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PALABRAS CLAVE:
Activo, clase de activo, repuesto genrico, repuesto especfico, refaccin, lista de partes, modelo de
inventario, causa de falla, patrn de falla, punto de re-orden, CMMS (sistema computarizado de
informacin para mantenimiento), ERP (Sistema de planeacin de recursos), punto mnimo, punto
mximo, ONIR - optimizacin de niveles de inventario de repuestos y materiales, DST: mtodo para
determinar de manera sistemtica las tareas de mantenimiento
1. INTRODUCCIN
Las prcticas de gestin de inventario impactan directamente las utilidades de las organizaciones.
ste ha sido un tema de estudio enfocado a reducir los costos de mantenimiento relacionados con
dichas prcticas, que permitan mantener los niveles de inventario adecuados a los requerimientos de
una organizacin dada.
Con el fin de analizar la existencia de un modelo para la definicin de niveles de inventario y,
consecuentemente, analizar la administracin de los inventarios de repuestos y materiales en la
gestin de mantenimiento de las empresas, se llev a cabo un estudio de campo mediante la
realizacin de una encuesta en empresas latinoamericanas, de diferentes sectores, que han sido
clientes de servicios de consultora y de sistematizacin de datos de mantenimiento de la
organizacin Soporte y Ca. SAS. por ms de cinco aos. La encuesta realizada estuvo orientada a
evaluar la participacin y el conocimiento de los responsables de mantenimiento acerca de los
niveles de inventarios y de sus modelos de definicin adecuados a los requerimientos de las
organizaciones objeto de estudio. Las dificultades para desarrollar el estudio de campo se
presentaron debido que las reas de mantenimiento de las empresas donde fue enviada la encuesta
tienen una alta carga laboral, lo cual impidi que algunos de los responsables de dichas reas
respondieran la encuesta. En otros casos, la encuesta no fue respondida por falta de informacin o
por polticas de confidencialidad. Este artculo tiene como objetivo describir de manera resumida el
estudio de campo realizado y sus resultados principales que permitieron deducir que dicho modelo
es inexistente en las empresas objeto de estudio, para destacar la importancia de determinar un
mtodo estratgico para definir la existencia de repuestos basado en sus causas de falla. Adems,
el artculo describe el mtodo propuesto con los procedimientos necesarios para su implementacin
efectiva.
Los sectores econmicos en los cuales se distribuy la encuesta fueron los siguientes:
Sector minero: minas de carbn, nquel y oro
Sector industrial: fabricacin de cajas, autopartes, alimentos, papel, peridico, qumicos, vehculos
Sector energtico: generacin de energa, distribucin de energa, transmisin de energa y
transporte de gas
La encuesta estuvo constituida por 38 preguntas distribuidas de la siguiente manera en una pregunta
abierta, 19 cerradas, 14 de seleccin mltiple y 4 de seleccin mltiple con rango.
2.1
17%
15 a 30 %
37%
7%
30 a 45 %
45 a 60 %
6%
60 a 75 %
3%
mas de 75 %
10%
20%
No tiene
informacion
Segn un catlogo de RCS (Reliability Centered Spares) de The Asset Partnership, el 50% del valor
del inventario puede estar constituido por piezas de repuesto que se utilizan en una tasa de menos
de uno por ao. Adicionalmente, sus partes, con el valor del 10% al 30% del inventario, pueden
permanecer en la bodega toda la vida de la planta. Por otra parte, si las piezas no estn disponibles
cuando sea necesario, el negocio podra sufrir consecuencias considerables por su inactividad.
Conociendo esto y los resultados recopilados en el estudio de campo, se concluy que la gestin de
inventarios, entendida como un control integral de los repuestos desde su catalogacin, descripcin,
planeacin, utilizacin y almacenamiento requiere especial atencin con miras a lograr una gestin
de mantenimiento exitosa.
2.2
Con relacin a los mtodos de elaboracin de catlogos de repuestos y materiales, segn los
resultados del estudio de campo todas las compaas dicen tener alguno que permita la codificacin,
descripcin, clasificacin y registro de los repuestos. Para que tal codificacin fuese efectiva, dichos
mtodos deberan obedecer a estndares internacionales, evitando duplicaciones y confusiones.
Segn el estudio, un tercio de las compaas presenta codificaciones duplicadas de repuestos por la
ausencia de un criterio que unifique sus descripciones, lo cual constituye uno de los ms grandes
errores en la administracin de los repuestos.
