ser establecida, implementada, revisada continuamente y actualizada de forma peridica.
El sistema integrado de gestin, para un correcto funcionamiento del sistema contar con los siguientes cargos y comits:

Alta Direccin
Jefe del Sistema de Gestin
Jefe de Calidad
Jefe de Seguridad
Asistente del sistema de Gestin
Comit de Revisin
Auditor Interno

Los cuales se interrelacionaran de la siguiente manera

28

29

Para realizar la gestin del proceso en VISTONY se ha hecho uso de las actividades de la metodologa de acuerdo con el ciclo de Deming:
Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.
Caractersticas Principales.
Las caractersticas principales que resume el Ciclo de Mejora Continua para VISTONY son las siguientes:

30

2.

Provisin de los Recursos

Para el desarrollo de la implementacin del sistema integrado para VISTONY es necesario contar con los recursos fsicos, humanos y
financieros mediante lo cual se conseguir el logro de los objetivos establecidos, es importante contar con el compromiso absoluto de
la alta direccin, VISTONY est considerando en su presupuesto para este ao los costos para la implementacin del sistema
integrado de gestin.

2.1.

Recursos Humanos

31

En base al organigrama presentado en los Anexos 1 ser necesario considerar el incremento en la nmina con la contratacin de
una persona capacitada y especializada que ser quien se encargue del manejo e implementacin del sistema integrado de
gestin y que estar relacionado directamente con el equipo de ejecucin formado por los coordinadores de rea y la jefatura de
planta. De acuerdo a la estructura de la empresa VISTONY el profesional estar bajo el mando compartido de las Gerencias
Industrial y de Operaciones.

Competencia, formacin y toma de conciencia.

Segn la norma ISO 9001:2008, literal 6.2.2, la empresa debe determinar la competencia del personal, cuando sea aplicable
proporcionar formacin o tomar acciones para lograr competencia, evaluar la eficacia de las acciones tomadas y asegurarse de
que el personal es consciente de la importancia de todas sus actividades; por tal razn VISTONY ha desarrollado un programa de
capacitacin basado en la consolidacin de las Buenas Prcticas de Manufactura, para el cual se deber realizar una ampliacin
integrando la Seguridad y Salud Ocupacional,

2.2.

Infraestructura.

Considerando que se trata de una empresa de elaboracin de aceite lubricantes se cuenta con instalaciones que proporcionan y
mantienen una estructura necesaria para garantizar el control y seguridad de sus productos, cuenta con edificios, espacios de
trabajo, equipos para los procesos y servicios de apoyo con hardware y software, call center, etc. Para garantizar la capacidad
operativa se planifican y ejecutan programas de mantenimiento preventivo y predictivo. Mensualmente se revisa la infraestructura
de la planta de produccin como parte de las Buenas Prcticas de Fabricacin (BPF) mediante la lista de chequeo, que se
observa en el ANEXO 4.

3.

Planificacin
Para la planificacin del sistema integrado de gestin se ha analizado que el sistema de gestin de la calidad, sistema de gestin de la
seguridad y salud en el trabajo coinciden en filosofas, principios, enfoques, y requisitos normativos (ISO 9001,y OHSAS 18001) que
facilitan su integracin en un nico sistema, y deben organizarse, planificarse y efectuarse de forma integrada, con el objetivo de
controlar y mejorar la gestin de VISTONY SA permitindole mostrar su compromiso hacia las partes interesadas.
Los aspectos esenciales para la planificacin son los siguientes:

32


Definir un alcance geogrfico y uno de contenido para cumplir el sistema, en este caso el alcance geogrfico
corresponde a la planta de VISTONY SA el alcance de contenido se sigue los requisitos de las tres normas

Definir una estructura de sistema que responda al contenido particular de cada norma, para ello se realiza una revisin
inicial de la situacin actual de la empresa por medio de un diagnstico. Con la informacin anterior se establece un marco
estructural para generar objetivos, metas y programas necesarios para el SIG, en dichos programas se establecen los controles
operacionales y planes de emergencia entre varios mecanismos que permitan asegurar mantener bajo control los riesgos, impactos
ambientales as como cumplir con la legislacin y reglamentacin legal para la empresa. Todo esto conlleva al establecimiento de la
documentacin necesaria la cual debe desarrollarse de acuerdo con el control de documentos nico de la empresa.

Utilizar el control de documentos y de registros como elemento unificador inicial pues permite la integracin total de
todos los enfoques de las normas. El objetivo es conseguir que en un solo documento se le explique al empleado como efectuar su
labor de forma segura, con calidad y responsable con el ambiente.

4.

Implementacin del SIG

4.1.

Diagnostico

Se hizo en el captulo anterior, un diagnstico de la empresa y a partir de ah es que se toman las mejoras que debe realizar la
empresa (Ver ANEXO 2), entre las principales mejoras se deben considerar que:

Gestin De La Empresa
En VISTONY como empresa lder en elaboracin de lubricantes, la organizacin se ve comprometida a manejar estndares de
calidad mediante un Plan de Pre-requisitos conformados por los siguientes programas relacionados a Calidad, Salud
Ocupacional, enfocndolos como reas independientes, utilizados para el funcionamiento y desarrollo de las actividades de cada
departamento.
El control de documentos nos va a garantizar la revisin validacin y cumplimiento de nuestro sistema integrado de gestin.

Procesos, documentos, procedimientos, registros.

Actualmente dentro de la organizacin, no se cuenta con una estructura documentaria estandarizada y controlada, por lo tanto la
organizacin piensa elaborar un manual de calidad que pueda dirigir el sistema de gestin integrado respetando los
33

procedimientos para el control de documento conjuntamente con los programas de prerrequisitos listados anteriormente y la lista
de los registros que se trabajan en la organizacin de acuerdo al rea de trabajo.

Evaluacin de peligros:-Alternativas De Control

Se han identificado las acciones correctivas especficas diseadas para reducir los peligros presentes en las actividades. Algunas
de estas medidas de mitigacin que deben ser consideradas durante la operacin y mantenimiento de las instalaciones.
Para la identificacin de peligros la organizacin vi por conveniente realizar un IPER para cada rea de trabajo.

Evaluacin De Riesgos
Se identificaron los riesgos y peligros a los cuales estn expuestos los trabajadores
Una vez realizada la identificacin y valoracin de los riesgos se efecta un anlisis de acuerdo a su importancia para establecer
alternativas de gestin preventiva para la mitigacin o eliminacin de dichos riesgos.

Normas, leyes y ordenanzas a las que est sujeta la empresa

La empresa est sujeta a diferentes leyes ya mencionadas en los captulos anteriores para poder evaluar el cumplimiento de las
normas, VISTONY vio por necesario llevar unos controles estrictos sobre en cumplimiento de dichas normas.
A travs de la gestin de la empresa y elaboracin de la documentacin del control de documentos se podr evaluar
peridicamente el cumplimiento de los requisitos legales.

Misin, Visin Y Poltica

La misin y visin es importante para la empresa es por eso que VISTONY vio por necesario actualizar constantemente y
distribuir a cada rea de la organizacin para poder transmitir los lineamientos necesarios de la empresa.

Comunicacin interna y externa

Los procesos de comunicacin en la empresa se realizan: por escrito a travs de correos mediante el uso de cuentas electrnicas
corporativas asignadas a los colaboradores, dependiendo de su cargo y puesto de trabajo, adems se utiliza la comunicacin va
telefnica con el uso de mviles asignados a personas especficas y cuyos equipos son de pertenencia de VISTONY. La

34

comunicacin tambin es verbal pues las instrucciones de trabajo se dan personalmente a los colaboradores, se usa adems la
comunicacin visual mediante la publicacin de carteleras y sealtica.
La comunicacin externa se efecta de forma fluida a travs de entrevistas personales, va telefnica de servicio al consumidor y
con una pgina web de acceso pblico.

Instalaciones, equipos e infraestructura

El rea de control de la calidad es el responsable de realizar las inspecciones a sus equipos de control y medicin de forma
peridica, dicho personal identificara evaluara y rellenara el registr de inspeccin.

Entorno laboral
Un colaborador sujeto a trabajar en un ambiente hostil con presiones psicolgicas, econmicas, en condiciones desagradables,
difcilmente va a ser productivo y proactivo, por lo tanto VISTONY vi por conveniente aumentar el personal dependiendo a los
recursos necesarios, e incentivar al personal con la implementacin de un sistema de charlas sobre su salud seguridad en el rea
de labor.
El personal que realice horas extras deber rellenar el formato establecido indicando el trabajo realizado.

Satisfaccin y fidelizacin del cliente

VISTONY se ha planteado los siguientes objetivos respecto a la satisfaccin del cliente:
Conocer un cliente o consumidor para crear mejores relaciones interpersonales.
Fidelizacin de nuestros clientes y consumidores a travs de una medicin precisa y adecuada de la satisfaccin del
Consumidor/Cliente. (Es ms rentable retener que buscar nuevos clientes).
Obtener un comportamiento proactivo e interactivo con el Consumidor/Cliente.
Buen manejo de la base de datos de la empresa (monitoreo, control y seguimiento).
Seguir el procedimiento para el respectivo control y reporte de reclamos, de igual manera de los despachos de los mismos en
cada ciudad con el manejo adecuado de toda la informacin, mediante la actividad de cada Cedi (Centro de Distribucin).

35

Control De Procesos
El control de procesos que se implementara en VISTONY consiste en un proceso compuesto de cuatro pasos definidos que son:
Medicin del desempeo que es la determinacin del grado de capacidad de un equipo o proceso bien definido. Es til pensar en
trminos de logros tangibles e intangibles.
Comparacin del desempeo con el estndar y comprobacin de las diferencias que existen.
Corregir las desviaciones desfavorables aplicando las medidas correctivas necesarias para asegurar que las operaciones estn
ajustadas y que se hacen esfuerzos para alcanzar los resultados inicialmente planteados.
La accin remediadora es preferible a la accin correctiva, implica ms que buscar dificultades y corregirlas, descubrir la
verdadera causa y hacer esfuerzos para eliminarla, en esta forma se obtiene una genuina ayuda y cooperacin y adems se
logra una actitud favorable hacia el control.

Indicadores de gestion
Se estableci los objetivos y metas para nuestro sistema integrado de gestin los mismos que son desarrollados y de
responsabilidad de cada rea de la planta; al principio del ao se realiza una reunin de todas las reas, para establecer las
nuevas metas de los indicadores y se definen nuevos.

Auditorias
Se est desarrollando un Programa de Auditoras internas cuyo objetivo es determinar el nivel de conformidad de los elementos
del sistema de gestin A la vez se evalu la necesidad de implementar mejoras o acciones correctivas para cumplir dichos
requisitos. Por tal razn fue necesario incluir la visin respecto a la seguridad industrial y gestin ambiental para conseguir un
programa integrado donde las acciones correctivas y preventivas abarquen todos los procesos y mbitos de la empresa
empleando los tres pasos importantes de un proceso de auditoria:

Anlisis
Mejora
Resultados

36

Se establecer un procedimiento documentados para definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las
auditoras, establecer los registros e informar de los resultados. (ISO-9001, 2008),(OHSAS 18001).
El propsito primordial de la auditora es evaluar la conformidad con las normas, el progreso de los planes para lograr la
conformidad y el progreso del desarrollo y extensin de la administracin del sistema

Salud ocupacional
En lo que se refiere a la Vigilancia de la Salud la empresa contar con un mdico ocupacional cuya funcin es establecer la
manera para controlar los riesgos para la salud de los empleados de la empresa, que pudieran derivarse a sobre-exposiciones a
agentes fsicos, qumicos y biolgicos as como los aspectos relacionados a la ergonoma y la psicosociologa laboral. Las puntos
en consideracin son los siguientes:

Determinar el tipo de exmenes a realizar en base a los requerimientos legales nacionales y convenios internacionales ratificados.

Realizar una valoracin subclnica de patologas asociadas a factores de riesgos laborales.

Establecer exmenes de valoracin preventiva por puestos de trabajo y reas considerando la exposicin a los diferentes factores de riesgo
laboral a todos los trabajadores propios y aspirantes en la empresa.

Elaborar informes mdicos de perfiles epidemiolgicos e identificar los problemas ms relevantes para prevencin y salud de los trabajadores.

