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SEMINARIO:
EL CRDITO COMERCIAL Y SU IMPORTANCIA
EN LOS NEGOCIOS INTERNACIONALES
TRABAJO FINAL
MANUAL DE CRDITO Y
COBRANZA PARA GRUPO MAYA
Y ASOCIADOS S.A. DE C.V.
QUE PARA OBTENER EL TTULO DE:
CONTADOR PBLICO
PRESENTAN:
SEPTIEMRE 2010
NDICE
PAGINA
1
INTRODUCCON
1.1. EL CRDITO
1.1.1. Antecedentes del crdito
1.1.1.1.
6
7
10
13
18
21
22
26
27
1.2. LA COBRANZA
1.2.1. Polticas de cobranza
28
31
31
34
36
CAPTULO 2 ADMINISTRACIN
38
38
39
2.1.1.2
40
41
2.1.1.3
ciencias y disciplinas
2.1.1.4
44
46
48
53
2.5 ORGANIGRAMA
60
60
60
60
61
61
67
2.6.1 Jerarquizacin
67
2.6.2 Departamentalizacin
72
76
DEPARTAMENTOS
79
2.8 MANUALES
2.8.1 Tipos de manuales
79
79
2.8.2.1
80
procedimientos
2.8.2.2
81
2.8.2.3
86
procedimientos
89
91
91
3.1.3 Clientes
96
96
98
99
100
101
de C.V.
3.1.8.1
Balance General
102
3.1.8.2
Estado de Resultados
103
3.1.8.3
104
3.1.8.4
105
107
4.1.1. Misin
107
4.1.2. Visin
107
4.1.3. Valores
108
4.2. ORGANIGRAMA
108
110
113
114
116
117
118
118
119
121
121
122
123
fsicas
5.3.1.2.
125
morales
5.4. PROCESO DE INVESTIGACIN DEL CRDITO
5.4.1. Alcances de la investigacin
5.5. OTORGAMIENTO DEL CRDITO A CLIENTES
126
127
129
129
5.5.2. Requisitos
130
135
137
138
141
142
144
144
145
145
147
148
149
151
6.2.4.1.
Liquidacin peridica
151
6.2.4.2.
151
cliente
6.2.5. Liquidacin de cobranza
152
6.2.5.1.
Normas generales
152
6.2.5.2.
153
155
6.2.6.1.
155
6.2.6.2.
157
157
157
158
158
159
160
162
163
CONCLUSIONES
164
GLOSARIO
166
BIBLIOGRAFIA
173
INTRODUCCON
que
deben
seguirse
en
la
realizacin
de
las funciones de
Suelen
contener informacin y
ejemplos
de formularios,
autorizaciones
en
la induccin del
puesto
al adiestramiento y
capacitacin
del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve
para
el anlisis o
revisin
de
los
procedimientos
de
un sistema.
Por esta razn se considero efectuar este trabajo, el cual le permitir a Grupo
Maya y Asociados S.A de C.V. implementar dentro de su organizacin, este
departamento, el cual no le sea difcil para su implementacin, llevndolo a la
prctica con los siguientes captulos:
Por otro lado en el Captulo 3, se tendr el primer contacto con Grupo Maya y
Asociados S.A. de C.V.; teniendo a detalle su historia, creacin, ubicacin, rango
de comercializacin, sucursales, conformacin de la misma, etc., donde con ello,
se lograra realizar un anlisis FODA y as, se percibir la solucin exacta para las
contrariedades que se hallen.
la
CAPTULO 1
CRDITO Y COBRANZA
1.1 EL CRDITO
1.1.1
documentos
histricos que indicaban penas variables, como la confiscacin de los bienes del
deudor.
Los griegos y los romanos utilizaron la letra de cambio para evitar el traslado
material de dinero, por frecuentes asaltos a las caravanas de mercaderes. Por
ello, cuando un mercader tenia que viajar depositaba los fondos con el banquero
de su ciudad, y este le extenda
Fue hasta el siglo XII cuando aparecieron los bancos, casi como conocemos en la
actualidad. Los babilonios dejaron escritos hechos en tablillas de barro rdenes de
pago, con cierta similitud a la letra de cambio actual.
1.1.1.1
Hacia mitad del siglo XIX se inicia el nacimiento de las instituciones de crdito y
surgen los primeros bancos. Algunos de los bancos que nacen a finales del siglo
XIX y principios del siglo XX, se fusionaron entre s al poco tiempo de haberse
establecido, teniendo la finalidad de abarcar mayor mercado.
consumidos.
De no ser por el crdito, las personas no podran adquirir bienes de alto
precio. Al usar el crdito, solo tienen que dar una pequea cantidad de
dinero por los bienes que necesite adquirir y el resto pagarlo a plazos.
Poder transferir grandes cantidades de dinero a distancias significativas.
Los cheques en general, y en especial los de viajero, son instrumentos de
crdito que facilitan y aceleran las operaciones de compraventa.
comerciales e
financiamiento
de
los
inventarios.
En
este
caso,
hay
un
10
el banco pone a
12
Tarjeta de crdito. Es el contrato por medio del cual el banco abre una
lnea de crdito por un tiempo determinado a una persona, para que pueda
hacer compras en las empresas particulares que estn afiliadas o
autorizadas por el banco. El deudor no pagar intereses si cubre su adeudo
al banco en un plazo de 30 das.
Son todos los lineamientos tcnicos que utiliza el gerente financiero de una
empresa, con la finalidad de otorgar facilidades de pago a un determinado cliente.
La misma que implica la determinacin de la seleccin de crdito, las normas de
crdito y las condiciones de crdito.
