Planificacin Gestin de Proyectos

Planificacin y
roles gerenciales

Informe
Alumno:Mauricio Rostagnol
Asignatura: gestin de proyectos

Profesora: Mary Romero

TC3 Fibra ptica

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CONCEPTOS

Los esfuerzos que se realizan a fin de cumplir objetivos y hacer realidad

diversos propsitos se enmarcan dentro de una planificacin. Este proceso
exige respetar una serie de pasos que se fijan en un primer momento, para
lo cual aquellos que elaboran una planificacin emplean diferentes
herramientas y expresiones.

La planificacin supone trabajar en una misma lnea desde el comienzo de un

proyecto, ya que se requieren mltiples acciones cuando se organiza cada uno
de los proyectos. Su primer paso es trazar el plan que luego ser concretado.
En otras palabras, la planificacin es un mtodo que permite ejecutar planes de
forma directa, los cuales sern realizados y supervisados en funcin
del planeamiento.
En una organizacin, los directivos son quienes tienen que realizar los
planes que sern regidos por la planificacin. La operacin y ejecucin de los
planes puede haber sido realizada por una nica persona u otro individuo, que
obligatoriamente tendr que conocer y comprender el nivel de planeamiento
que se ha querido o podido llevar a cabo.
El sujeto que desarrolla los planes tambin puede ser quien tome las
decisiones, aunque generalmente es establecida una estructura
organizativa desde donde se establecen las normas y las polticas de la
organizacin. All es donde se definen las funciones, roles y alcances de los
integrantes.

Cul es la importancia de la planificacin?

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Propicia el desarrollo de la empresa.

Reduce al mximo los riesgos.

Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

Cmo se clasifica la planificacin?

Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen:
Misin: es la razn de ser de la empresa.
Visin: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro,
donde deseamos estar de aqu a cinco aos.
Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se
encaminan los esfuerzos conjuntos.
Metas: los diferentes propsitos que se deben cumplir para lograr el objetivo.
Polticas: son guas o lineamientos de carcter general, que indican el marco
dentro del cual los empleados de una empresa pueden tomar decisiones
usando su iniciativa y buen juicio.
Reglas: son normas precisas que regulan una situacin en particular.
Estrategias: la accin de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos
para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organizacin se comporte como se
determin.
Programas: son planes que comprenden objetivos, polticas, estrategias,
procedimientos, reglas, asignacin de funciones y recursos, y las acciones
necesarias para alcanzar los objetivos.
Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un perodo
futuro, expresados en trminos cuantitativos tales como dinero, horas
trabajadas, unidades producidas, etc.
Procedimientos: son planes que sealan una serie de labores concatenadas
que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronolgica, para alcanzar
los objetivos preestablecidos.

ETAPAS
Desde un punto de vista muy general puede considerarse que
todo proyecto tiene tres grandes etapas:
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Fase de planificacin. Se trata de establecer cmo el equipo de

trabajo deber satisfacer las restricciones de prestaciones, planificacin
temporal y coste. Una planificacin detallada da consistencia al proyecto
y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.

Fase de ejecucin. Representa el conjunto de tareas y actividades

que suponen la realizacin propiamente dicha del proyecto, la ejecucin

de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las
caractersticas tcnicas especficas de cada tipo de proyecto y supone
poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para
desarrollar la obra en cuestin. Cada tipo de proyecto responde en este
punto a su tecnologa propia, que es generalmente bien conocida por los
tcnicos en la materia.

Fase de entrega o puesta en marcha. Todo proyecto est

destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la
entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha
del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y
responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es
tambin muy importante no slo por representar la culminacin de la
operacin sino por las dificultades que suele presentar en la prctica,
alargndose excesivamente y provocando retrasos y costes imprevistos.

Si queremos ser ms especficos podemos dividir la planificacin del proyecto

en las seis etapas siguientes:

EVALUAR LAS CONDICIONES ACTUALES.

Esta evaluacin incluye los recursos de la empresa, las tendencias del
mercado, los indicadores econmicos y los factores competitivos. En la
planificacin estratgica se adopta una visin panormica del entorno de la
organizacin. Los planes estratgicos expresan la finalidad de organizacin y
fijan un conjunto de objetivos a largo plazo, que la organizacin debe tratar de
alcanzar para sacar provecho de las oportunidades y evitar las hipotticas
amenazas.