Mantenimiento
Se han diseado tres programas donde se engloban los procedimientos necesarios para garantizar un sistema de trabajo que
permita administrar, controlar y monitorear el mantenimiento preventivo y predictivo de los equipos de las distintas reas de la
planta de produccin, con el propsito de disminuir los mantenimientos correctivos y los paros de los equipos de la planta.
Mediante el manejo de rdenes de trabajo se proporciona toda la informacin necesaria para la planificacin y programacin
detallada del trabajo (operaciones, mano de obra, materiales y herramientas), generadas en la fecha que deben ser ejecutadas o
de acuerdo a una condicin determinada.
37

4.2.

Elaboracin de documentos de soporte

Para realizar la elaboracin de documentos VISTONY considera las siguientes condiciones:

Condiciones Generales

Mantenimiento actualizado de los documentos, con las versiones actuales, cambios presentados y control de
documentos obsoletos.

Consideracin de los documentos aprobados como vlidos en medio fsico y digital (debidamente identificado su
aprobacin y ltima versin)

Creacin de documentos que ameriten el soporte de su proceso

Caracterizacin y revisin de documentos cada ao y si fuera el caso de actualizar a fin de asegurar la continua
adaptabilidad y cumplimiento con los requisitos aplicables.

La modificacin de todos los documentos son diligenciados por el responsable del respectivo proceso en el formato
establecido.

4.3.

Procedimiento de la Elaboracin de documentos

Inicio del procedimiento

Identificamos la Necesidad
Identificacin de la necesidad y se manifiesta al lider del Proceso y Responsable Operativo para su aval.
Diligenciar la solicitud de creacin, actualizacin o eliminacin de Documentos
Diligenciar la solicitud de Creacin, actualizacin o eliminacin de documentos y entegar junto con la propuesta electrnica a la
Alta General
Formato: Borrador del formato propuesto en medio electronico
Si se requiere asesora en la modificacin de algn documento del SIG, esta se bindar desde la Alta General.
Ajuste de documento.Se realizan ajustes con el acompaamiento del solicitante, en el caso que sea necesario.
Clasificacin dependiendo el tipo de documento para su cambio.Se es creacin de documentos se codifica el documento acorde al procedimiento y se actualiza acorde al listado de documentos ,
Si es modificacin se actualiza la versin del documento y se registran los cambios en el listado maestro de documentos.

38

Si es eliminacin se debe marcar el documento en medio digital como obsoleto, registrar en el listado maestro y enviar el
documento a la carpeta de obsoletos.
Evidenciar la aprobacin del documento
Se evidencia la aprobacin en el original del documento con firma del solicitante (Lder y/o responsable de proceso)
Se debe guardar el documento aprobado original aprobado con la firma del solicitante una vez se cumpla todo el trmite de
modificacin, creacin o eliminacin con los soportes de la solicitud y actualizar el listado de documentos, as como el control de
cambios de los documentos que los contengan
Socializar Cambios
Con el acompaamiento del profesional de comunicaciones se publican a travs de la intranet de la entidad los documentos
creados o modificados.
Debe ser divulgado por el responsable de proceso al personal a su cargo y reenviarlo a los usuarios del mismo. Esta persona
debe diligenciar, el formato de socializacin de documentos.

Aprobacin
La aprobacin de documentos internos lo realizar el Gerente de rea, para Documentos externos la aprobacin ser por el
Gerente General.

Lineamientos

o
Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin
o
Revisar y actualizar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin
o
Asegurarse de que se identifiquen los cambios y el estado de versin vigente de los documentos
o
Asegurarse de que las versiones vigentes y pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en los puntos de uso
o
Asegurarse de que los documentos de origen externo que la entidad determina que son necesarios para
la planificacin y la operacin del Sistema de Gestin de Calidad, se identifican y que se controla su distribucin.
o
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificacin adecuada en el
caso que se mantengan por cualquier razn.

39

Control de Cambios

o
Versin 0 Creacin del Documento
o
Versin 1 Se realizan modificaciones al documento
o
Versin 2 Si se realizan modificaciones al documento
o
Versin 3 Ajustes al documento en cuanto a la nueva plantilla, y se elabora el anexo Gua de Elaboracin,
Modificacin y Eliminacin de Documentos.

Control de Documentos

o
El control de documentos, es un sistema de administracin, distribucin y conservacin de registros de
los documentos creados por una organizacin como parte de su sistema general de calidad. La confusin acerca del control
de documentos puede surgir cuando no se hace una distincin clara entre las actividades pertinentes a la creacin y revisin
de un documento y los registros acerca de ste: los registros de aprobacin, autorizacin, distribucin, revisin, retiro del
documento, y dems.
o
Para la entrega de las copias fsicas controladas se utiliza el registro de entrega de documentos. Las
copias controladas de los documentos se identificarn por medio de la frase Copia Controlada presente como marca de
agua, en cada una de las hojas del documento.
o
De requerirse se pueden entregar copias no controladas de algunos documentos, es decir, copias a las
que no se les realiza seguimiento a partir de lo definido en el control de documentos, pero con previa decisin y autorizacin
del Comit de Calidad o del Representante de la Direccin ante el Sistema de Gestin de la Calidad. Estas sern entregadas
a Asociados y Clientes que lo soliciten formalmente.

Formato de Documentos

40

4.4.

Revisin de la Documentacin

Se realiza revisiones a lo siguiente:

41

Documentos: tales como la poltica, los objetivos, el manual de calidad, los planes, los procedimientos, las instrucciones, las normas
aplicables, las licencias y permisos, las especificaciones, los planos, los contratos y pedidos;
Registros: tales como registros de inspeccin, actas de reunin, informes de auditoras anteriores, informes de programas de seguimiento y
resultados de mediciones;
Resumen de datos: anlisis e indicadores de desempeo;
Registros sobre la base de programas relevantes de muestreo del auditado y de procedimientos para asegurarse del control de calidad de las
muestras y de los procesos de medicin;
Informes de otras fuentes, por ejemplo, clientes, datos de retroalimentacin de clientes, otra informacin relevante de partes externas y
clasificacin de proveedores;
Bases de datos informticas y pginas de Internet.
Informacin de la empresa o instalaciones: procesos; distribucin en planta; organizacin, etc.

Tipos de de documentos

Documentacin acerca del sistema de gestin: Manuales.

Documentacin acerca de la aplicacin del sistema de gestin: Planes de calidad.
Documentos que establecen requisitos: Especificaciones.
Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias: Guas.
Documentacin acerca de cmo desempear las actividades o procesos: Procedimientos, Instrucciones, Planos.
Documentacin que proporciona evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados logrados: Registros.
4.5.

Formacin e Implementacin

El plazo estimado para la Implementacin del SIG es de 10 meses; siempre y cuando exista y se evidencie en forma constante
el compromiso de la Alta Direccin, Gerencia y dems miembros de la organizacin.
El plan de Implementacin del SIG EN VISTONY S.A. se divide en 5 etapas las cuales se detallan a continuacin, el cuadro
completo del plan de implementacin se puede ver en el ANEXO 5

Fase I: Evaluacin de la situacin actual

42

Esta etapa tiene una duracin de 4 semanas y tiene por objetivos principales:

Evaluacin de la Situacin Actual de la gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Informe de Evaluacin Inicial
Establecer mecanismos de comunicacin con el personal que labora en la organizacin, a fin de que ellos tomen conciencia y entiendan la
importancia y beneficio ante la Implementacin del SIG.
Realizar un diagnstico inicial de la organizacin, a fin de definir en que nivel de funcionamiento se encuentran los sistemas de Gestin dentro
del alcance del SIG, esto de conformidad a las exigencias de las normas ISO 9001:2008, ISO 14001 y OHSAS 18001 , as como determinar
los recursos que la organizacin deber proveer para realizar la implementacin.
Definir los requisitos legales a los que est predispuesta la organizacin tanto en calidad, seguridad y salud ocupacional.
Identificacin de los procesos del SIG e identificacin de los elementos del proceso. (Mapa de procesos)

Fase II: Planificacin

La segunda etapa tiene una duracin de 19 semanas y tiene por objetivos principales

Implementacin y documentacin de la Poltica Integrada.

Alcance del SGI
Elaboracin de los Objetivos y metas
Elaboracin de Matriz de Requisitos Legales.
Elaboracin del Manual SIG
Elaboracin de Procedimiento para la metodologa de Gestin de Riesgos Laborales y ambientales
Elaboracin de la matriz de Gestin de Riesgo y determinacin de controles.
Elaboracin de procedimientos de control SIG

Fase III: Implementacin y operacin

Es la Implementacin del Sistema integrado de Gestin (ISO 9001 y OHSAS 18001). En esta etapa se identifican los requisitos
del cliente, las caractersticas del producto a fin de determinar las brechas de calidad existentes.
Se realiza asimismo la identificacin y evaluacin de peligros y riesgos existentes.
Esta etapa tiene como duracin 15 semana y sus principales objetivos son:
43

Implementacin de indicadores estadsticos de seguridad

Elaboracin del mapa(s) de riesgos
Elaboracin del mapa de evacuacin
Elaboracin del Plan Anual de Calidad, seguridad, salud
Elaboracin del Programa Anual de Capacitacin
Elaboracin del Reglamento Interno de SST.
Definicin de competencias por puesto (Manual de Funciones Operacionales -MOF)
Elaboracin del Mapa de Interaccin de Procesos
Presentacin de Flujograma de Procesos
Metodologa para identificar brechas de conocimientos
Implementacin de controles operativos frente a los riesgos significativos (procedimientos, instructivos,etc.)
Elaboracin del plan de contingencia.
Determinacin, sealizacin y ubicacin de los extintores y rutas de evacuacin en las reas de trabajo.
Elaboracin de Lista Maestra de Registros
Realizacin de Encuestas de Satisfaccin de Clientes (Usuarios)
Registro de comunicacin proveedores y contratistas en Seguridad, salud, calidad

Fase IV: Verificacin y seguimiento.

Se prosigue con el control de documentos y registros, se estructura el Manual del SIG y se realiza la implementacin y
documentacin de procedimientos exigidos por las normas y los necesarios que demuestren el control y eficacia del sistema en
cada uno de los procesos de nuestra organizacin.
As tambin, se hace necesaria la formacin de Auditores Internos, los cuales sern capacitados por nuestro Jefe de
Aseguramiento de la calidad y se establece la fecha para la realizacin de la auditora Integrada.
Esta etapa tiene como duracin 8 semanas y tiene como objetivos principales:

Control de registros del SIG

Registro de Inspecciones
Formato de datos para Registros de Estadsticas de Seguridad, Calidad y Ambiente
44

Registro de Estadsticas de Seguridad, salud, calidad

Registro de Equipos de Seguridad o Emergencia
Registro de Induccin, Capacitacin, Entrenamiento y Simulacros
Registro de Auditorias Registros de accidentes y enfermedades ocupacionales por cada trabajador y factores de riesgo ergonmicos, de
entrega, cambio y reposicin de EPPs, de induccin, capacitacin, entrenamiento y simulacros de emergencia.
Elaboracin e implementacin de formatos de inspecciones y observaciones de SST.
Ejecucin de Auditoria Interna (Informe final de Implementacin)
Recomendaciones Especficas por Puesto de Trabajo

Fase V: Acciones correctivas-preventivas.

Esta etapa tiene como duracin 5 semanas y tiene como objetivos principales:

Revisin por la direccin

Levantamiento de no conformidades
Presentacin del Informe Final.
Programa Anual del SIG

4.6.

Auditora Interna

Registros de auditora interna de calidad y SST

La razn bsica para la realizacin de la auditora interna en los registros es porque de esta forma la organizacin puede regular
sus actividades y sistemas de calidad. Entre sus propsitos se destacan:

Prevenir puntos problemticos potenciales antes de que sean detectados por auditores externos o por los clientes.
Evaluar cmo el departamento de calidad sigue los procedimientos aprobados.
Cumplir con las normas ISO y cualquier otro requisito federal o regulatorio.
Como puede suceder con cualquier sistema o grupo de actividades, lo que se ha planeado por escrito y en el saln de juntas puede que no
sea efectiva en la prctica actual. Por esta razn se recomiendan simulacros para evaluar la adecuacin, por ejemplo, de un plan de desastre.
Para determinar su funciona en realidad.
Para descubrir cualquier dificultad no prevista en la implementacin.

45

Para determinar si los resultados corresponden a las intenciones del plan.