Existe un alto grado de dificultad para realizar seguimiento de consumo, variacin de precios,
demanda planeada, bsqueda en bases de datos internacionales y seguimiento de costos de
utilizacin si los repuestos no estn catalogados. Del estudio se dedujo que existe una gran
diferencia en las respuestas relacionadas con los porcentajes de listas de repuestos por catalogar
que ameritan, por lo tanto, un anlisis particular con el fin de conocer porqu algunas de las
empresas afirman que el porcentaje de repuestos a catalogar es menor que el 80% de las listas de
los mismos por activo, como lo evidenci el resultado mostrado en la figura 2.
Se puede afirmar entonces que no todas las compaas tienen claro cmo, cunto y cundo deben
catalogar. Lo ms interesante es que los despieces o listas de partes no han sido,
desafortunadamente, un procedimiento prioritario, lo que sugiere oportunidades de mejora
considerables a partir de la catalogacin apropiada y con las listas de repuestos adecuadas para los
equipos y las actividades.
Figura 2. Porcentaje de listas de repuestos catalogados.
7%
14%
0 a 10 %
4%
10 a 20 %
7%
20 a 30 %
7%
7%
4%
29%
7%
14%
30 a 40 %
40 a 50 %
50 a 60 %
60 a 70 %
70 a 80 %
80 a 90 %
90 a 100 %
40%
Si
No
60%
2.4
El estudio indic que el 50% de las organizaciones no tiene planes de mantenimiento que incluyan la
planeacin de recursos apropiados, haciendo importante mencionar que un plan de mantenimiento
solamente enfocado en las actividades genera un re-trabajo cclico a la hora de programar y planear
su ejecucin. Sin la informacin adecuada para cada actividad del plan de mantenimiento, la
definicin de las necesidades de existencia de repuestos es muy compleja ya que se ignoran las
demandas globales de elementos, dificultando la toma de decisiones apropiada en el proceso de
abastecimientos. En el estudio de campo qued demostrado que ms de la mitad de las empresas y
sus gestores de mantenimiento consideran que los correctivos planeados y no planeados son
actividades que actualmente estn a la deriva en lo que se refiere a repuestos y materiales
requeridos para el ejecucin de los trabajos, desconociendo que las actividades preventivas deben
estar pre-planeadas con el fin de optimizar los tiempos de afectacin de los procesos. Tal como lo
muestra la figura 4.
Figura 4. Porcentaje de compaas que tienen listados de repuestos para actividades proactivas.
52%
2.5
48%
Si
No
Segn los resultados generales de las polticas empresariales de gestin de inventarios, las reas de
mantenimiento cada vez tienen un mayor peso en la toma de decisiones relacionadas con la compra
de repuestos. La tendencia general es mantener niveles mesurados y controlados de repuestos
originales, teniendo en cuenta que la cobertura de proveedores locales es mayor.
2.6
Con relacin a los mtodos para definir niveles de inventario, los resultados evidenciaron que no hay
un modelo de definicin de inventarios predominante.
De una u otra manera, los mtodos ms usados estn relacionados con algoritmos de sistemas de
administracin de inventarios por computador, hecho que, en algunos casos, puede inducir a error
ya que los repuestos de consumo continuo constituyen slo el 20% de las existencias. El 80%
restante corresponde normalmente a repuestos estratgicos, con patrn de falla aleatorio y con
diversas maneras de fallar. Este hecho exige sistemas de toma de decisiones ms relacionados con
los fenmenos fsicos que son causa de falla, lo que exige una orientacin en los estudios
respectivos diferente a la orientacin de modelos deterministas, estos ltimos que, segn los autores
Juan A. ngel y Rafael Garca Martn, son modelos de optimizacin que manejan un conjunto de
variables cuyo comportamiento o valor en el futuro se supone cierto, es decir, que no estn sujetos a
variacin, lo cual no es aplicable a los repuestos estratgicos.
Una de las debilidades ms grandes en la gestin de mantenimiento es el hecho de que se dedica
una gran cantidad de tiempo a la definicin y control de la mano de obra en detalle y no se presta
mucha atencin a la gestin de inventarios que, como este mismo estudio demuestra, constituye la
mayor parte de los costos de mantenimiento. Desafortunadamente, mucha de la gestin de
repuestos se hace como una accin a falta de sin los recursos, mtodos y personas adecuados.
Es importante reconocer que a cada manera de fallar debe asignarse una estrategia correspondiente
con respecto a los inventarios involucrados. Segn el estudio, el 58% de las compaas no toma
decisiones independientes por cada manera de fallar, lo cual justifica la oportunidad para crear un
mtodo estructurado y formal para asociar la manera de fallar con los niveles de inventario. A pesar
de que la mayora de las empresas encuestadas analizan el comportamiento del consumo histrico
para definir los niveles de inventario y las cantidades por pedir, esta prctica, si bien es
generalizada, no es necesariamente la mejor en todos los casos porque se est partiendo del hecho
de que las fallas son cclicas, aunque est demostrado que la distribucin es totalmente inversa.
