UNIVERSIDAD VERACRUZANA

FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN

CAMPUS COATZACOALCOS

AUDITORA PARA EFECTOS DE CUENTAS POR COBRAR

TESINA

QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA RECEPCIONAL DEL

PROGRAMA EDUCATIVO DE:

LICENCIADO EN CONTADURA

PRESENTA:

GNESIS ALEJANDRA COLN PRIETO

DIRECTOR DEL TRABAJO RECEPCIONAL:

C.P. JOS LUIS ZAPATA ACOPA

COATZACOALCOS, VER. ENERO 2011

AGRADECIMIENTOS
Son muchas personas a las que me gustara agradecer su amistad, apoyo,
nimo y compaa en las diferentes etapas de mi vida. Algunas estn aqu conmigo y
otras en mis recuerdos en el corazn. Por eso quiero darles las gracias por formar
parte de m, por todo lo que me han brindado y por todas sus bendiciones.
Mami:
No me equivoco si digo que
eres la mejor mam del mundo,
gracias por tu apoyo y confianza
que depositaste en m. Gracias por que
siempre me dices que hacer y no me abandonas.
Te quiero mucho.
Papi:
Este es un logro ms que quiero
compartir contigo, gracias por ser mi pap y por creer en m.
Quiero que sepas que sin ti
no lo hubiera logrado. Te quiero.
A mi pequeo hermano:
Bebi adivina qu?
Ya te gan. Eres el mejor hermano
que una hermana puede tener.
Hermana:
Gracias por ser el ejemplo
de una hermana mayor,
de la cual aprend aciertos y
de momentos difciles.
3

Tos:
Gracias por ser un apoyo en cualquier
momento porque de ustedes tambin
he aprendido aunque no lo crean.
Los quiero.
A mis abuelitos:
Por estar siempre al pendiente de mi,
ofrecerme su apoyo y por ser unos
abuelitos ejemplares.
Gracias.
Eric Daz Garca:
Por su tenacidad y el ejemplo
a seguir que me ha dado.
A mis amigos:
Mil gracias por todos los momentos de desvelo
que hemos pasado juntos y por que han
estado conmigo aunque sea solo para chismear.
A todos mis profesores no solo
de mi carrera sino de toda la vida,
mil gracias porque de alguna manera
forman parte de lo que soy ahora.
Especialmente a usted C.P. Jos Luis Zapata Acopa
ya que est conmigo en esto por su gua,
gran apoyo y tiempo que me dedic
para la elaboracin de mi tesina.

A Dios:
Porque ha estado conmigo a cada paso que doy,
cuidndome y dndome fortaleza para continuar.

A mi novio y amigo Carlos,

por estar conmigo en aquellos momentos
en que el estudio y el trabajo ocuparon mi tiempo
y esfuerzo; y por ser parte importante en el logro
de mis metas profesionales.

NDICE
INTRODUCCIN. .......................................................................................................... 12

CAPTULO 1. GENERALIDADES. ................................................................................... 15

1.1 HISTORIA DE LA AUDITORA. ......................................................................... 15
1.2 CONCEPTO DE AUDITORA. ........................................................................... 17
1.3 OBJETIVOS DE LA AUDITORA. ...................................................................... 18
1.4 CLASIFICACIN DE LA AUDITORA. .............................................................. 19
1.4.1 TRADICIONAL........................................................................................... 19
1.4.2 CONTADURA PBLICA. .......................................................................... 19
1.5 ANTECEDENTES DE LA AUDITORA EN MXICO. ........................................ 20
1.6 CONCEPTO DE AUDITORA FINANCIERA. .................................................... 21
1.7 DICTAMEN ....................................................................................................... 22
1.8 PRINCIPIOS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA...................... 22
1.9 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA................................................................ 23
1.9.1 NATURALEZA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA. ................. 23
1.9.2 EXTENSIN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA.
........................................................................................................................... 23
1.9.3 OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA. .............. 24
1.9.4 TCNICAS DE AUDITORA. ..................................................................... 24

CAPTULO 2. CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR COBRAR. .......................... 29

2.1 CONCEPTO DE CUENTA POR COBRAR. ....................................................... 29
2.2 CARACTERSTICAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR................................. 29
2.2.1 DOCUMENTOS POR COBRAR DESCONTADO. ..................................... 32
2.3 OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR. ............................................... 33
2.4 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO. ................................................ 35
7

2.5 DEFINICIN DEL CONTROL INTERNO........................................................... 35

2.6 TIPOS DE CONTROL INTERNO. ..................................................................... 35
2.7 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. .................................. 37
2.8 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO. ............................................................ 38
2.8.1 LISTADO DE CLIENTES CON EL LMITE DE CRDITO. ......................... 38
2.9 EL CONTROL INTERNO EN LAS CUENTAS POR COBRAR. ........................ 39
2.9.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORA EN LAS CUENTAS POR COBRAR. ...... 39
2.9.2 PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORA Y EL CONTROL INTERNO. ...... 39
2.9.3 DETERMINACIN DEL NIVEL DE LAS CUENTAS POR COBRAR. ......... 44
2.9.4 DETERMINACION DE LA POLITICA APROPIADA DE CUENTAS POR
COBRAR. ........................................................................................................... 44
2.10 ROTACIN DE CUENTAS POR COBRAR. .................................................... 45
2.11 EL PROCESO DE LAS CUENTAS POR COBRAR. ........................................ 46
2.11.1 FACTURACION. ...................................................................................... 46
2.11.2 NOTAS DE CREDITO Y CARGO. ........................................................... 46
2.11.3 PAGOS. ................................................................................................... 46
2.11.4 CUENTAS INCOBRABLES. .................................................................... 47
2.12 El CRDITO Y LA COBRANZA....................................................................... 47
2.12.1 FUENTES DE INFORMACIN DE CRDITO ESTADOS FINANCIEROS.
........................................................................................................................... 48
2.12.2 INTERCAMBIOS DE INFORMACIN DE CRDITO. .............................. 48
2.12.3 POLTICAS DE CRDITO. ...................................................................... 48
2.13 LA POLTICA DE COBRANZA DE LA EMPRESA........................................... 49
2.13.1 NORMAS DE CRDITO .......................................................................... 49
2.13.2 CLASES DE RIESGO DE CRDITO. ...................................................... 50
2.13.3 TRMINOS DE CRDITO. ...................................................................... 50
2.13.4 PERIODO DE CRDITO. ........................................................................ 51
8

2.14 POLTICA DE COBRANZA. ............................................................................ 51

2.14.1 ANLISIS DE CARTERA. ........................................................................ 53
2.14.2 CLASIFICACION DE UNA CARTERA DE CLIENTES. ............................ 54
2.14.3 CLIENTES NUEVOS. .............................................................................. 54
2.14.4 CLIENTES EXISTENTES. ....................................................................... 54
2.14.5 CLIENTES PASIVOS............................................................................... 54
2.14.6 CLIENTES INACTIVOS. .......................................................................... 55
2.14.7 CLIENTES POR VOLUMEN DE COMPRA. ............................................. 55
2.14.8 CLIENTES ESPECIALES. ....................................................................... 55
2.15 DEPURACIN DE LA CARTERA DE CLIENTES. .......................................... 55
2.15.1 MANTENIMIENTO A LA CARTERA DE CLIENTES. ............................... 56
2.16 EVOLUCIN DE ENDEUDAMIENTO. ............................................................ 57
2.16.1 COSTO BENEFICIO. ............................................................................... 57
2.16.2 COSTOS DE COBRANZA. ...................................................................... 57
2.16.3 COSTO DE CAPITAL. ............................................................................. 58
2.16.4 COSTOS DE MOROSIDAD. .................................................................... 58
2.16.5 COSTO DE INCUMPLIMIENTO. ............................................................. 58
2.16.6 BENEFICIOS. .......................................................................................... 59
2.16.7 DESCUENTOS EN EFECTIVO. .............................................................. 59
2.17 AUDITORA DE LAS CUENTAS POR COBRAR............................................. 59
2.17.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORA. ............................................................ 59
2.18 EL ANLISIS DE LA ANTIGEDAD DE SALDOS. ......................................... 60
2.19 PROCEDIMIENTOS PARA VERIFICAR LA EXISTENCIA DE CUENTAS A
COBRAR. ........................................................................................................... 62
2.19.1 CONFIRMACIN DE ADEUDO. .............................................................. 62
2. 19.1.1 REPERCUSIN EN EL INFORME DE AUDITORA. ......................... 65
9

2.19.1.2 LOS MTODOS DE SELECCIN. ..................................................... 65

2.19.1.3 FORMA DE ENVO Y RECEPCIN. .................................................. 66
2.19.2 COBROS POSTERIORES....................................................................... 67
2.19.3 ARQUEOS DE DOCUMENTACIN. ....................................................... 67
2.19.4 ANLISIS DE SALDOS. .......................................................................... 68
2.19.5 CONEXIN CONTRA OTRAS CUENTAS. .............................................. 68
2.19.6 ESTUDIO DE LA RECUPERABILIDAD. .................................................. 68

CAPTULO 3. AUDITORA PARA EFECTOS DE CUENTAS POR COBRAR. ............. 70

3.1 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EN LA AUDITORIA PARA
CUENTAS POR COBRAR.................................................................................. 70
3.2 DICTAMEN SIN SALVEDADES. ...................................................................... 83
3.3 PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORA......................................................... 85
3.3.1 DISTRIBUCION OFICIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO EN
SECCIONES. ..................................................................................................... 85
3.3.2 DATOS QUE SE COLOCAN EN EL ENCABEZADO DE CADA CEDULA,
EN SU PRIMERA HOJA. .................................................................................... 85
3.3.3 CARPETAS Y CUBIERTAS DE PAPELES DE TRABAJO ......................... 87
3.4 PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORA .................................................... 90
3.4.1 ADEUDOS DE CLIENTES Y ESTIMACIN DE CUENTAS INCOBRABLES.
........................................................................................................................... 90
3.4.1.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN. ............................................................. 90
3.4.2 ANTICIPOS Y OTROS ADEUDOS Y ESTIMACIN DE CUENTAS
INCOBRABLES. ................................................................................................. 90
3.3.2.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN. ............................................................. 90
3.4.3 DOCUMENTOS POR COBRAR, INTERESES SOBRE DOCUMENTOS
POR COBRAR Y ESTIMACIN DE DOCUMENTOS INCOBRABLES. .............. 91
3.4.3.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN. ............................................................. 91

10

3.4.4 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A CLIENTES Y ESTIMACIN

DE INCOBRABILIDAD........................................................................................ 91
3.4.5 CUENTAS POR COBRAR POR OPERACIONES DISTINTAS A LAS
VENTAS Y SERVICIOS, Y ESTIMACIN, DE INCOBRABILIDAD..................... 94

CONCLUSIN. .............................................................................................................. 106

BIBLIOGRAFA. ............................................................................................................. 108

11

INTRODUCCIN.
El Contador Pblico es un profesional con pertinencia social que cuenta con
los conocimientos tericos y prcticos en contadura general, costos, contribuciones,
auditoria y finanzas, que lo posibilitan para elaborar, supervisar e interpretar
informacin financiera y administrativa.

El campo de actividad de un contador es muy amplio y abarca diversas

actividades, entre las cuales se encuentra la auditora externa, es el examen crtico,
sistemtico y detallad, realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con
la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin
independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y
formular sugerencias para su mejoramiento.

Me motivo a llevar a cabo la elaboracin de este trabajo, para conocer la

importancia que puede tener el buen empleo de control interno en el rubro de
cuentas por cobrar, as como el procedimiento que se debe seguir a su revisin.

Anteriormente para evitar todo tipo de fraude en las cuentas, era necesario
una correcta inspeccin de las cuentas por parte de personas especializadas y
ajenas al proceso, que garantizaran los resultados sin sumarse o participar en el
desfalco, es entonces cuando surge la auditoria; con ayuda de un contador pblico
especializado en el campo es posible la realizacin de esta tarea.

Ahora bien, conviene destacar que las auditorias reflejan los errores ya sean
por

procedimientos

de

trabajo

ejecutados

involuntariamente,

por

errores

intencionales, o cualquier tipo de fraude incurrido en una empresa bajo

responsabilidad de quien sea, acontecida en el desenvolvimiento del perodo fiscal.
Mi objetivo principal de dicha labor, es el mostrar un punto de vista acerca de
la auditora para efector de cuentas por cobrar y la utilidad que se tiene en las
12

empresas con el fin de indicar vas a travs de las cuales, en mi opinin, podra
realizarse este tipo de auditora.
En este trabajo de investigacin, se establecen las generalidades de la
auditoria, as como su evolucin, definicin y los objetivos que persigue, sus tcnicas
normas y procedimientos que debe seguir el mismo para lograr la realizacin de su
trabajo profesional, esto es lo que a grandes rasgos es el captulo primero.
En el capitulo segundo tambin mencionare el concepto de cuentas por
cobrar, tomando en cuenta algunos criterios de autores conocidos, importancia del
control interno en este rubro.
El ultimo capitulo hace referencia a los aspectos generales de la auditoria, el
procedimiento que se debe llevar esto quiere decir respecto al control interno y de
acuerdo a la aplicacin de stas se puede determinar una opinin sobre la situacin
real de la empresa.
As como una serie de cuestionamientos de control interno enfocado a cuentas
por cobrar.

13

CAPTULO 1
GENERALIDADES

14

CAPTULO 1. GENERALIDADES.
Hay que destacar que tanto en el pasado como en la actualidad ha existido y
existe una necesidad de examinar y evaluar tanto los factores externos e internos de
una organizacin de manera sistemtica y abarcando la totalidad de la misma.

1.1 HISTORIA DE LA AUDITORA.

La auditoria tiene como funcin analizar y apreciar, las acciones correctivas, el
control interno que tienen las empresas para poder avalar la integridad de su
patrimonio, la autenticidad de su informacin y la eficacia de sus sistemas de gestin.
La auditoria es una profesin antigua, teniendo conocimiento de su existencia ya en
las lejanas pocas de la civilizacin sumeria.
Alguno de sus antecedentes los podemos encontrar a fines del siglo XV, sin
embargo, fue hasta el siglo XIX en Inglaterra aproximadamente en el ao 1862
cuando se impulso la obligacin de auditar los resultados financieros de las
empresas pblicas, siguiendo a esto los Estados Unidos de Amrica, aunque de una
manera no impositiva.
En algunos pases de Europa, en la edad media se crearon diversas
asociaciones profesionales, las cuales ejecutaban funciones de auditora, siendo de
los ms destacados el consejo Londinense (Inglaterra), en 1310 y el Colegio de
contadores de Venecia (Italia), en 1581.
La revolucin industrial la cual tuvo lugar en la segunda mitad del siglo XVIII,
dio origen a nuevas tcnicas contables, poniendo mayor atencin a las tcnicas
dirigidas a la auditoria, atendiendo a las principales necesidades originadas por el
surgimiento de las grandes empresas.
En l ao de 1935,

James O. McKinsey, que perteneca a la American

Economic Association sent las bases para lo que l llam Auditoria administrativa

15

la cual consista en Una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz
de su ambiente presente y futuro probable.
Posteriormente, George R. Terry en 1953 quien menciona que La esencia de
la auditoria administrativa es un prototipo de una operacin de xito, la cual se lleva a
cabo mediante una revisin peridica

de los procesos de planeacin, de la

organizacin as como de la ejecucin y control de una entidad.

Posteriormente, Larke A.C. plante la necesidad de realizar auto-auditorias a
pequeas empresas con el propsito de evaluar su manera de actuar.
En 1959, The American Institute of Management, adiciona un mtodo para
auditar empresas lucrativas y no lucrativas, en el cual ponen mayor atencin en la
funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras, eficiencia operativa y
evaluacin de estas empresas.
La auditoria sea distinguida durante el pasar del tiempo como la nica
profesin capaz de evaluar y dictaminar, operaciones, informacin financiera y
controles de las instituciones pblicas y privadas.
Conforme sigui evolucionando, se requiri que alguien evaluara que los
registros y resultados fueran correctos, veraces y confiables, al inicio estas revisiones
rudimentarias, sin embargo se buscaba que los encargados de la administracin de
los negocios reportaran cifras reales y disminuyeran los actos de desfalcos y
prdidas de bienes y productos que quedaban a su cuidado.
Conforme creci la actividad empresarial aumento la necesidad de emisin de
reportes sobre la informacin financiera de una organizacin y que este fuera
avalado por profesional independiente a la entidad, quien era el encargado de
comprobar y dictaminar la veracidad y confiabilidad de los resultados presentados en
los estados financieros de las compaas, y as es como se inicio la primera etapa de
auditora.

