GUIA DE PROCEDIMENTOS BSICOS

DE

CONTROLE INTERNO

DO

PODER EXECUTIVO ESTADUAL

rea: Gesto Patrimonial

Florianpolis, maio 2014.

INDICE
INTRODUO............................................................................................................4
1 CONTROLE INTERNO NOS SETORES DE ALMOXARIFADO.........................6
1.1 Definies.......................................................................................................6
1.2 Embasamento legal e doutrinrio..................................................................7
1.3 Procedimentos de Controle Interno...............................................................7
1.4 Perfil Profissional............................................................................................8
1.5 Procedimentos Administrativos e Operacionais.............................................9
1.5.1 Recebimento e Aceitao do Material.....................................................9
1.5.2 Registro de Entrega de Material............................................................10
1.5.3 Estocagem.............................................................................................11
1.5.4 Distribuio de Material.........................................................................12
1.5.5 Levantamento........................................................................................14
1.5.6 Inventrio...............................................................................................15
1.6 Procedimentos Gerais..................................................................................16
1.6.1 Segurana..............................................................................................16
1.6.2 Transporte..............................................................................................17
1.6.3 Controle de estoque..............................................................................17
2. CONTROLE INTERNO SOBRE O PATRIMNIO MOBILIRIO.....................19
2.1 Definies.....................................................................................................19
2.2 Embasamento legal e doutrinrio................................................................20
2.3 Procedimentos de Controle Interno.............................................................20
2.4 Do Perfil Profissional....................................................................................21
2.5 Procedimentos Administrativos e Operacionais...........................................22
2.5.1 Aquisio................................................................................................23
2.5.2 Recebimento e Aceitao......................................................................23
2.5.3 Registro, Tombamento e Incorporao.................................................26
2.5.4 Distribuio do Bem Mvel....................................................................27
2.5.5 Movimentao........................................................................................28
2.5.6 Baixa ou Desfazimento..........................................................................29
2.6 Do Levantamento Patrimonial......................................................................32
2.7 Do Inventrio Fsico.....................................................................................33
2.8 Procedimentos Gerais..................................................................................36
3 CONTROLE INTERNO SOBRE O PATRIMNIO IMOBILIRIO.....................37
3.1 Definies.....................................................................................................37
3.2 Embasamento legal e doutrinrio................................................................38
3.3 Dos Responsveis pelos Bens Imveis.......................................................38
3.4 Da Titularidade e Administrao dos Bens Imveis.....................................39
3.4.1 Imveis da Administrao Direta...........................................................39
3.4.2 Imvel das Autarquias e Fundaes.....................................................40
3.5 Do Levantamento dos Bens Imveis...........................................................40
3.6 Do Processo no Sistema de Gesto de Protocolo Eletrnico - SGPe para
cada Imvel........................................................................................................42
3.7 Do Sistema de Gesto Patrimonial - SIGEP................................................44
3.8 Da Regularidade das Taxas Incidentes sobre os Bens Imveis..................45
3.9 Da Regularidade das Obras.........................................................................47
3.9.1 Na Receita Federal do Brasil.................................................................47

3.9.2 No Municpio..........................................................................................47
3.9.3. Das Escrituraes, Averbaes e Registros........................................48
3.9.4. Dos Registros Contbeis......................................................................49

INTRODUO
A obrigatoriedade da manuteno de Sistema de Controle Interno na
Administrao Pblica foi estabelecida pela Constituio Federal de 1967 e
confirmada pela Constituio Federal de 1988, em seus artigos 70 e 74.
A implantao deste sistema nos estados e municpios brasileiros vem
ocorrendo de forma gradual.
A Lei Complementar n 101, de 4 de maio de 2000, mais conhecida como
Lei de Responsabilidade Fiscal, prev em seu artigo 54, que dispe sobre o
Relatrio de Gesto Fiscal, a obrigatoriedade da assinatura, naquele relatrio, dos
responsveis pelo Sistema de Controle Interno.
No Estado de Santa Catarina, o Sistema de Controle Interno foi institudo
no mbito do Poder Executivo sob a forma de sistema administrativo no ano de
2005, por meio da Lei Complementar n 284.
Atualmente, a Lei Complementar n 381, de 7 de maio de 2007, no captulo
que trata da ao governamental de controle administrativo da Administrao
Pblica estadual, artigo 22, estabelece que o controle ser exercido em todos os
nveis, rgos e entidades, compreendendo particularmente, pela chefia imediata, a
execuo dos programas, projetos e aes, e a observncia das normas inerentes
atividade especfica do rgo ou da entidade vinculada ou controlada; e, pelos
rgos de cada sistema, a observncia das normas gerais que regulam o exerccio
das atividades administrativas.
Estabelece ainda, no pargrafo nico do artigo 22, que o controle da
aplicao do dinheiro pblico, a fiscalizao e superviso dos Fundos Estaduais e a
guarda dos bens do Estado sero feitos pelos rgos dos Sistemas de
Administrao Financeira, de Controle Interno e de Gesto Patrimonial.
Extrai-se, portanto, que a amplitude do controle no se restringe a aspectos
contbeis ou financeiros, mas alcana toda a atividade administrativa, e, de forma
especial, a detectar eventuais riscos que possam prejudicar o cumprimento das
metas fsicas dos programas de governo e a consecuo dos objetivos
institucionais do rgo ou entidade.
Faz-se necessria uma releitura do objeto do controle, pela interpretao
das normas anteriormente expostas, destituindo-o do enfoque apenas burocrtico,
para uma atuao mais ampla, que se relaciona com aspectos de eficincia e de
efetividade. Ao Estado cabe importante papel na consecuo do bem comum, no
atendimento ao cidado, e o controle interno pode contribuir para sua
concretizao.
A Diretoria de Auditoria Geral - DIAG da Secretaria de Estado da Fazenda SEF, ncleo tcnico do Sistema de Controle Interno, no cumprimento de suas
competncias de orientao, padronizao, racionalizao e normatizao das
atividades de controle interno e, buscando a promoo da cultura de aes
preventivas no que tange ao controle dos recursos pblicos do Estado, elaborou o
Guia de Procedimentos Bsicos de Controle Interno do Poder Executivo Estadual.
O Guia foi desenvolvido atendendo as normas legais acerca dos assuntos
tratados, aos princpios constitucionais orientadores da Administrao Pblica

previstos no artigo 37 da Constituio Federal, aos princpios de controle interno

oferecidos pela doutrina e ainda, a experincia de outros rgos de controle interno
do pas. Rene os procedimentos bsicos de controle interno, objetivando,
precipuamente, dotar os rgos e entidades da Administrao Pblica estadual de
diretrizes e ferramentas, a fim de aprimorarem seus controles e melhor executarem
suas atividades.
Este Guia no substitui as Informaes, Orientaes Tcnicas, Manuais,
Perguntas e Respostas ou outros documentos orientativos j publicados no site da
DIAG ou nos sites dos demais rgos centrais dos sistemas administrativos do
Estado, ao contrrio, utiliza-se dos referidos documentos, por meio de links
automticos quando oportuno.
O Guia de Procedimentos Bsicos de Controle Interno ser disponibilizado
unicamente em meio eletrnico, no endereo www.sef.sc.gov.br/auditoria.
Desaconselham-se as impresses, tendo em vista que os assuntos estaro sendo
frequentemente revistos e alterados, colaborando assim com o uso racional dos
recursos materiais e com o meio ambiente.
A atuao preventiva do controle interno e a educao continuada so os
grandes alicerces para a instrumentalizao de aes que favoream a melhoria
dos processos decisrios, da conduo das atividades, e, principalmente, da
consecuo dos objetivos finalsticos da Administrao Pblica.
Ao disponibilizar o Guia de Procedimentos Bsicos de Controle Interno, a
Diretoria de Auditoria Geral pretende contribuir para a internalizao e
sedimentao dos princpios da Administrao Pblica, despertando os gestores e
servidores para a importncia de controles internos eficazes, eficientes e efetivos,
criando uma cultura de responsabilidade mtua na consolidao de uma gesto
eficaz.
Cada tema abordado apresenta a legislao vigente e Lista de
Procedimentos, a qual dever constituir em material de apoio ao servidor que
executa a respectiva rotina.
Os procedimentos de controle interno relacionados s atividades de
contabilidade no foram contemplados neste Guia, uma vez que constam das
competncias da Diretoria de Contabilidade Geral - DCOG, que o faz por meio de
manuais, orientaes e capacitaes especficas, em especial as que se
relacionam com o Sistema Integrado de Planejamento e Gesto Fiscal - SIGEF.
de suma importncia ressaltar que o Guia de Procedimentos Bsicos de
Controle Interno estar em constante aperfeioamento, contando com o
envolvimento e a contribuio de todos os servidores.

1 CONTROLE INTERNO NOS SETORES DE ALMOXARIFADO

O Sistema Administrativo de Gesto de Materiais e Servios - SAGMS
tem por finalidade desburocratizar, descentralizar e desconcentrar as
atividades da rea de forma sistemtica e articulada com os demais rgos e
entidades e demais sistemas administrativos do Poder Executivo Estadual.
O SAGMS visa a assegurar a uniformidade dos procedimentos relativos a
licitaes e contratos de materiais e servios, estocagem e logstica de
distribuio de materiais, por intermdio da formulao de polticas de gesto de
materiais e servios e da normatizao, superviso e orientao de suas
atividades.
A Secretaria de Estado da Administrao SEA o rgo central do
SAGMS, tendo como ncleo tcnico a Diretoria de Gesto de Materiais e Servios
DGMS.
Os rgos setoriais, setoriais regionais e seccionais esto subordinados
tecnicamente SEA, no que diz respeito gesto de materiais e servios no
mbito do Poder Executivo Estadual.
1.1 Definies
Aceitao - a operao segundo a qual se declara na documentao
fiscal que o material recebido satisfaz as especificaes contratadas.
Armazenamento - conjunto de procedimentos tcnicos e administrativos
que envolvem as atividades de recebimento, estocagem e guarda, conservao,
segurana e controle de estoque.
Carga - a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu
consignatrio.
Comisso Interna Permanente - comisso responsvel pela avaliao,
controle, levantamento dos bens mveis permanentes e de consumo, composta por
no mnimo 03 (trs) servidores, sendo pelo menos 02 (dois) efetivos e estveis.
Comisso Central Permanente - comisso responsvel pela avaliao,
controle, e superviso de baixa dos bens permanentes e de consumo, no mbito do
respectivo rgo setorial e seccional, composta por no mnimo 03 (trs) servidores,
sendo pelo menos 02 (dois) efetivos e estveis.
Distribuio - atividade que consiste no suprimento de materiais s
unidades requisitantes, em quantidade, qualidade e tempo oportuno.
Embalagem - envoltrio, recipiente ou qualquer forma de
acondicionamento, removvel ou no, destinado a cobrir, embalar, envasar, proteger
ou manter os materiais com informaes do contedo qualitativo e quantitativo.
Estocagem - ordenamento adequado dos materiais em reas apropriadas,
de acordo com suas caractersticas e condies de conservao exigidas.
Itens ativos - consideram-se aqueles requisitados regularmente em um
dado perodo estipulado pelo rgo ou entidade.

Itens inativos - consideram-se aqueles no movimentados em certo

perodo estipulado pelo rgo ou entidade e comprovadamente desnecessrios
para utilizao nestes.
Lote - quantidade definida de um produto fabricado num ciclo de fabricao
e cuja caracterstica essencial a homogeneidade.
Material de Consumo - aquele que, em razo de seu uso corrente, perde
sua identidade fsica em dois anos e/ou tem sua utilizao limitada a esse perodo.
Sua aquisio feita na conta despesa de custeio e no possui controle aps sua
distribuio.
Nmero do lote - qualquer combinao de nmeros ou letras atravs da
qual se pode rastrear a histria completa da fabricao desse lote e de distribuio
no mercado.
Recebimento - o ato pelo qual o material encomendado entregue ao
rgo pblico no local previamente designado, no implicando em aceitao.
1.2 Embasamento legal e doutrinrio

Decreto n 1.976/08 - Dispe sobre o Sistema Administrativo de

Gesto de Materiais e Servios - SAGMS e estabelece outras providncias.

Decreto n 2.617/09 Aprova o Regulamento Geral para

Contratao de Materiais, Servios, Obras e Servios de Engenharia, no mbito do
Sistema Administrativo de Gesto de Materiais e Servios SAGMS, e estabelece
outras providncias.

IN n 001/2002/SEA/DIPA - Estabelece normas de administrao de

Bens Mveis Permanentes e de Consumo.
1.3 Procedimentos de Controle Interno
Assim como os bens mveis e imveis, os bens em poder do almoxarifado
devem ser devidamente controlados, de forma que:

toda movimentao de material (entradas e sadas) seja

devidamente registrada, apresentando saldos atualizados e correspondentes s
existncias fsicas;

toda sada de material seja efetivada mediante apresentao da

respectiva Requisio de Material, assinada pelo responsvel pelo setor
requisitante devidamente identificado;

todo material seja conservado em local seguro e protegido contra as

aes do tempo e ou temperaturas inadequadas;

o acesso ao almoxarifado seja restrito aos servidores do setor.

1.4 Perfil Profissional

O responsvel pelo setor de materiais e servios deve estar sempre em

sintonia com as novas tendncias e atualizado em relao s normas vigentes e ao
prprio desempenho de suas atividades de forma a preservar e salvaguardar os
bens da instituio que representa.
Abaixo, destacam-se alguns dispositivos contidos no Decreto n 1.976/08,
que tratam do perfil profissional:
Os cargos de provimento em comisso codificados de Direo e
Gerenciamento Superior (DGS) e Funes Tcnicas Gerenciais (FTG), do rgo
normativo, rgos setoriais e rgos seccionais, integrantes do Sistema
Administrativo de Gesto de Materiais e Servios - SAGMS, sero exercidos com
dedicao em tempo integral preferencialmente por servidores ocupantes de cargo
ou emprego pblicos de carreira do Estado, dos Municpios ou da Unio.
A composio da equipe tcnica do rgo normativo, dos rgos setoriais
e dos rgos seccionais do Sistema Administrativo de Gesto de Materiais e
Servios SAGMS ser composta por servidores pblicos efetivos,
preferencialmente, com formao de nvel superior, excetuando-se a formao
oriunda de cursos sequenciais e tecnlogos ou de especializao compatvel com
as atividades do Sistema.
Aos agentes pblicos nomeados ou designados para exercer cargos de
provimento em comisso codificados de Direo e Gerenciamento Superior (DGS)
e Funes Tcnicas Gerenciais (FTG) e aos servidores pblicos que forem atuar no
mbito do SAGMS fica assegurada a capacitao especfica por seu ncleo
tcnico.
A capacitao em ferramentas tecnolgicas, em tcnicas de gesto e em
assuntos correlacionados ao sistema dever ser contnua e permanente e
assegurada pelo rgo central, a SEA.
Lista de Procedimentos Perfil profissional
Verificar se os servidores que atuam na rea de almoxarifado esto
sendo capacitados em ferramentas tecnolgicas, em tcnicas de
gesto e em assuntos relacionados rea de atuao, em especial
ao SME.
Designar um substituto nas ausncias eventuais ou impedimentos do
responsvel pelo Almoxarifado.
Verificar se as atividades de compras, controle e guarda de material
esto sob a responsabilidade de servidores distintos. (Princpio da
Segregao de Funes).
Verificar se os servidores comunicam, imediatamente, chefia
imediata, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue
aos seus cuidados. Todos os agentes pblicos so responsveis
pelos bens que lhes so confiados, devendo observar, no seu
manuseio, os cuidados necessrios guarda, localizao, segurana
e preservao.