Los auditores examinan estrechamente incluyen hallazgos repetitivos y los que permanecen abiertos, que no se han corregido. Los hallazgos
repetitivos indican ineficiencia del plan de acciones correctivas, o aun sugieren problemas ms serios. Esos hallazgos que han pasado su
fecha lmite de correccin tambin son problemticos, por eso es importante tener administradores de calidad que revisen tales circunstancias
de manera que se eliminen las causas o se acorte el tiempo que permanezcan abiertos.
Los registros de auditora interna confirman que el sistema de calidad est funcionando como se plane. Capturan la informacin de reas de
calidad problemticas y confirman que se han tomado soluciones correspondientes. Los resultados de la auditora interna prueban a la
organizacin y a las agencias externas que las actividades de calidad y el sistema de calidad estn en conformidad con las normas ISO.

4.7.

Revision por la direccion

Responsables

Alta direccin (gerente): es la encargada de efectuar la revisin por la direccin, aunque puede delegar las funciones operativas de este
proceso en otra/s persona/s. Aprueba las decisiones y acciones extradas de este proceso.
Responsable de calidad/S&SO: es la persona encargada de coordinar (habitualmente) la revisin por la direccin, establecer las acciones
definidas que le competan y revisar que se cumplan.
Comit de revisin: es el encargado de participar en la revisin por la direccin en busca de soluciones/propuestas a los temas a tratar y de
establecer las acciones definidas que le competan.

Revision
El primer paso es reunir informacin de entrada para dicha revisin, que como mnimo ser la siguiente:

Resultados de auditoras (internas y/o externas).

Retroalimentacin del cliente (resultados de quejas, reclamaciones, encuestas de satisfaccin,etc).
Desempeo de los procesos y conformidad del producto.
Estado de las acciones correctivas y preventivas (abiertas y cerradas).
Acciones de seguimiento de Revisiones por la Direccin previas. Cambios que podran afectar al SGC.
Recomendaciones para la mejora.

46

A continuacin, esta informacin se ordena en funcin de su repercusin sobre el Sistema, analizndose individualmente con el
fin de detectar reas, elementos, actividades o situaciones que pudieran afectar a la adecuacin o la implantacin efectiva y
consistente del Sistema. Los integrantes del comit de revisin proporcionarn la informacin que consideren valiosa para este
proceso, as como su experiencia y conocimientos, con el fin de aportar ideas y propuestas de utilidad.

Evaluacion y analisis de resultado

Una vez extrada toda la informacin posible, se analiza teniendo en cuenta los objetivos y la poltica de la organizacin, en busca
de acciones correctivas y/o preventivas (si fuese necesario) y de oportunidades para la mejora del desempeo. Los resultados
obtenidos pueden emplearse como elementos de entrada para nuevas estrategias o iniciativas de la organizacin.

Toma de decision de acciones y aprobacin

El anlisis realizado en la fase anterior puede concretarse en: observaciones, modificaciones y/o objetivos para el Sistema de
Gestin de la Calidad, as como comentarios generales sobre la evolucin del mismo. Las conclusiones alcanzadas pueden dar
lugar a acciones dirigidas a la mejora de la organizacin, en funcin de los recursos disponibles. Si esto ocurre, la alta direccin
es la encargada de aprobarlas para su implementacin, previa consideracin de su viabilidad (econmica, tcnica,...).

Asignacin de responsables
En esta etapa, se establecen los responsables ms apropiados para emprender las acciones dispuestas, segn un perfil definido.

Seguimiento de acciones
Durante la puesta en marcha de las acciones, se llevar a cabo un seguimiento de su adecuacin. En la siguiente Revisin por la
Direccin que se realice, esta informacin servir para evaluar si los problemas detectados en la sesin anterior vuelven a
presentarse, si las acciones emprendidas fueron (o estn siendo) apropiadas y si los clientes estn satisfechos.

4.8.

Capacitacion y Sensibilizacion

Despus de haber realizado el diagnstico inicial, por medio del cual se conoci la situacin actual de la empresa, se concluy
que es necesario el diseo del sistema de gestin de calidad, gestin de seguridad y salud ocupacional, adems se pudo

47

observar el desconocimiento de los empleados en cuanto a las normas se refiere. Para poder solucionar esta situacin, es
necesario capacitar, antes que nada, al personal sobre este tema, para crear conciencia acerca de los beneficios que trae la
implementacin de estas normas en una empresa, y as lograr la colaboracin de todos y cada uno de los miembros de la
organizacin, ya que la ayuda de todos juega un papel clave en todo este proceso.
Para poder concientizar el personal, se realizaron presentaciones audiovisuales, charlas, se presentaron empresas que han
conseguido xito y reconocimiento con la implementacin de las normas, actividades, etc., en las cuales se tocaron los aspectos
ms importantes acerca de las normas y todo lo que a ellas se refiere:

Normas ISO
Calidad
Gestin Ambiental
Accidente, Incidente, Enfermedad Profesional
Enfoque de las normas hacia la satisfaccin del cliente
Seguridad Industrial para los trabajadores
Ciclo PHVA
Principios de la Calidad
Clasificacin de tipos de Riesgos
Actividades de comportamiento en situaciones de emergencia y prevencin de diferentes riesgos
Beneficios de un sistema de gestin ambiental y de calidad
Terminologa bsica de acuerdo a la normatividad en estudio
Poltica Integral y Objetivos

Cronograma de Capacitacion y Sensibilizacion

Se ha establecido un cronograma de capacitacin, diseado con el fin de suplir las falencias encontradas en el
diagnstico que se realiz, para as hacer parte activa del proceso a todos los empleados de la organizacin, este
cronograma se muestra en el Anexo 5

Objetivos Capacitacion y Sensibilizacion

48

 Sembrar una cultura de calidad, cuidado del medio ambiente y salud ocupacional en todo el personal de la organizacin.
Conseguir el compromiso de todo el personal con el Sistema integrado.
Capacitar al personal de una manera general acerca de las NTC- ISO 9001:2008 y OHSAS 18001:2007 y sus requisitos ms
importantes.
Instruir el personal de la organizacin en aspectos de calidad, salud ocupacional y gestin ambiental.
Facultar al personal para el trabajo en equipo, liderazgo, comunicacin, para facilitar la implementacin de dicho sistema.
Metodologia de Capacitacion
La metodologa que se aplicar para hacer efectivo el plan de entrenamiento, es la siguiente:
Inicialmente se dar a conocer el cronograma de capacitacin, se publicar en las carteleras de informacin de la empresa, y se
distribuirn memorandos internos a cada uno de los trabajadores de la empresa.
Para realizar el control de asistencia a las capacitaciones que se van a realizar, existir un formato llamado F-002 Asistencia
Capacitaciones, en donde se diligencian los nombres de los asistentes a la capacitacin realizada.
Las capacitaciones se desarrollarn mediante encuentros con todos los implicados, en donde se realizar la explicacin del
sistema con los procedimientos, con el uso del material necesario, en este caso diapositivas que ilustran cada tema de manera
didctica, adicionalmente se aclararn dudas existentes sobre el tema y finalmente se realizar una actividad a manera de
concurso con el propsito de confirmar la comprensin y entendimiento de los temas tratados por parte de los implicados, logrando
as un mayor compromiso con el sistema integral.
Evaluacin del Proceso de Sensibilizacion y Capacitacion
Para realizar una evaluacin del proceso de sensibilizacin y capacitacin general para evaluar lo aprendido en las
charlas dictadas, se ha diseado un formato de evaluacin con 5 preguntas de opcin mltiple con nica respuesta
llamada FOR-003 Evaluacin del proceso de sensibilizacin y capacitacin, para ser aplicada a los trabajadores, una
vez realizada la respectiva sensibilizacin y capacitacin a cerca de la importancia y el contenido de las normas ISO
9001:2008, y OHSAS 18001:2007. Esta evaluacin es aplicada a todos los trabajadores, con el fin de medir su
conocimiento acerca de la importancia de las normas ya mencionadas, y acerca de cmo funcionan y en qu
consisten.

49

Al aplicar la evaluacin al personal escogido en forma aleatoria, se obtuvo como resultado una gran acogida a los
tres sistemas. De 20 evaluaciones realizadas, el 95% de los evaluados aprob el examen; teniendo en cuenta que
para dicha aprobacin era necesario responder correctamente 4 de 5 preguntas. As mismo por medio de
observacin directa se evidenci en el ambiente de trabajo el nimo y entusiasmo de todos en la organizacin por
aprender y mejorar en la aplicacin de Sistemas Integrados de Gestin.

Captulo 5: Plan de Trabajo

En base a los resultados obtenidos en el captulo 4, se ha establecido un cronograma de trabajo para la implementacin e integracin de los
sistemas de calidad y seguridad ocupacional, periodo durante el cual se podr realizar el desarrollo de los requisitos faltantes respecto de
cada norma, en un lapso de tiempo de 6 meses, si la empresa cuenta con los recursos humanos, materiales y econmicos y decide
desarrollarlos simultneamente; caso contrario existe la posibilidad de implementarlos individualmente de forma secuencial iniciando con la
ISO 9001 y OHSAS 18001 pues de acuerdo a la experiencia de otras empresas resulta ser la implementacin ms costosa y las ventajas
corporativas se evidencian a largo plazo. Posterior a ello la empresa contar con su SIG.

1.

Seguimiento y Medicin
Al realizar la planeacin se establecieron los objetivos que definen los resultados esperados del proceso en cuanto a calidad y
seguridad. Con ello ser factible evaluar si el proceso est cumpliendo los objetivos, adems es necesario determinar cmo realizar el
seguimiento del cumplimiento de los controles operacionales, requisitos legales aplicados al proceso.

Existen varios mtodos para efectuar el seguimiento y medicin de los procesos, entre ellos.
1.1.

Indicadores de Gestin
Los indicadores de gestin son razones matemticas que permiten la evaluacin cuantitativa del resultado del objetivo del
proceso que incluye diferentes caractersticas de una gestin integral. Los indicadores constan de los siguientes elementos:

Variable a medir: caractersticas o parmetros a controlar que se desprenden de los objetivos del SIG.
Unidad de medicin: Sistema en el que se expresa el resultado de la medicin.

50

Procedimiento de clculo: razn matemtica para determinar el resultado del indicador.

Meta: hace referencia al valor que se aspira alcanzar en un plazo de tiempo establecido.
Lmite de control: es importante definir el valor mximo mnimo para la variable que establezca criterios para el control de desviaciones y
situacin anmalas.
Frecuencia: periodo de tiempo definido para calcular el indicador y analizar sus resultados.
Todo esto se detalla de mejor forma en el ANEXO 6

1.2.

Listas de verificacin
Son una serie de preguntas sencillas para que un evaluador pueda establecer si un control o requisito se est implementando
adecuadamente y de forma rutinaria, estas verificaciones pueden hacerse con diferentes frecuencias segn el tema a evaluar,
son muy importantes para un sistema de gestin en la evaluacin de requisitos legales y en el control de las aplicaciones de los
controles operacionales de salud ocupacional y de seguridad. Su frecuencia debe tener en cuenta actividades rutinarias y no
rutinarias, controles exigidos por la ley y capacidad de la organizacin para su aplicacin.

1.3.

Revisiones
Son observaciones formales por parte del lder para hacer un seguimiento del proceso, y determina la eficacia, adecuacin y
conveniencia del proceso. Se efectan de manera similar a una revisin para la direccin pero limitando el alcance al proceso y
teniendo en cuenta temas como: indicadores, adecuacin de procedimientos y documentacin, cambios en la legislacin,
anlisis de problemas, mejoras y la conveniencia del proceso para ajustarse a la estrategia de la empresa.
En Anexo 7 se detalla el conjunto de actividades a desarrollar para el Equipo de Calidad y el Equipo de SST.

2.

Revision por la Direccion

El SIG se basa en principios de planificacin, actuacin y revisin, por tanto las tres fases son de fundamental importancia dentro del
sistema.
La revisin es una de las principales responsabilidades de la direccion y se realiza para asegurar que el sistema.

Suministra informacin y datos para permitir la mejora.

Es apropiado con la poltica y los objetos de la empresa.