13
Polticas restrictivas
Polticas liberales
Como oposicin a las polticas restrictivas, las polticas liberales tienden a ser
generosas, otorgan crditos considerando la competencia, no presionan
enrgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y
establecimientos de perodos para el pago de las cuentas. Este tipo de poltica
trae como consecuencia un aumento de las cuentas y efectos por cobrar as como
tambin en las prdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de
poltica no estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades.
14
Polticas racionales
Estas polticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre
producir un flujo normal de crdito y de cobranzas; se implementan con el
propsito de que se cumpla el objetivo de la administracin de cuentas por cobrar
y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el
rendimiento sobre la inversin de la empresa.
Descuentos por pronto pago. Para establecer esta poltica, se debe fijar
un porcentaje que resulte atractivo a los clientes como un incentivo de
compra. Esta poltica debe ser uniforma y rgida. Se trata de una ganancia
que se da al cliente por permitir usar su dinero en tiempo, as que si esto no
es posible aun por causas ajenas al cliente, pero no imputables a la
empresa, no es posible aun por causas ajenas al cliente, pero no
imputables a la empresa, no se debe otorgar el descuento.
Descuento
por
volumen.
Estos
descuentos
se
establecen
para
16
de la
normal y se anota el
17
en forma oportuna
o si se tiene
fondos.
Una alternativa con la que con frecuencia se enfrentan las grandes empresas, o
las empresas con mltiples unidades, es el planteamiento de si la operacin de
crdito y cobranza debe de centralizarse o no.
18
Las empresas adoptan una u otra opcin; algunas han tenido que cambiar de un
sistema a otro, y en ocasiones regresar al original. Muchas compaas estn
considerando un cambio, y casi todas estn consientes de que las nuevas
responsabilidades de un moderno departamento de crdito pueden establecer la
necesidad de una revisin de base de la estructura
de organizacin del
departamento.
Cuando el volumen es pequeo, rara vez ser viable para una compaa
cualquier otro sistema. Hay otras circunstancias en las que el sistema centralizado
puede ser ventajoso, independientemente del volumen de las operaciones.
19
Ventajas de la centralizacin
20
Ventajas de la descentralizacin
gestionar una reunin. Tambin puede haber cierto nfasis a incurrir en el gasto
de un viaje, excepto en casos de verdadera urgencia. El personal de crdito
centralizado no obtiene un conocimiento del cliente, y poco sabe de las
circunstancias peculiares de un negocio en particular, a excepcin quiz del caso
en que solamente se tiene un pequeo grupo de clientes.
La oficina fornea, por otra parte, esta en situacin de realizar los ajustes por
reclamaciones o quejas con base en un contacto personal y amistoso, lo cual
genera satisfaccin financiera del cliente, las condiciones de pago u otros
aspectos, el cliente podr ser entrevistado en forma inmediata, normalmente
mediante una visita personal, y se harn los arreglos necesarios. Se ejerce mayor
control sobre la cobranza mediante una organizacin fornea, gracias a la
atencin que puede otorgarse a cada cuenta individual. En los casos de demora o
retraso, el ejecutivo de crdito forneo puede entablar contacto inmediato con su
cliente y obtener toda la informacin relativa.
22
Elementos de la decisin
23
Fuentes de informacin
que
se puede aceptar la
informacin de los agentes vendedores para dar crdito a los clientes. Esta
informacin lleva un riesgo mayor normal, por que los vendedores pueden
dar la informacin con el fin de incrementar sus ventas y as tener mayores
comisiones.
25
5) Las ventas excepcionales. Hay artculos de gran precio que los clientes
no pueden pagar de acuerdo con las condiciones de crdito que se hayan
otorgado en condiciones normales.
26
Debe de funcionar como una luz roja que avise que la cuenta ha llegado a dicha
cifra y que debe rebasarla sin un anlisis pudiera ser peligrosa, pero nunca debe
de funcionar como un tope que automticamente suspenda el suministro de
mercancas.
1.2 LA COBRANZA
27
Objetivos de la cobranza
Cada
empresa
debe
contar
con
registros
procedimientos
de
cobro
29
30
Debe procurarse que los recordatorios no lleguen a poder del cliente los viernes o
sbados, porque perderan la fuerza de accin al existir das inhbiles a
continuacin. Algunas veces es preferible enviar telegramas en lugar de cartas
demasiado energticas, en virtud de que el lenguaje empleado en los telegramas
no molesta.
31
32
El control por cliente se inicia con el establecimiento de una tarjeta que tiene el
don de proporcionar la informacin necesaria para este propsito, la tarjeta del
cliente contiene los siguientes datos:
33
35
presupuestales,
pues
estas
siempre
representan
aspectos
anormales.
36
37
CAPITULO 2
ADMINISTRACIN
38
2.1.1.1
Ad: direccin
Minister: subordinacin
39
2.1.1.2
2.1.1.3
Administracin y derecho
41
Administracin y economa
En primer lugar, se conoce con este nombre, y quiz mas frecuentemente con el
de ingeniera administrativa, la insercin que se hace o debe hacerse en los
programas de la carrera de ingeniera, de ciertas materias propias de la
42
Otra de las escuelas que se han formado, es la que, arrancando del hecho
indiscutible de que la aplicacin de tcnicas, parcial o totalmente matemticas, ha
permitido un enorme avance en campos de la administracin, como los
relacionados con la fijacin de cursos alternativos, su valoracin y su consiguiente
ayuda en la toma de decisiones, a travs de la investigacin de operaciones,
pretende que la administracin misma se ha convertido o se est convirtiendo en
algo cuya naturaleza es esencialmente matemtica.
