LOS COSTOS DE LA FUNCIN MANTENIMIENTO

Por: Carlos Mario Prez

INTRODUCCIN
La finalidad bsica de la gestin de costos es estimular la optimizacin del uso de mano de obra,
cantidad de materiales, contratos y minimizar tiempos de paro; estableciendo objetivos atractivos desde
el punto de vista de un beneficio potencial y el costo de mantenimiento.
Si se enfoca el trabajo de mantenimiento adecuadamente, cada esfuerzo que se haga para mejorar los
procesos y controles, aunque satisfaga requerimientos de bienestar y mejoramiento de los recursos
humanos y fsicos, debe estar respaldado en un aumento cuantificable de la efectividad del proceso. Es
as como, cada variable del sistema ha de estar representada y medida para poder estimar la
contribucin de cada rea en el producto final.
De ah que conocer indicadores tales como: el valor de un minuto de produccin, el costo de
mantenimiento por cada metro cuadrado de rea, la distribucin porcentual de los servicios, mano de
obra y materias primas en el producto y el tipo de costo de mantenimiento, entre otros, permiten la
comparacin con los indicadores de la organizacin.
El concepto "costeo" se refiere a un proceso que ocurre en un sistema de informacin y que se refleja en
una cifra que pretende mostrar el desempeo puntual de una gestin y que, en el tiempo, permite inferir
una tendencia de utilizacin de recursos.
En otras palabras, el ejercicio y la realizacin de actividades de mantenimiento exige un consumo de
recursos que afectado por tarifas estndar permiten obtener un valor que, en s, no significa nada sino
se contrasta o compara con otras unidades, que indican el concepto de bien, mal, mejor o peor; es decir,
el concepto "costoso" se debe referir tambin al resultado obtenido y a la respuesta en la operacin o
produccin.
Por ejemplo: una OT puede consumir 10.000 unidades monetarias de mano de obra y 60.000 de
repuestos; esto facilita sacar muchas conclusiones:

Relacin repuestos/mano de obra: 6 a 1

Relacin repuestos/total:
Relacin mano obra/total:

6a7
1a7

Sin embargo, todo esto puede ser poco atractivo para una organizacin si esa "inversin" en 70.000
unidades monetarias, en una labor de mantenimiento, no se traduce en un beneficio mucho mayor para
la empresa.
Por esta razn, los costos de mantenimiento son tiles en dos sentidos:

Para evaluar resultados internos de una organizacin de mantenimiento.

Para comparar la inversin con los resultados operativos de la empresa.

Si se considera que, por medios diferentes a un sistema de informacin de mantenimiento, se puede

conocer que en un periodo determinado se emplearon N miles de unidades monetarias en el
mantenimiento y que se dividen en M miles en materiales, O miles en mano de obra y P miles en
herramientas y puede tambin conocer que us Q miles en la administracin de estos recursos, no por
eso se conocen los costos de mantenimiento, porque un modelo de los mismos busca conocer
distribuciones internas, consumos puntuales, "picos", partes intervenidas con frecuencia, causas de las
fallas y, sobre todo, tratar de encontrar una relacin accin-causa-efecto que logre unir conceptos
administrativos y tcnicos que expliquen el origen de los trabajos de mantenimiento.
Si se expresa de otra manera: el mrito de mantenimiento no es conocer esos totales, sino poder
precisar su distribucin por diferentes conceptos tales como:
rea operativa

Equipos o conjuntos
Familia de equipo
Partes de equipo
Causa de falla
Tipo de trabajo
Origen del trabajo
Asignacin contable de los consumos del repuesto
Oficios o especialidades y por especialistas
Por intervencin a componentes
(Causa de falla, sntoma y accin tomada)

rea de responsabilidad
Zona geogrfica
Cuadrilla
Tiempos
Sistemas o subsistemas

Estas relaciones son obtenibles de un sistema de informacin e integrados pueden proporcionar tambin
los siguientes reportes:

Costos por unidad producida

Relacin a los costos de operacin totales
Relacin a las ventas

Si lo logra conocer sus costos, junto con los resultados en un perodo, puede establecer metas y
objetivos. La finalidad bsica de una gestin de costos es estimular la optimizacin del uso de mano de
obra, cantidad de materiales y tiempos de paro; estableciendo objetivos con diferentes bases de
comparacin, estos se convierten en puntos de equilibrio (compromisos) entre un beneficio potencial y el
costo de mantenimiento.
Aunque el capital no es el nico factor a considerar en el acontecer del mantenimiento, muchas de sus
estrategias deben manifestarse como dinero; con lo cual la toma de decisiones es fuertemente
influenciada, pues slo planes que realmente impliquen beneficios tangibles tienen presentacin; es
decir, si se enfoca el trabajo de mantenimiento globalmente, cada esfuerzo que se haga para mejorar los
procesos y controles aunque satisfaga requerimientos de bienestar y mejoramiento de los recursos
humanos y fsicos debe estar respaldado en un aumento cuantificable de la efectividad del proceso;
es por este indicador que cada variable del sistema debe estar representada y medida para poder
estimar la contribucin de cada rea en el producto final.

IMPORTANCIA DE LOS COSTOS DE MANTENIMIENTO

En las empresas organizadas, donde existen buenos sistemas de informacin sobre las variables que
miden el desarrollo de la operacin, se visualizan fcilmente los costos de mantenimiento y se
manifiesta un alto grado de inters por el costo mismo y la rapidez de su crecimiento.
La falta de inters en el control de los costos de mantenimiento en muchas de las empresas del medio
de mantenimiento es fruto solo de su desconocimiento.

En otras empresas, sin embargo, se conocen las sumas invertidas en el mantenimiento, pero no se
conoce en qu rubros: si es correctivo, sistemtico, de mano de obra o en repuestos, y tampoco las
posibilidades de su reduccin.
Algunas gerencias asumen un pensamiento equvoco, y otras veces acertado, al considerar que
grandes cantidades de dinero se desperdician en mantenimiento; pero, en algunos casos, un gran
porcentaje de los costos de mantenimiento pueden reducirse sustancialmente.
El manejo adecuado de los costos de mantenimiento puede ayudar a vislumbrar para muchas empresas
la barrera entre la competitividad y la ruina, como ha sido el caso de empresas que han perpetuado
anacrnicos equipos y las que han innovado tecnolgicamente sin estar preparadas para el reto de
asimilar los nuevos conocimientos y procesos.
Un elemento fundamental es el sistema de informacin que permite conocer los costos a tiempo, con
exactitud y veracidad; adems de este resultado, la informacin debe ser oportuna; es decir, es
necesario disear el flujo de datos para que, tan rpidamente como sea posible, ellos sean procesados
y tambin, de forma oportuna, sean analizados para tomar acciones correctivas.
Otro elemento es la comunicacin y el ambiente propicio que genera una organizacin adecuada y
comprometida. Se requieren controles precisos, personal calificado, capacitacin, objetivos claros, y
gerentes competentes con capacidad para administrar una de las ms difciles operaciones de
produccin: el mantenimiento.
Cualquier persona dentro de la organizacin debe estar muy consciente de la responsabilidad de velar
por los costos, permaneciendo informado de su estado y de su contribucin para controlar el sistema de
rdenes de trabajo (documento fundamental en el sistema de control de costos), puesto que debe
diligenciarse con la mayor exactitud posible porque la sumatoria de sus datos permite conseguir la
informacin necesaria en el sistema.

ENFOQUE DEL NEGOCIO DEL MANTENIMIENTO

El rea de mantenimiento es tratada, desde el punto de vista de costos, como un ente de servicio con
criterio de costo cero; es decir, debe "cobrar" sus servicios a los usuarios de forma que al final de un
perodo dado, el valor "cobrado" tienda a ser igual al costo total de mantenimiento incurrido en ese
perodo. O de otro lado, la diferencia entre lo facturado y lo invertido es "prdida" para mantenimiento,
que puede ser conocido para mejorar la productividad.