51

Las normas no consideran requerimientos para definir el procedimiento del desarrollo de la revisin. La empresa puede desarrollar un
procedimiento para asegurar la metodologa que permita la continuidad y coherencia en la ejecucin y documentacin de la revisin.
La revisin puede realizarse para una o varias partes de la empresa, siendo ms habituales y recomendables para cuando se trata de
una parte de la empresa en concreto; ya que un reunion sera mas eficaz mientras posea contenidos claros y precisos.
Para la revisin se puede optar por varias opciones dependiendo del grado de integracin que deseemos aplicar al proceso. Las
ventajas se aprecian en la siguiente tabla:

POSIBILIDAD
Revisiones separadas:
Diferentes participantes
Diferente informacion para
examinar en cada uno de los tres
aspectos.
Revision integrada
Menor numero de participante.
Revision mas eficaz.
Duracion menor
Obtencin de visin ms amplia

COMENTARIOS
Aun cuando las revisiones son diferentes
procedimientos para ejecutarlas y
documentadas pueden ser integradas.
La integracin de las revisiones es ms
coherente en un sistema integrado,
presentando claras ventajas sobre la
realizacion de revisiones separadas.

OPCIONES DE REVISIN POR LA DIRECCIN

La informacin que es utilizada para la revisin por la direccion es obtenida de las auditoras tanto internas como externas, en ellas se
muestra el funcionamiento del sistema y los procesos de seguimiento y medicin, que genera los resultados del SIG. La revisin debe
tener en cuenta a ms de los resultados frente a las normas y el comportamiento corporativo de la empresa, otros factores externos
que indican la situacion del entorno.

52

Como resultado de la revisin se obtendr una planificacin nueva en funcin de los aspectos analizados con el fin de lograr el
cumplimiento de la poltica y objetivos del sistema considerado aspectos como:

3.

Innovaciones para la mejora.

Asignacin de nuevas responsabilidades
Planes de Auditora
Estudio de informes
Cambios en productos y servicios
Redistribucin de recursos

Mejora continua del SIG

En base a la norma ISO 9001, la mejora continua debera tomarse como un objeto estratgico donde las acciones de mejora se
presentan en dos niveles; los proyectos de avance significativo y la mejora continua escalonada, pueden ser de tipo correctivo,
preventivo o de mejora lo que determina a que nivel pertenecen los siguientes factores:

Proyectos de avance significativo: son acciones que involucran la decisin de la gerencia y que desarrollan como proyectos adelantados por
equipos multidisciplinarios, normalmente generan cambios significativos en el sistema y los procesos.
Mejora escalonada: son acciones que involucran la decisin de lder del proceso y que se desarrollan al interior del proceso. No generan
cambios grandes en el sistema, pero si optimizan las actividades de los procesos.
Las acciones tpicas de una accin de mejora son:

Determinacin de fuentes y criterios de mejora

Anlisis de datos
Descripcin de la situacin actual
Anlisis e identificacin de causas
Definicin de soluciones (plan de accin)
Evaluacin de efectos
Implementacin y normalizacin
Revisin de las acciones (evaluar eficacia)

53

Es necesario identificar las fuentes de informacin para el anlisis de necesidades, para establecer acciones correctivas, preventivas y
de mejora. Las fuentes principales que sugiere la norma ISO 9001 y OHSAS 18001 son:

4.

Satisfaccin del cliente

Desempeo de productos
Desempeo de los procesos con indicadores de eficiencia y eficacia
Desempeo de los proveedores
Costos de calidad y no calidad
Competitividad
Gestin de riesgos

Certificacin
La certificacin integrada de un sistema de gestin es una forma de certificar todos los sistemas de la empresa simultneamente. Un
sistema integrado pone de relieve el compromiso de la empresa con el desarrollo sostenible en todos los aspectos de sus actividades,
certificando los sistemas se ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero mientras incrementa la efectividad de su sistema.
El proceso de certificacin consta de las siguientes etapas:

Planificacin de auditora
Auditoria Interna
Auditoria Externa
Otorgamiento del Certificado

Captulo 6: Plan de Trabajo

1. OBJETIVO
Nuestro programa de implementacin tiene por objetivo presentar la siguiente propuesta econmica para la implementacin del sistema
de gestin Integrado bajo la norma ISO 9001: 2004 - OHSAS 18001:2007.

2. COSTO DEL SERVICIO

54

EN NUMEROS:

S/. 262 000.00 (0/00 nuevos soles)

EN LETRAS:

DOSCIENTOS SESENTA Y DOS MIL NUEVOS SOLES.

IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA OHSAS 18001-2007 A VISTONY

RECURSO PARA LA IMPLEMENTACIN
HONORARIOS
SUPERVISIN EN CAMPO
AUDITORIAS INTERNAS
CAPACITACIONES CONTINUAS (MENSUALES), CHARLAS (SEMANALES) Y
TESTIMONIOS DE SENSIBILIZACIN (TRIMESTRALES)
TRABAJO EN CAMPO
MONTO TOTAL

COSTO
(S/.)
238000
2000
5500
4000
12500
262000

Nuestra propuesta incluye:

Capacitaciones mensuales, charlas semanales, y testimonios de sensibilizacin trimestrales.

Trabajos de Campo y Gabinete.
Material didctico para el dictado de los cursos de capacitacin.
Seguro complementario de riesgos.
Nuestra propuesta NO incluye:

Comunicacin: Radios y/o celulares.

Materiales de oficina: Laptops, cmaras fotogrficas, artculos de escritorios, internet, impresiones.
Impuestos General a las ventas
Gastos por viaje, transporte, alojamiento y alimentacin.
Das adicionales, por retrasos no atribuibles
55

Forma de Pago:

60 % A la aceptacin del servicio, previo al inicio de actividades.

40% A la entrega del estudio.
Pagos respectivo (Contado o cheque).
BANCO BCP Cuenta de ahorros N016-7170455 // CCI 009-013-200167170455-45.

3. VALOR AGREGADO:

Se Brindarn constancias a cada participante de las capacitaciones y testimonios de sensibilizacin.

Se brindar una constancia corporativa indicando que se realiz el servicio de implementacin del sistema de gestin de integrado segn las
exigencias de la norma ISO 9001:2004 y OHSAS 18001:2007.

4. FINALES:

El servicio incluye el levantamiento de observaciones realizadas por VISTONY

El servicio es especficamente para la planta indicada en la propuesta.
El proyecto ser desarrollado sustentandose en la informacin proporcionada; y cindose la ejecucin del mismo al cumplimiento de plazos y
cronogramas propuestos, es vital la fluidez y calidad de dicha informacin ya que cualquier retraso en ella afecta directamente a los
cumplimientos mencionados, lo cual ser de estricta responsabilidad de VISTONY
Toda informacin solicitada ser brindada por el cliente ser en digital.

56

ANEXO 1

57

58

ANEXO 2
LISTA DE VERIFICACIN

PREGUNTA
LINEAMIENTOS

ISO 14001

La organizacin tiene definido el

alcance para el sistema integrado
de gestin?

GESTIN DE LA
EMPRESA

PROCESOS,
DOCUMENTOS Y
REGISTROS

NIVEL DE CUMPLIMINENTO
(%)

4.2.2.

100

La organizacin ha identificado
los procesos que interrelaciona sus
actividades?

4.1

50

Se cuenta con un representante

de la direccin?

4.6

75

La organizacin asegura la
disponibilidad de recursos para el
mantenimiento del SGA?, De qu
manera lo realiza?

4.4.1

50

Existe documentos que validen la

revisin del SIG por parte de la
direccin?

4.4.4

25

4.2.2

75

La organizacin cuenta con un

manual de Gestin integrado?
En el manual, est establecido el

59

alcance del SIG?

NORMAS Y
LEYES QUE
ESTA SUJETA LA
EMPRESA

La organizacin cuenta con un

procedimiento para la elaboracin
de los documentos?

4.2.3

50

Los documentos obsoletos y

fuera de servicio, se estn
separando?

4.45

50

Hay un procedimiento para el

control de los registros?

4.4.5

50

Se evidencia resultados
actualizados de la identificacin de
peligros y valoracin de riesgos.?

25

La organizacin identifica y tiene

acceso a los requisitos legales
aplicables y otros requisitos que la
organizacin suscriba?

4.3.2

50

La organizacin asegurar que los

requisitos legales y otros requisitos
aplicables que la organizacin
suscribe son tomados en cuenta
para establecer, implementar y
mantener su sistema de gestin
integrado?

4.3.2

25

La empresa cuenta con un

procedimiento para la evaluacin
peridica del cumplimiento con los
requisitos legales?

60

Hay evidencias sobre el

cumplimiento de requisitos
legales?

MISIN, VISIN
Y POLTICA

INSTALACIONES,
EQUIPOS E
INFRAESTRUCT
URA

50

Se determinan de los requisitos

relacionados con el producto?

7.2.1

50

La organizacin revisa los

requisitos relacionados con el
producto antes de que la
organizacin se comprometa a
proporcionar un producto al
cliente?

7.2.2

50

La poltica cumple con los

requisitos de la norma?

4.2

75

La poltica de la empresa est

siendo revisada continuamente?

4.2

25

La poltica de la empresa est

disponible para todas las personas
involucradas e interesadas?

4.2

50

Se encuentran identificados todos

los equipos de seguimiento y de
medicin?

4.5.1

25

Las instalaciones y equipos estn

acordes para lograr con la
conformidad de los requisitos de la
produccin y prestacin de
servicio?

4.5.1

75

Para las operaciones y

7.5.1

50

61

actividades la Organizacin
implementa y mantiene controles
relacionados con bienes
adquiridos, equipos y servicios?

ENTORNO
LABORAL

SATISFACCIN Y
FIDELIZACIN
DEL CLIENTE

Se ha asegurado que los equipos

de seguimiento y medicin se
mantengan calibrados o
verificados, y se deben conservar
los registros asociados?

6.3
7.6

50

Existen planes o rutinas de

mantenimiento preventivo para
cada
uno de los equipos?

6.3

50

Si existen condiciones especficas

de trabajo, Se encuentran
definidas tales condiciones?

6.4

25

6.4

25

5.2

50

7.2.3

50

Existe evidencias del

mantenimiento de estas
condiciones
especficas de trabajo?
Se analizan y registran los
resultados de satisfaccin del
cliente y sus quejas?
Existe metodologa eficaz para la
comunicacin con el cliente?

62

Se est realizando la
determinacin de los requisitos del
cliente?

5.2

50

Se est analizando la
satisfaccin
del cliente?

5.2

50

Se encuentran documentados los

requisitos del cliente, incluyendo
condiciones de entrega y
posteriores?

7.2.1

75

Se han definido requisitos no

especificados por el cliente pero
propios del producto o servicio?

7.2.1

25

Existe una metodologa definida

para la determinacin de estos
requisitos?

7.2.1

25

Se han definido los requisitos

legales o reglamentarios del
producto?

7.2.1

50

Se encuentra descrita la
metodologa, momento y
responsabilidades para la revisin
de los requisitos del cliente?

7.2.2

25

Existe evidencia de la revisin de

los requisitos?

7.2.2

50

63

CONTROL DE
PROCESOS

Existe una metodologa

adecuada
definida para la produccin o
prestacin del servicio?

7.5.1

25

Existen registros cumplimentados

conforme a lo definida en la
metodologa de produccin?

7.5.1

50

Si existen instrucciones de trabajo

Se encuentran disponibles en los
puestos de uso y estn
actualizadas?

7.5.1

75

Se realizan las inspecciones

adecuadas durante el proceso de
produccin y prestacin del
servicio?

7.5.1

75

Se utilizan los medios y los

equipos
adecuados?

7.5.1

75

El personal es competente para

la
realizacin de los trabajos?

7.5.1

75

Si existen procesos para validar,

se
han definido los requisitos para
esta validacin?

7.5.2

50

Existen procedimientos y criterios

7.5.1

50

64

para solucionar situaciones,

solucionar desviaciones de la
poltica y objetivos SyST?

INDICADORES
DE GESTIN

AUDITORIAS

Existen indicadores adecuados

para cada uno de los procesos del
sistema de gestin de la calidad?

8.2.3

50

Est definida la responsabilidad y

la frecuencia para la realizacin
del seguimiento de los
indicadores?

8.2.3

25

Se emprenden acciones a partir

del
anlisis de indicadores?

8.2.3

25

Se han establecido objetivos y

metas para el sistema Gestin
integrado?

5.4.1

75

Los objetivos son medibles y

estn
asociados a indicadores de
gestin?

5.4.1

50

Se encuentra definida la
frecuencia
y planificacin de las auditoras?