16

El titulo de Auditor apareci a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el

reinado de Eduardo I.
La revolucin industrial del Siglo XVIII, implemento nuevas tcnicas contables,
especialmente en materia de auditora buscando cubrir las necesidades de las
grandes empresas, en 1845 en donde el Railway Companies Consolidation Act
estableci la obligacin de una verificacin anual que deba de ser realizada por los
auditores.

1.2 CONCEPTO DE AUDITORA.

La palabra Auditora viene del latn AUDITORIUS, y de esta proviene auditor,
que tiene la virtud de or, y el diccionario lo considera revisor de cuentas colegiado
pero se asume que esa virtud de or y revisar cuentas est encaminada a la
evaluacin de la economa, la eficiencia y la eficacia en el uso de los recursos, as
como al control de los mismos.
Por otra parte tambin se define como La actividad por la cual se verifica la
correccin contable de las cifras de los estados financieros; es la revisin mismas de
los registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras
que muestran los estados financieros emanados de ellos.1
De acuerdo al Servicio de Administracin Tributaria auditoria es El examen
objetivo y sistemtico de las operaciones financieras y administrativas del
contribuyente.2
La auditoria requiere el ejercicio de un juicio profesional, solido y maduro, para
juzgar los procedimientos que deben seguirse y estimar los resultados obtenidos.
Generalmente se le asocia con la finalidad de detectar errores y fallas

1
2

Mendivil Escalante Vctor Manuel. Elementos de auditora. Pg.15

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/como_navegar/84_6486.html

17

Segn Juan Carlos Mira, la definicin internacional ms aceptada, dice que el

objetivo de un examen de los estados financieros de una compaa, por parte de un
auditor independiente, es la expresin de una opinin sobre si los mismos reflejan
razonablemente su situacin patrimonial, los resultados de sus operaciones y los
cambios en la situacin financiera, de acuerdo con las NIF3
El concepto ms aceptado de auditora es el que establece la Comisin de
Normas y Procedimientos, menciona que es el examen de los estados financieros de
una entidad, con objeto de que el Contador Pblico independiente emita una opinin
profesional, respecto a si dichos estados presentan la situacin financiera, los
resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en
la situacin financiera de una empresa, de acuerdo con las Normas de Informacin
Financiera.

1.3 OBJETIVOS DE LA AUDITORA.

La Auditoria proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e
informacin concerniente a las actividades revisadas.
Es el examen objetivo de la finalidad de expresar una opinin profesional
sobre la confiabilidad de los estudios financieros si estos presentan razonablemente
la situacin financiera de una empresa, as como los resultados de sus operaciones
del periodo examinado.
Se puede hacer mencin, entre los objetivos inmediatos de una auditoria son:
el aseguramiento de la confiablidad de los estados financieros y el de rendir una
opinin acerca de la presentacin de dichos estados.
Normalmente los cuatro estados financieros bsicos auditados son el estado
de situacin financiera, estado de resultados, estado de flujos de efectivo y el estado
de variaciones en el capital contable.

Mira navarro Juan Carlos. Apuntes de auditora. Pg. 4

18

1.4 CLASIFICACIN DE LA AUDITORA.

El campo de accin del auditor puede ser muy amplio o bien restringido a
determinados fines, segn instrucciones recibidas de sus mandantes o clientes. Esto
da origen a distintas clases de auditora.
1.4.1 TRADICIONAL.
Tradicionalmente

se reconocen dos clases: Auditora interna y auditora

externa.
La auditora interna la desarrollan personas que dependen del negocio y
actan revisando, las ms de las veces, aspectos que interesan particularmente a la
administracin, aunque pueden efectuar revisiones programadas sobre todos los
aspectos operativos y de registro de la empresa.
La auditora externa, conocida tambin como auditora independiente, la
efectan profesionistas que no dependen de la empresa, ni econmicamente ni bajo
cualquier otro concepto, y a los que se reconoce un juicio imparcial merecedor de la
confianza de terceros. El objeto de su trabajo es la emisin de un dictamen. Esta
clase de auditora es la actividad ms caracterstica del contador pblico.
1.4.2 CONTADURA PBLICA.
La auditora se puede clasificar en diferentes maneras, dependiendo del punto
de vista o alcance que se desea obtener con la misma. La clasificacin de la
auditora desde el punto de vista de la Contadura Pblica es la siguiente:

Auditora Fiscal

Auditora Interna

Auditora Administrativa

Auditora Operacional

Auditora Financiera

Auditora Integral
19

Auditora Gubernamental

1.5 ANTECEDENTES DE LA AUDITORA EN MXICO.

El sistema contable inicio con el pueblo olmeca, por otro lado, los aztecas
llevaban un registro de sus negocios, debido al gran auge y desarrollo que empieza a
tener el comercio se incrementa la importancia que tiene el llevar un registro contable
y un control sobre el producto a comercializar.
La contabilidad azteca no solo se aplico a actividades mercantiles tambin
abarco como el computo calendrico-religioso, el registro de nominas de
trabajadores de diferentes ocupaciones.
Posteriormente, en el ao de 1821, la contabilidad sufri un atraso
considerado con respecto a la evolucin de esta prctica en otros pases, este atraso
debido a la culminacin de la Independencia, ya que dej a Mxico con trastornos
econmicos.
Es hasta el gobierno de Porfirio Daz, cuando se empieza a superar la crisis
que se tena y con ello se empieza a notar un avance considerable en los registros
contables, ayudando a esto la creacin de una Comisin de Contabilidad.
En 1845, se abre la primera escuela de Contadura Pblica y nueve aos ms
tarde se abre la Escuela Especial de Comercio. Para 1917, se funda La Asociacin
de Contadores Pblicos Titulados que en 1923 cambia su nombre por Instituto de
Contadores Pblicos Titulados

y en 1955 cambia a Instituto Mexicano de

Contadores Pblicos
El Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C. (IMCP), es una federacin
la cual se encuentra conformada por los colegios de profesionistas qu agrupan a
ms de 20 mil contadores y que fue fundado en 1923. Aqu se emite la normatividad
para el trabajo del auditor independiente, dichas normas son utilizadas en diversos
pases adems de Mxico.
20

1.6 CONCEPTO DE AUDITORA FINANCIERA.

Una auditora financiera es Un examen sistemtico de los estados
financieros, los registros y las operaciones correspondientes, para determinar el
cumplimiento de las Normas de Informacin Financiera, de las polticas de la
administracin y de los requisitos fijados. 4
As, la auditora financiera es el examen total o parcial de informacin
financiera, y la correspondiente operacional y administrativa, as como los medios
utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa informacin.
Quien cuenta con informacin confiable, veraz, oportuna, completa; adquiere
poder para hacer, para cambiar cosas y situaciones, para tomar mejores y bien
soportadas decisiones.
De aqu surge la vital importancia de la auditora financiera como elemento de
la administracin que ayuda y colabora en la obtencin y proporcionamiento de
informacin contable-financiera, y su complementaria operacional y administrativa,
base para conocer la marcha y evolucin de la organizacin como punto de
referencia para guiar su destino.
A fin de conservar los clientes actuales y atraer nuevos, la mayora de las
empresas deben conceder crditos y mantener inventarios. Para la mayora de las
empresas las Cuentas por Cobrar representan una inversin considerable que se
determina a travs del volumen de ventas a crdito esta inversin se considera como
propiedades de un negocio, el dinero, las mercancas y las cuentas por cobrar a los
clientes estn ligados en una secuencia, ya que el dinero se transforma en
mercancas y stas en cuentas por cobrar, las cuales a su vez se convierten en
dinero, inicindose as un ciclo que se repite indefinidamente dentro de las
actividades de una empresa.

http://html.rincondelvago.com/normas-internacionales-de-auditoria.html

21

En cada una de estas transformaciones se opera tanto una recuperacin de

capital invertido, como un resultado que puede ser una utilidad o una prdida.

1.7 DICTAMEN
El trabajo de auditora se cristaliza en un informe final llamado dictamen.
El dictamen es la opinin del contador pblico sobre la correccin contable de
las cifras de los estados financieros auditados, opinin a la que llega despus de
efectuar su trabajo de examen y que acostumbra a expresar en trminos uniformes,
o sea, en trminos semejantes.5
En base a lo anterior se concluye que el dictamen es la opinin que otorga el
contador pblico, sobre la revisin de los estados financieros, con la finalidad de
revelar que dicha informacin es razonable y le pueda servir a los interesados de
ella.

1.8 PRINCIPIOS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA.

El contador pblico6 independiente puede desempear diversas actividades o
trabajos aplicando sus conocimientos tcnicos, pero su principal actividades la
auditoria de estados financieros; la cual tiene por objetivo final el emitir una opinin
en la que haga constar que dichos estados financieros presentan la situacin
,financiera, los resultados de operacin, las variaciones en el capital contable y los
cambios en la situacin financiera de la empresa a una fecha, de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
El trabajo de auditora tiene por consiguiente, como finalidad inmediata,
proporcionar al propio contador pblico los elementos de juicio y de evidencia
suficiente para poder emitir su opinin de una manera objetiva y profesional.

Ibdem. Pg. 16
es un profesional con pertinencia social que cuenta con los conocimientos tericos y prcticos en contadura
general, costos, contribuciones, auditoria y finanzas.

22

Es, por tanto, responsabilidad personal e indeclinable del propio auditor

determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora a
aplicar, que considere necesarios.
El establecer los procedimientos de aplicacin general, que puede utilizar el
auditor para obtener la evidencia que fundamente su opinin profesional, sobre los
estados financieros de la empresa que est examinando.

1.9 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA.

o Los procedimientos de auditora, son el conjunto de tcnicas de investigacin
aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los
estados financieros sujetos e examen, mediante los cuales, el contador pblico
obtiene las bases para fundamentar su opinin.
Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conocimiento que
necesita para sustentar su opinin en una sola prueba, es necesario examinar cada
partida o conjunto de hechos mediante varias tcnicas de aplicacin simultnea o
sucesiva.
1.9.1 NATURALEZA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA.

Los diferentes sistemas de organizacin, control, contabilidad y en general los

detalles de operacin de los negocios, hacen, imposible establecer sistemas rgidos
de prueba para el examen de los estados financieros. Par esta razn el auditor
deber, aplicando su criterio profesional, decidir cul tcnica o procedimiento de
auditora o conjunto de ellos, sern aplicables en cada caso para obtener la certeza
que fundamente su opinin objetiva y profesional.
1.9.2 EXTENSIN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA.
Dado que las operaciones de las empresas son repetitivas y forman
cantidades numerosas de operaciones individuales, generalmente no es posible
23

realizar un examen detallado de todas las transacciones individuales que forman una
partida global. Por esa razn, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de
partidas y similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de examinar una muestra
representativa de las transacciones individuales, para derivar del resultado del
examen de tal muestra, una opinin general sobre la partida global. Este
procedimiento, no es exclusivo de la auditoria, sino que tiene aplicacin en muchas
otras disciplinas. En el campo de la auditoria se le conoce con el nombre de pruebas
selectivas.
La relacin de las transacciones examinadas del total que forman el universo,
es lo que se conoce como extensin o alcance de los procedimientos de auditora y
su determinacin, es uno de los elementos ms importantes en planeacin y
ejecucin de la auditora
1.9.3 OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA.
La poca en que los procedimientos de auditora se van a aplicar se le llama
oportunidad.
No es Indispensable y a veces no es conveniente, realizar los procedimientos
de auditora relativos al examen de los estados financieros, a la fecha del examen de
los estados financieros. Algunos procedimientos de auditora son ms tiles y se
aplican mejor en una fecha anterior o posterior.
1.9.4 TCNICAS DE AUDITORA.
Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el contador pblico
utiliza para comprobar la razonabilidad de la informacin financiera que le permita
emitir su opinin profesional.
Las tcnicas de auditora son las siguientes:

24

Estudio general. Apreciacin sobre la fisonoma o caractersticas generales de

la empresa, de sus financieros y de los rubros y partidas importantes, significativas o
extraordinarias.
Esta apreciacin se hace aplicando el juicio profesional del Contador Pblico,
que basado en su preparacin y experiencia, podr obtener de los datos e
informacin de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o
extraordinarias que pudieran requerir atencin especial. Por ejemplo, el auditor
puede darse cuanta de las caractersticas fundamentales de un saldo, por la simple
lectura de la redaccin de los asientos contables, evaluando la importancia relativa
de los cargos y anotados.
En forma semejante, el auditor podr observar la existencia de operaciones
extraordinarias, mediante la racin de los estados de resultados del ejercicio anterior
y da actual. Esta tcnica sirve de orientacin para la aplicacin otras tcnicas, por lo
que, generalmente deber aplicarse antes de cualquier otra.
El estudio general, deber aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es
recomendable que su aplicacin la lleve a cabo un auditor con preparacin,
experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional slido y amplio.
o Anlisis. Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales que
forman una cuanta o una partida determinada, de tal manera que los grupos
constituyan unidades homogneas y significativas.
El anlisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados
financieros para conocer cmo se encuentran integrados y son los siguientes:
a) Anlisis de saldos:
Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas
son compensaciones unos de otros, por ejemplo en una cuenta de clientes, los
abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o
parciales de los cargos por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta est formado
25

por un neto qua representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron
en la cuenta. En este caso, se pueden analizar solamente aquellas partidas que
forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de estas partidas residuales y su
clasificacin en grupos homogneos y significativos, es lo que constituye el anlisis
de saldo.
b) Anlisis de movimientos
En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensacin
de partidas, sino por acumulacin de ellas, por ejemplo, en las cuentas de
resultados; y en algunas cuentas de movimientos compensados, puede suceder que
no sea factible relacionar los movimientos acreedoras contra los movimientos
deudores, o bien, por razones particulares no convenga hacerlo. En este caso, el
anlisis de la cuenta debe hacerse por agrupacin, conforme a conceptos
homogneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que
constituyen el saldo de la cuenta.
o

Inspeccin. Examen fsico de los bienes materiales o de los documentos, con

el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operacin registrada o

presentada en los estados financieros.
En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo,
los datos de la contabilidad estn representados por bienes materiales, ttulos de
crdito u otra clase de documentos que constituyen la materializacin del dato
registrado en la contabilidad.
En igual forma, algunas de las operaciones de la empresas o sus condiciones
de trabajo, pueden estar amparadas por ttulos, documentos o libros especiales, en
los cuales, de una manera fehaciente quede la constancia deja operacin realizada.
En todos estos casos, puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de
la operacin realizada o de la circunstancia que se trata de comprobar, mediante el
examen fsico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operacin.

26

o Confirmacin. Obtencin de una comunicacin escrita de una persona

independiente de la empresa examinada y que se encuentra en posibilidad de
conocer la naturaleza y condiciones de la operacin y, por lo tanto, confirmar de una
manera vlida.
Esta tcnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la
persona a quien se pide la confirmacin, para que conteste por escrito al auditor,
dndole la informacin que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas. 7

Boletn 5010. (I.M.C.P. Normas y procedimientos de auditora y normas para atestiguar, 2011)

27

C A P T U L O 2.
CONTROL INTERNO PARA CUENTAS
POR COBRAR

28

CAPTULO 2. CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR

COBRAR.
En este captulo se estudiara el rubro de cuentas por cobrar, sus
generalidades del control interno, as como los objetivos de la auditoria para afectos
de cuentas por cobrar; tambin se conocern los elementos que debe contener el
programa que elabore el auditor a la realizacin de su trabajo.

2.1 CONCEPTO DE CUENTA POR COBRAR.

Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas,
servicios prestados, otorgamiento de prstamos o cualquier otro concepto anlogo.

Las cuentas por cobrar son derechos exigibles originados por ventas, servicios
prestados, otorgamiento de prstamos o cualquier otro concepto anlogo. La
valuacin, segn la NIF A-6 dice que las cuentas por cobrar deben de reconocerse
por su valor de realizacin que es el monto que se recibe, en efectivo, equivalentes
de efectivo o en especie, por la venta o intercambio de un archivo.
Las cuentas por cobrar deben cuantificarse al valor pactado originalmente del
derecho exigible. El valor pactado debe modificarse para reflejar lo que en forma
razonable se espera obtener en efectivo, especie, crdito o servicios de cada una de
las partidas que lo integran.

2.2 CARACTERSTICAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

Cuando las cuentas por cobrar sean a largo plazo, el valor de realizacin debe
cuantificarse considerando su valor presente en trminos que definen que dicho valor
presente representa el costo del dinero a travs del tiempo, el cual se basa en la
proyeccin de flujos de efectivo derivados de la realizacin de un activo o de la
liquidacin de un pasivo.