1.5 Procedimentos Administrativos e Operacionais

Base Legal
Art. 12, do Decreto n
1.976/08
Art. 38, da Lei n
6.745/85
Art. 37, da CF

Art. 20, inciso II do

Decreto n 1.976/08

1.5.1 Recebimento e Aceitao do Material

Receber ato que implica em conferncia. neste momento que ocorre a
verificao, se os itens foram entregues em conformidade com os requisitos
estabelecidos, quanto especificao, quantidade e qualidade.
A entrega de material deve ocorrer sempre nos almoxarifados das unidades
gestoras que os adquiriu, salvo situaes em que no possa ou no deva ser ali
estocado. Nesse caso, a entrega dever ser efetuada no local previamente
estabelecido, acompanhada por servidores devidamente credenciados do
respectivo almoxarifado da unidade gestora.

Listas de Procedimentos - Recebimento e aceitao de material

Base Legal

Verificar se o registro de entrada de material realizado pelo

responsvel pelo almoxarifado, ou servidor designado para esse fim,
independente do local de recebimento.

Boas Prticas

Verificar se no ato de recebimento do material, o responsvel ou Art. 57 e 58, da

servidor designado procede a sua conferncia por meio dos
Res. TC 16/94;
seguintes documentos: Nota fiscal, Fatura e Nota Fiscal/Fatura, Nota
Fiscal de Consignao, Termo de Cesso, Termo de Doao ou
Declarao de Permuta, Guia de Remessa ou de Transferncia, ou
Art. 63, da Lei n
outros documentos afins.
4.320/64;
Obs: No recebimento de materiais certificar a primeira via do
documento hbil, (desde que no sujeito a exame qualitativo
tcnico), verificando se s especificaes do material correspondem Inciso II, do art. 73,
da Lei n 8.666/93
s contidas no Edital, Contrato, Empenho e Nota Fiscal.
Verificar se na conferncia do material, o responsvel pelo
almoxarifado ou o servidor designado para este fim, observa
cuidadosamente os seguintes itens que necessariamente devero
Art. 63, da Lei n
constar no documento de entrega: dados cadastrais do fornecedor e
4.320/64
da unidade requisitante; especificao do material; peso, qualidade e
quantidade; preo unitrio e total; impostos; prazo de entrega; e
condies de pagamento.
Os responsveis pelo recebimento devem adotar os seguintes
procedimentos:

Conferir a Nota Fiscal, Ordem de Fornecimento/Empenho ou

Nota de Transferncia; conferir a apresentao, o nmero do lote e a
quantidade conforme especificaes do edital; carimbar e assinar o
verso da Nota Fiscal; no escrever ou rasurar o documento original.
Registrar qualquer irregularidade e comunic-la ao superior
imediato. Ex.: produtos em desacordo com as especificaes
solicitadas no edital (forma, apresentao, rtulo, embalagem,
condies de conservao, lote, validade).

Separar e devolver com comunicao por escrito ao

remetente, no caso de se constatar danos na embalagem ou
alterao do produto.
Assinar o canhoto da Nota Fiscal e devolv-la ao entregador.
Assinar e datar todas as notificaes.

Boas Prticas


Arquivar os formulrios de recebimento e cpia de
notificaes.

No receber nenhum produto sem documentao.

Verificar se o local destinado ao recebimento de material
preferencialmente separado do local de entrega e se o local dispe
de espao suficiente para permitir a sua conferncia.

Boas Prticas

Verificar se a aceitao do material ocorre no verso da 1 via da Nota

Boas Prticas;
Fiscal assinada por servidor do setor devidamente credenciado. O
material que no est sujeito a exame qualitativo pode ser recebido e
Art. 63, da Lei n
aceito aps sua conferncia.
4.320/64
Quando o material demandar inspeo ou anlise qualitativa, o
responsvel pelo almoxarifado poder receber o material
condicionalmente at que possa ser atestada a sua qualidade. Esta
condio dever ser indicada no documento de entrega, que
acompanha o material e prontamente solicitada ao responsvel
tcnico. Nesta situao o recebimento do material dever ser
atestado pelo chefe do almoxarifado e pelo funcionrio do setor
responsvel pela inspeo ou anlise.
Obs: A 1 via do documento de entrega deve ficar retida at o
pronunciamento final do referido tcnico quando, ento, poder ser ou no
atestado o recebimento. Quanto certificao no Sistema Informatizado,
esta dever ser feita pelo responsvel pelo almoxarifado;

Constatada divergncia quanto aos padres de qualidade exigidos,

falta ou ainda verificado defeito de material, o responsvel pelo
recebimento dever providenciar junto ao fornecedor a regularizao
da entrega ou efetuar a devoluo do material, comunicando o fato
imediatamente ao setor responsvel pela aquisio para os devidos
fins. Para os casos de devoluo de materiais, devem ser
providenciados os respectivos registros das quantidades, lotes,
prazos de validade, procedncias e motivos. At sua efetiva entrega
unidade requisitante, a guarda e conservao do material ficar
sob a responsabilidade do chefe do almoxarifado. No entanto, no
cabe ao almoxarifado a responsabilidade sobre materiais entregues
diretamente nas unidades. Nesse caso o responsvel o funcionrio
que atesta e recebe o material.
Verificar se a entrada de bens de consumo e permanentes est
sendo registrada no Sistema Integrado de Materiais SME.

Art. 13, do Decreto

n 1.976/08

1.5.2 Registro de Entrega de Material

O registro da movimentao fsica de material (entrada/sada) recebido no
almoxarifado de responsabilidade do chefe do almoxarifado que poder indicar
um servidor da unidade para anotar a referida movimentao no competente
instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha de estoque ou listagem
processada em computador) com base nos respectivos documentos hbeis que
acompanham o material.

10

Lista de Procedimentos Registro de entrega de material

Base Legal

Verificar se as fichas de prateleira so preenchidas sem emendas,

rasuras ou ressalvas e numeradas em ordem cronolgica. Se estas
contem descrio da espcie ou natureza do material, valor, registro Boas Prticas
da movimentao ocorrida (entrada/sada) e existncias fsicas
(saldos).
Verificar se eventuais lanamentos de correo por estorno esto
sendo justificados e visados pelo responsvel pelo almoxarifado.

Boas Prticas

Verificar se o material recebido por doao, cesso ou permuta est

Art. 6, do Decreto
sendo registrado no almoxarifado com o respectivo documento de
n 1.976/08
entrega, que pode ser Termo ou Processo.
Verificar se todas as movimentaes de material de consumo ou
permanente esto sendo objeto de registro pelo almoxarifado contra
apresentao dos respectivos documentos hbeis.

Art. 6, VII, do
Decreto n 1.976/08

Verificar se a solicitao de material est sendo feita por meio do

SME.

Art. 13, do Decreto n

1.976/08

1.5.3 Estocagem
O responsvel pelo almoxarifado dever zelar pela organizao visando a
facilitar a localizao e a movimentao dos materiais de forma ordenada e segura,
bem como utilizar os equipamentos necessrios ao manuseio destes.
Lista de Procedimentos Estocagem

Base Legal

Verificar se os almoxarifados atendem aos seguintes requisitos

bsicos de organizao:

a estocagem deve observar as orientaes fornecidas pelo

fabricante;

o local de trabalho e a rea de armazenamento devem ser

mantidos limpos e isentos de p, contaminao, insetos e
roedores;

o lixo deve ser depositado em recipientes especiais com

tampas e devero ser esvaziados e limpos fora da rea de
armazenamento seguindo as especificaes de reciclagem;

corredores e reas de circulao devem ser bem iluminados e

permanecer livres de modo que o trfego de pessoas e material
possa fluir facilmente;

materiais pesados e de grande volume, frequentemente

movimentados, devem ser estocados em local de fcil acesso e
prximo sada;

11

Boas prticas
Art. 37, da CF
Art. 30, da Lei
Estadual n
6.320/83;
Art. 14, 3 do
Decreto
Estadual n
31.455/87.


materiais de grande peso e volume devem ser estocados
preferencialmente nos nveis inferiores das estantes para evitar
riscos de acidentes e facilitar a movimentao;

materiais de mesma classe devem ficar em locais prximos,

de modo a facilitar sua movimentao, inspeo e rpida
realizao de inventrio;

deve ser evitado o contato direto dos materiais com o piso,

utilizando-se para isso acessrios de proteo (estrados de
madeira ou outros similares) em locais que no incida a luz direta
do sol;

os materiais, sempre que possvel, devem ser conservados

nas embalagens originais e somente abertos quando houver
necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasio da
utilizao;

os materiais devem ser organizados de forma a possibilitar

fcil visualizao de identificao;

os materiais devem ser empilhados de modo a no

comprometer a sua qualidade em decorrncia de excessiva
presso e da ausncia de adequado arejamento, alm da prpria
segurana das pessoas;

materiais inflamveis devem ser estocados separadamente

dos demais;

materiais sujeitos a Controle Especial devem seguir a

legislao e devem ser estocados em locais prprios. Materiais
termo lbeis devem ser estocados no refrigerador, com controle de
temperatura;

os materiais devem ser ordenados conforme nome, lote e

prazo de validade. Por exemplo, os materiais com datas de
validade mais prximas devero ficar frente, para que sejam
distribudos primeiramente. Se ocorrer o recebimento de dois lotes
diferentes do mesmo produto, identificar e estocar separadamente;

materiais passveis de quebra (vidros, frascos, ampolas)

devem ser guardados em local menos exposto a acidentes;

materiais com maior rotatividade devem ser mantidos

prximos da rea de expedio.

1.5.4 Distribuio de Material

O responsvel pelo almoxarifado deve proceder a entrega de material
conforme cronograma previamente estabelecido, solicitando que seja efetuada a
conferncia e comprovao de recebimento no ato de entrega.
A distribuio dos materiais em estoque deve suprir as necessidades das
unidades requisitantes. Ao se definir um cronograma, os atrasos e
desabastecimentos so evitados. Desse modo o rgo ou a entidade poder:

12

Estabelecer e divulgar o fluxo da distribuio;

Distribuir quantidades corretas com qualidade;

Transportar adequadamente;

Controlar a distribuio e manter a situao fsico-financeira

atualizada e de forma eficiente.
A periodicidade da distribuio deve considerar a capacidade e condies
de armazenamento das unidades, bem como seu potencial de consumo.
A distribuio deve obedecer regra primeiro que vence, primeiro que sai
(sistema PEPS).
Lista de Procedimentos Distribuio de material

Base Legal

Verificar se a distribuio de material est sendo realizada, mediante

Requisio de Material devidamente preenchida pelo usurio,
contendo os seguintes elementos: Data de emisso; Unidade
requisitante; Cdigo do material; Quantidade solicitada; Unidade de
consumo; Assinatura e matrcula do servidor credenciado a requisitar
Material.

Boas prticas

Verificar se o responsvel pelo almoxarifado mantm em arquivo

relao de servidores credenciados a assinar Requisies de
Material.

Boas prticas

Verificar se toda sada de material, mesmo que por emprstimo, est

sendo registrada.

Boas prticas

Verificar, em caso de extravio, furto ou roubo de material, se h

comunicao do fato ao superior hierrquico que adotar as medidas
administrativas necessrias para apurar responsabilidades.

Art. 20, do Decreto

n 1.976/08

Verificar, no caso do rgo ou entidade manter sub-almoxarifados, se

a transferncia de material est sendo realizada mediante
documento de Transferncia de Material.
O responsvel pelo sub-almoxarifado deve acusar o recebimento do
material mediante assinatura e manter efetivo controle da
movimentao do material, assim como zelar pela sua conservao e
segurana. Entretanto, o controle fsico/financeiro do material
transferido de responsabilidade do almoxarife.

Art. 37, da CF

Verificar se os registros de movimentao e de irregularidades so

mantidos organizados para obteno de informao, especialmente
quando solicitados.

Art. 37, da CF

Verificar se a entrega do material ocorre mediante requisio,

devidamente datada e assinada pelo solicitante, checando se o
servidor que subscreve o pedido est autorizado a requisitar material
ao Almoxarifado.

Art. 37, da CF

13

1.5.5 Levantamento
Conforme IN n 001/2002/SEA/DIPA, o levantamento dos bens de consumo
ser efetuado por uma Comisso Interna Permanente, no mbito do respectivo
setorial ou seccional.

Lista de Procedimentos - Bens de Consumo

Verificar se o rgo ou entidade formaliza processo Diretoria de
Gesto Patrimonial (DGPA) da Secretaria de Estado da
Administrao (SEA) para os bens de consumo a serem doados a
entidades, por conta de sua inservibilidade, decorrente de prazo de
validade vencido.

Base Legal

Item 3.3 da IN n
001/2002/SEA/DIPA

Obs: A utilizao destes bens no devem apresentar riscos de

contaminao ambiental, de sade pblica e de manuseio.
Os bens de consumo considerados inservveis por prazo de validade
vencido e sem condies de uso sero incinerados ou descartados
pelo rgo setorial e seccional, em local seguro e atestado pela
Item 3.4, da IN n
Comisso Central Permanente, aps vistoria e autorizao por 001/2002/SEA/DIPA
escrito da Gerncia de Bens Mveis GEMOV da Diretoria de
Gesto Patrimonial, atravs de processo regular encaminhado
mesma Diretoria da SEA.
Os bens de consumo considerados excedentes que apresentarem
condies de uso e que estejam dentro do prazo de validade sero
encaminhados Diretoria de Gesto de Materiais e Servios
Item 3.5, da IN n
Gerncia de Suprimentos de Materiais e Servios da Secretaria de 001/2002/SEA/DIPA
Estado da Administrao, que verificar a convenincia de
incorporao ao Fundo de Materiais, Publicaes e Impressos
Oficiais.
A baixa de bens mveis permanentes e de consumo de iniciativa
do rgo interessado e ser dirigida DGPA/SEA, quando preencher
a condio de inservveis ou excedentes, para reaproveitamento ou
alienao.

Item 4.1, da IN n
001/2002/SEA/DIPA

Para formalizar a baixa de bens de consumo, a Comisso Central

Permanente utilizar o formulrio MCP 055, devidamente
preenchido pela Comisso Interna Permanente, vistoriado in loco.

Item 4.3, da IN n
001/2002/SEA/DIPA

1.5.6 Inventrio

14

 a contagem de todos os itens em estoque para verificar se a quantidade

encontrada nas prateleiras coincide com os valores informados nas fichas de
controle e nos sistema SME.
O responsvel pelo almoxarifado deve inventariar seu estoque
periodicamente, a partir da contagem fsica para posterior conferncia com o
respectivo controle escritural. O inventrio deve ser realizado, periodicamente, com
amostras seletivas de 10 a 20% dos produtos em estoque e dos itens de maior
rotatividade e registro das irregularidades encontradas.
imprescindvel a realizao de inventrio de todos os itens a cada seis
meses.
Lista de Procedimentos Inventrio

Base Legal

Verificar se h realizao anual do inventrio dos bens de consumo e

permanentes existentes no almoxarifado.