Administracin y psicologa
43
Administracin y moral
2.1.1.4
44
las
grandes
empresas
se
manifiesta
mayormente
la
funcin
45
Concepto
46
FUNCIN
PREGUNTAS
Qu es lo que se
RESULTADO
Objetivos, procedimientos y
ORGANIZACIN
DIRECCIN
CONTRL
delegacin de autoridad.
Liderazgo, creatividad,
desarrollo, recompensas e
grupo?
incentivos.
Informes, comparaciones,
costos y presupuestos.
47
Actividad o giro
que
satisfacen
directamente
la
necesidad
del
49
a. Transporte.
b. Turismo.
c. Instituciones Financieras.
d. Servicios pblicos varios.
e. Servicios privados.
f. Educacin.
g. Salubridad.
h. Finanzas.
ser
subclasificadas
en:
centralizadas,
desconcentradas,
50
Magnitud de la empresa
51
De tal manera hay que se entiende como primer aspecto que cuando se refiere al
termino empresa en un sentido amplio se hace referencia a toda ejecucin te un
plan de gran alcance, para lograr este requiere la colaboracin permanente de
varias personas para hacerla realidad. No hay que olvidar el empresario, ya que
sin este la empresa seria un ente muerto en nuestra sociedad ya que estos toman
las decisiones ms adecuadas para la empresa tanto decisiones cuantitativas se
hace referencia el anlisis de los valores en los libros contables de la empresa as
como el aumento y la disminucin de los precios, cantidades de produccin y
ventas; como las decisiones empricas que se basa en las experiencia de
situaciones anteriores y de la observacin del medio que rodea la empresa, ya que
la empresa como se anoto anteriormente se retroalimenta de su entorno que lo
rodea que es su mercado. Ya que con estas facetas puede manejar la telaraa de
tareas y acciones que estas relacionadas en una empresa debido que es un
sistema relacionado de procesos administrativos productivos y funcionales para
lograr un objetivo.
52
Vale la pena recordar un elemento, ya que se destaca por la importancia que tiene
este para el funcionamiento de una empresa en sus mejores condiciones que es la
sinergia social e integra las partes de la empresa; hay que tener en cuenta si en la
practica funciona de la misma manera que se escucha, ya que el hombre es un
ser social por naturaleza y con esta necesidad de comunicarse constantemente
asume posiciones que lo pueden alejar de lo que es realmente la sinergia social.
Misin
Las caractersticas que debe tener una misin son: amplia, concreta, motivadora y
posible.
54
La importancia de la misin
55
Visin
La visin se realiza formulando una imagen ideal del proyecto y ponindola por
escrito, a fin de crear el sueo (compartido por todos los que tomen parte en la
iniciativa) de lo que debe ser en el futuro la empresa.
Una vez que se tiene definida la visin de la empresa, todas las acciones se fijan
en este punto y las decisiones y dudas se aclaran con mayor facilidad. Todo
miembro que conozca bien la visin de la empresa, puede tomar decisiones
acorde con sta.
Importancia de la visin
56
Valores
Los valores son aquellos juicios ticos sobre situaciones imaginarias o reales a los
cuales nos sentimos ms inclinados por su grado de utilidad personal y social.
57
Los valores son muy importantes para una empresa porque son grandes
fuerzas impulsoras del cmo hacemos nuestro trabajo.
Permiten posicionar una cultura empresarial.
58
Una vez que se han especificado los valores de la empresa, se debe actuar bajo
los mismos como prioritarios. Y ante un conflicto se debe poder razonar de
manera lgica y en base a la lista de valores.
Esta actitud har que los valores sean congruentes con los de los clientes,
trabajadores y nosotros mismos.
Finalmente los valores que sobrevivan, sern los de su empresa y con lo que ser
mucho ms claro y fcil matizar su visin y misin.
59
2.5 ORGANIGRAMA
2.5.3
60
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que
sobresalen las siguientes:
departamento
Ejemplo:
61
grupo
se
divide
en
tres tipos
de
62
63
De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y
64
65
66
2.6.1 JERARQUIZACIN
Jerarqua proviene del griego hierarjes (jerarca), que significa superior y principal
en la jerarqua eclesistica.
67
Tipologa de la organizacin
Se
refiere
los
distintos
tipos,
sistemas
modelos
de
estructuras
68
VENTAJAS:
DESVENTAJAS:
Es rgida e inflexible.
La organizacin depende de hombres clave, lo que origina trastornos.
No fomenta la especializacin.
Los ejecutivos estn saturados del trabajo, lo que ocasiona que no se
dediquen a labores directivas sino de operacin simplemente.
69
VENTAJAS:
Mayor especializacin.
Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona.
La divisin del trabajo es planeada del trabajo intelectual.
Disminuye la presin sobre un solo jefe por el nmero de especialistas con
que cuenta la organizacin.
DESVENTAJAS:
C. Organizacin lineo-funcional
70
D. Organizacin staff
VENTAJAS:
71
DESVENTAJAS:
2.6.2 DEPARTAMENTALIZACIN
Caractersticas de la departamentalizacin
73
Secuencia de la departamentalizacin
Tipos de departamentalizacin
74
b. POR
POR
TERRITORIOS:
Este
tipo
de
departamentales,
sobre
todo
si
reporta
ventajas,
75
Mtodos de comunicacin
76
VENTAJAS
Supervisin estricta.
Control estricto.
Comunicacin rpida entre subordinados y jefe.
DESVENTAJAS
VENTAJAS
DESVENTAJAS
78
2.8 MANUALES
2.8.1
TIPOS DE MANUALES
De polticas
Departamentales
De bienvenida
De organizacin
De procedimientos
De contenido mltiple
De tcnicas
De puestos
2.8.2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
79
2.8.2.1
2.8.2.2
A. Identificacin
Logotipo de la organizacin.