BoletnC-3, Normas de Informacin Financiera

29

Para cuantificar el importe de las partidas que habrn de considerarse

irrecuperables, debe efectuarse un estudio que sirva de base para determinar el valor
de aquellas que sern deducidas o canceladas y estar en posibilidad de establecer o
incrementar las estimaciones necesarias.
Los incrementos o reducciones que se tengan que hacer a las estimaciones,
con base en los estudios de valuacin, debern cargarse o acreditarse a los
resultados del ejercicio en que se efecten.
Las cuentas por cobrar en moneda extranjera, deben valuarse al tipo de
cambio bancario que est en vigor a la fecha de los estados financieros.
Las cuentas por cobrar se clasifican en generalmente en tres grupos que son:
Cuentas por cobrar al cliente: Est compuesto de los montos que acuerdan
los clientes con la empresa, debido al crdito tomado por la venta. Dentro del primer
grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la
entidad, derivados de la venta de mercancas o prestacin de servicios, que
representen la actividad normal de la misma. En el caso de los servicios, los
derechos devengados deben presentarse como cuentas por cobrar aun cuando no
estuvieren facturados a la fecha de cierre de operaciones de la entidad.
Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los
funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a crditos,
anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta despus de su salario.
Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones
tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daos o
perdidas entre otros.
Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de
activo corriente despus del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo
lo ms pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo
normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayora de los casos, es de
30

doce meses estas deben de colocarse en el rengln de activos no corrientes, es

decir en el de otros activos.
En cuanto a las reglas de presentacin, considerando su disponibilidad, las
cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata o a corto
plazo. Se consideran como cuentas por cobrar a corto plazo, aquellas cuya
disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un ao posterior a la
fecha del balance, con excepcin de aquellos casos en el que el ciclo normal de
operaciones exceda de este periodo, debiendo, en este caso, hacerse la revelacin
correspondiente en el cuerpo del balance general o en una nota a los estados
financieros.
La palabra clientes9 actualmente son todas aquellas personas que deben al
negocio mercancas adquiridas a crdito y a quienes no se exige especial garanta
documenta. Bajo este rubro se registran las cuentas por cobrar que posee la
empresa y que provienen de las ventas de los bienes y servicios que proporciona a
una entidad.
Los documentos por cobrar10 se dan a conocer si las ventas se efectan a
crdito y se desea mayor garanta que tenga carcter legal se solicita al cliente que
firme un documento denominado pagare. Legalmente est amparada por
documentos negociables entre lo que tenemos:
El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una
fecha estipulada futura.
La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo, dicho
documento no tiene carcter legal, ms bien estn garantizado por la moral y
confianza de la entidad emisora.

Persona que accede a un producto o servicio a partir de un pago.

Son cuentas por cobrar documentadas a travs de letras, pagars u otros documentos, proveniente
exclusivamente de las operaciones comerciales.

10

31

Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta
Documentos por Cobrar, ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar estos,
con una tasa de inters y la fecha de vencimiento.
2.2.1 DOCUMENTOS POR COBRAR DESCONTADO.
Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han
transferidos por endoso o de otra forma a un banco, al valor nominal o el de su
vencimiento; a veces deducido en descuento que viene a representar el inters
correspondiente al plazo no expirado.
Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo endosa y
para el que vende un activo contingente con recurso de devolucin por falta de pago.
Este debe presentarse en el balance general como una deduccin de los
documentos por cobrar.
Las cuentas a cargo de compaas tenedoras, subsidiarias, afiliadas y
asociadas deben presentarse en rengln por separado dentro del grupo de cuentas
por cobrar, debido a que frecuentemente tienen caractersticas especiales en cuanto
su exigibilidad. Si se considera que estas cuentas no son exigibles de inmediato y
que sus saldos ms bien tienen el carcter de inversiones por parte de la entidad,
debern clasificarse en captulo especial del activo circulante.
Cuando el saldo de cuentas por cobrar de una entidad, incluya partidas
importantes a cargo de una sola persona fsica o moral, su importe deber mostrarse
por separado dentro del rubro genrico cuentas por cobrar o, en su defecto,
relevarse a travs de una nota a los estados financieros.
Las estimaciones para cuentas incobrables11, descuentos, bonificaciones, etc.,
deben ser mostradas en el balance general como deducciones a las cuentas por
sobrar. En caso

de que presente saldo neto, debe mencionarse en nota a los

estados financieros el importe de la estimacin efectuada.

11

Cuentas por cobrar que no fueron efectivas. (Charles T. Horngren,Gary L. Sundem,John A. Elliott, 2002)

32

Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera

deber revelarse este hecho en el cuerpo del balance general o en una nota a los
estados financieros.
Tratndose de cuentas por cobrar a largo plazo debern indicarse los
vencimientos y tasas de inters, en su caso.
Los saldos a cargo de propietarios, accionistas o socios de una entidad, que
representen capital suscrito no exhibido, no debern incluirse dentro del rubro de
cuentas por cobrar.
Cabe mencionar que la importancia de esta cuenta es que estn constituidas
por crditos a favor de las empresas, correspondientes a las ventas, prestacin de
servicios y dems operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes no
garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y montos
acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturadas con
posterioridad.
En la mayora de las empresas, las cantidades por ventas de contado se
acumulan todos los das en una o ms cajas registradoras y la suma se registra por
medio de un asiento de diario al final del da.

2.3 OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

Su objetivo primordial es el de registrar todas las operaciones originadas por
adeudos de clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la compaa.
Las

cuentas

por

cobrar

fundamentalmente

son

un

instrumento

de

mercadotecnia para promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su
empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversin y que no se
abuse del procedimiento hasta el grado en que el otorgamiento de crditos deje de
ser rentable y atractivo en trminos de rendimiento sobre inversin.

33

El departamento de mercadotecnia de la empresa por lo general tiende a

considerar las cuentas por cobrar como un medio para vender el producto y superar
a la competencia. Por lo regular se observa que la mayora de los vendedores, por
ejemplo, se inclinan hacia una poltica de crdito muy liberal, porque favorece las
ventas.
Si la competencia ofrece crdito, la propia empresa tendr que hacerlo
tambin para proteger su posicin en el mercado. Muchas veces ha sucedido que la
empresa que ofrece facilidades de crdito como parte de sus servicios.
Esto exige que las cuentas por cobrar maximicen las utilidades y ofrezcan un
rendimiento atractivo. Es necesario comparar los costos y los riesgos de la poltica de
crdito con las mayores utilidades que se espera habrn de generar.
Tambin se trata de evitar que se otorgue crdito 12 a clientes potenciales que
probablemente tendrn dificultades para pagar o que inmovilizarn los recursos de la
empresa |demorando el pago por largo tiempo.
No conviene financiar a clientes que ofrecen demasiado riesgo

o que

requieren un total de cuentas por cobrar tan considerable que la inversin slo es
rentable marginalmente porque absorbe recursos que se podran usar para financiar
otros proyectos ms atractivos.
Como se ver ms adelante, si el rendimiento de la inversin en cuentas por
cobrar adicionales es inferior al costo de los recursos que se obtienen para
financiarlas, se debe rechazar la inversin adicional en esas cuentas.

12

Es una devolucin en dinero donde la persona se compromete a devolver la cantidad solicitada en el tiempo o
plazo definido segn las condiciones establecidas para dicho prstamo ms los intereses devengados, seguros y
costos asociados si los hubiera. (http://es.wikipedia.org/wiki/Cr%C3%A9dito, 2011)

34

2.4 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO.

En este punto se dar a conocer algunas definiciones del control interno, tipos
de control, as como los principios, objetivos y caractersticas del sistema de control
interno.

2.5 DEFINICIN DEL CONTROL INTERNO.

El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos
y procedimientos que aseguren que los activos estn debidamente protegidos, que
los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla
eficazmente segn las directrices marcadas por la administracin.
El control interno Es el sistema interior de una compaa que est integrado
por el plan de organizacin, la asignacin de deberes y responsabilidades, el diseo
de cuentas e informes y todas las medidas y mtodos empleados: 1) para proteger
los activos; 2) obtener la exactitud y la confiabilidad de la contabilidad y de otros
datos e informes operativos; 3) promover y juzgar la eficiencia de las operaciones de
todos los aspectos de las actividades de la compaa, y 4) comunicar las polticas
administrativas, y estimular y medir el cumplimiento de las mismas. 13
De acuerdo a las definiciones antes mencionadas, se considera que el control
interno: es el conjunto de mtodos y procedimientos que en forma coordinada
adoptada una empresa u organizacin, con el objetivo de proteger sus bienes,
obtener la confiabilidad de la informacin contable, promover la eficiencia de las
operaciones e informar las polticas administrativas y operativas de la entidad.

2.6 TIPOS DE CONTROL INTERNO.

Existen seis tipos de control: El gerencial, el contable, el administrativo u
operario, el operativo de gestin, el presupuestario y el de informtica.

13

Cook w. John y Winkle M. Gary CPA. Auditora. Pg.

207 y 208

35

Control Gerencial: Est orientado a las personas con el objeto de influir en los
en los individuos para que las acciones y comportamientos sean conscientes con los
objetivos de la organizacin.
Control Contable: Comprende todas las normas y procedimientos contables
establecidos, como todos los mtodos y procedimientos que tiene que ver o estn
relacionados directamente con la proteccin de los bienes y fondos y la confiabilidad
de los registros contables.
La integridad de la informacin: Que todas las operaciones efectuadas queden
incluidas en los registros contables.
La validez de la informacin: Que todas las operaciones registradas
representen acontecimientos econmicos que en verdad ocurrieron y fueron
debidamente autorizados.
La exactitud de la informacin: Que las operaciones se registren por su
importe correcto, en la cuenta correspondiente y oportunamente.
Mantenimiento de la

informacin: Que los registros contables, una vez

asentados todas las operaciones, siguen reflejando los resultados y la situacin

financiera del negocio.
La seguridad fsica: que el acceso a los activos y a los documentos que
controlen su movimiento este restringido al personal autorizado.
Control administrativo u operario est orientado a las polticas administrativas
de las organizaciones y a todos los mtodos y procedimientos que estn
relacionados, en primer lugar, con el debido acatamiento de las disposiciones
legales, reglamentarias y la adhesin a las polticas de los niveles de direccin y
administracin y, en segundo lugar, con la eficacia de las operaciones.
Control Operativo de Gestin: Est orientado a procesos y tareas ya
ejecutadas. Se trata de procedimientos diseados para tener un control permanente
36

sobre los procesos con el fin de vigilar por el mantenimiento de ciertos estndares de
desempeo y calidad que sirvan como base de comparacin con lo presupuestado.
Control Presupuestario: Es una herramienta tcnica, en la que se apoya el
control de gestin, basado en la direccin u objetivos. Consistente en confrontar
peridicamente el presupuesto frente a los resultados reales del periodo, centro por
centro, con el fin de poner en evidencia las desviaciones.
Control Informtico: Est orientado a lograr el uso de la tecnologa y la
informtica como herramienta de control; su objetivo ser mantener controles
automticos efectivos y operativos sobre las operaciones.14

2.7 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Un plan lgico y claro de las funciones de organizacin que establezca lneas
claras de autoridad y responsabilidad tanto para las unidades de organizacin, como
para los empleados individualmente y que segregue las funciones operativas, de
registro y de custodia.
Un sistema adecuado para la autorizacin de transacciones y operaciones; y
procedimientos seguros para registrar sus resultados en trminos financieros.
Prcticas sanas y seguras para la ejecucin de las funciones y obligaciones de
cada unidad y persona, dentro de la organizacin.
Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitacin y experiencia
requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.
Normas de calidad y ejecucin claramente definidas y comunicadas al
personal.
Una efectiva y profesional unidad de auditora interna independiente, hasta
donde sea factible, de las operaciones examinadas.

14

Cepeda Alonso Gustavo Op. Cit. Pg. 29-32

37

2.8 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO.

El auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa para los
documentos relativos a las cuentas a cobrar (flujograma); de tal forma que le
permitan establecer la fiabilidad de los mismos y en funcin de aquellos realizar las
pruebas sustantivas suficientes para obtener conclusiones sobre este rea.
Como ms importantes, debe considerar los siguientes:
Adecuada segregacin de funciones, con personas independientes que
supervisen cada uno de los departamentos en los que intervienen:
o Cuentas a cobrar y su contabilizacin,
o Devoluciones y descuentos,
o Realizacin de pedidos y crditos,

o Facturacin y control de tesorera.

2.8.1 LISTADO DE CLIENTES CON EL LMITE DE CRDITO.
Conciliaciones peridicas entre las cuentas a cobrar y el mayor al final de mes.
Envo peridico de conciliaciones a clientes, realizado por personas independientes
aclarando las diferencias existentes.
Existencia de un control para la entrega de mercancas, para que no pueda
salir la misma sin la correspondiente autorizacin orden de venta 15 y sin el
correspondiente albarn.
Control sobre las mercancas facturadas. Debe existir una numeracin
correlativa en los albaranes y que stos acompaen siempre a la mercanca.
Comprobacin peridica de las facturas pendientes de cobro.
15

http://jetaccess.net/groups/redbahn/wiki/54e37/1.1_Ordenes_de_Venta.html

38

Conciliacin peridica de los saldos de efectos a cobrar descontados en el

banco y su registro en el mayor.

2.9 EL CONTROL INTERNO EN LAS CUENTAS POR COBRAR.

El control interno sobre las cuentas por cobrar da comienzo con la aceptacin
de un pedido de un cliente y la respectiva elaboracin de la orden de venta, a bien,
con la aprobacin del crdito que se haya de otorgar.
Para que exista un control interno adecuado sobre las ventas a crdito y sus
respectivas cuentas, ser necesario segregar las funciones de tal manera que se
dividan las responsabilidades respecto de 1) La elaboracin de la orden de venta, 2)
La aprobacin del crdito, 3) la entrega de mercancas que se hayan de embarcar, 4)
El embarque 5) La facturacin a la clientela, 6) La verificacin de las facturas, 7) la
afectacin de las cuentas por cobrar y 9) el cobro de las cuentas, la contabilizacin
del efectivo recibido y el depsito del efectivo al banco.
2.9.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORA EN LAS CUENTAS POR COBRAR.
Los objetivos que se persiguen al auditar las cuentas por cobrar son: el
determinar 1) Que las cuentas por cobrar sean autenticas; 2) Que su importe sea
correcto; 3) que puedan llegarse a cobrar, 4) Que sean correctas las transacciones
relacionadas con las ventas peridicas, las deducciones a los ingresos y las perdidas
en crditos otorgados; 5) Que estn debidamente validadas para su correcta
presentacin en los estados financieros.
2.9.2 PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORA Y EL CONTROL INTERNO.
El anlisis de crdito se dedica a la recopilacin y evaluacin de informacin
de crdito de los solicitantes para determinar si estos estn a la altura de los
estndares de crdito de la empresa.
Para llevar a cabo lo anterior es necesario realizar:
39

1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las

cuentas por cobrar.
2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por
cobrar.
3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden
y de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran
adecuadamente.
5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por
cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.
6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean
correctamente autorizadas por quien corresponda.
8. Verificar que las cuentas por cobrar ests adecuadamente respaldadas.
9. Comprobar que las cuentas por cobrar ests vigentes y que las medidas de
seguridad se apliquen correctamente.
10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado
del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de
ste por parte de los clientes y deudores.
11. Controlar el efectivo recibido de proveedores.
12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.
13. Controlar Notas de dbito y de crdito (Rebajas por volmenes de
compras, etc.).
14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos
de nuevo.
40

El Procedimiento que se aplica es el siguiente:

1. Verificar fsicamente junto con la persona responsable de las cuentas por
cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.
2. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos, cheques, letras y
documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.
3. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos en empresas relacionadas.
4. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor de
Inversiones en Empresas Relacionadas.
5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el
monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a
empresas relacionadas.
6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RFC,
domicilio particular y laboral, etc.
7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos
estn legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.
8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RFC,
domicilio, etc.
9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente
los documentos.
10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido
enviados a notara, a bancos e instituciones financieras.
11. Verificar qu cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con
atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas.
12. Examinar las autorizaciones para la venta que origin el respectivo
documento por cobrar.
41

13. Examinar la boleta de venta que origin el documento por cobrar,

chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden.
14. Examinar las facturas de clientes, as como otros documentos justificativos
de las cuentas por cobrar.
15. Seleccionar un nmero de documentos por cobrar de clientes y/o otros
deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables.
16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes,
Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a
empresas relacionadas.
17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los
propios trabajadores de la empresa.
18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores
de la empresa.
19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido
debidamente calculados.
20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de
arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.
21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compaas de seguros,
verificar las condiciones de la pliza y monto asegurado ante un determinado
siniestro.
22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores.
Se refiere a los casos en que, despus de haber realizado una compra de
mercaderas y haberla pagado, tal mercanca result defectuosa o lleg con algn
faltante, y el proveedor atender el reclamo mediante una nota de crdito.