Art. 149, 1 LC n
381/07
Art. 25, do Decreto
n 1.876/2013;
Obs. Decreto editado
todo encerramento de
exerccio.

Verificar se ao Balano Anual do rgo ou da entidade est sendo

anexada a Declarao de Regularidade do Inventrio dos Bens em
Almoxarifado*, firmada pelos membros da comisso e pelo
ordenador de despesas.
Se na concluso do inventrio dos bens de consumo e permanentes
existentes em almoxarifado forem constatadas inconsistncias ou
irregularidades que venham a impossibilitar a emisso da
Declarao, estas devero ser elencadas e justificadas em
documento firmado pelo ordenador de despesas e pelos membros da
comisso, documento que dever ser anexado ao Balano Anual em
substituio daquela Declarao.
Verificar se os termos de inventrio guardam conformidade com as
fichas de controle e com o saldo da conta almoxarifado.
Verificar se h realizao de inventrios e termos de
responsabilidade quando da mudana de responsvel pelo setor.

Art. 149,
381/07

LC

Art. 26 e pargrafo
nico do Decreto n
1.876/2013
Obs: O Decreto
editado no final de cada
exerccio

Art. 37, da CF
Art. 94, da Lei n
4.320/64;
Art. 87, da Res. TC
n 16/94

NOME DO RGO/ENTIDADE:
*DECLARAO DE REGULARIDADE DO INVENTRIO DOS BENS EM

15

ALMOXARIFADO
Declaramos, sob responsabilidade e sanes do Decreto n XXXX, de XX de XXXX de
XXXX, que esta Comisso, designada pela Portaria n .......... de ......., publicada no Dirio
Oficial do Estado n ......., de ......., procedeu contagem fsica dos bens de consumo e
permanente existentes no almoxarifado desta ..... (Secretaria/Autarquia/Fundao), em
que se constatou que os materiais estavam devidamente armazenados e a quantia e a
especificao dos produtos conferem com o Relatrio de Inventrio do Almoxarifado do
Sistema Integrado de Administrao de Materiais.
Declaramos, ainda, que o saldo dos bens de consumo em estoque no almoxarifado de
R$ ....................... e o dos bens permanentes de R$ ..................... .
Por fim, declaramos que os bens sujeitos reavaliao no exerccio de 2012, de acordo
com cronograma aprovado pela Instruo Normativa Conjunta DGPA-SEA/DCOG-SEF n
001, de 12 de abril de 2011, foram submetidos a esse procedimento e s respectivas
alteraes, devidamente registrados no sistema de patrimnio do Estado.
Por ser esta a expresso da verdade, assinamos a presente Declarao, para que
produza os efeitos legais.
Local e data.
Comisso do Inventrio dos Bens em Almoxarifado:
Assinatura
Nome
Matrcula

Assinatura
Nome
Matrcula

Assinatura
Nome
Matrcula

Assinatura do Ordenador de Despesas

Nome:
Matrcula:

1.6 Procedimentos Gerais

1.6.1 Segurana
O setor de almoxarifado deve possuir um adequado sistema de alarme
contra furto, roubo, incndio e inundao. indispensvel instalao adequada de
equipamentos contra o incndio.
Lista de Procedimentos Instalaes, acesso e condies de
armazenagem.

Base Legal

Verificar se todo material est devidamente protegido, bem como

preservado da ao e das ameaas climticas, de animais daninhos
e de acidentes.

Art. 37, da CF

Verificar se os acessos so suficientemente amplos a fim de permitir

e facilitar a circulao de material e do pessoal especializado no
combate a incndio.
A arrumao dos materiais no deve prejudicar o acesso s partes

16

NSCI/94

de emergncia, aos extintores de incndio ou a circulao de

pessoal especializado para combater a incndio (Corpo de
Bombeiros).
Verificar se os extintores de incndio esto sendo colocados em
locais visveis, de fcil acesso e se esto sendo rigorosamente
controlados quanto validade e quantidade adequada.
Verificar se h material estranho ao setor de almoxarifado.

Art. 37, da CF;

NSCI/94

Art. 37, da CF;

Boas prticas

Verificar se os servidores utilizam crach de identificao.

Restringir o acesso rea do Almoxarifado ao pessoal da prpria
rea.

Boas prticas

Art. 37, da CF

1.6.2 Transporte
O transporte deve garantir que os produtos cheguem ao destino conforme
indicaes especificadas.
Lista de Procedimentos Transporte

Base Legal

Verificar se o pessoal de transporte adota os seguintes cuidados

para manuteno da qualidade dos materiais:
Evitam exposio dos materiais ao calor excessivo;
Usam veculo fechado;
No expe os materiais diretamente ao sol ou chuva;

Boas prticas

No deixam o veculo estacionado ao sol;

Descarregam primeiro os materiais termolbeis, para estoc-los

imediatamente no refrigerador.

1.6.3 Controle de estoque

O responsvel pelo almoxarifado deve exercer um controle efetivo de seu
estoque mantendo os registros atualizados, de modo a propiciar informaes
oportunas e confiveis. Esta atividade tem por objetivo evidenciar a movimentao
fsica e financeira de estoques necessrios ao atendimento da demanda, evitandose a superposio de estoques ou desabastecimento das unidades.
A informao em rede entre as unidades e o almoxarifado essencial para
o bom controle de estoque.

17

O controle de estoque fundamental para a garantia da qualidade do ciclo

logstico do rgo ou entidade para:
Subsidiar as atividades na programao, aquisio e distribuio;
Assegurar o suprimento, garantindo a regularidade do abastecimento;
Estabelecer quantidades necessrias e evitar perdas;
Ter procedimentos operacionais da rotina (procedimentos operacionais
padro) por escrito;
Ter registros de movimentao de estoque;
Fornecer informaes precisas, claras e a contento, com rapidez,
quando solicitadas;
Manter controle e arquivo dos dados organizados e atualizados.
Lista de Procedimentos Controle de estoque

Base Legal
Art. 37, da CF

Verificar se as entradas e sadas de materiais no Sistema de

Art. 25, pargrafo
Materiais e Estoques so registradas tempestivamente, de forma a
nico do Anexo I,
permitir o pronto conhecimento dos saldos existentes.
do
Decreto
n
2.617/09
Verificar se as aquisies, baixas, cesses, doaes e permutas Boas Prticas
esto sendo registradas na contabilidade.
Verificar, no caso de bens ou materiais de terceiros, se a entrada no
almoxarifado se d por meio de Termo de Comodato.

Art. 579 a 585, do

Cdigo Civil;
Art. 61, da Lei n
8.666/93

Verificar se os materiais solicitados rea de compras esto em

conformidade com as reais necessidades da unidade, de forma a
manter estoques estritamente necessrios, com margem de Art. 37, da CF
segurana adequada.
Obs.: Nas solicitaes de compra, considerar a antecedncia
necessria s reposies em tempo hbil, atentando para os prazos
de validade dos materiais e o consumo mdio.
Verificar se os relatrios de movimentao de almoxarifado esto
sendo fornecidos mensalmente contabilidade.
Manter controle da validade do material armazenado.
Verificar periodicamente o estoque com o objetivo de identificar os
itens ativos e inativos.
Evitar a existncia de material permanente estocado no
almoxarifado, sendo que, neste caso, dever ser providenciada a
destinao dos bens, de acordo com a finalidade da aquisio, salvo
convenincia da administrao para mudana do mesmo, desde que

18

Art. 85,
4.320/64

da

Art. 37, da CF
Art. 37, da CF
Art. 37, da CF

Lei

devidamente justificada.

2. CONTROLE INTERNO SOBRE O PATRIMNIO MOBILIRIO

O Sistema Administrativo de Gesto Patrimonial - SAGP tem por
finalidade desburocratizar, descentralizar e desconcentrar as atividades de
patrimnio de forma sistemtica e articulada com os demais rgos, entidades
e demais sistemas administrativos do Poder Executivo Estadual.
O SAGP visa a assegurar a uniformidade da legislao, por meio da
normatizao, orientao e controle.
A Secretaria de Estado da Administrao SEA o rgo central do
SAGP, tendo como ncleo normativo a Diretoria de Gesto Patrimonial.
Os rgos setoriais, rgos seccionais e unidades administrativas
descentralizadas possuem vinculao tcnica ao rgo central do sistema.
2.1 Definies
Agente Responsvel - o agente ou servidor pblico que, em razo do
cargo ou funo que ocupa ou por indicao de autoridade superior, responda pela
guarda, conservao e uso dos bens que lhe forem confiados, mediante Termo de
Responsabilidade.
Bens Mveis - so todos os bens que, por sua natureza ou destino, podem
ser removidos de um lugar para outro sem perda da sua forma ou substncia
original, ou seja, todos os mveis destinados aos servios do rgo ou entidade
pblica, como mesas, cadeiras, computadores, materiais, veculos, bibliotecas, etc.
So agrupados como material permanente ou material de consumo.
Bens Mveis Permanentes - So aqueles fabricados para durao mnima
de 02 (dois) anos de vida til e que, em razo da utilizao, no perdem a
identidade fsica e so considerados como servveis, excedentes ou inservveis.
Bens Mveis Permanentes Excedentes - So bens em perfeitas
condies de uso e operao, porm sem utilidade para o setorial que efetuar a
baixa.
Bens Mveis Permanentes Inservveis - So todos os bens desativados,
danificados ou obsoletos, podendo ser considerados como recuperveis ou
irrecuperveis. Considera-se, tambm, como bens inservveis a aqueles bens
mveis em que o modelo ou padro no atenda mais as necessidades para o qual
foi adquirido.
Bens Mveis Permanentes Inservveis Irrecuperveis - So todos os
bens cujo custo de recuperao ou atualizao tecnolgica seja superior ou igual a
60% (sessenta por cento) do bem novo de mesma finalidade, podendo ser
considerados ainda como sucateveis ou incinerveis.

19

Bens Mveis Permanentes Inservveis Irrecuperveis considerados

Incinerveis - So aqueles bens definidos no item Bens Mveis Permanentes
Inservveis Irrecuperveis, com estrutura de madeira ou que apresentam riscos
sade pblica.
Carga - a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu
consignatrio;
Cdigo de Espcie - o cdigo que identifica o bem e serve para
cadastr-lo no Sistema de Gerenciamento do Patrimnio, emitido pela Diretoria de
Gesto Patrimonial da Secretaria de Estado da Administrao.
Comisso Interna Permanente - comisso responsvel pela avaliao,
controle, levantamento dos bens mveis permanentes e de consumo, composta por
no mnimo 03 (trs) servidores, sendo pelo menos 02 (dois) efetivos e estveis.
Comisso Central Permanente - comisso responsvel pela avaliao,
controle, e superviso de baixa dos bens permanentes e de consumo, no mbito do
respectivo rgo setorial e seccional, composta por no mnimo 03 (trs) servidores,
sendo pelo menos 02 (dois) efetivos e estveis.
Detentor - aquele que detm sob sua guarda direta o bem patrimonial
mvel.
Patrimnio - conjunto de bens, direitos e obrigaes suscetveis de
apreciaes econmicas, obtidas por meio de compra, doao ou outra forma de
aquisio, devidamente identificado e registrado.
Termo de Responsabilidade - o instrumento administrativo impresso ou
eletrnico de atribuio de responsabilidade pela guarda, conservao e uso do
bem, equipamento ou material permanente.
2.2 Embasamento legal e doutrinrio

Lei Estadual n 5.164/75 Dispe sobre a alienao de bens

mveis inservveis e d outras providncias;

Lei Estadual n 11.168/99 Altera a Lei n 5.164/75 que dispe

sobre a alienao de bens mveis inservveis e adota outras providncias;

Lei Estadual n 13.073/04 - Altera dispositivo da Lei n 5.164/75 que

dispe sobre a alienao de bens mveis inservveis;

Decreto n 1.420/08 Dispe sobre a estruturao, organizao e

administrao do Sistema Administrativo de Gesto Patrimonial no mbito
da administrao direta, autrquica e fundacional e estabelece outras
providncias;

IN n 001/2002/SEA/DIPA Estabelece normas de administrao de

Bens Mveis Permanentes e de Consumo.
2.3 Procedimentos de Controle Interno

20

O controle patrimonial se d por meio do registro adequado de todos os

bens mveis, adquiridos com recursos oramentrios e no oramentrios, que
esto disposio dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual
Direta e Indireta para a realizao de suas atividades.
Para a eficcia do controle patrimonial fundamental a atualizao
constante dos registros de entrada, atualizao, movimentao e sada de bens do
acervo patrimonial do rgo ou entidade.
Lista de Procedimentos Procedimentos de Controle Interno

Base Legal

Verificar se o responsvel pelo patrimnio do rgo ou entidade

cadastra todos os bens de natureza permanente com objetivo de:

registrar as incorporaes e baixas dos bens;

registrar e informar a localizao dos bens;

registrar os agentes responsveis;

emitir e atualizar os Termos de Responsabilidade;

controlar a movimentao dos bens permanentes;

tomar providncias com relao aos bens extraviados;

identificar os bens danificados com baixa e o nmero do

patrimnio;

permitir a obteno de informaes gerenciais.

O resultado da alienao de bens mveis e imveis e de direitos que

integram o patrimnio pblico no poder ser aplicado em despesas
correntes, exceto se a lei autorizativa destin-la aos financiamentos
dos regimes de previdncia social, geral e prpria dos servidores.