8.2.2

25

8.2.2

25

Se ha establecido un programa de
auditoras tomando en
consideracin el estado y la
importancia de los procesos y las
reas a auditar?

65

SALUD
OCUPACIONAL

Son objetivos e imparciales los

auditores internos?

8.2.2

Se encuentran definidos y se
cumplen los requisitos que deben
cumplir los auditores internos para
la
realizacin de las auditoras
internas?

8.2.2

Existe un procedimiento
documentado para las auditoras
internas?

8.2.2

50

Se han realizado auditoras y

existen registros de ello?

8.2.2

El responsable de rea toma las

decisiones sobre las correcciones
a
realizar despus de la auditora?

8.2.2

Existen medidas reactivas de

desempeo para monitorear
accidentes, enfermedades,
incidentes (incluyendo las cuasiperdidas) y otras evidencias
histricas de deficiencia en el
desempeo de S y SO?
Existen procedimiento que defina
la responsabilidad para manejar e
investigar accidentes incidentes?
Se documenta y mantiene los

50
-

50
25

66

resultados de las investigaciones

de accidentes e incidentes?
Se establece e implementa un
Procedimiento de Exmenes
Mdicos Ocupacionales?
Se mantienen los registros de
Exmenes Mdicos
Ocupacionales?

No
Conformidad

Revision por
la direccion.

se realiza informes de estado de

accin correctiva y/o preventiva y
se hace seguimiento para su
levantamiento?
Se ha realizado revisin del
sistema de gestin integrado?

50

ANEXO 3
MANUAL INTEGRADO DE GESTIN
INTRODUCCIN:
El mundo actual se encuentra inmerso en cambios constantes, donde todos y cada uno de los miembros que lo conforman se encuentran interrelacionados y a su
vez, se encuentran en una constante competencia para ser mejor. El cual los orilla a que busquen el desarrollo integral de todos sus elementos. Este efecto,
denominado globalizacin conlleva a que este proceso de cambios y mejoras tenga nuevas exigencias, donde las organizaciones tendrn que cumplir con nuevos
requisitos para satisfacer necesidades ms exigentes, teniendo que demostrar la calidad que tiene.
El presente manual de la Empresa VISTONY S.A.C., se encuentra fundamentado en la norma ISO 9001:2008 y OHSAS 18001:2007, con el objetivo de especificar
lineamientos de calidad, seguridad y salud en el trabajo, que le permita a esta fomentar la creacin de una cultura de calidad y de seguridad vindose reflejada en

67

sus productos y servicios permitiendo satisfacer y superar las expectativas del cliente interno y externo, encaminada adems a eliminar los riesgos reales a los que
pueden estar sometidos los trabajadores durante la jornada laboral mediante la integracin en el conjunto de actuaciones de toda la empresa y en todos sus niveles
jerrquicos, implicando activamente a todos los miembros de la organizacin.
El objetivo de este Manual es el de servir como gua, para VISTONY S.A.C., en la implantacin, crecimiento y desarrollo de su cultura de calidad, seguridad y salud,
que le ayudar a ser ms competitiva y enfrentar las divergentes que presenta el mundo actual.
Nivel 1: El presente Manual de Gestin, en el que est constituida la Poltica y Objetivos de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo de se derivan los siguientes
niveles de la documentacin.
Por lo tanto la documentacin a desarrollar es la siguiente:
Nivel 2: Lo integran los Planes de Gestin, Diagramas de Proceso, que aplica el personal que participa en su ejecucin.
Nivel 3: Se constituye por los procedimientos de uso general, procedimientos especficos de proceso que rigen la ejecucin de los procesos, procedimientos
operativos o de trabajo particular de cada etapa de proceso, instrucciones de trabajo que contiene en forma detallada tareas para realizar una actividad especfica.
1.

Generalidades de la Empresa

VISTONY COMPAA INDUSTRIAL DEL PER S.A.C. es una Empresa Peruana industrial fundada en el ao 1992, dedicada a la fabricacin de Lubricantes,
Grasas, Aditivos, Lquido para Frenos, y otros productos para la Industria Automotriz e Industrial.
Nuestra marca Vistony nace frente al desafo del Mercado Industrial y Automotrices, y es precisamente en esta coyuntura que la insercin de nuestra marca peruana
hace posible la diferencia sustancial, con una visin de futuro, orientadas a los Mercados de lubricantes altamente competitivos. Gracias a nuestro potencial
humano que son de gran aporte para el logro de un crecimiento y desarrollo sostenido. Y un mejoramiento continuo basado en las normas internacionales de
estndares de calidad, logrando la certificacin ISO 9001:2008.
Se est trabajando en la estructuracin de un Sistema de Gestin Integral que incluya la Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional de acuerdo a la OHSAS
18001:2007.
MISIN
Producir lubricantes de Calidad acorde a los Estndares Internacionales, a fin de satisfacer las expectativas de nuestros clientes y alcanzar objetivos en un mundo
competitivo.
VISIN
Ser una Empresa Lder en lubricantes a nivel Nacional e Internacional. Para Ello desarrollamos herramientas de gestin, las cuales sirven para aplicar proyectos y
servicios que tengan soluciones a nuestros clientes.
PROPSITOS.
Satisfacer las necesidades y exceder las expectativas de clientes, ofreciendo productos de calidad, oportunidad y precios competitivos.
Inducir la toma de decisiones en el rea de trabajo orientados al servicio del cliente interno y externo.
Crear y operar sistemas de trabajo que oriente los esfuerzos a la mejora continua.

68

 Fomentar y reconocer los valores de honestidad, lealtad, iniciativa y creatividad.

Capacitar continuamente al personal, desarrollar sus habilidades y promover el trabajo en equipo.
Administrar efectivamente los recursos, generando utilidades y flujo de efectivo.

OBJETIVOS
Obtener la satisfaccin del cliente
Mantener una mejora continua en nuestro trabajo
Producir productos de calidad que puedan ser usados de manera segura por nuestros clientes.
Cumplir las medidas de seguridad industrial dentro de la empresa

REGLAS GENERALES
Todo el personal de VISTONY S.A.C. debe de observar las reglas de seguridad establecidas dentro de la empresa.
Los avisos y letreros de seguridad se colocaran para prevenir accidentes y deben ser obedecidas
Antes de ejecutar cualquier trabajo desconocido, consulta a tu supervisor, no improvises
Operar y reparar las maquinas nicamente si tienen autorizacin para ello.
A continuacin se muestra el organigrama de VISTONY S.A.C.

Figura 1. Estructura Orgnica de VISTONY S.A.C.

69

2. Alcance
Cubre las operaciones de Fabricacin, Comercializacin y Distribucin de Lubricantes, Grasas, Lquidos de Frenos, Agua para Batera, Refrigerantes y Productos de
Limpieza para la Lnea Automotriz e Industrial.
El SGC cubre los procesos de Responsabilidad de la Direccin, Realizacin del Producto, Gestin de Recursos, Medicin, Anlisis y Mejora.
3. Exclusiones
Considerando la naturaleza de los productos que se elaboran, se excluyen los siguientes requerimientos de la norma ISO 9001:2008 por no ser aplicable:
- 7.3 Diseo y Desarrollo
- 7.5.4 Bienes del Cliente
4.

Sistema de Gestin de Integral

4.1. Requisitos Generales

70

Se ha establecido y se mantiene un SGI de acuerdo a los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y OHSAS 18001:2007 con el objeto de mejorar continuamente
su eficacia y los procesos de la empresa.
Identificado los procesos para gestionar la calidad, determinado la interaccin entre ellos y los criterios para su control. As como las condiciones para su seguimiento,
medicin y anlisis en la realizacin del producto y/o en la prestacin del servicio, en la aplicacin de los procedimientos, en las auditoras internas, en el seguimiento de los
indicadores de gestin y en la revisin por la Gerencia.
Asegurando la adecuada disponibilidad de recursos e informacin.
Coordinando las acciones necesarias para alcanzar los objetivos establecidos y realizar la mejora continua de los procesos mediante la implementacin de acciones
correctivas y acciones preventivas para las No conformidades y No Conformidades potenciales respectivamente, identificadas en los procesos y/o proyectos.
Para procesos contratados externamente a proveedores, se han establecido controles, detallados en el punto 7.4, especficamente en los requisitos relacionados en
las compras.
4.2. Requisitos de la Documentacin
4.2.1.
Generalidades
La documentacin del SGI de VISTONY S.A.C. incluye;

Declaraciones documentadas de Poltica de Calidad y de SST apropiada.

La descripcin de los elementos principales del Sistema de Gestin de la SST y su interaccin, as como la referencia de los documentos relacionados;
Presente Manual de Calidad
Procedimientos documentados requeridos por la norma ISO 9001:2008
Documentos requeridos por la organizacin para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de todos los procesos.
Instrucciones y Registros requeridos por la norma ISO 9001:2008
Planificacin, control, seguimiento, acciones correctivas y preventivas, actividades de auditora y revisin, para asegurarse de que la Poltica se cumple y que el Sistema de
Gestin Integral sigue siendo apropiado.

4.2.2.
Manual de Calidad
VISTONY S.A.C. establece un manual de gestin integral que incluye los procedimientos documentados, requeridos por las normas, a los establecidos por la
empresa y muestra la interaccin entre los procesos del SGI.

4.2.3.
Implementacin y Operacin
La empresa VISTONY S.A.C. establece un procedimiento documentado para definir estndares de medicin y controles necesarios para;
a.
b.

Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin.

Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente

71

c.
d.
e.
f.

Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los documentos
Asegurarse de que los documentos permanezcan legibles y fcilmente de identificarlos
Asegurarse de que se identifiquen los documentos de origen externo, se guarden un tiempo aproximado de 3 aos y se controle su distribucin.
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan.

4.2.4.
Control de Registros
VISTONY S.A.C. establece un procedimiento documentado PD-4-02; procedimiento para el Control de los Registros de Calidad que describe el proceso de
Identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin de los registros de calidad.
Los registros de calidad se conservan para mostrar evidencia de la conformidad con los requisitos, as como de la operacin eficaz del Sistema de Gestin de la
Calidad. Los registros se mantienen legibles, fcilmente identificables y recuperables.
5.

Responsabilidad de la Direccin
5.1. Compromiso de la Direccin
La gerencia de VISTONY S.A.C., mediante el procedimiento PD-5-01 Proceso Gerencial, proporciona evidencia de su compromiso con el desarrollo e
implementacin del Sistema Integral de Gestin, as como con la mejora continua de su eficacia.
5.2. Enfoque Hacia el Cliente
La Direccin de VISTONY S.A.C. asegura de que los requisitos de los clientes se determinan en la documentacin del Sistema de Gestin de la calidad (ver
7.2.1) con el propsito de asegurar la satisfaccin del cliente. La Direccin de VISTONY S.A.C. analiza la informacin referente a la percepcin del cliente a
travs de las Revisiones por la Direccin (ver 5.6 Revisin por la Direccin, 8.2.1 Satisfaccin del Cliente, 8.4 Anlisis de Datos ) con la finalidad de aumentar la
capacidad de nuestros servicios para satisfacer las expectativas de nuestros clientes.
5.3. Poltica Integrada de Gestin
La Direccin de VISTONY S.A.C. establece su Poltica Integral como parte de su filosofa y compromiso con la calidad.
En VISTONY S.A.C. nos comprometemos a establecer los procesos necesarios para satisfacer y superar las expectativas de nuestros clientes mediante la
deteccin continua de sus necesidades, orientndonos al logro de nuestros objetivos de calidad.
La Direccin de VISTONY S.A.C. es responsable de que la Poltica de Calidad sea implantada y mantenida, en los niveles de la organizacin. As mismo es
revisada por el Comit Directivo en la Revisin por parte de la Direccin (ver 5.6 Revisin por parte de la Direccin) para demostrar:
a)
b)
c)

Que es apropiada a los propsitos de la organizacin;

Incluye el compromiso para cumplir los requisitos y mejorar continuamente la efectividad del sistema de gestin de la calidad;
Proporciona un marco para el establecimiento y la revisin de los objetivos de calidad.