DETERMINAR OBJETIVOS Y METAS

Los objetivos son fines especficos, medibles, planteados a corto plazo y su
consecucin previa es precisa para poder alcanzar las metas de la
organizacin. Los objetivos deben ser desafiantes, relevantes y bien enfocados.
Las metas hacen referencia a los que es importante para una organizacin y
dan al personal de plantilla un sentido de propsito.
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ESTABLECER UN PLAN DE ACCIN

Para el logro de los objetivos se necesita un plan de accin, en el cual se
especifiquen las acciones que han de llevarse a cabo. Las acciones son medios
especficos prescritos para el logro de los objetivos. Los cursos de accin bien
planificados reciben el nombre de estrategias y tcticas, y suelen diferenciarse
en razn de su mbito y de su marco temporal.

ASIGNAR RECURSOS
Asignar recursos est relacionado con el presupuesto y posterior entrega de
recursos. Los recursos se definen como los activos financieros, fsicos,
humanos, de tiempo o de otra ndole con lo que cuenta una organizacin. Un
presupuesto es una cantidad predeterminada de recurso relacionada con una
actividad. Existe una relacin entre el presupuesto como tcnica de
planificacin y el presupuesto como tcnica de control.

EJECUCIN
La ejecucin tiene que ver con la delegacin de tareas, con la accin impulsada
por los objetivos y con la obtencin de datos para la retroalimentacin.

CONTROL
Se debe controlar la decisin de planificacin. La organizacin ha de dirigir las
actividades del trabajo en progreso para asegurar que se cumplan los
objetivos, o en algunos casos, se reajusten para poder cumplirlos.

PLANIFICACIN ESTRATGICA
Existen dos tipos de planificacin: una es que se lleva a cabo en los niveles
ms altos de una estructura organizacional, la cual se denomina "planificacin
estratgica", y todas los dems que pueden ser llamadas "planificacin
operacional".
La planificacin estratgica es el esfuerzo sistemtico y ms o menos formal de
una compaa para establecer sus propsitos, objetivos, polticas y estrategias
bsicas, para desarrollar planes detallados con el fin de poner en prctica las
polticas y estrategias y as lograr los objetivos y propsitos bsicos de la
compaa
No es nada ms que un conjunto de planes funcionales o una extrapolacin de
los presupuestos actuales; es un enfoque de sistemas para guiar una empresa
durante un tiempo a travs de su medio ambiente, para lograr las metas
dictadas.
La planificacin no representa una programacin del futuro, ni tampoco el
desarrollo de una serie de planes que sirvan de molde para usarse diariamente
sin cambiarlos en el futuro lejano. La planificacin estratgica debe ser flexible
para poder aprovechar el conocimiento acerca del medio ambiente.

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La planeacin estratgica formal introduce un nuevo conjunto de fuerzas y

medios para tomar decisiones en una organizacin:
-

Simula el futuro
Aplica el enfoque del sistema
Exige el establecimiento de objetivos
Revela y aclara oportunidades y peligros futuros
La estructura para la toma de decisiones de toda la empresa
Base para otras funciones directivas
Mide el desempeo
Seala asuntos estratgicos

PLANIFICACIN OPERATIVA
Es un instrumento indispensable de teorizacin y organizacin, en la cual se
deben contemplar todos los detalles para la ejecucin de acciones concretas;
se debe planificar antes de actuar sobre una situacin o problema para poder
transformarla.

Importancia:
1. Permite organizar en frecuencia lgica las actividades y las acciones e
igualmente visualizar el tiempo requerido para cada una de ellas.
2. Define las funciones y responsabilidades.
3. Contribuye a la preparacin de un trabajo consiente, editando las
improvisaciones, unifica criterios en cuanto a objetivos y metas.
4. Prev la utilizacin de los recursos: humanos, materiales y equipos.

Principios bsicos de la planificacin operativa:

-

Participacin: es la manera mediante la cual las personas de una

organizacin elaboran en una planificacin.

Realismo: significa que la planificacin es real y como que se ataca un

problema en las distintas organizaciones.

Flexibilidad:
Adecuacin a las circunstancias.
Mtodos a alcanzar.
Sistema de evaluacin.
Hacer los cambios.

Unidad: trabajar en unidad las personas en una organizacin para poder

alcanzar una meta en especfica.