El conjunto de costos directos e indirectos en que incurre mantenimiento durante un periodo por la
prestacin de sus servicios debe recuperarse a travs de las rdenes de trabajo en el mismo periodo; o
sea, la totalidad de costos presupuestados al inicio de este debe distribuirse en las OT que se ejecuten
durante este lapso de tiempo (est referido al monto total).
Mantenimiento es un rea de servicio con criterio de costos cero. Este punto se debe ampliar bajo el
principio de que todo se distribuya entre los "clientes". Pero, este presupuesto representa el aumento del
valor del servicio prestado y dicho aumento realmente significa improductividad, ineficiencia o
desperdicio que en la empresa se puede trasladar al cliente, pero que necesita conocerse para
disminuirse como elementos de mejoramiento.
Los resultados que se obtienen al final del perodo, despus de comparar los presupuestos y los valores
reales de los costos, no coinciden generalmente, y esto es un signo de la necesidad de mejorar los
procedimientos presupuestarios o un mejor desempeo y utilizacin de los recursos con un adecuado
esquema de programacin y planeacin de mantenimiento.
El mantenimiento no debe generar utilidad econmica para s mismo. El valor que se carga a las
rdenes de trabajo tiene como fin distribuir el costo del rea de mantenimiento a las diferentes reas
usuarias del servicio. Los modelos de costos de mantenimiento son herramientas para la administracin
de los mismos que se han diseado para asistir a los directores de mantenimiento en el proceso de
toma de decisiones.
Para el caso empresa el mantenimiento es una herramienta de gestin sin incidencias contables.
La fuente primaria de costos es la orden de trabajo: toda intervencin de mantenimiento emplea
recursos internos y externos y debe estar respaldada por una orden de trabajo (OT) y as todo recurso
planeado, programado y empleado dentro de una OT debe referirse con su cantidad consumida; la OT
facilita la aprobacin de la actividad porque posibilita la estimacin y, en la posterior ejecucin, permite
que se asocien sus insumos o elementos utilizados lo que permite involucrar un costo al "liquidar" estos
recursos con tarifas establecidas.
Todo presupuesto de un contratista debe indicar claramente los montos de mano de obra directa,
materiales, herramientas y de AIU (porcentaje de utilidad y costos administrativos). De la misma forma,
toda factura resultante de un servicio prestado debe estar igualmente estructurada. La aplicacin de
esta medida permitir la comparacin elemento a elemento con el costo interno y midiendo la
competitividad de la organizacin de mantenimiento.

Tarifas estndar: el costeo del mantenimiento se basa en tarifas horarias estndar para los diferentes
elementos de costo (mano de obra, herramientas y costos indirectos), excepto los materiales, los cuales
se cargan al costo que se mantiene en el sistema de materiales; en cada caso se har una detallada
discusin de cmo lograr dichas tarifas que, en la medida que se reflejen la globalidad y totalidad de su
cobertura, expresarn de manera real la inversin en que incurra la empresa para realizar esa labor.
Costos diferidos: los costos de mantenimiento se aplican en el perodo en que se causan y se pueden
diferir en el tiempo de acuerdo a polticas empresariales, de tipo contable o administrativo; no obstante,
desde el punto de vista de gestin de mantenimiento se debe analizar los costos en el momento en que
realmente se "cargaron" a un equipo.
El objetivo de diferir es netamente contable con el propsito de no afectar los costos de operacin en un
perodo determinado. Cuando se practica un mantenimiento cuyo costo es demasiado elevado como
para aplicarlo en un slo perodo, lo general en algunas empresas es diferir durante varios perodos a fin
de suavizar su impacto en el precio de la operacin.
En un modelo de costos esto no se aplica, porque el objetivo no es dispersar los "picos" en los costos de
mantenimiento, sino dotar a la empresa de criterios de costos plenamente identificados en su perodo de
real uso, consumo o aplicacin.
En el caso de una parada mayor o reparacin total que logra un valor que aumente el valor del activo o
el bien capital, la empresa puede cambiar la orientacin fiscal valor invertido, pero este no cambia el
costo que haya causado en un perodo definido porque los recursos realmente se consumieron en esa
fecha y desde el punto de vista de la gestin de mantenimiento es mejor conocer ese "pico" para
proyectar mejores compras, cuadrillas, herramientas y equipos auxiliares que se traducen en menor
consumo de recursos y ofrecer un costo menor a la empresa como un mejor empleo de insumos.
Definicin de criterios de anlisis: se deben agrupar y analizar los costos que se "cargan" a los
equipos, con la asociacin de todo equipo a un centro de costos, sistema, reas, parte intervenida,
causa de intervencin, origen del trabajo, tipo de labor y, as, el modelo permite obtener informacin con
el grado de detalle que se desee; esto facilita diferentes mecanismos de anlisis y diferentes
distribuciones de un mismo valor global.

TIPOS DE COSTOS INVOLUCRADOS EN EL MANTENIMIENTO

El mantenimiento involucra diferentes costos: directos, indirectos y generales.