42

23. Verificar las notas de crditos emitidas por el proveedor y ver si coincide
con los documentos que respalden la devolucin.
24. Verificar si existen depsitos en garanta de cumplimientos de contratos.
25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garanta citada en
el punto anterior.
26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta
cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contrado con la empresa por
conceptos diferentes a lo que todava deban del capital que suscribieron.
27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades,
una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el
abastecimiento de mercadera o de la prestacin del servicio.
A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que ser cobrado en el
momento en que, sea recibida la mercadera o el servicio que ha comprado.
28. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores
corresponda con los documentos que respalden esta situacin.
Respecto a los Deudores Incobrables
1. Verificar la ubicacin fsica de documentos incobrables.
2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables
para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de stos.
3. Verificar que se ha usado el mtodo adecuado en el clculo de la
estimacin de deudores incobrables.
4. Comprobar si la base para la estimacin se ajusta a las disposiciones
legales.
5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimacin de Deudores Incobrables.
43

6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por concepto de

inflacin y/o correccin monetaria sean calculados y registrados.
7. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a
cancelar una deuda.
8. Comprobar que esta situacin aparezca en los registros contables.
Respecto a los documentos por cobrar es importante tener en cuenta no
perder nunca de vista la existencia fsica de stos as como verificar su formalidad
para asegurarse que stos puedan convertirse realmente en dinero.
El programa que he descrito puede variar de acuerdo a cada profesional
responsable de la Auditora, pues de acuerdo a la aplicacin de stas el Auditor
basar su opinin en relacin a la situacin real de la empresa.
2.9.3 DETERMINACIN DEL NIVEL DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Para determinar un nivel en cantidad de cuentas por cobrar es necesario
conocer las polticas que la empresa tenga en cuenta al otorgamiento de crditos y
clientes mucha, por ejemplo acostumbran ofrecer descuentos por pronto pago, pero
es conveniente comparar el monto de dicho descuento con el costo de
administracin de la inversin en clientes para precisar cul de las alternativas es la
ms conveniente.
2.9.4 DETERMINACION DE LA POLITICA APROPIADA DE CUENTAS POR
COBRAR.
Una vez que los directores de finanzas conocen los costos y los beneficios. Se
van a tomar las tres polticas de cuentas por cobrar ms comunes; es decir, venta al
contado, neto a 30 y 2/10, neto a 30, para analizarlas a fin de ejemplificar cmo
puede proceder el director de finanzas.

44

Aun as se pueden modificar las condiciones de crdito ampliando el tiempo

en que se debe hacer el pago y/o concediendo al cliente un descuento si paga antes
del plazo mximo concedido.
La poltica de ventas al contado implica el pago inmediato; el neto a 30
concede al cliente 30 das como mximo para pagar y el 2/10, neto a 30 tambin 30
das, slo que si paga dentro de los 10 das que siguen a la venta podr deducir un 2
por ciento del importe. Ese 2% es un incentivo para inducirlo a pagar dentro de los
primeros 10 das.
La venta al contado. Si la poltica de la empresa es vender al contado, no
otorga crdito comercial No habr costos de cobranza ni de capital, puesto que no se
ha invertido dinero para financiar las cuentas por cobrar. Es obvio que tampoco
habr costos de morosidad e incumplimiento, de manera que el costo total de la
poltica de ventas al contado es de cero.
No habiendo costos qu comprar, hay que examinar los beneficios (utilidades)
que se derivan de la poltica.

2.10 ROTACIN DE CUENTAS POR COBRAR.

El Anlisis por medio de razones financieras ayuda a determinar la rotacin de
las cuentas por cobrar a clientes, su convertibilidad y el periodo promedio de
cobranza para que en base a lo encontrado, cambie total o parcialmente o reafirme
las polticas de cobranza y otorgamiento de crdito pactados.
Es importante observar que mientras menor es el ritmo de convertibilidad de
las cuentas por cobrar, es ndice de un movimiento econmico mayor, mismo que
puede traducirse en un incremento en las utilidades.
La rotacin obtenida es ideal, ya que muestra que las ventas se recuperan en
el perodo previsto, lo que motiva a la empresa a reafirmar sus polticas prcticas.

45

Como medida de control interno un nivel ptimo de cuentas por cobrar debe
calcularse en base a los ingresos reportados y debe actualizarse de acuerdo a los
pedidos y a la cobranza reportada por el departamento de crdito.
Es indispensable que el sistema de cobranza funcione bajo procedimientos
inteligentes de control interno que aseguren que la informacin que se entregue al
departamento de cuentas por cobrar, sea confiable.

2.11 EL PROCESO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

1. Facturacin
2. Notas de Crdito y Cargo.
3. Pagos
4. Cuentas Incobrables.
2.11.1 FACTURACION.
Se inicia cuando se enva un pedido o cuando se completa la prestacin de un
servicio; y es responsable de la asignacin del precio y de la emisin de una factura
al cliente.
2.11.2 NOTAS DE CREDITO Y CARGO.
En ellas se registran todos aquellos descuentos y devoluciones que se
concede a clientes. Estos se tramitan a travs del departamento encargado de la
facturacin el cual se encarga de elaborar las notas.
2.11.3 PAGOS.
La consideracin de pagos de clientes es una actividad constante e importante
del proceso de las cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza de

46

cada

da,

el

departamento

de

crdito

cobranza

turna

la

informacin

correspondientes a cuentas por cobrar y esta actualiza el auxiliar de clientes.

2.11.4 CUENTAS INCOBRABLES.
Es sumamente importante analizar los casos en donde a pesar de los
esfuerzos de cobranza, se aprecie una baja probabilidad de cobro. Cuando esto
sucede se debe enviar al cliente un aviso de cobro ya sea por medio de cartas, o
funcionarios de mayor jerarqua con lo cual se exija el cobro. Estas funciones las
analizaremos en el siguiente captulo que es el que corresponde al departamento de
Crdito y Cobranza.

2.12 El CRDITO Y LA COBRANZA.

El crdito y la cobranza tambin son funciones que se realizan dentro del ciclo
de ingresos y es la que se encarga de cobrar, autorizar ajustes y asignar crditos y
tiene cuatro objetivos:
Minimizar cuentas incobrables a travs del establecimiento de lmites de
crdito apropiados para cada cliente.
Registrar los pagos de clientes rpida y certeramente,
Tomar accin inmediata y efectiva dada una factura vencida,
Asegurarse que solamente se hagan ajustes a las cuentas de clientes cuando
estn estipulados en los procedimientos internos y sean autorizados por el
departamento de crdito.
Si estos objetivos no se cumplen, las empresas asumen los siguientes riesgos:
Prdida excesiva por vender a crditos razonables.
Prdida de ventas por la insatisfactoria solucin de quejas de clientes.
Desfalcos de caja a un deficiente control de pagos
47

Cuentas

por

cobrar excesivas

debido

la incapacidad

de

cobrar

oportunamente. Por ello es necesario mantener una poltica adecuada de control

interno en cuanto a las cuentas por cobrar.
2.12.1 FUENTES DE INFORMACIN DE CRDITO ESTADOS FINANCIEROS.

La primera fuente de informacin es el conjunto de estados financieros que se

requiere que presente cada solicitante de crdito. Los solicitantes pueden presentar
sus declaraciones de impuestos en lugar de otros estados. Los datos que incluyen
los estados financieros permiten que el departamento de crdito realice un anlisis
de razones financieras, el nfasis caer sobre la liquidez.
2.12.2 INTERCAMBIOS DE INFORMACIN DE CRDITO.
Los administradores de crdito de las empresas que hacen sus ventas a una
industria en particular se renen peridicamente para intercambiar informacin de
crdito.
2.12.3 POLTICAS DE CRDITO.
El nivel de las cuentas por cobrar de una empresa est determinado por el
volumen de sus ventas y por el periodo promedio entre el momento n el que se hace
una venta y el momento en que se cobra el efectivo correspondiente a dicha venta, o
el periodo promedio de cobranza.
El periodo promedio de cobranza, a la vez, depende en parte de las
condiciones econmicas y en parte de un conjunto de factores que son controlables
por la empresa.
Las principales variables de poltica incluyen:
Las normas de crdito, o el riesgo mximo aceptable de las cuentas de
crdito.

48

Los trminos de crdito que incluyen el plazo de tiempo durante el cual se

concede el crdito, denominado periodo de crdito y el porcentaje de descuento
dado por la prontitud de pago.

2.13 LA POLTICA DE COBRANZA DE LA EMPRESA.

2.13.1 NORMAS DE CRDITO
Si una empresa extendiera crdito sobre las ventas solo a sus clientes fuertes,
tendra pocas prdidas por cuentas malas y pocos gastos por operar un
departamento de crdito; al hacer esto probablemente estara perdiendo ventas, y las
utilidades que se abandonaron sobre estas ventas prdidas podran ser mucho
mayores a los costos implcitos en la extensin del crdito necesarias para hacer
ventas a clientes ms dbiles.
La determinacin de las normas ptimas de crdito implica igualar los costos
incremntales asociados con una poltica activa de crdito con las utilidades
incremntales provenientes del aumento en ventas.
Los costos incremntales incluyen costos de produccin y de ventas, as como
aquellos costos asociados con la calidad de las cuentas marginales, o costos de
crdito. Estos costos de crdito incluyen:
Prdidas por incumplimiento de pago o por cuentas malas.
Costos elevados de investigacin y cobranzas.
Mayores costos asociados con el capital invertido en las cuentas por cobrar
provenientes de ventas a clientes con menor dignidad de crdito, quienes pagan sus
cuentas ms lentamente, y quienes consecuentemente hacen que el periodo
promedio de cobranza se vea agrandado.
Para evaluar los riesgos de crdito de un cliente, los administradores de
crdito empiezan con lo siguiente:
49

CARACTER: Se refiere a la posibilidad de que el cliente trate de hacer honra a

sus obligaciones; (referente a lo moral.)
CAPACIDAD: Es un juicio subjetivo de la habilidad del cliente para pagar sus
obligaciones. Se evala a travs de los antecedentes del cliente y de sus mtodos de
negocios.
CAPITAL: Se mide en la posicin financiera general de la empresa tal como la
indicara en anlisis de razones financieras, con un nfasis especial sobre las
razones de riesgo.
COLATERAL: Esta representado por los activos que ofrezca el cliente en
cuestin como garanta del crdito extendido.
CONDICIONES: Se refieren al impacto de las tendencias econmicas
generales

sobre la empresa y a los desarrollos especiales en ciertas regiones

geogrficas, o sectores de la economa, que puedan afectar la habilidad del cliente

para cumplir sus diversas obligaciones.
Las cinco Cs del crdito representan los factores mediante los cuales se juzga
el riesgo de crdito. Al analizarlas los administradores de crdito tratan de formular
juicios acerca de los costos totales esperados, resultantes de la concesin de crdito
a un cliente. Estos costos deben ser posteriormente comparados con los incrementos
esperados en los ingresos netos.
2.13.2 CLASES DE RIESGO DE CRDITO.
La empresa vendedora puede usar su informacin de crdito para desarrollar
diversas clases de riesgos de crdito, o distintos grupos de clientes ordenados segn
la probabilidad de perdida que se asociara a las ventas hechas a cada grupo.
2.13.3 TRMINOS DE CRDITO.
Especifican el periodo durante el cual se extiende el crdito y el descuento, si
es que lo hay, por pronto pago.
50

2.13.4 PERIODO DE CRDITO.

El agrandar el periodo de crdito estimula las ventas, pero existe un costo en
los fondos invertidos bajo cuentas por cobrar (saldos). Determinar el periodo ptimo
de crdito implica localizar el punto en el cual las utilidades marginales provenientes
del incremento en ventas quedan exactamente compensadas por los costos de
mantener un monto ms elevado de sus saldos.
Se mencionaran cuatro funciones principales que toda empresa debe tomar en
cuenta dentro de sus polticas:
a) Mantenimiento de Lmites de Crdito.
Es sumamente importante, que la funcin encargada de los pedidos, conozca
los lmites de crdito de cada cliente. Por esta razn, la primera obligacin del
departamento de crdito y cobranza, es establecer lneas de crdito apropiadas para
cada cliente y revisarlas peridicamente.
Realizar el mantenimiento del listado de lmite de crditos comienza cuando se
solicita la otorgacin de una lnea de crdito para un nuevo cliente o cuando el
historial de las transacciones con un cliente, hacen pertinente un ajuste al crdito que
se le otorga.
b) Cobranza
Con el objeto de recibir pagos por las ventas realizadas, los departamentos de
crdito y cobranza deben interactuar con clientes.

2.14 POLTICA DE COBRANZA.

Se refiere a los procedimientos que la empresa usa para cobrar las cuentas
vencidas y no pagadas. Los procedimientos estandarizados de cobranza incluyen el
envo de cartas que con severidad creciente requieran el pago, hacer llamadas
telefnicas, entregar la cuenta por cobrar a una agencia externa de cobradores, o
entablar una demanda civil.
51

El proceso de cobranza puede ser muy costoso en trminos de los gastos que
se requieran y del crdito mercantil que se pierda, pero se necesita por lo menos
alguna firmeza para prevenir una prolongacin indebida del periodo de cobranza y
para minimizar las perdidas resultantes.
El proceso usual de la cobranza involucra los puntos que aparecen:
La funcin de cuentas por cobrar turna un Estado de Cuentas de clientes al
departamento de crdito y cobranza.
Con los datos incluidos en el Estado de cuenta, el departamento de crdito y
cobranza enva Estados de cuenta a todos los clientes deudores y se encarga de
cobrarles el da adecuado.
De acuerdo a la antigedad de las cuentas por cobrar y a la importancia
dcada una, se deben llevar a cabo ciertas actividades adicionales. Las alternativas
seleccionadas en cada caso, deben implementarse de acuerdo a polticas y
procedimientos preestablecidos.
Hasta 30 das de atraso. Se hace una llamada al cliente, seguida de tres
cartas escalonadas, bien pensadas y perfectamente redactadas, firmadas por el
funcionario encargado de los cobros.
Hasta 60 das de atraso. Un funcionario de mayor importancia debe visitar al
cliente previa cita para tramitar el pago.
Hasta 90 das de atraso. El caso deber transferirse al departamento legal.
Insolvencia del cliente. Se cargan a la partida Reserva para Cuentas Incobrables.
c) Registro de pagos de clientes.
Se encargo de controlar fsicamente el dinero efectivo y depositar el efectivo
en la cuenta bancaria de la compaa adems de turnar a otras funciones nter
compaa, documentos que certifiquen la recepcin y el correcto depsito de dinero.
d) Registro de ajustes.
52

A causa de errores en la facturacin, entrega de cantidades o artculos

equivocados, mal estado de los bienes entregados, facturas vencidas y otros
problemas, puede ser necesario entregar notas de crdito o de cargo de clientes.
Al descubrir una excepcin en el estado de cuenta del cliente, los vendedores,
los mismos clientes y los departamentos de facturacin y cuentas por cobrar deben
iniciar un proceso de ajuste.
Basndose en las polticas internas y en los factores especficos del caso, el
gerente del departamento de crdito y cobranza autoriza una nota de crdito o de
cargo y despus enva la autorizacin al departamento de factorizacin.
La funcin de Crdito y Cobranza comparte informacin con varios
departamentos de toda la empresa. Dicha informacin se refiere al efectivo recibido,
a los ajustes realizados y a los reportes de historial crediticio. Con el siguiente
diagrama se puede observar cmo fluye la informacin entre el departamento de
Crdito y Cobranza y otras reas de un negocio.
2.14.1 ANLISIS DE CARTERA.
Un anlisis de cartera se refiere primordialmente al listado de clientes que toda
empresa tiene; el anlisis se debe a saber por medio de tcnicas de control sobre los
clientes que se pueden clasificar de acuerdo a los lmites de crdito que la compaa
ha otorgado, cada cliente debe de tener un estado de Cuenta que informe todas las
transacciones que se han realizado con l y a si este ha cumplido satisfactoriamente
y oportunamente con sus pagos ya que si no se deben de ir desechando aquellos
que no han cumplido con lo establecido y esto tambin de acuerdo a las polticas de
control que la empresa tenga ya establecidas.
Un anlisis se puede hacer al verificar y comparar el lmite de crdito
aprobado de un cliente, con la suma de las cuentas por pedido actual. Si con el
pedido actual se excede el crdito otorgado al cliente, se requiere de una
autorizacin especial de la administracin (nunca del agente de ventas).
53