B. ndice o contenido
F. Responsables
83
H. Concepto (s)
84
J. Formulario de impresos.
K. Diagramas de flujo.
L. Glosario de trminos.
consulta.
Procedimiento
general
para
la
elaboracin
de
manuales
administrativos.
85
2.8.2.3
A. Responsables
Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es conveniente que
sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la
organizacin en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal.
Para este tipo de trabajo, una organizacin puede nombrar a la persona que tenga
los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la
naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de
mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo,
puede contratar los servicios de consultores externos.
86
C. Estudio preliminar
87
88
CAPTULO 3
LA EMPRESA Y SU UBICACIN
GRUPO MAYA Y ASOCIADOS S.A. DE CV.
3.1 INICIO DE LA EMPRESA
El
En 1991, al seor Moiss Maya le surgi la idea de crear una empresa familiar
teniendo como socios a su esposa la seora Alicia de Maya y a su hijo Jos Maya;
fue as, como naci este proyecto dndola de alta en Hacienda el da 15 de
Febrero de 1991, como GRUPO MAYA Y ASOCIADOS, S.A DE C.V., con el
Registro Fiscal de Contribuyente GMA 910215 9D5, la cual se ubica fiscalmente
en: Calle Bucareli # 172, Delegacin Cuauhtmoc, Colonia Centro, Mxico, D.F.,
C.P. 06040.
Dicha empresa desde sus inicios hasta la actualidad se dedica a la compra-venta
de artculos de tapicera y terminados as como tambin a la colocacin de los
mismos.
Grupo Maya y Asociados , por su ubicacin se encuentra
siguientes puntos: al norte con la Av. Hidalgo, Eje Uno Norte Mosqueta y
continuacin con Repblica de Ecuador, al oriente con Anillo de Circunvalacin, al
poniente con Eje Central Lzaro Crdenas, Eje 1 Poniente, Bucareli y al sur con
Arcos de Beln, Chimalpopoca y Fray Servando teresa de Mier.
89
90
dos
Las compras que realiza GRUPO MAYA Y ASOCIADOS S.A. de CV, por lo
general son a crdito y sus principales proveedores son:
PROVEEDOR
PRODUCTO
Abel Zavala
Granados
Persinanas
91
Altamirano Jimnez
Silva
RFC: AAJS 440719 7E8
Rollos Crazy
Rollos Skin
Cenefas;
Crazy
CP: 04300
Mxico D. F.
Nm. De Cuenta: 200-000-108
FLOORING
SOLUTIONS S de
Piso Laminado
R.L. de C.V.
RFC FSO 060530 490
Corona N 35
Col.: Cervecera modelo
CP: 53330
Naucalpan Estado de Mxico
Nm. De cuenta: 200-000-149
GRUPO SABLE DE
MEXICO S.A. de CV
RFC: GSM 880719 RE8
Lago Tanganika N 47-A
Alfombras
Rollo Alfombra
Jannat
Col.: Granada
CP: 11520
Delegacin: Miguel hidalgo
Mxico D.F.
Nm. De Cuenta: 200-000-145
92
HENKEL CAPITAL
S.A. de CV
Pegamento
IMPORTACIONES
DEBUT S.A. de CV
RFC: GSM 880719 RE8
Cenefas
Rollos
LANDAZURI
PROCESOS DE
CORTE Y CREACION
Rollo
poliforum
DE EMPAQUE S.A. de
CV
RFC: LPC 051028 QZ5
Cuatotonque N 136
Col.: Santa Mara Maninalco
CP: 02050
Delegacin: Azcapotzalco
Mxico D.F.
Nm. De Cuenta: 200-000-151
93
LOSETAS
ASFALTICAS S de
RL de CV
RFC: LAS 811022 LVA
Tabla
comercial y
residencial
CANELA N 229
Col.: Granjas Mxico
Delegacin: Iztacalco
CP: 08400
Mxico DF
Nm. De cuenta: 200-000-046
MUROPLEX SA de
CV
RFC MUR 660712 723
Bucareli N 170
COL: Centro
Delegacin: Cuauhtmoc
Plastico oplex
estuco blanco
Plastico oplex
pasta blanco
Plasticos oplex
bacutex hueso
CP: 06040
Mxico D.F.
Nm. De Cuenta: 200-000-022
PAPELES
PINTADOS IBERIA
S.A. de CV
Pegamento
tylose
94
PROMOTORA
MEXICANA DE
Cenefas
INDUSTRIAS SA DE
CV
RFC: PMI 961204 DG2
Calzada de la Naranja N 16
Fraccionamiento: Industrial
Alce Blanco
CP: 53370
Naucalpan Estado de Mxico
Nm. De Cuenta: 200-000-111
SUTSA PRINT DE
MEXICO S.A. DE CV
Pisos
TERZA S.A. DE CV
RFC: TER 800212 D91
Carretera a Monclova KM 11.5
Luxor
Mohwk
CP: 66550
Nuevo Len Mxico
Nm. De Cuenta: 200-000-123
95
3.1.3 CLIENTES
Debido a que Grupo Maya S.A. de C.V. es una micro empresa, sus clientes son el
pblico en general y por lo mismo son eventuales, por lo mismo no cuenta con un
catalogo de clientes. Sus clientes de Grupo Maya, S.A. de C.V. son personas que
quieren hacer mejoras a sus casas o a pequeos locales, por tal razn lo que
venden siempre es al contado o con tarjetas de crdito.