Precisin: ser claro y conciso, consiste en planificar con claridad y

exactitud.
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NATURALEZA DE LA PLANIFICACIN
Es el proceso de determinar los objetivos y definir la mejor forma de
alcanzarlos, es decir, desarrollar planes.
La planificacin establece un puente entre una situacin actual y una situacin
deseada.
Se divide en dos partes:
1. El

establecimiento de los objetivos o fines de la

organizacin; debemos responder a una serie de preguntas;

Qu se quiere hacer?
Quin va a ejecutar las tareas?
Cmo se va a desarrollar el plan?
Cundo se va a realizar?
Cundo debe hacerse?
Con que recursos?
Cul es el objetivo y la meta?

2. El desarrollo de planes para alcanzar los objetivos

fijados; fijar los objetivos no sirve de nada si no desarrollamos un plan
para alcanzarlos. Un plan es un medio para conseguir las metas. Es un
esquema que indica de qu manera pretende una empresa de obtener
los fines.
-

Cmo lograr los objetivos fijados?

Las ventajas:
La planificacin se traduce en una serie de ventajas para la organizacin
permitiendo el adecuado desenvolvimiento de las dems funciones
administrativas (organizacin, etc)
La planificacin da sentido a las funciones de organizacin y administracin, y
hace posible llevar a cabo la funcin de control que no es viable si no se fija de
ante mano unos objetivos que lograr.
La planificacin es la base para decidir;

Organizacin; solamente una vez que conocemos los objetivos que

queremos lograr y los planes que debemos seguir para logarlos, podremos
disear una estructura que nos permitan ejecutar dichos planes y alcanzar los
objetivos.

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Direccin; la planificacin nos permite seleccionar que tipo de personal y

cuando contratarlo. As como la manera de conseguir que los individuos

colaboren de forma voluntaria a la consecuencia de los objetivos
organizacionales.
Qu estilos de liderazgo y motivacin? Y qu sistema de comunicacin son
ms eficaces para dirigir al personal?

Control; se define como la comparacin entre los objetivos fijados y los

resultados alcanzados. Con el fin de detectar las desviaciones y establecer las

medidas correctores necesarios. Por lo tanto si no conocemos nuestros
objetivos no podremos fijar los estndares y por lo tanto no podremos
determinar el grado de consecuencia de los objetivos.
En general, la planificacin ayuda a los directivos a afrontar el futuro incierto.
No garantiza el xito, pero ayuda a alcanzarlo.
Y en general las empresas que planifican obtienen mejores resultados que
aquellas que no lo hacen.

Conclusin
Si una organizacin aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos
realistas. La planificacin est comprometida en la fijacin de los objetivos de
la organizacin y en las formas generales para alcanzarlos. La opcin frente a
la planificacin es la actividad aleatoria, no coordinada e intil. Los planes
efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.
Debe hacerse notar que ni la planificacin estratgica ni la operativa es
un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados
deseados. Ms bien es un crculo continuo que nunca debe terminar en una
organizacin; debe ser vigilada peridicamente, revisada y modificada de
acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.

ROLES GERENCIALES
Henry Mintzberg, un investigador de administracin muy conocido, estudi a
gerentes reales en sus centros de trabajo y concluyo que lo que hacen puede
describirse mejor si observamos los roles que desempean en el trabajo.
El trmino Roles Gerenciales se refiere a acciones o comportamientos
especficos que se esperan de un gerente. (Podemos pensar en los diferentes
roles que desempea como estudiante, empleado, miembro de una
organizacin estudiantil, voluntario, hermano, etc., y en las distintas cosas que
se esperan de nosotros en estos).

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Los roles interpersonales son aquellos que tienen que ver con la gente
(subordinado e individuos que no pertenecen a la organizacin) y otros deberes
de ndole protocolaria y simblica.
Los tres roles interpersonales son:
- Figura ceremonial o de autoridad
- Lder motivador
- Enlace.
Los roles de informacin consisten en recibir, almacenar y difundir
informacin.
Los tres roles incluyen:
- Supervisor o monitor
- Difusor o diseminador
- Vocero
Por ltimo, los roles de decisin giran en torno a la toma de decisiones.
- Empresario o emprendedor
- Manejador de perturbaciones
- Distribuidor de recursos
- Negociador

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