La recepcin oportuna, identificacin y control de dinero en cualquiera de sus

formas, es responsabilidad del departamento de Crdito y Cobranza.
2.14.2 CLASIFICACION DE UNA CARTERA DE CLIENTES.
Es una tcnica que permite clasificar cuales son los clientes vitales para la
empresa, dependiendo el tipo de elemento que es para la organizacin. Y se
clasifican como:
2.14.3 CLIENTES NUEVOS.
El grupo de clientes nuevos est formado por aquellos que han realizado su
compra por primera vez a la empresa, cabe mencionar que estos trabajaban antes
con empresas que eran sus proveedores, los cuales son considerados la
competencia de la organizacin a la que le estn comprando por primera vez.
2.14.4 CLIENTES EXISTENTES.
En este grupo se incluyen todos los clientes con que cuenta una organizacin,
esto permite tener presente algn grado de crecimiento en diversos indicadores de
ventas, pero se ve limitado a su nmero y a su capacidad de compra de cada uno,
razn por la cual se consideran diversos planos , en los cuales la empresa empieza a
ver niveles reales de crecimiento en todos su indicadores y su conquista implica una
labor preliminar de identificacin, clasificacin y anlisis de sus caractersticas,
hbitos de consumo, hbitos de compra , etc. segn sean personas naturales o
jurdicas.
2.14.5 CLIENTES PASIVOS.
Son clientes actuales o presentes, con estos se tiene la intencin de conservar
el mayor nmero posible de los mismos, buscando su "fidelizacin" con herramientas
de marketing relacional, debido a que son clientes que generan los menores
volmenes y frecuencias de facturacin.
54

2.14.6 CLIENTES INACTIVOS.

Son los clientes con necesidades y expectativas que no fueron cubiertas por la
organizacin. Es por ello que no han hecho compras recientes, y estn sensibles de
ser persuadidos por la competencia
2.14.7 CLIENTES POR VOLUMEN DE COMPRA.
Consiste en las transacciones que realiza una empresa, con los clientes que
compran en un volumen mayor al promedio de los clientes que conforman su cartera.
El llevar un registro de ellos tiene como objetivo proporcionar informacin mensual
sobre el volumen de las ventas de bienes muebles de cada uno de sus clientes, con
el fin de conocer la cuanta del consumo
2.14.8 CLIENTES ESPECIALES.
Cliente Especial es aquel comprador que recibe beneficios adicionales que
son otorgados a todos aquellos clientes de la cartera que; hayan realizado compras
con su Tarjeta de Crdito, registren cierto volumen de compra, frecuencia de compra,
etc. Estos clientes poden acceder a descuentos, puntos para ser canjeados por
productos, entrar a concursos o rifas, etc.

2.15 DEPURACIN DE LA CARTERA DE CLIENTES.

Podemos empezar por identificar aquellos clientes que causan problemas ya
sean clientes que son, exigentes, estn en el da a da de una organizacin,
evidencian su existencia con toques diarios o frecuentes de atencin, esto hace
pensar a las organizaciones que son el ncleo de su existencia como empresa,
simplemente, porque se hacen notar.
Sin embargo, otros clientes, discretos, rentables muchas veces, reciben un
trato tan discreto como ellos lo son. Servicio para cubrir el expediente, literalmente,
para clientes poco ruidosos. Que como vienen, se van, porque no se les haca caso.
55

Se hace, pues, necesario, aplicar criterios de determinacin, fra, objetiva,

analtica, medida y, naturalmente, sujeta al sentido comn y al enriquecimiento
cualitativo de la direccin de la organizacin, y de la importancia de cada cliente.
Contabilidad analtica y sistemas de cmputo de tiempos dedicados y gastos
de atencin sern piezas clave, no las nicas, pero si indispensables para objetivar y
dosificar la importancia de cada quin en la cartera de clientes. Y es que no es de
recibo que todos los clientes sean iguales.
2.15.1 MANTENIMIENTO A LA CARTERA DE CLIENTES.
Eliminacin de clientes no interesantes.
Aunque parezca un contrasentido, el proceso de Gestin de Clientes,
comienza por la identificacin de los clientes menos interesantes para la firma o
empresa. La empresa debe identificar (y aproximar decisiones relativas a su
tratamiento) a los siguientes perfiles de clientes:
Clientes De riesgo.
Clientes con altos costes de atencin
Cliente mal pagador y/o Moroso
Clientes con mala imagen, que restan reputacin.
Clientes polmicos o problemticos
Clientes de Ganga.
Clientes que se han equivocado de Servicio.
Proceso de actualizacin de la cartera de clientes.
Este proceso consiste en la revisin peridica de la cartera de clientes de
acuerdo a especificaciones establecidas por la empresa. La flexibilidad y diversidad
de criterios existentes para actualizar una cartera de clientes permite apreciar
56

distintas formas de anlisis, aplicables a diferentes lneas de negocio; estas

clasificaciones pueden darse en funcin a su: Comportamiento crediticio.

2.16 EVOLUCIN DE ENDEUDAMIENTO.

Lo cual permite una visin global del comportamiento crediticio de la cartera
de clientes, una optimizacin de los esfuerzos de cobranza y por lo tanto mayor
rentabilidad.
2.16.1 COSTO BENEFICIO.
Un costo es un gasto que realiza la empresa para llevar a cabo sus
actividades productivas, este est determinado por la cantidad de trabajo incorporada
a la mercanca.
El beneficio entra en el costo de transformacin de la mercanca que son
todos aquellos egresos que hacen posible tener mercanca para poderla convertir en
cuentas por cobrar a clientes y a su vez en dinero y este en utilidades ya que este es
el fin primordial que toda empresa debe de tener. Se mencionan los costos y
beneficios en que incurre la empresa al otorgar crdito.
Costos Los costos principales asociados con las cuentas por cobrar son: (1)
los de cobranza, (2) los de capital, (3) los de morosidad en pagos (4) los
incumplimiento.
2.16.2 COSTOS DE COBRANZA.
Si la poltica de la empresa es vender estrictamente al contado, no tendr
costos de cobranza porque todos los clientes harn sus pagos al recibirlas
mercancas, pero si comienza a extender crdito esperando que atraer ms
negocios incurrir en costos de cobranza para decidir cules clientes son confiables
y sostener y operar de modo general un departamento de crdito proveyndolo de
elementos esenciales como papelera, gastos de correo y tiempo de computadora.
57

2.16.3 COSTO DE CAPITAL.

Una vez que la empresa decide otorgar crdito, tiene que obtener recursos
para financiarlo. Debe pagar a sus empleados, a sus proveedores de materias
primas y a todos aquellos que fabrican y distribuyen el producto mientras espera a
que el cliente pague por l mismo. La diferencia de tiempo implica que tendr que
conseguir recursos por fuera (o utilizar los generados internamente, que se podran
invertir con ms provecho en otra parte) para cumplir con sus pagos mientras espera
los de sus clientes. El capital es caro y la empresa tiene que soportar el costo.
2.16.4 COSTOS DE MOROSIDAD.
La empresa incurre en costos de morosidad cuando el cliente se demora en
pagar. El hecho de que no pague a tiempo aumenta otros costos a los que van
asociados con la cobranza normal. Habr que pagar el costo de los recordatorios que
se envan por escrito, de las demandas por va legal, de las llamadas telefnicas y de
otros medios que se emplean para cobrar.
Si la empresa se ve en el caso de pasarla cuenta a una agencia de cobros
como pago por los servicios de la agencia. La morosidad en los pago sin moviliza
recursos que podran est generando beneficios en otra parte, lo cual viene a crear
un costo de oportunidad por el tiempo adicional en que los recursos estn
inmovilizados despus de transcurrido el periodo de cobro normal.
2.16.5 COSTO DE INCUMPLIMIENTO.
La empresa incurre en costos de incumplimiento cuando el cliente no paga
definitivamente. Adems de los costos de cobranza, de capital y de morosidad en
que incurri hasta ese momento, la empresa pierde el costo de los artculos vendidos
y no pagados. Tendr que cancelar la venta en cuanto decida que la cuenta morosa
se ha vuelto incobrable.

58

2.16.6 BENEFICIOS.
La empresa obtiene de su poltica de cuentas por cobrar beneficios que se
deben comparar con los costos para determinar la conveniencia de una poltica
determinada. Los beneficios consisten en el aumento de las ventas y las utilidades
que se esperan de una poltica ms liberal.
2.16.7 DESCUENTOS EN EFECTIVO.
Los efectos de cambiar la poltica de descuentos en efectivo pueden ser
analizados en forma similar. Pueden atraer clientes que consideren tales descuentos
como un tipo de reduccin de precio y aumentar de este modo sus ventas brutas.
El periodo promedio de cobranza se ver acortado, ya que algunos clientes
antiguos pagaran ms rpidamente para aprovechar el descuento. El descuento
ptimo se establece en el punto en el que los costos y los beneficios se compensan
exactamente entre s.

2.17 AUDITORA DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

Centraremos nuestra atencin en las cuentas a cobrar derivadas de las
operaciones de trfico, es decir, las cuentas de los clientes.
Como la mayora de los documentos que soportan los saldos de ventas y
cuentas a cobrar son elaborados en el interior de la empresa la auditoria se
encuentra en esta rea con el problema de obtener pruebas objetivas de que las
cuentas son validas y cobrables.
2.17.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORA.
o

Los objetivos de la auditoria en el campo de las cuentas a cobrar

consisten en verificar:

Si los saldos que aparecen en estas cuentas representan realmente

deudas de terceros para con la empresa;
59

Si estos saldos estn libres de cargas o gravmenes, ostentando la

empresa la plena titularidad de los mismos;

Si reflejan su valor estimado de recuperacin;

Si las cuentas a cobrar aparecen debidamente descritas y clasificadas en

los estados financieros;

Si en estas transacciones se estn observando todos

los requisitos

legales y fiscales establecidos por las normas en vigor y si las medidas de

control interno y los procedimientos administrativos establecidos por la
empresa estn funcionando eficazmente y son los ms adecuados.

2.18 EL ANLISIS DE LA ANTIGEDAD DE SALDOS.

Antes de comenzar el anlisis de la antigedad de los saldos de clientes hay
que examinar los puntos que se detallan.
Para determinar un nivel en cantidad de cuentas por cobrar es necesario
conocer las polticas que la empresa tenga en cuenta al otorgamiento de crditos y
clientes mucha, al igual si se acostumbran ofrecer descuentos por pronto pago, pero
es conveniente comparar el monto de dicho descuento con el costo de
administracin de la inversin en clientes para precisar cul de las alternativas es la
ms conveniente.
La toma de decisiones, depende de la probabilidad de utilidades o prdidas en
cuanto al otorgamiento de crdito y la capacidad que tenga la empresa para
afrontarlos.
Una de las herramientas que se tiene para otorgar crditos es determinando
montos y tiempos, as como vigilar que la empresa este trabajando de los
lineamientos fijados, entre los cuales se encuentran:
a) Anlisis comparativo de saldos.- Este se lleva a cabo comparando los
saldos dentro de un determinado tiempo para observar cmo ha avanzado la
60

cobranza de las cuentas a cargo de los clientes, con el fin de modificar la poltica de
cobranzas, de otorgamiento de crditos o reafirmarlas.
b) Anlisis por antigedad de saldos.- Este se realiza clasificando los
saldos a cargo de los clientes por antigedad de su vencimiento, pudiendo ampliar o
restringir, de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Si las cuentas a cobrar aparecen debidamente descritas y clasificadas en los
estados financieros Si en estas transacciones se estn observando todos los
requisitos legales y fiscales establecidos por las normas en vigor y si las medidas de
control interno y los procedimientos administrativos establecidos por la empresa
estn funcionando eficazmente y son los ms adecuados. Antes de comenzar el
anlisis de la antigedad de los saldos de los clientes hay que examinar siguientes
los puntos: LA RAZONABILIDAD GLOBAL DEL SALDO.
Si la cifra global de los saldos pendientes de cobro es superior a las ventas en
el plazo de facturacin, es seal inequvoca de que hay un retraso global en los
cobros ANLISIS DE LA RELACIN DE SALDOS DE CLIENTES Es conveniente
revisar la relacin de clientes por si en dicha relacin aparece algn cliente
pblicamente reconocido como de dudoso cobro.
Tambin es importante realizar un anlisis comparativo de la relacin de
clientes de este ao con la del pasado, para ver si hay algn cliente que se repite en
ambas relaciones con el mismo saldo ANLISIS DE LOS SALDOS MAS
REPRESENTATIVOS Lo ms normal es seleccionar a partir de las fichas
individuales los 10 12 saldos ms representativos y analizar si tales saldos son
corrientes y sin problemas de cobro; Esto es signo de morosidad.16

16

Se considera moroso al deudor que se demora en su obligacin de pago. Consecuentemente se considera que el
cliente se halla en mora cuando su obligacin est vencida y retrasa su cumplimiento de forma culpable.

61

NDICE DE DEVUELTOS E IMPAGADOS SOBRE VENTAS

Este ndice ser normalmente un indicador de la medida en que son
problemticos los saldos pendientes de cobro.
REVISIN DE LAS FICHAS INDIVIDUALES DE LOS CLIENTES.
Como prueba de auditora, resulta de inters revisar todas las fichas de
clientes controlando el ltimo movimiento Si existe algn cliente con saldo, cuyo
ltimo movimiento sea antiguo, es seal inequvoca de que hay problemas de cobro
Confirmacin directa de las cuentas a cobrar
La confirmacin de las cuentas a cobrar requiere la comunicacin directa con
los deudores, ya sea durante el periodo al que se refiere la auditora o con posteridad
al mismo.
La fecha de confirmacin, el mtodo empleado para solicitar la confirmacin y
el nmero a requerir son determinados por el auditor. La garanta del control interno,
la posibilidad de que existan partidas en discusin, errores o irregularidades en las
cuentas, que el deudor est en condiciones de contestar la informacin solicitada y el
importe de los saldos cuya confirmacin se solicita, sern entre otros, los factores
que deber considerar el auditor en la seleccin de la informacin que quiere solicitar
y la forma en que tomara la confirmacin.