Art.16,
XII,
do
Decreto n 1.420/08
Art. 94 da Lei n
4.320/64

Arts. 44, 45 e 46,

da LC n 101/00

2.4 Do Perfil Profissional

O responsvel pelo patrimnio, como todo o bom profissional, deve estar
sempre bem atualizado, no que se refere ao desempenho do seu trabalho, seja no
que diz respeito s suas prprias atividades, e, tambm, sobre as tendncias
futuras, a fim de que possa adequar a sua rotina bem como a de todos aqueles que
interagem nesse sentido, de forma a no ter um direcionamento, que venha causar
prejuzos instituio que representa ou a terceiros.
Nesse sentido, os cargos de provimento em comisso codificados de
Direo e Gerenciamento Superior (DGS) e Funes Tcnicas Gerenciais (FTG),
do rgo normativo, rgos setoriais e rgos seccionais, integrantes do Sistema
Administrativo de Gesto Patrimonial, sero exercidos com dedicao em tempo
integral preferencialmente por servidores ocupantes de cargo ou emprego pblicos
de carreira do Estado, dos Municpios ou da Unio.
Esse profissional dever comprovar experincia mnima de 2 (dois) anos no
exerccio de atividades compatveis com as atribuies do cargo ou funo, em

21

rgo ou entidade do Estado, dos Municpios ou da Unio, exercidas

continuamente ou no nos ltimos dez anos, e formao de nvel superior em
bacharelado de rea compatvel com as atribuies do cargo ou funo,
acompanhado de registro atualizado na respectiva entidade de classe profissional.
A composio da equipe tcnica do rgo normativo, dos rgos setoriais e
dos rgos seccionais do Sistema Administrativo de Gesto Patrimonial ser
composta por servidores pblicos efetivos, preferencialmente, com formao de
nvel superior em bacharelado ou especializao compatvel com as atribuies do
cargo.
O rgo normativo proporcionar a capacitao especfica do Sistema
Administrativo de Gesto Patrimonial aos agentes pblicos nomeados ou
designados para exercer cargos de provimento em comisso codificados de
Direo e Gerenciamento Superior (DGS) e Funes Tcnicas Gerenciais (FTG),
bem como aos servidores pblicos que forem atuar na rea de patrimnio.
A capacitao em ferramentas tecnolgicas, em tcnicas de gesto e em
assuntos relacionados rea de atuao dos servidores da rea de patrimnio,
dever ser contnua e permanente e assegurada pelo rgo central, a SEA.
Cabe ressaltar, que todas as orientaes acima esto dispostas nos artigos
17 a 22 do Decreto n 1.420/08, o qual dispe sobre a estruturao, organizao e
administrao do Sistema Administrativo de Gesto Patrimonial no mbito da
administrao direta, autrquica e fundacional do Poder Executivo.
Lista de Procedimentos Perfil profissional

Base Legal

Verificar se as atividades de compras, controle e guarda de bens

permanentes esto sob a responsabilidade de servidores distintos.
(princpio da segregao de funes).

Art. 37, CF

Verificar se os servidores esto capacitados para utilizao do

Art. 21 e 22 do
Sistema Integrado de Materiais SME e do Sistema de
Decreto n 1.420/08
Gerenciamento Patrimonial PAT.
Verificar se os servidores que atuam na rea de patrimnio esto
sendo capacitados em ferramentas tecnolgicas, em tcnicas de
gesto e em assuntos relacionados rea de atuao.

Art. 22, do Decreto

n 1.420/08

Designar um substituto nas ausncias eventuais ou impedimentos do

responsvel pelo Patrimnio.

Art. 38, da Lei n

6.745/85

2.5 Procedimentos Administrativos e Operacionais

A Unidade de Patrimnio da Administrao Pblica Estadual de grande
importncia, visto que dentro dela que se processa toda a poltica de aquisio,
controle, conservao e distribuio de bens, agindo assim em uma inter-relao
com outros seguimentos internos e externos ao rgo ou entidade em sua
totalidade.

22

2.5.1 Aquisio
Os materiais permanentes componentes do patrimnio do rgo ou
entidade so adquiridos mediante compra, doao, permuta, cesso ou produo
interna.
compra - toda aquisio remunerada de material com utilizao de
recursos oramentrios;
doao - bens recebidos em doao so aqueles entregues
gratuitamente ao rgo ou entidade por entidades pblicas ou privadas;
permuta - a troca de bens ou materiais permanentes entre o rgo ou
entidade e outros rgos ou entidades da Administrao Pblica Estadual;
cesso - bens recebidos em cesso so aqueles entregues ao rgo ou
entidade com transferncia gratuita de posse e direito de uso, por rgos ou
entidades da Administrao Pblica Estadual;
produo interna so aqueles bens produzidos no prprio rgo.
2.5.2 Recebimento e Aceitao
Recebimento o ato pelo qual o material encomendado entregue no local
previamente designado, no implicando, necessariamente, em aceitao. Transfere
apenas a responsabilidade pela guarda e conservao do material, do fornecedor
Unidade recebedora.
A prova do recebimento constituda pela assinatura do responsvel no
documento fiscal e serve apenas como ressalva ao fornecedor para os efeitos do
recebimento e de comprovao da data da entrega.
Aceitao o ato pelo qual o servidor competente declara, na nota fiscal ou
em outro documento hbil, haver recebido o bem que foi adquirido, tornando-se,
neste caso, responsvel pela quantidade e perfeita identificao do mesmo, de
acordo com as especificaes estabelecidas na nota de empenho ne, contrato de
aquisio ou outros instrumentos, consoante o art. 62 da Lei N 8.666/93 e suas
alteraes resultantes da Lei N 8.883/94.
Compete Unidade de Almoxarifado, em conjunto com a Unidade de
Patrimnio, o recebimento de bens mveis e materiais adquiridos.

Lista de Procedimentos Recebimento e Aceitao

Verificar se h o registro da entrada dos bens permanentes no
Sistema Integrado de Materiais SME e no Sistema Integrado de
Gesto Patrimonial PAT.

23

Base Legal
Arts. 7, pargrafo
nico e 15, inciso
XXIX, do Decreto n
1.420/08;
Art. 13 do Decreto n
1.976/08;

Item 1.2 da IN n
001/2002/SEA/DIPA

Verificar se o processo de recebimento (por compra) ocorre aps

emisso da Nota de Empenho pelo setor competente ao qual deve
encaminhar uma via do respectivo documento ao Almoxarifado para
conferncia dos bens quando da entrega destes.
Verificar se a aceitao do bem ocorre no verso da 1 via da Nota
Fiscal assinada por servidor do setor devidamente credenciado.

Art. 60, da Lei n

4.320/64

Art. 63, da Lei n

4.320/64

O recebimento dos bens patrimoniais dever ser feito pela unidade

setorial/seccional do Sistema Administrativo de Gesto Patrimonial
do rgo ou entidade, podendo ser feito pelo responsvel pelo
almoxarifado ou pelo patrimnio, isoladamente, ou com o auxlio de
outros profissionais, de reconhecida competncia tcnica ou domnio
do conhecimento, sobre as caractersticas dos bens, formando assim
uma comisso de recebimento.
Quando o bem demandar inspeo ou anlise qualitativa, o
responsvel pelo patrimnio poder receb-lo condicionalmente at
que possa ser atestada a sua qualidade. Esta condio dever ser
indicada no documento de entrega, que acompanha o material e
prontamente solicitada ao responsvel tcnico. Nesta situao o
recebimento do bem dever ser atestado pelo chefe do patrimnio e
pelo funcionrio do setor responsvel pela inspeo ou anlise.
Boas prticas
No caso de mveis ou equipamentos cujo recebimento implique em
maior conhecimento tcnico, o recebedor deve solicitar ao setor
competente as providncias necessrias no sentido de que uma
Comisso Tcnica emita um parecer, a fim de declarar que o bem
entregue atende s especificaes contidas na nota de empenho ou
no contrato de aquisio.
O recebimento do bem, quando de valor relevante, dever ser feito
por uma Comisso de Recebimento, mediante rigorosa conferncia
antes de atestar o documento fiscal do referido evento.
Obs: A 1 via do documento de entrega deve ficar retida at o
pronunciamento final do referido tcnico quando, ento, poder ser ou no
atestado o recebimento. Quanto certificao no Sistema Informatizado,
esta dever ser feita pelo responsvel pelo patrimnio.

Constatada divergncia quanto aos padres de qualidade exigidos,

falta ou ainda verificado defeito do bem, o responsvel pelo
recebimento dever providenciar junto ao fornecedor a regularizao
da entrega ou efetuar a devoluo do material, comunicando o fato
imediatamente ao setor responsvel pela aquisio para os devidos
fins. Para os casos de devoluo, devem ser providenciados os
respectivos registros das quantidades, lotes, procedncias e motivos
que deram causa. At sua efetiva entrega unidade requisitante, a
guarda e conservao do bem ficar sob a responsabilidade do chefe
do patrimnio. No entanto, no cabe ao patrimnio a
responsabilidade sobre bens entregues diretamente nas unidades.
Nesse caso o responsvel o funcionrio que atesta e recebe o
bem.
Obs: A regularidade do bem deve ser observada, no que se refere aos
aspectos fiscais, (documentao emitida pelo fornecedor, nota fiscal ou

24

Art. 15, 8 da Lei

n 8.666/93

similar) e compatibilidade do que entregue com a documentao que

originou o pedido (licitao, empenho, autorizao de despesa etc.).

Verificar se as solicitaes para aquisies de equipamentos de Art. 8, do Anexo I,

informtica e softwares esto sendo acompanhadas de especificao do Decreto n
tcnica, observando as normas editadas pela Diretoria de 2.617/09.
Governana Eletrnica, da SEA.
Verificar se o bem ao dar
acompanhado dos documentos:

entrada

no Almoxarifado

vem

no caso de compra, pela Nota Fiscal, Fatura ou Nota Fiscal/Fatura

correspondente;
no caso de permuta, pelo Termo de Permuta ou outro documento
que permita o registro do bem no sistema de controle de material;
no caso de recebimento em doao, pelo Certificado ou Termo de
Doao ou Cesso ou outro documento que oriente o registro do
bem;
no caso de avaliao, pelo parecer da Comisso de Avaliao de
Bens Permanentes;

Art. 63, da Lei

4.320/64

no caso de apropriao, por uma Guia de Produo Interna, com

estimativa do custo de sua fabricao ou valor de avaliao.
no caso de comodato, pelo Termo de Comodato entre as partes;
no caso de leasing, pelo Contrato entre as partes;
no caso de transferncia, pelo Termo de Transferncia entre os
centros de responsabilidade.
Observar, em caso de haver bens transferidos entre os rgos da
Administrao Direta Estadual, se a transferncia foi efetivada por
intermdio da SEA, que o rgo central dos Sistemas
Administrativos de Gesto de Materiais e Servios e de Gesto
Patrimonial.

Art. 57 da LC n
381/07;
Item 6.2 da IN n
001/2002/SEA/DIPA

Verificar se os bens transferidos internamente esto sendo

autorizados pelo Setor de Patrimnio do rgo ou entidade e se as
transferncias esto sendo registradas.

Item 6.1 da IN n
001/2002/SEA/DIPA

Conferir se os registros nos sistemas SME e PAT foram feitos de

forma correta e tempestiva, em caso de aquisio ou recebimento
em transferncia de bens.

Pargrafo nico, do
art. 7 do Decreto
n 1.420/2008

Verificar se o rgo ou entidade encaminha cpia dos Termos de

Concesso de Uso ou Cesso de Uso de Bens Mveis Permanentes
GEMOV/DGPA/SEA, para os devidos registros.

Item 6.3 da IN n
001/2002/SEA/DIPA

Verificar se os bens mveis permanentes adquiridos por doao

esto sendo incorporados ao patrimnio por tombamento. Se eses
bens no tiverem nmero de controle patrimonial devero, tambm,
constar do formulrio padro Carga de Bens Mveis Permanentes
MCP 052 e no campo destinado ao nmero de patrimnio anterior,
dever ser preenchido a expresso s/n (sem nmero). A Comisso

25

Itens 2.3 e 2.7 IN n

001/2002/SEA/DIPA

Interna Permanente definir o valor atualizado para registro contbil.

Obs: Dever acompanhar o formulrio de Carga de Bens Mveis
Permanentes preenchido, a cpia da Nota Fiscal e do Termo de
Doao com os bens relacionados, com a assinatura dos
responsveis pela entidade doadora.

2.5.3 Registro, Tombamento e Incorporao

Registro patrimonial o procedimento administrativo que consiste em
cadastrar no patrimnio do rgo ou entidade as caractersticas, especificaes,
nmero de tombamento, valor de aquisio e demais informaes sobre um bem
adquirido.
O Registro Patrimonial atribui uma conta patrimonial do Plano de Contas da
Administrao Pblica Estadual a cada material de acordo com a finalidade para a qual
foi adquirido.
O valor do bem a ser registrado o valor constante do respectivo documento
fiscal, do documento de avaliao ou do documento de cesso, doao ou permuta.
Tombamento o procedimento administrativo que consiste em identificar cada
material permanente com um nmero nico de registro patrimonial, denominado
Nmero de Tombamento NT, Nmero de Patrimnio NP ou Registro Geral de
Patrimnio RGP. O Nmero de Patrimnio aposto mediante gravao, fixao de
plaqueta, etiqueta ou qualquer outro mtodo adequado s caractersticas fsicas do
bem.
Incorporao o ato de registro patrimonial do material adquirido em
sistema informatizado de controle patrimonial e a consequente variao positiva do
patrimnio do rgo ou entidade.
Materiais permanentes recebidos, mediante qualquer processo de
aquisio, devem ser incorporados ao patrimnio do rgo ou entidade antes de
serem distribudos s unidades que iro utiliz-los.
Aps registro de entrada do bem no Sistema de Gerenciamento de
Material, o responsvel por este encaminhar uma comunicao ao Setor de
Patrimnio (com cpia da nota de empenho, documentos fiscais e outros que se
fizerem necessrios).

Lista de Procedimentos Tombamento

Base Legal

Verificar se todos os bens mveis permanentes esto sendo

cadastrados no Sistema de Gerenciamento Patrimonial, com a
correta identificao do tombamento.
Obs: O valor do bem a ser registrado o valor constante do
respectivo documento de incorporao.

26

Arts 7, pargrafo
nico e 15, XXIX, do
Decreto n 1.420/08
Art. 13, do Decreto n
1.976/08;
Art. 94, da Lei n
4.320/64;

Verificar se esto sendo tombados todos os bens mveis adquiridos

por compra com recursos prprios ou no, por doao, por permuta
ou fabricados pelo rgo ou entidade e cuja durabilidade seja
superior a dois anos.
Verificar se o registro patrimonial contm: nmero de tombamento;
descrio do material; modelo, nmero de srie de fabricao, se for
o caso; valor da aquisio, data de aquisio e nmero de processo;
nmero do documento fiscal, nmero da nota de empenho e estado
de conservao do material.

Item 1.2 da IN n
001/2002/SEA/DIPA
Art. 15, 2 da Lei
4.320/64;
Decreto n
3.221/2010

Art. 16, inciso XII do

Decreto n 1.420/08

Verificar se, em caso de perda, descolagem ou deteriorao da

plaqueta, o responsvel pelo setor onde o bem est localizado
comunica o Setor de Patrimnio para as providncias que se fizerem
necessrias.

Art. 37, da CF

Verificar se existem bens, que integram o patrimnio cultural do

Estado, tombados pelo rgo ou entidade, checando o Livro de
Tombo e as condies atuais do bem (bens tombados no podem ser
destrudos, demolidos, mutilados, reparados, pintados ou reformados
sem autorizao).

Lei n 5.846/80

Os Bens Mveis Permanentes s podero ser cadastrados em lotes,

quando no houver possibilidade de fixar o nmero de patrimnio.
Esses bens devem ser idnticos, devendo ser informada a
quantidade de bens que faro parte de cada lote no formulrio MCP
052;

Item 2.4 da IN n
001/2002/SEA/DIPA

Quando no houver semelhana entre os bens mveis permanentes,

porm, com a mesma utilidade, o cadastramento dever ser feito por
jogos, e ser informada a quantidade deles que comporo cada jogo
no formulrio MCP 052.