5.4. Planificacin

72

5.4.1.
Objetivos de Gestin
Los objetivos estratgicos de VISTONY S.A.C. son establecidos a travs de la Planeacin Estratgica. Estos son cuantificables, coherentes con la Poltica de la
Calidad y son de conocimiento de todo el personal de la empresa. Los objetivos estn definidos en el documento DO-5-02.
5.4.2.
Planificacin del Sistema de Gestin Integral
La direccin de VISTONY S.A.C. a conformado el Plan Integral por variables e ndices crticos de medicin de nuestro servicio dividido en A perspectivas;
Financiera, Cliente, Proceso y Gente; lo cual es consistente con la planeacin y los requisitos del sistema de calidad.
El Plan Integral asegura que:
a)
b)

El Sistema de gestin integral se lleva a cabo con el fin de cumplir los requisitos del cliente as como con los objetivos de calidad, seguridad y salud.
La integridad del sistema de gestin integral se mantiene cuando se planeen e implementen cambios al sistema de gestin integral.

5.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin

5.5.1.
Responsabilidad y Autoridad
La Gerencia General de VISTONY S.A.C. declara que para cumplir con su misin comparte responsabilidad con los gerentes de rea como parte del Comit
Directivo, a quienes confiere la autoridad y libertad de organizacin, con el fin de tomar las acciones preventivas, correctivas y de mejora en todo lo que afecta la calidad de
las actividades.
Gerencia General:
c) Difundir el compromiso directivo de mantener el Sistema de Gestin Integral con base a la norma ISO 9001:2008 y OHSAS 18001:2007.
d) Actualizar el organigrama de las reas y la adecuacin del mismo en coordinacin con el rea de Administracin de personal.
e) Mantener la poltica integral, promover su cumplimiento y los principios de calidad de la empresa.
f) Lograr la participacin activa y compromiso de todo el personal en el mantenimiento del Sistema de Gestin Integral.
g) Asignar oportunamente los recursos necesarios para el mantenimiento del Sistema de Gestin Integral.
h) Revisar peridicamente el Sistema de Gestin Integral.
Gerentes de rea:
a) Asegurar la aplicacin del Sistema de Gestin de la Calidad de manera consistente.
b) Actualizar el organigrama de su rea y la adecuacin del mismo en coordinacin con el rea de Administracin de personal.
c) Prevenir, identificar, notificar y tomar acciones de las fallas en los procesos y el SGI, as como el seguimiento y validacin de las mismas.
d) Modificar y actualizar la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad de acuerdo a la deteccin continua de las necesidades en los procesos y de
los clientes con base a los lineamientos del Sistema de Gestin Integral.
La responsabilidad y nivel de autoridad para los integrantes de la organizacin queda definida en la Descripcin de Puestos y en el organigrama respectivamente,
adems de encontrarlas tambin en los mismos procedimientos e instructivos del Sistema de Gestin Integral.

5.5.2.

Comunicacin Interna

73

La direccin VISTONY S.A.C. establece como medios apropiados de comunicacin dentro de la organizacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Correo electrnico
Memorndums
Los pizarrones que se encuentran en todos los medios de acceso
Reuniones de unidad de negocio
Juntas realizadas por el comit
Pgina Web VISTONY S.A.C.

Su control y uso est especificado en el documento DO-5-08 (Instructivo de Comunicacin Interna).

5.6. Revisin por la Direccin
5.6.1.
Generalidades
La Direccin hace la revisin por medio de una metodologa definida en el PD-5-01 Proceso Gerencial donde se establecen los intervalos planificados y se incluye
las entradas que se generarn para esta actividad.
Los resultados de la revisin por la Direccin y los respectivos registros incluyen todas las decisiones tomadas y acciones relacionadas.
5.6.2.
Informacin de entrada para la revisin
La informacin presentada en las revisiones por la direccin incluye:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Resultados de las auditoras

Retroalimentacin del cliente
Desempeo de los procesos y la conformidad del producto
Estado de las acciones preventivas y correctivas;
Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas
Cambios que puedan afectar el sistema de gestin de la calidad; y,
Recomendaciones para la mejora.
Desempeo del Plan Integral.

5.6.3.
Resultados de la Revisin
Los resultados de la revisin por la direccin incluye cualquier decisin o compromisos relativos a:
a)
b)
c)
6.

La mejora del sistema de gestin integral y sus procesos;

La mejora del producto con relacin a los requisitos del cliente; y,
Recursos necesarios.

Gestin de los Recursos

74

6.1. Provisin de los Recursos

VISTONY S.A.C. asegura y proporciona los recursos necesarios para:
a)
b)

Implementar y mantener el sistema de gestin integral y mejorar continuamente su efectividad; e

Incrementar la satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento con sus requisitos.

6.2. Recursos Humanos

6.2.1.
Generalidades
Para darle cumplimiento de los requisitos de competencia, formacin y toma de conciencia VISTONY S.A.C. implementa el M-RHH-001 Manual de Funciones, donde
se define las habilidades, experiencia, educacin y formacin (perfil de cargo) mnima requerida para desempear un cargo y establece las funciones, responsabilidades,
rendicin de cuentas y autoridad.
A travs de la Gestin del Recurso Humano, establecida en el PE-6-01 Seleccin y Evaluacin de Personal, se busca seleccionar y mantener el personal idneo,
para ejecutar los procesos de la empresa y velar por el cumplimiento de sus funciones, evaluando su desempeo, dentro de adecuadas condiciones de trabajo, asegurando el
cumplimiento de las disposiciones de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

6.2.2.
Competencia, Formacin y Toma de Conciencia
VISTONY S.A.C.:
a)
b)
c)
d)

Determina en el perfil de puestos la competencia necesaria para el personal.

Suministra, detecta y toma acciones para satisfacer las necesidades de formacin del personal, descrito en el procedimiento documentado.
Evala la eficiencia de las acciones de formacin tomadas, el rea de monitoreo y otros mecanismos dispuestos por el las reas rea de Capacitacin
descritos en el procedimiento DO-6-02 Procedimiento de Capacitacin.
Asegura que su personal es consciente de la relevancia e importancia de sus actividades y de cmo contribuyen al logro de los objetivos de calidad, por lo
anterior lo hace partcipe en actividades de importancia que ayudan a su crecimiento y formacin.

1. Participacin en Ncleos
2. Participacin como Instructores Habilitados, dando cursos formativos al personal
3. Participacin en Reuniones de Unidades de Negocios
4. Oportunidades de crecimiento dentro de VISTONY S.A.C.
5. Rotacin de personal a otras reas de la empresa.
e)

Mantiene los registros apropiados de la educacin, formacin, habilidades y experiencia del personal de conformidad con la Tabla de Control de Registros
de Calidad de Administracin de Personal y Capacitacin.

75

6.3. Infraestructura
VISTONY S.A.C. tiene definido un proceso para identificar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos de los
servicios prestados; descritos en los procedimientos edocumentados DO-7-06 y DO-7-09 Procedimiento de Instalaciones Fsicas y Herramientas de Trabajo. La
infraestructura incluye:
a)
b)

Espacios de trabajo y servicios

Equipo de proceso (tanto hardware como software)

6.4. Ambiente de Trabajo

La organizacin determina y gestiona el ambiente de trabajo seguro necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto y que propicie una
motivacin positiva al personal, desarrollando e implementando PL-SIG-001 Plan de Emergencia y Contingencia. Para esto realiza inspecciones, mantenimiento a las
locaciones y evaluaciones de clima laboral.

7.

Realizacin del Producto

7.1. Planificacin de la Realizacin del Producto

VISTONY S.A.C. planea y desarrolla los procesos necesarios para la realizacin del producto a travs del rea de proyectos. La planeacin de la realizacin del
producto es consistente con los requisitos de otros procesos del sistema de gestin de calidad. La planeacin de la realizacin del producto incluye:
a)
b)
c)
d)

objetivos de calidad y requisitos para el servicio;

necesidad de establecer procesos y documentos, as como proporcionar los recursos especficos para el servicio;
actividades de verificacin, validacin, monitoreo y prueba especficas para los servicios y los criterios de aceptacin del mismo;
registros necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realizacin y el producto resultante cumplen con los requisitos.

7.2. Procesos relacionados con el cliente

7.2.1.
Determinacin de los requisitos relacionados con el Producto
Se identifica y determina los requisitos especificados por el cliente a travs de su orden de compra y/o pedido, incluyendo los requisitos para las actividades de
entrega cuando as es requerido. Cuando se trate de Licitaciones dicha identificacin se efecta a travs de las bases de licitacin.
7.2.2.
Revisin de los Requisitos relacionados con el Producto
VISTONY S.A.C. determina los requisitos del cliente y de Seguridad y Salud Ocupacional y otros relacionados con el servicio a travs de la aplicacin de algunos
procedimientos como son el PE-7-11 Identificacin y Evaluacin del Cumplimiento de requisitos legales y otros, PE-7-12 Identificacin de Peligros y Elaboracin de Riesgos.

76

VISTONY S.A.C. mantiene registros de la aceptacin de las condiciones de los servicios ofrecidos.
En los casos en los que exista alguna solicitud de modificacin por parte del cliente, de alguno de los servicios ofrecidos, se da de baja el contrato original, solo en el
caso de que este no se haya cumplido y an lo permita, conservando registros de la solicitud de modificacin y baja, as como de las especificaciones del nuevo servicio.
7.2.3.
Comunicacin con el Cliente
VISTONY S.A.C. ha implementado los mecanismos necesarios para:
a)
b)
c)

Ofrecer informacin sobre los servicios que otorga VISTONY S.A.C.

Dar seguimiento a los servicios inconclusos
Conocer las aclaraciones, quejas y percepcin del cliente sobre los servicios que ofrecemos.

Valindose de lo descrito en el procedimiento PD-5-02 Comunicaciones

7.3. Diseo y Desarrollo
Se ha excluido del SGC
7.4. Compras
7.4.1.
Proceso de Compras
VISTONY S.A.C. considera como proveedores a todas aquellas reas del corporativo que contribuyen en la prestacin del servicio; estas reas al formar parte del
corporativo no son seleccionadas, nicamente se generan convenios que definen tiempos de respuesta y condiciones de entrega, los cuales son evaluados mensualmente;
de no cubrir los requisitos convenidos, se dispara un plan de accin para corregir el proceso.
VSTONY S.A.C. tiene la oportunidad de seleccionar a sus proveedores en los casos donde el corporativo no cuente con un proveedor o convenio para poder realizar
la adquisicin de algn software, hardware, servicio o producto de uso exclusivo del call center. Su seleccin se hace en base a criterios de rentabilidad, calidad, mercado y
beneficios, esto mediante un estudio de competitividad. Su seguimiento, evaluacin y retroalimentacin, se desarrolla durante el proceso de instalacin o prestacin del
servicio en las etapas establecidas por contrato.
VISTONY S.A.C. cuenta con los procedimientos documentados PE-7-04 y PE-7-03
Procedimiento de Evaluacin y cmo efectuar las adquisiciones de productos y servicios. Se mantienen registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier
accin necesaria derivada de la medicin.
7.4.2.
Informacin de las Compras
Antes de solicitar a los proveedores algn servicio o producto, la informacin de la solicitud debe describir las caractersticas necesitadas, incluyendo cuando sea
apropiado:
a)
b)
c)

Los requisitos para la aprobacin del producto, procedimientos, procesos y equipo;

Requisitos de calificacin del personal; y,
Requisitos del sistema de gestin de la calidad.

77

Esta informacin es establecida en las clusulas del convenio, contrato u rdenes de compra, conservando las mismas como registros de calidad.
7.4.3.
Verificacin de los productos comprados
Cuando la informacin o producto entregado por un proveedor afecte directamente la calidad de los servicios proporcionados, se verifica su cumplimiento con los
requerimientos o condiciones establecidas por un convenio por las reas solicitantes, conservando registros del cumplimiento y aceptacin de esta.
Por la naturaleza de nuestro servicio no es aplicable la verificacin del proveedor en sus instalaciones, as como del cliente a nuestro servicio.
7.5. Produccin y Prestacin del Servicio
7.5.1.
Control de la Produccin y de la Prestacin del Servicio
VISTONY S.A.C. planea y lleva a cabo las actividades y procesos necesarios para prestar el servicio bajo condiciones controladas, que incluyen:
a)
b)
c)
d)

Disponibilidad de informacin que describa las caractersticas del producto, la informacin es controlada por el Centro de Informacin Estratgica;
Disponibilidad de las Instrucciones de trabajo en la pgina web de VISTONY S.A.C.
Uso de equipo adecuado evaluado por recursos materiales
Implementacin de actividades para liberacin, entrega y posteriores a la entrega de servicios.