Por lo anterior todos los clientes que tiene esta empresa son personas fsicas que
compran artculos en pequeas cantidades o son servicios pequeos y sencillos.
LUXOR L 00009936
MOHWK L 0000019
PEGAMENTO TYLOSR
PISO LAMINADO TIMORATA V
PISO PINTEX
PLASTICO OPLEX BASCUTEX HUESO B/T
PLASTICO OPLEX ESTUCO BCO B/T
PLASTICO OPLEX PASTA BLANCO
ROLLO ALFOMBRA JANNAT 034 DE 40.00 X 4.00
ROLLO ALFOMBRA JAMMAT 077 DE 45.00 X 4.00
ROLLO ALFOMBRA JANNAT 025 DE 40.00 X 4.00
ROLLO ALFOMBRA JANNAT 027 DE 40.00 X 4.00
ROLLO ALFOMBRA JANNAT 068 DE 45.00 X 4.00
ROLLO ALFOMBRA JANNAT 088 DE 40.00 X 4.00
ROLLO CRAZY ABOUT KIDS REF CK16137
ROLLO CRAZY ABOUT KIDS REF CK25587
ROLLO CRAZY ABOUT KIDS REF CK661816
ROLLO CRAZY ABOUT KIDS REF GU66187
ROLLO CREAZY ABOUDT KIDS REF GU92211B
ROLLO KITCHEN AND BATH 3
ROLLO MOMENTO
ROLLO POLIFOM 3/32
ROLLO SKIN REF SK73308
ROLLO VALENTINA REF KY77280
ROLLO VALENTINA REF KY77008
ROLLO VALENTINA REF KY7
97
Grupo Maya S.A. de C.V, cuenta con una estructura, donde todas las decisiones
tanto de la empresa matriz como de las sucursales recaen sobre el Director.
General, encabezado por el seor Moiss Maya; sin embargo y a pesar de esto,
no se cuenta con una organizacin adecuada, ya que no se ha establecido el nivel
de jerrquico, funciones y responsabilidades para cada empleado que conforma
dicha empresa.
son los
encargados de cada sucursal, cada una de estas cuenta con una tienda, donde
se tiene a un encargado para cada una y este da un reporte al rea administrativa
de todos los manejos de las ventas; los cuales a su vez estn a cargo de las
vendedoras de dichas sucursales y solo una, la cual se ubica en Bucareli #154
cuenta con ms personal debido a que el manejo de productos es mayor y por tal
razn es la nica que las vendedoras no se encargan de cobrar y se cuenta con
un cajero..
Para al rea de caja se cuenta con una persona que maneja solo algunos pagos,
esta se encuentra en la sucursal de Bucareli #154 y otra persona que se hace
cargo del rea administrativa, recepcin, nomina y compras, se encuentra en la
empresa matriz. La contabilidad se maneja de manera independiente y es llevada
por un despacho contable y por medio de visitas mensuales
se recopila
DIRECTOR
GENERAL
DESPACHO
CONTABLE
MOISES MAYA
DIRECTOR
DIRECTOR COMERCIAL
ALICIA DE MAYA
JOSE MAYA
SUCURSAL 2
MATRIZ
SUCURSAL 3
BUCAREL 174
BUCARELI 172
BUCRELI 154
ENCARGADO DE TIENDA
REA
REA
REFUGIO
ADMINISTRATIVA
DE CAJA
ESTHER MORENO
MARIO MONTES
CAJERA Y
VENDEDORA
ENCARGADO DE TIENDA
ENCARGADO DE TIENDA
INES
JESUS
MONICA
VENDEDORA Y
CAJERA
JUANA
VENDEDORAS
SILVIA Y TERESA
CHOFERES
LEONARDO Y
MIGUEL
ALCANTARA
99
100
los cuales
se
durante el periodo.
101
3.1.8.1
BALANCE GENERAL
GRUPO MAYA Y ASOCIADOS, S.A. DE C.V
Estado de Posicin Financiera. Balance General al 31/12/2009
ACTIVO
PASIVO
ACTIVO
PASIVO
CIRCULANTE
PROVEEDORES
ACREEDORES DIVERSOS
IMPUESTOS POR PAGAR
IVA RETENIDO
CAJA
BANCOS
DEUDORES DIBERSOS
IVA ACREDITABLE
ANTICIPO DE IMPUESTOS
ALMACEN
Total CIRCULANTE
294.097,62
8.898,19
4.145,80
85.895,80
17.754,70
4.303.529,69
4.714.321,80
Total PASIVO
837.885,80
1.450.134,39
33.892,00
86.643,90
2.408.556,09
FIJO
MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFNA
RVA.P/DEP. MOB. Y EQ. OFNA
ENSERES DE ALM. Y TIENDA
RVA.P/DEP.ENCERES DE TIEN
EQUIPO DE COMPUTO
RVA.P/DEP.ACUM.EQ.DE COM
EQUIPO DE TRANSPORTE
RVA.P/DEP.EQUIPO DE TRANS
Total FIJO
27.783,56
-25.544,95
24.115,90
-24.115,90
55.839,83
-36.012,33
103.000,00
-103.000,00
22.066,11
DIFERIDO
DEPOSITOS EN GARANTIA
Total DIFERIDO
Total activo
SUMA DEL ACTIVO
81.396,53
2.489.952,62
CAPITAL
2.280,74
4.738.668,65
1.500.000,00
1.081.096,08
-192.870,59
-139.509,46
2.248.716,03
4.738.668,65
4.738.668,65
2.280,74
CAPITAL SOCIAL
Result. Ejerc.anteriores
resultado del ejercicio
utilidad o (perdida) del ejercicio
102
3.1.8.2
ESTADO DE RESULTADOS
Acumulado
Ingresos
VENTAS
Total Ingresos
5.650.827,54
5.650.827,54
100,00
100,00
4.300.983,93
76,11
-1.213,90
-0,02
1.403.987,26
10.240,31
76.339,40
5.790.337,00
24,85
0,18
1,35
102,47
-139.509,46
-2,47
Egresos
COMPRAS
DEB. Y DESTOS.