Item 2.4.1 da IN n
001/2002/SEA/DIPA

2.5.4 Distribuio do Bem Mvel

Ao Setor de Patrimnio, em conjunto com o Setor de Almoxarifado,
compete, conforme o caso, a primeira distribuio de material permanente recmadquirido, de acordo com a destinao dada no processo administrativo de
aquisio correspondente. A destinao se constitui em uma lista de bens e de
servidores que devem receber esses materiais.
Nenhum material permanente pode ser distribudo a qualquer servidor sem
a respectiva carga patrimonial, que se efetiva com o aceite em sistema
informatizado de controle patrimonial ou assinatura aposta em termo de
responsabilidade.
Carga patrimonial o rol de bens patrimoniados confiados pelo rgo ou
entidade a um servidor, denominado Detentor de Carga, para a execuo das
atividades de sua Unidade ou Subunidade.

27

Lista de Procedimentos Distribuio do Bem Mvel

Verificar se os bens colocados em uso se do mediante assinatura

de Termo de Responsabilidade, com a indicao dos elementos
necessrios para a perfeita caracterizao de cada um deles, assim
como dos responsveis pela sua guarda.

Base Legal

Art. 94, da Lei n

4.320/64;
Art. 149, da LC
Estadual n 381/07;
Art. 132, nico, II,
da Lei n 6.745/85;
Art. 87, da Res.n
TC 16/94

2.5.5 Movimentao
Os bens do acervo patrimonial do rgo ou entidade podem ter
movimentao fsica e lgica.
Movimentao fsica a transferncia do bem dentro de uma mesma unidade,
entre seus sublocais, de uma unidade para outra, de um rgo ou entidade para outro,
depois de ocorrida a distribuio pela Unidade de Almoxarifado.
Movimentao lgica a transferncia de carga patrimonial entre detentores,
tambm chamada de regularizao de carga patrimonial.
So tipos de movimentao de bens o recolhimento, a redistribuio, o
remanejamento, a alienao e a cesso.
Recolhimento a modalidade de movimentao de bens de um local de
guarda para o depsito do patrimnio, acompanhada da respectiva regularizao
de carga patrimonial.
Redistribuio a modalidade de movimentao de bens armazenados
no depsito do patrimnio para um local de guarda do rgo ou entidade,
acompanhada da respectiva regularizao de carga patrimonial.
Remanejamento a modalidade de movimentao de bens entre
detentores de carga patrimonial.
O remanejamento de bens pode ocorrer em trs modalidades:
a) transferncia entre Detentores de Carga Patrimonial sem movimentao
fsica, tambm chamada, no mbito deste Manual, de transferncia de titularidade de
funo de confiana;
b) transferncia entre Detentores de Carga Patrimonial com movimentao
fsica;
c) somente a movimentao fsica do bem.
Alienao a modalidade de movimentao de bens que consiste na
transferncia do direito de propriedade do rgo ou entidade para outra instituio
mediante venda, permuta ou doao.

28

Cesso a modalidade de movimentao de bens que consiste na

transferncia gratuita de posse e direito de propriedade do rgo ou entidade para
rgos ou entidades da administrao pblica.
Lista de Procedimentos Movimentao

Base Legal

A remoo fsica de bens no Remanejamento de responsabilidade do

Detentor de Carga de origem e do Detentor de Carga de destino.

Boas prticas

A transferncia deve ser comunicada Unidade de Patrimnio pelo

detentor da carga de origem.

Boas prticas

A Unidade de Patrimnio deve emitir o documento correspondente, a

ser assinado pelos Detentores de Carga envolvidos.

Boas prticas

Ao receber o(s) bem(s) transferido(s), o Detentor de Carga de

destino deve dar aceite em sistema informatizado de controle
patrimonial ou assinar o respectivo documento, concretizando a
transferncia da Carga Patrimonial.

Boas prticas

A concretizao de uma transferncia de Carga Patrimonial poder

ser vistoriada pela Unidade de Patrimnio.

Boas prticas

A retirada de um bem para reparo deve ser feita mediante atribuio de

responsabilidade ao servidor encarregado do respectivo servio ou envio
do bem para manuteno externa.

Boas prticas

A sada de bens patrimoniais das dependncias do rgo ou

entidade para reparo externo deve ser preferencialmente autorizada
Boas prticas
pela Unidade de Patrimnio, mediante emisso do respectivo
documento de controle.
Ao ser devolvido o bem reparado, obrigatoriamente, a Responsabilidade
deve ser atribuda ao usurio contnuo do mesmo.

Boas prticas

2.5.6 Baixa ou Desfazimento

Considera-se baixa patrimonial, a retirada de bem da carga patrimonial do
rgo, mediante registro da transferncia deste para o controle de bens baixados,
feita exclusivamente pelo Setor de Patrimnio, devidamente autorizado pelo gestor.

29

O nmero de patrimnio de um bem baixado no dever ser utilizado em

outro bem.
O material permanente, considerado por comisso especfica, em situao
patrimonial ocioso1, recupervel2, antieconmico3 ou irrecupervel4, cuja
permanncia ou remanejamento no mbito do rgo ou entidade for julgado
desaconselhvel ou inexequvel passvel de alienao, por meio de venda,
doao ou permuta, ou desfazimento, por meio de inutilizao 5 ou abandono.
A alienao consiste na operao de transferncia de domnio de bens a
terceiros, sendo a Administrao a vendedora, e comprador o licitante particular. A
alienao de bens mveis inservveis dever atender as normas de licitao, exceto
nos casos previstos em Lei e depender de avaliao prvia.
A alienao de bens mveis inservveis da Administrao Direta e Indireta,
Autarquias e Empresas Pblicas, far-se- por venda, permuta ou doao nos
termos da Lei Estadual n 5.164/75 e Lei Federal n 8.666/93.
Venda: os bens mveis inservveis sero alienados mediante leilo,
conforme disposto no art. 22, 5 da Lei n 8.666/93.
Permuta: forma de alienao na qual um determinado bem dado a ttulo
de troca por outro bem. Segundo o art. 1, pargrafo nico da Lei Estadual n
5.164/75, a alienao mediante permuta s tem aplicao quando se tratar da troca
de bens mveis inservveis por bem novo.
Doao: doao a modalidade pela qual o bem transferido a outro
rgo ou entidade de forma permanente.
De acordo com a IN n 001/2002/SEA/DIPA, a baixa de bens mveis
permanentes e de consumo de iniciativa do rgo interessado e ser dirigida
Diretoria de Gesto Patrimonial da SEA, quando preencher a condio de
inservveis ou excedentes, para reaproveitamento ou alienao.
Lista de Procedimentos Baixa ou Desfazimento

Base Legal

Verificar se a baixa de bens mveis permanentes est sendo

efetuada pela Comisso Central Permanente.

Item 4.2, da IN n
001/2002/SEA/DIPA

Verificar se para a baixa de bens mveis permanentes cadastrados

no Sistema Informatizado de Controle Patrimonial est sendo emitido
um relatrio datado, via Sistema de Gerenciamento do Patrimnio,
que informe o nmero de patrimnio, cdigo de espcie, cdigo
contbil, o valor contbil e o motivo da baixa, se por excesso ou
1

Itens 4.5 e 4.6, da

IN n
001/2002/SEA/DIPA

Ocioso, quando embora esteja em perfeitas condies no est sendo usado.

Recupervel, quando estiver avariado e sua recuperao for possvel e orar, no mximo, at cinqenta por
cento de seu valor de mercado.
3
Antieconmico, quando estiver avariado e sua recuperao orar mais do que cinqenta por cento de seu
valor de mercado ou seu rendimento for precrio, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou
obsoletismo.
4
Irrecupervel, quando no mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de suas
caractersticas ou em razo da inviabilidade econmica de sua recuperao.
5
A inutilizao consiste na destruio parcial ou total de material que oferece ameaa vital para pessoas, risco
de prejuzo ecolgico ou inconvenientes de qualquer natureza para a Administrao do rgo ou entidade,
sempre que necessrio, feita mediante assistncia de setores especializados, de forma a ter sua eficcia
assegurada.
2

30

inservibilidade. Esse relatrio juntamente com a ata conclusiva

assinada pelos membros da Comisso Central Permanente, ser
encaminhado DGPA/SEA para as providncias relativas ao
recebimento dos bens.
Verificar se os bens mveis permanentes sem registro no Sistema
Informatizado de Controle Patrimonial esto sendo baixados
mediante a utilizao de formulrio de Baixa de Bens Mveis
Permanentes MCP-051.

Item 4.7, da IN n
001/2002/SEA/DIPA

Os bens mveis permanentes com estrutura de madeira

considerados inservveis e irrecuperveis pela Comisso Central
Permanente, que no apresentarem valor econmico, podero ser Item 4.8, da IN n
incinerados em local seguro pelo rgo interessado, aps vistoria e 001/2002/SEA/DIPA
autorizao por escrito da GEMOV/DGPA, atravs de processo
regular encaminhado mesma Diretoria da SEA.
Verificar se o rgo ou entidade tem autorizao da DGPA/SEA para
Item 4.9, da IN n
promover a doao dos bens mveis permanentes inservveis a 001/2002/SEA/DIPA
entidades.
O relatrio dos bens no localizados, depois de apuradas as
responsabilidades, mediante registro junto autoridade policial
competente e/ou procedimento administrativo, por sindicncia ou
inqurito administrativo, conforme o caso ser encaminhado, por
meio de processo, Comisso Central Permanente. Essa Comisso
remeter o processo devidamente instrudo GEMOV/DGPA/SEA,
para emisso de parecer autorizativo de baixa dos bens.

Itens 4.10 e 4.10.1,

da IN n
001/2002/SEA/DIPA

Ao rgo interessado na baixa de bens mveis permanentes e de

consumo compete o transporte e a entrega dos bens baixados at o
local indicado pela GEMOV/DGPA.

Item 4.11, da IN n
001/2002/SEA/DIPA

Verificar se a baixa de bens mveis permanentes e de consumo

condicionada inspeo da GEMOV/DGPA/SEA.

Item 4.12, da IN n
001/2002/SEA/DIPA

Verificar se a inservibilidade do bem est sendo declarada em

processo regular, por despacho do Chefe da unidade e aprovada
pelo respectivo Secretrio de Estado ou Presidente, e encaminhada
SEA, para anlise prvia e verificao da possibilidade de
recuperao e remanejamento entre os rgos da Administrao
Pblica. Concludo este procedimento, a alienao promovida pela
SEA.

Art. 2, 1 e 3
da Lei Estadual n
5.164/75

Verificar se os termos de baixa, bem como os processos de

alienao, esto sendo encaminhados ao responsvel pela escrita Art. 94, da Lei
4.320/64
contbil para os registros de sua competncia.
A alienao por doao, sempre autorizada pelo Governador do
Estado, pode ser feita para uso prprio de Prefeitura Municipal ou de
instituio beneficente ou cultural, declarada de utilidade pblica ou
de rgo da administrao indireta e fundaes estaduais.

31

Art. 6, da Lei
Estadual n
5.164/75

As ocorrncias, em quaisquer dos casos abaixo mencionados, excetuandose a ltima hiptese, ensejaro por parte do rgo ou entidade que detm a posse
do bem os seguintes procedimentos: a) instaurao de sindicncia para
averiguao das causas do evento, ou processo administrativo para apurao de
responsabilidade, quando for o caso; b) remessa da cpia do processo ao Setor de
Patrimnio; e c) acionamento das companhias de seguro nos casos em que as
causas dos eventos sejam cobertas por aplices.
Roubo, furto ou qualquer outro tipo de desaparecimento;
Acidente de qualquer natureza;
Sinistro de qualquer natureza;
Demolio ou destruio provocada por iniciativa do Estado, quando
convenincias tcnicas ou administrativas assim o exigirem.
Lista de Procedimentos

Base Legal

Verificar se, em caso de perda, furto ou dano de bens mveis

permanentes pertencentes ao acervo patrimonial da unidade gestora,
o responsvel pelo bem comunica o fato ao dirigente do rgo ou
entidade, que providenciar a investigao preliminar.

Arts. 4 e 6, do
Decreto n 1.977/08

Caso a investigao preliminar aponte indcios que a perda, o furto

ou o dano ocorreu por culpa ou dolo de seu responsvel, ser
instaurado processo administrativo, nos termos da lei, visando ao
restabelecimento, substituio ou indenizao do bem mvel ao ente
estatal.

Arts. 4 e 6, do
Decreto n 1.977/08

Quando o bem mvel perdido, furtado ou danificado for restabelecido

ou, ainda, substitudo por outro de mesmas caractersticas e valor,
acompanhado da respectiva nota fiscal, no ser instaurado
processo administrativo.

Art. 7, do Decreto n
1.977/08

2.6 Do Levantamento Patrimonial

Levantamento o procedimento administrativo que certifica a existncia de
um bem em um determinado local de guarda.
No levantamento devem ser verificadas a descrio do material com os
registros de controle patrimonial, bem como a integridade do bem e afixao do
Nmero de Patrimnio. Qualquer irregularidade deve ser imediatamente comunicada
Unidade de Patrimnio.
Um levantamento pode abranger um ou certo conjunto de bens ou a
totalidade de bens existentes em um ou mais setores do rgo ou entidade.
De acordo com a IN n 001/2002/SEA/DIPA, o levantamento dos bens
mveis permanentes ser efetuado no formulrio padro Carga de Bens Mveis
Permanentes MCP 052, e ser realizado por uma Comisso Interna Permanente,
no mbito do respectivo setorial ou seccional.

32

Lista de Procedimentos Levantamento Patrimonial

Os bens que no tiverem nmero de controle patrimonial e os
adquiridos por doao devero constar do formulrio padro
Carga de Bens Mveis Permanentes e no campo destinado ao
nmero de patrimnio anterior, dever ser preenchida a expresso
s/n (sem nmero).

Base Legal
Itens 2.3 e 2.7, da IN
n
001/2002/SEA/DIPA

Quando no houver possibilidade de fixar o nmero do patrimnio, os Item 2.4, da IN n

Bens Mveis Permanentes podero ser cadastrados em lotes. No 001/2002/SEA/DIPA
entanto, esses bens devem ser idnticos, devendo ser informada a
quantidade de bens que faro parte de cada lote no formulrio
mencionado.
Os bens mveis permanentes, que no forem semelhantes, mas que
tenham a mesma utilidade, devero ser cadastrados por jogos e a
quantidade que compe cada jogo ser informada no respectivo
formulrio.

Item 2.4.1, da IN n
001/2002/SEA/DIPA

Item 2.5, da IN n

Para aqueles bens que possuem mais de um nmero de patrimnio, 001/2002/SEA/DIPA

dever ser considerado o ltimo registro, sendo que as etiquetas ou
plaquetas antigas sero substitudas pelas novas, permanecendo o
novo registro.
Item 2.6, da IN n

Verificar se a Comisso Interna Permanente, aps levantamento 001/2002/SEA/DIPA

patrimonial, encaminha ao setor de patrimnio do respectivo rgo
ou entidade, a relao de todos os bens, para averiguao com a
relao dos bens anteriormente cadastrados.
Verificar se para os bens no localizados, foi feita relao com as
caractersticas constantes do formulrio de Carga de Bens Mveis
Permanente (MCP-052), constando a informao bens no
localizados.