2.19 PROCEDIMIENTOS PARA VERIFICAR LA EXISTENCIA DE

CUENTAS A COBRAR.
Los procedimientos de auditora utilizados en el examen de las cuentas por
cobrar son las siguientes:
2.19.1 CONFIRMACIN DE ADEUDO.
La mejor evidencia obtenida de los saldos deudores es la directa. El auditor
pedir a la empresa que redacte cartas (circularizacin) a los deudores que estime,
62

segn su criterio profesional, para poder obtener evidencia suficiente sobre los
deudores.
El total de saldos que debe contemplar el auditor para circularizar, estar
formado por los saldos de los deudores; clientes, efectos comerciales a cobrar;
efectos comerciales descontados y otros saldos.
Las circularizaciones enviadas por el auditor, estarn en funcin de los
resultados obtenidos en el control interno. No es habitual utilizar la circularizacin
para saldos deudores en los siguientes casos:
Cuando los clientes sean siempre de pequeas cuantas (clientes de centros
comerciales, entidades bancarias, etc.). Cuando exista un departamento de auditora
interna en la empresa y se realicen las circularizaciones de forma habitual utilizando,
a criterio del auditor, procedimientos razonables.
En las empresas que cobran habitualmente al contado, en las que el saldo de
los clientes sea muy pequeo. As mismo el auditor debe determinar los saldos de
cuentas a cobrar a aquellos que va a circularizar; entre los que figurarn:
Los que correspondan a productos o servicios en los que se detectaron
problemas en el control interno.
Clientes con saldo acreedor.
Clientes que tengan movimientos extraos en las cuentas.
Clientes con mayor saldo.
Aquellos seleccionados por el auditor segn su criterio profesional.
Al decidir el nmero de cuentas que va a utilizar, se debe tener como objetivo
obtener el mejor resultado con el menor nmero de partidas. Para conseguir esto
puede serle til estratificar escogiendo todas las cuentas por encima de
determinado valor y seleccionando distintos porcentajes de cada estrato.
63

Las cartas de circularizacin tiene que prepararlas la empresa, pero deben ser
supervisadas y enviadas por el auditor, y la respuesta ha de recibirla l mismo.
Existen dos tipos de circularizaciones:
Positiva. El destinatario debe contestar; es decir, ha de responder si est
conforme o disconforme con el saldo.
Negativa. Del destinatario se solicita saldo y composicin. Normalmente este
tipo no se utiliza.
La utilizacin de esta forma es preferible cuando los saldos de las cuentas
individuales son relativamente grandes o cuando hay razones para creer que pueden
existir numerosas cuentas en discusin o con inexactitudes o irregularidades
La forma negativa es ms til especialmente cuando el control interno ejercido
sobre las cuentas a cobrar puede considerarse aceptable, cuando existen muchos
saldos pequeos y cuando el auditor tiene motivos para pensar que las personas que
reciben las peticiones de confirmacin no les prestaran la debida atencin.
En la carta de circularizacin se debe pedir confirmacin del saldo; es decir, al
cliente se le indica el importe que debe segn los libros de la empresa y l tiene que
dar o no su conformidad con el mismo.
Cuando el auditor se propone confirmar las cuentas a cobrar por medio de la
forma positiva, generalmente deber efectuar el seguimiento de los deudores que no
han respondido, enviando una segunda circular y a veces otra ms.
Si no se recibe contestacin despus de varias circularizaciones, como
mnimo dos, el auditor debe utilizar procedimientos alternativos; como comprobar los
cobros en los extractos bancarios, revisar facturas, verificar las rdenes de venta,
albaranes, etc.
El auditor debe emplear los procedimientos alternativos que sean practicables
a fin de obtener pruebas que le den satisfaccin respecto a los saldos importantes
64

para los que no haya recibido respuesta. Tales procedimientos pueden ser el
examen de justificantes de pagos posteriores (recibos), avisos de remesas de dinero
y los despachos de mercanca y otros registros.
Las diferencias que surjan de las circularizaciones, se presentarn a la
empresa para su conciliacin, siendo verificadas posteriormente por el auditor.
La fecha para circularizar ser al cierre del ejercicio, o en das anteriores. Si se
realiza en estas fechas el auditor debe, por medio de procedimientos alternativos,
verificar los movimientos de estas cuentas desde el momento de circularizacin
hasta el cierre.
2. 19.1.1 REPERCUSIN EN EL INFORME DE AUDITORA.
Cabe destacar que el auditor debe tener en cuenta que, cuando no lo haya
aplicado, tiene la obligacin de justificar la opinin emitida.
El informe de auditora debe recoger como salvedad la no confirmacin directa
de las cuentas a cobrar. As como la omisin de la circularizacin, aun cuando haya
quedado satisfecho por la aplicacin de otros procedimientos de auditora.
2.19.1.2 LOS MTODOS DE SELECCIN.
Es importante cubrir un porcentaje importante de los saldos totales en la
circularizacin, as como seleccionar los saldos por mtodos aleatorios. Por ellos se
suele emplear una combinacin de sistemas de seleccin, pero no existe una norma
establecida; por lo que podra tomarse en cuenta 60% de los saldos ms importantes
desde el punto de vista de la cuanta, 20% seleccionados por mtodos aleatorios,
20% saldos nulos negativos, que representen irregularidades o que susciten
sospechas.

65

2.19.1.3 FORMA DE ENVO Y RECEPCIN.

El auditor debe controlar en todo momento el desarrollo de la circularizacin.
Una vez seleccionados los saldos pedir a la empresa auditada una carta dirigida por
sta al cliente en la que le pida que enve directamente a la empresa de auditora la
informacin solicitada.
Para facilitar la labor de cotejo de saldos se suele enviar al cliente el saldo al
cierre o a la fecha a la que se pide la confirmacin y el extracto de cuenta que recoja
el movimiento al menos de los tres ltimos meses para poder cotejar las partidas de
la conciliacin.
Un modelo de carta sera el que se transcribe.
Fecha
Sr. D. (cliente)
Muy Sres. nuestros:
Nuestros auditores, (empresa auditora), estn efectuando, a peticin nuestra,
una revisin de nuestros estados financieros. Con este motivo, desean que ustedes
les indiquen su conformidad o reparo al saldo de su cuenta al (cierre de ejercicio),
que segn nuestros libros asciende a (importe) e a nuestro favor, de acuerdo con el
estado detallado que adjuntamos.
Si el saldo arriba indicado merece su conformidad, les agradeceremos firmen
el impreso de confirmacin adjunto y lo enven directamente a nuestros auditores
(nombre y direccin de los auditores), utilizando para ello el sobre franqueado que
les remitimos. En caso de disconformidad, les rogamos que les faciliten en el impreso
de confirmacin, cualquier informacin que pueda ayudarles a localizar las
diferencias.

66

Debemos advertir que esta carta no es una solicitud de pago, y asimismo, que
su conformidad no excluye la posibilidad de que, con posterioridad a la indicada
fecha, dicho saldo haya podido ser total o parcialmente liquidado.
Con gracias anticipadas por su colaboracin, les saludamos atentamente,
Nombre y firma
2.19.2 COBROS POSTERIORES.
En este procedimiento se aprovecha la circunstancia de que el auditor
permanece es las oficinas del cliente por algn tiempo posterior a la fecha de cierre
de libros; consiste en verificar los pagos a las entregas parciales a las cuentas por
cobrar efectuados por los clientes en esos das inmediatos siguientes, cuidando de
que el ingreso sea real y entregado efectivamente por el deudor para liquidar el
saldo que revisa.
El hecho de que una persona pague una deuda es prueba de que la reconoce,
es decir, de que la cuenta por cobrar es real.
2.19.3 ARQUEOS DE DOCUMENTACIN.
Este procedimiento sirve para verificar la autenticidad del derecho de cobro a
favor de la empresa, los documentos motivos del arqueo son las letras de cambio o
pagares que hayan suscrito los deudores y, en su caso, las facturas o contra-recibos
pendientes de cobro.
Al efectuar el arqueo, que es el recuento fsico de los documentos, debe
cuidarse que los mismos estn a nombre de la empresa, fecha de vencimiento,
autenticidad de la firma del aceptante, y otros requisitos legales de los ttulos de
crdito; tambin se deben observar las precauciones recomendables en todo arqueo
y obtenerse la salvaguarda correspondiente.

67

2.19.4 ANLISIS DE SALDOS.

Consiste en el estudio de los movimientos de las cuentas para determinar la
correccin de las operaciones asentadas en ellas y consecuentemente del saldo que
muestran. Se aplica al estudio de los saldos ms importantes para fortalecer los
procedimientos anteriores y el de las cuentas no provenientes de ventas (deudores
diversos) con el fin de precisar el concepto de saldo17 y determinar su presentacin
en el balance.
2.19.5 CONEXIN CONTRA OTRAS CUENTAS.
En este procedimiento se aprovechan los efectos de la partida doble, es decir,
que todos los cargos a clientes en un periodo determinado correspondan con las
ventas registradas en ese mismo periodo, investigando ampliamente las diferencias
que surjan; o que todos los crditos correspondan a los ingresos.
2.19.6 ESTUDIO DE LA RECUPERABILIDAD.

Las cuentas por cobrar que representen dudas respecto a su recuperabilidad

deben ser castigadas por el importe que se considere incobrable. Se lleva a cabo
como sigue:
Comentando con los directivos las posibilidades de cobro de los adeudos ms
importantes y/o ms antiguos.
Solicitando a los abogados de la empresa su opinin en el caso de las cuentas
cuyo cobro se encuentre tramitando.
Estudiando la correspondencia en los expedientes de clientes.

17

Se registra como saldo de un prstamo, la cantidad de dinero que debera pagar el deudor en una
fecha determinada para cancelar totalmente el crdito.

68

CAPITULO 3
AUDITORA P ARA EFECTOS DE CUENTAS
POR COBRAR

69

CAPTULO 3. AUDITORA PARA EFECTOS DE CUENTAS

POR COBRAR.
En este ultimo capitulo, se analizaran los aspectos generales de la auditora,
as como los papeles de trabajo 18 que son propiedad del auditor, se estudiar el
informe que debe realizar el auditor, adems de un cuestionario de control interno
utilizado en la auditora para cuentas por cobrar. Que sirve de gua y orientacin al
auditor para planear debidamente su trabajo.
Como ya mencionamos para llevar a cabo una auditora en el rubro de
cuentas por cobrar se debe: planear o programar el trabajo del auditor, revisar el
control interno que la entidad econmica mantiene sobre la cuenta, llevar a cabo
diversas pruebas y sobre todo cumplir con los procedimientos de auditora ya
establecidos.

3.1 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EN LA AUDITORIA

PARA CUENTAS POR COBRAR.
Todo el sistema de control interno es responsabilidad de la gerencia. El
contador pblico se interesa en el sistema, pero no es responsable del mismo. Sin
embargo, es responsable de informar a la empresa cualquier anomala que se
encuentre en la revisin de ste. El propsito del cuestionario de control interno para
cuentas por cobrar, es permitir al auditor dar respuesta a preguntas especficas
relacionadas con el sistema de control interno.
Una vez contestado el cuestionario, el auditor debe estar en aptitud de dar una
opinin acerca del grado en que los sistemas de la empresa ofrecen; as como los
parmetros generales de la situacin de los principales registros, controles e
informacin relativa al control interno de la empresa.
18

Constituyen la documentacin preparada por el auditor, as como la que le fue suministrada por su cliente o
terceras personas, y proporcionan la evidencia necesaria que respalda la opinin del auditor, la cual puede estar
representada fsicamente y/o informacin en medios magnticos. (I.M.C.P. Normas y procedimientos de auditora
y normas para atestiguar, 2011)

70

La evaluacin de las respuestas se har con base en la estructura del propio

cuestionario, que est redactado de manera que si las respuestas a las preguntas
son un s, se referir a un buen control interno y, si por el contrario son no, se
entender que existen fallas de control en los aspectos relativos.
Al resolver el cuestionario de control interno, marque con una X en la columna
que si corresponde a SI NO, segn resulte en cada caso, y si se considera
necesario un breve comentario en cada respuesta. Anote su conclusin en la
columna de observaciones en cada rea. Redacte observaciones por separado
cuando se considere conveniente.
Tabla No. 1 Cuestionario de Control Interno de cuentas por cobrar (Santillana, 2000)

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD AUDITADA:
RUBRO: CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
CONCEPTO

1.

SI

NO

N/A

OBSERVACIONES

Se revisa mensualmente que la

suma de los registros auxiliares de

cuentas a cobrar a clientes, documentos
por

cobrar,

deudores

diversos

documentos descontados sea igual a su

correspondiente cuenta de mayor?
2.

Existe la poltica de afianzar a

todos

los

empleados

que

manejan

documentacin que soporta las cuentas

por cobrar a clientes, deudores diversos y
documentos descontados; as como los
documentos por cobrar?
71

3.

Se tienen contratados seguros por

resguardo de facturas pendientes al

cobro y documentos por cobrar a favor de
la entidad?
4.

Se efectan arqueos peridicos y

sobre base sorpresiva de las facturas

pendientes de cobro y documentos por
cobrar a favor de la entidad?
5.

Se

explica

claramente

en los

estados financieros cualquier gravamen

que pese sobre las cuentas por cobrar en
su conjunto y los documentos por cobrar?
Respecto al IVA acreditable

6.

Ha

adoptado

la

entidad

mecanismos que permitan acreditar de

inmediato el IVA trasladado por sus
proveedores a los enteros o solicitudes
de devolucin a las autoridades fiscales?
7.

Se vigila que el IVA trasladado a la

entidad est perfectamente identificado

en la factura o recibo por bien o servicios
recibidos?
8.

Se

vigila

adecuadamente

el

manejo del IVA en el caso de las

devoluciones a proveedores de materias

72

primas o mercancas?
9.

Se tiene slido conocimiento de la

Ley del Impuesto al Valor Agregado para

gozar de los beneficios potenciales de
ella;

en

este

punto,

de

los

acreditamientos a que se tiene derecho?

Con respecto a las cuentas por cobrar a
clientes

10.

A efecto de una pronta recuperacin

de dinero de la entidad:
a) Se facturan las mercancas vendidas o
los servicios rendidos el mismo da en que
se efectu la transaccin, o a mas tardar al
da siguiente?
b) Se utiliza todo recurso legtimo para
asegurar el pago por parte del cliente?
c) Se tienen establecidos sistemas agiles
de

cobranza

para

que

sta

sea

recolectada lo ms pronto posible?

d) Se transfieren los fondos ociosos de
caja hacia un punto centralizador desde
donde se pueda manejar con oportunidad
y prontitud la inversin de excedentes de
efectivo?
11.

Es

adecuado

el

procedimiento
73

para garantizar que todas las mercancas

surtidas o los servicios rendidos fueron
facturados?
12.

Se remiten o entregan a los

clientes las facturas, cuando se tiene la

certeza que estas han sido pagadas?
13.

Se vigila que no se incluyan en las

cuentas por cobrar a clientes conceptos

que

no

hayan

sido

originados

en

operaciones de venta de mercancas o

servicios?
14.

Se

prepara

mensualmente

un

reporte de antigedad de saldos que

muestre el comportamiento de los clientes,
en especial los morosos?
15.

Se

concilia

peridicamente

el

soporte documental de las cuentas por

cobrar a clientes?
16.

Se envan peridicamente estados

de cuenta a clientes con el objetivo de

cerciorarse

que

las

cuentas

que

contablemente aparezcan pendientes de

cobro las reconozcan estos?
17.

Firman

los

cobradores

las

relaciones de cobranza que les son

entregadas?
18.

Se prev que no efecten labores

74

de cobranza los vendedores de la entidad?

En caso de que las hagan evaluar las
medidas de control que se hayan adoptado
para proteger esta falla de control interno.
19.

Se vigila que, invariablemente,

toda factura propiedad de la entidad que

es entregada para su cobro al cliente haya
sido canjeada por un contra recibo?
20.

Son adecuadas las polticas para

el otorgamiento de lneas de crdito? Son

stas respetadas?
21.

Son

acordes

las

polticas

de

cobranza con las condiciones de mercado

y el giro de la entidad?
22.

Se otorga o autoriza un crdito por

funcionario debidamente facultado para

ello?
23.

Las

rebajas,

descuentos

devoluciones Se conceden al amparo de

slidas polticas por escrito?
24.

Estn soportadas las notas de

crdito

con

su

documentacin

correspondiente y son autorizadas por

funcionarios responsables?
25.

Estn soportadas con la factura

original las cancelaciones de ventas, as

como con la documentacin soporte que
75

haga

constar

la

devolucin

de

tal

mercanca?
26.

Han sido autorizadas por alta

administracin las cuentas canceladas por

incobrables? Cubren estas cancelaciones
requisitos de deducibilidad fiscal?
27.

Se lleva un registro, por ejemplo

en cuentas de orden, de las cuentas

incobrables ya canceladas?
28.

Es

adecuado

el

tratamiento

contable y administrativo que se da a los

saldos acreedores que aparecen en las
cuentas por cobrar a clientes, provenientes
de

anticipos

recibidos,

devoluciones,

rebajas o descuentos concedidos?

29.

Son adecuados los procedimientos

para asegurar una pronta accin sobre los

embarques que no han sido cobrados?
30.

Todos los documentos y formatos

que intervienen en la funcin de cuentas

por cobrar Estn pre numerados o pre
foliados?
31.

Se vigila que aquellas personas

que manejan ingresos antes o despus de

su registro inicial y manejan cheques ya
firmados no intervengan en las siguientes
labores: Manejen auxiliares y registros
76

relacionados con las cuentas por cobrar,

documentos base para facturar, autoricen
notas de crdito y documentacin soporte,
aprueben las rebajas y devoluciones sobre
ventas (as como los registros inciales de
stas), y que intervengan en registros de
diario y mayor?
Con respecto a los documentos por
cobrar

32.

Se manejan registros auxiliares ex

profeso para los documentos por cobrar?

33.

Se concilian peridicamente los

registros auxiliares de documentos por

cobrar con la existencia fsica de stos?
34.

Estn

bien

resguardados,

fsicamente, los documentos por cobrar?

35.

Se lleva registro especial que

indique la fecha de vencimiento de los

documentos para evitar prescripcin de los
mismos en los trminos de la Ley en la
materia?
36.

Son nominativos y a favor de la

entidad los documentos por cobrar?

37.

Se identifican los documentos con

un nmero de clave de control (por

77

ejemplo el nmero de cliente, nmero de

operacin, nmero consecutivo, etc.)?
38.

Se

verifica

el

origen

de

los

documentos por cobrar para evitar que con

un documento fresco se cubran cuentas
por

cobrar

atrasadas

cuyas

probabilidades de cobro sean dudosas?

39.

Estn adecuadamente amparados

con un comprobante de recepcin y se

refleja su situacin en la contabilidad en
aquellos

documentos

que

fueron

entregados a terceras personas para su

cobro judicial o extrajudicial?
40.