7.5.2.
Validacin de procesos de la produccin y de la prestacin del servicio
VISTONY S.A.C. valida los procesos de produccin y de prestacin de servicio en donde las deficiencias pueden aparecer slo despus de proporcionado el
servicio. Se revalidan semestralmente de la informacin contenida en la documentacin del SGI para asegurar la vigencia de los procesos.
La validacin comprende la capacidad de estos procesos para alcanzar los resultados planeados, tomando en cuenta los datos del comportamiento del servicio, por
monitoreo y el Plan de Gestin Tablero de Control. Para ello se han establecido las disposiciones para:
a)
b)
c)
d)
e)

Establecer los criterios para la revisin y aprobacin de los procesos

Aprobacin del equipo y calificacin del personal
El uso de mtodos especficos y procedimientos
Requisitos de registros
Re-validacin

7.5.3.
Identificacin y Trazabilidad
VISTONY S.A.C identifica los servicios que ofrece para garantizar su trazabilidad durante las etapas de realizacin del servicio. La identificacin incluye el
nmero de llamada, el protocolo el inicio de la llamada, el folio de la queja, aclaracin o cualquier otro tipo de identificacin del servicio resultante, capaz de
ofrecer la informacin suficiente para la localizacin del servicio.
As mismo, durante el proceso de evaluacin, se identifican los servicios que cumplieron o no con las especificaciones del mismo. En los servicios en donde la
identificacin es ofrecida a travs del nmero de llamada o folio de quejas se conservan los registros de identificacin de la misma en los sistemas que los
generan, el tiempo dispuesto en la tabla de control de registros de calidad de los medios de acceso que as lo hagan.

78

La identificacin y trazabilidad del servicio se encuentra en el procedimiento PE-7-07 Control de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, en el cual se
establecen disposiciones para la Identificacin del estado del producto con respecto a las etapas del proyecto, se analizan los requisitos contractuales exigidos
por el cliente, as como los legales y reglamentarios en seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente y controlando y mitigando los riesgos
identificados e inherentes a cada actividad.

7.5.4.
Propiedad del Cliente
Este requisito se ha excluido del SGC.
7.5.5.
Preservacin del Producto
VISTONY S.A.C. define como su producto:
a)

Los servicios ofrecidos por los medios de acceso.

VISTONY S.A.C., define en el procedimiento documentado DO-7-03, garantizando su ptimo estado fsico durante los procesos produccin, almacenamiento,
empaque, despacho de los servicios ofrecidos.
7.6. Control de los Equipos de Seguimiento y de Medicin
Se ha establecido el procedimiento PE-7-09 Control de Calibracin para verificar el estado de calibracin de los equipos e instrumentos utilizados para comprobar
la conformidad de los productos fabricados con los requisitos especificados.

8.

Medicin, Anlisis y Mejora

8.1. Generalidades
VISTONY S.A.C. planea e implementa los procesos de monitoreo, medicin, anlisis y mejora necesarios para:
a)
b)
c)

Demostrar la conformidad del producto;

Asegurar la conformidad del sistema integral de gestin, y;
Mejorar continuamente la efectividad del sistema integral de gestin

8.2. Seguimiento y Medicin

8.2.1.
Satisfaccin del Cliente
VISTONY S.A.C. conoce la satisfaccin e inquietudes de los clientes a travs de 2 medios:

79

a)
b)

Mensualmente realiza una investigacin a una muestra de los clientes de cada uno de los medios de acceso; esta investigacin proporciona el grado
de satisfaccin del cliente con respecto a los servicios proporcionados.
Mensualmente el rea de Soluciones presenta la informacin sobre las inquietudes de los clientes y atencin de retrasos en la junta de Revisin por la
Direccin.

Asegurando la utilizacin adecuada de la informacin obtenida, relativa a la percepcin del Cliente del grado en que la organizacin ha satisfecho sus requisitos, lo
que contribuye a la mejora continua de nuestros procesos y la eficacia del SGI.
8.2.2.
Auditoras Internas
VISTONY S.A.C. lleva a cabo auditoras internas en periodos establecidos en el plan de Mantenimiento del SGI para determinar:
a)
b)

La conformidad del Sistema Integral de Gestin de acuerdo con los procesos planeados
Su implantacin y mantenimiento

El programa de auditoras se determina tomando en cuenta la importancia de los procesos y las reas a ser auditadas, as como los resultados de las auditoras
previas.
El plan de auditora define los criterios, alcance de la auditora y los mtodos de auditora. La seleccin de auditores y la ejecucin de las auditoras aseguran
objetividad e imparcialidad del proceso de auditora ya que los auditores no pueden auditar su propio trabajo.
Se cuenta con un procedimiento documentado PD-8-01 Procedimiento para Auditora Interna, con las responsabilidades y requisitos para planear y ejecutar las
auditorias, para el reporte de resultados y que define los registros de la misma.
El personal responsable del rea a ser auditado debe asegurarse que las acciones se tomen sin demoras injustificadas para eliminar las no conformidades
detectadas y sus causas.
8.2.3.
Seguimiento y Medicin de Procesos
VISTONY S.A.C. aplica los mtodos adecuados para el seguimiento y medicin de los procesos que conforman el sistema de gestin de calidad, con la finalidad de
evaluar su capacidad para cumplir con los resultados planeados. Cuando no se logra cumplir con los resultados planeados, se evala la necesidad de tomar acciones
preventivas y/o acciones correctivas, como sea apropiado, para asegurar la conformidad de los servicios.
Se han establecido indicadores en el plan de calidad que evalan la efectividad y proporcionan la herramienta para el seguimiento de los procesos que conforman el
SGI.
VISTONY S.A.C. adems mantiene un nivel de comportamiento seguridad industrial y salud ocupacional en concordancia con los requisitos, la poltica, objetivos y
metas, para evitar y minimizar riesgos ocupacionales descritos en PD-8-04 Control Operacional
8.2.4.

Seguimiento y Medicin del Producto

80

VISTONY S.A.C. monitorea los servicios ofrecidos para verificar que se ha cumplido con los requisitos planificados y especificados en la documentacin del SGC, as
como las caractersticas inherentes al servicio. Las actividades de seguimiento se llevan a cabo durante la realizacin del servicio o a travs de respaldos cuando este ya fue
otorgado.
El resultado del cumplimiento de los requisitos es registrado por los ejecutivos de monitoreo y conservados por la misma rea.
Los servicios que ofrece VISTONY S.A.C. son proporcionados hasta que se realizan las verificaciones a la informacin y se validan los procesos de prestacin del
servicio.

8.3. Control de Producto No Conforme

VISTONY S.A.C. identifica los servicios que no cumplen con las caractersticas y especificaciones establecidas a travs de 3 medios:
a)
b)
c)

Monitoreo
Cliente
Auditorias

Se tiene establecido un procedimiento documentado PD-8-02 procedimiento de Control de Producto no Conforme, que establece los controles, las responsabilidades
y autoridades relacionadas con el manejo del producto no conforme.
Por la naturaleza de los servicios que se brindan en VISTONY S.A.C., el nico caso en el que se puede evitar el otorgar un servicio no conforme es a travs de las
actividades de seguimiento y medicin en el proceso de entrega del producto por el rea de monitoreo.
Por lo anterior tampoco es posible segregar y disponer de los servicios otorgados ya que estos fueron entregados. En este ltimo caso el Comit Directivo en la junta
de Revisin por de la Direccin, evala los efectos reales o potenciales de las no conformidades para la toma de acciones.
8.4. Anlisis de datos
VISTONY S.A.C. recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la adecuacin y efectividad del sistema de gestin de calidad incluidos en el plan de calidad
(tablero de control) y para evaluar en dnde se puede realizar una mejora continua de la efectividad del sistema de gestin de calidad. El anlisis de datos incluye informacin
acerca de:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

La satisfaccin del cliente

Reclamos del cliente
Seguimiento de productos No Conformes
La conformidad con los requisitos del producto
Las caractersticas y tendencias de los procesos y productos, incluyendo oportunidades para acciones preventivas; y,
Comportamiento de los Proveedores.

8.5. Mejora
8.5.1.

Mejora continua

81

VISTONY S.A.C. entiende que su Sistema Integral de Gestin es una herramienta gerencial dinmica y como tal debe ser mantenido en continua evolucin a travs
del uso de la poltica integral, objetivos de calidad, resultados de auditoras, anlisis de datos, acciones correctivas, acciones preventivas y revisiones por la direccin.
Adems de auditoras, se identificarn los requisitos normativos que surjan y tambin se realizan adecuaciones a los nuevos requerimientos generados por la
actualizacin de normas existentes, tales como la ISO 9001 y OHSAS 18001 y otras regulaciones sectoriales.
El anlisis y generacin de ideas de mejora es compartido por la Direccin, con las Unidades de Negocio.
8.5.2.
Accin Correctiva
VISTONY S.A.C. toma las acciones que eliminen las causas de la no conformidad con el fin de prevenir su recurrencia. Las acciones correctivas son revisadas para
garantizar que son apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.
Para tal efecto VISTONY S.A.C. ha dispuesto un procedimiento documentado PD-8-03 Procedimiento de acciones correctivas y preventivas que define:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

La revisin de las no conformidades

La determinacin de las causas de las no conformidades
La evaluacin de la necesidad acciones que aseguren que la no conformidad vuelva a ocurrir
La determinacin e implementacin de la accin necesaria
El registro de los resultados de la accin tomada
La revisin de la accin correctiva tomada.

8.5.3.
Accin Preventiva
VISTONY S.A.C. asume las acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales en los servicios ofrecidos por VISTONY S.A.C., as como en los
procesos que conforman el SGI con el fin de prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas son revisadas para asegurar que son apropiadas a los efectos de los problemas
potenciales.
VISTONY S.A.C. ha dispuesto un procedimiento documentado ya mencionado PD-8-03 Procedimiento de acciones correctivas y preventivas que define:
a)
b)
c)
d)
e)

La determinacin de las no conformidades potenciales y sus causas

La evaluacin de la necesidad de una accin preventiva para prevenir la ocurrencia de no conformidades.
La determinacin e implementacin de las acciones preventivas necesarias
El registro de los resultados de la accin tomadas
La revisin de la accin preventiva tomada.

82

ANEXO 4

REGISTRO DE CUMPLIMIENTO DE BPF

REGISTRO DE CUMPLIMIENTO DE BUENAS
PRACTICAS DE FABRICACION
VISTONY
PROGRAMA DE BUENAS PRACTICAS DE FABRICACION

Pgina 1 de 1

REGISTRO DE CUMPLIMIENTO DE BUENAS PRACTICAS DE FABRICACION

AREA:
FECHA:

HORA:

RESPONSABLE SIG:

INSTRUCCIONES: Verificar toda la descripcin de cada tem. Asignar un o una X en SI, en NO, de acuerdo al cumplimiento de cada tem.
ITEM

VERIFICACION

CONFORME
SI

LIMPIEZA GENERAL
( ) Piso
( ) Paredes
( ) Techos
( ) Ventanas
( ) Puertas

CONSERVACION
( ) Piso
( ) Paredes
( ) Techos
( ) Ventanas
( ) Puertas

EQUIPOS
( ) Presencia de objetos sobre equipos ( ) Limpieza

OBSERVACIONES

NO

83

( ) Conservacin
4

UTENSILIOS DE LIMPIEZA
( ) Son los adecuados
( ) Conservacin
( ) Organizacin y Localizacin Adecuada

ORGANIZACIN GENERAL
( ) Presencia de materiales no necesarios en el sector
( ) Objetos fuera del lugar asignado

BASURA
( ) Existen basureros en nmero suficiente y con tapa
( ) Existen lugares adecuados para basura
( ) Basureros conservados y limpios
( ) Presencia de basura en el sector

REACTIVOS QUIMICOS
( ) Son los adecuados
( ) Existen lugares apropiados para el almacenamiento
( ) Estn ubicados en los lugares correspondientes

DOCUMENTOS
( ) Documentos en lugares adecuados y de fcil acceso
( ) Organizados
( ) Registros llenados correctamente (Horas, firmas,
datos, etc)

DESPERDICIO
( ) Presencia de desperdicio (agua, energa, leche,
materiales en general)
( ) Presencia de materiales quebrados o daados debido
a uso incorrecto

10

HIGIENE PERSONAL
( ) Los funcionarios practican normas de higiene de
acuerdo a las normas establecidas
Ejemplo: uso correcto de uniformes, ausencia de
adornos, uniforme limpio, presentacin.

