2015

Orientaes para a Escriturao Contbil Digital (Sped Contbil)

Verso 14.01 Solues SPDATA

Equipe SAT
Anlise Desenvolvimento e Qualidade de Software
07/04/2015

Sumrio
Objetivo ...................................................................................................................................... 3
Consideraes gerais ................................................................................................................. 3
Orientaes SPED Contbil........................................................................................................ 4
Tabelas > Parmetros ............................................................................................................. 4
Aba Validadores .................................................................................................................. 4
Tabelas > Empresas ............................................................................................................... 4
Aba Dados Empresa ........................................................................................................... 4
Aba Dados Responsvel ..................................................................................................... 4
Aba SPED > Parmetros Gerais.......................................................................................... 4
Aba SPED > Cadastro de acesso ao SPED ........................................................................ 5
Aba Cadastro de Empresas Participantes. .......................................................................... 5
Tabelas > Termos, Relatrios e Pareceres ............................................................................. 5
Tabelas > Auditores ................................................................................................................ 5
Tabelas > Contabilistas ........................................................................................................... 7
Tabelas > Plano de Contas Referencial .................................................................................. 8
Tabelas > Plano de Contas Referencial > Manuteno ....................................................... 8
Tabelas > Plano de Contas Referencial > Contas ............................................................... 9
Tabelas > Plano de Contas Referencial > Referncias > Plano Referencial x Plano Prprio
............................................................................................................................................ 9
Tabelas > Cdigos de Aglutinao ........................................................................................ 11
Tabelas > Cdigos de Aglutinao > Tabelas .................................................................... 11
Tabelas > Cdigos de Aglutinao > Contas ..................................................................... 11
Tabelas > Cdigos de Aglutinao > Referncias ............................................................. 12
Tabelas > Cdigos de Aglutinao > DMPL/DLPA > Histrico de Fatos Contbeis ........... 12
Tabelas > Cdigos de Aglutinao > DMPL/DLPA > Lanamentos de Fatos Contbeis ... 13
Utilitrios > SPED Contbil ................................................................................................... 14
Utilitrios > SPED Contbil > Acessar PVA SPED Contbil ............................................ 14
Utilitrios > SPED Contbil > Atualizao de tabelas ........................................................ 14
Utilitrios > SPED Contbil > Gerar arquivos ..................................................................... 14

Avenida Joo de Deus, 517 | Centro | CEP 32040-580 | Contagem MG

Tel.: 31 3399-2500 Fax 31 3399-2590 | twitter.com/spdata | spdata.com.br

Objetivo
Informar, orientar e direcionar os Consultores de Atendimento e Clientes quanto a
parametrizao, gerao e validao do arquivo da Escriturao Contbil Digital.

Consideraes gerais
A Escriturao Contbil Digital, ou Sped Contbil, teve seu primeiro envio no ano calendrio
2009, das empresas tributadas pelo Lucro Real. Para as demais empresas, o envio era
facultativo. Conforme art. 3o da Instruo Normativa RFB no 1.420/2013, no ano de 2015 (ano
calendrio 2014) temos a seguintes empresas obrigadas ao envio do arquivo:

As pessoas jurdicas sujeitas tributao do Imposto sobre a Renda com base no lucro
real;
As pessoas jurdicas tributadas com base no lucro presumido, que distriburem, a ttulo
de lucros, sem incidncia do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela
dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de clculo do Imposto, diminuda de
todos os impostos e contribuies a que estiver sujeita;
As pessoas jurdicas imunes e isentas que, em relao aos fatos ocorridos no ano
calendrio, tenham sido obrigadas apresentao da Escriturao Fiscal Digital das
Contribuies, nos termos da Instruo Normativa RFB n 1.252, de 1 de maro de
2012.
IV as Sociedades em Conta de Participao (SCP), como livros auxiliares do scio
ostensivo.