Item 2.8, da IN n
001/2002/SEA/DIPA

Verificar se aps o trmino do levantamento efetuado pela Comisso Item 2.8, da IN n

Interna Permanente, esta encaminha no prazo de 05 (cinco) dias 001/2002/SEA/DIPA
teis, ao setor de patrimnio do respectivo rgo ou entidade, a
relao dos bens permanentes no localizados, para anlise e
apurao das responsabilidades, por meio de sindicncia ou
inqurito administrativo, conforme o caso.
Verificar se aps levantamento efetuado pela Comisso Interna Item 2.9, da IN n
Permanente, o setor de patrimnio emite o Termo de 001/2002/SEA/DIPA
Responsabilidade (em duas vias) modelo padro informatizado, e,
se o mesmo est assinado pelo responsvel do setor em que os
bens estiverem vinculados.
Verificar se os formulrios de Carga de Bens Mveis Permanentes
(MCP-052), depois de processados esto sendo arquivados pelo
setor de patrimnio como registro documental.

33

Item 2.10, da IN n
001/2002/SEA/DIPA

2.7 Do Inventrio Fsico

Inventrio o procedimento administrativo realizado por meio de
levantamentos fsicos, que consiste no arrolamento de todos os bens existentes no
rgo ou entidade. o processo de contagem fsica dos bens com o objetivo de
verificar a exatido dos registros de controle patrimonial, mediante a realizao de
levantamentos fsicos em um ou mais setores do rgo ou entidade, bem como de
fornecer subsdios para a avaliao e controle gerencial de materiais permanentes.
Os inventrios podem ser:

De criao (ou inicial): quando criada uma nova unidade gestora,

com o objetivo de relacionar os bens que ficaro sob a responsabilidade de seus
administrados;

De verificao: realizado a qualquer tempo, com o objetivo de

verificar qualquer bem ou conjunto de bens, por iniciativa do Setor de Patrimnio,
das unidades de controle patrimonial ou a pedido de qualquer detentor de carga ou
responsvel. Tambm pode ser realizado com o intuito de apurar indcios de
prejuzos ao rgo, decorrentes de desaparecimentos, mau uso, ou outros fatos
danosos, como, por exemplo, os causados por negligncia, etc.;

De transferncia: realizado quando ocorrer mudana definitiva de

titular do rgo ou do detentor de carga patrimonial;

De extino ou transformao: realizado quando determinado rgo

ou entidade for extinto ou transformado em outro. No caso de extino, esse
inventrio provocar o armazenamento dos bens patrimoniais em local especfico a
fim de poder ser utilizado, atravs de distribuio, por outros rgos ou entidades;

Anual: realizado ao final de cada exerccio financeiro (que coincide

com o ano civil) por comisso de servidores (designada pelo ordenador de despesa
do rgo) especialmente para esse fim, e visa comprovar a exatido dos registros
de controle de todo o patrimnio do rgo, demonstrando o acervo de cada
detentor de carga de cada unidade gestora, o valor total do ano anterior e as
variaes patrimoniais ocorridas no exerccio, elaborado de acordo com o Plano de
Contas da Administrao Pblica Estadual.
Durante a realizao de qualquer tipo de inventrio fica vedada toda e
qualquer movimentao fsica de bens localizados nos setores abrangidos pelos
trabalhos, exceto mediante autorizao especfica do gestor do rgo ou entidade.
Os diversos tipos de inventrios so realizados pela unidade de patrimnio,
por iniciativa prpria ou a pedido do gestor do rgo ou entidade ou por
cumprimento de determinaes legais, periodicamente ou a qualquer tempo e em
quaisquer unidades, excetuando-se o anual, que realizado por comisso
especfica.
Lista de Procedimentos Inventrio

Base Legal

Verificar se o rgo ou entidade realizou o inventrio de todos os

seus bens mveis.

Decreto n 2.005/08

34

Verificar se para fins de fechamento do balancete do ms de

dezembro e do Balano Anual est sendo designada comisso
composta, preferencialmente por servidores pblicos efetivos para
proceder ao inventrio dos bens permanentes existentes sob
guarda ou responsabilidade da unidade gestora, como tambm
dos bens de consumo e permanentes existentes no seu
almoxarifado.
Verificar se est sendo elaborado o inventrio anual do patrimnio
mobilirio, e se o mesmo est sendo encaminhado ao responsvel
pela escrita contbil do rgo ou entidade.
Verificar se ao Balano Anual do rgo ou entidade est sendo
anexada a Declarao de Regularidade do Inventrio Fsico* dos
Bens Mveis Permanentes, firmada pelo ordenador de despesas e
pelo responsvel pelo setor de patrimnio.
Se, na concluso do inventrio, forem constatadas inconsistncias ou
irregularidades que venham a impossibilitar a emisso da Declarao
de Regularidade do Inventrio Fsico dos Bens Mveis Permanentes,
estas devero ser elencadas e justificadas em documento firmado
pelo ordenador de despesas e pelo responsvel pelo setor de
patrimnio, documento este que dever ser anexado ao Balano
Anual em substituio Declarao de Regularidade do Inventrio
Fsico dos Bens Mveis Permanentes, conforme modelo abaixo.

Art. 25, do Decreto

n 1.876/2013
Obs: O Decreto
editado no final de cada
exerccio

Art. 16, XXVI do

Decreto n 1.420/08

Art. 27, e pargrafo

nico do Decreto n
1.876/2013
Obs: O Decreto
editado no final de cada
exerccio

Verificar se est sendo encaminhado ao responsvel pela escrita

contbil, at o dcimo dia til do ano subseqente ao de referncia Art.16, XXVII
relao analtica dos bens mveis do rgo ou entidade datada do Decreto n 1.420/08
ltimo dia do exerccio findo.
Verificar se h realizao de inventrios e termos de
responsabilidade quando da mudana de responsvel pelo setor.

Art. 94, da Lei

4.320/64;
Art. 87, da Res.TC
16/94

ESTADO DE SANTA CATARINA

NOME DO RGO/ENTIDADE:
*DECLARAO DE REGULARIDADE DO INVENTRIO FSICO DE BENS MVEIS
PERMANENTES
Declaramos, sob pena de responsabilidade, que foi procedido ao inventrio fsico dos bens
mveis permanentes, em que foi constatada a existncia fsica de todos os bens mveis
dessa natureza, pertencentes a este rgo/entidade, inclusive dos que se encontram
cedidos, concedidos, em manuteno ou temporariamente em poder de terceiros, cujos
documentos comprobatrios se encontram arquivados no Setor de Patrimnio. Atestamos,
ainda, a existncia fsica de todos os bens mveis permanentes pertencentes a terceiros e
que se encontram em poder deste rgo/entidade.
Declaramos, por ltimo, que os saldos apurados conferem com os informados ao setor de
contabilidade por ocasio do encerramento do exerccio.
Por fim, declaramos que os bens sujeitos reavaliao no exerccio de 2012, de acordo

35

com cronograma aprovado pela Instruo Normativa Conjunta DGPA-SEA/DCOGSEF n001, de 12 de abril de 2011, foram submetidos a este procedimento e as
respectivas alteraes devidamente registrados no sistema de patrimnio do Estado.
Por ser esta a expresso da verdade, assinamos a presente declarao para que produza
os efeitos legais.
Local e data.
Assinatura do Responsvel pelo Setor de Patrimnio
Nome:
Matrcula:
Assinatura do Ordenador de Despesas
Nome:
Matrcula:

2.8 Procedimentos Gerais

Lista de Procedimentos Gerais

Base Legal

Verificar se o rgo ou entidade mantm cadastro e registro

atualizados do patrimnio do rgo ou entidade.

Art. 16, XII do

Decreto n 1.420/08

Verificar se o rgo ou entidade mantm registros mensais das

entradas e sadas de bens patrimoniais mobilirios e repassa as
informaes ao responsvel pela escrita contbil, at o terceiro dia til
do ms subsequente.

Art. 16, XXV, do

Decreto n 1.420/08

Verificar se as aquisies (inclusive por adiantamento), incorporaes

e baixas, cesses, doaes e permutas esto sendo registradas na
contabilidade.

Art. 85, da
Resoluo n TC
16/94;
Art. 85, da Lei
Federal n 4.320/64

Verificar se os servidores da rea de patrimnio do conhecimento

autoridade administrativa competente no caso de ocorrncia de
desfalque, desvio de bens ou outra irregularidade que resulte dano ao
errio, para instaurao de Tomada de Contas Especial.
Verificar se a contabilidade mantm atualizada as relaes de
responsveis por dinheiro, valores e bens pblicos, cujo rol ser
encaminhado ao Tribunal de Contas do Estado, pela Secretaria de
Estado da Fazenda.

Verificar se a Contabilidade mantm registro sinttico dos bens

mveis.

36

Art. 137, da LC n
381/07;
Art. 2, do Decreto
n 1.977/08.
Art. 147, da LC n
381/07;
Art. 83, da Lei n
4.320/64

Art. 95, da Lei n

4.320/64

3 CONTROLE INTERNO SOBRE O PATRIMNIO IMOBILIRIO

O Sistema Administrativo de Gesto Patrimonial - SAGP tem por
finalidade desburocratizar, descentralizar e desconcentrar as atividades de
patrimnio de forma sistemtica e articulada com os demais rgos, entidades
e demais sistemas administrativos do Poder Executivo Estadual.
O SAGP visa a assegurar a uniformidade da legislao, por meio da
normatizao, orientao e controle.
Na Administrao Pblica Estadual a Secretaria de Estado da
Administrao o rgo Central do Sistema de Gesto Patrimonial, conforme
Decreto n 1.420/08. Por sua vez, a Diretoria de Gesto Patrimonial o ncleo
tcnico deste Sistema. Subordinado a essa Diretoria, a Gerncia de Bens Imveis
GEIMO, a responsvel, como j implcito na prpria denominao, pela gesto
patrimonial dos Bens Imveis do Estado, no entanto o efetivo controle, as aes e a
implementao das orientaes devem ocorrer de forma descentralizada nos
rgos e entidades.
Os rgos setoriais, rgos seccionais e unidades administrativas
descentralizadas possuem vinculao tcnica ao rgo central do sistema.
Diante da abrangncia e complexidade dos temas abordados, e que no se
esgotam neste contexto, o que se pretende dar um passo inicial que certamente
nortear as aes daqueles que no dia a dia convivem com a omisso ou as
lacunas dos procedimentos previstos.
3.1 Definies
Escritura: documento que prova um contrato ou ato jurdico translativos ou
declaratrio da propriedade imvel e os constitutivos de direitos reais, escrito por
um tabelio ou oficial pblico e testemunhado por duas pessoas. O mesmo que
instrumento pblico.
Certido de Propriedade: documento expedido pelo Cartrio de Registro
de Imveis, com nmero de ordem para pronta identificao, que expressa
individualidade ao imvel, sua situao geogrfica e sua perfeita descrio, em que
sero transcritos os atos de Registro e Averbao, espelhando todo o estado fsico
e jurdico do bem imvel. Pode ser substituda por uma Ficha de Matrcula.
Ficha de Matrcula: documento expedido pelo Cartrio de Registro de
Imveis, com nmero de ordem para pronta identificao, que expressa
individualidade ao imvel, sua situao geogrfica e sua perfeita descrio, em que

37

sero transcritos os atos de Registro e Averbao, espelhando todo o estado fsico

e jurdico do bem imvel.
Registro: ato que tem por finalidade lavrar os atos translativos ou
declaratrios da propriedade imvel e os constitutivos de direitos reais.
Averbao: ato que tem por finalidade lavrar as alteraes e extines do
ato de registro, as ocorrncias que venham alterar o registro e a prpria Certido de
Propriedade ou Ficha de Matrcula.
3.2 Embasamento legal e doutrinrio
Decreto 2.807/09 Dispe sobre o controle e os registros dos bens
imveis no mbito dos rgos da Administrao Pblica Estadual Direta, Autrquica
e Fundacional, e estabelece outras providncias;
OT 0006/09 de 06/09/2009 Orienta os rgos e entidades da
Administrao Pblica Estadual a respeito dos procedimentos sobre a
responsabilidade, os registros e os controles dos Bens Imveis no mbito dos
rgos e Entidades da Administrao Pblica Estadual direta, inclusive Fundos,
Autrquica e Fundacional.
3.3 Dos Responsveis pelos Bens Imveis
Ao titular ou dirigente mximo do rgo ou entidade compete representar o
Estado junto aos Servios de Notas, aos Cartrios de Registro de Imveis e aos
Municpios, nos procedimentos de compra, doao, dao em pagamento,
permuta, venda, cesso de uso, concesso de uso, permisso de uso, comodato,
locao, desapropriao, reverso, retificao, desmembramento e amembramento
de imveis sob sua administrao, desde que devidamente autorizado por Lei.
Compete ao titular ou dirigente mximo do rgo ou entidade atribuir a
responsabilidade para implementao do disposto neste Decreto ao Gerente de
Apoio Operacional ou ocupante de cargo anlogo, podendo este designar um
servidor ou empregado no mbito de sua gerncia, com a responsabilidade para
implantar, acompanhar e controlar os registros dos bens imveis de forma
centralizada.

Lista de Procedimentos Dos Responsveis pelos Bens Imveis

Fundamentao

Verificar se a responsabilidade pela implementao de aes,

Art. 2, 1 do
acompanhamentos e controle dos registros, determinados pelo
Decreto n 2.807/09
decreto 2.807/09, foram atribudas ao Gerente de Apoio Operacional
ou ocupante de cargo anlogo.
OT 0006/09 de
Obs: Poder haver a designao da responsabilidade acima, a um
06/09/2009
servidor ou empregado, no mbito da gerncia.
Art. 2, 2 do
Verificar se a implementao das aes decorrentes de obras, desde
Decreto n

38

o seu planejamento at a execuo, passando pela manuteno das

regularidades necessrias junto aos rgos pblicos competentes,
especialmente a Secretaria da Receita Federal do Brasil RFB e o
Municpio, inclusive a averbao das benfeitorias e obras no Cartrio
de Registro de Imveis da Comarca onde estiver localizado o imvel,
est sendo feita pelo Gerente de Infra-Estrutura, se houver, ou o
servidor ou empregado designado no mbito de sua gerncia.

2.807/09;
OT 0006/09 de
06/09/2009

Art. 3 do Decreto
Verificar se nas unidades administrativas descentralizadas (escolas,
n 2.807/09;
hospitais, delegacias, etc) o superior hierrquico est sendo o
responsvel pela implementao das medidas de implementao,
OT 0006/09 de
acompanhamento e controle de registros.
06/09/2009

3.4 Da Titularidade e Administrao dos Bens Imveis

3.4.1 Imveis da Administrao Direta
A relao das pessoas jurdicas de direito pblico est prescrita no artigo
41, do Cdigo Civil Brasileiro, e nele no esto contemplados os poderes e/ou
rgos estatais (como as Secretarias de Estado), inclusive fundos a eles
vinculados. Neste contexto, pode-se afirmar que eles no tm personalidade
jurdica, nos termos da lei, para adquirir imveis em nome prprio, no podendo
subscrever a escritura pblica de compra e venda de imveis. Portanto, no podem
ser titular de direito real de propriedade sobre imveis.
Nesse contexto, certo que somente o Estado de Santa Catarina tem
aptido jurdica para figurar como proprietrio, bem como firmar qualquer contrato
que envolva Bens Imveis.
Lista de Procedimentos Da Titularidade dos Imveis da
Administrao Direta
Verificar se os bens imveis adquiridos pelos rgos da
Administrao Pblica Estadual Direta, inclusive Fundos, esto
sendo escriturados e registrados nos Cartrios de Registros
Imobilirios, em nome do Estado de Santa Catarina, pessoa jurdica
de direito pblico interno, inscrito no Cadastro Nacional da Pessoa
Jurdica CNPJ da Secretaria da Receita Federal do Brasil RFB
sob n 82.951.229/0001-76.