S/COMPRAS
GASTOS DE
ADMINISTRACION
GASTOS DE VENTA
GASTOS FINANCIEROS
Total Egresos
Utilidad (o Prdida)
103
3.1.8.3
ACTIVO
PASIVO
ACTIVO
PASIVO
CIRCULANTE
CAJA
$245.808,50
BANCOS
9788,01
CLIENTES
$77.698,88
DEUDORES DIVERSOS
4560,38
IVA ACREDITABLE
94485,38
ANTICIPO DE IMPUESTOS
19530,17
ALMACN
$4.768.499,36
Total CIRCULANTE
PROVEEDORES
ACREEDORES DIVERSOS
1031224,45
$1.595.147,83
$37.281,20
IVA RETENIDO
$95.308,29
Total PASIVO
$2.758.961,77
$5.220.370,68
FIJO
MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFNA
$47.771,21
-$27.183,87
$24.115,90
RVA.P/DEP.ENCERES DE TIEN
EQUIPO DE COMPUTO
-$24.115,90
$84.534,61
RVA.P/DEP.ACUM.EQ.DE COM
-$50.100,94
EQUIPO DE TRANSPORTE
$103.000,00
RVA.P/DEP.EQUIPO DE TRANS
Total FIJO
-$103.000,00
$55.021,01
DIFERIDO
DEPSITOS EN GARANTA
Total activo
2.840.358,30
CAPITAL
$2.280,74
CAPITAL SOCIAL
Result. Ejerc.anteriores
Total DIFERIDO
81.396,53
$2.280,74
$5.277.672,43
$5.277.672,43
1.500.000,00
897.234,66
-3.117,00
43196,47
2.437.314,13
5.277.672,43
104
3.1.8.4
6498451,67
6498451,67
Egresos
COMPRAS
4731082,32
-1335,29
GASTOS DE ADMINISTRACIN
GASTOS DE VENTA
1684784,71
12288,37
GASTOS FINANCIEROS
$28.435,08
Total Egresos
Utilidad (o Prdida)
6.455.255,19
43.196,48
105
106
CAPTULO 4
PROPUESTA PARA GRUPO MAYA Y ASOCIADOS S.A DE C.V.
4.1.
4.1.1. MISIN
4.1.2. VISIN
Ser el grupo empresarial lder en productos y servicios para el confort del hogar y
locales comerciales a travs de la mejora continua de nuestros productos pisos,
papel tapiz, loseta, alfombras, ayudada con el trabajo en equipo y la innovacin de
nuestra gente.
107
4.1.3. VALORES
Respeto
Honestidad
Lealtad
Comunicacin
Responsabilidad
Compromiso
Servicio
4.2. ORGANIGRAMA
DESPACHO
CONTABLE
DIRECTOR
GENERAL
MOISS MAYA
DIRECTOR
DIRECTOR
COMERCIAL
ALICIA DE MAYA
JOS MAYA
REA ADMINISTRATIVA
ESTHER MORENO
DEPARTAMENTO DE
CRDITO Y
COBRANZA
SUCURSAL 2
MATRIZ
SUCURSAL 3
BUCAREL 175
BUCARELI 172
BUCRELI 154
ENCARGADO DE TIENDA
ENCARGADO DE TIENDA
ENCARGADO DE TIENDA
REFUGIO
INES
JESS
CAJERA Y
VENDEDORA
MNICA
VENDEDORA Y
CAJERA
JUANA
VENDEDORAS
SILVIA Y
TERESA
CHOFERES
LEONARDO Y
MIGUEL
ALCANTARA
CAJERO
MARIO
MONTES
109
Director general
110
Director comercial
Objetivos
111
Funciones
estrategias
disear
controles
administrativos
para
la
112
Funciones
113
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
Experiencia en el ramo.
Calidad en el producto.
La ubicacin de la empresa
est en un rea centralizada.
No tiene competencia.
DEBILIDADES
AMENAZAS
Mala organizacin de la
empresa.
Rotacin de personal
constante.
No tiene comunicacin
comercial.
No manejan el crdito con los
clientes.
Jerarquizacin de los
empleados.
114
115
CAPITULO 5
IMPLEMENTACIN DEL DEPRATAMENTO DE CREDITO Y COBRANZA
mayor
116
117
118
119
as como
120
El riesgo en el crdito debe ser reconocido y valuado no como una condicin vaga
y general, sino como un conjunto de circunstancias tangibles bajo la forma de una
persona fsica o de una empresa.
Por lo tanto se proponen los siguientes formatos de solicitud de crdito; estos van
de acuerdo para personas fsicas y personas morales; su presentacin, contenido
y extensin ser en base a las caractersticas de Grupo Maya y Asociados, en
base y adoptando ciertos puntos que ayudaran a ser de la investigacin ms fcil
y menos exhaustiva.
121
122
5.3.1.1.
FSICAS
123
124
5.3.1.2.
MORALES
125
Agent de
ventas recibe
la solicitud de
crdito
Entrega
documentacin
Rechazar la orden
por documentos
alterados
No
Revisin de la
documentacin
presentada
Informacin
coincide
Si
Rechazar la
orden por malos
antecedentes
No
Revisin de
antecedentes en
base de datos y
con Bancos
Llamada de
verificacin de
datos
Tomar
decisin
126
Proceso:
Para clientes que solicitan crditos mayores a $100, 000.00, debe hacerse un
anlisis de razones detallado acerca de la liquidez, rentabilidad y deuda de la
empresa utilizando los estados financieros de sta.