Se envan peridicamente estados

de cuenta de los documentos por cobrar a

los obligados para cerciorarse que los
documentos que contablemente aparecen
pendientes de cobro sean reconocidos por
aquellos?
41.

Cuando se tiene establecida la

poltica de recibir pagos parciales a cuenta

de documentos por cobrar:
a) Se anotan los pagos parciales en los
respectivos documentos?
b) Se lleva un registro de los pagos
parciales?

78

c) Se expide un recibo pre numerado?

42.

Aquellos documentos entregados

para trmite de cobro y que no fueron

liquidados

por

los

deudores

Se

devuelven de inmediato al responsable

de la custodia de esta cartera?
43.

Se lleva registro especial para el

control de documentos recibidos como

garanta

colateral

(o

sea,

para

garantizar el buen pago de facturas,

remisiones o recibos)?
44.

En aquellos casos que la entidad

cobra

intereses

sobre

adeudos

documentados Se verifica la correcta y

oportuna contabilizacin de cada uno de
estos aspectos?
45.

Se vigila que aquellas personas

que tienen bajo su custodia el nivel

fsico de los documentos por cobrar no
intervengan en actividades de compras,
ventas, manejo de dinero, cuentas por
cobrar, ni en los registros finales de
diario general y mayor?
Con respecto a los deudores diversos

46.

Se vigila que esta cuenta sea

utilizada para albergar cuentas por

79

cobrar no derivadas del giro u objeto de

la entidad?
47.

Se

tienen

implementados

por

escrito polticas slidas para autorizar

adelantos y prstamos a empleados a
cuenta de sueldos?
48.

Se garantizan los prstamos a

empleados?
49.

En obvio de pronta recuperacin

Se revisan peridicamente las cuentas

de adelantos y prstamos a cuenta de
sueldos a empleados, as como los
anticipos para gastos?
50.

Fomenta

la

entidad

el

establecimiento de cajas de ahorro para

evitar el otorgamiento de prstamos a
sus empleados?
51.

Las personas que manejan las

cuentas de deudores diversos Son

ajenas a las que manejan ingresos y
registros contables?
52.

Se

prepara

mensualmente

un

reporte de antigedad de saldos que

muestre

el

comportamiento

de

los

deudores diversos, en especial los

morosos?
53.

Se controlan a travs de esta

80

cuenta aquellos tipos de reclamaciones

a

proveedores,

transportistas,

aseguradoras, afianzadoras, etc., que

necesitan de un registro que sirva para
vigilar su recuperacin.
54.

En el caso de ingresos, fsicos o

virtuales, de carcter recurrente como

regalas, rentas, intereses, etc. Se
controlan mediante esta cuenta? En
caso negativo, averiguar qu medidas
de control existen para el efecto.
Con respecto a la estimacin para
cuentas incobrables

55.

Con

el

propsito

de

hacer

deducibles estas cuentas para efectos

de ISR Se recaban los requisitos
fiscales

establecidos

en

la

propia

legislacin?
56.

Se lleva control, por ejemplo en

cuentas

por

orden,

sobre

aquellas

cuentas cargadas a esta reserva?

57.

Se vigila que en la cancelacin de

cuentas incobrables esta haya sido

previamente
administracin

autorizada
o

la

por

la

alta

administracin,

segn la importancia de la misma, y

81

despus de haberse agotado todos los

recursos para su recuperacin?
Con

respecto

los

documentos

descontados

58.

Se llevan controles detallados,

bien

sea

por

auxiliares,

medio

listados

de
o

registros
relaciones

especficas que contengan el anlisis de

los

documentos

cedidos

una

institucin de crdito?
59.

Los registros auxiliares referidos

Incluyen

entre

otros

conceptos,

nombre del girados del documentos,

fecha

de

vencimiento,

intereses

consignados, etc.?
60.

Se vigila que todo documento

descontado

este

registrado

en

documentos por cobrar para evitar que

se lleven a descuento documentos
apcrifos o inexistentes?
61.

Se est en contacto permanente

con la institucin de crdito que acepto

los documentos en descuento para
conocer

el

estado

que

guarda

la

cobranza de tales documentos, en caso

de

haberse

pactado

esta
82

intermediacin?

3.2 DICTAMEN SIN SALVEDADES.

Modelo del Dictamen sin salvedades
Seores accionistas:
EMPRESA EL EJEMPLO SA
He examinado los estados de situacin financiera de Ejemplo X, S.A., al 31 de
diciembre de 20_ y 20_, y los correspondientes Estados de Resultados, de
Variaciones en el Capital Contable y el estado de Flujos de Efectivo, por los aos que
terminaron en esas fechas y las Revelaciones hechas a travs de las Notas que han
sido preparadas. La elaboracin de dichos estados financieros es responsabilidad de
la administracin de la compaa EJEMPLO S.A. Una de mis funciones consiste en
expresar una opinin sobre ellos fundamentado en mi auditora.
Obtuve la informacin necesaria para cumplir mis funciones y efectu mis
exmenes de acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas. Dichas
normas requieren que planifique y ejecute la auditora de tal forma que se obtenga
seguridad razonable en cuanto a si los estados financieros estn libre de errores de
importancia. Una auditora incluye el examen sobre una base de pruebas selectivas,
de las evidencias que soportan las cifras y las correspondientes revelaciones en los
estados financieros; as mismo, comprende una evaluacin de los principios de
contabilidad utilizadas, y de las estimaciones hechas por la administracin, as como
de la presentacin de los estados financieros en su conjunto. Considero que mi
auditora proporciona una base razonable para fundamentar la opinin que expreso a
continuacin.
En mi opinin, los estados financieros mencionados tomados presentan
razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situacin financiera de S.A. al
83

31 de diciembre de los aos 20_ y 20_, los resultados de sus operaciones, las
variaciones en el Capital Contable y sus flujos de efectivo por los aos que
terminaron en esas fechas, de conformidad con principios de contabilidad
generalmente aceptados.
______________________
(Nombre del Auditor)
Cedula Profesional
Ciudad, fecha

84

3.3 PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORA.

3.3.1 DISTRIBUCION OFICIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO EN SECCIONES.

C-9 ESTUDIO DE LA COMPAA. Antecedentes y papeles generales.

Estados financieros de la compaa, balanza de comprobacin,
asientes de ajustes y/o reclasificaciones.
Actas y contratos generales
Organizacin y control interno.
Situacin jurdica.
Sistema, libros, y normas informacin financiera.
Presupuestos.
Situacin fiscal.
Seguros y fianzas
Personal.
3.3.2 DATOS QUE SE COLOCAN EN EL ENCABEZADO DE CADA CEDULA, EN
SU PRIMERA HOJA.
1)

Nombre preciso de la compaa.

2)

En cdulas de las secciones 50-59= dejarse en blanco.

En cdulas de las secciones 40-49= numero(s) y nombre(s) preciso de la

cuenta (s), subcuenta (s) o grupo de cuentas a que se refiere la cedula, usando el
nmero y terminologa de la compaa, tal como aparece en la balanza de
comprobacin del libro mayor. Cuando no sea posible hacer referencia a cuentas o
subcuentas especficas, desgnese el departamento, el producto o la actividad de la
compaa a que se refiere la cdula.
85

3) En cdulas de las secciones 50-59; nombre del estado financiero o de la

seccin del informe de auditora a que se refiere la cdula, tal como debe pasarse a
mquina.
En cdulas de las secciones 40-49; descripcin completa del o de los
procedimientos de auditora para los cuales se prepara la cdula, anlisis de
saldo, comprobacin documental de los cargos. Verificacin del clculo,
Descripcin de la organizacin, estudio de control interno, relacin de
solicitudes de confirmacin, etc.
4)

En cdulas de las secciones 50-59; fecha del balance, si se trata de

estados estticos o secciones del informe y periodo que abarca, si se trata de

estados dinmicos.
En cdulas de las secciones 40-49; continuar la descripcin completa
que se inici en el rengln (3).
5) En cdulas de las secciones 50-59; moneda en que se presentan si se
trata de estados financieros, o la mencin preparado de los libros, sin auditora
independiente cuando sea aplicable.
En cdulas de las secciones 40-49; continuar la descripcin completa que se
inicio en los renglones (3) y (4).
6)

Clave de la cdula, en rojo:

a)

Numero de la seccin a que pertenece (instructivo PT-1).

b)

Punto decimal.

c)

Numero de la clasificacin decimal a que pertenece (instructivo PT-2).

d)

Guin

e)

Numero de la cedula en la clasificacin decimal de cada seccin.

86

f)

Numero progresivo de la hoja dentro de cada cdula, en caso de que

sta ocupe ms de una hoja.

Las cdulas se numerarn progresivamente segn el orden en que se vayan
formulando.
No se usarn letras para designar el ndice de la cdula.
7)

Fecha del balance que se examina. La fecha del balance, en las

cdulas que forman el archivo permanente (instructivo PT-2), ser la del primer
balance que se examina, o en su caso la fecha del balance, en la cual se prepara.
8)

fecha o perodo de preparacin de la cdula. La fecha de terminacin,

en las cdulas que forman el archivo permanente, se indicar cuando se llenen los
datos de la primera columna de la cdula.
9)

Inciales del auditor que prepar la cdula. En las cdulas que forman

el archivo permanente, se indicaran las inciales de los auditores as como la fecha

de preparacin al pie de la (s) columna(s) correspondiente (s) a cada revisin.
10)

Inciales del responsable de la auditoria con lpiz rojo, e inciales del

supervisor con lpiz azul.

3.3.3 CARPETAS Y CUBIERTAS DE PAPELES DE TRABAJO
1.- Las carpetas de trabajo se utilizan para archivar tanto los papeles de
referencia permanente como los papeles de la revisin actual.
2.- El orden con que se archivan los papeles de trabajo es:
De acuerdo con la seccin a que pertenecen (segn instructivo PT-1)
Dentro de cada seccin, de acuerdo con la clasificacin que les corresponde
(segn instructivo PT-2).
Nota: las instrucciones para poner la clave de cada papel de trabajo,
indican en el punto 6 del instructivo PT-3.
87

3.- Al finalizar el da los papeles de trabajo debern quedar archivados en su

totalidad en las carpetas correspondientes previamente clasificadas, segn se seala
en el instructivo PT-3. Nunca deben quedar papeles de trabajo sueltos en el
escritorio de las oficinas del cliente o en el despacho.
4.- Los papeles de trabajo son confidenciales y por consiguiente:
No deben dejarse los papeles en la oficina del cliente a menos que se haya
asignado un lugar seguro para su custodia.
Excepto mediante autorizacin especial, queda prohibido llevar los papeles de
trabajo a casa o a cualquier otro lugar que no sean las oficinas del cliente.
No deben dejarse nunca los papeles en el automvil.
No deben ser enseados o prestados a terceras personas, si no es con
autorizacin previa del cliente y del despacho.
5.- Los rtulos que identifican de que cliente son las carpetas de papeles de
trabajo, se deben hacer en la siguiente forma (por los jefes de grupo):
Se hacen de papel Manila grueso, protegindolo con la mica que tienen las
carpetas.
Los datos que se sealan en el rotulo son:
La clave con que est identificado el cliente en el ndice de tarjetas de
control.
Cuando los papeles de trabajo de un cliente se archivan en ms de una
carpeta, despus de la clave se corre una lnea diagonal y el nmero progresivo de la
carpeta.
El nombre abreviado del cliente o abreviatura comercial (subrayado) en caso
de que la tenga.

88

6.- Cuando se est trabajando en el despacho, las carpetas de papeles de

trabajo, al finalizar el da, deben guardarse en los armarios que al efecto existen,
archivndolas en el orden que se sealan los rtulos (ndices) correspondientes.
Siendo muy importantes el aspecto fsico del despacho, no deben quedar tampoco
sobre las mesas de trabajo o escritorios de los auditores, maletas, papelera, etc.
7.- Tan pronto como se concluye un trabajo, el jefe de grupo es responsable
de que se coleccionen inmediatamente los papeles correspondientes a dicha revisin
(dejando en las carpetas nicamente los papeles de regencia permanente segn se
indica en el instructivo PT-2) en forma ordenada (por secciones) dentro de las
llamadas cubiertas. Los papeles deben quedar asegurados con tres tornillos de
postes o con broches.
8.- En caso de que sean varias las cubiertas, se sealara en el ngulo superior
derecho, el nmero de la cubierta, una lnea diagonal y el nmero total de cubiertas
que corresponden a esa revisin. Inmediatamente abajo se sealaran las secciones
que estn comprendidas en cada cubierta.
9.- La cubierta posterior debe colocarse con la ceja hacia abajo y deber
indicar:
El nombre del cliente
El tipo de trabajo realizado
El periodo que cubre a la fecha a la cual se refiere el trabajo realizado
El dato a que se refiere el punto nmero 8.
Todos los datos anteriores debern subrayarse con lpiz rojo.
10.- Los frentes de las cubiertas deben ser llenados en su totalidad. En caso
de que sea ms de una cubierta, repitiendo nicamente el nombre de la compaa y
el titulo del informe en las siguientes.

89

11.- Los datos que se sealan en las cubiertas debern ser puestos por los
auditores, a tinta, y entregarse al departamento administrativo para su archivo.

3.4 PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORA

3.4.1 ADEUDOS DE CLIENTES Y ESTIMACIN DE CUENTAS
INCOBRABLES.
3.4.1.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN.
1.- Determinacin de la autenticidad de los derechos adquiridos que se
presentan en el balance.
2.- Determinacin de la propiedad de su presentacin en el Balance, de
acuerdo con su grado de realizacin y naturaleza.
3.- Determinacin de su correcta valuacin y probabilidad de cobro de los
derechos presentados.
4.- Verificacin de las cuentas por cobrar como parte integrante del rgimen
de propiedad del negocio, incluyendo la verificacin de su libre disposicin.

3.4.2 ANTICIPOS Y OTROS ADEUDOS Y ESTIMACIN DE CUENTAS

INCOBRABLES.
3.3.2.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN.
1.- Determinacin de la autenticidad de los derechos adquiridos que se
presentan en el Balance.
2.- Determinacin de la propiedad de su presentacin en el Balance de
acuerdo con su grado de realizacin y naturaleza.
3.- Determinacin de su correcta valuacin y probabilidad de cobro, de los
derechos presentados.
90

4.- Verificacin de los anticipos y otros adeudos como partes integrantes del
rgimen de propiedad del negocio, incluyendo la verificacin de su libre disposicin.

3.4.3 DOCUMENTOS POR COBRAR, INTERESES SOBRE

DOCUMENTOS POR COBRAR Y ESTIMACIN DE DOCUMENTOS
INCOBRABLES.
3.4.3.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN.
1.- Determinacin de la autenticidad de los derechos adquiridos que se
presentan en el Balance.
2.- Determinacin de la propiedad de su presentacin en el Balance de
acuerdo con su grado de realizacin y naturaleza.
3.- Determinacin de su correcta valuacin y probabilidad de cobro, de los
derechos presentados.
4.- Verificacin de los documentos por cobrar como parte integrante del
rgimen de propiedad del negocio, incluyendo la verificacin de su libre disposicin.
5.- Verificacin de la inclusin en los Estados Financieros de la totalidad de los
intereses devengados sobre los documentos por cobrar.