11

SEGURIDAD PERSONAL
( ) Los funcionarios utilizan los equipos de proteccin
personal asignados
Ejemplo: uso correcto de protectores auditivos, guantes,
mascarilla, calzado adecuado.

12

SEGURIDAD EN EL AREA DE TRABAJO

( ) El rea de trabajo y los equipos estn dentro de los
procedimientos de seguridad bsicos
Ejemplo: buena iluminacin, escaleras sin obstruccin,
extintores, instalaciones elctricas,etc Sealtica
adecuada.

84

13

PUNTUALIDAD
( ) Puntualidad con los horarios de trabajo asignados

TOTAL DE PUNTOS OBTENIDOS

TOTAL DE PUNTOS ALCANZABLES

PORCENTAJE DE CONFORMIDAD

MES y AO: ..

--------------------------------Firma Responsable de Area auditada.

-------------------------------------Firma Responsable SIG

85

ANEXO 5

Tema

Periodicidad y fecha

Dirigido a

-Introduccin y fundamentos

Slo una vez

Todo

de las normas ISO.

Febrero 2015

personal

Puntos bsicos del tema

Responsable

-Qu son los SGI? - Qu

Coordinador

.
1

el

es

- Definiciones bsicas.

aspecto,

impacto

ambiental, contaminacin
-Qu es calidad
-Qu

es

salud

ocupacional y seguridad
industrial.

En

qu consisten las normas

ISO
2

-Misin,

visin,

poltica,

objetivos.

Slo una vez

Todo

Febrero 2015

personal

el

- Misin, visin, poltica,

objetivos.

-Planificacin del sistema.

-Importancia de un SGI

-Poltica integral.

-Poltica integral.

Coordinador

Manejo

de indicadores

-Manejo de indicadores y
cul es su objetivo.

-Enfoque al cliente.

Anual

Todo

el

Talleres didcticos para

Coordinador

86

-Ciclo PHVA.

2015

personal

entender el ciclo PHVA, la

relacin

entre

los

sistemas y el enfoque al
cliente y su importancia.
4

Requisitos

de

las

normas

NTC ISO 9001:2008, NTC

Anual

Todo

Febrero 2015

personal

el

Talleres para entender los

Coordinador

requisitos y cmo se dar

ISO

cumplimiento a ellos en la

14001:2004 y OHSAS

empresa

18001:2007
5

Preparacin

para

emergencias.

Trimestral

Coordinador

Septiembre
2015

emergencias

-Entrenamiento para dar

Coordinador

respuesta a

emergencias.

Deberes y derechos de
la

para

con

la

empresa.
6

Manejo

de

registros

documentos

Anual

Todo

FEBRERO 2015

personal

el

- Manejo adecuado de

Coordinador

documentos y registros

HSEQ

que se utilizan en la
organizacin.
7

Auditora ambiental

Anual

Auditor

-Actualizaciones

Coordinador

-Legislacin

87

- Auditoras
8

Acciones
preventivas

correctivas

Slo una vez

Todo

FEBRERO 2015

personal

el

-Cmo

establecer

acciones correctivas y
preventivas.
-Anlisis de causas.
-Identificacin,
tratamiento y control
de
correctivas

acciones
y

preventivas.

88

ANEXO 6
Indicadores de Gestin Integral

Objetivo

Elaborar productos que cumplan las especificaciones tcnicas, dentro de los estndares de
costo, con oportunidad, garantizando la seguridad para el personal.

Variable o

Unidad

Procedimiento de

caracterstica

de

calculo

Meta

Caractersticas

0,05

Implementad

0,05

Implementad

Jefe de

0,05

Implementad

Productivo / Tiempo

Control de

Operativo Neto

calidad
0,05

Implementad

medid

Frecuencia
Medid

Anlisis

Responsabl
e

Disponibilidad

100*Tiempo

Diario

Mes

Operativo / Tiempo
de Produccin
Planificado
Rendimiento

100*Tiempo

Diario

Mes

Operativo Neto /
Tiempo Operativo
Calidad

Eficiencia de
los Equipos

100*Tiempo

100*Tiempo
Productivo / Tiempo

Diario

Diario

Mes

Mes

Produccin
Planificado

89

Calidad de

producto

100*unidades

Mes

rechazadas

Trimestr

0,05

Por

implementar

Jefe de

0,05

Por

Seguridad

implementar

externamente/unidad
es entregadas
Incapacidade
s

100*das perdidos por

incapacidad/das

Mes

Mes

laborados totales
Donde:

Tiempo Productivo= T. Operativo Neto T. Perdido por Mermas y Reprocesos

Tiempo Operativo Neto = T. Operativo T. Perdido por Operacin.

Tiempo Operativo = T. Produccin Planificado T. Paradas No Planificadas T. Preparacin de Equipos.

Tiempo de Produccin Planificado = T. Disponible T. Parada Planificada.

90

91

ANEXO 7
A continuacin se detalla el conjunto de actividades a desarrollar para el Equipo de Calidad:
MESES

RESPONSABLE

M1

ACTIVIDADES
Q
1
Establecer el alcance que tendr la certificacin del SGC

Equipo directivo

Establecer los procesos y la interaccin de los mismos

Equipo directivo

Establecer quienes sern los lderes y comunicarlo de forma inmediata

Equipo directivo y
Jefes de rea

Programar Induccin al sistema de Gestin de Calidad con los lderes de

los procesos y principales participantes de los mismos

Equipo de Calidad

Socializar mapa de procesos a todos los niveles de la institucin

Equipo de calidad y
equipo directivo

Establecer los 6 documentos obligatorios de la norma ISO que aplicarn

para todos los procesos: Control de documentos, control de registros,
auditoras internas, control del producto no conforme, acciones
correctivas y acciones preventivas

Equipo de calidad

Q
2

M2
Q
3

Q
4

M3
Q
5

Q
6

M4
Q
7

Q
8

M5
Q
9

Q1
0

M6
Q1
1

Q1
2

92

Realizar las Caracterizaciones o fichas tcnicas de todos los procesos:

Identificar los proveedores, entradas, clientes, salidas, objetivo del
proceso, actividades del ciclo PHVA, definir los participantes, indicadores
de gestin (medicin, frecuencia de anlisis y metas) y variables de
control.

Lderes de Proceso
con el apoyo de
calidad

Definir la documentacin que los procesos necesitan para su buen

funcionamiento:
Instructivos, procedimientos,
formatos, etc.

Lderes de Proceso
con el apoyo de
calidad

Realizar seguimiento, medicin y Anlisis de los procesos:

Medir variables de control de todos los procesos y socializar informacin

Lderes de Proceso
con el apoyo de
calidad

Hacer el anlisis de las no conformidades de todos los procesos

Lderes de Proceso
con el apoyo de
calidad

Medir y analizar los indicadores segn la periodicidad de los mismos

Lderes de Proceso
con el apoyo de
calidad

Medir la satisfaccin de los clientes en los procesos que aplique

Lderes de Procesos

Implementar acciones necesarias y mejorar continuamente:

Tomar acciones cuando no se cumplen los resultados esperados
(variables, indicadores, no conformes, quejas, etc.)

Lderes de Proceso

Documentar las mejoras hechas por los procesos y verificar su correcta

implementacin

Lderes de Proceso

93

Identificar oportunidades de mejora e implementarlas

Lderes de Proceso

Otros aspectos que pueden estar pendientes por realizar:

Documentar formalmente la planificacin de los cambios que afectan el
sistema de calidad

Equipo directivo

Verificar que todas las descripciones de cargo estn actualizadas. Incluir

la responsabilidad por medicin de indicadores y de resultados del
proceso.

Equipo de Gestin
Humana

Realizar listados maestros de documentos y registros para todos los

procesos

Equipo de Calidad y
lderes de proceso

Realizar Manual de induccin para el personal nuevo que incluya

informacin sobre el SGC

Equipo de Gestin
Humana y Equipo de
calidad

Hacer el plan de capacitaciones para este ao

Equipo de Gestin
Humana

Realizar plan de auditora anual y seleccionar al grupo auditor

Auditor Lder y
equipo de calidad

Capacitar al equipo auditor

Auditor Lder y
Equipo de calidad

Establecer competencias en los perfiles y empezar a trabajar en su

medicin

Lderes talento
humano

Realizar la revisin del sistema

G. Direccin y Equipo
directivo

Programar reuniones con cada proceso para aclarar asuntos y dudas

pendientes

Gestin de la Calidad

Dar apoyo durante todo el proceso de cambio

Equipo de Calidad

94

A continuacin se detalla el conjunto de actividades a desarrollar para el Equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo:
MESES
ACTIVIDADES

RESPONSABLE

M1
Q
1

Definicin Y Aprobacin de Poltica de SST

Gestin Integral/Comit de SST

Revisin y Aprobacin de Objetivos y Metas de

SST

Gestin Integral/ Comit de SST

Revisin y Aprobacin de PL-SIG-001 Plan de

Contingencia y Emergencia

Q
2

M2
Q
3

Q
4

M3
Q
5

Q
6

M4
Q
7

Q
8

M5
Q
9

Q1
0

M6
Q1
1

Q12

Comit de SST

Procedimiento de Identificacin de Peligros y

Evaluacin de Riesgos
Procedimiento Legal
Procedimiento para Investigacin de Accidentes

Gestin Integral

Procedimiento Gestin para servicios contratados

Aprobacin Reglamento Interno de Seguridad
Procedimiento de Acciones Correctivas y
Preventiva
Procedimiento Control Operacin
Revisin control de documentos y registros

Comit de SST/Gestin Integral

Gestin Integral
Gestin Integral
Comit de SST

COMIT DE SST
Eleccin del Comit de SST

Gestin Integral/ Recursos Humanos

Funciones del Comit de SST

Gestin Integral/ Recursos Humanos

Reuniones del Comit de SST

Comit de SST

95

AUDITORAS
Auditoria Interno

Gestin Integral

Auditoria Externo

Gestin Integral

ESTADSTICAS
Estadstica de los Incidentes y Accidentes

Comit de SST/ Gestin Integral

CAPACITACIONES
Capacitaciones de Plan de Emergencia y
Contingencia
Capacitaciones Hoja de Seguridad de MaterialesMSDS
Capacitaciones de Primeros Auxilios

Gestin Integral

Capacitaciones de Reglamento Interno de

Seguridad y Salud en el Trabajo (RI-SST)
Capacitaciones de Riesgos en el trabajo
Capacitacin en el Uso de los EPP
Capacitaciones de Manejo de extintores
(Incendios) a los Jefes de Brigada de Contra
incendio

Comit de SST/
Gestin Integral

Capacitaciones de accidentes

Comit de SST/
Gestin Integral

Capacitaciones al Comit de SST

Gestin Integral

Induccin en SST
SIMULACROS DE SST (Sismos, primeros
auxilios, derrame de productos qumicos.
Limpieza de PC)
ELABORACION DE BOLETINES

Gestin Integral
Gestin Integral
Gestin Integral

ACTUALIZACIONES
Revisin y Aprobacin de la Matriz IPER

Comit de SST/ Gestin Integral

96

Elaboracin de Mapa de Riesgo

Planos de evacuacin en caso de sismo
Actualizacin de Matriz Legal

Gestin Integral

Sealizacin de evacuacin
Actualizacin de Plan de Emergencia y
Contingencia

Comit de SST/ Gestin Integral

Registros de Accidentes e Incidentes

Gestin Integral

Registros de Equipos de Seguridad o emergencia

Gestin Integral

INSPECCIONES

Comit de SST/ Gestin Integral

INCIDENTES (es un evento que puede ocurrir una lesin o enfermedad )

Extintores en el suelo de Almacn

Comit de SST/ Gestin Integral

Techo de Almacn (Fluorescente)

Comit de SST/ Gestin Integral

SALUD OCUPACIONAL
Exmenes Mdicos Ocupacionales

Comit de SST / rea de Recursos

Humanos

MONITOREO OCUPACIONAL
Ejecucin de Monitoreo
Registro de Monitoreo de Agentes Fsicos

Gestin Integral

Registros de Monitoreo de Ergonmicos

97

98