Lembrando que, conforme o art. 5 da Instruo Normativa no 1.420/2013, o prazo de entrega

da escriturao encerra-se no ltimo dia til do ms de junho.
Alm das novidades do ano passado, como a criao de registros especficos para a
montagem da Demonstrao dos Lucros ou Prejuzos Acumulados (DLPA) e da Demonstrao
das Mutaes do Patrimnio Lquido (DMPL) e o novo cadastro de Contabilistas, temos outras
novidades como o novo cadastro de Auditores e a nova ferramenta para atualizao
automtica das tabelas do arquivo, entre outras.
Importante observar, tambm, os novos planos de contas referenciais da ECF (Escriturao
Contbil Fiscal). Apesar de no obrigatria, altamente recomendvel a referncia entre o
plano de contas prprio e o plano de contas referencial, pois isso facilitar o preenchimento
desta escriturao que deve ser enviada at o ms de setembro com a recuperao dos dados
enviados no Sped Contbil.
A seguir, temos as instrues necessrias para gerao do Sped Contbil no sistema SGH.

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Orientaes SPED Contbil

Tabelas > Parmetros
Aba Validadores
Na opo Validador Sped Contbil possvel informar o local de instalao do
especificamente o caminho do executvel do programa validador do sped contbil, para
sistema realize a atualizao automtica das tabelas do arquivo. Alm disso, a partir
informao, o sistema permite utilizar um atalho para acesso ao validador. As
funcionalidades sero explicadas mais a frente.

PVA,
que o
desta
duas

Tabelas > Empresas

Aba Dados Empresa

Verifique se os dados cadastrais esto preenchidos de forma correta.

Para o Sped Contbil, os seguintes campos no so obrigatrios (podem ficar em

branco, se a informao no existir):
o

Compl.

Fax

Email

Insc. Estadual (ao deixar o campo em branco, o sistema automaticamente o

preencher com a inscrio ISENTO).

Insc. Municipal

CEI

SUFRAMA

NIT

NIRE (Caso a empresa no tenha registro na Junta Comercial)

Aba Dados Responsvel

Todas as informaes so obrigatrias.

Aba SPED > Parmetros Gerais

Cdigo pas: selecionar o cdigo 1058 Brasil;

Indicador de descentralizao: indicar se a escriturao contida no arquivo de Matriz

ou Filial;

Nmero de Ordem dos Livros: informar o nmero dos livros enviados;

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Datas de Arquivamentos: obrigatrio o preenchimento do campo Atos constitutivos, j

o campo Converso de sociedade simples para empresria facultativo.

Aba SPED > Cadastro de acesso ao SPED

Mesmo se no houver uma inscrio em outra instituio, necessrio cadastrar o tipo

00 NENHUMA INSCRIO EM OUTRAS ENTIDADES.

Aba Cadastro de Empresas Participantes.

No obrigatrio.

Tabelas > Termos, Relatrios e Pareceres

Esta ferramenta permite cadastrar qualquer informao adicional a ser enviada no arquivo
SPED Contbil, gerando assim o registro J800 (Outras informaes). Como exemplo, podem
ser cadastradas outras demonstraes no contempladas no layout do arquivo, como a
Demonstrao do Fluxo de Caixa (DFC). Alm disso, podem ser cadastrados pareceres de
auditoria, notas explicativas das demonstraes etc. Ou seja, qualquer informao adicional
que desejar enviar juntamente com as previstas no layout.
Para que o sistema busque o cadastro efetuado, e gere o registro J800, ao clicar em salvar
selecione a opo SPED. Assim, somente salvas nesta opo sero consideradas na gerao
do arquivo da ECD.

Tabelas > Auditores

Nesta opo, a fim de atender o layout 3 do Sped Contbil, possvel cadastrar os
profissionais de auditoria independente que auditaram as demonstraes da empresa. Deve
ser realizado o cadastro do profissional e, logo aps, informar quais empresas foram auditadas
por cada um.

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Tabelas > Contabilistas

A partir da verso 13.02 do sistema SGH, o Contabilista responsvel pela escriturao deve ser
gerenciado nesta opo. Aps o cadastro, basta informar sobre qual(ais) empresa(s) o
contabilista responsvel.

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Tabelas > Plano de Contas Referencial

Esta opo utilizada para cadastro, importao e referncia do plano de contas referencial.