3.4.4 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A CLIENTES Y

ESTIMACIN DE INCOBRABILIDAD.
Los documentos son autorizados por un funcionario responsable.
La renovacin de documentos es autorizada por un funcionario responsable.
El custodio de los documentos por cobrar, es independiente del cajero y de los
encargados de los registros de contabilidad.
El custodio de valores entregados en garanta por clientes es independiente
del cajero y de los encargados de los registros de contabilidad.
91

Las cuentas de los clientes son llevadas por empleados que no tienen acceso
al efectivo.
Se determinan los saldos, de las cuentas de clientes por lo menos una vez al
mes, y los totales se comparan con la cuenta de control del mayor general.
Se envan mensualmente estados de cuentas a todos los clientes (Si no,
indique por separado cada cuando se envan).
Si se envan, lo hace un empleado que no tenga acceso al efectivo, y que
sean independientes de los que llevan las cuentas por cobrar y de los encargados de
la facturacin.
Mantiene este empleado el control de los estados de cuenta hasta que estos
son enviados.
Las diferencias reportadas por los clientes, se dirigen a este mismo
empleado, para su investigacin.
Se preparan peridicamente relaciones de cuentas atrasadas, para su revisin
por funcionarios distintos del gerente de crdito.
El mtodo que se sigue para incrementara la estimacin de incobrabilidad, es
el siguiente:
Por medio de un porcentaje sobre:
Ventas Netas
El saldo de las cuentas y documentos por cobrar
La relacin (o porcentaje) que existe entre las cuentas por cobrar canceladas
en los ltimos 5 aos y:
Las ventas Netas (de 5 aos)
Los saldos de las cuentas y documentos por cobrar (de dicho periodo)
92

Estimacin directa, a base de: Antigedad de las cuentas y documentos por

cobrar.
La evidencia de la imposibilidad de cobro (falta de documentacin,
desaparicin del cliente, juicio en su contra, suspensin de pagos del mismo etc.)
La opinin de los abogados encargados del cobro de dichas cuentas y
documentos.
Las cancelaciones de las cuentas por cobrar o los incrementos extraordinarios
a la estimacin de incobrabilidad, aprobados por un funcionario distintos del gerente
de crdito.
Las cuentas canceladas son registradas en cuentas de orden y se siguen
vigilando. (Explquese por separado el procedimiento).
Las notas de cargo y de crdito, son aprobadas por un funcionario
responsable (tomar nota de su puesto)
Estn las mismas bajo control numrico.
Se requiere de la aprobacin de un funcionario responsable; para otorgar
descuentos fuera de plazo o superiores a los normales.
Los crditos por mercancas devueltas son cotejados con los informes de
recepcin (en el almacn).
Se obtienen peridicamente confirmaciones de los saldos de documentos y
cuentas por cobrar:
o Por los auditores internos.
o Por otros empleados dignados al efecto.
La administracin del departamento de crdito, est totalmente separada del
departamento de ventas.
93

Se impide al cajero el acceso a los registros o auxiliares de cuentas por

cobrar.
Se registran en cuentas de orden el importe, a precio de venta, de las
mercancas enviadas en consignacin.
Si la consignacin de mercancas es una operacin importante y/o continua,
descrbanse por separado los procedimientos que al respecto use el cliente y hgase
una referencia cruzada con este punto.
Los asientos de diario que afectan cuentas por cobrar, son aprobados por
alguna persona de mayor jerarqua que los encargados del registro de las mismas.
Existe un lmite de crdito para cada cliente.
Consta en las tarjetas auxiliares ese lmite de crdito.
Es verificado, por un funcionario distinto

del gerente de crdito, el

cumplimiento con los limites de crdito.

Cuando el sistema de cobros lo permite, se practican arqueos rotativos de las
cuentas y documentos por cobrar.

3.4.5 CUENTAS POR COBRAR POR OPERACIONES DISTINTAS A

LAS VENTAS Y SERVICIOS, Y ESTIMACIN, DE INCOBRABILIDAD.
Existe una separacin contable adecuada para el registro de:
Anticipos: de sueldos al personal
o Para gastos de viajes.
o A proveedores.
Depsitos en garanta
Otras cuentas por cobrar.
94

En los anticipos de sueldos al personal:

Estn autorizados por un funcionario (de mayor Jerarqua a la del receptor),
Se tiene como limite el importe de su sueldo mensual,
Se controlan mediante vales o recibos,
Existe un sistema de descuentos peridicos y consecutivos,
Se evitan nuevos prstamos hasta no quedar saldado el anterior,
Existe un sistema que asegure el cobro de saldos a cargo del personal que
renuncia o es despedido,
Se evitan los prstamos al personal temporal.
En los anticipos para gastos de viajes:
Se exige comprobacin detallada de los gastos efectuados
Se encuentra con una forma impresa para tal efecto
Se requiere que se adjunten los comprobantes relativos, cuando es posible.
Se acumulan al sueldo los gastos no comprobados y se paga impuestos sobre
productos del trabajo, sobre el total.
Son aprobados los gastos por un funcionamiento superior a quien los efecto.
Los anticipos a proveedores son:
Efectuados nicamente con base en presupuestos aceptados y autorizados.
Cancelados contra la entrega de las facturas o recibos respectivos.
Los depsitos en garanta son:
Efectuados nicamente con base en contratos celebrados o de acuerdo con
las bases de concursos que los exijan,
95

Recuperados inmediatamente despus de la expiracin de los plazos

respectivos.
Vigilados en cuanto a esa recuperacin inmediata,
Contabilizados como tales nicamente cuando existe recuperabilidad.
Se ejerce sobre las otras cuentas por cobrar un control similar al de las
cuentas y documentos por cobrar a los clientes.
Se preparan anlisis de antigedad de los saldos de las cuentas por cobrar
por operaciones distintas de las ventas y servicios.
Los Asientos de diario que afectan a estas cuentas son aprobados por alguna
persona de mayor jerarqua a los encargados de registro de cuentas por cobrar y, en
ningn caso, por la persona afectada.
Se calculan mensualmente los intereses devengados sobre otras cuentas por
cobrar.
En su caso se establece una estimacin de incobrabilidad.
Las cancelaciones son aprobadas por un funcionario responsable.
Se registran en cuentas de orden las cuentas canceladas.
Se mantiene una vigilancia efectiva sobre la recuperacin de cuentas canceladas.
Procedimientos aplicables en la etapa inicial
Contratos
Extraer o solicitar copia de los contratos celebrados con los clientes.
Estudian y en su caso extractar la correspondencia con los clientes.
Estudio y evaluacin del control interno
Estructurar u obtener informacin sobre:
96

 Polticas sobre descuentos, bonificaciones y rebajas a los clientes.

Lograr la cobranza de los adeudos a su cargo.
Procedimientos aplicables en la etapa intermedia (actualizables en la final)
Auditoria de corrientes.
Por medio del examen de las referencias extradas en las tarjetas auxiliares de
los clientes, determinar partidas no usuales cargadas y acreditadas a las mismas,
investigando y verificando su correcta contabilizacin.
Examinar cuidadosamente las tarjetas auxiliares de las cuentas y documentos
por cobrar a los clientes y determinar si existen saldos importantes anormales
incluidos en las mismas.
1. Investigar cuidadosamente su naturaleza y origen
2. Considerar la posibilidad de obtener informacin sobre la posicin
financiera de dichos clientes.
Verificar las sumas y la determinacin de los saldos de las cuentas y
documentos por cobrar a los clientes en:
1. Las tarjetas auxiliares.
2. El libro mayor.
Verificar correctamente los cargos y crditos a las cuentas y documentos por
cobrar a los clientes que programe.
Que vengan de plizas de diario u otros documentos diferentes a facturar,
plizas de entradas de efectivo y notas de cargo y de crdito, segn:
1.- Tarjetas auxiliares
2.- Libro diario
97

En este caso, es necesario determinar la procedencia o lo adecuado de los

mismos.
Verificar por pruebas la inclusin en libros de los intereses devengados sobre
documentos por cobrar a clientes, determinados:
1.- El monto acreditado a otros ingresos
2.- El cumplimiento con el criterio.
Verificar por pruebas las notas de crdito de cargo y otros ajustes a las
tarjetas auxiliares de las cuentas y documentos por cobrar, por un periodo
indeterminado dentro del periodo contable sujeto a revisin.
Comprobar que los acuses de recibo enviados a los clientes, coincidan en
todos sus datos y fechas, con los cargos y crditos segn las tarjetas auxiliares:
1.- Cargos = Facturas.
2.-Crditos = Pagos formulados por los clientes.
Auditoria de saldos:
Obtener copia fotosttica de la cedula de resultados de la confirmacin de
saldos, formulada por:
1.- El auditor interno.
2.- El contador y/o el departamento de contabilidad.
Obtener copia fotosttica de la cedula de arqueos de las facturas y
documentos por cobrar a los clientes formulados por:
1.- El auditor interno.
2.- El contralor y/o departamento de contabilidad.

98

Con base en las cifras de las tarjetas auxiliares de las cuentas y documentos
por cobrar a los clientes, arquear las facturas y documentos (separando los vencidos
y renovados)
Cuando las tarjetas auxiliares no estn al da, conectar sobre las mismas una
nota.
Relativos marcados en este programa y vase el programa.
Por pruebas verificar los cobros posteriores de las conformes e inconformes
aclaradas
Estimacin de incobrabilidad (auditoria de corrientes):
Determinar la rotacin de las cuentas y documentos por cobrar, comparando
el plazo medio de cobro con el plazo medio de crdito y considerando tambin la
antigedad de los saldos.
Verificar por prueba la antigedad de saldos determinada por la compaa, o
en su caso, prepararla de acuerdo con la fecha de cargo segn factura (separando
los adeudos documentados renovados o que provengan de saldos vencidos en
cuenta abierta).
Investigar saldos importantes con antigedad superior a lo normal, examinan
do la correspondencia, contratos, informes de crditos, etc.
Determinar lo adecuado y/o suficiente de la estimacin de incobrabilidad, con
base en cualquiera de los siguientes mtodos o formas.
1.- Antigedad de las cuentas y documentos por cobrar, superior al plazo
medio de:
o Cobro (real)
o Crdito (terico o ideal)

99

2.- Porcentaje (promedio) o relacin que exista (en los ltimos 5 aos) entre
las cuentas y documentos cancelados por incobrables y:
o Las ventas netas
o El saldo de las cuentas y documentos por cobrar, al final de cada
uno de esos 5 aos
3.-

Una estimacin directa de cada cuenta o documento, considerndolo

incobrable, si:
o No confirmo el cliente, y
o No hubo cobros posteriores, y
o No existe o se extravo la factura o el documento.
o Se arquearon esos documentos pero su antigedad es superior al plazo
medio de crdito y
o Las (s) factura(s) y documentos estn en poder del abogado
o Practicar inventarios fsicos de bienes entregados por los clientes en
garanta de sus adeudos, y determinar o estimar su posible valor de
realizacin.
En cuanto a los incrementos a la estimacin de incobrabilidad
1.-

En su caso sugerir el ajuste necesario de acuerdo con el resultado y

comentarlo con la gerencia y/o la contralora y

2.- Consideramos como deducibles para efectos del I.S.R
Verificar documentalmente las recuperaciones de las cuentas canceladas
anteriormente.
1.- Comparando el monto del cobro, con la ficha de depsito y la pliza de
entrada de efectivo.
100

2.- Determinando que su monto sea igual a lo acreditado a otros ingresos; y

3.- Que dichos ingresos se consideren como:
a)

Acumulables para efectos de I.S.R.

b)

No acumulable para fines de I.S.R.

Analizar el saldo de la estimacin de incobrabilidad, con el objetivo de

determinar
1.- Que parte de la misma es no deducible por tratarse de incrementos con
base en los saldos anteriores al 31 de diciembre del ao.
2.- Cuales incrementos sern deducibles
Discutir con la gerencia las cuentas dudosas, incobrables, posibles
descuentos, reclamaciones de clientes, etc. As como:
1.- El ajuste sugerido para incrementar la estimacin de incobrabilidad
2.- Las cuentas canceladas.
Documentos descontados y entregados al cobro:
Determinar si existen cuentas o documentos entregados en garanta colateral
Cerciorarse si existen cuentas o documentos descontados o vencidos, y
solicitar confirmacin a la institucin bancaria o persona que los descont o compro.
Solicitar confirmacin sobre los documentos entregados al cobro a:
Bancos o financieras.
Otras instituciones o personas.
Parte final de la etapa intermedia:
Formular cedula sumaria.
101

Referenciarla con la hoja de trabajo (esto indicara que la seccin ha quedado

terminaba)
Otros procedimientos, segn circunstancias:
Procedimientos aplicables en etapa final.
Segunda confirmacin y estudio de los cobros posteriores:
Nuevamente, solicitar confirmacin de saldos,
Analizas los examinados en la etapa intermedia, con los de la final, en forma:
1. Individual (por pruebas, formulando verificaciones documentales)
2. Globalmente.
Actualizar la cedula sumaria
Formular o actualizar la cedula estadstica.
Referenciar ambas cedulas con la hoja de trabajo (indicando con esto que
esta seccin qued terminada).

102

103

104

105

CONCLUSIN.
La auditoria es un instrumento que hace una evaluacin sistemtica,
documentada y objetiva para la prevencin segn los resultados dados. Tambin
examina la adecuacin de los procesos y procedimientos reales de la empresa.
El informe que realiza el auditor es el dictamen y este es presentado tanto a la
administracin como a terceras personas, es de gran importancia en las empresas,
ya que es la actividad que verifica la correccin contable de las cifras de los estados
financieros, ya que revisa que los hechos, fenmenos y operaciones se den en la
forma como fueron planeados; que las polticas y lineamientos establecidos han sido
observados y respetados; que se cumple con obligaciones fiscales, jurdicas y
reglamentarias.
Los resultados que obtenga el auditor del examen realizado deben ser
suficientes y competentes, es decir, que den la certeza moral de que los hechos que
estn tratando de probar, o los criterios cuya correccin se estn juzgando, han
quedado satisfactoriamente comprobados y se refieren a aquellos hechos,
circunstancias o criterios que realmente tienen importancia en relacin con lo
examinado.
Para realizar la auditoria es necesario antes verificar el control interno, la
importancia del control interno es una herramienta preventiva que establece los
controles que deben llevarse a cabo para el manejo correcto y adecuado.
El control interno est orientado para prevenir errores e irregularidades, en las
cuentas por cobrar en mi opinin no solo basta con implementar buenas polticas de
crdito y cobranza, porque si el cliente no paga en los tiempos estipulados afecta a tu
situacin; es decir no solo viene con ello la poca generacin de ingresos a la
empresa.
Por tal motivo es importante hacer un examen antes de otorgar un crdito a un
posible cliente, aunque el examen no siempre suele de gran ayuda porque si el
106

cliente no afronta una situacin financiera adecuada en algn momento no podr

pagar a quienes debe.
Y cuando la empresa este en auditoria presentara saldos que no ayuden en el
departamento de cuentas por cobrar, tambin hay que tener cuidado en las cuentas
que no lleguen a convertirse en incobrables ya que ser una saldo que se traer en
arrastre por cada cierre de ejercicio que afecta en gran importancia a la situacin de
la empresa.
Cuando una cuenta este en situacin posible a ser incobrable, hay que darle
preferencia y realizar una serie de pasos antes de mandar al departamento de legal,
como mandar cartas pidiendo un soporte para su pronto pago, realizar visitas y
buscar la forma de concertar alguna cita con el cliente en su caso de una empresa
con los superiores.
Por esto es importante llevar un control sobre cada cuenta que se tenga
analizndola consecutivamente, y revisar las que tengan saldos antiguos en arrastre
por 3 meses. Sin olvidar depurar la cartera en un momento determinado para evitar
tener clientes que no sean de ayuda en el cobro.
As como realizar exmenes frecuentemente a los clientes para estar
informado sobre su situacin financiera y determinar hasta que monto de crdito
puede ser autorizado o si podra seguir teniendo derecho a un posible crdito y no
dejar que pasen ms de 30 das en cartera por muy buen cliente que sea; un buen
cliente no es aquel que adquiere mucho es aquel que tiene la posibilidad de pago por
muy pequeo que sea el monto y evita caer en la morosidad pero que es muy
dependiente de su capacidad crediticia.
.

107

BIBLIOGRAFA.
1. Cepeda, Alonso Gustavo (1997) Auditora y control interno, (ed. 1). Mxico,
D.F. Editorial Mc Graw Hill.
2. Guajardo, Gerardo (2009) Contabilidad Financiera, (ed. 4). Mxico, D.F. Mc
Graw Hill.
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S. Wayne (1997) Principios bsicos de

auditora, (ed. 19). Mxico, D.F. Editorial continental, S.A.

4. Instituto mexicano de contadores pblicos (2008) Normas de Procedimientos
de auditora y normas para atestiguar, (ed. Vigsima octava). Mxico, D.F.
Editorial I.M.C.P., A.C.
5. Instituto mexicano de contadores pblicos (2010)

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financiera (NIF), (ed. 5). Mxico, D.F. Editorial I.M.C.P., A.C.

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8. Ruiz, Luis (2002) Auditora Prctica, (ed.3). Mxico, D.F. Editorial Banca y
Comercio S.A. de C.V.
9. Santillana, Gonzlez Juan Ramn (1999) Auditoria II, (ed. 3). Mxico, D.F.
Editorial Ecafsa.
10. Santillana, Gonzlez Juan Ramn (2000) Auditoria I, (ed.3). Mxico, D.F.
Editorial Ecafsa. P 236-242.
11. Santillana, Juan (2004) Auditora Fundamentos, (ed.3). Mxico, D.F. Thomson
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108

12. Seder, John W (2001) Crdito y Cobranzas, (ed.5). Mxico, D.F. CECSA.
Citas en internet.
http://issuu.com/editionglobalmex/docs/auditoria1
http://fcaenlinea1.unam.mx/apuntes/interiores/docs/98/opt/credito_cobranza.pdf
http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml
http://www.monografias.com/trabajos63/control-interno-auditoria/control-internoauditoria.shtml

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