127
Para determinar los mritos crediticios, debe agregar las referencias de otros
proveedores y las normas histricas de pagos de la empresa a cualquier cifra
cuantitativa que se haya establecido.
Estados Financieros
Verificacin bancaria
Puede que sea posible que el banco de la empresa obtenga informacin crediticia
del banco del solicitante.
128
Otros proveedores
Este consiste en obtener informacin de otros proveedores que vendan al
solicitante del crdito y preguntarles cules son las normas de pago y sus
relaciones inter-empresariales.
OBJETIVO
A. Alcance
129
Lo primero a decidir, es definir los requisitos que se exigirn a los clientes para
otorgarles financiacin, para esto es recomendable investigar acerca de cules
son las condiciones que exigen los bancos, tarjetas de crdito y otras financieras,
y en particular cules son las condiciones exigidas por la competencia, as como
tambin informarse de la propia experiencia de conocidos y colegas.
Con toda esta informacin como insumo, es necesario elaborar una lista y analizar
cules de estas permiten a la empresa, medir la capacidad de pago de los
clientes, sin que las mismas generen para los clientes un proceso tedioso y
burocrtico que los desaliente a utilizar esta modalidad de compra.
130
Cliente
Persona fsica
(Consumidores)
Informacin
Persona jurdica
(Empresa)
131
1.
1.1 Firma de pagar por un monto igual al 150% del monto aprobado. En
caso de que as lo determine el comit de crdito se solicitar tambin
la firma de un aval en el pagar o bien, la entrega de alguna garanta.
Adicionalmente el comit de crdito determinar si el cliente en cuestin
deber entregar por cada operacin realizada un cheque post fechado.
1.2 Firma de aceptacin de polticas de crdito
2.
3.
132
3.2. Se podrn realizar ventas especiales que sobrepasen el monto del crdito
aprobado con la autorizacin de la Direccin General, al avalar el historial
de pagos del cliente y con la firma de un pagar adicional como aval de la
factura en cuestin.
4.
5.
6.
6.1.
6.2.
133
Y por ltimo, tan importante como definir los requisitos con los que deben cumplir
los clientes a los cuales otorgar crditos, es lograr que todos los integrantes de la
empresa conozcan las normas establecidas por la empresa para que las mismas
sean cumplidas.
La cartera con una antigedad entre 90 y 120 das deber turnarse a Cobranza
Extrajudicial, y aquella con antigedad superior a los 120 das deber turnarse a
Cobranza Judicial
134
Las fuentes de informacin externa las cuales tienen una mayor objetividad
y permiten detectar errores, omisiones o engaos que pueda haber en la
informacin suministrada por el cliente, como por ejemplo la validacin de
135
Si bien un cheque posee un menor riesgo de incobrabilidad que una factura, hasta
no confirmarse el cobro del mismo, an existe la probabilidad de que la deuda
pueda no cobrarse, siendo imprescindible llevar un control eficaz tanto de las
facturas como de los documentos pendientes, incluso cuando estos documentos
hayan sido emitidos por un tercero que el cliente ha endosado a la empresa.
136
El agente de ventas rechazara toda solicitud de alta de clientes por los siguientes
motivos:
137
OBJETIVO
Verificar que las solicitudes de alta de cliente cumplan con los requisitos
establecidos en la normatividad vigente para darlos de alta como clientes de la
empresa
138
PROCEDIMIENTO
140
Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden
esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas
debe aumentar, ya que si una empresa est dispuesta a pagar al da el precio por
unidad disminuye. Si la demanda es elstica, las ventas deben aumentar como
resultado de la disminucin de este precio.
141
5.10.
Objetivo
142
143
CAPTULO 6
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA
parte
de
los
activos
de
las
empresas.
fin
de
realizar
a. De
a 30 das
b. De 31
a 60 das
c. De 61
a 90 das
d. De 91
a 120 das
e. Ms de 120 das
144
6.1.1.1.
145
la
146
j. Las notas de crdito que se apliquen a la cartera sern por los siguientes
motivos:
Por bonificacin descuento, autorizada por el Director General
Por cancelacin de cuentas incobrables.
6.2.1. PROCEDIMIENTO DE COBROBRANZA
147
E. Despus de terminar este paso, las facturas estarn listas para ser
archivadas y tener el respaldo fsicamente de ellas.
F. Con respecto a las notas de crdito por devolucin, se le entregaran de
igual manera a este departamento, con su respectiva factura y reclamacin
en original y copia, junto con la relacin de las mismas.
148
I. Una vez separados los pagares, se identificarn aquellos a los que se les
integraran nota de crdito.
J. Al localizar la nota de crdito de acuerdo a su nmero de folio y anexa la
nota original a los documentos a cobro que correspondan.
obligaciones.
149
con este
mismo.
Descuentos
150
OBJETIVO
6.2.4.1.
LA LIQUIDACIN PERIDICA
6.2.4.2.
CLIENTE
OBJETIVO
Recuperar los adeudos que tenga la empresa a su favor.
6.2.5.1.
NORMAS GENERALES
152
6.2.5.2.
Para asegurarse que los valores cobrados a los clientes efectivamente ingresen
en la empresa, lo cual es el objetivo fundamental del proceso de cobranzas, es
necesario instrumentar una serie de controles sobre los recibos emitidos por la
empresa, y la liquidacin de las cobranzas.