Obs.: A partir da utilizao da atualizao automtica das tabelas do Sped Contbil,

disponvel em Utilitrios > Sped Contbil > Atualizao de tabelas, o cadastro e a
importao do plano de contas referencial so feitos automaticamente pelo sistema. Veja
como utiliz-la seguindo as instrues no final deste documento. As funcionalidades de
cadastro e importao dos dados, atravs deste menu, sero descritas abaixo apenas para
documentao. Lembrando que, a referncia entre o plano de contas referencial e o plano de
contas prprio, deve ser feita independente da forma de cadastro e importao utilizadas.

Tabelas > Plano de Contas Referencial > Manuteno

Na tela de manuteno, deve-se realizar o cadastro e a importao do plano de contas
referencial. Conforme imagem abaixo, aps o cadastro selecione o caminho do arquivo a ser
importado e clique no boto

, para executar a importao:

O arquivo que deve ser importado est na pasta do PVA, validador do arquivo SPED Contbil.
Desta forma, necessrio que antes da importao do plano de contas referencial o validador
tenha sido devidamente instalado. Para facilitar a localizao do arquivo do plano de contas,
recomendado que o caminho default de instalao do PVA no seja alterado. Link para
download do PVA:

http://www.receita.fazenda.gov.br/Sped/Download/SpedContabilmultiplataforma.htm

Aps a instalao do PVA, selecione o caminho no qual est o arquivo do plano de contas
referencial. Se o caminho default no foi alterado, procure em C:\Arquivos de Programas
RFB\Programas SPED\SpedContabil\recursos\tabelas o arquivo correspondente ao plano de

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contas que deve ser importado. Aps seleo do arquivo, execute a importao conforme
orientao descrita anteriormente.

Tabelas > Plano de Contas Referencial > Contas

Na tela de Contas, possvel visualizar os registros importados na tela anterior, bem como dar
qualquer tipo de manuteno no plano de contas. Alm de incluir registros, possvel editar e
excluir os registros importados. Lembrando que, como um plano de contas padro da Receita
Federal, isto no ser necessrio.

Tabelas > Plano de Contas Referencial > Referncias > Plano Referencial x Plano Prprio
Na tela de Referncias, ser realizada a referncia entre o plano de contas prprio e o plano de
contas da Receita Federal. Selecione uma conta do plano de contas referencial e, em seguida,
a(s) conta(s) do plano de contas prprio, clicando logo aps no boto Referenciar. No campo
Referncias possvel visualizar as amarraes realizadas, podendo ser excludas utilizando o
boto Excluir ou com um duplo clique em cima de cada referncia.

Para consulta das referncias j gravadas, selecione a conta desejada do plano de contas
referencial ou do plano de contas prprio e tecle F1.

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Se houver necessidade de excluso de alguma referncia, que j tenha sido gravada, basta
selecionar a referncia cadastrada e clicar no boto [Remover Selecionados].

Importante:
1 - As referncias s sero gravadas no banco de dados ao clicar no boto GRAVAR, e isso
s deve ser feito aps conferir se as amarraes esto corretas.
2 - Conforme a Nota Tcnica do Sped Contbil n 001, de 16 de dezembro de 2013, Seo
1.17, Na verso 3.X do PVA do Sped Contbil e alteraes posteriores o mapeamento para o
plano de contas referencial da RFB facultativo. Ou seja, a partir do envio referente ao ano
calendrio 2013, a referncia entre o plano de contas prprio e o plano de contas referencial da
Receita Federal no mais obrigatria. Entretanto, importante que esta referncia seja

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efetuada devido Escriturao Contbil Fiscal (ECF), que ter seu primeiro envio previsto para
2015. Neste novo mdulo do Sped, o validador ir recuperar informaes da declarao do
Sped Contbil, incluindo esta referncia. Portanto, o benefcio ser o trabalho que, futuramente,
ser poupado.