Con relacin a la independencia de decisin por activo en el que est instalado, el 67% de las
compaas encuestadas dice tomar las decisiones con respecto al elemento en funcin del activo
donde se encuentra instalado, lo que permite escoger el mejor de los escenarios para un repuesto
que est en varios activos. Cuando las respuestas son dismiles se debe escoger un criterio
unificador.
Con relacin a la unificacin de decisiones independientes de un mismo elemento instalado en
activos diferentes, el 83% de las compaas dice no hacer dicha unificacin. Para generar esta
unificacin es necesario determinar, de manera coherente, integral, ponderada y unificada un
mtodo para definir qu cantidad de repuestos es necesario almacenar cuando tiene mltiples
maneras de fallar en diferentes activos.
2.7
A pesar de que las empresas tienen conciencia de las diferentes variables que intervienen para
tomar la decisin ms apropiada acerca de los niveles de inventarios que se deben mantener, los
resultados del estudio de campo demuestran que cada decisin es tomada de manera individual y
sin una metodologa. Esto impide la unificacin de los conceptos, su sistematizacin y, por ende, su
uso regular.
Esta afirmacin, sustentada por el estudio de campo, permite justificar el desarrollo de un mtodo
slido que unifique las decisiones para determinar la existencia de repuestos estratgicos.
Para desarrollar dicho mtodo de manera eficiente y eficaz, segn el estudio de campo realizado,
ste debe fundamentarse en el anlisis de causas de fallas de los elementos con el fin de definir los
niveles de inventarios.
10
3.1
Informacin del repuesto a ser analizado: cdigo, descripcin, nmero de parte y referencia.
Activos donde est instalado, (Taxonoma) con esta informacin se determina el tipo de
repuesto a ser analizado: especifico o genrico
Catlogo del activo y listados de partes
Cantidad de repuestos instalados en el activo y en la clase de activo.
Consumo en el activo y en la clase de activo.
Modelo de inventario actual
Existencia total en diversos periodos previos al estudio
Tipo y tiempo de abastecimiento
Costo unitario del repuesto y costo del inventario total
Consumo estimado en actividades del plan de mantenimiento actual
Costo de tener y costo de comprar
Cantidad de salidas entradas de repuestos
Proceso general de optimizacin de niveles de inventario
El mtodo desarrollado para determinar la cantidad de repuestos que debe mantenerse para un
activo de acuerdo al tipo de modelo de inventario y a los modos y patrones de falla de un repuesto
difiere si el mismo es genrico o especifico, ya que en el primer caso es un elemento que comparten
varios activos y que normalmente se consume en cantidades similares en periodos de tiempo de
igual manera similares, en el segundo caso son repuestos de muy bajo nivel de movimiento y que se
usan en activos o familias de activos particulares y casi exclusivos; dicho mtodo consiste en un
proceso sistemtico en el que se llega a una decisin ptima resolviendo una serie de preguntas
establecidas dependiendo de la naturaleza del repuesto (genrico o especfico), de listas de
verificacin previas, de condiciones previas y aplicando los procesos prestablecidos a efectuar.
El primer paso es preguntarse si el material o el repuesto se requiere mantener en inventario, en la
decisin se incluye como aspecto principal el conocer los modos de falla del componente y si las
consecuencias de estas fallas pueden afectar la seguridad o el medio ambiente. Tambin se
considera que tan factible es la reparacin del repuesto a evaluar. En la siguiente figura se muestra
un diagrama de decisin para determinar si un repuesto se mantiene o no en inventario.
11
12
Habiendo recopilado la informacin de las seis secciones descritas anteriormente, se genera y recopila un
formato establecido que permite incluir esta informacin en un solo documento.
En la tabla 1 se muestran el contenido completo del formato para el anlisis de un repuesto genrico.
13
Activo con el
repuesto
instalado
Cdigo del
activo
Existencia total
Cantidad
disponible
Costo unitario
Cantidad de re-orden
actual
(Si no aplica se
registra NA)
Tiempo de
reabastecimiento
promedio (en das)
% de tener en el
almacn
Costo de
comprar en la
empresa
Referencia en el
activo
Nmero de parte en
el activo
Catlogo de partes
(taxonomia)
Usado
actualmente en
plan de
mantenimiento?