Cada vez que la imprenta entrega un nuevo talonario, ste debe quedar
bajo custodia de un responsable (gerente de crdito y cobranza), quien
deber ser el nico encargado de entregar los mismos a quienes requieran
utilizarlos.
Sobre los valores recibidos como formas de pago, es aconsejable tener presente
las siguientes prcticas:
6.2.6.1.
Debe llevar un estricto control de aquellos cheques que por falta de fondos, error
de escritura, o alguna otra razn no fueron aceptados por el banco.
155
Este control es sumamente til, la empresa debe tener por poltica realizar algn
cargo adicional al cliente por gastos incurridos para el cobro y la administracin de
los cheques devueltos. Por supuesto, tambin ayuda a conocer que clientes
reinciden en estas prcticas, permitindonos cambiar a tiempo sus condiciones de
venta evitando que se generen grandes cuentas incobrables.
Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas.
156
6.2.6.2.
Todo cheque devuelto por causa de fondos causar un cargo del 20% de acuerdo
al Art. 193 de la Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito ms el IVA
correspondiente a dicho cargo.
Nota: Incumplido el plazo otorgado para pagar el cheque devuelto este ser
depositado nuevamente hasta tres veces.
OBJETIVO
Controlar la documentacin de cuentas por cobrar con el fin de prever y detectar
faltas de productividad del personal de ventas en el manejo de valores, efectivo,
mercancas, otros.
a. Auditoria de escritorio.
1. Auditoria de escritorio
La auditoria de escritorio deber ser preparada y programada por el
analista de crdito para agilizar su aplicacin.
Con base en el reporte que recibe semanalmente, deber realizar las
siguientes actividades:
OBJETIVO
Recuperar por la va legal todos los adeudos de clientes que hayan sido
clasificados como cobranza de difcil recuperacin.
158
Todo adeudo de los clientes en los que se hayan agotado las posibilidades de
cobro, ya sea extemporneo, extrajudicial o en los que el cliente no haya cumplido
los convenios de pago, debern turnarse al rea legal para iniciar las gestiones de
recuperacin.
se
clasificar
como
cobranza
con
problemas
de
recuperacin.
159
160
GERENTE DE CRDITO
6) Entrega al rea legal el formato turno para el departamento legal junto con
la documentacin correspondiente.
161
162
163
CONCLUSIONES
Por otro lado, tambin se observo que es necesario crear un departamento, que
se encargue de forma delimitada y concreta, de la aplicacin adecuada de los
procedimientos de Crdito y Cobranza, donde se lleven a cabo todas las
funciones que le permitan llevar un monitoreo adecuado, correcciones oportunas,
manejo de clientes y proveedores, pagos, etc.; y que a su vez propicien el
mejoramiento continuo en esta rea, mediante la aplicacin de nuevas estrategias
y procedimientos.
Y por ltimo a proponer, es que dentro de las ventas se utilice el crdito, como otra
forma de pago para los clientes, el cual sea el ms conveniente tanto para el
cliente como para la empresa, donde la manera de cobro de estos no afecte ni a
las finanzas ni al flujo de efectivo dependientes de la cobranza de los crditos
otorgados y que no sean un problema para afrontar los pasivos de la organizacin.
164
165
GLOSARIO
A
persona
para
un saldo a su favor.
tiene
facultades
Arrendar:
Pactar
la
cesin
de
regular
B
Balance: Documento contable que
Bienes
conoce
un
tambin
como
Estado
de
posicin financiera.
lugar
Inmuebles:
otro
Son
sin
aquellos
deterioro
Balance
pro-forma:
Muestra
la
Bienes
muebles:
Son
objetos
166
Centralizacin:
determinada
Es
de
una
forma
organizacin
respectivas
competencias
no
hizo
ninguna
concesin a la cautela.
que
puede
incidir
directamente en ellas.
Circunscribir:
Reducir
ciertos
como
compensacin
por las
prdidas resultantes.
has
trabajado
(o
el
ha
trabajado
compromete
reembolsar
el
167
administrativo
normas
que
busca
generar
travs
de
la
transferencia
que
orienten
sobre
cmo
de
distinto
origen
(rgano
con
al
combinacin
riesgo
de
una
mediante
la
variedad
de
misma direccin.
El objetivo de la
Estados
Pro-forma:
Son
estados
prctica y no de la teora.
o de procedimiento.
168
Fresadora:
Una
mquina
para
la
Proporcionar
el
capital necesario.
de
una
circular
cuchilla
giratoria.
utiliza
intermedio
para
de
estimar
un
un
valor
(dependiente)
resolucin,
firmes
valores
discretos
de
la
convicciones.
Jerarquizacin: Es la disposicin de
las funciones de una organizacin por
orden
de
rango
y/o
grado
de
importancia.
169
L
Lnea de crdito: Un acuerdo en el
tiempo determinado.
Organigrama:
Representaciones
interrelacinales,
las
funciones,
los
organizacin
la autoridad
que
muestran
las
algo.
170
R
Reestructuracin: Una modificacin
empresa.
Este
tipo
empresarial
generalmente
de
accin
se
hace
cosa.
La
Prestigio
comercial,
intelectual o moral.
Sustentable: Sostener o defender una
opinin
Subalterno: Se aplica al personal que
en
una
Etctera,
necesitan
empresa,
realiza
establecimiento,
trabajos
conocimientos
que
no
tcnicos,
171
venta
de
un
bien
servicio
172
BIBLIOGRAFA
173
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EDITO%20REVOLVENTE%20POLITICAS%20290305.pdf
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174
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is_de_creditosprocedimientos_paso_a_paso_para_la_concesion_y_u_otorgamient
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175