Tabelas > Cdigos de Aglutinao

Esta opo ser utilizada para realizar a montagem do Balano Patrimonial, do Demonstrativo
de Resultado do Exerccio (DRE), da Demonstrao dos Lucros ou Prejuzos Acumulados
(DLPA) e da Demonstrao das Mutaes do Patrimnio Lquido (DMPL), exclusivamente para
gerao do arquivo SPED.

Tabelas > Cdigos de Aglutinao > Tabelas

Na tela de Tabelas, sero cadastradas primeiramente as tabelas que armazenaro os itens de
cada uma das demonstraes. Para a incluso de uma nova tabela de cdigos de aglutinao
(ou demonstrao) informe o cdigo da tabela cadastrada, o seu nome e, no combobox Tipo de
Tabela, a qual das demonstraes se refere a tabela criada. Alm disso, no campo Mscara,
deve ser definida uma mscara para os cdigos de aglutinao levando-se em conta a
estrutura da demonstrao cadastrada.

Tabelas > Cdigos de Aglutinao > Contas

Na tela de Contas, sero cadastradas os itens de cada uma das demonstraes criadas
anteriormente. Para incluso de um novo item, selecione primeiramente no combobox Tabela
uma das tabelas cadastradas na tela anterior, na qual agora sero cadastrados os cdigos de
aglutinao (itens da demonstrao).

O combobox Grupo Balano Patrimonial s ser habilitado se a tabela selecionada for do tipo
Balano Patrimonial (Tabelas > Cdigos de Aglutinao > Tabelas > combobox Tipo de
Tabela), o que tambm acontecer para o combobox Grupo DRE. E, para os tipos de tabela

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Demonstrao dos Lucros ou Prejuzos Acumulados (DLPA) e Demonstrao das Mutaes do

Patrimnio Lquido (DMPL), os combobox Grupo Balano Patrimonial e Grupo DRE no
sero habilitados.
Obs.: Para a DLPA e a DMPL, as contas a serem cadastradas referem-se as colunas destas
demonstraes, que so as contas patrimoniais. Para montagem e exportao das
demonstraes no arquivo, as colunas sero exibidas na mesma ordem de cadastro conforme
o cdigo gerenciado para cada um dos itens.

Tabelas > Cdigos de Aglutinao > Referncias

Na tela de Referncias, ser realizada a referncia entre as contas do plano de contas prprio
com os cdigos de aglutinao cadastrados. Para realizar este processo, selecione um cdigo
de aglutinao cadastrado e, em seguida, a(s) conta(s) do seu plano de contas, clicando logo
aps no boto Referenciar. No campo Referncias possvel visualizar as amarraes que
efetuou, podendo ser excludas utilizando o boto Excluir ou com um duplo clique em cima de
cada referncia caso o usurio efetue alguma referncia incorreta. E, para consulta das
referncias j gravadas, basta selecionar a conta desejada e teclar F1.
Ateno: as Referncias s sero gravadas no banco de dados ao clicar no boto GRAVAR, e
isso s deve feito aps conferir se as amarraes esto corretas.

Tabelas > Cdigos de Aglutinao > DMPL/DLPA > Histrico de Fatos Contbeis
Na tela de cadastro de Histrico de Fatos Contbeis, deve-se cadastrar para as tabelas dos
tipos Demonstrao dos Lucros ou Prejuzos Acumulados (DLPA) e Demonstrao das
Mutaes do Patrimnio Lquido (DMPL) os fatos que alteraram as contas informadas nas
demonstraes. Ou seja, os fatos contbeis so as linhas destas duas demonstraes. Da
mesma forma que o cadastro de Contas, os fatos contbeis sero exibidos na mesma ordem
de cadastro, considerando o cdigo gerenciado para cada um deles.

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Tabelas > Cdigos de Aglutinao > DMPL/DLPA > Lanamentos de Fatos Contbeis
Na tela de Lanamentos de Fatos Contbeis, sero lanados os valores das demonstraes.
Informe a competncia (ms e ano) em que deseja lanar os dados da demonstrao, que ser
selecionada no combobox Tabela. Clique no boto [Processar], o sistema ir exibir no quadro
acima a estrutura da demonstrao selecionada, j com os saldos iniciais e finais de cada
cdigo de aglutinao cadastrado e referenciado anteriormente.