Fundamentao

Art. 4 do Decreto
2.807/09;
Decreto
1.526/08;

Obs: Quando o imvel, que est em uso pelo rgo ou entidade, no estiver
em nome do Estado de Santa Catarina, o responsvel pelo mesmo dever OT
0006/09
proceder a transferncia de sua titularidade, junto ao Cartrio de Registro 06/09/2009;
Imobilirio da Comarca onde estiver localizado o bem, mediante
requerimento formal devidamente protocolado. Inclui-se nesse contexto, a
situao dos bens imveis cuja titularidade ainda est em nome de
Autarquias ou Fundaes extintas, sem que haja entidade sucessora de suas
competncias.

n.
de

Art. 6, 1 do
Verificar se as informaes acima so devidamente atualizadas junto
Decreto
n
aos Cartrios de Registros de Imveis, aos Municpios e ao Sistema
2.807/09;

39

de Gesto Patrimonial SIGEP.

OT 0006/09
06/09/2009

de

3.4.2 Imvel das Autarquias e Fundaes

Os Bens Imveis das Autarquias e Fundaes Pblicas Estaduais devem
ser escriturados e registrados em nome das mesmas, uma vez que elas possuem
personalidade jurdica, devendo figurar o Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas CNPJ da respectiva entidade. Alm da titularidade, o registro e o controle desses
Bens Imveis sero realizados diretamente pelas Autarquias e Fundaes.
Os bens imveis dos rgos da Administrao Pblica Estadual Direta,
inclusive Fundos, em uso pelas Autarquias e Fundaes, permanecero em nome
do Estado de Santa Catarina de acordo com o art. 4 do Decreto 2.807/09.
Os bens imveis das Autarquias e Fundaes ativas, em uso pelos rgos
da Administrao Pblica Estadual Direta, inclusive Fundos, permanecero em
nome das respectivas Entidades.
Lista de Procedimentos Da Titularidade dos Imveis das
Autarquias e Fundaes Pblicas

Fundamentao

Verificar se os bens imveis adquiridos pelas Autarquias e Fundaes

esto sendo escriturados e registrados nos Cartrios de Registros de
Imveis em nome das mesmas, devendo figurar no Cadastro Nacional
Art. 5, 1 do
da Pessoa Jurdica CNPJ da Secretaria da Receita Federal do
Decreto n 2.807/09
Brasil RFB da matriz da respectiva Entidade.
Obs: Dever ser transferida a titularidade de imvel da Autarquia ou OT 0006/09 de
Fundao extintas, para Entidade que lhes sucede as competncias e 06/09/2009
que est em uso do bem, mediante requerimento formal devidamente
protocolado junto ao Cartrio de Registro Imobilirio da Comarca
onde o imvel estiver localizado.
Art. 6, 1 do
Verificar se as informaes acima so devidamente atualizadas junto
Decreto
n
aos Cartrios de Registros de Imveis, aos Municpios e ao Sistema
2.807/09;
de Gesto Patrimonial SIGEP.
OT 0006/09 de
06/09/2009

3.5 Do Levantamento dos Bens Imveis

O responsvel no rgo ou entidade dever realizar um rastreamento de
todos os Bens Imveis de sua propriedade ou de titularidade do Estado de Santa
Catarina que estejam em uso pela administrao.

40

Lista de Procedimentos Do Levantamento dos Bens Imveis

Fundamentao

Verificar se o responsvel est realizando levantamento dos imveis

pertencentes ao rgo ou entidade, por meio de consultas formais
aos Municpios e aos Cartrios de Registro de Imobilirios das
comarcas onde possivelmente este tenha imveis de sua titularidade
ou que esteja sendo pelo mesmo utilizado. Em ambas consultas,
dever ser solicitado o levantamento dos Bens Imveis dos seguintes
Cadastros Nacionais de Pessoas Jurdicas CNPJ:
a) Todos os CNPJ em uso ou j utilizados pelo rgo ou Entidade,
inclusive j baixados;
b) CNPJ sob o n 82.951.229/0001-76 do Estado de Santa Catarina;
c) CNPJ sob os ns 82.951.310/0001-56 e 82.951.310/0006-60 da
Secretaria de Estado da Fazenda;
d) CNPJ sob n 82.951.351/0001-42 da Secretaria de Estado da
Administrao;
e) CNPJ sob n 82.951.351/0005-76 do Fundo Patrimonial;

Art.
7
Decreto
2.807/09;

do
n

OT 0006/09 de
06/09/2009

f) CNPJ sob n 82.951.328/0001-58 da Secretaria de Estado da

Educao; e
g) CNPJ sob n 82.951.245/0001-69 da Secretaria de Estado da
Sade.
Obs: O Estado de Santa Catarina, para a obteno das Fichas de
Matrculas dos Imveis de sua titularidade com as informaes e
averbaes atualizadas do imvel, tem iseno das custas
cartorrias, de acordo com o que dispe a Lei Complementar n
161/97.
Verificar se o responsvel, de posse das Certides de Propriedade
e/ou Fichas de matrculas emitidas pelos Cartrios de Registro de
Imveis e da relao dos bens imveis obtidas nos Municpios, realiza
visita in loco aos mesmos, confronta os documentos e informaes
obtidas com os bens imveis cadastrados no Sistema de Gesto
Patrimonial SIGEP e procede s atualizaes que se fizerem
Art. 7, 1 do
necessrias.
Decreto
n
Obs: No caso de imveis no cadastrados no SIGEP: proceder 2.807/09;
alimentao do Sistema de Gesto Patrimonial SIGEP, com o intuito
de obter a consonncia dos registros imobilirios dos Cartrios e dos
Municpios com os da Administrao Pblica Estadual;
No caso de imveis que no pertenam ao Estado: informar
formalmente ao Municpio a relao dos imveis que no lhe
pertencem, informando quando possvel o real proprietrio dos
mesmos e seu CNPJ, para a regularizao do registro imobilirio.
Art. 7, 2 do
Verificar, no caso de identificao de bens imveis que esto em
Decreto
n
posse do Estado e que, por algum motivo, ainda no esto
2.807/09;
escriturados em nome do Estado de Santa Catarina, das Autarquias
ou Fundaes, ou no caso de imveis do Estado que estejam sendo
ocupados indevidamente por terceiros, se o responsvel est
comunicando a Secretaria de Estado da Administrao - SEA, por

41

meio de processo constitudo no Sistema de Protocolo Padro - SPP,

para que esta proceda ou oriente a devida regularizao.

3.6 Do Processo no Sistema de Gesto de Protocolo Eletrnico SPGe para

cada Imvel
Alm dos registros no SIGEP, h a necessidade que todos os rgos e
entidades tenham, de forma atualizada, todas as informaes de cada um dos
imveis de sua propriedade ou de titularidade do Estado de Santa Catarina que
estejam em uso pelo rgo ou entidade.

Lista de Procedimentos Do Processo no SSP para cada Imvel

Fundamentao

Verificar se o rgo ou entidade mantm os documentos e registros,

em processo especfico, de forma individualizada por imvel, autuado
no Sistema Gesto de Protocolo Eletrnico SPGe, ou sistema que
venha a substitu-lo, em ordem cronolgica, e devidamente
numerados, desde a sua aquisio ou no momento em que assumiu a
responsabilidade sobre o mesmo at sua alienao ou quando deixar
de utiliz-lo.

Art. 8, 1 do
Decreto
n
2.807/09;
OT 0006/09 de
06/09/2009

Verificar se, nos processos especficos de cada imvel, mantido no

rgo ou na entidade usuria do mesmo, constam, pelo menos os
seguintes documentos:
relatrio Dados do Imvel emitido pelo SIGEP, devidamente
atualizado;
cpia da atribuio de responsabilidade e uso do imvel em nome
do rgo ou Entidade, sendo:
Portaria: Estado de Santa Catarina aos rgos da Administrao
Direta;
Termo de Cesso: Estado de Santa Catarina s Autarquias ou
Fundaes;
Lei e Termo de Cesso ou Permisso: Estado de Santa
Catarina aos Municpios ou Unio;
Lei e Termo de Concesso ou Permisso: Estado de Santa
Catarina s Entidades Privadas;
Resoluo: Autarquias ou Fundaes s suas Unidades
Administrativas;
Resoluo e Termo de Cesso: Autarquias ou Fundaes ao
Estado de Santa Catarina;
Lei, Resoluo e Termo de Cesso: Autarquias ou Fundaes
aos Municpios ou Unio;
Art. 8, 2 do
n
Lei, Resoluo e Termo de Concesso ou Permisso: Decreto

42

Autarquias ou Fundaes s Entidades Privadas;

Lei Municipal e Termo de Cesso: Municpios ao Estado de
2.807/09;
Santa Catarina;
Portaria Ministerial e Termo de Cesso: Unio ao Estado de OT 0006/09 de
Santa Catarina;
06/09/2009
Termo de Comodato, se gratuito, ou Contrato de Aluguel, se
oneroso: Entidade Privada ou Particular ao Estado de Santa
Catarina;
Certido de Propriedade ou Ficha de Matrcula do imvel
atualizada obtida junto ao Cartrio de Registro de Imveis;
Cpia da folha constante do Carn de IPTU em que esto todos
os dados do imvel, inclusive a Inscrio Imobiliria do Imvel no
Cadastro Imobilirio do Municpio, que dever ser anexada
anualmente ao processo;
Cpia da guia constante do Carn de IPTU utilizada para o
pagamento das taxas de coleta de lixo, devidamente autenticada pelo
banco arrecadador ou acompanhada da Ordem Bancria OB
emitida pelo SIGEF, que dever ser anexada anualmente ao
processo;
Certido Negativa de Dbitos do Imvel, devidamente atualizada,
emitida na respectiva Inscrio Imobiliria do bem imvel no Cadastro
Imobilirio do Municpio, obtida junto ao Municpio;
Cpia de documento de CCIR Certificado de Cadastro de
Imvel Rural (no caso de imveis rurais) emitido pelo Instituto
Nacional de Colonizao e Reforma Agrria INCRA;
Alvar de Funcionamento
devidamente atualizado;

da

Unidade

Administrativa,

Certido Negativa de Dbito CND relativa matricula no

Cadastro Especfico do Instituto Nacional do Seguro Social
CEI/INSS das obras realizadas no imvel, emitida pela Secretaria da
Receita Federal do Brasil RFB;
Alvar de Construo, em caso de obras realizadas no imvel,
emitido pelo Municpio;
Habite-se da Vigilncia Sanitria, em caso de obras realizadas no
imvel;
Art. 8, 2 do
Habite-se do Corpo de Bombeiros, quando da realizao de
Decreto
n
obras em imveis, quando for exigvel;
2.807/09;
Habite-se ou a Certido Municipal da Obra emitido pelo Municpio
onde a construo foi realizada, de acordo com a nomenclatura OT 0006/09 de
06/09/2009
utilizada no Municpio;
Cpia dos projetos as built da obra realizada no imvel, inclusive em
meio magntico.
Art. 8, 3 do
Verificar, para efeito de controle e acompanhamento, se a Ficha de
Decreto
n
Matrcula do imvel est sendo atualizada, junto ao Cartrio de
2.807/09;
Registro Imobilirio, quando:

43

 da abertura do processo de cada bem imvel;

da averbao de qualquer obra realizada no imvel; e

OT 0006/09 de
o imvel deixar de ser utilizado pelo rgo ou entidade, inclusive 06/09/2009
em casos de extino do rgo ou entidade que o estiver utilizando.
Verificar se o responsvel pelo controle do patrimnio imobilirio, no
caso de identificao de imvel que no est mais sendo utilizado
pelo rgo ou entidade, est remetendo o respectivo processo
contendo todos os documentos e tramitaes referentes ao mesmo Art. 8, 4 do
Secretaria de Estado da Administrao, para os devidos Decreto
n
encaminhamentos.
2.807/09;
Obs: Caber ao rgo ou entidade que deixar de utilizar o imvel
OT 0006/09 de
efetivar a transferncia imediata da titularidade das contas de energia
06/09/2009
eltrica e gua e esgoto nos cadastros das concessionrias destes
servios pblicos ou o desligamento da unidade consumidora, com o
objetivo de evitar a continuidade de gerao de faturas em seu nome
e CNPJ.

3.7 Do Sistema de Gesto Patrimonial - SIGEP

Para que se viabilize as informaes relativas aos Bens Imveis aos rgos
e entidades, a Secretaria de Estado da Administrao desenvolveu e gerencia o
Sistema de Gesto Patrimonial SIGEP , acessvel no stio www.sea.sc.gov.br.
O Gerente de Apoio Operacional, quando houver, ou o Gerente de
Administrao ou cargo anlogo, dever entrar em contato com a Gerncia de
Bens Imveis - GEIMO, para solicitar o acesso ao Sistema por meio do e-mail
sigep@sea.sc.gov.br ou telefone (48) 3221-8555.
Lista de Procedimentos Do Sistema de Gesto Patrimonial SIGEP

Fundamentao

Art. 6, 1 do
Verificar se os rgos ou entidades esto adotando medidas para a
Decreto
implementao e operacionalizao do SIGEP, de modo a manter
2.807/09;
atualizadas todas as informaes, sendo vedada a incluso de
informaes falsas ou inexistentes.
OT 0006/09 de
06/09/2009
Verificar se cada rgo ou entidade est cadastrando, pelo menos, Art. 6, 2 do
dois usurios no SIGEP.
Decreto
2.807/09;
Obs: Um dos responsveis pela operacionalizao do Sistema dever
ser da Gerncia de Apoio Operacional ou estrutura anloga, e o outro
OT 0006/09 de
da Gerncia de Infra-Estrutura, se houver, responsvel pelas
06/09/2009
benfeitorias e obras.
OT 0006/09 de
Verificar se os usurios esto procedendo ao cadastro e atualizao
06/09/2009
dos Bens Imveis no SIGEP a partir de documentos originais obtidos
junto ao Cartrio de Registro de Imvel da Comarca e ao Municpio
onde o imvel estiver localizado.