Costos directos
Estn relacionados con el rendimiento de la empresa y son menores si la conservacin de los equipos
es mejor; influyen la cantidad de tiempo que emplea el equipo y la atencin que requiere. Estos costos
son fijados por la cantidad de revisiones, inspecciones y, en general, las actividades y controles que se
realizan a los equipos, comprendiendo:

Costos de mano de obra directa y contratada

Costos de materiales y repuestos directos y contratados
Costos de la utilizacin de herramientas y equipos directamente y con contratacin.
Costos de contratos para la realizacin de intervenciones

Costos indirectos
Son aquellos que no pueden atribuirse de una manera directa a una operacin o trabajo especfico. En
mantenimiento es el costo que no puede relacionarse a un trabajo especfico. Por lo general, suelen ser:
supervisin, almacn, instalaciones, servicio de taller, accesorios diversos, administracin, servicios
pblicos, etc. Herramientas y equipos directamente y con contratacin.
Costos generales
Son los costos en que incurre la empresa para sostener las reas de apoyo o de funciones no
propiamente productivas y que, a su vez, dan soporte a las reas que desempean labores que se
relacionan directamente con el negocio.
Para que los gastos generales de mantenimiento tengan utilidad como instrumento de anlisis se deben
clasificar con cuidado, a efecto de separar el costo fijo del variable, que en algunos casos se asignan
como directos o indirectos.
Generalmente, los costos asignados a las reas de mantenimiento por influencias indirectas de reas de
apoyo no son considerados pues sobre estos segn unos modelos de anlisis -, la administracin de
mantenimiento no tiene ninguna accin; sin embargo, a la hora de prestar el servicio, no habra
infraestructura de administracin del dinero, seguridad, etc.
Es cierto que los costos que asumen las reas de mantenimiento por concepto de costos de
administracin se denominan costos asignados y son fijados por niveles de autoridad que van ms all

de las reas de mantenimiento. Y tambin que generalmente estos costos no se consideran, debido a
que ellos no son controlables por la organizacin de mantenimiento, pues son manejados por sistemas
externos de informacin y su determinacin es dispendiosa.
Este punto es discutible porque, si bien es cierto que no se tiene suficiente dominio sobre estos
aspectos, tambin es verdad que el rea de mantenimiento "consume" de esos recursos para poder
ejercer su funcin. Una manera de visualizar este criterio es la abstraccin de que mantenimiento es una
empresa, por lo tanto, sino tuviese ese apoyo, lo tendra que asumir y adquirir para poder funcionar.
Vale la pena reconocer la dificultad para "prorratear" o calcular la contribucin global de mantenimiento
en ese empleo de recursos.
Existe la siguiente posibilidad: determinar cunto de ese costo global corresponde a mantenimiento y en
ese punto lo mejor es hacer una distribucin proporcional, por ejemplo:
Por persona: es razonable, puesto que, as, se tiene como un factor de "posesin" del recurso un valor
que exige la administracin, relacionado con el nmero de personas de mantenimiento respecto al total.
Eso permite posteriormente que se pueda asociar al trabajo as:
Por actividad: es bastante apropiado, por que se implica sobre un consumo global, la idea es hacer una
relacin directa del costo de la realizacin de la OT y distribuir los costos generales con base en un valor
de los costos totales.

AUTOR
Carlos Mario Prez Jaramillo
Ingeniero mecnico. Especialista en sistemas de informacin. Especialista en gestin de activos y
gerencia de proyectos. Mster en gestin de proyectos, negocios y administracin de activos fsicos.
Profesional en RCM2 de Aladon Network. Certificado como Endorsed assessor y Endorsed trainer of
Institute of Asset Management.
Asesor y consultor de direccin y gerencia de mantenimiento. Ha desarrollado y apoyado la aplicacin
de modelos de gestin de activos en compaas del sector alimenticio, de minas, petrolero,
petroqumico, textil, servicios pblicos, entretenimiento y energtico.
Instructor en RCM, confiabilidad, anlisis de fallas, planeacin y programacin de mantenimiento,
costos, indicadores de gestin de mantenimiento, anlisis del costo del ciclo de vida y en el estndar
PAS 55 para la gestin ptima de activos.
Ha trabajado en la divulgacin, capacitacin y aplicacin de RCM2, gestin de mantenimiento y gestin
de activos en empresas de Ecuador, Per, Espaa, Chile, Argentina, Cuba, Mxico, Panam, Costa
Rica, El Salvador, Guatemala y Colombia.

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