Com a estrutura pronta, os demais valores da demonstrao devero ser lanados diretamente
no grid. Aps o lanamento destes valores, basta clicar no boto [Gravar] para salvar todas as
informaes.

Importante: As imagens foram colocadas apenas como exemplo, o contedo no deve

ser utilizado como modelo.

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Utilitrios > SPED Contbil

Esta opo ser utilizada para acesso ao validador, atualizao das tabelas do arquivo e para
a gerao do arquivo:

Utilitrios > SPED Contbil > Acessar PVA SPED Contbil

A opo Acessar PVA SPED Contbil permite que o validador seja aberto, funcionando como
um atalho. Para que isso ocorra, necessrio que o caminho do validador tenha sido
devidamente informado em Tabelas > Parmetros > aba Validadores.
Obs.: O boto com a logo do SPED, na barra de atalhos, tambm funciona como atalho para o
validador do arquivo.

Utilitrios > SPED Contbil > Atualizao de tabelas

A opo Atualizao de tabelas permite a atualizao das tabelas do validador, inclusive do
plano de contas referencial. Desta forma, sempre que houver uma atualizao disponvel no
programa validador do Sped Contbil que seja necessria no sistema, basta atualizar os dados
no PVA e depois atualizar tambm no sistema.
Informaes atualizadas automaticamente, utilizando esta opo:

Plano de Contas Referencial (Disponvel em Tabelas > Plano de Contas Referencial >
Manuteno e em Tabelas > Plano de Contas Referencial > Contas);

Situao da Empresa (Disponvel em Utilitrios > Sped Contbil > Gerar Arquivos);

Situao no Incio do Perodo (Disponvel em Utilitrios > Sped Contbil > Gerar
Arquivos);

Da mesma forma que na opo Acessar PVA SPED Contbil, necessrio que o caminho
do validador tenha sido devidamente informado em Tabelas > Parmetros > aba Validadores

Obs.: Com a liberao do layout 3 do Sped Contbil, foi criada a opo Importar plano de
contas ECF para a realizar a importao e atualizao dos novos planos de contas
referenciais criados. Importar observar atentamente qual o plano de contas referencial deve ser
utilizado, e selecion-lo aps clicar no boto [Importar]. Aps importao dos dados, basta
acessar Tabelas > Plano de Contas Referencial > Referncias > Plano Referencial x Plano
Prprio e gerenciar devidamente as referncias.

Utilitrios > SPED Contbil > Gerar arquivos

Nesta opo, o arquivo do Sped Contbil ser gerado. Para isso, selecione o perodo,
preencha as demais informaes e defina o caminho para gerao do arquivo. No momento da
gerao, o sistema pode emitir um relatrio com erros e avisos gerados a partir das

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informaes que sero geradas no arquivo. Este relatrio tem o objetivo de evitar que alguns
erros, ou possveis erros, sejam descobertos somente no momento da validao do arquivo.

Entre os erros e avisos emitidos no relatrio, o sistema realiza as seguintes consistncias no

momento da exportao:

Contas dos grupos Ativo e Passivo no referenciadas tabela de cdigos de

aglutinao do tipo Balano Patrimonial;

Contas de resultado no referenciadas tabela de cdigos de aglutinao do tipo

Demonstrativo de Resultado de Exerccio;

Contas de resultado com natureza incompatvel ao grupo DRE do cdigo de

aglutinao, a que esteja referenciada.

Falta do cadastro do Contabilista, no perodo de gerao do arquivo;

Cdigo IBGE do municpio no informado, ou incorreto;

CNPJ da empresa no informado;

Lanamentos sem histrico padro e complemento;

Fata de referncia com o plano de contas referencial.

Aps a gerao, acesse o menu Arquivo > Escriturao Contbil > Importar, dentro do
programa PVA, e realize a importao e validao dos dados.

Qualquer dvida sobre o que e como funciona o Sped Contbil, acesse o link abaixo:
http://www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/sped-contabil/default.htm
Dvidas para utilizao do programa, alm do link anterior, consulte o menu Ajuda do
programa.

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