Cantidad
instalada
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
TOTAL DE REPUESTOS INSTALADOS
Mes
Entradas
Salidas
(Consumo)
Desviacin
absoluta de salidas
Cantidad estimada
para plan de
mantenimiento
Formulacin
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Total
Promedio
Punto mnimo
Inventario de
seguridad
Punto de reorden
Clculado
EOQ
Punto mximo
Fecha:
________________________________
Realizado por:
____________________________
Seleccionado
14
16
3.3.1
Una causa de falla es cualquier evento que puede causar que un componente deje de funcionar. Es
importante que se listen todas las causas de falla ocurridas, las que estn siendo prevenidas por el plan
actual de mantenimiento y aquellas a las que se les haya identificado una probabilidad de ocurrir en el
contexto operacional de la empresa. Este listado debe incluir cualquier evento que haya causado fallas
funcionales por deterioro, errores de diseo y errores humanos del operador o mantenedor. La informacin de
las causas de falla puede obtenerse de historiales de fallas, experiencias de los mantenedores y operadores,
datos suministrados por los fabricantes, datos externos y anlisis de fallas previas (RCA), anlisis de RCM,
anlisis de modos de falla y efectos (AMFE)
Patrones de falla
En la figura 8 se observan los 6 diferentes patrones de falla. En cada grfico se muestra la probabilidad
condicional de falla vs edad.
En un anlisis de inventarios es importante definir el patrn de cada modo o causa de falla para conocer si las
fallas son aleatorias sbitas, aleatorias progresivas o cclicas e identificar si puede realizarse una tarea
proactiva. Los patrones A, B y C generalmente corresponden a elementos simples equipos complejos en los
cuales las fallas tienen una causa dominante: fatiga, corrosin, friccin, abrasin, aplicadas con esfuerzos y
resistencias similares entre otras. Los Patrones D, E y F (patrones de falla aleatorios) estn asociados con
equipos complejos que tienen elementos electrnicos, hidrulicos y neumticos o sometidos a esfuerzos
diferentes con contextos operacionales cambiantes
Cuando ocurre una falla siempre aparece una consecuencia que, segn su calificacin, permite evaluar el
impacto de dicha falla. Las consecuencias pueden ser: riesgo de accidentes o lesiones, incumplimiento de
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Existencia total
Local
Nacional
Referencia
Salidas en el
activo(Consumo)
Mes
Continental
Transcontinental
Cantidad de re-orden
actual. (Si no aplica se
registra NA)
Costo de tener en el
almacn
Costo de comprar en
la empresa
Cantidad instalada
Cantidad de activos
idnticos
Cantidad de este
repuesto instalado en
la empresa
Catalogo de partes
Nmero de parte
Cantidad estimada
para plan de
mantenimiento del
activo
Costo unitario
Tipo de abastecimiento
Fabricado en sitio
Cantidad disponible
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Total
Promedio
Alta rotacin
Baja rotacin
Obsoleto
Exceso de inventario
Sin informacin
Causa de falla
Patrn de falla
Consecuencia
Incumplimiento
Prdidas de produccin o
normativas
ineficiencia
ambientales
Riesgo de accidentes y
lesiones
Aumento en los
costos de reparacin
Nmero de das de
paro si el repuesto no
se encuentra en
inventario
Costo de Paro
Cantidad de fallas
esperadas/ao/equipo
Cantidad total de
fallas esperadas
Motor desgastado
Motor sucio
Motor golpeado
Tareas a condicin
Causa de falla
Tarea
Causa de falla
Fecha:
Realizado por:
Intervalo P-F
Costo de la
consecuencia mas
grave
Frecuencia de tarea
Tcnica
Tareas cclicas
Frecuencia
Cantidad de cambios por equipo por ao
Tarea
Causa de falla
Das de paro de la
consecuencia mas
grave
El tiempo estimado
desde que se detecta el
sntoma hasta la falla
funcional, es mayor
que el tiempo de reabastecimiento?
Tarea
Punto de re-orden
Cantidad de re-orden
Punto mximo
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4. CONCLUSIONES
Si bien los mtodos matemticos son tiles en algunos casos, como en el de los repuestos
genricos, las decisiones acerca de cuntos repuestos mantener de repuestos estratgicos
depende ms de la manera como fallan y del impacto de las mismas fallas,
desafortunadamente la falta de argumentos slidos por parte de los responsables de
mantenimiento y las decisiones generales, basadas slo en porcentajes generales que se
aplican como una regla universal a todo un almacn de repuestos; aunada a la falta de
gestin con los repuestos, ya que la ausencia de un trabajo consistente, permanente y
dedicado para definir los despieces, los tipos de repuestos, los modelos de inventarios y
tomar las mejores decisiones son hechos que en su conjunto explican porque es un rea de
tantas oportunidades para hacer la gestin de inventarios un elemento primordial en la
gestin de activos.
5. BIBLIOGRAFA
21