44

Obs: Todos esses documentos, entre outros, devero permanecer

arquivados junto ao setor responsvel pelos Bens Imveis, em
processo especfico, de forma individualizada por imvel, todos
autuados no Sistema de Gesto de Protocolo Eletrnico SGPe, ou
sistema que venha a substitu-lo.
Verificar se, ao final de uma obra, est sendo realizado registro da
mesma no SIGEP.
OT 0006/09 de
06/09/2009
Obs: Toda documentao dever ser juntada ao processo do
respectivo bem imvel.
Verificar se os Bens Imveis esto sendo registrados no SIGEP de
forma analtica e contendo informaes suficientes que no restem OT 0006/09 de
qualquer dvida acerca de que imvel se refere.
06/09/2009;
Obs: Os registros no SIGEP somente sero homologados pelo rgo
central do Sistema de Gesto Patrimonial, e assim passar a ter Art. 96 da Lei
validade efetiva, se, juntamente com os mesmos, forem anexados os Federal
n
documentos, em formato digital (escaneados), que comprovem a 4.320/64).
validade dos registros efetivados pelo responsvel pelos bens imveis
no rgo ou Entidade
Verificar se o responsvel pelo controle e registro de Bens Imveis do
seu rgo ou entidade est retirando periodicamente relatrios no
SIGEP, contendo todos os imveis de titularidade ou que esto em
uso pelo rgo ou entidade.
Obs: Com a obteno dos relatrios peridicos, tem-se como escopo
regularizar os cadastros e obter a consonncia do cadastro dos OT 0006/09 de
imveis no SIGEP com os registros dos imveis nos Municpios e nos 06/09/2009
Cartrios de Registro de Imveis, com a atualizao, ao menos anual,
dos sistemas informatizados com a realidade fsica que se encontram
os mesmos, bem como com as demais regularidades relacionadas
com taxas e contribuies das esferas municipal, estadual e federal e
tarifas incidentes no uso do imvel energia eltrica, gua e esgoto,
condomnio, etc.
Verificar se as aquisies, cesses, permutas, alienaes, baixas,
reavaliaes e quaisquer alteraes havidas esto sendo registradas OT 0006/09 de
no SIGEP e, oportunamente, informadas contabilidade do rgo ou 06/09/2009
entidade titular do Bem Imvel para o devido registro contbil.

3.8 Da Regularidade das Taxas Incidentes sobre os Bens Imveis

O rgo ou entidade dever pagar anualmente as taxas cobradas nos
carns do Imposto Predial e Territorial Urbana - IPTU, como a taxa de coleta de
lixo, e outras contribuies relativas aos bens imveis que for proprietrio ou
usurio, observando que os rgos, Autarquias e Fundaes da Administrao
Pblica Estadual so imunes ao IPTU ou qualquer outro imposto.
O usurio do imvel no rgo ou entidade ser o responsvel pelo
pagamento tambm das contas de energia eltrica e dos servios com gua e
esgoto da respectiva unidade consumidora, relativo aos imveis que estiver
utilizando, que foram concedidos ou cedidos pelo Estado, de forma onerosa ou

45

gratuita, para outros rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual ou,

ainda, para particulares.
Lista de Procedimentos Da Regularidade das Taxas Incidentes
sobre os Bens Imveis
Verificar se o usurio do imvel mantm atualizao do endereo no
Municpio, para que o carn de IPTU seja enviado ao endereo
correto e seja pago no prazo, aproveitando o desconto que se
concede pelo pagamento at o vencimento, evitando-se a
inadimplncia do rgo ou entidade usuria e o conseqente
pagamento de s e juros.

Fundamentao
Art. 9, 1 do
Decreto
n
2.807/09;
OT 0006/09
06/09/2009

de

Obs: Objetivando a regularizao dos dados dos imveis, nos

processos especficos de cada imvel, mantido no rgo ou na
entidade usurio do mesmo, dever se requerida uma CND
atualizada para cada imvel, para se manter a regularidade das
taxas para cada bem, obtida com a respectiva inscrio imobiliria
atualizada junto ao Municpio onde o imvel estiver localizado (vide
item 6.6).
Verificar se no carn apresentado esto sendo cobradas apenas
taxas; e se estas foram criadas por lei. Constatando-se a
regularidade, dever recolh-las com as despesas acessrias
incidentes.
Verificar se no rgo ou entidade usuria do imvel h o controle dos
carns de IPTU, atravs de planilha com as seguintes informaes:

Inscries Imobilirias dos Imveis que for proprietrio ou

usurio;

Nome da unidade administrativa que utiliza o respectivo

Imvel;

Valor total das taxas cobradas no carn de IPTU para cada

imvel.

OT 0006/09
06/09/2009

de

OT 0006/09
06/09/2009

de

OT 0006/09
06/09/2009

de

Verificar se as taxas e contribuies cobradas pelos municpios e

pela Unio correspondem a um bem imvel efetivamente utilizado
pelo rgo ou entidade, de propriedade ou de titularidade do Estado
de Santa Catarina, das Autarquias ou Fundaes.
Em no pertencendo o imvel ao Estado, o responsvel no rgo ou
entidade dever devolver o respectivo carn, formalmente ao
Municpio, comunicando que o mesmo no corresponde a um imvel
de sua propriedade ou posse e ainda providenciar a retificao dos
dados cadastrais no mesmo, apresentando Ficha de Matricula do
imvel atualizada, retirada no Cartrio de Registro de Imveis.

Art. 10, pargrafo

nico do Decreto n
2.807/09;

Obs: O endereo dever estar atualizado no Cadastro de Inscrio

Imobiliria do Municpio ou nos cadastros da Unio, se for o caso.
Verificar se o carn de IPTU est sendo recebido em tempo hbil
para pagamento das taxas e contribuies. Caso este no seja
recebido em at 15 dias antes do vencimento (tempo razovel para o
processamento da despesa), o responsvel no rgo, entidade
titular ou usuria dos imveis, dever acessar a Internet, para
emitir a 2 via do carn no site, ou dirigir-se at a sede do Municpio Art. 10, do Decreto
para obt-la.
n 2.807/09;

46

OT 0006/09
06/09/2009

de

Obs: Para que no existam pagamentos indevidos de taxas,

periodicamente o responsvel pelos imveis dever emitir relatrio
no Sistema de Gesto Patrimonial SIGEP de todos os imveis que
esto sendo utilizados pelos rgos e entidades, discriminando os
que so de propriedade do Estado e, tambm, os que no faz uso.
As atualizaes do SIGEP, do Cadastro de Registro de Imveis e do
Cadastro Imobilirio do Municpio so medidas necessrias para
evitar que o Estado pague, por exemplo, tributos em duplicidade ou
queles que no correspondam a seus imveis, como nos casos de
Bens Imveis utilizados por terceiros e registrados em nome do
Estado.
Verificar se a responsabilidade pela liquidao da despesa pblica
relativa a taxas e contribuies incidentes sobre o imvel est sendo
daquele servidor ou empregado que tenha condies efetivas de
aferir, pessoal e diretamente, os servios cobrados.
Obs: Neste caso, recomenda-se que seja o responsvel pelos Bens
Imveis no rgo e entidade. Sugere-se, que para este fim, o
responsvel extraia um relatrio atualizado dos imveis em uso pelo
rgo e entidade emitido a partir do SIGEP.

OT 0006/09
06/09/2009

de

3.9 Da Regularidade das Obras

Cabe ao Gerente de Infra-Estrutura do rgo ou entidade ou quem o
substitua ao inicio de cada obra ou reforma, alm da incluso no Sistema Integrado
de Controle de Obras Pblicas SICOP, a comunicao formal ao Gerente de
Apoio Operacional ou cargo anlogo, a responsabilidade para implantar e
acompanhar as aes relacionadas ao controle e registro de Bens Imveis de
forma centralizada no rgo ou entidade.
3.9.1 Na Receita Federal do Brasil
Para o pagamento da ltima parcela da obra conclusa, dever ser exigido
da construtora a apresentao da Certido Negativa de Dbito CND relativa
matricula no Cadastro Especfico do Instituto Nacional do Seguro Social CEI/INSS
da obra.
Deve-se observar se a matrcula constante da Certido Negativa de Dbito
CND da obra confere com o Cadastro Especfico do Instituto Nacional do Seguro
Social CEI que foi fornecido pelo INSS antes do incio da construo e, tambm,
se no mesmo consta o nome da empresa contratada para a execuo da obra.
A ausncia desta CND desguarnece a Administrao Pblica Estadual,
diante de eventual pendncia pela falta dos recolhimentos obrigatrios, podendo
responsabilizar, de forma solidria, os ordenadores de despesas do rgo ou
entidade que contratou a construtora. A falta desta regularidade, alm da sujeio
, pode comprometer a unidade e, at mesmo o Estado, no que se refere
habilitao aos recursos de convnios com a Unio.

47

3.9.2 No Municpio
Assim que conclusa a obra, o Municpio dever ser procurado para que se
proceda avaliao da obra executada. Nesta, ser averiguado se a mesma foi
realizada em conformidade com o que foi projetado. O prprio projeto, em outro
momento, j foi avaliado pelo rgo competente no Municpio. Agora, precisa-se da
certeza da fidelidade da sua execuo. O instrumento requerido para estes fins o
Habite-se.
Aps a obteno do habite-se, o imvel estar regularizado para a
averbao das obras necessrias a serem efetuadas no Cartrio de Registro de
Imveis e posteriormente no SIGEP.
O Habite-se uma autorizao municipal para ocupao do imvel,
trazendo, aos seus ocupantes e usurios, segurana. Este pedido de permisso
conferido para habitar o imvel deve ser requerido junto Administrao Municipal.
Maiores informaes sobre este assunto tambm podem ser obtidas na
Apostila do Curso de Auditoria em Obras Pblicas, promovido pelo Tribunal de
Contas do Estado de Santa Catarina disponvel no SIGEP, na rea de download.
3.9.3. Das Escrituraes, Averbaes e Registros
Devero ser escrituradas as transaes que o Estado promover, logo aps
sua efetiva autorizao legal, mediante a apresentao dos documentos exigidos
elo Servio de Notas e comprovantes de pagamentos, quando houver.
Averbao o ato que escritura as alteraes e extines do ato de
registro, as ocorrncias que venham alterar o registro e a prpria matrcula.
O registro ato realizado junto ao Cartrio de Registro de Imvel que
garante ao verdadeiro proprietrio, alm da propriedade, a legitimidade para, de
acordo com as suas necessidades, ocup-lo ou lhe dar a destinao mais
conveniente.
Para a averbao de obra deve ser apresentado requerimento do
proprietrio do imvel, indicando o nmero da matrcula, o endereo do imvel, a
rea construda e o valor atribudo obra. Com o intuito de manter atualizada a
Ficha de Matrcula do imvel, deve o proprietrio providenciar a averbao da obra
logo aps a sua concluso.
Quanto ao registro e averbaes dos Bens Imveis da Administrao
Pblica Estadual, relevante salientar a previso de iseno de custas judiciais e
emolumentos relacionados prtica de atos que envolvem estes registros pblicos.
(Lei Complementar n 161, de 23/12/1997, art. 33).
A regularizao da averbao da obra aps a concluso necessria para
que no existam problemas posteriores com a alienao do imvel, que gerariam,
com a inadimplncia, tributao para o proprietrio, inclusive com a incidncia de s
e juros.

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Lista de Procedimentos Das Escrituraes, Averbaes e

Registros

Fundamentao

Verificar se o rgo ou entidade titular ou usurio do bem imvel, para

Art.
12,
do
efeito de averbao, est apresentando no Cartrio de Registro de
Decreto
n
Imveis, a relao dos seguintes documentos:
2.807/09;
habite-se ou a Certido Municipal da Obra emitido pelo Municpio
onde a construo foi realizada, de acordo com a nomenclatura
OT 0006/09 de
utilizada no Municpio; e
06/09/2009;
Certido Negativa de Dbito CND relativa matricula no
Cadastro Especfico do Instituto Nacional do Seguro Social
CEI/INSS da obra, emitida pela Secretaria da Receita Federal do Art. 167, inciso
Brasil - RFB.

II, item 4 da
Lei
n
6.015/73.

Verificar se o rgo ou entidade est averbando e registrando, junto

aos cartrios de registro de imveis da comarca onde o bem imvel
estiver localizado, nas Certides de Propriedade ou Fichas de
Matrculas dos bens imveis de titularidade do Estado de Santa Art.
12
Catarina, das Autarquias e Fundaes que estejam em uso pelo Decreto
rgo ou entidade, as seguintes situaes:
2.807/09;
todas as mudanas de denominao e de numerao dos prdios;
a construo da edificao ou da ampliao;
a reconstruo;
a demolio;

do
n

Art. 167, inciso

II, item 4, da
Lei n Federal
6015/73.

o desmembramento; e
o loteamento de imveis.
Verificar se aps a concluso da obra, o responsvel pelos bens OT 0006/09 de
imveis est providenciando a alimentao destes dados no SIGEP 06/09/2009;
(vide item 6.7) e os lanamentos adequados no sistema de
contabilidade, com o comprovante deste registro.

3.9.4. Dos Registros Contbeis

Todos os Bens Imveis devero estar registrados na contabilidade de forma
sintetizada, com base em relatrios emitidos a partir do SIGEP. (art. 95 da Lei
Federal n 4.320/64).

Lista de Procedimentos Dos Registros Contbeis

Fundamentao

Verificar se esto registrados contabilmente no Fundo Patrimonial,

Art. 13, 1 do
vinculado Secretaria de Estado da Administrao, os seguintes
Decreto
n
imveis:
2.807/09;
de propriedade da Administrao Direta que estejam em nome do

49

Estado de Santa Catarina, CNPJ n. 82.951.229/0001-76;

que ainda estejam indevidamente em nome de rgos estatais OT 0006/09 de
06/09/2009;
(como as Secretarias de Estado); inclusive
fundos vinculados a rgos, ou ainda em nome de autarquias e
fundaes extintas, isto , que esto em fase de regularizao da
respectiva titularidade.
Art. 13, 2 do
Verificar se os Bens Imveis que esto sendo utilizados pelas
Decreto
n
Autarquias e Fundaes, inclusive aqueles que porventura ainda
2.807/09;
estejam indevidamente em nome de autarquias e fundaes extintas,
esto registrados contabilmente na respectiva entidade titular.
OT 0006/09 de
06/09/2009;
Verificar se as aquisies, cesses, permutas, alienaes, baixas,
reavaliaes e quaisquer alteraes havidas esto sendo informadas
contabilidade do rgo ou entidade titular do Bem Imvel para o
devido registro contbil.
Obs: No que concerne contabilizao das obras em andamento,
dever ser adotado o que dispe a Norma Tcnica n 013/2005, da
Diretoria de Contabilidade Geral DCOG, da Secretaria de Estado da OT 0006/09 de
Fazenda, recomendando-se observar os procedimentos a serem 06/09/2009;
efetuados:
no rgo que executou a obra;
na Secretaria de Estado da Administrao; e
na transferncia de responsabilidade para execuo da obra.
Verificar se h registros contbeis de Bens Imveis constantes do
prprio rgo, entidade ou at mesmo outro j extinto. Nesses casos,
os registros devem ser regularizados, procedendo-se transferncia
contbil dos mesmos e aos ajustes no SIGEP.
OT 0006/09 de
06/09/2009;
Obs: importante destacar que os registros contbeis dos Bens
Imveis dos rgos da Administrao Direta devem ser feitos junto a
Secretaria de Estado da Administrao, mais especificamente ao
Fundo Patrimonial.

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